KP1111465600
ANALISA SISTEM INFORMASI JASA PENGIRIMAN BARANG
PADA PT. BINTANG JASA GEMILANG
Disusun Oleh :
1111465600 |
: NUFERIN
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
TANGERANG
2013/2014
LEMBAR PERSETUJUAN
ANALISA SISTEM INFORMASI JASA PENGIRIMAN BARANG PADA PT. BINTANG JASA GEMILANG
Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Skripsi pada Jurusan
Sistem Informasi Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Dosen Pembimbing |
Pembimbing Lapangan
| ||||
Meta Amalya Dewi, M.Kom |
|||||
NIP : 05065 |
NIP : 0020
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Saya yang bertandatangan di bawah ini : | |
NIM |
: 1111465600
|
Nama |
: Nuferin
|
Jurusan |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah di publikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, 10 Juni 2014
( Nuferin )
|
NIM : 1111465600
|
ABSTRAKSI
Perkembanganteknologi komputer khususnya di bidang sistem informasi semakin berkembangpesat, sehingga banyak perusahaan yang tertarik untuk melakukan analisisdalam sistem informasi pelayanan perusahaan. PT. Bintang Jasa Gemilangmerupakan salah satu perusahaan jasa yang berkembang di Indonesia yang melayanipelanggan dalam melakukan pengiriman barang. Proses bisnis pelayanan pengirimanbarang keseluruhan pada perusahaan ini masih menggunakan sistem yang masih manualsehingga mengalami hambatan dari segi pencatatan transaksi hingga keterlambatandalam pengambilan keputusan Manajerial. Untuk itu dibutuhkan suatu sistem yang dapat membantu kegiatantransaksi yang berjalan saat ini sehingga kesalahan pada saat proses transaksiakan menjadi berkurang. Dan sistem yang berjalan dapat berjalan dengan efektifdan efisien. Untuk menganalisa permasalahan sistem penulis menggunakan metodeanalisa berorientasi objek dengan menggunakan alat bantu Unified Modelling Languange (UML). Hasil dari Analasis ini dalambentuk rekomendasi terhadap penyelesaian masalah yang ada selama ini.
Kata kunci : Analisis, Sistem Informasi, Jasa,Pengiriman Barang
ABSTRACT
Development of Computer technology especially in information system recently getting faster, mostly some companies interest try to analysis system information company service. PT. Bintang Jasa Gemilang is the one of develop freight forwarding in Indonesia to serve customer in goods service. Business processes of service delivery in the company overall is still using the manual become an issue and just delayed some decisions in management. And the system is running can be carried out effectively and efficiently. In this case, company needs good system to reduce all mistakes and solve the problems. To analyze all issued in this system, company analyze oriented to object with a toll, it called Unified Modelling Languange (UML). This summary just a recommendation to solve the issue.
Keywords : Analysis, Information System, Service, Goods Service
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan mengucapkan syukur alhamdulillah atas Rahmat dan Hidayah yang diberikan Allah SWT kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan dan menyusun Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini.
Laporan KKP ini dibuat berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh penulis di PT. Bintang Jasa Gemilang. Lebih tepatnya di Bagian Operasional yang mengambil judul “Analisa Sistem Informasi Jasa Pengiriman Barang pada PT. Bintang Jasa Gemilang”. Penulis menyadari jika tanpa bimbingan dan motivasi dari semua pihak, maka Laporan KKP ini tidak akan terwujud dan selesai tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada :
1. Ir. Untung Rahardja, M.T.I, selaku Ketua STMIK Raharja.
2. Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua 1 Bidang Akademik.
3. Maimunah, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
4. Meta Amalya Dewi, M.Kom, selaku dosen pembimbing yang telah banyak membantu memberikan kritik, saran,waktu dan masukan yang membangun dalam pembuatan laporan ini.
5. Bapak Wawan Tri Wahyudi selaku Direktur PT. Bintang Jasa Gemilang yang telahmemberikan ijin berkenaan dengan penelitian ini.
6. Bapak Wasidi selaku Manajer Operasional PT. Bintang Jasa Gemilang yang telah memberikan ijin berkenaan dengan penelitianini.
7. Kedua orang tua tercinta, yang telah memberikan dukungan moril maupun materil serta do’a untuk keberhasilan penulis.
8. Kakakku tersayang, yang banyak membantu serta memberikan semangat kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan KKP ini.
9. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis.
10. Seluruh teman dan sahabat yang telah membantu dan memberikan support serta masukkan yang membangun, Satrio, Irvan, Puput, Sarah, Gresia, Sipah, Novrizal, Agung, dan semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang turut membantu dalam penyusunan laporan ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan Laporan KKP ini belum begitu sempurna oleh karena itu, penulis selalu terbuka terhadap segala kritik dan saran yang bersifat membangun.
Akhir kata penulis berharap semoga Laporan KKP ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat di kemudian hari, Amin ya robbal alamin.
Tangerang, 10 Juni 2014
(Nuferin)
NIM: 1111465600
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Pada dasarnya perkembangan teknologi komputer khususnya di bidang sistem informasi semakin berkembang pesat, sehingga banyak perusahaan yang tertarik untuk melakukan analisis dalam sistem informasi pelayanan perusahaan. Hal ini dilakukan untuk menyesuaikan proses bisnis yang ada dalam perusahaan dengan tingkat kebutuhan pelanggan. Selain itu, dengan melakukan analisis dalam sistem informasi pelayanan perusahaan dapat memahami proses pelayanan perusahaan dengan tujuan yang telah ditetapkan dalam perusahaan, dan dapat mengetahui alur kerja perusahaan dalam bisnis serta memberikan rekomendasi untuk perusahaan dalam membuat suatu keputusan proses bisnis perusahaan.
Selain itu, semakin banyak juga bermunculan perusahaan-perusahaan jasa kurir di Indonesia yang baik bergerak di skala kecil hingga besar, maupun skala domestik hingga internasional . Di Indonesia sendiri jasa kurir memiliki peran yang cukup penting bagi pendistibusian barang, mengingat Indonesia merupakan Negara kepulauan yang terpisah secara geografis oleh banyak lautan sehingga membutuhkan waktu yang cukup panjang dalam pendistibusian barang.
