BAB I MAGICS: Perbedaan revisi

1.2 Perumusan Masalah

Setiap penelitian dimulai dari rumusan masalah yang dilanjutkan dengan pemecahan masalah. Rumusan masalah ini dikategorikan sebagai pertanyaan utama yang dicari dan yang akan dijawab melalui penelitian. Rumusan masalah itu muncul karena adanya gap (kesenjangan) antara (real life condition) kondisi realitas atau nyata dengan (future expected condition) kondisi yang nantinya diharapkan. Uraian rumusan masalah ini harus didukung dengan teori, survey, standar, dan juga data yang relevan.

Dalam hal ini, sesuai dengan latar belakang penelitian yang telah diuraikan pada 1.1, penelitian yang berkaitan dengan dokumentasi pada Perguruan Tinggi Raharja. Media penyimpanan dokumen di Perguruan Tinggi Raharja saat ini yaitu menggunakan Green Documentation. melalui website www.stmik-raharja.com yang hanya bisa diakses di lingkungan kampus.

1.2.1 Apakah sistem pendokumentasian di perguruan tinggi sudah efektif?

Gambar 1.3 Halaman awal Green Documentation

Pada dasarnya Perguruan Tinggi Raharja telah memiliki Green Documentation untuk media penyimpanan dokumentasi informasi kegiatan seputar kampus hanya berupa foto atau gambar. Namun, Green Documentation masih belum optimal. Hal tersebut dikarenakan pendataan yang masih manual dan tidak menyeluruh (tidak update) sehingga menyebabkan kesulitan dalam proses pencarian data karena tidak tersimpan dalam database yang baik. Selain itu, Green Documentation hanya ditujukan untuk staff Perguruan Tinggi Raharja, sehingga hanya segelintir mahasiswa dan mahasiswi Perguruan Tinggi Raharja yang mengetahui dan mengakses Green Documentation sebagai sarana untuk mendapatkan informasi tentang kegiatan kampus yang up to date, sehingga banyak mahasiswa dan mahasiswi yang tidak mengetahui jadwal kegiatan kampus terkini.

Gambar 1.4 Halaman Green Documentation

Pada gambar diatas terlihat bahwa tampilan Green Documentation sangatlah bersifat monoton. Sehingga sistem informasi mahasiswa yang berjalan saat ini pada Perguruan Tinggi Raharja belum optimal karena mahasiswa masih mendapatkan kesulitan dalam memperoleh informasi dalam bentuk dokumentasi foto yang terdapat pada Green Documentation yang ada dalam website Raharja, hal ini dibuktikan dengan ketidaktahuan mahasiswa mengenai prosedur pencarian informasi dalam hal-hal yang berkaitan dengan informasi seputar dokumentasi gambar, suara maupn video.

Masalah lain yang muncul dari Green Documentation ini adalah mahasiswa harus mencari alamat website perguruan tinggi, pencarian tersebut memerlukan waktu yang cukup lama. Hal ini memunculkan rasa ketidakpuasan mahasiswa terhadap sistem berjalan. Oleh karena itu perlu adanya suatu sistem yang dapat menyajikan informasi dengan mudah cepat dan akurat dalam memberikan informasi yang memuaskan bagi mahasiswa.

Seluruh perguruan tinggi memiliki tempat khusus untuk menyimpan seluruh kegiatan maupun dokumentasi yang telah di selenggarakan oleh kampus tersebut, begitu pula dengan Perguruan Tinggi Raharja yang telah memiliki Green Documentation untuk memperoleh informasi tentang dokumentasi foto kegiatan kampus. Namun, Green Documentation masih belum maksimal. Sehingga dapat didefinisikan 7 (tujuh) permasalahan yang dihadapi saat ini, yaitu permasalahan pertama dapat dikatakan masih belum optimal, hal tersebut dikarenakan pendataan yang masih manual, permasalahan kedua yaitu tidak menyeluruh (tidak update), permasalahan ketiga yaitu menyebabkan kesulitan dalam proses pencarian data. Sedangkan permasalahan keempat yaitu tidak tersimpan dalam database yang baik. Permasalahan kelima yaitu Green Documentation hanya ditujukan untuk staff Perguruan Tinggi Raharja saja, tidak mencakup seluruh civitas akademik, sehingga hanya segelintir mahasiswa dan mahasiswi Perguruan Tinggi Raharja yang mengetahui dan mengakses Green Documentation sebagai sarana untuk mendapatkan informasi tentang kegiatan kampus yang up to date, sehingga banyak mahasiswa dan mahasiswi yang tidak mengetahui dokumentasi kegiatan kampus terkini. Permasalahan keenam yaitu belum teraksesnya secara online. Dan permasalahan yang terakhir yaitu permasalahan ketujuh tidak adanya fasilitas search sehingga menyulitkan user untuk mendapatkan data secara cepat, sehingga dapat membuang waktu dengan sia-sia hanya untuk mengscrolle begitu banyaknya data demi menemukan data yang akan dicari.

