SI0822461195

APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN DATA

PADA KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN TANGERANG

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 0822461195
NAMA	: MUHAMAD HATTA

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SOFTWARE ENGINEERING

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2014/2015

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN DATA

PADA KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 0822461195
Nama	: Muhamad Hatta
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Teknik Informatika
Konsentrasi	: Software Engineering

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, ..... 2015

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Teknik Informatika
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)					(Junaidi, M.Kom)
NIP : 00594					NIP : 001405

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN DATA

PADA KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM	: 0822461195
Nama	: Muhamad Hatta

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Disetujui Oleh :

Tangerang,.... 2015

Pembimbing I			Pembimbing II
(Junaidi, M.Kom)			(Dedy Iskandar, S.Kom)
NID : 001405			NID : 05060

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN DATA

PADA KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM	: 0822461195
Nama	: Muhamad Hatta

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Tahun Akademik 2014/2015

Disetujui Penguji :

Tangerang, .... 2015

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN DATA

PADA KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 0611457081
Nama	: Muhamad Hatta
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Teknik Informatika
Konsentrasi	: Software Engineering

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, ..... 2015

(Muhamad Hatta)

NIM : 0822461195

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Dunia informasi saat ini mengalami kemajuan yangsangat pesat sehingga membuat semua instansi pemerintah maupun instansi swasta ingin mengembangkan dan menggunakan kecanggihan teknologi terutama dalam bidangteknologi komputer. Komputer merupakan alat bantu yang mempunyai banyak fungsi didalam dunia kerja, baik instansi swasta maupun instansi pemerintah telah meningkatkan kinerja serta mengoptimalkan dengan menggunakan komputer. Sistem pengolahan data yang berjalan saat ini pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang dilakukan dengan cara semi komputerisasi, yaitu hanya sebatas penyimpanan data dan pembuatan laporan dengan menggunakan Microsoft Excel, dan selebihnya masih manual. Sehingga sering terjadi kesalahan dalam pengolahan data dan proses pencariannya pun membutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk memproleh data yang diperlukan selama penelitian, penulis menggunakan beberapa metode, antara lain : observasi, wawancara, dan studi pustaka. Data yang diperoleh kemudian dianalisa dan digambarkan dalam bentuk use case dengan menggunakan software UML versi 6.4. Dari hasil wawancara juga diperoleh requirement-requirement dalam bentuk Elisitasi Tahap I, kemudian diklasifikasikan menjadi Elisitasi Tahap II dengan menggunakan metode MDI. Dari tahap tersebut dihasilkan Elisitasi Tahap III yang kemudian diklasifikasikan kembali menggunakan metode TOE, sehingga dihasilkan Final Draft Elisitasi. Hasil akhir dari penelitian ini adalah berupa sistem informasi pengolahan data yang dapat mempermudah Sub Bagian Teknisi untuk memproses pengolahan data. Hasil penelitian diharapkan dapat bermanfaat bagi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang.

Kata Kunci: Sistem Informasi, Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang, UML.

ABSTRACT

Information world is currently experiencing very rapid progress so as to make all government and private agencies to develop and use sophisticated technology, especially in computer bidangteknologi. The computer is a tool that has many functions in the world of work, both private institutions and government agencies have improved the performance and optimize the use of computers. Data processing system currently running on the Archives of the Tangerang Regency done by semi-computerized, that is only limited data storage and report generation using Microsoft Excel, and the rest is still manual. So frequent errors in data processing and the search process will take some considerable time. For memproleh data needed for the study, the authors used several methods, including: observation, interviews, and literature. The data obtained were analyzed and described in terms of use cases using UML version 6.4 software. From interviews was also obtained in the form of requirement-requirement Elicitation Phase I, then classified into Phase II Elicitation using MDI. From the resulting elicitation phase of Stage III which is then reclassified using the TOE, thereby resulting elicitation Final Draft. The end result of this research is in the form of an information system that can simplify data processing technician Sub Division to process the data processing. The results are expected to be useful for the Tangerang District Office Regional Archive.

Keywords : Information Systems, Office of the Regional Archive Tangerang, UML.

KATA PENGANTAR

Puji syukur alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan seribu jalan, sejuta langkah serta melimpahkan segala rahmat dan karunia-Nya, sehingga laporan Skripsi Penulis dapat berjalan dengan baik dan selesai dengan semestinya.

Tujuan dari pembuatan Skripsi ini adalah sebagai salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja, Cikokol Tangerang. Sebagai bahan penulisan, penulis mengambil data berdasarkan hasil observasi, wawancara, survey serta studi pustaka yang mendukung penulisan ini.

Hati kecil ini pun menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak penyusunan laporan Skripsi ini tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu pada kesempatan yang singkat ini, izinkanlah penulis menyampaikan selaksa pujian dan terimakasih kepada :

1. Bapak .......
2. ........ .
3. ........ .
4. ............... .
5. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
6. Kedua orang tua, kakak dan saudara keluarga, serta teman dan sahabat seperjuangan yang telah memberikan dukungan, baik moril, materil maupun doa untuk keberhasilan kepada penulis.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Laporan Skripsi ini bermanfaat bagi pihak ataupun mahasiswa yang membutuhkan.