PT. Bintang Jasa Gemilang merupakan salah satu perusahaan jasa yang berkembang di Indonesia yang melayani pelanggan dalam melakukan pengiriman barang. Proses bisnis pelayanan pengiriman barang keseluruhan pada perusahaan ini masih menggunakan sistem yang masih manual. Penggunaan sistem manual tidak sepenuhnya merugikan perusahaan, bahkan biasanya sistem manual bisa dikatakan kinerjanya lebih cepat bila dibandingkan dengan sistem yang sudah terkomputerisasi.Namun dari hasil pengamatan penulis terhadap perusahaan yang dijadikan objek dalam analisa ini, terdapat banyak hambatan pada proses bisnis sistem berjalan yang digunakan. Oleh karena dasar pertimbangan bahwa penggunaan sistem manual yang digunakan banyak hambatannya, dari segi pencatatan transaksi hingga keterlambatan dalam pengambilan keputusan Manajerial, maka penulis tertarik untuk melakukan analisa lebih lanjut pada PT.Bintang Jasa Gemilang.Dengan memperhatikan uraian tersebut, maka penulis mengambil judul “ANALISA SISTEM INFORMASI JASA PENGIRIMAN BARANG PADA PT. BINTANG JASA GEMILANG”.
Rumusan Masalah
Perumusan masalah pada umumnya berfungsi mendiskripsikan atau menjelaskan tentang ruang lingkup yang diteliti yaitu dalam bentuk suatu pernyataan yang berkaitan dengan pokok permasalahan yang diteliti sehingga ruang lingkup dan batasan-batasan masalahnya menjadi jelas. Adapun masalah-masalah yang dirumuskan sebagai berikut:
1. Bagaimana proses bisnis yang di terapkan oleh PT. Bintang Jasa Gemilang?
2. Apakah sistem informasi pengiriman barang yang sedang berjalan sudah cukup efektif dan efesien ?
3. Apa kendala yang sering terjadi jika sistem yang berjalan belum sesuai dengan kebutuhan dalam menggunakan sistem komputerisasi ?
Tujuan Dan Manfaat
1.3.1. Tujuan Penelitian
1. Mengetahui proses bisnis yang diterapkan oleh PT. Bintang Jasa Gemilang.
2. Mengetahui sistem informasi pengiriman barang yang sedang berjalan.
3. Mengetahui kebutuhan perusahaan dalam hal laporan yang dihasilkan oleh sistem yang terkomputerisasi.
1.3.2.Manfaat Penelitian
Adapun beberapa manfaat yang akan diterima oleh pihak-pihak yang terkait dengan perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Bagi Penulis
a. Sarana untuk menerapkan teori manajemen operasional dan ilmu pengetahuan lainnya yang telah diperoleh selama perkuliahan dan dapat menambah ilmu dan wawasan tentang keduanya.
b. Melatih penulis berfikir kritis dan sistematis dalam menghadapi masalah yang terjadi.
2. Bagi PT. Bintang Jasa Gemilang
a. Sebagai bahan informasi bagi perusahaan agar dapat menggunakan hasil analisa sebagai bahan masukan pertimbangan bagi perusahaan.
b. Sebagai bahan masukan dalam menentukan kebijakan yang diambil khususnya dalam upaya pencapaian target operasional.
3. Bagi Pembaca
a. Sebagai bahan referensi bagi pembaca dan peneliti selanjutnya, agar diharapkan dapat dikembangkan oleh peneliti selanjutnya.
b. ntuk meningkatkan kualitas dan kuantitas penulisan dalam membuat karya tulis.
Metodologi Penelitian
1.5.1 Metode Pengumpulan DataMetode pengumpulan data yang penulis lakukan dalam mencari dan mengumpulkan data serta mengolah informasi yang diperlukan menggunakan beberapa metode sebagai berikut:
1. Observasi
Pada awalnya dilakukan dengan pengamatan menyeluruh terhadap sistem yang sedang berjalan dalam proses bisnis jasa pengiriman barang, kemudian mempelajari kekurangan-kekurangan yang di lakukan,setelah itu di ambil kesimpulan sementara mengenai masalah-masalah yang ada secara menyeluruh dan mendefenisikan masalah tersebut.
2. Wawancara
Metode yang digunakan untuk mendapatkan data dan keterangan mengenai data suatu hal dengan cara wawancara atau tanya jawab dengan divisi operasional di perusahaan tersebut.
3. Metode pustaka
Metode untuk mendapatkan informasi dengan mempelajari buku-buku atau literature review yang berhubungan dengan penelitian dari berbagai sumber yang tertulis.
1.5.2 Metode Analisis Data
Setelah proses pengumpulan data dilaksanakan melalui beberapa metode, maka data yang sudah ada akan diolah dan dianalisa supaya mendapatkan suatu hasil akhir yang bermanfaat bagi penelitian ini. Adapun alat bantu (tools) yang penulis gunakan di dalam melakukan analisa data adalah berupa Unified Modeling Language (UML), yang dibuat dengan menggunakan software Visual Paradigm.
Sistematika Penulisan
Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai masalah yang akan dibahas, penulis membagi menjadi beberapa bab secara ringkas Laporan Kuliah Kerja Praktek ( KKP ) ini, dengan sistematika penulisan sebagai berikut :
A. BAB I PENDAHULUAN
Dalam Bab ini membahas mengenai latar belakang penelitian, sistematika penulisan, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodelogi penelitian, dan sistematika penelitian.
B. BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang beberapa definisi ilmu yang berkaitan dengan penyusunan KKP, berhubungan dengan teori-teori yang digunakan dalam menganalisis sistem informasi jasa pengiriman barang.
C. BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini berisikan penjelasan singkat mengenai gambaran umum PT. Bintang Jasa Gemilang, sejarah PT. Bintang Jasa Gemilang, struktur organisasi, penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, analisa prosedur serta analisa sistem yang berjalan dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML).
D. BAB IV PENUTUP
Bab ini berisikan kesimpulan dan saran yang dapat di berikan penulis dari hasil penelitian yang di lakukan terhadap sistem tersebut.Saran untuk memperbaiki jika masih ada kekurangan pada sistem yang sedang berjalan.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
BAB II
LANDASAN TEORI
Konsep Dasar Sistem
2.1.1. Definisi SistemBerikut adalah beberapa definisi sistem menurut beberapa ahli, diantaranya:.
Menurut Taufiq (2013:2), “Sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem abstrak maupun fisik yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
Menurut Yakub (2012:1), “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu”.
Menurut Sutarman (2012:13), “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama”.
Berdasarkan ketiga definisi di atas, maka dapat disimpulkan sistem adalah sekelompok unsur yang saling terhubung satu sama lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Menurut Tata Sutabri (2012:20), sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:.
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut “supra sistem”.
Ruang lingkup sistem yang merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar.Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara.Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan mengganggu kalangsungan hidup dari sistem tersebut.
