PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR PADA SEKRETARIAT

DPRD KABUPATEN TANGERANG

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM : 1011465055

NAMA : Sinta Mariyani

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2014)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

Disahkan Oleh :

Tangerang, 13 Juni 2014

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, 13 Juni 2014

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2014

Disetujui Penguji :

Tangerang, 13 Juni 2014

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA SEKRETARIAT DPRD KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, 13 Juni 2014

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRACT

The development of informationtechnology, in particular the developing countries make di needed informationis increasingly easy to get, it can be seen from the increasing and ever-growing needs of the community, companies and Government agencies as well as in obtaining data and information. As well as the Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Tangerang is one of the Government agencies in administering his government needs the information system has beencomputerized. Information systems required by the Office of the Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang that can handle the processing and delivery of information on data incoming mail and outgoing mail. The process of logging incoming mail and outgoing mail currently running are still done by manual ways such as the recording of incoming mail and outgoing mail using a great book or appointment book, the logging system is still the manual cause has not been optimal in the search data is necessary especially if they are needed in the future and also for the purposes of archiving documentation in the mail. The researchers then wanted to propose research with the title design of information system on logging incoming mail and outgoing mail is expected later will be the delivery of information systems that can provide convenience in terms of processing correspondence for administrative officers in particular in conducting processing and data storage as well as incoming mail and outgoing mail.

Keywords: incoming mail, outgoingmail, processing mail, Kabupaten Tangerang.

ABSTRAKSI

Berkembangnya teknologi informasi khususnya di negara yang berkembang membuat informasi yang dibutuhkan semakin mudah untuk didapatkan, hal ini dapat dilihat dari meningkatnya dan berkembangnya kebutuhan masyarakat, perusahaan dan juga instansi pemerintahan dalam mendapatkan data dan informasi. Seperti halnya kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Tangerang merupakan salah satu instansi pemerintahan dalam menjalankan roda pemerintahannya membutuhkan sistem informasi yang telah terkomputerisasi dengan baik. Sistem informasi yang dibutuhkan oleh kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang yang dapat menangani pengolahan dan penyampaian informasi mengenai data-data surat masuk dan surat keluar. Proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini masih dilakukan dengan cara-cara manual seperti pencatatan surat masuk dan surat keluarmenggunakan buku besar atau buku agenda, sistem pendataan yang masih manual tersebut menyebabkan belum optimalnya dalam pencarian data surat yang diperlukan terutama jika surat-surat tersebut diperlukan dikemudian hari dan juga untuk keperluan pengarsipan dokumentasi surat. Berdasarkan hal tersebutmaka peneliti ingin mengusulkan penelitian dengan judul Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar yang diharapkan nantinya akan menjadi sistem penyampaian informasi yang dapat memberikan kemudahan dalam hal pengolahan surat menyurat bagi petugas tata usaha pada khususnya dalam melakukan pengolahan dan juga penyimpanan data-data surat masuk dan surat keluar.

Kata Kunci : Surat masuk, surat keluar, pengolahan surat, Kabupaten Tangerang.

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahiim

Puji dan syukur kepada Tuhan YME atas ridho dan rahmat-Nya yang dilimpahkan sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Skripsi ini dengan baik. Dimana laporan ini dibuat dan disajikan dalam bentuk buku yang sederhana, adapun judul dalam Skripsi ini adalah “ Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang”..

Tujuan dari penulisan Skripsi ini adalah sebagai salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja, Cikokol Tangerang. Sebagai bahan penulisan, penulis mengambil data berdasarkan hasil observasi, wawancara, survey serta studi pustaka yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan semua pihak, penulis tidak dapat menyelesaikkan laporan ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Untuk itu dalam kesempatan ini penulis ingin mengampaikan rasa terima kasih kepada :

Dapat disadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan Skripsi ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun dalam penyusunan Skripsi ini sangat penulis harapan.

Akhir kata diharapkan penulisan Skirpsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat di kemudian hari.

