TA0831361007
APLIKASI SISTEM PEMINJAMAN ARSIP
PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN TANGERANG
Disusun Oleh:
NIM |
: 0831361007
|
NAMA |
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
KONSENTRASI SYSTEM ARCHITECTURE
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
(AMIK)RAHARJA INFORMATIKA
(2014/2015)
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
(AMIK) RAHARJA INFORMATIKA
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
APLIKASI SISTEM PEMINJAMAN ARSIP&
PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 0831361007
|
Nama |
: Oktavia Sabarniaty Handayani
|
Jenjang Studi |
: Diploma Tiga
|
Jurusan |
: Teknik Informatika
|
Konsentrasi |
: System Architecture
|
Disahkan Oleh :
Tangerang, Desember 2014
| Direktur |
Kepala Jurusan
| ||||
| AMIK RAHARJA INFORMATIKA, |
Jurusan Teknik Informatika,
| ||||
| (Drs. Po. Abas Sunarya,M.Si) |
(Diah Aryani,ST.,M.Kom)
| ||||
| NIP : 000603 |
NIP : 010413
|
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
(AMIK) RAHARJA INFORMATIKA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
APLIKASI SISTEM PEMINJAMAN ARSIP
PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM |
: 0831361007
|
Nama |
: Oktavia Sabarniaty Handayani
|
Disahkan Oleh :
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Jurusan Teknik Informatika
Konsentrasi System Architecture
Tahun Akademik 2014/2015
Disetujui Oleh,
Tangerang, Desember 2013
| Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
| (Junaidi, M.Kom) |
(Diah Aryani,S.Kom.,MM)
| ||
| NIP : 001405 |
NIP : 010413
|
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
(AMIK) RAHARJA INFORMATIKA
LEMBAR KEASLIAN TUGAS AKHIR
Saya yang bertanda tangan di bawah ini ,
NIM |
: 0831361007
|
Nama |
: Oktavia Sabarniaty Handayani
|
Jenjang Studi |
: Diploma Tiga
|
Jurusan |
: Teknik Informatika
|
Konsentrasi |
: System Architecture
|
Menyatakan bahwa Tugas Akhir ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan,salinan, atau duplikat dari Tugas Akhir yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Ahli Madya baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, 2014
( Oktavia Sabarniaty Handayani )
0831361007
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
(AMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
APLIKASI SISTEM PEMINJAMAN ARSIP
PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM |
: 0831361007
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian
Komprehensif
Jurusan Teknik Informasi
Konsentrasi System Architecture
Tahun Akademik 2014/2015
Disetujui Penguji :
Tangerang, .... 2014
| Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
| (_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
| NID : |
NID : |
NID :
|
ABSTRAKSI
Kemajuan teknologi informatika sekarang ini kian berkembang dalam penggunaan danpemanfaatan teknologi yang berperan aktif di berbagai bidang untuk menunjangkeberhasilan pencapaian tujuan organisasi baik swasta maupun instansipemerintah. Selain itu, sistem pengelolaan arsip memegang peranan penting bagijalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusatingatan organisasi.Arsip merupakan kumpulan warkat yangdisimpan secara sistematis dan apabila dibutuhkan sewaktu-waktu bisa dengancepat ditemukan kembali. Arsip yang tertib dan teratur akan sangat menunjang kecepatan dan ketepatan penyajian informasi yang dibutuhkan. Perhatian terhadap sistemkearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan penyimpanannya, tetapi jugaperlu dipehatikan dari segi peminjaman arsip, kecepatan dan kecermatan dalampenemuan kembali arsip. Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang merupakan salah satuinstansi pemerintah yang bergerak dibidang tata kearsipan yang memiliki fungsi,tugas, dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipantetapi masih menggunakan sistem peminjaman arsip secara manual, hanyamenggunakan pencatatan pada agenda buku tamu dan buku register. Aplikasi Sistem Peminjaman Arsip Pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang diharapkan dapatmembantu permasalahan yang dihadapi dalam kesulitan pencarian arsip yang masihmanual tersebut sehingga menjadi sistem yang terkomputerisai agar meminimalisasikan kekurangan-kekurangan sistemyang di lakukan secara manual. Penulisan ini menggunakan metode analisadan perancangan berorientasi objek, dimulai dari analisa sistem berjalanmenggunakan UML, elisitasi kebutuhan sistem, serta penggambaran sistem yangdiusulkan melalui UML. Hasil akhir dari sistem ini adalah untuk memepermudahpetugas pelayanan peminjaman arsip dalam menangani sistem peminjaman arsip,pencarian arsip, dan penyajian arsip yang efektif dan efisien.
Kata kunci :teknologi informatika, arsip, peminjaman arsip, aplikasi, metode perancangan
KATA PENGANTAR
Puji dan Syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat Kasih dan Anugrah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini dengan baik. Adapun judul yang Penulis ambil dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini adalah "Aplikasi Sistem Peminjaman Arsip Pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang ."
Tujuan penulisan laporan Tugas khir ini dibuat sebagai syarat untuk mengikuti Tugas Akhir Jurusan Teknik Informatika di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Raharja Informatika Tangerang sebagai bahan penulisan. Penulis menyusun berdasarkan hasil observasi, wawancara, serta sumber literature yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan semua pihak, maka penulis tidak akan dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada :
- Bapak Drs. Po. Abas Sunarya selaku Direktur AMIK Raharja Informatika.
- Bapak Padeli, M.Kom selaku Pembantu Direktur 1 AMIK Raharja Informatika.
- Bapak Junaidi, M.Kom sebagai Dosen Pembimbing I yang telah meluangkan waktu, pikiran, dan tenaganya untuk memberikan bimbingan serta pengarahan kepada penulis sehingga laporan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan baik.
- Ibu Diah Aryani, ST., M.Kom selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika AMIK Raharja Informatika sekaligus sebagai Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan waktu, pikiran, dan tenaganya untuk memberikan bimbingan serta pengarahan kepada penulis sehingga laporan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan baik. .
- Ibu Hj. Eti Siswiati Rahayu selaku Kepala Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang.
- Bapak H.Munawir, S.Pd selaku Kepala Seksi Pengolahan dan Pelayanan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang sekaligus sebagai stakeholder penulis yang telah kmembantu penulis dalam mengumpulkan data-data.
- Bapak Fadly, Ibu Ucu, Bapak Tolib, Bapak Yuan dan segenap pegawai Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
- Viki Aprian yang selalu memberikan dukungan dan semangat kepada penulis selama menyelesaukan Tugas Akhir ini.
- Teman-teman yang telah memberikan dukungan dan semangat kepada penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
- Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.
Terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Papa, Mama, Eyang, Adik-adik dan keluarga tercinta yang telah memberikan banyak dukungan moril maupun materil serta do’a untuk keberhasilan penulis dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan laporan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun dalam penyusunan laporan tugas akhir ini sangat penulis harapkan. Akhir kata penulis berharap dalam penulisan laporan ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat dikemudian hari.
| Tangerang, 2014 | |
| (Oktavia Sabarniaty Handayani) | |
| NIM : 0831361007 |
-------
DAFTAR SIMBOL
Simbol 1. Usecase Diagram
Simbol 2. Sequence Diagram
Simbol 3. Activity Diagram
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perkembangan ilmu teknologi khususnya bidang teknologi informasi menunjukkan perkembangan yang sangat pesat, terbukti dengan penggunaan dan pemanfaatan teknologi yang berperan aktif pada berbagai bidang, baik bidang pendidikan perusahaan maupun instansi pemerintah. Selain itu, keberhasilan sebuah perusahaan atau instansi pemerintah dalam mencapai tujuan tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor salah satunya adalah dalam pengelolaan arsip.
Arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis dan apabila dibutuhkan sewaktu-waktu bisa dengan cepat ditemukan kembali, sehingga arsip memegang peranan penting dalam suatu perusahaan ataupun instansi pemerintah. Arsip yang tertib dan teratur akan sangat menunjang kecepatan dan ketepatan penyajian informasi yang dibutuhkan baik oleh individu maupun kelompok organisasi sehingga dapat membantu semua pihak dalam rangka melancarkan penyelesaian tugas guna mencapai tujuan yang telah ditentukan. Agar dokumentasi arsip dapat membantu kelancaran aktivitas sebuah perusahaan atau instansi pemerintah, maka diperlukan administrasi kearsipan. Administrasi kearsipan mempunyai peranan yang penting yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan secepat-cepatnya.
Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang merupakan salah satu instansi pemerintah yang bergerak dibidang tata kearsipan yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan. Perhatian terhadap sistem kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan penyimpanannya, tetapi juga perlu dipehatikan dari segi peminjaman dan pengembalian arsip sehingga mudah ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. Adapun sistem yang berjalan pada Kantor Arsip Daerah Kabupten Tangerang sekarang ini masih manual, yaitu masih menggunakan pencatatan pada sebuah agenda buku dala pencatatan peminjaman arsip.
Oleh karena itu, perlu dibuatkannya suatu aplikasi untuk membantu seorang administrasi kearsipan dalam menangani peminjaman arsip secara efektif, efisien dan terkomputerisasi tanpa harus menggunakan pencatatan secara manual, sehingga kesalahan dalam pencatatan dapat dikurangi dan dapat dengan mudah memonitor arsip mana yang sedang dalam status dipinjam dan yang telah dikembalikan..
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka dalam penyusunan Tugas Akhir ini judul yang dirumuskan penulis adalah Aplikasi Sistem Peminjaman Arsip Pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang '
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan di atas, maka peneliti merumuskan beberapa masalah, yaitu sebagai berikut :
- Bagaimanakah proses sistem peminjaman arsip pada Kantor Arsip Daerah Kabupten Tangerang yang sedang berjalan saat ini?
- Apakah sistem peminjaman arsip pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang saat ini sudah efektif dan efisien?
- Apakah sistem peminjaman arsip pada Kantor Arsip Daerah Kabupten Tangerang sudah mampu menciptakan laporan dengan cepat dan akurat?
Ruang Lingkup Penelitian
Agar pembahasan menjadi lebih terarah dan berjalan dengan baik, maka ruang lingkup yang akan dibahas dalam masalah ini mulai dari proses input arsip masuk, kemudian peminjaman arsip sampai dengan menghasilkan laporan, yang meliputi laporan peminjaman arsip dengan mencantumkan nomor arsip yang pernah dipinjam, laporan biodata peminjam arsip dan keterangan isi roll o’pack.
Tujuan Penulisan
Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini , penulis mempunyai tujuan antara lain :
- Mengetahui proses sistem peminjaman arsip pada Kantor Arsip Daerah Kabupten Tangerang yang sedang berjalan saat ini.
- Menciptakan sebuah aplikasi peminjaman arsip pada Kantor Arsip Daerah Kabupten Tangerang sehingga proses peminjaman menjadi lebih efektif dan efisien dan dapat dimonitor dengan baik.
- Menciptakan sistem peminjaman arsip pada Kantor Arsip Daerah Kabupten Tangerang yang mampu membuat laporan dengan cepat dan akurat.
Manfaat Penulisan
- Membangun solusi sistem peminjaman arsip pada Kantor Arsip Daerah Kabupten Tangerang yang terkomputerisasi,
- Memberikansolusi sistem peminjaman arsip pada Kantor Arsip Daerah Kabupten Tangerang yang efektif dan efisien.
- Memberikan solusi sistem peminjaman arsip pada Kantor Arsip Daerah Kabupten Tangerang sehingga mampu membuat laporan dengan cepat dan akurat.
Metode Penelitian
Metode Pengumpulan Data
Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis mengumpulkan data dan keterangan yang diperlukan untuk penelitian dengan metode sebagai berikut :
- Metode Observasi (Pengamatan), dengan melakukan tinjauan langsung ke Kantor Arsip Daerah Kabupten Tangerang untuk mendapatkan data dan informasi mengenai sistem peminjaman dokumen.
- Metode Wawancara, dilakukan melalui proses tanya jawab dengan seorang stakeholder di tempat atau lokasi dimana objek penelitian dilakukan. Proses tanya jawab ini dilakukan dengan Bapak Yuan sebagai penanggung jawab peminjaman arsip pada Kantor Arsip Daerah Kabupten Tangerang.
- Metode Study Kepustakaan, adalah metode untuk mendapatkan informasi dan data dari beberapa sumber (literature) atau buku yang diperlukan untuk kebutuhan penganalisaan dan perancangan sistem dalam penyusunan laporan ini.
- Sumber Data, penulis menggunakan sumber data primer dan sumber data sekunder. Sumber data primer adalah data yang diperoleh dari narasumber. Sumber data sekunder yaitu data yang dikumpulkan oleh penulis dengan mempelajari buku dan sumber data lainnya yang berkaitan dengan objek penelitian penulis dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir.
Metode Analisis
Setelah data-data terkumpul dan dilakukannya beberapa teknik, selanjutnya data tersebut dianalisa agar mendapatkan hasil akhir yang lebih bermanfaat. Kegiatan menganalisa data merupakan salah satu langkah penting dalam rangka memperoleh fakta dan informasi hasil penelitian. Dalam melakukan rancangan Aplikasi Sistem Peminjaman Arsip pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang penulis menggunakan metode analisa sistem yaitu, analisa SWOT. Analisa SWOT penulis gunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats).
Dalam melakukan analisis terhadap sistem yang berjalan, penulis menggunakan Unified Modeling Language (UML) yang merupakan metode pengembangan perangkat lunak dengan menggunakan metode grafis serta merupakan bahasa pemograman yang berorientasi objek untuk visualisasi, spesifikasi, konstruksi serta dokumentasi perangkat lunak.
Kemudian, penulis menggunakan metode elisitasi untuk mengumpulkan dan menyeleksi kebutuhan sistem yang diharapkan stakeholder. Elisitasi merupakan rancangan sistem yang diusulkan yang sesuai yang keinginan user dan dapat dipenuhi oleh penulis. Elisitasi dilakukan melalui tiga tahap, yaitu elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, elisitasi tahap III, dan final draft elisitasi. Dengan menggunakan metode final draft elisitasi, peneliti diharapkan dapat fokus meneliti sesuai dengan permintaan dari stakeholder.
Metode Perancangan Sistem
Aplikasi sistem peminjaman arsip menggunakan beberapa software dalam perancangannya, antara lain:
- Visual Paradigm for UML Interprise Edition , merupakan software yang akan digunakan untuk men-design dan membuat suatu model diagram dengan menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis Object Orientied melalui tahap : Use Case Diagram, Sequence Diagram, State Machine Diagram, Activity Diagram dan Class Diagram.
- PHP, merupakan bahasa pemograman yang akan dipakai,
- Adobe Dreamweaver CS5 sebuah software yang menangani tata letak (layout) atau design halaman web,
- MySQL, merupakan database yang akan digunakan
- XAMPP, merupakan aplikasi database yang digunakan.
Metode Prototype
Prototype model yang digunakan adalah Incremental, produk finalnya dibuat sebagai komponen-komponen yang terpisah seperti tampilan menu utama, menu log in dan log out , menu input arsip masuk, menu data arsip masuk, menu edit data arsip masuk, menu input peminjaman arsip, menu data peminjaman arsip, menu edit data peminjam arsip, menu laporan peminjaman arsip, menu laporan biodata peminjam arsip, dan menu roll o’pack. Model incremental ini yang digunakan sebagai dasar dalam penggambaran rancangan program yang akan di buat.
Metode Pengujian
Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Black-box Testing. Black-box Testing adalahmetode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu ujicoba black-box memungkinkan pengembang software untuk membuathimpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syaratfungsional suatu program. Metode pengujian black-box berusaha untukmenemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi, dan terminasi.
Sistematika Penulisan
Guna memahami lebih jelas Laporan Tugas Akhir ini, dilakukan dengan cara mengelompokkan materi menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang informasi umum yaitu latar belakang penelitian, rumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Berisikan teori yang diambil dari beberapa kutipan buku, yang berupa pengertian dan definisi yang meliputi konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar analisa sistem, konsep dasar perancangan sistem, konsep dasar pengumpulan data, konsep dasar analisa SWOT, konsep dasar testing, Unified Modelling Language (UML) dan teori lainnya yang berkitan dengan pengembangan sistem baru yang diusulkan serta Literature Review yang ada.
BAB III PEMBAHASAN DAN HASIL
Pada bab ini merupakan penjabaran hasil penelitian dilokasi penelitian yang meliputi gambaran umum Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang, sejarah singkat Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang, visi dan misi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang, struktur organisai Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang, tugas dan tanggung jawab berdasarkan dari struktur organisasi, Procedure System peminjaman arsip pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang, alur peminjaman arsip menggunakan Unified Modelling Language (UML), analisa masukan, proses dan keluaran, analisa SWOT, permasalahan yang dihadapi dan alternatif pemecahan masalah, User Requirement (Tabel Elisitasi), Usulan sistem yang akan digambarkan dengan diagram rancangan sistem berupa UML, rancangan basis data dan rancangan prototype yang menggambarkan rancangan sistem yang diusulkan.
BAB IV PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan yang berkaitan dengan hasil analisa dan rancangan sistem guna menjawab tujuan penelitian yang diajukan, serta saran dari penulis untuk lebih mengoptimalkan kinerja sistem yang diusulkan.
DAFTAR PUSTAKA
BAB II
KONSEP DASAR SISTEM
Definisi Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma) yang memiliki pengertian bahwa sebuah sistem merupakan suatu kesatuan yang di dalamnya terdiri dari komponen atau elemen yang berhubungan satu sama lainnya berfungsi untuk memudahkan aliran informasi, materi atau ene rgi. Adapun menurut para ahli, sistem didefinisikan sebagai berikut:
Menurut Sutabri (2012:6), Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai “Suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan bekerja sama untuk mencapai tujuan”.
Menurut Norman L. Enger dalam Sutabri (2012:7) mengatkan bahwa, “Suatu sistem dapat terdiri atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan, contohnya tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwal produksi.”
Sedangkan menurut Prof. Dr. Mr. S Prajudi Atmosudirdjo dalam Sutabri (2012:7) menyatakan bahwa “Sistem terdiri atas objek atau unsure atau komponen yang berkaitan dan berhubungan satu sama lainnya sedemikian rupa sehingga unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan tertentu.”
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa “Sistem adalah kumpulan elemen-elemen berhubungan dan saling berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian tujuan tertentu.”
Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri (2012:13), suatu sistem mempunyai karakteristik sistem yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:
- Komponen sistem (component). Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama dalam membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk sub-sistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut “supra sistem”.
- Batasan sistem (boundary). Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lainnya atau dengan lingkungan luar. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
- Lingkungan luar sistem (environment). Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
- Penghubung sistem (interface). Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan
- Masukan sistem (input). Energi yang dimasukkan ke dalam system disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Contoh di dalam suatu unit sistem komputer, “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
- Keluaran sistem (output). Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsistem lain.
- Pengolahan sistem (processing). Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
- Sasaran sistem (Objective) atau tujuan (goal). Suatu sistem harus memiliki sasaran (Objective) dan tujuan (goal) yang pasti dan bersifat deterministic. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan
Klasifikasi Sistem
Menurut Sutabri (2012:15), suatu sistem dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
- Sistem abstrak dam Sistem fisik . Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologia, yaitu su atu sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhan; Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain sebagainya.
- Sistem alamiah dan Sistem buatan manusia. Sistem alamiah adalah sistem yangterjadi karena proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut dengan human machine system. Sistem informasi berbasis komputer merupaksan contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
- Sistem tentu dan Sistem tidak tentu. Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas
- Sistem tertutup dan Sistem terbuka. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.
Daur Hidup Sistem
Menurut Sutabri (2012:20), “Siklus Hidup Sistem adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer. Fase atau tahapan dari daur hidup suatu sistem yaitu:
- Mengenali adanya kebutuhan. Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbul suatu kebutuhan yang harus dapat dikenali. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil pengembangan dari organisasi dan volume yang meningkat melebihi kapasitas dari sistem yang ada. Suatu kebutuhan ini harus dapat didefinisikan dengan jelas. Tanpa adanya kejelasan dari kebutuhan yang ada, pembangunan sistem akan kehilangan arah dan efektifitasnya.
- Pembangunan sistem. Suatu proses atau perangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
- Pemasangan sistem. Setalah tahap pembangunan sistem selesai. sistem akan dioperasikan. Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting dalam daur hidup sistem. Didalam peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional terjadi pemasangan sistem yang sebenarnya merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.
- Pengoperasian sistem. Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem informasi semuanya bersifat statis, sedangkan organisasi ditunjang oleh sistem informasi tadi. Ia selalu mengalami perubahan-perubahan itu karena pertumbuhan kegiatan bisnis, perubahan peraturan, dan kebijaksanaan ataupun kemajuan teknologi. Untuk perubahan-perubahan tersebut, sistem harus diperbaiki atau diperbaharui.
- Sistem Menjdi Usang. Kadang perubahan yang terjadi begitu drastis sehingga tidak dapat diatasi hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan .Tibalah saatnya secara ekonomis dan teknik sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
KONSEP DASAR DATA
Definisi Data
Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Menurut Sutabri (2012:25), “Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model agar menghasilkan informasi.” Sedangkan, menurut Taufiq (2013:13), “Data adalah sesuatu yang diberikan untuk kemudian diolah.”
Dari beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa data adalah bahan mentah yang perlu diolah sehingga menghasilkan informasi yang menunjukkan fakta. Informasi tanpa adanya data maka informasi tersebut tidak akan terbentuk. Begitu pentingnya peranan data dalam terjadinya suatu informasi yang berkualitas. Keakuratan data sangat mempengaruhi terhadap keluaran informasi yang terbentuk.
Klasifikasi Data
Menurut Sutabri (2012:35), data itu sendiri dapat diklasifikasikan menurut jenis, sifat, dan sumber. Mengenai penjelasan klasifikasi data tersebut akan diurai dibawah ini:
