TA 1231372895
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
PENGADAAN BARANG PADA
PT. AEROTRANS SERVICES INDONESIA
TANGERANG
LAPORAN TUGAS AKHIR
OLEH:
1231372895 DONATUS AGUS ANDRIYANTO
AKADEMI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
RAHARJA INFORMATIKA
(2015/2016)
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
(AMIK) RAHARJA INFORMATIKA
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN
BARANG PADA PT. AEROTRANS SERVICES INDONESIA
TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1231372895
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Diploma Tiga
|
Jurusan |
: Teknik Informatika
|
Konsentrasi |
: System Architecture
|
Disahkan Oleh :
Tangerang, Januari 2016
Ketua |
Kepala Jurusan
| ||||
AMIK Raharja Informatika |
Jurusan Teknik Informatika
| ||||
(Drs. Po.Abas Sunarya, M.Si.) |
(Diah Aryani, ST.,M.Kom.)
| ||||
NIP : 000603 |
NIP : 010413
|
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
(AMIK) RAHARJA INFORMATIKA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG
PADA PT. AEROTRANS SERVICES INDONESIA
TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1231372895
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Jurusan Teknik Informatika
Konsentrasi System Architecture
Tahun Akademik 2015/2016
Disetujui Oleh :
Tangerang, 12 Januari 2016
Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
(Haerudin, S.Kom.,MM.) |
(Faridi, M.Kom.)
| ||
NID : 05092 |
NID : 14020
|
AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
(AMIK) RAHARJA INFORMATIKA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG
PADA PT. AEROTRANS SERVICES INDONESIA
TANGERANG
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1231372895
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian
Komprehensif
Jurusan Teknik Informatika
Konsentrasi System Architecture
Tahun Akademik 2015/2016
Disetujui Penguji :
Tangerang, Januari 2016
Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
(_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
NID : |
NID : |
NID :
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN TUGAS AKHIR
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG
'PADA PT. AEROTRANS SERVICES INDONESIA
TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 11231372895
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Diploma 3
|
Jurusan |
: Teknik Informatika
|
Konsentrasi |
: System Architecture
|
Menyatakan bahwa Tugas Akhir ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Tugas Akhir yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Ahli Madya baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah di publikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, ..... 2016
NIM : 1231372895
|
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKSI
Penggunaan komputer sangat membantu pekerjaan dalam pengolahan data, dengan adanya perkembangan teknologi informasi perusahaan sangat membutuhkan sistem terkomputerisasi yang secara umum memenuhi apa yang dibutuhkan oleh pengguna untuk sebuah informasi yang lengkap. Tujuan penelitian ini adalah menganalisa sistem yang sedang berjalan PT Aerotrans Services Indonesia. Pendekatan yang dilakukan dalam laporan ini, dengan mengadakan peninjauan langsung melalui studi lapangan dan tinjauan terhadap berjalan PT Aerotrans Services Indonesia untuk mengamati, melihat dan mengetahui bagaimana cara prosedur proses sistem informasi Pengadaan barang dan wawancara kepada pihak yang terkait.
Pengadaan barang merupakan masalah penting dalam perusahaan karena dapat berpengaruh terhadap kelancaran usaha yang dijalankan. Pengadaan barang yang kurang optimal dapat mengakibatkan terjadinya overstock persediaan barang di suatu perusahaan. Oleh karena itu, dalam pengadaan barang dipembelian perlu adanya aplikasi sistem informasi data keluar masuknya barang dan aplikasi yang dapat mempermudah dalam pengontrolan persediaan stok barang yang dilakukan oleh staff gudang. Dengan dibuatkannya sistem informasi pengadaan barang di bagian pengadaan PT Aerotgrans Services Indonesia berbasis web ini dapat mengurangi kesalahan dalam proses pengolahan data keluar masuknya barang dan pengadaan barang yang akan dijadikan bahan pembuatan laporan.
Kata Kunci:Teknologi Informasi, Sistem Terkomputerisasi, Pengadaan Barang.