Media yang menghubung sistem dengan subsistem yang lainya disebut penghubung sistem. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
Energi yang dimasukan kedalam sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Contoh, didalam suatu unit sistem komputer, “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsitem lain.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic.Jika suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya.Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
Menurut Taufiq (2013:8), sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:
Jika dilihat dari bentuknya sistem bisa dibagi menjadi dua yaitu sistem abstrak dan sistem fisik. Sistem abstrak merupakan suatu sistem yang tidak bisa dipegang atau dilihat secara kasat mata atau lebih sering disebut sebagai prosedur, contohnya dari sistem abstrak adalah prosedur pembayaran keuangan mahasiswa, prosedur belajar mengajar, sistem akademik, sistem diperusahaan, sistem antara manusia dengan Tuhan, dan lain-lain.
Sistem fisik merupakan sistem yang bisa dilihat dan bisa dipegang oleh panca indera.Contoh dari sistem fisik adalah sistem computer, sistem transportasi, sistem akuntansi, sistem perguruan tinggi, sistem mesin pada kendaraan bermotor, sistem mesin mobil, sistem mesin-mesin perusahaan.
Dilihat dari fungsinya, baik sistem abstrak maupun sistem fisik memiliki fungsi yang pentingnya, sistem abstrak berperan penting untuk mengatur proses-proses atau prosedur yang nantinya berguna bagi sistem lain agar dapat berjalan secara optimal sedangkan sistem fisik berperan untuk mengatur proses dari benda-benda atau alat-alat yang bisa digunakan untuk mendukung proses yang ada di dalam organisasi.Sistem dapat dipastikan merupakan suatu sistem yang input proses dan outputnya sudah ditentukan sejak awal. Sudah dideskripsikan dengan jelas apa inputannya bagaimana cara prosesnya dan harapan yang menjadi outputnya seperti apa. Sedangkan sistem tidak dapat dipastikan atau sistem probabilistik merupakan sebuah sistem yang belum terdefinisi dengan jelas salah satu dari input-proses-output atau ketiganya belum terdefinisi dengan jelas.
Sistem tertutup dan sistem terbuka yang membedakan adalah ada faktor-faktor yang mempengaruhi dari luar sistem atau tidak, jika tidak adafaktor-faktor yang mempengaruhi dari luar itu bisa disebut dengan sistem tertutup tapi jika ada pengaruh komponen dari luar disebut sistem terbuka.
Sistem manusia dan sistem mesin merupakan sebuah klasifikasi sistem jika dipandang dari pelakunya.Pada zaman yang semakin global dan semuanya serba maju ini tidak semua sistem dikerjakan oleh manusia tapi beberapa sistem dikerjakan oleh mesin tergantung dari kebutuhannya.
Sistem manusia adalah suatu sistem yang proses kerjanya dilakukan oleh manusia sebagai contoh pelaku sistem organisasi, sistem akademik yang masih manual, transaksi jual beli di pasar tradisional, dll. Adapun sistem mesin merupakan sebuah sistem yang proses kerjanya dilakukan oleh mesin, sebagai contoh sistem motor, mobil, mesin industri, dan lain-lain..Sistem dilihat dari tingkat kekomplekan masalahnya dibagi menjadi dua yaitu sistem sederhana dan sistem kompleks.Sistem sederhana merupakan sistem yang sedikit subsistemnya dan komponen-komponennya pun sedikit. Adapun sistem kompleks adalah sistem yang banyak sub-sub sistemnya sehingga proses dari sistem itu sangat rumit.
Sistem yang bisa berdaptasi terhadap lingkungannya merupakan sebuah sistem yang mampu bertahan dengan adanya perubahan lingkungan.Sedangkan sistem yang tidak bisa beradaptasi dengan lingkungan merupakan sebuah sistem yang tidak mampu bertahan jika terjadi perubahan lingkungan.
Sistem buatan Allah merupakan sebuah sistem yang sudah cukup sempurna dan tidak ada kekuranganya sedikitpun dari sistem ini, misalnya sistem tata surya, sistem pencernaan manusia, dan lain-lain.Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sebuah sistem yang telah dikembangkan oleh manusia itu sendiri, sistem ini bisa dirubah sesuai dengan perkembangan zaman dan kebutuhan hidup.Sistem buatan manusia secara umum bisa disesuaikan dengan kebutuhan, jika kebutuhannya berubah maka sistem yang sudah ada tadi juga bisa berubah.
Sistem sementara dan sistem selamanya merupakan klasifikasi sistem jika dilihat dari pemakaiannya. Sistem sementara merupakan sebuah sistem yang dibangun dan digunakan untuk waktu sementara waktu sebagai contoh sistem pemilihan presiden, setelah proses pemilihan presiden sudah tidak dipakai lagi dan untuk pemilihan lima tahun mendatang kemungkinan sudah dibuat sistem pemilihan presiden yang baru. Sedangkan sistem selamanya merupakan sistem yang dipakai untuk jangka panjang atau digunakan selamanya, misalnya sistem pencernaan.
Menurut Mustakini (2010:13), Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi (information) adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakaiya. Tujuan sistem informasi terdiri dari kegunaan (usefulness), ekonomi (economic), keandalan (realibility), pelayanan langganan (customer service), kesederhanaan (simplicity), fleksibilitas (fleksibility).
Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat waktu dan relevan untuk mengambil keputusan manajemen dan personil operasi di dalam organisasi.
Semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengendalian, mesin-mesin harus menyumbang suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biaya yang dibutuhkan.
Keluaran sistem harus mempunyai tingkatan ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir atau saat komponen mesin tidak beroperasi secara temporer.
Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik atau ramah kepada pelanggan.
Sistem harus cukup sederhana, sehingga terstruktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya mudah diikuti.
Sistem harus cukup fleksibel, untuk menangani perubahan-perubahan yang terjadi, kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi.
Konsep Dasar Data
2.2.1 Definisi DataMenurut Tata Sutabri (2012:1), “Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata”.
Menurut Taufiq (2013:13), “Data adalah sesuatu yang diberikan untuk kemudian diolah”.
Berdasarkan kedua definisi di atas, maka dapat disimpulkan data adalah bahan mentah yang perlu diolah sehingga menghasilkan informasi yang menunjukkan fakta.
Menurut Tata Sutabri (2012:3), data dapat diklasifikasikan menurut jenis, sifat dan sumber:
Data hitung adalah hasil perhitungan atau jumlah tertentu.
Data ukur adalah data yang menunjukkan ukuran mengenai nilai sesuatu.
Data kuantitatif adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan penjumlahan.
Data kualitatif adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan kualitas atau sifat sesuatu.
Data internal adalah data yang asli, artinya data sebagai hasil observasi yang dlakukan sendiri, bukan data hasil karya orang lain.
Data eksternal adalah datahasil observasi orang lain. Seseorang boleh saja mengunakan data untuk suatu keperluan, meskipun data tersebut hasil kerja orang lain. Data eksternal ini terdiri dari 2 jenis yaitu:
Data eksternal primer adalah data dalam bentuk ucapan lisan atau tulisan dari pemiliknya sendiri, yakni orang yang melakukan observasi sendiri.
