SI0822461195

Dari Widuri
Lompat ke: navigasi, cari

APLIKASI SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN

PADA KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN TANGERANG


SKRIPSI


Logo stmik raharja.jpg


Disusun Oleh :

NIM
: 0822461195
NAMA


JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

SOFTWARE ENGINEERING

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2014/2015

 

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN DATA

PADA KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM
: 0822461195
Nama
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Teknik Informatika
Konsentrasi
: Software Engineering

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, ..... 2015

Ketua
       
Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA
       
Jurusan Teknik Informatika
           
           
           
           
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)
       
(Junaidi, M.Kom)
NIP : 00594
       
NIP : 001405

 

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN DATA

PADA KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM
: 0822461195
Nama

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Disetujui Oleh :

Tangerang,.... 2015

Pembimbing I
   
Pembimbing II
       
       
       
       
(Junaidi, M.Kom)
   
(Dedy Iskandar, S.Kom)
NID : 001405
   
NID : 05060

 

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN DATA

PADA KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM
: 0822461195
Nama

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Tahun Akademik 2014/2015

Disetujui Penguji :

Tangerang, .... 2015

Ketua Penguji
 
Penguji I
 
Penguji II
         
         
         
         
(_______________)
 
(_______________)
 
(_______________)
NID :
 
NID :
 
NID :

 

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

APLIKASI SISTEM PENGOLAHAN DATA

PADA KANTOR ARSIP DAERAH

KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM
: 0611457081
Nama
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Teknik Informatika
Konsentrasi
: Software Engineering

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, ..... 2015

 
 
 
 
 
NIM : 0822461195

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

 


ABSTRAKSI

Dunia informasi saat ini mengalami kemajuan yangsangat pesat sehingga membuat semua instansi pemerintah maupun instansi swasta ingin mengembangkan dan menggunakan kecanggihan teknologi terutama dalam bidangteknologi komputer. Komputer merupakan alat bantu yang mempunyai banyak fungsi didalam dunia kerja, baik instansi swasta maupun instansi pemerintah telah meningkatkan kinerja serta mengoptimalkan dengan menggunakan komputer. Sistem pengolahan data yang berjalan saat ini pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang dilakukan dengan cara semi komputerisasi, yaitu hanya sebatas penyimpanan data dan pembuatan laporan dengan menggunakan Microsoft Excel, dan selebihnya masih manual. Sehingga sering terjadi kesalahan dalam pengolahan data dan proses pencariannya pun membutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk memproleh data yang diperlukan selama penelitian, penulis menggunakan beberapa metode, antara lain : observasi, wawancara, dan studi pustaka. Data yang diperoleh kemudian dianalisa dan digambarkan dalam bentuk use case dengan menggunakan software UML versi 6.4. Dari hasil wawancara juga diperoleh requirement-requirement dalam bentuk Elisitasi Tahap I, kemudian diklasifikasikan menjadi Elisitasi Tahap II dengan menggunakan metode MDI. Dari tahap tersebut dihasilkan Elisitasi Tahap III yang kemudian diklasifikasikan kembali menggunakan metode TOE, sehingga dihasilkan Final Draft Elisitasi. Hasil akhir dari penelitian ini adalah berupa sistem informasi pengolahan data yang dapat mempermudah Sub Bagian Teknisi untuk memproses pengolahan data. Hasil penelitian diharapkan dapat bermanfaat bagi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang.


Kata Kunci: Sistem Informasi, Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang, UML.

 

ABSTRACT

Information world is currently experiencing very rapid progress so as to make all government and private agencies to develop and use sophisticated technology, especially in computer bidangteknologi. The computer is a tool that has many functions in the world of work, both private institutions and government agencies have improved the performance and optimize the use of computers. Data processing system currently running on the Archives of the Tangerang Regency done by semi-computerized, that is only limited data storage and report generation using Microsoft Excel, and the rest is still manual. So frequent errors in data processing and the search process will take some considerable time. For memproleh data needed for the study, the authors used several methods, including: observation, interviews, and literature. The data obtained were analyzed and described in terms of use cases using UML version 6.4 software. From interviews was also obtained in the form of requirement-requirement Elicitation Phase I, then classified into Phase II Elicitation using MDI. From the resulting elicitation phase of Stage III which is then reclassified using the TOE, thereby resulting elicitation Final Draft. The end result of this research is in the form of an information system that can simplify data processing technician Sub Division to process the data processing. The results are expected to be useful for the Tangerang District Office Regional Archive.


Keywords : Information Systems, Office of the Regional Archive Tangerang, UML.

 

KATA PENGANTAR


Puji syukur alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan seribu jalan, sejuta langkah serta melimpahkan segala rahmat dan karunia-Nya, sehingga laporan Skripsi Penulis dapat berjalan dengan baik dan selesai dengan semestinya.

Tujuan dari pembuatan Skripsi ini adalah sebagai salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja, Cikokol Tangerang. Sebagai bahan penulisan, penulis mengambil data berdasarkan hasil observasi, wawancara, survey serta studi pustaka yang mendukung penulisan ini.

Hati kecil ini pun menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak penyusunan laporan Skripsi ini tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu pada kesempatan yang singkat ini, izinkanlah penulis menyampaikan selaksa pujian dan terimakasih kepada :

  1. Bapak .......
  2. ........ .
  3. ........ .
  4. ............... .
  5. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
  6. Kedua orang tua, kakak dan saudara keluarga, serta teman dan sahabat seperjuangan yang telah memberikan dukungan, baik moril, materil maupun doa untuk keberhasilan kepada penulis.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Laporan Skripsi ini bermanfaat bagi pihak ataupun mahasiswa yang membutuhkan.


Tangerang, ..... 2015
Muhamad Hatta
NIM. 0822461195

 

Daftar isi

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Majunya teknologi komputer sampai saat ini semakin baik, ditambah lagi kebutuhan akan informasi yang selalu update. Dimana hampir semua sektorkehidupan memanfaatkan kemajuan teknologi dan cenderung menggunakan teknologi komputer pada masa kini.

Berdasarkan gambaran diatas, maka sangatlah perlu sebuah instansi pemerintah untuk mempergunakan komputer pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang . Serta memberikan pelayanan yang terbaik bagi user yang menggunakan sistem tersebut.

Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang merupakan instansi yang bergerak dibidang tata kearsipan menghadapi masalah yang serupa, yaitu dalam mengolah data yang berhubungan dengan surat tanah, asset umum dan rahasia, dan lain-lain. Untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan, terkadang tidak akurat atau tidak tepat waktu.

Sistem pengarsipan yang berjalan saat ini pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang dilakukan dengan cara semi komputerisasi, yaitu hanya sebatas penyimpanan data dan pembuatan laporan dengan menggunakan Microsoft Excel sehingga sistem belum terintegrasi antar bagian atau divisi yang membutuhkan informasi tersebut. Sehingga sering terjadi kehilangan data dalam pencarian dokumen arsip dan proses pencatatan juga membutuhkan waktu yang cukup lama.

Informasi yang sangat penting dalam suatu instansi adalah rekaman dari kegiatan instansi itu sendiri, rekaman tersebut terdapat pada arsip. Arsip – arsip terebut diperlukan untuk membantu pelayanan ataupun keperluan informasi umum dan rahasia. Pengambilan keputusan oleh pemimpin banyak tergantung pada kelengkapan, kecepatan dan ketepatan informasi yang disajikan dan dilaporkan secara aktif kepadanya.

Melihat dari fakta yang ada , belum begitu optimalnya sistem penyimpanan data dan pelayanan pengarsipan dokumen yang ada di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang.

Dengan pertimbangan permasalahan diatas ada salah satu jalan yang bisa menjembatani atau memberikan solusi yang lebih baik dan efektif dalam hal ini melalui sarana pengarsipan dokumen instansi pemerintah tersebut.

Pada dasarnya semua yang dilakukan bertujuan agar dokumen / arsip yang mereka kelola dapat berjalan dengan baik, terutama kebutuhan mereka akan informasi-informasi penting dalam mengelola dan menyimpan data asset umum dan rahasia menjadi lebih terkontrol dengan baik. Maka dari itu saya mengambil judul Skripsi ini, yaitu “APLIKASI SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN PADA KANTOR ARSIP DAERAH KABUPATEN TANGERANG“ setidaknya sebagai tugas kuliah dalam menyusun Skripsi dan terlebih nanti berguna untuk lembaga tersebut.

Rumusan Masalah

Yang menjadi permasalahan pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang antara lain adalah :

  1. Bagaimana proses pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang yang berjalan saat ini ?

  2. Apakah proses pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang yang berjalan saat ini sudah efektif dan efisien  ?

  3. Bagaimana merancang aplikasi sistem pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang sehingga dapat menyelesaikan permasalahan yang ada  ?

Ruang Lingkup

Agar dalam penulisan ruang lingkup permasalahan menjadi terarah maka peneliti membatasi ruang lingkup penelitian mulai dari pendapatan dokumen, pengarsipan dokumen, membuat laporan, sampai memasukan arsip kedalam Roll O’Pack pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang.

Tujuan Penelitian

Sistem ini bertujuan untuk mengetahui gambaran serta permasalahan pada sistem pencarian arsip dokumen yang saat ini dianggap masih memakan waktu lama pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang.

  1. Mengetahui proses pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang yang berjalan saat ini.

  2. Menciptakan sebuah aplikasi pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang yang efektif dan efisien.

  3. Menciptakan sebuah aplikasi pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang yang mampu membuat laporan dengan cepatdan akurat.

Manfaat Penelitian

Hasil dari suatu penelitian yang dilakukan, diharapkan mampu memberikan manfaat diantaranya :

  1. Terciptanya sebuah aplikasi untuk pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang.

  2. Terciptanya sebuah aplikasi pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang yang efektif dan efisien.

  3. Terciptanya sebuah aplikasi pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang yang mampu membuat laporan dengan cepat dan akurat .

Metode Penelitian

Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam mencari dan serta mengolah informasi yang diperlukan menggunakan beberapa metode sebagai berikut :

Metode Pengumpulan Data

Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penyusunan laporan Skripsi ini, digunakan metode sebagai berikut :

  1. Metode Pengamatan (Observasi Research)

    Penulis melakukan pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan langsung pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang khususnya di divisi pengarsipan dokumen serta divisi lain yang terkait sebagai bahan untuk menulis laporan penelitian.

  2. Metode Wawancara (Interview Research)

    Penulis melakukan wawancara langsung dengan kepala bagian pengarsipan dokumen yaitu bagaimana tata letak serta prosedur pengarsipan yang berjalan saat ini masih terdapat kekurangan pada proses pencarian serta tata letak penyusunan dokumen arsip, hingga bagaimana langkah kedepannya untuk memperbaiki sistem tersebut, sehingga dapat membantu kelancaran proses pengarsipan yang baik pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang.

  3. Metode Studi Pustaka (Library Research)

    Pada metode ini penulis membaca beberapa referensi yang ada dan bahan bacaan lainnya yang berhubungan dengan pembahasan yang diangkat dalam permasalahan ini sebagai pertimbangan dalam membuat penelitian. Metode ini digunakan agar mendapatkan data dengan cara mempelajari unsur-unsur yang akan dilakukan penelitian. Pustaka ini dilakukan pada perpustakaan tempat penulis kuliah yaitu di STMIK Raharja serta di perpustakaan umum.

Metode Analisis

Setelah pengumpulan data, dan dilakukan beberapa teknik, maka data yang sudah ada akan diolah dan dianalisa agar mendapatkan hasil akhir yang lebih bermanfaat. Dalam melakukan rancangan Aplikasi Sistem Pengarsipan Dokumen pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang penulis menggunakan beberapa metode analisa sistem yaitu, analisa SWOT, analisa CSF (Critical Success Faktor), dan analisa Value Chain.

Analisa SWOT penulis gunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats), dan analisa CSF (Critical Success Faktor) digunakan untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan, sedangkan analisa Value Chan digunakan untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas yang harus dicapai dengan sebuah konsep yang matang. Selain itu, menggunakan Unified Modeling Language (UML) sebagai salah satu alat bantu yang dapat digunakan dalam bahasa pemograman yang berorientasi objek.

Kemudian untuk rancangan sistem baru yang akan diusulkan penulis menggunakan Elisitasi yang dilakukan melalui 3 (tiga) tahap, yaitu Elisitasi tahap I, tahap II, tahap III dan draft final elisitasi.

Metode Perancangan

Aplikasi Sistem Pengarsipan Dokumen menggunakanbeberapa (software) dalam perancangannya, antara lain:

  1. (Visual Paradigm for UML Interprise Edition), merupakan software yang akan digunakan untuk men-(design) dan membuat suatu modeldiagram.

  2. PHP, merupakan bahasa pemograman yang akan dipakai.

  3. XAMPP, merupakan (tool) yang menyediakan paket perangkat lunak kedalam satu buah paket.

  4. MySQL, merupakan database yang akan digunakan.

  5. (Adobe Dreamweaver), merupakan (software) yang digunakan untuk men-design web yang akan dibuat.


Metode Testing

Metode (testing)yang dilakukan terhadap aplikasi pada penelitian ini menggunakan metode (Black Box Testing). Juga dilakukan proses (Debugging) pada proses pembuatan kode program. (Black Box) ('Testing) dilakukan dengan cara menguji beberapa aspek sistem dengan sedikit memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Perangkat lunak dikatakan dapat berfungsi dengan baik yaitu pada saat (input) diberikan dan (output) memberikan hasil sesuai dengan spesifikasi sistem yang dibuat.

Sistematika Penulisan

Agar pemahaman tentang pengajuan laporan Skripsi ini menjadi lebih mudah, maka penulis mengelompokkan materi laporan Skripsi ini menjadi beberapa bab dengan sistematika sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan antara lain yaitu latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metode penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini akan menguraikan mengenai landasan teori yang berisi definisi-definisi yang berkaitan dengan penyusunan laporan Skripsi serta beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab ini berisi tentang gambaran umum, sejarah singkat, struktur organisasi dan wewenang serta tanggung jawab pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang, prosedur sistem yang berjalan dijabarkan dengan menggunakan Use Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, analisa permasalahan sistem, analisa kebutuhan sistem, solusi yang diberika, serta user requirement menggunakan Elisitasi tahap I, tahap II, tahap III dan draft final elisitasi. Sedangkan untuk metode analisa sistem menggunakan analisa SWOT, analisa CSF (Critical Success Factor), dan Value Chain.

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

Bab ini membahas tentang perancangan sistem baru yang lebih sistematis yang akan dijelaskan dalam bentuk usulan prosedur yang baru. Analisa sistem yang diusulkan mulai dari perancangan proses Unified Modeling Language dengan software Visual Paradigm, rancangan database, layout atau tampilan program serta implementasi sistem yang diusulkan.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan hasil analisa dari penelitian dan menjawab dari tujuan penelitian yang diajukan serta saran-saran seputar pengembangan sistem kedepan sesuai kebutuhan stakeholder.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

Landasan Teori

 

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Sebuah sistem yang tepatguna akan memberikan dampak yang positif bagi suatu perusahaan dalam pencapaiansasaran serta tujuan perusahaan. Sistem terdapat beberapa pandangan menurut para ahli, antaralain menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub, sistem adalah suatu jaringan kerja dariprosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-samauntuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu” (Yakub, 2012:1).[1].

Menurut Raymond McLeod dalam bukunya Yakub, sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan. (Yakub, 2012:1)[1].

Menurut Goal (2008:9)[2], sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya yang saling berhubungan satu sama lainnya dan tidak dapat dipisahkan serta menuju satu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Apabila suatu unit macet atau terganggu, unit lainnya pun akan terganggu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut. Ada 2 komponen dasar pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu :

  1. Pendekatan sistem kepada prosedurnya
  2. Suatu sistem dengan pendekatan prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.

  3. Pendekatan sistem pada komponen
  4. Sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.

 

Karakteristik Sistem

Menurut Jogiyanto (2009:54)[3], suatu sistem mempunyai karakteristik. Karakteristik sistem adalah sebagai berikut ini :

  1. Suatu sistem mempunyai komponen-komponen sistem (components) atau subsistem-subsistem.
  2. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama dalam membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem.

  3. Suatu sistem mempunyai batas sistem (boundary).
  4. Batasan sistem membatasi antara sistem yang satu dengan yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.

  5. Suatu sistem mempunyai lingkungan luar (environment).
  6. Lingkungan luar sistem adalah suatu bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut.

  7. Suatu sistem mempunyai penghubung (interface).
  8. Penghubung sistem merupakan media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.

  9. Suatu sistem mempunyai tujuan (goal).
  10. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goals) atau sasaran sistem (objective). Sebuah sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya, jika suatu sistem tidak mempunyai tujuan maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

 

Klasifikasi Sistem

Menurut McLeod dalam bukunya (Yakub, 2012:4)[1] sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

  1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Phisical System)
  2. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologi yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

  3. Sistem Alami (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
  4. Sistem alami adalah sistem yang keberadaannya terjadi secara alami (natural) tanpa campur tangan manusia, sedangkan sistem buatan manusia adalah sebagai hasil kerja manusia. Contoh sistem alami adalah sistem tata surya yang terdiri dari atas sekumpulan planet, gugus bintang dan lainnya. Contoh sistem buatan manusia dapat berupa sistem komponen yang ada sebagai hasil karya teknologi yang dikembangkan manusia.

  5. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probalistic System)
  6. Sistem tertentu adalah suatu sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, interaksi antara bagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Sedangkan sistem tidak tentu (probalistic system) sistem tingkah lakunya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probalitas. Sistem aplikasi komputer merupakan contoh sistem yang tingkah lakunya dapat ditentukan sebelumnya. Program aplikasi yang dirancang dan dikembangkan oleh manusia dengan menggunakan prosedur yang jelas dan terstruktur.

  7. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
  8. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan. Sebaliknya, sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

 

Konsep Dasar Informasi

Definisi Data

Sumber informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau item. Menurut McLeod dalam bukunya Yakub “Data adalah deskripsi kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai” (Yakub, 2012:5)[1].

Data dapat berbentuk nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.

  1. Teks, adalah sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual misalnya, artikel koran, majalah dan lain-lain.
  2. Data yang terformat, adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya data yang menyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.
  3. Citra (image), adalah data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa grafik, foto, dan tanda tangan.
  4. Audio, adalah data dalam bentuk suara misalnya, instrumen musik, suara orang, suara binatang, detak jantung, dan lain-lain.
  5. Video, adalah data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dalam bentuk film.

 

Definisi Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting didalam suatu organisasi. Informasi (information) menurut McLeod dalam bukunya Yakub, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, informasi disebut juga data yang diproses atau data yang memiliki arti. (Yakub, 2012:8)[1].

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan. Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (Event) yang nyata (Fact) yang digunakan untuk mengambil keputusan (Jurnal CCIT, 2012:284)[4].

Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat keterkaitan data dengan informasi sebagai satu kesatuan informasi yang bermanfaat. Data merupakan nilai, atau keadaan yang bersifat berdiri sendiri terlepas dengan konteks keterkaitan apapun. Sedangkan informasi merupakan data yang telah diolah, diproses sehingga dapat menghasilkan sesuatu yang bermanfaat bagi penggunanya dalam pengambilan sebuah keputusan. Sistem sendiri merupakan kumpulan komponen-komponen yang saling terkait dan mendukung satu sama lain dan digunakan untuk pengambilan keputusan dengan tujuan yang sama.

 

Kualitas Informasi

Terbentuknya informasi yang dihasilkan dari proses pengolahan data hingga sampai kepengguna informasi tersebut, maka informasi tersebut haruslah mempunyai kualitas yang baik.

Menurut Jogiyanto dalam bukunya (Yakub, 2012:9)[1], kualitas dari informasi (quality of information) sangat tergantung dari tiga hal yaitu :

  1. Relevan (Relevance)
  2. Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya dan relevansi informasi untuk tiap-tiap orang akan berbeda-beda.

  3. Tepat pada waktunya (Timeliness)
  4. Informasi tersebut datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai guna lagi, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan keputusan.

  5. Akurat (Accuracy)
  6. Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai kepenerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merusak informasi.

 

Nilai Informasi (Value Information)

Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaat lebih efektif dibandingkan dengan biaya dalam memperolehnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan nilai analisis cost effectivencess atau cost benefit. Berguna tidaknya informasi dapat dilihat dari :

  1. Tujuan penerima
  2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
  3. Waktu
  4. Ruang dan tempat

 

Menurut Agus Mulyanto (2009:20)[5], “Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost).” Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula. Suatu informasi dikatakan bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

 

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Menurut Mulyanto (2009:29)[5], sistem informasi adalah suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan.

Menurut James dan Mulyanto (2009:28)[5], sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.

 

Komponen Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub. “Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen atau elemen. Komponen sistem informasi disebut dengan istilah blok bangunan (building block). Komponen sistem informasi tersebut terdiri dari blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), dan basis data (database block)” (Yakub, 2012:20)[1].

  1. Blok Masukan (Input Block)
  2. Input memliki data yang masuk kedalam sistem informasi. Juga metode- metode untuk menangkap data yang dimasukan.

  3. Block Model (Model Block)
  4. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data.

  5. Blok Keluaran (Output Block)
  6. Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

  7. Blok Teknologi (Technology Block)
  8. Teknologi digunakan untuk menerima input, menyimpan, mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).

  9. Blok Basis Data (Database Block)
  10. Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak (software) untuk memanipulasinya.

 

Tujuan Sistem Informasi

Suatu sistem informasi pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Jika suatu sistem informasi tidak memiliki tujuan atau sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali menentukan sekali masukan yang dibutuhkan oleh sistem serta keluaran yang dihasilkan.

Suatu sistem dikatakan berhasil mengenai sasaran atau tujuannya. Menurut Barry E. Cushiang, tujuan sistem informasi yaitu kegunaan (usefulness), ekonomi (economic), keandalan (realibility), pelayanan langganan (customer service), kesederhanan (simplicity), fleksibilitas (fleksibility). (Mustakini, 2008:33)[6]

 

Konsep Sistem Informasi Manajemen

Definisi Sistem Informasi Manajemen

Menurut Jogiyanto (2008:14)[3], Sistem informasi manajemen (management information system) atau sering dikenal dengan singkatan (MIS) merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

 

Konsep Dasar Analisa Sistem

Definisi Analisa Sistem

Analisa adalah suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal didalam mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan yang ada. Menurut para ahli analisa sistem juga dapat didefinisikan sebagai berikut :

“Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya”. (Goal, 2008:73)[2]

“Analisa sistem adalah sebuah proses penelaahan sebuah sistem informasi dan membaginya kedalam komponen-komponen penyusunnya untuk kemudian dilakukan penelitian sehingga diketahui permasalahan-permasalahan serta kebutuhan-kebutuhan yang akan timbul, sehingga dapat dilaporkan secara lengkap serta diusulkan perbaikan-perbaikan pada sistem tersebut”. (Andi, 2010:27)[7]

 

Tahapan Analisa Sistem

Tahap analisis merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting, karena kesalahan ditahapan ini akan menyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya. Menurut Wahana Komputer (2010:27)[8], Pada analisa sistem dikenal beberapa tahap yaitu :

  1. Identifikasi masalah yang ada pada sistem informasi tersebut.
  2. Memahami cara kerja sistem.
  3. Melakukan analisa.
  4. Melaporkan hasil analisa sistem.

 

Adapun tujuan dari analisa sistem adalah :

  1. Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial didalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan.
  2. Membantu para pengambil keputusan.
  3. Mengevaluasi sistem yang telah ada.
  4. Merumuskan tujuan yang ingin dicapai berupa pengolahan data maupun pembuatan laporan baru.
  5. Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem.

 

Hasil dari analisis itu sendiri adalah laporan yang dapat menggambarkan sistem yang telah dipelajari dan diketahui bentuk permasalahannya serta rancangan sistem baru yang akan dibuat atau dikembangkan.

 

Fungsi Analisa Sistem

Menurut Goal (2008:74)[2] fungsi analisa sistem adalah :

  1. Mengidentifikasi masalah-masalah kebutuhan pemakai (user).
  2. Menyatakan secara spesifik sasaran yang harus dicapai untuk memenuhi kebutuhan pemakai.
  3. Memilih alternatif-alternatif metode pemecahan masalah yang paling tepat.
  4. Merencanakan dan menerapkan rancangan sistem.

 

Perancangan Sistem

Definisi Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan tahapan lanjutan setelah analisa sistem. Setelah melalukan identifikasi masalah, memahami cara kerja, melakukan analisa dan membuat laporan maka pembentukan dari sistem yang akan dibuat merupakan langkah selanjutnya.

Menurut Jurnal CCIT Raharja Vol 6 No 2. Untung Raharja, dkk (Januari, 2012: Hal 228-229)[9], perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perancangan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Perancangan sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan, maka dari itu perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama yaitu untuk memenuhi kebutuhan untuk pemakai sistem dan memberikan gambaran yang jelas, serta rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya.

Perancangan sistem harus mencapai sasaran yaitu harus berguna, mudah dipahami dan mudah digunakan. Artinya data harus mudah ditangkap, metode-metode harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan serta mudah dipahami dan digunakan. Perancangan sistem harus efisien dan efektif dalam mendukung keputusan dan dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing-masing komponen dari sistem imformasi yang meliputi data dan informasi.

Menurut Radit perancangan sistem terdapat beberapa model diantaranya :

  1. Model Waterfall
  2. Waterfall merupakan model yang menggunakan milestone sebagai titik transisi dan pengujian, artinya setiap aktivitas pada tahap pengembangan harus diselesaikan sebelum menuju tahap pengembangan berikutnya. Sehingga model ini sangat sesuai untuk perangkat lunak dengan syarat-syarat yang telah didefinisikan secara lengkap sebelumnya karena besar kemungkinan tidak adanya perubahan aplikasi dimasa yang akan datang. Kondisi semacam ini akan sangat berpengaruh pada perangkat lunak dan menimbulkan masalah terhadap kebutuhan iterasi dimana aplikasi akan terus berkembang dengan penyesuaian-penyesuaian terhadap kebutuhan, proses bisnis dan lingkungan aplikasi yang terus berubah dari waktu kewaktu.

  3. Model Prototyping
  4. Model Prototyping adalah salah satu pendekatan dalam rekayasa perangkat lunak yang secar alangsung mendemonstrasikan bagaimana sebuah perangkat lunak atau komponen-komponen perangkat lunak akan bekerja dalam lingkungannya, sebelum tahapan konstruksi aktual dilakukan.

  5. Model RAD (Rapid Aplication Development)
  6. Model RAD merupakan sebuah model proses perkembangan software sekuensial linier yang menekankan siklus perkembangan yang sangat pendek. Model RAD ini merupakan sebuah adaptasi kecepatan tinggi dari model sekuensial linier di mana perkembangan cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan kontruksi berbasis komponen.

 

Sedangkan menurut Henderi dkk dalam jurnal CCIT, ”Tahap analisa sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”. (Henderi dkk, 2011:322)[10]

Jadi perancangan sistem dan analisa sistem merupakan satu kesatuan tahapan lanjutan, karena perancangan sistem sendiri harus memenuhi kebutuhan pengguna, diharapkan user friendly, dapat memberikan gambaran jelas mengenai sistem yang akan dibentuk, memiliki rincian dari masing-masing komponen yang akan menjadi isi dari sistem itu sendiri, antara lain sistem informasi yang terdiri dari data-data yang akan diubah menjadi suatu informasi yang nantinya akan dipergunakan untuk pengambilan keputusan. Dalam tahap perancangan sistem, alat bantu yang digunakan dalam mendesain program komputer antara lain bagan terstruktur.

 

Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan dari perancangan sistem antara lain :

  1. Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem
  2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat
  3. Mengubah atau memperbaiki sitem manual menjadi sistem komputerisasi.
  4. Model RAD merupakan sebuah model proses perkembangan software sekuensial linier yang menekankan siklus perkembangan yang sangat pendek. Model RAD ini merupakan sebuah adaptasi kecepatan tinggi dari model sekuensial linier di mana perkembangan cepat dicapai dengan menggunakan pendekatan kontruksi berbasis komponen.

 

Konsep Dasar Database

Definisi Database

Basis data (database) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya (Jogiyanto, 2009:46)[3], Dari definisi diatas terdapat tiga hal yang berhubungan dengan basis data (database), yaitu sebagai berikut :

  1. Data itu sendiri yang diorganisasikan dalam bentuk basis data (database)
  2. Simpanan permanen (storage) untuk menyimpan basis data tersebut, simpanan ini merupakan bagian teknologi perangkat keras yang digunakan di sitem informasi. Simpanan permanen yang umumnya digunakan berupa hard disk.
  3. Perangkat lunak untuk memanipulasi basis datanya. Perangkat lunak ini dapat dibuat sendiri dengan menggunakan bahas pemograman computer atau dibeli dalam bentuk suatu paket. Banyak paket perangkat lunak ini disebut dengan DBMS (Data Base Management System).

 


Istilah-Istilah Database

Beberapa terminologi dalam database antara lain :

  1. Basis data (Database) adalah Sekumpulan data yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan.
  2. Data adalah fakta-fakta yang dapat disimpan dan mempunyai arti tertentu.
  3. Input data dapat dikelompokkan menjadi 3, antara lain (Jurnal CCIT. 2009 : 307)[4]
  4. a. Data master meliputi : data pencari kerja, dan data lowongan kerja.

    b. Data transaksi meliputi : penempatan tenaga kerja, status pencaker, status lowongan kerja, rekapitulasi ke IPK kab/ kota dan rekapitulasi ke IPK provinsi.

    c. Table referensi meliputi : tabel-tabel pendukung untuk data master dan transaksi.

  5. Tabel adalah tempat untuk menyimpan data, tabel terdiri dari field dan record.
  6. Field biasa disebut juga dengan kolom, yaitu bagian tabel tempat menyimpan sebuah item data.
  7. Record biasa disebut juga dengan baris, yaitu satu bagian informasi yang disimpan dalam tabel, misal data seorang mahasiswa akan disimpan dalam satu record yang terdiri dari beberapa kolom / field.

 

Kriteria Database

Berdasarkan John Petter (2009 : 23)[11], database adalah kumpulan datanya, sedangkan program pengelolaannya berdiri sendiri dalam satu paket program yang komersial untuk membaca data, menghapus data dan melaporkan data dalam database.

Salah satu file atau table terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam, satu record (umumnya digambarkan sebagai baris data) terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan disimpan dalam satu record. Adapun struktur database adalah field / table.

Record adalah elemen data (field), dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa basis data mempunyai beberapa kriteria penting, yaitu:

  1. Bersifat data oriented dan bukan program oriented.
  2. Dapat digunakan oleh beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis datanya.
  3. Dapat dikembangkan dengan mudah, baik volume maupun strukturnya.
  4. Dapat memenuhi kebutuhan sistem-sietem baru secara mudah
  5. Dapat digunakan dengan cara-cara yang berbeda.

 

Rancangan Database

Rancangan database adalah sebagai kumpulan data dari penempatan tenaga kerja yang saling terkait dan mempengaruhi sesuai dengan tingkat kepentingannya sehingga data tersebut terintegrasi dan independence (Jurnal CCIT. 2009 : 307)[4].

 

Teori Khusus

Analisa SWOT (Strenghts, Weakness, Opportunity, Threaths)

Definisi Analisa SWOT

Menurut Rangkuti (2011:64)[12], SWOT adalah dengan menggabungkan berbagai indikator yang terdapat dalam kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman. Sedangkan menurut Risza (2010:174)[13], SWOT adalah suatu penelaahan yang dimulai dengan pemantauan perubahan lingkungan baik di dalam maupun di luar perusahaan sehingga kita dapat memahami gambaran yang tepat tentang keadaan perusahaan yang sebenarnya.

Dari kedua definisi di atas, maka dapat disimpulkan SWOT adalah gabungan indikator yang dimulai dengan pemantauan perubahan lingkungan baik eksternal maupun internal sehingga dapat memahami keadaan perusahaan yang kondusif.

Manfaat Analisa SWOT

Menurut Hendro (2011:289)[14], Banyak manfaat bila kita melakukan analisa masalah secara SWOT yaitu Srength, Weakness, Oppurtunity, and Threats sebelum diambil keputusan untuk dibandingkan dengan pengambilan keputusan tanpa mempertimbangkan dan melakukan analisa masalah, manfaatnya adalah:

  1. Dapat diambil tindakan manajemen yang tepat sesuai dengan kondisi.
  2. Untuk membuat rekomendasi.
  3. Informasi lebih akurat.
  4. Untuk mengurangi resiko akibat dilakukannya keputusan yang berkali-kali (double decision).
  5. Menjawab hal yang bersifat intutif atas keputusan yang bersifat emosional.

 

Tipe-tipe Strategi SWOT

Menurut Rangkuti (2011:64)[12], Matriks Threats – Opportunities – Weakness –Strenghts (TOWS) merupakan penggabungan berbagai indikator untuk membantu manajer mengembangkan yang terdapat empat tipe strategi: kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman. Model penggabungannya menggunakan TOWS Matriks. Namun tidak semua rencana strategi yang disusun dari TOWS Matriks ini digunakan seluruhnya. Strategi yang di pilih adalah strategi yang dapat memecahkan isu strategi perusahaan.

  1. S-O strategi adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan semua kekuatan untuk merebut peluang.
  2. W-O strategi adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang ada.
  3. S-T strategi adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman.
  4. W-T strategi adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman.

 

Tujuan Analisa SWOT

Menurut Dewi dkk dalam Jurnal CCIT Vol 5 No 1-September 2011 [15], berpendapat bahwa analisis SWOT digunakan untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman dari bisnis yang dilakukan oleh organisasi.

 

Analisa Crictical Succes Factors (CSF)

Menurut Turban (2011: 74)[16], faktor-faktor kritis harus dipertimbangkan didalam mencapai tujuan organisasi yang disebut CSF. Faktor-faktor tersbut dapat berupa strategi maupun operasional dan diperoleh sebagian besar dari 3 sumber, yaitu factor organisasi, factor industry dan factor lingkungan.

  1. Status Access
  2. Status Access adalah data atau laporan terkini dari status variabel kunci, dapat diakses kapan saja dengan menggunakan jaringan.

  3. Personalized Analysis
  4. Eksekutif dapat memilih isi pada database dengan menggunakan alat pemrograman untuk memperoleh informasi.

  5. Exception Reporting
  6. Karakteristik exceptioning report didasarkan atas konsep management by exception yang mengarahkan perhatian eksekutif kepada penyimpanan dari standar yang telah ditetapkan dengan membandingkan nkinerja yang dianggarkan dengan kinerja actual, sehingga eksekutif dapat mengetahui performance mana yang baik dan buruk.

  7. Use of colors and Audio
  8. Data yang kritikal dapat dilaporkan tidak hanya secara angka tanpa dapat juga menggunakan warna, contoh warna hijau untuk bagus, kuning untuk peringatan, merah untuk bahaya. Beberapa sistem dilengkapi dengan suara untuk memberitahukan pengguna jika informasi terbaru tiba.

  9. Navigation of information
  10. Merupakan kemampuan yang menijinkan sejumlah besar data dijelajah/diselidiki secara mudah dan cepat.

  11. Communication
  12. Eksekutif membutuhkan komunikasi dengan lain, komunikasi ini dapat dilakukan dengan menggunakanj email, pengiriman laporan yang ditujukan kepada seseorang, panggilan untuk sebuah rapat maupun komentar dalam bentuk berita organisasi diinternet.

 

Analisa Value Chain

Menurut Michael E. Porterya (2011: 56)[17] untuk mendeskripsikan cara melihat bisnis sebagai rantai aktifitas yang mengubah input menjadi output sehingga memiliki nilai bagi pelanggan. Value Chain membagi dalam dua kategori, yaitu:

  1. Primary activities, (line functions) merupakan aktifitas utama dari organisasi yang melibatkan aktifitas-aktifitas sebagai berikut:
  2. a. Inbound Logistics, pada bagian ini terkait dengan penerimaan, penyimpanan, dan pendistribusian input menjadi produk.

    b. Operations, semua aktifitas yang terkait dengan pengubahan input menjadi bentuk akhir dari produk, seperti produksi, pembuatan, pemaketan, perawatan peralatan, fasilitas, operasi, jaminan kualitas, proteksi terhadap lingkungan.

    c. Outbond Logistics, aktifitas yang terkait dengan pengumpulan, penyimpanan, distribusi secara fisik atau pelayanan terhadap pelanggan.

    d. Marketing and Sales, aktifitas yang terkait dengan pembelian produk dan layanan oleh pengguna dan mendorong untuk dapat membeli produk yang dibuat. Memiliki rantai nilai khusus, antara lain: Marketing Management, Advertising, Sales force administration, Sales force operations, Technical literature, promotion.

    e. Service, aktifitas yang terkait dengan penyediaan layanan untuk meningkatkan atau merawat nilai dari suatu produk, seperti instalasi, perbaikan, pelatihan, suplai bahan, perawatan dan perbaikan bimbingan teknis.

  3. Support activities, (staff atau fungsi overhead) merupakan aktifitas pendukung yang membantu aktifitas utama. Secondary activities melibatkan beberapa bagian/fungsi, antara lain:
  4. a. Firm infrastructure, merupakan aktifitas, biaya, dan aset yang berhubungan dengan manajemen umum, accounting, keuangan, keamanan dan keselamatan sistem informasi, serta fungsi lainnya.

    b. Human Resources Management, terdiri dari aktifitas yang terlibat seperti penerimaan, dengar pendapat, pelatihan, pengembangan, dan kompensasi untuk semua tipe personil, dan mengembangkan tingkat keahlian pekerja.

    c. Research, Technology, and System Development, aktifitas yang terkait dengan biaya yang berhubungan dengan produk, perbaikan proses, perancangan peralatan, pengembangan perangkat lunak komputer, sistem telekomunikasi, kapabilitas basis data baru, dan pengembangan dukungan sistem berbantuan komputer.

    d. Procurement, terkait dengan fungsi pembelian input yang digunakan dalam value chain organisasi.

 

Black Box Testing

Menurut Budiman (2012:4)[18], berpendapat bahwa “Pengujian black box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak diuji apakah telah sesuai dengan yang diharapkan.”

Berbeda dengan white Box, Black Box Testing tidak membutuhkan pengetahuan mengenai, alur internal (internal path), struktur atau implementasi dari software under test (SUT). Karena itu uji coba Black Box memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program.

Uji coba Black Box bukan merupakan alternatif dari uji coba white Box, tetapi merupakan pendekatan yang melengkapi untuk menemukan kesalahan lainnya, selain menggunakan metode white Box. Black Box Testing dapat dilakukan pada setiap level pembangunan sistem. Mulai dari unit, integration, system, dan acceptance.

Uji coba Black Box berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya:

  1. Fungsi-fungsi yang salah atau hilang
  2. Kesalahan interface
  3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal
  4. Kesalahan performa
  5. kesalahan inisialisasi dan terminasi

Tidak seperti metode white Box yang dilaksanakan diawal proses, uji coba Black Box diaplikasikan dibeberapa tahapan berikutnya. Karena uji coba Black Box dengan sengaja mengabaikan struktur kontrol, sehingga perhatiannya difokuskan pada informasi domain. Uji coba didesain untuk dapat menjawab pertanyaan pertanyaan berikut:

  1. Bagaimana validitas fungsionalnya diuji?
  2. Jenis input seperti apa yang akan menghasilkan kasus uji yang baik?
  3. Apakah sistem secara khusus sensitif terhadap nilai input tertentu?
  4. Bagaimana batasan-batasan kelas data diisolasi?
  5. Berapa rasio data dan jumlah data yang dapat ditoleransi oleh sistem?
  6. Apa akibat yang akan timbul dari kombinasi spesifik data pada operasi sistem?

Sehingga dalam uji coba Black Box harus melewati beberapa proses sebagai berikut:

  1. Menganalisis kebutuhan dan spesifikasi dari perangkat lunak.
  2. Pemilihan jenis input yang memungkinkan menghasilkan output benar serta jenis input yang memungkinkan output salah pada perangkat lunak yang sedang diuji.
  3. Menentukan output untuk suatu jenis input.
  4. Pengujian dilakukan dengan input-input yang telah benar-benar diseleksi.
  5. Melakukan pengujian.
  6. Pembandingan output yang dihasilkan dengan output yang diharapkan.
  7. Menentukan fungsionalitas yang seharusnya ada pada perangkat lunak yang sedang diuji.

 

Metode Pengujian Dalam Black Box

Ada beberapa macam metode pengujian Black Box, berikut diantaranya:

  1. Equivalence Partioning
  2. Equivalence Partioning merupakan metode uji coba Black Box yang membagi domain input dari program menjadi beberapa kelas data dari kasus uji coba yang dihasilkan. Kasus uji penanganan single yang ideal menemukan sejumlah kesalahan (misalnya: kesalahan pemrosesan dari seluruh data karakter) yang merupakan syarat lain dari suatu kasus yang dieksekusi sebelum kesalahan umum diamati.

  3. Boundary Value Analysis
  4. Sejumlah besar kesalahan cenderung terjadi dalam batasan domain input dari pada nilai tengah. Untuk alasan ini boundary value analysis (BVA) dibuat sebagai teknik uji coba. BVA mengarahkan pada pemilihan kasus uji yang melatih nilai-nilai batas. BVA merupakan desain teknik kasus uji yang melengkapi Equivalence partitioning. Dari pada memfokuskan hanya pada kondisi input, BVA juga menghasilkan kasus uji dari domain output.

  5. Cause-Effect Graphing Techniques
  6. Cause-Effect Graphing merupakan desain teknik kasus uji coba yang menyediakan representasi singkat mengenai kondisi logikal dan aksi yang berhubungan. Tekniknya mengikuti 4 tahapan berikut:

    1) Causes (kondisi input), dan Effects (aksi) didaftarkan untuk modul dan identifier yang dtujukan untuk masing-masing.

    2) Pembuatan grafik Causes-Effect graph

    3) Grafik dikonversikan kedalam tabel keputusan

    4) Aturan tabel keputusan dikonversikan kedalam kasus uji

  7. Comparison Testing
  8. Dalam beberapa situasi (seperti: aircraft avionic, nuclear Power plant control) dimana keandalan suatu software amat kritis, beberapa aplikasi sering menggunakan software dan hardware ganda (redundant). Ketika software redundant dibuat, tim pengembangan software lainnya membangun versi independent dari aplikasi dengan menggunakan spesifikasi yang sama. Setiap versi dapat diuji dengan data uji yang sama untuk memastikan seluruhnya menyediakan output yang sama. Kemudian seluruh versi dieksekusi secara parallel dengan perbandingan hasil real-time untuk memastikan konsistensi. Dianjurkan bahwa versi independent suatu software untuk aplikasi yang amat kritis harus dibuat, walaupun nantinya hanya satu versi saja yang akan digunakan dalam sistem. Versi independent ini merupakan basis dari teknik Black Box Testing yang disebut Comparison Testing atau back-to-back Testing.

  9. Sample and Robustness Testing
  10. 1) Sample Testing

    Melibatkan beberapa nilai yang terpilih dari sebuah kelas ekivalen, seperti Mengintegrasikan nilai pada kasus uji. Nilai-nilai yang terpilih mungkin dipilih dengan urutan tertentu atau interval tertentu

    2) Robustness Testing

    Pengujian ketahanan (Robustness Testing) adalah metodologi jaminan mutu difokuskan pada pengujian ketahanan perangkat lunak. Pengujian ketahanan juga digunakan untuk menggambarkan proses verifikasi kekokohan (yaitu kebenaran) kasus uji dalam proses pengujian.

  11. Behavior Testing dan Performance Testing
  12. 1) Behavior Testing

    Hasil uji tidak dapat dievaluasi jika hanya melakukan pengujian sekali, tapi dapat dievaluasi jika pengujian dilakukan beberapa kali, misalnya pada pengujian struktur data stack.

    2) Performance Testing

    Digunakan untuk mengevaluasi kemampuan program untuk beroperasi dengan benar dipandang dari sisi acuan kebutuhan. Misalnya: aliran data, ukuran pemakaian memori, kecepatan eksekusi, dll. Selain itu juga digunakan untuk mencari tahu beban kerja atau kondisi konfigurasi program. Spesifikasi mengenai performansi didefinisikan pada saat tahap spesifikasi atau desain. Dapat digunakan untuk menguji batasan lingkungan program.

    3) Requirement Testing

    Spesifikasi kebutuhan yang terasosiasi dengan perangkat lunak (input/output/fungsi/performansi) diidentifikasi pada tahap spesifikasi kebutuhan dan desain.

    a. Requirement Testing melibatkan pembuatan kasus uji untuk setiap spesifikasi kebutuhan yang terkait dengan program

    b. Untuk memfasilitasinya, setiap spesifikasi kebutuhan bisa ditelusuri dengan kasus uji dengan menggunakan traceability matrix

    4) Endurance Testing

    Endurance Testing melibatkan kasus uji yang diulang-ulang dengan jumlah tertentu dengan tujuan untuk mengevaluasi program apakah sesuai dengan spesifikasi kebutuhan.

    Contoh: Untuk menguji keakuratan operasi matematika (floating point, rounding off, dll), untuk menguji manajemen sumber daya sistem (resources) (pembebasan sumber daya yang tidak benar, dll), input/outputs (jika menggunakan framework untuk memvalidasi bagian input dan output). Spesifikasi kebutuhan pengujian didefinisikan pada tahap spesifikasi kebutuhan atau desain.

 

Unified Modeling Language (UML)

Definisi Unified Modeling Language (UML)

Menurut Nugroho (2010:6-7)[19], Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek). Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

Menurut Padeli dkk dalam jurnal CCIT (2008:70)[20], UML adalah salah satu alat bantu yang sangat handal dalam bidang pengembangan sistem yang berorientasi objek. Hal ini disebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan pengembang sistem untuk membuat cetak baru atas visi mereka dalam bentuk yang baku. Sebagai sebuah sketsa, UML berfungsi sebagai jembatan dalam mengkomunikasikan beberapa aspek dari sistem.

Dari definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa UML adalah sebuah bahasa pemodelan yang digunakan untuk visualisasi sebuah sistem software yang terkait dengan objek.

 

Definisi Unified Modeling Language (UML)

Menurut Nugroho (2010:10)[19], sesungguhnya tidak ada batasan yang tegas diantara berbagai konsep dan konstruksi dalam UML, tetapi untuk menyederhanakannya, kita membagi sejumlah besar konsep dan dalam UML menjadi beberapa view. Suatu view sendiri pada dasarnya merupakan sejumlah konstruksi pemodelan UML yang merepresentasikan suatu aspek tertentu dari sistem atau perangkat lunak yang sedang kita kembangkan.

Pada peringkat paling atas, view-view sesungguhnya dapat dibagi menjadi tiga area utama, yaitu : klasifikasi struktural (structural classification), perilaku dinamis (dinamic behaviour), serta pengolahan atau manajemen model (model management).

 

Langkah-langkah penggunaan UML (Unified Modeling Language)

Menurut Adi Nugroho (2010:16)[19], langkah-langkah penggunaan UML diantaranya sebagai berikut :

  1. Buatlah daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.
  2. Petakan use case untuk setiap business process untuk mendefinisikan dengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem, kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement, constraints dan catatan-catatan lain.
  3. Buatlah deployment diagram secara kasar untuk mendefinisikan arsitektur fisik sistem.
  4. Definisikan requirement lain non fungsional, security dan sebagainya yang juga harus disediakan oleh sistem.
  5. Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram.
  6. Definisikan obyek-obyek level atas package atau domain dan buatlah sequence dan / atau collaboration utuk tiap alir pekerjaan, jika sebuah use case memiliki kemungkinan alir normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masing-masing alir.
  7. Buatlah rancangan user interface model yang menyediakan antamuka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case.
  8. Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domian dipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain.
  9. Setelah class diagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokkan class menjadi komponen-komponen karena itu buatlah component diagram pada tahap ini. Juga, definisikan test integrasi untuk setiap komponen meyakinkan ia bereaksi dengan baik.
  10. Perhalus deployment diagram yang sudah dibuat. Detilkan kemampuan dan requirement piranti lunak, sistem operasi, jaringan dan sebagainya. Petakan komponen kedalam node.
  11. Mulailah membangun sistem. Ada dua pendekatan yang tepat digunakan:
  12. a. Pendekatan use case dengan mengassign setiap use case kepada tim pengembang tertentu untuk mengembangkan unit kode yang lengkap dengan test.

    b. Pendekatan komponen yaitu mengassign setiap komponen kepada tim pengembang tertentu.

  13. Lakukan uji modul dan uji integrasi serta perbaiki model beserta codenya. Model harus selalu sesuai dengan code yang aktual.
  14. Perangkat lunak siap dirilis.

 

Fokus Unified Modeling Language (UML)

Menurut Adi Nugroho, dalam kerangka spesifikasi, UML menyediakan model-model yang tepat, tidak memiliki dua arti (ambigu) serta lengkap. Secara khusus, UML menspesifikasikan langkah-langkah penting dalam pengambilan keputusan analisis, perancangan serta implementasi dalam sistem yang sangat bernuansa perangkat lunak (software intensive system).

Dalam hal ini, UML bukanlah merupakan bahasa pemprograman tetapi model-model yang tercipta berhubungan langsung dengan berbagai macam bahasa pemprograman, sehingga adalah mungkin melakukan pemetaan (mapping) langsung dari model-model yang dibuat dengan UML dengan bahasa-bahasa pemprograman berorientasi obyek, seperti Java, Borland Delphi, Visual Basic, C++, dan lain-lain. Pemetaan (mapping) UML bersifat dua arah yaitu :

  1. Generasi kode bahasa pemprograman tertentu dari UML forward engineering.
  2. Generasi kode belum sesuai dengan kebutuhan dan harapan pengguna, pengembang dapat melakukan langkah balik bersifat iterative dari implementasi ke UML hingga didapat system / peranti lunak yang sesuai dengan harapan pengguna dan pengembang.

 

Definisi Bangunan Dasar Metodologi Unified Modeling Language (UML)

Menurut Nugroho (2010:24)[19] Bangunan dasar metodologi Unified Modeling Language (UML) menggunakan tiga bangunan dasar untuk mendeskripsikan sistem perangkat lunak yang akan dikembangkan yaitu :

  1. Sesuatu (things)
  2. Ada 4 (empat) things dalam UML, yaitu:

    a. Structural Things

    Merupakan bagian yang relatif statis dalam model UML. Bagian yang relatif statis dapat berupa elemen-elemen yang bersifat fisik maupun konseptual.

    b. Behavioral Things

    Merupakan bagian yang dinamis pada model UML, biasanya merupakan kata kerja dari model UML, yang mencerminkan perilaku sepanjang ruang dan waktu.

    c. Grouping Things

    Merupakan bagian pengorganisasi dalam UML. Dalam penggambaran model yang kompleks kadang diperlukan penggambaran paket yang menyederhanakan model. Paket-paket ini kemudian dapat dikomposisi lebih lanjut. Paket berguna bagi pengelompokkan sesuatu, misalnya model-model dan subsistem-subsistem.

    d. Annotational Things

    Merupakan bagian yang memperjelas model UML dan dapat berupa komentar-komentar yang menjelaskan fungsi serta ciri-ciri setiap elemen dalam model UML.

  3. Relasi (Relationship)
  4. Ada 4 (empat) macam relationship dalam UML, yaitu :

    a. Ketergantungan

    Merupakan hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya.

    b. Asosiasi

    Merupakan apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya, bagaimana hubungan suatu objek dengan objek lainnya. Suatu bentuk asosiasi adalah agregasi yang menampilkan hubungan suatu objek dengan bagian-bagiannya.

    c. Generalisasi

    Merupakan hubungan dimana objek anak (descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang ada diatasnya objek induk (ancestor). Arah dari atas kebawah dari objek induk keobjek anak dinamakan spesialisasi, sedangkan arah berlawanan sebaliknya dari arah bawah keatas dinamakan generalisasi.

    d. Realisasi

    Merupakan operasi yang benar-benar dilakukan oleh suatu objek atau perwujudan dari sebuah rencana atau pemikiran yang masih belum terbentuk.

  5. Diagram
  6. Setiap sistem yang kompleks seharusnya bisa dipandang dari sudut yang berbeda-beda sehingga kita bisa mendapatkan pemahaman secara menyeluruh. Untuk upaya tersebut, UML menyediakan sembilan jenis diagram yang dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya statis atau dinamis. Kesembilan jenis diagram dalam UML itu adalah :

    a. Class Diagram

    Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi.

    b. Object Diagram

    Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan objek-objek serta relasi-relasi antar objek. Diagram objek memperlihatkan instansiasi statis dari segala sesuatu yang dijumpai pada diagram kelas.

    c. Use case Diagram

    Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan himpunan use case dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas).

    d. Sequence Diagram

    Diagram ini bersifat dinamis. Diagram urutan merupakan diagram interaksi yang menekankan pada pengiriman pesan (message) dalam suatu waktu tertentu.

    e. Collaboration Diagram

    Diagram ini bersifat dinamis. Diagram kolaborasi adalah diagram interaksi yang menekankan organisasi struktural dari objek-objek yang menerima serta mengirim pesan (message).

    f. Statechart Diagram

    Diagram ini bersifat dinamis. Diagram ini memperlihatkan state-state pada sistem, memuat state, transisi, event, serta aktifitas.

    g. Activity Diagram

    Diagram ini bersifat dinamis. Diagram ini adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem.

    h. Component Diagram

    Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan organisasi serta kebergantungan pada komponen-komponen yang telah ada sebelumnya.

    i. Deployment Diagram

    Diagram ini bersifat statis yang memperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (saat run-time). Diagram ini memuat simpul-simpul (node) beserta komponen-komponen yang ada didalamnya.

 

Aplikasi Web

Aplikasi web adalah jenis aplikasi yang diakses melalui jaringan seperti internet atau intranet, seperti Internet Explorer dan Mozilla Firefox. Dengan menggunakan aplikasi web, kita hanya perlu menempatkan aplikasi dalam sebuah server dan dengan sendirinya aplikasi tersebut dapat diakses dari manapun, sepanjang pemakai dapat mengakses web server-nya. Web server adalah server yang melayani permintaan aplikasi web. Aplikasi web yang paling dasar ditulis dengan menggunakan Hypertext Markup Language (HTML).

Menurut Mambrasar (2008:1)[21], web merupakan media penyampaian informasi yang populer saat ini. Web menyajikan informasi menggunakan HTML sehingga dapat menampilkan informasi dengan berbagai format data seperti text, image, bahkan video dan dapat diakses menggunakan berbagai aplikasi klien. Selain dikenal sederhana dan mudah, adanya teknologi server side programming pada web memungkinkan penyajian informasi yang lebih menarik dan dinamis dengan pengelolaan yang terorganisasi.

Menurut Jarot Setyaji (2010:296)[22], web browser atau sering juga disebut internet browser yang berfungsi sebagai jembatan bagi pengguna komputer dalam menjelajah dunia maya. Internet browser merupakan sebuah aplikasi atau software yang digunakan untuk mengolah data yang ditransfer dari World Wide Web (lebih dikenal dengan istilah www) ke komputer dan menampilkannya secara visual agar mudah dimengerti oleh seorang pengguna internet.

Berdasarkan pengertian diatas Web Browser merupakan aplikasi perangkat lunak yang berfungsi sebagai interface untuk menjelajahi, mengambil maupun menyajikan berbagai macam sumber informasi berupa halaman web pada www. Awalnya Web Browser hanya berorientasi pada teks dan belum dapat menampilkan gambar. Namun seiring berkembangnya zaman Web Browser tidak lagi hanya menampilkan text dan gambar tetapi juga file multimedia seperti video dan suara. Browser juga dapat mengirim dan menerima e-mail, mengelola bahasa HTML sebagai input, dan menjadikan halaman web sebagai hasil output yang informatif. Berikut merupakan bagian-bagian dari web browser antara lain :

  1. Status Bar
  2. Ini adalah kotak bagian bawah jendela browser, menampilan berbagai macam informasi sesuai dengan apa yang sedang dilakukan pengguna. Sebagian besar menunjukkan kecepatan beban dan URL dari alamat sesuai dengan pointer.

  3. Addres Bar
  4. Merupakan kotak bagian atas jendela browser menampilkan seluruh alamat situs web atau URL.

  5. Title Bar
  6. Bar judul pada bagian paling atas jendela browser. Menginformasikan judul halaman web.

  7. Toolbar Icon
  8. Toolbar atau ikon perusahaan browser pada bagian atas kanan jendela browser. Dibawah title bar. Pada bagian ini akan terlihat tombol Back, Home, Refresh , dan lainnya.

  9. Display Window
  10. Merupakan ruang kerja browser, berupa frame yang menampilkan halaman website.

  11. Scroll Bar
  12. Pointer untuk menarik halaman web menuju bagian bawah.

 

Sifat-sifat Web

Dalam perkembangannya, teknologi informasi menunjukkan banyaknya kemajuan begitu pesat salah satunya adalah berkembangnya website dengan banyaknya ragam fitur dan fungsi yang dimiliki saat ini. Pengelompokkan macam-macam web cenderung lebih mengarah kepada fungsi, sifat-sifat dan bahasa pemrograman terkait yang digunakan.

Menurut Rahmat Hidayat (2010:3)[23], Jenis-jenis web berdasarkan sifat atau style-nya sebagai berikut :

  1. Website Dinamis
  2. Merupakan sebuah website yang menyediakan content atau isi yang selalu berubah-ubah setiap saat. Bahasa pemrograman yang digunakan antara lain PHP, ASP, .NET dan memanfaatkan database MySQL atau MS SQL. Misalnya website www.artikel-it.com, www.detik.com, www.technomobile.co.cc, www.polinpdg.ac.id dan lain-lain.

  3. Website Statis
  4. Merupakan website yang content-nya sangat jarang diubah. Bahasa pemrograman yang digunakan adalah HTML dan belum memanfaatkan database. Misalnya web profile organisasi dan lain-lain.

 

Fungsi Web

Menurut Rahmat Hidayat (2010:4)[23], Berdasarkan pada fungsinya, website terbagi atas :

  1. Personal Website;
  2. Website yang berisi informasi pribadi seseorang.

  3. Commercial Website;
  4. Website yang dimiliki oleh sebuah perusahaan yang bersifat bisnis.

  5. Government Website;
  6. Website yang dimiliki oleh instansi pemerintah, pendidikan yang bertujuan memberikan pelayanan kepada pengguna.

  7. Non-Profit Organization Website;
  8. Dimiliki oleh organisasi yang bersifat non-profit atau tidak bersifat bisnis.

 

Hypertext Preprocessor (PHP)

File yang berisi kode HTML tidak mendukung pembuatan aplikasi yang melibatkan database, karena HTML dirancang untuk menyajikan informasi yang bersifat statis (tampilan yang isinya tetap hingga web master atau penanggungjawab web melakukan perubahan isi). Untuk itu muncul pemikiran untuk membuat suatu perantara yang memungkinkan aplikasi bisa menghasilkan sesuatu yang bersifat dinamis dan berinteraksi dengan database, maka lahirlah berbagai perantara seperti PHP, ASP, JSP.

Menurut Wahyono (2010:35)[24], PHP (dulu : Personal Home Page, sekarang PHP : Hypertext Preprocessor) merupakan script untuk membuat suatu aplikasi yang akan dapat terintegrasi kedalam halaman HTML, sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis.

Menurut Anhar (2010:3)[25], PHP yaitu bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source. Berdasarkan pengertian dari beberapa ahli diatas dapat disimpulkan bahwa PHP merupakan skrip yang bertempat dan diproses pada suatu server dengan keluaran yang dihasilkan dapat dilihat melalui browser, PHP juga merupakan salah satu bahasa pemrograman open source yang dapat digunakan pada berbagai sistem operasi seperti Linux, Unix, Macintosh, maupun Windows. Pada dasarnya PHP dirancang untuk pembuatan jenis web dinamis, yaitu web yang dalam pembuatannya dapat diaplikasikan sesuai keinginan penggunanya. Salah satu kelebihan lain yang dimiliki PHP antara lain dapat terkoneksi pada beberapa database antara lain MySql.

PHP adalah sebuah bahasa scripting yang terpasang pada HTML, sebagian sintaks mirip dengan Bahasa C, Java, Perl, ditambah fungsi PHP yang spesifik. Tujuan utama penggunaan bahasa ini adalah untuk memungkinkan perancang web menulis halaman web dinamik dengan cepat.

Hubungan PHP dengan HTML, HTML adalah halaman web biasanya disusun dari kode-kode HTML yang disimpan dalam sebuah file berextention .html, file html ini dikirim oleh server ke browser kemudian browser menerjemahkan kode-kode tersebut sehingga menghasilkan suatu tampilan yang indah. Sedangkan PHP harus diterjemahkan oleh web server sehingga menghasilkan kode HTML yang dikirim ke browser agar dapat ditampilkan. Kode ini dapat berdiri sendiri atau disisipkan diantara kode-kode HTML sehingga dapat langsung ditampilkan bersama. File HTML yang telah dibubuhi program PHP harus diganti ekstensinya menjadi .php3 atau .php.

Seluruh aplikasi berbasis web dapat dibuat dengan PHP namun kekuatan yang paling utama PHP adalah pada konektivitasnya dengan sistem database didalam web. Sistem database yang dapat didukung PHP adalah : Oracle, MySQL, Sybase, PostgreSQL. PHP dapat berjalan pada berbagai sistem, seperti : Windows, Linux, UNIX.

 

Ciri-ciri Khusus Hypertext Preprocessor (PHP)

Menurut Diar Puji (2010:31)[26], Kode PHP mempunyai beberapa ciri-ciri khusus, yaitu :

a. Hanya dapat dijalankan menggunakan web server, misalnya : Apache.

b. Kode PHP diletakkan dan dijalankan di web server.

c. Kode PHP dapat digunakan untuk mengakses database, seperti Mysql, PostgreSQL, Oracle, dan lain-lain.

d. Merupakan software yang bersifat open source.

e. Gratis untuk di download dan digunakan.

f. Memiliki sifat multiplatform, artinya dapat dijalankan menggunakan sistem operasi apapun, seperti Linux, Unix, Windows, dan lain-lain.

 

Tipe Data Pada (Hypertext Preprocessor) PHP

PHP memiliki 8 tipe data dasar yaitu boolean, integer, data floating-point atau double, string, array, object, resource dan null. Berikut Penjelasan masing-masing tipe data tersebut :

  1. Boolean
  2. Tipe data boolean digunakan untuk mencari nilai kebenaran. Nilai kebenarannya adalah “True” atau “False”. Dalam penulisannya tidak terpengaruh antara huruf besar dan kecil.

    Contoh :

    <?

    $a = true; // mendeklarasikan nilai true pada variabel $a

    $b = false; // mendeklarasikan nilai false pada variabel $b

    ?>

  3. Integer
  4. Tipe data integer merupakan berfungsi dalam penyimpanan bilangan bulat baik positif maupun negatif dan bukan desimal, secara umum dapat disebut tipe data berupa angka.

    Contoh :

    <?

    $a=10; //angka decimal

    $b=0x1A; //angka hexadecimal

    $c=-5; //angka desimal negative

    $d=$a * $c; //contoh perkalian

    echo "a = $a
    ";

    echo "b = $b
    ";

    echo "c = $c
    ";

    echo "a * c = $d
    ";

    ?>

  5. Floating point
  6. Tipe data floating point atau kata lain dari tipe data double merupakan tipe data yang berfungsi menyimpan bilangan decimal.

    Contoh :

    <?

    $a=10.08697;

    $b=4.97586e9;

    $x=8E-100;

    $y=$z * $x;

    echo "z = $z
    ";

    echo "y = $y
    ";

    echo "x = $x
    ";

    echo "z * x = $v
    ";

    ?>

  7. String
  8. Tipe data string merupakan gabungan dari beberapa karakter, dapat berupa kata tunggal maupun kalimat. Penulisannya memerlukan tanda kutip satu (‘ ‘) atau kutip (“ “).

    Contoh:

    <?

    $jeruk='orange';

    $pisang='banana';

    ?>

  9. Array
  10. Tipe data array merupakan kumpulan data atau karakter pada satu variable.

    Contoh:

    <?

    $nama=array("cowok"=>"Jono", "cewek"=>"Susi");

    echo "Nama Kakak = $nama[cowok]
    ";

    echo "Nama Adik = $nama[cewek]
    ";

    ?>

  11. Objek
  12. Tipe data objek dapat berupa bilangan, variabel maupun fungsi. Tipe data objek memiliki tujuan memudahkan para programmer dalam Object Oriented Program (OOP) yang merupakan pendukung dari pada PHP.

    Contoh:

    <?php

    Class makan {

    Var $lauk = "telur";

    Function makan_malam ($lauk) {

    $ lauk = "lauk";}}

    $hari_ini=new makan;

    Echo $hari_ini -> lauk;

    ?>

  13. Resource
  14. Tipe data resource merupakan tipe data yang baru diperkenalkan pada PHP 4. Tipe ini memiliki nilai yang dihasilkan dari pemanggilan fungsi-fungsi yang menggunakan resource sistem, seperti mysql_connect, mysql_query dan semacamnya. Variabelnya secara otomatis akan menggunakan tipe data resource ini.

    Contoh :

    <?

    $sql = mysql_query("SELECT * FROM admin

    WHERE un_admin='$us'") ;

    $b = mysql_fetch_array($sql);

    if($b==0){

    ?>

    <script language="javascript">alert('Gagal menyimpan

    sandi baru, cobalah kembali!');

    document.location='admin.php?action=sandi_baru'</scr

    ip ><? }

    ?>

  15. Null
  16. Tipe data null merupakan tipe data yang tidak memuat apapun, menjadikan variabel tidak memiliki nilai apapun.

    Contoh :

    <?

    $kosong=NULL;

    ?>

 

Database dan MySQL

Database sering didefinisikan sebagai kumpulan data yang terkait. Secara teknis, yang berada dalam sebuah database adalah sekumpulan tabel atau objek lain seperti indeks view dan lain-lain. Tujuan utama pembuatan database adalah untuk memudahkan dalam mengakses data. Data dapat ditambahkan, diubah, dihapus atau dibaca dengan relatif mudah dan cepat. (Anhar, 2010:201)[25]

Saat ini tersedia banyak perangkat lunak yang ditujukan untuk mengelola database. Perangkat lunak seperti itu biasa dinamakan Database management system (DBMS), contoh produk pengelola database lainnya yaitu : Acces, MS SQL Server dan MySQL. MySQL merupakan software yang tergolong database server dan bersifat Open Source. MySQL juga bersifat multiplatform yaitu dapat dijalankan pada berbagai sistem operasi. MySQL memiliki beberapa keistimewaan, antara lain :

  1. Portabilitas, MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi, seperti : Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga.
  2. Perangkat lunak sumber terbuka, MySQL didistribusikan dibawah lisensi GPL sehingga dapat digunakan secara gratis.
  3. Multi-user, MySQL dapat digunakan oleh beberapa pengguna dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.
  4. Performance tuning, MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL per satuan waktu.
  5. Ragam tipe data, MySQL memiliki ragam tipe data yang sangat kaya, seperti signed / unsigned, integer, float, double, char, text, date, timestamp, dan lain-lain.
  6. Perintah dan Fungsi, MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah select dan where dalam perintah (query).
  7. Keamanan, MySQL memiliki beberapa lapisan keamanan seperti level subnetmask, nama host dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail secara sandi terenskripsi.
  8. Skalabilitas dan pembatasan, MySQL mampu menangani basis data dalam skala besar, dengan jumlah rekaman atau record lebih dari 50 juta dan 60.000 tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.
  9. Konektivitas, MySQL dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protocol TCP / IP, unix socket (UNIX) atau named Pipes (NT).
  10. Lokalisasi, MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada client dengan menggunakan lebih dari 20 bahasa. Meskipun demikian, bahasa Indonesia belum termasuk didalamnya.
  11. Antar muka, MySQL memiliki antar muka (interface) terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemrograman dengan menggunakan fungsi API (Aplication Proramming Interface).
  12. Client dan peralatan, MySQL dilengkapi dengan berbagai peralatan yang dapat digunakan untuk administrasi basis data, dan pada setiap peralatan yang ada disertakan petunjuk online.
  13. Struktur tabel, MySQL memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel dalam menangani ALTER TABLE, dibandingkan basis data lainnya semacam postgre SQL ataupun Oracle.

 

Apache, MySQL, PHP, Perl. (XAMPP)

Xampp merupakan singkatan dari x (tempat operasi apapun), Apache, MySQL, PHP, Perl. XAMPP merupakan tool yang menyediakan paket perangkat lunak kedalam satu buah paket. Dalam paketnya sudah terdapat Apache (web server), MySQL (database), PHP (server side scripting), Perl, FTP server, phpMyAdmin dan berbagai pustaka bantu lainnya. Dengan menginstal XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual, XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis. (Anhar, 2010:210)[25] Berikut ini penjelasan mengenai Apache, PHP, MySQL, phpMyAdmin dan Perl :

  1. Apache
  2. Apache bersifat open source, artinya setiap orang boleh menggunakannya, mengambil bahkan mengubah kode programnya. Tugas utama apache adalah menghasilkan halaman web yang benar kepada peminta berdasarkan kode PHP yang dituliskan oleh pembuat halaman web.

  3. PHP
  4. Bahasa pemrograman PHP merupakan bahasa pemrograman untuk membuat web yang bersifat server-side scripting, PHP juga bersifat open source. Sistem management database yang sering digunakan bersama PHP adalah MySQL, namun PHP juga mendukung system management database oracle, Microsoft acces, interbase, d-base dan postgreSQL.

  5. MySQL
  6. SQL kepanjangan dari Structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengolah database, MySQL juga bersifat open source dan at relational yang artinya data-data yang dikelola dalam database akan diletakkan pada beberapa tabel yang terpisah sehingga manipulasi data akan menjadi lebih cepat. MySQL dibuat dan dikembangkan oleh MySQL AB yang berada di Swedia. MySQL dapat digunakan untuk membuat dan mengolah database beserta isinya, serta untuk menambahkan, mengubah dan menghapus data yang berada dalam database.

  7. PhpMyAdmin
  8. Pengelola database dengan MySQL harus dilakukan dengan mengetikkan baris-baris perintah yang sesuai (command line) untuk setiap maksud tertentu. Hal tersebut tentu cukup menyulitkan karena kita harus hafal dan mengetikkan perintahnya satu per satu. Dengan phpMyAdmin kita dapat membuat tabel dan mengisi data dengan mudah tanpa harus hafal perintahnya.

  9. Perl
  10. Perl adalah bahasa pemrograman untuk segala keperluan, dikembangkan pertama kali oleh Larry Wall dimesin UNIX pada tanggal 18 Desember 1987. Perl sangat popular digunakan dalam program-program CGI (Common Gateway Interface). Kelemahan Perl adalah sintaksnya susah dibaca karena banyak menggunakan simbol-simbol yang bukan huruf dan angka.

 

Konsep Dasar Adobe Dreamweaver

Definisi Adobe Dreamweaver

Menurut Wahana Komputer (2011:2)[8], ”Adobe Dreamweaver merupakan salah satu program aplikasi yang digunakan untuk membangun sebuah website, baik secara grafis maupun dengan menuliskan kode sumber secara langsung.” Adobe Dreamweaver merupakan program untuk membuat atau mengedit web yang dikeluarkan oleh Adobe Systems yang juga dikenal sebagai Macromedia Dreamweaver. Software ini digunakan karena memiliki fitur-fitur yang menarik dan cenderung mudah dalam penggunaannya. Versi terakhir Adobe Dreamweaver adalah Adobe Dreamweaver CS5. Macromedia Dreamweaver berubah menjadi Adobe Dreamweaver karena Macromedia diakuisisi oleh Adobe System sehingga seluruh produk yang dibuat oleh Macromedia kini diawali dengan kata sAdobe.

Adobe Dreamweaver memudahkan pengembang website untuk mengelola halaman-halaman website dan aset-asetnya, baik gambar (image), animasi flash, video, suara dan lain sebagainya. Selain itu Adobe Dreamweaver juga menyediakan fasilitas untuk melakukan pemrograman scripting, baik ASP (Active Server Page), JSP (Java Server Page), PHP (Hypertext Preprocessor), JavaScript (js), Cold Fusion, CSS (Cascading Style Sheet), XML (Extensible Markup Language) dan lainnya.

 

Elisitasi

Menurut Hidayati dalam Rahardja (2011:302)[27], elisitasi berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap yaitu sebagai berikut :

  1. Elisitasi Tahap I
  2. Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.

  3. Elisitasi Tahap II
  4. Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.

    a. “M” pada MDI itu artinya Mandatory (penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

    b. “D” pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.

    c. “I” pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

  5. Elisitasi Tahap III
  6. Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut :

    a. T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara / teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.

    b. O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.

    c. E artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.

    Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu :

    a. High (H) : Sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.

    b. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.

    c. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

  7. Final Draft Elisitasi
  8. Merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

 

Teori-Teori Yang Berhubungan dengan Topik yang dibahas

Definisi Arsip

Menurut Peraturan Bupati Tangerang No. 26 Tahun 2009 Pengertian arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

Adapun pengertian lain arsip yaitu naskah-naskah yang dibuat dan diterima olen Badan-badan Swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

 

Pengertian Dokumen


Ada 3 jenis dokumen yang harus dipahami atau diketahui dari segi pemakaiannya, diantaranya :

a. Dokumen Pribadi

Dokumen pribadi yaitu surat keterangan penting yang kegunaannya untuk kepentinga pribadi, contohnya adalah KTP (Kartu Tanda Penduduk), ijazah, akte kelahiran, surat nikah dan lain sebagainya.

b. Dokumen Niaga

Dokumen niaga yaitu surat berharga yang kegunaannya adalah untuk bukti dalam melakukan transaksi, contohnya adalah surat pengantar, faktur, ressi pengiriman barang dan lain sebagainya.

c. Dokumen Pemerintah

Dokumen pemerintah yaitu surat-surat penting yang digunakan dalam instansi pemerintahan, contohnya adalah Undang-Undang, RAPBN dan sebagainya.

d. Dokumen Sejarah

Dokumen sejarah yaitu surat-surat penting yang digunakan sebagai bukti peristiwa dimasa lampau, contohnya adalah Pancasila, teks proklamasi, dan lain sebagainya.

 

Jenis-Jenis Arsip

Menurut Peraturan Bupati Tangerang No. 26 Tahun 2009 Tanggal 30 Septermber 2009 Tentang Tata Kearsipan Pemerintah Kabupaten Tangerang ada beberapa macam jenis arsip, diantaranya adalah :

a. Arsip Statis

Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

b. Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

c. Arsip Aktif

Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.

d. Arsip In-aktif

Arsip In-aktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun

 

Literature Review

Literature review adalah suatu survey literature tentang penemuan-penemuan yang telah dilakukan oleh penelitian sebelumnya yang berhubungan dengan topik penelitian. (Rubiyatun, 2011:33)

Literature review ini dilakukan oleh penulis untuk mengetahui landasan awal dan sebagai pendukung bagi penelitian yang dilakukan oleh peneliti, sehingga dapat menghindari pengulangan hal yang sama dalam penelitian dan dapat melakukan pengembangan ke tingkat yang lebih tinggi dalam rangka menyempurnakan atau melengkapi penelitian yang sudah ada sebelumnya.

Manfaat dari studi pustaka (literature review) ini antara lain :

  1. Mengidentifikasi kesenjangan (identify gaps) dari penelitian ini.
  2. Menghindari membuat ulang (reinventing the wheel) sehingga akan menghemat waktu dan juga menghindari kesalahan-kesalahan yang pernah dilakukan oleh orang lain.
  3. Mengidentifikasi metode yang pernah dilakukan dan yang relevan terhadap penelitian ini.
  4. Meneruskan penelitian yang sebelumnya telah dicapai sehingga dengan adanya studi pustaka ini, penelitian yang akan dilakukan dapat membangun pengetahuan atau ide yang sudah ada.
  5. Untuk mendapatkan informasi tentang orang lain yang melakukan penelitian di area yang sama, sehingga dapat terjaring dalam komunitas yang dapat memberi kontribusi sumber daya yang berharga.

Berikut ini adalah contoh-contoh tinjauan studi pustaka (literature review) dari penelitian sebelumnya yang memiliki kolerasi searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam laporan skripsi ini, antara lain :

  1. Penelitian yang dilakukan oleh [Moh. Doni Haydir : 2012][28]
  2. Penelitian skripsi di STMIK Raharja yang dilakukan oleh Moh. Doni Haydir dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Kontraktor Air Bersih Pada PT. Metito Indonesia Berbasis Web”. Sistem yang diusulkan pada penelitian ini menggunakan bahasa pemrograman PHP, Web Server Apache dan menggunakan database MySQL, dengan tujuan untuk menghasilkan informasi-informasi yang lebih akurat dan baik. Dan kesamaan dengan penelitian yang dilakukan penulis yaitu pada sistem dokumentasi yang lebih baik, serta dari software pendukung dalam pembuatan sistem.

  3. Penelitian yang dilakukan oleh [ Lili Amalia : 2014][29]
  4. Penelitian skripsi di STMIK Raharja yang dilakukan oleh Lili Amalia dengan judul “Aplikasi Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web pada Puskesmas Jurumudi Baru”. Sistem ini dibuat untuk mempermudah dalam penyimpanan data surat masuk dan surat keluar di puskesmas tersebut. Hal ini dikarenakan pada puskesmas tersebut masih menggunakan buku dan lemari arsip sehingga resiko hilang dan rusaknya data sangat besar. Maka dibuatlah suatu sistem yang membantu meminimalisir resiko yang akan ditimbulkan jika masih menggunakan sistem yang manual. Kesamaan yang terdapat dalam penelitian yang dilakukan oleh penulis yaitu terdapat pada tujuan dari pembuatan sistem yang lebih baik dalam proses penyimpanan data-data yang ada, sehingga resiko hilang serta rusak akan semakin kecil terjadi.

  5. Penelitian yang dilakukan oleh [ Jerry Kusuma Andriyanto : 2010 ][30]
  6. Penelitian skripsi di STMIK Raharja yang dilakukan oleh Jerry Kusuma Andriyanto dengan judul “Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Merchant pada PT. Bank CIMB Niaga, Tbk”. Penelitian ini dilakukan untuk prosedur, kelebihan, kekurangan, peluang, dan kendala pada sistemnya. Program yang diusulkan sudah berjalan baik, namun masih diperlukannya evaluasi lagi agar tidak terjadi kesalahan dalam penginputan data, maupun pencarian data. Dengan in penelitian akan dikembangkan lagi agar sistem yang telah berjalan akan mempermudah user dalam penggunannya.

Hasil studi pustaka (literature review) ini penulis menemukan persamaan konsep tentang pembuatan sistem untuk proses pengolahan dan penyimpana data yang lebih baik agar meminimalisir kemungkinan dalam kehilangan data, serta proses pengarsipan dokumen lebih mudah dan lebih hemat waktu.

 

BAB III

 

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

 

Analisa Organisasi

Gambaran Umum Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang

Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang memproses penataan dan pembinaan sistem kearsipan serta melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari :

  1. Satuan kerja perangkat daerah kabupaten dan penyelenggaraan pemerintahan daerah kabupaten;
  2. Desa atau yang disebut dengan nama lain;
  3. Perusahaan;
  4. Organisasi politik;
  5. Organisasi kemasyarakatan; dan
  6. Perseorangan.

 

Penyelenggaraan administrasi pemerintahan dalam arti luas, semakin hari menunjukkan perkembangan yang semakin pesat dan kompleks, seirama dengan semakin pesat dan kompleksnya penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan dalam era globalisasi dewasa ini.

Kondisi penyelenggaraan pemerintahan seperti yang diuraikan ini secara otomatis berpengaruh terhadap penanganan kearsipan. Hal ini dikarenakan arsip pada hakekatnya merupakan rekaman keseluruhan administrasi dalam upaya mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

Kendala yang dihadapi oleh aparatur, bahkan masyarakat yang menerima jasa pelayanan dari aparatur adalah bahwa kearsipan dilihat dari segi kecepatan, ketepatan dan kelengkapan penyajian informasinya belum mampu menunjang kecepatan penyelenggaraan pemerintah secara optimal, akibatnya citra akan pentingnya arsip sulit untuk ditumbuhkan.

Adapun penyebabnya antara lain adalah bahwa kearsipan harus disadari dan dilaksanakan secara menyeluruh oleh semua aparatur dalam bidang tugasnya masing-masing, diimbangi dengan adanya satu pola yang tepat dan dinamis sehingga tercapai keseragaman dalam memenuhi tuntutan kebutuhan akan adanya sumber daya manusia, sarana serta dana yang memadai.

Upaya menanggulangi kendala yang dihadapi tidak dapat ditargetkan dalam waktu yang singkat karena menyangkut perubahan perilaku dua arah yaitu :

  1. Prilaku pengelola kearsipan yang harus bekerja keras untuk meningkatkan ketrampilan dan mewujudkan fungsi kearsipan secara optimal dalam menunjang aktivitas aparatur.
  2. Prilaku aparatur yang terlibat sebagai pencipta dan pengguna arsip menyadari akan pentingnya arsip dan kewajiban masing-masing dalam menata serta mengamankan arsipnya, selama arsip tersebut berada dalam penguasaannya.

 

Lain dari pada itu, dengan semakin dititik beratkannya otonomi pemerintah didaerah tingkat II, sesuai UU nomor 5 tahun 1974 dimana dalam rangka menunjang serta memenuhi kebutuhan masyarakat luas, unit-unit kerja yang diperlukan dibentuk melalui peraturan daerah.

Aparatur pemerintahan semakin diperlengkap sehingga penciptaan arsip yang semakin banyak menyebabkan semakin banyak pula arsip-arsip yang perlu diamankan.

Dengan keseragaman unit kerja yang ada didaerah tingkat II Tangerang membutuhkan penanganan kearsipan yang mandiri dan dapat dipertanggung jawabkan.

 

Sejarah Singkat Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang

Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang dibentuk pada tanggal 15 September 1994 berdasarkan peraturan daerah kabupaten daerah tingkat II Tangerang No. 16 / 1994 tentang pembentukan kantor arsip daerah kabupaten daerah tingkat II Tangerang dan peraturan daerah kabupaten daerah tingkat II Tangerang No. 17 / 1994 tentang struktur organisasi dan tata kerja kantor arsip daerah tingkat II Tangerang.

Lokasi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang saat ini masih berada di jl. Keadilan No. 7 Batu Ceper Tangerang. Depo kantor arsip saat ini menyimpan sebanyak 12.000.000 lembar dokumen.

Pengelola arsip diunit-unit kerja memahami tata kearsipan sesuai dengan undang-undang pokok kearsipan. Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang secara rutin melakukan upaya-upaya peningkatan SDM pengelola arsip yang berjumlah 125 orang baik yang bekerja dilingkungan internal kantor maupun diunit-unit kerja, dengan mengadakan berbagai kegiatan, yaitu :

  1. Pembinaan kearsipan pada unit-unit kerja, baik itu dinas, instansi, kantor, kecamatan, yang dilaksanakan secara berkala tiga bulan sekali dikantor arsip daerah. Pada kegiatan ini dilakukan juga evaluasi laporan kegiatan pengelola arsip.
  2. Pembinaan kearsipan secara langsung kelokasi unit-unit kerja dan memberikan sarana penunjang kearsipan berupa rak arsip, box arsip, folder, sekat, label, dan kartu disposisi.
  3. Seminar lokakarya yang diadakan secara rutin satu tahun sekali untuk para pengelola arsip.
  4. Mengikut sertakan pegawai kantor arsip dalam berbagai program kearsipan yang diadakan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) dan Departemen Dalam Negeri.
  5. Mengikut sertakan stafnya dalam seminar dan diklat kearsipan diluar negeri

 

Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang melakukan usaha-usaha tersebut untuk mencetak tenaga-tenaga ahli yang memiliki ilmu pengetahuan dibidang kearsipan, sehingga mereka dapat melaksanakan tugasnya secara profesional.

Visi, Misi, Tujuan, Dan Sasaran

Adapun Visi, Misi, Tujuan, Dan Sasaran Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang, adalah :

  1. VISI
  2. Visi berkaitan dengan pandangan kedepan menyangkut kemana instansi pemerintah harus dibawa dan diarahkan agar dapat berkarya secara konsisten dan eksis, antisipatif, inovatif, serta produktif. Visi dapat membantu organisasi untuk mendifisikan kemana kantor arsip ini akan dibawa dan membantu mendefinisikan bagaimana pelayanan harus dilaksanakan atas dasar paparan tersebut, maka Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang mengedepankan Visi : ” Menuju Tertib Administrasi Tata Kearsipan Daerah ”.

    Pengertian perkata dari Visi tersebut diatas yang merupakan penjabaran dari pengetian Visi daerah, memiliki makna sebagai berikut :

    a. Tertib, Adalah suatu keadaan yang tercipta bahwasanya seluruh pelaksanaan kegiatan senantiasa mengacu kepada norma serta kaidah yang telah disepakati dan ditetapkan bersama.

    b. Administrasi, Adalah suatu proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

    c. Tata Kearsipan, Adalah suatu proses kegiatan penyelenggaraan pengurusan arsip yang meliputi penciptaan / penerimaan, masa aktif dan masa inaktif sampai masa penyusunan.

    d. Daerah, Adalah suatu wilayah yang merupakan bagian dari wilayah yang lebih luas bahwasanya dalam wilayah tersebut menetap sekelompok masyarakat dengan pemerintahan yang juga merupakan bagian dari pemerintahan yang tidak terpisahkan.

     

  3. MISI
  4. Dalam rangka mewujudkan Visi maka perlu disusun Misi yang merupakan rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan untuk mewujudkan bayangan kondisi masa depan. Sesuai dengan Visi diatas maka dirumuskan Misi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang untuk Tahun 2013-2018.

    a. Menjadikan kantor arsip daerah sebagai pusat arsip daerah dalam menunjang akuntabilitas kinerja instansi pemerintah kabupaten Tangerang;

    b. Meningkatkan pembinaan, penyelenggaraan, dan pengelolaan arsip in-aktif daerah dilingkungan pemerintah daerah;

    c. Meningkatkan kinerja kantor dalam penyelenggaraan kearsipan;

    d. Meningkatkan penerimaan arsip in-aktif daerah dari unit kerja kearsipan badan / swasta, perorangan dalam rangka mengamankan asset daerah;

    e. Meningkatkan pendayagunaan arsip daerah sebagai sumber informasi dalam penelitian perumusan daerah, penyelamatan, dan penetapan kebijakan.

     

  5. TUJUAN
  6. Tujuan adalah sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) tahunan. Tujuan ditetapkannya dengan mengacu kepada pernyataan Visi dan Misi serta didasarkan pada isu-isu dan analisa strategis.

    Selain itu Tujuan akan mengarahkan perumusan sasaran, kebijakan, program, dan kegiatan dalam merealisasikan Misi.

    Perumusan Tujuan strategis Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang tahun 2013-2018 sesuai Visi dan Misi yang telah ditetapkan adalah sebagai berikut :

    a. Menyelamatkan dan melestarikan dokumen / arsip daerah;

    b. Mewujudkan tertib pengelola arsip SKPD, BUMD, dan Kelurahan / Desa;

    c. Mengembangkan kompetensi tenaga kearsipan;

    d. Mengembangkan sistem informasi kearsipan yang berbasis teknologi informasi (IT);

    e. Menerapkan pengelolaan arsip secara baku;

    f. Meningkatkan pemeliharaan rutin / berkala sarana pengolahan dan penyimpanan arsip;

    g. Mengembangkan kerjasama dengan pemerintah swasta dalam pengembangan sistem informasi kearsipan.

     

  7. SASARAN
  8. Sasaran merupakan penjabaran dari Tujuan yaitu sesuatu yang akan dicapai atau dihasilkan oleh lembaga dalam jangka waktu tahunan, semesteran, triwulan atau bulanan.

    Sasaran menggambarkan hal yang ingin dicapai melalui tindakan-tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai Tujuan.

    Adapun Sasaran dari Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang adalah :

    a. Tersedianya data dan informasi arsip yang berkaitan tinggi;

    b. Tersedianya naskah sumber arsip tentang kegiatan penyelenggaraan pemerintahan;

    c. Tertatanya arsip, SKPD, BUMD , Desa / Kelurahan;

    d. Meningkatnya pemahaman dan kesadaran instansi pemerintah, swasta dan masyarakat terhadap kearsipan;

    e. Meningkatnya penyelenggaraan pelatihan, bimbingan teknologi, sosialisasi kearsipan pada SKPD, BUMD, Kelurahan / Desa;

    f. Meningkatnya jaminan kesehatan bagi petugas kearsipan dan non arsiparis;

    g. Terciptanya arsip yang bernilai guna tinggi dalam bentuk informatika;

    h. Terpenuhinya sarana layanan informasi kearsipan;

    i. Meningkatnya pelayanan administrasi perkantoran;

    j. Meningkatnya sarana dan prasarana dan pemeliharaan sarana prasarana Kantor;

    k. Meningkatnya disiplin pegawai kantor arsip daerah;

    l. Meningkatnya keterampilan dan kemampuan pegawai kantor arsip daerah kabupaten Tangerang;

    m. Terselenggaranya kerjasama dan koordinasi dengan instansi pemerintah dan swasta dalam pengelolaan.

 

Struktur Organisasi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang

Sebuah organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu struktur organisasi yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian dan penyatuan usaha, untuk menunjukkan kerangka-kerangka hubungan diantara fungsi, bagian-bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab. Serta untuk menunjukan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu organisasi.

Sama halnya dengan Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang yang mempunyai struktur organisasi sebagai berikut :

Gambar 3.1. Struktur Organisasi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang

 

Wewenang Dan Tanggung Jawab

Kantor arsip daerah dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Kantor arsip daerah dibantu oleh seksi dan sub bagian, dengan susunan organisasi sebagai berikut :

  1. Kepala Kantor
  2. Jabatan Fungsional
  3. Sub Bagian Tata Usaha
  4. Seksi Program Dan Pengembangan
  5. Seksi Pembinaan Unit Kerja
  6. Seksi Pengolahan Dan Pelayanan

 

Tugas Dan Tanggung Jawab

Seperti halnya dengan sebuah organisasi, Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang dalam manajemennya terdapat bagian-bagian yang mempunyai wewenang serta tanggung jawab dalam menyelesaikan semua pekerjaannya.

Berikut sebagian penjelasan wewenang dan tanggung jawab yang terdapat dalam struktur organisasi :

  1. Kepala Kantor
  2. Kepala Kantor mempunyai tugas memimpin, membina, mengawasi, mengkoordinasikan, dan mengendalikan kegiatan kearsipan sesuai dengan tugas dan fungsi sebagaimana dimaksud dalam pasal 2 ayat (1) dan (2).

     

  3. Jabatan Fungsional
  4. a. Kelompok Jabatan Fungsional terdiri atas sejumlah tenaga, dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan bidang keahliannya;

    b. Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian kegiatan kantor secara professional sesuai dengan kebutuhan;

    c. Kelompok Jabatan Fungsional dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Kepala Kantor;

    d. Tiap kelompok dipimpin oleh seorang tenaga fungsional yang ditunjuk diantara tenaga fungsional yang ada dilingkungan kantor;

    e. Jenis dan jenjang jabatan fungsional diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

     

  5. Sub Bagian Tata Usaha
  6. Sub Bagian Tata Usaha mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, membina, mengkoordinasikan, mengawasi, dan mengendalikan kegiatan ketatausahaan, yang meliputi perencanaan, umum, dan kepegawaian serta keuangan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Sub Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi :

    a. Perencanaan dan Pengelolaan bahan perumusan kebijakan yang berkaitan dengan perencanaan, umum, dan kepegawaian serta keuangan kantor;

    b. Pelaksanaan pemberian fasilitas dan dukungan pelayanan teknis administrasi dilingkungan kantor;

    c. Pelaksanaan penyusunan perencanaan program kegiatan bagian tata usaha;

    d. Pelaksanaan pengelolaan surat menyurat, rumah tangga, pelayanan, pemeliharaan, penggandaan surat-surat, administrasi perjalanan dinas, penyusunan rencana, dan program kegiatan kantor;

    e. Pelaksanaan penyusunan administrasi kepegawaian, pembinaan pegawai, kesejahteraan pegawai, peningkatan pengetahuan, dan keterampilan serta pengembangan pegawai;

    f. Pelaksanaan penyusunan administrasi keuangan, penyusunan anggaran kantor, pembuatan laporan penggunaan keuangan kantor, pengevaluasian anggaran, penggunaan keuangan kantor, pemberian usulan untuk perbaikan anggaran, dan pengelolaan keuangan kantor;

    g. Pelaksanaan penyiapan data dibidang kearsipan, pelaksanaan perencanaan kantor sesuai kebijakan yang ditetapkan;

    h. Pelaksanaan pemberian fasilitasi dan dukungan pelayanan teknis administrasi dilingkungan kantor;

    i. Pelaksanaan penyusunan perencanaan program kegiatan umum, dan kepegawaian serta keuangan kantor;

    j. Pelaksanaan pengelolaan surat menyurat, tatanaskah dinas kearsipan, perlengkapan rumah tangga, dan pemeliharaan kantor;

    k. Pelaksanaan tertib administrasi pengelolaan inventarisasi barang, pemeliharaan sarana / prasarana, perlengkapan, dan asset;

    l. Pelaksanaan pengelolaan administrasi dan penatausahaan keuangan;

    m. Pelaksanaan pembinaan organisasi dan tatalaksana;

    n. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi / lembaga lainnya terkait kegiatan kearsipan;

    o. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan kantor;

    p. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.

     

  7. Seksi Program Dan Pengembangan
  8. Seksi Program Dan Pengembangan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, pembinaan, koordinasi, pengawasan, pengendalian kegiatan bidang program, dan pengembangan. Program Dan Pengembangan mempunyai fungsi :

    a. Perencanaan kegiatan pengumpulan data bahan perumusan kebijakan bidang program dan pengembangan;

    b. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisisan data bidang program, dan pengembangan;

    c. Pelaksanaan kegiatan terkait bidang program dan pengembangan;

    d. Pelaksanaan penetapan kebijakan norma standar dan pedoman penyelenggaraan kearsipan berdasarkan kebijakan kearsipan nasional;

    e. Pelaksanaan penetapan kebijakan penyelenggaraan teknik jaringan informasi dalam rangka peningkatan fungsi kearsipan;

    f. Pelaksanaan penyusunan kegiatan penataan dan pengelolaan kearsipan untuk arsiparis;

    g. Pelaksanaan monitoring serta pelaporan pengembangan dan pengelolaan kearsipan;

    h. Pelaksanaan penyusunan materi diklat tata kearsipan bagi para pengelola arsip dilingkungan unit kerja;

    i. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi / lembaga lainnya terkait dibidang program dan pengembangan;

    j. Pelaksanaan monitoring, dan evaluasi serta pelaporan kegiatan bidang program dan pengembangan;

    k. Pelaksanaan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai bidang tugasnya.

