KP1022464363

Dari widuri
Lompat ke: navigasi, cari

ANALISA SISTEM

PENERIMAAN SISWA BARU PADA

SMK MEDIA INFORMATIKA DASANA INDAH


LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK



Logo stmik raharja.jpg



OLEH:

1022464363 WAHYU TRISNA SETIADI



SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

TANGERANG

(2014/2015)



LEMBAR PERSETUJUAN



ANALISA SISTEM

PENERIMAAN SISWA BARU PADA

SMK MEDIA INFORMATIKA DASANA INDAH



Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Skripsi pada Jurusan Teknik Informatika Konsentrasi Software Engineering

STMIK Raharja Tahun Akademik 2014/2015.



Tangerang, 03 November 2014



Dosen Pembimbing




( Triyono, S.Kom )

NID. 05078



SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA



LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK


Saya yang bertandatangan di bawah ini,

NIM
: 1022464363
Nama
: Wahyu Trisna Setiadi
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Teknik Informatika
Konsentrasi
: Software Engineering


Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.


Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.


Tangerang, 03 November 2014
Wahyu Trisna Setiadi
NIM. 1022464363

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;


ABSTRAKSI

Perkembangan dan penggunaan teknologi komputer sekarang sudah semakin canggih. Setiap tahun teknologi komputer semakin berkembang seiring dengan berjalannya waktu. Belum lagi dunia sekarang menuju kearah era globalisasi dimana teknologi komputer sudah pasti dituntut untuk semakin cepat, akurat, dan semakin terstruktur demi mempermudah pekerjaan yang dilakukan manusia, salah satunya di bidang pendidikan. Penggunaan komputer sangat penting untuk memperlancar atau mempermudah dalam proses Pengajaran, Pengolahan Data, Membuat soal Ujian, dan Penyimpanan data-data yang penting. SMK Media Informatika Dasana Indah merupakan salah satu lembaga pendidikan. Dengan terus berkembangnya teknologi komputer, maka penulis melaksanakan Kuliah Kerja Praktek (KKP) sesuai dengan jurusan dan konsentrasi yang penulis ambil dengan menempati bagian analisasistem. Analisa sistem penerimaan siswa baru adalah amanat yang diberikan oleh sekolah kepada penulis dimana nantinya analisa sistem tersebut akan dijadikan suatu dasar untuk perancangan sistem yang dapat membantu dalam proses seleksi siswa baru. Melaksanakan Kuliah Kerja Praktek (KKP) pada SMK Media Informatika Dasana Indah, penulis mendapatkan banyak sekali ilmu yang bermanfaat khususnya pada bagian perancangan sistem. Sehingga penulis dapat menuliskan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) dengan judul “ANALISA SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMK MEDIA INFORMATIKA DASANA INDAH”.

Kata Kunci: Analisa , Sistem, Penerimaan Siswa Baru


KATA PENGANTAR


Pada kesempatan ini penulis mengucapkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan Kuliah Kerja Praktek ini dengan baik.

Adapun judul laporan KKP yang penulis susun adalah “ANALISA SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU PADA SMK MEDIA INFORMATIKA DASANA INDAH“. Dalam proses pembuatan laporan KKP ini penulis sangat menyadari bahwa masih banyak kekurangan-kekurangan baik dari segi materi maupun teknis. Hal ini disebabkan karena keterbatasan kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki penulis, sehingga penulis mengharapkan saran maupun kritik yang bersifat membangun dari para pembaca.

Pada kesempatan ini juga penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih atas dukungan dari berbagai pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan laporan KKP ini :

  1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Ketua STMIK Raharja.
  2. Bapak Drs. Po. Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
  3. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua 1 (PUKET 1) STMIK Raharja.
  4. Bapak Junaidi M.Kom selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika STMIK Raharja.
  5. Bapak Triyono, S.Kom selaku Dosen pembimbing dalam pembuatan laporan KKP.
  6. Seluruh Dosen, karyawan dan staf keluarga besar STMIK Raharja yang telah banyak membantu.
  7. Bapak Lukas Labiro, S.Pd, MM.Pd selaku Kepala Sekolah dan stakeholder SMK Media Informatika Dasana Indah.
  8. Bapak Djoko Sidik, SE,MM selaku Wakil Kepala Sekolah SMK Media Informatika Dasana Indah.
  9. Para guru dan tata usaha SMK Media Informatika yang telah membantu.
  10. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan namanya satu-persatu pada kesempatan ini yang telah banyak membantu Penulis dalam menyelesaikan penyusunan laporan ini, baik secara langsung maupun tidak langsung.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan KKP ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Akhir kata, penulis mengucapkan semoga amal baik yang telah diberikan untuk kepentingan penulis dalam penyusunan laporan ini, mendapat pahala dari Tuhan Yang Maha Esa, Amin.


Tangerang, 03 November 2014
Wahyu Trisna Setiadi
NIM. 1022464363

Daftar isi

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Elisitasi Tahap I

Tabel 3.2. Elisitasi Tahap II

Tabel 3.3. Elisitasi Tahap III

Tabel 3.4. Elisitasi Final

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1. Struktur Organisasi SMK Media Informatika

Gambar 3.2. Use Case Diagram Penerimaan Siswa Baru

Gambar 3.3. Activity Diagram Penerimaan Siswa Baru

Gambar 3.4. Sequence Diagram Penerimaan Siswa Baru

Gambar 3.5. Tampilan menu login

Gambar 3.6. Tampilan menu utama

Gambar 3.7. Tampilan menu pendaftaran siswa baru

Gambar 3.8. Tampilan Sub Menu Data Siswa Baru Pada Menu PSB

Gambar 3.9. Tampilan Sub Menu Data Orang tua Atau Wali Pada Menu PSB

Gambar 3.10. Tampilan Sub Menu Data Nilai Siswa Pada Menu PSB

Gambar 3.11. Tampilan Sub Menu Persyaratan Pada Menu PSB

Gambar 3.12. Tampilan Sub Menu Penerimaan Siswa Pada Menu PSB

Gambar 3.13. Tampilan Pesan Ketika Menu Log out di Tekan

Gambar 3.14. Tampilan Menu Pengaturan

Gambar 3.15. Tampilan Menu Manage User


DAFTAR SIMBOL


DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

Daftar Simbol Use Case Diagram.png


DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

Daftar Simbol Activity Diagram.png


DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

Daftar Simbol Sequence Diagram.png


BAB I

PENDAHULUAN


Latar Belakang

Perkembangan teknologi yang kini mulai berkembang secara pesat, menuntut hampir semua aspek kehidupan harus bisa menyesuaikan dengan keadaan. Pesatnya perkembangan teknologi di bidang informasi menuntut adanya kemudahan, kecepatan, keakuratan dan juga keamanan dalam mengakses maupun mengolah suatu informasi. Seiring dengan perkembangan tersebut manusia sebagai subyek utama di bidang informasi baik sebagai pemberi maupun penerima secara tidak langsung dituntut untuk memenuhi semua kebutuhan yang ada. Oleh karena itu sangat dibutuhkan suatu alat atau metode yang dapat membantu manusia dalam mengolah informasi yang dibutuhkan.