ABSTRACT
The use of computers greatly assist the work in data processing, with the development of information technology companies urgently need a computerized system that generally meet what is required by the user to a complete information. The purpose of this study was to analyze the running system at PT. Aerotrans Services Indonesia The approach taken in this report, by holding direct observation through field studies and review of the running PT Aerotrans Services Indonesia to observe, see and find out how the procedure Procurement system processes information and interviews to the relevant parties. Procurement of goods is an important issue in the company because it can affect the smooth running of the business. Procurement sub-optimal may result in overstock inventory in a company. Therefore, in the procurement of goods on the necessary application data information system of entry and exit of goods and applications that can facilitate in controlling inventory stock of goods by the warehouse staff. With the procurement information system created in the procurement of Indonesia-based PT Aerotgrans Services web can reduce errors in data processing of entry and exit of goods and procurement of goods that will be used as report generation.
Keywords :Information Technology, Computer Systems, Procurement.
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kemudahan dalam penyelesaian pembuatan Laporan Tugas Akhir (TA) ini dengan baik.
Pembuatan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu persyaratan akademik di PERGURUAN TINGGI RAHARJA, Program Studi System Architecture.
Adapun judul Tugas Akhir (TA) ini adalah“PERANCANGAN SISTEM PENGADAAN BARANG PADA PT. AEROTRANS SERVICES INDONESIA”.
Tujuan dari pembuatan Skripsi ini adalah sebagai salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja, Cikokol Tangerang.
Sebagai bahan penulisan, penulis mengambil data berdasarkan hasil observasi, wawancara, survey serta studi pustaka yang mendukung penulisan ini.
Tujuan penulisan Tugas Akhir ini dibuat sebagai syarat untuk mengikuti sidang. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil observasi, wawancara dan beberapa sumber literature yang mendukung penulisan ini.
Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan Tugas Akhir ini tidak akan lancer. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:
- Bapak Drs. Po.Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur AMIK Raharja Informatika.
- Ibu Diah Aryani,ST.,M.kom selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika
- Bapak Haerudin, S..Kom, MM. selaku pembimbing I yang telah meluangkan waktu, pikiran dan tenaganya untuk membantu dan memberikan bimbingan serta pengarahan kepada penulis.
- Bapak Faridi, M.Kom. selaku pembimbing II yang telah meluangkan waktu, pikiran dan tenaganya untuk membantu dan memberikan bimbingan serta pengarahan kepada penulis
- Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
- Kedua orang tua, kakak dan saudara keluarga yang telah memberikan dukungan, baik moril, materil maupun doa untuk keberhasilan kepada penulis.
Akhir kata, besar harapan penulis mudah - mudahan Laporan Tugas Akhir (TA) ini dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan menambah pengetahuan bagi pembaca sekalian.
Penulisan merasa dalam penulisan Tugas Akhir (TA) ini masih banyak kekurangan, oleh sebab itu penulis mengharapkan kiritik, dan sarannya.
Semoga Laporan Tugas Akhir (TA) ini dapat bermanfaat khususnya untuk bidang Teknologi Informasi.
Daftar isi
- 1 Latar Belakang
- 2 Rumusan Masalah
- 3 Ruang Lingkup Penelitian
- 4 Tujuan dan Manfaat Penelitian
- 5 Tujuan Penelitian
- 6 Manfaat Penelitian
- 7 Metode Penelitian
- 8 Sistematika Penulisan
- 9 BAB II LANDASAN TEORI
- 10 BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
- 11 BAB IV
- 12 DAFTAR PUSTAKA
- 13 DAFTAR LAMPIRAN
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM
DAFTAR TABEL
Tabel 3.3.1. Elisitasi Tahap I
Tabel 3.3.2.Elisitasi Tahap II
Tabel 3.3.3.Elisitasi Tahap III
Tabel 3.3.4.Elisitasi Tahap Final
Tabel 3.4.5.1. Tabel User
Tabel 3.4.5.2. Tabel Barang
Tabel 3.4.5.3. Tabel Pembelian
Tabel 3.4.5.4. Tabel Pembelian Item
Tabel 3.4.5.5. Tabel Kategori
Tabel 3.4.5.6. Tabel satuan
Tabel 3.4.5.7. Tabel Tmp Pembelian
TabelTabel 3.4.2.8. Tabel Supplier
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Blok Sistem Informasi yang Beriteraksi
Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT. Aerotrans
Gambar 3.2. Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan
Gambar 3.3. Squence Diagram Sistem Yang Berjalan
Gambar 3.4. Activity Diagram Sistem Yang Berjala
Gambar 3.4.1.1. Use Case Diagram Halaman Home Yang Diusulkan
Gambar 3.4.1.2. Use Case Diagram Data Master Yang Diusulkan
Gambar 3.4.1.3. Use Case Diagram Transaksi Yang Diusulkan
Gambar 3.4.1.4. Use Case Diagram Data Laporan Yang Diusulkan
Gambar 3.4.2. Activity Diagram Yang Diusulkan
Gambar 3.4.3. Sequence Diagram Yang Diusulkan
Gambar 3.4.4. Class Diagram Yang Diusulkan
Gambar 3.5.1. Rancangan Tampilan Halaman Login
Gambar 3.5.2. Rancangan Tampilan Halaman Home
Gambar 3.5.3. Rancangan Tampilan Halaman Menu input Barang
Gambar 3.5.4. Rancangan Tampilan Halaman Menu Kategori
Gambar 3.5.5. Rancangan Tampilan Halaman Menu Barang
Gambar 3.5.6. Rancangan Tampilan Halaman Laporan Pembelian Perperiode
Gambar 3.5.7. Rancangan Tampilan Halaman Supplier
Gambar 3.6.1. Tampilan Halaman Login
Gambar 3.6.2. Tampilan Halaman Home
Gambar 3.6.3. Tampilan Halaman Menu Kategori
Gambar 3.6.4. Tampilan Halaman Menu Barang
Gambar 3.6.5. Tampilan Halaman Supplier
Gambar 3.6.6. Tampilan Halaman Laporan Pembelian Perperiode
Gambar 3.6.7. Tampilan Halaman Menu input Barang
Latar Belakang
Perkembangan teknologi yang pesat pada era modern di zaman ini, sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan, sehingga kemampuan komputer untuk membantu manusia dan menyelesaikan masalah semakin meningkat baik permasalahan yang komplek maupun permasalahan yang sederhana. Selain digunakan untuk menyimpan data, komputer juga dapat digunakan sebagai alat untuk mengolah data, juga menyajikan data kedalam bentuk yang lebih mudah dipahami. membuat penerapan sistem informasi dalam dunia bisnis untuk tetap terus mengikuti perkembangannya. Dengan perkembangan teknologi yang terjadi, banyak membawa pengaruh besar pada dunia bisnis dalam penerapan sebuah sistem informasi. Pengaruh perkembangan teknologi yang sangat pesat salah satunya dalam dunia bisnis yaitu sistem yang terkomputerisasi. Efektitas pada pekerjaan merupakan bentuk dari pengaruh sistem yang terkomputerisasi.
Sistem yang terkomputerisasi dapat mempermudah sebuah perusahaan dalam sebuah pencarian data informasi. Selain itu data-data yang terkomputerisasi dapat terjaga dan tersimpan secara baik sehingga lebih baik dari sebuah sistem yang dilakukan secara manual. Dikarenakan penyimpanan yang dilakukan secara manual berisiko dari hal kelalaian. Dalam hal pengambilan keputusan, penyebaran informasi serta peningkatan efektifitas pekerjaan dan pelayanan, hampir semua perusahaan menerapkan sebuah sistem informasi komputer. Dalam hal ini sistem informasi komputer diperlukan pada proses bisnis yang terdapat pada PT. Aerotrans Services Indonesia. PT. Aerotrans Services Indonesia bergerak dalam bidang jasa rental kendaraan dan transportasi yang pastinya memiliki proses pengadaan barang dalam hal ini kebutuhan akan barang berupa sparepart. Pengadaan Barang dan inventory dalam suatu perusahaan merupakan salah satu aktifitas penting yang ada di PT. Aerotrans Services Indonesia. Pengadaan Barang di PT. Aerotrans Services Indonesia saat ini telah dilakukan dengan menggunakan sistem komputer, namun sistem yang berjalan saat ini masih belum dapat memberikan pelaporan data yang lebih mudah untuk di mengerti secara umum di karenakan penggunaan bahasa dalam pelaporannya dan menu dalam sistem tersebut, kondisi ini mengakibatkan proses Pengadaan Barang menjadi kurang terkontrol, misalnya lamanya pencarian data mengingat perkembangan di PT. Aerotrans Services Indonesia cukup pesat sehingga alangkah baiknya jika proses Pengadaan Barang dilakukan dengan cara sistem komputerisasi yang sesuai dengan kondisi yang saat ini terjadi yang akan menggambarkan antar muka bagi pengguna dalam entry dan pencarian data.
Maka untuk mempermudah proses Pengadaan Barang di PT. Aerotrans Services Indonesia diperlukan sistem komputerisasi yang mampu untuk mengolah data barang tersebut, sehingga proses pengadaan barang dapat secara langsung dilihat. Dengan adanya data barang ini diharapkan dapat lebih cepat dan akurat untuk dilihat. Berdasarkan paparan yang telah dijelaskan diatas maka penulis mengambil judul untuk Tugas Akhir yaitu “PERANCANGAN SISTEM PENGADAAN BARANG PADA PT. AEROTRANS SERVICES INDONESIA”
Rumusan Masalah
Sedangkan untuk rumusan masalah penulis mengemukakan beberapa hal diantaranya:
Berdasarkan dari uraian diatas maka penulis mengambil beberapa pokok permasalahan :
-
Bagaimana merancang suatu sistem informasi input output barang berbasis web untuk dapat mencatat dan mengontrol pemakaian barang beserta laporannya?
-
Bagaimana sistem Pengadaan Barang yang berjalan di PT. Aerotrans Services Indonesia, Tangerang?
-
Bagaimana mendapatkan informasi jumlah barang secara update agar mampu mendapatkan informasi secara tepat waktu dalam segi pengolahan data barang?
-
Bagaimana cara memanajemen pengontrolan barang?
-
Bagaimana memperoleh seluruh laporan data barang perperiode (perminggu, perbulan, persemester)?
Ruang Lingkup Penelitian
Di PT. Aerotrans Services Indonesia, Tangerang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang jasa rental kendaraan dan transportasi. Mengingat keterbatasan dan luasnya materi yang akan dibahas, maka penulis membatasi permasalahan yang akan disajiakan. Agar dalam pembahasan masalah menjadi lebih terarah dan berjalan dengan baik maka perlu adanya ruang lingkup laporan yang dibahas dalam masalah ini. Permasalahan yang akan penulis bahas mengenai sistem persediaan yang sudah berjalan, adapun yang akan dibatasi adalah:
-
Hanya mencakup pada Pengadaan Barang PT. Aerotrans Services Indonesia, Tangerang.
-
Pengajuan hanya dilakukan di PT. Aerotrans Services Indonesia, Tangerang.
-
Penerimaan dan pengeluaran barang, permintaan pembelian user dan pengolahan laporan data persediaan sparepart perperiode (perbulan).
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Secara umum tujuan diadakannya Tugas Akhir adalah mengembangkan sistem informasi manajemen persediaan barang yang ada pada PT. Aerotrans Services Indonesia agar lebih efektif dari segi waktu dan efisien dari segi tenaga. Hasil dari penelitian dapat dimanfaatkan oleh PT. Aerotrans Services Indonesia baik sebagai informasi maupun sebagai dasar untuk mengambil langkah suatu kebijaksanaan dalam membantu mengurangi terjadinya kesalahan pengolahan data pemasukan, pengeluaran barang, dan laporan data pesediaan barang, sehingga nilai informasi yang dihasilkan lebih tepat waktu dalam segi pengolahan data dan akurat dalam segi informasi yang lengkap. Selain itu pula dapat meningkatkan dan menambah wawasan serta ilmu pengetahuan yang didapat penulis dari dunia pendidikan ke dunia kerja, serta sebagai salah satu memenuhi persyaratan kelulusan dalam bentuk laporan Tugas Akhir (TA).
Manfaat Penelitian
Maksud dilaksanakan Tugas Akhir (TA) adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat diperkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya di lapangan, sedangkan tujuan dilaksanakannya Tugas Akhir (TA) adalah untuk :
-
Mengetahui sistem Pengadaan Barang yang berjalan di PT. Aerotrans Services Indonesia, Tangerang
-
Untuk membantu mempermudah sistem Pengadaan Barang di PT. Aerotrans Services Indonesia, Tangerang.
Metode Penelitian
Metode Pengumpulan Data
- Observasi (Pengamatan)
Penulis melakukan pengamatan langsung pada lokasi laporan yaitu pada PT. Aerotrans Services Indonesia, Tangerang, untuk mendapatkan data yang diteliti penulis akan melakukan analisa dan evaluasi terhadap masalah yang berkaitan dengan topik yang akan dibahas.
- Wawancara
Untuk melengkapi hasil observasi, penulis melakukan metode wawancara atau tanya jawab Supervisor dan Staff Administrasi untuk mendapatkan suatu data. Penulis juga melakukan tanya jawab secara lisan kepada stake holder dengan pelaksana yang berhubungan langsung dengan sistem gudang dan pembelian untuk memperoleh data informasi yang diperlukan
- Studi Pustaka
Selain melakukan observasi dan wawancara penulis juga mencari data dengan cara studi pustaka. Dalam metode ini penulis berusaha untuk mempelajari buku-bukuyang berkaitan dengan judul yang diambil. Sehingga penulis mendapatkan gambaran secara teoritis yang berguna untuk membantu penganalisaan dan perancangan maupun penulisan laporan ini.
Metode Analisa
- Metode Analisa Sistem
Pada penelitian ini, metode analisis dilakukan dengan tahapan-tahapan sebagai berikut. Melakukan evaluasi yang luas dan logis terhadap sistem yang berjalan saat ini.Evaluasi ini dilakukan dengan 5 (lima) tahapan kegiataan yaitu:
- Metode Analisa Perancangan Program
Dalam skripsi ini metode perancangan yang digunakan adalah metode perancngan tersetruktur melalui tahapan UML, pembuatan database dan pembuatan database dan pembuatan program disesuaikan dengan kebutuhan Administrasi pada elisitasi. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP serta database yang digunakan MySQL sedangkan software pendukung yang digungakan dalam merancang dan pembuatan program adalah Macromedia Dreamwever, serta pemodelan rancangan menggunakan UML dan Visual Paradagim 8.1.
Metode Perancangan
Penelitian ini menggunakan metode perancangan terstruktur melalui tahapan pembuatan UML, database, dan program yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan administrasi pada elisitasi. Tampilan versi web dikembangkan dengan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Sedangkan versi android menggunakan bahasa pemrograman Java. Software pendukung yang digunakan dalam mendesain dan membuat program adalah Android Studio, XAMPP, Adobe Photoshop CS3, Balsamiq Mockups, Notepad++, serta Visual Paradigm 12.1 Community Edition.
Metode Prototipe
Pada metode
Metode Testing
Sistematika Penulisan
Agar dapat memahami lebih rinci lagi penjelasan dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini, maka penulis mengelompokkan menjadi beberapa sub bab. Dimana antara bab yang satu dengan yang lainnya saling berkaitan. Adapun penyusunan bab-bab dengan sistematika penyampaian adalah sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Berisi tentang penjelasan latar belakang penulisan Tugas Akhir, perumusan masalah,tujuan dan manfaat laporan, ruang lingkup laporan, metode laporan yang dipergunakan serta sistematika penulisan Tugas Akhir.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini berisi beberapa definisi ilmu yang berkaitan dengan penyusunan Tugas Akhir dan berhubungan dengan teori-teori yang berisi definisi-definisi yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir.
BAB III PEMBAHASAN DAN HASIL
Pembahasan dalam bab ini akan menguraikan tentang gambaran umum perusahaan, sejarah singkat, struktur organisasi dan sistem yang berjalan menggunakan Unified Modeling Language (UML) diagram yang terdiri dari Use Case Diagram, Activity Diagram, Class diagram, Seqence Diagram, Spesifikasi Basis Data dan Prototype sistem yang akan dibuat, serta Implementasi sistem yang diusulkan.
BAB IV PENUTUP
Pembahasan dalam bab ini akan menjelaskan mengenai kesimpulan dan saran penulis yang berkaitan dengan kegiatan hasil laporan Tugas Akhir (TA) yang telah dilakukan Persediaan Barang setelah melakukan observasi pada perusahaan, dan berdasarkan pada bab-bab yang telah diuraikan di atas
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB II
LANDASAN TEORI
BAB II
LANDASAN TEORI
Teori Umum
Konsep Dasar Sistem
1. Definisi Sistem
Menurut John W. Shuterland dalam buku yang berjudul Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer. Hartono,Bambang (2013:11). Menyatakan ada dua bentuk sistem, yaitu sistem fisik (physical system) dan sistem abstrak (abstrak system). Sistem fisik misalnyaadalah peredaran darah, sistem transportasi, sistem komputer, dan lain-lain. Sedangkan sistem abstrak adalah sistem social, sistem budaya, sistem ekonomi, dan lain-lain. Namun kedua bentuk itu tetap saja dapat dikonkasikan sebagai himpunan berbagai bagian (yang disebut subsistem), yang saling berhubungan secara terorganisasi untuk mencapai sesuatu. Sedangkan, menurut Ronald G.Havelock dalam buku Bambang Hartono (2013:11) mendeskripsikan sistem sebagai “a set of components which act with and upon one another to bring about a state of balance, interdependence, or wholeness” (seperangkat kompenen yang saling mempengaruhi dalam rangka mencapai keseimbangan, interdepensi, atau kesatuan). Jadi, menurut Havelock, sebuah sistem selalu akan bergerak kearah keseimbangan dan menjaga ketergantungan bagian satu sama lain dalam rangka mempertahankan kesatupaduan. Berdasarkan pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan sistem adalah: “Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan atau organisasi untuk mencapai sasaran tertentu”.
