KP1022465060

Dari widuri
Lompat ke: navigasi, cari

ANALISA SISTEM PENJUALAN DAN PERSEDIAAN

SPARE PART KENDARAAN BERMOTOR

PADA TOKO MEGA INDAH

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK



Logo stmik raharja.jpg


OLEH:

1022465060 Rizky Fierlana

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

TANGERANG

(2013/2014)



LEMBAR PERSETUJUAN



ANALISA SISTEM PENJUALAN DAN PERSEDIAAN SPARE PART KENDARAAN BERMOTOR

PADA TOKO MEGA INDAH



Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Skripsi pada

Jurusan Teknik Informatika Software Engineering

STMIK Raharja Tahun Akademik 2013/2014.



Tangerang, 02 Juni 2014



Dosen Pembimbing



( Haerudin,S.Kom, MM )

NID. 05092



SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA



LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK


Saya yang bertandatangan di bawah ini,

NIM  : 1022465060
Nama  : RIZKY FIERLANA
Jenjang Studi  : Strata Satu
Jurusan  : Teknik Informatika
Konsentrasi  : Software Engineering



Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.


Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.



Tangerang, 02 Juni 2014
RIZKY FIERLANA
NIM. 1022465060




)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;



ABSTRAKSI

Manajemen asset IT merupakan salah satu fungsi bisnis yang penting dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu,manajemen aset,khususnya pada aset IT dalam sebuah perusahaan tidak bisa secara sembarangan, melainkan harus diatur dengan rapi dan sistematis. Tujuan penelitian ialah menganalisa sistem yang sedang berjalan di PT.IMS Logistics,serta merancang sistem manajemen aset IT yang dibutuhkan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode analisis , kepustakaan,UML untuk mendeskripsikan sistem yang berjalan serta rancangan prototipe yang akan dibangun. Metode analisis dilakukan dengan mengadakan observasi langsung di perusahaan, dokumentasi dengan mempelajari dokumen-dokumen yang ada, riset terhadap masalah, dan wawancara kepada pihak terkait di perusahaan. Metode kepustakaan dilakukan dengan mencari informasi-informasi tambahan dari berbagai buku. Penulis mendapatkan hasil penelitian bahwa sistem manajemen aset IT bermanfaat bagi perusahaan. Adapun manfaatnya untuk memudahkan perusahaan dalam mendata asset IT yang ada, mengetahui keberadaan aset IT, dan membantu pengambilan keputusan terhadap kebutuhan asset IT yang ada.Simpulan dari penelitian ini adalah dengan diterapkannya aplikasi manajemen asset IT pada perusahaan, menjadikan proses manajemen aset IT,baik yang sedang terpakai maupun yang sedang tidak terpakai menjadi lebih terstruktur.

Kata Kunci: Analisis, Aset IT, Manajemen Aset IT

ABSTRACT

IT asset management is one of the critical business functions in a company . Therefore , asset management , particularly on the IT assets within a company can not arbitrarily , but must be arranged neatly and systematically . The purpose of this study was to analyze the current system in TOKO MEGA INDAH , as well as designing the IT asset management system is needed . The method used is the method of analysis , literature , UML to describe the system that runs as well as the design of a prototype to be constructed . The method of analysis is done by conducting direct observation in the company , the documentation by studying existing documents , research the problem , and interviews of stakeholders in the company . Methods of literature is done by looking for additional information from various books . Authors obtain research results that IT asset management system beneficial for the company . The benefits to facilitate the company's existing IT asset record , knew of the existence of IT assets , and help make decisions on the needs of the IT assets that ada.Simpulan of this research is the implementation of IT asset management applications in enterprise , make IT asset management processes , both of which is being used and who is not used to be more structured.

Keywords : Analysis , IT Asset , IT Asset Management


KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat-Nya, sehingga laporan Kuliah Kerja Praktek Penulis dapat berjalan dengan baik dan selesai dengan semestinya. Adapun judul yang diambil adalah “ANALISA SISTEM PENJUALAN DAN PERSEDIAAN SPARE PART KENDARAAN BERMOTOR Pada TOKO MEGA INDAH”.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan laporan ini masih terdapat banyak kekurangan, dikarenakan keterbatasan kemampuan penulis dalam mendapatkan berbagai sumber yang menjadi bahan acuan dalam penyusunan. Oleh karena itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun agar dapat lebih bermanfaaat pada masa yang akan datang.

Namun demikian berkat adanya bimbingan serta dukungan dari berbagai pihak, akhirnya Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini,antara lain:.

  1. Bapak Ir.Untung Rahardja, M.T.I selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja
  2. Bapak Sugeng Santoso,M.Kom selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik STMIK Raharja.
  3. Bapak Junaidi, M.Kom selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika.
  4. Bapak Haerudin, S.Kom,MM. selaku pembimbing yang telah meluangkan waktu, pikiran dan tenaganya untuk membantu dan memberikan bimbingan serta pengarahan kepada penulis.
  5. Bapak Yoppy, S.T. selaku pembimbing lapangan Kuliah Kerja Praktek, terima kasih atas pengarahan dan saran-sarannya yang telah memberikan banyak ilmunya selama penulis menjalani Kuliah Kerja Praktek.
  6. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
  7. Kedua orang tua, adik dan saudara keluarga yang telah memberikan dukungan, baik moril, materil maupun doa untuk keberhasilan kepada penulis.
  8. Seluruh Pimpinan dan Karyawan TOKO MEGA INDAH yang telah memberikan dukungan dan masukan yang berarti kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini.

Akhir kata, besar harapan penulis mudah-mudahan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan menambah pengetahuan bagi pembaca sekalian.


Tangerang, 02 Juni 2014
Rizky Fierlana
NIM. 1022465060

Daftar isi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1. Stuktur Organisasi

Gambar 3.2. Use Case Diagram

Gambar 3.3. Sequence Diagram Permintaan Aset

Gambar 3.8. Activity Diagram Permintaan Aset

DAFTAR SIMBOL


DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

Daftar Simbol Use Case Diagram.png

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

Daftar Simbol Activity Diagram.png


DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

Daftar Simbol Sequence Diagram.png


BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Di masa sekarang Teknologi Informasi (TI) sangat berkembang. Dalam kehidupan sehari-hari pun semua serba terkomputerisasi. Seperti di sekolah-sekolah, kantor, pusat perbelanjaan, dan lain-lain yang telah menggunakan sistem komputerisasi. Dengan adanya sistem terkomputerisasi ini diharapkan dapat memudahkan kita dalam segala aspek kehidupan.

Dengan kemajuan teknologi saat ini, sekarang semua orang berusaha untuk membuat suatu sistem informasi yang baik dan mudah digunakan untuk membantu pekerjaan manusia. Adanya jaringan yang luas dan mudah diakses juga merupakan salah satu langkah untuk mendapatkan informasi yang mudah dan cepat. Dengan adanya pengembangan inilah, maka setiap perusahaan ingin mengubah sistem yang lama ke sistem yang baru agar tidak tertinggal dari yang lain.

