BAB I ROOSTER
Daftar isi
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Seiring dengan arus globalisasi yang kian deras, kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat semakin meningkat. Penggunaan teknologi informasi yang diintegrasikan dengan proses pekerjaan di suatu organisasi sudah menjadi kebutuhan mutlak. Hal ini dikarenakan adanya kebutuhan dari organisasi tersebut untuk meningkatkan kemampuannya dalam menganalisis masalah-masalah yang dihadapinya serta dalam pengambilan keputusan. Terlebih lagi bagi organisasi publik yang memiliki ruang lingkup yang luas.
Pada kenyataannya, kebutuhan tersebut akan dapat terpenuhi jika didukung oleh perangkat-perangkat teknologi yang juga hadir seiring arus globalisasi menuju modernisasi. Saat ini kemajuan informasi teknologi sangat diperlukan. Mengakses data dan informasi dengan cepat sudah menjadi kebutuhan utama dalam pelayanan jasa.
Gambar 1.1 Perkembangan Teknologi Informasi
Kini untuk mengakses informasi dapat diperoleh tanpa mengenal jarak dan waktu, kapan saja dan dimana saja kita akan mampu memperoleh informasi yang kita butuhkan melalui bantuan teknologi. Ini merupakan salah satu pemecahan masalah atas kebutuhan informasi yang selama ini terbatas dengan jarak dan waktu. Dengan hadirnya teknologi tersebut para pengguna dan penyedia informasi dapat berinteraksi dengan baik, sehingga suatu organisasi juga dapat berkembang dengan cepat.
Gambar 1.2 Perkembangan Teknologi Sistem Informasi
Saat ini proses pelayanan kampus yang berjalan pada Perguruan Tinggi Raharja masih belum terkomputerisasi. Para Pribadi Raharja harus meluangkan waktu dan mencari-cari orang yang bersangkutan untuk bertanya perihal informasi yang di harapkan. Dan belum tentu pelayanan yang diberikan memuaskan, terkadang ada yang tidak tertangani dengan baik bahkan memerlukan waktu yang lama untuk menyelesaikannya. Sehingga dapat menurunkan kualitas pelayanan dan membuat kegiatan pelayanan tidak optimal. Hal ini tentu merepotkan, selain itu tidak menghemat waktu, juga tidak mencerminkan kampus IT. Perguruan Tinggi Raharja sebagai salah satu lembaga pendidikan unggulan yang berada di Kota Tangerang, berusaha menjawab segala permasalahan yang ada. Dengan memanfaatkan internet, Perguruan Tinggi Raharja mencoba untuk membuat terobosan dengan membuat sistem pelayanan kampus secara online.
Dengan adanya sistem ini diharapkan nantinya bagi Pribadi Raharja tidak kesulitan dalam mengakses informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan kegiatan kampus dan akademik. Dan diharapkan juga dengan adanya sistem ini, proses pelayanan dapat berjalan optimal dan tentunya meningkatkan kualitas pelayanan kampus. Maka, berdasarkan latar belakang diatas, penulis mengambil judul tentang “Perancangan Role Online System Ticketing Raharja (ROOSTER) Dalam Mendukung Sistem Pelayanan Pada Perguruan Tinggi Raharja”. Semoga penelitian ini dapat bermanfaat bagi semuannya.
1.2 Perumusan Masalah
Rumusan masalah adalah tahap awal dimulainya setiap penelitian yang akan dilanjutkan dengan pemecahan masalah. Rumusan masalah ini dikategorikan sebagai pertanyaan utama yang dicari dan yang akan dijawab melalui sebuah penelitian. Rumusan masalah muncul karena adanya gap (kesenjangan) antara (real life condition) kondisi realitas atau nyata dengan (future expected condition) kondisi yang akan diharapkan nantinya. Uraian rumusan masalah ini harus didukung dengan teori, survey, standar, dan juga data yang relevan.
Sesuai dengan latar belakang penelitian yang telah diuraikan pada bahasan sebelumnya, penelitian ini secara jelas berkaitan dengan konsultasi pada Perguruan Tinggi. Beberapa hal akan dikemukakan dan dijelaskan tentang konsultasi yang ada pada sistem pelayanan perguruan tinggi. Pada laporan skripsi ini akan diberikan contoh tentang konsultasi yang berjalan saat ini, serta adanya masalah-masalah yang terjadi pada sistem pelayanan.
