SI1011465154

Dari widuri
Ini adalah revisi disetujui dari halaman ini; bukan revisi terkini. Lihat revisi terbaru.
Lompat ke: navigasi, cari

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN MUTU DOKUMEN ISO TS 16949

PADA DEPARTEMEN OMCD PT. GARUDA

METAL UTAMA


SKRIPSI


Logo stmik raharja.jpg


Disusun Oleh :

NIM
: 1011465154
NAMA
: YOGA WIDHIARTO


JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2013/2014)


LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

 


LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING


 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI


  


ABSTRAKSI


Dokumen merupakan sesuatu yang dapat memberikan informasi tentang sesuatu hal. Pada prinsipnya setiap Instansi atau Perusahaan baik itu yang berstatus negeri maupun swasta pasti membutuhkan Sistem Manajemen dokumen agar dokumen-dokumen yang ada dapat tersusun dengan rapi sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Sistem Manajemen dokumen dibuat untuk menangani sesuatu yang berulang-ulang kali atau secara rutin terjadi. Seiringnya dengan perkembangan suatu organisasi dan bertambahnya volume dokumen diperlukan adanya suatu sistem yang dapat mengatur dan merawat dokumen. Untuk menyelesaikan permasalahan ini maka PT. GARUDA METAL UTAMA perlu menggunakan sistem baru yaitu secara komputerisasi.Dengan sistem yang terkomputerisasi pemprosesan data akan lebih baik. Sistem komputerisasi juga dapat meminimalisir kesalahan dalam penomoran sampai pendistribusian dokumen.Dengan demikian sistem yang ada akan lebih baik dan dapat meningkatkan kualitas produk kepada customer.


Kata kunci : Sistem Manajemen, Komputerisasi, Lebih Baik.


KATA PENGANTAR

Dengan nama Allah Yang Maha Pengasih Lagi Maha Penyayang, puji syukur kehadirat Allah SWT atas berkat dan rahmatNya serta hidayahNya yang telah menganugrahkan akal dan pikiran kepada kami, sehingga dapat menyelesaikan Laporan Skripsi yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Mutu Dokumen ISO TS 16949 Pada Departemen OMCD PT. GARUDA METAL UTAMA”.

Tujuan dari penulisan laporan ini adalah untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh pihak akademik kepada mahasiswa dalam rangka penempaan ilmu, dan merupakan tahap akhir dalam proses pembelajaran di Perguruan Tinggi Raharja. Sebagai bahan penulisan, penulis mengambil berdasarkan hasil observasi, wawancara, serta sumber literature yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan semua pihak, maka penulis tidak akan dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik dan tepat pada waktunya.

Dalam penyusunan Laporan Skripsi ini penulis banyak menerima bantuan dan dorongan baik moril maupun materil dari berbagai pihak, dalam kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada :

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I, selaku Ketua STMIK Raharja.

2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I STMIK Raharja.

3. Ibu Maimunah, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.

4. Bapak Oleh Soleh, M.M.S.I Selaku dosen pembimbing pertama yang telah memberikan banyak masukan dan motivasi kepada penulis sehingga laporan skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat waktunya.

5. Ibu Giandari Maulani, S.Kom selaku dosen pembimbing kedua yang juga telah banyak memberikan bantuan masukan dan ilmu kepada penulis untuk menyelesaikan laporan skripsi ini.

6. Bapak Tri Hartono, S.Kom selaku pembimbing lapangan dan Stakeholder yang telah membantu penulis mendapatkan data yang diperlukan dalam melakukan riset di PT. GARUDA METAL UTAMA.

7. Staff dan Dosen Perguruan Tinggi Raharja, atas bimbingan dan pengarahannya.

8. Kedua orang tua yang telah memberikan dukungan moril maupun materil serta doa untuk keberhasilan dan kelancarannya.

9. Serta semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan bantuan dalam penyelesaian Skripsi ini.

Penulis menyadari dalam penyelesaian laporan ini masih terdapat banyak kekurangan sehingga memerlukan banyak perbaikan dan penyempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan laporan ini.

Akhir kata penulis berharap proposal ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat di kemudian hari.


Tangerang, Juni 2014


penulis



DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1. Struktur Organisasi

Gambar 3.2. Struktur Organisasi OMCD

Gambar 3.3. Use Case Diagram yang berjalan saat ini.

Gambar 3.4. Squence Diagram yang berjalan saat ini.

Gambar 3.5. Activity Diagram yang berjalan saat ini.

Gambar 4.1. Use Case Diagram usulan sistem

Gambar 4.2. Activity Diagram usulan sistem.

Gambar 4.3. Class Diagram usulan sistem.

Gambar 4.4. Squence Diagram usulan sistem.

Gambar 4.5. Squence Diagram Document Control Usulan Sistem.

Gambar 4.6. Squence Diagram Leader Team Project Usulan Sistem

Gambar 4.7. Squence Diagram Team Project Usulan Sistem.

Gambar 4.8. Squence Diagram Advisor Usulan Sistem.

Gambar 4.9. Statechart Diagram Sistem Pengendalian Dokumen.

Gambar 4.10. Tampilan Struktur Program.

Gambar 4.11. Halaman Index.

Gambar 4.12. Halaman Home (Document Control).

Gambar 4.13. Halaman Home (Team Project).

Gambar 4.14. Halaman Home (Advisor).

Gambar 4.15. Halaman Input Dokumen Baru atau Revisi.

Gambar 4.16. Halaman Input Master Jenis Dokumen.

Gambar 4.17. Halaman Input Master Model.

Gambar 4.18. Halaman Input Master Customer.

Gambar 4.19. Halaman Input Master Line.

Gambar 4.20. Halaman Input Master Member.

Gambar 4.21. Halaman Aproval Team Project dan Advisor.

Gambar 4.22. Halaman Laporan Penomoran Dokumen.

Gambar 4.23. Halaman Laporan Pengesahan Dokumen.

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Requirement Elicitation Tahap-1.

Tabel 3.2. Requirement Elicitation Tahap-2.

Tabel 3.3.Requirement Elicitation Tahap-3.

Table 3.4. Requirement Elicitation Final-Draft.

Table 4.1. Tabel ms_dokumen.

Table 4.2. Tabel ms_model.

Table 4.3. Tabel ms_line.

Table 4.4. Tabel ms_customer.

Table 4.5. Tabel ms_jenis.

Table 4.6. Tabel ms_member.

Table 4.7. Tabel tr_team.

Table 4.8. Tabel tr_advisor.

Table 4.9. Tabel Rancangan Biaya.

Table 4.10. Tabel Rancangan Implementasi.


DAFTAR SIMBOL

SIMBOL UML

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A

A.1.Surat Pengantar Skripsi

A.2.Surat Keterangan Skripsi dari PT. Garuda Metal Utama

A.3. Form Penggantian Judul

A.4.Kartu Bimbingan

A.5.Kartu Study Tetap Final (KSTF)

A.6.Form Validasi Skripsi

A.7.Kwitansi Pembayaran Skripsi

A.8.Daftar Nilai

A.9.Formulir Seminar Proposal

A.10.Sertifikat TOEFL

A.11.Sertifikat Prospek

A.12.Sertifikat IT Internasional

A.13.Sertifikat IT Nasional

A.14.Curriculum Vitae (CV)

LAMPIRAN B

B.1. Surat Keterangan Implementasi Program

B.2.Daftar Wawancara

LAMPIRAN C

C.1. Printscreen Halaman Awal

C.2.Printscreen Halaman Login

C.3.Elisitasi 1,2,3, Final Draft Elisitasi

Daftar isi

BAB I

Latar Belakang


Pada Era globalisasi yang serba cepat dan semakin pesat perkembangan teknologi saat ini komputer tidak hanya digunakan sebagai alat pemprosesan data tetapi juga berfungsi sebagai alat pendukung pengambilan keputusan. Kemajuan teknologi khususnya teknologi informasi, dimana informasi tersebut tentu saja tidak bisa diserap dengan hanya mengandalkan cara-cara atau perangkat-perangkat yang masih kuno dan serba manual maka dari itu kegunaan komputer sangatlah penting dalam memberikan solusi dan merupakan alat bantu yang cukup baik dalam memperbaiki sistem yang belum optimal. Perkembangan teknologi informasi terus berkembang sesuai dengan kebutuhan dan kegiatan organisasi dalam menghadapi persaingan yang begitu ketat.

Begitu pula dengan suatu standar manajemen mutu seperti ISO TS 16949 merupakan salah satu standar sistem manajemen kualitas yang telah diakui secara Internasional, dan merupakan standar pengendalian mutu yang harus diimplementasikan pada industri otomotif. Dalam ISO TS 16949 terdapat pasal yang mengandung persyaratan umum dokumentasi, dan pengendalian dokumen serta arsip (document control) yang dimiliki oleh perusahaan.

Pada PT. GARUDA METAL UTAMA terdapat departemen OMCD (Operational Management Consulting Department) bertanggung jawab terhadap pengembangan sistem dan pengendalian sistem. Dalam hal ini, pengendalian dokumen ISO TS 16949 pada department OMCD khususnya dokumen control yang melakukan control setiap dokumen untuk didistribusikan akan dilakukan pemeriksaan dan persetujuan terlebih dahulu menyangkut kualitas produk perusahaan. Apabila pendistribusian dokumen membutuhkan banyak waktu maka departemen lain (team project) yang terkait akan kesulitan menganalisa kualitas produk baru dan mengakibatkan terganggunya schedule mass production yang telah ditentukan.

Demi terwujudnya sistem pengendalian dokumen yang baik perlu ditunjang dengan adanya penomoran dokumen. Adapun penomoran tersebut ditujukan untuk menghindari adanya nomor dokumen ganda. Misalnya, penomoran dokumen untuk part yang memiliki nama dan model yang hampir sama. Pada departemen OMCD dalam penulisan penomorannya masih bersifat pencatatan manual yang bercenderungan nomor dokumen yang sama. Oleh karena itu, bagaimana dapat meminimalisir kesalahan-kesalahan dalam penulisan dalam penomoran dokumen. maka diperlukan adanya suatu sistem pengendalian dokumen yang tepat untuk digunakan agar kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi dapat diminimalisasikan.

Dalam pengendalian dokumen ini dipergunakan suatu sistem yang dapat memberikan manajemen informasi yang diperlukan dan berbasiskan data elektronik. Data ini diolah oleh komputer dan didistribusi oleh departemen lain (team project) yang membutuhkan, hal inilah yang melandasi penulis untuk mengambil judul ”Perancangan Sistem Informasi Manajemen Mutu Dokumen ISO TS 16949 Pada Departemen OMCD PT. GARUDA METAL UTAMA”.

Perumusan Masalah

Dari latar belakang di atas, maka penulis mengidentifikasikan permasalahan sebagai berikut :

1. Apakah sistem pengendalian dokumen membutuhkan banyak waktu untuk pendistribusian dokumen kedepartemen lain (team project)?

2. Apakah sistem pengendalian dokumen membutuhkan banyak biaya kertas untuk pendistribusian dokumen kedepartemen lain (team project)?

3. Apakah sistem dapat meminimalkan nomor dokumen yang ganda?

Ruang Lingkup

Penulis menyadari akan luasnya permasalahan yang terjadi di PT. GARUDA METAL UTAMA khususnya Departemen OMCD, sehingga penulis harus memberikan batasan hanya pada sistem pengendalian dokumen dimulai dari penomoran dokumen baru sampai dengan pendistribusian dokumen kedepartemen lain (team project).

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan

Adapun tujuan di dalam laporan Skripsi ini terbagi dalam 3 (tiga) jenis yaitu sebagai berikut :

1. Tujuan Operasional, yaitu:

a. Menghemat waktu pada saat pendistribusian dokumen ke departemen lain.

b. Menghemat biaya dan tempat penyimpanan dokumen yang telah diterima team project.

c. Nomor dokumen lebih terkontrol pada saat pembuatan dokumen baru.

2. Tujuan Fungsional, yaitu untuk memberikan kemudahan pekerjaan pada Sistem Pengendalian Dokumen sehingga Team Project dapat bekerja sesuai schedule mass production dan skripsi ini dapat di manfaatkan oleh PT. GARUDA METAL UTAMA sebagai bahan referensi dan menjadi dasar bagi kebijakan perusahaan.

3. Tujuan Individual, yaitu untuk menambah ilmu pengetahuan, pengalaman, pengenalan, dan pengamatan pada sebuah sistem pengendalian dokumen, serta lebih memberikan gambaran mengenai dunia kerja yang sesungguhnya.

Manfaat

Dari hasil penulisan ini, diharapkan mampu memberikan manfaat diantaranya :

1. Bagi Penulis

a. Mengetahui lebih banyak tentang tempat skripsi terkait sejarahnya, tujuannya, proses produksi, produk dan permasalahan yang ada didalamnya.

b. Memperoleh pengalaman kerja terutama yang berkaitan dengan analisa Pengendalian Dokumen.

c. Sebagai wadah untuk melatih diri dan mengaplikasikan ilmu yang diperoleh di bangku kuliah.

d. Sebagai bahan penulisan laporan skripsi yang nantinya akan dijadikan sebagai acuan untuk penulisan skripsi.

2. Bagi Perusahaan

a. Sebagai bentuk dukungan Perusahaan terhadap pendidikan nasional dan pengembangan sumber daya manusia Indonesia.

b. Sebagai salah satu tanggung jawab sosial perusahaan dalam bidang pendidikan.

c. Sebagai bahan rujukan untuk mengetahui eksistensi perusahaan dilihat dari sudut pandang masyarakat khususnya mahasiswa yang melakukan skripsi.

d. Diharapkan dapat memberi masukkan kepada perusahaan yang bersangkutan agar dapat menjadi lebih baik dimasa yang akan datang.

3. Bagi Perguruan Tinggi

a. Menjalin dan meningkatkan kerjasama Perguruan Tinggi dengan Perusahaan.

b. Mendapatkan informasi mengenai penerapan ilmu manajemen, produksi dan hal-hal lainnya yang dapat digunakan sebagai acuan perbaikan kurikulum pendidikan di perguruan tinggi agar sesuai dengan kondisi dan kebutuhan di lapangan kerja.

Metodologi Penelitian

Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penulisan Skripsi penulis menggunakan beberapa metode diantaranya :

Metode Pengumpulan Data

Dalam rangka usaha pengumpulan data yang dibutuhkan dalam pembuatan perancangan sistem pembelian bahan baku material , maka penulis melakukan serangkaian penelitian. Karena sistem yang akan dikembangkan ini menggunakan metode Analis dan Perancangan Sistem Berbasis Web ini membagi kegiatan dalam 3 (tiga) tahap yaitu:

1. Metode Observasi.

Observasi dilakukan dengan cara mendatangi perusahaan tempat bekerjanya untuk mengetahui secara langsung dan melakukan pencatatan terhadap unsur-unsur yang diteliti serta menganalisa suatu sistem yang sedang berjalan untuk mengetahui elemen-elemen sistem tersebut.

2. Metode Wawancara.

Metode yang digunakan untuk mendapatkan data dan keterangan mengenai data suatu hal dengan cara wawancara atau tanya jawab terhadap pihak-pihak yang terkait.

3. Metode Studi Pustaka.

Dalam penulisan ini tidak terlepas dari data-data yang terdapat dari buku-buku yang menjadi referensi seperti pedoma penulisan tugas akhir, diktat buku-buku lain yang dapat berhubungan dengan penyusunan Skripsi ini sebagai landasan teori untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi.

Metode Analisa

Pada Penelitian ini Digunakan teknik analisis berupa pendekatan Object Oriented Analysis (OOA) atau analisis berorientasi obyek dengan UML. Proses analisis dilakukan terhadap hasil tahapan pengumpulan data dengan wawancara, observasi, dan studi pustaka untuk mendapatkan spesifikasi kebutuhan sistem yang akan dikembangkan pada proses analisis dan teknik analisis.

Metode Perancangan Sistem

Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode SDLC (System Development Life Cycle) dengan tahapan sebagai berikut :

1. Perencanaan (Planning) Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya, seperti : perangkat fisik, metode dan anggaran yang sifatnya masih umum. Dalam tahap ini juga dilakukan langkah-langkah berupa: mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem dan membuat studi kelayakan.

2. Analisis (Analysis) Tahap analisis merupakan tahap penelitian atas sistem yang berjalan dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru dengan menggunakan tools atau alat bantu UML (Unified Modeling Language) dengan software visual paradigmn yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar, menvisualisasikan,menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OO” (Object Orientied) melalui tahap : Use Case Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram yang dilakukan melalui 4 (empat) tahap,yaitu: (1) Survey terhadap sistem yang berjalan, (2) Analisa terhadap temuan survey, (3) Identifikasi kebutuhan informasi dengan menggunakan alat bantu elisitasi melalui 4 (empat) tahapan, yaitu tahap 1 (satu) mencakup semua kebutuhan sistem, tahap 2 (dua) melakukan pengelompokkan kebutuhan dengan metode MDI (Mandatory, Desirable, Inessential) selanjutnya tahap 3 (tiga) dengan TOE (Technical, Operational dan Economic) serta tahap final, (4) Identifikasi persyaratan sistem. Hasil analisa kemudian dibuat laporan untuk masukan dalam perancangan sistem yang diusulkan.

3. Disain (Design) Tahap Design yaitu tahap dalam menentukan proses data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan memenuhi kebutuhan user dengan alat bantu UML dengan software visual paradigmn Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, Statechart Diagram dan Activity Diagram. Proses design akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data dengan menggunakan MySQL, arsitektur perangkat lunak, representasi interface dengan menggunakan Dreamweaver CS5, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirement. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktivitas pembuatan sistemnya. Langkah-langkah yang dilakukan adalah : menyiapkan rancangan sistem yang rinci, mengidentifikasi alternatif konfigurasi sistem dan menyiapkan usulan implementasi.

4. Implementasi (Implementation) Tahap implementasi adalah tahap dimana rancangan sistem yang dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan. Langkah-langkahnya yaitu : menyiapkan fasilitas fisik dan personil, dan melakukan simulasi.

5. Pemeliharaan (Maintenance) Setelah melakukan implementasi terhadap sistem baru, tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah pemakaian atau penggunaan, audit sistem, penjagaan, perbaikan dan pengembangan sistem.

Metode Pengujian

Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu blackbox system. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba blackbox memungkin kan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program

Metode pengujian blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori,diantaranya; fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi, dan terminasi.

Metode Perancangan

Dalam penelitian ini metode perancangan yang digunakan adalah sebuah metode perancangan yang berorientasi pada objek, yang mengguanakan tahapan antara lain :

1. Pembuatan beberapa diagram UML (diagram usecase, diagram activity, diagram sequence, diagram class.)

2. Basis data.

3. Implementasi pembangunan sistem usulan.

Berikut adalah perangkat pendukung yang digunakan dalam perancangan dan pembangunan sistem :

1. Visual Paradigm (pendukung desain modelling sistem)

2. Xampp Package (paket pendukung pemrograman MySql, PHP dan PHPMyAdmin)

3. Macromedia Dreamweaver (pendukung PHP editor)

4. Pdf (pendukung mengkompresi elemen-elemen dokumen kedalam satu berkas)

Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah dalam membaca dan mengikuti penulisan, maka dalam laporan ini penulis membagi menjadi beberapa bab yang secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan tentang penjelasan secara umum mengenai latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian yang digunakan dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Menguraikan tentang konsep dasar sistem, teori analisa sistem, konsep dasar pengendalian mutu ISO TS 16949, konsep sistem pengendalian dokumen, serta penjabaran mengenai UML .

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab ketiga ini berisikan analisa organisasi, gambaran umum perusahaan, sejarah singkat, struktur organisasi, penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, analisa sistem berjalan dan beberapa diagram pemodelan dengan menggunaka UML.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Pada bab ini diuraikan mengenai sistem yang diusulkan dengan digambarkan melalui Unified Modelling Language (UML), spesifikasi database, serta desain implementasi sistem yang diusulkan.

BABV PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan hasil analisa dan rancangan penelitan dalam rangka menjawab tujuan penelitian yang diajukan, serta saran-saran yang penulis berikan untuk lebih memaksimalkan kinerja sistem baru yang diusulkan.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Untuk mendukung pembuatan laporan ini, maka perlu dikemukakan hal-hal atau teori-teori yang berkaitan dengan permasalahan dan ruang lingkup pembahasan sebagai landasan dalam pembuatan laporan ini.

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

1. Menurut Sutabri (2012:10)[1], secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain, dan terpadu.

2. Menurut Gordon B. Davis dalam Sutabri (2012:12)[1] menyatakan, sistem bisa berupa abstrak atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling bergantung. Sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan.

3. Menurut Norman L. Enger dalam Sutabri (2012:12)[1] menyatakan, suatu sistem dapat terdiri dari atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan guna mencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi.

4. Menurut Sutabri (2012:17)[1], terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem. Yaitu:

a. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur, mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan. Berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk meneyelesaikan suatu sasaran tertentu.

b. Pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai suatu kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa "sistem adalah suatu kumpulan bagian-bagian baik manusia atau pun bukan manusia yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan".

Karakteristik Sistem

Menurut Sutabri (2012:20)[1], karakteristik sistem adalah sebagai berikut:

1. Komponen Sistem (Component)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi , artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut "supra sistem"

2. Batasan Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem.Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung (Interface)

Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsitem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).

6. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini dapat mennjadi masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsitem lain.

7. Pengolah Sistem (Proses)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran (Objective)

Suatu sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik.Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya.Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Klasifikasi Sistem

Menurut Sutabri (2012:22)[1], sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya:

1. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tempak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia dan lain sebagainya.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam; tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang malam, pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine sistem. Sistem informasi berbasis komputer merupakan contoh human machine sistem karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem determinasi dan sistem probobalistik

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministic. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifat probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probablistic.

4. Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa "sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan".

Konsep Dasar Informasi

Definisi Data

1. Menurut Sutabri (2012:2)[1], data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian serta merupakan suatu bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu model untuk menghasilkan informasi.

2. Menurut John J. Longkutoy dalam Sutabri (2012:2)[1], istilah data adalah suatu istilah majemuk yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti yang dihubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, angka-angka, huruf-huruf, atau simbol-simbol yang menunjukkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi dan lain-lain.

Informasi tanpa adanya data maka informasi tersebut tidak akan terbentuk. Peranan data dalam menghasilkan suatu informasi yang berkualitas dan akurat sangatlah penting. Sehingga informasi tersebut dapat mendukung pengambilan keputusan.

Definisi Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, maksud dari kalimat tersebut yaitu bahwa informasi sangat penting pada suatu organisasi. Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut:

1. Menurut Sutabri (2012:29)[1], informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

2. Menurut McLeod dalam Yakub (2012:8)[2], "Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya"

3. Menurut Mustakini (2009:36)[3], informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakainya.

4. Menurut Maimunah dkk dalam jurnal CCIT (2012:57)[1] “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimannya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa "Informasi merupakan data yang telah diolah, dibentuk, ataupun dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu bagi penggunanya".

Kualitas Informasi

Menurut Mustakini (2009:37)[3], Informasi mempunyai tiga kualitas informasi, antara lain:

a) Accurate

Informasi harus bebas dari kesalahan kesalahan dan tidak menyesatkan, dalam hal ini informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

b) Timeliness

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usung tidak akan memiliki nilai lagi karena informasi merupakan suatu landasan dalam mengambil sebuah keputusan di mana bila mengambil keputusan terlambat maka akan bersifat fatal untuk organisasi.

c) Relevance

Informasi harus mempunyai manfaat untuk pemakainya, dimana relevansi invormasi untuk tiap-tiap individu berbeda tergantung pada yang menerima dan yang membutuhkan.Nilai informasi di tentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya.Suatu informasi di katakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif di bandingkan dengan biaya mendapatkanya.

Fungsi informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan terkadang diperlukan dengan proses yang cepat dan tidak terduga. Hal itu mengakibatkan penggunaan informasi hanya berdasarkan perkiraan-perkiraan serta informasi yang apa adanya. Dengan perlakuan seperti ini mengakibatkan keputusan yang diambil tidak sesuai dengan yang diharapkan.Oleh karena itu untuk memperbaiki keputusan yang telah diambil maka pencarian informasi yang lebih tepat perlu dilakukan.Suatu Informasi memiliki nilai karena informasi tersebut dapat menjadikan keputusan yang baik serta menguntungkan (memiliki nilai informasi yang tepat).

Nilai Informasi

Menurut Agus Mulyanto (2009:247)[4], Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula.Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Mutu Informasi

Kesalahan informasi antara lain disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut:

1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.

2. Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.

3. Hilang atau tidak terolahnya sebagian data.

4. Pemeriksaan atau pencatatan data yang salah.

5. Dokumen induk yang salah.

6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan (misal : kesalahan program aplikasi komputer yang digunakan).

7. Kesalahan yang dilakukan secara sengaja.

Penyebab kesalahan tersebut dapat diatasi dengan cara-cara sebagai berikut:

a. Kontrol sistem untuk menemukan kesalahan.

b. Pemeriksaan internal dan eksternal.

c. Penambahan batas ketelitian data.

d. Instruksi dari pemakai yang terprogram secara baik dan dapat menilai adanya kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

1. Menurut Sutabri (2012:46)[1], Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2. Menurut Sutarman (2012:13)[5], Sistem informasi adalah "Sistem dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memperoses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi).

3. Menurut Mulyanto (2009:29)[6], Sistem informasi adalah suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan.

Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan gabungan dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi dan datayang saling berinteraksi untuk menyimpan, mengumpulkan, memproses, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.

Komponen Sistem Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:47)[7], sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), dan blok kendali. Sebagi suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

a. Blok Masukan (Input Block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

b. Blok Model (Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Pada blok ini, teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

e. Blok Basis Data (Database Block)

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut.Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan lebih berkualitas.Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya.basis data diakses atai dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

f. Blok Kendali (Controls Block)

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Analisis Sistem

Definisi Analisis Sistem

Tahap analisis merupakan tahap yang penting dan bersifat kritis, karena apabila dalam tahap ini terdapat kesalahan maka hal tersebut juga akan menyebabkan kesalahan pada tahapa-tahapan yang akan dilakukan selanjutnya.

Tahap-tahap Analisis Sistem

Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya.

Menurut Henderi dkk dalam jurnal CCIT (Henderi dkk, 2011:322)[8] “Tahap analisis sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.

Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang analis sistem:

1. Identify, yaitu proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi masalah. Hal yang dilakukan diantaranya:

a. Mengidentifikasikan penyebab masalah

b. Mengidentifikasikan titik keputusan

c. Mengidentifikasikan personil-personil kunci.

2. Understand,yaitu memahami kerja dari system yang ada. Hal ini dapat dilakukan dengan menganalisa cara kerja dari sistem berjalan. Hal yang dilakukan diantaranya:

a. Menentukan jenis penelitian

b. Merencanakan jadwal penelitian

c. Mengatur jadwal wawancara

d. Mengatur jadwal observasi

e. Membuat agenda wawancara

f. Mengumpulkan hasil penelitian


3. Analyze,yaitu melakukan analisa terhadap sistem. Hal yang dilakukan diantaranya:

a. Menganalisis kelemahan sistem

b. Menganalisis kebutuhan informasi bagi manajemen(pemakai)

4. Report, Yaitu Membuat laporan dari hasil analisis yang telah dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Tujuan dari adanya laporan tersebut diantaranya:

a. Sebagai laporan bahwa proses analisis telah selesai dilakukan

b. Meluruskan kesalahan-kelsalahan mengenai apa yang telah ditemukan dalam proses analisis yang tidak sesuai menurut manajemen.

c. Meminta persetujuan kepada manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.

Definisi Perancangan Sistem

Perancangan sistem atau desain sistem adalah:

a. Tahap setelah analisis sistem dalam pengembangan sistem.

b. Pendefinisian kebutuhan fungsional.

c. Persiapan unutk rancang bangun implementasi.

d. Menggambarkan bagaimana sistem dibentuk.

Perancangan sistem adalah penggambaran, perencanaan dan pembentukan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang berpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi dan proses mengkonfigurasikan dari komponen perangkat lunak dan perangkat keras serta sistem.

Tujuan Perancangan Sistem

Adapun tujuan yang hendak dicapai dari perancangan sistem yang telah disebutkan diatas adalah:

1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan menghasilkan rancang bangun sistem yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli tekhnik lainnya yang terlibat dalam

pengembangan atau pembuatan sistem.

Untuk mencapai tujuan tersebut analis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut:

a. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan digunakan

b. Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan yang telah didefinisikan pada tahap perencanaan sistem.

c. Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pengolahan informasi, laporan manajemen danmendukung keputusan yang akan

dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas-tugas lainnya yang tidak dilakukan oleh komputer.

d. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancang sistem dalam rancang bangun terinci untuk masing-masing komponen dari sistem informasi yang meliputi:

1. Data dan Informasi

2. Media penyimpanan

3. Prosedur-prosedur, orang-orang

4. Perangkat keras dan perangkat lunak

5. Pengendalian intern

Siklus Hidup Perancangan Sistem

Pada dasarnya ada dua metode pendekatan dalam membangun sistem, yang pertama yaitu top-down. Pada metode ini sistem yang diturunkan dari pemetaan secara global yang kemudian akan menurun ke arah yang lebih deskriptif. Metode ini dapat dianalogikan sebagai pembuatan rumah yang dimulai dari aspek yang paling mendasar, yaitu pondasi hingga bagian terkecil, misalnya katakanlah sebuah keran pada kamar kecil. Metode kedua, yaitu bottom-up, dimana sistem dipetakan dari satuan terkecil hingga ke satuan terbesar, misalnya perakitan mobil. Pada perakitan mobil seolah-olah dimulai dari yang terkecil, misalnya sebuah mur pada mesin hingga badan mobilnya sendiri.

Pada awal tahun 1980 mulai dikenal tekhnik pendesainan secara terstruktur dengan menggunakan konsep pararel dan siklus, misalnya antara uji coba program dan pemrograman dapat dilakukan kerja pararel dan seandainya ada sesuatu yang salah ketika diimplementasikan maka dilakukansurvey, analisa dan desain ulang yang menggantikan metode pendesainan klasik cenderung serial.

Aktifitas pendesainan secara terstruktur melingkupi:

a. Survey

Berfungsi untuk mengetahui kebutuhan pemakai, kesalahan-kesalahan dalam sistem lama, menetapkan tujuan perancangan, mengajukan usulan otomasi sistem yang layak dan dapat diterima, dan menyiapkan laporan survey.

b. Analisa Sistem

Menggabungkan laporan survey dan kebijakan pemakai menjadi spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan pemodelan.

c. Desain

Mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai .

d. Implementasi

Mempresentasikan hasil desain kedalam pemrograman .

e. Uji Coba Desain

Menguji coba seluruh spesifikasi terstruktur .

f. Testing Akhir

Menguji coba sistem secara keseluruhan .

g. Deskripsi Prosedur

Pembuatan laporan teknis tertulis seperti petunjuk pemakaian dan pengoperasian .

h. Konversi Database

Mengkonversi data, karena kata ‘data’ sudah berarti jamak pada sistem sebelumnya .

i. Instalansi

Aspek terakhir yang mesti dilakukan mencakup serah terima manual, perangkat keras dan pelatihan pemakaian.

ISO TS 16949

“ISO/TS 16949 dikenal sebagai sistem manajemen mutu yang khusus diterapkan padaindustri otomotif. Dasar standar ini adalah sistem manajemen mutu ISO 9001:2000 dengan tambahan persyaratan yang berlaku di industri otomotif”.[AIAG02]

Pada prinsipnya ISO/TS-16949 sama dengan ISO-9001: sama sama berisi persyaratan-persyaratan untuk membangun sistem manajemen mutu. Persyaratannya-pun mengambil persyaratan ISO-9001 dengan tambahan tambahan yang disisipkan didalamnya.Perbedaanya ada pada 'bentuk', lingkup organisasi yang menjadi sasaran dan tingkat rincian persyaratan.

Dalam 'bentuk', ISO-9001 adalah 'standard' sedang ISO-TS/16949 adalah 'Technical Specification'. Perbedaan bentuk ini tidak berpengaruh pada organisasi yang menerapkan tetapi berpengaruh pada proses penerbitan dan peninjauan kedua dokumen tersebut yang menjadi urusan komite terkait dalam 'International Organization for Standardization'.

Pada lingkup organisasi yang menjadi sasaran, ISO-9001 bersifat umum, semua jenis organisasi, apapun produknya, siapapun pelanggannya dapat menerapkan ISO-9001 sedang sasaran ISO/TS-16949 adalah hanya bagi organisasi yang memberikan pasokan ke industri automotive. Organisasi yang tidak memasok industri automotive tidak dapat disertifikasi ISO/TS-16949.

Pada tingkat rincian persyaratan, ISO/TS-16949 memberikan persyaratan tambahan yang spesifik yang sesuai untuk diterapkan pada organisasi yang memasok produknya ke industri automotive. Lebih dari 60% penambahan tersebut terkait dengan aktifitas perencanaan (produk dan proses produksi), pengendalian proses produksi dan peningkatan berkelanjutan. Tambahan persyaratan lainnya tersebar di hampir semua persyaratan asli ISO-9001.

ISO/TS 16949:2002berisi standard / elemen yang memungkinkan organisasi / industri otomotif dan sparepart otomotif dalam melakukan perbaikan yang berkesinambungan (continualimprovement) pada :

1. Sistem inspeksi dan pengembangan persyaratan teknis.

2. Proses yang terkait dengan pelanggan.

3. Sistem kepemimpinan atauleadership.

4. Manajemen sumber daya.

5. Perbaikan dan peningkatan proses.

6. Sistem manajemen.

Manajemen Dokumen

Dokemen yang diminta oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Harus ditetapkan suatu prosedur terdokumentasi guna menetapkan pengendalian yang diperlukan :

1. Guna menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan.

2. Guna meninjau dan memutakhirkan seperlunya dan menyetujui ulang dokumen.

3. Guna memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dokumen ditunjukkan.

4. Guna memastikan bahwa versi relevan dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian.

5. Guna memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali.

6. Guna memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan didistribusinya dikendalikan.

7. Guna mencegah pemakaian tak disengaja dokumen kedaluwarsa, dan membubuhkan identifikasi sesuai padanya bila disimpan untuk maksud apa pun.

Dokumen Perencanaan Mutu

ISO-TS/16949 adalah 'Technical Specification’,Dokumen yang dimaksud Technical Specificationada didalam dokumen perencanaan mutu seperti berikut :

1. APQP (ADVENCED PRODUCT QUALITY PLANNING) adalah dokumen sebagai dasar panduan lamanya pekerjaan new item, dibuat berdasarkan master schedule dari customer.

2. Flow Process Chart adalah suatu aktivitas yang dilakukan untuk menganalisa / mengetahui penentuan tahapan flow process dan penentu Risk Assesment akan ditentukan apakah tahapan flow process termasuk dalam risk assesment kategori : High risk, Medium risk, dan Low risk.Selanjutnyaflow process chart untuk kategori high risk akan dituangkanke dalam FMEA.

3. FMEA adalah suatu aktivitas yang dilakukan untuk menganalisa penyebab, akibat, dan efek yang timbul terhadap suatu proses atau produk. FMEA dibuat berdasarkan point high risk yang sudah ditentukan padaflow processchart.

4. Matrial and Tools Procurement Sheet adalah suatu komponen-komponen didalam part yang mendefinisikan material yang digunakannya. Technical Instruction adalah Suatu panduan instruksi kerja secara general dan berisi data tehnical dalam suatu produk.

Unified Modeling Language (UML)

Menurut Widodo (2011:10)[9], "Beberapa literature menyebutkan bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapa diagram yang digabung, misanya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagram pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi". Namun demikian model-model itu dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya yaitu statis atau dinamis. Jenis diagram itu antara lain:

1. Diagram kelas (Class Diagram)

Bersifat statis, Diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek. Meskipun bersifat statis, sering pula diagram kelas memuat kelas-kelas aktif.

2. Diagram paket (Package Diagram)

Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan kumpulan kelas-kelas, merupakan bagian dari diagram komponen.

3. Diagram use-case (Usecase Diagram)

Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan use-case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.

4. Diagram interaksi dan sequence (Sequence Diagram)

Bersifat dinamis. Diagram urutan adalah iterasiksi yang menekankan pada pengiriman pesan dalam suatu waktu tertentu.

5. Diagram komunikasi (Communication Diagram)

Bersifat dinamis. Diagram sebagai pengganti diagram kolaborasi UML yang menekankan organisasi struktural dari objek-objek yang menerima serta mengirim pesan.

6. Diagram statechart (Statechart Diagram).

Bersifat dinamis. Diagram status memperlihatkan keadaan-keadaan pada sistem, memuat status (state), transisi, kejadian serta aktivitas.

7. Diagram aktivitas (Activity Diagram).

Bersifat dinamis. Diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem. Diagram ini terutama penting dalam pemodelan fungsi-fungsi suatu sistem dan memberi tekanan pada aliran kendali antar objek.

8. Diagram komponen (Component Diagram).

Bersifat statis. Diagram komponen ini memperlihatkan organisasi serta kebergantungan sistem/perangkat lunak pada komponen-komponen yang telah ada sebelumnya.

9. Diagram deployment (deployment diagram).

Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (run-time). Memuat simpul-simpul beserta komponen-komponen yang di dalamnya. Kesembilan diagram ini tidak mutlak harus digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, semuanya dibuat sesuai kebutuhan. Pada UML dimungkinkan kita menggunakan diagram-diagram lainnya misalnya data flow diagram, entity relationship diagram, dan sebagainya.

Jenis-jenis diagram UML (Unified Modeling Language)

Berikut ini adalah definisi mengenai 5 diagram UML:

1. Use Case Diagram

Use case diagram secara grafis menggambarkan interaksi antara sistem, sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain use case diagram secara grafis mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna (user) mengharapkan interaksi dengan sistem itu. Use case secara naratif digunakan untuk secara tekstual menggambarkan sekuensi langkah-langkah dari setiap interaksi.

2. Class Diagram

Menggambarkan struktur object sistem. Diagram ini menunjukkan class object yang menyusun sistem dan juga hubungan antara class object tersebut.

3. Sequence Diagram

Secara grafis menggambarkan bagaimana objek berinteraksi dengan satu sama lain melalui pesan pada sekuensi sebuah use case atau operasi.

4. State Chart Diagram

Digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek beralih dari satu state ke state yang lain.

5. Activity Diagram

Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis maupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi, dan memodelkan hasil dari action tersebut.

Database

Menurut Padeli dalam jurnal CCIT (2009:32)[10], “ Database adalah sebagai kumpulan data dari penempatan tenaga kerja yang saling terkait dan mempengaruhi sesuai dengan tingkat kepentingannya sehingga data tersebut terintegrasi dan independence”.

Menurut Untung Raharja dkk dalam jurnal CCIT (20011:238)[11] "Database adalah kumpulan fakta-fakta sebagai respresentasi dari dunia nyata yang saling berhubungan dan mempunyai arti tertentu."

Basis data (Database) adalah sekumpulan data yang terintegrasiyang diorganisasi untuk memenuhi kebutuhan pemakai untukkeperluan organisasi.DBMS (Data Base Management System) adalah perangkat lunakyang menangani semua pengaksesan ke data base.Sistem Basis Data = DBMS + Basis data

Struktur File Database :

1. Data adalah satu satuan informasi yang akan diolah, dimanasebelum diolah dikumpulkan di dalam suatu file database.Pengumpulan data dilakukan secara sistematis menurut strukturfile database tersebut.

2. RECORD adalah data yang isinya merupakan satu kesatuanseperti Nama, alamat, Nomor Telepon. Setiap keterangan yang mencakup Nama, Alamat dan Nomor Telepon dinamakan saturecord. Dan setiap record diberi nomor urut yang disebut nomorrecord (Record Number). Ukuran suatu file databaseditentukanoleh jumlah record yang tersimpan di dalamnya.

FIELD adalah sub bagian dari Record. Dari contoh isi record diatas maka terdiri dari 3 field, yaitu field Nama, field Alamat danfield Nomor Telepon.

MySQL

Menurut Nugroho (2009:91)[12], definisi MySQL adalah sebagai berikut: MySQL (My Structured Query Language) atau yang biasa dibaca ,ai-se-kuel adalah sebuah program pembuatan dan pengelola database atau yang sering disebut dengan DBMS (Database Management System). Kelebihan lain dari MySQL adalah menggunakan bahasa query (permintaan) standar SQL (Structured Query Language). SQL adalah suatu bahasa permintaan yang terstruktur.

Menurut Madcoms (2010:367)[13], penyimpanan data yang fleksibel dan cepat aksesnya sangat dibutuhkan dalam sebuah website yang interaktif dan dinamis. Database sendiri berfungsi sebagai penampungan data yang anda input melalui form website. Selain itu dapat juga di balik dengan menampilkan data yang tersimpan dalam database ke dalam halaman website. Jenis database yang sangat popular dan digunakan pada banyak website di internet sebagai bank data adalah MySQL. MySQL menggunakan SQL dan bersifat gratis, selain itu MySQL dapat berjalan di berbagai platform, antara lain Linux, Windows, dan sebagainya.

Menurut Anhar (2010:21)[14], definisi MySQL adalah sebagai berikut: MySQL (My Structure Query Languange) adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (Database Management System) atau DBMSdari sekian banyak DBMS, seperti Oracle, MS SQL, Postagre SQL, dan lain-lain. MySQL merupakan DBMNS yang multithread, multi-user yang bersifat gratis di bawah lisensi GNU General Public Licence (GPL).

Menurut Arief (2011:151)[15], "MySQL adalah salah satu jenis database server yang sangat terkenal dan banyak digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengelolaan datanya".

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa, MySQL salah satu jenis database server yang menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses databasenya. MySQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database Management System). Itu sebabnya istilah seperti tabel, baris dan kolom digunakan pada MySQL. Pada MySQL, sebuah database mengandung satu atau sejumlah tabel. Tabel terdiri dari sejumlah baris dan setiap baris mengandung satu atau beberapa kolom.

Pengertian Pemrograman Aplikasi Web

Internet

Intranet adalah jaringan komputer dalam perusahaan yang menggunakan komunikasi data standar seperti dalam internet. Artinya dapat menggunakan semua fasilitas internet untuk kebutuhan dalam perusahaan. Dengan kata lain intranet dapat dikatakan berinternet dalam lingkungan perusahaan.

Browser

Browser merupakan suatu program yang dirancang untuk mengambil informasi-informasi dari suatu server komputer pada jaringan internet. Jadi untuk mengakses web diperlukan suatu program yaitu web browser atau biasa disebut browser saja. Software ini kini telah dikembangkan dengan menggunakan user interface grafis, sehingga pemakai dapat dengan melakukan ”point dan klik” untuk pindah antar dokumen.

Adapun software atau program tersebut antara lain :

1. Internet Explorer dari Microsoft

2. Opera dari opera software ASA

3. Linux merupakan salah satu browser pada sistem Unix

4. Mosaic buatan NSCA

5. Nestcape Navigator dari Netscape Communication.

PHP

Menurut Nugroho (2009:113)[16], "PHP merupakan bahasa standar yang digunakan dalam dunia website, PHP adalah bahasa program yang berbentuk skrip yang diletakkan di dalam serve web".

Menurut Arief (2011:43)[17], definisi PHP adalah sebagai berikut: PHP (PHP: Hypertext Preprocessor) adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Karena merupakan server-side scripting maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi di server kemudian hasilnya dikirimkan ke browser dalam format HTML.

Menurut Wardana (2010:7)[18], "PHP adalah bahasa scripting yang menyatu dengan HTML (kode dasar website) dan dijalankan pada server side. Artinya, semua sintaks PHP yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan pada server, sedangkan yang dikirimkan ke browser hanya hasilnya saja".

Menurut Prasetio (2012:122)[19] , "PHP (PHP: Hypertext Preprocessor) adalah bahasa script yang ditanam di sisi server".

Menurut Oktavian (2010:31), "PHP adalah akronim dari Hypertext Preprocessor, yaitu suatu bahasa pemrograman berbasisikan kode-kode (script) yang digunakan untuk mengolah suatu data dan mengirimkannya kembali ke web browser menjadi kode HTML". Kode PHP mempunyai ciri-ciri khusu, yaitu:

a) Hanya dapat dijalankan menggunakan web server, misal: Apache.

b) Kode PHP diletakkan dan dijalankan di web server.

c) Kode PHP dapat digunakan untuk mengakses database, seperti: MySQL.

d) Merupakan software yang bersifat open source.

e) Gratis untuk di-donwload dan digunakan.

f) Memiliki sifat multipaltform, artinya dapat dijalankan menggunakan sistem operasi apapun, seperti: Linux, Unix, Windows, dan lain-lain.

Menurut Anhar (2010:3)[20], definisi PHP adalah sebagai berikut: PHP singkatan dari PHP: Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source. PHP merupakan script yang terintegrasi dengan HTML dan berada pada server (server side HTML embedded scripting). PHP adalah script yang digunakan untuk membuat halaman yang dinamis. Dinamis berarti halaman yang akan ditampilkan dibuat saat halaman itu diminta oleh client. Mekanisme ini menyebabkan informasi yang diterima client selalu yang terbaru atau up to date. Semua script PHP dieksekusi pada server dimana script tersebut dijalankan.

Xampp

Menurut Madcoms (2010:341)[21], sekarang ini banyak paket software instalasi webserver yang disediakan secara gratis diantaranya menggunakan XAMPP. Dengan menggunakan paket software instalasi ini, maka sudah dapat melakukan beberapa instalasi software pendukung webserver, yaitu Apache, PHP, phpMyAdmin, dan database MySQL.

Menurut Wardana (2010:8)[22], "XAMPP adalah paket software yang didalamnya sudah terkandung Web Server Apache, database MySQL dan PHP Interpreter".

Menurut Nugroho (2009:74)[23], XAMPP merupakan paket PHP yang berbasis Open Source yang dikembangkan oleh sebuah komunitas Open Source. Sebagai informasi, nama XAMPP diambil dari singkatan berikut: X: program ini dapat dijalankan di banyak sistem operasi.

Pengujian Black Box Testing

1. Definisi pengujian Atau testing

Menurut simarmata dalam Nina Rahayu (2014:41)[24], “pengujian adalah proses eksekusi suatu program untuk menentukan kesalahan”.

Menurut Rizky dalam Nina Rahayu (2014:41),[24] “Testing adalah sebuah proses rekayasa perangkat lunak secara terintegrasi demi memastikan kualitas dari perangkat lunak serta memenuhi kebutuhan teknis yang telah di sepakati dari awal”.

2. Definisi Black Box Testing

Menurut Rizky dalam Nina Rahayu (2014:42)[24], Black Box testing adalah tipe testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya. Sehingga para tester memandang perangkat lunak seperti layaknya sebuah “kotak hitam” yang tidak penting dilihat isisnya, tapi cukup dikenai proses testing di bagian luar.

1. Anggota Tim Tester tidak harus dari seseorang yang memiliki kemampuan teknis di bidang pemograman

2. Kesalahan dari perangkat lunak ataupun bug seringkali ditemukan oleh komponen tester yang berasal dari pengguna.

3. Hasil dari black box testing dapat memperjelaskan kontradiksi ataupun kerancuan yang mungkin ditimbulkan dari eksekusi perangkat lunak.

4. Proses testing dapat dilakukan lebih cepat dibandingkan white box testing.

Elisitasi

Menurut Hidayati dalam Jurnal CCIT (2011:302), ”Elisitasi berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. ”Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap yaitu sebagai berikut:

1. Elisitasi Tahap I

Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.

2. Elisitasi Tahap II

Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.

a. “M” pada MDI itu artinya Mandatory (penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

b. “D” pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.

c. “I” pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

3. Elisitasi Tahap III

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:

a. T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara/teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.

b. O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.

c. E artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut:

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu:

a. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.

b. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan

c. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan

4. Final Draft Elisitasi

Merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

Studi Pustaka (Literature Review)

Banyak penelitian yang sebelumnya dilakukan mengenai sistem pengendalian dokumen. Dalam upaya mengembangkan dan menyempurnakan sistem pengendalian dokumen ini perlu dilakukan studi pustaka (literature review) sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang akan dilakukan. Manfaat dari studi pustaka (Literature Review) ini antara lain:

1. Mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps) dari penelitian ini.

2. Menghindari membuat ulang (reinventing the wheel) sehingga banyak menghemat waktu dan juga menghindari kesalahan kesalahan yang pernah dilakukan oleh orang lain.

3. Mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan dan yang relevan terhadap penelitian ini.

4. Meneruskan apa yang penelitian sebelumnya telah capai sehingga dengan adanya studi pustaka ini, penelitian yang akan dilakukan dapat membangun diatas platform dari pengetahuan atau ide yang sudah ada.

5. Untuk mengetahui orang lain yang spesialis dan mengerjakan di area penelitian yang sama, sehingga dapat terjaring dalam komunitas yang dapat memberi kontribusi sumber daya yang berharga.

Berikut adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam Skripsi ini, antara lain:

1. Penelitian yang dilakukan oleh [Presilia Budi Santoso: 2006].

Penelitian yang telah dijalankan oleh Presilia Budi Santoso Universitas Kristen Petra yang berjudul “Perbaikan sistem dokumentasi dan penyusunan supplier quality manual di PT FSCM Manufacturing Indonesia”. Sistem yang diusulkan pada penelitian ini bertujuan untuk memperbaiki sistem dokumentasi dan penyusunan Supplier Quality Manual yang dimiliki oleh PT. FSCM Manufacturing Indonesia sehingga memiliki sistem dokumentasi yang baik dalam mendokumentasikan dan mengontrol dokumen serta menyusun Supplier Quality Manual yang berguna agi perusahaan.

Pada penelitian ini memiliki kesamaan dengan penelitian yang akan dijalankan tetapi dalam penelitian ini sistem dokumentasi hanya mengacu pada aturan sistem Quality sehingga sistem ini tidak dapat digunakan pada Bagian R&D.

2. Penelitian yang dilakukan oleh [Joni Purwanto : 2007].

Penelitian yang telah dijalankan oleh Joni PurwantoUniversitas Galuh Ciamis yang berjudul“Analisa perancangan sistem informasimanajemen mutu ISO 9001 pada SMKN 7 Bandung”. Sistem yang diusulkan pada penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan informasi – informasi(1) sistem administrasi akademik berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) di mana setiap saat siswa bisa mengakses transkripnya masing-masing; (2) muatan mata pelajaran setara atau lebih tinggi dari muatan pelajaran yang sama pada sekolah unggul dari salah satu negara anggota OECD dan/atau negara maju lainnya yang mempunyai keunggulan tertentu dalam bidang pendidikan; dan (3) menerapkan standar kelulusan sekolah yang lebih tinggi dari Standar Kompetensi Lulusan yang ditetapkan secara nasional.Sistem informasi ini bertujuan untuk membantu Penelitian ini diharapkan mampu memberikan kontribusi nyata berupa masukan ide-ide kepada manajemen sekolah dalam suatu bentuk informasi yang berguna untuk kelangsungan sekolah, baik secara prosedur maupun sistematis.

Pada penelitian ini memiliki kesamaan dengan penelitian yang akan dijalankan tetapi dalam penelitian ini sistem manajeman mutu nya hanya mengacu pada aturan sistem pendokumentasi tentang sekolah sehingga sistem ini tidak dapat digunakan pada perusahaan swasta.

3. Penelitian yang dilakukan oleh [Cienny Gunawan : 2004].

Penelitian yang telah dijalankan oleh Cienny GunawanUniversitas Kristen Petra yang berjudul“Persiapan ISO 9001:2000 di Pelangi Kristus”. Sistem yang diusulkan pada penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan informasi – informasi(1) prosedur pengendalian dokumen (2) prosedur pengendalian rekaman (3) prosedur audit mutu internal (4) prosedur pengendalian produk tidak sesuai tindakan koreksi; dan (5) prosedur tindakan pencegahan.Sistem informasi ini bertujuan untuk membantu Penelitian ini diharapkan mampu memberikan kontribusi nyata berupa masukan ide-ide kepada manajemen perguruan tinggi dalam suatu bentuk informasi yang berguna untuk kelangsungan perguruan tinggi, baik secara prosedur maupun sistematis.

Pada penelitian ini memiliki kesamaan dengan penelitian yang akan dijalankan tetapi dalam penelitian ini sistem manajeman mutu nya hanya mengacu pada aturan sistem pendokumentasi tentang perguruan tinggi sehingga sistem ini tidak dapat digunakan pada perusahaan swasta.

4. Penelitian yang dilakukan oleh [Yayah Ratnasari : 2009].

Penelitian yang telah dijalankan oleh Yayah Ratnasari STMIK RAHARJA yang berjudul“Perancangan Sistem Pengendalian Dokumen Pada Biro Kendali Mutu Di Perguruan Tinggi Raharja”. Sistem yang diusulkan pada penelitian ini menggunakan bahasa pemrograman PHP, Web Server Apache dan menggunakan database MySQL bertujuan untuk menghasilkan informasi – informasi (1) menganalisa sistem pengendalian dokumen pada biro kendali mutu (2) memahami permasalahan yang ada pada system pengendalian dokumen pada biro kendali mutu (3) merancang sistem serta program yang dapat menyelesaikan masalah – masalah yang timbul pada system pengendalian dokumen pada biro kendali mutu.Sistem informasi pengendalian dokumen ini bertujuan untuk membantu Perguruan Tinggi Raharja dalam melakukan kegiatannya berkaitan dengan sistem pendokumentasian. Dengan adanya sistem pengendalian dokumen ini diharapkan agar dokumen – dokumen yang ada dapat tersusun dengan rapi sehingga tujuan Perguruan Tinggi Raharja dapat tercapai.

5. Penelitian yang dilakukan oleh [Tri Kuntoro Priyambodo, Untung Rahardja, Siti Chalifatullah : 2008].

Penelitian yang telah dijalankan oleh Tri Kuntoro Priyambodo, Untung Rahardja, Siti Chalifatullah CCIT Jurnal Vol.1 No.3-Mei 2008 yang berjudul“Pengontrolan Mutu Sistem Informasi Dengan Metode Database Self Monitoring”. Sistem yang diusulkan pada penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan informasi – informasi (1) Dalam melakukan pengontrolan pada sebuah sistem informasi untuk menjaga mutu informasi secara terus menerus (2) Database Self Monitoring (DSM) dapat menjaga stabilitas sistem yang berjalan.Sistem informasi ini bertujuan untuk membantu sistem dalam melakukan kegiatannya dapat mendeteksi kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi pada sistem informasi berkaitan dengan sistem pendokumentasian. Dengan adanya sistem pengontrolan ini diharapkan agar dokumen – dokumen yang ada dapat tersusun dengan rapi sehingga tujuan menjaga mutu informasi secara terus menerus.Pada penelitian ini hanya mengembangkan sistem pengontrolan sistem informasi yang disampaikan.

Dari kelima literature diatas, penulis menemukan beberapa kesamaan tema yang diangkat oleh para peneliti sebelumnya namun salah satu diantara ketiga literature tersebut hanya sebatas menganalisa saja belum dilakukan perancangan yang dapat mengatasi masalah-masalah yang ada dilapangan. Sedangkan tiga penelitian lainnya sudah melakukan perancangan sistem untuk memperbaiki sistem yang lama. Maka dapat disimpulkan penulis dapat melakukan pengembangan sistem kearah yang lebih baik dan penyempurnaan sistem dapat dilakukan dari penelitian sebelumnya yang hanya menitik beratkan pada masalah kelambatan data dan pengarsipan yang kurang rapih.

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

PT. GARUDA METAL UTAMA adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang AUTOPART MANUFACTURING. Di PT. GARUDA METAL UTAMA terdapat 12 Departemen yang semuanya saling berkaitan dan saling menunjang sehingga proses produksi dapat berjalan lancar.

Sejarah Singkat Perusahaan

PT. GARUDA METAL UTAMA didirikan pada tahun 1985, bergerak dalam bidang usaha pembuatan komponen Mobil dan Motor membuktikan pengalaman dalam industry automotive dan bekerja konsisten serta mengutamakan “ High Quality Product “. PT.GARUDA METAL UTAMA bergerak dibidang automotive manufacturing.

Struktur Organisasi Perusahaan

Dalam struktur perusahaan dapat dilihat kerangka dan susunan serta hubungan diantara fungsi-fungsi menunjukan tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda sesuai dengan kedudukannya dan bagian masing-masing.

Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1

Struktur Organisasi

Tanggung Jawab dan Wewenang

Merupakan pemisahan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh masing-masing bagian untuk mempertanggungjawabkan terhadap kelancaran jalannya operasioanal lembaga, berikut adalah tugas pokok masing-masing bagiannya :

1. Presiden Direktur

Bertanggung jawab atas kelangsungan jalannya perusahaan, menentukan perencanaan kerja sesuai dengan visi dan misi perusahaan, mengambil keputusan akhir bila ada masalah yang tidak dipecahkan oleh pengurus, menentukan garis besar kebijakan umum.

2. Manager

Mengatur dan mengarahkan seluruh karyawan agar perusahaan itu dapat berjalan dan berkembang sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan, melakukan proses evaluasi dan controlling atas produktifitas perusahaan, menilai hasil kerja bawahan, bertanggung jawab kepada Direktur.

3. SHE ( safety health environment ) dan OMCD ( operation manajemen consulting department )

a. Menerapkan dan mempromosikan program SHE.

b. Memastikan keselamatan kerja memenuhi persyaratan hukum SHE .

c. Melakukan inspeksi situs keamanan rutin dan tindak lanjut.

d. Membantu penyelidikan insiden.

e. Melakukan dan menyajikan temuan keselamatan bulanan.

f. Melakukan Diklat keamanan rutin, briefing, dll.

g. Melaksanakan penilaian risiko dan kontrol pada kegiatan situs.

h. Bekerja sama dengan semua bagian sebagai penyelesai dari semua masalah-masalah yang dihadapi di semua bagian antara lain tentang produktivitas, efisiensi, NGratio (kualitas), keterlambatan pengiriman.

i. Melakukan sertifikasi dokumen standar manajemen mutu ISO TS 16949

j. Melakukan penanganan dokumen manajemen mutu ISO TS 16949 antar sesama departement

Secara umum struktur organisasi Departmen OMCD di PT. GARUDA METAL UTAMA dipimpin oleh seorang leader team project. Struktur organisasinya dapat digambarkan seperti diagram dibawah ini :

Gambar 3.2

Struktur Organisasi OMCD

4. Marketing

Bertanggung jawab terhadap perolehan hasil penjualan dan penggunaan dana promosi, mengkoordinator manejer produk dan manejer penjualan, membimbing seluruh karyawan dibagian pemasaran, membuat laporan pemasaran kepada Direksi.

5. Finance

Tugas dan wewenang bagian Finance atau keuangan adalah mengatur penerimaan dan pengeluaran keuangan dan kemudian memeriksa pengeluaran dan penerimaan keuangan lalu membuat laporannya, dan juga melakuakan pengontrolan pengeluaran keuangan dan mengatur pembayaran kepada supplier.

6. Personalia

a. Penerimaan Tenaga Kerja

1) Memeriksa kelengkapan syarat Administasi calon pekerja ( datalengkap pelamarpekerjaan ).

2) Membuat materialsoal tes kualifikasi

3) Melakukan wawancara

4) Membuat kesimpulan / rekomendasi

5) Sosialisasidankoordinasi

6) Sosialisasikepadamasyarakatsebagaisaranainformasi mekanisme penerimaan tenaga kerja

7) Koordinasi dengan DISNAKERTRANS

8) Koordinasi dengan aparatur keamanan (security atau Polisi) melihat tingkat kebutuhannya.

b. Menyiapkan Perjanjian kerja baru karyawan Baru

1) Memasukan / menyiapkan data lengkap karyawan baru

2) Membuat rekomendasi induksi koordinasidengansafety departemen

3) Membuat Joining report

4) Membuat perjanjian perpanjangan kontrak kerja

5) Membuat SKEP permanen bagi karyawan tetap.

c. Absensi daftar hadir

1) Menyiapkan/membuatanAbsensikaryawan khusus untuk bagian personalia dan Humas

2) Melaporkan data absensi pada atasan dan untuk diserahkan pada bagian payroll

3) Membuat surat izin karyawan ke klinik yang ditunjuk

4) Membuat surat panggilan Dinas pada karyawan untuk pembinaan, Peringatan,PHK,dll.

5) Membuat/menyiapkan surat penyataan karyawan untuk pembinaan

6) Membuat/menyiapkan surat peringatan

7) Membuat dan menyiapkan surat promosi atau mutasi

8) Membuat/menyiapkan surat penyataan pengunduran diri Karyawan/PHK

d. Surat masuk

1) Memasukan data sesuai tanggal,jam,nomor surat dan tujuan <p style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';line-height: 2;text-indent: 0.2in">2) Menindak lanjuti surat masuk sesuai tujuan dan kepentingan

e.Surat Keluar

1) Membuat dan melaporkan Tenaga kerja

2) Membuat Surat pengantar berobat

f. Memperbaharui data

1) Manpower/Tenagakerja sesuaiperubahan/perkembangannya

2) Schedule cuti karyawan

3) Cuti, ijin, sakit, atau masuk tanpa keterangan

4) Data karyawan yang mendapat peringatan

5) Data karyawan yang di PHK

g. Koordinasi dengan masing – masing Departemen

1) Hubungan timbal balik kerja yang berkesinambungan

2) Pembinaan awal karyawan pada masing - masing departemen

3) Permohonankebutuhan/penambahankaryawandiajukan masing - masing departemen

4) Penilaian kinerja karyawan/evaluasi pada masing - masing departemenuntukdibuatdandisampaikankepadabagianpersonalia

h. Jamsostek

1) Proses hak karyawan untuk jaminan kecelakaan kerja

2) Proses hak karyawan untuk jaminan hari tua

3) Proses dan hak karyawan untuk jaminan kematian

4) Proses pembinaan,peringatan,PHK

5) Proses pembinaan pada karyawan mengacu pada pelanggaran kerja ringan untuk dibuat surat pernyataan

6) Prosesperingatan pada karyawan mengacu pada pelanggaran sedang/ berat untuk di buatkan surat peringatan 1,2.3

7) Proses PHK pada karyawan mengacu kepada pelanggaran berat untuk dibuat surat pemutusan hubungan kerja( surat penyataan pengunduran diri/ pemutusan kontrak kerja)

7. Kepala Dept. Produksi

Bekerja sama dengan kepala bagian PPIC dalam menyusun rencana jadwal produksi, mengkoordinir dan mengawasi serta memberikan pengarahan kerja kepadasetiap seksi dibawahannya untuk menjamin terlaksananya kesinambungan dalam proses produksi, memonitor pelaksanaan rencana produksi agar dapat dicapai hasil produksi sesuai jadwal waktu, jumlah, jenis dan mutu yang ditetapkan. Membantu supervisor listrik, bengkel mekanik dalam memelihara semua instalasi yang ada di pabrik.

8. Kepala Dept. Purchasing.

a. Membuat laporan pembelian dan pengeluaran barang

b. Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan secara sistematis dan terkontrol

c. Melakukan pemilihan /seleksi rekanan pengadaan sesuai kriterian perusahaan.

d. Bekerjasama dengan departemen terkait untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan

e. Memastikan kesedian barang/material melalui mekanisme audit / control stock.

9. Kepala Dept. Quality Assurance

a. Melakukan pemantauan kinerja sistem mutu

b. Melakukan pemantauan pelaksanaan prosedur pada divisi quality

c. Menilai efektifitaskinerja pada divisi quality

d. Melakukan penilaian terhadap keluhan yang terjadi pada quality& HSE <p style="font-size: 12pt;font-family: 'times new roman';line-height: 2;text-indent: 0.2in">e. Melakukan koordinasi mengenai implementasi internal audit mutu di pabrik secara berkala

f. Melakukan koordinasi mengenai implementasi audit HSE/Self audit (HSE) secara berkala di pabrik

g. Membuat perencanaan corective & preventive

h. Memastikan pelaksanaan validasi, kualifikasi, dan kalibrasi pada semua alat ukur/ alat uji yang digunakan di lapangan

10. Kepala Dept. PPIC Mensinergikan kepentingan marketing dan manufacturing, mengatur orderyang ada untuk di kerjakan kebagian produksi, mengatur pengiriman ke konsumen agar tidak terjadi keterlambatan pengiriman.

11. Kepala Dept.Maintenance

Bertanggung jawab atas perencanaan, pengkoordinasian, pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan proses produksi.

12. Kepala Dept. Engenering

Membuatkan standard kerja untuk bagian produksi menjamin bahwa semua isi dari kerangka acuan pekerjaan akan dipenuhi dengan baik yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan. Mengendalikan semua personil yang terlibat dalam pekerjaan penyelidikan bahan/material baik dilapangan maupun di laboratorium serta menyusun rencana kerja. Membuatkan desain untuk semua cetakan- cetakan untuk proses produksi.

Kegiatan Usaha Perusahaan

PT. GARUDA METAL UTAMA adalah perusahaanyangbergerak dalam bidang usaha pembuatan Komponen Mobil dan Motor. Di PT GARUDA METAL UTAMA terdapat Departement OMCD yang mendukung pengembangan item baru khususnya produk automotive yang dituntut agar sesuai jadwal produksi masal dan mengetahui high risk dalam produk tersebut .

Masalah Yang Dihadapi

Identifikasi masalah merupakan tahap awal yang memegang peranan penting dalam suatu penelitian.Tujuannya untuk mendapatkan pengertian dasar mengenai permasalahan yang ada dan yang hendak diselesaikan. Berdasarkan identifikasi masalah, diketahui bahwa selama ini sering terjadi dokumen yang hilang atau terselip ke dalam dokumen lain, yang merupakan indikasi bahwa sistem informasi yang diterapkan pada saat ini memiliki banyak kelemahan.Dengan demikian memungkinkan terjadinya penilaian yang kurang baik dari pelanggan, misalnya pada saat dilakukan audit.

Analisa Kelebihan dan Kekurangan Sistem Berjalan

Dalam penelitian sistem informasi pengendalian dokumen yang sedang berjalan, penelitian dapat menyimpulkan kelebihan dan kekurangan pada sistem tersebut :

1. Kelebihannya, yaitu prosedur pendistribusian dokumen yang terdapat selama ini sudah dapat membantu dalam penerimaan dokumen sehingga setiap data yang diterima dari dokumen kontrol yang terjadi pada suatu periode tertentu dapat diketahui banyaknya dokumen. Dokumen yang didistribusikan dapat dipertanggungjawabkan dengan cukup baik oleh masing-masing pihak yang terkait.

2. Kekurangannya, yaitu prosedur pendistribusian dan penomoran dokumen yang berjalan selama ini masih terasa lambat karena ketika terjadi masalah seperti kesalahan pencatatan misalnya maka penyelesaiannya memakan waktu yang lama, hal ini disebabkan karena pencarian kembali dokumen yang diperlukan terkadang tidak ditemukan karena pengarsipan yang kurang rapi. Pembuatan daftar pendistribusian dan penomoran dokumen menjadi tidak rapih karena masih menggunakan tulisan tangan.

User Requirement Elicitation

I. Requirement Elicitation Tahap-1

Tabel 3.1
Requirement Elicitation Tahap-1

II. Requirement Elicitation Tahap-2

Tabel 3.2
Requirement Elicitation Tahap-2

III. Requirement Elicitation Tahap-3

Tabel 3.3
Requirement Elicitation Tahap-3

IV. Requirement Elicitation Final-Draft

Tabel 3.4
Requirement Elicitation Final-Draft

Alternatif Pemecahan Masalah

Berikut adalah beberapa solusi yang mungkin dapat dijadikan alternaif dalam memecahkam masalah dari sistem yang dihadapi pada Sistem Pengendalian Dokumen, adapun rinciannya adalah sebagai berikut :

1. Merancang dan membangun sebuah sistem pengendalian dokumen berbasis komputerdengan bahasa visual sarana interaksi antara departemen sebagai pengontrolan dan pendistribusian dokumen.

2. Merancang dan membangun sebuah sistem pengendalian dokumen berbasisweb dan menggunakan media intranet sebagai sarana interaksi antara department sebagai pengontrolan dan pendistribusian dokumen.

Alternatif yang di pilih untuk membangun sistem pengendalian dokumen yaitu no. 2 ( dua ) karena dalam faktor biaya dan perawatan lebih diunggulkan.

Urutan Prosedur

Urutan prosedur dari sistem yang sedang berjalan yaitu :

1. Leader Team Project membuat dokumen ISO TS 16949 baru ataurevisi .

2. Dokumen baru diberi nomor dokumen dan dokumen revisi mengikuti format yang lama, dokumen diberikan kepada Team Project.

3. Team Project mengecheck Dokumen jika dokumen tidak sesuai standar dikembalikan kepada Leader Team Project jika dokumen sesuai standar di Approval. Dokumen yang telah di Approval diberikan ke pada Head Dept.

4. Advisor mengecheck Dokumen jika dokumen tidak sesuai standar dikembalikan kepada Leader Team Project jika dokumen sesuai standar di Approval. Dokumen yang telah di Approval diberikan ke pada Document Control.

5. Document Control mengecheck Dokumen jika dokumen tidak lengkap dikembalikan kepada Leader Team Projectjika dokumen sesuai standar dibuatkan daftar distribusi. Kemudian dokumen yang telah di copy diberikan Team Project, bila dokumen yang distribusikannya dokumen revisi maka dokumen yang lama ditarik atau dikembalikan ke document control.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan Saat Ini

Untuk menganalisa sistem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan program Visual Paradigm for UML 6.4. Community Edition untuk menggambarkan use case diagram, sequence diagram dan activity diagram.

Analisa Sistem Yang Berjalan Saat Ini Pada Use Case Diagram

Gambar 3.3

Use Case Diagram Yang Berjalan Saat ini


Berdasarkan gambar 3.2.Use Case Diagram yang berjalan saat ini terdapat :

a. 1 ( satu ) sistem yang mencakup seluruh kegiatan Pengendalian Dokumen pada Departemen OMCD di PT. GARUDA METAL UTAMA.

b. 4 ( empat ) actor yang melakukan kegiatan diantaranya :

1. Leader Team Project,

2. Team Project,

3. Advisor,

4. Dokumen Control.

b. 4 ( empat ) use case yang biasa dilakukan oleh actor-actor tersebut diantaranya :

1. buat dokumen,

2. check standarisasi dokumen,

3. check dokumen lengkap,

4. tarik dokumen lama.

c. 4 ( empat ) include yang menspesifikasikan bahwa use case sumber secara eksplisit diantaranya:

1. dokumen baru,

2. dokumen revisi,

3. pengesahan,

4. daftar distribusi.

Analisa Sistem Yang Berjalan Saat Ini Pada Squence Diagram

Gambar 3.4

Squence Yang Berjalan Saat ini

Berdasarkan gambar 3.3.Sequencen Diagram yang berjalan saat ini terdapat :

a. 4 ( empat ) actor yang melakukan kegiatan diantaranya :

1. Leader Team Project,

2. Team Project,

3. Advisor,

4. Dokumen Control.

b. 18 ( delapanbelas) message Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi. Kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor-actor tersebut diantaranya yaitu :

1. buat dokumen,

2. penomoran dokumen,

3. dokumen baru,

4. dokumen revisi,

5. check standarisasi dokumen baru atau revisi,

6. dokumen tidak diterima,

7. pengesahan dokumen baru atau revisi,

8. dokumen baru,

9. dokumen revisi,

10. check standarisasi dokumen baru atau revisi,

11. dokumen tidak diterima,

12. pengesahan dokumen baru atau revisi,

13. dokumen baru,

14. dokumen revisi,

15. check dokumen baru atau revisi ISO TS 16949,

16. dokumen tidak diterima,

17. daftar distribusi dokumen,

18. dokumen lama kembali.

Analisa Sistem Yang Berjalan Saat Ini Pada Activity Diagram

Gambar 3.5

Activity Diagram Yang Berjalan Saat Ini


a. 1 ( Satu ) Initial Node, objek yang diawali.

b. 11 ( sebelas ) Action State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya :

1. buat dokumen,

2. dokumen baru,

3. dokumen revisi,

4. check standarisasi dokumen,

5. pengesahan,

6. check dokumen lengkap,

7. distribusi dokumen,

8. dokumen baru,

9. dokumen revisi,

10. tarik dokumen lama,

11. terima dokumen .

c. 1 ( satu ) Final State, objek yang di akhir.

d. 2 (dua ) decisioan

e. 4 ( empat ) forknote

BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Usulan Prosedur Yang Baru

Berdasarkan analisis sistem yang ada, maka diketahui bahwa sistem yang lama masih berupa sistem yang belum dapat memenuhi kebutuhan di dalam pengolahan data dan memperoleh informasi secara cepat dan tepat. Untuk itu kebutuhan akan lebih baik pada pengendalian dokumen menjadi hal yang sangat diharapkan.

Setelah kebutuhan sistem diketahui, langkah selanjutnya adalah perancangan atau desain sistem usulan yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan yang tidak bisa didapat dari sistem yang ada. Pada dasarnya sistem yang diusulkan adalah sebuah sistem baru yang didapat dari proses analisis pada sistem lama yang bertujuan untuk memperbaiki kelemahan pada sistem yang lama, untuk mengurangi permasalahan yang sering terjadi. Tahap ini merupakan tahap yang paling penting dalam pembuatan sistem aplikasi karena bila terjadi kesalahan dalam menganalisa dan mengidentifikasi masalah dari sistem yang lama, maka usulan untuk memperbaiki sistem akan menjadi tidak efektif.

Adapun perancangan sistem yang coba diusulkan ini dibuat dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language) diagram. Sedangkan untuk pembuatan perangkat lunaknya dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan sistem aplikasi database menggunakan program MySQL.

UML terdiri dari 13 ( Tigabelas ) model perancangan, tetapi pada perancangan sistem informasi pemantauan kualitas ini. Aplikasi ini hanya menggunakan 5 ( lima) diagram perancangan. 5( Lima) diagram perancangan itu diantara adalah :

1. Use case diagram

2. Activity diagram

3. Class diagram

4. Sequence diagram

5. State Chart Diagram

Diagram Rancangan Sistem

Untuk menganalisa sistem yang diusulkan, pada penelitian ini digunakan program Visual Paradigm for UML 6.4.untuk menggambarkan Use Case Diagram, Activity Diagram, Class diagram, Sequence Diagram, State Chart Diagram.

Use Case Diagram sistem yang diusulkan

Gambar 4.1

Use Case Diagram Usulan Sistem Informasi Dokumen ISO TS 16949


Berdasarkan gambar 4.2.Use Case Diagram usulan terdapat :

a. 1 ( Satu ) sistem yang mencakup seluruh kegiatan Pengendalian Dokumen ISO TS 16949 pada Departement OMCD di PT. GARUDA METAL UTAMA

b. 4 ( Empat ) actor yang melakukan kegiatan diantaranya :

1. Leader Team Project,

2. Team Project,

3. Advisor,

4. Dokumen Control.

c. 6 ( Enam) use case yang biasa dilakukan oleh actor-actor tersebut diantaranya :

1. Buat dokumen,

2. Check standarisasi dokumen,

3. Pengesahan dokumen,

4. Download dokumen,

5. Laporan pengendalian dokumen.

6. Input master Dokumen

d. 5 ( Lima )Extend yang menspesifikasikan bahwa use case sumber secara eksplisit diantaranya:

1. Penomoran Dokumen,

2. Dokumen baru,

3. Dokumen revisi,

4. Laporan pengesahan dokumen,

5. Laporan penomoran dokumen.

e. 1 ( Satu )Include yang menspesifikasikan bahwa use case sumber secara eksplisit diantaranya

1. Pengesahan Dokumen

Activity Diagram sistem yang diusulkan

Gambar 4.2

Activity Diagram Usulan Sistem Informasi Dokumen ISO TS 16949


Berdasarkan gambar 4.3.Activity Diagram usulan terdapat :

a. 1 ( Satu ) Initial Node, objek yang diawali.

b. 11( Sebelas ) Action State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya :

1. Input master

2. Buat dokumen,

3. Penomoran dokumen

4. Dokumen baru,

5. Dokumen revisi,

6. Check standarisasi dokumen,

7. Pengesahan dokumen,

8. Check standarisasi dokumen,

9. Pengesahan dokumen,

10. Download dokumen,

11. Laporan pengendalian dokumen.

c. 3 ( Tiga ) Forknote

d. 2 ( Dua ) Decision

e. 1 ( Satu ) Final State, objek yang di akhir

Class Diagram sistem yang diusulkan

Gambar 4.3

Class Diagram Usulan Sistem Informasi Dokumen ISO TS 16949



Berdasarkan gambar 4.3. Class Diagram usulan terdapat :

8 ( Delapan ) class, himpunan dari objek-objek yang berbagi atribut serta operasi yang sama yaitu

1. ms_dokumen,

2. ms_jenis,

3. ms_model,

4. ms_line,

5. ms_customer,

6. tr_team,

7. tr_advisor,

8. ms_member.

Squence Diagram sistem yang diusulkan

Tahapan selanjutnya yang akan di buat setelah membuat Class Diagram adalah membuat Sequence diagram. Sequence diagram itu sendiri adalah diagram yang menjelaskan interaksi objek yang disusun dalam suatu urutan waktu. Dibawah ini adalah gambar sequence diagrampada usulan Sistem Pengendalian Dokumen:

Gambar 4.4

Sequence Diagram Usulan Sistem Informasi Dokumen ISO TS 16949

Berdasarkan gambar 4.4.Sequencen Diagram yang berjalan saat ini terdapat :

a. 4 ( Empat ) actor yang melakukan kegiatan diantaranya :

1. Leader Team Project,

2. Team Project,

3. Advisor,

4. Dokumen Control.

b. 1 ( Satu ) Life line yang melakukan kegiatan diantaranya :

1. Dokumen

c. 13 ( Tigabelas) message Spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi. Kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor-actor tersebut diantaranya yaitu :

1. Buat Dokumen

2. Penomoran Dokumen

3. Dokumen baru,

4. Dokumen revisi,

5. Dokumen yang tersimpan

6. Check standarisasi dokumen baru atau revisi,

7. Dokumen tidak diterima,

8. Dokumen yang sudah standar

9. Check Dokumen yang sudah standar untuk di approved ( Disahkan )

10. Dokumen Tidak Diterima

11. Pengesahan dokumen baru atau revisi,

12. Dokumen baru atau revisi yang sudah di approved ( Disahkan )

13. Dokumen yang sudah habis masa berlakunya untuk selanjutnya di revisi,


1. Sequence diagram Document Control

Gambar 4.5

Sequence Diagram Document Control Usulan Sistem Informasi Dokumen ISO TS 16949

2. Sequence diagram Leader Team Project

Gambar 4.6

Sequence Diagram Leader Team Project Usulan Sistem Informasi Dokumen ISO TS 16949

3. Sequence diagram Team Project

Gambar 4.7

Sequence Diagram Team Project Usulan Sistem Informasi Dokumen ISO TS 16949

4. Sequence diagram Advisor Project

Gambar 4.8

Sequence Diagram Advisor Project Usulan Sistem Informasi Dokumen ISO TS 16949

Statechart Diagram sistem yang diusulkan

Statechart diagram menggambarkan transisi dan perubahan keadaan (dari satu state ke state lainnya) suatu objek pada sistem sebagai akibat dari stimuli yang diterima. Dibawah ini adalah statechart diagrampada Sistem Pengendalian Dokumen.

Gambar 4.9

Statechart Diagram Sistem Informasi Dokumen

Rancangan Basis Data

Spesifikasi Basis Data

Spesifikasi database merupakan desain basis data yang dianggap telah normal. Desain database menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, Spesifikasi database yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut:


a. Nama File : ms_dokumen

Media : Hard Disk

Isi : kode_dok, tanggal, rev_dok, status_dok, kode_model, kode_customer, kode_jdok, kode_line, rad_status, part_name, part_no

Primary Key : kode_dok

Foreign Key : kode_model, kode_customer, kode_jdok, kode_line

Panjang Record : 177

Jumlah Record : -

Tabel 4.1 Tabel ms_dokumen

b. Nama File : ms_model

Media : Hard Disk

Isi : kode_model, nama_model

Primary Key : kode_model

Panjang Record : 19

Jumlah Record : -

Tabel 4.2 Tabel ms_model

c. Nama File : ms_line

Media : Hard Disk

Isi : kode_line, nama_line

Primary Key : kode_line

Panjang Record : 22

Jumlah Record : -

Tabel 4.3 Tabel ms_line

d. Nama File : ms_customer

Media : Hard Disk

Isi : kode_customer, nama_customer

Primary Key : kode_customer

Panjang Record : 61

Jumlah Record : -

Tabel 4.4 Tabel ms_customer

e. Nama File : ms_jenis

Media : Hard Disk

Isi : kode_jdok, nama_jdok

Primary Key : kode_jdok

Panjang Record : 53

Jumlah Record : -

Tabel 4.5 Tabel ms_jenis

f. Nama File : ms_member

Media : Hard Disk

Isi : kode_member, nama_model, password, deprt

Primary Key : kode_member

Panjang Record : 78

Jumlah Record : -

Tabel 4.6 Tabel ms_member

g. Nama File : tr_team

Media : Hard Disk

Isi : kode_dok, kode_member, pesan, status_member, tgl_app

Primary Key : -

Foreign key : kode_dok, kode_member

Panjang Record : 249

Jumlah Record : -

Tabel 4.7 Tabel tr_team

h. Nama File : tr_advisor

Media : Hard Disk

Isi : kode_dok, kode_member, pesan, status_member, tgl_app

Primary Key : -

Foreign key : kode_dok, kode_member

Panjang Record : 249

Jumlah Record : -

Tabel 4.8 Tabel tr_advisor

Penggunaan Program Yang Diusulkan

Tampilan Struktur Program

Gambar 4.10

Tampilan Struktur Program

Tampilan Proses Yang Dilakukan Sesuai Dengan Yang Diusulkan

Struktur tampilan pada sistem pengendalian dokumen bertujuan untuk membentuk sistem dengan dukungan komputerisasi, sehingga hasil yang diperoleh akan lebih cepat dan akurat. Adapun desain tampilan didalam struktur tampilan adalah sebagai berikut :

1. Halaman Index

Gambar 4.11

Halaman Index

2. Halaman Home(Document Control)

Gambar 4.12

Halaman Home (Document Control)

3. Halaman Home(Team Project)

Gambar 4.13

Halaman Home (Team Project)

4. Halaman Home(Advisor)

Gambar 4.14

Halaman Home (Advisor)

5. Halaman Input Dokumen Baru atau Revisi

Gambar 4.15

Halaman Input Dokumen Baru atau Revisi

6. Halaman Input Master Jenis Dokumen

Gambar 4.16

Halaman Input Master Jenis Dokumen

7. Halaman Input Master Model

Gambar 4.17

Halaman Input Master Model

8. Halaman Input Master Customer

Gambar 4.18

Halaman Input Customer

9. Halaman Input Master Line

Gambar 4.19

Halaman Input Master Line

10. Halaman Input Master Member

Gambar 4.20

Halaman Input Master Member

11. Halaman Aproval Team Project dan Advisor

Gambar 4.21

Halaman Aproval Team Project dan Advisor

12. Halaman Laporan Penomoran Dokumen

Gambar 4.22

Halaman Laporan Penomoran Dokumen

13. Halaman Laporan Pengesahan Dokumen

Gambar 4.23

Halaman Laporan Pengesahan Dokumen

Rancangan Biaya Usulan

Gambar 4.15

Halaman Input Dokumen Baru atau Revisi

Implementasi Sistem Yang Diusulkan

Sarana Pengolahan Data

1. Perangkat keras yang dibutuhkan oleh sistem adalah satu unit personalkomputer.Perangkat keras yang diusulkan ini dibuat berdasarkan kebutuhan sistem saat ini dan antisipasi kebutuhan di masa yang akan datang. Konfigurasi yang dibutuhkan pada desain sistem yang diusulkan adalah :

  1. Processor Pentium Dual Core
    Karena sistem yang akan memproses data langsung dan hasil dari proses tersebut akan segera dipakai, sehingga membutuhkan kecepatan dalam memproses data. Disamping itu juga akan menunjang penggunaan perangkat lunak yang dipakai.
  2. Memori (RAM) 1 GB
    Untuk mendapatkan kecepatan proses yang diinginkan diperlukan ruang memori yang cukup besar, selain itu karena pilihan perangkat lunak akan membutuhkan RAM yang cukup.
  3. Hard Disk 160 GB
    Untuk menampung data yang akan disimpan dan waktu backup cukup lama, maka diperlukan tempat memori data yang lebih besar.
  4. Monitor LCD 15”
    Monitor ini sangat baik untuk pemakai komputer dikarenakan monitor ini selain memiliki ketajaman gambar juga bersolusi tinggi serta beradiasi rendah, selain itu juga untuk mendapatkan pandangan yang lebih baik dan memaksimalkan software yang ada.
  5. Keyboard dan Mouse Optik
    Keyboard yang akan digunakan untuk menginput data yang akan disimpan atau di olah di dalam sistem, pengunaan mouse optic lebih diutamakan agar mendapatkan presisi yang tepat.
  6. UPS (Uninterrupuble Power Suply)
    Sangat berguna untuk menjaga agar apabila suatu saat listrik padam, maka dapat diselamatkan dulu untuk beberapa saat.
  7. Disk Drive
    Penggunaan Disk Drive ini dilakukan karena berguna untuk membackup setiap data, dan mempunyai daya tampung yang cukup besar.
  8. Printer
    Penggunaan Printer ini dilakukan karena printer berguna untuk mencetak hasil dari pekerjaan yang telah dilakukan kedalam media kertas.

2. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak merupakan penunjang peralatan komputer yang akan digunakan sebagai penghubung dalam instruksi atau bahasa pemrograman agar dapat menghasilkan informasi yang diharapkan.

3. Rancangan Tenaga Kerja Sistem Yang Diusulkan

Dalam sistem komputerisasi yang diusulkan akan tetap menggunakan karyawan yang sudah ada. Hanya saja dibutuhkan suatu pelatihan pada tenaga pelaksana yang ada untuk mendukung kerja sistem yang diusulkan. Sehingga akan dapat menyaring tenaga kerja yang profesional di dalam mengolah suatu data yang dapat memungkinkan berkembangnya suatu instansi atau lembaga baik dari segi keuntungan maupun kepuasan dari pelayanan terhadap pelanggan;.

Spesifikasi Hardware dan Software

A. Perangkat Keras (Hardware)

- Processor Dual Core

- Monitor LCD 15”

- Mouse Optic

- RAM 1 GB

- Hardisk 160 GB

- Keyboard

- Printer

- UPS (Uninterrupuble Power Suply)

B. Server

- Processor  : Intel Core 2 Duo2,33 Mhz FSB 1066

- Monitor  : LCD 17”

- Keyboard  : Logitech P/S 2 (Standar)

- Mouse  : Logitech P/S 2 (Standar)

- Printer  : 1 unit Printer

- Hardisk  : 160 GB

- LAN CARD  : D-LINK 528

- RAM  : 2 GB


1. 5 (Lima) Komputer untuk Client

- Processor  : Intel Pentium III min 930 Mhz

- Monitor  : LG 14” Digital (SVGA)

- Keyboard  : Logitech P/S 2 (Standar)

- Mouse  : Logitech P/S 2 (Standar)

- Printer  : 1 unit Printer

- Hardisk  : 40 GB

- LAN CARD  : D-LINK 528

- RAM  : 256 MB

2. Networking

- HUB(SWITCH)  : 3 Com 3C16471

- Kabel  : UTP CAT 5

- Other  : RJ45

Rancangan Implementasi

Perangkat lunak merupakan panunjang dari peralatan komputer yang akan digunakan sebagai penghubung dalam instruksi yang diinginkan, agar komputer dapat menghasilkan informasi yang diharapkan, maka perangkat lunak yang diusulkan dalam rancangan sistem ini adalah sebagai berikut :

  1. Sistem Operasi Windows XP SP 2
  2. Microsoft Office 2007
  3. PHP

- ApacheFriends

- MySQL

- PHP 5

- Macrimedia Dreamweaver 8

- XAMPP

Browser Mozilla Firefox, Opera atau Internet Explorer


Rancangan implementasi bertujuan untuk merancang, mempersiapkan, menguji dan mengimplementasikan sistem membutuhkan satuan waktu dalam periode tertentu sehingga dapat berjalan dengan benar, berikut adalah tahapan dalam pengembangan sistem tersebut yaitu :

  1. Pengumpulan Data
    Kegiatan pengumpulan data ini dilakukan selama dua minggu, pengumpulan data merupakan tahap pertama yang dilakukan, hal ini berguna untuk memenuhi semua kebutuhan data yang diperlukan.
  2. Analisa Sistem
    Tahap analisa sistem dilakukan dengan meneliti sistem yang sedang berjalan, tahap ini bertujuan untuk mengetahui segala permasalahan yang terjadi untuk mempermudahkan menentukan tahap selanjutnya yaitu tahap perancangan sistem, dalam tahapan menganalisa sistem dibutuhkan waktu selama tiga minggu.
  3. Perancangan Sistem
    Perancangan sistem dilakukan berdasarkan data yang diperoleh serta analisa pada sistem yang berjalan, membutuhkan waktu selama empat minggu untuk perancangan sistem yang dilakukan.
  4. Pembuatan Program
    Tahap pertama dalam pembuatan program yaitu merancang bentuk tampilan di layar kemudian membuat listing program sebagai instruksi dalam menghubungkan tampilan layar tersebut, dalam tahap pembuatan program perlu waktu selama lima minggu untuk membuatnya.
  5. Testing Program
    Bertujuan untuk mengetahui hasil dari program yang telah dibuat pada tahap implementasi sebelumnya, dalam pelaksanaannya testing program membutuhkan waktu selama dua minggu.

    Metode testing yang dipakai untuk sistem usulan adalah metode black-box. Pengujian black-box (blackbox testing) adalah salah satu metode pengujian perangkat lunak yang berfokus pada sisi fungsionalitas, khususnya pada input dan output aplikasi (apakah sudah sesuai dengan apa yang diharapkan atau belum).

    • Nilai sistem : diukur dengan TELOS (feasibility factor)

  6. Evaluasi Program
    Dalam tahap mengevaluasi program membutuhkan waktu selama dua minggu, kegiatan ini dilakukan setelah tes program, tujuannya untuk mengetahui kesalahan serta kekurangan pada program yang telah dibuat.

    Evaluasi sistem merupakan proses dimana nilai sistem, biaya dan keuntungan (cost & benefit) dibandingkan dan salah satu dipilih untuk perancangan yang lebih rinci. Fase ini menjadi proses pengoptimasian yang melihat apakah suatu sistem dapat dikerjakan danjugamemenuhi permintaan user.

    Keputusan untuk mengubah ke sistem barucukup sulit. Evaluasi sistem informasi dan keputusan pemilihan bersumber dari:


    • Nilai sistem : diukur dengan TELOS (feasibility factor)


    Nilai akhir adalah 39. Nilai ini dibagi lima jumlah kelayakan faktor, sehingga nilai akhir adalah 7.8, yang berarti bahwa alternatif rancangan sistem yang sedang dievaluasi cukup mungkin, dengan resiko pengembangan sistem yang cukup rendah. Atau dilihat dengan cara lain, jika diberikan nilai huruf untuk alternatif ini , maka alternatif ini adalah “B” baik tapi tidak baik sekali.

    • Analisa biaya & keuntungan : mengukur biaya, keuntungan yang tangible dan intangible (masuk akal & tidak) dari sistem yang diusulkan.

  7. Perbaikan Program
    Tahap ini dilakukan jika ditemukan kekurangan dan kelemahan pada program yang telah dibuat, untuk tahapan ini membutuhkan waktu selama dua minggu dalam melakukan perbaikan.
  8. Pelatihan
    Setelah diketahui sudah tidak ada lagi kesalahan dan kekurangan, tahap selanjutnya dilakukan pelatihan selama satu minggu kepada pihak manajemen yang terkait, maka perancangan sistem yang diusulkan dapat segera diimplementasikan.
  9. Dokumentasi
    Dokumentasi dilakukan selama pengembangan sistem dilaksanakan, karena dalam suatu pengarsipan file yang tersusun rapi sangat membantu memudahkan pencarian data jika terdapat kesalahan nanti.

Tabel Rancangan Implementasi

Tabel 4.9

Tabel Rancangan Implementasi

BAB V

KESIMPULAN

Kesimpulan terhadap rumusan masalah

Berdasarkan uraian pada bab-bab sebelumnya, maka dapat dijadikan kesimpulan sebagai berikut:

  1. Dalam Sistem Informasi dokumen yang dibuat, Pendistribusian dokumen ke team project yang dalam penyimpanan datanya dapat dilakukan dengan cepat dan bisa digunakan untuk menyimpan semua data, sehingga dalam proses pendistribusian dokumen dapat dilakukan dengan baik sesuai data yang diinginkan antar departemen lain.
  2. Dalam Sistem Informasi dokumen sudah terkomputerikasi dan terintegrasi sehingga tidak lagi membutuhkan kertas dalam pendistribusian dokumen ke departemen lain, karena sudah ada suatu aplikasi sistem secara onLine yang dapat diakses oleh masing-masing departemen (team project).
  3. Dalam Sistem Informasi dokumen yang dibuat dapat mengatasi penomoran dokumen yang ganda, sistem yang di buat mempunyai sistem yang cukup bisa diandalkan untuk melakukan proses pendistribusian dokumen dengan standar SOP yang diterapkan, laporan penomoran dokumen yang ada dalam program mengenai kode dokumen yang akan didistribusi dapat di terima dengan jelas dan sehingga tidak terjadi kesalahan informasi maupun dokumen dengan nomor ganda.

Kesimpulan terhadap manfaat penelitian

  1. Kesimpulan terhadap tujuan penelitian
    Tujuan penelitian, yaitu untuk memberikan informasi yang dapat menghemat waktu dan biaya. Mengenai Sistem Informasi Dokumen pada Department OMCD di PT. GARUDA METAL UTAMA.
  2. Kesimpulan terhadap manfaat penelitian
    Penelitian ini dapat memberikan kontribusi nyata berupa masukan-masukan ide-ide kepada manajemen perusahaan yang terkait dalam suatu bentuk informasi yang berguna untuk kelangsunga nperusahaan, baik secara prosedur maupun sistematis.

Kesimpulan terhadap metode penelitian

Peneliti dapat mengetahui secara langsung dan melakukan pencatatan terhadap unsur-unsur yang diteliti serta menganalisa suatu sistem yang sedang berjalan untuk mengetahui elemen-elemen sistem tersebut.

Saran


Untuk dapat mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada pada sistem pengendalian dokumen, penulis mencoba untuk mengemukakan beberapa saran sebagai berikut:

  1. Sistem yang ada saat ini hendaknya dilakukan pengembangan, dari sistem yang sekarang belum secara menyeluruh berpusat ke document center.
  2. Lebih meningkatkan kembali sarana, prasarana dan teknologi informasi yang ada untuk dapat mendukung sistem yang berjalan.
  3. Mengoptimalkan kembali sumber daya yang ada, agar sistem yang diusulkan menjadi lebih efektif dan efisien di dalam hal pengolahan data dan melakukan sosialisasi terhadap user, admin ataupun pihak yang akan menggunakan sistem ini.

DAFTAR PUSTAKA

  1. 1,00 1,01 1,02 1,03 1,04 1,05 1,06 1,07 1,08 1,09 1,10 Sutabri. 2012. Konsep Dasar Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi
  2. Yakub. 2012. Konsep Dasar Sistem. Yogyakarta: Andi
  3. 3,0 3,1 Sutabri. 2012. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi
  4. Agus Mulyanto. 2009. Sistem informasi konsep & Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka
  5. Sutarman. 2012. Pengantar Teknologi Informasi. Yogyakarta: Bumi Aksara
  6. Mulyanto. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka
  7. Sutabri. 2012. Konsep Dasar Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi
  8. Henderi. 2011. Desain aplikasi E-Learning Sebagai Media Pembelajaran Artificial Informatics. Journal CCIT Vol-4 No.3-Mei 2011
  9. Widodo. 2011. Menggunakan UML. Bandung: Informatika
  10. Padeli. 2009. Pengembangan Sistem Database. Peningkatan Tenaga Kerja Berbasis Web. Journal CCIT Vol-2 No.3-Mei 2009
  11. Untung Raharja. 2009. Pengembangan Sistem Database. Peningkatan Tenaga Kerja Berbasis Web. Journal CCIT Vol-2 No.3-Mei 2009
  12. Nugroho. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek Dengan Metode USDP. Yogyakarta: Andi Offset
  13. Nugroho. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek Dengan Metode USDP. Yogyakarta: Andi Offset
  14. Anhar. 2010. PHP dan MySQL Secara Otodidak. Jakarta: Media Kita
  15. Arief. 2011. PHP dan MySQL . Jakarta: Media Kita
  16. Nugroho. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan metode USDP. Yogyakarta: Andi
  17. Arief. 2011. PHP dan MySQL. Jakarta: Media Kita
  18. Wardana. 2010. Belajar PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset
  19. Nugroho. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan metode USDP. Yogyakarta: Andi
  20. Anhar. 2010. PHP dan MySQL Secara Otodidak. Jakarta: Media Kita
  21. Nugroho. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek Dengan Metode USDP. Yogyakarta: Andi Offset
  22. Wardana. 2010. Belajar PHP dan MySQL. Yogyakarta: Andi Offset
  23. Nugroho. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek Dengan Metode USDP. Yogyakarta: Andi Offset
  24. 24,0 24,1 24,2 Nina Rahayu. 2014. Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta: Andi

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN

Contributors

Admin, Yoga widhiarto