Setiap perusahaan baik swasta maupun pemerintah pasti mempunyai aset, baik dalam bentuk barang, peralatan kerja maupun fasilitas. Aset perusahaan memiliki nilai kapital yang besar dan sangat menunjang proses bisnis perusahaan, mulai dari meja, kursi, komputer, laptop, printer, kendaraan bermotor dan lainnya. Aset tersebut harus diidentifikasi, dikelola, dan dirawat dengan baik, sehingga kondisinya selalu optimal. Realita di lapangan menunjukan banyak kasus yang sebenarnya dimulai dari salah kelola dan salah urus masalah aset, sehingga berdampak kerugian yang tidak sedikit. Sebagai contoh optimalisasi sumber daya tidak bisa dilakukan secara maksimal karena tidak teridentifikasi dengan jelas, sehingga sulit untuk mengetahui apakah suatu alat produksi sudah saatnya untuk diganti atau diperbaiki.

Aset manajemen fisik yang di Indonesia belum banyak diimplementasikan. Banyak perusahaan yang menganggap manajemen aset secara fisik adalah pengelolaan daftar aset. Padahal aset bukan hanya menyusun daftar aset tetapi aspek yang menyangkut evaluasi dan penilaian aset yang dibentuk membuat sistem bisa mengontrol aset dengan cepat menangani perubahan.

Manajemen aset juga mencari cara untuk mengoptimalkan aktivitas dan program untuk memenuhi standar level pelayanan. Pengembangan manajemen berdasarkan pada pengumpulan dan analisa informasi kunci mengenai kondisi aset, kinerja, biaya, masa pakai, biaya resiko, dan pilihan perawatan. Untuk perusahaan kecil, pengelolaan aset dapat dilakukan menggunakan bantuan software aplikasi Ms Excel.

Dalam menjalankan proses bisnisnya, TOKO MEGA INDAH telah menggunakan perangkat IT yang meliputi hardware, software, dan network, aset tersebut tersebar di 7 kantor cabang IMS di Jakarta, Surabaya, Medan dan Kota besar lainnya. Saat ini PT. IMS Logistics belum memiliki sistem yang terintegrasi dalam pengelolaan aset .Kegiatan permintaan , peminjaman , pengembalian, pendataan aset dan lain –lain masih menggunakan dokumen yang harus ditandatangani oleh manajemen dan data aset masih disimpan dalam bentuk file. Hal ini dirasakan kurang mengakomodasi kepentingan perusahaan karena penelusuran suatu aset lebih sulit, respon time terhadap keluhan pengguna cukup tinggi,biaya yang tinggi karena penanganan gangguan lebih bersifat korektif dan bukan preventif,hilangnya aset IT akibat tidak terinventarisir dengan baik dan sulitnya mengetahui nilai aset IT secara periodik. . Berdasarkan permasalahan-permasalahan di atas penulis mengambil judul ” Analisa Sistem Manajemen Aset IT Pada PT.IMS Logistics “ untuk jadi penelitian Kuliah Kerja Praktek (KKP).

Perumusan Masalah

Dari latar belakang diatas, dapat ditarik beberapa rumusan permasalahan sebagai berikut:

  1. Bagaimana sistem manajemen aset IT yang sedang berjalan saat ini pada TOKO MEGA INDAH ?
  2. Bagaimana proses pengolahan data aset IT pada PT.IMS Logistics agar berjalan secara efektif dan efisien?
  3. Apakah proses laporan aset IT yang berjalan selama ini dapat dibuat secara cepat dan akurat?

Ruang Lingkup Penelitian

Untuk mempermudah penulisan laporan kuliah kerja praktek ini dan agar lebih terarah dan berjalan dengan baik, maka perlu kiranya dibuat suatu batasan masalah. Adapun penulis membatasi ruang lingkup penulisan KKP ini pada proses pengelolaan aset IT yang meliputi:

  1. Pendataan aset IT yang sudah ada (kepemilikan,keberadaan,jumlah dan lain-lain).
  2. Pengadaan aset IT yang baru (komputer,keyboard,mouse dan lain-lain).
  3. Peminjaman aset IT (Laptop, proyektor dan lain-lain.
  4. Pengembalian aset IT.
  5. Perbaikan aset IT yang mengalami kerusakan.
  6. Laporan setiap bulan mengenai transaksi peminjaman,pengembalian dan perbaikan aset IT.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian berkaitan erat dengan rumusan masalah yang ditetapkan dan jawabannya terletak pada kesimpulan penelitian. Adanya tujuan penelitan adalah untuk menentukan arah dari suatu penelitian. Tujuan merinci apa saja yang ingin diketahui, sehingga jika permasalahan sudah terjawab maka tujuan penelitian sudah tercapai. Dan dalam menentukan tujuan penelitian juga harus disesuaikan dengan rumusan masalah yang ada.

Dalam penulisan laporan ini, penulis membagi tujuan dalam (3) tiga kriteria yaitu :

a. Tujuan Operasional

  1. Mengetahui bagaimana sistem manajemen aset IT yang sedang berjalan.
  2. Mengetahui bagaimana proses pengolahan data aset IT.
  3. Mengetahui apakah proses laporan aset IT yang berjalan dapat dibuat secara cepat dan akurat.


b. Tujuan Fungsional

  1. Mampu menganalisa sistem manajemen aset IT yang sedang berjalan.
  2. Mampu menganalisa proses pembuatan laporan aset IT pada PT. IMS Logistics.


c. Tujuan Individual

  1. Menerapkan ilmu pengetahuan yang diperoleh di bangku kuliah pada dunia kerja.
  2. Menambah pengalaman secara langsung bagi penulis, agar siap menghadapi dunia kerja nantinya.
  3. Sebagai syarat bagi penulis untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi nantinya.

Manfaat Penelitian

Adapun Manfaat dari penelitian ini adalah :

  1. Menerapkan ilmu yang diperoleh selama belajar di perguruan tinggi raharja dengan membuat laporan secara sistematis.
  2. Untuk mendapatkan informasi yang akurat dan hasil yang efektif serta efisien dari prosedur pengelolaan aset IT pada PT.IMS Logistics.
  3. Mengetahui kendala-kendala pada sistem manajemen aset IT pada PT. IMS Logistics.

Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam pembuatan Laporan KKP (Kuliah Kerja Praktek) menggunakan metode sebagai berikut:

1. Metode Observasi

Peneliti melakukan pengamatan langsung terhadap proses pengelolaan aset IT yang berjalan pada PT IMS Logistics. Kemudian dari pengamatan tersebut, peneliti mengumpulkan data yang merupakan sumber informasi yang sangat penting yang dapat membantu menganalisa dalam rangka pembangunan sistem tersebut.


2. Metode Wawancara

Metode ini dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab dengan seorang atau beberapa narasumber secara langsung pada perusahaan tempat KKP berlangsung. Metode ini dilakukan guna memperoleh data yang lebih detail serta memperkuat data sebelumnya saat melakukan pengamatan secara langsung.


