KP1022465014
ANALISA SYSTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN BARANG
PADA PT.PACIFIC PAINT
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
OLEH:
1022465014 KIKIN SHODIQIN
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
RAHARJA
(2014/2015)
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN
ANALISA SYTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN BARANG
PADA PT.PACIFIC PAINT
Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Skripsi pada Jurusan Teknik Informatika Konsentrasi Software Engineering
STMIK Raharja Tahun Akademik 2014/2015.
Tangerang, 16 Desember 2014
Dosen Pembimbing
(Muhaimin Hasanudin,ST)
NID.08206
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Saya yang bertandatangan di bawah ini:
Nama |
: Kikin Shodiqin
|
Nim |
: 102246014
|
Jenjang |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: Teknik Informatika
|
Konsentrasi |
: Software Engineering
|
Tangerang,16 Desember 2014 | |
Kikin Shodiqin | |
NIM. 1022465014 |
- Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
- Bapak Junaidi M.Kom selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika Perguruan Tinggi Raharja.
- Bapak Sugeng Santoso, S.Kom selaku pembantu ketua 1 (PUKET 1) STMIK Raharja.
- Bapak Muhaimin Hasanudin.,ST selaku Dosen pembimbing dalam pembuatan laporan KKP.
- Seluruh Dosen, karyawan,Teman-Teman dan staf keluargabesar STMIK Raharja yang telah banyak membantu..
- 1 BAB I
- 1.1 1.1 Latar Belakang Masalah
- 1.2 1.2 Rumusan Masalah
- 1.3 1.3 Ruang Lingkup
- 1.4 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
- 1.5 1.5 Metode Penelitian
- 1.6 1.5.1 Metode Pengumpulan Data
- 1.7 1.5.2 Sumber Data
- 1.8 1.6 Metode Analisa
- 1.9 1.6.1 Survey Sistem Berjalan
- 1.10 1.6.1 Analisa Hasil Survey
- 1.11 1.6.1 Identifikasi Kebutuhan Informasi
- 1.12 1.7 Metode Pengembangan
- 1.13 1.8 Sistematika Penulisan
- 1.14 2.1 Teori Umum
- 1.14.1 2.1.2 Konsep Dasar Sistem
- 1.14.2 1. Definisi Sistem
- 1.14.3 2.Karakteristik Sistem
- 1.14.4 3.Klasifikasi Sistem
- 1.14.5 4.Konsep Dasar Informasi
- 1.14.6 1.Definisi Informasi
- 1.14.7 2.Kualitas Informasi
- 1.14.8 3.Komponen-Komponen Informasi
- 1.14.9 4.Nilai Informasi
- 1.14.10 2.2 Teori Khusus
- 1.14.11 2.2.1 Konsep Analisa Sistem
- 1.14.12 1. Definisi Analisa Sistem
- 1.14.13 2. Tahap Analisa Sistem
- 1.14.14 2.2.2 Unified Modeling Language(UML)
- 1.14.15 2.2.3 Definisi Diagram-Diagram UML (Unified Modeling Language)
- 1.14.16 2.2.4 Definisi Komputer
- 1.14.17 Pengertian Perangkat Keras(Hardware)
- 1.14.18 Pengertian Perangkat Lunak(Software)
- 1.14.19 2.2.5 Persediaan Barang
- 1.14.20 Definisi Persediaan Barang
- 1.14.21 Faktor Penentu Safety Stock
- 1.14.22 Faktor Yang Menentukan Persediaan
- 1.14.23 Fungsi-Fungsi Persediaan
- 1.14.24 2.2.6 Literatur Review
- 2 BAB III
- 3 DAFTAR LAMPIRAN
Tangerang, 16 Desember 2014 | |
Kikin Shodiqin | |
NIM. 1022465014 |
Daftar isi
BAB I
1.1 Latar Belakang Masalah
1.2 Rumusan Masalah
1.3 Ruang Lingkup
1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.4.1 Tujuan Penelitian
Tujuan Operasional
Tujuan Fungsional
Tujuan Individual
1.4.2 Manfaat Penelitian
1.5 Metode Penelitian
1.5.1 Metode Pengumpulan Data
1.5.2 Sumber Data
1.6 Metode Analisa
1.6.1 Survey Sistem Berjalan
1.6.1 Analisa Hasil Survey
1.6.1 Identifikasi Kebutuhan Informasi
1.7 Metode Pengembangan
1.8 Sistematika Penulisan
2.1 Teori Umum
Mempelajari suatu sistem akan lebih mudah bilamengetahui terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan sistem. Lebih lanjutpengertian sistem pertama kali dapat diperoleh dari definisinya. Dengandemikian definisi ini akan mempunyai peran yang penting dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem. Maksud dari sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan(goal) atau sasaran (objective).
