KP1222472721
ANALISA SISTEM INFORMASI INVENTORY BARANG
PADA SMA NEGRI 11 TANGERANG
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
1222472721 | : SEPTIAN TEDY WIBOWO |
LEMBAR PERSETUJUAN
ANALISA SISTEM INFORMASI INVENTORY BARANG
PADA SMA NEGRI 11 TANGERANG
Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Skripsi pada Jurusan Teknik informatika Konsentrasi Multimedia Audio Visual and Broadcasting
STMIK Raharja Tahun Akademik 2014/2015.
Tangerang, 11 Januari 2015
Dosen Pembimbing
( Dedi Iskandar, S.Kom )
NID.
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Saya yang bertandatangan di bawah ini,
NIM | : 1222472721 |
Nama | : SEPTIAN TEDY WIBOWO |
Jenjang Studi | : Strata Satu |
Jurusan | : Teknik Informatika |
Konsentrasi | : Software Engineering |
Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, 11 Januari 2015 | |
(SEPTIAN TEDY WIBOWO) | |
NIM : 1222472721 |
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKSI
SMA Negri 11 tangerang merupakan lembaga pendidikan pada tingkat SMA yang berada di puri jatake indah jatake, jatiuwung, tangerang. Dalam pelaksanaan kegiatan belajar mengajar dibutuhkan perlengkapan dan alat-alat yang memadai bagi siswa agar dapat belajar dengan baik, oleh karenanya pihak sekolah berusaha semaksimal mungkin untuk menyediakan perlengkapan tersebut. Dengan jumlah alat-alat perlengkapan yang begitu banyak proses pendataan barang yang dilakukan dengan menggunakan kertas sudah tidak lagi relevan karena berpotensi menyebabkan pencatatan data ganda, berkas tercecer dan penyimpanan berkas yang menyulitkan. Dengan melakukan perancangan terhadap sistem informasi inventory barang milik SMA Negri 11 Tangerang diharapkan hal ini bermanfaat untuk menjadi acuan dalam mengelola barang-barang inventaris milik sekolah agar penyediaan alat-alat perlengkapan kegiatan belajar mengajar lebih efektif dan efesien karena dengan adanya sistem informasi inventory barang pada SMA Negri 11 Tangerang pengelolaan barang kepemilikan, kerusakaan dan rencana pengadaan barang lebih mudah diorganisir. Penulis menggunakan Metode Analisa SWOT, yaitu kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), kesempatan (oppurtunities), dan yang menjadi ancaman (threats), dalam perancangan sistem informasi untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah dalam pengembangan sistem.
Kata Kunci : Barang, Inventory, Sistem Informasi
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan Puji Syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan Rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyusun dan menyelesaikan laporan kuliah kerja praktek ini.
Tujuan dari penyusunan laporan kuliah kerja praktek ini adalah sebagai salah satu syarat untuk mengikuti Skripsi pada Jurusan Teknik Informatika Konsentrasi Software Engineering.
menerima bantuan dan dorongan baik moril maupun materil dari berbagai pihak, maka pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
Namun demikian berkat adanya bimbingan serta dukungan dari berbagai pihak, akhirnya laporan Kuliah Kerja Praktek ini dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapakan terima kasih secara tulus dan ikhlas, khususnya kepada :
- Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Ketua STMIK Raharja.
- Bapak Drs. PO. Abas Sunarya, M.Si, Selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
- Bapak Junaidi, M.Kom, selaku Kepala Jurusan Sistem Komputer STMIK Raharja.
- Bapak Dedy Iskandar, S.Kom, selaku Dosen Pembimbing yang banyak meluangkan waktunya serta dengan sabar memberi petunjuk selama penyusunan laporan ini.
- Kedua Orang Tua, yang telah memberikan segala dukungan moril, materil dan spritual. “Semoga Allah SWT senantiasa memberikan limpahan rahmat kepada Beliau, Amin“.
- Teman-teman seperjuangan yaitu : Muhammad arba adnandi, Imam Firmansyah, Iman nurjaman, Dhimas Pradipta, Rafif Try Widiarso, Siti Ainiyah, Rivay Sungkowo yang saling bekerja sama dalam pembuatan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini.
- Serta semua pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu-persatu yang telah ikut membantu dalam penyusunan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini.
Penulis menyadari akan keterbatasan dan kekurangan yang ada pada laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini maka penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang.
Akhir kata penulis mengucapkan terimakasih dan berharap semoga laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dapat bermanfaat bagi semua pihak pada umumnya dan bagi penulis khususnya.
Tangerang, 11 Januari 2015 | |
(Septian Tedy Wibowo) | |
NIM : 1222472721 |
Daftar isi
- 1 BAB I
- 2 BAB II
- 3 BAB III
- 4 BAB IV
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1. Perbedaan Antara Penelitian Dasar, Terapan, dan Evaluasi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1. Struktur Organisasi
Gambar 3.2. Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan
Gambar 3.3. Activity Diagram Sistem Yang Berjalan
Gambar 3.4. Sequence Diagram Sistem Yang Berjalan
Gambar 3.5. State Machine Diagram Daftar Pesanan
Gambar 3.6. State Machine Diagram Barang Pesanan
Gambar 3.7. State Machine Diagram Laporan Persediaan
Gambar 3.8. Tampilan Form Login
Gambar 3.9. Tampilan Halaman Utama
Gambar 3.10. Tampilan Master Data Barang
Gambar 3.11. Tampilan Transaksi Faktur Beli
Gambar 3.12. Tampilan Laporan Persediaan Barang
DAFTAR SIMBOL
BAB I
Latar Belakang
Kemajuan dalam bidang informatika mengalami perkembangan pesat satu dekade belakangan ini, hampir semua bidang menggunakan komputer sebagai alat bantu yang penting bagi organisasi untuk mencapai tujuan. Komputerisasi pada sistem yang masih manual memungkinkan pengelolaan yang lebih baik terhadap data-data penting yang dibutuhkan organisasi untuk mengelola data-data tersebut menjadi informasi yang bermanfaat.
SMA Negri 11 Tangerang merupakan salah satu instansi pendidikan yang memanfaatkan perkembangan teknologi informatika untuk menunjang berbagai keperluan, misalnya belajar mengajar. Namun pihak sekolah masih menggunakan sistem manual dalam melakukan pengelolaan terhadap barang-barang inventaris dan alat-alat perlengkapan kegiatan belajar mengajar. Hal ini tentu saja sangat menyulitkan dalam pengelolaan barang-barang tersebut karena sistem yang masih manual berpotensi menyebabkan pencatatan data ganda, berkas tercecer dan penyimpanan berkas yang menyulitkan.
Berdasarkan latar belakang diatas, penulis mengangkat judul “Perancangan Sistem Informasi Inventory Barang pada SMA Negri 11 Tangerang” dengan harapan sistem informasi yang dirancang dapat memudahkan pihak sekolah dalam mengelola barang-barang inventaris dan alat-alat perlengkapan kegiatan belajar mengajar yang ada.
Rumusan Masalah
Adapun masalah yang dapat dirumuskan dalam penelitian ini sebagai berikut:
- Bagaimana sistem ketersediaan barang yang berjalan pada saat ini?
- Bagaimana mengelola informasi persediaan barang secara efektif dan efisien?
- Bagaimana memperoleh laporan data persediaan barang pada SMA Negri 11 Tangerang ?
Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang akan dibahas pada penelitian ini meliputi:
- Menganalisa kegiatan pengelolaan barang hingga kekurangan-kekurangan yang ada dapat diperbaiki.
- Menganalisa dan merancang aplikasi sistem pengelolaan barang inventaris.
Tujuan Dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Dari permasalahan yang telah dipaparkan diatas, maka tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah.
- Tujuan Operasional
- Menghasilkan rancangan sebuah model sistem pengelolaan barang inventaris pada SMA Negri 11 Tangerang sehingga proses pengembangan aplikasi dapat terlaksana dengan baik dan memudahkan pengelolaan barang inventaris milik sekolah.
- Merancang sebuah sistem baru untuk memperbaiki sistem yang sudah ada.
- Tujuan Fungsi
Sistem komputerisasi dan terkonfigurasi ini dapat digunakan untuk mempercepat dalam proses menyajikan informasi secara up to date.
- Tujuan Individual
Penelitian ini dilakukan untuk menambah pengetahuan dan wawasan penulis dan untuk mengimplementasikan ilmu yang didapat selama perkuliahan.
Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang diharapkan dari penelitian ini, antara lain:
- Proses perancangan aplikasi dapat dilakukan dengan baik.
- Kemudahan dalam pengelolaan barang inventaris milik sekolah.
- Pengelolaan berkas dan data-data yang lebih baik.
- Kemudahan pihak sekolah untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan.
Metodologi Penelitian
Metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam pembuatan Laporan KKP (Kuliah Kerja Praktek) menggunakan metode sebagai berikut :
- Metode Observasi (Pengamatan Langsung). Adalah metode pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung pada objek yang diteliti dan meminta data yang diperlukan sebagai bahan untuk menulis laporan penelitian.
- Metode Studi Kepustakaan, yaitu metode yang digunakan untuk mendapatkan informasi dari beberapa sumber-sumber literature seperti buku, jurnal, makalah, internet, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan penelitian sebagai bahan referensi dalam penyusunan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini.
- Metode Wawancara, melakukan tanya jawab kepada orang yang mengetahui tentang masalah yangsedang di amati yaitu pada bagian inventory.
Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah dalam membaca dan mengikuti aturan penulisan yang ada, maka penulis mengelompokan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini menjadi beberapa bab yang secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang penulisan, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang teori-teori dasar atau umum dan teori- teori khusus yang berkaitan dengan analisa serta permasalahan yang dibahas pada bagian sistem yang sedang berjalan, dan literature review.
BAB III PEMBAHASAN
Dalam bab ini akan menjelaskan tentang gambaran umum Perguruan Tinggi Raharja yang terdiri dari sejarah singkat, struktur organisasi, dan tugas serta tanggung jawab. Tata laksana sistem yang berjalan yang terdiri dari prosedur sistem yang berjalan, rancangan prosedur sistem yang berjalan. Prototipe aplikasi
BAB IV PENUTUP
Bab ini merupakan penutup yang berisi kesimpulan dari hasil analisa dan yang dilakukan serta saran-saran yang dapat penulis berikan.
DAFTAR PUSTAKA
Daftar pustaka ini berisi studi pustaka yang digunakan sebagai referensi untuk menyusun laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP).
LAMPIRAN
Lampiran ini merupakan daftar yang memuat keseluruhan lampiran-lampiran yang melengkapi laporan sebagai lampiran.
BAB II
Teori Umum
Konsep Dasar Sistem
Definisi Sistem
Berikut ini beberapa pengertian tentang sistem menurut beberapa ahli yang dijabarkan dibawah ini.
Menurut Tata Sutabri (2012:22)[1], “Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi dalam sistem tersebut”.
Menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub (2012:1)[2]", “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu”.
Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang berhubungan dengan bagian-bagian subsistem lain yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Karakteristik Sistem
Menurut Tata Sutabri (2012:20)[1], sebuah sistem mempunyaikarakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :
- Komponen Sistem (Components System)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
- Batas Sistem (Boundary System)
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
- Lingkungan Luar Sistem (Environment System)
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.
- Penghubung Sistem (Interface System)
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
- Masukan Sistem (Input System)
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
- Pengolahan Sistem (Processing System)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
- Keluaran Sistem (Output System)
Hasil energi diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsistem lain.
- Sasaran Sistem (Objective) dan tujuan (Goals)
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
Konsep Dasar Informasi
Definisi Informasi
Informasi adalah sebuah istilah yang tepat dalam pemakaian umum. Informasi dapat mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan lain sebagainya. Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi sangat penting di dalam suatu organisasi.
Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
- Menurut Sutabri (2012:29)[1], “Konsep Sistem Informasi”. Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
- Menurut McLeod dalam Yakub (2012:8), “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya”.
- Menurut Mustakini (2009:36)[2], “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakainya.
Dari uraian yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa teori informasi lebih tepat disebut teori matematis dan komunikasi karena sumber informasi adalah data dan fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan.
Jenis-jenis Informasi
Menurut Sutabri (2012:34), dapat disimpulkan bahwa informasi dalam manajemen diklasifikasikan berdasarkan aspek-aspek seperti yang akan dipaparkan berikut ini:
- Informasi berdasarkan persyaratan
Suatu informasi harus memenuhi persyaratan sebagaimana dibutuhkan oleh seorang manajer dalam rangka pengambilan keputusan yang harus segera dilakukan.
Berdasarkan persyaratan itu informasi dalam manajemen diklasifikasikan sebagai berikut:
- Informasi yang tepat waktu
Pada hakekatnya makna informasi yang tepat waktu adalah sebuah informasi yang tiba pada manajer sebelum suatu keputusan diambil sebab seperti telah diterangkan di muka, informasi adalah bahan pengambilan keputusan.
- Informasi yang relevan
Sebuah informasi yang disampaikan oleh seoarang manajer kepada bawahan harus relevan, yakni ada kaitannya dengan kepentingan pihak penerima sehingga informasi tersebut akan mendapat perhatian.
- Informasi yang benilai
Yang dimaksud informasi yang bernilai adalah informasi yang berharga untuk suatu pengambilan keputusan. Seperti yang telah dijelaskan di depan, suatu keputusan adalah hasil pilihan dari sejumlah alternatif tersebut, informasi ini akan mempunyai nilai pendukung yang amat berharga dan memliki manfaat bagi suatu pengambilan keputusan.
- Informasi yang dapat dipercaya
Suatu informasi harus dapat dipercaya (realiable) dalam manajemen karena hal ini sangat penting menyangkut citra organisasi, terlebih bagi organisasi dalam bentuk perusahaan yang bergerak dalam persaingan bisnis.
- Informasi yang tepat waktu
- Informasi berdasarkan dimensi waktu
Informasi berdasarkan dimensi waktu ini diklasifikasikan menjadi 2 (dua) macam, yaitu:
- Informasi masa lalu
Informasi jenis ini adalah mengenai peristiwa lampau yang meskipun amat jarang digunakan, namun dalam penyimpanannya pada data storage perlu disusun secara rapi dan teratur.
- Informasi masa kini
Dan sifatnya sendiri suah jelas bahwa makna dari informasi masa kini ialah informasi mengenai peristiwa- peristiwanyang terjadi sekarang (current event). Berkat teknologi canggih dalam bentuk komputer, pengelolaan informasi jenis ini dapat dilakukan dengan cepat.
- Informasi masa lalu
- Informasi berdasarkan sasaran
Informasi berdasarkan sasaran adalah informasi yang ditunjukan kepada seorang atau kelompok orang, baik yang terdapat di dalam organisasi maupun di luar organisasi. Informasi jenis ini diklasifikasikan sebagai berikut:
- Informasi individual
Informasi individual (individual information) ialah informasi yang ditunjukan kepada seseoarang yang mempunyai fungsi sebagai pembuat kebijaksaan (policy maker) dan pengambil keputusan (decision maker) atau kepada seorang yang diharapkan dari padanya tanggapan terhadap informasi yang diperolehnya.
- Informasi komunitas
Informasi komunitas (community information) adalah infromasi yang ditunjukan kepada khalayak di luar organisasi, suatu kelompok tertentu di masyarakat.
- Informasi individual
Nilai Informasi
Menurut Sutabri (2012:37), nilai informasi ditentukan oleh 2 (dua) hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaat lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectivess atau cost benefit.
Nilai informasi ini didasarkan atas 10 (sepuluh) sifat, yaitu:
- Mudah diperoleh
- Luas dan lengkap
- Ketelitian
- Kecocokan
- Ketepatan waktu
- Kejelasan
- Keluwesan
- Dapat dibuktikan
- Tidak ada prasangka
- Dapat diukur
Kualitas Informasi
Menurut Sutabri (2012:41), kualitas suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal, yaitu:
1. Akurat (Accurate)Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat Waktu (Timeline)Informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.
3. Relevan (Relevance)Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Teori Khusus
Konsep Dasar UML (Unified Modeling Language)
Definisi UML
Menurut Nugroho (2010:6), “UML (Unified Modeling Language) adalah perangkat lunak yang berparadigma “berorientasi objek”. Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan- permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami”.
Menurut Alim (2012:30), “Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa standar yang digunakan untuk menulis blueprint perangkat lunak.UML dapat digunakan untuk memvisualisasi, menspesifikasikan, membangun, dan mendokumentasikan artifak dari sistem perangkat lunak”.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa, “UML adalah bahasa yang digunakan untuk mem-visualisasikan, mendefinisikan, membangun dan membuat dokumen dari arsitektur perangkat lunak. UML dapat digunakan pada semua proses melalui metodologi pengembangan perangkat lunak dan melakukan implementasinya pada teknologi yang berbeda”.
Jenis-Jenis UML yang Digunakan
- Use Case Diagram
Menurut Murad (2013:57), “Diagram Use Case adalah diagram yang bersifat status yang memperlihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini memiliki 2 fungsi, yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem dan menyatakan sifat sistem dari sudut pandang user”.
Menurut Triandini (2012:18), langkah-langkah membuat diagram use case:
- Mengidentifikasi aktor. Perhatikan bahwa aktor sebenarnya adalah peran yang dimainkan oleh pengguna. Alih-alih menyusun daftar aktor sebagai Bob, Maria, atau Tuan Hendricks, sebaiknya identifikasi peran spesifik yang dimainkan oleh orang-orang tersebut. Ingatlah orang yang sama mungkin memainkan berbagai peran karena ia menggunakan sistem. Sistem lain juga dapat menjadi aktor dari sistem.
- Setelah peran aktor teridentifikasi, langkah berikutnya adalah menyusun tujuan-tujuan yang ingin dicapai oleh peran-peran tersebut dalam penggunaan sistem. Tujuan tersebut merupakan tugas yang dilakukan oleh aktor untuk mencapai beberapa fungsi bisnis yang memberikan nilai tambah bagi bisnis.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa use case diagram dibuat berdasarkan pengguna sistem serta fungsi-fungsi yang ditangani oleh sistem informasi pemesanan dan penjualan barang yang didapatkan pada tahap analisis sistem.
- Activity Diagram
Menurut Murad (2013:53), “Activity diagram merupakan diagram yang bersifat dinamis. Activity diagram adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untuk menganalisa proses”.
Menurut Vidia (2013:20), “Activity diagram dibuat berdasarkan aliran dasar dan aliran alternatif pada skenario use case diagram. Pada activity diagram digambarkan interaksi antara aktor pada use case diagram dengan sistem”.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa activity diagram dibuat berdasarkan use case diagram yang telah dibuat, maka dapat digambarkan activity diagram yang menggambarkan alur kerja untuk setiap use case.
- Sequence Diagram
Menurut Vidia (2013:21), ”Sequence diagram dibuat berdasarkan activity diagram dan class diagram. Sequence diagram menggambarkan aliran pesan yang terjadi antar kelas yang dideskripsikan pada class diagram dengan menggunakan operasi yang dimiliki kelas tersebut. Untuk aliran pesan, sequence diagram merujuk pada alur sistem activity diagram yang telah dibuat sebelumnya”.
Menurut Wijayanto (2013:35), ”Sequence diagram dibuat berdasarkan activity diagram dan class diagram yang telah dibuat, maka digambarkan sequence diagram yang menggambarkan aliran pesan yang terjadi antar kelas dengan menggunakan operasi yang dimiliki kelas tersebut”.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan sequence diagram merupakan diagram yang bersifat dinamis, sequence diagram (diagram urutan) adalah iterasiksi yang menekankan pada pengiriman pesan dalam suatu waktu tertentu.
- Class Diagram
Menurut Vidia (2013:21), “Class diagram dibuat berdasarkan use case diagram dan activity diagram”.
Menurut Wijayanto (2013:33), “Class diagram dibuat berdasarkan use case diagram dan activity diagram yang telah dibuat, maka dapat diperoleh kelas-kelas yang digunakan dalam sistem”.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa class diagram memperlihatkan himpunan kelas- kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek.
Konsep Dasar PERSEDIAAN
Menurut Junaidi (2013:3), “Inventory merupakan sebuah konsep yang mencerminkan sumber daya yang dapat digunakan tetapi tidak atau belum dipergunakan”. Pengertian inventory dapat diartikan dalam beberapa hal yang berbeda, yaitu stok yang tersedia pada saat itu juga, daftar perincian barang yang tersedia, atau untuk keuangan dan akunting adalah jumlah stok barang yang dimiliki olehsuatu organisasi pasa suatu waktu. Menurut Tamodia (2013:23), “Persediaan merupakan barang-barang yang dimiliki untuk kemudian dijual atau digunakan dalam proses produksi atau dipakai untuk keperluan non produksi dalam siklus kegiatan yang normal”.
Menurut Salangka (2013:1121), “Persediaan merupakan barang- barang yang dimiliki untuk kemudiaan dijual atau digunakan dalam proses produksi atau dipakai untuk keperluan non produksi dalam siklus kegiatan yang normal”.
Menurut Rusdah (2011:52), “Persediaan adalah suatu aktivitas yang meliputi barang pemilik organisasi dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan proses produksi ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaanya dalam proses produksi”.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan pengendalian persediaan (inventory control) merupakan pengumpulan atau penyimpanan komoditas yang akan digunakan untuk memenuhi permintaan dari waktu ke waktu. Persediaan memegang peranan penting agar perusahaan dapat berjalan dengan baik.
Konsep Dasar LITERATURE REVIEW
Definisi Leterature Review
Menurut Semiawan (2010:104), “Literature review adalah bahan yang tertulis berupa buku, jurnal yang membahas tentang topik yang hendak diteliti.” Tinjauan pustaka membantu peniliti untuk melihat ide-ide, pendapat, dan kritik tentang topik tersebut yang sebelum dibangun dan dianalisis oleh para ilmuwan sebelumnya. Pentingnya tinjauan pustaka untuk melihat dan menganalisa nilai tambah penelitian ini dibandingkan dengan penelitian-penelitian sebelumnya.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan literature review adalah analisa sistem berupa kritik (membangun maupun menjatuhkan) dari peneliti yang sedang dilakukan terhadap suatu bagian keilmuan.
Jenis-Jenis Penelitian
Jenis Penelitian Berdasarkan Pendekatan
Menurut Guritno (2011:24), berdasarkan pendekatan, secara garis besar ada dua macam penelitian, yaitu penelitian kuantitatif dan kualitatif. Keduanya memiliki asumsi, karakteristik, dan prosedur penelitian berbeda.
- Asumsi tentang realitas
Penelitian kuantitatif didasarkan atas konsep positivisme yang bertolak dari asumsi bahwa realitas bersifat tunggal, tetap, stabil, serta lepas, dari kepercayaan dan perasaan individu.
- Tujuan penelitian
Penelitian kuantitatif bertujuan mencari hubungan dan menjelaskan sebab perubahan dalam fakta sosial yang terukur. Sementara penelitian kualitatif lebih diarahkan untuk memahami fenomena sosial dari perspektif partisipan.
- Metode dan proses penelitian
Penelitian kualitatif menggunakan rancangan penelitian terbuka yang disempurnakan selama pengumpulan data. Sementara penelitian 17 kualitatif menggunakan rancangan penelitian tertutup yang sudah tersusun sempurna sebelum pengumpulan data dilakukan.
- Kajian khas
Penelitian kuantitatif menggunakan rancangan penelitian eksperimental atau keorelasi sebagai kajian khasnya untuk mengurangi kekeliruan, bias, dan variabel ektraneus. Sebagai ciri khasnya, penelitian kualitatif menggunakan kajian etnografis untuk memahami keragaman perspektif dalam situasi yang diteliti.
- Peranan penelitian
Pada penelitian kuantitatif peneliti terlepas dari objek yang diteliti, malah dicegah jangan sampai ada hubungan atau pengaruh dari peneliti. Pada penelitian kualitatif peneliti melebur dengan situasi yang diteliti.