Untuk itu dalam kenyataanya hal tersebut terkadang tidak sesuai dengan keinginan dan harapan yang hendak dicapai, dikarenakan kurang atau terbatasnya sistem informasi yang digunakan. Maka, dengan adanya aplikasi MAGICS ini diharapkan Green Documentation dapat berjalan jauh lebih baik lagi, tentunya dengan permasalahan-permasalahan yang bisa teratasi dengan adanya MAGICS ini.

Berdasarkan uraian diatas, dapat dirumuskan beberapa rumusan permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimana sistem pendokumentasian pada Perguruan Tinggi Raharja saat ini ?
2. Bagaimana tindakan yang perlu diterapkan di Perguruan Tinggi Raharja untuk Pribadi Raharja dalam mengakses informasi tentang pendokumentasian kegiatan kampus terkini?
3. Bagaimana sifat sistem media pendokumentasian yang di usulkan ?

1.3 Tujuan Dan Manfaat Penelitian

1.3.1 Tujuan Penelitian

Tujuan merupakan arah dari suatu penelitian. Tujuan penelitian harus disesuaikan dengan rumusan masalah. Bila permasalahan mempertanyakan hal-hal yang belum diketahui, maka tujuan merinci apa saja yang ingin diketahui, sehingga jika permasalahan sudah terjawab maka tujuan penelitian sudah tercapai. Dalam beberapa penelitian dimana permasalahannya sangat sederhana terlihat bahwa tujuan sepertinya merupakan pengulangan dari rumusan masalah, hanya saja rumusan masalah dinyatakan dengan pertanyaan, sedangkan tujuan dituangkan dalam bentuk pernyataan yang bisaanya diawali dengan kata ingin mengetahui.

Tetapi bila permasalahannya relatif komplek, permasalahan ini menjadi lebih jelas terjawab bila disusun sebuah tujuan penelitian yang lebih tegas yang memberikan arah bagi pelaksanaan penelitian. Misalnya, bila rumusan masalah mempertanyakan bagaimanakah penerapan model pembelajaran kontekstual pada pokok bahasan pecahan, maka jelas akan banyak penafsiran tentang jawaban yang diinginkan dari pertanyaan ini, sehingga perumusan tujuannya harus lebih tegas, misalnya ingin mengetahui langkah-langkah dalam menerapkan model pembelajaran kontekstual pada pokok bahasan pemecahan, atau ingin mengetahui bagaimanakah efek penerapan model pembelajaran kontekstual pada pokok bahasan pemecahan terhadap hasil belajar.

Tujuan penelitian yang menguraikan secara tegas dan jelas tujuan dilaksanakan penelitian di objek penelitian yang dipilih tersebut untuk objek penelitian atau organisasi. Tujuan penelitian berkaitan erat dengan rumusan masalah yang ditetapkan dan jawabannya terletak pada kesimpulan penelitian. Tujuan penelitian dijabarkan, biasanya menggunakan kata-kata kerja pembuka antara lain: menemukan, menjelaskan, menganalisis, menguraikan, menilai, menguji, membandingkan, menemukan hubungan antara, memperoleh data atau pengetahuan atau keterangan tentang peneliti.

Beberapa sifat yang harus dipenuhi sehingga tujuan penelitian dikatakan Baik yaitu: Spesifik, terbatas, dapat diukur, dan dapat diperiksa dengan melihat hasil penelitian.

