SI1011464882

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS

PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM : 1011464882

NAMA : Andriyono

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2013/2014)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS

PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1011464882
Nama	: Andriyono
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, Januari 2015

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Sitem Informasi
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)					(Maimunah, M.Kom)
NIP : 00594					NIP : 007002

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS

PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM	: 1011464882
Nama	: Andriyono

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, Januari 2015

Pembimbing I			Pembimbing II
(Syarah, S.Kom)			(Giandari Maulani, M.Kom)
NID : 08175			NID : 06126

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS

PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM	: 1011464882
Nama	: Andriyono

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2014/2015

Disetujui Penguji :

Tangerang, Januari 2015

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS

PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1011464882
Nama	: Andriyono
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang,... Januari 2015

(Andriyono)

NIM : 1011464882

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRACT

The development of information technology, especially in developing countries to make the needed information is increasingly easy to get, it can be seen from the increasing and ever-growing needs of the community, companies and Governmentagencies as well as in obtaining data and information. As with any Office of the Department of public works city of Tangerang is one of the Government agencies inadministering his Government needs the information system has been computerizedas well. Information systems required by the Office of public works city of Tangerang who can handle the processing and delivery of logging incoming mail and outgoing mail currently running are still done by manual ways such as the recording of incoming mail and out going mail using a great book or appointment book the logging system is still the manual cause has not been optimal in the search data is necessary especially if they are needed in the future and also for the purposes of archiving documentation in the mail. The researchers then wanted to propose research with the title design of information system logging incoming mail and outgoing mail Web-based, expectable will be the delivery of information systems that can provide convenience in terms of processing correspondence for officers of theGeneral section in particular in conducting processing and data storage as well as incoming mail and outgoing mail.

Keywords: Incoming Mail, Outgoing Mail, Mail Logging, Tangerang.

ABSTRAKSI

Berkembangnyateknologi informasi khususnya di negara yang berkembang membuat informasi yangdibutuhkan semakin mudah untuk didapatkan, hal ini dapat dilihat darimeningkatnya dan berkembangnya kebutuhan masyarakat, perusahaan dan jugainstansi pemerintahan dalam mendapatkan data dan informasi. Seperti halnyakantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang merupakan salah satu instansipemerintahan dalam menjalankan roda pemerintahannya membutuhkan sisteminformasi yang telah terkomputerisasi dengan baik. Sistem informasi yangdibutuhkan oleh kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang yang dapat menanganipengolahan dan penyampaian informasi mengenai data-data surat masuk dan suratkeluar. Proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat inimasih dilakukan dengan cara-cara manual seperti pencatatan surat masuk dansurat keluar menggunakan buku besar atau buku agenda, sistem pendataan yangmasih manual tersebut menyebabkan belum optimalnya dalam pencarian data suratyang diperlukan terutama jika surat-surat tersebut diperlukan dikemudian haridan juga untuk keperluan pengarsipan dokumentasi surat. Berdasarkan haltersebut maka peneliti ingin mengusulkan penelitian dengan judul PerancanganSistem Informasi Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web yangdiharapkan nantinya akan menjadi sistem penyampaian informasi yang dapatmemberikan kemudahan dalam hal pengolahan surat menyurat bagi petugas bagianumum pada khususnya dalam melakukan pengolahan dan juga penyimpanan data-data suratmasuk dan surat keluar.

Kata kunci : Surat Masuk, Surat Keluar, Pendataan Surat, Kota Tangerang

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrohim. Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang maha esa yang telah memberikan Rahmat, serta Hidayah – Nya kepada penulis. Sehingga penulis dapat menyusun Skripsi ini dengan lacar karena atas ijinya.

Laporan Skripsi ini berjudul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA DINAS PEKERJAAN UMUM KOTA TANGERANG”, Tujuan dari pembuatan Skripsi ini adalah sebagai salah satu syarat menyelesaikan program pendidikan Strata Satu (S1) jurusan Sistem Informasi Manajemen di Sekolah Tinggi Manajemen Ilmu Komputer Raharja.

Penulis menyadari bahwa Skripsi ini jauh dari sempurna, karena tidak menutup kemungkinan didalamnya masih terdapat berbagai kekurangan dan kelemahan, hal ini disebabkan pengetahuan dan pengalaman penulis yang masih terbatas.

Namun demikian berkat adanya bimbingan serta dukungan baik moril maupun materil dari berbagai pihak, akhirnya Skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih secara tulus dan ikhlas, khususnya kepada :

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I, selaku Ketua STMIK Raharja.
2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom, selaku Pembantu Ketua I bidang akademik STMIK Raharja
3. Ibu Maimunah, M.kom, selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi STMIK Raharja.
4. Ibu Syarah S.Kom, selaku dosen Pembimbing 1 yang telah banyak meluangkan waktu serta memberikan bimbingan dan petunjuk selama penyusunan laporan berlangsung.
5. Ibu Giandari Maulani M.kom, selaku dosen Pembimbing 2 yang telah banyak meluangkan waktu serta memberikan bimbingan dan petunjuk selama penyusunan laporan berlangsung.
6. Bapak dan Ibu Dosen Amik Raharja Informatika yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis
7. Bapak Drs. Suarno, selaku Stakeholder, pembimbing lapangan , staff dan keluarga besar di Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang yang telah membantu penulis mendapatkan data selama penulis melakukan riset atau penelitian.
8. Kedua orang tua, adik dan keluarga tercinta yang telah banyak memberikan motivasi serta doanya sehingga laporan ini bisa terselesaikan.
9. Untuk Sahabatku Dika, Adit, Andriyanto, Dear, Riana, Dara, Yuni, Rika, Tania, Fenti, Aya, Shinta dan teman-teman seperjuangan yang telah banyak membantu dan berdiskusi dalam penyusunan laporan ini

Menyadari akan keterbatasan dan kekurangan dalam penyusunan laporan ini, penulis serahkan kepada pembaca untuk mengoreksi dan memberikan saran yang bersifat membangun untuk penyempurnaan laporan selanjutnya.

Akhir kata, penulis mengucapkan semoga amal baik yang telah diberikan untuk kepentingan penulis dalam penyusunan laporan ini, mendapat imbalan serta pahala yang setimpal dari yang Maha Kuasa Allah Subhanahu Wata’ala, Amin.

 

 

Tangerang, Januari 2015

 

 

 

(Andriyono)

NIM : 1011464882

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III

Tabel 3.4 Final Elisitasi

Tabel 4.1 Tabel Perbedaan sistem berjalan dan sistem usulan

Tabel 4.2 Tabel Pegawai

Tabel 4.3 Tabel Surat Masuk

Tabel 4.4 Tabel Surat Keluar

Tabel 4.5 Tabel Pengguna

Tabel 4.6 Tabel Login

Tabel 4.7 Tabel Input Pegawai

Tabel 4.8 Tabel Input Surat Masuk

Tabel 4.9 Tabel Input Surat Keluar

Tabel 4.10 Tabel Input Pengguna

Tabel 4.11 Tabel Schedule dan Penulisan Skripsi

Tabel 4.12 Tabel Estimasi Biaya

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang

Gambar 3.2 Use Case Diagram sistem surat masuk

Gambar 3.3 Use Case Diagram sistem surat keluar

Gambar 3.4 Activity Diagram sistem surat masuk

Gambar 3.5Activity Diagram sistem surat keluar

Gambar 3.6 Sequence Diagram sistem surat masuk

Gambar 3.7 Sequence Diagram sistem surat keluar

Gambar 4.1 Use Case Diagram yang diusulkan

Gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram yang diusulkan

Gambar 4.4 State Chart Diagram yang diusulkan

Gambar 4.5 Class Diagram yang diusulkan

Gambar 4.6 Tampilan Menu Login

Gambar 4.7 Tampilan Menu Utama

Gambar 4.8 Tampilan Menu Input Pegawai

Gambar 4.9 Use Case Diagram sistem surat masuk

Gambar 4.10 Use Case Diagram sistem surat masuk

Gambar 4.11 Use Case Diagram sistem surat masuk

Gambar 4.12 Use Case Diagram sistem surat masuk

Gambar 4.13 Use Case Diagram sistem surat masuk

Gambar 4.14 Use Case Diagram sistem surat masuk

Gambar 4.15 Use Case Diagram sistem surat masuk

Gambar 4.16 Use Case Diagram sistem surat masuk

Gambar 4.17 Use Case Diagram sistem surat masuk

Gambar 4.18 Use Case Diagram sistem surat masuk

Gambar 4.19 Use Case Diagram sistem surat masuk

Gambar 4.20 Use Case Diagram sistem surat masuk

Gambar 4.21 Use Case Diagram sistem surat masuk

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan teknologi khususnya komputer semakin meningkat terutama dalam bidang bisnis dan sains. Hampir seluruh bidang usaha melakukan aktifitasnya dengan bantuan komputer sebagai alat bantu untuk mempermudah dalam mengerjakan suatu pekerjaan. Komputer mempunyai kelebihan seperti mengolah dan menyimpan data, sehingga informasi yang dihasilkan cepat, tepat dan akurat.

Seiring pesatnya perkembangan teknologi informatika saat ini, komputer sangat membantu untuk pencapaian sasaran atau kegiatan baik perusahaan maupun individual. Maka penggunaan teknologi informasi yang handal menjadi kebutuhan untuk menghasilkan informasi yang cepat dan akurat. Penggunaan komputer sebagai alat bantu untuk mengelola suatu pekerjaan menjadi kebutuhan yang sangat vital dimana informasi yang cepat dan akurat menjadi suatu hal yang sangat penting untuk dilakukan.

Namun pada saat ini, masih terdapat beberapa instansi pemerintahan proses pengelolaan data surat menyuratnya masih menggunakan sistem data manual dalam pengerjaannya. Salah satunya pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang yang hingga saat ini masih menggunakan sistem manual dalam proses arsip yang meliputi pendataan surat masuk dan surat keluar.

Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang saat ini masih berjalan secara manual, sehingga menyebabkan proses pendataan atau pencarian surat masuk maupun surat keluar menjadi lambat. Seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi, dengan adanya sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang sudah terkomputerisasi akan lebih memudahkan pegawai dalam melakukan kegiatan pengelolaan data surat.

Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar merupakan salah satu usaha untuk membantu dan mempermudah pegawai dalam melakukan pengelolaan data surat,sehingga dapat lebih efektif dan efisien. Berdasarkan penjelasan permasalahan diatas maka penulis mengambil judul penelitian “Perancangan Sistem Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang”

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang dan hasil observasi yang dilakukan oleh penulis mengangkat berbagai masalah yang ada dalam Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang diantaranya:

1. Bagaimana sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang yang sudah berjalan ?

2. Apakah sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini sudah memiliki tempat penyimpanan data yang efisien sehingga tidak akan terjadi kehilangan data ?

3. Bagaimana membuat sistem surat masuk dan surat keluar yang dapat membantu pekerjaan pegawai dalam mendata surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang?

Ruang Lingkup Penelitian

Karena luasnya permasalahan yang ada di dalam penelitian ini, maka peneliti membatasi ruang lingkup penelitian. Adapun batasan masalah yaitu mulai dari pendataan surat masuk dan surat keluar sampai dengan pembuatan laporan.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Tujuan Operasional 1. Untuk mengetahui masalah apa saja yang muncul pada sistem pendataan surat masuk dan surat keluar di Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang. 2. Dapat mengetahui apa saja kekurangan dan kelebihan dari sistem surat menyurat yang berjalan saat ini.

2. Tujuan fungsional 1. Agar tersedia sistem yang dapat menyimpan data surat masuk dan surat keluar sehingga data-data tersebut dapat disimpan dengan baik.

3. Tujuan Individual 1. Untuk mendapatkan gelar sarjana. 2. Untuk menambah pengetahuan, pengalaman serta pengamatansebuah sistem berjalan di Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang,sehingga penulis melakukan penelitian untuk menyelesaikan Skripsi.

Manfaat Penelitian

Ini adalah manfaat penelitian

1. Manfaat Operasional 1. Mempermudah pegawai dalam melakukan proses pendataan surat masuk dan surat keluar, sehingga proses tersebut terkontrol dengan baik.

2. Manfaat Fungsional 1. Hasil dari penelitian yang penulis lakukan dapat dimaanfaatkan dan digunakan oleh Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang sebagai bahan referensi dasar untuk mengoptimalkan sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang sudah berjalan.2. Terciptanya hasil pendataan yang baik, efektif dan efisien.

3. Manfaat Individual 1. Menambah wawasan bagi penulis mengenai sistem pendataan surat masuk dan surat keluar di Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang.

Metode Penelitian

Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penulisan laporan Skripsi, peneliti menggunakan beberapa metode yang digunakan, adapun metode yang digunakan adalah sebagai berikut :

Metode Pengumpulan Data

1. Observasi (Pengamatan)

   Observasi adalah metode yang dilakukan penulis untuk mengumpulkan data dan mendapatkan hal-hal yang diperlukan untuk proses penelitian dengan cara mendatangi objek penelitian secara langsung ke kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang.

2. Wawancara

   Peneliti melakukan sesi tanya jawab kepada narasumber yaitu pada pegawai yang ada di Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang untuk mendapatkan informasi yang lebih akurat.

3. Studi Pustaka

   Peneliti melakukan penelitian keperpustakaan dengan tujuan agar memperoleh data dan informasi dari beberapa sumber (literature) seperti buku, majalah, internet, hasil seminar, artikel, jurnal, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan penelitian sebagai bahan referensi dalam penyusunan laporan Skripsi ini.

Metode Analisa

1. Metode Analisa Sistem

   Analisa data merupakan salah satu langkah penting dalam rangka memperoleh temuan - temuan hasil penelitian. Hal ini disebabkan, data akan menuntun kita ke arah temuan ilmiah, bila dianalisis dengan teknik - teknik yang tepat. Analisa sistem dilakukan menggunakan Metode Analisa SWOT, yaitu kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), kesempatan (opportunities), dan yang menjadi ancaman (threats). Analisa SWOT dapat diterapkan dengan cara menganlisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT denganmenggunakan pendekatan pemecahan masalah menggunakan konsep service marketing mix (bauran pemasaran jasa) 7P-Product, price, promotion, plance, people, process, dan physical Evidence.

2. Metode Analisa Perancangan Program

   Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode SDLC (System Development Life Cycle) dengan tahapan sebagai berikut :

a. Perencanaan (Planning) : Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya, seperti : perangkat fisik, metode dan anggaran yang sifatnya masih umum. Dalam tahap ini juga dilakukan langkah-langkah berupa: mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem dan membuat studi kelayakan.

b. Analisis (Analysis) : Tahap analisis merupakan tahap penelitian atas sistem yang berjalan dengan tujuan untukmerancang sistem yang baru dengan menggunakan tools atau alat bantu UML (Unified Modeling Language) dengan software visualparadigmn yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar, menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian darisebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OO” (Object Orientied) melalui tahap : Use Case Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram yang dilakukan melalui 4 (empat) tahap, yaitu: (1) Survey terhadap sistem yang berjalan, (2) Analisa terhadap temuan survey, (3) Identifikasi kebutuhan informasi dengan menggunakan alat bantu elisitasi melalui 4 (empat) tahapan, yaitu tahap 1 (satu) mencakup semua kebutuhan sistem, tahap 2 (dua) melakukan pengelompokkan kebutuhan dengan metode MDI (Mandatory, Desirable, Inessential) selanjutnya tahap 3 (tiga) dengan TOE (Technical, Operational dan Economic) serta tahap final, (4) Identifikasi persyaratan sistem. Hasil analisa kemudian dibuat laporan untuk masukan dalam perancangan sistem yang diusulkan.

c. Disain (Design) : Tahap Design yaitu tahap dalam menentukan proses data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan memenuhi kebutuhan user dengan alat bantu UML dengan software visual paradigmn Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, Statechart Diagram dan Activity Diagram. Proses design akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data dengan menggunakan MySQL, arsitektur perangkat lunak, representasi interface dengan menggunakan Dreamweaver CS5, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirement. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktivitas pembuatan sistemnya. Langkah-langkah yang dilakukan adalah : menyiapkan rancangan sistem yang rinci, mengidentifikasi alternatif konfigurasi sistem dan menyiapkan usulan implementasi.

d. Implementasi (Implementation) Tahap implementasi adalah tahap dimana rancangan sistem yang dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan. Langkah-langkahnya yaitu : menyiapkan fasilitas fisik dan personil, dan melakukan simulasi.

e. Pemeliharaan (Maintenance) : Setelah melakukan implementasi terhadap sistem baru, tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah pemakaian atau penggunaan, audit sistem, penjagaan, perbaikan dan pengembangan sistem.