3. Metode Pustaka

Yaitu metode untuk mendapatkan informasi dan data dari beberapa sumber (literatur) atau buku untuk kebutuhan penganalisaan dan perancangan yang terkait dengan laporan ini.

Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan dalam membuat penulisan laporan dan pembahasanya secara sistematis, maka penulisan laporan KKP ini terdiri dari beberapa sub bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang informasi umum, yaitu latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, waktu dan tempat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penelitian.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada Bab ini dijelaskan beberapa definisi yang sesuai dengan penelitian dan beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.

BAB III PEMBAHASAN

Bab ini berisikan gambaran dan sejarah singkat TOKO MEGA INDAH, struktur organisasi, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, analisa proses, UML (Unified Modelling Language) sistem yang berjalan, serta alternatif pemecahan masalah.

BAB V PENUTUP

Bab ini Berisikan kesimpulan dan saran dari hasil laporan KKP

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Untuk mendukung pembuatan laporan ini, maka perlu dikemukakan hal-hal atau teori-teori yang berkaitan dengan permasalahan dan ruang lingkup pembahasan sebagai landasan dalam pembuatan laporan ini.

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Menurut Mustakini (2009:34), “Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”.

Mendefinisikan sistem secara umum sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu sebagai satu kesatuan. (Agus Mulyanto, 2009 : 1)

Mendefinisikan sistem dalam bidang sistem informasi sebagai “sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama, untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima proses input serta menghasilkan input dalam proses transformasi yang teratur”.

Dengan demikian pengertian sistem dapat disimpulkan sebagai suatu prosedur atau elemen yang saling berhubungan satu sama lain dimana dalam sebuah sistem terdapat suatu masukan, proses dan keluaran, untuk mencapai tujuan yang diharapkan. (Agus Mulyanto, 2009 : 2)

Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiapkasus yang terjadi dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya (Tata Sutabri, 2012:22).

1 ) Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistemakuntansi, dan sistem persediaan barang.

2 ) Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine system. Misalnya sistem informasi berbasis komputer.

3 ) Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Sebagai contoh adalah hasil pertadingan sepak bola. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya kematian seseorang.

4 ) Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak di luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi pada kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup. Contohnya adalah sistem adat masyarakat Baduy. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Misalnya sistem musyawarah.

Konsep Dasar Informasi

Definisi Data

Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data atau item. Menurut McLeod dalam bukunya Yakub (Yakub,2012: 5) “ Data adalah deskripsi kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai”. Data dapat berbentuk nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.

  1. Teks, adalah sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung pada masing masing item secara individual misalnya, artikel koran, majalah dan lain-lain.

  2. Data yang terformat, adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya data yang menyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.

  3. Citra (image), adalah data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa, grafik, foto, hasil ronsten, dan tanda tangan.

  4. Audio, adalah data dalam bentuk suara misalnya, instrumen musik, suara orang, suara binatang, detak jantung, dan lain-lain.

  5. Video, adalah data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dalam bentuk film.

Kualitas Informasi

Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, diantaranya yaitu (Agus Mulyanto, 2009 : 247) :

a.Akurasi (Accuracy)

Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut.

Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah:

  1. Informasi yang akurat harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian tentunya akan memengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
  2. Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut.
  3. Informasi harus aman dari segala gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak akurasi informasi tersebut dengan tujuan utama.

b.Tepat Waktu (Timeliness)

Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Kesalahan dalam mengambil keputusan akan berakibat fatal bagi perusahaan. Mahalnya informasi disebabkan harus cepat dan tepat informasi tersebut didapat. Hal itu disebabkan oleh kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Dengan demikian diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan informasi tersebut.

c.Relevansi (Relevancy)

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya, informasi mengenai kerusakan infrastruktur laboratorium komputer ditujukan kepada rektor universitas. Tetapi akan lebih relevan apabila ditujukan kepada penanggung jawab laboratorium.

Nilai Informasi

Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula.

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. (Agus Mulyanto, 2009 : 247).

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Terdapat berbagai macam pengertian sistem informasi menurut beberapa ahli, diantaranya sebagai berikut :

Menurut Agus Mulyanto (Mulyanto, 2009:29), “Sistem informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan.”

Menurut Sutarman (2012:13), "Sistem informasi adalah sistem yang dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memperoses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi)".

Menurut Sutabri (2012:46), Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa “Sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari pengumpulan, pemasukan, pemrosesan data, penyimpanan, pengolahan, pengendalian dan pelaporan sehingga tercapai sebuah informasi yang mendukung pengambilan keputusan didalam suatu organisasi untuk dapat mencapai sasaran dan tujuannya”.

Komponen Sistem Informasi

Tata Sutabri (2012:47) mengemukakan bahwa “Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (Building Block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok bangunan tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran”. Blok bangunan itu terdiri dari:

  1. Blok Masukan (Input Block)

    Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

  2. Blok Model (Model Block)

    Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

  3. Blok Keluaran (Output Block)

    Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

  4. Blok Teknologi (Technology Block)

    Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi terdiri dari teknisi (Humanware atau Brainware), perangkat lunak (Software) dan perangkat keras (Hardware).

  5. Blok Basis Data (Database Block)

    Basis data (Database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).

  6. Blok Kendali (Controls Block)

    Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Klasifikasi Sistem Informasi

Sistem informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masing-masing organisasi. Klasifikasi sistem informasi tersebut sebagai berikut :

  1. Sistem nformasi berdasarkan level organisasi

    Dikelompokkan menjadi level operasional, level fungsional dan level manajerial.

  2. Sistem informasi berdasarkan aktifitas manajemen

    Dikelompokkan menjadi sistem informasi perbankan, sistem informasi akademik, sistem informasi kesehatan, sistem informasi asuransi dan sistem informasi perhotelan.

  3. Sistem informasi berdasarkan fungsionalitas bisnis

    Dikelompokkan menjadi sistem informasi akuntansi, sistem informasi keuangan, sistem informasi manufaktur, sistem informasi pemasaran dan sistem informasi sumber daya manusia.

Tujuan Sistem Informasi

Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi (Information) dari bentuk data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. (Jogiyanto H.M., 2010:13).

Tujuan sistem informasi terdiri dari Kegunaan (Usefulness), Ekonomi (Economic), Keandalan (Realibility), Pelayanan Langganan (Customer Service), Kesederhanaan (Simplicity), dan Fleksibilitas (Fleksibility).

  1. Kegunaan (Usefulness)

    Sistem harus menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi di dalam organisasi.

  2. Kegunaan (Usefulness)

    Semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengendalian, mesin-mesin harus menyumbang suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biaya yang dibutuhkan.

  3. Kegunaan (Usefulness)

    Keluaran sistem harus mempunyai tingkatan ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir atau saat komponen mesin tidak beroperasi secara temporer.

  4. Kegunaan (Usefulness)

    Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik atau ramah kepada para pelanggan. Sehingga sistem tersebut dapat diminati oleh para pelanggannya.