Selanjutnya, akan dinyatakan dan dijelaskan mengapa masalah ini penting dan menarik untuk dipecahkan. Dan akan dinilai juga dari kerugian yang akan muncul apabila masalah ini tidak terpecahkan, atau keuntungan yang akan didapatkan jika masalah ini terpecahkan. Studi elisitasi akan dilakukan dalam rangka pembuktian dan inventarisasi terhadap masalah-masalah yang muncul pada sistem konsultasi ini. Kemudian akan dibuktikan melalui literature review bahwa belum ada solusi atau jawaban yang tepat atau pemecahan masalah yang memuaskan atas penelitian yang akan dilakukan ini.
Observasi lapangan melalui studi survey menggunakan iSur juga dilakukan demi mengukuhkan akar permasalahan dari sistem konsultasi ini. Berdasarkan pedoman-pedoman rumusan masalah yang telah disebut diatas, ditimbulkan uraian rumusan masalah sebagai berikut:
1.2.1 Bagaimana sistem pelayanan pada Perguruan Tinggi Raharja yang ada saat ini ?
Pada dasarnya Perguruan Tinggi Raharja telah memiliki sistem konsultasi sebagai media pelayanan seputar kampus. Namun sistem tersebut hanya dapat dilakukan dilingkungan kampus saja, sehingga hanya segelintir civitas akademik Perguruan Tinggi Raharja yang mengetahui dan mengaksesnya sebagai sarana untuk mendapatkan informasi tentang kegiatan perkuliahan yang up to date.
1.2.2 Bagaimana tindakan yang perlu diterapkan di Perguruan Tinggi Raharja untuk Pribadi Raharja dalam mengakses sistem pelayanan kampus?
Gambar 1.4 Mutu Counselor All
Gambar sistem yang berjalan diatas, dilihat dari brainware (aktor) mempunyai kelemahan yang cukup signifikan yaitu aktornya terbatas, seperti pada saat kajur tidak ada karena berhalangan hadir dan tidak berada di ruangan. Sehingga mahasiswa harus mencari kajur atau datang di lain waktu.
Untuk permasalahan ketiga yaitu permasalahan yang terakhir perihal materi konsultasi. Dalam melakukan konsultasi hanya dilakukan secara langsung (face to face) tentunya dilingkungan kampus. Dan materi konsultasi pengaksesannya terbatas, sehingga materi konsultasi tidak dapat di share kepada mahasiswa.
1.2.3 Bagaimana sifat sistem pelayanan yang di usulkan ?
Gambar 1.5 History Konsultasi
Lingkup gambar sebelumnya pada sistem yang berjalan saat ini, bisa dikatakan terbatas karena alur konsultasi hanya meliputi seputar akademik dan perkuliahan. Sehingga menyebabkan materi konsultasi tidak beragam, dan mahasiswa kesulitan untuk berkonsultasi dengan materi yang lain. Disamping terdapat kekurangan, terdapat pula kelebihan dalam sistem yang berjalan saat ini, yaitu dari segi data, bisa mengetahui riwayat konsultasi setiap saat. Sehingga semua aktifitas dan jejak pada sistem tersebut dapat terekam.
1.3 Tujuan Dan Manfaat Penelitian
1.3.1 Tujuan Penelitian
Tujuan merupakan arah dari suatu penelitian. Tujuan penelitian harus disesuaikan dengan rumusan masalah. Bila permasalahan mempertanyakan hal-hal yang belum diketahui, maka tujuan merinci apa saja yang ingin diketahui, sehingga jika permasalahan sudah terjawab maka tujuan penelitian sudah tercapai. Dalam beberapa penelitian dimana permasalahannya sangat sederhana terlihat bahwa tujuan sepertinya merupakan pengulangan dari rumusan masalah, hanya saja rumusan masalah dinyatakan dengan pertanyaan, sedangkan tujuan dituangkan dalam bentuk pernyataan yang biasanya diawali dengan kata ingin mengetahui.
Tetapi bila permasalahannya relatif komplek, permasalahan ini menjadi lebih jelas terjawab bila disusun sebuah tujuan penelitian yang lebih tegas yang memberikan arah bagi pelaksanaan penelitian. Misalnya, bila rumusan masalah mempertanyakan bagaimanakah penerapan model pembelajaran kontekstual pada pokok bahasan pecahan, maka jelas akan banyak penafsiran tentang jawaban yang diinginkan dari pertanyaan ini, sehingga perumusan tujuannya harus lebih tegas, misalnya ingin mengetahui langkah-langkah dalam menerapkan model pembelajaran kontekstual pada pokok bahasan pemecahan, atau ingin mengetahui bagaimanakah efek penerapan model pembelajaran kontekstual pada pokok bahasan pemecahan terhadap hasil belajar.
Tujuan penelitian yang menguraikan secara tegas dan jelas tujuan dilaksanakan penelitian di objek penelitian yang dipilih tersebut untuk objek penelitian atau organisasi. Tujuan penelitian berkaitan erat dengan rumusan masalah yang ditetapkan dan jawabannya terletak pada kesimpulan penelitian. Tujuan penelitian dijabarkan, biasanya menggunakan kata-kata kerja pembuka antara lain: menemukan, menjelaskan, menganalisis, menguraikan, menilai, menguji, membandingkan, menemukan hubungan antara, memperoleh data atau pengetahuan atau keterangan tentang peneliti.
Beberapa sifat yang harus dipenuhi sehingga tujuan penelitian dikatakan baik yaitu: spesifik, terbatas, dapat diukur, dan dapat diperiksa dengan melihat hasil penelitian.
Tujuan dari sistem pelayanan ROOSTER ini yaitu memudahkan dalam mendapatkan informasi seputar kampus, sehingga dapat meminimalisir informasi yang tidak benar, memaksimalkan pelayanan kampus dengan adanya pelayanan secara online.
Tujuan operasional dari penelitian ini adalah untuk mengetahui masalah-masalah apa saja yang timbul pada sistem pelayanan seputar kegiatan kampus yang berjalan saat ini.
Tujuan Fungsional dari penelitian ini yaitu agar hasil dari penelitian dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh instansi sebagai referensi dasar untuk mengambil kebijakan yang berhubungan dengan informasi kegiatan akademik Perguruan Tinggi Raharja.
Tujuan Individual adalah untuk menambah ilmu pengetahuan, pengalaman, pengenalan dan pengamatan sebuah sistem pelayanan pada Perguruan Tinggi Raharja sehingga penulis melakukan penelitian untuk menyelesaikan Tugas Akhir/Skripsi.
Mengimplementasikan sistem pelayanan kampus di Perguruan Tinggi Raharja dengan mengoptimalkan sistem pelayanan ROOSTER sebagai Learning Management System dalam mendukung kegiatan pelayanan kampus.
1.3.2 Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian merupakan dampak dari tercapainya tujuan dan terjawabnya rumusan masalah secara akurat. Manfaat penelitian harus dapat dibedakan antara manfaat teoritis dan manfaat praktisnya. Karena skripsi selalu dibuat dengan dukungan beberapa kajian teoritis dan temuan sebelumnya, maka akan mempunyai manfaat teoritis. Manfaat teoritis baik bagi penulis maupun pembaca karya ilmiah tersebut. Sedangkan manfaat praktisnya tergantung pada bentuk penelitian yang dilakukan, terutama untuk penelitian evaluasi dan eksperimen. Dalam penulisan laporan Skripsi ini dikemukakan beberapa manfaat, yaitu :
- Untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama menempuh pendidikan di Perguruan Tinggi Raharja dengan membuat laporan penelitian secara ilmiah dan sistematis.
- Meningkatkan kualitas pelayanan kampus di Perguruan Tinggi Raharja.
- Dengan adanya sistem pelayanan yang secara online, maka diharapkan seluruh civitas akademik Perguruan Tinggi Raharja dapat memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Selain itu dapat melakukan proses pelayanan dimanapun dan kapanpun dengan sistem pelayanan yang dapat diakses secara online.
1.4 Ruang Lingkup
Untuk mempermudah penulisan laporan skripsi ini dan agar lebih terarah dan berjalan dengan baik, maka perlu kiranya dibuat suatu batasan masalah. Adapun ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan laporan skripsi ini yaitu hanya pada lingkup seputar kegiatan aktifitas akademik perkuliahan yang ada pada Perguruan Tinggi Raharja. Pada laporan skripsi ini hanya membahas tentang pelayanan ticketing online melalui ROOSTER (Role Online System Ticketing Raharja).
Pelayanan ticketing online hanya dapat digunakan bagi Pribadi Raharja yang menggunakan akun email Raharja.co. hal ini dilakukan agar kegiatan pelayanan berjalan sesuai dengan optimal dan lebih terstruktur. Dalam sebuah pelayanan diberikan batas waktu pelayanan, agar pelayanan dapat berjalan dengan baik. Setiap permintaan layanan hanya dilakukan selama 2×24 jam, dan dalam waktu tersebut operator harus memberikan kabar perkembangan dari permintaan pelayanan costumer sudah sampai mana pelayanan ditangani oleh operator. Kemudian informasi yang didapat melalui iRAN (ilearning Raharja Ask and News) yang digunakan sebagai canned response untuk menjawab pertanyaan costumer dan pengetahuan akademik perkuliahan. Setiap pelayanan akan dibuat sebuah tiket baru untuk setiap permintaan layanan, sehingga setiap pelayanan terdapat history sebagai arsip pelayanan.
1.5 Metode Penelitian
Dalam penyusunan Laporan Skripsi ini, metode penelitian yang digunakan penulis yaitu dengan cara mengumpulkan dan menggambarkan data mengenai keadaan secara langsung dari atau tepatnya yang menjadi objek penelitian untuk mendapatkan data secara relevan. Teknik pengumpulan data yang penulis lakukan dalam mencari dan mengumpulkan data serta mengolah informasi yang diperlukan menggunakan beberapa metode sebagai berikut :
1.5.1.Pengumpulan Data
A. Metode Pengumpulan Data
Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam laporan Skripsi ini, digunakan metode sebagai berikut:
1. Metode Pengamatan (Observasi Research)
yaitu penulis mengadakan pengamatan langsung pada Perguruan Tinggi Raharja, metode ini dilakukan untuk mengumpulkan dokumen yang merupakan sumber informasi yang sangat penting yang dapat membantu dalam analisa dan untuk langkah selanjutnya dalam rangka pembangunan sistem tersebut.
2. Metode Wawancara (Interview Research)
Metode ini dilakukan melalui proses tanya jawab dengan seorang atau beberapa narasumber di tempat atau lokasi dimana objek penelitian dilakukan. Proses tanya jawab ini dilakukan langsung kepada stakeholder di Perguruan Tinggi Raharja yaitu Bagian Akademik dan mahasiswa Perguruan Tinggi Raharja.
3. Metode Pustaka (Library Research)
Yaitu memperoleh data dengan cara membaca dan mempelajari buku-buku dan literature-literature yang berhubungan dengan teori dan laporan penelitian ini.
4. Metode Studi Elisitasi
Elisitasi merupakan rancangan yang dibuat berdasarkan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap, yaitu elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, elisitasi tahap III, dan final draft elisitasi.
1.5.2.Sumber Data
1. Sumber Data Primer
data yang diperoleh secara langsung dari Perguruan Tinggi Raharja, baik melalui observasi ataupun wawancara.
2. Sumber Data Sekunder
data yang diperoleh dengan mempelajari buku-buku dan sumber data lainnya yang berkaitan dengan objek penelitian ini.
1.5.3.Analisa Data
merupakan suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal didalam mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan. Dalam tahap ini terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan sistem sebagai berikut :
- Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah
- Understand, yaitu memahami sistem yang ada
- Analizer, yaitu menganalisa sistem
- Report, yaitu membuat laporan hasil analisa
1.6 Sistematika Penulisan
Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Laporan Skripsi ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini berisikan teori yang berupa pengertian dan definisi yang diambil dari kutipan buku yang berkaitan dengan penyusunan Laporan Skripsi.
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini berisikan gambaran dan sejarah singkat Perguruan Tinggi Raharja, struktur organisasi, pembahasan tugas dan wewenang, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, analisa proses, UML (Unified Modelling Language) sistem yang berjalan, serta elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, elisitasi tahap III, dan final draft elisitasi.
BAB IV : RANCANGAN SISTEM DAN IMPLEMENTASI
Bab ini menjelaskan analisa sistem yang diusulkan dengan menggunakan flowchart dan mind map dari sistem yang diimplementasikan, serta pembahasan secara detail final elisitasi yang ada di bab sebelumnya, di jabarkan secara satu persatu dengan menerapkan konsep sesudah adanya sistem yang diusulkan.
BAB V : PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan analisa dan optimalisasi sistem berdasarkan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