	Tangerang, ..... 2015
	Muhamad Hatta
	NIM. 0822461195

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Majunya teknologi komputer sampai saat ini semakin baik, ditambah lagi kebutuhan akan informasi yang selalu update. Dimana hampir semua sektorkehidupan memanfaatkan kemajuan teknologi dan cenderung menggunakan teknologi komputer pada masa kini.

Berdasarkan gambaran diatas, maka sangatlah perlu sebuah instansi pemerintah untuk mempergunakan komputer pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang . Serta memberikan pelayanan yang terbaik bagi user yang menggunakan sistem tersebut.

Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang merupakan instansi yang bergerak dibidang tata kearsipan menghadapi masalah yang serupa, yaitu dalam mengolah data yang berhubungan dengan surat tanah, asset umum dan rahasia, dan lain-lain. Untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan, terkadang tidak akurat atau tidak tepat waktu.

Sistem pengarsipan yang berjalan saat ini pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang dilakukan dengan cara semi komputerisasi, yaitu hanya sebatas penyimpanan data dan pembuatan laporan dengan menggunakan Microsoft Excel sehingga sistem belum terintegrasi antar bagian atau divisi yang membutuhkan informasi tersebut. Sehingga sering terjadi kehilangan data dalam pencarian dokumen arsip dan proses pencatatan juga membutuhkan waktu yang cukup lama.

Informasi yang sangat penting dalam suatu instansi adalah rekaman dari kegiatan instansi itu sendiri, rekaman tersebut terdapat pada arsip. Arsip – arsip terebut diperlukan untuk membantu pelayanan ataupun keperluan informasi umum dan rahasia. Pengambilan keputusan oleh pemimpin banyak tergantung pada kelengkapan, kecepatan dan ketepatan informasi yang disajikan dan dilaporkan secara aktif kepadanya.

Melihat dari fakta yang ada , belum begitu optimalnya sistem penyimpanan data dan pelayanan pengarsipan dokumen yang ada di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang.

Dengan pertimbangan permasalahan diatas ada salah satu jalan yang bisa menjembatani atau memberikan solusi yang lebih baik dan efektif dalam hal ini melalui sarana pengarsipan dokumen instansi pemerintah tersebut.

Pada dasarnya semua yang dilakukan bertujuan agar dokumen / arsip yang mereka kelola dapat berjalan dengan baik, terutama kebutuhan mereka akan informasi-informasi penting dalam mengelola dan menyimpan data asset umum dan rahasia menjadi lebih terkontrol dengan baik. Maka dari itu saya mengambil judul Skripsi ini, yaitu “APLIKASI SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN TANGERANG“ setidaknya sebagai tugas kuliah dalam menyusun Skripsi dan terlebih nanti berguna untuk lembaga tersebut.

Rumusan Masalah

Yang menjadi permasalahan pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang antara lain adalah :

1. Bagaimana proses pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang yang berjalan saat ini ?

2. Apakah proses pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang yang berjalan saat ini sudah efektif dan efisien  ?

3. Bagaimana merancang aplikasi sistem pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang sehingga dapat menyelesaikan permasalahan yang ada  ?

Ruang Lingkup

Agar dalam penulisan ruang lingkup permasalahan menjadi terarah maka peneliti membatasi ruang lingkup penelitian mulai dari pendapatan dokumen, pengarsipan dokumen, membuat laporan, sampai memasukan arsip kedalam Roll O’Pack pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang.

Tujuan Penelitian

Sistem ini bertujuan untuk mengetahui gambaran serta permasalahan pada sistem pencarian arsip dokumen yang saat ini dianggap masih memakan waktu lama pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang.

1. Mengetahui proses pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang yang berjalan saat ini.

2. Menciptakan sebuah aplikasi pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang yang efektif dan efisien.

3. Menciptakan sebuah aplikasi pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang yang mampu membuat laporan dengan cepatdan akurat.

Manfaat Penelitian

Hasil dari suatu penelitian yang dilakukan, diharapkan mampu memberikan manfaat diantaranya :

1. Terciptanya sebuah aplikasi untuk pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang.

2. Terciptanya sebuah aplikasi pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang yang efektif dan efisien.

3. Terciptanya sebuah aplikasi pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang yang mampu membuat laporan dengan cepat dan akurat .

Metode Penelitian

Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam mencari dan serta mengolah informasi yang diperlukan menggunakan beberapa metode sebagai berikut :

Metode Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penyusunan laporan Skripsi ini, digunakan metode sebagai berikut :

1. Metode Pengamatan (Observasi Research)

   Penulis melakukan pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan langsung pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang khususnya di divisi pengarsipan dokumen serta divisi lain yang terkait sebagai bahan untuk menulis laporan penelitian.

2. Metode Wawancara (Interview Research)

   Penulis melakukan wawancara langsung dengan kepala bagian pengarsipan dokumen yaitu bagaimana tata letak serta prosedur pengarsipan yang berjalan saat ini masih terdapat kekurangan pada proses pencarian serta tata letak penyusunan dokumen arsip, hingga bagaimana langkah kedepannya untuk memperbaiki sistem tersebut, sehingga dapat membantu kelancaran proses pengarsipan yang baik pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang.

3. Metode Studi Pustaka (Library Research)

   Pada metode ini penulis membaca beberapa referensi yang ada dan bahan bacaan lainnya yang berhubungan dengan pembahasan yang diangkat dalam permasalahan ini sebagai pertimbangan dalam membuat penelitian. Metode ini digunakan agar mendapatkan data dengan cara mempelajari unsur-unsur yang akan dilakukan penelitian. Pustaka ini dilakukan pada perpustakaan tempat penulis kuliah yaitu di STMIK Raharja serta di perpustakaan umum.

Metode Analisis

Setelah pengumpulan data, dan dilakukan beberapa teknik, maka data yang sudah ada akan diolah dan dianalisa agar mendapatkan hasil akhir yang lebih bermanfaat. Dalam melakukan rancangan Aplikasi Sistem Pengarsipan Dokumen pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang penulis menggunakan beberapa metode analisa sistem yaitu, analisa SWOT, analisa CSF (Critical Success Faktor), dan analisa Value Chain.

Analisa SWOT penulis gunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats), dan analisa CSF (Critical Success Faktor) digunakan untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan, sedangkan analisa Value Chan digunakan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas yang harus dicapai dengan sebuah konsep yang matang. Selain itu, menggunakan Unified Modeling Language (UML) sebagai salah satu alat bantu yang dapat digunakan dalam bahasa pemograman yang berorientasi objek.

Kemudian untuk rancangan sistem baru yang akan diusulkan penulis menggunakan Elisitasi yang dilakukan melalui 3 (tiga) tahap, yaitu Elisitasi tahap I, tahap II, tahap III dan draft final elisitasi.

Metode Perancangan

Aplikasi Sistem Pengarsipan Dokumen menggunakanbeberapa (software) dalam perancangannya, antara lain:

1. (Visual Paradigm for UML Interprise Edition), merupakan software yang akan digunakan untuk men-(design) dan membuat suatu modeldiagram.

2. PHP, merupakan bahasa pemograman yang akan dipakai.

3. XAMPP, merupakan (tool) yang menyediakan paket perangkat lunak kedalam satu buah paket.

4. MySQL, merupakan database yang akan digunakan.

5. (Adobe Dreamweaver), merupakan (software) yang digunakan untuk men-design web yang akan dibuat.

   
   

Metode Testing

Metode (testing)yang dilakukan terhadap aplikasi pada penelitian ini menggunakan metode (Black Box Testing). Juga dilakukan proses (Debugging) pada proses pembuatan kode program. (Black Box) ('Testing) dilakukan dengan cara menguji beberapa aspek sistem dengan sedikit memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Perangkat lunak dikatakan dapat berfungsi dengan baik yaitu pada saat (input) diberikan dan (output) memberikan hasil sesuai dengan spesifikasi sistem yang dibuat.

Sistematika Penulisan

Agar pemahaman tentang pengajuan laporan Skripsi ini menjadi lebih mudah, maka penulis mengelompokkan materi laporan Skripsi ini menjadi beberapa bab dengan sistematika sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan antara lain yaitu latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metode penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini akan menguraikan mengenai landasan teori yang berisi definisi-definisi yang berkaitan dengan penyusunan laporan Skripsi serta beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab ini berisi tentang gambaran umum, sejarah singkat, struktur organisasi dan wewenang serta tanggung jawab pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang, prosedur sistem yang berjalan dijabarkan dengan menggunakan Use Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, analisa permasalahan sistem, analisa kebutuhan sistem, solusi yang diberika, serta user requirement menggunakan Elisitasi tahap I, tahap II, tahap III dan draft final elisitasi. Sedangkan untuk metode analisa sistem menggunakan analisa SWOT, analisa CSF (Critical Success Factor), dan Value Chain.

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

Bab ini membahas tentang perancangan sistem baru yang lebih sistematis yang akan dijelaskan dalam bentuk usulan prosedur yang baru. Analisa sistem yang diusulkan mulai dari perancangan proses Unified Modeling Language dengan software Visual Paradigm, rancangan database, layout atau tampilan program serta implementasi sistem yang diusulkan.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan hasil analisa dari penelitian dan menjawab dari tujuan penelitian yang diajukan serta saran-saran seputar pengembangan sistem kedepan sesuai kebutuhan stakeholder.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

Contributors

Admin, Muhamad Hatta