PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR PADA SEKRETARIAT

DPRD KABUPATEN TANGERANG

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM : 1011465055

NAMA : Sinta Mariyani

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2014)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

Disahkan Oleh :

Tangerang, 13 Juni 2014

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, 13 Juni 2014

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2014

Disetujui Penguji :

Tangerang, 13 Juni 2014

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, 13 Juni 2014

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRACT

The development of informationtechnology, in particular the developing countries make di needed informationis increasingly easy to get, it can be seen from the increasing and ever-growing needs of the community, companies and Government agencies as well as in obtaining data and information. As well as the Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Tangerang is one of the Government agencies in administering his government needs the information system has beencomputerized. Information systems required by the Office of the Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang that can handle the processing and delivery of information on data incoming mail and outgoing mail. The process of logging incoming mail and outgoing mail currently running are still done by manual ways such as the recording of incoming mail and outgoing mail using a great book or appointment book, the logging system is still the manual cause has not been optimal in the search data is necessary especially if they are needed in the future and also for the purposes of archiving documentation in the mail. The researchers then wanted to propose research with the title design of information system on logging incoming mail and outgoing mail is expected later will be the delivery of information systems that can provide convenience in terms of processing correspondence for administrative officers in particular in conducting processing and data storage as well as incoming mail and outgoing mail.

Keywords: incoming mail, outgoingmail, processing mail, Kabupaten Tangerang.

ABSTRAKSI

Berkembangnya teknologi informasi khususnya di negara yang berkembang membuat informasi yang dibutuhkan semakin mudah untuk didapatkan, hal ini dapat dilihat dari meningkatnya dan berkembangnya kebutuhan masyarakat, perusahaan dan juga instansi pemerintahan dalam mendapatkan data dan informasi. Seperti halnya kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Tangerang merupakan salah satu instansi pemerintahan dalam menjalankan roda pemerintahannya membutuhkan sistem informasi yang telah terkomputerisasi dengan baik. Sistem informasi yang dibutuhkan oleh kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang yang dapat menangani pengolahan dan penyampaian informasi mengenai data-data surat masuk dan surat keluar. Proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini masih dilakukan dengan cara-cara manual seperti pencatatan surat masuk dan surat keluarmenggunakan buku besar atau buku agenda, sistem pendataan yang masih manual tersebut menyebabkan belum optimalnya dalam pencarian data surat yang diperlukan terutama jika surat-surat tersebut diperlukan dikemudian hari dan juga untuk keperluan pengarsipan dokumentasi surat. Berdasarkan hal tersebutmaka peneliti ingin mengusulkan penelitian dengan judul Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar yang diharapkan nantinya akan menjadi sistem penyampaian informasi yang dapat memberikan kemudahan dalam hal pengolahan surat menyurat bagi petugas tata usaha pada khususnya dalam melakukan pengolahan dan juga penyimpanan data-data surat masuk dan surat keluar.

Kata Kunci : Surat masuk, surat keluar, pengolahan surat, Kabupaten Tangerang.

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahiim

Puji dan syukur kepada Tuhan YME atas ridho dan rahmat-Nya yang dilimpahkan sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Skripsi ini dengan baik. Dimana laporan ini dibuat dan disajikan dalam bentuk buku yang sederhana, adapun judul dalam Skripsi ini adalah “ Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang”..

Tujuan dari penulisan Skripsi ini adalah sebagai salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja, Cikokol Tangerang. Sebagai bahan penulisan, penulis mengambil data berdasarkan hasil observasi, wawancara, survey serta studi pustaka yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan semua pihak, penulis tidak dapat menyelesaikkan laporan ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Untuk itu dalam kesempatan ini penulis ingin mengampaikan rasa terima kasih kepada :

Dapat disadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan Skripsi ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun dalam penyusunan Skripsi ini sangat penulis harapan.

Akhir kata diharapkan penulisan Skirpsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat di kemudian hari.

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1Strategi S-O

Tabel 3.2Strategi S-T

Tabel 3.3Strategi W-O

Tabel 3.4Strategi W-T

Tabel 3.5Elisitasi Tahap I

Tabel 3.6Elisitasi Tahap II

Tabel 3.7Elisitasi Tahap III

Tabel 3.8Draft Final Elisitasi

Tabel 4.1Tabel Surat Masuk

Tabel 4.2Tabel Surat Keluar

Tabel 4.3Tabel Jenis Surat

Tabel 4.4Tabel Petugas

Tabel 4.5Tabel Disposisi Surat Masuk

Tabel 4.6Pengujian Kesalahan

Tabel 4.7Hasil Pengujian Sistem

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1Analisis SWOT

Gambar 2.2Use case diagram

Gambar 2.3 Class diagram

Gambar 2.4 Sequence diagram

Gambar 2.5 Activity diagram

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang

Gambar 3.2 Use Case Surat Masuk dan Surat Keluar

Gambar 3.3 Activity Diagram Surat Masuk

Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Keluar

Gambar 3.5 Activity Diagram Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

Gambar 3.6 Activity Diagram Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

Gambar 3.7 Sequence Diagram Surat Masuk

Gambar 3.8 Sequence Diagram Surat Keluar

Gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem yang diusulkan

Gambar 4.2 Activity Diagram Sistem yang diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram Sistem yang diusulkan

Gambar 4.4 Class Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.5 Rancangan Tampilan Login Admin

Gambar 4.6 Rancangan Tampilan Menu Admin

Gambar 4.7 Rancangan Tampilan Halaman Input Surat Masuk

Gambar 4.8 Rancangan Tampilan Halaman Input Surat Keluar

Gambar 4.9 Rancangan Tampilan Input Jenis Surat

Gambar 4.10 Rancangan Tampilan Input Petugas TU

Gambar 4.11 Rancangan Tampilan Daftar Data Surat Masuk

Gambar 4.12 Rancangan Tampilan Daftar Data Surat Keluar

Gambar 4.13 Rancangan Tampilan Daftar Data Surat Masuk Hari Ini

Gambar 4.14 Rancangan Tampilan Daftar Data Disposisi Surat Masuk

Gambar 4.15 Rancangan Tampilan Daftar Data Jenis Surat

Gambar 4.16 Rancangan Tampilan Daftar Petugas TU

Gambar 4.17 Rancangan Tampilan Pencarian Surat Belum Disposisi

Gambar 4.18 Rancangan Tampilan Laporan Surat Masuk

Gambar 4.19 Rancangan Tampilan Laporan Surat Keluar

Gambar 4.20 Rancangan Tampilan Laporan Data Disposisi Surat Masuk

Gambar 4.21 Daftar Schedulle Penelitian dan Penulisan Skripsi

Gambar 4.22 Halaman Utama

Gambar 4.23 Tampilan Halaman Login Admin

Gambar 4.24 Tampilan Halaman Admin

Gambar 4.25 Tampilan Input Surat Masuk

Gambar 4.26 Tampilan Input Surat Keluar

Gambar 4.27 Tampilan input jenis-jenis surat

Gambar 4.28 Tampilan Input Petugas TU

Gambar 4.29 Tampilan Daftar Data Seluruh Surat Masuk

Gambar 4.30 Tampilan Daftar Data Surat Keluar

Gambar 4.31 Tampilan Daftar Data Surat Masuk Hari Ini

Gambar 4.32 Tampilan Daftar Data Disposisi Surat Masuk

Gambar 4.33 Tampilan Daftar Data Jenis Surat

Gambar 4.34 Tampilan Daftar Data Petugas TU

Gambar 4.35 Tampilan Daftar Surat Masuk Yang Belum Dilakukan Disposisi

Gambar 4.36 Tampilan Laporan Data Surat Masuk

Gambar 4.37 Tampilan Laporan Surat Keluar

Gambar 4.38 Tampilan Laporan Disposisi Surat Masuk

Gambar 4.39 Tampilan Detail Data Surat

Gambar 4.40 Tampilan Cetak Laporan Surat Masuk

Di era teknologi yang semakin berkembang pesat ini, kebutuhan akan suatu sistem komputerisasi mencakup kesegala bidang. Setiap organisasi seperti halnya instansi pemerintahan sangat membutuhkan sistem komputerisasi yang akurat, update dan memberikan kemudahan. Namun dalam kenyataannya haltersebut terkadang tidak sesuai dengan keinginan dan harapan yang hendak dicapai, karena terbatasnya sistem komputerisasi serta Sumber Daya Manusia (SDM) pada instansi pemerintahan tersebut. Karena penggunaan komputer mampu memegang peranan penting sebagai alat bantu dalam pengolahan data serta dapat membantu memecahkan masalah yang kecil sampai dengan masalah yang sangat komplek sekalipun

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD)Kabupaten Tangerang merupakan salah satu organisasi pemerintahan yang potensial dalam melakukan penerapan sistem manajemen pengelolaan surat masuk dan surat keluar dalam menunjang penyampaian informasi terhadap pihak-pihak yang bersangkutan.

Dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang yang dilakukan oleh sub bagian tata usaha masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya:

Pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang dihasilkan oleh pihak petugas sangat sulit untuk dicari jika dibutuhkan. Untuk pengarsipan petugas tata usaha mencatat dalam bentuk Ms.Excel yang menjadikansistem pencarian data belum optimal. Dengan demikian perlu diterapkan sistem yang terkomputerisasi pada kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Tangerang yang digunakan untuk membantu proses pencatatan, pendataan, laporan serta pengarsipan surat masuk dan surat keluar.

Berdasarkan uraian diatas, maka dalam penulisan laporan Skripsi ini penulis mengambil judul “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Tangerang”.

Berdasarkan uraian diatas, maka dapat ditarik pokok permasalahan yaitu :

Sesuai dengan judul laporan penelitian ini, maka penulis membatasi ruang lingkup penelitian hanya pada :

1. Melakukan pendataan, pencarian, membuat laporan, menghapus, merubah, mengupdate serta pengarsipan data surat masuk dan surat keluar.

2. Membuat laporan harian, mingguan, bulanan surat masuk dan surat keluar pada sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

3. Menyediakan penyimpanan data surat masuk dan surat keluar dalam bentuk format file .jpeg (Joint Photographic for Expert Groups).

3. Pendataan disposisi surat masuk dan laporan pembuatan disposisi surat masuk.

Adapun tujuan dari penelitian iniantara lain:

Sedangkan poin-poin yang menjadi manfaat penelitian ini adalah :

a. Bagi Peneliti, Menambah pengetahuan bagi penulis mengenai sistem pendataan keluar masuk surat yang terdapat di Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang dan dapat dijadikan referensi pada penelitian selanjutnya.

b. Bagi STMIK Raharja, Mengimplementasikan ilmu yang dipelajari dibangku kuliah kepadapermasalahan yang ada di Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

c. Bagi Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang, Dapat membantu serta memudahkan petugas dalam melakukan pendataan, pencarian serta pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Dalam mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian, penulis menggunakan metode sebagai berikut :

Sumber-sumber data yang dibutuhkan dalam hubungannya dengan pengumpulan data dikelompokkan menjadi :

Analisa data merupakan salah satu langkah penting dalam rangka memperoleh temuan-temuan hasilpenelitian. Hal ini disebabkan, data akan menutun kita ke arah temuan ilmiah, bila di analisis dengan teknik-teknik yang tepat. Analisa sistem yang dilakukan pada penelitian ini adalah dengan menggunakan metode analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunites, Threats).

Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah UML (Unified Modelling Language) untuk menggambarkan rancangan sistem yang berjalan pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Dalam skripsi ini metode testing atau pengujian yang digunakan yaitu Black box Testing. Black Box Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software.

Untuk memenuhi lebih jelas laporan skripsi ini, maka penulis mengelompokan materi laporan ini menjadi beberapa sub dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab I membahas mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab II berisi teori-teori pendukung penganalisaan, yang meliputi konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, konsep dasar sistem informasi, Unifield Modelling Language (UML), serta teori-teori lainnya yang mendukung penganalisaan dan pengembangan sistem yang diusulkan dan literature review.

BAB III PEMBAHASAN

Bab III berisikan gambaran umum tentang Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Tangerang, sejarah organisasi, struktur organisasi, penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, batasan sistem, analisis kebutuhan sistem, tata laksana sistem berjalan, analisis dan pemecahan masalah dan perancangan sistem serta elisitasi tahap I, II, III dan draft final.

BAB IV RANCANGAN SISTEM DAN IMPLEMENTASI

Bab ini berisi tentang uraian mengenai instalasi software dan tampilan layar dari program yang dibuat.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran yang diberikan penulis dari hasil laporan skripsi.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

Perancangan sistem (design system) merupakan tahap selanjutnya setelah analisa sistem agar mendapatkan gambaran dengan jelas tentang apa yang akan dikerjakan pada tahap analisa sistem, maka dilanjutkan dengan memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut.

Menurut Kristanto (2010:10), “perancangan sistem merupakan tahap selanjutnya setelah analisa sistem, mendapatkan gambaran dengan jelas apa yang dikerjakan pada analisa sistem dan dilajutkan dengan memikirkan bagaimana bentuk sistem tersebut”.

Jadi perancangan sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perancangan untuk elemen komputer yang akan menggunakan sistem tersebut yaitu pemilihan peralatan dan program komputer untuk sistem yang baru.

Menurut Sutabri (2012:16), “suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

Berikut ini adalah bagian-bagian dari unsur suatu sistem:

Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar, sistem pernafasan kita merupakan bagian dari sistem metabolisme tubuh, contoh sistem lain adalah sistem pencernaan makanan, sistem peredaran darah dan sistem pertahanan tubuh.

Menurut Sutabri (2012:20), “model umum sebuah sistem adalah input, process, output, hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran”. Selain itu, sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem, setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan, suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut “supra sistem”.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

3. Lingkugan Luar Sistem (Environtment)

Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara, lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem atau interface, penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.

5. Masukkan Sistem (Input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal Input). Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, kaluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi, informasi ini dapat digunakan sebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal yang menjadi input bagi sub sistem lain.

7. Pengolahan Sistem (Proses)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

8. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic, jika suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Menurut Sutabri (2012:22), sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:

Menurut Situmorang (2010:1), “data adalah things known or assumed, yang berarti bahwa data sesuatu yang diketahui atau dianggap”. Sumber informasi adalah data, data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Jadi data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.

Menurut Maimunah dkk dalam Jurnal CCIT (2012:57), “informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimannya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan”.

Menurut Sutabri (2012:29), “teori informasi lebih tepat disebut sebagai teori matematis dan komunikasi, sumber informasi adalah data”. Informasi adalah sebuah istilah yang tepat dalam pemakaian umum, mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan lain sebagainya. Informasi juga mencakup mengenai data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

Sistem pengolahan informasi mengolah data menjadi informasi atau informasi berhubungan dengan keputusan, nilai informasi dilukiskan paling berarti dalam konteks sebuah keputusan seperti ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi dalam mengambil sebuah keputusan.

Menurut Sutabri (2012:32), “data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak karena itu perlu diolah lebih lanjut, data diolah melalui suatu model agar menjadi informasi”.

Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan, informasi yang disampaikan kepada pemakai merupakan hasil data yang sudah diolah menjadi sebuah keputusan. Akan tetapi, dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam piihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan, memberi suatu kemungkinan faktor resiko pada tingkat-tingkat pendapatan yang berbeda.

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Menurut Sutabri (2012:38), “suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya, akan tetapi perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan”.

Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak didalam perusahaan. Lebih lanjut sebagian besar informasi tidak dapat persis ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya. Nilai informasi ini didasarkan atas 10 (sepuluh) sifat, yaitu :

1. Mudah diperoleh (Easily Obtained)

Sifat ini menunjukan informasi dapat diperoleh dengan mudah dan cepat, kecepatan memperoleh dapat diukur misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, beberapa nilainya bagi pemakai informasi sulit mengukurnya.

2. Luas dan lengkap (Extensive and Complete)

Sifat ini menunjukan lengkapnya isi informasi, hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifat ini sangat kabur, karena itu sulit mengukurnya.

3. Ketelitian (Accuracy)

Sifat ini menunjukan minimnya kesalahan dalam informasi, dalam hubungannya dengan volume data yang besar terjadi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

4. Kecocokan (Suitability)

Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungan dengan permintaan para pemakai, isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi semua keluaran lainnya tidak berguna tetapi mahal mempersiapkannya,sifat ini sulit mengukurnya.

5. Ketepatan waktu (Timeliness)

Menunjukan takada keterlambatan jika ada yang sedang ingin mendapatkan informasi masukan,pengolahan, dan pelaporan keluaran kepada pemakai biasanya tepat waktu.

6. Kejelasan(Clarity)

Sifat ini menunjukan keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas,membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.

7. Keluwesan (Flexibility)

Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya denga nbeberapa keputusan, tetapi juga dengan beberapa pengambilan keputusan. Sifatini sulit diukur, tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.

8. Dapat dibuktikan (Can be proved)

Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.

9. Tidak ada prasangka (No prejudice)

Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.

10. Dapat diukur (Can be measured)

Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal.

Menurut Sutabri (2012:41), “kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (time liness) dan relevan (relevance)”.Berikut ini adalah bagian-bagian dari bagian kualitas informasi yang harus dimiliki:

1. Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinan terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat Pada Waktunya (Time Liness)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan tersebut terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.

3. Relevan (Relevance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap–tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Menurut Sutabri (2012:46), “suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

Menurut Sutabri (2012:47), “sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block),yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok terknologi,blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran”. Berikut pengertiannya :

1. Blok masukan (input block)

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok model (model block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data masukan (input) dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan.

3. Blok teknologi (techology block)

Teknologi merupakan“tool box” dalam sistem informasi,teknologi digunakan untuk menerima input,menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software),dan perangkat keras (hardware).

4. Blok basis data (database block)

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanip ulasinya. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa agar informasi yang dihasilkan berkualitas.

5. Blok kendali (control blok)

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air,debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapatdicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.

Menurut Sutabri (2012:220), “tahap analisisa sistem dilakukan setelah tahap investigasi sistem dan sebelum tahap rancangan sistem, tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting karena kesalahan ditahap ini akan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya”.Prosesanalisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan alternatif pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru atau sistem yangakan diusulkan dan dimodifikasi.

Menurut Sutabri (2012:221), “suatu laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahannya serta rancangan sistem baru yang akan dibuat atau dikembangkan”.

Menurut Henderi dkk dalam jurnal CCIT (Henderi dkk, 2011:322), “tahap analisis sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian–bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.Tahap analisis merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting, karena kesalahan di tahapan ini akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya.

Adapun fungsi analisa sistem adalah:

1. Mengidentifikasi masalah-masalah kebutuhan pemakai (user).

2. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan pemakai (user).

3. Memilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah yang paling tepat.

4. Untuk tugas ketiga, analis sistem harus memilih alternatif pemecahan masalah yang paling tepat.

5. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya. Pada tugas atau fungsi terakhir dan analis sistem adalah menerapkan rancangan-rancangan sistemnya yang telah disetujui oleh pemakai.

Menurut Rangkuti (2011:199), “penelitian menentukan bahwa kinerja perusahaan dapat ditentukan oleh kombinasi faktor internal dan external.Kedua faktor tersebut harus dipertimbangkan dalam analisis SWOT. SWOT adalah singkatan dari lingkungan internal strengths dan weaknessserta lingkungan external opportunities dan threats yang dihadapi dunia bisnis.Analisa SWOT membandingkan antara faktor external peluang(opportunities) dan ancaman (threats) dengan faktor internal kekuatan (strengths) dan kelemahan (weakness)”. Berikut ini gambar ilustrasi analisis SWOT.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan Analisis SWOT menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman yang dihadapi oleh perusahaan dapat disesuaikandengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki.

Menurut Rangkuti (2011:197), “tujuanan alisa SWOT yaitu membandingkan antara faktor eksternal peluang dan ancaman dengan faktor internal kekuatan dan kelemahan sehingga dari analisis tersebut dapat diambil suatu keputusan strategis suatu organisasi”.

Namun tidak semua rencana strategi yang disusun dari TOWS Matriks ini digunakan seluruhnya. Strategi yang di pilih adalah strategi yang dapat memecahkan isu strategi perusahaan.

Menurut Barthos (2013:36), “surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta”.

Jadi berdasarkan definisi diatas, surat merupakan suatu alat atau media yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak terhadap pihaklain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmiagar tersampaikan walaupun tidak harus berhadapan secara langsung.

Berikut ini beberapa fungsi surat menurut Barthos (2013:36) adalah sebagai berikut :

Mengingat betapa pentingnya peranan surat tersebut, maka siapapun yang menulis surat perlu berusaha untuk menghasilkan surat yang sempurna, agar dapat mencapai sasaran sesuai dengan kehendak kita atau organisasi.

Menurut Barthos (2013:37) karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan mengetahui macam atau jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi misalnya :

a. Menurut wujudnya

b. Menurut tujuannya

c. Menurut sifat isi surat dan asalnya

d. Menurut jumlah penerima

e. Menurut keamanan isinya

f. Menurut prosedur pengurusannya

Menurut Barthos (2013:38), “surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain”.

Surat masuk juga bisa didefinisikan sebagai semuatulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau pihak lain untuk disampaikan pada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri. Untuk memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya,penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi wewenang melaksanakan tugas tersebut (buku ekspedisi).

Menurut Barthos (2013:38), “surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal,bernomor, berstempel, dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir.

Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitahuan,undangan pertemuan atau rapat,undangan kerjasama ataupun jawaban atau konfirmasi dari surat yang telah dikirim sebelumnya. Pada surat itu juga ada yang berisikan surat perintah tugas.

Menurut Nugroho (2010:6), ”UML (Unified Modelling Language)adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma(berorientasi objek)”. Pemodelan (modelling)sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

Menurut Widodo(2011:6), “UML adalah bahasa pemodelan standar yang memiliki sintak dan semantik”.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwaUnified Modelling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis Objek (Object Oriented programming).

Menurut Nugroho (2010:24), “bangunan dasar metodologi Unified Modeling Language (UML)menggunakan tiga bangunan dasar yang digunakan untuk mendeskripsikan sistem atau perangkat lunak yang akan dikembangkan”, yaitu :

a. Sesuatu (things)

Ada 4 (empat) thingsdalam Unified Modeling Language (UML),yaitu:

1. Structural things

Merupakan bagian yang relatif statis dalam model Unified Modeling Language (UML). Bagian yang relatif statis dapat berupa elemen-elemen yang bersifat fisik maupun konseptual.

2. Behavioral things

Merupakan bagian yang dinamis pada model Unified Modeling Language (UML), biasanya merupakan kata kerja dari model Unified Modeling Language(UML), yang mencerminkan perilaku sepanjang ruang dan waktu.

3. Grouping things

Merupakan bagian pengorganisasi dalam Unified Modeling Language (UML). Dalam penggambaran model yang rumit kadang diperlukan penggambaran paket yang menyederhanakan model. Paket-paket ini kemudian dapat didekomposisi lebih lanjut. Paket berguna bagi pengelompokkan sesuatu, misalnya model-model dan subsistem-subsistem.

4. Annotational things

Merupakan bagian yang memperjelas model Unified Modeling Language (UML) dan dapat berupa komentar-komentar yang menjelaskan fungsi serta ciri-ciri setiap elemen dalam model Unified Modeling Language (UML).

b. Relasi (Relationship)

Ada 4 (empat) macam relationship dalam Unified Modeling Language (UML), yaitu:

1. Kebergantungan

Merupakan hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent)akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya.

2. Asosiasi

Merupakan apa yang menghubungkan antara objek satu denganobjek lainnya, bagaimana hubungan suatu objek dengan objek lainnya. Suatu bentuk asosiasi adalah agregasi yang menampilkan hubungan suatu objek dengan bagian-bagiannya.

3. Generalisasi

Merupakan hubungan dimana objek anak (descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada diatasnya objek induk (ancestor). Arah dari atas kebawah dari objek induk ke objek anak dinamakan spesialisasi, sedangkan arah berlawanan sebaliknya dari arah bawah keatas dinamakan generalisasi.

4. Realisasi

Merupakan operasi yang benar-benar dilakukan oleh suatu objek.

c. Diagram

Ada 10 macam diagram dalam Unified Modeling Language (UML), namun yang peneliti gunakan dalam penulisan dan penelitian skripsi inihanya menggunakan 4 (lima) macam diagram yaitu:

a. Use Case Diagram

Diagram ini memperlihatkan himpunan usecase dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku dari suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.

Diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka,kolaborasi-kolaborasi dan relasi-relasi antar objek.

Diagram ini memperlihatkan interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan(message) dalam suatu waktu tertentu.

Diagram ini memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem. Diagram ini terutama penting dalam pemodelan fungsi-fungsi dalam suatu sistem dan memberi tekanan pada aliran kendali antar objek.

Contributors

Admin, Sinta Mariyani