  5. Kegunaan (Usefulness)

    Sistem harus cukup sederhana sehingga terstruktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya mudah diikuti.

  6. Kegunaan (Usefulness)

    Sistem harus cukup fleksibel untuk menangani perubahan-perubahan yang terjadi, kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi.

Konsep Dasar Analisis Sistem

Definisi Analisis Sistem

Menurut Yakub (2012:142), Analisa sistem dapat diartikan sebagai suatu proses untuk memahami sistem yang ada, dengan menganalisa jabatan dan uraian tugas (business users), proses bisnis (business prosess), ketentuan atau aturan (business rule), masalah dan mencari solusinya (business problem and business soulution), dan rencana-rencana perusahaan (business plan).

Menurut Mulyato (2009:125), Analisa sistem adalah teori sistem umum yang sebagai sebuah landasan konseptual yang mempunyai tujuan untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan, merancang/mennganti output yang sdang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain (bisa jadi lebih sederhana dan lebih interatif) atau melakukan beberapa perbaikan serupa.

Berdasarkan beberapa pendapat para ahli yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis sitem adalah suatu proses sistem yang secara umum digunakan sebagai landasan konseptual yang mempunyai tujuan untuk memperbaiki berbagai fungsi didalam suatu sistem tertentu.

Tahap-tahap Analisis Sistem

Menurut Mulyanto (2009:126), Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Tahapan ini bisa merupakan tahap yang mudah jika client sangat paham dengan masalah yang dihadapi dalam organisasinya dan tahu betul fungsionalitas dari sistem informasi yang akan dibuat. Tetapi tahap ini bisa menjadi tahap yang paling sulit jika client tidak bisa mengidentifikasi kebutuhannya atau tertutup terhadap pihak luar yang ingin mengetahui detail-detail proses bisnisnya.

Menurut Mulyanto (2009:129), Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang analis sistem, diantaranya adalah:

  1. Identify, yaitu proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi masalah.

  2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

  3. Analysis, yaitu melakukan analisa terhadap sistem.

  4. Report, yaitu membuat laporan dari hasil analisis yang telah dilakukan dalam kurun waktu tertentu.

Fungsi Analisis Sistem
Adapun fungsi analisa sistem adalah sebagai berikut :
  1. Mengidentifikasi masalah–masalah kebutuhan pemakai (user).
  2. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
  3. Memilih alternatif–alternatif metode pemecahan masalah yang paling tepat.
  4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya. Pada tugas atau fungsi terakhir dari analisa sistem menerapkan rencana rancangan sistemnya yang telah disetujui oleh pemakai.

Konsep Dasar Teknologi Informasi

Untuk mengetahui pengertian teknologi informasi terlebih dahulu kita harus mengerti pengertian dari teknologi dan informasi itu sendiri. Berikut ini pengertian teknologi dan informasi :

Teknologi adalah pengembangan dan aplikasi dari alat, mesin, material dan proses yang menolong manusia menyelesaikan masalahnya, sedangkan Informasi adalah hasil pemrosesan, manipulasi dan pengorganisasian/penataan dari sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi penggunanya

Pengertian teknologi informasi menurut beberapa ahli teknologi informasi :

Teknologi Informasi adalah studi atau peralatan elektronika, terutama komputer, untuk menyimpan, menganalisa, dan mendistribusikan informasi apa saja, termasuk kata-kata, bilangan, dan gambar (kamus Oxford, 1995)

Menurut Daryanto (2010:3), "Teknologi informasi adalah sub- sistem atau sistem bagian dari sistem informasi".

Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Teknologi yang memanfaatkan komputer sebagai perangkat utama untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat.

Teori Khusus

Konsep dasar UML (Unified Modeling Language)

1. Definisi Unified Modeling Language (UML)

Menurut Widodo, (2011:6), “UML adalah bahasa pemodelan standar yang memiliki sintak dan semantik”.

Menurut Nugroho (2010:6), ”UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).” Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa UML adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis Objek (Object Oriented programming).

2. Langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML)

Menurut Henderi (2008:6), langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML) sebagai berikut:

  1. Buatlah daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.
  2. Petakan use case untuk setiap business process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem, kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement, constraints dan catatan-catatan lain.
  3. Buatlah deployment diagram secara kasar untuk mendefinisikan arsitektur fisik sistem.
  4. Definisikan requirement lain non fungsional, security dan sebagainya yang juga harus disediakan oleh sistem.
  5. Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram.
  6. Definisikan obyek-obyek level atas package atau domain dan buatlah sequence dan/atau collaboration untuk tiap alur pekerjaan, jika sebuah use case memiliki kemungkinan alur normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masing-masing alur.
  7. Buatlah rancangan user interface model yang menyediakan antar muka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case.
  8. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domian dipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain.
  9. Setelah class diagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokkan class menjadi komponen-komponen karena itu buatlah component diagram pada tahap ini. Juga, definisikan test integrasi untuk setiap komponen meyakinkan ia bereaksi dengan baik.
  10. Perhalus deployment diagram yang sudah dibuat. Detilkan kemampuan dan requirement piranti lunak, sistem operasi, jaringan dan sebagainya. Petakan komponen ke dalam node.
  11. Mulailah membangun sistem. Ada dua pendekatan yang tepat digunakan:
  1. Pendekatan use case dengan mengassign setiap use case kepada tim pengembang tertentu untuk mengembangkan unit kode yang lengkap dengan test.
  2. Pendekatan komponen yaitu mengassign setiap komponen kepada tim pengembang tertentu.

3. Konsep Pemodelan Menggunakan UML

Menurut Nugroho (2010:10), Sesungguhnya tidak ada batasan yag tegas diantara berbagai konsep dan konstruksi dalam UML, tetapi untuk menyederhanakannya, kita membagi sejumlah besar konsep dan dalam UML menjadi beberapa view. Suatu view sendiri pada dasarnya merupakan sejumlah konstruksi pemodelan UML yang merepresentasikan suatu aspek tertentu dari sistem atau perangkat lunak yang sedang kita kembangkan. Pada peringkat paling atas, view-view sesungguhnya dapat dibagi menjadi tiga area utama, yaitu: klasifikasi struktural (structural classification), perilaku dinamis (dinamic behaviour), serta pengolahan atau manajemen model (model management).