Tujuan dari sistem ini yaitu memudahkan dalam mendukung sistem pendokumentasian kampus pada Perguruan Tinggi Raharja saat ini. Karena MAGICS merupakan sebuah sistem pendokumentasian sebagai media penyimpanan file berupa gambar, suara maupun video yang disajikan dalam bentuk website secara online pada Perguruan Tinggi Raharja.

Tujuan operasional dari penelitian ini adalah untuk mengetahui masalah-masalah apa saja yang timbul pada sistem pendokumentasian seputar kegiatan kampus yang berjalan saat ini.

Tujuan Fungsional dari penelitian ini yaitu agar hasil dari penelitian dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh instansi sebagai referensi dasar untuk mengambil kebijakan yang berhubungan dengan informasi kegiatan akademik Perguruan Tinggi Raharja.

Tujuan Individual adalah untuk menambah ilmu pengetahuan, pengalaman, pengenalan dan pengamatan sebuah sistem pendokumentasian pada Perguruan Tinggi Raharja sehingga penulis melakukan penelitian untuk menyelesaikan Tugas Akhir/Skripsi. Mengimplementasikan sistem pendokumentasian kampus di Perguruan Tinggi Raharja dengan mengoptimalkan sistem pendokumentasian MAGICS sebagai media file sharing dalam mendukung kegiatan pelayanan kampus maupun pembelajaran iLearning.

1.3.2 Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian merupakan dampak dari tercapainya tujuan dan terjawabnya rumusan masalah secara akurat. Manfaat penelitian harus dapat dibedakan antara manfaat teoritis dan manfaat praktisnya. Karena skripsi selalu dibuat dengan dukungan beberapa kajian teoritis dan temuan sebelumnya, maka akan mempunyai manfaat teoritis. Manfaat teoritis baik bagi penulis maupun pembaca karya ilmiah tersebut. Sedangkan manfaat praktisnya tergantung pada bentuk penelitian yang dilakukan, terutama untuk penelitian evaluasi dan eksperimen. Dalam penulisan laporan Skripsi ini dikemukakan beberapa manfaat, yaitu :

1. Untuk mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama menempuh pendidikan di Perguruan Tinggi Raharja dengan membuat laporan penelitian secara ilmiah dan sistematis.
2. Meningkatkan keefektifan dan keefisienan media penyimpanan kampus terkini di Perguruan Tinggi Raharja.
3. Diterapkannya MAGICS Raharja di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja sebagai media penyimpanan file kampus terkini dan memudahkan Pribadi Raharja dalam mendapatkan informasi tentang kegiatan kampus terkini.
4. Dapat mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan informasi yang diperlukan untuk meningkatkan iLearning di Perguruan Tinggi Raharja
5. Dapat melakukan pengembangan Media Aplikasi sistem informasi, guna kebutuhan masyarakat.
6. Untuk memperluas wawasan dan pandangan mahasiswa/i terhadap prospek kemajuan teknologi dan perkembangan informasi.

Sedangkan manfaat dari penelitian ini adalah:

1. Bagi Penulis

Dapat menambah pengetahuan dan wawasan serta dapat mengaplikasikan dan mensosialisasikan teori yang telah diperoleh selama perkuliahan.

2. Bagi Peneliti Selanjutnya

Dengan penelitian ini diharapkan dapat menjadi referensi dalam pengembangan sistem pelayanan bagi peneliti selanjutnya yang tertarik untuk meneliti tentang sistem pendokumentasian pada Perguruan Tinggi Raharja.

3. Bagi Perguruan Tinggi Raharja

Dengan penelitian ini diharapkan dapat membantu memecahkan masalah sistem pelayanan pada Perguruan Tinggi Raharja yang belum optimal dalam proses pendokumentasiannya.

1.4 Ruang Lingkup

Untuk mempermudah penulisan laporan ini dan agar lebih terarah dan berjalan dengan baik, maka perlu kiranya dibuat suatu batasan masalah. Adapun ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan Laporan Skripsi ini, yaitu hanya pada lingkup seputar kegiatan akademik yang ada pada Perguruan Tinggi Raharja. Ruang lingkup yang dibahas dalam laporan ini mengenai bagaimana proses penyimpanan dokumentasi tentang kegiatan kampus dan sebagai wadah untuk kekreatifitasan mahasiswa serta tempat file sharing berupa gambar, suara maupun video melalui media pendokumentasian secara online.

Pada dasarnya Perguruan Tinggi Raharja telah memiliki Green Documentation untuk media penyimpanan informasi seputar kegiatan kampus yang hanya berupa gambar. Namun, Green Documentation masih belum optimal. Hal tersebut dikarenakan pendataan yang masih manual dan tidak menyeluruh (tidak update) sehingga menyebabkan kesulitan dalam proses pencarian data karena tidak tersimpan dalam database yang baik. Selain itu, Green Documentation hanya ditujukan untuk staff Perguruan Tinggi Raharja, sehingga hanya segelintir mahasiswa dan mahasiswi Perguruan Tinggi Raharja yang mengetahui dan mengakses Green Documentation sebagai sarana untuk mendapatkan informasi tentang kegiatan kampus yang up to date, sehingga banyak mahasiswa dan mahasiswi yang tidak mengetahui jadwal kegiatan kampus terkini.

1.5 Metode Penelitian

Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam mencari dan mengumpulkan data serta mengolah informasi yang diperlukan menggunakan beberapa metode sebagai berikut :

1.5.1 Metode Pengumpulan Data

1. Metode Pengamatan (Observasi Research)

Merupakan cara pengumpulan data dimana peneliti tidak memiliki kendali sama sekali terhadap pemunculan respon objek yang diamati, kecuali dalam menentukan faktor yang diamati dan memeriksa ketelitian data. Penelitian dilaksanakan langsung ke Perguruan Tinggi Raharja yang menjadi lokasi penelitian guna memperoleh data dan keterangan.

2. Metode Wawancara (Interview Research)

Metode ini dilakukan melalui proses tanya jawab dengan seorang atau beberapa narasumber di tempat atau lokasi dimana objek penelitian dilakukan. Proses tanya jawab ini dilakukan langsung kepada stakeholder di Perguruan Tinggi Raharja.

3. Metode Pustaka (Library Research)

Adalah metode untuk mendapatkan informasi dan data dari beberapa sumber (literature) atau buku yang diperlukan untuk kebutuhan penganalisaan dan perancangan sistem baru yang di usulkan.

4. Metode Studi Elisitasi

Elisitasi merupakan rancangan yang dibuat berdasarkan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap, yaitu elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, elisitasi tahap III, dan final draft elisitasi.

1.5.2 Sumber Data

Dalam penyusunan laporan ini, penulis menggunakan jenis dan sumber data sebagai berikut:

1. Sumber data primer

Adalah data yang diperoleh secara langsung dari Perguruan Tinggi, baik melalui observasi maupun melalui pengumpulan data.

2. Sumber data sekunder

Adalah data yang dikumpulkan oleh penulis dengan mempelajari buku-buku, dan sumber-sumber data lainnya yang berkaitan dengan objek penelitian yang dipilih.

1.6 Sistematika Penulisan

Guna memahami lebih jelas laporan Skripsi ini, dilakukan dengan cara mengelompokkan materi menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang informasi umum yaitu latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, waktu dan tempat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penelitian.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan teori yang diambil dari beberapa kutipan buku, yang berupa pengertian dan definisi. Bab ini juga menjelaskan konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, Unified Modelling Language (UML), dan definisi lainnya yang berkaitan dengan sistem yang dibahas.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan gambaran dan sejarah singkat Perguruan Tinggi Raharja, struktur organisasi, pembahasan tugas dan wewenang, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, analisa proses, UML (Unified Modelling Language) sistem yang berjalan, Blueprint sistem yang diusulkan, serta elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, elisitasi tahap III, dan final draft elisitasi.

BAB IV : PENUTUP

Bab ini menjelaskan analisa sistem yang diusulkan dengan menggunakan Unified Modelling Language (UML) melalui program Visual Paradigm 6.4, yaitu Use Case Diagram, Sequence Diagram dan Activity Diagram, rancangan basis data, screen shot dari sistem yang diimplementasikan, serta rancangan perangkat sistem yang diusulkan, terdiri dari hardware dan software.

BAB V : PENDAHULUAN

Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan analisa dan optimalisasi sistem berdasarkan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN