Pengguna:Hendi: Perbedaan revisi
(→Estimasi Biaya) |
(→Struktur Organisasi) |
||
Baris 1.348: | Baris 1.348: | ||
<div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify;text-indent: 0.5in"> | <div style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';text-align: justify;text-indent: 0.5in"> | ||
− | <p style="line-height: 2">Sebuah organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu sktruktur organisasi yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian dan penyatuan usaha untuk menunjukkan kerangka-kerangka hubungan diantara fungsi, bagian-bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab. Serta untuk menunjukkan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu | + | <p style="line-height: 2">Sebuah organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu sktruktur organisasi yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian dan penyatuan usaha untuk menunjukkan kerangka-kerangka hubungan diantara fungsi, bagian-bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab. Serta untuk menunjukkan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu organisasi. Sama halnya dengan Satuan Kerja Khusus Pelaksanaan Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi (SKK Migas) khususnya Divisi Pengelolaan Rantai Suplai yang mempunyai struktur organisasi manajemen sebagai berikut :</P></div> |
<div align="center"><img width="450" height="250" style="margin:0px" src="https://lh3.googleusercontent.com/-v5jC8YEd7Dg/WKdEl5YHgPI/AAAAAAAAAAw/VG8zV8_JRcsMnEEs4CbG5kfkRUNAiqy3QCJoC/w1506-h693-p/struktur_organisasi_prs.jpg"/></div> | <div align="center"><img width="450" height="250" style="margin:0px" src="https://lh3.googleusercontent.com/-v5jC8YEd7Dg/WKdEl5YHgPI/AAAAAAAAAAw/VG8zV8_JRcsMnEEs4CbG5kfkRUNAiqy3QCJoC/w1506-h693-p/struktur_organisasi_prs.jpg"/></div> |
Revisi per 25 Februari 2017 18.58
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK
PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI
SKK MIGAS
Disusun Oleh :
NIM |
: 1211473844
|
NAMA |
JURUSAN SISTEM INFORMASI
KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
TANGERANG
2016/2017
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK
PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI
SKK MIGAS
Disusun Oleh :
NIM |
: 1211473844
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Disahkan Oleh :
Tangerang, Januari 2017
Ketua |
Kepala Jurusan
| ||||
STMIK RAHARJA |
Jurusan Sistem Informasi
| ||||
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I) |
(Nur Azizah, M.Akt, M.Kom)
| ||||
NIP : 000594 |
NIP : 078010
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK
PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI
SKK MIGAS
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1211473844
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Sistem Informasi Manajemen
Disetujui Oleh :
Tangerang, Januari 2017
Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
(Nasril Sany, S.Kom) |
(Mulyati, S.E., M.M., M.Pd.)
| ||
NID : 08190 |
NID : 11003
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK
PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI
SKK MIGAS
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1211473844
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian
Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Tahun Akademik 2016/2017
Disetujui Penguji :
Tangerang, Januari 2017
Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
(_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
NID : |
NID : |
NID :
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK
PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI
SKK MIGAS
Saya yang bertanda tangan dibawah ini,
NIM |
: 1211473844
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, Januari 2017
NIM : 1211473844
|
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKS
Pengelolaan surat dalam suatu organisasi memegang peranan penting dalam proses administrasi. Dalam hal ini sistem tata persuratan menjadi salah satu faktor yang berpengaruh dalam pengelolaan surat pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas, sehingga sangat diharapkan proses pengelolaan surat dapat dilakukan dengan lebih baik, cepat, dan mudah. Dengan adanya sistem informasi surat masuk dapat mengurangi penggunaan waktu yang cukup lama dalam pengarsipan surat dan disposisi, mengurangi penggunaan kertas, memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mempercepat proses pencarian surat, memudahkan pengontrolan disposisi surat, serta mudah dalam penggunaan. Perancangan sistem informasi ini juga memudahkan proses komunikasi data antar bagian serta pembuatan laporan yang selalu diupdate dan bisa dilihat berdasarkan laporan bulanan maupun tahunan. Perancangan sistem informasi surat masuk ini dibuat dengan menggunakan tools seperti PHPMyAdmin, MySQL sebagai database dan Xampp sebagai servernya. Hasil dari penelitian ini adalah Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas, dan dapat disimpulkan bahwa dalam perancangan sistem informasi ini memberikan banyak kemudahan dalam proses pengelolaan surat.
Kata Kunci: Sistem Informasi Surat Masuk, PHPMyAdmin, MySQL, Xampp Server
ABSTRACT
Mail management in an organization has important role in administration process. In this case, mail management system became one of the influence factors in mail management SKK Migas, Supply Chain Management Division. So it would be expected to be better, faster and easier to do. With the information system of registration letters, it could be less time in archiving and dispositioning, less papers, minimize the possibility of errors in recording, speed up the process of finding a letter, permits control of the disposition of the letter, and easy to use. This information system design also eases the process of data communication between departments and preparing report which always updated and can checking by monthly reports or annual reports. This information system design were build by using tools such as PHPMyAdmin, MySQL as database and Xampp as the server. The result of this research is designing mail management information system for incoming letters at SKK Migas, Supply Chain Management Division, and can be concluded that this information system design provides many use in processing mail management.
Keywords: Information System of Registration Letters, PHPMyAdmin, MySQL, Xampp Server
Puji syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini yang penulis sajikan dalam buku yang sederhana. Adapun judul penulisan Skripsi ini yang diambil adalah “Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas”. Tujuan penulisan Skripsi ini merupakan salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja, Cikokol Tangerang. Sebagai bahan penulisan, penulis mengambil data berdasarkan hasil observasi, wawancara, survei serta studi pustaka yang mendukung penulisan ini. Dalam penyusunan Skripsi ini, penulis banyak dibantu oleh berbagai pihak, baik berupa dorongan moril maupun materil, serta bimbingan dan semangat yang diberikan kepada penulis. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan semua pihak, maka penulis tidak akan dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Skripsi ini, antara lain :
1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I., selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja,
2. Bapak Drs. Po. Abas Sunarya, M.Si., selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
3. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik Perguruan Tinggi Raharja.
4. Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
5. Bapak Nasril Sany, S.Kom selaku Dosen Pembimbing I Skripsi.
6. Ibu Mulyati, SE.,MM.,M.Kom selaku Dosen Pembimbing II Skripsi.
7. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
8. Kedua orang tua, dan saudara keluarga yang telah memberikan dukungan, baik moril, materil maupun doa untuk keberhasilan kepada penulis.
9. Mulia Hartati dan Mikhaila Faza Alfatunisa selaku istri dan anak tercinta yang selalu memberikan dukungan, doa dan semangat kepada penulis.
10. Rekan-rekan satu angkatan di Perguruan Tinggi Raharja.
11. Pimpinan, Pekerja, dan rekan-rekan Penunjang di Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas yang telah memberikan dukungan kepada penulis.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Skripsi ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.
Tangerang, Januari 2017 | |
Daftar isi
- 1 BAB I
- 2 BAB II
- 2.1 Teori Umum
- 2.2 Teori Khusus
- 2.3 Teori Khusus
- 3 BAB III
- 4 BAB IV
- 4.1 Rancangan Sistem Usulan
- 4.1.1 Prosedur Sistem Usulan
- 4.1.2 Use Case Diagram Sistem yang Diusulkan
- 4.1.3 Activity Diagram Sistem yang Diusulkan
- 4.1.4 Sequence Diagram Sistem yang Diusulkan
- 4.1.5 Rancangan Basis Data
- 4.1.6 Rancangan Class Diagram
- 4.1.7 Perbedaan Prosedur Antara Sistem yang Berjalan dan Sistem Usulan
- 4.1.8 Spesifikasi Basis Data
- 4.2 Sistem yang Diusulkan
- 4.2.1 Prototype Layar Menu Login
- 4.2.2 Prototype Halaman Input Surat Masuk
- 4.2.3 Prototype Tabel Surat Masuk
- 4.2.4 Prototype Disposisi Kepala Divisi
- 4.2.5 Prototype Disposisi Kepala Dinas
- 4.2.6 Prototype Disposisi Kepala Kasubdinas
- 4.2.7 Prototype Catatan Staf
- 4.2.8 Prototype Daftar Pegawai
- 4.2.9 Prototype Menu Pencarian
- 4.2.10 Prototype Rekapitulasi
- 4.2.11 Tampilan Menu Login
- 4.2.12 Tampilan Halaman Input Surat Masuk
- 4.2.13 Tampilan Tabel Surat Masuk
- 4.2.14 Tampilan Disposisi Kepala Divisi
- 4.2.15 Tampilan Disposisi Kepala Dinas
- 4.2.16 Tampilan Disposisi Kepala Subdinas
- 4.2.17 Tampilan Catatan Staf
- 4.2.18 Tampilan Daftar Pegawai
- 4.2.19 Tampilan Menu Pencarian
- 4.2.20 Tampilan Rekapitulasi
- 4.3 Konfigurasi Sistem
- 4.4 Testing
- 4.5 Evaluasi
- 4.6 Schedule Implementasi
- 4.7 Estimasi Biaya
- 4.1 Rancangan Sistem Usulan
- 5 BAB V
- 6 Daftar Pustaka
- 7 DAFTAR LAMPIRAN
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM
Simbol Class Diagram
DAFTAR TABEL
Table 3.1 Analisis SWOT
Table 3.2 Elisitasi Tahap I
Tabel 3.3 Elisitasi Tahap II
Tabel 3.4 Elisitasi Tahap III
Tabel 3.5 Final Draft Elisitasi
Tabel 4.1 Tabel Form Input Surat Masuk
Tabel 4.2 Tabel Admin
Tabel 4.3 Tabel Disposisi
Tabel 4.4 Tabel Pegawai
Tabel 4.5 Schedule Implementasi
Tabel 4.6 Estimasi Biaya
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Divisi Pengelolaan Rantai Suplai
Gambar 3.2 Use Case Diagram
Gambar 3.3 Activity Diagram
Gambar 3.4 Sequence Diagram
Gambar 4.1 Use Case Diagram yang Diusulkan
Gambar 4.2 Activity Diagram yang Diusulkan
Gambar 4.3 Sequence Diagram yang Diusulkan
Gambar 4.4 Class Diagram yang Diusulkan
Gambar 4.5 Prototype Layar Menu Login
Gambar 4.6 Prototype Halaman Input Surat Masuk
Gambar 4.7 Prototype Tabel Surat Masuk
Gambar 4.8 Prototype Disposisi Kepala Divisi
Gambar 4.9 Prototype Disposisi Kepala Dinas
Gambar 4.10 Prototype Disposisi Kepala Subdinas
Gambar 4.11 Prototype Disposisi Catatan Staf
Gambar 4.12 Prototype Daftar Pegawai
Gambar 4.13 Prototype Menu Pencarian
Gambar 4.14 Prototype Laporan / Rekapitulasi
Gambar 4.15 Tampilan Layar Menu Login
Gambar 4.16 Tampilan Halaman Input Surat Masuk
Gambar 4.17 Tampilan Tabel Surat Masuk
Gambar 4.18 Tampilan Disposisi Kepala Divisi
Gambar 4.19 Tampilan Disposisi Kepala Dinas
Gambar 4.20 Tampilan Disposisi Kepala Subdinas
Gambar 4.21 Tampilan Disposisi Catatan Staf
Gambar 4.22 Tampilan Daftar Pegawai
Gambar 4.23 Tampilan Menu Pencarian
Gambar 4.24 Tampilan Laporan / Rekapotulasi
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Di era yang semakin maju menuntut manusia untuk menciptakan teknologi yang makin canggih, praktis, efektif, dan efisiensi. Begitu pula dalam kemajuan teknologi disektor pemerintah dan swasta untuk dapat mengolah manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Dalam sebuah perusahaan arsip digunakan untuk membantu dalam penyediaan informasi. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi perusahaan, maka beradaan arsip di sebuah perusahaan benar-benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil di dalam perusahaan. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Sistem Penyimpanan arsip dikatakan baik apabila waktu arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali.
Pada saat ini, beberapa instansi pemerintahan masih menggunakan sistem manual dalam menyelesaikan dan mempermudah pekerjaan. Salah satunya pada kantor Satuan Kerja Khusus Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi (SKK Migas) khususnya pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai yang masih menggunakan sistem manual dalam proses kearsipan yang meliputi pendataan surat masuk.
Pengarsiapan surat masuk yang dikelola oleh petugas loket pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai sangat sulit dicari jika dibutuhkan. Untuk pengarsipan petugas loket mencatat surat masuk dalam bentuk Microsoft Excel yang suatu saat masih bisa diubah atau diganti isi dari data tersebut sehingga data tidak lagi akurat dan menjadikan sistem pencarian data belum optimal.
Berdasarkan permasalahan yang sudah dijelaskan di atas maka penulis mengambil judul “Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas”.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai dan hasil observasi yang dilakukan oleh penulis mengangkat berbagai masalah yang ada dalam loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai di antaranya :
- Bagaimana sistem pendataan surat masuk pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai berjalan saat ini?
- Apakah sistem pendataan surat masuk pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai mempunyai tempat penyimpanan data sehingga tidak akan terjadi kehilangan data?
- Bagaimana membuat sistem pendataan surat masuk yang dapat membantu pekerjaan pegawai dalam mendata surat masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai?
Ruang Lingkup
Untuk membatasi ruang lingkup penelitian ini, maka penelitian ini hanya membahas seputar pendataan surat masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai dengan alur sebagai berikut:
- Petugas Loket
- Sekretaris
- Kepala Divisi
- Kepala Dinas
- Kepala Subdinas
- Staf
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu :
- Tujuan Operasional
- Untuk mengetahui sistem informasi pendataan surat masuk yang berjalan saat ini pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai.
- Agar tersedia sistem yang dapat menyimpan data surat masuk sehingga data tersebut dapat dikelola dengan baik.
- Untuk dapat membantu pekerjaan pegawai dalam mendata surat masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai.
- Untuk mengetahui sistem informasi pendataan surat masuk yang berjalan saat ini pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai.
- Tujuan Fungsional
Untuk meningkatkan kinerja sistem pendataan surat masuk menjadi lebih baik, perancangan ini diharapkan dapat dijadikan bahan acuan dalam mengambil suatu keputusan oleh Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas. - Tujuan Individual
Untuk menambah pengetahuan dan wawasan penulis untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja.
Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat mempunyai berbagai manfaat, antara lain sebagai berikut:
- Menambah pengetahuan bagi penulis mengenai pendataan surat masuk yang terdapat pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai.
- Menciptakan efektifitas serta efisiensi kinerja pegawai Divisi Pengelolaan Rantai Suplai.
Metode Penelitian
Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian tersebut maka, penulis mengumpulkan beberapat metode sebagai berikut :
Metode Pengumpulan Data
- Metode Observasi (Pengamatan)
Pada metode ini penulis melakukan pengamatan langsung ke tempat dilakukannya suatu penelitian yaitu pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas yang beralamat di Gedung Wisma Mulia, Jalan Jenderal Gatot Subroto No. 42, Jakarta Selatan serta menganalisis terhadap unsur-unsur yang diteliti secara sistematis. - Metode Wawancara
Metode di mana peneliti memberikan pertanyaan kepada pihak-pihak yang terkait yaitu kepada Bapak Djoko Budiyanto selaku Kepala Subdinas Pengadaan 1B tentang permasalahan yang ada, dengan melakukan tanya jawab terhadap pihak-pihak yang terkait tersebut untuk mendapatkan data. - Metode Studi Pustaka
Selain melakukan observasi penulis juga melakukan pencarian data dengan cara studi pustaka dalam metode ini penulis berusaha untuk melengkapi data-data yang diperoleh dengan membaca dan mempelajari dari buku-buku dan data-data yang relevan dalam pemilihan judul yang penulis ajukan. Buku serta data tersebut digunakan penulis untuk membantu penganalisaan dan perancangan yang dilakukan.
Metode Analisis Sistem
Metode dalam penelitian ini menggunakan analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunity, Threats). Analisis SWOT ini merupakan metode yang digunakan untuk melihat kondisi perusahaan baik internal maupun eksternal yang kemudian dijadikan indicator untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman terhadap perusahaan sehingga dapat membantu manajer dalam pembuatan keputusan (strategi pelayanan). Selain itu metode elisitasi digunakan untuk menentukan sub-menu dari sistem yang akan dirancang.
Metode Perancangan
- Rancangan Model
Di dalam perancangan ini, mengusulkan metode SDLC dengan menggunakan rancangan model berorientasi objek dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language). - Pemrograman
Pemrograman yang digunakan adalah PHP, dimana PHP ini merupakan bahasa yang dikembangkan untuk Aplikasi web. - Database
Database yang digunakan adalah MySQL. MySQL merupakan sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (database management system).
Metode Pengujian
Dalam Skripsi ini metode pengujian yang digunakan adalah Black Box Testing. Black Box Testing merupakan metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Oleh karena itu, uji coba Black Box memungkinkan Pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian Black Box berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa katagori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi dan terminasi.
Sistematika Penulisan
Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Skripsi ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini merupakan pendahuluan yang akan membahas latar belakang masalah, rumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang definisi-definisi, penjelasan dan uraian secara teoritis yang menguraikan penelitian-penelitian mengenai definisi ilmu yang berkaitan dengan penyusunan Skripsi.
BAB III PEMBAHASAN DAN ANALISA MASALAH
Bab ini berisi tentang gambaran umum, sejarah berdirinya, struktur organisasi, tugas dan wewenang, tata laksana sistem yang berjalan, serta membahas konfigurasi sistem yang digunakan untuk pendataan surat masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas.
BAB IV PERANCANGAN SISTEM DAN IMPLEMENTASI
Bab ini menjelaskan analisa sistem yang diusulkan dengan menggunakan flowchart dan mind map dari sistem yang diimplementasikan, serta pembahasan secara detail final elisitasi yang ada dibab sebelumnya, dijabarkan secara satu persatu dengan menerapkan konsep sesudah adanya sistem yang diusulkan.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran hasil penelitian Skripsi sebagai tindak lanjut yang diperlukan untuk melakukan generalisasi perbaikan di masa yang akan datang.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB II
LANDASAN TEORI
Teori Umum
Konsep Dasar Perancangan Sistem
Definisi Perancangan Sistem
Menurut Siti Aisyah dan Nawang Kalbuana dalam jurnal CCIT (2011:203)[1], “Pada metode analisa sistem dan perancangan yang menggunakan metode yang dikenal dengan nama System Develoment Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan metodelogi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan dari usaha analisa dan desain”.
Menurut Verzello atau John Reuter III dalam Darmawan (2013:227)[2], “Perancangan Sistem adalah tahap setelah analisa dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi: “menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk”.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa perancangan sistem adalah proses dan tahapan penentuan dari sebuah sistem baru atau pengembangan sistem.
Tahap-tahap Perancangan Sistem
Menurut Al Jufri (2013:141), langkah-langkah tahap perancangan sistem yaitu:
- Menyiapkan rancangan sistem yang terinci
- Diagram arus data (data flow diagram)
- Diagram hubungan entitas (entity relathionship diagram)
- Kamus data (data dictionary)
- Flowchart
- Modul hubungan objek
- Spesifikasi kelas
- Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigursi sistem
- Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
- Memilih konfigurasi terbaik
- Menyiapkan usulan penerapan
- Menyetujui atau menolak penerapan sistem
Analis bekerjasama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang dijelaskan dengan modul teknis. Beberapa alat memudahkan analis untuk menyiapkan dokumentasi secara top down, dimulai dengan gambaran besar dan secara bertahap mengarah lebih rinci. Pendekatan top down ini merupakan ciri rancangan terstruktur (structured design), yaitu rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat subsistem. Alat-alat dokumentasi yang popular yaitu:
Analis mengidentifikasikan konfigurasi, bukan merek atau model peralatan komputer yang akan memberikan hasil yang terbaik bagi sistem dalam menyelesaikan pemrosesan.
Analis bekerjasama dengan manager mengevaluasi berbagai alternatif. Alternatif yang dipilih adalah alternatif yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada.
Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai analis membuat rekomendasi kepada manager untuk disetujui. Bila manager menyetujui konfigurasi tersebut, persetujuan selanjutnya dilakukan oleh MIS.
Analis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya.
Keputusan untuk terus pada tahap penerapan sangatlah penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang terlibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, maka penerapan akan disetujui.
Tujuan Perancangan Sistem
Menurut Darmawan (2013:228)[2], tahap perancangan atau desain sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu untuk:
- Memenuhi kebutuhan pemakai sistem.
- Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap pada pemograman komputer dan ahli-ahli teknis yang terlibat (lebih condong pada desain sistem yang terperinci).
Kedua tujuan ini lebih berfokus pada rancangan atau desain sistem yang terinci yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap yang nantinya digunakan untuk pembuatan program komputernya.
Implementasi Sistem
Menurut Murad dkk dalam Jurnal CCIT Vol-4 (2013:52)[3], mendefinisikan “Tahap ini merupakan tahapan dalam pengimplementasikan sistem yang sudah dirancang dan dilakukan pengujian secara unit, agar dapat mengetahui kesalahan-kesalahan yang terdapat dalam sistem dan segera dilakukan perbaikan”, sedangkan menurut Tata Sutabri (2012:229)[4], mendefinisikan “Setelah sistem dianalisis dan dirangcang dengan menggunakan teknologi yang sudah diseleksi dan dipilih maka tiba saatnya bagi sistem tersebut untuk diimplementasikan”. Adapun tujuan utama dari tahap implementasi sistem ini adalah sebagai berikut:
- Pengkajian mengenai rangkaian sistem, perangkat lunak, dan perangkat keras dalam bentuk sistem jaringan informasi terpusat agar dapat diperoleh sebuah bangunan atau arsitektur sistem informasi.
- Melakukan uji coba perangkat lunak sistem sebagai pengolah data sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.
Konsep Dasar Sistem
Definisi Sistem
Suatu sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem terdapat beberapa pandangan menurut para ahli, diantaranya:
Menurut Tata Sutabri (2012:16)[4], mendefinisikan “suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain, dan terpadu”.
Menurut Gordon B. Davis dalam buku Tata Sutabri (2012:17)[4], menyatakan “sistem bisa berupa abstrak atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling bergantung. Sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan”.
Sementara, menurut Churchman dalam Rochmawati Daud (2014:18)[5], sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan saling berpengaruh satu sama lain yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan tertentu.
Karakteristik Sistem
Menurut Tata Sutabri (2012:20)[4], Model umum sebuah sistem adalah input, process, output, hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.
Selain itu, sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :
- Komponen Sistem (Components)
- Batasan Sistem (Boundary)
- Lingkugan Luar Sistem (Environment)
- Penghubung Sistem (Interface)
- Masukan Sistem (Input)
- Keluaran Sistem (Output)
- Pengolahan Sistem (Proses)
- Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem, setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan, suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut “supra sistem”.
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara, lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem atau interface, penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistemlain melalui penghubung tersebut, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal Input). Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi, informasi ini dapat digunakan sebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal yang menjadi input bagi subsistem lain.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic, jika suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
Klasifikasi Sistem
Menurut Tata Sutabri (2012:22)[4], sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang di antaranya:
- Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
- Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
- Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik
- Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu suatu sistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhan; sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia, dan lain sebagainya.
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut dengan human machine sistem. Sistem informasi berbasis komputer merupaksan contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung unsur probabilitas.
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.
Konsep Dasar Informasi
Definisi Informasi
Menurut Tata Sutabri (2012:29)[4], “Teori informasi lebih tepat disebut sebagai teori matematis dan komunikasi, sumber informasi adalah data”. Informasi adalah sebuah istilah yang tepat dalam pemakaian umum, mengenai data mentah, data tersusun, kapasitas sebuah saluran komunikasi, dan lain sebagainya. Informasi juga mencakup mengenai data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
Menurut Sutarman (2012:14)[6], ”Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima”.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan, maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah sehingga mempunyai arti untuk dapat digunakan dalam membuat keputusan.
Komponen Sistem Informasi
Menurut Tata Sutabri (2012:47)[4], “Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok terknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran”.
Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Berikut adalah penjelasan dari komponen sistem informasi, yaitu :
- Blok masukan (input block)
- Blok model (model block)
- Blok keluaran (output block)
- Blok teknologi (technology block)
- Blok Basis Data (database block)
- Blok kendali (control block)
Input mewakili data yang masuk kedalam suatu sistem informasi, input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
Teknologi merupakan kontak alat dari pekerjaan sistem informasi, teknologi yang digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem keseluruhan.
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.
Agar sistem informasi dapat berjalan sesuai apa yang diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian-pengendalian didalamnya. Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
Tujuan Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto H.M. (2010:13)[7], tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi (Information) dari bentuk data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya.
- Kegunaan (Usefulness)
- Ekonomi (Economic)
- Keandalan (Realibility)
- Pelayanan Langganan (Customer Service)
- Kesederhanaan (Simplicity)
- Fleksibilitas (Fleksibility)
Sistem harus menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi di dalam organisasi.
Semua komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengendalian, mesin-mesin harus menyumbang suatu nilai manfaat sebesar biaya yang dibutuhkan.
Keluaran sistem harus mempunyai tingkatan ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir atau saat komponen mesin tidak beroperasi secara temporer.
Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik atau ramah kepada para pelanggan. Sehingga sistem tersebut dapat diminati oleh para pelanggannya.
Sistem harus cukup sederhana sehingga terstruktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya mudah diikuti.
Sistem harus cukup fleksibel untuk menangani perubahan-perubahan yang terjadi, kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi.
Manfaat Sistem Informasi
- Organisasi Menggunakan Sistem informasi untuk mengolah transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.
- Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening Koran dan transaksi.
- Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
Konsep Dasar Analisis SWOT (Strenghts Weakness Opportunities Threats)
Analisis SWOT
Menurut Freddy Rangkuti (2011:64)[8], “SWOT adalah analisis dengan menggabungkan berbagai indikator yang terdapat dalam kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman”.
Menurut Suyatno Risza (2010:174)[9], “SWOT adalah suatu penelaahan yang dimulai dengan pemantauan perubahan lingkungan baik di dalam maupun di luar perusahaan sehingga kita dapat memahami gambaran yang tepat tentang keadaan perusahaan yang sebenarnya”.
Dari kedua definisi di atas, maka dapat disimpulkan SWOT adalah gabungan indikator yang dimulai dengan pemantauan perubahan lingkungan baik eksternal maupun internal sehingga dapat memahami keadaan perusahaan yang kondusif.
Tipe-tipe Strategi SWOT
Menurut Freddy Rangkuti (2011:64)[8], “Matriks Threats–Opportunitie–Weakness–Strenghts (TOWS) merupakan penggabungan berbagai indikator untuk membantu manajer mengembangkan yang terdapat empat tipe strategi: kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Model penggabungannya menggunakan TOWS Matriks. Namun tidak semua rencana strategi yang disusun dari TOWS Matriks ini digunakan seluruhnya. Strategi yang di pilih adalah strategi yang dapat memecahkan isu strategi perusahaan”.
Tujuan Analisis SWOT
“Analisis SWOT digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dari bisnis yang dilakukan oleh organisasi”.
Teori Khusus
Konsep Dasar Surat
Definisi Surat
Menurut Basir Barthos (2013:36) dalam penelitian Sinta Mariyani (2014)[10], “Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari suatu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta”.
Sedangkan menurut Lamuddin dalam penelitian Astri Oktania (2014;17)[11], surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis jika dilihat dari sisi pemakaiannya surat dapat digolongkan menjadi 4 macam yaitu surat dinas, surat niaga, surat social, surat pribadi.
- Surat Masuk
- Surat Keluar
- Pendistribusian Surat
Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan.
Seperti halnya surat masuk maka pengelolaan surat keluar dilakukan oleh bagian tata usaha atau sekretariat. Artinya, bagian tata usaha lah yang berhak mengolah,memeriksa, menyerahkan pada pimpinan untuk ditandatangani, sekaligus mengirimkannya kepada instansi lain.
Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh staf bagian pengiriman surat pada bagian Tata Usaha. Setelah surat ditandatangani oleh pimpinan, surat dicatat dalam sebuah buku agenda surat keluar.
Fungsi Surat
Ada beberapa fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai berikut:
- Sebagai alat komunikasi.
- Sebagai alat untuk menyampaikan informasi, baik pemberitahuan, pernyataan, permohonan, laporan, maupun perintah.
- Sebagai pedoman kerja.
- Sebagai bukti sejarah dan kegiatan.
- Sebagai alat pengingat.
- Sebagai wakil atau duta.
Bagian-Bagian Surat
Secara umum surat memiliki susunan sebagai berikut:
- Kepala Surat (surat resmi)
- Nomor surat, perihal, dan lampiran (surat resmi)
- Tanggal, bulan, dan tahun penulisan surat
- Sebagai bukti sejarah dan kegiatan.
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Kalimat pembuka
- Isi surat
- Kalimat penutup
- Salam penutup
- Tanda tangan
- Nama pengirim
- Cap atau stempel (surat resmi)
- Tembusan atau cc (surat resmi)
Definisi Surat Masuk
Menurut Basir Barthos (2013:37), “Surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain”.
Surat masuk juga bisa didefinisikan sebagai semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi atau pihak lain untuk disampaikan ke pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun tulisan dinas itu sendiri. Untuk memudahkan pengawasan maupun pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberikan wewenang melaksanakan tugas tersebut (buku ekspedisi).
Aplikasi Pendukung (Application System)
Konsep Dasar UML (Unified Modeling Language)
- Definisi UML (Unified Modeling Language)
- Jenis-Jenis UML (Unified Modeling Language)
- Use Case Diagram
Menurut Murad dkk dalam jurnal CCIT Vol.7 (2013:57)[3], “Diagram Use Case adalah diagram yang bersifat status yang memperlihatkan himpunan use case danaktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini memiliki 2 fungsi, yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem dan menyatakan sifat sistem dari sudut pandang user”.
- Activity Diagram
Menurut Murad dkk dalam jurnal CCIT Vol.7 (2013:53)[3], “Activity diagram merupakan diagram yang bersifat dinamis. Activity diagram adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untuk menganalisa proses”.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa activity diagram dibuat berdasarkan use case diagram yang telah dibuat, maka dapat digambarkan activity diagram yang menggambarkan alur kerja untuk setiap use case.
- Sequence Diagram
Diagram ini bersifat dinamis yang menekankan pada pengiriman pesan (message) dalam suatu waktu tertentu.
Menurut Adi Nugroho (2010:42)[14], sequence diagram memplihatkan interaksi sebagai diagram dua matra (dimensi). Matra vertikal adalah sumbu waktu sedang kan matra horizontal memperlihatkan peran pengklasifikasi yang mempresentasikan objek–objek mandiri yang terlibat dalam kolaborasi. Dalam sequence diagram sering disebut garis waktu (lifeline). Selama aktivasi pada prosedur pada objek aktif, garis waktu digambarkan sebagai garis ganda.
- Class Diagram
Menurut Wijayanto (2013:33)[15], “Class diagram dibuat berdasarkan use case diagram dan activity diagram yang telah dibuat, maka dapat diperoleh kelas-kelas yang digunakan dalam sistem”.
- State Chart Diagram
Menurut Henderi dkk (2010:6)[16], State Chart Diagram digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek dari satu state ke state yang lain.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa class diagram memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek.
Menurut Prabowo Pudjo Widodo dan Herawati dalam Jurnal CCIT Vol 7 No. 1, September 2013:99 (Sudaryono, Diah Aryani, Ahmad Fatwa Awaludin)[12], ketika membuat model menggunakan konsep UML ada aturan-aturan yang harus diikuti. Bagaimana elemen pada model-model yang dibuat berhubungan satu dengan yang lainnya harus mengikuti standar yang ada. UML bukan hanya sekedar diagram tetapi juga menceritakan konteksnya.
Menurut Adi Nugroho dalam Esa Wijayanti (2014:22)[13], ”UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).” Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.
Berdasarkan beberapa pendapat di atas maka dapat disimpulkan UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan yang digunakan untuk merancang, mendokumentasikan sebuah sistem perangkat lunak.
Xampp
Menurut Heni Puspitasari A (2011:1)[17], “xampp adalah sebuah softwarewebserver apache yang didalamnya sudah tersedia database server mysql dan support php programming. xampp merupakan software yang mudah digunakan gratis dan mendukung instalasi dilinux dan windows. Keuntungan lainya adalah cuma menginstal 1 kali sudah tersedia apache web server, mysql database server, php support (php4 dan php5) dan beberapa modul lainya hanya bedanya kalau versi windows selalu dalam bentuk instalasi grafis dan yang linux dalam bentuk file terkompresi tar.gz. kelebihan lain yang berbeda dari versi untuk windows adalah memeliki fitur untuk mengaktifkan sebuah server secara grafis, sedangkan linux masih berupa perintah-perintah didalam console. oleh karena itu versi untuk linux sulit untuk dioperasikan.”.
MySQL
Menurut Budi Raharjo (2011:21)[18], “MySQL merupakan RDBMS (atau server database) yang mengelola database dengan cepat menampung dalam jumlah sangat besar dan dapat di akses oleh banyak user”.
Menurut Arief (2011:152)[19], “MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengolahan datanya”.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa MySQL adalah suatu software atau program yang digunakan untuk membuat sebuah database yang bersifat open source.
Elisitasi
Definisi Elisitasi
Menurut Suryo Guritno dkk (2010:302)[20], “Elisitasi (elicitation) berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi”.
Menurut Adi Nugroho (2010:10)[14], Akuisisi informasi dari seseorang atau kelompok dengan cara yang tidak mengungkapkan maksud dari wawancara atau percakapan. Sebuah teknik pengumpulan intelijen sumber manusia, umumnya terbuka.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa elisitasi adalah usulan rancangan sistem baru yang diinginkan.
Jenis-Jenis Elisitasi
Menurut Suryo Guritno dkk. (2010:302)[20], Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap, yaitu :
- Elisitasi Tahap I
Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.
- Elisitasi Tahap II
Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi untuk dieksekusi.
- Elisitasi Tahap III
Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE.
- Final Draft Elisitasi
Final draft merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.
Konsep Dasar Literature Review
Definisi Literature Review
Menurut Mulyandi dalam penelitian Nina Rahayu (2014:49)[21], “Penelitian sebelumnya (literature review) merupakan survey literature tentang penemuan-penemuan yang di lakukan oleh peneliti sebelumnya (empirical fiding) yang berhubungan dengan topik penelitian”.
Dalam upaya perlu dilakukan studi pustaka sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang akan dilakukan. Diantaranya adalah mengidentifikasikan kesenjangan (identifygaps), menghindari pembuatan ulang (reinventing the wheel), mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan, serta mengetahui orang lain yang spesialisasi dan area penelitian yang sama dibidang ini.
Tujuan Literature Review
- Untuk mendapatkan landasan teori yang bisa mendukung pemecahan masalah yang sedang diteliti.
- Teori yang didapatkan merupakan langkah awal agar peneliti dapat lebih memahami permasalahan yang sedang diteliti dengan benar sesuai dengan kerangka berpikir ilmiah.
Manfaat Literature Review
- Mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps) dari penelitian ini.
- Menghindari membuat ulang (reinventing the wheel) sehingga banyak menghemat waktu dan juga menghindari kesalahan-kesalahan yang pernah dilakukan oleh orang lain.
- Mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan dan yang relevant terhadap penelitian ini.
- Meneruskan apa yang penelitian sebelumnya telah capai sehingga dengan adanya studi pustaka ini, penelitian yang akan dilakukan dapat membangun di atas platform dari pengetahuan atau ide yang sudah ada.
- Untuk mengetahui orang lain yang spesialis dan mengerjakan di area penelitian yang sama, sehingga dapat terjaring dalam komunitas yang dapat memberi kontribusi sumber daya yang berharga.
Teori Khusus
Berikut ini adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam Skripsi ini, antara lain :
- Penelitian yang dilakukan oleh Mira Sri Mulyowati (2013)[22]
Penelitian yang dilakukan oleh Mira Sri Mulyowati, ”Aplikasi Pengelolaan Arsip Surat di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Pekalongan Berbasis Internet”. Aplikasi ini dikembangkan dengan menggunakan metodologi Model Waterfall, tahapannya sebagai berikut : Tahap Analisa dan Pengumpulan Data, Tahap Sistem dan Software Desain, Tahap Implementasi dan Unit Pengujian, Tahap Integrasi dan Pengujian Sistem. Tahapan tersebut menggunakan alat - alat pengembangan sistem, antara lain : Unified Modelling Language (UML), Perancangan Basis Data (Database Design), Desain Input Output Aplikasi Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Berbasis Intranet yang akan menghasilkan output: Penginputan Surat Masuk dan Keluar dan Pencarian surat. Dengan menggunakan Aplikasi Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Intranet, akan membantu dalam Penginputan dan Pencarian Data surat.
- Penelitian yang dijalankan oleh Margiyono (2013)[23]
Penelitian yang telah dijalankan oleh Margiyono, “Sistem Informasi Kearsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Menggunakan Framework Code Igniter pada Program Studi Ilmu Keperawatan Fakultas Kedokteran Universitas Diponegoro Semarang”. Metodologi yang digunakan untuk membangun sistem informasi kearsipan surat adalah dengan melakukan wawancara untuk mendalami permasalahan dan kebutuhan sistem, studi literatur untuk membangun basis pengetahuan penulis, kemudian dilanjutkan dengan proses pengembangan site yang terdiri dari beberapa fase antara lain: Identifikasi Kebutuhan, metode pengembangan sistemnya adalah model waterfall, alat bantu analisis dan perancangan meliputi flowmap, diagram kontek, kamus data dan perancangan basis data. Sistem Informasi kearsipan surat masuk dan surat keluar menggunakan Framework Code Igniter ini diharapkan dapat mempermudah dalam memberikan informasi kepada pengguna, sehingga membantu mencapai hasil kerja yang maksimal dan dapat menunjang Informasi yang cepat dan akurat.
- Penelitian yang dilakukan oleh Ginting Suginta (2013)[24]
Penelitian yang dilakuakan oleh Ginting Suginta, “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Surat-Menyurat Pada Sekretariat Umum TNI AL (SETUMAL)”. Metode penelitian ini menggunakan model waterfall dan rancangan sistemnya menggunakan metode Konseptual UML (Unified Modelling Language) serta untuk hasil evaluasi rancangan sistem menggunakan model TAM (Technology Acceptance Model). Hasil evaluasi metode TAM menunjukkan bahwa dalam kegiatan pengelolaan surat-menyurat di lingkungan Setumal, membutuhkan suatu sistem informasi manajemen yang mampu menjawab permasalahan-permasalahan yang ada dan mampu memberikan informasi kepada Pimpinan TNI AL dalam pengambilan keputusan. Kebutuhan tersebut dapat diatasi dengan menerapkan sistem informasi manajemen yang dirancang pada penulisan ini.
- Penelitian yang dilakukan oleh Nurul Hamidah (2012)[25]
Pada jurnal tahun 2012 yang berjudul “Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Ponorogo Dengan PHP Dan MySQL, Nurul Hamidah menjelaskan bahwa BKD Kabupaten Ponorogo membutuhkan sistem pengelolaan surat yang terkomputerisasi, dengan adanya aplikasi ini diharapkan dapat mempermudah segala pihak yang terkait dengan surat masuk dan surat keluar di BKD Kabupaten Ponorogo sehingga dapat bekerja secara efektif dan efisien yang pada akhirnya mampu memberikan pelayanan yang lebih baik. Berdasarkan jurnal tersebut maka penulis akan melakukan penelitian yang sama yaitu mengenai sistem informasi pengelolaan surat masuk dan keluar pada MTs GUPPI Jetiskidul.
- Penelitian yang dilakukan oleh Ari Dwi Sofiyanto (2012)[26]
Ari Dwi Sofiyanto pada tahun 2012 pernah meneliti “Sistem informasi Pengarsipan Surat Kantor Dinas Pertanian Kota Surakarta” hasil dari penelitian ini menjelaskan Pada Dinas Pertanian Kota Surakarta pengelolaan pengarsipan surat masuk dan surat keluar dimulai dari penerimaan penerimaan pembuatan, penyimpanan, disposisi surat, semua dilakukan secara konvensional. Dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan di buku besar. Sehingga segala sesuatu yang menyangkut tentang data atau keterangan tersebut mempunyai kegunaan atau nilai tertentu, sehingga arsip yang diperlukan dapat mudah ditemukan. Dengan menyimpan data atau keterangan tersebut, maka didapat surat yang disebut dengan arsip. Sistem pengarsipan yang berjalan saat ini dapat dikatakan masih kurang efisien dan efektif, semua proses masih dilakukan secara konvensional. Diantaranya adalah kesulitan dalam pencarian data-data lama kesulitan dalam laporan surat masuk dan surat keluar, hilang dan rusaknya dokumen, membutuhkan waktu lama dalam pembuatan surat keluar maupun disposisi.
Oleh karena itu, untuk menindaklanjuti penelitian seperti yang dikemukakan di atas, maka dilakukan penelitian untuk Judul “Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas”.
BAB III
ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Gambaran Umum
Sejarah Singkat SKK Migas
Satuan Kerja Khusus Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi (SKK Migas) adalah institusi yang dibentuk oleh pemerintah Republik Indonesia melalui Peraturan Presiden (Perpres) Nomor 9 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Pengelolaan Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi. SKK Migas bertugas melaksanakan pengelolaan kegiatan usaha hulu minyak dan gas bumi berdasarkan Kontrak Kerja Sama. Pembentukan lembaga ini dimaksudkan supaya pengambilan sumber daya alam minyak dan gas bumi milik negara dapat memberikan manfaat dan penerimaan yang maksimal bagi negara untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat.
Visi dan Misi SKK Migas
Visi SKK Migas
Menjadi mitra yang proaktif dan terpercaya dalam mengoptimalkan manfaat industri hulu minyak dan gas bumi bagi bangsa dan seluruh pemangku kepentingan serta menjadi salah satu lokomotif penggerak aktivitas ekonomi Indonesia.
Misi SKK Migas
Melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan kontrak kerja sama dengan semangat kemitraan untuk menjamin efektivitas dan efisiensi kegiatan usaha mulu minyak dan gas bumi yang sebesar-besarnya bagi kesejahteraan rakyat Indonesia.
Struktur Organisasi
Sebuah organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu sktruktur organisasi yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian dan penyatuan usaha untuk menunjukkan kerangka-kerangka hubungan diantara fungsi, bagian-bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab. Serta untuk menunjukkan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu organisasi. Sama halnya dengan Satuan Kerja Khusus Pelaksanaan Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi (SKK Migas) khususnya Divisi Pengelolaan Rantai Suplai yang mempunyai struktur organisasi manajemen sebagai berikut :
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Divisi Pengelolaan Rantai Suplai
Tugas dan Tanggung Jawab
Kepala Divisi
Tugas dan Tanggung Jawab Kepala Divisi seperti dibawah ini :
- Menandatangani surat yang berhubungan dengan pengadaan barang/jasa.
- Melaksanakan pengendalian dan pengawasan yang behubungan dengan pengadaan barang/jasa.
- Menerima surat yang berhubungan dengan Divisi.
Kepala Dinas
Tugas dan Tanggung Jawab Kepala Dinas seperti dibawah ini :
- Membantu pelaksanaan Pengendalian dan Pengawasan terhadap Kontraktor Kontrak Kerja Sama.
- Menerima surat masuk yang diturunkan dari Kepala Divisi.
Kepala Subdinas
Tugas dan Tanggung Jawab Kepala Subdinas seperti dibawah ini :
- Memberikan masukan kepada Kepala Dinas mengenai pekerjaan yang berhubungan dengan pengadaan barang/jasa.
- Menerima surat masuk yang diturunkan dari Kepala Dinas.
Staf
Tugas dan Tanggung Jawab Staf seperti dibawah ini :
- Mengevaluasi dokumen Rencana Tender, Hasil Pelaksanaan Tender, dan Perubahan Lingkup Kerja.
- Mengevaluasi surat sanggahan dari pihak ketiga.
Tata Laksana Sistem yang Berjalan
Prosedur Sistem yang Berjalan
Urutan surat masuk yang ada di Divisi Pengelolaan Rantai Suplai sebagai berikut:
- Petugas Loket penerima surat masuk
- Petugas Loket mencatat surat masuk
- Petugas Loket men-scan surat masuk
- Petugas Loket memberikan surat masuk yang sudah dicatat kepada Sekretaris / Sekretariat di Divisi Pengelolaan Rantai Suplai
- Sekretaris / Sekretariat mencatat surat masuk
- Sekretaris / Sekretariat memberikan surat masuk kepada atasan
Rancangan Sistem yang Berjalan
Use Case Diagram
Untuk menganalisis sistem yang berjalan penelitian ini menggunakan program Unified Modeling Language (UML) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini.
Sistem yang Berjalan pada Use Case Diagram
Gambar 3.2 Use Case Diagram
Berdasarkan gambar 3.2. Use Case Diagram di atas terdapat:
- Satu sistem yang berjalan pada Loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas.
- Lima actor yang menjalankan kegiatan yaitu : Petugas Loket, Sekretaris/Sekretariat, Kepala Divisi/Kepala Dinas, Kepala Subdinas, Staf.
- Tujuh use case yang biasa dilakukan oleh actor.
Activity Diagram
Activity Diagram merupakan state diagram khusus, dimana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state sebelumnya. Oleh karena itu, Activity Diagram tidak menggambarkan behavior internal sebuah sistem secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktifitas dari level atas secara umum.
Sistem pada Activity Diagram
Gambar 3.3 Activity Diagram
Berdasarkan gambar 3.3. Activity Diagram di atas terdapat:
- Initial Note, sebagai objek yang diawali.
- Sembilan Action yang mencerminkan eksekusi dari sistem loket yaitu menerima surat masuk, mencatat surat masuk, scan surat masuk, memberikan surat masuk, mencatat surat masuk, mendistribusikan surat masuk, menerima surat masuk, mendistribusikan surat masuk, menerima surat masuk.
- Final State, sebagai objek yang diakhiri.
Sequence Diagram
Sequence Diagram menggambarkan kolaborasi dinamis antara sejumlah objek dan untuk menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antar objek juga interaksi antar objek, sesuatu yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem. Secara mudahnya Sequence Diagram adalah gambaran tahap demi tahap yang seharusnya dilakukan untuk menghasilkan sesuatu sesuai dengan Use Case Diagram.
Sistem pada Sequence Diagram
Gambar 3.4 Sequence Diagram
Berdasarkan gambar 3.4. Sequence Diagram di atas terdapat:
- Empat actor yang melakukan kegiatan.
- Dua Lifeline antarmuka yang saling berinteraksi.
- Delapan Message yang merupakan komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.
Analisis Sistem yang Berjalan
Metode Analisis Sistem
Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategi perusahaan adalah Matriks SWOT. Matriks ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matriks dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategi.
Analisis untuk mencari strategi dengan menggunakan kekuatan yang ada untuk memanfaatkan peluang yang tersedia (strategi S-O) serta menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman yang ada (strategi S-T). Selain itu, dianalisis pula strategi untuk mengurangi kelemahan yang dimiliki dalam meraih peluang yang ada (strategi W-O) maupun mengatasi ancaman yang ada (strategi W-T). Pemetaan strategi S-O, W-O, S-T dan W-T dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Tabel 3.1 Analisis SWOT
Analisis Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran
Analisis Masukan
Adapun yang menjadi data masukan pada sistem yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut :
- Nama Masukan : Sistem surat masuk
- Sumber : Petugas Loket
- Fungsi : Melaporkan jumlah surat masuk yang diterima
- Media : Kertas
- Frekuensi : Setiap hari kerja
- Keterangan : Berisi surat-surat masuk yang diterima dari rekanan perusahaan
Analisis Proses
Adapun yang termasuk dalam proses pada sistem yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut :
- Nama Proses : Sistem surat masuk
- Masukan : Surat masuk
- Keluaran : Rekap surat-surat masuk
- Ringkasan proses : Petugas loket menerima surat masuk untuk diproses dan dicatatkan dalam komputer
Analisis Keluaran
Adapun yang menjadi data keluaran pada sistem yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut :
- Nama Keluaran : Hasil rekapitulasi surat masuk
- Fungsi : Sebagai bukti surat masuk
- Media : Kertas
- Distribusi : Petugas Loket
- Frekuensi : Setiap hari kerja
- Keterangan : Setiap surat masuk akan dicatat
Konfigurasi Sistem yang Berjalan
Di dalam membuat analisa program untuk penulisan laporan Skripsi, penulis menggunakan komputer dengan konfigurasi minimal sebagai berikut:
- Spesifikasi Hardware
- Processor : Inter(R) Core(TM) i7-4770S CPU @ 3.10GHz
- Monitor : 17”
- Mouse : Standard Optic
- RAM : 8,00 GB
- Hardisk : 800 GB
- Printer : Lexmark
- Processor : Inter(R) Core(TM) i7-4770S CPU @ 3.10GHz
- Aplikasi yang digunakan
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Word 2010
- Microsoft Excel 2010
- Microsoft Outlook 201
- Microsoft Office 2010
Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah
Permasalahan yang Dihadapi
Masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :
- Sistem pendataan surat masuk yang berjalan pada lokel Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas masih bersifat manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam mengolah data.
- Penyimpanan data-data yang masih kurang efektif dan kurang tertata dengan baik karena tidak adanya tempat penyimpanan data yang baik dan terintegrasi.
- Membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan laporan pendataan surat masuk, sehingga dibutuhkan suatu aplikasi yang terkomputerisasi.
Alternatif Pemecahan Masalah
Setelah mengamati dan menganalisa dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, Penulis mengusulkan alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi yaitu membuat aplikasi pengolahan pendataan surat masuk yang mudah dioperasikan dengan cepat, membangun aplikasi yang mudah yang dapat diakses oleh petugas loket dan pegawai di Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas serta mempunyai tempat penyimpanan data sehingga data-data yang ada tidak akan hilang.
User Requirment
Elisitasi Tahap I
Elisitasi tahap I merupakan daftar yang diperoleh dari hasil pengumpulan data dari lapangan yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara dengan Kasubdin Pengadaan 1 A. Untuk membuat sistem pendataan surat masuk pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas yang terkomputerisasi. Berikut lampiran Elisitasi Tahap I yang telah dibuat:
Tabel 3.2 Elisitasi Tahap I
Gambar 3.2 di atas merupakan gambar dari Elisitasi Tahap I yang disusun berdasarkan hasil wawancara penulis dengan stakeholder mengenai seluruh rancangan sistem surat masuk pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas.
Elisitasi Tahap II
Elisitasi Tahap II dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudian dikalrifikasikan melalui metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential (I) dan harus dieliminasi:
Tabel 3.3 Elisitasi Tahap II
Keterangan :
M (Mandaroty) : Dibutuhkan / penting
D (Desirable) : Diinginkan / tidak terlalu penting
I (Inessential) : Diluar sistem / dieliminasi
Elisitasi Tahap III
Berdasarkan Elisitasi Tahap II di atas, dibentuklah Elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan opsi HML. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE.
- (T) artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara / teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
- (O) artinya Operasional, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
- (E) artinya Ekonomi, maksudnya berapakan biaya yang dipergunakan guna membangun requirement tersebut di dalam sistem.
Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu sebagai berikut :
- High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena teknik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
- Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
- Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.
Tabel 3.4 Elisitasi Tahap III
Keterangan :
T : Technical
O : Operasional
E : Ekonomi
L : Low
M : Middle
H : High
Final Draft Elisitasi
Final draft elisitasi merupakan bentuk akhir tahap-tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar Pengembangan sistem yang akan dibentuk. Berikut penulis lampirkan Diagram Final Draft Elisitasi.
Tabel 3.5 Final Draft Elisitasi
BAB IV
RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Rancangan Sistem Usulan
Prosedur Sistem Usulan
Setelah mengadakan penelitian dan analisa sistem yang berjalan maka selanjutnya akan dibahas mengenai rancangan usulan sistem yang akan dibangun. Prosedur yang diusulkan yaitu pada proses penginputan surat masuk yang masih menggunakan Microsoft Excel menjadi pendataan berbasis web.
Use Case Diagram Sistem yang Diusulkan
Rancangan Sistem yang Diusulkan
Gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem Surat Masuk Yang Diusulkan
Berdasarkan Gambar 4.1 Use Case Diagram yang diusulkan terdapat:
- Satu sistem yang mencakup seluruh kegiatan surat masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas.
- Satu Actor yang melakukan kegiatan yaitu Petugas Loket yang memiliki hak akses untuk mengontrol.
- Dua Use Case yang dilakukan diantaranya menampilkan Login dan menampilkan Menu Utama.
- Delapan Include diantaranya : Menampilkan Verifikasi Login Benar, Menampilkan Verifikasi Login Salah, Menampilkan Halaman Utama, Menampilkan Admin, Menampilkan Daftar Pegawai, Menampilkan Pencarian, Menampilkan Password, Menampilkan Logout.
Activity Diagram Sistem yang Diusulkan
Rancangan Sistem yang Diusulkan
Gambar 4.2 Activity Diagram Sistem Surat Masuk Yang Diusulkan
Berdasarkan Gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan meliputi:
- Satu Initial Node, sebagai awal objek.
- Tiga belas Action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya : Menampilkan Login, Menampilkan Menu Utama, Menampilkan Surat Masuk, Menampilkan Input Surat Masuk, Menampilkan Pencarian, Menampilkan Surat Masuk, Menampilkan Disposisi, Menampilkan Daftar Pegawai, Menampilkan Update Data Pegawai, Menampilkan Delete Data Pegawai, Menampilkan Rekap Surat, Menampilkan Rekap Surat Masuk, Menampilkan Logout.
- Satu Decision Node, untuk membuat keputusan.
- Tiga Join Node, menjelaskan adanya beberapa aliran.
- Satu Final Mode, objek yang diakhiri.
Sequence Diagram Sistem yang Diusulkan
Rancangan Sistem yang Diusulkan
Gambar 4.3 Sequence Diagram Sistem Surat Masuk Yang Diusulkan
Berdasarkan Gambar 4.3 Sequence Diagram yang diusulkan meliputi:
- Lima Actor yang melakukan kegiatan yaitu : Petugas Loket, Kepala Divisi, Kepala Dinas, Kasubdin, Staff.
- Dua Lifeline antar muka yang saling berinteraksi yaitu : Surat Masuk dan Komputer.
- Dua belas Messange spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktiftas yang biasa dilakukan oleh actor-actor tersebut yaitu : Menerima Surat Masuk, Scan Surat Masuk, Menginput Surat Masuk, Menerima Surat Masuk dari Petugas Loket, Memberikan Disposisi ke Kepala Dinas, Menerima Disposisi dari Kepala Divisi, Memberikan Disposisi ke Kasubdin, Menerima Disposisi dari Kepala Dinas, Memberikan Disposisi ke Staff, Menerima Disposisi dari Kasubdin, Rekap Surat Masuk, Melaporkan Rekap Surat Masuk.
Rancangan Basis Data
Rancangan basis data digunakan sebagai media penyimpanan data yang dipergunakan dalam aplikasi dan database membantu pemrograman dalam menampilkan data.
Hasil analisa pada sistem yang dihasilkan terdapat beberapa rancangan yang diusulkan. Dari rancangan tersebut akan akan dibentuk rancangan basis data untuk mempermudah melihat bentuk file dan isinya. Berikut adalah penjelasan tentang proses rancangan basis data memakai class diagram, spesifikasi basis data dan normalisasi.
Rancangan Class Diagram
Gambar 4.4 Class Diagram Yang Diusulkan
Perbedaan Prosedur Antara Sistem yang Berjalan dan Sistem Usulan
Spesifikasi Basis Data
Spesifikasi basis data merupakan sebuah desain data yang dianggap telah normal. Desain basis data menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, dan panjang record. Spesifikasi basis data yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut :
- Nama File : form_input_surat_masuk
Media : Harddisk
Fungsi : Untuk menyimpan data dan input surat masuk
Primary Key : id_form
Panjang record : 11 - Nama File : admin
Media : Harddisk
Fungsi : Untuk menyimpan data admin
Primary Key : id_user
Panjang record : 11 - Nama File : disposisi
Media : Harddisk
Fungsi : Untuk menyimpan data disposisi
Primary Key : id_disposisi
Panjang record : 11 - Nama File : pegawai
Media : Harddisk
Fungsi : Untuk menyimpan data pegawai
Primary Key : id_user
Panjang record : 11
Tabel 4.1 Tabel Form Input Surat Masuk
Tabel 4.2 Tabel Admin
Tabel 4.3 Tabel Disposisi
Tabel 4.4 Tabel Pegawai
Sistem yang Diusulkan
Prototype Layar Menu Login
Gambar 4.5 Prototype Layar Menu Login
Prototype Halaman Input Surat Masuk
Gambar 4.6 Prototype Halaman Input Surat Masuk
Prototype Tabel Surat Masuk
Gambar 4.7 Prototype Tabel Surat Masuk
Prototype Disposisi Kepala Divisi
Gambar 4.8 Prototype Disposisi Kepala Divisi
Prototype Disposisi Kepala Dinas
Gambar 4.9 Prototype Disposisi Kepala Dinas
Prototype Disposisi Kepala Kasubdinas
Gambar 4.10 Prototype Disposisi Kepala Subdinas
Prototype Catatan Staf
Gambar 4.11 Prototype Catatan Staf
Prototype Daftar Pegawai
Gambar 4.12 Prototype Daftar Pegawai
Prototype Menu Pencarian
Gambar 4.13 Prototype Menu Pencarian
Prototype Rekapitulasi
Gambar 4.14 Prototype Rekapitulasi
Tampilan Menu Login
Gambar 4.15 Tampilan Menu Login
Tampilan Halaman Input Surat Masuk
Gambar 4.16 Tampilan Halaman Input Surat Masuk
Tampilan Tabel Surat Masuk
Gambar 4.17 Tampilan Tabel Surat Masuk
Tampilan Disposisi Kepala Divisi
Gambar 4.18 Tampilan Disposisi Kepala Divisi
Tampilan Disposisi Kepala Dinas
Gambar 4.19 Tampilan Disposisi Kepala Dinas
Tampilan Disposisi Kepala Subdinas
Gambar 4.20 Tampilan Disposisi Kepala Subdinas
Tampilan Catatan Staf
Gambar 4.21 Tampilan Catatan Staf
Tampilan Daftar Pegawai
Gambar 4.22 Tampilan Daftar Pegawai
Tampilan Menu Pencarian
Gambar 4.23 Tampilan Menu Pencarian
Tampilan Rekapitulasi
Gambar 4.24 Tampilan Rekapitulasi
Konfigurasi Sistem
Spesifikasi Hardware
Perangkat keras yang dibutuhkan oleh sistem adalah suatu unit personal komputer. Perangkat keras yang diusulkan ini dibuat berdasarkan kebutuhan sistem saat ini dan antisipasi kebutuhan dimasa yang akan datang. Konfigurasi yang dibutuhkan pada desain sistem yang diusulkan yaitu:
- Processor : Inter(R) Core(TM) i7
- Monitor : 21 inchi
- RAM : 4 Gb
- Hardisk : 500 Gb
- Mouse : Optik
- Printer : HP Docuprint
Aplikasi yang Digunakan
Perangkat lunak merupakan penunjang dari peralatan komputer yang akan digunakan sebagai penghubung dalam instruksi yang diinginkan, agar komputer dapat menghasilkan informasi yang diharapkan, maka perangkat lunas yang diusulkan dalam rancangan sistem ini adalah sebagai berikut:
- Sistem Operasi Windows 7
- Microsoft Office 2010
- Xampp
- Visual Paradigm for UML 6.4
- MySQL
Hak Akses
Untuk mengoperasikan atau mengolah data hanya dapat dilakukan oleh 2 (dua) orang yaitu Petugas Loket yang bertugas sebagai pengendali sistem, dan Kepala Divisi yang memimpin di Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas.
Testing
Metode Implementasi
Implementasi program sistem informasi surat masuk ini dilakukan dengan menggunakan metode Black Box Testing. Metode Black Box Tersting merupakan pengujian program yang mengutamakan pengujian terhadap kebutuhan fungsi dari suatu program. Tujuan dari metode Black Box Testing ini adalah untuk menemukan kesalahan fungsi pada program.
Pengujian Black Box
Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Informasi Surat Masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas untuk fungsi login admin, yaitu sebagai berikut:
Pengujian Black Box Pada Menu Login Admin
Pengujian Black Box Pada Menu Input Surat Masuk
Pengujian Black Box Pada Menu Pencarian
Pengujian Black Box Pada Menu Rekap
Evaluasi
Setelah dilakukan pengujian dengan metode Black box yang dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program seperti contoh pengujian pada masing-masing menu. Jika input data tidak lengkap maka sistem akan menampilkan pesan dan menyampaikan pesan yang sangat membantu admin jika admin mendapati kesalahan saat input data yang tidak lengkap, selanjutnya yang kemudian akan di proses sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya dan dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan oleh perusahaan.
Schedule Implementasi
Schedule Implementasi merupakan rencana yang menjelaskan segala sesuatu tentang hal-hal yang dibutuhkan dalam proses implementasi “Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas” Pada tahap ini dibutuhkan rencana implementasi yang berguna dalam pelaksanaan langkah-langkah kegiatan penerapannya. Langkah-langkah yang dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem yang direncanakan ini dalam bentuk tabel dari schedulle implementasi sebagai berikut:
Tabel 4.5 Schedule Implementasi
Estimasi Biaya
Tabel 4.6 Estimasi Biaya
BAB V
PENUTUP
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa pada sistem penerimaan surat masuk pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
- Proses penerimaan surat masuk yang berjalan saat ini masih manual dengan menggunakan Microsoft Excel, tetapi sistem yang ada belum terintegrasi sehingga data yang dihasilkan saat ini belum akurat karena terkadang terjadi kesalahan pada saat memasukkan data.
- Penggunaan sistem komputerisasi harus didukung dengan fasilitas software dan hardware yang memadai untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.
- Untuk membuat sistem pendataan surat masuk dalam meningkatkan kinerja pegawai dibutuhkan suatu sistem informasi dengan mengumpulkan kebutuhan sistem dimulai dari elisitasi, pengumpulan data, menganalisa sistem lama dan sistem baru dengan metode SWOT, melakukan perancangan dengan berfokus pada struktur data dengan menggunakan website editor Dreamweaver 8, dan detail procedural dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Preprocessor) yang berkorelasi dengan XAMPP, serta melakukan pengujian dengan metode Blackbox Testing. Dibutuhkan juga media penyimpanan data serta keahlian sumber daya manusia yang mampu menggunakan aplikasi yang dirancang sehingga laporan yang dihasilkan datanya lebih akurat dan mampu mengatasi permasalahan yang ada.
Saran
Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem informasi surat masuk yang sedang berjalan dan sistem yang dibangun, maka agar mencapai hasil optimal untuk mengatasi permasalahan yang ada, maka saran dan pendapat penulis adalah sebagai berikut :
- Melakukan training atau pelatihan bagi petugas loket pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai terhadap sistem yang baru agar sistem yang akan diterapkan dapat berjalan dengan baik sehingga tidak terjadi lagi kesalahan.
- Apabila sistem yang baru sudah berjalan, maka perlu diperhatikan dan dilakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem, untuk selanjutnya diadakan perbaikan sesuai dengan perubahan dan pengembangan instansi tersebut.
- Dimasa yang akan datang, diharapkan bagi mahasiswa atau peneliti yang mengambil judul penelitian yang sama untuk dapat mengembangkan sistem ini menjadi aplikasi yang canggih seperti menggunakan aplikasi mobile atau aplikasi yang lebih baik dari sebelumnya.
Daftar Pustaka
- ↑ Aisyah, Siti, Nawang Kalbuana. 2011. “Perancangan Aplikasi Akademi Teknologi Mobile Menggunakan J2ME. Jurnal CCIT Vol-4 No. 2 – Januari 2011.
- ↑ 2,0 2,1 Darmawan, Deni dan Kunkun Nur Fauzi. 2013. System Informasi Manajemen. Bandung: PT Remaja RosdaKarya.
- ↑ 3,0 3,1 3,2 Murad, Dina Fitria. 2013. “Aplikasi Intelligence Website untuk Penunjang Laporan PAUD pada Himpaudi Kota Tangerang”. Jurnal CCIT. Tangerang: Perguruan Tinggi Raharja.
- ↑ 4,0 4,1 4,2 4,3 4,4 4,5 4,6 Sutrabri, Tata. 2012. Konsep Dasar Informasi, Andi, Yogyakarta.
- ↑ Daud, Rochmawati dan Valeria Mimosa. 2014. “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas Berbasis Komputer Pada Perusahaan Kecil”. Jurnal Manajemen dan Bisnis Sriwijaya Vol. 12 No. 1, Maret 2014.
- ↑ Sutarman. 2012. Buku Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara.
- ↑ Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2010. Sistem Informasi Teknologi. Andi Offset, Yogyakarta.
- ↑ 8,0 8,1 Rangkuti, Freddy. 2011. SWOT Balance Scorecard. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.
- ↑ Rizsa, Suyatno. 2010. Masa Depan Perkebunan Kelapa Sawit Indonesia : Manajemen Perkebunan, Manajemen Proyek Perkebunan, Teknologi Irigasi Perkebunan. Yogyakarta: Kanisius.
- ↑ Mariyani, Sinta. 2014. “Perancangan Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Sekretariat DPRD Kabupaten Tangerang”. Tangerang: STMIK Raharja.
- ↑ Oktania, Astri. 2014. ”Perancangan Sistem Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Imgrasi Kelas I Tangerang Berbasis WEB”. Tangerang: STMIK Raharja.
- ↑ Sudaryono, Diah Aryani, Ahmad Fatwa Awaludin. 2013. “Aplikasi Sistem Informasi Penyewaan Alat Scaffolding (Studi Kasus CV. Pesona Alam Scaffolding)”. Jurnal CCIT Vol. 7 No. 1-September 2013.
- ↑ Wijayanti, Esa. 2014. “Perancangan Sistem Informasi Absensi Pegawai Pada Kantor Kecamatan Batuceper Tangerang”.
- ↑ 14,0 14,1 Nugroho, Adi. 2010. “Rekayasa Perangkat Lunak menggunakan UML & Java”.
- ↑ Wijayanto. Tegar, dkk. 2013. “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pemesanan Dan Penjualan Barang Dengan Metode Berorientasi Objek Di U.D”. Surabaya: Universitas Airlangga. Aneka Jaya Surabaya.
- ↑ Henderi, Maimunah, Randy Andrian. 2011. “Desain aplikasi E-Learning Sebagai Media Pembelajaran Artificial Informatic”. Jurnal CCIT Vol-4 No.3 – Mei 2011.
- ↑ Puspitasari A, Heni. 2011. “Pemrograman Web Database dengan PHP & MySQL”.
- ↑ Raharjo, Budi. 2011. Membuat Database Menggunakan MySql. Bandung: Informatika.
- ↑ Arief, M.Rudianto. 2011. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySql. Yogyakarta: Andi.
- ↑ 20,0 20,1 Guritno, Suryo., Sudaryono, Rahardja U. 2010. Theory andApplication of IT Research. Yogyakarta: CV Andi Offset.
- ↑ Rahayu, Nina. 2014. “Perancangan Executive Information System (EIS) dalam Bidang Penjualan Pada Karinda Café dan Resto”. STMIK Raharja. Tangerang.
- ↑ Mulyowati Sri Mira. 2013. “Aplikasi Pengelolaan Arsip Surat di Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Pekalongan Berbasis Internet”. Pekalongan.
- ↑ Margiyono. 2013. “Sistem Informasi Kearsipan Surat Masuk dan Surat Keluar Menggunakan Framework Code Igniter pada Program Studi Ilmu Keperawatan Fakultas Kedokteran Universitas Diponogoro Semarang”. Semarang.
- ↑ Suginta Ginting. 2013. “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Surat-Menyurat pada Sekretariat Umum TNI AL (Setumal)”. Jakarta.
- ↑ Hamidah. Nurul. 2012. “Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Ponorogo Dengan PHP Dan MySQL”. Skripsi S1 Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah Ponorogo.
- ↑ Sofiyanto, Ari Dwi. 2012. Sistem Informasi Pengarsipan Surat Kantor Dinas Pertanian Kota Surakarta berbasis PHP, Seruni FTI UNSA.
DAFTAR LAMPIRAN
- Kartu Bimbingan Skripsi
- Formulir Seminar Proposal
- Formulir Pertemuan dengan Stekholder
- Formulir Final Presentasi
- Surat Validasi Skripsi
- Surat Sidang Akademik
- Daftar Mata Kuliah Yang Sudah Diambil
- KSTF
- Formulir Penilaian Objektif
- Final Draft Elisitasi
- Formulir Pendaftaran Sidang
- Surat Keterangan Dari Perusahaan
- Surat Pengantar Observasi
- Kwitansi Pembayaran SKS Skripsi
- Kwitansi Pembayaran Sidang Komprehensif
- Kwitansi Pembayaran Raharja Career
- Sertifikat IT Nasional dan International IT
- Sertifikat Prospek
- Sertifikat Toefl
- Daftar Nilai
- Katalog Produk
- CV
- Slide Presentasion
- Ijazah Terakhir