2.1.2 Konsep Dasar Sistem
Manusia hidup di dunia yang penuh dengan sistem, dan apa yang kita lihat di sekeliling kita adalah kumpulan dari sistem-sistem.(Jogiyanto, 2010:34)
1. Definisi Sistem
Berikut ini adalah definisi sistem menurut para ahli :
a. ”Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk melakukan sasaran tertentu”. Sugiarti (2011:99
b.“Sistem merupakan suatu kumpulan komponen-komponen yang saling berhubungan dan mempunyai ketergantungan satu sama lain, sistem dapat berjalan jika komponen-komponen yang ada di dalamnya bisa bekerja sama membentuk suatu lingkaran yang tidak dapat dipisahkan.” (Jurnal CCIT, 2013:226-227).
c. Sistem dapat didefenisikan menjadi 2 pendekatan yaitu :
a. Pendekatan sistem secara prosedur
“Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”. Jogiyanto(2010:34)
b. Pendekatan sistem secara komponen
“Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapi tujuan tertentu”.Jogiyanto(2010:34)
Berdasarkan beberapa pendapat para ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa “Sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan”.
2.Karakteristik Sistem
Modelumum sebuah sistem adalah input, process dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu pula sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah :
a.Komponen Sistem (Component)
Suatu sitem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.
b.Batasan Sistem (Boundary)
Ruang lingkup sistemmerupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainatau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatusistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
c. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan Luar Sistem(Environment) adalah diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang harus tetap dijaga dan yang merugikan yang harus dijaga dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
d.Penghubung Sistem (Interface
Penghubung sistemmerupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem lainnya.Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari sub sistem ke sub sistem lain. Keluaran (output) dari sub sistem akan menjadi masukan (input) untuk sub sistem lain melalui penghubung.
e.Masukan Sistem (Input)
Masukan adalah energiyang dimasukan kedalam system, yang dapat berupa perawatan (Maintenance input) dan masukan signal (signal input).
f. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
g.Pengolah Sistem
Suatu sistem dapatmempunyai suatu proses yang akan merubah masukan menjadi keluaran, sebagaicontoh adalah sistem akuntansi, sistem ini akan mengolah data dan transaksimenjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
h. Sasaran dan Tujuan Sistem (Objective Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangatmenentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan
3.Klasifikasi Sistem
Sistemmerupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya, karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, seperti contoh sistem yang bersifat terbuka dan tertutup. Adapun penjelasan yang lebih detail dan rinci akan dipaparkan dibawah ini :
a. Sistem abstrak (Abstrack System) dan Sistem fisik (Physical System)
Sistem abstrak adalahsistem yang didalamnya berisis gagasan atau konsep semisal sistem teologi yang tak lain dan tak bukan isinya adalah gagasan tentang interaksi antara manusia dan sang pencipta. Sedangkan sistem fisik adalah sebuah gerakan sistem yang memang nampak oleh mata kita seperti sistem televisi, sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan dan lain sebagainya.
b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Contohnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, pergantian musim dan lain-lain. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin (Human Machine System). Sisteminformasi yang berbasis computer merupakan contoh Human Machine System, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
c.Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)
Sistem tertentu adalahsistem yang sudah dapat diprediksi berdasarkan program-program yang dijalankan, sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksikan karena mengandung unsur probabilitas.
d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dapat dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk sub-sistem lainnya.
4.Konsep Dasar Informasi
1.Definisi Informasi
Informasi sangat penting dan diperlukan didalam suatu sistem. Berikut ini adalah beberapa definisi Informasi yaitu :
a.“Informasidapat dikatakan sebagai sejumlah data yang sudah diolah atau diproses melalui prosedur pengolahan data dalam rangka menguji tingkat kebenarannya,keterpakaiannya sesuai dengan kebutuhan”. Darmawan (2012:2)
b.“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya”. Sugiarti (2011:104)
2.Kualitas Informasi
Informasi yangberkualitas harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut : (Darmawan, 2012:3)
a. Akurat
Informasimencerminkan keadaan yang sebenarnya. Pengujian terhadap hal ini biasanyadilakukan melalui dua orang atau lebih yang berbeda-beda dan apabila hasilnya tersebut sama, maka dianggap data tersebut akurat.
b. Tepat Waktu
Informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi tersebut diperlukan, tidak besok atau tidak berapa jam lagi.
c. Relevan
Informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Kalau kebutuhan informasi ini untuk suatu organisasi maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi diberbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut.
d. Lengkap
Informasi harus diberikan secara lengkap.
