SI1211474223
PERANCANGAN SISTEM E-DOCUMENT
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB
DI KECAMATAN CIPONDOH
Disusun Oleh :
NIM |
: 1211474223
|
NAMA |
JURUSAN SISTEM INFORMASI
KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
TANGERANG
2015/2016
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM E-DOCUMENT
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KECAMATAN CIPONDOH
Disusun Oleh :
NIM |
: 1211474223
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Disahkan Oleh :
Tangerang, 28 Januari 2016
Ketua |
Kepala Jurusan
| ||||
STMIK RAHARJA |
Jurusan Sistem Informasi
| ||||
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I) |
(Nur Azizah, M.Akt, M.Kom)
| ||||
NIP : 000594 |
NIP : 078010
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM E-DOCUMENT
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KECAMATAN CIPONDOH
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1211474223
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Sistem Informasi Manajemen
Disetujui Oleh :
Tangerang, 28 Januari 2016
Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
(Meta Amalya Dewi,M.Kom) |
(Khanna Tiara,S.kom)
| ||
NID : 05065 |
NID :
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
PERANCANGAN SISTEM E-DOCUMENT
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KECAMATAN CIPONDOH
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1211474223
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian
Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Tahun Akademik 2014/2015
Disetujui Penguji :
Tangerang, 28 Januari 2016
Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
(_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
NID : |
NID : |
NID :
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM E-DOCUMENT
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KECAMATAN CIPONDOH
Saya yang bertanda tangan dibawah ini,
NIM |
: 1211474223
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, 28 Januari 2016
NIM : 1211474223
|
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKS
Komputer adalah suatu alat elektronik untuk mengolah data yang digunakan oleh instansi pemerintahan maupun swasta. Penggunaan komputer ini harus sesuai dengan kebutuhan organisasi yang memakainya, baik software maupun hardwarenya agar komputer dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Disamping itu komputer mempunyai kegunaan dalam mendeteksi kesalahan data yang diolah dan dapat melakukan pekerjaan di luar kemampuan manusia sehingga keterlambatan suatu pekerjaan dapat dihindari. Seperti halnya Kantor Kecamatan Cipondoh Tangerang sering kali menghadapi permasalahan pada pendataan dan pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Sistem yang berjalan saat ini masih dilakukan secara konvensional sehingga sistem tersebut tidak dapat menunjang kinerja pegawai. Seperti halnya dalam pengolahan data surat masuk, surat keluar, dan pembuatan laporan masih dilakukan secara manual dengan dicatat dibuku agenda dan diinput dengan menggunakan Ms. Excel. Berdasarkan masalah diatas maka peneliti menganalisis kendala yang ada dengan Metode Analisis SWOT untuk melihat dari segi faktor internal dan eksternal dan dengan Metode PIECES yang dapat menganalisis dari sistem lama ke sistem baru. Setelah menganalisis penulis mengusulkan sistem E-Document dalam melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Sehingga adanya sistem yang baru dapat mengurangi kesalahan pada saat memasukkan data dan pengolahan data menjadi cepat dan laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada. Oleh karena itu, dengan adanya manajemen E-Document pengolahan data surat menjadi lebih baik serta keamanan data lebih akurat dalam menunjang kegiatan admin dalam melakukan pengelolaan data.
Kata kunci : Surat Masuk, Surat Keluar, Elektronik Dokumen.
ABSTRACT
Computer is an electronic device to process the data that is used by government agencies or private. The use of this computer should be in accordance with the needs of organizations that use them, both software and hardware so that the computer can be used as best as possible. Besides, computers have utility in detecting errors of data processed and can do work beyond human ability to delay a job can be avoided. As well as Cipondoh Tangerang District Office often face problems in data collection and archiving of incoming and outgoing mail. The current system is still done conventionally so that the system can not support the performance of employees. As well as in data processing incoming mail, outgoing mail, and report generation is still done manually with a note book of the agenda and inputted by using Ms. Excel. Based on the above issue, the researchers analyzed the existing constraints with SWOT analysis method to look at in terms of internal and external factors and the PIECES method that can analyze from the old system to the new system. After analyzing the authors propose a system of E-Document in collecting data incoming and outgoing mail that serves as data storage. So hopefully with the new system can reduce errors in data entry and data processing becomes faster so that making the report does not take a long time and reports generated in accordance with existing data. Therefore, the presence of E-Document Management data processing for the better letters and more accurate data security in supporting the activities of the administrators in managing data.