- Pentingnya konteks dalam penelitian
Penelitian kuantitatif diarahkan untuk menemukan generalisasi universal yang bebas dari konteks situasi. Penelitian kualitatif sebaliknya meyakini pengaruh situasi terhadap hal yang dicermati.
Jenis Penelitian Berdasarkan Fungsinya
Tabel 2.1 Perbedaan Antara Penelitian Dasar, Terapan, dan Evaluasi
Jenis Penelitian Berdasarkan Tujuannya
- Penelitian Deskriptif (Descriptive Research)
Bertujuan mendeskripsikan suatu keadaan atau fenomena apa adanya. Dalam studi ini para peneliti tidak melakukan manipulasi atau memberikan perlakuan tertentu terhadap objek penelitian.
- Penelitian Prediktif (Predictive Research)
Studi ini bertujuan memprediksi atau memperkirakan apa yang akan terjadi atau berlangsung pada waktu mendatang berdasarkan hasil analisis keadaan saat ini. Penelitian deskripsi dilakukan melalui penelitian yang bersifat korelasional dan kecenderungan.
- Penelitian Improtif (Improvetive Research)
Bertujuan memperbaiki, meningkatkan, atau menyempurnakan keadaan, kegiatan, atau pelaksanaan suatu program.
- Penelitian Eksplanatif
Penelitian dilakukan kerika belum ada atau belum banyak penelitian dilakukan terhadap masalah yang bersangkutan.
- Penelitian Eksperimen
Merupakan satu-satunya metode penelitian yang benar-benar dapat menguji hipotesis mengenai hubungan sebab-akibat.
- Penelitian Ex Post Facto
Ex Post Facto berarti setelah kejadian. Secara sederhana, dalam penelitian ex post facto, peneliti menyelidiki permasalahan dengan mempelajari atau meninjau variabel-variabel.
- Penelitian Partisipatori (Parsticipatory Research)
Bonnie J. Cain, penulis buku Parsticipatory Research: Research with Historical Consciousness, mengatakan bahwa definisi yang semakin luas tentang penelitian partisipatori berada dalam istilah yang berciri negatif serta dalam tindakan atau praktik yang ingin kita hindari atau atasi.
- Penelitian Dan Pengembangan
Metode penelitian yang bertujuan menghasilkan produk tertentu serta menguji efektivitas produk tersebut.
Literature Review
Berikut ini adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki kolerasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam Skripsi ini diantara lain:
- Penelitian yang dilakukan oleh Khanna Tiara (2013)
Penelitian ini berjudul “Sistem Monitoring Inventory Control pada CV. Cihanjuang Budi Jaya”. Penelitian ini membahas memonitoring persediaan barang di dalam gudang yang masih berjalan secara manual menjadi terkomputerisasi sehingga dapat meminimalisir penumpukan barang yang tidak terjual yang mempunyai masa kadaluarsa dengan cara memanfaatkan tanggal kadaluarsa barang menjadi masa efektif pakai dan menjaga persediaan barang di dalam gudang dengan menggunakan batas minimal persediaan barang sehingga persediaan dan kualitas barang di dalam gudang dapat terjaga dengan baik. Peneliti menggunakan bahasa pemrograman PHP yang digunakan untuk development sistemnya, MySQL sebagai program perancangan databasenya dan Adobe Dreamweaver CS6 untuk mendesain tampilan sistem yang dibangun.
- Penelitian yang dilakukan oleh Makrothymia Hia (2013)
Penelitian ini berjudul “Perancangan Sistem Informasi Persediaan Barang pada PT. Gema Sarana Media”. Pada penelitian ini penulis membahas tentang perancangan sistem informasi persediaan barang untuk mempermudah bagian gudang, yaitu meliputi proses data barang masuk, barang keluar, data supplier, data customer, dan pembuatan laporan persediaan barang pada PT. Gema Sarana Media. Adapun metodologi yang dipergunakan lalu digambarkan dalam bentuk Use Case dengan menggunakan UML versi 6.4. Rancangan sistem ini memberikan banyak kemudahan, yaitu memudahkan proses pembuatan laporan, memudahkan dalam pencarian data, dan memudahkan staf bagian gudang untuk mengetahui stok barang yang masuk dan barang yang keluar. Peneliti menggunakan bahasa pemrograman PHP yang digunakan untuk development sistemnya, MySQL sebagai program perancangan databasenya dan Adobe Dreamweaver untuk mendesain tampilan sistem yang dibangun.
- Penelitian yang dilakukan oleh Ika Dian Permatasari (2013)
Penelitian ini berjudul “perancangan Sistem Informasi Stock Control Material Pada PT. Furukawa Optical Solution Indonesia”. Penelitian ini membahas perancangan sistem informasi stock control material untuk melakukan peningkatan terhadap sistem lama yang masih menggunakan ms. Excel 2007 dan berjalan belum maksimal. Penulis melakukan pengembangan guna menciptakan sistem yang lebih cepat, tepat dan akurat dengan menggunakan aplikasi berbasis web. Metodologi yang digunakan yaitu SDLC (System Development Life Cycle) dengan pendekatan analisa dan pengembangan berorientasi objek mulai dari menganalisa sistem yang berjalan melalui UML, melakukan elisitasi, serta menggambarkan sistem yang diusulkan melalui UML. Selain itu, dihasilkan pula rancangan aplikasi baru berbasis web yang dapat meningkatkan kinerja operasional khususnya pada divisi warehouse. Peneliti menggunakan bahasa pemrograman PHP yang digunakan untuk development sistemnya, MySQL sebagai program perancangan databasenya dan Adobe Dreamweaver untuk mendesain tampilan sistem yang dibangun.
BAB III
Gambaran Umum Perusahaan
Sejarah Singkat SMA Negri 11 Tangerang
SMA Negeri 11 Kota Tangerang, berdiri tahun 2004 dan di negerikan pada tahun 2004, letaknya di Jl Gatot Subroto Km 6,8 Puri Jatake Indah Jatiuwung Kota Tangerang Sekolah ini telah berkiprah dalam mencerdaskan anak-anak bangsa, bahkan sekolah ini telah mendapat hitungan prestasi pada tingkat nasional dan daerah, namun prestasi demi prestasi itu terus mengalami pasang surut berdasarkan kondisi yang berkembang.
Adapun visi dan misi SMA Negeri 11 Tangerang :
- Visi sekolah SMA negeri 11 Tangerang yaitu: Mewujudkan Sumber Daya Manusia yang Berakhlak Mulia yang Mampu Bersaing Secara Global.
- Sedangkan misi yang di terapkan adalah:
- Menciptakan suasana yang kondusif untuk mengembangkan potensi siswa melalui penekanan pada penguasaan kompetensi bidang ilmu pengetahuan dan teknologi serta Bahasa Inggris.
- Meningkatkan penguasaan Bahasa Inggris sebagai alat komunikasi dan alat untuk mempelajari pengetahuan yang lebih luas.
- Meningkatkan frekuensi dan kualitas kegiatan siswa yang lebih menekankan pada pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta keimanan dan ketakwaan yang menunjang proses belajar mengajar dan menumbuh kembangkan disiplin pribadi siswa.
- Menumbuhkembangkan nilai-nilai ketuhanan dan nilai-nilai kehidupan yang bersifat universal dan mengintegrasikannya dalam kehidupan.
- Menerapkan manajemen partisipatif dengan melibatkan seluruh warga sekolah, Lembaga Swadaya Masyarakat, stake holders dan instansi serta institusi pendukung pendidikan lainnya.
Struktur Organisasi SMA Negri 11 Tangerang
Gambar 3.1 dibawah ini menunjukan pembagian tugas dan Struktur Organisasi SMK Negeri 11 Kota Tangerang gambar 3.1. Disusun sedemikian rupa berdasarkan tujuan organisasi (kelembagaan) yang berfokus pada misi dan visi sekolah dalam rangka mencapai tujuan pendidikan nasional.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Adapun maksud dan tujuan sebagai berikut:
- Berusaha mendaya gunakan segenap potensi dan fasilitas yang ada, guna tercapainya sasaran yang ingin dicapai dalam program kurikulum ini.
- Agar mekanisme sistem pelaksanan pendidikan berjalan dengan baik, maka selalu berorintasi pada pedoman operasional juknis kurikulum baik dari dinas provinsi maupun dinas kabupaten tangerang sebagai teknis penyelenggara.
- Untuk menciptakan iklim kerja yang berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai sasaran.
- Mendorong terciptanya kurikulum 1994 dan Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK) 2004.
- Untuk mendapatkan data kemanjuan kegiatan belajar mengajar guru sebagai komponen untuk menentukan keberhasilan siswa.
- Sebagai kendali agar program kegiatan itu dilaksanakan dengan terarah dan sistematis.
- Untuk dijadikan alat kontrol dan refisi yang dapat dijadikan bahan tindak lanjut dalam program perbaikan dan pengembangan tahun pelajaran yang akan datang dan selanjutnya.
Tugas dan Tanggung Jawab
Kepala Sekolah
- Bertugas memimpin dan mengkoordinasikan semua pelaksanaan rencana kerja harian, mingguan, bulanan catur wulan dan tahunan. # Mengadakan hubungan dan kerjasama dengan pejabat-pejabat resmi setempat dalam usaha pembinaan sekolah.
Wakil Kepala Sekolah Bidang Kurikulum
- Bertugas membuat perencanaan dan mengkoordinasikan pembagian tugas guru-guru per semester, merekap daya serap dan target pencapaian kurikulum per semester dan per tahun pelajaran, serta segala kegiatan yang berhubungan dengan urusan kurikulum dan pengajaran bidang intra-kurikuler.
Wakil Kepala sekolah Bidang Kesiswaan
- Bertugas membuat perencanaan penerimaan siswa baru kelas I, mutasi siswa kelas II dan III dan pendaftaran ulang siswa.
- Membina dan membimbing OSIS (Organisasi Siswa Intra Sekolah) dan mengkoordinasikan semua yang berkaitan dengan kegiatan siswa di bidang ekstra-kurikuler.
Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan
- Bertugas mengkoordinasikan segala kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan, pemeliharaan dan penghapusan barang-barang inventaris/non inventaris baik fisik maupun non-fisik milik sekolah.
Kepala Tata Usaha
- Bertugas mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan administrasi sekolah, meliputi penyusunan program tahunan, kepegawaian, keuangan, pelaporan, inventaris dan kesiswaaan.
Tata Laksana Sistem Yang Berjalan
Prosedur Sistem Yang Berjalan
Prosedur Barang Masuk
Proses barang masuk ke dalam gudang, yaitu: Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan membuat daftar pesanan dan supplier memberikan faktur beli kepada Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan, kemudian Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan menghitung sisa barang di dalam gudang secara manual menggunakan buku tulis biasa, lalu Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan akan menghitung dan menerima barang yang akan dimasukan kedalam gudang dengan cara check list pada faktur beli lalu barang dimasukan kedalam gudang menurut penempatannya masing-masing.
Prosedur Barang Keluar
Proses barang keluar dari gudang, yaitu: Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan membuat daftar barang keluar sesuai pesanan kebutuhan dan selanjutnya akan memberikan daftar tersebut kepada bagian gudang untuk mempersiapkan barang apa saja yang dibutuhkan, jika sudah, barang akan langsung dikeluarkan dan diserahkan ke bagian yang membutuhkan.
Prosedur Pembuatan Laporan
Pada proses pemeriksaan atau pencatatan barang di dalam gudang, pemeriksaan dilakukan secara fisik oleh Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan yang akan memeriksa dan menghitung barang secara manual menggunakan buku tulis biasa. Lalu jika pemeriksaan yang dilakukan dengan cara pencatatan sudah selesai maka akan dilaporkan kepada pimpinan tentang persediaan barang di dalam gudang.
Rancangan Prosedur Sistem Berjalan
Use Case Diagram
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”. Sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Proses berikut menjelaskan proses yang terkait dengan actor dan sistemnya. Interaksi tersebut dapat digambarkan dengan use case diagram. Berikut ini adalah use case diagram untuk Sistem Informasi Inventory Barang pada SMA Negeri 11 Tangerang :
Gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan
Dapat dijelaskan pada gambar 3.3 diatas adalah use case yang sedang berjalan saat ini pada SMA Negeri 11 Tangerang, yaitu sebagai berikut:
- Nama Use Case : Pesan Barang
Actor : supplier, Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan
Keterangan : supplier menerima pesanan barang dan kemudian membuat faktur beli untuk Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan.
- Nama Use Case : Pengeluaran Barang
Actor : Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan
Keterangan : Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan mengeluarkan barang berdasarkan permintaan kebutuhan barang yang ada dalam daftar barang keluar.
- Nama Use Case : Buat Laporan
Actor : Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan, kepala sekolah
Keterangan : Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan membuat laporan berdasarkan daftar kebutuhan barang, daftar barang keluar dan daftar persediaan barang.
Activity Diagram
Activity Diagram menggambarkan berbagai alir aktifitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaima mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mingkin terjadi pada beberapa eksekusi.
Activity diagram merupakan state diagram khusus, dimana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu activity diagram tidak menggambarkan behavior internal sebuah sistem (dan interaksi antar sub-sistem) secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktifitas dari level atas secara umum.
Gambar 3.3 Activity Diagram Sistem Yang Berjalan
Pada Activity Diagram Sistem Informasi Inventory Barang pada SMA 11 Kota Tangerang diatas terdapat :
- 1 (satu) Initial Node.
- 7 (tujuh) Action.
- 1 (satu) Activity Final Node, Aktifitas yang diakhiri.
Alur aktifitas yang digambarkan pada diagram diatas adalah Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan melakukan permintaan barang terhadap supplier dengan melakukan pembuatan pesanan barang terlebih dahulu. Selanjutnya supplier menerima daftar pesanan barang tersebut kemudian membuat faktur beli dan melakukan pengiriman barang. Selanjutnya Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan menerima barang dan memasukan barang kegudang, kemudian mengeluarkan barang sesuai dengan daftar pengeluaran barang. Terakhir Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan melakukan pembuatan laporan persediaan barang terhadap kepala sekolah.
Sequence Diagram
Gambar 3.4 Sequence Diagram Sistem Yang Berjalan
Diagram diatas menggambarkan sequence diagram untuk proses barang masuk sampai pada pembuatan laporan yang sedang berjalan saat ini, yaitu sebagai berikut:
- 3 (tiga) actor yang melakukan kegiatan, yaitu supplier, Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan dan kepala sekolah.
- 4 (empat) lifeline yang merupakan objek entity antar muka yang saling berkaitan.
- 6 (enam) message yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi, yaitu:
Supplier membuatkan faktur beli sesuai dengan pesanan barang dari kepala sekolah, kemudian supplier mengirimkan barang beserta faktur beli ke gudang dan Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan kemudian mengecek kondisi dan jumlah barang lalu barang dimasukan ke gudang. Kemudian Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan menerima daftar barang yang dibuat oleh bagian-bagian yang membutuhkan lalu Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan megeluarkan barang-barang tersebut. Kemudian bagian gudang mencatat seluruh transaksi yang berjalan dan dibuat laporan untuk diserahkan pada kepala sekolah.
State Machine Diagram
State diagram menggambarkan transisi dan perubahan (dari satu state ke state yang lain) suatu objek pada sistem sebagai akibat dari stimuli yang diterima. Pada umumnya state diagram menggambarkan class diagram (satu calss dapat memiliki lebih dari satu state chart diagram).
Gambar 3.5 State Machine Diagram Daftar Pesanan
Daftar pesanan memiliki 3 state :
- Cek : daftar kebutuhan di cek oleh Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan untuk dibuat daftar pesanan, kemudian dikirim ke supplier.
- Diterima : daftar pesanan diterima oleh supplier.
- Faktur : daftar pesanan dibuat faktur dan diberikan pada Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan.
Gambar 3.6 State Machine Diagram Barang Pesanan
Barang pesanan memiliki 3 state :
- Dikirim : supplier mengirimkan barang pesanan.
- Diterima : barang pesanan diterima oleh Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan.
- Dikeluarkan : barang pesanan dikeluarkan dari gudang kebagian yang membutuhkan.
Gambar 3.7 State Machine Diagram Laporan Persediaan
Laporan memiliki 2 state :
- Dibuat : laporan persediaan dibuat oleh Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan
- Diberikan : laporan persediaan diberikan kepada kepala sekolah. Pada siklus state diagram ini tidak jauh berbeda hanya saja pada state diagram ini penyajiannya lebih ringkas dan mudah di pahami.
Analisa Sistem Yang Berjalan
Metode Analisa Sistem
Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats). Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut, berikut ini penjelasan analisa SWOT :
Strength
- Fasilitas yang ada mampu mendukung kegiatan belajar mengajar dengan baik.
- Pengorganisasian barang digudang telah dilakukan dengan baik.
- Memanfaatkan luas lahan untuk keperluan mendukung dalam pengelolaan barang.
Weakness
- Pendataan persediaan barang masih manual.
- Pengelolaan berkas dalam bentuk kertas menyulitkan.
Opportunities
- Mengembangkan kemampuan siswa agar dapat bersaing dalam dunia kerja.
- Menjalin mitra dengan pihak supplier.
Threats
- Karena berkas yang berbentuk kertas maka rentan kerusakan dan mudah tercecer.
- Ancaman lain pada berkas dapat berupa serangan hewan misal rayap atau tikus.
Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran
Analisa Masukan
Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri. Data persediaan barang masuk didapat ketika supplier memberikan faktur beli kepada Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan.
- Nama Masukan : Faktur beli
- Fungsi : Sebagai catatan barang masuk
- Sumber : Supplier
- Media : Kertas NCR berwarna putih
- Dsitribusi : Supplier ke Wakil Kepala Sekolah Bidang Sarana dan Prasarana Pendidikan
- Frekuensi : Setiap permintaan pesanan barang dari SMA Negeri 11 Tangerang, lalu supplier akan mengirimkan barangnya sesuai pesanan.
- Keterangan : Berisi daftar barang yang dipesan perusahaan.
Analisa Proses
Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respect balik karena adanya data input didalam proses inilah semua data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahaan sistem yang ada.
- Nama Modul : Permintaan pemesanan
- Masukan : Daftar kebutuhan barang perbagian yang membutuhkan.
- Keluaran : Catatan pesanan barang
- Ringkasan Proses : Prose ini akan menghasilkan catatn manual pemesanan terhadap barang yang dibutuhkan oleh masing-masing bagian.
Analisa Keluaran
Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari keseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada dan juga melalui prose pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap, yaitu :
- Nama Keluaran : Daftar barang keluar
- Fungsi : Mencatat segala barang yang dikeluarkan dari gudang.
- Media : Kertas
Konfigurasi Sistem Berjalan
Di dalam membuat analisa program untuk penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP), penulis menggunakan komputer dengan konfigurasi sebagai berikut:
- Spesifikasi Hardware
- Processor : Intel Core I5 3337U 1.8GHz
- Monitor : 14.” HD LED LCD
- RAM : 4096MB DDR3
- Hard Disk : 750 GB HDD
- Spesifikasi Software
- PHP 5.5
- MySQL 5.5
- Apache 2.4
- Google Chrome
- Spesifikasi Brainware
- Kepala sekolah
- Wakil Kepala Sekolah BidangSarana dan Prasarana Pendidikan
Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah
Permasalahan yang dihadapi
Berdasarkan analisis yang dilakukan oleh peneliti, ada beberapa masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan saat ini, antara lain :
- Sistem yang berjalan saat ini masih dilakukan secara manual, hal ini membuat proses pendataan barang menjadi lama.
- Dengan sistem yang masih manual tersebut pencatatan data serta pembuatan laporan menjadi tidak efisien karena sifat berkas tersebut yang mudah rusak dan tercecer.
- Proses penyajian laporan menjadi terkendala karena harus melihat berkas data yang begitu banyak hal ini menyebabkan waktu pembuatan laporan memakan waktu yang lama.
Alternatif Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisis permasalahan pada sistem yang berjalan memerlukan waktu yang lebih lama dalam penginputan data dan laporan yang dihasilkan dikarenakan sistem tersebut masih menggunakan cara manual dengan kertas, sehingga mengakibatkan lamanya informasi yang diperoleh pimpinan mengenai persediaan barang, oleh karena itu peneliti membuatkan alternatif pemecahan masalah, yaitu :
- Merancang sebuah sistem infomasi inventory barang yang terkomputerisasi sehingga proses pendataan barang persediaan menjadi lebih cepat.
- Beralih dari sistem yang manual ke sistem yang terkomputerisasi agar meningkatkan efisiensi serta pengelolaan berkas menjadi lebih baik.
- Membuat laporan dengan mengandalkan informasi yang terdapat dalam sistem yang terkomputerisasi agar prosesnya menjadi lebih cepat.
Rancangan Prototype Aplikasi
- Tampilan Form Login
Gambar 3.8 Tampilan Form Login
Keterangan : Menu halaman login berfungsi untuk membatasi hak akses, hanya user yang terdaftar saja yang dapat menggunakan aplikasi ini.
- Tampilan Halaman Utama
Gambar 3.9 Tampilan Halaman Utama
Keterangan : Halaman menu utama berfungsi untuk mengakses fitur-fitur utama dari sistem seperti master, transaksi dan laporan.
- Tampilan Data Barang
Gambar 3.10 Tampilan Master Data Barang
Keterangan : Halaman sub menu master data barang berfungsi untuk melihat data barang yang ada di gudang.
- Tampilan Faktur Beli
Gambar 3.11 Tampilan Transaksi Faktur Beli
Keterangan : Halaman sub menu transaksi faktur beli berfungsi untuk melihat kagiatan transaksi dari faktur beli.
- Tampilan Laporan Persediaan
Gambar 3.12 Tampilan Laporan Persediaan Barang
Keterangan : Halaman menu laporan berfungsi untuk melihat dan membuat laporan persediaan barang.
BAB IV
Kesimpulan
Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan oleh penulis pada sistem informasi inventory barang pada SMA Negri 11 Tangerang, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
- Sistem informasi inventory barang yang saat ini berjalan pada SMA Negri 11 Tangerang masih manual dengan menggunakan buku atau kertas dimulai dari pemesanan barang sampai pada pembuatan laporannya. Hal ini menyebabkan pengelolaan data menjadi sulit karena file-file dalam bentuk kertas sangat rentan rusak dan mudah tercecer.
- Sistem yang berjalan saat ini belum dapat memudahkan karyawan dalam memperoleh informasi hal ini disebabkan karena masih lamanya proses pencarian dan pembuatan laporannya, karena banyaknya dokumen yang diperlukan, sehingga proses pembuatan keputusan pun menjadi terhambat.
- Dengan merancang sebuah sistem informasi inventory barang yang terkomputerisasi, yang dapat mempermudah karyawan gudang dalam penyajian laporan yang dibutuhkan, sehingga proses pembuatan laporan yang dibutuhkan untuk menjadi pertimbangan dalam pengelolaan barang oleh kepala sekolah tidak memakan waktu yang lama.
Saran
Saran yang dapat disampaikan oleh penulis adalah agar penelitian berikutnya bisa mengembangkan sistem ini lebih baik lagi, sehingga kekurangan yang ada bisa dilengkapi atau diperbaiki. Saran yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangannya adalah sebagai berikut:
- Perlu dibuatkannya hak akses tambahan yaitu pada bagian kepala sekolah, agar kepala sekolah dapat secara langsung mengawasi pengelolaan barang.
- Perlu dibuatkannya koneksi jaringan agar setiap pengguna dapat mengakses aplikasi ditempat kerja masing-masing.
- Perlu dibuat integrasi dengan sistem lain didalam sekolah, agar akses ke aplikasi bisa terpusat kedalam satu aplikasi namun berbeda sesuai kebutuhan pengguna.
Daftar Pustaka
- ↑ 1,0 1,1 1,2 Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
- ↑ 2,0 2,1 Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2009. Sistem Informasi Teknologi. Yogyakarta: Andi Offset.