3.Komponen-Komponen Informasi
Terdapat 6 (enam) komponen atau jenis-jenis informasi diantaranya :(Darmawan, 2012:6-7)
a.Root of Information
Yaitu komponen akar bagian dari informasi yang berada pada tahap awal keluaran sebuah proses pengolahan data.
b.Bar of Information
Merupakan komponen batangnya dalam suatu informasi, yaitu jenis informasi yang disajikan dan memerlukan informasi lain sebagai pendukung sehingga informasi awal tadi bisa dipahami.
c.Branch of Information
Yaitu komponen informasi yang bias dipahami jika informasi sebelumnya telah dipahami
d.Stick of Ambition
Yaitu komponen informasi yang lebih sederhana dari cabang informasi, biasanya informasi ini merupakan informasi pengayaan pengetahuan.
e. Bud of Information
Yaitu komponen informasi yang sifatnya semi micro, tetapi keberadaanya sangat pentingsehingga dimasa yang akan datang, dalam jangka waktu yang akan dating informasi ini akan berkembang dan dicari, serta ditunggu oleh pengguna informasi sesuai kebutuhannya.
f.Leaf of Information
Yaitu komponen informasi yang merupakan informasi pelindung, dan lebih mampumenjelaskan keadaan dan situasi ketika sebuah informasi itu muncul.
4.Nilai Informasi
Nilai informasi ditenukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu infirmasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebuh efektif disbanding gengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukuran nilai investasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.
2.2 Teori Khusus
2.2.1 Konsep Analisa Sistem
1. Definisi Analisa Sistem
Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai berikut :
”Kegiatan analisa Sistem adalah kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian mana yang bagus dan tidak bagus, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem baru”.Shalahuddin (2013:18
2. Tahap Analisa Sistem
“Tahap analisa sistem adalah tahap penguraian darisuatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian-bagian komponennya dengan maksuduntuk mengidentifikasikan dan mengevaluasipermasalahan-permasalahan,kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhanyang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru sesuai dengankebutuhan”. (Jurnal CCIT,2011:322)
Didalam tahap analisis sistem terdapatlangkah-langkah dasar yang dilakukan oleh analis sistem adalah sebagai berikut :
a.Identify, yaitumengidentifikasikan masalah.
c. Analyze, yaitu menganalisa system.
d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
2.2.2 Unified Modeling Language(UML)
UML (Unfied ModellingLanguage) adalah “Bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yangberparadigma berorientasi objek”. Pemodellan (modelling) sesungguhnya digunakan untuk menyederhanakan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.(Nugroho, 201:06).
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa “Unified ModellingLanguage (UML) adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambaruntuk menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis objek (Object Oriented Progamming)”.
2.2.3 Definisi Diagram-Diagram UML (Unified Modeling Language)
Berikut ini adalah defenisi mengenai 5 (lima) diagram UML:
1.Use Case Diagram
Use Case Diagram merupakan inti fungsionalitas koheren yang diekspresikan sebagai transaksi-transaksi yang terjadi antara actor dan sistem.
2.Class Diagram
Menggambarkan struktur objek sistem. Diagram ini menunjukan class object yang menyusun sistem dan juga hubungan antara class object tersebut.
3.Sequence Diagram
Secara grafis menggambarkan bagaimana objek berinteraksi dengan satu sama lain melalui pesan pada sekuensi sebuah use caseatau operasi.
4.State Chart Diagram
Digunakan untuk memodelkan behavior objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikansiklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek beralih dari satu state ke state yang lain
5.Activity Diagram
Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik prosesbisnis maupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi, dan memodelkan hasil dari action tersebut.
2.2.4 Definisi Komputer
“Komputer adalah suatu alat elektronik yang mampu melakukan beberapa tugas,yaitu menerima input, memproses input sesuai dengan instruksi yang diberikan, menyimpan perintah-perintah dan hasil pengolahannya, serta menyediakan output dalam bentuk informasi.” (Robert, H. blisser,2006)
Pengertian Perangkat Keras(Hardware)
“Perangkat keras dalam komputer adalah perangkat yang terdiri dari alat-alat yang dapat difungsikan untuk menjalankan atau mendukung suatu operasi tertentu yang dipasang dalam sebuah sistem komputer.”(Muhammad fakhri husen, 2005) name="Muhammad, Fakhri, Husen.
Pengertian Perangkat Lunak(Software)
”Perangkat lunak dalam sebuah komputer merupakan perangkat yang digunakan untuk mengoperasikan dan mengkoordinasikan perangkat keras Komputer.”(Muhammad fakhri husen, 2005) name="Muhammad, Fakhri, Husen.
2.2.5 Persediaan Barang
Definisi Persediaan Barang
Menurut Ristono (2009:11) persediaan dapat diartikan sebagaibarang-barang yang disimpan, untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang.
Menurut Ristono (2009:25) inventory atau persediaan adalah suatu teknik atau manajemen material yang berkaitan dengan persediaan. Manajemen material dalam inventory dilakukan dengan beberapa input yang digunakan yaitu :
Permintaan yang terjadi (demand) dan biaya-biaya yang terkait dengan penyimpanan, serta biaya apabila terjadi kekurangan persediaan (shortage).
Seacara teknis, inventory adalahsuatu teknik yang berkaitan dengan penentapan terhadap besarnya persediaanbahan yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan operasiproduksi, serta menetapkan jadwal pengadaan dan jumlah pemesanan barang yang seharusnya dilakukan oleh perusahaan. Penetapan jadwal dan jumlah pemesanan yang harus dipesan merupaka pernyataan dasar yang harus terjawab dalam pengendalian persediaan.
Pengendalian pengadaan persediaan perlu diperhatikan karena berkaitanlangsung dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya persediaan. Oleh sebab itu, persediaan yang ada harus seimbang denga kebutuhan, karna persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan perusahaanmenangguang resiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang besar. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam proses produksinya. Oleh karenanya diharapkan rejadi keseimbangan dalam pengadaan persediaan sehingga biaya dapat diekan seminimal mungkin dan dapat memperlancar jalannya proses produksi.
Menurut Ristono (2009:45) bebberapa pengertian persediaan menurut para ahli adalah sebagai berikut :
a. Suatu kegiatan untuk menentukantingkat dan komposisi dari part atau bagian, bahan baku dan bahan produksi, sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi dan penjualan serta kebutuhan pembelanjaan perusahaan dengan efektif dan efesien.
b. Serangkain kebijakan dengan sistem pengendalian yang memonitor tingkat persediaan yang harus dijaga kapan persediaan harus diisi dan beberapa pesanan yang harus dilakukan.
Persediaan barang dapat didefinisikan sebagai berikut :
Persediaan barang sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milikperusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan / proses produksi, ataupun pesrsediaan bahan baku yang menunggu penggunaanya dalam suatu proses produksi.
Pada dasarnya persediaan mempermudah dan memperlancar jalannya operasi perusahaan Manufactur, ya.ng harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang , serta selanjutnya menyampaikannya kepada para pelanggan / konsumen.
Persediaan yang diadakan mulai dari bahan baku sampai barang jadi, antara lain berguna untuk:
1. Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang.
2. Menghilangkan resiko barang yang rusak.
3. Mempertahankan stabilitas operasi pertahanan.
4. Mencapai pengunaan mesin yang optimal.
5. Memberi pelayanan yang sebaik-baiknya bagi.
1. Persediaan pengamanan (safety stock)
Persediaan Pengaman atau sering pula disebut safety stock adalah persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu mengantisipasi ketidakpastian tersebut, maka akan terjadi kekuranganpersediaan(stockout).
2. Penggunaan bahan baku rata-rata
Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama periode tertentu, khususnya selama periode pemesanan, adalah rata-rata penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya.
3. Faktor waktu
Lead time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan bahan-bahan sampai dengan kedatangan bahan-bahan yang dipesan tersebut dan diterima digudang persediaan.
4. Persediaan antisipasi
Persediaan antisipasi disebut dengan stabilization stock merupakan persediaan yang dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang sudah dapat diperkirakan sebelumnya.
5. Persediaan dalam pengiriman (transit stock)
Persediaan dalam pengiriman disebut work-in process stock adalah persediaan yuang masih dalam pengiriman, yaitu:
6. Eksternal transit stock adalah persediaan barang yang masih ada dalam transportasi.
7. Internal transit stock adalah persediaan yang masih menunggu untuk diproses atau menunggu sebelum dipindahkan.
Faktor Penentu Safety Stock
Faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya safety stock adalah sebagai berikut:
1. Resiko kehabisan persediaan yang biasanya ditentukan oleh:
a. Kebiasaan pihak supplier dalam pengiriman barang yang dipesan, apakah tepat waktu atau sering kali terlambat dari waktu yang telah ditetapkan dalam kontrak pembelian.
b. Dapat diduga atau tidaknya kebutuhan bahan baku untuk produksi.
2. Biaya simpan digudang dan biaya ekstra bila kehabisan persediaan.
3. Sifat persaingan yang terjadi antar perusahaan dapat ditentukan darikecepatan pelayanan pemenuh permintaan pelanggan, maka perusahaan perlu memiliki persediaan yang besar.
Faktor Yang Menentukan Persediaan
Yang menjadi masalah bagi perusahaan adalah bagaimana menentukan persediaan yang optimal, oleh karna itu perlu diketahui faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya persediaan. Sebenarnya perlu dibedakan antara persediaan bahan baku dan bahan jadi, namun yang di maksud dengan persediaan dalam kaitannya dengan kegiatan produksi adalah bahan baku dan penolong.
Besar kecilnya persediaan bahan baku dan bahan penolong dipengaruhi oleh faktor :
1. Volume atau jumlah yang dibutuhkan, yaitu yang dimaksud untuk menjaga kelangsungan (kontiunitas) proses produksi. Semakin banyak jumlah bahan baku yang dibutuhkan , maka akan semakin besar tingkat persediaan bahan baku.
2. Kontinuitas produksi tidak terhenti, diperlukan tingkat persediaan bahan baku yang tinggi dan sebaliknya.
3. Sifat bahan baku, apakah cepat rusak (durable goods) atau tahan lama (undurable good).
Sedangkan untuk bahan baku yang memiliki sifat tahan lama, maka tidak ada salahnya menyimpannya dalam jumlah besar. Agar kontiunitas produksi tetap terjaga, maka untuk berjaga-jaga perusahaan sebaiknya memilki apa yang dinamakan dengan persediaan cadangan (safetystock) . Persediaan cadangan atau disebut pula persediaan pengaman adalah persediaan minimal bahan baku yang harus dipertahankan untuk menjaga kontiunitas produksi.
Fungsi-Fungsi Persediaan
1. Fungsi Decoupling
Yaitu persediaan yang memungkinkan peruashaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung kepada supplier, perusahan tidak sepenuhnya tergantung .pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman, agar departemen-departemen dan proses-proses indivual dalam perusahaan terjaga kebebasannya, dapat menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut dengan fluctualition stock.
2. Fungsi Economic Lot Sizing
Yaitu persediaan dengan mempertimbangkan biaya penghematan(efesiensi) atau potongan pembelian, biaya pengankutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya.
3. Fungsi antisipasi
Yaitu perusahaan dapat menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yangdapat diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pengalaman serta dapat mengantisipasi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang selama priode tertentu.
2.2.6 Literatur Review
Berikut adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki kolerasi yang searah dengan penilitian yang akan dibahas dalam tugas KKP ini antara lain :
1. Penilitian yang dilakukan oleh Heru Sigiarto,2008 mengenai “Perancangan Sistem Informasi penerimaan Barang Berbasi Web Pada PT Aneka Komkar Utama”. Permasalahan yang terjadi pada judul yang diangkat oleh penulis adalah belumterintegrasinya computer terhadap pihak-pihak yang berhubungan dengan penerimaan dan pengeluaran barang. Serta pengamanan terhadap pencatatannya masih sangat minim, maka penulis mengajukan sebuah sistem perancangan yang berbasis web.
2. Penelitian yang dilakukan oleh Indra Purnama (2010) dengan judul ”Perancangan Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku pada PT. Surya Siam Keramik”. Penelitian ini diusulkan agar para pemimpin dapat mengetahui persediaan bahan baku sehingga kekosonganbahan baku bisa terhindarkan. Akan tetapi sistem ini masih kurang karena hanya memperlihatan stok akhirnya saja tanpa ada keterangan pemakaian atau pemasukan bahan baku tersebut. Dalam halini penulis melakukan pengembangan sistem agar sistem yang ada tidak hanyamemperlihatkan stok akhirnya saja, jadi sistem ini akan dilengkapi denganketerangan pemakaian dan pemasukan bahan baku yang adadi gudang, sehingga akan menghasilkan laporan stok yang lebih lengkap dan mempermudah dalam pencarian data.
3. Penelitian yang dilakukan oleh Febbye Meilissa K, 2008 dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Permintaan Dan Pengeluaran Barang Karyawan Pada PT Bintang Indonesia”. Dalam ruang lingkup permasalahnnya adalah membuat sebuah aplikasi persediaan yang hanya dibatasi pada departemen personalia saja mengenai sistem permintaan dan pengeluaran barang karyawan maka penulis mengajukan sebuah sistem perancangan berbasis web yeng terintegrasidengan pihak yang berhubungan.
4. Penelitian yang dilakukan oleh Yani Yuliana, 2012 dengan judul “Analisa Sistem Persediaan Barang Spare Part Mobil Pada PT Prima Autoworld”. Disini penulis menjelaskan bahwa agar penerapan sistem persediaan sparepart pada PT Autoworld ini dapat terwujud dengan baik maka, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti, diperlakukan pelatihan dalampenggunaan sistem yang baru. Perlu diadakan sosialisasi tentang pentingnya sistem informasi persediaansparepart kepada pihak yang yang terlibat dengan sitem terutama pada Admin dan User. Dan agar kekurangan pada sistemnya dapat diperbaiki maupun ditambah serta agar dapat sejalan dengan perkembangan ilmu teknologi yang semakin canggih. Rancangan aplikasi ini dapat dikembangan lagi agar mendapatkan hasil yang maksimal dalam penggunaanya.
5. Penelitian yangdilakukan oleh Heru Sugiarto (2010), dengan judul ”Perancangan Sistem InformasiPenerimaan Barang Berbasis Web pada PT. Aneka Komkar Utama”. Dengan adanyasistem yang terintegrasi dengan satu server web diharapkan mampu meminimalisadanya perbedaan antara stock bahan baku dengan order bahan baku sehinggadengan jelas input dan outputbahan baku tersebut. Tapi dalam hal ini belumterdefinisi secara jelas bagian-bagian yang melakukan pengambilan bahan baku,sehingga dapat disimpulkan bahwa belum terorganisir bagian-bagian mana yangmengambil bahan baku tersebut. Dari sini penulis melakukan pengembangansistem agar terdefinisi jelasbagian-bagian yang melakukan pengambilan bahanbaku, sehingga user akan lebih mudah dalam pencariandata bagian mana saja yangmelakukan pengambilan
6. Penelitian yang dilakukan oleh A.A. K. Oka Sudana, 2008 mengenai “Sistem Informasi Manajemen Inventori Pada Perusahaan Layanan Jasaboga Pesawat Udara”. Yang membahas mulai dari informasi permintaan barang (Stock transfer), permintaan pembelian barang (Stor Requisition), pembelian barang (Purcahse Order), penerimaan barang (Receiving), Informasi mengenai barang yangtelah rusak (Spoil), pengembalian barang (Retur), dan informasi inventorylainnya. Namun disini sistem yang dibahas menggunakan dua database yaitudatabase aktif dan database history yang menurut penulis banyak memakan waktu dan biaya selain itu juga banyak menggunakan tenaga kerja. Maka penulis mengajukan sebuah sistem berbasis web. Penelitian yang akan dilakukan oleh penulis mengambilkonsep dari enam penelitian diatas dan merupakan pengembangan dari ke-enam penelitian sebelumnya.
BAB III
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT Pabrik Cat & Tinta Pacific adalah suatu pabrik cat dan tinta yang pertama kali didirikan oleh Mr. S.Suriawinata di daerah Bustling Pasar Senen, Jakarta Pusat pada bulan Agustus, tahun 1943 dan Pacific Paint merupakan perusahaan cat lokal terkuat dan berkedudukan kuat di Indonesia.
PT Pabrik Cat & Tinta Pacific yang lebih dikenal dan lebih populer dengan nama Pacific Paint adalah pelopor dalam pengembangan industri cat yang tangguh di Indonesia karena dari sejak tahun 1943 telah merintis pembuatan cat yang dimulai dengan cara yang sederhana kemudian meningkat menjadi suatu industri rumah tangga (home industri) yang dapat memenuhi kebutuhan masyarakat yang terus meningkat dari waktu ke waktu.
Plant yang terdapat di Pacific Paint yaitu plant untuk cat decorative, plant untuk cat automotive, plant untuk cat industri (kapal), dan pabrikasi kaleng. Pabrikasi kaleng tidak termasuk dalam proses produksi Pacific Paint karena pabrikasi kaleng tersebut sudah dijual kepada pihak lain tetapi plant tersebut masih berada pada area Pacific Paint. Dengan kata lain PacificPaint memproduksi kaleng dengan cara sub-kontrak. Produk yang dihasilkandari pabrik cat decorative adalah cat air (decorative waterbased paint) dan catminyak (decorative solventbased paint). Sedangkan produk yang dihasilkandari pabrik cat automotive dan pabrik cat industri merupakan cat solventbased
Pacific Paint merupakan satu perusahaann cat lokal yang tertua dan berkedudukan kuat di Indonesia. Sebagai salahsatu perusahaan terbesar di Indonesia, saat ini Pacific Paint telah memperkerjakan lebih dari 1000 pekerja dan memiliki kapasitas produksi per tahun berkisar anatara 33.000sampai 40.000 metrik ton untuk cat dekoratif dan mobil.
Bahan baku umum dan penunjang yang digunakan pada pembuatan cat tersebut antara lain: filler sebagai bahan dasar (tepung), additive yang digunakan untuk meningkatkan kualitas, resinyang digunakan sebagai pengikat dari semua bahan yang dicampur, solvent yang digunakan sebagai pelarut, dan pigment yang digunakan sebagai pewarna.
Bahan-bahan yang dibutuhkan Pacific Paint untuk pembuatan produk, ada yang didapat dari supplier-suplier dalam negeri yang sudah terpercaya dan ada juga yang mengimport dari luar negeri. Sistem produksi pada Pacific Paint dilakukan berdasarkan order (pesanan) dari customer dan juga untuk stock (persedian) di gudang barang jadi.
Dalam mencermati perkembangan pasaran cat di Indonesia yang semakin besar dan semakin luas, Pacific Paint berusaha memanfaatkan peluang tersebut untuk memperbesar luas area pabrik dengan membangun pabrik baru dengan luas kurang lebih 8 hektar yang terletak di Jl. Laks. RE. Martadinata, Tanjung Priok, Jakarta Utara pada tahun 1973. Lokasi tersebut sangat strategis karena berada didalam lingkungan daerah pelabuhan Tanjung Priok sehingga pemasukkan bahan baku impor dan pengiriman hasil produksinya keluar pulau Jawa melalui pelabuhan Tanjung Priok dapat lebih cepat dan lebih hemat.
Pacific Paint mempunyai agen-agen penjulaan sebanyak 1 distributor dan 40 agen untuk cat decorative, antara lain PT Kreasi Sentosa Abadi, PT Sinar Poncol Abadi, PT Sumber Setia Abadi, CV Binaya, CV Sinar Makmur dan masih banyak lagi; untukcat automotive dalampenjualannya tidak memiliki agen hanya 2 distributor saja. Dalam penjualan cat, Pacific Paint tidak memliki program untuk mengekspor keluar negeri. Perusahaan lain yang ikut andil dalam Pacific Paint adalah PT Polindo untuk perusahaan lokal dan PT Surya Industries untuk perusahaan asing.
Dalam menghadapipersaingan bisnis yang ada, Pacific Paint melakukan beberapa alternatif baik dari dalam maupun dari luar. Alternatif dari dalam adalah melakukan pengembangan produk sesuai dengan permintaan konsumen, sedangkan alternatif dari luar adalah dengan melakukan promosi seperti iklan dan memberikan bonus berupa kartu warna sebagai contoh warna cat kepada agen-agen dan meningkatkan kualitas cat yang telah ada.
Saat ini Pacific Paint telah memperoleh pengakuan mutu internasional tertinggi ditahun 1994 melalui ISO 9002 Quality Management System Certification oleh SGS dan sesudah itu ISO 9001 tahun 1996.
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Strukturorganisasi Pacific Paint adalah struktur organisasi yang susunannya berdasarkan fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi tersebut. Dalam struktur organisasi Pacific Paint pemegang saham menempati posisi tertinggi dalam perusahaan, namun yang mempunyai kekuasaan dalam manajemen adalah pemegang saham utama yang juga menempati posisi sebagai presiden komisaris. Namun untuk pengambilan keputusan tidak hanya mutlak dari presiden komisaris saja, terkadang diadakan rapat dengan beberapa direktur dibawahnya barulah mendapat keputusan yang akan diambil.
Setiap tugas yang spesifik akan ditangani oleh masing-masing staf yang sudah diberi tanggung jawab dengan cara mereka masing-masing, dan staf tersebut bertanggung jawab langsung terhadap atasannya dan demikian juga dengan setiap pemimpin pada setiap divisi mempunyai kuasa untuk menyelesaikan masalah dalam divisinya dengan cara masing-masing dan akan dipertanggung jawabkan kepada atasan masing-masing
3.1.3 Uraian Tugas dan Fungsi
1.Direktur Utama
Memiliki tugas dan fungsi: Memimpin seluruh dewan atau komite eksekutif, menawarkan visi dan imajinasi di tingkat tertinggi, memimpin rapat umum, mengambil keputusan dalam segala proyek yang dikerjakan.
2.Bagian Keuangan(Accounting)
Bertanggung jawab atas keuangan perusahaan, tugas antara lain adalah :
a.Membuat bukti pengeluaran bank dan bukti penerimaan bank .
b.Memeriksa seluruh pengeluaran uang agar sesuai dengan permintaannya .
c.Membuat laporan dana bank, rencana tagihan, rencana pelunasan dan lain-lain .
d.Menagih piutang yang sudah jatuh tempo melalui telepon .
e.Membuatkan cek atau bilyet giro untuk pengeluaran uang baik untuk melunasi hutang maupun untuk pengeluaran lainnya .
3.Staff Administrasi
Memiliki sejumlah tugas sebagai berikut :
a.Membuat penawaran harga (quotation), surat jalan (delivery order), kwitansi,faktur pajak dan surat-surat lain sesuai dengan kebutuhan administrasi .
b.Memasukkan data tersebut ke dalam laporannya masing-masing untuk kegiatan pengendalian dan juga sebagai lampiran dalam laporan keuangan .
4.Personalia
Tugas personalia adalah :
a.Penerimaan tenaga kerja koordinasi dengan direktur .
b.Sosialisasi dan koordinasi.
c.Menyiapkan perjanjian kerja baru karyawan baru .
d.Absensi daftar hadir.
e.Internal letter .
f.Incoming letter.
g.Outgoing letter .
h.Memperbaharui/Update dan record data.
i.Jamsostek.
5.Site Manjer
Tugasdan tanggung jawab seorang Site manajer adalah mengkoordinir tugas-tugas koordinator, menyusun komposisi pelaksanateknis, serta melakukan analisa pencapaian target.
6.Koordinator
Memiliki beberapa tugas sebagai berikut :
a.Memberikan target atau laporan konsumen kepada pelaksana teknis .
b.Berkoordinasi dengan semua coordinator sesuai petunjuk site manajer.
c.Membuat laporan hasil pelaksana teknis .
d.Bertanggung jawab kepada site manajer.