Metode Testing

Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Blackbox Testing. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba Blackbox Testing menggunakan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akanmelatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, ksalahan performa,kesalahan inisialisasi, dan terminasi.

Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan ini dibuat untuk memberikan gambaran yang diteliti pada laporan ini pada setiap bab, adapun sistematika penulisan ini adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini merupakan pendahuluan yang akan membahas latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini berisi beberapa definisi yang sesuai dengan penelitian dan beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab ini berisikan analisa organisasi, gambaran umum perusahaan, sejarah singkat, struktur organisasi, penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, analisa system saat ini, permasalahan yang dihadapi, serta alternatif pemecahan masalah. ini, permasalahan yang dihadapi, serta alternatif pemecahan masalah.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Pada bab ini merupakan penjabaran hasil rancanagan yang diusulkan, yang menerangkan tentang : usulan system yang akan digambarkandengan diagram rancangan sistem berupa UML(Unified Modelling Language), rancangan basis data, rancangan program yang dibuat, rancangan prototype yang menggambarkan rancangan sistem yang diusulkan, konfigurasi sistem yang diusulkan, testing yang digunakan, evaluasi sistem yang dibuat, implementasi sistem, serta estimasi biaya yang berisi rincian biaya sistem yang nantinya akan diaplikasikan ke dalam perusahaan atau masyarakat.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini merupakan bab penutup berisikan kesimpulan dari hasil analisa penelitian dan saran yang dapat penulis berikan agar permasalahan yang dihadapi dapat terselesaikan dengan baik dari hasil laporan Skripsi ini.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Menurut Sutabri (2012:16) , “suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

Menurut Tanti dalam Jurnal CCIT Vol.3 No.2(2010:208), sistem didefinisikan, “Analisa secara umum merupakan tahap dari daur hidup pengembangan perangkat lunak pengajar. Salah satu tahap yang bertujuan untuk memahami keperluan pembelajaran dan mengembangkan permintaan-permintaan”.

Berdasarkan beberapa pendapat para ahli di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistemadalahkegiatan-kegiatan yangberhubungan guna mencapai tujuan-tujuan.

Karakteristik Sistem

Menurut Sutabri(2012:20)“Model umum sebuah sistem adalah input, process, output, hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.”

Selain itu,sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sbb:

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya salingbekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapatberupa suatu bentuk subsistem, setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yangmenjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secarakeseluruhan, suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau seringdisebut “supra sistem”

2. Batasan Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

3. Lingkugan Luar Sistem (Environtment)

Bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikansistem tersebut.Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara,lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem(Interface)

Media yang menghubungkan sistem dengan sub sistem lain disebut penghubung sistem atauinterface, penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satusubsistem ke sub sistemlain. Bentuk keluaran dari satu sub sistem akan menjadimasukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input)

Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat berupapemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (Signal Input). Contoh, didalam suatu unit sistem komputer “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputerny adan “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, kaluaranini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi.Keluaran yang dihasilkan adalah informasi, informasi ini dapat digunakansebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal yang menjadi input bagi subsistem lain.

7. Pengolahan Sistem (Proses)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

8. Sasaran Sistem(Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic, jika suatu sistem tidak memiliki sasaran makaoperasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenaisasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Klasifikasi Sistem

Menurut Sutabri (2012:15), sistem dapat diklasifikasikandari berbaga sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atauide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu suatusistem yang berupa pemikiran tentang hubungan antara manusia dengan Tuhan;sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, seperti sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia,dan lain sebagainya.

b. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi karena proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinyasiang dan malam, dan pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakansistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut dengan humanmachine system. Sistem informasi berbasis komputer merupaksan contohnya, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi denganmanusia.

c. Sistem deterministik dan Sistem probabilistik

Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapatdiprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifatprobabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandungunsur probabilitas.

d. Sistem Terbuka dan SistemTertutup

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya.

Konsep Dasar Informasi

Definisi Data

Menurut McLeod dalam Yakub (2012:5), data adalah kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relative tidak berarti bagi pemakai. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian -kejadian dan kesatuan nyata”. Kejadian (event) adalah sesuatu yangterjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul - betul adadan terjadi. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item.Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya,sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dandiproses untukmenghasilkan informasi.

Informasi tanpa adanyadata maka informasitersebut tidak akan terbentuk. Begitu pentingnya peranandata dalam terjadinya suatu informasi yang berkualitas. Keakuratan data sangatmempengaruhi terhadap keluaran informasi yang akanterbentuk.

Nilai Informasi

Nilai Informasi

Menurut Sutabri (2012:38), nilai informasi didasarkan atas 10 sifat, yaitu :

1. Mudah diperoleh

Sifat ini menunjukan informasi dapat diperoleh dengan mudah dan cepat, kecepatan memperoleh dapat diukur misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, beberapa nilainya bagi pemakai informasi sulit mengukurnya.

2. Luas dan lengkap

Sifat ini menunjukan lengkapnya isi informasi, hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifat ini sangat kabur, karena itu sulit mengukurnya.

3. Ketelitian

Sifat ini menunjukan minimnya kesalahan dalam informasi, dalam hubungannya dengan volume data yang besar terjadi dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

4. Kecocokan

Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungan dengan permintaan para pemakai, isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi semua keluaran lainnya tidak berguna tetapi mahal mempersiapkannya, sifat ini sulit mengukurnya.

5. Ketepatan waktu

Menunjukan tak ada keterlambatan jika ada yang sedang ingin mendapatkan informasi masukan, pengolahan, dan pelaporan keluaran kepada pemakai biasanya tepat waktu.

6. Kejelasan

Sifat ini menunjukan keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas, membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.

7. Keluwesan

Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan beberapa keputusan, tetapi juga dengan beberapa pengambilan keputusan. Sifat ini sulit diukur, tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.

8. Dapat dibuktikan

Sifat ini menunjukan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.

9. Tidak ada prasangka

Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.

10. Dapat diukur

Sifat ini menunjukan hakikat informasi yang dihasilkan dari sistem informasi formal.

4. Kualitas Informasi

Kualitas Informasi

Menurut Sutabri (2012:41) kualitas suatu informasi tergantung 3 (tiga) hal, yaitu :

1. Akurat (accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Informasi harus akurat karena biasanya dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinan terjadi gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat Pada Waktunya (time line)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan tersebut terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.

3. Relevan (relevance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap–tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Konsep Dasar Sistem Informasi

1.Definisi Sistem Informasi

Menurut Sutabri(2012:20), sistem informasi adalah “suatu sistem didalam suatuorganisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yangmendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatanstrategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan – laporan yang diperlukan”.

2. Komponen Sistem Informasi

Menurut Sutabri(2012:20), sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen ,diantaranya :

1. Blok Masukan (input block)

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input yang dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model (model block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, danmodel matematik yang akan memanipulasi dati inputdan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (techology block)

Teknologi merupakan “toolbox” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan danmengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantupengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga)bagian utama, yaitu teknisi (brainware),perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).

4. Blok Basis Data (database block)

Basis data (database)merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain,tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupaagar informasi yang dihasilkan berkualitas.

5. Blok Kendali (control blok)

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, sepertibencana alam, api, termperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan,kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase, dan lainsebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bilaterlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi

Konsep Dasar Analisa Sistem

1. Definisi Analisa Sistem

Menurut Sutabri (2012:220), “tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap investigasi sistem dan sebelum tahap rancangan sistem, tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting karena kesalahan ditahap iniakan menyebabkan kesalahan pada tahap selanjutnya”.

Menurut Henderi, dkk dalam jurnal CCIT Vol 4 (2011 :322), Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalambagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan,hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehinggadapat dibuat rancangan sistem yang baru yang sesuai dengan kebutuhan.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa tahapan analisa sistem dapat dilakukan sebelum dibuat tahapan rangcangan sistem, dan analisa sistem sangat penting dilakukan agar menghindari kesalahan yang akan timbul di tahapan selanjutnya.

2. Tahap Analisa Sistem

Menurut Henderi, dkk dalam jurnal CCIT Vol 4 (2011 : 322), “Tahapan analisa sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalah-permasalahan,kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat di buat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.

Definisi Surat

Menurut Lamuddin dalam penelitian Astri Oktania (2014;17), surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis jika dilihat dari sisi pemakainnya surat dapat digolongkan menjadi 4 macam yaitu surat dinas, surat niaga, surat social, surat pribadi.

a. Surat Masuk

Surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan.

b. Surat Keluar

Seperti halnya surat masuk maka pengelolaan surat keluar dilakukan oleh bagian tata usaha atau sekretariat. Artinya, bagian tata usaha lah yang berhak mengolah,memeriksa, menyerahkan pada pimpinan untuk ditandatangani, sekaligus mengirimkannya kepada instansi lain.

c. Pendistribusian Surat

Dalam suatu instansi besar pengiriman surat juga biasanya disentralisir yaitu dilakukan oleh staf bagian pengiriman surat pada bagian Tata Usaha. Setelah surat ditandatangani oleh pimpinan, surat dicatat dalam sebuah buku agenda surat keluar.

Teori Khusus

Definisi UML (Unified Modeling Language)

Menurut Prabowo Pudjo Widodo dan Herawati dalam Jurnal CCIT Vol 7 No.1 ,September 2013:99 (Sudaryono, Diah Aryani, Ahmad FatwaAwaludin), ketika membuat model menggunakan konsep UML ada aturan-aturan yang harus diikuti. Bagaimana elemen pada model-model yang dibuat berhubungan satudengan yang lainnya harus mengikuti standar yang ada. UML bukan hanya sekedar diagram tetapi juga menceritakan konteksnya.

Menurut Adi Nugroho dalam Esa Wijayanti (2014:22), ”UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan untuk sistematau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek).” Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingg alebih mudah dipelajari dan dipahami.

Berdasarkan beberapa pendapat diatas maka dapat disimpulkan UML (Unified Modeling Language) adalah bahasa pemodelan yang digunakan untuk merancang, mendokumentasikan sebuh sistem perangkat lunak.

Jenis-jenis Diagram UML (Unified Modeling Language)

1. Use Case Diagram

Menurut Murad dkk dalam jurnal CCITVol 7 (2013:57) , “Diagram Use Caseadalah diagram yang bersifat status yang memperlihatkan himpunan use case danaktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini memiliki 2 fungsi,yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem dan menyatakan sifat sistem dari sudut pandang user”.

2. Activity Diagram

Menurut Murad dkk dalam jurnal CCIT Vol 7 (2013:53), “Activity diagram merupakan diagram yang bersifat dinamis. Activity diagram adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatuaktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untuk menganalisa proses”.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapatdisimpulkan bahwa activity diagramd ibuat berdasarkan use case diagramyang telah dibuat, maka dapat digambarkan activity diagram yang menggambarkan alur kerja untuk setiap use case.

3. Sequence Diagram

Diagram ini bersifat dinamis yang menekankan pada pengiriman pesan (message)dalam suatu waktu tertentu.

Menurut Nugroho (2010:42). , sequence diagram memplihatkan interaksi sebagai diagram dua matra(dimensi). Matra vertikal adalah sumbu waktu sedang kan matra horizontal memperlihatkan peran pengklasifikasi yang mempresentasikan objek–objek mandiriyang terlibat dalam kolaborasi. Dalam sequence diagram sering disebut garis waktu (lifeline). Selama aktivasipada prosedur pada objek aktif, garis waktu digambarkan sebagai garis ganda.

4. Class Diagram

Menurut Wijayanto (2013:33), “Class diagram dibuat berdasarkan use case diagram dan activity diagram yang telah dibuat, maka dapat diperoleh kelas-kelas yang digunakan dalam sistem”.

5. State Chart Diagram

Menurut Henderi dkk (2010:6) , State Chart Diagram digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek dari satu state ke state yang lain.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa class diagram memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka,kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek.

Dreamweaver CS5

Menurut Rahardja, dkk dalam Jurnal CCIT Vol.4No 3 (2009:223),"Macromedia Dreamweaver yaitu sebuah program web editor yang dapat digunakan untuk membuat dan mendesain web". Dreamweaver mempunyai kehandalan dalam membuat dan desain web tanpa harus menuliskan tag-tag HTML satu persatu, dreamweaver juga memiliki kemampuan untuk mendukung pemrograman Server Side dan Client Side.

Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan dreamweaver adalah suatu aplikasi yang digunakan dalam membangun atau membuat sebuah web.

Konsep Dasar Database

Definisi Database

1. Definisi Database

Menurut Haerudin,dkk dalam jurnal CCIT Vol.7 No.1 (2013:118) database merupakan salah satu komponen penting di dalam sistem informasi,karena berfungsi sebagai baris penyedia informasi bagi para pemakainya.Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan sistem database(database system).

Menurut Rahardja, dkk dalam jurnal CCIT (2011:238)"Database adalah kumpulan fakta-faktasebagai respresentasi dari dunia nyata yang saling berhubungan dan mempunyai arti tertentu."

Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa database adalah kumpulaninformasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut.

2. Jenis Database yang digunakan

1. Web Server

Menurut Arief (2011:19), “Web Server adalah program aplikasi yang memiliki fungsi sebagai tempat menyimpan dokumen-dokumen web. Jadi semua dokumen web baik yang ditulis menggunakan client side scripting maupun server scripting tersimpan didalam direktori utama Web Server”.

Menurut Oktavian (2013:14),“Web Server adalah aplikasi yangberguna untuk menerima permintaan informasi dari pengguna melalui web browser, dan mengirimkan permintaan kembali informasi yang diminta melalui HTTP (Hyper Text Transfer Protocol). Biasanya Web Server diletakkan di komputer tertentu pada web hosting”.

Berdasarkan beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa web server merupakan apilikasi yang memiliki fungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen web yang berguna untuk menerima permintaan informasi dari pengguna melalui HTTP (Hyper Text Transfer Protocol).

2. Xampp

Menurut Arif M Rudyanto dalam Esa Wijayanti (2014:34), XAMPP merupakan aplikasi yang mengintegrasikan beberapa aplikasi utama web di dalamnya. Dalam XAMPP terdapat instalasi model PHP, MySQL, web server Apache, yang mana pejelasannya adalah sbb:

1. PHP

Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman untuk membuat web yang bersifat server-side scripting,PHP juga bersifat open source. Sistem management database yang sering digunakan bersama PHP adalah MySQL, namun PHP juga mendukung system management database oracle, Microsoft acces, inter base,d-base dan postgreSQL.

2. MySQL

SQL kepanjangan dari Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengolah database, MySQL juga bersifat opensource dan relational yang artinya data-data yang dikelola dalam database akan diletakkan pada beberapa tabel yang terpisah sehingga manipulasi data akan menjadi lebih cepat. MySQL dibuat dan dikembangkan oleh MySQL yang berada di Swedia. MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengolah database beserta isinya, serta untuk menambahkan,mengubah dan menghapus data yang berada dalam database.

Definisi Website

1. Definisi Website

Menurut Murad, dkk, dalam dari Jurnal CCIT Vol.7 No.1(2013:49), “website adalah sistemdengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lainnya yang tersimpan dalam sebuah server web internet yang disajikan dalam bentuk hypertext”.

Menurut Adi Nugroho dalam Esa Wijayanti (2014:22), “website adalah salah satu aplikasi yang berisikan dokumen-dokumen multimedia (teks, gambar, suara, animasi, video) di dalamnya yang menggunakan protokol HTTP (hypertext transferprotocol) dan untukmengaksesnya menggunakan perangkat lunak yang disebut browser”.

Berdasarkan beberapa pendapat yangdikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan website adalah sebuah tempat diinternet, yang menyajikan informasi dengan berbagai macam format data sepertiteks gambar, bahkan video dan dapat diakses menggunakan berbagai aplikasi client shingga memungkinkan penyajianinformasi yang lebih menarik dan dinamis dengan pengelolaan yang terorganisasi.

2. Fungsi Web

Menurut Rahmat Hidayat dalam Esa Wijayanti (2014:31). Berdasarkan pada fungsinya, website terbagi atas:

1. Personal Website; Website yang berisi informasi pribadi seseorang.

2. Commercial Website; Websiteyang dimiliki oleh sebuah perusahaan yang bersifat bisnis.

3. Government Website; Websiteyang dimiliki oleh instansi pemerintah, pendidikan yang bertujuan memberikanpelayanan kepada pengguna.

4. Non-Profit Organization Website;Dimiliki oleh organisasi yang bersifat non-profitatau tidak bersifat bisnis.

Pengertian Elisitasi

Menurut Rahardja, dkk dalam Jurnal CCIT Vol.4 No 3(2011:302), ”Elisitasi berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.”

Elisitasi Tahap I

Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara(Suryo Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 303).

Elisitasi Tahap II

Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap Iberdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi untuk dieksekusi (SuryoGuritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 303).

1. (M) pada MDI itu artinya Mandatory. Maksudnya requirement tersebut harusada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

2. (D) pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan.Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih perfect.

3. (I) pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebutbukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

Elisitasi Tahap III

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang option-nya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE (Suryo Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 303).

1. (T) artinya Technical,maksudnya bagaimana tata cara / tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
2. (O) artinya Operasional,maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
3. (E) artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yangdiperlukan guna membangun requirement tersebut di dalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu sebagai berikut :

1. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatandan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
2. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
3. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

Final Draft Elisitasi

Final draft merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan (Suryo Guritno, Sudaryono dan Untung Rahardja 2010 : 304).

Literature Review

Literature review adalah suatu survey literature tentang penemuan-penemuan yang telah dilakukan oleh penelitian sebelumnya yang berhubungan dengan topik penelitian (Warsito, 2009 : 42).

Berikut ini adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam Skripsi ini, antara lain:

1. Penelitian yang di lakukan oleh Fauzi Andayu (2009). Penelitian ini berjudul ”Sistem Informasi Pengarsipan Surat Pada Kantor Kecamatan Simeulue Barat”. Dalam laporannya penulis memaparkannya masalah yang terjadi adalah pengarsifan surat yang tidak teratur dan terarah. Solusi penulis adalah meningkatan fasilitas yang terdapat pada kantor kecamatan.

2. Penelitian yang dilakukan oleh Dwi Agus Diartono (2009). Penelitian ini berjudul ”Rancangan Bangun Sistem Informasi Manajement Surat”.Dalam laporan penulis menerapkan masalah yang terjadi adalah Kurang efisennya pencarian data ,pencatata surat masuk dan pencatatan surat keluar. Maka dari itu penulis merancang suatu sistem administrasi surat pada bidang surat menyurat sihingga dapat membuat pegawai tata usaha lebih cepat dan mudah dalam penangan masalah administrasi surat.

3. Penelitian yang dilakukan oleh Muhammad Marup (2010) . Penelitian ini berjudul ”Sistem Layanan Administrasi Surat Menyurat Terpadu Pada FTI”. Dalam laporan penulis menerapkan masalah yang terjadi adalah sangat rentan dengan kehilangan arsif surat masuk keluar dan menghabat usaha untuk pencarian data.Maka dari itu penulis suatu sistem utuk mengola surat supaya informasi terkandung di dalamnya dapat di gunakan lebih baik di lingkungan tata usaha FTI.

4. Penelitian yang dilakukan oleh Woro Isti Rahayu (2011) Penelitian ini berjudul ”Perancangan Informasi Manajemen Inventori Pemberkasan Surat Masuk Surat Keluar Di Polteknik Pos Indonesia”. Dalam laporan penulis menerapkan masalah yang terjadi adalah pengasesaan data masih bersifat manual, pendataan dan pemberkasan surat masuk dan keluar disimpan dalam bentuk katalog sederhana yang bisa hilang dan rusak pemberkasan surat belum memiliki aplikasi pendistribusian surat masih belum efektif dan efisien sehingga pencarian surat membutuhkan waktu yang sangat lama.

5. Penelitian yang dilakukan oleh Luqman (2012) . Penelitian ini berjudul ”Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Pacitan” Dalam laporn penulis merupakan masalah yang terjadi Prosedur yang di terapkan pada manajemen surat masuk dan surat keluar mulai dari penerimaan,pembuatan penerimaan,pedekumtasian,hingga verivikasi surat semua dilakukan secara konvensional, dokumentasi surat masuk dan keluar hanya berupa penulisan dibuku besar sedangkan pada saat pengarsipan surat hanya mengunakan dokumen hardcopy.

6. Penelitian yang dilakukan oleh Ahmad Faisal (2009) Tangerang. “Perancangan sistem register surat masuk dan surat keluar pada Kantor Pelayanan Pajak (KPP) Madya,Tangerang”. Pada penelitian sebelumnya penulis menjelaskan tentang sestem register surat masuk dan surat keluar.

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Analisa Organisasi

Sejarah Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang

Berdasarkan Peraturan Walikota Tangerang nomor 31 tahun 2008 tentang susunan organisasi dan tata kerja Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang, maka terbentuklah Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang. Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang ialah unit kerja yang bertugas membantu Walikota dalam menyelenggarakan pemerintahan di daerah, khususnya dalam bidang Pekerjaan Umum.

Ditetapkannya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah, telah membawa perubahan dalam sistem pemerintah di daerah.Daerah diberi kewenangan otonomi yang didasarkan pada asas desentralisasi dalam wujud otonomi yang luas, nyata, dan bertanggung jawab. Otonomi Daerah yang secara serentak diberlakukan di seluruh Indonesia sejak awal tahun 2001, telah ditindak lanjuti oleh Daerah yaitu dengan keluarnya peraturan Daerah nomor 4 tahun 2001 tentang pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Dinas Tingkat II Kota Tangerang.

Struktur Organisasi

Sebuah Organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu struktur organisasi yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian danpenyatuan usaha, untuk menunjukkan kerangka-kerangka hubungan di antara fungsi,bagian-bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab. Serta untuk menunjukan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu organisasi.

Pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang, struktur organisasi tertinggi dikepalai oleh seorang Kepala Dinas yang dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh seorang Sekretaris dan 3 (tiga) kepala bidang yaitu bidang umum & kepegawaian, bidang keuangan dan bidang perencanaan, yang masing-masing membawahkan 3 kepala seksi / kasubag. Struktur organisasi Dinas Pekerjaan Umum kota Tangerang diatur berdasarkan Peraturan Walikota, yang terdiri dari:

Struktur Organisasi Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang

Tugas dan Wewenang Organisasi

Susunan Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang, adalah:

a. Kepala Dinas

b. Sekretariat, membawahkan :

1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

2. Sub Bagian Keuangan

3. Sub Bagian Perencanaan

c. Bidang Bina Marga, membawahkan :

1. Seksi Pembangunan Jalan Kota & Jembatan

2. Seksi Pemeliharaan Jalan Kota & Jembatan

3. Seksi Pembangunan & Pemeliharaan Jalan Lingkungan

d. Bidang Sumber Daya Air, membawahkan :

1. Seksi Pembangunan & Rehab SDA

2. Seksi Operasi & Pemeliharaan

3. Seksi Pengendalian Air Bawah Tanah & Air Bersih

e. Bidang Drainase & Air Limbah, membawahkan :

1. Seksi Pembangunan Drainase

2. Seksi Pemeliharaan Drainase

3. Seksi Pengendalian Air Limbah

f. Bidang Perumahan & Pemukiman, membawahkan :

1. Seksi Pembangunan Perumahan & Pemukiman

2. Seksi Pengelolaan & Pengaturan Perumahan

3. Seksi Pengelolaan Pemakaman

g. UPTD

1. Kepala Dinas

1. Penyelenggaraan dan pembinaan kesekretariatan dinas
2. Penyelenggaraan dan pembinaas dibidang Usaha Kecil dan Menengah.
3. Penyelenggaraan dan pembinaas dibidang koperasi.

2. Sekretaris

1. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

1. Penyediaanbahan rencana dan program kerja.
2. Pelaksaankoordinasi bidang umum dan kepegawaiaan ldi lingkungan Dinas.
3. Pelaksaandan pelayanan adninistrasi bidang umum dan kepegawaian yang meliputi urusan rumah tangga, surat menyurat,kebersihan, keamanan, pemeliharaan, humas, protokol dan tata usaha kepegawaian di lingkungan Dinas.
4. Evaluasi, monitoring dan pelaporan bidang Umum dan Kepegawaian di Lingkungan Dinas.

2. Sub Bagian Keuangan

1. Penyediaan bahan rencana dan programkerja.
2. Pelaksanaan koordinasi bidang keuangan dilingkungan Dinas.
3. Pelaksanaan dan pelayanan administrasi dan tekhnis bidang keuangan meliputi urusan anggaran perbendaharaan dan akuntansi di lingkungan Dinas.
4. Evaluasi,monitoring dan pelaporan bidang keuangan di lingkungan Dinas.

3. Sub Bagian Perencanaan

1. Penyusunan usulan rencana kerja dan anggaran tahunan Sub Bagian Perencanaan.
2. Penyusunan usulan program dan rencana kerja tahunan Dinas.
3. Pelaksanaan kegiatan di bidang administrasi perencanaan.</p>

Pengawasan dan pembinaan terhadap para pegawai yang membantunya.

Pelaporan.

</ol>

3. Bidang Bina Marga

1. Seksi Pembangunan Jalan Kota & Jembatan

1. Penyusunan usulan rencana kerja dan anggaran tahunan Seksi Pembangunan Jalan Kota Dan Jembatan.
2. Pelaksanaan perencanaan teknis pembangunan dan peningkatan jalan kota serta pembangunan dan penggantian jembatan.

Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang

Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang memiliki visi yakni “Membangun peradaban baru di bidang Pekerjaan Umum dan Perumahan dengan Pelayanan yang Akhlakul Karimah”. Dalam pencapaian visi tersebut Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang memiliki beberapa misi, yaitu :.

1. Meningkatkan kualitas dan kuantitas pelayanan prasarana dan sarana perumahan dan permukiman.

2. Meningkatkan kualitas dan kuantitas pelayanan prasarana dan sarana kebinamargaan.

3. Meningkatkan kualitas dan kuantitas prasarana drainase, air minum, dan air.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Urutan prosedur ini berisikan urutan proses surat yang masuk, suratkeluar, serta pembuatan laporan.

1.Prosedur Surat yang Masuk

Suratyang masuk diterima oleh bagian umum, kemudian bagian umum mencatat surat yangmasuk di kartu penerus disposisi setelah itu mencatat di buku agenda. Setelahdi catat dibuku agenda, bagian umum mendistribusikan surat ke penerima surat.

2.Prosedur Surat Keluar

Bagianumum membuat surat keluar, kemudian memberikan kepada bagian sekretariat untukmemperoleh persetujuan. Jika tidak disetujui oleh Sekretariat,maka surat yangdibuat dikembalikan ke bagian umum untuk diperbaharui,dan jika disetujui olehSekretariat, maka bagian umum harus mencatatnya di buku agenda. Setelah dicatatdibuku agenda, bagian umum menyerahkan surat keluar yang telah disetujui olehSekretariat ke bagian pengirim surat untuk mengirimkan surat tersebut.

3.Prosedur Pembuatan Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

Bagian umum membuat laporan surat masuk dan Surat Keluar kemudian diserahkan kepada bagian Sekretariat. Setelah itu, bagian Sekretariat memberikan laporan surat masuk dan surat masuk yang telah dibuat oleh bagian umum ke Kepala Dinas.

Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan

Untuk menganalisa sistem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan program Unified Modeling Language(UML) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini, sebagai berikut :

1. Use Case Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar

a. Use CaseDiagram Pendataan Surat Masuk

Gambar 3.2 Use Case Diagram sistem pendataan surat masuk

Berdasarkan gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem Pendataan surat masuk yang berjalan digambarkan dengan use case diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

1. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat masuk
2. 4 actor di antaranya : bagian umum, penerima surat, sekretariat, dan kepala dinas
3. 6 Use case di antaranya : menerima surat, mencatat di Kartu Penerus Disposisi, mencatat di buku agenda, mendistribusikan surat, membuat laporan surat masuk, memberikan laporan surat masuk.

b. Use Case Diagram Pendataan Surat Keluar

Gambar 3.3 Use Case Diagram sistem pendataan surat keluar

Berdasarkan gambar 3.3 Use Case Diagram Sistem Pendataan surat keluar yang berjalan digambarkan dengan use case diagram diatas, yang memiliki kegiatan sebagai berikut :

1. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat keluar
2. 5 actor di antaranya : bagian umum, pengirim surat, sekretariat, kepala dinas, penerima surat
3. 1 extend : surat diterima dan surat dikembalikan.
4. 7 Use case di antaranya : membuat surat keluar, cek surat keluar, mencatat surat keluar di buku agenda, memberikan surat untuk di kirim, mengirim surat, menerima surat, membuat laporan surat keluar, memberikan laporan surat keluar.

Prosedurnya:

2. Activity Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar

Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis maupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi, dan memodelkan hasil dari action tersebut

a. Activity Diagram Pendataan Surat Masuk

Gambar 3.4 Activity Diagram sistem Pendataan surat masuk

a. 1 Intial Node, objek yang diawali

b. 12 Action State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.

c. 1 Decision Node, yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi.

d. 1 Final Node, objek yang di akhiri.

e. 4 vertical swimelane

b. Activity Diagram Pendataan Surat Keluar

Gambar 3.5 Activity Diagram sistem Pendataan surat keluar

a. 1 Intial Node,objek yang diawali

b. 19 Action State dari sistem yang mencerminkan eksekusi daridsuatu aksi.

c. 2 Decision Node, yang mencerminkan sebagaipilihan eksekusi.

d. 1 Final Node, objek yang di akhiri.

e. 5 vertical Swimelane

3. Sequence Diagram Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar

a. Sequence Diagram Pendataan Surat Masuk

Gambar 3.6 Sequence Diagram Pendataan Surat Masuk

a. 4 actor yang melakukan kegiatan : bagian umum, penerima surat, sekretariat, kepala dinas

b. 4 Lifeline yang dilakukan : menerima surat masuk,mencatat di kartu disposisi, mencatat di buku agenda, membuat laporan

c. 12 Message diantaranya : menerima surat masuk, mencatat di kartu disposisi, mencatat di buku agenda,mendistribusikan surat, menerima surat, memberikan surat, membuat laporan,memberikan laporan, menerima laporan, cek laporan dan acc laporan.

b. Sequence Diagram Pendataan Surat Keluar

Gambar 3.7 Sequence Diagram Pendataan Surat Keluar

a. 5 actor yang melakukan kegiatan : bagian umum, pengirim surat, penerima surat, kepala dinas

b. 4 Lifeline yang dilakukan : membuat surat keluar,mencatat di buku agenda, mengirim surat, membuat laporan

c. 19 Message diantaranya : membuat surat keluar, memberikan surat, menerima surat, mengecek surat,acc surat, memberikan surat yang telah di acc, menerima surat acc, mencatat di buku agenda,memberikan surat untuk dikirim, ,menerima surat untuk di kirim, mengirimkan surat, membuat laporan, memberikan laporan, menerima laporan,memberikan laporan ke kepala dinas, cek laporan, acc laporan.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa

Metode analisa sistem yang di gunakan adalah metode OOAD yaitu analisa dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). Sistem yang berjalan terdiri dari use case, activity dan sequence diagram.

1. Analisa Masukan

Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri.

Nama Masukan : Surat Masuk dan Surat Keluar

Fungsi : Sebagai bukti pendataan surat masuk dan surat keluar

Sumber : Petugas pendataan surat masuk dan surat keluar

Media : Kertas

Distribusi : Bagian Umum ke Sekretariat

Frekuensi : Setiap ada surat yang masuk dan surat yang keluar

Keterangan : Surat masuk dan surat keluar

2. Analisa Proses

Analisa proses adalah analisa atau penguraian masalahy ang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respek balik karena adanya data input. Didalam proses inilah semua data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada.Ketika ada surat yang masuk maka bagian umum mencatat di kartu penerus disposisi dan dibuku agenda,kemudian menyerahkan surat ke penerima surat, membuat laporan dan menyerahkan ke sekretariat dan ketika ada membuat surat keluar bagian umum menyerahkan ke sekretariat untuk di acc,setelah di acc menyerahkan surat ke pengirim surat kemudian membuat laporan.

Nama Proses :Pendataan surat masuk dan surat keluar

Masukan :Form_pendataan surat masuk dan surat keluar

Keluaran :Laporan pendataan surat masuk dan surat keluar

Ringkasan proses : Proses ini menginput Pendataan surat masuk dan surat keluar dari buku agenda

Adapun penjelasan lebih rinci mengenai Analisa proses yang sedang berjalan digambarkan denganmenggunakan Unified Modeling Language(UML)

3. Analisa Keluaran

Analisa keluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari keseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada, dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap.Meliputi  :

1. Laporan pendataan surat masuk

Berupa laporan pendataan surat yang masuk, yang dikumpulkan selama satu bulan

2. Laporan pendataan surat keluar

Berupa laporan pendataan surat yang keluar, yang dikumpulkan selama satu bulan.

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan yang dihadapi

Masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang masih bersifat manual, sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam mengolah data.

2. Penyimpanan data-datanya masih kurang efektif dan kurang tertata dengan baik karena tidak adanya tempat penyimpanan data yang baik dan terintegrasi.

3. Membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan laporan pendataan surat masuk dan surat keluar, sehingga dibutuhkan suatu aplikasi yang terkomputerisasi.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah mengamati dan menganalisis dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, Penulis mengusulkan beberapa alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi yaitu membuat aplikasi pengolahan pendataan surat masuk dan surat keluar yang mudah dioperasikan dengan cepat yang mudah di akses oleh bagian umum yang mempunyai tempat penyimpanan data sehingga data-data yang ada tidak akan hilang.

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I merupakan daftar yangdiperoleh dari hasil pengumpulan data dari lapangan yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara dengan bagian umum. Untuk membuat sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang yang terkomputerisasi. Berikut lampiran Elisitasi Tahap I yang telah dibuat:

Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I

Gambar 3.1. diatas merupakan gambar dari Elisitasi Tahap 1, yang disusun berdasarkan hasil wawancara penulis dengan stakeholder mengenai seluruh rancangan Sistem surat masuk dan surat keluar pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang.

Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap II dibentuk berdasarkanElisitasi Tahap I yang kemudian diklasifikasikan melalui metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential (I) dan harus dieliminasi:

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II

Keterangan :

M (Mandatory) : Dibutuhkan/penting

D (Desirable) : Diinginkan/tidak terlalu penting

I (Inessential) : Diluar sistem/dieliminasi

Elisitasi Tahap III

Berdasarkan Elisitasi Tahap II diatas, dibentuklah Elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan opsi HML. Selanjutny asemua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE.

1. (T) artinya Technical,maksudnya bagaimana tata cara / tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
2. (O) artinya Operasional,maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
3. (E) artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut di dalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option,yaitu sebagai berikut :

1. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
2. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.
3. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III

Keterangan:

1. T : Technical
2. O : Operational
3. E : Economic
4. L : Low
5. M : Middle
6. H : High

Final Draft Elisitasi

Final draft elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap – tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar pengembangan sistem yang akan dibentuk. Berikut penulis lampirkan Diagram Final Draft Elisitasi.

Tabel 3.4 Draft Elisitasi

BAB IV

HASIL PENELITIAN

Rancangan Sistem Usulan

Prosedur Sistem Usulan

Urutan prosedur ini berisikan urutan proses surat yang masuk, surat keluar, serta pembuatan laporan.

1. Prosedur Surat Masuk

Surat masuk yang datang diterima oleh admin, kemudian admin mencacat surat yang masuk ke dalam sistem pendataan surat.

2. Prosedur Surat Keluar

Admin membuat surat keluar kemudian admin menginput surat keluar ke dalam sistem pendataan surat keluar.

3. Prosedur Pembuatan Laporan

Admin membuka sistem pendataan surat masuk dan surat keluar dan memilih menu laporan data surat untuk melihat laporan surat masuk dan surat keluar. Apabila admin ingin mencetak laporan surat masuk dan surat keluar, admin cukup menekan tombol print.

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.1 Use Case Diagram yang diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.1. Use Case Diagram yang diusulkan terdapat :

1. 1 sistem yang mencangkup seluruh kegiatan Sistem pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Dinas Koperasi Kota Tangerang Selatan.
2. 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu : Admin adalah bagian umum yang memiliki hak akses untuk mengontrol
3. 2 Use Case yang dilakukan diantaranya : Menampilkan Login dan menampilkan Menu Utama
4. 3 (Tiga) Extend diantaranya : Menampilkan Verifikasi Login, Menampilkan Data Surat, Menampilkan Laporan
5. 5 (Lima) Include diantaranya : Menampilkan Data Pegawai, Menampilkan Input Pegawai, Menampilkan Input Surat Masuk, Menampilkan Input Surat Keluar, Logout

Activity Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.2 Activity Diagram Sistem yang diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan terdapat :

1. 1 Initial Node, sebagai awal objek

2. 14 Action, sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya yaitu : Menampilkan Login, cek login, Menampilkan Menu Utama, Menampilkan Data Pegawai, Menampilkan Input Data Pegawai,Menampilkan Data Surat, Menampilkan Data Surat Masuk, Menampilkan Data Surat Keluar, Menampilkan Input Surat Masuk, Menampilkan Input Surat Keluar,Menampilkan Laporan, Menampilkan Laporan Surat Masuk, Menampilkan Laporan Surat Keluar, Logout

3. 3 Fork Node, menjelaskan adanya beberapa aliran

4. 3 Join Node, menjelaskan adanya beberapa aliran

5. 1 Decision Node, untuk membuat keputusan

6. 1 Final Node¸objek yang diakhiri.

Sequence Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.3 Sequence Diagram Sistem yang diusulkan

Berdasarkan gambar 4.3 Sequence diagram yang diusulkan terdapat:

1. 14 Life Line antar muka yang saling berinteraksi

2. 1 Actor yang melakukan kegiatan yaitu petugas absensi

3. 24 Massage hubungan antar objek yang satu dengan objek lainnya yang mempunyai nilai.

State chart Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.4 State chart Diagram Sistem yang diusulkan

Berdasarkan gambar 4.4 State chart diagram yang diusulkan terdapat :

1. 1 Initial Node, sebagaiawal objek

2. 14 state,sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi diantaranya yaitu : Menampilkan Login, Menampilkan Verifikasi Login Berhasil,Menampilkan Verifikasi Login gagal,menampilkan Menu Utama, Menampilkan Data Pegawai, Menampilkan Input Data Pegawai,Menampilkan Data Surat, Menampilkan Data Surat Masuk, Menampilkan Data Surat Keluar, Menampilkan Input Surat Masuk, Menampilkan Input Surat Keluar,Menampilkan Laporan, Menampilkan Laporan Surat Masuk, Menampilkan Laporan Surat Keluar, Logout

3. 1 Decision Node, untuk membuat keputusan

4. 1 Final Node¸objek yang diakhiri.

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Berisi perbedaan prosedur sistem berjalan dan sistem usulan yang dibuat dalam bentuk tabel.

Rancangan Basis Data

Class Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.5 Class Diagram yang diusulkan

Berdasarkan gambar Class Diagram yang diusulkan terdapat :

1. 3 Class, himpunan dari objek-objek yang berbagai atribut serta operasi yang sama.

2. 2 association, digunakan untuk memodelkan relasi antara objek.

spesifikasi Basis Data

Spesifikasi basis data merepakan desain basis data yang dianggap telah normal. Desain basisdata menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, dan panjang record. Spesifikasi basis data yang digunakan dalam sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :

1. Nama File : Pegawai

2. Media : Hardisk

3. Isi : nip + nama + jabatan + alamat + no_telp

4. Primary Key : nip

5. Panjang Record : 170

Struktur :

Tabel 4.2 Tabel Pegawai

1. Nama File : Surat_masuk

2. Media : Hardisk

3. Isi  : no + tanggal_surat_masuk + no_surat_masuk + asal_surat + perihal_surat + nip + keterangan + dokumen

4. Primary Key  : no

5. Panjang Record : 375

Struktur  :

Tabel 4.3 Tabel Surat Masuk

1. Nama File : Surat_keluar

2. Media  : Hardisk

3. Isi  : no + tanggal_surat_keluar + no_surat_keluar + perihal_surat + nip + ditujukan + keterangan + dokumen

4. Primary Key : no

5. Panjang Record  : 400

Struktur :

Tabel 4.4 Tabel Surat Keluar

1. Nama File : Pegawai

2. Media : Hardisk

3. Isi : nip + password + level

4. Primary Key : nip

5. Panjang Record : 40

Struktur :

Tabel 4.5 Tabel Pengguna

Rancangan Program

1. Tampilan Menu Log In

Gambar 4.6 Tampilan Menu Log In

2. Tampilan Menu Utama

Gambar 4.7 Tampilan Menu Utama

3. Tampilan Menu Input Data Pegawai

Gambar 4.8 Tampilan Menu Input Data Pegawai

4. Tampilan Menu Input Surat Masuk

Gambar 4.9 Tampilan Menu Input Surat Masuk

5. Tampilan Menu Input Surat Keluar

Gambar 4.10 Tampilan Menu Input Surat Keluar

6. Tampilan Menu Laporan Surat Masuk

Gambar 4.11 Tampilan Menu Laporan Surat Masuk

7. Tampilan Menu Laporan Surat Keluar

Gambar 4.12 Tampilan Menu Laporan Surat Keluar

8. Tampilan Menu Input Pengguna

Gambar 4.13 Tampilan Menu Input Pengguna

Rancangan Prototype

1. Rancangan Tampilan Menu Login

Gambar 4.14 Rancangan Tampilan Menu Login

2. Rancangan Tampilan Menu Utama

Gambar 4.15 Rancangan Tampilan Menu Utama

3. Rancangan Tampilan Menu Input Pegawai

Gambar 4.16 Rancangan Tampilan Menu Input Pegawai

4. Rancangan Tampilan Menu Input Surat Masuk

Gambar 4.17 Rancangan Tampilan Menu Input Surat Masuk

5. Rancangan Tampilan Menu Input Surat Keluar

Gambar 4.18 Rancangan Tampilan Menu Input Surat Keluar

6. Rancangan Tampilan Menu Laporan Surat Masuk

Gambar 4.19 Rancangan Tampilan Menu Laporan Surat Masuk

6. Rancangan Tampilan Menu Laporan Surat Keluar

Gambar 4.20 Rancangan Tampilan Menu Laporan Surat Keluar

6. Rancangan Tampilan Menu Laporan Surat Keluar

Gambar 4.21 Rancangan Tampilan Menu Pengguna

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Hardware

Perangkat keras yang dibutuhkan oleh aplikasi atau sistem adalah suatu unit personal komputer. Perangkat keras yang diusulkan ini dibuat berdasarkan kebutuhan sistem saat ini dan antisipasi kebutuhan di masa yang akan datang. Konfigurasi yang dibutuhkan pada desain sistem yang diusulkan adalah :

a. Processor : Intel inside core i3

b. Monitor : HP 14”

c. RAM  : 2 GB

d. Harddisk : 400 GB

e. Printer : HP

Aplikasi Yang Digunakan

a. Windows 7

b. Microsoft Office 2007

c. Dreamweaver CS5

d. XAMPP ( PHP dan My SQL)

e. Browser Mozilla Firefox 29.0.1

Hak Akses

Pengoperasian aplikasi ini dapat dilakukan oleh bagian umum.

Testing

Implementasi program Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang dilakukan dengan menggunakan metode Black Box Testing. Metode Black Box Testing ini merupakan suatu pengujian program yang mengutamakan pengujian terhadap kebutuhan fungsi dari suatu program.

Pengujian Black Box Testing dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program. Input tersebut selanjutnya di proses sesuai dengan kebutuhan fungsional nya untuk melihat apakah program aplikasi dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan. Apabila input yang diberikan dan proses tersebut dapat menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka program tersebut sudah benar, tetapi apabila output yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan pada program tersebut dan selanjutnya dilakukan penelusuran perbaikan untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang terjadi pada program tersebut.

Pengujian Black Box

1. Pengujian Black Box pada Login Admin

Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang untuk fungsi login admin, yaitu sebagai berikut :

2. Pengujian Black Box pada Menu Pegawai

Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang untuk fungsi menu pegawai, yaitu sebagai berikut :

3. Pengujian Black Box pada Menu Surat Masuk

Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang untuk fungsi menu surat masuk, yaitu sebagai berikut :

4. Pengujian Black Box pada Menu Surat Keluar

Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang untuk fungsi menu surat keluar, yaitu sebagai berikut :

5. Pengujian Black Box pada Tabel Pengguna

Berikut ini adalah tabel pengujian Black Box berdasarkan Sistem Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang untuk fungsi menu surat keluar, yaitu sebagai berikut :

Implementasi

Schedule

Schedule penelitian dan penulisan skripsi dijabarkan pada tabel dibawah ini :

Etimasi Biaya

Pada Estimasi Biaya ini berisi rincian biaya sistem yang nantinya akan diaplikasikan ke dalam perusahaan.

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan maka didapatkan beberapa kesimpulan, adalah sebagai berikut:

1. Pendataan surat masuk dan surat keluar yang saat ini sedang berjalan di Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang masih dilakukan secara manual, hal ini menyebabkan kurang efektif dan efisien sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk pencarian data dan pembuatan laporan.

2. Pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini belum memiliki tempat penyimpanan data yang aman, sehingga dapat memungkinkan terjadinya kehilangan data.

3. Dengan adanya sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang telah terkomputerisasi, maka dapat mempermudah pegawai dalam melakukan pendataan,pencarian hingga pembuatan laporan,sehingga dapat terciptanya pekerjaan yang lebih baik, efektif dan efisien.

Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dijabarkan pada BAB I, maka penulis mengambil kesimpulan :

1. Proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan saat ini pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang masih berjalan secara manual yaitu proses pencatatannya masih menggunakan buku baik untuk surat masuk maupun untuk surat keluar , pencarian data surat masuk dan surat keluarnya pun dilakukan secara manual dan pembuatan laporannya dilakukan dengan menggunakan buku besar.

2. Sistem pendataan pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini belum mempunyai tempat penyimpanan data sehingga data yang ada sering hilang.

3. Untuk memmbuat sistem surat masuk dan surat keluar dibutuhkan aplikasi berbasis web dan tempat penyimpanan data, sehingga data yang ada tidak akan hilang.

Kesimpulan Terhadap Tujuan dan Manfaat Penelitian

a. Kesimpulan terhadap tujuan penelitian

1. Untuk mengetahui masalah-masalah apa saja yang muncul pada sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang, serta dapat memberi masukan-masukan agar mengurangi kesalahan-kesalahan dalam proses pendataan surat masuk dan surat keluar.

2. Tujuan dari penelitian ini yaitu agar hasil dari penelitian yang penulis lakukan dapat bermanfaat dan digunakan oleh Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang sebagai referensi untuk memperbaiki sistem pendaataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini.

3. Menambah pengetahuan , pengalaman serta pengamatan dari sebuah sistem yang berjalan saat ini di Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang, serta dapat menghasilkan informasi yang akurat sesuai dengan kebutuhannya.

b. Kesimpulan terhadap manfaat penelitian

1. Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat mempermudah pegawai dalam melakukan proses pencataan surat masuk dan surat keluar, sehingga proses pendataannya dapat terkontrol dan berjalan dengan baik.

2. Penelitian ini sangat berguna dan bermanfaat bagi penulis, karena dengan adanya penelitian ini dapat menambah wawasan penulis mengenai sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang.

3. Dengan adanya sistem ini diharapkan agar terciptanya pelayanan yang lebih baik lagi, serta efektif dan efisien bagi Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang dalam melakukan proses pendataan surat masuk dan surat keluar.

Kesimpulan Terhadap Metode Penelitian

Berdasarkan metode penelitian yang penulis lakukan ,maka dapat disimpulkan :

1. Penulis melakukan metode pengumpulan data dalam penelitian ini, dimana penulis melakukan wawancara langsung kepada stakeholder atau pegawai yang ada dibawah lingkungan Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang, selain itu penulis juga melakukan observasi langsung di Dinas Pekerjaan Umum Kota Tangerang, dan penulis juga memperoleh data dan informasi dari beberapa sumber literature seperti buku, jurnal, internet, dan lain sebagainya.

2. Penulis menggunakan metode pengembangan sistem dalam penelitian ini yaitu dengan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle).

3. Metode pengujian yang penulis gunakan dalam penelitian ini yaitu Black box Testing . Black box Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software.

Saran

Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan dan sistem yang dibangun, maka agar dapat dicapai hasil yang optimal dan juga bertujuan terhadap kelancaran dalam kegiatan pendataan dibutuhkan:

1. Perlu diadakan pelatihan kepada pengguna (user)yang akan menggunakan sistem tersebut sebagai administrator,agar dapat dimanfaatkan dengan baik.

2. Apabila sistem yang baru sudah berjalan maka perlu di perhatikan dan di lakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem untuk selanjutnya diadakan perbaikan sesuai dengan perubahan dan perkembangan instansi atau perusahaan.

3. Dimasa yang akan datang, diharapkan bagi mahasiswa yang mengambil judul skripsi yang sama untuk dapat mengembangkan sistem ini menjadi jauh lebih baik.

DAFTAR LAMPIRAN

Contributors

Admin, Andriyono