Pada Hakikatnya pendidikan merupakan kebutuhan sekunder, tapi pada kenyataanya kini pendidikan menjadi kebutuhan primer bahkan tersier. Oleh karena itu, informasi yang didapat harus tepat, akurat dan terpercaya. Maka dari itu, pengolah informasi harus didukung dengan sebuah sistem yang dinamakan sistem komputerisasi. Secara tidak langsung dengan pemanfaatan sistem komputerisasi maka akan tercipta aplikasi-aplikasi baru yang dapat membuat kinerja semakin baik tanpa harus menyulitkan user.

Seperti halnya pada SMK Media Informatika Dasana Indah yang masih menggunakan sistem manual pada penerimaaan siswa, hal ini terkadang dapat memperlambat kinerja para karyawan. Dengan diterapkannya sistem komputerisasi diharapakan dapat meningkatkan efisiensi kinerja para karyawan sehingga dapat memperoleh hasil yang maksimal dalam persaingan yang sangat ketat.

Dari pemaparan permasalah di atas, maka penulis tertarik mengambil judul Laporan Kuliah Kerja Praktek yang berjudul “Analisa Sistem Penerimaan Siswa Baru pada SMK Media Informatika Dasana Indah“.

Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas maka dirumuskan beberapa masalah, yaitu:

  1. Bagaimana sistem penerimaan siswa baru yang sedang berjalan saat ini di SMK Media Informatika?

  2. Apakah sistem penerimaan siswa baru yang berjalan saat ini sudah efektif dan efisien?

  3. Apakah sistem yang ada dapat membantu mempermudah dalam memperoleh data-data ?


Ruang Lingkup

Pada laporan sistem penerimaan siswa baru ini terdapat beberapa unit utama dan pendukung salah satunya adalah unit penerimaan siswa. Penulis hanya membatasi pembahasan mulai dari pembelian formulir sampai siswa tersebut dinyatakan sebagai siswa di SMK Media Informatika Dasana Indah..


Tujuan Dan Manfaat Penelitiaan

Tujuan penulisan laporan KKP (Kuliah Kerja Praktek) penerimaan siswa baru pada SMK Media Informatika Dasana Indah ini adalah:

  1. Sebagai penerapan disiplin ilmu yang selama ini diperoleh selama kegiatan perkuliahan.

  2. Untuk memberikan kontribusi kepada sekolah berupa pemikiran dengan memperbaruhi sistem lama menjadi sistem baru dengan memanfaatkan sumber daya yang ada.

  3. Mengetahui sistem penerimaan siswa baru pada SMK Media Informatika Dasana Indah.

  4. Memberikan informasi, bahwa penggunaan sistem komputerisasi lebih baik dibandingkan dengan sistem manual.


Sedangkan manfaat penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek ini adalah:

  1. Dapat menangani penyelesaian pada suatu kelemahan dalam sistem informasi yang sedang berjalan, agar menjadi lebih efektif dan efesien.

  2. Dapat memberikan kontribusi nyata berupa masukan –masukan, ide-ide kepada sekolah yang terkait dalam bentuk informasi yang berguna bagi kelangsungan sekolah, baik secara procedural ataupun sistematis.

  3. Menambah wawasan dan dapat dijadikan gambaran untuk suatu penelitian khusus dibidang yang sama baik bagi penulis maupun bagi pembaca lainnya.


Metode Penelitian

Metode Penelitian yang dilakukan dalam menyusun laporan Kuliah Kerja Praktek ini melalui beberapa cara :

1. Pengamatan Langsung (Observasi)

Yaitu pengumpulan data – data dengan cara pengamatan langsung terhadap kegiatan – kegiatan yang sedang dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang terjadi pada sistem berjalan.

2. Wawancara (Interview)

Dalam metode ini penulis melakukan Tanya jawab secara langsung dengan pihak yang terkait dangan objek yang berkaitan tentang penerimaan siswa baru yang sedang berjalan guna mendapatkan informasi yang jelas, akurat dan tepat.

3. Studi Pustaka (Library Research)

Yaitu mempergunakan dan mempelajari buku – buku yang berhubungan dengan permasalahan yang dibahas dalam laporan kuliah kerja praktek ini sebagai acuan dan referensi.


Sistematika Penulisan

Dalam penulisan laporan KKP ini, penulis membaginya menjadi beberapa bab diantaranya sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini meliputi pengertian umum, maksud dan tujuan, metode penelitian, ruang lingkup dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang hal – hal yang berkaitan dengan konsep dasar sistem dan peralatan pendukungnya yang meliputi activity diagram, use case diagram, dan sequence diagram.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini merupakan hasil penelitian lapangan terhadap sistem yang berjalan dan berisi penjelasan tentang uraian umum, gambaran umum organisasi, sejarah singkat organisasi, struktur organisasi dan fungsi, analisa proses, tata laksana sistem yang sedang berjalan, spesifikasi sistem berjalan dalam bentuk spesifikasi masukan dan keluaran, serta konfigurasi sistem komputer yang terdiri dari perangkat lunak, perangkat keras, dan hak akses.

BAB IV PENUTUP

Bab ini berisikan tentang kesimpulan dan saran yang dapat penulis ambil dari bab – bab yang telah di bahas atas dasar pertimbangan kelebihan dan kekurangan yang saat ini sedang berjalan.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN


BAB II

LANDASAN TEORI


Teori Umum

Mempelajari suatu sistem akan lebih mudah bila mengetahui terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan sistem. Lebih lanjut pengertian sistem pertama kali dapat diperoleh dari definisinya. Dengan demikian definisi ini akan mempunyai peran yang penting dalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem. Maksud dari sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau sasaran (objective).


Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Manusia hidup di dunia yang penuh dengan sistem, dan apa yang kita lihat di sekeliling kita adalah kumpulan dari sistem-sistem.

Berikut ini adalah definisi sistem menurut para ahli :

  1. Menurut Sugiarti (2011:99)[1], "sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi dalam sistem tersebut".

  2. “Sistem merupakan suatu kumpulan komponen-komponen yang saling berhubungan dan mempunyai ketergantungan satu sama lain, sistem dapat berjalan jika komponen-komponen yang ada di dalamnya bisa bekerja sama membentuk suatu lingkaran yang tidak dapat dipisahkan.” (Jurnal CCIT, 2013:226-227)[2]

Sistem juga dapat didefenisikan menjadi 2 pendekatan yaitu :

  1. Pendekatan sistem secara prosdeur

  2. “Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”. Jogiyanto (2010:34)[3]

  3. Pendekatan sistem secara komponen

  4. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefenisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapi tujuan tertentu.

Berdasarkan beberapa pendapat para ahli diatas maka dapat disimpulkan bahwa Sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan.