7.Pelaksana Teknis
Melaksanakan tugas dari koornator untuk mengganti Kwh meter yang rusak dan menyegelnya kembali sesuai target atau laporan dari konsumen.
3.1.4 TATA LAKSANA SISTEM YANG BERJALAN
Use Case diagram merupakan deskripsi lengkap tentang interaksi yang terjadi antara para actor dengan sistem/perangkat lunak yang akan dikembangkan. Sehingga bermanfaat untuk tahap analisis karena dengan menggunakan use case diagram akan banyak sekali informasi yang didapatkan, selain itu juga bermanfaat untuk mencari dan menemukan kelas-kelas yang terlibat dalam aplikasi.
Gambar 3.2. Use Case Diagram
Berdasarkan gambar 3.2 Use Case Diagram yang berjalan saat ini terdapat :
a.1 (Satu) system yang mencakup seluruh kegiatansystem persediaan barang .
b. 5 actor yang melakukan kegiatan diantaranya :Pelaksana Teknis, Koordinator, Gudang, Supplier, Pimpinan
c. 5 Use Case diantaranya : Permintaan barang , PObarang, Order, Kirim barang, Buat laporan .
Activity Diagram Persediaan Barang
Diagram aktifitas lebih memfokuskan pada eksekusi dan alur system, diagram ini juga tidak hanya memodelkan software melainkan memodelkan model bisnis, serta menunjukan aktifitas sistem dalam bentuk kumpulan aksi. Activity Diagram lebih mudah dipahami dan melalui activity diagram, sistem dari suatu skenario yang berjalan dapat terlihat.
Gambar 3.3. Activity Diagram
Berdasarkan gambar 3.3 Activity Diagram yang berjalan saat in terdapat:
a.1 Initial Node, objek yang diawali .
b.5 Action State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
c.1 Final State, objek yang diakhiri
d.1 Swimlane .
Sequence Diagram Persediaan Barang
Gambar 3.4. Sequence Diagram
Berdasarkan gambar 3.4 Sequence Diagram yang berjalan saat in terdapat:
a.2 (dua) actor yang melakukan kegiatang yaitu pelaksana teknis dan koordinator .
b.3 (tiga) lifeline yaitu PO, gudang, laporan, laporan.
c. 5 (lima) message antara lain membuat form permintaabarang terlebih dahulu, koordinator membuat PO, koordinator menyerahkan copy PO, gudang mengirim barang ke pelaksana teknis, laporan di buat oleh koordinator .
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan analisa yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem informasi persediaan barang yang berjalan saat ini pada PT. Pacific Paint masih banyak yang mengerjakan secara manual sehingga melalui beberapa tahap yaitu sepertidengan cara mencatat pada buku laporan sehingga tidak efektif dan efisien, dandata yang ingin dicari membutuhkan waktu yang cukup lama.
2. Kendala permasalahan yang terjadi pada PT. Pacific Paint yaitu penyimpanan secara arsip dapat memungkinkan data hilang dan dalam melakukan pencarian data dapat membutuhkan waktu yang cukup lama.
4.2 Saran
Adapun saran-saran yang diberikan oleh penulis untukmeningklatan mutu pelayanan sistem informasi:
1. Memperbaiki sistem yang berjalan dengan menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi.
2. Dengan permasalahan yang ada diperlukan suatu sistem monitoring persediaan barang secara terkomputerisasi yang akan digunakan untuk pendataan persediaan barang sehingga akan mempermudah pencarian atau pemenuhan informasi tentang berkas yang dibutuhkan dan cepat
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto. 2009. “Pengantar Sistem Informasi”. Yogyakarta
Filsuf, Stoa. 2008. “Pengertian Sistem”
Mustakini,Jogiyanto Hartono. “Pengantar Sistem Informasi”.Yogyakarta
Henderi, S.kom, 2009. “Unified Modelling Language”.
A.S,Rosa,. Dan M. Shalahuddin. 2013. RekayasaPerangkat Lunak. Bandung: Informatika.
Pratama,I.P.A.E. 2014. Sistem Informasi danImplementasinya. Bandung: Informatika
Nasarudin, Imran Djafar, Indra Samsie. 2013. Perancangan Sistem Informasi Supply ChainManagement (SCM) Pada CV Rajawali Multi Niaga Makasar. Tangerang: JurnalCCIT. Vol.6 No.2 Januari 2013: 224-239
DAFTAR LAMPIRAN
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A:
A.1.Kartu Bimbingan
A.2.Validasi
A.3.Surat Keterangan dari PT.Pacific Paint
A.4.Kwitansi Pembayaran
A.5.Pergantian Judul KKP
A.6.KSTF
A.7.Mata Kuliah Tidak Cocok
A.8.Daftar Nilai
A.9.Sertifikat Prospek
A.10.Sertifikat Toefle
A.11.Sertifikat IT
A.12.Surat Pengantar KKP
Lampiran B:
B.1.Slide Presentasi