Data eksternal sekunder adalah data yang diperoleh bukan dari orang lain yang melakukan observasi melainkan melalui seseorang atau sejumlah orang lain.
Konsep Dasar Informasi
2.3.1 Definisi Informasi
Menurut Darmawan (2012:2), “Informasi adalah sejumlah data yang sudah diolah atau proses melalui prosedur pengolahan data dalam rangka menguji tingkat kebenarannya,keterpakaiannya sesuai dengan kebutuhan”.
Menurut Agus Mulyanto (2009 : 29) mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan.
Berdasarkan kedua definisi di atas, maka dapat disimpulkan informasi adalah data yang sudah diolah untuk menguji kebenarannya sehingga bermanfaat bagi pengguna dalam mengambil keputusan.
Menurut Tata Sutabri (2012:34), informasi dalam menejemen diklasifikasikan sebagai berikut:
Suatu informasi harus memenuhi persyaratan sebagaimana dibutuhkan oleh seorang manajer dalam rangka pengambilan keputusan yang harus segera dilakukan. Berdasarkan persyaratan itu informasi dalam manajemen diklasifikasikan sebagai berikut:
Sebuah informasi yang tiba pada manajer sebelum suatu keputusan diambil sebab seperti telah diterangkan dimuka, informasi adalah bahan pengambilan keputusan.
Sebuah informasi yang disampaikan oleh seorang menajer kepada bawahannya harus relevan, yakni ada kaitannya dengan kepentingan pihak penerima sehingga informasi tersebut akan mendapatkan perhatian.
Informasi yang berharga untuk suatu pengambilan keputusan.
Suatu informasi harus dapat dipercaya dalam manajemen karena hal ini sangat penting menyangkut citra organisasi, terlebih bagi organisasi dalam bentuk perusahaan yang bergerak dalam persaingan bisnis.
Informasi berdasarkan dimensi waktu ini diklasifikasikan menjadi 2 (dua) macam, yaitu:
Informasi jenis ini adalah mengenai peristiwa masa lampau yang meskipun amat jarang digunakan, namun penyimpanannya pada data strorage perlu disusun secara rapih dan teratur.
Dari sifatnya sendiri sudah jelas bahwa makna dari informasi masa kini ialah informasi mengenai peristiwa-peristiwa yang terjadi sekarang.
Informasi berdasarkan sasaran adalah informasi yang ditunjukkan kepada seorang atau kelompok orang, baik yang terdapat di dalam organisasi maupun di luar organisasi. Informasi jenis ini diklasifikasikan sebagai berikut:
Informasi yang ditunjukkan kepada seseorang yang mempunyai fungsi sebagai pembuat kebijaksanaan (policy maker) dan pengambil keputusan (decision maker) atau kepada seseorang yang diharapkan dari padanya tanggapan terhadap informasi yang diperolehnya.
Informasi yang ditunjukkan kepada khalayak di luar organisasi, suatu kelompok tertentu dimasyarakat.
Menurut Tata Sutabri (2012:37), nilai informasi ditentukan oleh 2 (dua) hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaat lebih efektif disbanding dengan biaya mendapatkannya.Akan tetapi, perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan di dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu dengan biaya untuk memperolehnya karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak di dalam perusahaan.
Lebih lanjut, sebagian informasi tidak dapat persis ditafsir keuntungannya dengan sesuatu nilai uang, tetapi dapat ditafsir nilai efekifitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectivess atau cost benefit. Nilai informasi ini didasarkan atas 10 (sepuluh) sifat, yaitu:Sifat ini menunjukkan informasi dapat diperoleh dengan mudah dan cepat. Kecepatan memperoleh dapat diukur, misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, beberapa nilainya bagi pemakai informasi sulit mengukurnya.
Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi.Hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya.Sifat ini sangat kabur, Karena itu sulit mengukurnya.
Sifat ini menunjukkan minimnya kesalahan dan informasi.Dalam hubungannya dengan volume data yang besar biasanya terjadi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.
Sifat ini menunjukkan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungan dengan permintaan para pemakai.Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi.Semua keluaran lainnya tidak berguna tetapi mahal mempersiapkannya.Sifat ini sulit mengukurnya.
Menunjukkan tak ada keterlambatan jika ada seseorang yang ingin mendapatkan informasi.Masukkan, pengolahan, dan pelaporan keluaran kepada pemakai biasanya tepat waktu.Dalam beberapa hal, ketepatan waktu dapat diukur, misalnya berapa banyak penjualan dapat ditamabah dengan memberikan tanggapan segera kepada permintaan langganan mengenai tersedianya barag-barang inventaris.
Sifat ini menunjukkan keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas.Memberikan laporan dapat memakan biaya yang besar.Bebrapa biaya yang diperlukan untuk memperbaiki laporan tersebut.
Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan beberapa keputusan, tetapi juga dengan beberapa pengambil keputusan.Sifat ini sulit diukur, tetapi dalam banayk hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.
Sifat ini menunjukkan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.
Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.
Sifat ini menunjukkan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal.Meskipun kabar angin, desas-desus, dugaan-dugaan, klenik, dan sebagainya sering dianggap informasi, hal-hal tersebut berada di luar lingkup pembicaraan kita.
Menurut Darmawan (2012:5), sebuah informasi bisa bermanfaat, bisa memberikan pemahaman bagi orang yang menggunakannya, jika informasi tersebut memenuhi atau mengandung salah satu komponen dasarnya. Jika dianalisis berdasarkan pendekatan information system, pada dasarnya ada sekitar 6 (enam) komponen. Adapun keenam komponen atau jenis informasi tersebut adalah sebagai berikut:
a) Root of Information, yaitu komponen akar bagian dari informasi yang berada pada tahap awal keluaran sebagai proses pengolahan data. Misalnya yang termasuk ke dalam komponen awal ini adalah informasi yang disampaikan pleh pihak pertama.
b) Bar of Information, merupakan komponen batangnya dalam suatu informasi, yaitu jenis informasi yang disajikan dan memerlukan informasi lain sebagai pendukung sehingga informasi awal tadi bisa dipahami. Contohnya jika anda membaca headline dalam sebuah surat kabar, maka untuk memahami lebih jauh tentunya harus membaca informasi selanjutnya, sehingga maksud dari informasi yang ada pada headline tadi bisa dipahami secara utuh.
c) Branch of Information, yaitu komponen informasi yang bisa dipahami jika informasi sebelumnya telah dipahami. Sebagai contoh adalah informasi yang merupakan penjelasan keyword yang telah ditulis sebelumnya, atau dalam ilmu eksakta seperti matematika bentuknya adalah hasil dari sebuah uraian langkah penyelesaian soal dengan rumus-rumus yang panjang, misalnya dapat berupa petunjuk lanjutan dalam mengerjakan atau melakukan sesuatu.
d) Stick of Information, yaitu komponen informasi yang lebih sederhana dari cabang informasi, biasanya informasi ini merupakan informasi pengayaan pengetahuan. Kedudukannya bersifat pelengkap (supplement) terhadap informasi lain. Misalnya informasi yang muncul ketika seseorang telah mampu mengambil kebijakan/keputusan menyelesaikan suatu proses kegiatan, maka untuk menyempurnakannya ia memperoleh informasi-informasi pengembangan dari keterampilan yang sudah ia miliki tersebut.
e) Bud of Information, yaitu komponen informasi yang sifatnya semi mikro, tetapi keberadaannya sangat penting sehingga di masa yang akan datang dalam jangka waktu yang akan datang informasi ini akan berkembang dan dicari, serta ditunggu oleh pengguna informasi sesuain kebutuhannya. Misalnya yang termasuk ke dalam informasi ini adalah informasi tentang masa depan, misalnya bakat dan minat, cikal bakal, prestasi seseorang, harapan-harapan yang positif dari seseorang dan lingkungan.
f) Leaf of Information, yaitu komponen informasi yang merupakan informasi pelindung, dan lebih mampu menjelaskan kondisi dan situasi ketika sebuah informasi itu muncul. Biasanya informasi ini berhubungan dengan informasi mengenai kebutuhan pokok, informasi yang mejelaskan cuaca, musim, yang mana kehadirannya sudah pasti muncul.
Konsep Sistem Informasi
2.4.1 Definisi Sistem Informasi
Menurut Taufiq (2013:17), “Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk menyelesaikan masalah tertentu dengan cara mengolah data dengan alat yang namanya komputer sehingga memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna”.
Menurut Tata Sutabri (2012:46), “Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
Berdasarkan kedua definisi di atas, maka dapat disimpulkan sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan untuk mengolah data sehingga memiliki nilai tambah untuk membantu manajer dalam mengambilan keputusan.
Menurut Tata Sutabri (2012:47), sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), yang terdiri dari:
Input mewakili data yang masuk kedalan sistem informasi. Input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data, dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Produk dari sistem informasi adalah keluarab yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
Teknologi merupakan tool box dengan sistem informasi. Teknologi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan diperangkat keras komputer dan menggunakan pernagkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih kanjut.Data didalan basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
Konsep Dasar Analisa Sistem
2.5.1 Definisi Analisis Sistem
Menurut Taufiq (2013:156), “Analisis Sistem adalah suatu kegiatan mempelajari sistem (baik sistem manual ataupun sistem yang sudah komputerisasi) secara keseluruhan mulai dari menganalisa sistem, analisa masalah, desain logic, dan memberikan keputusan dari hasil analisa tersebut”.
Menurut Rosa (2013:18), “Analisis Sistem adalah kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian mana yang bagus dan tidak bagus, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru”.
Berdasarkan kedua definisi di atas, maka dapat disimpulkan analisis sistem adalah suatu kegiatan dalam mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi agar kebutuhan dapat dipenuhi dalam sistem baru.
Menurut Taufiq (2013:159), untuk melakukan analisis sistem, supaya hasil analisis bisa maksimal maka langkah-langkah yang dilakukan juga harus terstruktur agar tidak tumpang tindih antara hasil analisa yang satu dengan hasil analisa yang lain. Atau dengan tujuan hasil analisa sistem yang dilakukan bisa dikelompokkan sesuai dengan langkah yang dilakukan sehingga mudah untuk dipelajari atau dikembangkan lagi ke dalam rancang bangun sistem informasi.
Beberapa urutan langkah yang bisa digunakan dalam analisa sistem Menurut Whitten L. Jeffery (2004) yang dijelaskan pada gambar dibawah ini:Definisi lingkup (scope definition) adalah langkah pertama proses pengembangan sistem. Dalam metodologi-metodologi lain hal ini mungkin disebut (preliminary investigation phase), fase studi awal (initial study phase), fase survey (survey phase), atau fase perencanaan (planning phase), komunikasi (communication) atau inisiasi proyek atau pengumpulan kebutuhan.
Analisis masalah menyediakan analisis dengan pemahaman, kesempatan dan atau perintah lebih mendalam yang memicu proyek. Analisa masalah menjawab pertanyaan, “Apakah masalah-masalah tersebut layak untuk dipecahkan!” dan “Apakah sistem yang baru layak untuk dibangun?”. Dalam metodologi lain langkah analisis masalah mungkin dikenal sebagai langkah studi, studi sistem saat ini, langkah penyelidikan terinci, atau langkah analisis kelayakan.
Tujuan analisis masalah adalah mempelajari dan memahami bidang masalah dengan cukup baik untuk secara menyeluruh menganalisis masalah, kesempatan, dan batasannya.
Beberapa analisis yang kurang pengalaman membuat kesalahan yang fatal sesudah melalui langkah analisis masalah.Godaan pada titik ini adalah mulai melihat berbagai solusi alternative, khususnya solusi teknis.Salah satu kesalahan yang kerap terjadi di dalam sistem informasi terbaru ditunjukkan dalam pernyataan, “Memastikan sistem bekerja dan secara teknis mengesankan, tapi ia harus tidak melakukan apa yang kita inginkan untuk dilakukan oleh sistem.”Langkah analisis persyaratan menentukan persyaratan bisnis bagi sitem yang baru.
Tidak semua proyek mencakup pengembangna model-driven, tapi kebanyakan masukkan beberapa pemodelan sistem.Desain logic lebih lanjut mendokumentasikan persyaratan bisnis dengan menggunakan model-model sistem yang menggambarkan struktur data, proses bisnis, aliran data dan antarmuka pengguna.Dalam hal tertentu, desain logic mensahkan persyaratan yang dibuat pada langkah sebelumnya.
Dengan adanya persyaratan bisnis, maka kita akhirnya dapat menekankan bagaimana sistem baru termasuk altenatif-alternatif berbasis komputer dapat diimplementasikan dengan teknologi. Maksud dari analisa keputusan adalah unutk mengenali solusi kandidat, menganalisa solusi kandidat tersebut dan merekomendasi sebuah sistem target yang akan dirancang, dibangun dan diimplementasikan. Peluang muncul saat ada seseorang yang telah mendapatkan sebuah visi terhadap solusi teknik. Tetapi hamper selalu ada solusi alternatif yang mungkin merupakan solusi yang lebih baik. Selama analisis keputusan memang penting untuk mengenali berbagai pilihan, menganalisa beberapa pilihan tersebut dan menjual solusi terbaik berdasarkan analisis tersebut.
UML ( Unified Modeling Language )
2.6.1 Definisi UML (Unified Modelling Language)Menurut Nugroho (2010:6), ”UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).” Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.
Dari definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa pemodelan yang digunakan untuk visualisasi sebuah sistem software yang terkait dengan objek.
Menurut Nugroho (2010:10), Sesungguhnya tidak ada batasan yang tegas diantara berbagai konsep dan konstruksi dalam UML, tetapi untuk menyederhanakannya, kita membagi sejumlah besar konsep dan dalam UML menjadi beberapa view. Suatu view sendiri pada dasarnya merupakan sejumlah konstruksi pemodelan UML yang mempersentasikan suatu aspek tertentu dari sistem atau perangkat lunak yang sedang kita kembangkan. Pada peringkat paling atas, view-view sesungguhnya dapat dibagi menjadi tiga area utama, yaitu: klasifikasi struktural (structural classification), perilaku dinamis (dinamic behaviour), serta pengolahan atau manajemen model (model management).
Bangunan dasar metodologi Unified Modeling Language (UML) menggunakan tiga bangunan dasar untuk mendeskripsikan sistem/perangkat lunak yang akan dikembangkan yaitu: (Nugroho 2010: 24)
Ada 4 (empat) things dalam Unified Modeling Language (UML), yaitu:
Merupakan bagian yang relatif statis dalam model Unified Modeling Language (UML). Bagian yang relatif statis dapat berupa elemen-elemen yang bersifat fisik maupun konseptual.
Merupakan bagian yang dinamis pada model Unified Modeling Language (UML), biasanya merupakan kata kerja dari model Unified Modeling Language (UML), yang mencerminkan perilaku sepanjang ruang dan waktu.
Merupakan bagian pengorganisasi dalam Unified Modeling Language (UML). Dalam penggambaran model yang rumit kadang diperlukan penggambaran paket yang menyederhanakan model. Paket-paket ini kemudian dapat didekomposisi lebih lanjut. Paket berguna bagi pengelompokkan sesuatu, misalnya model-model dan subsistem-subsistem.
Merupakan bagian yang memperjelas model Unified Modeling Language (UML) dan dapat berupa komentar-komentar yang menjelaskan fungsi serta ciri-ciri setiap elemen dalam model Unified Modeling Language (UML).
Ada 4 (empat) macam relationship dalam Unified Modeling Language (UML), yaitu:
Merupakan hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (independent).
Merupakan apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya, bagaimana hubungan suatu objek dengan objek lainnya. Suatu bentuk asosiasi adalah agregasi yang menampilkan hubungan suatu objek dengan bagian-bagiannya.
Merupakan hubungan di mana objek anak (descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada di atasnya objek induk (ancestor). Arah dari atas ke bawah dari objek induk ke objek anak dinamakan spesialisasi, sedangkan arah berlawanan sebaliknya dari arah bawah ke atas dinamakan generalisasi.
Merupakan operasi yang benar-benar dilakukan oleh suatu objek.
Setiap sistem yang kompleks seharusnya bisa dipandang dari sudut yang berbeda-beda sehingga kita bisa mendapatkan pemahaman secara menyeluruh. Untuk upaya tersebut, UML menyediakan sembilan jenis diagram yang dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya statis atau dinamis. Kesembilan jenis diagram dalam UML itu adalah:
Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi.
Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan objek-objek serta relasi-relasi antar objek. Diagram objek memperlihatkan instansiasi statis dari segala sesuatu yang dijumpai pada diagram kelas.
Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas).
Diagram ini bersifat dinamis. Diagram urutan merupakan diagram interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan (message) dalam suatu waktu tertentu.
Diagram ini bersifat dinamis. Diagram kolaborasi adalah diagram interaksi yang menekankan organisasi struktural dari objek-objek yang menerima serta mengirim pesan (message).
Diagram ini bersifat dinamis. Diagram ini memperlihatkan state-state pada sistem; memuat state, transisi, event, serta aktifitas.
Diagram ini bersifat dinamis. Diagram ini adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem.
Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan organisasi serta kebergantungan pada komponen-komponen yang telah ada sebelumnya.
Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (saat run-time). Diagram ini memuat simpul-simpul (node) beserta komponen-komponen yang ada di dalamnya.
Jasa Freight Forwarding (Jasa Pengiriman Barang)
Menurut PER-178/PJ/2006, Jasa Freight Forwarding adalah usaha yang ditujukan untuk mewakili kepentingan Pemilik Barang, untuk mengurus semua kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman dan penerimaan barang melalui transportasi darat, laut dan udara yang dapat mencakup kegiatan penerimaan, penyimpanan, sortasi, pengepakan, penandaan pengukuran, penimbangan, pengurusan penyelesaian dokumen, penerbitan dokumen angkutan, klaim asuransi, atas pengiriman barang serta penyelesaian tagihandan biaya-biaya lainnya berkenan dengan pengiriman barang-barang tersebut sampai dengan diterimanya barang oleh yang berhak menerimanya.
Menurut Suyono (2005,239), Freight Forwarding adalah usaha yang bertujuan untuk memberikan jasa pelayanan atau pengurusan atas seluruh kegiatan yang diperlukan bagi terlaksananya pengiriman, pengangkutan dan penerimaan barang dengan menggunakan multimodal transport baik melalui darat, laut dan atau udara.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Jasa Freight forwarding rangkaian beberapa kegiatan yang perlu dilakukan hingga diterimanya barang oleh pihak yang berhak. Setelah itu barulah perusahaan Freight Forwarding akan menerima uang jasa dari Pemilik Barang.BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
Analisa Organisasi
3.1.1 Gambaran Umum Perusahaan
PT. Bintang Jasa Gemilang adalah salah satu perusahaan swasta nasional yang memfokuskan diri sebagai jasa layanan distribusi dan logistik yang dapat menjangkau seluruh kepulauan di Indonesia. PT. Bintang jasa Gemilang beralamatkan di Jl. Iskandar Muda, No.08 RT 001/01, Kel. Kedaung Wetan, Kec. Neglasari, Tangerang, Banten.
PT. Bintang Jasa Gemilang berdiri pada tanggal 19 mei 2011 di Kota Tangerang, Provinsi Banten. PT. Bintang Jasa Gemilang di artikan sebagai perusahaan jasa yang bersinar gemilang di usianya yang terbilang sangat muda, sehingga semakin menambah gairah kami untuk selalu berpacu menyediakan layanan distribusi dan logistik yang dapat menjangkau seluruh kepulauan di Indonesia dengan meningkatkan kualitas produk dan nilai tambah kepada seluruh pengguna jasa kami.
Berkat dukungan kelengkapan infrastuktur antar pulau dengan semangat kerja yang tidak kenal lelah, serta loyalitas karyawan yang tinggi dalam melayani customer. PT. Bintang Jasa Gemilang atau yang biasa disebut BJG ini, tidak hanya menjual dan menyediakan jasa, tetapi turut memberikan solusi praktis bagi industri bisnis dimana saja untuk mengembangkan layanan mereka terhadap customernya, khususnya dalam bidang logistik dan pendistribusian.
a. Visi
1. Menjadikan pelayanan sarana kami yang peduli atas kebutuhan, kenyamanan, dan ketepatan pengiriman barang.
2. Mengutamakan keamanan, ketepatan dan kecepatan dalam pengiriman barang.
1. Menyediakan sarana dan prasarana yang berkualitas dan cepat.
2. Memberikan bentuk pelayanan yang cepat, akurat dan terpercaya dengan biaya terjangkau.
Dengan melakukan pemilihan serta penentuan struktur organisasi yang tepat dan sesuai dengan situasi dan kondisi di dalam sebuah perusahaan, maka pencapaian tujuan perusahaan akan lebih terarah. Selain itu, dengan struktur organisasi yang jelas dan baik, maka akan dapat di ketahui sampai mana wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki seseorang dalam menjalankan tugasnya. PT. Bintang Jasa Gemilang menerapkan struktur organisasi fungsional, dimana organisasi menurut fungsi adalah menyatukan semua orang yang terlibat dalam satu aktivitas yang disebut fungsi dalam satu kelompok.
Di bawah ini adalah struktur organisasi dari PT. Bintang Jasa Gemilang, yaitu sebagai berikut:
Pembagian tanggung jawab dan wewenang, meliputi:
a. Memimpin, mengkoordinasi dan mengawasi kelancaran jalannya perusahaan secara menyeluruh serta tanggung jawab atas kelangsungan berdirinya perusahaan.
b. Berwenang menentukan garis besar kebijakan umum dan program kerja perusahaan.
c. Berwenang menentukan dan menempatkan karyawan-karyawan dalam struktur organisasi Perusahaan dan mengevaluasi hasil kerjanya.
d. Berwenang mengambil keputusan yang mempengaruhi kelangsungan hidup dan pengembangan perusahaan.
Mempunyai tugas dan tanggung jawab membantu dan mengatur jadwal direktur dalam pengembangan perusahaan
Pembagian tanggung jawab dan wewenang, meliputi:
a. Memimpin, mengkoordinasi dan mengawasi kelancaran jalannya perusahaan secara menyeluruh serta tanggung jawab atas kelangsungan berdirinya perusahaan.
b. Berwenang menentukan garis besar kebijakan umum dan program kerja perusahaan.
c. Berwenang menentukan dan menempatkan karyawan-karyawan dalam struktur organisasi Perusahaan dan mengevaluasi hasil kerjanya.
d. Berwenang mengambil keputusan yang mempengaruhi kelangsungan hidup dan pengembangan perusahaan.
Mempunyai tugas dan tanggung jawab membantu dan mengatur jadwal direktur dalam pengembangan perusahaan
a. Menentukan kebijakan-kebijakan dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi yang berkaitan dengan pemasaran.
b. Bertanggung jawab langsung kepada Direktur.
c. Menyusun budget operasional, rencana penjualan, target penjualan.
a. Bertanggung jawab atas keuangan yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran dana.
b. Bertanggung jawab atas semua Laporan Keuangan dan Laporan Analisa yang dihasilkan
c. Bertanggung jawab langsung kepada Direktur.
a. Membuat dokumen tagihan.
b. Membuat dokumen pengiriman penagihan.
c. Bertanggung jawab langsung kepada Manager Keuangan.
a. Bertanggung jawab untuk mengirimkan tagihan.
b. Bertanggung jawab langsung kepada Manager Keuangan.
a. Bertanggung jawab terhadap pengadaan dan perekrutan karyawan.
b. Bertanggung jawab langsung kepada Direktur.
c. Menghitung upah pekerja dan karyawan.
a. Menciptakan suasana kerja yang harmonis dan memotivasi personil dibidangnya agar mampu menjalankan fungsi, tugas, tanggung jawab dan kewenangan sesuai ketentuan- ketentuan yang telah ditetapkan direktur.
b. Bertanggung jawab atas segala kegiatan yang bersifat operasional.
c. Bertanggung jawab langsung kepada Direktur.
a. Bertugas mencetak Surat Tanda Terima Barang (STTB) untuk pelanggan.
b. Membuat Surat Jalan.
c. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Operasional.
a. Melakukan pengiriman barang.
b. Melakukan control terhadap kendaraan operasional pengiriman.
c. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Operasional.
Analisa Batasan Sistem
Setiap sistem mempunyai batasan sistem (boundary) yang memisahkan sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan diluar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem. Oleh karena itu untuk membatasi ruang lingkup penelitian maka penulis hanya membahas tentang permasalahan yang terfokus pada prosedur dalam proses transaksi yang dilakukan oleh pelanggan. dimana di dalam menjalankan sistem transaksi berhubungan dengan beberapa bagian lain yang berperan sebagai kesatuan luar (external entity).
Analisa Prosedur
Spesifikasi Proses Sistem pengiriman barang yang sedang berjalan di PT. Bintang Jasa Gemilang adalah sebagai berikut:
1. Prosedur Registrasi
Pelanggan datang menanyakan biaya pengiriman barang kepada marketing, lalu marketing memberikan informasi tarif pengiriman barang kemudian pelanggan mengisi formulir terlebih dahulu mengenai data konsumen dan data barang apa saja yang dikirim.
2. Prosedur Pembayaran
Prosedur pembayaran dilakukan apabila pelanggan sudah menyetujui mengenai tarif pengiriman barang yang telah di informasikan sebelumnya oleh marketing. Setelah Pembayaran dilakukan pelanggan menerima kwitansi oleh bagian Kasir.
3. Prosedur Pengiriman Barang
Prosedur pengiriman barang akan dilakukan setelah pelanggan melakukan pembayaran, kemudian bagian pengiriman mengambil barang yang akan dikirim setelah itu barang dikirim ketempat tujuan.
