RANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT

DI KANTOR KECAMATAN BATU CEPER

KOTA TANGERANG

SKRIPSI

Disusun Oleh :

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2014)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

RANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT

DI KANTOR KECAMATAN BATU CEPER

KOTA TANGERANG

Disusun Oleh :

Disahkan Oleh :

Tangerang, ..... 2014

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

RANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT

DI KANTOR KECAMATAN BATU CEPER

KOTA TANGERANG

Dibuat Oleh :

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang,.... 2014

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PENERAPAN PEDOMAN WIDURI UNTUK MENUNJANG

PENILAIAN SIDANG SKRIPSI DAN TUGAS AKHIR

PADA PERGURUAN TINGGI RAHARJA

Dibuat Oleh :

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2013/2014

Disetujui Penguji :

Tangerang, .... 2014

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

RANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT

DI KANTOR KECAMATAN BATU CEPER

KOTA TANGERANG

Disusun Oleh :

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, ..... 2014

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Pada setiap organisasi baik swasta maupun pemerintah memerlukan kegiatan kearsipan.Mengingat begitu pentingnya perananpengarsipan maka untuk melaksanakan tugas kearsipan dengan baik dan benar perludiusahakan peningkatan dan menyempurnakannya secara optimal sehingga dapatberfungsi dengan baik, dalam membantu untuk mencapai tujuan yang telahditetapkan. Ketersediaan data dan informasi yang lengkap dan tepat akan menjadisuatu kebutuhan pokok dalam suatu organisasi. Demikian halnya pada Kantor KecamatanBatu Ceper Kota Tangerang, arsip yang berfungsi sebagai penunjang kelancaranpelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat atau mengambil suatukeputusan secara tepat dalam menghadapi suatu masalah yang ada pada KantorKecamatan Batu Ceper Kota Tangerang, terutama dalam bagian umum yaitu masihsederhananya cara pengarsipan dan proses kegiatan surat secara meluas, sehinggadalam mengerjakan pekerjaan diperlukan waktu yang cukup lama. Data yangterdistribusi dibanyak tempat dan menggunakan banyak form akan mengakibatkandata akan sulit diolah dengan baik, baik mulai dari proses pemilahan datasampai dengan pelaporannya. Hal ini menjadi kendala disaat pimpinan membutuhkandokumen atau data perusahaan. Data yangsudah diperoleh melalui analisa dan pengembangan digambarkan dalam bentukUML dengan menggunakan software visual paradigm for UML 6.4. Dengan menggunakan metodelogiSDLC (System Development Life Cycle) dengan beberapa tahap prosespengembangan sistem diantaranya perencanaan, analisis, desain, implementasi danperawatan sistem serta diharapkan aplikasi yang dibangun tidak hanya dapatmembantu permasalahan sistem namun juga dapat juga memecahkan masalah yangterjadi dengan memberikan kemudahan-kemudahan dalam pengolahan surat sehingga sistemakan berjalan dengan lebih baik."

Kata kunci : arsip, surat, sdlc, kecamatan batu ceper kota tangerang, pengolahan, UML

ABSTRACT

At every public and private organizations require archival activities. Given the importance of archiving the archives to carry out the task properly needs to beincreased and perfected it so that it can optimally function well, in helpingto achieve the goals set. The availability of data and information that iscomplete and right will be a basic requirement in an organization. Similarly,at the District Office Batu Beper Tangerang City, archive that serves as asupport for the smooth implementation of the basic tasks or take the lead inmaking the right decisions in the face of a problem that exists in the districtoffices in the Batu Ceper city of Tangerang, especially in the general sectionthat is still simple way of archiving and process letters widespread activity,so that in doing the work required considerable time. The data are distributedin many places and uses many forms would be difficult to result in the dataprocessed, either starting from the process of sorting through the datareporting. This is an obstacle when leaders need documents or corporate data.The data that have been obtained through the analysis and development isdescribed in the form of UML by using visual software paradigm for UML 6.4. Byusing the methodology SDLC (System Development Life Cycle) with several stagesof the system development process including planning, analysis, design, implementationand maintenance of systems and applications are expected to be built not onlycan help the problems of system but also can also solve the problem thatoccurred with provide ease- ease in processing the letter so that the systemwill work better."

Keywords: archives, letters, SDLC, flat rock city districts Tangerang, processing, UML

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Laporan Skripsi ini.

Dalam penyusunan laporan skripsi ini penulis tentunya sangat menyadari adanya beberapa kekurangan. Baik dari segi materi maupun penulisan. Hal ini disebabkan karena keterbatasan kemampuan dan pengetahuan yang penulis miliki, sehingga penulis dengan senang hati menerima saran maupun kritik yang bersifat membangun dari yang lainnya.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak kantor Kecamatan Batu Ceper Kota Tangerang ataskesediaannya menerima penulis untuk melaksanakan Laporan Skripsi ini.

Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada pihak yang telah banyak membantu dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini,terutama kepada :

Dapat disadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannya. untuk itu kritik dan saran yang bersifat membangun akan penulis terima demi perbaikan dimasa yang akan datang.

Akhir kata, semoga laporan ini dapatbermanfaat bagi kami semua mahasiswa dan mahasiswi STMIK Raharja dan AMIK Raharja maupun para dosen yang membaca laporan ini khususnya.

DAFTAR SIMBOL

SIMBOL USE CASE DIAGRAM

SIMBOL CLASS DIAGRAM

SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

Pada setiap organisasi baik swasta maupun pemerintah memerlukan kegiatankearsipan. Mengingat begitu pentingnya peranan pengarsipan maka untuk melaksanakan tugas kearsipan dengan baik dan benar perlu diusahakan peningkatan dan menyempurnakannya secara optimal sehingga dapat berfungsi dengan baik, dalam membantu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ketersediaan data dan informasi yang lengkap dan tepat akan menjadi suatu kebutuhan pokok dalam suatu organisasi.

BadanPemerintahan Kearsipan di Kantor Kecamatan Batu Ceper Kota Tangerang adalahsalah satu unit kerja yang merupakan tempat untuk menyimpan, mengelola,mengumpulkan, dan mengatur. Bahan pustaka secara sistematis dan digunakan olehpemakai sebagai sumber untuk mencari data. Pengarsipan di kecamatan jugamerupakan sebuah ruang dimana didalamnya terdapat banyak perihal yang disusunberdasarkan sistem yang sudah ditetapkan.

Dalam setiap organisasi saat ini pun, diharuskan untuk memanfaatkan teknologi yang ada. Sebuah kinerja dapat dilihat dari sejauhmana organisasi itu bisa memaksimalkannya, agar bisa dapat berfungsi dengan sebagai mestinya, kemudahan-kemudahan yang juga bisa membantu user dalam pekerjaannya.

Demikian halnya padaKantor Kecamatan Batu Ceper Kota Tangerang, arsip berfungsi sebagai penunjangkelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat atau mengambilsuatu keputusan secara tepat dalam menghadapi suatu masalah yang ada padaKantor Kecamatan Batu Ceper Kota Tangerang, terutama dalam bagian umum yaitumasih sederhananya cara pengarsipan dan proses kegiatan surat secara meluas,sehingga dalam mengerjakan pekerjaan diperlukan waktu yang lama. Data yangterdistribusi dibanyak tempat dan menggunakan banyak form mengakibatkan datasulit diolah dengan baik, mulai dari proses pemilahan data sampai denganpelaporannya.

Dengan demikianpenulis membuat laporan E-Document ini menyimpan sistem pengolahan data yangada pada kantor Kecamatan Batu Ceper Kota Tangerang. Berdasarkan paparanyang telah dijelaskan di atas maka penulis mengambil Judul Skripsi dengan judul"RANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT DI KANTOR KECAMATAN BATU CEPER KOTA TANGERANG"

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut :

Agar dalam pembahasan ini menjadi lebih terarah danberjalan dengan sempurna, maka penulis akan membatasinya pada ruang lingkuppenelitian, yaitu : Karena akses di kecamatan sangat terbatas ,maka penulishanya menyajikan proses penyimpanan surat masuk dan surat keluar seperti suratketerangan kelahiran, surat keterangan kematian, surat keterangan domisili,surat keterangan pindah dan lain sebagainya.

Tujuan penelitian adalah urutan – urutan yang menguraikan secara lengkap maksud atau tujuan yang akan dicapai dari penelitian yang dilakukan.

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan adalah sebagaiberikut:

1. Metode Observasi

Adalahmetode yang dilakukan penulis untuk mendapatkan data sehingga diperolehpemahaman proses penelitian dengan cara mendatangi objek penelitian secaralangsung ke kantor Kecamatan Batuceper Kota Tangerang yang beralamat di Jl.Daan Mogot No.138,Tangerang.Pada metode observasi ini cara mendapatkan suatu data dengan jalan pengamatandan melaksanakan pencatatan-pencatatan secara sistematis dengan lebih mendetaillagi terhadap apa yang ingin diteliti, serta menyusun arsip yang ingindirapihkan secara rinci dengan mendata keseluruhan pengarsipan di kecamatan danbagaimana cara memberikan pelayanan yang baik.

2. Metode Wawancara (Interview)

Adalah suatu metode untuk mendapatkan data langsungkepada yang bersangkutan mengenai data suatu hal dengan cara wawancara atautanya jawab terhadap pihak – pihak yang terkait kepada Kasubag Umum yaitu Bapak Sutarno.

3. Studi Kepustakaan

Penelitian yang dilakukan untuk mendapatkan informasiyang terkait dengan permasalahan yang akan diteliti penulis mendapatkan datadengan cara membaca buku–buku atau literature–literatureyang ada dan melalui sumber–sumber dari kepustakaan yang berhubungan dengansistem kepustakaan, merangkum dan mengutip data sebagai acuan penulis

Analisa terhadap pengembangan sistem dilakukan dengan metode System Development Life Cycle (SDLC) dengan tahapan sebagai berikut:

1. Planning

Pada tahapan ini penulis membuatrencana awal termasuk time schedule yang melingkupi dalam penulisan laporan serta hasil yang di targetkan selama melakukan analisa ini.

2. Analysis

Analisa data merupakan hasil temuan yangsudah di teliti. Analisis sistem yang dilakukan penulis menggunakan: Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategisyang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses),peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyekatau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT(strengths, weaknesses, opportunities, dan threats).

3. Design

Perancangan yang di gunakan dalamskripsi ini menggunakan program Visual Paradigm for UML Enterprise Edition Ver.6.4 untuk menampilkan use case diagram, activity diagram, sequence diagram, danclass diagram yaitu pengembangan piranti lunak berbasis “objek oriented”, dalamhal pembuatan sistem ini peneliti menggunakan Macromedia Dreamweaver CS5sebagai penulisan listing program PHP dan MySQL sebagai database.

4. Implementation

Pada bagian ini sebuahaplikasi yang sudah disiapkan akan diimplementasikan ke sistem yang berjalandan melihat hasilnya. Dalam metode pengujian yang dipakai yaitu Black box Testing. Black-box testing adalah metode pengujian perangkat lunak yang tesfungsionalitas dari aplikasi yang bertentangan dengan struktur internal ataukerja.

5. Maintenance

Setelah aplikasiberhasil di implementasi dengan baik maka perawatan sistem tetap harusdijalankan agar sistem dapat terus dikembangkan.

Untuk memahami lebih jelas laporan ini, makamateri-materi yang tertera pada penelitian ini dikelompokkan menjadi beberapasub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I: PENDAHULUAN

Bab ini membahas antara lain yaitu latar belakang,rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian serta metodologiyang digunakan.

BAB II: LANDASAN TEORI

Bab ini berisikantentang definisi ilmu yang berkaitan dengan permasalahan pada penelitiantersebut, seperti landasan teori yang membahas tentang konsepdasar sistem, definisi sistem, karakteristik sistem,literaturereview serta membahas teori-teori pendukung lainnya pada laporan ini.

BAB III: ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab iniberisikan tentang gambaran umum Kantor kecamatan batu ceper kota tangerang,Sejarah singkat Kantor kecamatan batu ceper kota tangerang sertaanalisis sistem yang berjalan yang dapat digunakan dan diusulkan, seperti UML (Unified Modeling Language) yang meliputiUse Case Diagram, Sequence Diagram, Activity Diagram, Class Diagram, Elisitasi tahap I, II,III dan Draf Final.

BAB IV: PERANCANGAN SISTEM YANG DI USULKAN DAN DI IMPLEMENTASI

Pada bab ini berisikan tentang ide-ide prosedure yang baru, diagram rancangan sistem menggunakan UML (Use case diagram, Activity diagram,Sequence diagram dan State diagram), rancangan basis data menggunakan class diagram, rancangan prototype/tampilan, implementasi sistemyang diusulkan.

BAB V: PENUTUP

Bab ini berisikan tentang kesimpulan dan saran – saranyang diberikan penulis sebagai tindak lanjut yang diperlukan untuk melakukangeneralisasi perbaikan dimasa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

1. Definisi Sistem

Definisi sistem yang mempunyai beberapapandangan para ahli, yaitu:

Menurut Jogiyanto HM (2009:34)^[1], “Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”.

Menurut Yakub (2012:1)^[2], "Sistem informasi adalah sebuah jaringan yangbekerja dari prosedur yang berhubungan, terkumpul bersama untuk melakukan suatutujuan tertentu".

Menurut Mustakini (2009:34)^[1], memberikan definisi bahwa sebuah Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen “Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”.

2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem memiliki karakteristikatau sifat-sifat tertentu, yaitu:

Jogiyanto HM^[1]

a. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponenyang saling berinteraksi atau subsistem-subsistem.

b. Batasan Sistem

Daerah yang membatasi antara suatusistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan Luar Sistem

Contributors

Admin, Yanti Kurnia N