2. Karakteristik Sistem
Menurut John W. Shuterland (2013:11), sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :
-
Komponen Sistem (Components): Bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan. Komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa bagian sistem.
-
Batas Sistem (Boundary): Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya atau dengan sistem lainnya. Batas sistem inilah yang membuat sistem dipandang sebagai satu kesatuan.
-
c. Lingkungan Luar Sistem (Environments): Segala sesuatu yang berada diluar sistem yang mempengaruhi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan sistem atau merugikan sistem.
-
d. Penghubung Sistem (Interface): Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Penghubung inilah yang menyebabkan beberapa subsistem berintegrasi dan membentuk satu kesatuan.
-
Masukan Sistem (Input): Sesuatu yang dimasukkan ke dalam sistem yang berasal dari lingkungan.
-
Keluaran Sistem (Output): Suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke lingkungan.
-
Pengolah Sistem (Process): Bagian dari sistem yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output).
Konsep Dasar Informasi
1. Pengertian Informasi
“Informasi pada dasarnya adalah sehimpunan data yang telah diolah menjadi sesutau yang memiliki arti dankegunaan yang lebih luas”. Sedangkan menurut para ahli informasi adalah, sebagai berikut.
-
Menurut Lippeveld, Sauerbon, dan Bodart dalam buku Bambang Hartono (2013:15) mendeskripsikan informasi sebagai “a meaningful colletion of facts
-
Sedangkan, menurut Gordon B.Davis dalam buku Bambang Hartono (2013:15) memberikan definisi informasi sebagai berikut. “Information is data that has been processed into a form that is meaningful to the recipient and is of real or perceived value in current or prospective decision”. (Informasi adalah data yang telah diolah menajdi sutau bentuk yang berguna bagi penerimanya dan memiliki nilai bagi pengambil keputusan saat ini atau di masa yang akan datang).
BAB III
ANALISA SISTEM YANG BERJALANGambaran Umum Perusahaan
'Sejarah Singkat Perusahaan
PPT. Aerotrans Services Indonesia didirikan dengan komitmen untuk memberikan kualitas yang sempurna layanan, PT. Aerotrans Services Indonesia adalah dikenal oleh Aerotrans sebagai Mereknya. Aerotrans memulai perjalanannya pada tahun 1988 dengan nama PT. Mandira Erajasa Wahana (MEW) sebagai unit usaha Aerowisata. Mandira Erajasa Wahana (MEW) menyediakan layanan di industri pariwisata dan tujuan bisnis transportasi perusahaan dan juga sebagai salah satu pendukung Garuda Indonesia nasional Indonesia.
Dalam merespon kompleksitas dan tantangan industri transportasi sementara addresing kebutuhan dan harapan pelanggan, Aerotrans hadir untuk memberikan layanan transportasi dengan menyediakan lebih dari 1500 armada termasuk bus (besar, menengah, mini, dan mikro), banyak komersial roda empat kendaraan (van, kotak dan mengambil), tanah kendaraan dukungan untuk penerbangan (hi-lift truk, dek bus rendah) serta kendaraan sewaan (sedan).
Tujuan utama kami adalah untuk memberikan hasil terbaik kepada pelanggan kami dengan layanan yang handal dan kepuasan dijamin datang dari berbagai sektor industri, seperti penerbangan, industri minyak dan gas, pertambangan dan perbankan yang memiliki kebutuhan yang berbeda.