Unified Modeling Language (UML)
3.4.1 Gambar Use Case Diagram Sistem Pengiriman BarangUntuk menganalisis sistem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan program unified modelling language (UML) untuk menggambarkan dan proses yang berjalan saat ini, pada penggambaran kali ini prosedur digunakan use case diagram yaitu sebagai berikut :
a. 1 sistem yang mencakup seluruh proses sistem pengiriman barang.
b. 4 aktor yang melakukan kegiatan, diantaranya pelanggan, marketing, kasir dan bagian pengiriman.
c. 9 use case yaitu datang, melihat harga pengiriman, setuju atau tidak setuju, mengisi formulir, membayar biaya pengiriman, menerima kwitansi pembayaran, mengambil barang dan mengirim barang.
a. 1 initial node sebagai yang mengawali objek.
b. 13 State yaitu datang, tanya harga pengiriman, memberikan informasi, setuju atau tidak setuju, menyiapkan formulir, mengisi formulir, membayar biaya pengiriman, menerima pembayaran, memberikan kwitansi, menerima kwitansi, menyiapkan barang, mengambil barang dan mengirim barang.
c. 4 Vertical Swimlane yaitu Pelanggan, Markerting, Kasir dan Bagian Pengiriman.
d. 1 activiy final node objek yang diakhiri.
Analisa Permasalahan
Setelah menganalisa dan mempelajari sistem yang ada, maka dapat disimpulkan beberapa masalah yang dihadapi yaitu:
1. Sistem yang ada saat ini masih belum mampu memberikan informasi secara cepat mengenai pengiriman barang.
2. Saat ini sistem belum mampu memenuhi keinginan konsumen seperti penyajian, seharusnya bagian marketing dapat memberikan informasi tarif pengiriman secara cepat dan tepat karena selama ini konsumen harus datang langsung untuk dapat mengetahui tarif pengiriman.
Kekurangan Sistem yang Berjalan
Dalam sistem pengiriman barang yang berjalan pada PT .Bintang Jasa Gemilang memiliki kekurangan yaitu :
Dalam proses registrasi masih menggunakan formulir dimana hal ini berdampak terhadap proses penyimpanan data formulir sampai pembuatan laporan. sehingga keakuratan data, efesien, dan efektifitas yang di peroleh belum dapat memenuhi kebutuhan sistem secara optimal.
Analisa Waktu dan Tenaga
3.7.1 Analisa WaktuBerisi tentang waktu penyelesaian yang dibutuhkan dalam pelaksanaan sistem yang sedang berjalan, antara lain :
a. Memberikan informasi biaya pengiriman 30 Menit
b. Menyimpan data formulir pelanggan 15 Menit
c. Membuat kwitansi 15 Menit
d. Membuat surat jalan 15 Menit
Berisi tentang tenaga kerja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan sistem yang sedang berjalan, antara lain :
a. Memberikan informasi biaya pengiriman 1 Orang
b. Menyimpan data formulir pelanggan 1 Orang
c. Membuat kwitansi 1 Orang
d. Membuat surat jalan 1 Orang
Konfigurasi sistem
3.8.1 Perangkat Keras (Hardware)
a. Processor : intel Quad Core 2,1 GHz
b. Memory : 1 GB
c. Hard Disk : 250 GB
d. Monitor LCD : 15 inci
e. DVD ROM : 52X
f. Keyboard dan Mouse : Standard
g. Printer : Laser Jet
h. Uninterruptible Power Supply (UPS)
a. Sistem Operasi Windows 7
b. Microsoft Office 2007
c. Google Chrome
Ada 2 actor yang dapat mengakses sistem administrasi pengiriman barang, yaitu :
1. Administrasi
2. Kasir
Analisa Kebutuhan Sistem
Berdasarkan hasil analisis penulis dapat mengetahui kebutuhan sistem pengiriman barang pada PT. Bintang Jasa Gemilang adalah perlu adanya sebuah sistem baru berbasis web, dimana keuntungan yang dimiliki oleh sistem baru ini adalah :
1. Pelanggan tidak harus datang langsung ke PT. Bintang Jasa Gemilang untuk melakukan pengiriman barang, sehingga dapat tercapainya efesiensi dari segi waktu dan biaya.
2. Informasi tentang pengiriman barang lebih cepat dan akurat.
3. Tercapainya efesiensi dalam pengolahan dan pemeliharaan data, karena sistem ini telah menggunakan database, sehingga data dengan mudah dapat di update.
Analisa Kontrol
Pada proses transaksi pengiriman barang yang sedang berjalan sangat dibutuhkan kontrol yang berfungsi sebagai pengendalian agar data yang dijadikan masukan, keluaran dan proses bersifat valid. Sedangkan pengontrolan pada sistem yang sedang berjalan dirasakan masih memiliki kekurangan dikarenakan sistem pengolahan yang digunakan belum terintegrasi dengan baik.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Berdasarkan analisis sistem informasi jasa pengiriman barang pada PT. Bintang Jasa Gemilang yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Proses bisnis yang diterapkan oleh PT. Bintang Jasa Gemilang termasuk kategori baik, namun data yang tersimpan tidak terintegrasi dengan baik karena masih banyak data yang tergolong sudah lama tidak dapat dipanggil kembali ke dalam sistem.
2. Sistem informasi pengiriman barang yang dijalankan di PT. Bintang Jasa Gemilang saat ini, dalam hal proses transaksi masih belum cukup efektif dan efisien karena masih menggunakan sistem manual sehingga keakuratan dan kebenaran data transaksi masih dipertanyakan.
3. Sistem yang belum terkomputerisasi menyebabkan dalam proses laporan yang dihasilkan belum akurat karena terkadang ada kesalahan dalam perhitungan transaksi serta ketidak cocokan laporan dengan data yang sebenarnya, hal ini dirasakan oleh user belum memenuhi kebutuhannya dan juga menjadi pemicu pada ketidak tepatan waktu dalam pemberian laporan kepada pimpinan.
Saran
Berdasarkan hasil analisis sistem yang telah dibuat pada PT.Bintang Jasa Gemilang, maka saran yang dapat diberikan yang diharapkan akan berguna bagi perusahaan sehingga dapat membantu perusahaan untuk mencapai hasil maksimal dalam pelayanan jasa kepada pelanggan. Saran-saran yang dapat penulis berikan diantaranya:
1. Agar proses transaksi yang sedang berjalan menjadi lebih efektif dan efesien, perlu diciptakan sistem baru berbasis web sehingga sistem dan entitas-entitas diluarnya dapat memperoleh informasi lebih cepat dan akurat.
2. Untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam penyimpanan data dan pembuatan laporan maka diperlukan sistem yang mampu mengintegrasikan datanya dengan baik, dapat memanggil kembali data yang sudah lama kedalam sistem.
3. Pemeliharaan dan pengontrolan suatu sistem akan dapat berjalan dengan baik dan lancar dengan cara mematuhi aturan dan prosedur yang ditetapkan.
DAFTAR PUSTAKA
Darmawan, Deni, 2012. Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi.PT. Remaja Rosdakarya Offset, Bandung.LAMPIRAN-LAMPIRAN