APLIKASI SISTEM PEMINJAMAN ARSIP

PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN TANGERANG

TUGAS AKHIR

Disusun Oleh:

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

KONSENTRASI SYSTEM ARCHITECTURE

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

(AMIK)RAHARJA INFORMATIKA

TANGERANG

(2014/2015)

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

(AMIK) RAHARJA INFORMATIKA

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

APLIKASI SISTEM PEMINJAMAN ARSIP&

PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

Disahkan Oleh :

Tangerang, Desember 2014

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

(AMIK) RAHARJA INFORMATIKA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

APLIKASI SISTEM PEMINJAMAN ARSIP

PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

Disahkan Oleh :

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi System Architecture

Tahun Akademik 2014/2015

Disetujui Oleh,

Tangerang, Desember 2013

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

(AMIK) RAHARJA INFORMATIKA

LEMBAR KEASLIAN TUGAS AKHIR

Saya yang bertanda tangan di bawah ini ,

Menyatakan bahwa Tugas Akhir ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan,salinan, atau duplikat dari Tugas Akhir yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Ahli Madya baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, 2014

( Oktavia Sabarniaty Handayani )

0831361007

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

(AMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

APLIKASI SISTEM PEMINJAMAN ARSIP

PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Teknik Informasi

Konsentrasi System Architecture

Tahun Akademik 2014/2015

Disetujui Penguji :

Tangerang, .... 2014

ABSTRAKSI

Kemajuan teknologi informatika sekarang ini kian berkembang dalam penggunaan danpemanfaatan teknologi yang berperan aktif di berbagai bidang untuk menunjangkeberhasilan pencapaian tujuan organisasi baik swasta maupun instansipemerintah. Selain itu, sistem pengelolaan arsip memegang peranan penting bagijalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusatingatan organisasi.Arsip merupakan kumpulan warkat yangdisimpan secara sistematis dan apabila dibutuhkan sewaktu-waktu bisa dengancepat ditemukan kembali. Arsip yang tertib dan teratur akan sangat menunjang kecepatan dan ketepatan penyajian informasi yang dibutuhkan. Perhatian terhadap sistemkearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan penyimpanannya, tetapi jugaperlu dipehatikan dari segi peminjaman arsip, kecepatan dan kecermatan dalampenemuan kembali arsip. Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang merupakan salah satuinstansi pemerintah yang bergerak dibidang tata kearsipan yang memiliki fungsi,tugas, dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipantetapi masih menggunakan sistem peminjaman arsip secara manual, hanyamenggunakan pencatatan pada agenda buku tamu dan buku register. Aplikasi Sistem Peminjaman Arsip Pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang diharapkan dapatmembantu permasalahan yang dihadapi dalam kesulitan pencarian arsip yang masihmanual tersebut sehingga menjadi sistem yang terkomputerisai agar meminimalisasikan kekurangan-kekurangan sistemyang di lakukan secara manual. Penulisan ini menggunakan metode analisadan perancangan berorientasi objek, dimulai dari analisa sistem berjalanmenggunakan UML, elisitasi kebutuhan sistem, serta penggambaran sistem yangdiusulkan melalui UML. Hasil akhir dari sistem ini adalah untuk memepermudahpetugas pelayanan peminjaman arsip dalam menangani sistem peminjaman arsip,pencarian arsip, dan penyajian arsip yang efektif dan efisien.

Kata kunci :teknologi informatika, arsip, peminjaman arsip, aplikasi, metode perancangan

KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena berkat Kasih dan Anugrah-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini dengan baik. Adapun judul yang Penulis ambil dalam penyusunan laporan Tugas Akhir ini adalah "Aplikasi Sistem Peminjaman Arsip Pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang ."

Tujuan penulisan laporan Tugas khir ini dibuat sebagai syarat untuk mengikuti Tugas Akhir Jurusan Teknik Informatika di Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Raharja Informatika Tangerang sebagai bahan penulisan. Penulis menyusun berdasarkan hasil observasi, wawancara, serta sumber literature yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan semua pihak, maka penulis tidak akan dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih kepada :

Terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Papa, Mama, Eyang, Adik-adik dan keluarga tercinta yang telah memberikan banyak dukungan moril maupun materil serta do’a untuk keberhasilan penulis dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan laporan tugas akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangannya. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun dalam penyusunan laporan tugas akhir ini sangat penulis harapkan. Akhir kata penulis berharap dalam penulisan laporan ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat dikemudian hari.

DAFTAR SIMBOL

Simbol 1. Usecase Diagram

Simbol 2. Sequence Diagram

Simbol 3. Activity Diagram

DAFTAR TABEL

DAFTAR GAMBAR

Perkembangan ilmu teknologi khususnya bidang teknologi informasi menunjukkan perkembangan yang sangat pesat, terbukti dengan penggunaan dan pemanfaatan teknologi yang berperan aktif pada berbagai bidang, baik bidang pendidikan perusahaan maupun instansi pemerintah. Selain itu, keberhasilan sebuah perusahaan atau instansi pemerintah dalam mencapai tujuan tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor salah satunya adalah dalam pengelolaan arsip.

Arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis dan apabila dibutuhkan sewaktu-waktu bisa dengan cepat ditemukan kembali, sehingga arsip memegang peranan penting dalam suatu perusahaan ataupun instansi pemerintah. Arsip yang tertib dan teratur akan sangat menunjang kecepatan dan ketepatan penyajian informasi yang dibutuhkan baik oleh individu maupun kelompok organisasi sehingga dapat membantu semua pihak dalam rangka melancarkan penyelesaian tugas guna mencapai tujuan yang telah ditentukan. Agar dokumentasi arsip dapat membantu kelancaran aktivitas sebuah perusahaan atau instansi pemerintah, maka diperlukan administrasi kearsipan. Administrasi kearsipan mempunyai peranan yang penting yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan secepat-cepatnya.

Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang merupakan salah satu instansi pemerintah yang bergerak dibidang tata kearsipan yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip dan pembinaan kearsipan. Perhatian terhadap sistem kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan penyimpanannya, tetapi juga perlu dipehatikan dari segi peminjaman dan pengembalian arsip sehingga mudah ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali. Adapun sistem yang berjalan pada Kantor Arsip Daerah Kabupten Tangerang sekarang ini masih manual, yaitu masih menggunakan pencatatan pada sebuah agenda buku dala pencatatan peminjaman arsip.

Oleh karena itu, perlu dibuatkannya suatu aplikasi untuk membantu seorang administrasi kearsipan dalam menangani peminjaman arsip secara efektif, efisien dan terkomputerisasi tanpa harus menggunakan pencatatan secara manual, sehingga kesalahan dalam pencatatan dapat dikurangi dan dapat dengan mudah memonitor arsip mana yang sedang dalam status dipinjam dan yang telah dikembalikan..

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka dalam penyusunan Tugas Akhir ini judul yang dirumuskan penulis adalah Aplikasi Sistem Peminjaman Arsip Pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang '

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan di atas, maka peneliti merumuskan beberapa masalah, yaitu sebagai berikut :

Agar pembahasan menjadi lebih terarah dan berjalan dengan baik, maka ruang lingkup yang akan dibahas dalam masalah ini mulai dari proses input arsip masuk, kemudian peminjaman arsip sampai dengan menghasilkan laporan, yang meliputi laporan peminjaman arsip dengan mencantumkan nomor arsip yang pernah dipinjam, laporan biodata peminjam arsip dan keterangan isi roll o’pack.

Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini , penulis mempunyai tujuan antara lain :

Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis mengumpulkan data dan keterangan yang diperlukan untuk penelitian dengan metode sebagai berikut :

Metode perancangan sistem yang dilaksanakan pada penelitian ini menggunakan metode SDLC (System development Life Cycle) dengan pendekatan berorientasi objek melalui tahapan sebagai berikut:

Guna memahami lebih jelas Laporan Tugas Akhir ini, dilakukan dengan cara mengelompokkan materi menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut :

BAB I     PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan tentang informasi umum yaitu latar belakang penelitian, rumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II     LANDASAN TEORI

Berisikan teori yang diambil dari beberapa kutipan buku, yang berupa pengertian dan definisi yang meliputi konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, konsep dasar analisa sistem, Unified Modelling Language (UML) dan teori lainnya yang berkitan dengan pengembangan sistem baru yang diusulkan serta Literature Review yang ada.

BAB III   PEMBAHASAN DAN HASIL

Pada bab ini merupakan penjabaran hasil penelitian dilokasi penelitian yang meliputi gambaran umum Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang, sejarah singkat Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang, visi dan misi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang, struktur organisai Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang, tugas dan tanggung jawab berdasarkan dari struktur organisasi, Procedure System peminjaman arsip pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang, alur pengajuan peminjaman arsip menggunakan Unified Modelling Language (UML), analisa masukan, proses dan keluaran, permasalahan yang dihadapi dan alternatif pemecahan masalah, User Requirement (Tabel Elisitasi)

BAB IV   RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Dalam bab ini penulis menguraikan sistem yang akan disusulkan secara terstruktur dan terkomputerisasi. Usulan sistem akan digambarkan dengan diagram rancangan sistem berupa UML, rancangan basis data dan rancangan prototype yang menggambarkan rancangan sistem yang diusulkan.

BAB V     PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan yang berkaitan dengan hasil analisa dan rancangan sistem guna menjawab tujuan penelitian yang diajukan, serta saran dari penulis untuk lebih mengoptimalkan kinerja sistem yang diusulkan.

DAFTAR PUSTAKA

Contributors

Oktavia Sabarniaty Handayani