SI1013464323

Dari widuri
Lompat ke: navigasi, cari

ELECTRONIC AND RECORD MANAGEMENT DELIVERY

NOTES TO HELP OPERATIONAL PROCESS

AT PT SUBUR SENTOSA


SKRIPSI


Logo stmik raharja.jpg


Disusun Oleh :

NIM
: 1013464323
NAMA


JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2013/2014




SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

ELECTRONIC AND RECORD MANAGEMENT DELIVERY NOTES

TO HELP OPERATIONAL PROCESS AT PT SUBUR SENTOSA


Disusun Oleh :

NIM
: 1013464323
Nama
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: E-Commerce

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, Oktober 2014

Ketua
       
Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA
       
Jurusan Sistem Informasi
           
           
           
           
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)
       
(Maimunah, M.Kom)
NIP : 000594
       
NIP : 007002




SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

ELECTRONIC AND RECORD MANAGEMENT DELIVERY NOTES

TO HELP OPERATIONAL PROCESS AT PT SUBUR SENTOSA


Dibuat Oleh :

NIM
: 1013464323
Nama

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi E-Commerce

Tahun Akademik 2013/2014

Disetujui Oleh :

Tangerang,Oktober 2014

Pembimbing 1
   
Pembimbing 2
       
       
       
       
(Oleh Soleh, M.M.S.I)
   
(Meta Amalya Dewi, M.Kom)
NID : 04043
   
NID : 05065




SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

ELECTRONIC AND RECORD MANAGEMENT DELIVERY NOTES

TO HELP OPERATIONAL PROCESS AT PT SUBUR SENTOSA


Dibuat Oleh :

NIM
: 1013464323
Nama

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif


Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi E-Commerce

Tahun Akademik 2013/2014

Disetujui Penguji :

Tangerang, Oktober 2014

Ketua Penguji
 
Penguji 1
 
Penguji 2
         
         
         
         
(Sudaryono, Dr.,Ir.,M.Pd)
 
(Ferry Sudarto,S.Kom,M.Pd)
 
(Meta Amalya Dewi, M.Kom )
NID : 09006
 
NID : 10001
 
NID : 05065




SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

ELECTRONIC AND RECORD MANAGEMENT DELIVERY NOTES

TO HELP OPERATIONAL PROCESS AT PT SUBUR SENTOSA


Disusun Oleh :

NIM
: 101346423
Nama
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: E-Commerce

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang,Juni 2014

 
 
 
 
 
NIM : 1013464323

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;




ABSTRAKSI

PT. Subur Sentosa adalah perusahaan yang bergerak di bidang tekstil yang memproduksi barang setengah jadi berupa kain mentah yang di supplay ke beberapa perusahaan lain untuk diolah kembali menjadi barang jadi. Penggunaan sistem dalam pengolahan dokumen surat jalan masih berjalan secara konvensional sehingga produktifitas kurang efisien dan efektif. Sehingga perlu adanya perkembangan sistem secara terkomputerisasi untuk menciptakan kinerja yang produktif. Metode analisa yang digunakan menggunakan Metode Analisa SWOT (Strenghts,Weaknesses, Opportunities, Threats) CSF (Critical Success Factor), dan Value Chain. Metode perancangan menggunakan UML (Unified Modeling Language), bahasa pemrograman PHP, menggunakan database MySQL, dan menggunakan Macromedia Dreamweaver CS3 untuk desain web serta metode testing menggunakan Black Box Testing. Dari adanya perkembangan sistem diharapkan agar kedepannya PT Subur Sentosa dapat meningkatkan produktifitas kinerja dengan menggunakan sistem yang sudah terkomputerisasi.

Kata Kunci: efektif, efisien, dokumen, surat jalan.


ABSTRACT

PT. Subur Sentosa is a company engaged in the field of textiles that produce intermediate goods in the form of raw cloth supplay to some other company to be reprocessed into finished goods . The use of a document processing system in a delivery orders still run in the conventional way so that productivity is less efficient and effective.. So the need for the development of a computerized system to create a productive performance. The method of analysis used to use SWOT Analysis Method (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats) CSF (Critical Success Factor), and the Value Chain. Method design using UML (Unified Modeling Language), the programming language PHP, using a MySQL database, and using Macromedia Dreamweaver CS3 for web design and testing methods using Black Box Testing. From the development of the system is expected to be the future of PT Subur Sentosa can improve productivity performance by using the computerized system.

Keywords : efficient, effective, document , delivery orders.




KATA PENGANTAR


Bismillahirrahmanirrahim.

Alhamdulilah,puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya, sholawat sertasalam kepada suri tauladan umat manusia Nabi Muhammad SAW, sehingga penulisdapat menyelesaikan skripsi yang berjudul ”ELECTRONIC AND RECORD MANAGEMENT DELIVERY NOTES TO HELP OPERATIONAL PROCESS AT PT SUBUR SENTOSA” sebagai salah satu syarat dalammencapai gelar Sarjana Komputer di STMIK Raharja.

Hanya keyakinan dari dalam diri sendiriuntuk menjadi lebih baik, yang senantiasa menjadi dorongan bagi penulis sendiriuntuk selalu berusaha menyelesaikan tulisan ini. Juga penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongansemua pihak, maka penulis tidak akan dapat menyelesaikan tugas ini dengan baikdan tepat waktunya. Dalam kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasihkepada :

  1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Ketua STMIK Raharja
  2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom, selaku Pembantu ketua 1 STMIK Raharja
  3. Ibu Maimunah, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi
  4. Bapak Oleh Soleh, M.M.S.I selaku dosen pembimbing I yang telah meluangkan waktu, memberikan bimbingan dan arahannya
  5. Ibu Meta Amalia Dewi, S.Kom selaku dosen pembimbing II yang telah meluangkan waktu, memberika bimbingan dan arahannya
  6. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada kami
  7. Rekan-rekan yang bekerja di PT. Subur Sentosa, khusunya pada Bapak Bariman yang telahmemberikan kuliah lapangan yang sangat berharga
  8. Ayah, Ibu dan Adik serta keluarga tercinta yang telah memberikan dukungan moril maupun materil serta doa untuk keberhasilan penulisan
  9. Rekan-rekan mahasiswa yang selalu memberikan petunjuk dan pengalamn dalam proses penyelesaian laporan ini
  10. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu karena selalu memiliki peran yang telah membantu penyusunan laporan ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan laporan ini masih jauh darisempurna dan masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu, kritik dan saran yangbersifat membangun dalam penyusunan laporan ini sangat penulis harapkan, agarpenulisan ini dapat menuju ke kesempurnaan kelak.

Akhir kata penulis berharap penulisan laporan inidapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaatdikemudian hari.

Tangerang, Oktober 2014
Ika Marhaeni
NIM. 1013464323


DAFTAR TABEL

Tabel 2.1............. Kekurangan dan Kelebihan My SQL

Tabel 2.2............. Kelebihan dan Kekurangan PHP

Tabel 2.3............. Literature Review

Tabel 3.1............. Tujuan Utama dan CSF PT Subur Sentosa

Tabel 3.2............. Identifikasi Kebutuhan TI

Tabel 3.3............. Internal Strategic Factors Analysis

Tabel 3.4............. Eksternal Strategic Factors Analysis

Tabel 3.5............. Strategi S-O

Tabel 3.6............. Strategi S-T

Tabel 3.7............. Strategi W-O

Tabel 3.8............. Strategi W-T

Tabel 3.9............. Elisitasi Tahap I

Tabel 3.10............ Elisitasi Tahap II

Tabel 3.11............ Elisitasi Tahap III

Tabel 3.12............ Final Draft Elisitasi

Tabel 4.1............. Struktur Tabel Bahan Proses

Tabel 4.2............. Struktur Tabel Delivery

Tabel 4.3............. Struktur Tabel Detail Delivery

Tabel 4.4............. Struktur Tabel Detail Proses

Tabel 4.5............. Struktur Tabel Detail Receipt

Tabel 4.6............. Struktur Tabel Warehouse

Tabel 4.7............. Struktur Tabel Login

Tabel 4.8............. Struktur Tabel Customer

Tabel 4.9............. Struktur Tabel Supplier

Tabel 4.10............ Struktur Tabel Produk

Tabel 4.11............ Struktur Tabel Proses

Tabel 4.12............ Struktur Tabel Receipt

Tabel 4.13............ Keterangan Halaman Login

Tabel 4.14............ Keterangan Halaman Master Produk

Tabel 4.15............ Keterangan Halaman Master User

Tabel 4.16............ Keterangan Halaman Master Customer

Tabel 4.17............ Keterangan Halaman Master Supplier

Tabel 4.18............ Keterangan Halaman Master Warehouse

Tabel 4.19............ Keterangan Halaman Transaction Receipt

Tabel 4.20............ Keterangan Halaman Detail Receipt

Tabel 4.21............ Keterangan Halaman Approval

Tabel 4.22............ Keterangan Halaman Report

Tabel 4.23............ Keterangan Halaman Report Stock

Tabel 4.24............ Waktu Penelitian



DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1........... Karakteristik Suatu Sistem

Gambar 2.2............ Hubungan Antara Data dan Informasi

Gambar 2.3............ Kualitas Informasi

Gambar 2.4............ Komponen Sistem Informasi

Gambar 2.5............ Arsitektur Web

Gambar 2.6............ Ruang Kerja Adobe Dreamweaver CS3

Gambar 3.1............ Struktur Organisasi PT Subur Sentosa

Gambar 3.2............ Use Case Diagram Sistem Pengolahan Dokumen Surat Jalan Masuk

Gambar 3.3............ Use Case Diagram Sistem Pengolahan Dokumen Surat Jalan Keluar

Gambar 3.4............ Activity Diagram Sistem Pengolahan Dokumen Surat Jalan Masuk

Gambar 3.5............ Activity Diagram Sistem Pengolahan Dokumen Surat Jalan Keluar

Gambar 3.6............ Langkah-langkah Elaborasi Tujuan Organisasi

Gambar 3.7............ Value Chain Pengolahan Dokumen Surat Jalan Masuk Pada PT Subur Sentosa

Gambar 4.1............ Diagram Use Case Sistem Admin Yang Diusulkan

Gambar 4.2............ Diagram Use Case Sistem User Yang Diusulkan

Gambar 4.3............ Diagram Activity Sistem Admin Yang Diusulkan

Gambar 4.4............ Diagram Activity Sistem User Yang Diusulkan

Gambar 4.5............ Diagram Sequence Sistem Admin Yang Diusulkan

Gambar 4.6............ Diagram Sequence Sistem User Yang Diusulkan

Gambar 4.7............ Diagram State Machine Sistem Admin Yang Diusulkan

Gambar 4.8............ Diagram State Machine Sistem User Yang Diusulkan

Gambar 4.9............ Class Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.10........... Flowchart Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.11........... Rancangan Tampilan Welcome Screen

Gambar 4.12........... Rancangan Tampilan Halaman Login

Gambar 4.13........... Rancangan Tampilan Halaman Master Produk

Gambar 4.14........... Rancangan Tampilan Halaman Master User

Gambar 4.15........... Rancangan Tampilan Halaman Master Customer

Gambar 4.16........... Rancangan Tampilan Halaman Master Supplier

Gambar 4.17........... Rancangan Tampilan Halaman Master Warehouse

Gambar 4.18........... Rancangan Tampilan Halaman Transaction Receipt

Gambar 4.19........... Rancangan Tampilan Halaman Detail Receipt

Gambar 4.20........... Rancangan Tampilan Halaman Approval

Gambar 4.21........... Rancangan Tampilan Halaman Report

Gambar 4.22........... Rancangan Tampilan Halaman Report Stock

Gambar 4.23........... Tampilan Halaman Welcome Screen

Gambar 4.24........... Tampilan Halaman Login

Gambar 4.25........... Tampilan Halaman Home

Gambar 4.26........... Tampilan Halaman Master Product

Gambar 4.27........... Tampilan Halaman Master User

Gambar 4.28........... Tampilan Halaman Master Customer

Gambar 4.29........... Tampilan Halaman Master Supplier

Gambar 4.30........... Tampilan Halaman Master Warehouse

Gambar 4.31........... Tampilan Halaman Transaction Receipt

Gambar 4.32........... Tampilan Halaman Transaction Proses

Gambar 4.33........... Tampilan Halaman Transaction Delivery

Gambar 4.34........... Tampilan Halaman Approval Receipt

Gambar 4.35........... Tampilan Halaman Approval Delivery

Gambar 4.36........... Tampilan Halaman Report

Gambar 4.37........... Tampilan Halaman Stock

Gambar 4.38........... Black Box Testing


DAFTAR SIMBOL

Gambar 1 : Simbol Use Case Diagram

Gambar 2 : Simbol Class Diagram


Gambar 3 : Simbol Sequence Diagram

Gambar 4 : Simbol StateChart Diagram

Gambar 5 : Simbol Activity Diagram



Daftar isi


BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Kemajuan teknologi di era globalisasi ini memberikan pengaruh yang sangat besar pada dunia bisnis. Setiap organisasi atau perusahaan seperti halnya perusahaan baik manufacture ataupun home industry sangat membutuhkan sistem yang terkomputerisasi secara relevan, akurat, cepat, dan efisien. Ketersediaan informasi yang cepat dan akurat serta didukung dengan penerapan sistem yang optimal menjadi kelebihan tersendiri yang harus dimiliki oleh setiap perusahaan. Hal tersebut dapat menjadi ukuran sejauh mana kualitas dan kuantitas dari perusahaan tersebut. Dengan demikian keoptimalan serta tingkat kepuasan yang tinggi menjadi tujuan utama yang harus dicapai.

Penggunaan komputer dalam sistem informasi tidak lepas dari penyediaan sarana berupa software (perangkat lunak) dan hardware (perangkat keras) yang memiliki kecepatan proses yang memadai sebanding dengan tingkat pekerjaan, serta penyediaan brainware (manusia), user (pengguna) dan sumber daya manusia (SDM) yang menjalankan sistem tersebut agar peningkatan perbaikan sistem dapat digunakan oleh stakeholder.

PT Subur Sentosa merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang manufacture. Sebagai perusahaan yang telah berdiri cukup lama dalam bidang tekstil. Pada dasarnya PT Subur Sentosa harus memberikan pelayanan yang baik dalam bidang TI, dalam segala hal yang berhubungan dengan jalannya pekerjaan mulai dari sales order, purchasing, production, delivery order proses sampai dengan delivery dan dokumen surat.

Pada saat ini pengolahan dokumen surat jalan pada PT Subur Sentosa masih menggunakan cara kerja yang konvensional atau manual. Yaitu masih dengan menggunakan tulisan-tulisan tangan dan masih menggunakan form-form yang terbuat dari kertas (kartu stock), yang kemungkinan untuk rusak atau hilang cenderung lebih rentan. Hal ini tentunya dapat merugikan salah satu pihak ataupun pihak-pihak lain yang terlibat dalam transaksi tersebut. Oleh karena itu perlu adanya perubahan ke arah yang lebih baik.

Dengan latar belakang inilah penulis ingin melakukan penelitian tentang sistem pengolahan dokumen surat jalan pada PT Subur Sentosa. Metode penelitian menggunakan metode pengumpulan data yang meliputi observasi, wawancara dengan stakeholder, dan studi pustaka. Dan juga dengan menggunakan metode yang meliputi metode analisa, metode perancangan, dan metode testing. Tujuan penulis dalam penelitian ini adalah mengetahui sistem yang berjalan beserta kelemahan dan kelebihannya serta memberikan solusi pada PT Subur Sentosa agar dalam pengolahan dokumen surat jalan tidak lagi menggunakan cara kerja yang manual tetapi menggunakan cara kerja yang terstruktur atau terkomputerisasi.

Berdasarkan hal tersebut, penulis membuat laporan Skripsi ini dengan judul “ELECTRONIC AND RECORD MANAGEMENT DELIVERY NOTES TO HELP OPERATIONAL PROCESS AT PT SUBUR SENTOSA”.

Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang dan berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis, maka dapat diuraikan beberapa permasalahan yang dihadapi, antara lain:

  1. Bagaimanakah sistem pengolahan dokumen surat jalan yang sedang berjalan saat ini pada PT Subur Sentosa ?

  2. Bagaimana kelebihan serta kekurangan sistem pengolahan dokumen surat jalan yang sedang berjalan saat ini pada PT Subur Sentosa?

  3. Kendala-kendala apa saja yang dialami saat pengoperasian sistem yang sedang berjalan pada saat ini di PT Subur Sentosa?

  4. Bagaimanakah merancang sistem pengolahan dokumen surat jalan di PT Subur Sentosa agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan?

  5. Bagaimanakah keuntungan-keuntungan sistem yang akan diusulkan pada PT Subur Sentosa?

Ruang Lingkup

Ruang lingkup yang akan dibahas pada penelitian ini adalah bagaimana sistem pengolahan dokumen surat jalan pada PT Subur Sentosa yang sedang berjalan pada saat ini kurang mendukung dalam proses pengerjaannya, karena masih menggunakan cara yang konvensional atau manual yang tentunya akan sangat berpeluang untuk menciptakan kesalahan-kesalahan yang harusnya dapat diminimalisasi. Yaitu dengan adanya perbaikan sistem yang lebih modern. Hal ini tentunya akan membawa perubahan sistem ke arah yang lebih baik. Karena dengan menggunakan sistem yang terstruktur dan terkomputerisasi, maka kesalahan-kesalahan dalam proses pengolahan dokumen surat jalan pada PT Subur Sentosa dapat diminimalisasi. Pengolahan dokumen surat jalan masuk meliputi dari Supplier mengirimkan barang yang disertai pula dengan surat jalan melalui kurir yang dipercaya untuk mengirimkan barang pesanan. Lalu kurir mengirimkan barang kepada Gudang. Gudang menerima barang dan surat jalan untuk diinput oleh Admin Gudang, hasil inputan diarsip atau dibuat dokumen dan selanjutnya akan diproses di akunting. Dengan demikian laporan barang yang masuk ataupun keluar dapat dilihat atau diketahui melalui sistem tanpa harus menghitung jumlah barang aktual secara ulang jika diperlukan dan hanya dengan melihat di sistem yang ada di komputer.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Adapun beberapa tujuan dari penulisan Skripsi dengan judul “Electronic And Record Management Delivery Notes To Help Operational Process At PT Subur Sentosa”, yakni diantaranya:

  1. Untuk mengetahui sistem pengolahan dokumen surat jalan yang sedang berjalan saat ini pada PT Subur Sentosa.

  2. Untuk mengetahui kelebihan serta kekurangan sistem pengolahan dokumen surat jalan yang sedang berjalan saat ini pada PT Subur Sentosa.

  3. Untuk mengetahui kendala-kendala apa saja yang dialami saat pengoperasian sistem yang sedang berjalan pada saat ini di PT Subur Sentosa.

  4. Untuk mengetahui bagaimanakah merancang sistem pengolahan dokumen surat jalan di PT Subur Sentosa agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

  5. Untuk mengetahui keuntungan-keuntungan sistem yang akan diusulkan pada PT Subur Sentosa.

Manfaat Penelitian

Adapun beberapa manfaat yang dapat diperoleh dari penulisan Skripsi dengan judul “ Electronic And Record Management Delivery Notes To Help Operational Process At PT Subur Sentosa”, yakni diantaranya:

A. Peneliti

  1. Dapat mengetahui sistem pengolahan arsip surat jalan yang sedang berjalan saat ini pada PT Subur Sentosa.

  2. Dapat mengetahui kelebihan serta kekurangan sistem pengolahan arsip surat jalan yang sedang berjalan saat ini pada PT Subur Sentosa.

  3. Dapat mengetahui kendala – kendala apa saja yang dialami saat pengoperasian sistem yang sedang berjalan pada saat ini di PT Subur Sentosa.

  4. Dapat mengetahui bagaimanakah merancang sistem pengolahan arsip surat jalan di PT Subur Sentosa agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

  5. Dapat mengetahui keuntungan-keuntungan sistem yang akan diusulkan pada PT Subur Sentosa.


B. Perguruan Tinggi STMIK Raharja

  1. Dapat menjadi referensi bagi Mahasiswa/i untuk melakukan penelitian- penelitian selanjutnya, terutama dalam sistem pengolahan dokumen surat jalan.

  2. Dapat memperkaya pengetahuan para Mahasiswa/i dalam pengambilan keputusan terhadap suatu permasalahan.

  3. Dapat membuat Perguruan Tinggi STMIK Raharja dikenal oleh instansi-instansi yang dijadikan objek penelitian para Mahasiswa/I nya.


C. PT Subur Sentosa

  1. Memberikan solusi sistem pengolahan dokumen surat jalan secara elekronik dan bagaimana membuat record managament yang baik pada PT Subur Sentosa untuk menunjang kinerja para karyawan/i

  2. Bagi PT Subur Sentosa, penelitian ini merupakan jalan keluar untuk meningkatkan kinerja perusahaan agar dapat bersaing dengan para kompetitornya

Metode Penelitian

Dalam menyelesaikan perancangan dan penulisan Skripsi ini, maka penulis menggunakan beberapa metode penelitian untuk mendapatkan data yang diperlukan, sehingga dapat diperoleh suatu hasil yang sesuai seperti diharapkan penulis. Adapun metodologi penelitian yang digunakan penulis adalah :

Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang dilakukan oleh penulis yaitu lebih cenderung pada jenis penelitian yang deskriptif, yaitu meneliti atas dasar kegiatan-kegiatan yang dilihat secara langsung. Dari metode penelitian ini peneliti dapat menganalisa tentang sistem pengolahan dokumen surat jalan yang sedang berjalan di PT Subur Sentosa dan bagaimana merancang sistem yang memang dapat memenuhi kebutuhan pada PT Subur Sentosa.

Metode Pengumpulan Data

1. Wawancara

Metode yang dilakukan penulis untuk mendapatkan data dengan cara wawancara atau tanya jawab secara lisan baik itu kepada stake holder ataupun kepada pihak-pihak yang bersangkutan untuk mendapatkan data yang diperlukan. Pertanyaan – pertanyaan yang diajukan tentunya berkaitan dengan perumusan masalah yang ada. Diantaranya yaitu berkaitan bagaimana sistem pengolahan arsip surat jalan masuk pada PT Subur Sentosa dan apa saja kekurangannya. Dari kekurangan inilah peneliti dapat mencarikan solusi untuk perancangan sistem yang baru yang sesuai dengan kebutuhan dari PT Subur Sentosa dalam pengolahan arsip surat jalan masuk.

2. Observasi

Suatu metode untuk mendapatkan data dengan jalan pengamatan dan untuk mencari sumber informasi dengan melakukan evaluasi terhadap masalah yang ada dan melaksanakan pencatatan secara sistematis terhadap unsur-unsur yang diteliti. Observasi dilakukan secara langsung di PT Subur Sentosa dengan mengamati dan menganalisa tentang apa saja yang berkaitan dengan sistem pengolahan arsip surat jalan yang masuk. Data yang diperoleh dari hasil pengamatan yang dilakukan secara langsung akan menghasilkan data yang nyata dan akurat karena sesuai dengan apa yang dilihat dan yang diamati.

3. Studi Pustaka

Suatu metode untuk mendapatkan data dengan cara mempelajari buku-buku yang berkaitan dengan judul yang diambil. Sehingga penulis mendapatkan gambaran secara teoritis yang berguna untuk perancangan maupun penulisan penelitian ini. Buku-buku yang diambil tentunya yang berkaitan dengan pengolahan arsip surat jalan. Selain itu juga studi pustaka diperoleh dengan cara browsing, internet dan juga dengan literature review.

Metode Analisa

Metode analisa sistem yang digunakan oleh penulis yaitu dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language) yang meliputi adanya Diagram Usecase dan Diagram Activity, metode SWOT (Strengths Weaknesses, Opportunities, Threats), CSF (Critical Success Faktor), dan Value Chain. Analisa SWOT digunakan peneliti untuk mengetahui peluang (Opportunities) apa saja yang dapat dicapai apabila ada perubahan sistem pengolahan arsip data surat jalan masuk ke sistem yang lebih terkomputerisasi, yang tentunya nanti akan mendatangkan kekuatan (Strengths) dari sistem yang baru dan dapat meminimalisasi kelemahan-kelemahan (Weaknesses) yang ada pada sistem yang sedang berjalan pada saat ini. Dengan adanya perubahan yang lebih maju terhadap sistem yang sebelumnya, tentunya perusahaan akan terhindar dari ancaman-ancaman (Threats) yang akan berdampak pada kelangsungan perusahaan. Metode lain yang dipakai peneliti adalah metode CSF (Critical Success Faktor) yang digunakan untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang sangat berpengaruh bagi perusahaan dalam konteks yang lebih spesifik. Yang tentunya akan menjadi tolak ukur untuk merancang sistem yang memang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan dalam pengolahan arsip surat jalan masuk pada PT Subur Sentosa. Dan metode selanjutnya yaitu dengan menggunakan Value Chain yaitu dengan menganalisa pada pembebanan cost, pendapatan dan asset untuk dinilai aktivitasnya. Dari ketiga metode tersebut adapun kegiatan yang dilakukan oleh peneliti, diantaranya :

- Mengadakan wawancara dengan stakeholder mengenai kekurangan apa saja yang ada pada sistem pengolahan arsip surat jalan yang sedang berjalan pada saat ini di PT Subur Sentosa.

- Melakukan berbagai observasi terhadap sistem pengolahan arsip surat jalan di PT Subur Sentosa dengan mengamati setiap proses, tahapan demi tahapan dalam sistem yang sedang berjalan.

Kemudian untuk rancangan sistem baru yang peneliti ajukan, yaitu dengan menggunakan tahapan-tahapan elisitasi. Diantaranya dengan menggunakan Elisitasi Tahap I, Elisitasi Tahap II, Elisitasi Tahap III, dan Draft Final Elisitasi.

Metode Perancangan

Dalam metode rancangan ini penulis menggunakan UML (Uniefied Modeling Language) Visual Paradigm yang merupakan sistem arsitektur yang bekerja dalam OOAD (Object Oriented Analysis and Design) dengan satu bahasa yang konsisten untuk menentukan, visualisasi, mengkonstruksi, dan mendokumentasikan artifact yang terdapat dalam sebuah software. Selain itu juga penulis menggunakan bahasa pemrograman PHP, Appserv MySQL, Xampp, Dreamweaver CS4, dan bahasa pemrograman lain yang dapat mendukung dalam perancangan sistem.

Metode Testing

Metode yang digunakan dalam tahapan testing ini adalah dengan menggunakan Black Box Testing dimana pengujian perangkat lunak melalui test fungsionalitas dari aplikasi yang bertentangan dengan struktur internal atau kerja.

Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah dalam memahami lebih jelas tentang penulisan penelitian ini, maka penulis mengelompokkan materi penulisan menjadi Lima (V) bab yang masing-masing saling berkaitan satu sama lainnya, sehingga tulisan ini menjadi satu kesatuan yang utuh, ke-lima bab tersebut yaitu :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang uraian latar belakang penulisan Skripsi, perumusan masalah, pembatasan masalah, ruang lingkup penelitian, metode penelitian yang digunakan, tujuan dan manfaat perancangan, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi tentang uraian mengenai teori-teori dasar yang akan mendukung pembahasan masalah, serta cara berfikir penulis dalam penyusunan Skripsi ini. Sebagai gambaran, dalam hal ini uraian tersebut akan menjelaskan tentang definisi ilmu yang berkaitan penyusunan laporan Skripsi.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini berisi tentang uraian umum yaitu : gambaran umum organisasi, sejarah singkat organisasi, struktur organisasi, serta wewenang dan tanggung jawab, tata laksana sistem yang berjalan, permasalahan yag dihadapi, serta analisa kebutuhan dari stakeholder yang dihimpun ke dalam bentuk lembar elisitasi I, II, III, dan elisitasi final. Disertai dengan diagram pemodelan UML.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Bab ini berisi tentang prosedur-prosedur sistem yang diusulkan dengan menggambarkannya melalui use case diagram, activity diagram, sequence diagram, dan juga terdapat tampilan dari menu-menu yang digunakan pada sistem yang diusulkan.

BAB V PENUTUP

Bab ini merupakan berisi tentang kesimpulan dan saran dari hasil pengamatan dan penelitian yang dilakukan pada penulisan laporan Skripsi ini.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN



BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

1. Definisi Sistem


Menurut Sutarman (2012:13)[1], “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama”. Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah suatu kumpulanatau kelompok dari elemen atau komponen yang saling berhubungan atau salingberinteraksi dan saling bergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu.


2. Karakteristik Sistem

Menurut Sutabri (2012:13)[2],Suatu sistem mempunyai karakteristik. Karakteristik sistem adalah sebagai berikut ini:

Sumber: Sutabri (2012:14)[2]

Gambar 2.1. Karakteristik suatu sistem

a.Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem (components) atau subsistem-subsistem.Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama dalam membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk sub-sistem.

b.Suatu sistem mempunyai batas sistem (boundary). Batasan sistem membatasi antara sistem yang satu dengan yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.

c.Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment). Lingkungan luar sistem adalah suatu bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut.

d.Suatu sistem mempunyai penghubung (interface). Penghubung sistem merupakan media yang menghubungkan sistem dengan sub-sistem yang lain, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.

e.Suatu sistem mempunyai tujuan (goals). Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goals) atau sasaran sistem (objective). Sebuah sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya, jika suatu sistem tidak mempunyai tujuan maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

3. Klasifikasi Sistem

Suatu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut (Sutabri, 2012:15)[2] :

a. Sistem abstrak (abstact system) dan sistem fisik (phisical system) Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tempak secara fisik, misalnya sistem teknologi yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sitem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

b. Sistem Alami (natural system) dan Sistem Buatan Manusia (human made system) Sistem alami adalah sistem yang keberadaannya terjadi secara alami/natural tanpa campuran tangan manusia. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sebagai hasil kerja manusia. Contoh sistem alamiah adalah sistem tata surya yang terdiri dari atas sekumpulan planet, gugus bintang dan lainnya. Contoh sistem abstrak dapat berupa sistem komponen yang ada sebagai hasil karya teknologi yang dikembangkan manusia.

c. Sistem tentu (deterministic system) dan sistem tidak tentu (probobalistic system)Sistem tertentu adalah sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan/diperkirakan sebelumnya. Sedangkan sistem tidak tentu adalah sistem yang tingkah lakunya tidak dapat ditentukan sebelumnya. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan sebelumnya. Program aplikasi yang dirancang dan dikembangkan oleh manusia dengan menggunakan prosedur yang jelas, terstruktur dan baku.

d. Sistem Tertutup (closed system) dan Sistem Terbuka (open system) Sistem tertutup merupakan sistem yang tingkah lakunya tidak dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sebaliknya, sistem terbuka mempunyai prilaku yang dipengaruhi oleh lingkungannya. Sistem aplikasi komputer merupakan sistem relative tertutup, karena tingkah laku sistem aplikasi komputer tidak dipengaruhi oleh kondisi yang terjadi diluar sistem.

4. Perancangan Sistem

Perancangan sistem terdapat beberapa model diantaranya :

1. Waterfall Model

Waterfall merupakan model yang menggunakan milestone sebagai titik transisi dan pengujian, artinya setiap aktivitas pada tahap pengembangan harus diselesaikan sebelum menuju tahap pengembangan berikutnya. Sehingga model ini sangat sesuai untuk perangkat lunak dengan syarat-syarat yang telah didefinisikan secara lengkap sebelumnya karena besar kemungkinan tidak adanya perubahan aplikasi dimasa yang akan datang. Kondisi semacam ini akan sangat berpengaruh pada perangkat lunak dan menimbulkan masalah terhadap kebutuhan iterasi dimana aplikasi akan terus berkembang dengan penyesuaian-penyesuaian terhadap kebutuhan, proses bisnis dan lingkungan aplikasi yang terus berubah dari waktu ke waktu

2. Protyping Model

Prototyping adalah salah satu pendekatan dalam rekayasa perangkat lunak yang secara langsung mendemonstrasikan bagaimana sebuah perangkat lunak atau komponen-komponen perangkat lunak akan bekerja dalam lingkungannya, sebelum tahapan konstruksi aktual dilakukan.

3. Model RAD (Rapid Aplication Development)

Model RAD merupakan sebuah model proses perkembangan software sekuensial linier yang menekankan siklus perkembangan yang sangat pendek. Model RAD ini merupakan sebuah adaptasi “kecepatan tinggi” dari model sekuensial linier di mana perkembangan cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan kontruksi berbasis komponen.

4. Model Spiral

Spiral merupakan model kombinasi dari Prototyping model dengan Waterfall model. Setiap tahapan model ini selalu dilakukan Risk Analiysis dan verifikasi atau testing. Dalam model ini, proses digambarkan sebagai spiral. Setiap loop mewakili satu fase dari software process. Loop paling dalam berfokus padakelayakan dari sistem, loop selanjutnya tentang definisi dari kebutuhan, loop berikutnya berkaitan dengan desain sistem dan seterusnya.


Konsep Dasar Data dan Informasi

1. Definisi Data

Menurut Sutarman (2012:3)[1] “Data adalah fakta dari sesuatu pernyataan yang berasal dari kenyataan, di mana pernyataan tersebut merupakan hasil pengukuran atau pengamatan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan darinya”. Menurut Situmorang (2010:1)[3],“Data adalah things known or assumed, yang berarti bahwa data sesuatu yang diketahui atau dianggap”. Diketahui artinya yang sudah terjadi merupakan fakta (bukti).Data dapat memberikan gambaran tentang suatu keadaan atau personal. Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa data adalah fakta dari sesuatu, kejadian, aktifitas dan transaksi yang dicatat, diklasifikasikan dan disimpan berupa angka, tulisan, gambar, suara ataupun tokoh namun belum diorganisasikan dalam bentuk yang dapat dimengerti.

2. Bentuk Data

Menurut Yakub (2012:5)[4], data dapat dibentuk menjadi 5, antara lain sebagai berikut:

a) Teks

Teks adalah sederatan huruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual misalnya, artikel, koran, majalah, dan lain-lain.

b) Data yang terformat

Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.

c) Citra (Image)

Citra atau Image adalah data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa grafik, foto, hasil rontsen, dan tanda tangan.

d) Audio

Audio adalah data dalam bentuk suara misalnya, instrument musik, suara orang, suara binatang, detak jantung, dan lain-lain.

e) Video

Video adalah data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dalam bentuk film.

3. Meta Data

Menurut Adi Nugroho yang dikutip dari Yakub (2012:6)[4], meta data adalah data yang menjelaskan tentang data lainnya.

4. Sumber Data

Menurut Yakub (2012:6)[4], Sumber data dapat diperoleh dari berbagai sumber untuk memperolehnya. Sumber data diklasifikasikan sebagai sumber data internal, sumber data personal, dan sumber data eksternal.

a) Data Internal

Data internal sumbernya adalah orang, produk, layanan, dan proses.Data internal umumnya disimpan dalam basis data perusahaan dan biasanya dapat diakses.

b) Data Personal

Sumber data personal bukan hanya berupa fakta, tetapi dapat juga mencakup konsep, pemikiran dan opini.

c) Data Eksternal

Sumber data ekternal dimulai dari basis data komersial hingga sensor dan satelit.Data ini tersedia di compact disk, flashdisk atau media lainnya dalam bentuk film, suara gambar, atlas, dan televisi.

5. Hirarki Data

Menurut Yakub (2012:6), Hirarki data dapat diorganisasikan menjadi beberapa level, antara lain sebagai berikut:

a) Elemen Data

Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Istilah lain dari elemen data dalam basis data relasional adalah field, kolom, item, dan atribut.

b) Record

Record adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah lain dari rekaman dalam basis data relasional adalah baris atau tupel.

c) File

File adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang atribut sama, namun berbeda isinya. Istilah lain dari file dalam basis data relasional adalah berkas, tabel, dan relasi.

6. Pengertian Informasi

Menurut Sutarman (2012:14)[1], “Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima”. Menurut McLeod yang dikutip dari Yakub (2012:8)[4], “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya”. Menurut Laudon (2012:6)[4] “Informasi adalah data yang sudah dibentuk ke dalam sebuah formulir bentuk yang bermanfaat dan dapat digunakan untuk manusia”. Berdasarkan pendapat para ahli yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi. Hubungan antara data dan informasi digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2.2 Hubungan antara data dan informasi

7. Kualitas Informasi

Informasi mempunyai tiga kualitas informasi, antara lain:

a) Accurate

Informasi harus bebas dari kesalahan kesalahan dan tidak menyesatkan, dalam hal ini informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

b) Timeliness

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan memiliki nilai lagi karena informasi merupakan suatulandasan dalam mengambil sebuah keputusan di mana bila mengambil keputusan terlambat maka akan bersifat fatal untuk organisasi.

c) Relevance

Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya, dimana relevansi informasi untuk tiap-tiap individu berbeda tergantung pada yang menerima dan yang membutuhkan.Nilai informasi di tentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkanya.

Sumber:Titik, Djumiarti (2010:10)

Gambar 2.3 Kualitas Informasi

8. Nilai Informasi

Nilai dari informasi ditentukan oleh lima hal yaitu:

a. Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.

b. Untuk mendapatkan pengalaman.

c. Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.

d. Untuk mengekstrak implikasi kritis dan merefleksikan pengalaman masa lampau yang menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer dari membuat kesalahan yang sama yang dilakukan oleh manajer lain sebelumnya.

e. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.


Konsep Dasar Sistem Informasi

1. Definisi Sistem Informasi

Menurut Sutarman (2012:13)[1], “Sistem informasi adalah”Sistem dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memperoses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu”. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi). Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah gabungan dari orang, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber daya data, dan kebijakan dan prosedur yang menyimpan, mengumpulkan (mendapatkan kembali), memproses, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan dan pengontrolan keputusan dalam suatu organisasi.

2. Pengertian Sistem Informasi Berbasis Komputer

Menurut Yustianti (2012:14)[5], “Teknologi Informasi adalah komponen tertentu pada sebuah sistem. Namun, hanya sedikit teknologi informasi yang digunakan secara terpisah”. Menurut Sutarman (2012:14), “Sistem informasi berbasis komputer adalah sebuah sistem inforamasi yang menggunakan komputer dan teknologi telekomunikasi untuk melakukan tugas-tugas yang diinginkan”.Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa Teknologi Informasi dan Sistem Informasi Berbasis Komputer adalah komponen tertentu pada sebuah sistem secara yang menggunakan komputer dan teknologi telekomunikasi untuk melakukan tugas-tugas yang diinginkan.

3. Komponen Sistem Informasi

Menurut Sutabri (2012:39)[6], Sistem informasi mempunyai enam buah komponen, yaitu komponen masukan (input), komponen model, komponen keluaran (output), komponen teknologi, komponen basis data dan komponen kontrol atau pengendalian.

Sumber: Sutabri (2012:40)[6]

Gambar 2.4 Komponen Sistem Informasi

a. Komponen Masukan (input)

Input merupakan data yang masuk kedalam sistem informasi. Komponen ini perlu ada karena merupakan bahan dasar dalam pengolahan informasi.

b. Komponen Model

Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi berasal dari data yang diambil dari basis data yang diolah lewat suatu model- model tertentu.

c. Komponen Keluaran (output)

Produk dari sistem informasi adalah Output berupa informasi yang berguna bagi para pemakainya. Output merupakan komponen yang harus ada di sistem informasi.

d. Komponen Teknologi

Teknologi merupakan komponen sistem yang penting pada sistem informasi. Tanpa adanya teknologi yang mendukung, maka sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi tepat pada waktunya.

e. Komponen Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer, dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi.

f. Komponen Kontrol atau Pengendalian

Komponen kontrol merupakan komponen yang penting dan harus ada dalam sistem informasi.Komponen kontrol ini digunakan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi merupakan informasi yang kuat.

4. Infrastruktur Informasi

Menurut Sutarman (2012:15)[1], infrastruktur informasi terdiri atas fasilitas-fasilitas fisik, layanan, dan manajemen yang mendukung semua sumber daya komputer dalam suatu organisasi. Terdapat lima komponen utama dari infrastruktur, yaitu sebagai berikut:

a. Hardware (perangkat keras).

b. Software (perangkat lunak).

c. Network (fasilitas jaringan dan kompunikasi).

d. Database (basis data).

e. Information management personnel (manajemen informasi personal).

5. Tujuan Sistem Komputer

Menurut Sutarman (2012:5)[1], Tujuan pokok dari sistem komputer adalah mengolah data untuk menghasilkan informasi. Agar tujuan pokok tersebut terlaksana, maka harus ada elemen-elemen yang mendukungnya. Elemen-elemen dari sistem komputer adalah software, hardware, dan brainware.

a. Hardware (perangkat keras/pirinti keras) adalah peralatan pada sistem komputer yang secara fisik terlihat dan dapat dijamah.

b. Software (perangkat lunak/piranti lunak) adalah program yang berisi perintah-perintah untuk melakukan pengolahan data.

c. Brainware adalah manusia yang terlibat di dalam pengoperasian serta pengaturan sistem komputer.

Ketiga elemen sistem komputer tersebut harus saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan.Hardware tanpa adanya software, tidak akan berfungsi seperti yang di harapkan, hanya berupa benda mati saja. Softwareakan mengoperasikan hardware. Hadware yang sudah didukung oleh software juga tidak akan berfungsi jika tidak ada manusia yang mengoperasikannya.

6. Kemampuan Komputer'

Menurut Sutarman (2012:6)[1], Kemampuan komputer yang paling menajubkan adalah kecepatan komputer dapat melakukan suatu operasi dasar, seperti perhitungan, penjumlahan atau pengurangan dalam waktu yang sangat cepat, yaitu dalam satuan millisecond, microsecond, nanosecond, atau picosecond. Komputer yang paling cepat dapat melakukan opeasi dalam waktu picosecond.


Konsep Dasar Analisa Sistem

1. Definisi Analisa Sistem

“ Analisa sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran yang sedang berjalan, merancang atau mengganti output yang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain ( bisa jadi lebih sederhana dan interatif ) atau melakukan beberapa perbaikan serupa. “ (Mulyanto, 2010 : 125 )[7].

2. Fungsi Analisa Sistem

(Sutabri, 2013: 26)[6] Adapun fungsi analisa sistem sebagai berikut :

1. Mengidentifikasikan masalah-masalah kebutuhan pemakai (user).

2. Menyatakan secara fisik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan pemakai.

3. Memilih alternatif- alternatif metode pemecahan masalah yang paling tepat.

4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistemnya. Pada tugas atau fungsi terakhir dari analisa sistem menerapkan rencana rancangan sistemnya yang telah disetujui oleh pemakai.

3. Tahap-Tahap Analisa Sistem

Tahap analisa sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap yang selanjutnya.Di dalam tahap analisa sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang analis sistem diantaranya adalah :

1. Identify, yaitu proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi masalah. Hal yang harus dilakukan diantaranya :

a. Mengidentifikasikan penyebab masalah

b. Mengidentifikasikan titik keputusan

c. Mengidentifikasikan personil-personil kunci

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Hal ini dapat dilakukan dengan menganalisa cara kerja dari sistem berjalan. Hal yang harus dilakukan diantaranya :

a. Menentukan jenis penelitian

b. Mengatur jadwal penelitian

c. Mengatur jadwal wawancara

d. Mengatur jadwal observasi

e. Membuat agenda wawancara

f. Mengumpulkan hasil penelitian

3. Analize, yaitu melakukan analisa terhadap sistem. Hal yang dilakukan diataranya:

a. Menganalisis kelemahan sistem

b. Menganalisis kebutuhan informasi bagi manajemen (pemakai)

4. Report, yaitu membuat laporan dari hasil analisis yang telah dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Tujuan dari adanya laporan tersebut diantaranya :

a. Sebagai laporan bahwa proses analisis telah selesai dikakukan

b. Meluruskan kesalahan-kesalahan mengenai apa yang telah ditemukan dalam proses analisa yang tidak sesuai menurut manajemen

c. Meminta persetujuan kepada manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya


Konsep Dasar Teknologi Informasi

1. Definisi Teknologi Informasi

Menurut Sutarman (2012:17)[1], Teknologi informasi adalah Sebuah aturan yang mendasar, garis besar/acuan, atau ide motivasi, yang diaplikasikan pada sebuah situasi, dan untuk menghasilkan sesuatu yang di harapkan sebagai studi, perancangan, pengembangan, implementasi, dukungan atau manajemen sistem informasi berbasis komputer, khususnya aplikasi perangkat lunak dan perangkat keras komputer. Teknologi informasi memanfaatkan komputer elektronik dan perangkat lunak komputer untuk mengubah, menyimpan, melindungi, memproses, mentransmisikan, dan memperoleh informasi secara aman.Menurut Yustianti (2012:14), “Teknologi informasi adalah komponen tertentu pada sebuah sistem”. Namun, hanya sedikit teknologi informasi (TI) yang digunakan secara tepisah. Alangkah baiknya, apabila TI digunakan dengan cara efektif, yaitu ketika mereka dikombinasikan atau digabungkan kedalam sistem informasi, berbagai macam komponen-komponen seperti hardware, software, database, network, dan people yang penting bagi suatu sistem untuk dapat beroperasi.Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa teknologi informasi merupakan kumpulan dari komponen-komponen hardware yang terdiri dari hardware, software, database, network, people dan jaringan telekomunikasi yang penting bagi suatu sistem untuk dapat beroperasi.

2. Tujuan Teknologi Informasi

Menurut Sutarman (2012:17)[1], tujuan teknologi Informasi memiliki tiga tujuan, yaitu:

a. Untuk memecahkan masalah.

b. Membuka kreatifitas.

c. Meningkatkan efektifitas dan efesiensi dalam melakukan pekerjaan.

3. Fungsi Teknologi Informasi

Menurut Sutarman (2012:18)[1], fungsi teknologi informasi memiliki enam, yaitu sebagai berikut:

a. Menangkap (Capture).

b. Mengolah (processing).

Mengkompilasikan catatan rinci dari aktifitas, misalnya menerima inputdari keyboard, scanner,mic dan sebagainya. Mengolah atau memproses data masukan dapat berupa konversi (pengubahan data kebentuk lain), analisis (analisis kondisi), perhitungan (kalkulasi), sintesis (penggabungan) segala bentuk data dan informasi.

1) Data processing, memproses dan mengolah data menjadi suatu informasi.

2) Information processing, suatu aktivitas komputer yang memperoses dan mengolah suatu tipe/bentuk yang lain dari informasi.

3) Multimedia System, suatu sistem komputer yang dapat memperoses berbagai tipe/bentuk dari informasi secara bersamaan (simultan).

c. Menghasilkan (Generating)

Menghasilkan atau mengorganisasikan informasi kedalam bentuk yang berguna. Misalnya laporan, tabel, grafik, dan sebagainya.

d. Menyimpan(Storage)

Merekam atau menyimpan data dan informasi dalam suatu media yang dapat digunakan untuk keperluan lainnya. Misalnya disimpan ke harddisk, tape, disket, compact disc (CD), dan sebagainya.

e. Mencari kembali (Retrival)

Menelusuri, mendapatkan kembali informasi atau menyalin (copy) data dan informasi yang sudah tersimpan, misalnya mencari supplier yang sudah lunas, dan sebagainya.

f. Transmisi (Transmission)

Mengirim data dan informasi dari suatu lokasi ke lokasi lain melalui jaringan komputer. Misalnya mengirimkan data penjualan dari userA ke user lainnya, dan sebagainya.

4. Keuntungan Penerapan Teknologi Informasi

Menurut Sutarman (2012:19)[1], berikut adalah keuntungan dari penerapan teknologi informasi memiliki 4 adalah sebagai berikut:

a. Kecepatan (Speed)

Komputer dapat mengerjakan sesuatu perhitungan yang kompleks dalam hitungan detik, sangat cepat, jauh lebih cepat dari yang dapat dikerjakan oleh manusia.

b. Konsistensi (Consistency)

Hasil pengolahan lebih konsisten tidak berubah-ubah karena formatnya (bentuknya) sudah standar, walaupun dilakukan berulang kali, sedangkan manusia sulit menghasilkan yang persis sama.

c. Ketepatan (Precision)

Komputer tidak hanya cepat, tetapi juga lebih akurat dan tepat (presisi).Komputer dapat mendeteksi suatu perbedaan yang sangat kecil, yang tidak dapat dilihat dengan kemampuan manusia, dan juga dapat melakukan perhitungan yang sulit.

d. Keandalan (Reliability)

Apa yang dihasilkan lebih dapat dipercaya dibandingkan dengan dilakukan oleh manusia. Kesalahan yang terjadi lebih kecil kemungkinannya jika menggunakan komputer.


Konsep Dasar Software Aplikasi

Menurut Sutarman (2012:88), Software ini antara lain di gunakan untuk mengolah data elektronik. Banyak software aplikasi yang di tawarkan di pasaran, namun kita dapat menggelompokkan software aplikasi menurut kegunaannya:

1) Software untuk pengolahan kata (word processing).

2) Software untuk pengolahan angka/data table (spreadsheet).

3) Software untuk pengolahan data statistik.

4) Software untuk pengolahan database.

5) Software untuk pengolahan gambar (citra foto).

6) Software bahasa pemograman untuk membuat aplikasi sendiri.




Konsep Dasar Web

1. Definisi Web

Menurut Kustiyahningsih(2011:113)[8],“Web adalah layanan yang didapat oleh pemakai komputer yang terhubung ke internet”. Browser adalah perangkat lunak untuk mengakses halaman-halaman web seperti internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Safari, dan lain-lain.Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa Web merupakan layanan yang dapat oleh pemakai komputer terhubung ke internet, baik berupa teks, gambar, suara maupun video yang interaktif dan mempunyai kelebihan untuk menghubungkan (link) satu dokumen dengan dokumen lainnya (hypertext) yang dapat diakses melalui sebuah browser.

2. Sejarah Web

Menurut Kustiyahningsih (2011:113)[8], “Web awalnya adalah bersifat statis sehingga hanya bisa melihat-lihat informasi sehingga tidak ada interaktif yang terjadi di antara pemakai dengan komputer. Tetapi kini semakin populernya dunia internet maka makin banyak orang-orang berlomba-lomba untuk belajar agar web menjadi interaktif dan menarik. Sehingga web tidak hanya sebagai penyedia informasi tetapi pemakai juga dapat langsung melakukan komunikasi dengan komputer serta dengan tampilan web yang menarik. Komunikasi yang terjain seperti email, chatting, e-learning, e-bisnis, dan lain sebagainya. Seiring dengan perkembangan teknologi maka lahirnya PHP sebagai bahasa pemrograman open source yang digunakan secara luas terutama untuk pengembangan web dan dapat disimpan dalam bentuk HTML.Sehingga web tidak hanya memberikan informasi tetapi terjalin interaksi dan menjadikan web bersifat dinamis dan diintegrasikan dengan web server, Apache, PWS dan IIS.Kelahiran PHP bermula saat Rasmus Lerdorf membuat sejumlah skrip Perl yang dapat mengamati siapa saja yang melihat-lihat daftar riwayat hidupnya, yaitu tahun 1994. Tahun 1995, Rasmus menciptakan PHP/FIVersi 2, di mana Versi tersebut dapat menempelkan kode terstruktur dalam tag HTML dan juga PHP dapat berkomunikasi dengan database.Menurut Anamisa (2011:1), web adalah teknologi internet bukan hal asing bagi orang yang berkecimpung di dunia komputer. Bahkan bagi orang awam sekalipun kata-kata world wide web (www) seakan akan sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan manusia modern saat ini. Situs-situs web menampilkan informasi apapun yang ada dibelahan dunia tidak peduli seberapapun jauhnya. Dengan web, seseorang bisa mendapatkan informasi yang dia butuhkan dengan mudah, cepat, dan murah.Web juga menjadi sarana komunikasi yang disukai karena sifatnya yang mendunia (world wide) dan menjadi ajang tukar pendapat bagi penggunanya.Karena hal-hal seperti diatas, maka perkembangan web menjadi sedemikian cepat. Dengan kebutuhan yang semakin kompleks ini, tidak lagi menjadi mudah untuk membuat situs web yang menarik dan informatif dengan hanya menggunakan Hyper Text Marup Langguage (HTML). Diperlukan sesuatu yang lebih agar interaksi user dapat sebagai pengendali datangnya informasi, interaksi ini disebut dengan aplikasi web.

3. Konsep Web

Menurut Kustiyahningsih (2011:5)[8], World Wide Web (WWW), lebih dikenal dengan web yang merupakan salah satu layanan yang didapat oleh pemakai komputer yang terhubung ke internet dengan fasilitas hypertext untuk menampilkan data berupa text, gambar, suara, animasi, dan data multimedia lainnya. Sehingga web pada awalnya adalah ruang informasi dalam internet, dengan menggunakan teknologi hypertext, pemakai dituntun menemukan informasi dengan mengikuti link yang disediakan dalam dokumen web yang ditampilkan dalam web browser. Situs/web dapat dikatagorikan menjadi dua yaitu “web statis” dan “web dinamis”. Kustiyaningsih (2011:5) menjelaskan bahwa “Web statis adalah web yang menampilkan informasi-informasi yang sifatnya statis (tetap)”. Disebut statis karena pengguna tidak dapat berinteraksi dengan web tersebut. Dengan demikian untuk mengetahui suatu web tersebut bersifat statis atau dinamis dapat dilihat dari tampilannya. Jika suatu web hanya berhubungan dengan halaman web lain dan berisi suatu informasi yang tetap maka web tersebut disebut statis.Kustiyaningsih (2011:5) mengatakan bahwa “Web Dinamis adalah web yang menampilkan informasi serta dapat berinteraksi dengan pengguna”. Web yang dinamis memungkinkan pengguna untuk berinteraksi menggunakan form sehingga dapat mengolah informasi yang ditampilkan.Web dinamis bersifat interaktif, tidak kaku dan terlihat lebih indah. Sehingga dapat dapat disimpulkan bahwa kelebihan dari aplikasi web adalah dapat diakses kapan pun dan dari mana pun selama ada internet. Dan dapat diakses hanya dengan menggunakan web browser(umumnya sudah tersedia di PC, PDA dan handphone terbaru), tidak perlu menginstal aplikasi client khusus.Sedangkan untuk kekurangan yang dimiliki dari aplikasi web itu sendri adalah antarmuka yang dapat dibuat terbatas sesuai spesifikasi standar untuk membuat dokumen web dan keterbatasan kemampuan web browser untuk menampilkannya. Dan terbatasnya kecepatan internet mungkin membuat respon aplikasi masih lambat.

4. Arsitektur Web

Menurut Kustiyahningsih (2011:5)[8], Arsitektur web system web sebenarnya merupakan aplikasi yang berasitektur client-server dengan menggunakan protokol HTTP dalam komunikasi antara client dan server yang merupakan pengembangan dari arsitektur file server. Arsitektur ini adalah model konektivitas pada jaringan yang mengenal adanya server dan client, dimana masing-masing memiliki fungsi yang berbeda satu sama lainnya. Kunci utama dalam membangun aplikasi web adalah meletakan sesuai dengan proposisinya. Artinya webdeveloper harus pintar dalam memilah-milah mana yang harus diperoses di server dan mana yang di client. Server merupakan komputer yang menjadi pusat pemrosesan perintah-perintah web yang dikirim oleh client. Perintah tersebut bisa berupa: koneksi ke database, perintah untuk menampilkan suatu halaman web dan lain-lain. Server side digunakan untuk memperoses segala sesuatu yang berhubungan dengan server, seperti environmental dari server atau manipulasi data pada database.Dan yang perlu dipelajari untuk membuat aplikasi berbasis web di sisi server adalah mekanisme pemanggilan program dan pengambilan output program oleh web server (CGI). Dan serverside scripting (PHP, ASP, JSP).Client merupakan komputer yang hanya bertugas untuk menampilkan data dari server dan mengirim data ke server. Komputerini biasanya digunakan oleh end user. Client side digunakan untuk mengadakan interaksi dengan user yang frekuensinya tinggi, namun data yang diperlukan relatif sedikit atau telah tersedia sebelumnya. Dan yang perlu dipelajari untuk membuat aplikasi berbasis web di sisi client adalah sintaks pembuatan dokumen web (HTML dan CSS) dan client side script (javascript).

Sumber: Kustiyahningsih (2011:6)

Gambar 2.5 Arsitektur Web

Cara kerja web seperti gambar pada gambar 2.5 menjelaskan bahwa:

a. User mengetik URL di browser

b. Browser menghubungi server yang tersebut pada URL

c. Setelah terhubung, browser mengrimkan HTTP request.

d. Server menjawab dengan mengirimkan HTTP response (berisi header dan isi dokumen)

e. Untuk dokumen yang terdiri atas beberapa file (misalnya dokumen bergambar), browser harus mengirimkan HTTP request lagi untuk setiap file.

f. Browser menampilkan semua dokumen kepada user.

5. Web Programming

Menurut Kustiyahningsih (2011:9)[8], Dalam web programming, terdapat server-side programming.Client-side programming adalah untuk membuat web yang statis, sedangkan untuk membuat web yang dinamis (dapat interaktif dengan user) diperlukan server-side dan client-side programming. Program web yang tergolong dalam Client side seperti java Script, VB Script, HTML dan lain-lain.Hasil parsing script pemograman client side yang berupa HTML dari server web dapat dilihat dengan memilih menu view>Source code. Sedangkan program web yang tergolong server side adalah CGI/Perl, ASP, JSP, PHP, CFM.Hasil parsing script pemrograman server side yang berupa HTML dari server web dapat dilihat dengan memilih menu view>source code juga.Hal ini terjadi karena script hanya diproses di server web dan hasilnya dikembalikan dalam bentuk tag-tag HTML kemudian ditampilkan pada browser.Berdasarkan basis perkembangan aplikasi (software) dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

1) Aplikasi berbasis dektop

Aplikasi berbasis dektop dikembangkan untuk di jalankan di masing-masing client (komputer pengakses aplikasi pengolahan database).Database diletakan di server sedangkan aplikasi di insall di masing-masing client.Bahasa pemrograman yang di gunakan untuk aplikasi tipe ini biasanya adalah Borland Delphi, Visual Basic, Java netbean, dan sebagainya.Pada aplikasi berbasis desktop, aplikasi dibagun dengan menggunakan tool tertentu,kemudian di kompilasi.Hasilnya dapat langsung digunakan dalam komputer.

2) Aplikasi berbasis web

Aplikasi berbasis web tidak perlu di install di masing-masing client pengakses aplikasi karena aplikasi cukup di konfigurasi di server. Kemudian client mengakses dari browser seperti Internet Explorer, opera Firefox.Executor aplikasi dilakukan oleh web server seperti Apache, IIS, Xitami dan lain sebagainya.Perbedaan lain aplikasi berbasis desktop dan web adalah bahwa untuk aplikasi berbasis desktop peningkatan kecepatan dan kinerja aplikasi dengan mengoptimasi penggunaan memori, manajemen proses dan pengaturan input-output. Pada aplikasi berbasis web, faktor yang menentukan kinerja aplikasi adalah kecepatan akses database dan kecepatan akses jaringan dan internet.


Teori Khusus

Metode Analisa SWOT

1. Definisi Analisa SWOT

SWOT adalah dengan menggabungkan berbagai indikator yang terdapat dalam kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Dan ada definisi tentang SWOT, yakni adalah suatu penelaahan yang dimulai dengan pemantauan perubahan lingkungan baik di dalam maupun di luar perusahaan sehingga kita dapat memahami gambaran yang tepat tentang keadaan perusahaan yang sebenarnya”.

Dari kedua definisi di atas, maka dapat disimpulkan SWOT adalah gabungan indikator yang dimulai dengan pemantauan perubahan lingkungan baik eksternal maupun internal sehingga dapat memahami keadaan perusahaan yang kondusif.

2. Manfaat Analisa SWOT

Banyak manfaat bila kita melakukan analisa masalah secara SWOT yaitu Srength, Weakness, Oppurtunity, and Threats sebelum diambil keputusan untuk dibandingkan dengan pengambilan keputusan tanpa mempertimbangkan dan melakukan analisa masalah, manfaatnya adalah:

a. Dapat diambil tindakan manajemen yang tepat sesuai dengan kondisi.

b. Untuk membuat rekomendasi.

c. Informasi lebih akurat.

d. Untuk mengurangi resiko akibat dilakukannya keputusan yang berkali-kali (double decision).

e. Menjawab hal yang bersifat intutif atas keputusan yang bersifat emosional.

3. Tipe-tipe Strategi SWOT

Matriks Threats – Opportunities – Weakness –Strenghts (TOWS) merupakan penggabungan berbagai indikator untuk membantu manajer mengembangkan yang terdapat empat tipe strategi: kekuatan, kelemahan,peluang, dan ancaman. Model penggabungannya menggunakan TOWS Matriks. Namun tidak semua rencana strategi yang disusun dari TOWS Matriks ini digunakan seluruhnya. Strategi yang di pilih adalah strategi yang dapat memecahkan isu strategi perusahaan.

a. S-Ostrategies adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan semua kekuatan untuk merebut peluang.

b. W-Ostrategies adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang ada.

c. S-Tstrategies adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman.

d. W-Tstrategies adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman.

4. Tujuan Analisa SWOT

Analisis SWOT digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dari bisnis yang dilakukan oleh organisasi.


Analisa Crictical Succes Faktors (CSF)

Faktor-faktor kritis harus dipertimbangkan didalam mencapai tujuan organisasi yang disebut CSF. Faktor-faktor tersbut dapat berupa strategi maupun operasional dan diperoleh sebagian besar dari 3 sumber, yaitu factor organisasi, factor industry dan factor lingkungan.

1. Status Access

Status Access adalah data atau laporan terkini dari status variabel kunci, dapat diakses kapan saja dengan menggunakan jaringan.

2. Personalized Analysis

Eksekutif dapat memilih isi pada database dengan menggunakan alat pemrograman untuk memperoleh informasi.

3. Exception Reporting

Karakteristik exceptioning report didasarkan atas konsep management by exception yang mengarahkan perhatian eksekutif kepada penyimpanan dari standar yang telah ditetapkan dengan membandingkan nkinerja yang dianggarkan dengan kinerja actual, sehingga eksekutif dapat mengetahui performance mana yang baik dan buruk.

4. Use of colors and Audio

Data yang kritikal dapat dilaporkan tidak hanya secara angka tanpa dapat juga menggunakan warna, contoh warna hijau untuk bagus, kuning untuk peringatan, merah untuk bahaya. Beberapa sistem dilengkapi dengan suara untuk memberitahukan pengguna jika informasi terbaru tiba.

5. Navigation of information

Merupakan kemampuan yang menijinkan sejumlah besar data dijelajah/diselidiki secara mudah dan cepat.

6. Communication

Eksekutif membutuhkan komunikasi dengan lain, komunikasi ini dapat dilakukan dengan menggunakanj email, pengiriman laporan yang ditujukan kepada seseorang, panggilan untuk sebuah rapat maupun komentar dalam bentuk berita organisasi diinternet.


Analisa Value Chain

Menurut Michael E. Porterya untuk mendeskripsikan cara melihat bisnis sebagai rantai aktifitas yang mengubah input menjadi output sehingga memiliki nilai bagi pelanggan. Value Chain membagi dalam dua kategori, yaitu:

1. Primary activities, (line functions) merupakan aktifitas utama dari organisasi yang melibatkan aktifitas-aktifitas sebagai berikut:

a. Inbound Logistics, pada bagian ini terkait dengan penerimaan, penyimpanan, dan pendistribusian input menjadi produk.

b. Operations, semua aktifitas yang terkait dengan pengubahan input menjadi bentuk akhir dari produk, seperti produksi, pembuatan, pemaketan, perawatan peralatan, fasilitas, operasi, jaminan kualitas, proteksi terhadap lingkungan.

c. Outbond Logistics, aktifitas yang terkait dengan pengumpulan, penyimpanan, distribusi secara fisik atau pelayanan terhadap pelanggan.

d. Marketing and Sales, aktifitas yang terkait dengan pembelian produk dan layanan oleh pengguna dan mendorong untuk dapat membeli produk yang dibuat. Memiliki rantai nilai khusus, antara lain: Marketing Management, Advertising, Sales force administration, Sales force operations, Technical literature, promotion.

e. Service, aktifitas yang terkait dengan penyediaan layanan untuk meningkatkan atau merawat nilai dari suatu produk, seperti instalasi, perbaikan, pelatihan, suplai bahan, perawatan dan perbaikan bimbingan teknis.

2. Support activities, (staff atau fungsi overhead) merupakan aktifitas pendukung yang membantu aktifitas utama. Secondary activitiesmelibatkan beberapa bagian/fungsi, antara lain:

a. Firm infrastructure, merupakan aktifitas, biaya, dan aset yang berhubungan dengan manajemen umum, accounting, keuangan, keamanan dan keselamatan sistem informasi, serta fungsi lainnya.

b. Human Resources Management, terdiri dari aktifitas yang terlibat seperti penerimaan, dengar pendapat, pelatihan, pengembangan, dan kompensasi untuk semua tipe personil, dan mengembangkan tingkat keahlian pekerja.

c. Research, Technology, and System Development, aktifitas yang terkait dengan biaya yang berhubungan dengan produk, perbaikan proses, perancangan peralatan, pengembangan perangkat lunak komputer, sistem telekomunikasi, kapabilitas basis data baru, dan pengembangan dukungan sistem berbantuan komputer.

d. Procurement, terkait dengan fungsi pembelian input yang digunakan dalam value chain organisasi.


Black Box Testing

Black box tests merupakan pengujian mengenai apa yang dilakukan oleh sistem, terutama perilakunya (behavior) dan masalah-masalah bisnis. Black Box test dilakukan untuk mengidentifikasi bug yang terdapat pada hasil-hasil, pemrosesan dan perilaku dari sistem. Black box test biasanya dilakukan oleh tester.

Sementara itu, black – box testing atau disebut juga Functional Testing berfokus pada perilaku eksternal dari suatu software atau berbagai komponennya sambil memandang obyek yang diuji sebagai sebuah kotak hitam (black box) sehingga mencegah tester untuk melihat isi-isi didalamnya. Black – box testing memverifikasi penanganana yang benar dari fungsi-fungsi eksternal yang disediakan oleh software atau apakah perilaku yang diamati tersebut memenuhi harapan – harapan user atau spesifikasi produk. Dan juga bentuk yang paling sederhana dari Black – Bok Test (BBT) adalah dengan mulai menjalankan software dan melakukan pengamatan dengan harapan mudah untuk membedakan mana hasil yang diharapkan dan mana yang tidak . Bentuk ini disebut juga “ad hoc testing”. Setelah dilakukan pengujian berulang kali dan ditentukan bahwa masalah-masalah terjadi karena software dan bukan karena hardware, maka informasi tersebut disampaikan kepada ppihak yang bertanggungjawab untuk memperbaiki masalah-masalah tersebut. Bentuk lain dari BBT adalah penggunaan checklist yang spesifik yang berisikan daftar fungsi-fungsi eksternal apa yang seharusnya ada serta beberapa informasi mengenai kierja yang diharapkan ataupasangan input – output.


Unified Modeling Language (UML)

1. Definisi UML(Unified Modeling Language)

Menurut Nugroho (2010:6)[9],“UML(Unified Modeling Language) adalah‘bahasa’ pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma ‘berorientasi objek’. Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami”.(Rosa dan Salahuddin, 2011:118)[10] “ UML (Unified Modeling Language ) merupakan metode pengembangan perangkat lunak (Sistem Informasi) dengan menggunakan metode grafis serta merupakan bahasa untuk visualisasi, spesifikasi, konstruksi serta dokumentasi ”.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa “Unified Modelling Language (UML)adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan perangkat lunak berbasis Objek (Object Oriented programming)”.

2. Model UML (Unified Modeling Language)

Menurut Widodo (2011:10)[11], Beberapa literature menyebutkan bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapa diagram yang digabung, misalnya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagram pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi. Namun demikian model-model itu dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya yaitu statis atau dinamis. Jenis diagram itu antara lain:

a. Diagram kelas.

Bersifat statis, Diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek. Meskipun bersifat statis, sering pula diagram kelas memuat kelas-kelas aktif.

b. Diagram paket (Package Diagram).

Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan kumpulan kelas-kelas, merupakan bagian dari diagram komponen.

c. Diagram use-case.

Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan use-case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.

d. Diagram interaksi dan sequence (urutan).

Bersifat dinamis. Diagram urutan adalah interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan dalam suatu waktu tertentu.

e. Diagram komunikasi (communication diagram).

Bersifat dinamis. Diagram sebagai pengganti diagram kolaborasi UML 1.4 yang menekankan organisasi struktural dari objek-objek yang menerima serta mengirim pesan.

f. Diagram statechart(statechart diagram).

Bersifat dinamis. Diagram status memperlihatkan keadaan-keadaan pada sistem, memuat status (state), transisi, kejadian serta aktivitas.

g. Diagram aktivitas (activity diagram).

Bersifat dinamis. Diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem. Diagram ini terutama penting dalam pemodelan fungsi-fungsi suatu sistem dan memberi tekanan pada aliran kendali antar objek.

h. Diagram komponen (component diagram).

Bersifat statis. Diagram komponen ini memperlihatkan organisasi serta kebergantungan sistem/perangkat lunak pada komponen-komponen yang telah ada sebelumnya.

i. Diagram deployment (deployment diagram).

Bersifat statis. Diagram inimemperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (run-time). Memuat simpul-simpul beserta komponen-komponen yang di dalamnya.

Kesembilan diagram ini tidak mutlak harus digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, semuanya dibuat sesuai kebutuhan. Pada UML dimungkinkan kita menggunakan diagram- diagram lainnya misalnya data flow diagram, entityrelationship diagram, dan sebagainya.

3. Bangunan Dasar Metodologi Unified Modeling Language (UML)

Menurut Widodo (2011:21)[11]. Bangunan dasar metodologi Unified Modeling Language (UML)menggunakan tiga bangunan dasar untuk mendeskripsikan sistem/perangkat lunak yang akan dikembangkan, yaitu:

a. Sesuatu (things)

Ada 4 (empat) things dalam Unified Modeling Language (UML), yaitu:

1) Structural things

Merupakan bagian yang relatif statis dalam model Unified Modeling Language (UML).Bagian yang relatif statis dapat berupa elemen-elemen yang bersifat fisik maupun konseptual.

2) Behavioral things

Merupakan bagian yang dinamis pada model Unified Modeling Language (UML), biasanya merupakan kata kerja dari model Unified Modeling Language (UML), yang mencerminkan perilaku sepanjang ruang dan waktu.

3) Grouping things

Merupakan bagian pengorganisasi dalam Unified Modeling Language (UML). Dalam penggambaran model yang rumit kadang diperlukan penggambaran paket yang menyederhanakan model. Paket-paket ini kemudian dapat didekomposisi lebih lanjut. Paket berguna bagi pengelompokkan sesuatu, misalnya model-model dan subsistem-subsistem.

4) Annotational things

Merupakan bagian yang memperjelas modelUnified Modeling Language (UML)dan dapat berupa komentar-komentar yang menjelaskan fungsi serta ciri-ciri setiap elemen dalam model Unified Modeling Language (UML).

b. Relasi (Relationship)

Ada 4 (empat) macam relationship dalam Unified Modeling Language (UML), yaitu:

1) Kebergantungan

Merupakan hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (dependent).

2) Asosiasi

Merupakan apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya, bagaimana hubungan suatu objek dengan objek lainnya. Suatu bentuk asosiasi adalah agregasi yang menampilkan hubungan suatu objek dengan bagian-bagiannya.

3) Generalisasi

Merupakan hubungan dimana objek anak (descendent)berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada diatasnya objek induk (ancestor). Arah dari atas ke bawah dari objek induk ke objek anak dinamakan spesialisasi, sedangkan arah berlawanan sebaliknya dari arah bawah keatas dinamakan generalisasi.

4) Realisasi

Merupakan operasi yang benar-benar dilakukan oleh suatu objek.

4. Diagram-diagram UML (Unified Modeling Language)

Menurut Heriawati (2011:10)[12], bahwa beberapa literature menyebutkan bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapa diagram yang digabung, misalnya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagram pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi. Namun demikian model-model itu dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya yaitu statis atau dinamis. Jenis diagram itu antara lain:

a. Menurut Padeli dkk (2010:71)[13], Diagram kelas (Class Diagram). Bersifat statis, Diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek. Meskipun bersifat statis, sering pula diagram kelas memuat kelas-kelas aktif. Ada pendapat lain yang menjelaskan dari pengertian Spesifikasi yang jika diintansikan akan menghasilkan sebuah objek. Class menggambarkan keadaan (atribut/property) suatu sistem, sekaligus menawarkan pelayanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metode/fungsi).Diagram paket (Package Diagram). Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan kumpulan kelas-kelas, merupakan bagian dari diagram komponen.

b. Diagram use case. Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna. Ada pendapat lain yang menjelaskan dari pengertian Use Case yaitu suatu deksripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan tipikal interaksi antara pengguna sebuah sistem (aktor) dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah sistem dipakai

c. Diagram interaksi dan sequence (urutan). Bersifat dinamis. Diagram urutan adalah iterasi yang menekankan pada pengiriman pesan dalam suatu waktu tertentu.

d. Diagram komunikasi (communication diagram). Bersifat dinamis. Diagram sebagai pengganti diagram kolaborasi UML 1.4 yang menekankan organisasi struktural dari objek-objek yang menerima serta mengirim pesan.

e. Diagram statechart (statechart diagram). Bersifat dinamis. Diagram status memperlihatkan keadaan-keadaan pada sistem, memuat status (state), transisi, kejadian serta aktivitas.

f. Diagram aktivitas (activity diagram). Bersifat dinamis. Diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem. Diagram ini terutama penting dalam pemodelan fungsi-fungsi suatu sistem dan memberi tekanan pada aliran kendali antar objek.

g. Diagram komponen (component diagram). Bersifat statis. Diagram komponen ini memperlihatkan organisasi serta kebergantungan sistem/perangkat lunak pada komponen-komponen yang telah ada sebelumnya.

h. Diagram deployment (deployment diagram). Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (run-time). Memuat simpul-simpul beserta komponen-komponen yang ada di dalamnya.

Kedelapan diagram ini tidak mutlak harus digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, semuanya dibuat sesuai kebutuhan. Pada UML dimungkinkan kita menggunakan diagram-diagram lainnya (misalnya data flow diagram, entityrelationship diagram, dan sebagainya).

5. Star Unified Modlling Language (UML)

Menurut Suardika (2012:1)[14], Star UML adalah platform pemodelan perangkat lunak yang mendukung UML (Unified Modeling Language). StarUML yang berbasiskan pada UML versi 1.4, menyediakan sebelas jenis Diagram yang berbeda, dan mendukung notasi UML 2.0.StarUML juga secara aktif mendukung konsep UML profile. Star UML unggul dalam hal kustomisasi lingkungan kerja pengguna, dan memiliki ekstensibilitas tinggi pada fungsionalitasnya. StarUML mengklaim diri sebagai salah satu alat pemodelan perangkat lunak termuka yang menjamin dapat memaksimalkan produktivitas dan kualitas proyek perangkat lunak anda.

6. Jenis-jenis diagram UML (Unified Modeling Language)

Berikut ini adalah definisi mengenai 5 diagram UML:

a. Use Case Diagram

Menurut Maimunah (2010:30)[15] , “Use case adalah adalah deksripsi fungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna”. Use case bekerja dengan cara mendeskripsikan tipikal interaksi antara pengguna sebuah sistem (aktor) dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah sistem dipakai. Use case diagram secara grafis menggambarkan interaksi antara sistem, sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain use casediagram secara grafis mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna (user) mengharapkan interaksi dengan sistem itu. Use case secara naratif digunakan untuk secara tekstual menggambarkan sekuensi langkah-langkah dari setiap interaksi.

b. Class Diagram

Menurut Murad (2010:30)[16], Class diagram adalah “Class yang menggambarkan keadaan (atribut/property) suatu sistem, sekaligus menawarkan pelayanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metode/fungsi)”. Menggambarkan struktur object sistem. Diagram ini menunjukkan class object yang menyusun sistem dan juga hubungan antara class object tersebut.

c. Sequence Diagram

Secara grafis menggambarkan bagaimana objek berinteraksi dengan satu sama lain melalui pesan pada sekuensi sebuah use case atau operasi.

d. State Chart Diagram

Digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek beralih dari satu state ke state yang lain.

e. Activity Diagram

Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis maupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi, dan memodelkan hasil dari action tersebut.


Konsep Dasar Adobe Dreamweaver

1. Definisi Adobe Dreamweaver

Menurut Sibero, (2011:384)[17], Dreamweaver merupakan sebuah produk web developer yang dikembangkan oleh Adobe Systems Inc., sebelumnya produk Dreamweaver dikembangkan oleh Macromedia Inc, yang kemudian sampai saat ini perkembangannya diteruskan oleh Adobe Systems Inc, Dreamweaver dikembangkan dan dirilis dengan kode nama Creative Suit (CS). Menurut Milician (2012:5)[18], Dreamweaver CS3 is a powerful Hyper Text Markup Language (HTML) editor used by professionals, as well as beginners. (Dreamweaver CS3 adalah HyperText Markup Language (HTML) editor yang digunakan oleh profesional, serta pemula). Menurut Sigit (2010:1)[19], “Dreamweaver adalah sebuah HTML editor profesional untuk mendesain web secara visual dan mengelola situs atau halaman web”. Menurut Wahana Komputer (2010:2)[20], ”Adobe Dreamweaver merupakan salah satu program aplikasi yang digunakan untuk membangun sebuah website, baik secara grafis maupun dengan menuliskan kode sumber secara langsung”. Berdasarkan definisi-definisi diatas, maka dapat disimpulkan dreamweaver adalah suatu aplikasi yang digunakan dalam membangun atau membuat sebuah web. Saat ini terdapat software dari kelompok Adobe yang belakangan banyak digunakan untuk mendesain suatu web. Versi terbaru dari Adobe Dreamwever CS3 memiliki beberapa kemampuan bukan hanya sebagai software untuk desain web saja, tetapi juga menyunting kode serta pembuatan aplikasi web. Antara lain: JSP, PHP, ASP, XML, dan ColdFusion.

2. Ruang Kerja Adobe Dreamweaver

Ruang Kerja atau Workspace adalah bagian keseluruhan tampilan Adobe Dreamweaver. Ruang kerja Dreamweaver terdiri dari Welcome Screen, Menu, Insert Bar, Document Window, CSS Panel, Aplication Panel, Tag Inspector, Property Inspector, Result Panel, dan Files Panel. Masing-masing dari komponen tersebut memiliki fungsi dan aturan. Berikut di bawah ini penjelasannya:

Sumber: Sibero (2012:384)

Gambar 2.6. Ruang Kerja Adobe Dreamweaver CS3


Konsep Dasar Database

1. Definisi Database

Menurut Kustiyaningsih (2011:146)[8], “Database adalah Struktur penyimpanan data. Untuk menambah, mengakses dan memperoses data yang disimpan dalam sebuah database komputer, diperlukan system manajemen database seperti MYSQL Server”. Menurut Anhar (2010:45)[21], “Database adalah sekumpulan tabel-tabel yang berisi data dan merupakan kumpulan dari field atau kolom. Struktur file yang menyusun sebuah database adalah Data Record dan Field”.

2. Jenis Database yang digunakan

Adapun beberapa jenis Database yang sering digunakan, antara lain:

1) Xampp

Menurut Puspitasari (2011:1)[22],“ xampp adalah sebuah software web server apache yang didalamnya sudah tersedia database server mysql dan support php programming. xampp merupakan software yang mudah digunakan. gratis dan mendukung instalasi di linux dan windows. Keuntungan lainya adalah cuma menginstal 1 kali sudah tersedia apache web server, mysql database server, php support (php4 dan php5) dan beberapa modul lainya hanya bedanya kalau versi windows selalu dalam bentuk instalasi grafis dan yang linux dalam bentuk file terkompresi tar.gz. kelebihan lain yang berbeda dari versi untuk windows adalah memeliki fitur untuk mengaktifkan sebuah server secara grafis, sedangkan linux masih berupa perintah-perintah didalam console. oleh karena itu versi untuk linux sulit untuk dioperasikan.”.

2. MySQL

Menurut Raharjo (2011:21)[23], “MySQL merupakan RDBMS (atau server database) yang mengelola database dengan cepat menampung dalam jumlah sangat besar dan dapat di akses oleh banyak user”. Menurut Kadir (2010:2)[24] , “MySQL adalah sebuah software open source yang digunakan untuk membuat sebuah database.” Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa MySQL adalah suatu software atau program yang digunakan untuk membuat sebuah database yang bersifat open source. Berikut ini adalah beberapa kekurangan dan kelebihan dari MySQL:

Tabel 2.1. Kekurangan dan Kelebihan MySQL

Sumber : Raharjo (2011:21)


Konsep Dasar My SQL

1. Definisi MySQL

Menurut Kustiyahningsih (2011:145)[8], “MySQL adalah sebuah basis datayang mengandung satu atau jumlah table”. Tabel terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris menggandung satu atau sejumlah tabel.Tabel terdiri atas sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu atau sejumlah tabel. Menurut Wahana Komputer (2010:21), MySQL adalah database server open source yang cukup popular keberadaanya”. Dengan berbagai keunggulan yang dimiliki, membuat software database ini banyak digunakan oleh praktisi untuk membangun suatu project. Adanya fasilitas API (Application Programming Interface) yang dimiliki oleh Mysql, memungkinkan bermacam-macam aplikasikomputer yang ditulis dengan berbagai bahasa pemograman dapat mengakses basis data MySQL. MYSQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database Management System). Sedangkan RDMS sendiri akan lebih banyak mengenal istilah seperti table, baris dan kolomdigunakan dalam perintah-perintah di MYSQL.

2. Tipe Data MySQL

Menurut Kustiyahningsih (2011:147)[8], “Tipe data Mysql adalah data yang terdapat dalam sebuah table berupa field-field yang berisi nilai dari data tersebut. Nilai data dalam field memiliki tipe sendiri-sendiri”.MYSQL mengenal beberapa tipe data field yaitu:

a. Tipe data numerik

Tipe numerik dibedakan dalam dua macam kelompok, yaitu integer dan floating point.Integer digunakan untuk data bilangan bulat sedangkan floating point digunakan untuk bilangan desimal.

b. Tipe data string

String adalah rangkaian karakter.

c. Tipe data char () dan varchar ()

Tipe data char () dan varchar () pada prinsipnya sama, perbedaannya hanya terletak pada jumlah memori yang dibutuhkan untuk penyimpanannya. Memori yang dibutuhkan untuk tipe data char() bersifat statis, besarnya tergantung pada berapa jumlah karakter yang ditetapkan pada saat field tersebut dideklarasikan. Pada tipe data varchar () besarnya memori penyimpanan tergantung pada jumlah karakter tambah 1 byte,

d. Tipe data tanggal

Untuk tanggal dan jam, tersedia tipe-tipe data field berupa DATETIME, DATE, TIMESTAMP, TIME, dan YEAR. Masing-masing tipe mempunyai kisaran nilai tertentu. MYSQL akan memberikan peringatan kesalahan (error) apabila tanggal atau waktu yang dimasukkan salah. Kisaran nilai besar memori penyimpanan yang diperlukan untuk masing-masing tipe.

3. Operator MYSQL

Menurut Kustiyahningsih (2011:149)[8], MYSQL mendukung penggunaan operator-operator dan fungsi-fungsi diantaranya:

a. Operator Aritmetika

Suatu ekspresi yang melibatkan tipe data bilangan (NUMERIK) dan tanggal (DATE) menggunakan ekspresi aritmatika.

b. Operator Pembandingan

Suatu ekspresi yang dapat digunakan pada klausa WHERE dan mempunyai sintaks sebagai berikut: WHERE expr operator value. Tabel 2.9.menunjukkan operator pembadingan pada MYSQL.

c. Operator Logika

Operator ini digunakan untuk membandingkan dua nilai variable yang bertipe Boolean.

d. Operator Karakter

Operator untuk membentuk pencarian string yang sesuai dengan nilai yang mencantumkan pada kondisi.Kondisi pencarian dapat berisi karakter, ada 3 symbol khusus.

e. Operator Lain-lain

Operator yang digunakan untuk menguji nilai-nilai yang ada dalam list (tanda kurung) dan dapat juga untuk menampilkan baris berdasarkan suatu jangkauan (range) nilai.

f. Fungsi Agregat

Fungsi agregat (kadang kala disebut fungsi grup atau fungsi ringkasan) adalah fungsi yang disediakan oleh SQL untuk menghasilkan sebuah nilai berdasarkan sejumlah data.Fungsi sendiri adalah sesuatu kumpulan intruksi yang menghasilkan sebuah nilai jika dipanggil.Fungsi ini juga digunakan pada data numerik untuk menghitung nilai baik rata-rata dan jumlah dari sekumpulan data maupun pencarian jumlah baris dalam table.


Konsep Dasar PHP

1. Definisi PHP

Menurut Oktavian (2010:31)[25], “PHP adalah akronim dari Hypertext Preprocessor, yaitu suatu bahasa pemrograman berbasiskan kode-kode (script) yang digunakan untuk mengolah suatu data dan mengirimkannya kembali ke web browser menjadi kode HTML”. Menurut Kustiyaningsih (2011:114)[8], “PHP (atau resminya PHP: Hypertext Proprosessor) adalah skrip bersifat server-sideyang ditambahkan ke dalam HTML”. PHP sendiri merupakan singkatan dari Personal Home Page Tools. Skrip ini akan membuat suatu aplikasi dapat diintegrasikan kedalam HTML sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis. Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa PHP adalah akronim dari Hypertext Preprocessor, yaitu suatu bahasa pemrograman berbasiskan kode-kode (script) yang digunakan untuk mengolah suatu data dan bersifat server-side yang ditambahkan ke dalam HTML. Sifat Server side berarti pengerjaan skrip dilakukan diserver, baru kemudian hasilnya dikirimkan ke browser. Cara penulisan skrip PHP ada dua macam, yaitu Embedded Script dan Non embedded Script.

2. Sejarah PHP

Menurut Kustiyaningsih (2011:113)[8],Seiring dengan perkembangan teknologi maka lahirnya PHP sebagai bahasa pemrograman open source yang digunakan secara luas terutama untuk pengembangan web dan dapat disimpan dalam bentuk HTML.Sehingga web tidak hanya memberikan informasi tetapi terjalin interaksi dan menjadikan web bersifat dinamis dan diintegrasikan dengan web server Apache, PWS dan IIS. Kelahiran PHP bermula saat Rasmus Lerdorf membuat sejumlah skrip perl yang dapat mengamati siapa saja yang melihat-lihat daftar riwayat hidupnya, yaitu tahun 1994. Tahun 1995, Rasmus menciptakan PHP/FI Versi 2, di mana Versi tersebut dapat menempelkan kode terstruktur dalam tag HTML dan juga PHP dapat berkomunikasi dengan database.

3. Kelebihan dan Kekurangan Php

Aplikasi bahasa Php dapat dipergunakan untuk:

a) PHP digunakan sebagai landasan operasi pada pemrogaman jaringan berbasis web.

b) PHP digunakan juga untuk pemrogaman database.

c) PHP digunakan untuk membuat aplikasi web.

d) Adapun kelebihan dan kekurangan bahasa Php antara lain sebagai berikut:

Tabel 2.2. Kelebihan dan Kekurangan PHP

Sumber: http://andikafisma.com/kelebihan-kelemahan-dan-aplikasi-10-bahasa-pemrograman.


Konsep Dasar Elisitasi

1. Definisi Elisitasi

Menurut Guritno, dkk (2010:302)[26], “Elisitasi (elicitation) berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi”. Menurut Nugroho (2010:10)[9], Akuisisi informasi dari seseorang atau kelompok dengan cara yang tidak mengungkapkan maksud dari wawancara atau percakapan. Sebuah teknik pengumpulan intelijen sumber manusia, umumnya terbuka. Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa elisitasi adalah usulan rancangan sistem baru yang diinginkan.

2. Jenis-jenis Elisitasi

Menurut Guritno, dkk (2010:302)[26], Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap, yaitu sebagai berikut:

1. Elisitasi Tahap I

Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.

2. Elisitasi Tahap II

Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi untuk dieksekusi.

a. M pada MDI itu artinya Mandatory. Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

b. D pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih perfect.

c. I pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

3. Elisitasi Tahap III

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE.

a. T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara / tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.

b. O artinya Operasional, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.

c. E artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut di dalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu sebagai berikut:

a. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.

b. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.

c. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

4. Final Draft Elisitasi

Final draft merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.


Manajemen Arsip

(Donni Juni Priansa & Agus Garnida , 2013 : 156)[27]. “ Jika mendengar perkataan arsip, seringkali pegawai membayangkan tumpukan kertas atau berbagai dokumen lainnya yang penuh dengan debu dan kotor. Dimana arsip tersebut disimpan dalam ruangan yang penuh sesak, berantakan, dan pegawainya sudah tua serta tidak terdidik. Pandangan seperti ini seringkali menghambat perkembangan kearsipan pada setiap organisasi. Apalagi para pegawai kearsipan tidak diberikan keleluasaan untuk mengembangkan pengelolaan kearsipan dan kurang mendapat perhatian dari segi pendanaan. Apabila hal ini tidak diperhatikan, terutama dalam memasuki era informasi, maka suatu organisasi akan sulit berkembang. Arsip bukan hanya berupa kumpulan kertas dan dokumen saja, tetapi lebih dari itu, arsip memiliki arti dan peranan yang besar dalam organisasi. Sebuah arsip bukan hanya kertas (dalam arti sebagai fisik), akan tetapi yang lebih penting adalah bagaimana kertas itu dapat memberikan informasi. Setiap kejadian atau peristiwa yang terjadi dapat direkam pada arsip.”

1. Pengertian Arsip dan Kearsipan

(Donni Juni Priansa, 2013:157)[27] “Kata arsip dalam bahasa Indonesia disebut dengan “archief” dalam bahasa Belanda. Dalam bahasa Inggris disebut dengan “archieve”. Dalam bahasa latin, arsip disebut dengan “archivum”, atau “archium”. Sedangkan dalam bahasa Yunani disebut dengan “arche” yang berarti permulaan. Kata “arche” dalam bahasa Yunani berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan, yang kemudian berkembang lagi menjadi kata “arsipcheton” yang berarti Gedung Pemerintahan. International Standards Organization (ISO) menyatakan bahwa arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktifitas (ISO/DIS15489). The Georgia Archeves (2004) menyatakan bahwa arsip dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisiknya dibuat atau diterima menurut undang-undang.”

2. Fungsi dan Tujuan Kearsipan

(Agus Garnida, 2013:158)[27] “Kearsipan bagi organisasi merupakan penunjang bagi kelancaran kegiatan operasional. Melalui kearsipan, informasi dan data otentik dapat diperolah dengan cepat dan tepat. Perjalanan organisasi dapat dilihat dari data-data/arsip yang tersimpan. Oleh karena itu, kearsipan yang baik harus dilaksanakan.” Fungsi kearsipan menurut Agus Garnida (2013: 159)[27] yaitu:

1. Alat penyimpanan warkat;

2. Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyelenggarakan sistem sentralisasi,

3. Alat bantu bagi pimpinan dan manajemen dalam mengambil keputusan;

4. Alat perekam perjalanan organisasi;

5. Mengefektifan dan Mengefisiensikan pekerjaan;

6. Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi;

7. Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan data;

Widjaya menyatakam bahwa tujuan dari kearsipan adalah : a) Menyimpan surat dengan aman dan mudah selama diperlukan; b) Menyiapkan surat setiap kali saat diperlukan; dan c) Mengumpulkan bahan-bahan yang mempunyai sangkut paut dengan suatu masalah yang diperlukan sebagai pelengkap. Lebih lanjut Martono mengemukakan bahwa tujuan kearsipan adalah: a) Menyediakan warkat jika diperlukan; b) menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan; c) Mengumpulkan warkat-warkat yang mempunyai hubungan antara satu dengan lainnya; d) Menghemat tempat penyimpanan; e) Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian atau kebakaran; dan f) Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan.

3. Jenis-jenis Arsip

Menurut Donni Juni Priansa dan Agus Garnida Arsip (2013:160)[27] pada dasarnya memiliki banyak jenis. Berikut ini disampaikan beberapa jenis arsip :

1. Berdasarkan Media

a. Arsip Berbasis Kertas (Conventional archives/Records) Merupakan arsip yang berupa teks atau gambar atau numeric yang tertuang di atas kertas.

b. Arsip Lihat-Dengar (Audio-Visual Archives/Records Merupakan arsip yang dapat dilihat dan didengar. Contohnya: kaset video, film, VCD, cassette recording, foto.

c. Arsip Kartografik dan Arsitektual (Cartographic and Architectural Archives/Recordsi) Merupakan arsip berbasis kertas tetapi isinya memuat gambar grafik, peta, atau gambar arsiptek lainnya, dan karena bentuknya unik dan khas maka dibedakan dariarsip berbasis kertas pada umumnya.

d. Arsip elektronik, Arsip elektronik merupakan arsip yang dihasilkan oleh teknologi informasi, khususnya komputer (machine readable).

2. Berdasarkan Fungsi

a. Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, maupun penyelenggaraan aktivitas di lingkungan perkantoran, yang pada umumnya dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran. Jadi arsip Dinamis adalah semua arsip yang masih berada dalam organisasi. Karena masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan kegiatan administrasi lainnya. Arsip dinamis dalam bahasa Inggris disebut records.

b. Arsip Statis (Archive)

Arsip yang sudah tidak lagi digunakan dalam kegiatan oleh penciptanya, tetapi mempunyai nilai tertentu sehingga pantas untuk dilestarikan/diabadikan untuk kepentingan umum, sejarah, atau sebagai bahan bukti.

4. Asas dan Siklus Pengelolaan Arsip'

Asas pengelolaan kearsipan terdiri dari :

1. Sentralisasi

Asas sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.

2. Desentralisasi

Asas desentralisasi arsip adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asan ini biasanya digunakan oleh organisasi yang besar/kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi mengelola informasi khusus.

3. Gabungan

Asas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas sentralisasi dengan desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi dampak kerugian yang terdapat pada asas sentralisasi dan desentralisasi. Dalam penanganan arsip secara kombinasi. Arsip yang masih aktif digunakan atau disebut arsip aktif (active file) dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut dengan arsip inaktif dikelola di sentral arsip. Dengan demikina , pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi.

5. Penyimpanan Arsip

(Donni Juni Priansa, 2013:164)[27]“Sistem penyimpanan arsip (filling system) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip agar dapat ditemukan dengan cepat bilamana arsip sewaktu-waktu dipergunakan. Sistem kearsipan adalah pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, menggunakan abjad, nomor, huruf atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan. Sistem kearsipan yang baik harus sesuai dengan kondisi organisasi, sederhana, mudah dimengerti dan mudah dioperasikan, mudah diadaptasikan bila ada perubahan sistem serta fleksibel dan elastic untuk menampung perkembangan, murah, aman, akurat.”

6. Sistem Arsip Elektronik

(Agus Garnida, 2012:170)[27] “Sistem kearsipan elektronik mempunyai sejumlah komponen penting yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan. Dimana komponen sistem kearsipan elektronik meliputi pengolahan data dan fakta menjadi informasi manajemen, metode, alat dan evaluasi. Keseluruhan komponen itu saling berinteraksi dan berhubungan, bersama-sama diarahkan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian sistem kearsipan merupakan suatu kombinasi dan penyususnan yang unik dari unsure-unsur proses kearsipan yang didesain untuk mencari solusi atas masalah-masalah kearsipan sehingga tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.”

Arsip elektronik adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data scan-an yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk. Sistem pengarsipan elektronik yang telah berkembang, memiliki banyak variasi dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume arsip yang tinggi, menggunakan sistem kearsipan elektronik ini akan meringankan atau mempermudah proses.”


Sistem Manajemen Dokumen Elektronik

Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital maupun Softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls., 3gp, dwg., avi, mkv, dll yang sudah di upload ke dalam software DMS tertentu. Dokumen yang sudah di upload tersebut kemudian dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain. (Agus Garnida, 2012:176)[27] Penerapan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ini diharapkan dapat :

1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik.

2. Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik.

3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen dan lain sebagainya.

4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik.

5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan / memasukan informasi lokasi penyimpanan dokumen [dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode].

6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya semakin jarang digunakan.

7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan dokumen dengan akses melalui Internet serta dapat menjadi manajemen peminjaman arsip.

(Agus Garnida, 2012: 185)[27] Pembangunan dan pengembangan sistem pelayanan dokumen dengan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik secara terpadu, dapat dimulai dengan menyiapkan beberapa perangkat keras, jaringan koneksi lokal dan memahami cara pengelolaan manual dokumen fisik yang selama ini dilakukan. Usulannya secara garis besar dapat dibagi menjadi beberapa tahapan kerja yaitu:

1. Pengadaan dan instalasi perangkat keras pendukung usulan solusi berupa server, PC, scanner, hub dll. apabila belum tersedia.

2. Pembangunan dan implementasi aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik.

3. Pembangunan koneksi jaringan lokal untuk mendukung usulan solusi apabila belum tersedia.

(Budiman, 2010: 28) Karakteristik sistem manajemen dokumen elektronik ini adalah sebagai berikut :

a. Capture

Capture merupakan hal penting bagi catatan/kertas dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval dan distribusi sebagai solusi dokumen manajemen. Document imaging dan platform management menyediakan dasar scanning, batch proses dan import dokumen elektronik. Kemajuan yang utama dalam teknologi scan membuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan gampang. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas/microfilm menjadi file ke komputer dengan mudah.

b. Storage

Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah dan mempercepat teknologi.

c. Index

Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisir yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif.

d. Retrieval

Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yg mencakup teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian dokumen dengan cepat dan mudah.

e. Access

Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada dikantor atau dapat melalui internet serta flesibiltas untuk mengendalikan akses sistem.

Proses Kerja sistem manajemen dokumen elektronik ini nantinya dilakukan sendiri oleh pihak yang terkait. Prosesnya adalah sebagai berikut: 1. dokumen di-scan satu per satu sesuai dengan scanner yg digunakan feedback atau auto feeder atau menggunakan Hybrid scanner untuk media microfilm. 2. Index dapat dipakai fasilitas OCR yang ada contoh: No. index field , Nama customer, no rekening dll. Dapat pula digunakan secara manual dengan menggunakan template index 3. Proses selanjutnya adalah memasukkan dokumen tersebut ke dalam software DMS ; yang sesuai dengan aturan Folder maupun Sub Foldernya. 4. Untuk melakukan pencarian dokumen dari tempat yang berbeda, software DMS tersebut dapat dihubungkan dengan LAN / Network. 5. Selanjutnya klien/user dapat mengakses aplikasi tersebut untuk melihat dokumen yang diinginkan.

Beberapa keuntungan dari Sistem Manajemen Dokumen Elektronik adalah sebagai berikut: 1. Mempunyai tingkat kecepatan pencarian dokumen yang tinggi karena sistem ini bersifat elektronik, maka kemampuan pengelolaan dan pelayanan dokumen dipastikan dapat lebih cepat daripada jika dilakukan secara manual. 2. Tingkat ketepatan yang tinggi. Dengan menggunakan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik, pengelolaan dokumen dapat diidentifikasikan secara tepat karena menggunakan sistem indeks, pencatatan tempat penyimpanan secara fisik dan mempunyai dokumen bayangan dalam bentuk CD-ROM. 3. Mendukung pengelolaan dokumen dalam berbagai jenis format. Selain dokumen arsip yang berbentuk tekstual (kertas dll), Sistem Manajemen Dokumen Elektronik dapat juga mengelola dokumen dalam bentuk audio, video maupun berbagai jenis gambar seperti photo, poster, peta dan lain sebagainya. 4. Tingkat keamanan yang tinggi. Terproteksi dengan adanya kata kunci [password] dan Mempunyai salinan data [backup] yang disimpan dalam lokasi atau media berbeda. 5. Pengembangan ke depan. Dapat di akses dengan intranet maupun internet, Dapat di integrasi dengan sistem manajemen dokumen elektronik lainnya, dan Database aplikasi dapat dikolaborasikan dengan bentuk database lainnya seperti Ms SqL, Oracle, MSDE dan lain sebagainya.

Sistem manajemen dokumen elektronik ini dapat membantu agar penyimpanan dokumen disimpan dalam media CD-R, DVD serta media yang lainnya, sangat baik untuk mengatur dokumen dalam jumlah besar, dan dapat memudahkan untuk melakukan indeks, penyimpanan, pencarian, penampilan di layar, mencetak dan mengirimkan melalui email bahkan memiliki workflow untuk semua dokumennya. Sistem Manajemen Dokumen Elektronik memudahkan dalam pengarsipan, pencarian, dan pendistribusian dokumen. Selain dapat menghemat tempat penyimpanan dokumen, dalam pencarian dokumen akan jauh lebih akurat dan lebih cepat sehingga memudahkan pengguna dalam mencari dokumen sehingga dapat meningkatkan pelayanan lebih efektif dan efisien.


Manajemen Record

Sebutan lain untuk record adalah arsip dinamis, sedangkan rekod yang tidak digunakan lagi untuk menunjang kegiatan sehari-hari disebut arsip statis, atau arsip saja. Sebutan yang berbeda ini terjadi karena asal usul kata: rekod berasal dari records bahasa Inggris, sedangkan arsip berasal dari archief bahasa Belanda (dynamisch archief dan statisch archief). Di dalam Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, menggunakan sebutan arsip untuk rekod, yang artinya rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dilihat dari fungsinya dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan sehari-hari, fungsi rekod di bagi atas rekod aktif dan rekod inaktif, di dalam UU No. 43 tahun 2009 pasal 1 disebut sebagai arsip aktif dan arsip inaktif;

a. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.

b. Rekod inaktif adalah rekod yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Adanya sebutan yang berbeda antara rekod dan arsip memang bisa membingungkan, terutama jika digunakan secara kurang konsisten.

Manajemen record atau file adalah pusat distribusi semua informasi yang berkaitan dengan proses bisnis. Dengan manajemen record atau file, Manajemen Record , semua informasi yang relevan dengan proses bisnis, seperti e-mail, dokumen dan catatan, dapat dialokasikan secara terstruktur dan diarsipkan dalam satu lokasi terpusat, arsip . Berbagai format informasi elektronik yang berbeda dalam file harus dialokasikan untuk proses bisnis suatu perusahaan dengan wilayah yang berbeda. Jika informasi tersebut tersedia dalam bentuk kertas, bisa dipindai, diindeks, diklasifikasikan dan kemudian dimuat ke file.

Keuntungannya : • Semua file dapat dilihat pada setiap layar monitor yang berhak. • Ketersediaan informasi dalam sekejap tanpa proses pencarian yang melelahkan.

Manajemen Record berjalan sedemikian rupa yang sangat mirip sebagaimana cara yang bekerja tradisional. Misalnya, pemberitahuan dapat dilampirkan ke file dan proses dapat ditandai (distempel). Sebuah sistem pengarsipan yang intuitif, lemari arsip, folder dan register digunakan untuk menyimpan file. Oleh karena itu, tidak peduli bagaimana file diarsipkan - sistematis, kronologis, abjad atau numerik. Pengguna dapat dengan mudah menavigasi melalui struktur pengarsipan dan dengan cepat menemukan file-file yang diinginkan. Selain dengan atribusi referensi file, mereka juga dapat diberi warna yang berbeda.

Manfaatnya: • Familiarisasi yang cepat dengan proses pengajuan berkat tampilan yang intuitif • Tingginya tingkat penerimaan karyawan

Selain itu, ada juga fungsi pencarian yang handal tersedia untuk pencarian melalui semua file. Administrasi pengguna memastikan bahwa Anda hanya dapat melihat dan memproses file-file yang tepat yang Anda memiliki hak yang relevan. Dengan menggunakan tanda tangan digital, dokumen dapat ditandatangani secara elektronik yang sesuai dengan German Digital Signature Act.

Manfaatnya: • Persyaratan hukum sesuai dengan German Commercial Code and GAAP. • Risiko komersial berkurang.

Potensi file digital dengan cepat dapat terlihat. Semua informasi yang terkait dengan proses, terlepas dari apakah ini tersedia dalam bentuk kertas atau digital: • Dikelola dalam pusat arsip dengan format yang tidak bisa diubah, dapat dilacak, tahan rusak, dan diambil kembali (retrieve). • Hasilnya, pengelolaan data terpadu dan konsisten akan menjadi kenyaataan. • Proses bisnis dikendalikan dan dipetakan dengan alur kerja (workflow) dan karena itu system dapat menjadi transparan, dapat dilacak dan efisien.

International Standard untuk Records Management (ISO 15489) menyediakan bimbingan (best practice) bagaimana dokumen harus diatur untuk memastikan dokumen tersebut adalah asli, dapat dipercaya, lengkap, tak berubah dan yang dapat dipakai. Selain itu dengan memakai sistem E-Record Management (ERM) sebagai Functional Requirements for Electronic Records Management Systems sangat membantu pihak pengelola arsip elektronik untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Sistem ERM adalah sebuah sistem yang mampu memelihara integritas serta keaslian rekod.

Principles and Functional Requirements for Records in electronic office environments antara lain :

i. Menjelaskan proses dan requirements untuk identifikasi dan memanage records dalam Elektronik Records Management System (ERMS).

ii. Membangun requirements untuk fungsional manajemen rekod yang akan dimasukan ke dalam spesifikasi design jika akan digunakan untuk membangun soft ware kearsipan, upgrade atau membeli ERMS software.

iii. Menginformasikan fungsional requirement dalam menyeleksi aplikasi ERMS yang ada (tersedia di pasaran).

iv. Mereview atau menilai kesesuaian aplikasi ERMS yang ada.

Untuk memahami persyaratan fungsional kearsipan Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems, disini penulis akan ambil contoh e-government yang telah menerapkan kearsipan elektronik di Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia dengan Sistem E-Record Management disingkat ERM.

Kementerian Komunikasi dan Informasi telah menyediakan panduan umum Sistem Manajemen Dokumen ERM bagi lembaga dalam merencanakan pembangunan sistem aplikasi. Pengembangan aplikasi ERM, Kementerian Komunikasi dan Informasi Republik Indonesia melaksanakan secara harmonis dengan mengoptimalkan hubungan inisitaif masing-masing di dalam lembaga. Pendekatan ini diperlukan untuk mensinergikan 2 kepentingan, yakni (1) kepentingan pelayanan public yang diperlukan masyarakat dan (2) kepentingan untuk penataan sistem manajemen kearsipan elektronik dengan proses kerja terpadu.


Pengertian Surat Jalan

(Y.S Marjo, 2010:10 ) mengatakan bahwa “Surat Jalan Pengiriman Barang / Surat Pengantar Barang ini merupakan alat yang digunakan sebagai bukti pengiriman suatu barang. Surat pengantar barang ini juga merupakan surat yang menjelaskan informasi barang yang dikirim. Seperti nama-nama barang apa saja yang dikirim, jumlahnya, satuan dan keterangan barang.” Bukan hanya itu, contoh surat jalan pengiriman barang yang baik juga mencantumkan tanggal pengiriman, paraf pengirim, nama supir/kurir beserta tanda tangannya, tanggal diterima barang, nama penerima dan paraf penerima. Bahkan bila perlu, nomor polisi mobil pengiriman juga dicantumkan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa barang yang diterima apakah sesuai dengan barang yang dikirim. Jadi apabila terjadi perbedaan, misalkan perbedaan jumlah/quantity, maka akan dengan mudah terdeteksi. Nah dengan begitu akan dapat ditentukan pihak mana yang bertanggung jawab atas perbedaan itu. Bisa saja kesalahan pada saat proses pengiriman, karena sebelum barang dikirim tentu sudah dicek oleh pengirim dan kurir (supir).

Sedangkan dalam kamus besar Bahasa Indonesia “Surat jalan dapat diartikan sebagai sebuah dokumen yang berupa surat dan memiliki fungsi sebagai surat pengantar terhadap barang yang telah dicantumkan di dalamnya. Surat ini dibuat dan ditujukan untuk penerima atau pembeli barang tersebut, dengan adanya surat ini tentunya akan membuat suatu barang menjadi legal yang biasanya sangat diperlukan ketika suatu barang telah dikeluarkan dari suatu perusahaan dan memasuki jalan raya sampai berada di tangan penerima atau pembeli. Tentunya dengan adanya surat jalan ini penerima barang akan dapat melihat secara jelas informasi barang yang diterimanya.


Literature Review

Banyak penelitian yang sebelumnya dilakukan mengenai sistem pengolahan arsip. Dalam upaya mengembangkan dan menyempurnakan sistem pengolahan arsip ini perlu dilakukan studi pustaka (literature review) sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang akan dilakukan. Manfaat dari studi pustaka (literature review) ini antara lain :

1. Mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps) dari penelitian ini.

2. Menghindari membuat ulang, sehingga banyak menghemat waktu dan juga menghindari kesalahan-kesalahan yang pernah dilakukan oleh orang lain.

3. Mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan dan yang relevan terhadap penelitian ini.

4. Meneruskan apa yang penelitian sebelumnya telah capai sehingga dengan adanya studi pustaka ini, penelitian yang akan dilakukan dapat membangun diatas platform dari pengetahuan atau ide yang sudah ada.

5. Untuk mengetahui orang lain yang spesialis dan mengerjakan di area penelitian yang sama, sehingga dapat terjaring dalam komunitas yang dapat member konstribusi sumber daya yang berharga.

Berikut adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam Laporan Kuliah Kerja Praktek ini, antara lain;

1. Penelitian yang telah dijalankan oleh Agus Priyatna (2013) STMIK RAHARJA yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Dokumentasi Kasus Hak Asasi Manusia Pada Badan Penelitian Dan Pengembangan Hak Asasi Manusia”. Dalam laporan ini penulis membahas sistem informasi dalam pendokumentasian kasus Hak Asasi Manusia agar sesuai dengan prosedur dalam pengembangannya dan juga nantinya dapat mendukung terhadap penanganan berbagai kasus Hak Asasi Manusia yang terjadi. Dalam sistem ini, report yang dihasilkan belum maksimal karena hanya berpatokan pada dokumentasi saja.

2. Penelitian oleh Eva Yepriliyanti (2012) STMIK RAHARJA yang berjudul “ Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Pemberdayaan ZIS pada Kanwil Kementerian Agama DKI “. Dari pembahasannya dapat memberikan referensi penulis dalam pemahaman tentang pengolahan data yang dibutuhkan juga dalam pengolahan arsip.

3. Penelitian yang dilakukan Deni Kurniawan, S.Kom(2010) laporan skripsi ini berjudul “Perancangan Sistem Informasi Pengolahan Data Proyek Kontruksi pada PT Sinar Teknik Anugerah”. Penelitian ini menghasilkan sebuah aplikasi menggunakan web, HTML, dan My SQL kekurangan dari sistem yang dikembangkan belum dapat berjalan secara optimal, sistem ini hanya menjelaskan tentang proses transaksi proyek tanpa menjelaskan lebih terperinci proses awal hingga akhir pengerjaan proyek. Korelasi penelitian dengan yang penulis lakukan adalah penelitian sistem yang akan dibuat menggunakan aplikasi web, HTML,dan My SQL.

4. Penelitian yang dilakukan Akhirudin Syah Mulyadi, S.Kom (2011) laporan skripsi ini berjudul “Perancangan Sistem Laporan Keuangan Berbasis Web Pada Unit Toko Koperasi Wiyata Turangga Pusdiklantas Polri”penelitian ini menggunakan bahasa pemrograman PHP dan diintegrasikan dengan database MySQL. Kekurangan dari sistem yang dikembangkan belum dapat berjalan secara optimal.

5. Penelitian yang dilakukan oleh Ahmad Fadli, S.Kom(Fadli,2010). Penelitian ini menggunakan metode rancangan berorientasi struktur (SSAD) membahas tentang pengolahan data pelanggan, penawaran harga, pengolahan data proyek, pengolahan rincian pekerjaan dan data biaya, sampai dengan menghasilkan laporan-laporan dari berita acara serah terima. Korelasi yang terjadi mengenai tema yang dilakukan oleh penelitian mengenai pengolahan data pelanggan sampai pembuatan laporan. Penelitian ini menghasilkan sebuah aplikasi menggunakan visual Basic 6.0 dan database MySQL server 2000. Namun masih terdapat kekurangan dalam rancangan sistem yaitu sistem yang dikembangkan belum dapat berjalan secara optimal, sistem ini juga belum dapat melakukan transaksi secara online karena masih menggunakan Visual Basic 6.0. Dalam perancangan sistem yang dibuat oleh penulis, tentunya akan lebih berkembang yaitu dengan berbasis web.

6. Penelitian yang dilakukan oleh Widia Ningsih, S.Kom (Widia,2011). Penelitian ini membahas tentang pengolahan data proyek kontruksi yang terdiri dari pengolahan data proyek, sampai dengan menghasilkan laporan-laporan dari berita acara serah terima, menggunakan web. Dalam sistem pengolahan data tersebut belum disertai dengan hasil report yang dapat dilihat secara detail atau lebih spesifik.

Berikut adalah kesimpulan dari Literatur Review yang diambil oleh penulis.

Tabel 2.3 Literatur Review


BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Subur Sentosa merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang manufacture, yang memproduksi bahan kain mentah atau kain setengah jadi. Yang nantinya akan dijual kepada customer ataupun yang akan diolah kembali oleh perusahaan lain untuk proses finishing. Kain mentah diolah dari bahan dasar benang, kemudian benang dirajut dengan menggunakan mesin rajut menjadi sebuah kain mentah. Dan untuk memperoleh kain yang siap untuk digunakan perlu diproses ke tahap selanjutnya. PT.Subur Sentosa terletak di Jl. Salembaran Jati, Kec. Kosambi, Tangerang. Awal berdirinya perusahaan ini adalah kerja sama antara orang Indonesia dengan orang berdarah China, yaitu Mr.Sen. Beliau sebelum datang ke Indonesia juga pernah bekerjasama dengan orang Indonesia dalam bisnis yang memproduksi celana jeans di daerah Guang Chou, China. Karena usaha mereka di Guang Chou ini tidak berjalan dengan baik, lalu mereka berdua memutuskan untuk datang ke Indonesia dan menjalankan usaha celana jeans tersebut. Karena anggapan mereka peluang bisnis ini di Indonesia sangatlah besar. Dengan seiring berjalannya waktu usaha mereka berubah menjadi perusahaan yang menjual kain dan diberi nama PT. Subur. Dalam menjalankan bisnis ini, mereka mengalami perbedaan visi dan misi yang akhirmya membuat mereka untuk berpisah dan menjalankan usahanya masing-masing. Setelah peristiwa itu kemudian PT.Subur dijual kepada pengusaha asal Indonesia yang bergerak di bidang pangan. Dengan adanya kesepakatan antara Mr.Sen dengan pengusaha tersebut akhirnya mereka memutuskan untuk bergabung tetapi tetap memproduksi produk yang berbeda. Mr.Sen tetap memilih untuk membangun perusahaan yang bergerak di bidang rajut. Setelah Mr.Sen merasa dapat menjalankan usahanya sendiri tanpa harus bergantung pada partnernya, akhirnya Mr.Sen memutuskan untuk berdiri sendiri dan membuat manajemen sendiri. Dan membuat nama perusahaan yang baru menjadi PT.Subur Sentosa.

Visi,Misi,dan Tujuan Perusahaan

Visi : Menjadi manufaktur terbaik yang berkelanjutan, perusahaan yang terpercaya, dan perusahaan yang dapat menghasilkan keuntungan.

Misi : Memberdayakan pemimpin yang terbaik, mengembangkan keahlian yang dimiliki oleh setiap man power sehingga dapat mendukung produktifitas, perusahaan, dan meningkatkan kinerja setiap sumber daya manusianya.

Tujuan Perusahaan :

1. Mendapatkan laba yang semaksimal mungkin

2. Meningkatkan kinerja sumber daya manusia yang berada dalam perusahaan

3. Mensejahterakan karyawan

4. Menciptakan hubungan kerja yang baik antara atasan dan bawahan

5. Memperbanyak inovasi dalam rangka menunjang perkembangan perusahaan dalam segi apapun.

Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam suatu perusahaan, struktur organisasi merupakan hal yang sangat penting. Karena dengan memiliki struktur organisasi yang baik, maka fungsi-fungsi manajemen akan dapat dijalankan dengan baik pula.

Organisasi merupakan kesatuan aktivitas dimana para kepala divisi mempunyai wewenang untuk mengkoordinasikan kegiatan dengan maksud untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan organisasi yang efektif, maka setiap bagian organisasi mengetahui wewenang dan tugas yang menjadi tanggung jawab masing-masing. Dengan demikian hubungan kerja dalam organisasi perusahaan akan dapat dikoordinasikan dengan baik. Struktur organisasi tercermin dalam suatu bagan organisasi, yang menunjukkan adanya pembagian tugas dan wewenang serta aturan dan prosedur yang ada, termasuk komunikasi dan arus kerja. PT.Subur Sentosa memiliki struktur organisasi fungsional dimana organisasi disusun berdasarkan kegiatan kerja. PT. Subur Sentosa dipimpin oleh pemilik perusahaan itu sendiri yang dibantu oleh kepala divisi dari masing-masing bagian.

Berikut adalah gambaran struktur Organisasi dari PT. Subur Sentosa. Dimana yang berperan dalam struktur Organisasi diantaranya, Direktur Utama, Manajer Keuangan, Purchasing, Kepala Produksi, Kepala Gudang, Marketing, Admin, dan disertai divisi-divisi yang ada dibawahnya yang juga berperan penting dalam pengorganisasian dalam perusahaan.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Subur Sentosa

Wewenang dan Tanggung Jawab

1. Direktur Utama

Direktur (dalam jumlah jamak disebut Dewan Direktur) adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin Perseroan terbatas (PT). Direktur dapat seseorang yang memiliki perusahaan tersebut atau orang profesional yang ditunjuk oleh pemilik usaha untuk menjalankan dan memimpin perseroan terbatas. Penyebutan direktur dapat bermacam-macam, yaitu dewan manager, dewan gubernur, atau dewan eksekutif. Di Indonesia pengaturan terhadap direktur terdapat dalam UU No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas dijabarkan fungsi, wewenang, dan tanggung jawab direksi. Seorang direktur atau dewan direksi dalam jumlah direktur dalam suatu perusahaan (minimal satu), yang dapat dicalonkan sebagai direktur, dan cara pemilihan direktur ditetapkan dalam anggaran dasar perusahaan. Pada umumnya direktur memiliki tugas, wewenang dan tanggungjawab antara lain sebagai berikut:

a. Menentukan kebijakan tertinggi perusahaan.

b. Bertanggung jawab terhadap keuntungan dan kerugian perusahaan.

c. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan.

d. Memelihara dan mengawasi kekayaan peseroaan terbatas.

e. Bertanggung jawab dalam memimpin dan membina perusahaan secara efektif dan efisien.

2. Manajer

Tugas seorang Manajer dalam perusahaan antara lain :

a. Membuat perencanaan pegawai sesuai kebutuhan dari setiap departemen.

b. Bertanggung jawab dalam memilih dan mendapatkan pegawai yang sesuai dengan kebutuhan- perusahaan.

c. Memberikan pelatihan kepada pegawai agar mempunyai motivasi kerja dan menemukan solusi untuk -setiap persoalan yang dihadapi oleh pegawai perusahaan.

Wewenang:

a. Menilai dan mengukur kinerja pegawai.

b. Memberikan sanksi kepada pegawai yang melanggar aturan perusahaan.

c. Memberikan saran-saran dan pertimbangan kepada direktur.

3. Accounting

Tujuan Jabatan: Merencanakan, mengembangkan, dan mengontrol fungsi keuangan dan akuntansi di perusahaan dalam memberikan informasi keuangan secara komprehensif dantepat waktu untuk membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan yang mendukung pencapaian target financial perusahaan.

Tanggungjawab:

1. Mengelola fungsi akuntansi dalam memproses data dan informasi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan yang dibutuhkan perusahaan secara akurat dan tepat waktu.

2. Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan, pelaporan dan pembayaran kewajiban pajak perusahaan agar efisien, akurat, dan tepat waktu.

3. Merencanakan, mengkoordinasikan dan mengontrol arus kas perusahaan (cashflow), terutama pengelolaan piutang dan hutang.

4. Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan, dan mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional.

5. Merencanakan dan mengkoordinasikan pengembangan sistem dan prosedur keuangan dan akuntansi, serta mengontrol pelaksanaannya untuk memastikan semua proses dan transaksi keuangan berjalan dengan tertib dan teratur, serta mengurangi resiko keuangan.

6. Mengkoordinasikan dan melakukan perencanaan dan analisa keuangan untuk dapat memberikan masukan dari sisi keuangan bagi pimpinan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis, baik untuk kebutuhan investasi, ekspansi, operasional maupun kondisi lainnya.

7. Merencanakan dan mengkonsolidasikan perpajakan seluruh perusahaan untuk memastikan efisiensi biaya dan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.

4. Purchasing

Tugas dan wewenang departemen Purchasing diantaranya adalah : Mengadakan transaksi penjualan dengan perusahaan lain, bertanggung jawab atas penyediaan barang dan pembelian barang, membuat Purchasing Order (PO) terhadap barang-barang yang akan dijual oleh supplier, mengontrol semua barang apakah sudah terdapat PO atau belum, berhak untuk membatalkan proses pengiriman barang, menentukan harga terhadap barang yang dijual, bertanggung jawab penuh atas proses pengiriman barang maupun penerimaan barang, dan berhak atas pengambilan keputusan yang berhubungan dengan Purchasing Order barang.

5. Kepala Produksi

Kepala produksi bertanggung jawab atas perencanaan, pengkoordinasian, pengarahan, dan pengawasan atas pelaksanaan produksi. Tugas dan tanggung jawab kepala produksi diantaranya: Bekerjasama dengan kepala bagian PPC dalam penyusunan rencana dan jadwal produksi, mengkoordinir dan mengawasi serta memberikan pengarahan kerja kepada setiap seksi di bawahnya untuk menjamin terlaksananya kesinambungan dalam proses produksi, memonitor pelaksanaan rencana produksi agar dapat dicapai hasil produksi sesuai jadwal, volume, dan mutu yang ditetapkan, bertanggung jawab atas pengendalian bahan baku dan efisiensi penggunaan tenaga kerja, mesin dan peralatan, selalu menjaga agar fasilitas produksi berfungsi sebagaimana mestinya, selalu berusaha untuk meningkatkan keterampilan setiap penanggung jawab dan karyawan di bawah tanggung jawabnya dengan memanfaatkan tenaga ahli yang didatangkan oleh perusahaan, membantu untuk menjaga semua instalasi yang ada di pabrik, membuat laporan harian dan berkala mengenai kegiatan dibagiannya sesuai dengan sistem pelaporan yang berlaku, menjaga disiplin kerja dan menilai prestasi kerja bawahannya secara berkala, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasannya.

6. Kepala Gudang

Tugas dari bagian kepala gudang itu sendiri diantaranya adalah mempersiapkan barang yang akan dikirim, bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang diterima dari retur penjualan, bertanggung jawab menyerahkan surat order penjualan dan barangnya ke bagian pengiriman, mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang. Sedangkan wewenang seorang kepala gudang adalah memeriksa penjualan yang dibawa pelanggan saat ingin melakukan retur penjualan mengontrol retur penjualan dan retur pembelian.

7. Marketing

Tugas seorang marketing diantaranya adalah mengajukan anggaran biaya produksi kepada departemen promosi, melaksanakan progam promosi yang disetujui oleh departemen promosi, dan mengusulkan progam-progam promosi. Sedangkan wewenangnya adalah menentukan sarana-sarana dalam mempromosikan produk dan mengusulkannya ke departemen promosi serta menentukan pemasangan iklan terkait promosi produk.

8. Administrasi

Adapun tugas dan wewenang dari seorang Administrasi yakni diantaranya:

a. Bertanggung jawab mengurusi data setiap karyawan mulai dari yang aktif sampai berhenti bekerja.

b. Bertanggung jawab mengurusi data kehadiran dan data ketidakhadiran dari kantor pusat dan toko.

c. Bertanggung jawab dalam membuat jadwal kerja karyawan toko ke dalam aplikasi SAP.

d. Bertanggung jawab menangani izin dalam bentuk sakit, cuti, leave (tugas luar), dan off.

e. Bertanggung jawab dalam membuat struktur organisasi perusahaan yang sudah disetujui oleh direktur perusahaan.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Pada bagian ini menjelaskan sistem yang berjalan dituangkan ke dalam bentuk prosedur dan diagram dengan model UML.

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Ada beberapa prosedur yang harus dilakukan dalam melakukan kegiatan pengolahan dokumen surat jalan yang sedang berjalan pada saat ini, yaitu :

1. Prosedur Penerimaan Barang

Receiver gudang menerima barang dan surat jalan, diikuti oleh pengecekannya.

2. Prosedur Retur

Retur dilakukan apabila barang yang datang tidak sesuai dengan permintaan.

3. Prosedur Transaksi

Admin melakukan transaksi surat jalan dengan cara menginput dalam kartu stock.

4. Prosedur Arsip/ Dokumen

Admin melakukan pengarsipan terhadap surat jalan sebagai file apabila nantinya diperlukan.

5. Prosedur Laporan

Admin membuat report kepada bagian-bagian yang terkait agar bisa diproses ke tahap selanjutnya.


Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan

use case mempresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem dan bukan “bagaimana”.Untuk menganalisa sistem yang sedang berjalan saat ini usecase yang digunakan adalah sebagai berikut.

a) Sistem Pengolahan Dokumen Surat Jalan Masuk

Gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem Pengolahan Dokumen

Surat Jalan Masuk

b) Sistem Pengolahan Dokumen Surat jalan Keluar

Gambar 3.3 Use Case Diagram Sistem Pengolahan Dokumen

Surat Jalan Keluar

Activity Diagram Sistem Yang Berjalan

Activity diagram menggambarkan berbagai alur aktifitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alur berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.

a) Sistem Pengolahan Dokumen Surat Jalan Masuk

Gambar 3.4 Activity Diagram Sistem Pengolahan Dokumen

Surat Jalan Masuk

b) Sistem Pengolahan Dokumen Surat Jalan Keluar

Gambar 3.5 Activity Diagram Sistem Pengolahan Dokumen

Surat Jalan Keluar

Permasalahan Yang Dihadapi

Analisa Batasan Sistem

Setiap sistem pasti mempunyai batasan sistem (boundary) yang memisahkan sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan di luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luar yang dapat memberikan input atau menerima output dari sistem. Ruang lingkup yang dibahas dalam hal ini seputar masalah tentang sistem pengolahan dokumen surat jalan pada PT. Subur Sentosa mulai dari Supplier mengirimkan barang yang disertai pula dengan surat jalan melalui kurir yang dipercaya untuk mengirimkan barang pesanan. Lalu kurir mengirimkan barang kepada Gudang. Gudang menerima barang dan surat jalan untuk diinput oleh Admin Gudang, hasil inputan diarsip atau dibuat dokumen dan selanjutnya akan diproses di akunting.

Analisa Masalah

Sistem pengolahan dokumen surat jalan pada PT. Subur Sentosa yang sedang berjalan pada saat ini masih belum bisa dikatakan terstruktur atau terkomputerisasi dalam implementasinya. Hal ini dikarenakan proses yang berjalan masih menggunakan cara-cara yang konvensional atau manual. Seperti dalam penginputan surat jalan masih menggunakan teknik pencatatan (catat tangan), yang tentunya memerlukan banyak sekali peralatan-peralatan yang dibutuhkan agar proses berjalan dengan lancar. Kemudian dalam proses pengarsipan, masih menggunakan outner-outner untuk menyimpan dokumen-dokumen ataupun surat jalan tanpa adanya pemback-up an untuk data-data. Hal ini tentunya akan merugikan jika data-data penting tidak di back-up, seperti misalkan data hilang, tidak menjamin keakuratan data, membutuhkan waktu yang lama untuk melakukan satu proses, serta kurang efisien dan efektif.

Adapun sistem pengolahan dokumen surat jalan yang masuk pada PT Subur Sentosa yang sedang berjalan pada saat ini adalah:

a. Supplier mengirimkan barang yang disertai pula dengan surat jalan melalui kurir yang dipercaya untuk mengirimkan barang pesanan.

b. Lalu kurir mengirimkan barang kepada Gudang.

c. Gudang menerima barang dan surat jalan yang nantinya sebelum surat jalan diinput oleh Admin Gudang, terlebih dahulu harus dipastikan agar item barang dan jumlah barang sesuai dengan surat jalan.

d. Admin Gudang menginput, mengarsip Surat Jalan, dan membuat Laporan.

e. Supplier melakukan tukar faktur untuk proses penagihan.


Dan adapun sistem pengolahan dokumen surat jalan keluar pada PT Subur Sentosa yang sedang berjalan pada saat ini adalah :

a. Admin membuat Surat jalan keluar sesuai dengan jumlah kuantiti aktual yang akan di kirim ke Customer.

b. Kurir mengirimkan barang beserta surat jalan kepada Customer.

c. Customer menerima barang.

d. Marketing dari Customer melakukan transaksi surat jalan.

e. Adm. Gudang melakukan tukar faktur untuk proses penagihan.

Analisa Kelebihan dan Kekurangan Sistem Yang Sedang Berjalan

Setiap sistem pasti memiliki kelebihan dan kekurangan. Masing-masing tentu akan membawa dampak terhadap proses yang sedang dijalankan. Oleh karena itu dalam membuat sistem harus terlebih dahulu dianalisa dan direncanakan apakah sistem dapat bekerja sesuai dengan kebutuhan atau tidak. Dan juga sistem harus meminimalisasikan kesalahan-kesalahan terhadap proses yang berjalan. Adapun kelebihan dan kekurangan sistem pengolahan dokumen surat jalan pada PT. Subur Sentosa.

Kelebihan:

• Sistem berjalan dengan sederhana, sehingga proses tidak terlalu kompleks.

• Tidak adanya biaya tambahan untuk maintenance (komputer, printer, dll).

• Resiko dalam kesalahan-kesalahan tidak terlalu besar dikarenakan sistem masih berjalan secara sederhana.


Kekurangan:

• Memerlukan man power yang lebih banyak untuk melakukan kegiatan-kegiatan proses.

• Memerlukan alat-alat tulis yang banyak.

• Tidak menjamin keakuratan data.

• Membutuhkan waktu yang lama untuk melakukan satu proses.

• Kurang efisien dan efektif.

Analisa Kontrol

Pada proses yang berjalan, perlu ditingkatkan pengontrolannya untuk sistem yang lebih baik lagi agar kinerja dapat berjalan secara maksimal karena masih ditemukan kendala yang menghambat seperti data kurang tersimpan dengan rapi sehingga petugas lebih mudah dalam membuat laporan dan penyimpanan data. Dalam kontrol input, bagian pembelian belum melakukan kontrol input dengan cara mencocokan bukti pembelian atau data transaksi dengan hasil inputan sehingga banyak terjadinya beberapa data yang hilang atau tercecer. Pada kontrol proses, admin gudang seharusnya melakukan pengecekan bukti transaksi agar tidak adanya kesalahan pada proses pembuatan laporan tetapi yang terjadi hanya sebatas tanda tangan saja (formalitas) dan pada kontrol output admin gudang mencetak laporan pembelian tersebut yang akan diserahkan kepada bagian akunting hanya sebatas print out tanpa melakukan pengecekan ulang.

Analisa Tenaga Kerja

Aktor atau Sumber Daya Manusia yang terlibat dalam sistem pengolahan dokumen surat jalan di PT. Subur Sentosa diantaranya:

1. Supplier, menjual barang yang dipesan dan membuat surat jalan sebagai bukti transaksi.

2. Kurir ,mengantarkan barang yang dipesan beserta surat jalan.

3. Gudang (receiver), menerima barang dan surat jalan.

4. Admin Gudang, menginput surat jalan, mengarsip dan membuat laporan kepada akunting.

5. Customer, membeli barang yang diproduksi oleh PT Subur Sentosa.

Analisa Waktu

Berdasarkan analisa yang dilakukan pada PT Subur Sentosa saat ini proses pengolahan dokumen surat jalan selama ini sedikit menyita waktu. Proses input memerlukan waktu kurang lebih sekitar 1 menit setiap satu surat jalan, pengarsipan atau pendokumentasian dilakukan sehari 2 kali yang setiap satu kali prose pengarsipan membutuhkan waktu kurang lebih 6-7 menit. Dikarenakan sistem yang digunakan masih manual terutama pada proses input yang sering terjadinya kesalahan pada perhitungan nominal yang tidak balance, bukti transaksi yang tercecer.

Analisa Kebutuhan Sistem

Berdasarkan analisa permasalahan pada sistem yang berjalan, yaitu diantaranya memerlukan waktu yang lebih lama dalam penginputan data dan laporan yang dihasilkan dikarenakan sistem tersebut masih digunakan secara manual sehingga waktunya kurang efektif dan efisien sebagai media pendukung informasi dalam suatu laporan pembelian. Maka dibutuhkan sistem yang terkomputerisasi dengan harapan dapat membantu petugas dalam penginputan dan akan mengurangi kesalahan atau kendala yang terjadi, maka kebutuhan sistem hendaknya :

a) Dapat menampilkan report surat jalan dari hasil inputan sehingga petugas tidak perlu membuat rekapan lagi dalam pembuatan laporan.

b) Sistem terkomputerisasi yang dapat melakukan pengontrolan secara mudah dan jelas, sehingga mengurangi kesalahan-kesalahan yang terjadi.

c) Dapat memberikan informasi yang akurat sehingga informasi tersebut dapat berguna oleh petugas.

d) Dapat menambahkan data baru ataupun mengubah data, sehingga sistem tersebut dapat segera diperbaiki jika ada kesalahan dalam penginputan atau belum diinput.

Konfigurasi Sistem

1. Spesifikasi Hardware

a) Processor : Pentium 4

b) Monitor : 19 inc

c) Keyboard : Standart

d) Mouse : Optical

e) RAM : 2 GB

f) Hardisk : 80 GB

g) Printer : Laser Jet


2. Aplikasi yang digunakan (software)

a) Microsoft Windows XP

b) Microsoft Word

c) Microsoft Exel

d) Internet Explorer

e) Google Chrome


3. Hak Akses

a) Petugas yang berwenang

b) Pimpinan

Analisa Sistem Yang Berjalan

Analisa CSF (Crictical Succes Factors)

Dalam kegiatan ini akan dielaborasikan visi dan misi menjadi tujuan bisnis PT Subur Sentosa yang kemudian akan diaplikasikan menggunakan CSF analisis untuk menemukan kebutuhan TIK dari organisasi. Langkah-langkah elaborasi tersebut dapat dijelaskan pada gambar 3.6 di bawah ini.

Gambar 3.6 Langkah-langkah Elaborasi Tujuan Organisasi

Berdasarkan hasil wawancara dengan stakeholder dan hasil observasi langsung di PT Subur Sentosa, adapun visi dan misi pada PT Subur Sentosa yakni :

Visi:

Menjadi manufaktur terbaik yang berkelanjutan, perusahaan yang terpercaya, dan perusahaan yang dapat mengambil keuntungan.

Misi:

Memberdayakan pemimpin yang terbaik, mengembangkan keahlian yang dimiliki oleh setiap man power sehingga dapat mendukung produktifitas perusahaan, dan meningkatkan kinerja setiap sumber daya manusianya.

Tabel 3.1 Tujuan Utama dan CSF PT Subur Sentosa

Berdasarkan Tabel 3.1 Tujuan Utama dan CSF di PT Subur Sentosa, maka dapat dibuat tabel Identifikasi Kebutuhan TI, yakni.

Tabel 3.2 Identifikasi Kebutuhan TI

Analisa SWOT

Analisa SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi, kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal, peluang atau kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh fakrtor eksternal organisasi.

Analisis untuk mencari strategi dengan menggunakan kekuatan yang ada untuk memanfaatkan peluang yang tersedia (strategi S-O) serta menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman yang ada (strategi S-T). Selain itu dianalisis pula strategi untuk mengurangi kelemahan yang dimiliki dalam meraih peluang yang ada (strategi W-O) maupun mengatasi ancaman yang ada (strategi W-T). Pemetaan strategi S-O, W-O, S-T dan W-T dapat dilihat pada tabel 3 di bawah ini :

Tabel 3.3 Internal Strategic Factors Analysis

Tabel 3.4 Eksternal Strategic Factors Analysis


Tabel 3.5 Strategi S-O


Tabel 3.6 Strategi S-T


Tabel 3.7 Strategi W-O


Tabel 3.8 Strategi W-T


Analisa Value Chain

Analisis Value Chain merupakan suatu metode untuk merinci suatu rangkaian dari bahan baku hingga produk akhir yang digunakan, menjadi kegiatan strategi yang relevan untuk memahami perilaku biaya dan perbedaan sumber daya.

Adapun penjelasan mengenai seluruh aktivitas yang termasuk dalam aktivitas utama dan aktivitas pendukung akan dijelaskan pada bagian selanjutnya.

Gambar 3.7 Value Chain Pengolahan Dokumen Surat Jalan Masuk Pada PT Subur Sentosa


Elisitasi

Elisitasi Tahap I

Tabel 3.9 Elisitasi Tahap I


Elisitasi Tahap II

Berikut merupakan Elisitasi Tahap II yang telah penulis susun :

Tabel 3.10 Elisitasi Tahap II


Elisitasi Tahap III

Berikut merupakan Elisitasi Tahap III yang telah penulis susun :

Tabel 3.11 Elisitasi Tahap III


Final Draft Elisitasi

Berikut merupakan Final Draft Elisitasi yang telah penulis susun :

Tabel 3.12 Final Draft Elisitasi


BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Rancangan Sistem Usulan

Setelah mengadakan penelitian dan analisa sistem yang berjalan, maka selanjutnya akan dibahas mengenai rancangan usulan sistem yang akan dibangun. Ada beberapa usulan prosedur baru, prosedur yang bertujuan memperbaiki dan menyempurnakan sistem yang ada sekarang. Prosedur yang diusulkan yaitu merubah sistem pengolahan dokumen surat jalan yang semula dilakukan secara manual menjadi sistem pengolahan dokumen yang terkomputerisasi dan berbasis web. Sistem usulan ini menggunakan program Enterprise Architect 6.5 untuk menggambarkan Use Case Diagram, Sequence Diagram, Activity Diagram, dan Class Diagram.

Prosedur Sistem Usulan

Ada bebrapa prosedur yang harus dilakukan dalam menjalankan sistem Electronic Document And Record Management yaitu :

1. Prosedur Login

Untuk mengakses sistem, setiap pengguna diwajibkan melakukan proses login dengan mengisi username dan password sesuai dengan username dan password pengguna.

2. Prosedur Master

Admin melakukan pengolahan data untuk produk, user, pelanggan, pemasok, dan penempatan gudang.

3. Prosedur Transaksi

Admin melakukan transaksi surat jalan pada menu receipt, proses, dan delivery setelah masuk ke menu transaksi.

4. Prosedur Mengelola Data Surat Jalan

Admin melakukan edit bila terjadi kesalahan pada saat input surat jalan di menu edit.

5. Prosedur Proses Approval

Admin melakukan proses Approval setelah melakukan input data pada menu approval.

6. Prosedur Melihat Data Surat Jalan

Admin melakukan view report untuk memastikan bahwa surat jalan sudah terinput pada menu report.

7. PAdmin melakukan logout/ keluar dari sistem setelah selesai melakukan transaksi pada menu Logout.rosedur Cetak Report

Admin melakukan cetak report sebagai bukti untuk proses selanjutnya.

8. Prosedur Logout

Admin melakukan logout/ keluar dari sistem setelah selesai melakukan transaksi pada menu Logout.

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Use Case Diagram menggambarkan fungsional yang diharapkan dari sesuatu yang dibangun. Yang ditekankan adalah apa yang diperbuat sistem. Sebuah use case merepresentasikan sebuah interaksi antara actor dengan sistem.

1. Use Case Diagram Sistem Admin Yang Diusulkan

Gambar 4.1. Diagram Use Case Sistem Admin yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.1 Diagram Use Case Sistem Admin yang diusulkan terdapat :

a. Satu sistem yang mencakup kegiatan sistem electronic document and record management.

b. Terdapat tiga actor yang melakukan kegiatan di dalam sistem, yaitu admin gudang, user production, dan accounting.

c. Ada 11 Use Case yang dapat dilakukan oleh actor tersebut.

2. Use Case Diagram Sistem User Yang Diusulkan

Gambar 4.2 Diagram Use Case Sistem User yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.2 Diagram Use Case Sistem User yang diusulkan terdapat :

a. Satu sistem yang mencakup kegiatan sistem electronic document and record management.

b. Terdapat satu actor yang melakukan kegiatan di dalam sistem, yaitu admin gudang, user production, dan accounting.

c. Ada 8 Use Case yang dapat dilakukan oleh actor tersebut.


Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan

Activity Diagram menggambarkan berbagai alur aktifitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alur, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir.

1. Activity Diagram Sistem Admin Yang Diusulkan

Gambar 4.3 Diagram Activity Sistem Admin yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.3 Diagram Activity Sistem Admin yang diusulkan terdapat :

a. 9 Activity yang berjalan

b. 1 Decision node

c. 19 Central flow

d. 1 Initial node

e. 1 Final Activity node

f. 1 Fork node

g. 1 Join node

2. Activity Diagram Sistem User Yang Diusulkan

Gambar 4.4 Diagram Activity Sistem User yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.4 Diagram Activity Sistem User yang diusulkan terdapat :

Berdasarkan Gambar 4.4 Diagram Activity Sistem User yang diusulkan terdapat :

a. 7 Activity yang berjalan

b. 1 Decision node

c. 15 Central flow

d. 1 Initial node

e. 1 Final Activity node

f. 1 Fork node

g. 1 Join node


Sequence Diagram Sistem Yang Diusulkan

Sequence Diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di sekitar sistem berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence Diagram terdiri antar dimensi vertical (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait).

1. Sequence Diagram Sistem Admin Yang Diusulkan

Gambar 4.5 Diagram Sequence Sistem Admin yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.5 Diagram Sequence Sistem Admin yang diusulkan terdapat :

a. 9 Life Line antar muka yang saling berinteraksi.

b. 1 actor yang melakukan kegiatan yaitu Admin Gudang

c. 10 message, spesifikasi dari komunikasi antar objek yang membuat informasi-informasi aktifitas yang terjadi.

2. Sequence Diagram Sistem User Yang Diusulkan

Gambar 4.6 Diagram Sequence Sistem User yang Diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.6 Diagram Sequence Sistem User yang diusulkan terdapat :

a. 7 Life Line antar muka yang saling berinteraksi.

b. 1 actor yang melakukan kegiatan yaitu User

c. 8 message, spesifikasi dari komunikasi antar objek yang membuat informasi-informasi aktifitas yang terjadi.



State Machine Diagram Sistem Yang Diusulkan

1. State Machine Diagram Sistem Admin Yang Diusulkan

Gambar 4.7 Diagram State Machine Sistem Admin yang Diusulkan

Berdasarkan pada Gambar 4.7 Diagram State Machine Sistem Admin yang diusulkan terdapat :

a. 12 State yang berjalan

b. 20 Transition

c. 1 Initial pseudo state

d. 1 Final state


2. State Machine Diagram Sistem User Yang Diusulkan

Gambar 4.8 Diagram State Machine Sistem User yang Diusulkan

Berdasarkan pada Gambar 4.8 Diagram State Machine Sistem User yang diusulkan terdapat :

a. 10 State yang berjalan

b. 17 Transition

c. 1 Initial pseudo state

d. 1 Final state


Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Adapun perbedaan prosedur antara sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan diusulkan, diantaranya :


Rancangan Basis Data

Class Diagram Sistem Yang Diusulkan

Class Diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstalisasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan suatu objek, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut.

Gambar 4.9 Class Diagram Sistem Yang Diusulkan

Berdasarkan gambar 4.8 Class Diagram sistem yang diusulkan terdapat :

a. 12 Class

b. 12 Association


Spesifikasi Basis Data

Berikut merupakan format spesifikasi basis data dari class diagram yang dibuat adalah sebagai berikut:

a) Nama File : Tabel Bahan Proses

Akronim : tbl_bahan_proses

Fungsi : Untuk menyimpan data bahan proses

Tipe File : File Transaksi

Organisasi File : Indexed Sequential

Media : Harddisk

Panjang Record : 56 karakter

Field Kunci : no_doc_proses

Tabel 4.1 Stuktur Tabel Bahan Proses

b) Nama File : Tabel Delivery

Akronim : tbl_delivery

Fungsi : Untuk menyimpan data delivery

Tipe File : File Transaksi

Organisasi File : Indexed Sequential

Media : Harddisk

Panjang Record : 62 karakter

Field Kunci : no_doc_delivery

Tabel 4.2 Stuktur Tabel Delivery


c) Nama File : Tabel Detail Delivery

Akronim : tbl_detail_delivery

Fungsi : Untuk menyimpan data detail delivery

Tipe File : File Transaksi

Organisasi File : Indexed Sequential

Media : Harddisk

Panjang Record : 56 karakter

Field Kunci : no_doc_delivery

Tabel 4.3 Stuktur Tabel Detail Delivery


d) Nama File : Tabel Detail Proses

Akronim : tbl_detail_process

Fungsi : Untuk menyimpan data detail proses

Tipe File : File Transaksi

Organisasi File : Indexed Sequential

Media : Harddisk

Panjang Record : 56 karakter

Field Kunci : no_doc_proses

Tabel 4.4 Struktur Tabel Detail Proses


e) Nama File : Tabel Detail Receipt

Akronim : tbl_detail_receipt

Fungsi : Untuk menyimpan data detail receipt

Tipe File : File Transaksi

Organisasi File : Indexed Sequential

Media : Harddisk

Panjang Record : 56 karakter

Field Kunci : no_doc_receipt

Tabel 4.5 Stuktur Tabel Detail Receipt


f) Nama File : Tabel Warehouse

Akronim : tbl_warehouse

Fungsi : Untuk menyimpan data pergudang

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Media : Harddisk

Panjang Record : 64 karakter

Field Kunci : id_warehouse

Tabel 4.6 Stuktur Tabel Warehouse


g) Nama File : Tabel Login

Akronim : tbl_login

Fungsi : Untuk menyimpan data login

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Media : Harddisk

Panjang Record : 26 karakter

Field Kunci : id

Tabel 4.7 Stuktur Tabel Login


h) Nama File : Tabel Customer

Akronim : tbl_customer

Fungsi : Untuk menyimpan data pelanggan

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Media : Harddisk

Panjang Record : 244 karakter

Field Kunci : id_customer

Tabel 4.8 Struktur Tabel Customer


i) Nama File : Tabel Supplier

Akronim : tbl_supplier

Fungsi : Untuk menyimpan data pemasok

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Media : Harddisk

Panjang Record : 244 karakter

Field Kunci : id_supplier

Tabel 4.9 Struktur Tabel Supplier


j) Nama File : Tabel Produk

Akronim : tbl_produk

Fungsi : Untuk menyimpan data produk

Tipe File : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Media : Harddisk

Panjag Record : 45 karakter

Field Kunci : id_produk

Tabel 4.10 Struktur Tabel Produk


k) Nama File : Tabel Proses

Akronim : tbl_proses

Fungsi : Untuk menyimpan data proses

Tipe File : File Transaksi

Organisasi File : Indexed Sequential

Media : Harddisk

Panjag Record : 27 karakter

Field Kunci : no_doc_proses

Tabel 4.11 Struktur Tabel Process


l) Nama File : Tabel Receipt

Akronim : tbl_receipt

Fungsi : Untuk menyimpan data receipt

Tipe File : File Transaksi

Organisasi File : Indexed Sequential

Media : Harddisk

Panjag Record : 66 karakter

Field Kunci : no_doc_receipt

Tabel 4.12 Struktur Tabel Receipt


Flowchart System Yang Diusulkan

Adapun gambaran sistem yang diusulkan dapat dilihat dari Flowchart di bawah ini.

Gambar 4.9 Flowchart Sistem Yang Diusulkan


Rancangan Tampilan Layar

Rancangan Tampilan Welcome Screen

Gambar 4.10 Rancangan Tampilan Welcome Screen

Gambar diatas menunjukkan tampilan halaman pertama kali pengguna baik admin maupun user memasuki sistem. Pengguna diminta untuk memasukkan username dan password untuk proses login.


Rancangan Tampilan Halaman Login

Gambar 4.11 Rancangan Tampilan Halaman Login

Tabel 4.13 Keterangan Halaman Login

Gambar 4.11 menunjukkan tampilan halaman Login. Setiap pengguna yang akan memakai sistem ini diharuskan memiliki akun untuk mengakses sistem dengan memasukkan username dan password.


Rancangan Tampilan Halaman Master

Gambar 4.12 Rancangan Tampilan Halaman Master Produk

Tabel 4.14 Keterangan Halaman Master Produk

Gambar 4.13 menunjukkan halaman Master dari sub menu User. Data harus diinput terlebih dahulu, kemudian disave, dan pada akhirnya akan muncul output hasil dari penginputan data.


Rancangan Tampilan Halaman Transaction

1. Rancangan Tampilan Halaman Transaction Receipt

Gambar 4.17 Rancangan Tampilan Halaman Transaction Receipt

Tabel 4.19 Keterangan Halaman Transaction Receipt

Gambar 4.17 menunjukkan halaman Transaction dari sub menu Receipt. Data harus diinput terlebih dahulu, kemudian disave, dan pada akhirnya akan muncul output hasil dari penginputan data.

2. Rancangan Tampilan Halaman Detail Receipt

Gambar 4.18 Rancangan Tampilan Halaman Detail Receipt

Tabel 4.20 Keterangan Halaman Detail Receipt

Gambar 4.18 menunjukkan halaman Transaction dari sub menu Detail Receipt. Data harus diinput terlebih dahulu, kemudian disave, dan pada akhirnya akan muncul output hasil dari penginputan data.


Rancangan Tampilan Halaman Approval

Gambar 4.19 Rancangan Tampilan Halaman Approval

Tabel 4.21 Keterangan Halaman Approval


Rancangan Tampilan Halaman Report

Gambar 4.20 Rancangan Tampilan Halaman Report

Tabel 4.22 Keterangan Halaman Report

Rancangan Tampilan Halaman Report Stock

Gambar 4.21 Rancangan Tampilan Halaman Report Stock

Tabel 4.23 Keterangan Halaman Report Stock

Gambar 4.23 menunjukkan halaman Report Stock. Dimana report tersebut adalah hasil transaction dari receipt, proses, dan Delivery


Tampilan Sistem Yang Diusulkan

Tampilan Halaman Welcome Screen

Gambar 4.24 Tampilan Halaman Welcome Screen

Gambar diatas menunjukkan tampilan dari halaman Welcome Screen. Dimana dihalaman tersebut admin dapat langsung melakukan login untuk memasuki sistem.


Tampilan Halaman Login

Gambar 4.25 Tampilan Halaman Login

Gambar diatas menunjukkan tampilan halaman Login. Setiap pengguna yang akan memakai sistem ini diharuskan memiliki akun untuk mengakses sistem dengan memasukkan username dan password.


Tampilan Halaman Home

Gambar 4.26 Tampilan Halaman Home

Gambar diatas menunjukkan tampilan halaman Home dari sistem Electronic Document And Record Management.


Tampilan Halaman Master

1. Tampilan Halaman Master Product

Gambar 4.27 Tampilan Halaman Master Product

Gambar diatas menunjukkan tampilan halaman Master Produk. Dimana admin dapat mengolah data-data produk. Baik itu menambah data, mengedit data, maupun menghapus data.

2. Tampilan Halaman Master User

Gambar 4.28 Tampilan Halaman Master User

Gambar diatas menunjukkan tampilan halaman Master User . Dimana admin dapat mengelola akun dari para pengguna.

3. Tampilan Halaman Master Customer

Gambar 4.29 Tampilan Halaman Master Customer

Gambar diatas menunjukkan tampilan halaman Master Customer. Dimana admin dapat mengelola data customer.

4. Tampilan Halaman Master Supplier

Gambar 4.30 Tampilan Halaman Master Supplier

Gambar diatas menunjukkan tampilan halaman Master Supplier. Dimana admin dapat mengelola data supplier.

5. Tampilan Halaman Master Warehouse

Gambar 4.31 Tampilan Halaman Master Warehouse

Gambar diatas menunjukkan tampilan halaman Master Warehouse. Dimana admin dapat mengelola penempatan barang di gudang yang sudah ditentukan.



Tampilan Halaman Transaction

1. Tampilan Halaman Transaction Receipt

Gambar 4.31 Tampilan Halaman Transaction Receipt

2. Tampilan Halaman Transaction Proses

Gambar 4. 32 Tampilan Halaman Transaction Proses

3. Tampilan Halaman Transaction Delivery

Gambar 4.33 Tampilan Halaman Transaction Delivery

Gambar diatas menunjukkan halaman dari Transaction Receipt, Transaction Proses, dan Transaction Delivery.



Tampilan Halaman Approval

1. Tampilan Halaman Approval Receipt

Gambar 4.34 Tampilan Halaman Approval

2. Tampilan Halaman Approval Delivery

Gambar 4.35 Tampilan Halaman Approval Delivery

Gambar diatas menunjukkan tampilan halaman Approval. Dimana transaksi yang sudah dilakukan harus melalui proses approval terlebih dahulu sebelum dibuatkan laporannya.



Tampilan Halaman Report

Gambar 4.36 Tampilan Halaman Report

Gambar diatas menunjukkan tampilan halaman Report perperiode. Dimana laporan ini dihasilkan dari transaksi surat jalan yang sudah dilakukan.


Tampilan Halaman Stock

Gambar 4.37 Tampilan Halaman Stock

Gambar diatas menunjukkan tampilan halaman dari Stock. Di halaman ini pengguna dapat melihat stock akhir setelah dilakukannya transaksi surat jalan.


Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Hardware

a) Processor : Pentium 4

b) Monitor : 19 inc

c) Keyboard : Standart

d) Mouse : Optical

e) RAM : 2 GB

f) Hardisk : 80 GB

g) Printer : Laser Jet


Aplikasi Yang Digunakan

a) Microsoft Windows XP

b) Microsoft Word

c) Microsoft Exel

d) Internet Explorer

e) Google Chrome


Hak Akses

a) Petugas yang berwenang

b) Pimpinan


Black Box Testing

Gambar 4.38 Black Box Testing


Implementasi

Konversi

Konversi Sistem yang dilakukan menggunakan konversi Direct. Dimana sistem Electronic Document And Record Management ini langsung diinstall pada PC yang akan digunakan oleh user. Konversi Direct atau langsung ini dilakukan agar user atau pengguna dapat secara langsung mengimplementasikan sistem yang diusulkan.


Evaluasi

Setelah melalui konversi Direct, selanjutnya sistem melalui tahap Evaluasi. Dalam evaluasi ini di dapat kesimpulan, diantaranya :

1. Rancangan

a. Maintainability

Dari segi Maintanance, sistem ini tidak begitu sulit dalam perawatannya. Maintanance sistem ini sama seperti sistem-sistem yang lain tanpa harus ada perlakuan khusus.

b. Usability

Penggunaan sistem ini sangat memberi manfaat bagi perusahaan karena dapat menunjang kinerja para pekerja dan akan berdampak kepada berkembangnya perusahaan.

c. Reuseability

Dari segi Reuseability, sistem ini memiliki nilai kegunaan kembali. Software yang digunakan dapat memberikan manfaat untuk kedepannya dalam meminimalisasi biaya untuk beberapa waktu kedepan.

d. Reliabelity

Dari segi kehandalan, sistem Electronic Document And Record Management dapat diandalkan untuk mengelola transaksi surat jalan yang berjalan di perusahaan.

e. Extendability

Dari segi Extend atau perluasan, dalam hal ini sistem dapat dengan mudah beradaptasi dan menyesuaikan dengan kebutuhan yang memang dibutuhkan oleh perusahaan.

2. Kelayakan

a. Teknologi

Dari segi teknologi sistem ini sudah menggunakan program PHP, yang tentunya sudah memenuhi kelayakan dalam teknologi.

b. Ekonomi

Dari segi ekonomi penggunaan sistem dapat meminimalisasi pengeluaran budget yang pada awalnya digunakan untuk membeli tool-tool yang dibutuhkan dalam menunjang pekerjaan.

c. Legal

Dari segi legalitas sistem ini tidak menyalahi aturan karena bersifat Opensourch

d. Operation

Dari segi Operation sistem dapat dengan mudah dioperasikan oleh para user karena bersifat Friendly dan mudah untuk digunakan.

e. Schedule

Sistem yang diusulkan juga memiliki Schedule yang mana sudah terlampir di bawah ini.

3. Management

a. Productionality

Dari segi produksi, tentunya sistem ini dapat menunjang dalam meningkatkan produktifitas para karyawan dengan adanya peningkatan kinerja.

b. Diferentiality

Dari segi Diferential, sistem ini memiliki beberapa perbedaan dengan sistem Electronic Document karena adanya kombinasi dari adanya sistem Record Management.

c. Management

Dari segi Management, sistem sudah dirancang agar dapat memiliki sistem management yang baik.


Waktu Penelitian

Rencana penelitian sistem merupakan dasar bagi pengawasan dan penerapan sistem karena rencana penelitian adalah suatu rencana kerja yang menjelaskan segala sesuatu tentang hal-hal yang dibutuhkan dalam proses penerapan sistem. Rencana penelitian yang diusulkan ini mempunyai kegiatan dan selang waktu pelaksanaan kegiatan tersebut serta urutan pelaksanaanya.

Tabel 4.24 Waktu Penelitian


Estimasi Biaya

Adapun estimasi biaya yang dibutuhkan untuk sistem yang diusulkan, diantaranya:


BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang dilaksanakan tentang Sistem Pengolahan Dokumen Surat Jalan pada PT Subur Sentosa dapat ditarik beberapa kesimpulan berupa :

1. Sistem pengolahan dokumen surat jalan pada PT. Subur Sentosa yang sedang berjalan pada saat ini masih belum bisa dikatakan terstruktur atau terkomputerisasi dalam implementasinya. Hal ini dikarenakan proses yang berjalan masih menggunakan cara-cara yang konvensional atau manual. Seperti dalam penginputan surat jalan masih menggunakan teknik pencatatan (catat tangan), yang tentunya memerlukan banyak sekali peralatan-peralatan yang dibutuhkan agar proses berjalan dengan lancar.

2. Sistem peengolahan dokumen surat jalan pada PT Subur Sentosa saat ini belum berjalan efektif dikarenakan masih menggunakan outner-outner untuk menyimpan dokumen-dokumen ataupun surat jalan tanpa adanya pemback-up an untuk data-data. Hal ini tentunya akan merugikan jika data-data penting tidak di back-up, seperti misalkan data hilang, tidak menjamin keakuratan data, membutuhkan waktu yang lama untuk melakukan satu proses, serta kurang efisien dan efektif.

3. Dalam perancangan sistem yang akan dibuat, penulis menggunakan metode berorientasi objek dengan tools Unified Modeling Language (UML) dan software menggunakan Enterprise Architect. Dalam merangcang sistem antar muka program penulis menggunakan software Adobe Dreamweaver CS5 yang berfungsi sebagai editor dan design serta Adobe Photoshop CS 4 yang berfungsi untuk manipulasi gambar, sedangkan untuk package server menggunakan Apache2Triad 1.5.4 yang didalamnya sudah termasuk Apache WebServer 2.2.0, PHP Script Language 5.1.2, MySql database 5.0.11, dan untuk database GUI menggunakan Navicat Premium Enterprise Edition v 10.1.3. Sistem yang dibangun dengan berbasis web ini akan memudahkan dalam proses pengolahan data karena semua data terpusat pada satu database yang bersifat online.

Saran

Beberapa saran yang dapat penulis berikan sebagai bahan pertimbangan bagi PT Subur Sentosa antara lain:

1. Memanfaatkan media internet secara optimal sebagai alat komunikasi dan pengolahan data.

2. Penggunaan sistem yang baru ini hendaknya dilakukan sosialisasi kepada pihak yang berhubungan dengan sistem ini sehingga dapat digunakan dengan baik.

3. Perlu dilakukan pelatihan bagi user guna mengelola data pada sistem electronic document and record management.


DAFTAR PUSTAKA

  1. 1,00 1,01 1,02 1,03 1,04 1,05 1,06 1,07 1,08 1,09 1,10 Sutarman. 2012. “BukuPengantarTeknologiInformasi”. Jakarta: BumiAksara.
  2. 2,0 2,1 2,2 Sutabri, Tata. 2012. “Konsep Sistem Informasi”. Yogyakarta: Andi Offset
  3. Situmorang. 2010. “BukuAnalisis Data”. Medan: KatalogDalamTerbitan (KDT).
  4. 4,0 4,1 4,2 4,3 4,4 Yakub. 2012. PengantarSistemInformasi”,Yogyakarta:GrahaIlmu.
  5. Yustianti.2012. “Buku PengantarTeknologiInformasi”. Jakarta:BumiAksara.
  6. 6,0 6,1 6,2 Sutabri, Tata. 2012. “Analisis Sistem Informasi”. Yogyakarta: CV Andi Offset.
  7. Mulyanto, Agus. 2009. “Sistem Informasi Konsep & Aplikasi”. Yogyakarta: Pustaka Pelajar,
  8. 8,00 8,01 8,02 8,03 8,04 8,05 8,06 8,07 8,08 8,09 8,10 Kustiyahningsih, Yeni. 2011. “Pemrograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP & MySQL”. Jakarta: GrahaIlmu.
  9. 9,0 9,1 Nugroho, Adi. 2010. “RekayasaPerangkatLunakBerorientasiObjekdenganmetode USDP”. Yogyakarta: Andi Offset.
  10. Rosa dkk.2011. “Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat Lunak (Terstruktur dan berorientasi Objek)”. Bandung : Modula.
  11. 11,0 11,1 Widodo, PrabowoPudjo. 2011 “Menggunakan UML”. Bandung: Informatika.
  12. Heriawati, PrabowoPudjoWidodo. 2011. “Menggunakan UML”. Bandung: Informatika.
  13. MartonoAris, Padeli, Fitria Dina Murad. (2010). “PengembanganSistem Database PenempatanTenagaKerjaBerbasis Web” 2(3), 307.Jurnal CCIT. Tangerang.
  14. Suardika, I Gede. 2012. “Step by Step DesainProyekMenggunakan UML”. Yogyakarta: Andi Offset.
  15. Maimunah(2010), “SistemPemasaranBerbasisWebDalamMeningkatkan PelayananTerhadapPelanggan”.1(1),30
  16. Murad. 2010. “MetodeStruktur UML”. Bandung: Informatika.
  17. Sibero, Alexander F.K. 2011. “KitabSuci Web Programing”. Jakarta: Mediakom.
  18. Milician. 2012. “Dreamweaver CS3 Basic”. USA: University Florida.
  19. Sigit, Christianus. 2010. “Adobe Dreamwever CS 5”. Edisi 1. Yogyakarta: Andi Offset.
  20. WahanaKomputer. 2010. “MembuatAplikasi Client Server dengan Visual Basic 2008”. Yogyakarta: Andi Offset.
  21. Anhar. 2010. “PanduanMenguasai PHP &MySQL secaraOtodidak”. Jakarta: Mediakita.
  22. Puspitasari A, Heni. 2011. “Pemrograman Web Database dengan PHP &MySQL”. Jakarta: Skripta.
  23. Raharjo, Budi. 2011. “Belajar Otodidak Membuat Database Menggunakan MySQL”. Bandung: Informatika.
  24. Kadir, Abdul. 2010. “Dasar Pemograman Web Dinamis Menggunakan Php”. Yoyakarta: Andi Offset.
  25. Oktavian, Diar Puji. 2010. “Menjadi Programmer Jempolan Menggunakan PHP”. Yogyakarta: Mediakom.
  26. 26,0 26,1 Guritno, Suryo., Sudaryono, Rahardja U, 2010. Theory and Application of IT Research. CV Andi Offset. Yogyakarta.
  27. 27,0 27,1 27,2 27,3 27,4 27,5 27,6 27,7 27,8 Garnida, Agus. 2013. “Manajemen Perkantoran”. Bandung : Alfabeta.


Contributors

Admin, Ika Marhaeni