ANALISA SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN BAKU

PADA PT. LEO GRAHA SUKSES PRIMATAMA

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

OLEH:

1114469303 RAHAYU LASMARA SAPUTRI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

TANGERANG

(2013/2014)

LEMBAR PERSETUJUAN

ANALISA SISTEM INFORMASI PEMBELIAN BAHAN BAKU

PADA PT. LEO GRAHA SUKSES PRIMATAMA

Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Skripsi pada Jurusan

Sistem Informasi Konsentrasi Komputer Akuntansi

STMIK Raharja Tahun Akademik 2013/2014.

Tangerang, 24 November 2014

Dosen Pembimbing

( Sri Rahayu,S.T.,MMSI )

NID. 08182

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Saya yang bertandatangan di bawah ini,

Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

PT. Leo Graha Sukses Primatama adalahsalah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang pengolahan kertas yangterletak di kota Tangerang. Sistem informasi yang berjalan di perusahaan saatini masih manual sehingga menyebabkan lambatnya proses kegiatan yang berjalan.Kegiatan yang dimulai dari permintaan bahan baku, pembelian bahan baku ke supplier, pengiriman bahan baku sampaipengolahan informasi laporan pembelian bahan baku ke pimpinan. Karena banyaknyamasalah yang ditimbulkan akibat masih manualnya sistem yang berjalan makapenulis mengambil judul “Analisa Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku pada PT.Leo Graha Sukses Primatama”. Yang memiliki tujuan agar proses pembuatan laporanpembelian bahan baku yang akan diberikan kepada pimpinan perusahaan lebihakurat, cepat dan hemat biaya maupun waktu.

Kata Kunci: Materi Kuliah , Widuri , iLearning

ABSTRACT

PT. Leo Graha Sukses Primatama is one company that is engaged in the processing of paper located in the city of Tangerang. Information systems that run on the company is still manual, causing the slow process of running. The event, which starts from the demand for raw materials, raw material purchase to the supplier, delivery of raw materials to processing information report led to the purchase of raw materials. Because of the many problems caused by the manual system is still running, the authors take the title "Analysis of Raw Material Purchasing Information Systems at PT. Leo Graha Sukses Primatama ". Which has the aim that the reporting process purchases of raw materials that will be given to the leadership of the company is more accurate, rapid and cost-effective as well as time.

Keywords : Purchase, Analysis, Raw Material

Puji syukur atas kehadirat Allah SWT karena atas segala rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dengan judul “Analisa Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku pada PT. Leo Graha Sukses Primatama” sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini disusun sebagai salah satu syarat untuk dapat menyelesaikan program pendidikan Strata Satu (S1) jurusan Sistem Informasi pada Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer (STMIK) Raharja serta juga untuk membantu mengatasi masalah sistem informasi pembelian bahan baku pada PT. Leo Graha Sukses Primatama sehingga proses manajemen dan perencanaan pembelian bahan baku dapat terkendali dengan baik.

Penulis sangat menyadari bahwa dalam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek ini masih banyak kekurangan, baik dari segi materi maupun teknis. Hal ini disebabkan karena keterbatasan akan kemampuan yang dimiliki penulis. Tak lupa penulis menyampaikan rasa terima kasih atas segala dukungan dari berbagai pihak yang terlibat secara langsung maupun tidak langsung dalam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP), diantaranya yaitu :

Demikian penulis sampaikan dengan harapan semoga laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua pihak, khususnya pada PT. Leo Graha Sukses Primatama.

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT.Leo Graha Sukses Primatama

Gambar 3.2. Use Case Diagram Sistem yang Berjalan

Gambar 3.3. Activity Diagram Sistem yang Berjalan

Gambar 3.5. Elisitasi Tahap I

Gambar 3.6. Elisitasi Tahap II

Gambar 3.7. Elisitasi Tahap III

Gambar 3.8. Elisitasi Tahap Final

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

Pada saat ini perkembangan teknologi amatlah sangat pesat sehingga tuntutan akan adanya sistem yang dapat membantu segala aktifitas yang dilakukan manusia sangatlah penting. Selain diperlukannya sistem yang baik, kebutuhan akan Sumber Daya Manusia (SDM) yang berkualitas pun tak kalah penting guna mengimbangi perkembangan teknologi yang ada.

Kebutuhan akan sistem yang baik salah satunya dibutuhkan oleh perusahaan. Berjalannya suatu perusahaan tak terlepas dari kebutuhan akan informasi. Untuk memperoleh informasi yang up to date dan akurat dibutuhkan sistem informasi yang dapat berjalan secara efektif dan efisien.

Begitu pula dengan sistem informasi pembelian bahan paku pada PT. Leo Graha Sukses Primatama sendiri, mereka masih menggunakan cara manual untuk prosesnya dan masih belum terkomputerisasi dengan baik. Terkadang karyawan bagian keuangan mengalami kesulitan untuk menyusun laporan keuangan, terlebih lagi jika banyaknya transaksi pengeluaran dan pemasukan yang terjadi.

Biasanya karyawan keuangan melakukan pencatatan pembelian bahan baku secara manual, sehingga mengalami kesulitan untuk mengetahui berapa banyak jumlah bahan baku yang seharusnya dipesan kembali dari supplier ataupun bahan baku yang belum diolah. Selain itu, direktur mengalami kesulitan dalam memperoleh informasi tentang pembelian bahan baku yang up to date. Dengan demikian suatu sistem yang baik diperlukan untuk mengatur siklus pembelian bahan baku agar proses kegiatan dalam perusahaan tersebut dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis akan mencoba melakukan penelitian terhadap sistem informasi yang saat ini berjalan pada PT. Leo Graha dalam sebuah laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) dengan judul “Analisa Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku pada PT. Leo Graha Sukses Primatama”.

Berdasarkan uraian pada latar belakang diatas, maka masalah yang akan dikaji dalam penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini adalah sebagai berikut :

Berdasarkan rumusan masalah yang diuraikan di atas,maka tujuan dari penulis adalah sebagai berikut :

A. Tujuan Penelitian Untuk Individu

Penelitian ini dilaksanakan dengan tujuan untuk menyelesaikan tugas Kuliah Kerja Praktek (KKP). Selain itu juga untuk menambah wawasan dan ilmu pengetahuan akan sebuah sistem informasi pembelian bahan baku yang sedang berjalan pada PT. Leo Graha Sukses Primatama saat ini.

B. Tujuan Penelitian Untuk Organisasi

Dengan melakukan penelitian ini, penulis berharap agar hasil penelitian dapat memberikan manfaat sebagai berikut :

1. Bagi Perusahaan

Penelitian ini dapat dijadikan perusahaan sebagai sarana promosi agar perusahaan lebih dikenal luas oleh masyarakat umum serta hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh pihak manajemen perusahaan untuk mengembangkan sistem pembelian bahan baku yang sudah berjlan menjadi lebih efektif dan efisien.

2. Bagi Pembaca

Pembaca dapat menjadikan laporan ini sebagai salah satu alternatif perbandingan dan referensi untuk penelitian lainnya.

3. Bagi Penulis

Dengan melaksanakan penelitian ini penulis dapat menuangkan segala ilmu yang berhubungan dengan aturan penulisan sebuah laporan dan juga menerapkan teori sistem pembelian bahan baku pada perusahaan yang telah ada.Selain itu juga dapat menambah wawasan penulis mengenai perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan kertas tersebut.

Agar dalam penelitian laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini lebihterarah dan lebih mudah, maka permasalahan dibatasi yakni hanya seputar proses penerimaanbahan baku dan pemberian informasi hasil pembayaran bahan baku sampai denganlaporan keuangan pada PT. Leo Graha Sukses Primatama.

Metode Pengumpulan Data

Dalam melaksanakan penelitian penulis menggunakan beberapa metode penelitian, yaitu sebagai berikut :

1. Observasi (Pengamatan Langsung)

Penulis melaksanakan penelitian menggunakan metode ini dengan cara studi langsung ke lapangan yakni PT. Leo Graha Sukses Primatama untuk meneliti langsung kinerja perusahaan serta sistem informasi yang berjalan pada perusahaan tersebut untuk memperoleh data-data yang diperlukan dalam penyusunan laporan.

2. Interview (Wawancara)

Penulis melaksanakan proses tanya jawab kepada karyawan bagian keuangan yang terdapat di PT. Leo Graha Sukses Primatama mengenai sistem informasi yang sedang berjalan untuk mengetahui kekurangan atau masalah yang ada dalam sistem yang berjalan tersebut.

3. Studi Pustaka

Studi pustaka dilaksanakan penulis dengan tujuan untuk mengumpulkan data-data melalui buku-buku literatur yang berkaitan dengan pembahasan penelitian yang digunakanuntuk bahan referensi dalam penelitian yang dilaksanakan. Bahan referensi juga bisa meliputi dari bahan-bahan materi perkuliahan.