'Visi, Misi,dan Tujuan PT. Aerotrans Services Indonesia
Visi
Menjadi perusahaan jasa transportasi darat terbaik dan disegani dalam mendukung industri penerbangan, pariwisata nasional dan industri lainnya
Misi
- a. Memaksimalkan kualitas jasa pelayanan transportasi terpadu melalui operation excellence
- b. Mengembangkan pola kemitraan yang efektif melalui customer intimacy
- c. Secara konsisten & tulus melaksanakan nilai-nilai etika SDM dan perusahaan (core values) melalui implementasi etos kerja
Tujuan PT. Aerotrans Services Indonesia
Sincere
a. Memberikan pelayanan yang tulus, dengan kehangatan, keterbukaan, dan hormat.
Impeccable
b. Menjalankan pekerjaan dengan sempurna dan tanpa cacat dengan standar yang paling tinggi
Proactive
c. Mendorong kita untuk mencari dan memberikan solusi sehingga pelayanan selalu melebihi ekspektasi
Imaginative
d. Memberikan motivasi untuk berani mengambil resiko dan tantangan serta mengeksplorasi cara-cara baru untuk menggugah dan menyemangati stakeholder.
Struktur Organisasi PT. Aerotrans Services Indonesia
Sebuah organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu struktur organisasi yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian dan penyatuan usaha untuk menunjukkan kerangka-kerangka hubungan diantara fungsi, bagian-bagian, maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab serta untuk menunjukkan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu organisasi.
Struktur Organisasi PT. Aerotrans Services Indonesia
Wewenang dan Tanggung Jawab Tiap Departemen
Seperti halnya di dalam sebuah perusahaan, PT. Aerotrans Services Indonesia di dalam manajemen akademiknya terdapat bagian-bagian yang mempunyai tugas dan tanggung jawab
-
GM HR & Corporate Affairs
-
Menjamin tercapainya sasaran dan strategi perusahaan dengan menyediakan sumber daya manusia, infrastruktur, dukungan terhadap operasional perusahaan (business support).
-
Memastikan agar ketentuan kebijakan perusahaan dapat berjalan dengan baik.
-
Human Resources Manager
-
Memberikan dukungan bagi operasional perusahaan melalui penyediaan SDM yang kompeten, dengan dukungan sistem manajemen SDM yang baik
-
HR & Corporate Planning Supervisor
-
Mengkoordinir penyusunan, penyempurnaan, dokumentasi struktur organisasi, job description, perencanaan
-
Mengkoordinir anggaran pegawai
-
Mengkoordinir succession & replacement
-
Mengkoordinir pengembangan sistem HR.
Garis Besar Tugas
Garis Besar Tugas
Garis Besar Tugas
Tata Laksana Sistem Yang Berjalan
Rancangan Prosedur
Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran
User Requirement
Rancangan Basis Data
Normalisasi
Spesifikasi Basis Data
Flowchart
Rancangan Program
Rancangan Prototipe
Konfigurasi Sistem Usulan
Spesifikasi Hardware
Aplikasi Yang Digunakan
Hak Akses
Testing
Evaluasi
Implementasi
Schedule
Penerapan
Estimasi Biaya
BAB IVPENUTUPKesimpulan
4.1 Kesimpulan Dari uraian pada bab sebelumnya ,maka penulis mencoba membuat kesimpulan seperti berikut ini: a) Dengan sistem yang berjalan saat ini, proses pengawasan terhadap pengadaan barang masih sulit, karena pendataan mengenai pengadaan barang dilakukan dengan sistem yang hanya dipahami oleh beberapa orang saja sehingga masih bisa terjadi kesalahan pada saat melakuka proses input data dan pelaporanya. b) Proses pencarian data tentang pengadaan barang masih sangat lambat, dan kesulitan mengingat penggunaan bahasa dalam sistem masih dengan bahasa inggris dan metode pencarian data yang susah untuk dipahami c) Dalam manajemen pengontrolan persediaan barang sering terjadi pemesanan barang ke supplier secara kelebihan stok dan kekurangan stok.
4.2 Saran Untuk dapat mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem pengadaan barang yang sedang berjalan, maka penulis mencoba untuk mengemukakan beberapa saran sebagai berikut: a) Sebaiknya untuk sistem pengadaan barang dilakukan secara terkomputerisasi yang berbasis web. b) Dengan menggunakan sistem yang berbasis, akan menghemat waktu dalam mengakses data yang diperlukan. c) Sistem perlu Backup data untuk menjamin keamanan data. Dan dengan kontrol data yang tepat dapat menghasilkan laporan yang tepat waktu dan akurat, sehingga pengadaan barang dapat terkontrol dengan baik.
Saran
Kesan
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN -