PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN

SURAT PENGUNDURAN DIRI DAN PENGALAMAN

KERJA PADA PT. SHIELD ON SERVICE

SKRIPSI

Disusun Oleh :

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2017/2018)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN

SURAT PENGUNDURAN DIRI DAN PENGALAMAN

KERJA PADA PT. SHIELD ON SERVICE

Disusun Oleh :

Disahkan Oleh :

Tangerang, Februari 2017

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN

SURAT PENGUNDURAN DIRI DAN PENGALAMAN

KERJA PADA PT. SHIELD ON SERVICE

Dibuat Oleh :

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, Februari 2017

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN

SURAT PENGUNDURAN DIRI DAN PENGALAMAN

KERJA PADA PT. SHIELD ON SERVICE

Dibuat Oleh :

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2017/2018

Disetujui Penguji :

Tangerang, Februari 2018

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN

SURAT PENGUNDURAN DIRI DAN PENGALAMAN

KERJA PADA PT. SHIELD ON SERVICE

Disusun Oleh :

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Februari 2018

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Shield On Service Indonesia adalah Perusahaan Terbatas PMDN yang khusus bergerak di bidang jasa alih daya dan telah beroperasi sejak 5 Agustus 2004. Saat ini Shield On Service Indonesia memiliki 4 bisnis unit sebagai bidang usahanya, yaitu Security Services, Facility Solution, Human Resources Provider dan Parking Management. Dalam pelaksanaanya sebagai perusahaan yang telah banyak merekrut karyawan tidak menutup kemungkinan di setiap bulannya terdapat karyawan yang mengajukan surat pengunduran diri. Pengelolaan surat-surat pengunduran diri di PT Shield On Service masih secara semikomputerisasi yaitu surat-surat yang dibuat dicatat di Aplikasi Microsoft Office dengan menggunakan Microsoft Excel dan Microsoft Word. Setelah diproses, surat dan lembar dokumen tersebut disimpan di box file berdasarkan tahun pembuatannya. Sehingga terjadi penumpukan berkas hardcopy di gudang penyimpanan dan proses pencarian membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari satu berkas dokumen yang dibutuhkan. Penulisan ini menggunakan metode analisa berorientasi objek. Pada penulisan ini juga akan diterangkan tahapan pengerjaan, mulai dari proses analisa, perencanaan, perancangan dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySQL, hingga tahapan pengimplementasian dengan pendekatan berorientasi objek menggunakan UML (Unified Modelling Languange) dan diagram HIPO. Sehingga dengan adanya perancangan sistem yang akan dibuat ini nantinya akan menghasilkan bentuk sistem yang mampu untuk melakukan pendataan surat pengunduran diri dan surat pengalaman kerja sehingga dalam proses penyimpanan tidak membutuhkan banyak ruang dan proses pencarian bisa lebih cepat di temukan.

Kata Kunci: Pendataan, Pengunduran Diri, Pengalaman Kerja, Metode Analisa dan Perancangan.

ABSTRACT

Shield On Service Indonesia is a limited company of PMDN which is specialized in outsourcing services and has been operating since August 5, 2004. Currently Shield On Service Indonesia has 4 business units as its business field, namely Security Services, Facility Solution, Human Resources Provider and Parking Management. In the implementation as a company that has a lot of recruiting employees does not close the possibility in every month there are employees who submit a letter of resignation. The management of resignation letters at PT Shield On Service is still semicomputered, ie, letters written in Microsoft Office Applications by using Microsoft Excel and Microsoft Word. Once processed, the letters and documents are stored in the file box based on the year of manufacture. So there is a buildup of hardcopy files in the storage warehouse and the search process takes a long time to search for a document file required. This writing uses object-oriented analysis method. At this writing will also explain the stages of workmanship, ranging from the process of analysis, planning, design using the programming language PHP and MySQL database, until the implementation stage with object-oriented approach using UML (Unified Modeling Languange) and HIPO diagram. So with the design of the system will be created this will produce a form of system that is able to perform the data collection of resignation and letter of work experience so that in the process of storage does not require much space and the search process can be more quickly found.

Keywords: Data Collection, Resignation, Work Experience, Analysis and Design Method.

Dengan Mengucapkan puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT atas ridho dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan penulisan skripsi ini dengan baik, yang berjudul “Perancangan Sistem Pendataan Surat Pengunduran Diri dan Surat Pengalaman Kerja Pada PT. Shield On Service”

Tujuan dari laporan skripsi ini antara lain memenuhi salah satu persyaratan menyelesaikan pendidikan jenjang Srata Satu (S1) Jurusan Sistem Informasi (SI) pada Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer (STMIK) Raharja,juga berguna untuk mempedalam kemampuan penulis dalam merancang suatu sistem agar diterapkan dengan baik.

Dalam penyusunan skripsi ini, penulis banyak menerima bantuan dan dorongan baik secara moril maupun materil dari semua pihak. Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan tersebut, skripsi ini tidak akan dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Maka pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

Penulis menyadari dalam penyelesaian laporan ini masih terdapat banyak kekurangan sehingga memerlukan banyak perbaikan dan penyempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan laporan ini.

Akhir kata penulis berharap agar laporan ini dapat bermanfaat bagi penulis pada khususnya, dan juga orang lain yang membaca dapat memperoleh ilmu dari laporan ini.

Perkembangan dunia teknologi saat ini sangat pesat. Kebutuhan akan suatu informasi ini mencakup hampir di segala ruang lingkup kehidupan. Setiap organisasi membutuhkan informasi yang lebih relavan dan tepat waktu. Dalam dunia perkantoran, komunikasi tertulis dilakukan melalui surat-menyurat yang masuk jumlahnya semakin banyak. Ruang arsip yang biasa digunakan untuk penyimpanan mempunyai kapasitas yang sangat terbatas. Selain itu, dengan banyaknya jumlah surat, muncul masalah efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaannya.</div>

Rumusan masalah

1. <p style="line-height: 2">Bagaimana prosedur pengelolaan sistem pendataan surat pengunduran diri dan pengalaman kerja pada PT Shield On Service yang berjalan saat ini ?</p>
2. <p style="line-height: 2">Bagaimana merancang sistem pendataan surat pengunduran diri dan pengalaman kerja yang dapat membantu pekerjaan staf personalia dalam mengelola dokumen yang disimpan ?
   </li>

3. Apakah hasil rancangan aplikasi yang dibuat sudah sangat efektif dalam penggunaannya ?

</ol>

Ruang Lingkup

Ruang lingkup penelitian pendataan surat pengunduran diri dan pengalaman kerja pada PT. Shield On Service hanya dibatasi pada analisa dan merancang sistem pendataan surat pengunduran diri dan surat pengalaman kerja sampai dengan pembuatan laporan karyawan berhenti kerja pada PT. Shield On Service. Pendataan ini dapat memberikan kemudahan pada proses pengarsipan dan pencarian surat pengunduran diri dan pengalaman kerja.</div>

Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian

Tujuan penelitian

1. <p style="line-height: 2">Untuk mengetahui apakah dokumentasi sistem informasi yang berjalan sekarang khususnya pendataan surat pengunduran diri dan pengalaman kerja pada Sub Bagian Personalia PT. Shield On Service telah terintegrasi dan tertata dengan baik.</p>
2. <p style="line-height: 2">Untuk membantu Staf Personalia dalam proses pengarsipan surat pengunduran diri dan pengalaman kerja.
   </li>

3. Untuk mengimplementasikan ilmu yang dipelajari dan untuk mengetahui tata cara sistem surat pengunduran diri dan pengalaman kerja yang masuk dan keluar pada PT. Shield On Service.

</ol>

Manfaat Penelitian

1. Penulis dapat mengenal lebih jauh mengenai situasi dan kondisi suatu sistem informasi yang ada di PT. Shield On Service, khususnya sistem informasi pendataan surat pengunduran diri dan pengalaman kerja yang masuk dan keluar pada PT. Shield On Service.

2. Memudahkan Staf Personalia dalam melakukan pencarian berkas yang dibutuhkan.

3. Dapat menjadi sebuah masukan bagi PT. Shield On Service mengenai pembenahan sistem yang sedang berjalan saat ini.

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Dalam mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian, penulis menggunakan metode-metode antara lain :</div>

1. <p style="line-height: 2">Metode Observasi</p> Metode untuk mendapatkan data dengan melakukan pengamatan secara langsung ke tempat dilakukannya suatu penelitian. Penulis melakukan pengamatan pada PT. Shield On Service yang berada di Jl. Kesehatan Tanah Abang III No. 37 Jakarta Pusat untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan penulis.
2. <p style="line-height: 2">Metode Wawancara

   Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui tatap muka dan tanya jawab langsung antara pengumpul data maupun peneliti terhadap nara sumber atau sumber data. Melakukan kegiatan tanya jawab dengan Supervisor Database PT. Shield On Service yaitu Bapak Mochammad Taufik Hidayat yang berperan sebagai stakeholder pada penelitian ini, guna memperoleh informasi agar data yang diperoleh lebih akurat. Dari hasil wawancara dengan stakeholder, stakeholder menginginkan sistem yang mampu meminimalisasikan terjadinya penumpukan berkas-berkas dan waktu dalam pencarian dokumen yang dibutuhkan.</li>

3. Metode Studi Pustaka

   Dalam metode ini penulis berusaha untuk melengkapi data-data yang diperoleh dengan membaca dan mempelajari dari buku-buku dan jurnal-jurnal yang relevan dalam pemilihan judul yang penulis ajukan. Buku dan data tersebut digunakan penulis untuk membantu penganalisaan dan perancangan yang dilakukan.
</ol>

Metode Analisa

Analisis data merupakan salah satu langkah penting dalam rangka memperoleh temuan hasil penelitian. Hal ini disebabkan data akan menuntun kita ke arah temuan ilmiah, bila dianalisis dengan teknik-teknik yang tepat. Analisis sistem dilakukan menggunakan Metode Analisa SWOT (strenghts, weaknesses, opportunities, threats), kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), kesempatan (oppurtunities), dan yang menjadi ancaman (threats). Analisa SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT.</div>

Metode Perancangan Sistem

<p style="line-height: 2">Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah UML (Unified Modeling Language) untuk menggambarkan rancangan sistem yang berjalan pada PT. Shield On Service.

<p style="line-height: 2">Selain itu juga penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP, MySQL sebagai database, XAMPP , dan Adobe Dreamweaver CS 6.

Metode Prototipe

<p style="line-height: 2">Prototyping adalah proses pembuatan model sederhana software yang mengizinkan pengguna memiliki gambaran dasar tentang program serta melakukan pengujian awal. Prototyping memberikan fasilitas bagi pengembang dan pemakai untuk saling berinteraksi dalam proses pembuatan, sehingga pengembang dapat dengan mudah memodelkan peragkat lunak yang akan dibuat.

<p style="line-height: 2">Dalam menerapkan prototype ini menggunakan Evolutionary karena pada model ini, hasil prototype tidak dibuang tetapi digunakan untuk iterasi desain berikutnya. Dalam hal ini, sistem atau produk yang sebenarnya dipandang sebagai evolusi dari versi awal yang sangat terbatas menuju produk final atau produk akhir.

Metode Pengujian

<p style="line-height: 2">Peneliti menggunakan metode pengujian Blackbox Testing sehingga dapat diketahui apakah sistem sesuai dengan apa yang diharapkan oleh stakeholder. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba Blackbox Testing menggunakan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian balckbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interfance, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisalisasi, dan terminasi.

Sistematika Penulisan

<p style="line-height: 2">Untuk memahami lebih jelas mengenai Laporan Skripsi ini, maka penulis mengelompokkan materi laporan ini menjadi beberapa sub dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

<p style="line-height: 2">BAB I : PENDAHULUAN</p> Dalam bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

<p style="line-height: 2">BAB II : LANDASAN TEORI</p> Dalam bab ini berisi tentang definisi ilmu yang berkaitan dengan penelitian ini, seperti landasan teori yang membahas tentang konsep dasar sistem, konsep dasar informasi, literature review serta membahas teori-teori pendukung lainnya pada laporan ini.

<p style="line-height: 2">BAB III : PEMBAHASAN</p> Dalam bab ini berisi tentang gambaran umum PT. Shield On Service, sejarah berdirinya PT. Shield On Service, struktur organisasi, tugas dan wewenang serta analisa sistem yang berjalan yang dapat digunakan dan diusulkan, seperti UML yang meliputi Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, Elisitasi tahap I, II, III dan Draf Final.

<p style="line-height: 2">BAB IV : RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN</p> Dalam bab ini berisi semua informasi yang berhubungan dengan rancangan sistem yang diusulkan, rancangan database dan tampilan program yang dibuat.

<p style="line-height: 2">BAB V : PENUTUP</p> Dalam bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil penelitian yang telah dilakukan dan saran kepada pihak-pihak yang berkepentingan sehingga tujuan dan manfaat dari Laporan Skripsi ini dapat disampaikan.

<p style="line-height: 2">DAFTAR PUSTAKA

<p style="line-height: 2">LAMPIRAN