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1Strategi S-O

Tabel 3.2Strategi S-T

Tabel 3.3Strategi W-O

Tabel 3.4Strategi W-T

Tabel 3.5Elisitasi Tahap I

Tabel 3.6Elisitasi Tahap II

Tabel 3.7Elisitasi Tahap III

Tabel 3.8Draft Final Elisitasi

Tabel 4.1Tabel Surat Masuk

Tabel 4.2Tabel Surat Keluar

Tabel 4.3Tabel Jenis Surat

Tabel 4.4Tabel Petugas

Tabel 4.5Tabel Disposisi Surat Masuk

Tabel 4.6Pengujian Kesalahan

Tabel 4.7Hasil Pengujian Sistem

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1Analisis SWOT

Gambar 2.2Use case diagram

Gambar 2.3 Class diagram

Gambar 2.4 Sequence diagram

Gambar 2.5 Activity diagram

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang

Gambar 3.2 Use Case Surat Masuk dan Surat Keluar

Gambar 3.3 Activity Diagram Surat Masuk

Gambar 3.4 Activity Diagram Surat Keluar

Gambar 3.5 Activity Diagram Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

Gambar 3.6 Activity Diagram Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar

Gambar 3.7 Sequence Diagram Surat Masuk

Gambar 3.8 Sequence Diagram Surat Keluar

Gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem yang diusulkan

Gambar 4.2 Activity Diagram Sistem yang diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram Sistem yang diusulkan

Gambar 4.4 Class Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.5 Rancangan Tampilan Login Admin

Gambar 4.6 Rancangan Tampilan Menu Admin

Gambar 4.7 Rancangan Tampilan Halaman Input Surat Masuk

Gambar 4.8 Rancangan Tampilan Halaman Input Surat Keluar

Gambar 4.9 Rancangan Tampilan Input Jenis Surat

Gambar 4.10 Rancangan Tampilan Input Petugas TU

Gambar 4.11 Rancangan Tampilan Daftar Data Surat Masuk

Gambar 4.12 Rancangan Tampilan Daftar Data Surat Keluar

Gambar 4.13 Rancangan Tampilan Daftar Data Surat Masuk Hari Ini

Gambar 4.14 Rancangan Tampilan Daftar Data Disposisi Surat Masuk

Gambar 4.15 Rancangan Tampilan Daftar Data Jenis Surat

Gambar 4.16 Rancangan Tampilan Daftar Petugas TU

Gambar 4.17 Rancangan Tampilan Pencarian Surat Belum Disposisi

Gambar 4.18 Rancangan Tampilan Laporan Surat Masuk

Gambar 4.19 Rancangan Tampilan Laporan Surat Keluar

Gambar 4.20 Rancangan Tampilan Laporan Data Disposisi Surat Masuk

Gambar 4.21 Daftar Schedulle Penelitian dan Penulisan Skripsi

Gambar 4.22 Halaman Utama

Gambar 4.23 Tampilan Halaman Login Admin

Gambar 4.24 Tampilan Halaman Admin

Gambar 4.25 Tampilan Input Surat Masuk

Gambar 4.26 Tampilan Input Surat Keluar

Gambar 4.27 Tampilan input jenis-jenis surat

Gambar 4.28 Tampilan Input Petugas TU

Gambar 4.29 Tampilan Daftar Data Seluruh Surat Masuk

Gambar 4.30 Tampilan Daftar Data Surat Keluar

Gambar 4.31 Tampilan Daftar Data Surat Masuk Hari Ini

Gambar 4.32 Tampilan Daftar Data Disposisi Surat Masuk

Gambar 4.33 Tampilan Daftar Data Jenis Surat

Gambar 4.34 Tampilan Daftar Data Petugas TU

Gambar 4.35 Tampilan Daftar Surat Masuk Yang Belum Dilakukan Disposisi

Gambar 4.36 Tampilan Laporan Data Surat Masuk

Gambar 4.37 Tampilan Laporan Surat Keluar

Gambar 4.38 Tampilan Laporan Disposisi Surat Masuk

Gambar 4.39 Tampilan Detail Data Surat

Gambar 4.40 Tampilan Cetak Laporan Surat Masuk

Di era teknologi yang semakin berkembang pesat ini, kebutuhan akan suatu sistem komputerisasi mencakup kesegala bidang. Setiap organisasi seperti halnya instansi pemerintahan sangat membutuhkan sistem komputerisasi yang akurat, update dan memberikan kemudahan. Namun dalam kenyataannya haltersebut terkadang tidak sesuai dengan keinginan dan harapan yang hendak dicapai, karena terbatasnya sistem komputerisasi serta Sumber Daya Manusia (SDM) pada instansi pemerintahan tersebut. Karena penggunaan komputer mampu memegang peranan penting sebagai alat bantu dalam pengolahan data serta dapat membantu memecahkan masalah yang kecil sampai dengan masalah yang sangat komplek sekalipun

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD)Kabupaten Tangerang merupakan salah satu organisasi pemerintahan yang potensial dalam melakukan penerapan sistem manajemen pengelolaan surat masuk dan surat keluar dalam menunjang penyampaian informasi terhadap pihak-pihak yang bersangkutan.

Dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang yang dilakukan oleh sub bagian tata usaha masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya:

Pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang dihasilkan oleh pihak petugas sangat sulit untuk dicari jika dibutuhkan. Untuk pengarsipan petugas tata usaha mencatat dalam bentuk Ms.Excel yang menjadikansistem pencarian data belum optimal. Dengan demikian perlu diterapkan sistem yang terkomputerisasi pada kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) Kabupaten Tangerang yang digunakan untuk membantu proses pencatatan, pendataan, laporan serta pengarsipan surat masuk dan surat keluar.

Berdasarkan uraian diatas, maka dalam penulisan laporan Skripsi ini penulis mengambil judul “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Tangerang”.

Berdasarkan uraian diatas, maka dapat ditarik pokok permasalahan yaitu :

Sesuai dengan judul laporan penelitian ini, maka penulis membatasi ruang lingkup penelitian hanya pada :

1. Melakukan pendataan, pencarian, membuat laporan, menghapus, merubah, mengupdate serta pengarsipan data surat masuk dan surat keluar.

2. Membuat laporan harian, mingguan, bulanan surat masuk dan surat keluar pada sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

3. Menyediakan penyimpanan data surat masuk dan surat keluar dalam bentuk format file .jpeg (Joint Photographic for Expert Groups).

3. Pendataan disposisi surat masuk dan laporan pembuatan disposisi surat masuk.

Adapun tujuan dari penelitian iniantara lain:

Sedangkan poin-poin yang menjadi manfaat penelitian ini adalah :

a. Bagi Peneliti, Menambah pengetahuan bagi penulis mengenai sistem pendataan keluar masuk surat yang terdapat di Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang dan dapat dijadikan referensi pada penelitian selanjutnya.

b. Bagi STMIK Raharja, Mengimplementasikan ilmu yang dipelajari dibangku kuliah kepadapermasalahan yang ada di Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

c. Bagi Kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang, Dapat membantu serta memudahkan petugas dalam melakukan pendataan, pencarian serta pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Dalam mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian, penulis menggunakan metode sebagai berikut :

Sumber-sumber data yang dibutuhkan dalam hubungannya dengan pengumpulan data dikelompokkan menjadi :

Analisa data merupakan salah satu langkah penting dalam rangka memperoleh temuan-temuan hasilpenelitian. Hal ini disebabkan, data akan menutun kita ke arah temuan ilmiah, bila di analisis dengan teknik-teknik yang tepat. Analisa sistem yang dilakukan pada penelitian ini adalah dengan menggunakan metode analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunites, Threats).

Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah UML (Unified Modelling Language) untuk menggambarkan rancangan sistem yang berjalan pada kantor Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang.

Dalam skripsi ini metode testing atau pengujian yang digunakan yaitu Black box Testing. Black Box Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software.

Untuk memenuhi lebih jelas laporan skripsi ini, maka penulis mengelompokan materi laporan ini menjadi beberapa sub dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

Contributors

Admin, Sinta Mariyani