Secara garis besar laporan ini, terdiri dari bab dan sub bab yang tertera pada Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP). Agar mendapatkan arah yang jelas mengenai hal yang tertulis, berikut ini sistematika penulisan KKP yang dipakai sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai berbagai masalah yang akan dibahas dalam laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini, diantaranya latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup, metode penelitian, serta uraian sistematika penulisan laporan yang akan disusun.

BAB II LANDASAN TEORI

Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai landasan teori dari hal-hal yang dibahas dalam penelitian dan tentang kinerja laporan pembelian bahan baku yang dikutip dari berbagai sumber referensi maupun dari hasil penelitian lain yang dapat dijadikan sebagai bahan masukan untuk penelitian ini

BAB III PEMBAHASAN

Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai objek penelitian yang akan dianalisa, antara lain analisa organisasi, analisa sistem dan tata laksana sistem yang berjalan pada PT. LeoGraha Sukses Primatama.

BAB IV PENUTUP

Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan beserta saran-saran yang seharusnya dilakukan guna mengembangkan kegiatan operasional perusahaan menjadi lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

1. Definisi Analisa Sistem

Menurut Stair dan Reynolds (2010:497), ^[1]“Analisis sistem adalah fase pengembangan sistem yang menentukan sistem informasi apa yang harus dilakukan untuk memecahkan masalah yang sudah ada dengan mempelajari sistem dan proses kerja untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan peluang untuk perbaikan.”

Menurut Andi (2010:27), “Analisa sistem adalah sebuah proses penelaah sistem informasi dan membaginya kedalam komponen-komponen penyusunnya untuk kemudian dilakukan penelitian sehingga diketahui permasalahan-permasalahan serta kebutuhan-kebutuhan yang akan timbul, sehingga dapat dilaporkan secara lengkap serta diusulkan perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut”

Berdasarkan beberapa pendapat, dapat disimpulkan bahwa analisa sistem adalah penelaah sistem informasi kedalam komponen penyusunnya dengan maksud untuk mengetahui permasalahan-permsalahan serta kebutuhan-kebutuhan dengan mempelajari sistem dan proses kerja yang dapat dilaporkan secara lengkap serta diusulkan sebagai peluang untuk perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut.

2. Tahapan Analisa Sistem

“Tahap analisa sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasipermasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.(Jurnal CCIT,2011:322)

Tahap analisis merupakan tahap yang sangat penting dalam sebuah penelitian, karena kesalahan pada tahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahapan selanjutnya.

Langkah- langkah dasar dalam tahapan analisa sistem diantaranya yaitu :

Adapun tujuan dari analisa sistem antara lain :

Hasil dari analisis itu sendiri adalah laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahannya serta rancangan sistem baru yang akan dibuat dan dikembangkan.

Analisa dibagi menjadi tiga, yaitu :

1. Analisa Masukan (Components System)

Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkanproses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri.

2. Analisa Proses

Analisa proses adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respon balik karena adanya data input. Di dalam proses inilah semua data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada.

3. Analisa Keluaran

Analisa keluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari keseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada, dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap

1. Definisi Sistem

Setiap perusahaan memerlukan sebuah sistem yang tepat guna memberikan dampak yang positif bagi perusahaan tersebut dalam pencapaian sasaran serta tujuannya. Definisi sistem memiliki beberapa pandangan menurut para ahli, diantaranya :

1. Menurut Sutarman (2009:13),^[2]“Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama”.

2. Menurut Jogiyanto dalam bukunya (Yakub,2012:1), ^[3]“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk tujuan tertentu”

3. Menurut Raymond McLeod dalam bukunya (Yakub,2012,1), ^[3] “Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan”

Ada dua komponen dasar pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu:

a. Pendekatan sistem kepada prosedurnya

Suatu sistem dengan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.

b. Pendekatan sistem pada komponen

Sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponenyang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang membentuk suatu jaringan kerja yang terintegrasi dan saling berhubungan satu sama lain untuk melakukan sebuah kegiatan untuk mencapaitujuan tertentu.

2. Karakteristik Sistem

Menurut John Mc Manama (2012), Karakteristik sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusu dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efisien. Karakteristikatau sifat–sifat tertentu dari sistem, antara lain :

1. Komponen Sistem (components)

Suatu sistem harus terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem dapat berupa subsistem-subsistem atau bagian-bagian sistem.

2. Batasan Sistem (boundary)

Batasan sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan, batasan sistem menunjukan ruang lingkup (scope) sistem itu sendiri.

3. Lingkungan Luar Sistem(environments)

Lingkungan luar sistem (environments), yaitu apapun di luar batas sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan. lingkungan luar sistem yang menguntungkan merupakan energi darisistem tersebut dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. lingkunganluar sistem yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan.

4. Penghubung Sistem (interface)

Penghubung sistem (interface), merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari subsistem yang satu ke subsistem yang lainnya.

5. Masukan

Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem. masukan dapat berupa masukan perawatan (Maintanance Input) dan masukan sinyal (signal input). Maintananceinput adalah energi yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroprasi. Signal Input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran sebagai contoh didalam sistem komputer. Program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer. Dan data adalah sinyal input untuk untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran (Output)

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, dan sisa pembuangan keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistemyang lain.

7. Pengolahan Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai satu bagian pengolahan atau subsistem itu sendiri. Pengolahan yang akan merubah masukan menjadi keluaran suatu sistem. Produksiakan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan- bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

8. Sasaran Sistem (Object and Goal)

Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sesekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dapat dihasilkan sistem. suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

9. Kontrol Sistem (Control)

Kontrol sistem merupakan pengawasan bagi pelaksanaa sistem dalam pencapaian sasaran dan tujuan. Kontrol sistem dapat berupa kontrol masukan, kontrol proses dan kontrolkelurahan

3. Klasifikasi Sistem

Menurut McLeod dalam bukunya (Yakub,2012:4) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Phisical Sistem)

Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologi yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

2. Sistem Alami (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem alami adalah sistem yang keberadaannya terjadi secara alami (natural) tanpa campur tangan manusia, sedangkan sistem buatan manusia adalah sebagai hasil kerja manusia. Conroh sistem alami adalah sistem tata surya yang terdiri atas sekumpulan planet, gugus bintang dan lainnya. Contoh sistem abstrak dapat berupa sistem komponen yang ada sebagai hasil karya teknologi yang dikembangkan manusia.

3. Sistem Tertetentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, interaksi antara bagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Sedangkan sistem tidak tentu adalah sistem yang tingkah lakunya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan sebelumnya. Program aplikasi yang dirancang dan dikembangkan oleh manusia dengan menggunakan prosedur nyang jelas dan terstruktur.

4. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan. Sebaliknya, sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

4. Syarat-Syarat Sistem

Syarat-syarat yang harus dimiliki oleh sistem yaitu:

5. Kriteria Sistem yang Baik

1. Ketersediaan

a. Dokumentasi data lengkap, dimana setiap aktifitas bisnis dapat terekam dalam sebuah sistem informasi.

b. Meminimalkan kegagalan sistem, mencegah agar sistem tersebut dapat berjalan sesuai dengan harapan.

2. Keamanan

a. Pemberian password, salah satu bentuk keamanan sebuah sistem, diperlukan security password untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan data.

b. Posisi komputer yang aman, hal ini lebih mengarah tentang tata letak komputer dan jaringan.

c. Pasang alarm keamanan, untuk mencegah pencurian perangkat keras. Seperti monitor, CPU (central processing unit), dll.

d. Data control, pemantauan data secara rutin dapat mengurangi resiko masalah keamanan data yang disimpan pada sebuah sistem.

3. Dapat Dipelihara

Pengukuran kinerja sistem dan peninjauan berkala sistem, dua hal ini saling berhubungan. Karena peninjauan sistem secara rutin dapat digunakan untuk memantau datasekaligus mengukur kinerja sistem yang sedang berjalan.Sehingga manajemen sistem informasi data mengetahui apa yang akan dilakukan terhadap sistem tersebut kedepannya.

4. Integritas

a. Verifikasi data, proses pengecekan data saat data dimasukkan hingga keluar menjadi sebuah informasi. Verifikasi data membutuhkan waktu dan tenaga, yang dilakukan oleh manajemen sistem.

b. Pengecekan data rangkap, untuk mengurangi redundansi data (data rangkap) perlu dilakukan secara bertahap. Bisa juga dikategorikan sebagai data kontrol. Hanya saja hal ini bertujuan untuk memanajemen sistem database.

1. Definisi Data

Sumber informasi adalah data. Data merupakan fakta-fakta atau pengamatan-pengamatan mengenai orang, tempat, sesuatu dan kejadian (M.Suyanto, 2010 :247)

Informasi tanpa adanya data maka informasi tersebut tidak terbentuk.Begitu pentingnya peranan data dalam terjadinya suatu informasi yang berkualitas. Keakuratan data sangat mempengaruhi terhadap keluaran informasi yang akan terbentuk dari data tersebut bisa banyak menghasilkan informasi yang berkualitas baik untuk disampaikan kepada pengguna informasi yangmembutuhnkannya.

2. Definisi Informasi

Menurut Maimunah dkk (2012:26),^[4] “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan.”

Menurut McLeod dalam Yakub (2012:8),^[3]“Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya”.

“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan. Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan suatu keputusan.”(Jurnal CCIT,2012:57)

Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya yang mengambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan.

3. Kualitas Informasi

Menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub (2012:9), kualitas dari informasi (quality of information) sangat tergantung pada tiga hal, yaitu sebagai berikut :

1. Relevan (Revelance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya dan relevansi informasi untuk tiap-tiap orang yang berbeda-beda.

2. Tepat pada Waktunya (Timeliness)

Informasi tersebut datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai guna lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan.

3. Akurat (Accuracy)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karenadari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merusak informasi.

4. Fungsi Informasi

Fungsi informasi yang utama adalah menambah pengetahuan dan mengurangi ketidakpastian pemakai akan suatu informasi. Fungsi yang penting lainnya adalah memberikan standar-standar ukuran dan aturamn keputusan untuk menentukan dan penyebaran tanda-tanda kesalahan dan umpan balik guna mencapai tujuan.

1. Definisi Sistem Informasi

Menurut Wahyono (2010:71), ^[5]“Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi agar dapat beroperasi secara benar dan menguntungkan”

Menurut Laudon (2010:46), ^[6] “Sistem informasi merupakan komponen yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis masalah dan visualisasi dalam sebuah organisasi.

Dan Stair dan Reynolds (2010:l0), ^[7]“Sistem Informasi sebagai seperangkat elemen atau komponen yang saling terkait yang dikumpulkan (input), memanipulasi (process), menyimpan, danmenyebarkan(output) data dan informasi, dan memberikan reaksi korektif (feedback) untuk memenuhi tujuan.”

Berdasarkan beberapapendapat para ahli, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah komponenyang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyebarkan danmenyediakan informasi dalam sebuah organiasasi untuk memenuhi tujuan tertentu.

2. Komponen Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub (2012:20),^[8] “Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen atau elemen. Komponen sistem informasi disebut dengan istilah blok bangunan (building block). Komponen sistem informasi tersebut terdiri dari blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), dan basis data (database block).”

1)Blok Masukan (Input Block)

Input memiliki data yang masuk ke dalam sistem informasi. Juga metode-metode untuk menangkap data yang dimasukkan.

2)Blok Model (Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data.

3)Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semuapemakai sistem.

4)Blok Teknologi (Block Technology)

Teknologi yang digunakan untuk menerima input, menyimpan, mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dari sistem secara keseluruhan. Teknologi ini terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software) danperangkat keras (hardware).

5)Blok Basis Data (Database Block)

Basis Data (Database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak (software) untuk memanipulasinya.

1. Pengertian UML (Unified Modelling Language)

Menurut Nugroho (2010:6), ^[9]“UML (Unified Modelling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).” Pemodelan (modelling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah untuk dipelajari dan dipahami.

Dari definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa UML (Unified Modelling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berorientasi objek yang digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sehinggalebih mudah dipelajari dan dipahami.

2. Konsep Pemodelan Menggunakan UML

Menurut Nugroho (2010:6), ^[9]“Sesungguhnya tidak ada batasan yang tegas diantara berbagai konsep dan konstruksi dalam UML, tetapi untuk menyederhanakannya, kita membagi sejumlah besar konsep dan dalam UML menjadi beberapa view. Suatu view sendiri pada dasarnya merupakan sejumlah konstruksi pemodelan UML yang merepresentasikan suatu aspek tertentu dari sistem atau perangkat lunak yang sedang kita kembangkan. Pada peringkat paling atas, view-view sesungguhnya dapat dibagi menjadi tiga area utama, yaitu klasifikasi struktural (structured classification), perilaku dinamis(dinamic behaviour), serta pengolahan atau manajemen model (model management).

3. Definisi Bangunan Dasar Metodologi UML

Menurut Nugroho(2010:24) Bangunan dasar metodologi UML UnifiedModelling Language) menggunakan tiga bangunan dasar untuk mendeskripsikan sistem perangkat lunak yang akan dikembangkan yaitu :

1) Sesuatu (Things)

Ada 4 (empat) things dalam Unified Modelling Language (UML), yaitu

a. Structural Things

Merupakan bagian yang relatif statis dalam model UML (UnifiedModelling Language). Bagian yang relatif statis dapat berupa elemen-elemen yang bersifat fisik maupun konseptual.

b. Behavioral Things

Merupakan bagian yang dinamis pada model UML (Unified Modelling Language), biasanya merupakan kata kerja dari model UML (Unified Modelling Language), yang mencerminkan perilaku sepanjang ruang dan waktu.

c. Grouping Things

Merupakan bagian pengorganisasi dalam UML (Unified Modelling Language). Dalam penggambaran model yang kompleks kadang diperlukan penggambaran paket yang menyederhanakan model. Paket-paket ini kemudian dapat dikomposisi lebih lanjut. Paket berguna bagi pengelompokkan sesuatu, misalnya model-model dan subsistem-subsistem.

d. Annotational Things

Merupakan bagian yang memperjelas model UML (Unified Modelling Language) dan dapat berupa komentar-komentar yang menjelaskan fungsi serta ciri-ciri setiap elemen dalam model UML (Unified Modelling Language).

2) Ada 4 (empat) macam relationship dalam UML (Unified Modelling Language)yaitu :

a. Ketergantungan

Merupakan hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya.

b. Asosiasi

Merupakan apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya, bagaimana hubungan suatu objek dengan objek lainnya. Suatu bentuk asosiasi adalah agregasi yang menampilkan hubungan suatu objek dengan bagian-bagiannya.

c. Generalisasi

Merupakan hubungan dimana objek anak (descendent) berfungsi perilaku dan struktur data dari objek yang ada diatasnya objek induk (ancestor). Arah dari atas kebawah dari objek induk ke objek anak dinamakan spesialisasi, sedangkan arah berlawanan sebaliknya dari arah bawah ke atas dinamakan generalisasi.

d. Realisasi

Merupakan operasi yang benar-benar dilakukan oelh suatu objek atau perwujudan dari sebuah rencana atau pemikiran yang masih belum terbentuk.

3) Diagram

Setiap sistem yang kompleks seharusnya bisa dipandang dari sudut yang berbeda-beda sehingga kita bisa mendapatkan pemahaman secara menyeluruh. Untuk upaya tersebut, UML menyediakan 9 (sembilan) jenis diagram yang dapat dikelompokkan berdasrkan sifatnya statis atau dinamis. Kesembilan jenis diagram dalam UML, diantaranya yaitu :

a. Class Diagram

Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan himpunan kelas-kelas,antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi.

b. Object Diagram

Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan objek-objek serta relasi-relasi antar objek. Diagram objek memperlihatkan instansiasi statis dari segala sesuatu yang dijumpai pada diagram kelas.

c. Use Case Diagram

Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan himpunan usecase dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas).

d. Sequence Diagram

Diagram ini bersifat dinamis. Diagram urutan merupakan diagram interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan (message)dalam suatu waktu tertentu.

e. Collaboration Diagram

Diagram ini bersifar dinamis. Diagram kolaborasi adalah diagram interaksi yang menekankan organisasi struktural dari objek-objek yang menerima serta mengirim pesan (message).

f. Statechart Diagram

Diagram ini bersifat dinamis. Diagram ini memperlihatkan state-state pada sistem, memuat state, transisi, event, serta aktivitas.

g. Activity Diagram

Diagram ini bersifat dinamis. Diagram ini adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem

h. Activity Diagram

Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan organisasi serta kebergantungan pada komponen-komponen yang telah ada sebelumnya.

i. Deployment Diagram

Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (saat run-time). Diagram ini memuat simpul-simpul (node) beserta komponen-komponen yang ada didalamnya.

4. Manfaat Unified Modelling Language

Unified Modeling Language (UML) biasa digunakan untuk:

Menurut Mulyadi (2000:295),^[10]"Bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian menyeluruh produk jadi. Bahan baku yang diolah dalam perusahaan manufaktur dapat diperoleh dari pembelian lokal, impor atau pengolahan sendiri".

Menurut Masiyal Kholmi (2003:29), ^[11]“Bahan baku merupakan bahan yang membentuk bagian besar produk jadi, bahan baku yang diolah dalam perusahaan manufaktur dapat diperoleh dari pembelian lokal, impor atau hasil pengolahan sendiri”.

Menurut Singgih Wibowo(2007:24), ^[12]“Bahan baku meliputi semua barang dan bahan yang dimiliki perusahaan dan digunakan untuk proses produksi.”

Dari beberapa pendapat para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa bahan baku adalah bahan yang meliputi semua barang dan bahan yang dimiliki perusahaan untuk proses produksi untuk diolah menjadi barang jadi yang dapat diperoleh dari pembelian lokal, impor atau hasil pengolahan sendiri.

Bahan baku memiliki beberapa faktor yang perlu diperhatikan, yaitu :

1) Perkiraan Pemakai

Merupakan perkiraan tentang jumlah bahan baku yang akan digunakan oleh perusahaan untuk proses produksi pada periode yang akan datang.

2) Harga Bahan Baku

Merupakan dasar penyusunan perhitungan dari perusahaan yang harus disediakan untuk investasi dalam bahan baku tersebut.

3) Biaya-biaya Persediaan

Merupakan biaya-biaya yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk pengadaan bahan baku.

4) Kebijaksanaan Perbelanjaan

Merupakan faktor penentu dalam menentukan berapa besar persediaan bahan baku yang akan mendapatkan dana dari perusahaan.

5) Pemakaian Sesungguhnya

Merupakan pemakaian bahan baku yang sesungguhnya dari periode lalu dan merupakan salah satu faktor yang perlu diperhatikan.

6) Waktu Tunggu

Merupakan tenggang waktu yang tepat maka perusahaan dapat membeli bahan baku pada saat yang tepat pula, sehingga resiko penumpukan ataupun kekurangan persediaan dapat ditekan seminimal mungkin.

Dalam suatu perusahaan kebutuhan informasi sangat diperlukan untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan, terutama dibutuhkan oleh pihak intern yaitu manajemen juga membutuhkan informasi sebagai alat bantu dalam mengambil keputusan-keputusan yang cepat dan dipatuhinya kebijakan perusahaan.

Pembelian merupakan fungsi pelayanan yang menunjang kegiatan dalam perusahaan yang bersangkutan untuk dapat melaksanakan kegiatan operasional perusahaan dengan baik, agar fungsi tersebut berjalan dengan lancar dan baik maka diperlukan arus informasi yang lancar antar bagian-bagian yang terkait.

Fungsi-fungsi yang tekait dalam sistem pembelian, antara lain :

a) Fungsi Gudang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan barang yang ada digudang dan menyimpan barang yang telah diterimadari fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang dipakai langsung, permintaan pembeliaan diajukan langsung oleh pemakai barang tersebut.

b) Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dalam menentukan pemasok yang akan dipilih unuk pengadaan barang sesuai dengan permintaan fungsi gudang atau pemakai langsung dan mengeluarkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih serta mengevaluasi order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

c. Fungsi Penerimaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas dari barang yang telah diterima dari pemasok guna menentukan layak atau tidaknya barang tersebut, dan apakah telah sesuai dengan yang dipesan oleh bagian pembelian sesuai dengan surat order pembelian.

d) Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang terkait dengan transaksi pembelian adalah fungsi pencatatanpersediaan dan bagian pencatatan hutang. Dalam sistem pembelian,fungsi pencatatan persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokokpersediaan barang yang dibeli kedalam kartu persediaan. Sedangkan fungsipencatatan hutang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalamregister bukti kas keluar dan menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluaryang berfungsi sebagai catatan hutang atau mengisi kartu hutang sebagai bukupembantu.

Literature Review adalah ringkasan penelitian sebelumnya untuk membuat cerita ilmiah yang memasukkan unsur evaluasi dan kritisis terhadap hal-hal yang pernah dikemukakan orang lain yang dijadikan referensi untuk penelitian selanjutnya yang kemudian akandikembangkan.

Metode studi pustaka dilakukan untuk menunjangmetode wawancara dan observasi yang telah dilakukan. Pengumpulan informasi yangdibutuhkan dilakukan dengan mencari referensi-referensi yang berhubungan denganpenelitian yang dilakukan, referensi dapat diperoleh dari buku-buku atauinternet.

Contributors

Rahayulasmara