ANALISA SISTEM INFORMASI MONITORING STOCK

ACCURACY DAN JUST IN TIME-DISTRIBUSI WAREHOUSE

FINISHED GOOD SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

DEPARTEMENT PLANT PADA

PT. SOFTEX INDONESIA

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Disusun Oleh :

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI Management Information System

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2014)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN

ANALISA SISTEM INFORMASI MONITORING STOCK ACCURACY DAN JUST IN TIME-DISTRIBUSI WAREHOUSE

FINISHED GOODS SUPPLY CHAIN MANAGEMENT DEPARTEMENT PLANT PADA PT. SOFTEX INDONESIA

Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti skripsi pada jurusan

Sistem Informasi Konsetrasi Sistem Informasi Manajemen

Tangerang, 10 Juni 2014

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Saya yang bertandatangan di bawah ini,

Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuhkesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Juni 2014

)*Tanda tangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

PT. Softex Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur penyediaan produk dan jasa kesehatan serta perawatan pribadi (disposable hygiene product) yang meliputi: popok bayi (baby diapers), pembalut wanita (sanitary napkin), dan popok orang dewasa (adult diapers). Dalam mencapai tujuan perusahaan diperlukan suatu informasi sebagai penunjang dalam mengambil kebijakan-kebijakan perusahaan. Informasi yang tentunya berguna bagiperusahaan salah satunya adalah mengenai penerapan keakuratan stok (stock accuracy), Just In Time (JIT)-Distribusi (loading time) pada divisi Warehouse-Finished Goods. Dalam Pencapaian Level Service Delivery, data stock yang dihasilkan belum akurat sehingga menyebabkan dalam proses laporan yang dihasilkan terkadang masih ada kesalahan dalam perhitungan transaksi serta ketidak cocokan laporan dengan data yang sebenarnya. Dalam penerapan Just In Time (JIT)-Distribusi (loading time) kecepatan pada saat pengambilan barang dan ketepatan pada melakukan proses pengeluaran barang dengan maksismal dan tidak ada kesalahan pada pengeluaran barang ke distributor untuk pencapaian Level Service Delivery pada divisi Warehouse Finished Goods. Untuk bisa memaksimalkan pengeluaran barang dan kesalahan-kesalahan dalam perhitungan transaksi serta ketidak cocokan laporan, maka penulis mengusulkan adanya aplikasi Sistem informasi yang terkoputerisasi. Penulisan ini dibuat dengan menggunakan metode analisa berorientasi objek, menggunakan alat bantu Unified Modeling Language (UML) . Hasil dari penulisan ini dalam bentuk rekomendasi terhadap penyelesaian masalah yang ada selama ini.

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT Tuhan semesta alam yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek(KKP) ini.

Laporan KKP ini dibuat berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis di PT. Softex Indonesia. Lebih tepatnya di Divisi Warehouse Finished Good ( WH-FG ) Supply Chain Management Departement Plant yang mengambil judul “AnalisaSistem Informasi Monitoring Stock Accuracy dan Just In Time-Distribusi warehouse Finished Goods Supply Chain Management Departement Plant Pada PT. Softex Indonesia.” Penulis menyadari jika tanpa bimbingan dan dorongan dari setiap pihak, maka Laporan KKP ini tidak akan terwujud dan selesai tepat pada waktunya. Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada :

1. Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku ketua STMIK Raharja..

2. Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I STMIK Raharja.

3. Maimunah, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.

4. Meta Amalya Dewi, M.Kom, selaku dosen pembimbing yang telah membantu memberikan kritik, saran, waktu dan masukan yang membangun dalam pembuatan laporan ini.

5. Bapak Suhendra Setiadi selaku Head of SCM Departement PT. Softex Indonesia yang telah memberikan ijin berkenaan dengan penelitian ini.

6. Bapak Yohanes Naomi selaku Manager Logistic PT. Softex Indonesia yang telah memberikan ijin berkenaan dengan penelitian ini.

7. Ibu Arlene Dharmawan selaku Head of HRD PT.Softex Indonesia yang telah memberikan ijin berkenaan dengan penelitian ini.

8. Bapak Sanusi selaku Assistant of Logistic Manager divisi Warehouse-Finished Goods yang telah mendukung, memberikan ijin, bantuan, dan masukan dalam hal pengumpulan data dan informasi terkait penelitian ini.

9. Bapak Yana Maulana selaku Warehouse Supervisor divisi Warehouse-Finished Goods yang telah banyak membantu, mendukung memberikan arahan dan masukan dalam hal pengumpulan data dan informasi terkait penyusunan penelitian ini.

10. Kedua orang tua tercinta, yang telah memberikan dukungan moril maupun materil serta do’a untuk keberhasilan penulis.

11. Kakakku tersayang, Dian Marlia yang banyak membantu serta memberikan semangat kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan KKP ini.

12. Sahabat-sahabat terbaik locomotif, Agus H, Hendra, Ery, mang.Uci, Waluyo, Ucok, Dede, Ahmad yani, Teguh, Tri, Topik, Adul, ucup, Muslim, bang.Herman, Tomy, Sigit, Purwanto, mba.Umi, mba.Kristin, bu.Menik, bu.Esih, Dudung, Nopi, suhendra, dan rekan-rekan locomotif lainnya, yang bersedia memberikan informasi yang diperlukan penulis.

13. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis.

14. Seluruh teman dan sahabat yang telah membantu dan memberikan support serta masukkan yang membangun, Irvan, Ferin, Puput, Sarah, Gresia, Sipah, Agung, Zammil, Ardiansyah, Dwi H, Anggun, dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang turut membantu dalam penyusunan laporan ini.

15. Sahabat-sahabat terbaik PASKIBRAKA 2006 yang telah membantu dan memberikan support serta masukan yang membangun, Budi, Romio, Masagung, Maya, Nelly, Yusran, Ike, Septya, dan kawan-kawan PASKIBRAKA Kota Tangerang Tahun 2006 yang turut membantu dalam penyusunan laporan ini.

16. Seluruh Mahasiswa dan Mahasiswi Perguruan Tinggi Raharja yang tidak bisa disebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan Laporan KKP ini belum sempurna dan masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun dalam penyusunan Laporan KKP ini sangat penulis harapkan.

Tangerang, Juni 2014

(Muhammad satrio)

NIM: 1111466906

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

PENDAHULUAN

Seiring dengan perkembangan ekonomi yang semakin pesat dan kemajuan teknologi yang semakin canggih, maka kebutuhan akan informasi merupakan salah satu faktor yang sangat penting di dalam mendukung pengambilan keputusan dan memaksimalkan operasional perusahaan. Setiap perusahaan akan selalu berupaya untuk menerapkan suatu manajemen yang efisien dan efektif dalam rangka mencapai tujuan perusahaan itu sendiri. Seluruh bagian yang membentuk manajemen itu harus direncanakan, dilaksanakan dan dikendalikan dengan sebaik-baiknya sehingga perusahaan akan mampu bertahan dan melakukan pengembangan usahanya secara luas.

Secara aktivitas manajemen persediaan mencakup proses menentukan estimasi tentang jumlah permintaan barang, jumlah persediaan yang saat ini ada di gudang (stock on hand) dan besarnya pesanan yang harus dilakukan untuk setiap periode pemesanan, serta waktu atau periode setiap kali dilakukan pemesanan barang. Manajemen persediaan memiliki peran penting dalam sistem logistik sebuah perusahaan, karena logistik menjadi salah satu faktor penentu kesuksesan sebuah perusahaan untuk berkembang dan memenangkan kompetisi. Tanpa kesiapan dan kompetensi logistik yang memadai, perusahaan tidak akan mampu menghadirkan produk yang berkualitas secara efektif dan efisien. Secara umum kegiatan logistik adalah mengatur jadwal penerimaan barang, jadwal pengiriman barang sehingga kegiatan logistik meliputi masalah transportasi, inventarisasi, komunikasi, penempatan lokasi fasilitas, serta pengurusan dan penyimpanan produk. Tujuan dari bagian logistik adalah untuk memenuhi kebutuhan barang yang sesuai ke tempat yang tepat, pada waktu yang tepat dan pada kondisi yang diinginkan, sehingga memberikan manfaat bagi perusahaan. Dalam arti luas, ruang lingkup kegiatan logistik meliputi segala sesuatu yang memindahkan produk ke dalam gudang perusahaan dan dari gudangperusahaan ke gudang pelanggan.

Banyak perusahaan yang mengalami kerugian bahkan hingga kebangkrutan karena kurang teritegrasinya permasalahan logistic.Gejala-gejala dari suatu perusahaan yang mengalami permasalahan kurang terintegrasinya permasalahan logistic adalah sering terjadinya penumpukan barang di area gudang (warehouse overload), ketidaksesuaian jumlah persedian (unaccuracy stock), kerusakan akibat penanganan (damage during handling), kesalahan pengiriman barang pada distributor (miss delivery), tidak terdeteksinya stock untuk berbagai macam item product yang hilang (unidentified missing of stock), dan sebagainya, kejadian ini dapat dihindari dengan cara mengintegrasikan semua kegiatan logistic dari ujung elemen awal pemasok hingga konsumen akhir, konsep logistik inilah yang kita kenal sebagai konsep Supply Chain Management (SCM), yaitu konsep logistik yang pada hakekatnya merupakan jaringan organisasi yang menyangkut hubungan ke hulu (upstreams) dan ke hilir (downstreams), dalam proses yang berbeda yang menghasilkan nilai yang terwujud dalam barang dan jasa di tangan pelanggan terakhir.

PT. Softex Indonesia merupakan sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak dibidang penyediaan produk dan jasa kesehatan pribadi dan masyarakat. Saat ini perusahaan telah memiliki jaringan distribusi yang tersebar luas di dalam dan luar negeri. Strategi dalam rangka meningkatkan dan memenangkan daya saing dalam hal penyediaan dan pelayanan barang dan jasa di pasar, perusahaan ini kemudian menerapkan konsep logistik Supply Chain Management (SCM), konsep SCM diterapkan dengan cara mengintegrasikan dan memperkuat seluruh elemen rantai pasok. Implementasi konsep ini secara internal perusahaan adalah dengan pendirian sebuah Plant yaitu Plant SCM Department. Plant SCM Department secara internal perusahaan adalah pengintegrasian dari beberapa department didalam lingkungan perusahaan (WH-Raw Material, WH-Finished goods, PPIC, SAD, Purchasing) ke dalam satu kesatuan menejemen yaitu SCM Department, dan disertai dengan penguatan jaringan dan kerjasama dengan pihak eksternal perusahaan yaitu pemasok (supplier) dan distributor sebagai proses pengintegrasian secara tidak langsung.Divisi Warehouse–Finished Goods (WH – FG) merupakan salah satu elemen penting dalam SCM Department Plant. Divisi WH–FG secara operasional merupakan penghubung langsung antara perusahaan dengan distributor dalam hal proses dan layanan pengiriman (Delivery Procces and Service). Selain itu, Divisi WH–FG juga merupakan area proses kerja dalam hal penyimpanan, penempatan, pengalokasian, penanganan produk jadi (Finished Goods) dari Departemen Produksi (Production Plant) sebelum barang tersebut dikirim ke Distributor. Secara umum Divisi WH–FG melakukan beberapa kegiatan berkaitan dengan operasionalnya, yaitu.

a. Penerimaan dan pencatatan secara aktual barang jadi dari Departemen Produksi (Receiving).

b. Penempatan barang jadi di area WH–FG berdasarkan tata letak penempatan dan pengkategoriannya.

c. Penanganan selama di area untuk mendukung optimalisasi area penempatan (Racking), proses FIFO, dan kemudahan pengambilan untuk mempercepat proses dan waktu muat pengiriman (loading time delivery).

Divisi Warehouse-Finished Goods (WH–FG) dalam menjalankan kegiatan operasionalnya berorientasikan pada tujuan pencapaian Level Service delivery pada alur rantai pasok logistic perusahaan. Untuk mengukur tingkat keberhasilan atau pencapaian level service delivery pada divisi WH–FG, maka SCM Departement membuat tolak ukur keberhasilan ke dalam sebuah bentuk Key Performace Indicator Department (KPI Department). Adapun KPI itu sendiri merupakan indikator–indikator (tolak ukur) yang dibuat oleh perusahaan (SCM Department) dalam mengukur keberhasilan–keberhasilan setiap divisi. Adapun tolak ukur pencapaian tersebut dirumuskan ke dalam KPI WH – FG DIVISION SCM Departement Plant. Selain sebagai kunci tolak ukur pencapaian Level Service delivery , KPI ini juga dibuat sebagai acuan perbaikan yang dilakukan secara terus menerus (Continual Improvment).

Secara operasional Divisi Warehouse-Finished Goods (WH–FG), terdapat dua buah indikator pencapaian divisi dalam menjalankan fungsi operasionalnya. Dua buah indikator pencapaian ini erat kaitannya dengan proses pencapaian Level Service Delivery, yaitu.

a) Keakuratan stock (stock accuracy), yaitu kesesuaian jumlah persediaan barang jadi (finished goods inventory) yang terdata pada sistem informasi stok dengan jumlah persediaan aktual di warehouse area. Keakuratan stok penting peranannya untuk memastikan ketersediaan produk yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan pada jumlah dan waktu yang tepat. Keakuratan stok juga merupakan indikator keberhasilan Divisi WH–FG dalam menjalankan fungsi operasional dan administratif secara baik.

b) Just In Time–Distribusi (JIT–Distribusi), yaitu upaya yang bertujuan untuk meningkatkan tingkat pelayanan pendistribusian dan pengiriman barang kepada pihak distributor dengan skala percepatan waktu muat (loading time) barang ke dalam Truck pihak Ekspedisi (transportation).

Guna mengetahui bagaimana penerapan dan pengaruh keakuratan stok (stock accuracy) , Just In Time – Distribusi secara operasioal pada Divisi WH – FG SCM Department Plant PT. Softex Indonesia berperan terhadap tingkat pencapaian Level Service Delivery, maka atas dasar hal tersebut penulis melakukan sebuah penelitian dengan judul : “ ANALISA SISTEM INFORMASI MONITORING STOCK ACCURACY DAN JUST IN TIME-DISTRIBUSI WAREHOUSE FINISHED GOODS SUPLLY CHAIN MANAGEMENT DEPARTEMENT PLANT PADA PT. SOFTEX INDONESIA”.

Adapun perumusan masalah yang akan dibahas dalam penelitian KKP ini antara lain :

1. Bagaimana pengaruh keakuratan stok (stock accuracy) pada Divisi Warehouse-Finished Good-Supply Chain Management (WH–FG SCM) Departement Plant PT. Softex Indonesia ?

2. Bagaimana pengaruh Just In Time–Distribusi pada Divisi Warehouse-Finished Good-Supply Chain Management (WH–FG SCM) Departement Plant PT. Softex Indonesia ?

Ruang Lingkup Penelitian

Contributors

Admin, Muhammad Satrio