Karakteristik Sistem

Model umum sebuah sistem adalah input, process dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sederhana, sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu pula sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah :

  1. Komponen Sistem (Component)

  2. Suatu sitem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

  3. Batasan Sistem (Boundary)

  4. Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

  5. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

  6. Lingkungan Luar Sistem (Environment) adalah diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang harus tetap dijaga dan yang merugikan yang harus dijaga dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

  7. Penghubung Sistem (Interface)

  8. Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari sub sistem ke sub sistem lain. Keluaran (output) dari sub sistem akan menjadi masukan (input) untuk sub sistem lain melalui penghubung.

  9. Masukan Sistem (Input)

  10. Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem, yang dapat berupa perawatan (Maintenance input) dan masukan signal (signal input).

  11. Keluaran Sistem (Output)

  12. Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.

  13. Pengolah Sistem

  14. Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan menjadi keluaran, sebagai contoh adalah sistem akuntansi, sistem ini akan mengolah data dan transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

  15. Sasaran dan Tujuan Sistem (Objective Goal)

  16. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan.


Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya, karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, seperti contoh sistem yang bersifat terbuka dan tertutup. Adapun penjelasan yang lebih detail dan rinci akan dipaparkan dibawah ini :

  1. Sistem abstrak (Abstrack System) dan Sistem fisik (Physical System)

  2. Sistem abstrak adalah sistem yang didalamnya berisis gagasan atau konsep semisal sistem teologi yang tak lain dan tak bukan isinya adalah gagasan tentang interaksi antara manusia dan sang pencipta. Sedangkan sistem fisik adalah sebuah gerakan sistem yang memang nampak oleh mata kita seperti sistem televisi, sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan dan lain sebagainya.

  3. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

  4. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Contohnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, pergantian musim dan lain-lain. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin (Human Machine System). Sistem informasi yang berbasis komputer merupakan contoh Human Machine System, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

  5. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

  6. Sistem tertentu adalah sistem yang sudah dapat diprediksi berdasarkan program-program yang dijalankan, sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksikan karena mengandung unsur probabilitas.

  7. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

  8. Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dapat dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk sub-sistem lainnya.


Konsep Dasar Informasi

Definisi Data

Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data atau item. Menurut McLeod dalam Yakub (2012: 5)[4],“ Data adalah deskripsi kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai”. Data dapat berbentuk nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.

  1. Teks adalah sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung pada masing masing item secara individual misalnya, artikel koran, majalah dan lain-lain.

  2. Nilai yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya data yang menyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.

  3. Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa, grafik, foto, hasil ronsten, dan tanda tangan.

  4. Audio, adalah data dalam bentuk suara misalnya, instrumen musik, suara orang, suara binatang, detak jantung, dan lain-lain.

  5. Video, adalah data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dalam bentuk film.

Definisi Informasi

Informasi sangat penting dan diperlukan didalam suatu sistem. Berikut ini adalah beberapa definisi Informasi yaitu :

  1. “Informasi dapat dikatakan sebagai sejumlah data yang sudah diolah atau diproses melalui prosedur pengolahan data dalam rangka menguji tingkat kebenarannya, keterpakaiannya sesuai dengan kebutuhan”. Darmawan (2012:2)[5]

  2. “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya”. Sugiarti (2011:104)

  3. “Informasi merupakan hasil pengolahan data dari satu atau berbagai sumber, yang kemudian diolah, sehingga memberikan nilai, arti, dan manfaat”. Pratama (2014:9)[6]

  4. Menurut Maimunah, dkk (2012:57)[7] “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan”. Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan suatu keputusan.

Kualitas Informasi

Informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

  1. Akurat

  2. Informasi mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui dua orang atau lebih yang berbeda-beda dan apabila hasilnya tersebut sama, maka dianggap data tersebut akurat.

  3. Tepat waktu

  4. Informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi tersebut diperlukan, tidak besok atau tidak berapa jam lagi.

  5. Relevan

  6. Informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Kalau kebutuhan informasi ini untuk suatu organisasi maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi di berbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut.

  7. Lengkap

  8. Informasi harus diberikan secara lengkap


Komponen-Komponen Informasi

Terdapat 6 (enam) komponen atau jenis-jenis informasi diantaranya :

  1. Root of Information

  2. Yaitu komponen akar bagian dari informasi yang berada pada tahap awal keluaran sebuah proses pengolahan data.

  3. Bar of Information

  4. Merupakan komponen batangnya dalam suatu informasi, yaitu jenis informasi yang disajikan dan memerlukan informasi lain sebagai pendukung sehingga informasi awal tadi bias dipahami.

  5. Branch of Information

  6. Yaitu komponen informasi yang bias dipahami jika informasi sebelumnya telah dipahami.

  7. Stick of Ambition

  8. Yaitu komponen informasi yang lebih sederhana dari cabang informasi, biasanya informasi ini merupakan informasi pengayaan pengetahuan.

  9. Bud of Information

  10. Yaitu komponen informasi yang sifatnya semi micro, tetapi keberadaanya sangat penting sehingga dimasa yang akan datang, dalam jangka waktu yang akan dating informasi ini akan berkembang dan dicari, serta ditunggu oleh pengguna informasi sesuai kebutuhannya.

  11. Leaf of Information

  12. Yaitu komponen informasi yang merupakan informasi pelindung, dan lebih mampu menjelaskan keadaan dan situasi ketika sebuah informasi itu muncul.


Nilai Informasi

Nilai informasi ditentukan dari dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibanding gengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.


Konsep Dasar Sistem Informasi

Terdapat berbagai macam defenisi mengenai sistem informasi. Berikut adalah beberapa defenisi sistem informasi menurut para ahli :

  1. Menurut Sutarman (2012:13)[8], "Sistem informasi adalah sistem yang dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memperoses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi)".

  2. Menurut Sutabri (2012:46)[9], “Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang sudah dikemukakan di atas, maka dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa Sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari pengumpulan, pemasukan, pemrosesan data, penyimpanan, pengolahan, pengendalian dan pelaporan sehingga tercapai sebuah informasi yang mendukung pengambilan keputusan didalam suatu organisasi untuk dapat mencapai sasaran dan tujuannya.


Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. Berikut adalah beberapa defenisinya :

  1. Komponen Input

  2. Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen - dokumen dasar.

  3. Komponen Model

  4. Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

  5. Komponen Output

  6. Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

  7. Komponen Teknologi

  8. Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

  9. Komponen Basis Data

  10. Basis data (Database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).

  11. Komponen Kendali

  12. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.


Klasifikasi Sistem Informasi

Sistem informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masing-masing organisasi. Berikut adalah klasifikasi sistem informasi :

  1. Sistem informasi berdasarkan level organisasi

  2. Dikelompokkan menjadi level operasional, level fungsional dan level manajerial.

  3. Sistem informasi berdasarkan aktifitas manajemen

  4. Dikelompokkan menjadi sistem informasi perbankan, sistem informasi akademik, sistem informasi kesehatan, sistem informasi asuransi dan sistem informasi perhotelan.

  5. Sistem informasi berdasarkan fungsionalitas bisnis

  6. Dikelompokkan menjadi sistem informasi akuntansi, sistem informasi keuangan, sistem informasi manufaktur, sistem informasi pemasaran dan sistem informasi sumber daya manusia.


Tujuan Sistem Informasi

Tujuan sistem informasi terdiri dari Kegunaan (Usefulness), Ekonomi (Economic), Keandalan (Realibility), Pelayanan Langganan (Customer Service), Kesederhanaan (Simplicity), dan Fleksibilitas (Fleksibility).

  1. Kegunaan (Usefulness)

  2. Sistem harus menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi di dalam organisasi.

  3. Ekonomi (Economic)

  4. Semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengendalian, mesin-mesin harus menyumbang suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biaya yang dibutuhkan.

  5. Keandalan (Realibility)

  6. Keluaran sistem harus mempunyai tingkatan ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir atau saat komponen mesin tidak beroperasi secara temporer.

  7. Pelayanan Langganan (Customer Service)

  8. Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik atau ramah kepada para pelanggan. Sehingga sistem tersebut dapat diminati oleh para pelanggannya.

  9. Kesederhanaan (Simplicity)

  10. Sistem harus cukup sederhana sehingga terstruktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya mudah diikuti.

  11. Fleksibilitas (Fleksibility)

  12. Sistem harus cukup fleksibel untuk menangani perubahan-perubahan yang terjadi, kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi.

Konsep Analisa Sistem

Defenisi Analisa Sistem

Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai berikut :

”Kegiatan analisa Sistem adalah kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian mana yang bagus dan tidak bagus, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem baru”. Shalahuddin (2013:18)[10]

Tahap Analisa Sistem

“Tahap analisa sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”. (Jurnal CCIT,2011:322)[11]

Didalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang dilakukan oleh analis sistem adalah sebagai berikut :

  1. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah.

  2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

  3. Analyze, yaitu menganalisa system.

  4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisa.


Konsep Sistem Database

Sistem Database

Database merupakan salah satu komponen yang penting di dalam sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis penyedia informasi bagi para pemakainya. Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan sistem database (database system).

Secara umum sebuah sistem database adalah suatu sistem informasi yang mengintegritaskan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi.

Database dibentuk dari kumpulan file. File merupakan kumpulan dari item data yang diatur dalam satu record dimana item-item data tersebut dimanipulasi untuk pemroses tertentu. File dapat juga diartikan sebagai kumpulan record-record yang sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama , atribut yang sama namun berbeda-beda nilai data valuenya.

Berikut adalah istilah-istilah yang ada di dalam database :

  1. Table

  2. Table adalah kumpulan data yang terdiri dari record-record yang disatukan untuk suatu tujuan tertentu.

  3. Field

  4. Field adalah jenis atau tipe data dari suatu item data beserta batasan nilainya.

  5. Record

  6. Record adalah kumpulan field-field yang distukan dalam satu baris.

Untuk dapat mengelola data di dalam database, diperlukan bahasa yang dimengerti oleh pengguna dan database yang dikelola. SQL (Structure Query Language) merupakan bahasa yang telah distandarisasi dan digunakan dalam pengolahan semua database yang ada. Didalam SQL terdapat 3 sub bahasa yaitu :

  1. DDL (Data Definition Language) yang digunakan untuk membangun objek-objek dalam database seperti table dan index.

  2. DML (Data Manipulation Language) yang digunakan untuk menambah, mencari, mengubah dan menghapus baris dan table.

  3. DCL (Data Control Language) yang digunakan untuk menangani masalah security dalam database.


Unified Modelling Language (UML)

Berikut ini adalah beberapa defenisi use case :

  1. Menurut Nugroho (2010:06)[12]. UML (Unfied Modelling Language) adalah “Bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma ‘berorientasi objek”. Pemodellan (modelling) sesungguhnya digunakan untuk menyederhanakan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami”.

  2. UML (Unfied Modelling Language) adalah “Gambaran dari proses sistem secara keseluruhan yang melibatkan actor dalam hal penggunaan”.(Jurnal CCIT, 2014:491)[13]

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis objek (Object Oriented Progamming).


Definisi Diagram-diagram UML (Unified Modelling Language)

Berikut ini adalah defenisi mengenai 5 (lima) diagram UML:

  1. Use Case Diagram

  2. Menurut Murad (2013:57)[14], “Diagram Use Case adalah diagram yang bersifat statis yang memperlihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini memiliki dua fungsi, yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem dan menyatakan sifat sistem dari sudut pandang user”.

  3. Class Diagram

  4. Menggambarkan struktur objek sistem. Diagram ini menunjukan class object yang menyusun sistem dan juga hubungan antara class object tersebut.

  5. Sequence Diagram

  6. Menurut Vidia (2013:20)[15], ”Sequence diagram dibuat berdasarkan activity diagram dan class diagram. Sequence diagram menggambarkan aliran pesan yang terjadi antar kelas yang dideskripsikan pada class diagram dengan menggunakan operasi yang dimiliki kelas tersebut. Untuk aliran pesan, sequence diagram merujuk pada alur sistem activity diagram yang telah dibuat sebelumnya”. Sequence diagram Secara grafis juga menggambarkan bagaimana objek berinteraksi dengan satu sama lain melalui pesan pada sekuensi sebuah use case atau operasi.

  7. State Chart Diagram

  8. Diagram yang digunakan untuk memodelkan behavior objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek beralih dari satu state ke state yang lain.

  9. Activity Diagram

  10. Menurut Murad (2013:57), “Activity diagram merupakan diagram yang bersifat dinamis. Activity diagram adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untuk menganalisa proses”.

Manfaat UML (Unified Modelling Language)

UML (Unified Modelling Language) biasa digunakan untuk :

  1. Menggambarkan batasan sistem dan fungsi-fungsi sistem secara umum, dibuat dengan use case dan actor.

  2. Menggambarkan kegiatan atau proses bisnis yang dilaksanakan secara umum.

  3. Menggambarkan resentasi struktur static sebuah sistem dalam bentuk class diagram.

  4. Membuat model behaviour yang menggambarkan kebiasaan atau sifat sebuah sistem.

Literature Review

Banyak penelitian yang sebelumnya dilakukan mengenai penerimaan siswa baru dan penelitian lain yang berkaitan. Dalam upaya mengembangkan dan menyempurnakan penelitian penerimaan siswa baru ini perlu dilakukan studi pustaka (literature review) sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang akan dilakukan. Berikut adalah beberapa penelitian serupa yang sudah dilakukan sebelumnya yaitu :

  1. Penelitian yang dilakukan oleh Erlindayati (2010)

  2. Penelitian yang dilakukan oleh Erlindayati berjudul “Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Calon Siswa Baru Pada SMK Karya Bangsa”. Sistem yang diusulkan pada penelitian ini mengunakan web agar proses pengolahan data lebih akurat dan tepat. Karena dalam sistem berjalan saat ini masih menggunakan manual yaitu dengan pencatatan secara tertulis sehingga dapat menyebabkan terjadinya kesalahan pada data calon siswa. Penelitian ini dilakukan untuk merancang sistem yang sedang berjalan yaitu dari sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi yang berbentuk web, sehingga calon siswa/siswi tersebut dapat mendaftar secara langsung tanpa harus datang langsung ke sekolah, siswa dapat mendaftar di rumah atau di warnet terdekat.[16]

  3. Penelitian yang dilakukan oleh Kiki Fajriansyah (2012)

  4. Penelitian yang telah dijalankan oleh Kiki Fajriansyah berjudul “Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Pada SMP PGRI 109 Kota Tangerang Berbasis Web”. Sistem yang diusulkan pada penelitian ini mengunakan PHP sebagai bahasa pemogramannya dan MySQL sebagai database dengan tujuan untuk memudahkan bagi panitia penerimaan siswa baru agar dapat lebih mudah dalam mengolah dan memproses data. Sistem ini juga dirancang untuk dijadikan solusi awal dalam memecahkan masalah yang terjadi dalam pengolahan data pendaftaran siswa baru agar lebih efektif dan efisien. Sistem yang berjalan saat ini masih dikerjakan secara manual. Dengan perancangan ini bagian pendaftaran siswa baru tidak perlu berulang-ulang dalam mengolah data. Dengan penelitian ini juga dapat terwujudnya sistem yang menghasilkan rekap daftar ulang dengan tepat.[17]

  5. Penelitian yang dilakukan oleh Eko Sodiq Mustofa dan Djunarko (2010)

  6. Penelitian yang telah dijalankan oleh Eko Sodiq Mustofa dan Djunarko berjudul “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Pada SMK Negeri 3 Klaten Dengan Netbeans 6.5”. Sistem yang diusulkan pada penelitian ini mengunakan Netbeans 6.5 untuk mempermudah dan mempercepat dalam proses penerimaan siswa baru pada SMK Negeri 3 Klaten. Sistem ini dirancang untuk dijadikan solusi awal dalam memecahkan masalah yang terjadi dalam pengolahan data penerimaan siswa baru agar menghasilkan informasi yang mempunyai nilai lebih dibandingkan diolah secara manual. Dengan pembuatan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru akan mempermudah dan mempercepat dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan terutama laporan mengenai data-data yang berkaitan dengan data siswa khususnya penerimaan siswa baru karena pengembang tidak perlu merubah secara total struktur sistem yang telah ada dengan menggunakan konsep pemrogamman berbasis objek.[18]

  7. Penelitian yang dilakukan oleh Aan Isa Anshori (2012)

  8. Penelitian yang telah dijalankan oleh Aan IsaAnshori berjudul “Analisa Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Pada SMA Negeri 20 Kabupaten Tangerang”. Analisa Sistem yang diusulkan pada penelitian ini ditujukan untuk memudahkan masyarakat dan orangtua siswa dalam mencari dan mendapatkan informasi-informasi tentang sekolah. Analisa Sistem ini dirancang untuk dijadikan solusi awal dalam perancangan sistem yang sebenarnya yang berfungsi untuk memecahkan masalah yang terjadi dalam pelayanan sistem penerimaan siswa baru yang diharapkan dapat membuat sistem yang telah berjalan saat ini menjadi lebih baik terutama dalam hal kemudahan masyarakat dan orangtua siswa untuk mencari informasi tentang profil sekolah, kegiatan penerimaan siswa baru, serta biaya-biaya yang dibutuhkan untuk masuk ke sekolah. Sistem yang ada saat ini masih menggunakan sistem konvensional atau sistem lama dan belum terkomputerisasi sehingga dirasakan masih memiliki beberapa kekurangan yang harus ditingkatkan. Dengan ini masyarakat dan orangtua siswa tidak perlu datang langsung ke kantor administrasi sekolah karena akan digunakan secara On-line.[19]

  9. Penelitian yang dilakukan oleh Dwi Pra Satriawan (2012)

  10. Penelitian yang telah dijalankan oleh Dwi Pra Satriawan berjudul “Penerimaan Murid Baru Berbasis Website Pada SMPN 3 Gunung Sindur Kabupaten Bogor”. Penelitian ini membahas Layanan Registrasi Siswa pada SMPN 3 Gunung Sindur. Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui prosedur, kelebihan, kekurangan, peluang, dan kendala pada sistem pengolahan layanan registrasi siswa pada SMPN 3 Gunung Sindur.[20]

  11. Penelitian yang dilakukan oleh Siti Rohidatun Hulasiah (2012)

  12. Penelitian yang telah dijalankan oleh Siti Rohidatun Hulasiah berjudul “Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web Pada SMK Ikhlas”. Sistem yang diusulkan pada penelitian ini mengunakan web dengan progam PHP dan Mysql untuk membantu bagian penerimaan siswa baru dalam pengolahan data pendaftaran siswa baru dan sistem ini dirancang untuk dijadikan solusi awal dalam memecahkan masalah yang terjadi dalam pengolahan data pendaftaran siswa baru agar efektif dan efisien. Walaupun sistem berjalan saat ini sudah menggunakan komputer, namun ada proses yang masih dikerjakan secara manual dan penggunaan computer masih sebatas aplikasi Microsoft word, dan Microsoft Excel. Dengan ini bagian pendaftaran siswa baru tidak perlu berulang-ulang dalam mengolah data karena menggunakan sistem berbasis web secara online.[21]

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN


Umum

Didalam instansi pendidikan peran yang tidak kalah pentingnya adalah penerimaan siswa baru, karena hal ini adalah awal dari segala kegiatan yang nantinya akan berjalan dalam proses pengajaran. Proses penerimaan yang baik sudah barang tentu harus memiliki kualifikasi yang baik antara lain kemudahan untuk melakukan pendaftaran dan pembayaran bahkan kegiatan administrasi.

Namun saat ini, sistem yang digunakan dalam proses penerimaan siswa baru pada yayasan SMK Media Informatika ini belum terkomputerisasi. Oleh karena itu, penulis ingin memaparkan sistem yang berjalan. Agar terdapat perbandingan yang mungkin nanti menjadi suatu pertimbangan untuk menerapkan sistem komputerisasi yang sebenarnya jauh lebih baik.


Gambaran Umum Organisasi

Seiring dengan kemajuan teknologi, tidak dapat dipungkiri tuntutan akan kebutuhan pendidikan semakin meningkat. Melihat peluang yang terjadi akibat tuntutan kebutuhan dan persaingan yang terjadi maka didirikanlah SMK Media Informatika. SMK Media Informatika ini merupakan salah satu instansi pendidikan yang mengedepankan kualitas anak didiknya. Mereka berusaha memberikan pelayanan-pelayanan terbaik mulai dari penyesuaian kurikulum, pengajar-pengajar yang mahir pada bidangnya sampai dengan kegiatan-kegiatan ekstrakurikuler yang memacu para siswa untuk lebih berprestasi dalam kegiatan non akademik.


Sejarah Singkat Organisasi

Dalam menunjang program pemerintah Kota Tangerang, khususnya kecamatan Kelapa Dua sebagai daerah pemukiman yang tentunya membutuhkan semua sarana pendidikan, maka yayasan pendidikan Generasi bangsa Indonesia menyelenggarakan progam pendidikan dengan membuka SMK Media Informatika pada tahun 2007.

SMK Media Informatika terletak di Perumahan Dasana Indah Blok UF3 Bojong Nangka, Legok Tangerang. Berdirinya SMK Media Informatika dipelopori oleh Yayasan Pendidikan Generasi Bangsa Indonesia sebagai pelindung. Adapun misi dan visi dari SMK Media Informatika ialah :

  1. VISI

  2. Mencetak Sumber Daya Manusia (SDM) yang ahli,professional,memiliki kemampuan, dan kesanggupan kerja yang tinggi dalam bidang teknologi sesuai tuntutan Zaman.

  3. MISI

  4. a. Meningkatkan kompetensi tenaga pendidik yang menghasilkan lulusan cerdas, terampil, beriman, bertaqwa, dan memiliki keunggulan kompetitif.

    b. Melengkapi perangkat kurikulum yang muktahir dan berwawasan ke depan.

    c. Menyelenggarakan pembelajaran aktif, inovatif, kreatif, dan menyenangkan.

    d. Mengembangkan organisasi sekolah yang terus belajar (learning organization).


Struktur Organisasi

Berikut adalah struktur organisasi dari SMK Media Informatika Dasana Indah :

Gambar 3.1. Struktur Organisasi SMK Media Informatika


Tugas Dan Tanggung Jawab

Adapun tugas dan tanggungjawab dari para pengurus adalah :

  1. Kepala Sekolah

  2. a. Menyusun perencanaan.

    b. Mengorganisasikan kegiatan.

    c. Melakukan evaluasi terhadap kegiatan.

    d. Menentukan kebijakasanaan.

    e. Mengatur proses belajar mengajar.

    f. Mengatur Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS).

  3. Wakil kepala sekolah

  4. a. Menyusun perencanaan dan membuat program kegiatan serta pelaksanaannya.

    b. Pelaksanaan.

    c. Identifikasi dan pengumpulan data.

    d. Penyusunan laporan-laporan.

    e. Mengatur pengadaan dan pengelolaan daftar hadir guru dalam proses pembelajaran.

    f. Menyusun pelaksanaan Ujian Nasional (UAN).

    g. Menetapkan kriteria persyaratan naikk kelas / tidak naik kelas.

    h. Mengadakan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegikatan di luar sekolah.

    i. Mengatur / mengurus mutasi siswa.

    j. Mengatur dan menyelenggarakan hubungan baik antara sekolah dengan Komite Sekolah, menampung saran-saran dan pendapat masyarakat demi kemajuan sekolah.

    k. Menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana sekolah,mengatur pengadaan denah sekolah, organigram, papan data, kohor, atribut, label yang berhubungan

    dengan keperluan sekolah.

  5. Guru

  6. a. Membuat/menyusun program pembelajaran program tahunan,program semester,menyusun silabus, menyusun rencana pelaksanaan pengajaran.

    b. Melaksanaan kegiatan belajar mengajar di kelas.

    c. Menyusun alat penilaian dan melaksanaan penilaian hasil belajar.

    d. Membuat dan mengisi daftar nilai siswa.

    e. Melaksanaan Analisis Hasil Belajar.

    f. Membuat catatan-catatan tentang kemajuan belajar siswa yang dibina.

    g. Mengikuti kegiatan pengembangan Kurikulum.

  7. Tata Usaha

  8. a. Melaksanakan ketatausahaan sekolah dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah.

    b. Menyusun Program tata usaha.

    c. Mengelola administarasi sekolah,administrasi perlengkapan / sarana prasarana sekolah, administarasi kesiswaan, administarasi kurikulum,

    administarasi kepegawaian, administarasi humas.

    d. Mengurus dokumen-dokumen sekolah.

    e. Menyusun laporan-laporan ketatatausahaan sekolah.

    f. Membuat catatan-catatan tentang kemajuan belajar siswa yang dibina.

    f. Menyusun dan menyajikan data statistik sekolah.


Prosedur Sistem Yang Berjalan

Pada proses ini calon siswa datang langsung ke SMK Media Informatika untuk membeli formulir dan menerima Bukti Penerimaan Formulir. Setelah itu para calon siswa harus mengisi formulir pendaftaran secara lengkap dengan melampirkan dokumen persyaratan siswa baru yang dibutuhkan lalu menyerahkannya kepada bagian Penerimaan Siswa Baru. Tahap selanjutnya calon siswa akan mengikuti proses seleksi masuk kemudian calon siswa akan menerima hasil seleksi dan apabila calon siswa dinyatakan lulus maka calon siswa akan menerima surat persetujuan masuk sekolah yang berisi perjanjian mengenai pembayaran uang pangkal. Setelah calon siswa membayar uang pangkal sekolah (pembayaran boleh dicicil berdasarkan surat persetujuan masuk sekolah) maka calon siswa akan menerima bukti pembayaran berupa kwitansi.


Analisa Proses

Untuk penjelasan lebih rinci mengenai Perancangan Sistem Penerimaan Siswa Baru Pada SMK Media Informatika Dasana Indah akan digambarkan dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML).


Tata Laksana Sistem Yang Berjalan Saat Ini

Untuk menganalisa tata laksana sistem yang berjalan pada penelitian ini digunakan progam Edraw Max v 7.2 untuk menggambarkan Use Case Diagram, Sequence Diagram dan Activity Diagram.


Analisa Sistem Berjalan Pada Use Case Diagram

Berikut ini adalah gambaran use case sistem penerimaan siswa baru pada SMK Media Informatika :

Gambar 3.2. Use Case Diagram Penerimaan Siswa Baru

Berdasarkan gambar 3.2 Use Case Diagram yang berjalan diatas terdapat:

  1. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan penerimaan calon siswa baru.

  2. 3 actor yang yang melakukan kegiatan diantaranya : calon siswa, panitia PSB, dan Kepala Sekolah.

  3. 6 use case yang biasa dilakukan oleh actor-actor yaitu datang langsung, membeli formulir pendaftaran, mengisi formulir pendaftaran, mengembalikan formulir pendaftaran, membayar biaya registrasi, membuat laporan penerimaan siswa baru.

  4. 1 vertical swim line agar terlihat lebih rapih.


Analisa Sistem Berjalan Pada Activity Diagram

Berikut ini adalah gambaran sistem penerimaan siswa baru pada SMK Media Informatika menggunakan activity diagram :

Gambar 3.3. Activity Diagram Penerimaan Siswa Baru

Berdasarkan gambar 3.3. Activity Diagram yang berjalan diatas terdapat :

  1. 1 Initial Node, sebagai objek yang diawali.

  2. 19 Action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.

  3. 1 Final State, sebagai objek yang diakhiri.

  4. 1 vertical swim line agar terlihat lebih rapih.


Analisa Sistem Berjalan Pada Sequence Diagram

Berikut ini adalah gambaran sistem penerimaan siswa baru pada SMK Media Informatika menggunakan sequence diagram:

Gambar 3.4. Sequence Diagram Penerimaan Siswa Baru

Berdasarkan gambar 3.4. Sequence Diagram yang berjalan diatas terdapat :

  1. 3 Actor yang melakukan kegiatan, yaitu calon siswa, panitia PSB dan Kepala Sekolah.

  2. 24 Message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi. Kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor-actor.

  3. 1 Decision Node untuk membuat keputusan.

  4. 7 Lifeline mengidentifikasikan kehadiran objek pada saat terakhir/akhir waktu.

  5. 1 vertical swim line agar data terlihat lebih rapih.


Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem yang telah ada membutuhkan data input sebagai bahan masukan untuk diproses, sehingga akan menghasilkan bentuk output.


Spesifikasi Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan dokumen dasar yang akan megambil proses didalam sistem tersebut. Dokumen masukan ini akan mempengaruhi hasil laporan dari proses yang nantinya termasuk ke dalam masukan sistem berjalan pada SMK Media Informatika adalah sebagai berikut :

1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran

Fungsi Dokumen : Untuk Pendaftaran Siswa Baru

Sumber Asal Dokumen : Siswa Baru

Tujuan Dokumen : Bagian Penerimaan Siswa Baru

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran B.1


Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran merupakan dokumen yang dihasilkan dari proses sistem berjalan yang juga sering disebut sebagai dokumen laporan :

1. Nama Dokumen : Bukti Penerimaan

Fungsi Dokumen : Sebagai Bukti Pembelian Formulir Pendaftaran

Sumber Asal Dokumen : Bagian Penerimaan Siswa Baru

Tujuan Dokumen : Siswa Baru

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran B.2

2. Nama Dokumen : Surat Persetujuan Masuk Sekolah Dan Bukti Pembayaran

Fungsi Dokumen : Sebagai Persetujuaan Perjanjian Pembayaran Dan Bukti Pembayaran

Sumber Asal Dokumen : Bagian Penerimaan Siswa Baru

Tujuan Dokumen : Siswa Baru

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran B.3

3. Nama Dokumen : Hasil

Fungsi Dokumen : Untuk Bukti Tes Lulus

Sumber Asal Dokumen : Bagian Penerimaan Siswa Baru

Tujuan Dokumen : Siswa Baru

Media : Kertas / Informasi Melalui Telepon

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Tidak ada karena berbentuk Informasi lewat telpon dan papan pengumuman sekolah


Konfigurasi Sistem Berjalan

  1. Spesifikasi Perangkat Keras/Hardware

  2. - Procesor : Intel Core 2 Duo

    - Monitor : 17 Inci

    - Mouse : Optik

    - Hardisk : 150 GB

    - Keyboard : USB

    - Printer : HP Jet 3940

    - Memory : 2 GB

  3. Spesifikasi Perangkat Lunak/Software

  4. - Windows XP

    - Microsoft Word

    - Microsoft Excel

    - Microsoft Power Point

  5. Hak Akses (Brainware)

  6. Ada 3 actor yang dapat mengakses system penerimaan calon siswa baru, yaitu :

    - Panitia Penerimaan Calon Siswa Baru

    - Kepala Sekolah

    - Calon Siswa


Permasalahan Dan Alternatif Pemecahan Masalah

Dalam kegiatan penerimaan siswa baru pada SMK Media Informatika masih menggunakan sistem manual atau belum menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi, sehingga dalam melakukan kegiatan penerimaan siswa baru memerlukan waktu yang cukup lama dan membutuhkan pemikiran yang lebih. Penulis ingin mencoba untuk menganalisa dan menguraikan hambatan dan masalah yang ada pada sistem berjalan ini. Hambatan dan masalah yang utama adalah cara kerja yang masih sederhana dan masih secara manual, yang dapat diuraikan sebagai berikut :

  1. Menggunakan sistem manual yang memakan waktu lama.

  2. Tingginya kesalahan manusia dalam perhitungan, penulisan maupun pencatatan nama siswa pada laporan penerimaan siswa baru.

  3. Adanya keterlambatan informasi dan penyimpanan bukti-bukti penerimaan siswa yang tidak terorganisir dengan baik.

  4. Memerlukan waktu lama apabila ingin mencari data siswa.

  5. Proses pembuatan laporan penerimaan siswa baru kurang cepat, tepat dan akurat.

Dalam mengatasi permasalahan diatas, penulis mengajukan suatu cara untuk meminimalkan permasalahan dalam proses penerimaan siswa baru agar lebih baik dari sebelumnya yaitu menggunakan sistem komputerisasi dengan pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut :

  1. Efisiensi waktu, mempercepat dalam proses perhitungan maupun pembuatan laporan.

  2. Ketelitian yang tinggi, kemungkinan untuk terjadi kasalahan dalam perhitungan maupun pencatatan relatif lebih sedikit.

  3. Volume data yang tinggi karena mampu mengolah data dalam jumlah besar.

  4. Data aman, karena data disimpan dalam komputer yang merupakan media komunikasi yang dapat dengan cepat menyajikan informasi yang dibutuhkan.


Elisitasi

Elisitasi adalah usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait yang diperoleh dengan teknik pengumpulan intelijen sumber manusia atau wawancara untuk memperoleh informasi dan pada akhirnya disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Elisitasi dapat dibagi menjadi empat tahap yaitu :

  1. Elisitasi Tahap I

  2. Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.

  3. Elisitasi Tahap II

  4. Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Berikut adalah penjelasan lebih rinci mengenai MDI :

    a. M pada MDI itu artinya Mandatory (penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

    b. D pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam

    pembentukan sistem, maka akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.

    c. I pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

  5. Elisitasi Tahap III

  6. Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:

    a. T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara/teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.

    b. O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.

    c. E artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.

    Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu:

    a. High (H): Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.

    b. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.

    c. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

  7. Elisitasi Final

  8. Merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.


Tabel Elisitasi

  1. Elisitasi Tahap I

  2. Tabel 3.1. Elisitasi Tahap I

  3. Elisitasi Tahap II

  4. Tabel 3.2. Elisitasi Tahap II

  5. Elisitasi Tahap III

  6. Tabel 3.3. Elisitasi Tahap III

  7. Elisitasi Final

  8. Tabel 3.4. Elisitasi Final


Rancangan Prototype

Gambar 3.5. Tampilan Menu Login


Gambar 3.6. Tampilan Menu Utama


Gambar 3.7. Tampilan Menu Pendaftaran Siswa Baru


Gambar 3.8. Tampilan Sub Menu Data Siswa Baru Pada Menu PSB


Gambar 3.9. Tampilan Sub Menu Data Orang tua Atau Wali Pada Menu PSB


Gambar 3.10. Tampilan Sub Menu Data Nilai Siswa Pada Menu PSB


Gambar 3.11. Tampilan Sub Menu Persyaratan Pada Menu PSB


Gambar 3.12. Tampilan Sub Menu Penerimaan Siswa Pada Menu PSB


Gambar 3.13. Tampilan Pesan Ketika Menu Log out di Tekan


Gambar 3.14. Tampilan Menu Pengaturan


Gambar 3.15. Tampilan Menu Manage User


BAB IV

PENUTUP


Kesimpulan

Setelah penulis mengamati, mempelajari, dan akhirnya menyusun laporan Kuliah Kerja Praktek ini yang mengambil judul Analisa Sistem Penerimaan Siswa Baru pada SMK Media Informatika, penulis dapat mengambil kesimpulan antara lain yaitu :

  1. Dengan penggunaan sistem komputerisasi pada proses penerimaan siswa baru. pengolahan, penyimpanan serta pengiriman data menjadi lebih cepat, akurat dan aman.

  2. Pengaplikasian sistem komputerisasi pada sebuah instansi pendidikan dapat mempermudah pengguna untuk melakukan backup file dan mempermudah proses pencarian data apabila sewaktu-waktu data diperlukan.

  3. Dokumen-dokumen yang diperluakan menjadi lebih fleksibel dibuat apabila menggunakan sistem komputerisasi.


Saran

Dari kesimpulan yang telah penulis buat berdasarkan Analisa Sistem Penerimaan Siswa Baru pada SMK Media Informatika dari awal hingga akhir, maka penulis mencoba mengajukan saran–saran yaitu :

  1. Gunakan sistem komputerisasi yang sederhana penggunaannya tetapi multi fungsi manfaatnya, mulai dari data tersebut diinput hingga menjadi sebuah hasil output yang akan digunakan atau disimpan untuk kepentingan yang akan datang.

  2. Arsipkan semua dokumen-dokumen sekecil apapun dalam beberapa format file atau lampiran.

  3. Penyediaan, pengisian dokumen harus disesuaikan dengan keperluannya, agar pada proses penginputan data menjadi lebih cepat dan akurat.


DAFTAR PUSTAKA

  1. Sugiarti, Yuni. 2011. "Metode Penelitian Dibidang Komputer & Teknologi Informasi". Serang: Dinas Pendidikan Provinsi Banten.
  2. Nasarudin, Djafar. Imran, Samsie.Indra. 2013. "Perancangan Sistem Informasi Supply Chain Management (SCM) Pada CV Rajawali Multi Niaga Makasar". Jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 6 No. 2, Januari 2013: 224-239
  3. Jogiyanto. 2010. "Sistem Teknologi Informasi". Yogyakarta: Andi.
  4. Yakub. 2012. "Pengantar Sistem Informasi". Yogyakarta: Graha Ilmu.
  5. Darmawan, Deni. 2012. "Pendidikan Teknologi Informasi Dan Komunikasi". Bandung: Rosda.
  6. Pratama, I.P.A.E. 2014. "Sistem Informasi dan Implementasinya". Bandung: Informatika.
  7. Maimunah, Sunarya. Lusyani, Larasati. Nina. 2012. "Media Company Profile Sebagai Penunjang Informasi dan Promosi.". Jurnal CCIT. Tangerang: STMIK Raharja. Vol. 5 No. 3, Mei 2012
  8. Sutarman. 2012. "Buku Pengantar Teknologi Informasi". Jakarta: Bumi Aksara.
  9. Sutabri, Tata. 2012. "Konsep Sisttem Informasi". Yogyakarta: Andi Offset.
  10. A.S, Rosa, Dan M. Shalahuddin. 2013. "Rekayasa Perangkat Lunak". Bandung: Informatika.
  11. Henderi, Maimunah, Andrian. Randy. 2011. "Desain Aplikasi E-Learning Sebagai Media Pembelajaran Artifical Informatics". Jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 4 No. 3, Mei 2011: 316-329
  12. Nugroho, Adi. 2010. "Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML & Java". Yogyakarta: Andi Offset.
  13. Rahardja. Untung, Dewi. Meta Amalya, Prastiwi. Winiarti. 2014. "Implementasi Widuri Sebagai Media Penyimpanan Laporan Dari Referensi Digital Karya Ilmiah". Jurnal CCIT. Tangerang: STMIK Raharja. Vol. 7 No. 3, Mei 2014: 480-496
  14. Murad. Dina Fitria, Kusniawati. Nia, Asyanto. Agus. 2013. "Aplikasi IntelligenceWebsite Untuk Penunjang Laporan PAUD Pada Himpaudi Kota Tangerang". Jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja. Vol. 7, No. 1 September 2013
  15. Vidia. Dhanada, dkk. 2013. "Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Rawat Jalan Di Rumah Sakit Hewan Universitas Airlangga Surabaya Dengan Metode Berorientasi Objek". Surabaya: Universitas Airlangga.
  16. Erlindayati. 2010. “Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Calon Siswa Baru Pada SMK Karya Bangsa”. Laporan SKRIPSI. STMIK Raharja.
  17. Fajriansyah, Kiki. 2012. “Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Pada SMP PGRI 109 Kota Tangerang Berbasis Web”. Laporan SKRIPSI. STMIK Raharja.
  18. Mustofa. Eko Sodiq, Djunarko. 2010. “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Pada SMK Negeri 3 Klaten Dengan Netbeans 6.5”. Laporan Naskah Publikasi. STMIK Amikom.
  19. Anshori, Aan Isa. 2012. “Analisa Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Pada SMA Negeri 20 Kabupaten Tangerang”. Laporan KKP. STMIK Raharja.
  20. Satriawan, Dwi Pra. 2012. “Penerimaan Murid Baru Berbasis Website Pada SMPN 3 Gunung Sindur Kabupaten Bogor”. Laporan KKP. STMIK Raharja.
  21. Hulasiah, Siti Rohidatun. 2012. “Perancangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Berbasis Web Pada SMK Ikhlas”. Laporan SKRIPSI. STMIK Raharja.

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A:

A.1. Formulir Permohonan Usulan KKP
A.2. Form Validasi Kuliah Kerja Praktek (KKP)
A.3. Surat Pengantar KKP
A.4. Surat Bukti Keterangan Penelitian KKP
A.5. Kartu Bimbingan KKP
A.6. Kartu Studi Tetap Final
A.7. Daftar Nilai
A.8. Kurikulum
A.9. Kwitansi Pembayaran KKP
A.10. Daftar Mata Kuliah Yang Belum Diambil
A.11. Sertifikat PROSPEK
A.12. Sertifikat TOEFL
A.13. Sertifikat IT International
A.14. Sertifikat IT Nasional
A.15. Formulir Seminar Proposal
A.16. Curiculum Vitae (CV)
A.17. Form Penggantian Judul


Lampiran B:

B.1. Formulir Pendaftaran Siswa Baru
B.2. Bukti Penerimaan
B.3. Surat Persetujuan Masuk Sekolah
B.4. Form Wawancara
B.5. Form Uraian Pekerjaan


Lampiran C:

C.1. Lampiran Slide Presentasi