Keywords: Incoming Mail , Outgoing Mail , Electronic Document.
Bismillahirrahmanirrahim
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Dengan memanjatkan segala puja dan puji syukur kehadirat Allah SWT, dialah rabb yang maha sempurna, yang maha besar serta maha luas ilmunya yang telah mencurahkan nikmat hidup dan sehat serta rahmat kasih sayangnya yang senantiasa melimpahkan hidayahnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Skripsi ini dengan tepat pada waktunya. Adapun laporan Skripsi ini berjudul “PERANCANGAN SISTEM E-DOCUMENT SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KECAMATAN CIPONDOH”. Maksud dan tujuan dari penyusunan Skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan program pendidikan Strata Satu (S1) pada jurusan Sitem Informasi di Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer (STMIK) Raharja. Penulis menyadari bahwa berkat adanya bimbingan serta dukungan dari berbagai pihak, maka laporan Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih secara tulus dan ikhlas, khususnya kepada:
1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I., selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja,
2. Bapak Drs. Po. Abas Sunarya, M.Si., selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
3. Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
4. Ibu Meta Amalya Dewi, M.Kom dan Ka Khana Tiara, S.Kom sebagai Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, pikiran dan tenaganya untuk membantu dan memberikan bimbingan serta pengarahan kepada penulis.
5. Ibu Unawati, selaku stakeholder yang telah banyak membantu penulis dalam penyelesaian Skripsi ini.
6. Bapak dan Ibu Dosen, Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
7. Kedua Orang tua tercinta, serta kedua kakak Sri Suharti Anggraini, S.Pd, dan Nurul Kahfi, S.T yang selalu memberikan semangat dan dukungan moril, materil maupun spiritual untuk keberhasilan penulis. Semoga Allah SWT meninggikan derajat kalian, baik di dunia maupun akhirat. Amin.
8. Rekan-rekan Mahasiswa (Lia Purwati, Ganis Dwi Prasetyo, Irma Wahyuningsih, Munawati, Lisnawati dan khususnya suami tercinta Paeroji) yang senantiasa memberi semangat dan doa pada penulis dalam penyelesaian Skripsi ini.
Akhir kata, penulis mengucapkan semoga amal baik yang telah diberikan untuk kepentingan penulis dalam penyusunan laporan ini, mendapat imbalan serta pahala yang setimpal dari yang Maha Kuasa Allah Subhanahu Wata’ala, Amin.
Tangerang,28 Januari 2016 | |
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM
DAFTAR TABEL
Table 3.1 Analisis SWOT
Tabel 3.2 Hasil Analisis Kinerja
Tabel 3.3 Hasil Analisa Informasi
Tabel 3.4 Hasil Analisa Ekonomi
Tabel 3.5 Hasil Analisa Kontrol
Tabel 3.6 Hasil Analisa Efisiensi
Tabel 3.7 Hasil Analisis Pelayanan
Tabel 3.8. Elisitasi Tahap I
Tabel 3.9. Elisitasi Tahap II
Tabel 3.10. Elisitasi Tahap III
Tabel 3.11. Final Draft Elisitasi
Tabel 3.12.
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1. Peta Wilayah Kecamatan Cipondoh
Gambar 3.2. Struktur Organisasi
Gambar 3.3. Langkah Penelitian
Gambar 3.4. Use Case Diagram Surat Masuk
Gambar 3.5. Use Case Diagram Surat Keluar
Gambar 3.6. Activity Diagram Surat Masuk
Gambar 3.7. Activity Diagram Surat Keluar
Gambar 3.8. Sequence Diagram Surat Masuk
Gambar 3.9. Sequence Diagram Surat Keluar
Gambar 3.10.
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Informasi di kalangan masyarakat saat ini adalah suatu kebutuhan yang penting. Karena semua kegiatan kita memerlukan informasi, bahkan sering kali semua kegiatan menghasilkan informasi. Untuk mendapatkan dan menghasilkan informasi komputer dan teknologi nya adalah salah satu alat bantu yang paling tepat. Penggunaan teknologi komputer yang bergerak di bidang industri, pendidikan, pemerintahan, dan dunia hiburan sampai dengan dunia usaha ikut serta meramaikan jasa layanan komputer.
Komputer merupakan suatu alat elektronik untuk mengolah data yang digunakan oleh instansi-instansi pemerintahan maupun swasta. Penggunaan komputer ini harus sesuai dengan kebutuhan organisasi yang memakainya. Baik software dan hardware agar dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Disamping itu komputer mempunyai kegunaan dalam mendeteksi kesalahan data yang diolah dan dapat melakukan pekerjaan di luar kemampuan manusia sehingga keterlambatan suatu pekerjaan dapat dihindari.
Menurut undang–undang 32 tahun 2004 tentang pemerintahan daerah diarahkan untuk mempercepat terwujudnya kesejahteraan masyarakat melalui peningkatan pelayanan, pemberdayaan, dan peran serta masyarakat yang ada dalam Peraturan Daerah Kota Tangerang Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi Kecamatan dan Kelurahan dan Peraturan Walikota Tangerang Nomor 49 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kecamatan. Kecamatan sebagai salah satu instansi pemerintahan memiliki volume yang cukup tinggi dalam penerima surat masuk dan surat keluar. Sistem surat masuk dan surat keluar merupakan salah satu upaya untuk membantu dalam mendapatkan informasi dan mempermudah pegawai dalam melakukan pengolahan dan pengarsipan data surat. Berdasarkan pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Cipondoh yang dilakukan oleh bagian umum masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan data surat masuk dan surat keluar masih harus di catat dan dibukukan seperti nomor, perihal, tanggal, dan lain sebagainya. Hal ini mengakibatkan informasi dalam pencarian dan pengarsipan surat terlambat. Selain itu proses pendataannya dilakukan secara konvensional menggunakan suatu program aplikasi sederhana, padahal kegiatan surat menyurat itu merupakan pekerjaan yang penting di Kecamatan Cipondoh. Dengan demikian perlu diterapkan suatu sistem yang dapat membantu kegiatan pendataan surat masuk dan surat keluar, sehingga dapat dilakukan dengan baik.
Berdasarkan permasalahan yang sudah dijelaskan maka penulis membuat Skripsi dengan judul “PERANCANGAN SISTEM E-DOCUMENT SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KECAMATAN CIPONDOH”..
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka didapat rumusan masalah sebagai berikut:
- Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Cipondoh Kota Tangerang?
- Bagaimana kendala yang dihadapi dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar?
- Bagaimana membuat sistem E-Document dalam pendataan surat masuk dan surat keluar agar dapat meningkatkan kinerja pegawai pada Kecamatan Cipondoh?
Ruang Lingkup
Agar dalam pembuatan yang lebih terarah dan berjalan dengan baik maka perlu ruang lingkup penelitian. Ruang lingkup penelitian ini mulai dari pendataan surat masuk dan surat keluar sampai dengan pembuatan laporan.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
- Untuk mengetahui prosedur yang berjalan pada surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Cipondoh.
- Mengurangi beberapa macam kendala yang dihadapi dalam proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
- Membuat sistem E-Document surat masuk dan surat keluar yang mampu meningkatkan kinerja pegawai dalam mendata surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Cipondoh.
Manfaat Penelitian
- Penulis dapat mengetahui lebih jauh mengenai situasi dan kondisi suatu sistem informasi yang ada di Kantor Kecamatan Cipondoh, khususnya prosedur pendataan surat masuk dan surat keluar.
- Dapat teridentifikasinya kendala-kendala pada pengarsipan yang menghasilkan proses pengolahan data surat yang akurat, cepat dan efektif.
- DMenghasilkan suatu sistem E-Document yang dapat menunjang kinerja para pegawai di Kecamatan Cipondoh.
Metode Penelitian
Metode Pengumpulan Data
Dalam hal ini metode penelitian yang digunakan adalah metode dengan cara mengumpulkan dan menggambarkan data mengenai keadaan secara langsung dari lapangan atau tepatnya yang menjadi objek penelitian untuk mendapatkan data yang relevan. Maka digunakan metode pengumpulan data sebagai berikut, yaitu:
- Metode Observasi
Pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan langsung di Kecamatan Cipondoh dengan cara mengumpulkan informasi, data, dan mempelajari kinerja pegawai disana. Adapun hasil didapat dari observasi selama 2 (dua) bulan, sehingga penulis dapat melaporkan objek yang diteliti dan yang diperlukan sebagai bahan untuk menulis laporan penelitian ini.
- Metode Wawancara
Adalah metode untuk mendapatkan data dengan mewawancarai secara lisan. Dalam hal ini wawancara dilakukan dengan stakeholder yaitu salah satu pegawai Kecamatan Cipondoh, bernama Ibu Unawati yang menjabat sebagai bagian umum dalam surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Cipondoh.
- Studi Pustaka
Untuk memperoleh keterangan-keterangan yang diperlukan penulis membaca referensi yang berisi teori pendukung umum maupun referensi yang berhubungan dengan pembahasan judul Skripsi ini.
Metode Analisa
Analisis merupakan suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal di dalam mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan. Analisis sistem yang digunakan penulis penelitian ini adalah teknik SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat), Analisis SWOT digunakan untuk memperoleh pandangan dasar mengenai strategi yang diperlukan dalam mencapai suatu tujuan tertentu, dalam hal ini pengkajian tentang upaya apa saja yang dapat dijadikan solusi alternatif dalam pengolahan dan pengembangan sistem. Selain itu teknik analisis lainnya adalah PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency), dengan melakukan Analisis PIECES akan didapatkan masalah utama dan dapat melakukan peningkatan dari sistem yang lama.
Metode Perancangan
Tahap design yaitu tahap yang akan menerjemahkan syarat kebutuhan sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada struktur data dengan menggunakan database MySQL, arsitektur perangkat lunak, dan representasi interface dengan menggunakan Website editor Adobe Dreamweaver CS6, dan detail (algoritma) procedural dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Processor) yang berkorelasi dengan XAMPP. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirement. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktivitas pembuatan sistem dan menggunakan Visual Paradigm for UML 6.1. Enterprise Edition yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar, memvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun, dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OO” (Object Oriented) melalui tahap : Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, State Chart Diagram dan Activity Diagram, serta menggunakan tools (alat bantu) UML (Unified Modeling Language).
Metode Pengujian
Dalam Skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Black box Testing. Black Box Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba black box memungkinkan pengembangkan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian black box berusaha untuk menentukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya : fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface, kesalahan perfirma, kesalahan inisialisasi, dan terminasi.
Sistematika Penulisan
Untuk memahami lebih jelas laporan Skripsi ini, maka penulis mengelompokan laporan ini menjadi beberapa sub dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini merupakan pendahuluan yang akan membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan laporan Skripsi ini.
BAB II LANDASAN TEORI
Dalam bab ini diuraikan tentang teori-teori yang menguraikan penelitian-penelitian berkaitan dengan sistem mengenai definisi ilmu yang berkaitan dengan penyusunan Skripsi.
BAB III ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
Pada bab ini menjelaskan tentang gambaran umum Kecamatan Cipondoh, sejarah berdirinya Kecamatan Cipondoh, struktur organisasi, tugas dan wewenang, serta membahas konfigurasi sistem yang digunakan untuk pendataan surat masuk dan surat keluar di Kecamatan Cipondoh, hak akses (brainware), analisis sistem yang berjalan digambarkan pada diagram UML serta elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, elisitasi tahap III, final draft elisitasi.
BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Pada bab ini merupakan penjabaran hasil rancangan yang diusulkan, yang menerangkan tentang usulan sistem yang akan digambarkan dengan diagram rancangan sistem yang berupa UML (Unified Modeling Language), rancangan basis data, sistem yang diusulkan, rancangan program yang dibuat, rancangan prototype yang menggambarkan rancangan sistem yang diusulkan, konfigurasi sistem yang diusulkan, testing yang digunakan evaluasi yang dibuat, implementasi sistem, serta estimasi biaya yang berisi rincian biaya sistem yang nantinya akan di aplikasikan ke dalam perusahaan atau masyarakat.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisikan tentang kesimpulan terhadap rumusan masalah, kesimpulan terhadap tujuan dan manfaat penelitian, kesimpulan terhadap metode penelitian, saran-saran yang merupakan tindak lanjut yang lebih baik dari hasil pemecahan masalah yang sudah dituangkan dalam perancangan sistem informasi atau hasil penelitian serta kesan-kesan yang dirasakan oleh mahasiswa selama menjalankan proses skripsi ditempat penelitian yang bersangkutan.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB II
LANDASAN TEORI