KP1411477960

ANALISA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER

DAYA MANUSIA MENGGUNAKAN METODE VALUE

CHAIN PADA UNIT TRANSFUSI DARAH PMI KABUPATEN

TANGERANG

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

OLEH :

1411477960

INDRIANINGRUM

   

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

TANGERANG

(2016/2017)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN

ANALISA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA

MANUSIA MENGGUNAKAN METODE VALUE CHAIN PADA UNIT

TRANSFUSI DARAH PMI KABUPATEN TANGERANG

Diajukan guna melengkapi sebagai syarat untuk mengikuti Skripsi

pada Jurusan Sistem Informasi Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

STMIK Raharja Tahun Akademik 2016/2017.

Tangerang, 10 Juli 2017

 

Dosen Pembimbing,			Pembimbing Lapangan,
( Oleh Soleh, S.Kom.,M.MSI. )			( Firman Imami, S.T. )
NID : 04043			NIK : 01.06.029

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Saya yang bertandatangan di bawah ini,

NIM	: 1411477960
Nama	: Indrianingrum
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

   

Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini merupakan karya tulis saya

sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja

Praktek (KKP) yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan

Skripsi baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi

lain serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta

bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan di atas tidak benar.

     

Tangerang, 10 Juli 2017
Indrianingrum
NIM. 1411477960

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Sumber daya pada manusia merupakan point utama dalam menentukan sukses tidaknya sistem yang berjalan dalam suatu instansi. Pada Unit Transfusi Darah Palang Merah Indonesia Kabupaten Tangerang belum memiliki sistem untuk menunjang penyeleksian, penyusunan, sampai pelaporannya terkait proses sumber daya manusia. Sehingga diperlukan sistem manajemen sumber daya manusia untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi kerja serta mengurangi terjadinya human error. Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah identifikasi permasalahan yang ada dengan mengadakan sebuah analisa yang tajam terhadap sistem yang sedang berjalan pada Unit Transfusi Darah Palang Merah Indonesia Kabupaten Tangerang. Penelitian ini menggunakan salah satu perangkat pemodelan yaitu Unified Modelling Language sebagai penggambaran alur sistem dan subsitem-subsistem yang ada agar dapat berjalan dan berkolaborasi sesuai objek serta dapat mengkomunikasikan secara konseptual dan fungsional kepada peneliti. Untuk objektifitas dan keakuratan informasi yang dihasilkan, penelitian ini menggunakan metode pengumpulan data berdasarkan observasi, wawancara dan studi pustaka serta menggunakan metode analisa Value Chain atau Rantai Nilai. Saat ini informasi yang dihasilkan dari sistem yang berjalan kurang valid terhadap nilai yang memiliki hubungan dari setiap aktivitas. Sehingga keputusan yang dipilih kurang terstruktur, terdata, dan objektif serta aliran data yang muncul pada tingkat final bukan merupakan kunci nilai yang muncul dari setiap aktivitas kegiatan. Hal itu semua dapat terpecahkan dengan adanya sistem manajemen sumber daya manusia yang dirancang sesuai kebutuhan stakeholder dan user dimana sistemnya diseleksi menggunakan elisitasi tahap I, tahap II, tahap III sampai pada final elisitasi.

Kata kunci : Analisa, Sistem, Sumber, Daya, Manusia

ABSTRACT

Human resources are the main points in determining the success or failure of the system that runs within an agency. On the Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang haven’t a system to support the selection, preparation until the reporting of related the process human resources. So that required human resource management system to improve the effectiveness and efficiency of work to reduce the occurrence of human error. The first step that needs to be done is to identify the existing problems by holding a sharp analysis of the system that is running in Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang. This research uses one of the modeling tool that is Unified Modeling Language to description of system flow and subsystems that exist in order to run and collaborate according to object and then that can communicate conceptually and functional to the researcher. For the objectivity and accuracy of information generated, this research uses data collection methods based on observation, interview and literature study and using Value Chain analysis method or Value Chain. Currently the information generated from the running system is less valid against the value that has a relation of each activity. So the decisions chosen are less structured, recorded, and objective and the flow of data that appears at the final level isn’t a key value that arises in every activities. It all can be solved by the existence of human resource management system designed an according to the needs of stakeholder and user where the system selected using the elicitation phase I, phase II, phase III until the final elicitation.

Keywords : Analysis, System, Source, Power, Human

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah mencurahkan nikmat hidup, sehat dan memberikan seribu jalan sejuta langkah serta melimpahkan segala rahmat dan karunia-Nya. Sehingga peneliti dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek dengan baik dan selesai dengan semestinya. Adapun judul dalam Laporan Kuliah Kerja Praktek ini yaitu “ANALISA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA MENGGUNAKAN METODE VALUE CHAIN PADA UNIT TRANSFUSI DARAH PMI KABUPATEN TANGERANG”.

Penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini sebagai salah satu syarat guna melengkapi kurikulum perkuliahan dan mengikuti Skripsi. Sebagai bahan penulisan, peneliti memperoleh informasi berdasarkan hasil observasi dan wawancara dengan pihak-pihak terkait pada Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang serta studi pustaka dari berbagai sumber yang mendukung penulisan laporan ini.

Dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini peneliti menyadari jika tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari semua pihak, Laporan Kuliah Kerja Praktek ini tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu, pada kesempatan ini izinkanlah peneliti mengucapkan terima kasih kepada :

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I., M.M., selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom., selaku Pembantu Ketua 1 STMIK Raharja.
3. Ibu Nur Azizah, M.Akt., M.Kom., selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi yang telah memberikan saran kepada peneliti.
4. Ibu Erna Astriyani, S.Kom., selaku Sekretaris Jurusan Sistem Informasi yang telah memberikan berbagai informasi kepada peneliti.
5. Bapak Oleh Soleh, S.Kom., M.MSI., selaku pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga serta pikirannya untuk membantu dan memberikan bimbingan kepada peneliti.
6. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada peneliti.
7. Bapak dr. Kusmoro Yudho, Sp.THT., selaku Kepala Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang yang telah memberikan izin kepada peneliti untuk melakukan penelitian.
8. Bapak Firman Imami, S.T., selaku pembimbing lapangan pada Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang yang telah memberikan bimbingan dan informasi kepada peneliti.
9. Ibu Fitri Setiawati, selaku Kasubid Administrasi Umum dan Rumah Tangga yang telah memberikan dukungan dan kelonggaran waktu kepada peneliti untuk melakukan penelitian.
10. Bapak Asep Ferry Bastian, S.E., M.M., yang telah memberikan pengetahuan mengenai manajemen sumber daya manusia dan pinjaman buku sebagai referensi peneliti..
11. Seluruh Staff Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang yang telah memberikan dukungan dan masukan yang berarti kepada peneliti dalam menyelesaikan laporan Kuliah Kerja Praktek ini.
12. Orang tua yang telah memberikan do’a dan dukungan kepada peneliti untuk selalu berusaha.
13. Kakak-kakak tercinta yang telah memberikan banyak informasi mengenai cara untuk menyusun laporan Kuliah Kerja Praktek kepada peneliti.
14. Semua rekan mahasiswa-mahasiswi Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan dukungan moril kepada peneliti.

Peneliti menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini masih jauh dari kata sempurna. Kritik dan saran yang membangun, yang peneliti harapkan sebagai acuan untuk dapat berkarya lebih baik lagi.

Akhir kata, peneliti mengucapkan terima kasih atas perhatian dari pembaca. Semoga Allah SWT memberikan rahmat-Nya kepada kita semua. Semoga Laporan Kuliah Kerja Praktek ini dapat bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan serta menjadi referensi bagi mahasiswa-mahasiswi yang akan melakukan penelitian.

	Tangerang, 10 Juli 2017
	INDRIANINGRUM
	NIM. 1411477960

DAFTAR GAMBAR

   

Gambar 2.1 Karakteristik Sistem

Gambar 2.2 Pengelompokkan Diagram UML

Gambar 2.3 Level Manajemen Dalam Organisasi

Gambar 2.4 Kerangka Rantai Nilai

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang

Gambar 3.2 Usecase Diagram Rekrutmen

Gambar 3.3 Usecase Diagram Penggajian

Gambar 3.4 Usecase Diagram Absensi

Gambar 3.5 Usecase Diagram Penilaian Kinerja

Gambar 3.6 Usecase Diagram Evaluasi Kinerja

Gambar 3.7 Activity Diagram Rekrutmen

Gambar 3.8 Activity Diagram Penggajian

Gambar 3.9 Activity Diagram Absensi

Gambar 3.10 Activity Diagram Penilaian Kinerja

Gambar 3.11 Activity Diagram Evaluasi Kinerja

Gambar 3.12 Sequence Diagram Rekrutmen

Gambar 3.13 Sequence Diagram Penggajian

Gambar 3.14 Sequence Diagram Absensi

Gamabr 3.15 Sequence Diagram Penilaian Kinerja

Gambar 3.16 Sequence Diagram Evaluasi Kinerja

Gambar 3.17 Value Chain Analysis (Manajemen Sumber Daya Manusia)

DAFTAR TABEL

 

Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III

Tabel 3.4 Final Elisitasi

DAFTAR SIMBOL

1. Daftar Simbol Usecase Diagram

2. Daftar Simbol Activity Diagram

3. Daftar Simbol Sequence Diagram

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Teknologi informasi saat ini berkembang pesat maka perlu adanya perhatian mengenai proses dan penanganannya. Sehingga informasi yang didapatkan bermanfaat dan akurat bagi instansi. Kebutuhan informasi pada instansi harus akurat, cepat dan relevan yang mencakup hampir di segala ruang lingkup kehidupan. Pada kenyataannya informasi yang diterima terkadang tidak sesuai dengan keinginan dan harapan. Hal tersebut dapat terjadi apabila teknologi yang digunakan tidak mengikuti perkembangan zaman. Sehingga informasi yang diterima tidak sesuai dengan yang sebenarnya.

Pada dasarnya teknologi informasi mencakup teknologi komputer dan teknologi komunikasi. Keduanya menjadi satu kesatuan yang tidak dapat terpisahkan dan merupakan prioritas untuk menghasilkan sebuah informasi. Kekuatan teknologi komputer berasal dari teknologi masukan, teknologi keluaran, teknologi perangkat lunak, teknologi penyimpanan dan teknologi mesin pemroses. Hal ini menunjukan bahwa sistem yang terkomputerisasi melibatkan berbagai teknologi.

Pentingnya teknologi dalam menghasilkan informasi, tidak kalah penting dengan pengolahan data elektrik untuk menghasilkan informasi yang akurat. Keakuratan data dapat menambah kualitas suatu informasi yang diberikan. Kualitas informasi harus diseimbangkan dengan kuantitas informasi, sebab informasi yang dibuat bukan hanya berasal dari sebuah pengolahan data berjalan tetapi juga diperlukan riwayat dari informasi tersebut sebagai bahan pertanggungjawaban.

Komputer merupakan alat pendukung pengolahan data yang terkomputerisasi atau seperangkat kekuatan dari teknologi komputer yang berfungsi menghasilkan informasi yang dibutuhkan secara akurat, cepat, dan relevan. Instansi harus memanajemen semua kebutuhan, termasuk penggunaan komputer pada semua bidang agar tercapainya tujuan. Sehingga semua kegiatan dapat tersistem dan terkomputerisasi terlebih untuk permasalahan yang komplek.

Komputer sebagai penunjang dalam mengoperasikan sebuah sistem atau software. Sistem yang berkembang diklasifikasikan menjadi sistem sederhana dan sistem komplek. Terdapat banyak model sistem yang komplek. Salah satu sistem komplek yaitu sistem manajemen sumber daya manusia yang informasinya dapat dihasilkan dari penggabungan sistem absensi, sistem manajemen kepegawaian, sistem penggajian, sistem penerimaan, sistem pengarsipan, serta sistem pelaporan. Pada pelaksanaan kegiatannya berkaitan dengan penyeleksian, penyusunan, penilaian, pehitungan, penghargaan, pengembangan, serta pengendalian. Sistem manajemen sumber daya manusia termasuk dalam kategori sistem pelayanan terhadap pegawai pada suatu instansi. Layanan yang baik dapat dilihat dari proses pengolahan data, penyajian data sampai pada tahap laporan dilakukan berdasarkan prosedur yang telah ditentukan. Sehingga menjadi sebuah informasi yang bermanfaat bagi penerima sesuai aktifitas yang efektif dan efisiensi dalam memanajemen sumber daya manusia.

Pada Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang mempunyai beberapa sistem yang tercakup ke dalam sistem manajemen sumber daya manusia seperti sistem absensi, sistem manajemen kepegawaian, dan sistem penggajian. Selain itu Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang juga mengalami masalah yang serupa dalam memanajemen sumber daya manusia pada umumnya. Masalah tersebut berhubungan dengan penyeleksian, penggajian, perhitungan premi kehadiran, pengadaan pelatihan, tunjangan sampai pada pelaporannya. Permasalahan tersebut menjadi permasalahan utama bila dihubungkan dengan sistem manajemen sumber daya manusia. Sebab dari data tersebut informasi mengenai pelaporan sumber daya manusia dalam suatu instansi tidak bisa didapatkan secara objektif. Sehingga informasi yang dihasilkan terkadang tidak akurat dan membutuhkan waktu yang relative lama.

Pada saat ini sistem manajemen sumber daya manusia yang berjalan pada Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang dilakukan secara semi komputerisasi, yaitu hanya sebatas pengolahan data, penyimpanan data, dan pembuatan laporan menggunakan Microsoft Excel. Absensi pegawai telah menggunakan sistem Finger Print. Namun data absensi pada sistem Finger Print harus di ekspor ke dalam Microsoft Excel untuk proses pengolahan dan selebihnya masih manual. Sehingga sering terjadi kesalahan dalam proses perhitungan premi kehadiran, gaji, dan perhitungan lainnya, di samping hal itu membutuhkan waktu lama yang akan berdampak pada kurang efektif dan efisien dalam penyampaian informasi.

Selain itu pemilihan pegawai harus diperhatikan dan disesuaikan dengan kemampuan yang dimilikinya agar pekerjaan dengan jiwanya dapat menyatu serta mengurangi adanya human eror. Pegawai yang memiliki kemampuan lebih tidak menutup kemungkinan memiliki jabatan yang lebih tinggi dibandingkan pegawai yang berkerja bertahun-tahun. Meskipun hal ini masih dalam proses perbaikan dan pengembangan dari sisi teknis maupun administrasi.

Pemberian pelatihan merupakan investasi dari instansi untuk memiliki pegawai yang mampu, trampil, dan berwawasan serta dapat menumbuhkan loyalitas terhadap instansi. Untuk menunjang efektifitas pekerjaan, setiap pegawai yang diberikan pelatihan di internal maupun eksternal dari instansi perlu pendataan dan hasil pelatihan tersebut harus di implementasikan dalam setiap pekerjaannya. Namun, pada kenyataannya tidak ada pendataan dan tidak terdapatnya tolak ukur pada proses implementasi. Sehingga proses penilaian kinerja yang terjadi tidak objektif.

Pada dasarnya semua yang dilakukan harus berdasarkan alur sistem yang berorientasi pada tujuan pencapaian instansi agar terkontrol dengan baik. Terutama kebutuhan informasi penting dalam manajemen atau administrasi bagi pegawai. Sejalan dengan permasalahan yang terjadi diperlukan analisa lebih lanjut, maka peneliti mengambil judul “ANALISA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA MENGGUNAKAN METODE VALUE CHAIN PADA UNIT TRANSFUSI DARAH PMI KABUPATEN TANGERANG”

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan, maka yang menjadi rumusan permasalahan pada Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang sebagai berikut :

1. Apa saja kendala yang dialami sistem berjalan saat ini pada Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang ?

2. Bagaimana kebutuhan user dan siapa yang berperan dalam pengoperasian sistem manajemen sumber daya manusia pada Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang ?

3. Bagaimana alur sistem serta tingkat kesesuaian dari penerapan sistem manajemen sumber daya manusia yang berjalan saat ini pada Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang ?

4. Bagaimana subsistem-subsistem yang ada dalam sistem manajemen sumber daya manusia dapat berjalan dan berkolaborasi pada Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang ?

5. Laporan apa saja yang dihasilkan dari proses pengolahan data sistem manajemen sumber daya manusia pada Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang ?

Ruang Lingkup

Ruang lingkup yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah keseluruhan proses pada sistem manajemen sumber daya manusia dimana sistemnya bersifat komplek. Ruang lingkup atau modul-modul yang sekiranya menjadi pembahasan terkait judul yang telah ditentukan, antara lain sebagai berikut :

1. Master Data Kepegawaian, terdiri dari :

2. Master Data Rekrutment

3. Master Data Penggajian

4. Master Data Absensi

5. Master Data Penilaian Kinerja

6. Master Data Evaluasi Kinerja

7. Master Data Laporan

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Dalam melakukan penelitian pasti memiliki maksud dan tujuan untuk mendapatkan sebuah informasi. Adapun tujuan dari penelitian ini, yaitu :

1. Operasional

   Penelitian ini mempunyai tujuan operasional sebagai sarana untuk mendapatkan informasi mengenai sistem yang sedang berjalan saat ini pada Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang. Kendala dan permasalahan yang terjadi menjadi objek utama analisa serta pencarian solusi untuk pemecahan masalah sebagai dasar pengambilan keputusan.

2. Fungsional

   Penelitian ini mempuyai tujuan fungsional yaitu mampu menghasilkan informasi manajemen sumber daya manusia yang lebih optimal sesuai kebutuhan user. Sehingga membantu mempermudah bagian administrasi ataupun manajemen dalam melaporkan data pada Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang.

3. Pribadi

   Penelitian ini mempunyai tujuan pribadi sebagaimana peneliti melakukan analisa, yaitu :

   1) Untuk mendapatkan pengalaman analisis sistem terkait kendala dan permasalahan yang terjadi.

   2) Sebagai sarana implementasi ilmu yang telah didapatkan peneliti pada perkuliahan.

   3) Untuk melengkapi syarat kelulusan di STMIK Raharja.

Manfaat penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini bagi beberapa elemen terkait yaitu :

1. Peneliti

   1. Terciptanya kepuasan batin ketika mampu mengekplorasikan kemampuan yang dimiliki serta dapat bermanfaat bagi suatu instansi.

   2. Menambah pengetahuan yang dimiliki peneliti dalam mengatasi permasalahan tertentu pada suatu instansi.

   3. Memberikan kemampuan kepada peneliti untuk menelaah secara spesifik sebelum pengambilan keputusan.

2. Instansi

   1. Mengetahui pokok permasalahan untuk menunjang efektifitas dan efisiensi waktu kerja dalam pengolahan data yang komplek.

   2. Dapat mengidentifikasi permasalahan sistem informasi manajemen sumber daya manusia pada Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang.

   3. Mengoptimalisasikan pengambilan keputusan dengan proses identifikasi sistem manajemen sumber daya manusia.

3. STMIK Raharja

   1. Dapat menjadi referensi bagi Mahasiswa atau Mahasiswi untuk melakukan penelitian terutama mengenai sistem informasi manajemen sumber daya manusia.

   2. Dapat memperkaya pengetahuan Mahasiswa atau Mahasiswi dalam melakukan analisa dan pengambilan keputusan.

   3. Menjadikan STMIK Raharja dapat dikenal oleh berbagai instansi-instansi yang dijadikan objek penelitian para Mahasiswa atau Mahasiswi.

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Dalam pengambilan keputusan peneliti menggunakan 3 (Tiga) pendekatan, yaitu :

1. Metode Observasi (Observasi Research)

   Pada metode ini peneliti melakukan analisa terhadap masalah yang ada dengan cara mengamati sumber dan pengolahan data serta mengumpulkan data dari bagian administrasi umum dan rumah tangga, serta bagian keuangan yang berhubungan dengan sistem manajemen sumber daya manusia, baik berupa dokumen formulir, catatan-catatan, maupun laporan.

2. Metode Wawancara (Interview Research)

   Pada metode ini peneliti melakukan proses tanya jawab langsung dengan Firman Imami, S.T., selaku kabid pada bagian administrasi yang memiliki keterkaitan kinerja dengan manajemen sumber daya manusia mengenai hal yang akan diteliti sesuai dengan tujuan penelitian.

3. Metode Studi Pustaka (Library Research)

   Metode study kepustakaan dilakukan untuk menunjang metode wawancara dan observasi yang telah dilakukan. Informasi dikumpulkan yaitu dengan cara membaca dan mempelajari beberapa buku yang berhubungan dengan teori yang akan dibahas dalam laporan ini, melalui sumber-sumber dari kepustakaan dan di internet.

Metode Analisa

Setelah proses pengumpulan data dilakukan, selanjutnya data yang telah diperoleh harus di olah dan di analisa. Dalam melakukan analisa sistem informasi manajemen sumber daya manusia pada Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang, peneliti menggunakan metode analisa Value Chain sesuai dengan judul yang digunakan dalam penelitian.

Analisa Value Chain digunakan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas yang harus dicapai dengan sebuah konsep yang matang. Value Chain sejatinya merupakan analisa rantai proses untuk operasi instansi dengan menampilkan nilai secara keseluruhan yang terdiri dari aktivitas nilai dan margin. Di setiap aktivitas yang berlangsung memiliki nilai masing-masing, maka di perlukan pembagian antara aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Dengan menggunakan Value Chain aktivitas dapat dikendalikan dengan melakukan identifikasi mengenai proses kunci terpenting dan proses yang hanya bertindak sebagai pendukung. Sehingga analisa Value Chain dapat mendukung dan membantu instansi secara keseluruhan dengan menyediakan dukungan yang diperlukan selama berlangsungnya aktivitas yang akan dilakukan secara berkelanjutan.

Penggambaran dari alur sistem yang sedang berjalan saat ini, peneliti menggunakan salah satu perangkat pemodelan yaitu Unified Modeling Language (UML) dimana dapat digunakan dalam bahasa pemrograman berorientasi objek. UML yang akan peneliti gunakan yaitu Use Case Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram. Kompleksitas suatu sistem memiliki tingkat resiko yang tinggi dalam upaya pengembangan perangkat lunak, maka UML digambarkan guna memperlihatkan alur sistem yang berjalan. Oleh karena itu, adanya perencanaan dan pemodelan perangkat lunak untuk mempermudah langkah selanjutnya dari pengembangan sebuah sistem informasi.

Pada proses perencanaan suatu sistem peneliti memilih dan menggunakan metode Elisitasi untuk mengumpulkan dan menyeleksi kebutuhan sistem yang diharapkan stakeholder. Tahap dalam elisitasi memberikan kebebasan kepada user dan stakeholder dalam mengeluarkan pendapat mengenai sistem yang akan dirancang. Namun, pendapat tersebut di seleksi menggunakan 3 (Tiga) tahapan dalam elisitasi untuk sampai pada final elisitasi. Proses penyeleksian elisitasi bermula dari Elisitasi Tahap I, Elisitasi Tahap II, Elisitasi Tahap III dan di akhiri dengan Final Elisitasi.

Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan dibuat sebagai acuan dalam menjelaskan penyusunan laporan Kuliah Kerja Praktek secara ringkas. Untuk dapat lebih memahami, peneliti mengelompokkannya menjadi beberapa sub bab. Dimana antara bab satu dengan yang lainnya saling berkaitan.

Adapun penyusunan bab dengan sistematika penyampaianya sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini peneliti akan menjelaskan antara lain latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metode penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini akan dijelaskan definisi-definisi yang berhubungan dengan permasalahan yang dibahas pada bagian sistem yang berjalan saat ini, seperti landasan teori yang membahas tentang konsep dasar sistem manajemen sumber daya manusia serta membahas teori-teori pendukung lainnya yang berhubungan dengan topik yang akan diambil dari proses penelitan dan literature review.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab ini menjelaskan tentang teori-teori dan definisi yang berhubungan dengan penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek yaitu gambaran umum tinjauan instansi, sejarah instansi, struktur organisasi dan fungsi-fungsinya, penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab. Selain itu, pada bab ini juga dituliskan hasil analisa sistem berjalan menggunakan metode Value Chain yang mencakup keseluruhan aktivitas ruang lingkup manajemen sumber daya manusia. Unified Modeling Language (UML) digunakan pada bab ini yaitu Use Case Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram sebagai pemodelan dari sistem yang berjalan pada permasalahan pokok yang terjadi dan alternatif pemecahan masalah serta elisitasi tahap I, II, III sampai tahap final elisitasi.

BAB IV PENUTUP

Pada bab ini berisi tentang kesimpulan hasil analisa dari penelitian dan menjawab rumusan masalah yang diajukan sesuai dengan tujuan penelitian serta saran-saran seputar pengembangan sistem kedepan terkait kebutuhan stakeholder dan user.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

User Requirement

Final Elisitasi

Final Draft Elisitasi merupakan hasil akhir yang dicapai dari seluruh proses Elisitasi yang menjadi dasar pembuatan suatu sistem yang akan dibuat.

Visi, Misi, dan Tujuan

1. Visi

Menjadi brand yang terkenal akan mutu dan kualitas kesegaran produknya dengan menghasilkan produk minuman yang fresh dan menyehatkan bagi rakyat Indonesia dan Internasional.

2. Misi

Membantu meningkatkan kualitas hidup dan mensejahterakan masyarakat Indonesia dengan memproduksi dan menjual minuman yang bermutu tinggi, sehat, halal dan aman bagi pelanggan. Memproduksi produk minuman jus untuk fungsi kesehatan tertentu (sebagai pangan fungsional), Tujuan :

1. Memproduksi produk minuman dengan bahan buah-buahan pilihan yang segar setiap hari tanpa bahan pengawet.

2. Meningkatkan citra dan nilai jual dalam lingkup nasional maupun internasional.

3. Membuka lapangan kerja di lingkungan masyarakat.

4. Memenuhi kebutuhan masyarakat yang selama ini tidak dapat menikmati produk jus dengan alasan kesegarannya.

Struktur Organisasi

Dalam mewujudkan Visi dan Misi PT. Dayungs Food and Beverage Indonesia tersebut, perusahaan membagi tugas, wewenang, serta tanggung jawab yang dijabarkan dalam struktur organisasi di PT. Dayungs Food and Beverage Indonesia sebagai berikut :

Tugas dan Tanggung Jawab

Masing-masing bagian pada struktur organisasi PT. Dayungs Food and Beverage Indonesia memiliki tugas wewenang dan tanggung jawab tersendiri, adapun tugas dari masing-masing bagian sebagai berikut :

1. Direktur

A. Bertugas dalam memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan, memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian (manajer), menyetujui anggaran tahunan perusahaan, menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan.

B. Bertanggung jawab atas kerugian PT yang disebabkan direktur tidak menjalankan kepengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan PT anggaran dasar, kebijakan yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas. Atas kerugian PT, direktur akan dimintakan pertanggungjawabannya baik secara perdata maupun pidana. Apabila kerugian PT disebabkan kerugian bisnis dan direktur telah menjalankan kepengurusan PT sesuai dengan maksud dan tujuan PT anggaran dasar, kebijakan yang tepat dalam menjalankan PT serta UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas, maka direktur tidak dapat dipersalahkan atas kerugian PT.

2. Manager

A. Bertugas Mempertahankan staf dengan merekrut, memilih, mengorientasi dan melakukan pelatihan karyawan, menjaga lingkungan kerja yang aman, nyaman dan tertib, Menyelesaikan dan mengevaluasi kinerja staf dengan berkomunikasi, perencanaan, monitoring dan menilai hasil pekerjaan, Melakukan coaching, konseling dan mendisiplinkan karyawan, mengembangkan, mengkoordinasikan sistem, kebijakan, prosedur dan standar produktivitas, Menetapkan tujuan strategis dengan mengumpulkan bidang bisnis yang bersangkutan, keuangan, layanan, dan informasi, Mengidentifikasi dan mengevaluasi tren, memilih tindakan, mendefinisikan tujuan dan mengevaluasi hasil, Menyelesaikan tujuan keuangan dengan perencanaan kebutuhan, mempersiapkan anggaran tahunan, pengeluaran, menganalisis varians dan memulai tindakan korektifm, Mempertahankan kualitas layanan dengan menegakkan standar kualitas dan layanan pelanggan, menganalisis dan menyelesaikan kualitas dan layanan masalah pelanggan, merekomendasikan perbaikan sistem, Mempertahankan pengetahuan profesional dan teknis dengan menghadiri workshop pelatihan, meninjau publikasi profesional, membangun jaringan pribadi, benchmarking, berpartisipasi dalam sosial bermasyarakat secara profesional, Pengambilan keputusan, membuat rencana, menyusun organisasi, pengarahan organisasi, pengendalian, penilaian dan pelaporan.

B. Bertanggung Jawab menyelesaikan tujuan organisasi atau perusahaan dengan mengelola staf sesuai dengan departemen yang dia pimpin, bertanggung jawab tentang perencanaan dan evaluasi kegiatan sebuah organisasi atau perusahaan. Seseorang yang tanggungjawab utamanya adalah menjalankan proses atau fungsi manajemen, dengan membuat perencanaan serta mengambil keputusan, mengorganisasikan, memimpin, serta melakukan fungsi pengawasan terhadap manusia/pekerja, keuangan, aset fisik, serta informasi. Dalam pelaksanaan kegiatannya, seorang manajer harus dapat mencapai tujuan organisasi melalui kerjasama dengan banyak orang (staf).

3. Supervisor

A. Bertugas Mengatur kerjanya para bawahannya (staf), Membuat Job Deskriptions untuk Staf Bawahanya Bertanggung jawab atas hasil kerja Staf, Memberi motivasi kerja kepada Staf Bawahanya, Membuat Jadwal Kegiatan Kerja untuk karyawan, Memberikan Breafing bersama Staf, Membuat Planing Pekerjaan Harian, Mingguan, Bulanan, dan Tahunan,

B. Bertanggung Jawab membuat usulan promosi jabatan bagi Staf bawahannya, Supervisor memberikan reward (penghargaan) kepada Staf Bawahannya, Supervisor berhak memberikan Punishment (hukuman) untuk Staf Bawahannya.

4. Karyawan

A. Karyawan Bertugas dalam kegiatan berikut :

Sebelum buka toko :

1. Membersihkan area penjualan

2. Merapihkan, menyusun, dan memajang menu

3. Memeriksa kebersihan Fixture dan area penjualan lainnya

4. Memeriksa kelengkapan label harga

5. Memeriksa persediaan barang / stock barang

6. Mengenakan semua perlengkapan kerja

Selama operational toko :

1. Menyambut pelanggan dengan senyuman dan sapaan yang ramah

2. Menjaga dan merapihkan barang yang di jual

3. Mengisi kembali barang yang telah di jual

4. Mengambil alih tugas teman yang sedang cuti / off / sakit

5. Mengucapkan terima kasih kepada pelanggan

6. Menjaga keamanan aset keuangan toko

7. Menjaga kebersihan area penjualan

Menjelang tutup toko :

1. Mengucapkan sapaan selamat malam dan terima kasih, Silahkan datang kembali kepada pelanggan.

2. Mencatat data stok barang yang ada

3. Menutup barang barang jualan dengan kain penutup

4. Memastikan area penjualan tetap bersih

5. Memastikan area penjualan aman dari bahaya kebakaran

6. Mengikuti pengarahan dari atasan

B. Karyawan Bertanggung Jawab dalam Mencapai produktivitas kerja yang maksimal, Mencapai Target Sales, Menjaga tingkat Shrinkage (angka kehilangan barang), Memberi informasi yang benar kepada pelanggan secara bijak, Menjaga kebersihan area penjualan.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Untuk menganalisa sistem yang berjalan, penelitian ini menggunakan Software Visual Paradigm for Unified Modeling Language (UML) 6.4 Enterprise Edition untuk menggambarkan Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram.

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Pada analisa ini terdiri dari beberapa prosedur sistem yang sedang berjalan diantaranya yaitu :

a. Prosedur penjualan

1. Pelanggan yang datang ke toko dapat langsung memilih untuk melakukan pembelian jenis jus yang ada di toko.

2. Karyawan menerima jenis produk yang sudah di pilih oleh pelanggan.

3. Karyawan toko bagian kasir memasukan data ke komputer, setelah itu pelanggan melakukan pembayaran lalu struk belanja dan sticker pesanan produk keluar dari mesin struk penjualan dan srtruknya di berikan kepada pelanggan.

4. Karyawan bagian juicer menerima sticker pesanan produk dari bagian kasir lalu membuat pesanannya dan memberikan langsung pada pelanggan.

Gambar 3.2 : Ilustrasi Proses Sistem Penjualan Yang Berjalan

b. Prosedur Pendataan Stok Barang

Setiap hari saat pagi sebelum opening toko dan saat malam closing setelah tutup toko proses pendataan stok barang akan dihitung dan dicatat secara manual oleh karyawan dan rutin akan diperiksa oleh supervisor.

Gambar 3.3 : Ilustrasi Proses Pendataan Stok Barang yang Berjalan

Rancangan Sistem Yang Berjalan

Analisa Sistem Yang Berjalan Pada Use Case Diagram

Berikut adalah use case diagram yang sedang berjalan pada PT. Dayungs Food and Beverage Indonesia.

Gambar 3.4 : Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan

Berdasarkan gambar 3.4 Use Case Diagram Sistem yang sedang berjalan terdapat :

a. 1 (satu) sistem yang berjalan di PT. Dayungs Food and Beverage Indonesia.

b. 5 (lima) actor yang melakukan kegiatan, diantaranya : pelanggan, kasir, karyawan produksi, supervisor, manager pusat.

c. 11 (sebelas) use case yang biasa dilakukan oleh actor-actor tersebut, diantranya : memesan produk, hitung pesanan dan memberi stiker pesanan, membayar pesanan, memberi struk atau kwitansi pesanan, menerima kwitansi pesanan, membuat produk dan memberikan pesanan ke pelanggan, menerima pesanan, mencatat stok barang, membuat laporan stok bahan baku, daftar pembelian bahan baku, menerima laporan stok dan daftar pembelian.

Analisa Sistem Yang Sedang Berjalan Pada Activity Diagram

Berikut ini adalah Activity Diagram sistem informasi yang sedang berjalan di PT. Dayungs Food and Beverage Indonesia

Gambar 3.5 : Activity Diagram Sistem Yang Berjalan

Berdasarkan gambar 3.5 Activity Diagram seperti di atas dapat dijelaskan seperti di bawah ini :

a. 1 (satu) initial node, objek yang diawali.

b. 11 (sebelas) activity yang dilakukan, diantaranya : memesan produk, hitung pesanan dan memberi stiker pesanan, membayar pesanan, memberi struk atau kwitansi pesanan, menerima kwitansi pesanan, membuat produk dan memberikan pesanan ke pelanggan, menerima pesanan, mencatat stok barang, membuat laporan stok bahan baku, daftar pembelian bahan baku, menerima laporan stok dan daftar pembelian.

c. 1 (satu) final node, aktifitas yang diakhiri.

Analisa Sistem Yang Berjalan Pada Sequence Diagram

Berikut adalah Sequence Diagram sistem informasi yang sedang berjalan pada PT. Dayungs Food and Beverage Indonesia

Gambar 3.6 : Sequence Diagram Sistem Yang Berjalan

Berdasarkan gambar 3.6 Sequence Diagram yang berjalan saat ini terdapat :

a. 5 (lima) aktor yang melakukan kegiatan diantaranya: pelanggan, kasir, karyawan produksi, supervisor, manager pusat.

b. 12 (dua belas) Message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.

Konfigurasi Sistem Berjalan

Spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan oleh PT. Dayungs Food and Beverage Indonesia :

Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

1. Processor: CORE 2 DUO

2. Monitor: LCD

3. Mouse: USB 2.0

4. Keyboard: Logitech USB

5. RAM: 1 GB

6. Harddisk: 250 GB

7. Printer: Epson T11

Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)

1. 1Microsoft Windows 7 (Operating System).

2. Microsoft Office 2007/2010.

3. Google Chrome (Browser).

4. Mozilla Firefox.

5. Point Of Sales System (POS).

Hak Akses (Brainware)

Dalam penggunaan perangkat software untuk mengolah data yang diperbolehkan untuk mengakses dan mengolah data di sistem adalah :

1. Manager Pusat

2. Supervisor

3. Karyawan bagian kasir

Permasalahan Yang Dihadapi Dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan Yang Dihadapi

Sistem pencatatan data stok barang di PT. Dayungs Food and Beverage Indonesia saat ini masih dengan pencatatan yang manual yang dilakukan secara berkala setiap hari pada saat akan membuka toko dan menutup toko, masih bisa dikatakan bahwa proses tersebut masih belum optimal, dikarenakan seringnya terjadi beberapa kesalahan pencatatan data stok disebabkan kurangnya ketelitian karyawan itu sendiri (human error). Pada proses yang berjalan terlihat bahwa masalah yang sering muncul dari proses tersebut disebabkan belum adanya sistem informasi yang dirancang khusus untuk digunakan dalam pendataan stok barang yang terkomputerisasi yang dapat mengurangi masalah yang sering terjadi tadi dan dapat mempermudah kinerja karyawan dalam mengolah data laporan stok barang jadi.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah meneliti dan mengamati dari permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan, Adapun alternatif pemecahan masalah yang peneliti usulkan adalah sebagai berikut :

1. PT. Dayungs Food and Beverage Indonesia harus menerapkan sistem informasi pengolahan data yang terkomputerisasi.

2. Pencatatan data stok barang jadi seharusnya terinput ke komputer dan termonitoring langsung oleh pusat sehingga mencegah terjadinya kehabisan stok barang jadi.

3. Merancang Sistem informasi berbasis web yang terintegrasi dengan kantor pusat agar pemberian informasi minimum stok dapat dicek langsung oleh Manager pusat. Disaat stok barang jadi telah hampir habis maka supplier dari Manager pusat sudah bersiap melakukan pengiriman barang yang diperlukan toko sebelum stok barang tersebut habis (sold out).

BAB IV

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya mengenai Analisa Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia Pada Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Kendala yang dialami pada sistem secara keseluruhan masih manual dan beberapa sistem ada yang sudah semi komputerisasi. Sehingga pada saat merekap data sering kali terjadi kesalahan serta masih banyak penggunaan kertas. Disisi lain kendala yang sangat signifikan terjadi dikarenakan adanya perubahan-perubahan yang bersifat instruksi. Hal tersebut mengurangi tingkat kesesuaian alur sistem yang berjalan serta menyebabkan kurang efisien dan efektif.

2. Kebutuhan user akan adanya sistem manajemen sumber daya manusia memberikan peranan penting untuk mendukung kinerja user secara keseluruhan. Terlebih diperlukannya sistem yang terintegrasi untuk mengukur kapasitas kinerja pegawai dengan pelayanan yang diberikan Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang kepada pihak luar. Sementara yang berperan dalam sistem manajemen sumber daya manusia yang berjalan saat ini yaitu Admin, Pegawai, Leader (Kasie, Kasubbid, Kabid), Kasubbid Administrasi, Kabid Administrasi, Bagian Keuangan dan Tim QM.

3. Alur sistem yang berjalan saat ini ada yang berjenjang atau bertahap mulai dari Staff sampai pada Kepala dan ada yang bersifat instruksi dari Kepala atau Leader pada masing-masing bagian. Untuk tingkat kesesuaian dalam penerapan sistem masih dalam taraf normal. Namun, terkadang tingkat kesesuaian dapat menjadi minus dikarenakan adanya perubahan-perubahan yang bersifat instruksi.

4. Subsistem yang ada dalam sistem manajemen sumber daya manusia saling terintegrasi dan bersinergis. Walaupun sebagian subsistem sudah terkomputerisasi, masih saja terdapat subsistem yang bersifat manual. Hal ini membuat subsistem harus saling berkolaborasi membentuk sebuah siklus kerja sistem manajemen sumber daya manusia yang sempurna dengan data yang objektif dan akurat.

5. Laporan yang dihasilkan oleh sistem berupa laporan rekrutmen, laporan absensi, laporan penggajian, laporan penilaian kinerja, dan laporan evaluasi. Mulai dari proses rekapitulasi sampai menghasilkan laporan sangat berpengaruh pada prestasi kerja di setiap bagian.

Saran

Dari penjelasan pada bab-bab sebelumnya maka terdapat beberapa saran yang dapat dijadikan masukan, yaitu sebagai berikut :

1. Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang harus menerapkan sistem informasi manajemen sumber daya manusia dengan pengolahan data yang terkomputerisasi secara menyeluruh serta dapat dikembangkan secara lebih luas mengenai sistem rekapitulasi dan sistem pemeritahuan informasi yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja.

2. Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang harus dapat memahami kebutuhan setiap user yang terkait dengan sistem manajamen sumber daya manusia khususnya bagi petugas yang berperan dalam pengoperasian sistem untuk menunjang pengukuran kapasitas kinerja pegawai.

3. Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang harus dapat memanajemen pengelolaan informasi antara informasi bersifat ajuan dan bersifat instruksi untuk mengatasi minusnya sistem karena perubahan serta sistem yang ada memerlukan pengembangan kepada sistem yang lebih modern.

4. Unit Transfusi Darah PMI Kabupaten Tangerang seharusnya memiliki sistem manajemen sumber daya manusia yang saling terintegrasi dan berkolaborasi seperti halnya siklus untuk meminimalisir kesalahan yang terjadi. Sehingga data yang ada akan objektif dan akurat.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Contributors

Indrianingrum