4. Bangunan dasar Metodologi Unified Modeling Language (UML)

Menurut Nugroho (2010:117. Bangunan dasar metodologi UML menggunakan tiga bangunan dasar untuk mendeskripsikan sistem/perangkat lunak yang akan dikembangkan, yaitu:

1. Sesuatu (things)

Ada 4 (empat) things dalam UML, yaitu:

a. Structural things

Merupakan bagian yang relatif statis dalam model Unified Modeling Language (UML). Bagian yang relatif statis dapat berupa elemen-elemen yang bersifat fisik maupun konseptual.

b. Behavioral things

Merupakan bagian yang dinamis pada model Unified Modeling Language (UML), biasanya merupakan kata kerja dari model Unified Modeling Language (UML), yang mencerminkan perilaku sepanjang ruang dan waktu.

c. Grouping things

Merupakan bagian pengorganisasi dalam Unified Modeling Language (UML). Dalam penggambaran model yang rumit kadang diperlukan penggambaran paket yang menyederhanakan model. Paket-paket ini kemudian dapat didekomposisi lebih lanjut. Paket berguna bagi pengelompokkan sesuatu, misalnya model-model dan subsistem-subsistem.

d. Annotational things

Merupakan bagian yang memperjelas model Unified Modeling Language (UML) dan dapat berupa komentar-komentar yang menjelaskan fungsi serta ciri-ciri setiap elemen dalam model Unified Modeling Language (UML).

2. Relasi (Relationship)

Ada 4 (empat) macam relationship dalam Unified Modeling Language (UML), yaitu:

a. Ketergantungan

Merupakan hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (dependent).

b. Asosiasi

Merupakan apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya, bagaimana hubungan suatu objek dengan objek lainnya. Suatu bentuk asosiasi adalah agregasi yang menampilkan hubungan suatu objek dengan bagian-bagiannya.

c. Generalisasi

Merupakan hubungan dimana objek anak (descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada diatasnya objek induk (ancestor). Arah dari atas ke bawah dari objek induk ke objek anak dinamakan spesialisasi, sedangkan arah berlawanan sebaliknya dari arah bawah ke atas dinamakan generalisasi.

d. Realisasi

Merupakan operasi yang benar-benar dilakukan oleh suatu objek.

5. Jenis-jenis diagram UML (Unified Modeling Language)

Menurut Widodo (2011:10), Berikut ini adalah definisi mengenai 9 diagram UML:

  1. Class Diagram : Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, drts relasi-relasi.
  2. Package Diagram : Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan kumpulan kelas-kelas, merupakan bagian dari diagram komponen.
  3. Use Case Diagram : Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpnan use-case dan aktor- aktor (suatu jenis khusus dari kelas).
  4. Sequence Diagram : Bersifat dinamis. Diagram urutan adalah diagram interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan dalam waktu tertentu.
  5. Communication Diagram : Bersifat dinamis. Diagram sebagai pengganti diagram kolaborasi UML 1.4 yang menekankan organisasi struktural dari objek- objek yang menerima serta mengirim pesan.
  6. State Chart Diagram : Bersifat dinamis. Diagram status memperlihatkan keadaan- keadaan pada sistem, memuat status (state), transisi, kejadian serta aktifitas.
  7. Activity Diagram : Bersifat dinamis. Diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memeperlihatkan aliran dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem.
  8. Component Diagram : Bersifat statis. Diagram komponen ini memperlihatkan organisasi kebergantungan sistem/ perangkat lunak pada komponen- komponen yang telah ada sebelumnya.
  9. Deployment Diagram : Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (run-time).

Information Technology (IT)

Pengolahan data dalam jumlah besar menjadi informasi membutuhkan peranan teknologi sebagai media pengolah, penyimpan, dan penyampaian.Menurut Turban et al. (2003), teknologi informasi adalah kumpulan dari komponen teknologi yang secara khusus diatur kedalam sistem informasi berbasis komputer. Secara praktis Whitten et al. (2004) berpendapat bahwa, teknologi informasi merupakan istilah yang menggambarkan kombinasi teknologi komputer (perangkat keras maupun lunak) dengan teknologi komunikasi (jaringan data, gambar, dan suara).

Menurut Laudon dan Laudon (2004), infrastruktur dari teknologiinformasi terdiri dari:

a. Perangkat Keras (Hardware)

Peralatan fisik yang digunakan untuk menginput, memproses, dan menghasilkan aktivitas dalam sebuah sistem informasi.

b. Perangkat Lunak (Software)

Instruksi detail dan terprogram yang mengontrol dan mengkoordinasikan kinerja dari komponen hardware dari suatu komputer dalam sebuah sistem informasi.

c. Perangkat Keras (Hardware)

Media fisik dan software yang memerintahkan penyimpanan dan pengorganisasian data untuk digunakan dalam sebuah sistem informasi.Media fisik dan software yang memerintahkan penyimpanan dan pengorganisasian data untuk digunakan dalam sebuah sistem informasi.

d. Perangkat Keras (Hardware)

Peralatan fisik dan software yang menghubungkan berbagai komponen hardware komputer untuk mentransfer data dari satu lokasi fisik ke lokasi yang lain. Peralatan komputer dan komunikasi dapat dikoneksikan dalam suatu jaringan untuk membagikan suara, data, gambar, ataupun video. Jaringan (network) menghubungkan dua atau lebih komputer untuk berbagi data atau sumber daya. pengorganisasian data untuk digunakan dalam sebuah sistem informasi.

Manajemen Aset

Manajemen Aset adalah suatu pengolahan aset fisik seperti: pemilihan, pemeliharaan, inspeksi dan pembaharuan aset. Pengolahan aset memiliki peranan penting dalam menentukan kinerja operasional suatu perusahaan dan keuntungan industri bagi perusahaan yang menjadikan aset sebagai bagian dari bisnis utama mereka.

Aset manajemen adalah seni dan ilmu untuk membuat keputusan yang tepat dan untuk mengoptimalkan suatu proses. Tujuan umum aset manajemen adalah untuk meminimalkan biaya hidup seluruh aset yang ada dengan memperhitungkan resiko dari setiap aset. Hal ini cukup menjadi masalah besar bagi banyak perusahaan dan organisasi untuk mendeteksi kondisi, lokasi, status dan parameter lain dari suatu aset.

Ada banyak teknik pengolahan aset yang memungkinkan untuk proses pelacakan aset secara otomatis. Sebagai contoh, menggunakan perangkat seperti scanner yang dapat membaca barcode secara otomatis pada objek atau barang yang berbeda.

Teknik manajemen aset dapat membantu pemilik bisnis untuk mengontrol aset mereka dengan mudah, untuk menghindari kerugian aset dan untuk mengurangi pengeluaran yang tidak perlu.

Study Pustaka (Literature Review)

Metode study pustaka dilakukan untuk menunjang metode wawancara dan observasi yang telah dilakukan. Pengumpulan informasi yang dibutuhkan dalam mencari referensi-referensi yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan. Manfaat dari study pustaka (Literature Review) ini antara lain :Metode study pustaka dilakukan untuk menunjang metode wawancara dan observasi yang telah dilakukan. Pengumpulan informasi yang dibutuhkan dalam mencari referensi-referensi yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan. Manfaat dari study pustaka (Literature Review) ini antara lain :

  1. Mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps) dari penelitian ini.Mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps) dari penelitian ini.
  2. Menghindari membuat ulang (reinventing the wheel) sehingga banyak menghemat waktu dan juga menghindari kesalahan- kesalahan yang pernah dilakukan oleh orang lain.

  3. Mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan dan yang relevan terhadap penelitian ini.

  4. Meneruskan apa yang penelitian sebelumnya telah dicapai sehingga dengan adanya studi pustaka ini, penelitian yang akan dilakukan dapat membangun di atas landasan (platform) dari pengetahuan atau ide yang sudah ada.

Banyak penelitian yang sebelumnya dilakukan mengenai penerimaan mahasiswa baru secara online dan penelitian lain yang berkaitan. Dalam upaya mengembangkan dan menyempurnakan penerimaan mahasiswa baru secara online ini perlu dilakukan studi pustaka(literature review) sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang akan dilakukan. Diantaranya yaitu:

  1. Penelitian yang dilakukan oleh Suhairi pada tahun 2010 dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset Pada PT.CIPTAKRIDATAMA” Menjelaskan bahwa penelitian tesebut adalah manajemen aset yang berjalan selama ini dilakukan secara manual sehingga sulit dilakukan penelusuran aset. Maka itu dilakukan perancangan suatu sistem informasi untuk mengelola aset yang dimiliki meliputi permintaan aset, persetujuan, pembelian, register, pengiriman dan penerimaan aset.
  2. Penelitian yang dilakukan oleh Endriawan pada tahun 2013 dengan judul “Pengembangan Sistem Pemantauan Aset Teknologi Informasi Pada PT. Pertamina” Menjelaskan bahwa penelitian tesebut adalah melakukan penelitian untuk merancang sebuah sistem informasi yang dapat mengelola aset, meliputi, mencatat aset perusahaan pada unit operasi, mencatat aset perusahaan pada cost center mencatat aset perusahaan yang dibawa oleh pekerja, memungkinkan sentralisasi pencatatan aset perusahaan sehingga dapat mengawasai aset perusahaan, membantu pelaporan aset teknologi informasi dan membantu proses perpanjangan kontrak aset teknologi informasi pada vendor.
  3. Penelitian yang dilakukan oleh Ester Ivone Wiama pada tahun 2011 dengan judul “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Aset Pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta” Menjelaskan bahwa penelitian tesebut untuk merancang aplikasi Sistem Informasi Aset pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta yang mencakup Proses pemeliharaan aset, Proses pencatatan, dan total laporan aset yang sebelumnya masih bersifat manual. 3. Penelitian yang dilakukan oleh Ester Ivone Wiama pada tahun 2011 dengan judul “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Aset Pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta” Menjelaskan bahwa penelitian tesebut untuk merancang aplikasi Sistem Informasi Aset pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta yang mencakup Proses pemeliharaan aset, Proses pencatatan, dan total laporan aset yang sebelumnya masih bersifat manual.
  4. Penelitian yang dilakukan oleh Maryono pada tahun 2011 dengan judul “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Aset TIK Studi Kasus: Asmi Santa Maria Yogyakarta” Menjelaskan bahwa Pengelolaan aset barang di ASMI Santa Maria selama ini dilakukan dengan aplikasi MS Excel dalam format daftar inventaris barang. Aplikasi ini memiliki keterbatasan seperti tidak adanya rekaman detil aset barang, kesulitan melakukan penghitungan yang kompleks seperti penilaian aset, terbatasnya akses pihak lain yang membutuhkan, dan kurang dapat menangani penatausahaan aset barang yang dapat memberikan informasi real time, akurat, terintegrasi, dan user friendly. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan merancang kebutuhan sistem untuk mengelola aset TIK di ASMI Santa Maria Yogyakarta.
  5. Penelitian yang dilakukan oleh Azizah Asri Kurniasari pada tahun 2010 dengan judul “Aplikasi Sistem Inventori Gudang Berbasis Web Studi Kasus Perusahaan Distributor Farmasi PT.Bandung Perdana Medikatama ” Menjelaskan bahwa pengelolaan data inventori gudang di PT. Bandung Perdana Medikatama masih manual, artinya dari segi pencatatan dan pengelolaannya masih menggunakan selembar kertas berupa kartu persediaan. Sebagai perusahaan distributor dengan multi cabang, pelaporan dari kantor cabang ke kantor pusat dilakukan dengan cara menyalin data inventori dari kartu tersebut ke dalam Microsoft Office Excel. Setiap hari laporan dalam format Excel tersebut harus dikirim ke pihak kantor pusat via email. Sistem tersebut menjadikan pihak kantor pusat tidak dapat mengetahui data inventori masing-masing kantor cabang dengan cepat. PT. Bandung Perdana Medikatama telah terhubung jaringan Internet. Pemanfaatan Teknologi Informasi dapat dimaksimalkan dengan membangun aplikasi sistem inventori gudang berbasis web yang dapat diakses oleh pihak kantor pusat dan kantor cabang.


BAB III

PEMBAHASAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat TOKO MEGA INDAH

TOKO MEGA INDAH berlokasi di Jl. Pembangunan III No.81, Batuceper, Tangerang. Perusahaan ini berdiri pada tahun 1969 dengan nama TOKO MEGA INDAH (International Mover and Storage). IMS Logistics yang memiliki pengalaman 45 tahun dalam bidang logistik dan distribusi mampu menyediakan layanan berkualitas yang inovatif dengan keamanan dan fleksibilitas yang dirancang untuk kepuasan pelanggan.

Sejak tahun 1969 telah mengkhususkan diri dalam jasa logistik telekomunikasi, Indosat adalah salah satu pelanggan yang masih bertahan sampai saat ini dan juga IMS Logistics adalah satu-satunya penyedia logistik untuk Huawei Technologies (perusahaan perangkat telekomunikasi dan jaringan asal China) yang sudah menggunakan sepenuhnya sistem barcode untuk mengelola barang-barang di gudang dan selama proses distribusi.

PT. IMS Logistics memiliki beberapa warehouse dan distribution center yang tersebar di beberapa wilayah Indonesia, antara lain: Jakarta, Bandung, Surabaya, Bali, Palembang, Jambi, Pekan Baru, Medan, Balikpapan, Banjarmasin, Makassar dan Manado.

Visi dan Misi TOKO MEGA INDAH

Visi TOKO MEGA INDAH

Visi kami adalah untuk menjadi salah satu yang terbaik dalam bisnis pergudangan, dengan secara konsisten memberikan pelayanan secara konsisten tinggi dan inovatif yang didukung oleh sumber daya yang terbaik dengan biaya yang bersaing. Kami akan selalu berusaha untuk membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan pelanggan kami untuk terus meningkatkan pelayanan guna memenuhi kebutuhan mereka.

Misi TOKO MEGA INDAH

Kami akan memberikan pelayanan yang terbaik pada pelanggan dengan menerima, menyimpan, menjaga serta mengirim produk dengan baik dan benar serta menjaga kualitas dan selalu berpedoman pada standart operasional kerja yang tinggi.

Struktur Organisasi

Sebuah organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu sktruktur organisasi yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian dan penyatuan usaha untuk menunjukkan kerangka – kerangka hubungan diantara fungsi, bagian – bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab. Serta untuk menunjukkan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu oragnisasi.Sama halnya dengan TOKO MEGA INDAH yang mempunyai struktur organisasi manajemen sebagai berikut.


Gambar 3.1 Struktur Organisasi


Wewenang Dan Tanggung Jawab Tiap Departemen

Berikut adalah wewenang serta tanggung jawab bagian-bagian yang ada pada TOKO MEGA INDAH, yaitu sebagai berikut :

  1. CEO (Chief Executive Officer)
    Wewenang dari seorang CEO (Chief Executive Officer) :

    a. Menetapkan peraturan dan kebijaksanaan yang harus dilaksanakan baik oleh bagian manajemen, administrasi dan operasional.

    b. Membawahi COO (Chief Operation Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

    c. Melakukan rapat koordinasi untuk mengambil sebuah keputusan mengenai rencana strategi dengan semua manajer yang berada dalam lingkup struktur organisasi.

    Tangggung jawab dari seorang CEO (Chief Executive Officer) :

    a. Menyelaraskan tugas-tugas yang terdapat di perusahaan, baik secara internal maupun eksternal, agar sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

    b. Memfasilitasi bisnis di luar perusahaan, sebagai contoh adalah melakukan negosiasi, atau melaksanakan deal dengan rekanan bisnis.

    c. Melakukan bimbingan terhadap karyawan dan pejabat eksekutif lainnya untuk mencapai tujuan utama dari perusahaan.

    d. Melakukan koordinasi tugas-tugas yang ada pada lingkungan internal dan eksternal perusahaan.

  2. Corporate Secretary
    Wewenang dari seorang Corporate Secretary :

    a. Menentukan jadwal dari seorang CEO (Chief Executive Officer).

    b. Mengelola surat-surat dan tugas yang masuk kepada Corporate Secretary untuk disampaikan kepada CEO (Chief Executive Officer).

    Tangggung jawab dari seorang Corporate Secretary :

    a. Corporate Secretary memiliki tugas-tugas administratif yang berkaitan dengan surat menyurat.

    b. Mengatur semua rincian administratif, mengatur jadwal rapat atau untuk mengatur pertemuan makan siang.

    c. Melakukan pengambilan notulen rapat dan menyiapkan dokumen-dokumen untuk diperiksa.

  3. Internal Audit
    Wewenang dan tanggung jawab :

    a. Menyusun dan melaksanakan rencana audit internal.

    b. Mengakses seluruh informasi yang relevan tentang perusahaan terkait dengan tugas dan fungsinya.

    c. Menguji dan mengevaluasi pelaksanaan pengendalian internal dan sistem manajemen resiko sesuai kebijakan perusahaan.

    d. Melakukan pemeriksaan dan penilaian atas efisiensi dan efektifitas dibidang keuangan, operasional, SDM, TI dan kegiatan lainnya.

  4. COO (Chief Operation Officer)
    Wewenang dari seorang COO (Chief Operation Officer) :

    a. Memberikan usulan perbaikan untuk hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan administrasi.

    b. Melakukan koordinasi dengan CEO dan CFO dalam menentukan strategi dan langkah ke depan dalam mencapai tujuan dari perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

    c. Membuat suatu laporan yang nantinya akan disampaikan kepada CEO (Chief Executive Officer).

    d. Membawahi dan melakukan pendelegasian tugas terhadap bagian IT, QA, Business Development dan operation.

    Tanggung jawab dari seorang COO (Chief Operation Officer) :

    a. Memberikan masukan terhadap tim manajemen dalam rapat dan membuat rekomendasi terhadap keputusan bisnis yang bersifat penting.

    b. Membuat rencana strategis dan mengalokasikan sumber daya secara akurat dan tepat guna.

    c. Menetapkan proses operasional / proses perbaikan yang akan dilakukan untuk menunjang kelancaran perusahaan.

    d. Memastikan agar seluruh departemen dapat bekerja secara penuh untuk mencapai tujuan operasional.

    e. Menetapkan dan melakukan pengawasan kinerja sistem pelaporan pada masing-masing departemen yang terkait dengan kegiatan operasional.

    f. Melakukan monitoring kinerja dari masing-masing departemen terhadap tujuan perusahaan.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Berjalan

Adapun urutan prosedur dari sistem yang berjalan yaitu sebagai berikut :

  1. Prosedur peminjaman aset IT :

    a. Karyawan mengisi form permintaan aset IT yang sudah disediakan.

    b. Bagian IT mengecek ketersediaan aset IT yang akan dipinjam.

    c. Selanjutnya karyawan tersebut meminta persetujuan berupa tanda tangan dari manajer department bersangkutan pada form permintaan aset.

    d. Karyawan yang bersangkutan meminta persetujuan berupa tanda tangan kepada manajer HRD.

    e. Karyawan yang bersangkutan meminta persetujuan berupa tanda tangan kepada manajer IT.

    f. Form permintaan diserahkan ke bagian IT untuk didata aset yang diminta kemudian memberikan aset IT tersebut.

  2. Prosedur perbaikan aset IT :

    a. Karyawan mengisi form perbaikan dari asetnya yang rusak ke bagian IT.

    b. Karyawan meminta persetujuan berupa tanda tangan dari manajer department yang bersangkutan.

    c. Bagian IT menganalisa kondisi aset IT layak atau tidak untuk diperbaiki.

    d. Jika aset IT layak untuk diperbaiki,maka bagian IT akan menandatangani persetujuan dari perbaikan aset IT yang diminta.

    e. Bagian IT melakukan perbaikan terhadap aset IT yang rusak.

    f. Jika aset IT yang rusak tidak bisa diperbaiki, maka bagian IT akan menukar aset IT tersebut dengan aset IT yang ada.

  3. Prosedur pengembalian aset IT :

    a. Karyawan mengisi form pengembalian aset IT kepada bagian IT.

    b. Selanjutnya bagian IT mengecek kelengkapan aset IT yang dikembalikan.

    c. Jika aset lengkap maka bagian IT menerima pengembalian dan menandatangani form pengembalian aset.

    d. Selanjutnya staff IT meminta persetujuan berupa tanda tangan dari manajer IT.

    e. Bagian IT menyerahkan form pengembalian aset yang sudah ditanda tangani lengkap kepada karyawan yang bersangkutan.

  4. Prosedur pengadaan aset IT :

    a. Bagian IT membuat proposal yang berisi data-data aset IT yang akan dibeli , perkiraan harga, dan tujuan pembelian aset IT tersebut.

    b. Manajer IT menganalisa proposal tersebut, dan menandatangani persetujuan pengadaan aset IT tersebut.

    c. Proposal tersebut diserahkan ke bagian finance.

    d. Bagian IT menunggu persetujuan bagian finance untuk pembelian aset IT, apabila sudah disetujui, bagian IT akan melakukan pembelian pada vendor–vendor dari aset IT yang akan dibeli.

  5. Prosedur pembuatan laporan

    1. Laporan peminjaman

    2. Laporan pengembalian

    3. Laporan data aset

    4. Laporan data perbaikan aset

Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan

Untuk menganalisa sistem berjalan, penelitian ini menggunakan program Unified Modelling Language (UML) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini.

Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan

Gambar 3.2 Use Case Diagram


Berdasarkan gambar 3.2 Use Case Diagram diatas terdapat :

1). 1 system yang mencakup seluruh kegiatan yang sedang berjalan.

2). 4 actor yang melakukan kegiatan, yaitu User, Staff IT, Manajer Bagian dan Manajer IT.

3). 6 use case yang biasa dilakukan oleh actor.

Sequence Diagram Sistem Yang Berjalan

Gambar 3.3 Sequence Diagram Permintaan Aset


Berdasarkan gambar 3.3 Sequence Diagram diatas terdapat :

1). 2 Lifeline ,yaitu : Form Permintaan dan Aset IT.

2). 4 Actor, yaitu : User, Staff IT, Manajer bagian dan Manajer IT.

3). 15 Message yang memuat informasi – informasi tentang aktifitas yang terjadi, kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor tersebut.


Activity Diagram Sistem Yang Berjalan

Gambar 3.8 Activity Diagram Permintaan Aset


Berdasarkan gambar 3.8 Activity Diagram diatas terdapat :

1). 1 Initial node yang merupakan awal kegiatan.

2). 5 vertical swimeline yaitu User, staf IT,Manajer bagian,HRD dan Manajer IT.

3). 8 activity yang biasa dilakukan oleh actor-actor.

4). 1 final node yang merupakan akhir kegiatan.


Konfigurasi Sistem Yang Berjalan

  1. Spesifikasi perangkat keras (Hardware)

    • Processor : Intel Pentium Dual Core

    • Monitor : LG 14 Inci

    • Hardisk : 320 GB

    • RAM : 2 GB

    • Keyboard : Logitech USB

    • Mouse : Logitech USB

  2. Spesifikasi perangkat lunak (Software)

    • Microsoft Windows 7 Home Basic 32 Bit

    • Microsoft Office 2010 Profesional

  3. Hak Akses (Brainware)

Untuk mengoperasikan atau mengolah data yang dibutuhkan hanya dapat dilakukan oleh staff IT.

Permasalahan Yang Dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan Yang Dihadapi

Dari hasil analisa, maka permasalahan yang dihadapi oleh penulis adalah sebagai berikut:

  1. Sistem sudah terkomputerisasi namun belum maksimal dikasrenakan masih ada kegiatan yang manual seperti mencatat dan mencetak laporan.

  2. Ketidakakuratan data, dikarenakan lupa menginput data yang dikerjakan manual.

  3. Tidak bekerja secara live/mobile.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah mengamati dan meneliti dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, terdapat beberapa alternatif pemecahan dari masalah yang dihadapi, antara lain :

  1. Diperlukan sistem yang mencakup seluruh kegiatan sistem pengelolaan aset IT sehingga tidak ada lagi kegiatan manual (papperless).

  2. Sistem yang diperlukan mampu memberikan informasi yang akurat tentang jumlah barang yang tersedia.

  3. Adanya sistem yang dapat digunakan dimana saja, kapan saja dan tidak memakan waktu lama.

BAB IV

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan analisa yang dilakukan pada TOKO MEGA INDAH, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:Berdasarkan analisa yang dilakukan pada TOKO MEGA INDAH, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut:

  1. Pengelolaan aset IT yang selama ini dilakukan oleh TOKO MEGA INDAH tidak spesifik dan bersifat konvensinal.

  2. Pendataan terhadap jumlah aset IT yang ada belum akurat karena data aset IT pada masing-masing cabang yang dimiliki PT.IMS Logistics belum terintegrasi dengan baik.

  3. Keamanan pada aset IT yang ada tidak terjamin dikarenakan pendataan terhadap kepemilikan aset IT pada setiap staff tidak diketahui dengan jelas.

  4. Masih terjadi redudansi data pada pendataan aset IT .

  5. Keamanan data aset masih riskan untuk hilang karena disimpan dalam bentuk kertas (Hardcopy).

  6. Belum ada laporan manajemen aset IT yang dapat mendukung proses pengambilan keputusan bagi pihak managerial dan pihak lain yang terkait dengan manajemen aset dalam hal analisis kebutuhan aset dan optimalisasi manfaat aset.

Saran

Saran yang dapat diberikan penulis untuk pengembangan selanjutnya dimasa yang akan datang adalah sebagai berikut:

  1. Diperlukan sistem baru yang dapat terintegrasi mulai dari permintaan aset, persetujuan permintaan aset, pembelian aset, pendataan aset, penerimaan aset hingga laporan aset.

  2. Penelitian yang dilakukan masih bersifat independent terhadap sistem informasi lain. Oleh karena itu, perlu dilakukan pengembangan lebih lanjut agar sistem informasi manajemen aset IT dapat terintegrasi dengan sistem informasi lain, khususnya sistem informasi accounting dan sistem informasi kepegawaian.

  3. Dalam menerapkan sistem manajemen aset IT, sebaiknya didukung oleh perangkat yang memadai, baik dari segi sumber daya manusia (brainware) maupun peralatannya (hardware dan software).

DAFTAR PUSTAKA

  1. Daryanto. 2010. Teknologi Jaringan Internet. Bandung:Satu Nusa.

  2. Henderi. 2009. Unified Modeling Language. Tangerang.

  3. Jogiyanto, Hartono. 2010. Analisis dan Desain Sistem Informasi, Edisi III. Yogyakarta: Andi.

  4. Laudon, Kenneth C. 2011. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Salemba Empat.

  5. Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.

  6. Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2009. Sistem Informasi Teknologi. Yogyakarta: Andi Offset.

  7. Nugroho,Adi. 2009. Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML & Java. Yogyakarta: Andi Offset.

  8. Prabowo Pudjo Widodo.2011. Menggunakan UML. Bandung: Informatika.

  9. Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

  10. Sutarman. 2012. Buku Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara.

  11. Tuban, E . 2010, Electronic Commerce: A Managerial Perspective, Prentice Hall. New Jersey.

  12. Whitten, L.J . 2011. Method Design And System Analysis. Mc Graw-Hill International.

  13. Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi, Yogyakarta: Graha Ilmu.

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A:

A.1. Surat Pengantar KKP
A.2. Kartu Bimbingan KKP
A.3. Kartu Study Tetap Final (KSTF)
A.4. Form Validasi KKP
A.5. Kwitansi Pembayaran KKP
A.6. Daftar Mata Kuliah Yang Belum Diambil
A.7. Daftar Nilai
A.8. Formulir Seminar Proposal
A.9. Sertifikat TOEFL
A.10. Sertifikat Prospek
A.11. Sertifikat IT Internasional
A.12. Sertifikat IT Nasional
A.13. Sertifikat IT Nasional
A.14. Sertifikat IT Nasional
A.15. Curriculum Vitae (CV)


Lampiran B:

B.1. Surat Keterangan Observasi

Contributors

Admin, Rizky fierlana