     

  9. Seksi Pembinaan Unit Kerja
  10. Seksi Pembinaan Unit Kerja mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, membina, mengkoordinasikan, pengawasan, dan pengendalian kegiatan Seksi Pembinaan Unit Kerja yang meliputi penataan dan pembinaan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Seksi Pembinaan Unit Kerja mempunyai fungsi :

    a. Perencanaan kegiatan pengumpulan data bahan perumusan kebijakan bidang pembinaan unit kerja;

    b. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisisan data bidang pembinaaan unit kerja;

    c. Pelaksanaan kegiatan terkait bidang pembinaan unit kerja;

    d. Pelaksanaan pembantuan unit kerja dalam penataan arsip agar sesuai peraturan yang ada;

    e. Pelaksanaan pembinaan kearsipan terhadap organisasi perangkat daerah, BUMD, Desa / kelurahan;

    f. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi / lembaga lainnya terkait dengan bidang institusi dan peran serta;

    g. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan seksi pembinaan;

    h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.

     

  11. Seksi Pengolahan Dan Pelayanan
  12. Seksi Pengolahan Dan Pelayanan mempunyai tugas merencanakan, melaksanakan, membina, mengkoordinasikan, pengawasan, dan pengendalian kegiatan Seksi Pengolahan Dan Pelayanan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Seksi Pengolahan Dan Pelayanan mempunyai fungsi :

    a. Perencanaan kegiatan pengumpulan data bahan perumusan kebijakan bidang pengolahan dan pelayanan;

    b. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisisan data bidang pengolahan dan pelayanan;

    c. Pelaksanaan kegiatan terkait bidang pengolahan dan pelayanan;

    d. Pelaksanaan pengolahan arsip masuk dan pengolahan data informasi kearsipan dalam rangka pelayanan kebutuhan pemerintah maupun masyarakat umum;

    e. Pelaksanaan pengolahan arsip statis milik pemerintah / unit kerja, sesuai dengan klsifikasi kearsipan;

    f. Pelaksanaan perawatan dan restorasi arsip in-aktif guna menjaga terjadinya kerusakan maupun kehilangan;

    g. Pelaksanaan pengadaan sarana dan perawatan arsip;

    h. Pelaksanaan penyusunan jadwal retensi arsip penyusutan dan pemusnahan arsip;

    i. Pelaksanaan penanganan arsip media baru dan elektronik, laboratorium kimia, kertas dan elektronik, laminasi kertas (fisik arsip) yang mempunyai nilai sejarah sebagai bahan informasi;

    j. Pelaksanaan penanganan arsip fumigasi arsip dari aspek hama dan polusi udara;

    k. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi / lembaga lainnya terkait dengan bidang pengolahan dan pelayanan;

    l. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta pelaporan seksi pengolahan dan pelayanan;

    m. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan sesuai bidang tugasnya.

 

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Berjalan

  1. Proses Pengajuan Arsip dari SKPD ke Kasi ( Kepala Seksi )
  2. Pada proses ini pegawai dari SKPD mengajukan surat permohan penyerahan arsip ke Kasie di Kantor Arsip.

  3. Proses survey volume dari Kantor Arsip
  4. Dalam proses ini, sebelum pegawai dari kantor arsip melakukan survey volume, maka pegawai kantor arsip membuat proses rekomendasi persetujuan dari lembaga kearsipan ke SKPD untuk dokumen yang akan diserahkan ke pihak kantor arsip.

  5. Proses Penyerahan Arsip dari SKPD ke Kasii ( Kepala Seksi )
  6. Jika sudah ada persetujuan atas rekomendasi Kasie kantor arsip, maka pegawai dari SKPD bisa langsung menyerahkan dokumen yang telah terdaftar ke kantor arsip dan kasie kantor arsip bisa langsung membuat berita acara.

 

Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan

Sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem. Yang ditekankan adalah “apa” yang diperbuat sistem, dan bukan “bagaimana”.

Proses berikut menjelaskan proses yang terkait dengan actor dan sistemnya. Interaksi tersebut dapat digambarkan dengan use case diagram. Berikut ini adalah use case diagram yang berjalan saat ini untuk pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang :

Gambar 3.2. Use Case Diagram Sistem Pengarsipan Yang Berjalan

Berdasarkan gambar 3.2. use case diagram proses Pengarsipan terdapat :

  1. Nama usecase : Mengajukan Surat Permohonan Penyerahan Arsip ke Kantor Arsip
  2. Actor : SKPD, Kasi ( Kepala Seksi )

    Keterangan : SKPD mengajukan surat permohonan untuk menyerahkan arsip ke Kasi ( Kepala Seksi ) Kantor Arsip.

  3. Nama usecase : Membuat Rekomendasi Persetujuan dari Lembaga Kearsipan ke SKPD
  4. Actor : Kasi ( Kepala Seksi ), SKPD

    Keterangan : Kasi ( Kepala Seksi ) akan langsung membuat surat rekomendasi persetujuan ke SKPD untuk arsip yang telah disetujui.

  5. Nama usecase : Melakukan Survey Volume
  6. Actor : Kasi ( Kepala Seksi ), Teknisi

    Keterangan : Kasi (Kepala Seksi) memberikan perintah kepada teknisi untuk melakukan survey volume, setelah itu teknisi akan melakukan survey volume untuk memastikan volume arsip yang akan diterima oleh kantor arsip.

  7. Nama usecase : SKPD Menyerahkan Arsip yang Terdaftar ke Kantor Arsip
  8. Actor : SKPD, Kasi ( Kepala Seksi )

    Keterangan : Setelah arsip terdaftar, SKPD akan menyerahkan arsip ke Kasi ( Kepala Seksi )

  9. Nama usecase : Melakukan Verifikasi Arsip yang Diterima
  10. Actor : Kasi ( Kepala Seksi )

    Keterangan : Kasi ( Kepala Seksi ) akan melakukan verifikasi ulang setalah arsip diterima dari SKPD.

  11. Nama usecase : Membuat Berita Acara
  12. Actor : Kasi ( Kepala Seksi )

    Keterangan : Setelah arsip dilakukan verifikasi ulang, maka Kasi ( Kepala Seksi ) akan membuat berita acara untuk arsip yang telah diterima.

  13. Nama usecase : Sortir Arsip Per Jenis
  14. Actor : Teknisi

    Keterangan : Teknisi akan melakukan penyortiran arsip menurut jenisnya, wilayah, memasukan dokumen kedalam box, memberikan nomor per box, memasukan dokumen kedalam Roll O’ Pack

  15. Nama usecase : Pendataan Arsip
  16. Actor : Teknisi

    Keterangan : Teknisi akan melakukan pendataan ulang, setelah arsip dimasukkan ke Roll O’Pack.

  17. Nama usecase : Membuat Laporan
  18. Actor : Teknisi, Kepala Kantor

    Keterangan : Teknisi akan membuat laporan, yang nantinya akan didiberikan ke Kepala Kantor.

 

Activity Diagram Sistem Yang Berjalan

Activity diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.

Activity diagram merupakan state diagram khusus, dimana sebagian besar state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu activity diagram tidak menggambarkan behavior internal sebuah sistem (dan interaksi antar sub-sistem) secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktifitas dari level atas secara umum

Gambar 3.3. Activity Diagram Sistem Pengarsipan Yang Berjalan

Pada Activity diagram Sistem Pengarsipan Dokumen pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang diatas terdapat

a. 1 (satu) Initial Node

b. 17 (tujuh belas) Action.

c. 1 (satu) Activity Final Node

Alur aktifitas yang digambarkan pada diagram diatas adalah SKPD mengajukan surat permohonan penyerahan arsip ke Kasi (Kepala Seksi), setelah Kasi (Kepala Seksi) menerima surat permohonan tersebut maka Kasi (Kepala Seksi) akan membuat surat rekomendasi untuk persetujuan arsip yang akan diterima ke SKPD, dan teknisi akan melakukan survey volume. Jika SKPD telah menerima surat rekomendasi, maka SKPD akan langsung menyerahkan arsip yang telah terdaftar ke Kasi (Kepala Kasi). Setelah itu Kasi (Kepala Kasi) melakukan verifikasi arsip yang diterima serta membuat berita acara. Setalah itu Teknisi akan melakukan sortir arsip per jenis, serta wilayahnya. Jika proses penyortiran telah selesai, maka dokumen akan dimasukkan kedalam box dan masing-masing box akan diberikan nomor. Jika proses penomoran selesai, maka teknisi akan memasukkan dokumen kedalam Roll O’Pack dan akan dilakukan pendataan arsip. Terakhir, teknisi akan membuat laporan arsip yang masuk, dan akan diserahkan ke Kepala Kantor.

 

Sequece Diagram Sistem Yang Berjalan

Dari keterangan analisa sistem yang berjalan dapat digambarkan dengan sequence diagram, sehingga dengan diagram ini dapat menggambarkan pergerakan sebuah objek dan pesan yang terjadi didalam sistem penyampaian informasi.

Gambar 3.4. Sequence Diagram Sistem Pengarsipan Yang Berjalan

Berdasarkan gambar 3.4. sequence diagram proses sistem pengarsipan terdapat :

a. 4 (empat) Actor yang melakukan kegiatan, yaitu SKPD, Kasi (Kepala Seksi), Teknisi, dan Kepala Kantor.

b. 10 (sepuluh) Lifeline yang meliputi Surat permohonan penyerahan arsip, surat rekomendasi, verifikasi arsip, berita acara, survey volume, sortir arsip, box, Roll O’Pack, Arsip, dan laporan.

c. 17 (tujuh belas ) Message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi. Kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor-actor.

 

Analisa Sistem Yang Berjalan

Analisa Kelebihan Dan Kekurangan Sistem Yang Berjalan

Dalam penelitian sistem pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang yang berjalan, peneliti dapat menyimpulkan kelebihan dan kekurangan pada sistem tersebut :

a. Kelebihannya yaitu, prosedur dan data yang selama ini digunakan telah memenuhi kebutuhan informasi pemakai. Dalam hal ini, sistem yang diperlukan pada pengarsipan dokumen adalah mulai dari tahap pengiriman arsip dari instansi sampai dengan memasukan arsip kedalam Roll O’Pack.

b. Kekurangannya yaitu, proses dalam sistem pengarsipan dokumen yang sedang berjalan telah menggunakan komputer, namun sistem yang ada belum terintegrasi dan sebagian proses masih dikerjakan secara manual sehingga keakuratan data, efisien, dan efektifitas yang diperoleh belum dapat memenuhi kebutuhan informasi secara optimal.

 

Konfigurasi Sistem Berjalan

Spesifikasi Hardware (Perankat Keras)

  1. Processor : Core 2 Duo
  2. Monitor : LED 16.0”
  3. Mouse : Optical PS/2
  4. Keyboard : PS/2
  5. RAM : 1 GB
  6. Harddisk : 320 GB
  7. Printer : Laserjet

 

Spesifikasi Software (Perangkat Lunak)

  1. Windows 7
  2. Microsoft Office 2007

 

Brainware (Pengguna)

Untuk saat ini, karena belum ada aplikasi yang berjalan di instansi tersebut, maka belum ada yang menggunakan aplikasinya sehingga belum ada hak akses atas aplikasi. Tetapi, jika nanti sistem yang diusulkan telah berjalan, akan ada beberapa pegawai yang memiliki hak akses, diantaranya : Seksi Pengolahan dan Kepala Kantor.

 

Permasalahan Yang Dihadapi Dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan Yang Dihadapi

Berdasarkan analisa yang dilakukan peneliti, sistem pengarsipan dokumen telah menggunakan semi komputerisasi, namun sistem yang ada belum terintegrasi dan sebagian proses masih dikerjakan secara manual, sehingga pengolahan data belum diperoleh secara cepat, tepat, dan akurat serta sistem yang berjalan belum dapat diimplementasikan secara efesien dan efektif, sehingga kebutuhan sistem hendaknya :

  1. Proses pengarsipan dokumen dilakukan secara manual , akan lebih baik jika diganti dengan menggunakan bahasa pemrograman dan dengan sistem keamanan, sehingga dapat berjalan baik dan pengontrolan relatif mudah efisien, sehingga memperkecil terjadinya kehilangan data dalam pembuatan laporan.
  2. Sistem komputerisasi sangat mendukung proses kerja seperti kejelasan, kecepatan proses yang dilaksanakan dan keakuratan data yang disimpan sehingga dengan mudah dapat memberikan informasi yang dibutuhkan.

 

Alternatif Pemecahan Masalah

Berdasarkan analisa sistem yang berjalan dapat diambil kesimpulan, kekurangan dan kebutuhan dari pihak stakeholder, pengembangan sistem hendaknya dilakukan yaitu, menganalisa kebutuhan tersebut dapat diambil beberapa alternatif pemecahan masalah antara lain :

  1. Dibangun sistem yang dibutuhkan oleh user dengan menggunakan aplikasi berbasis visual karena aplikasi yang berbasis visual sudah familiar dikalangan instansi masyarakat.
  2. Dibangun suatu aplikasi sistem yang berbasiskan web, aplikasi yang dibangun berbasiskan web memungkinkan user dapat menggunakan data secara bersama-sama didalam waktu yang sama.

Berdasarkan beberapa alternatif pemecahan masalah diatas penulis melakukan suatu kajian untuk permasalahan maka perlu dibangun aplikasi sistem yang berbasis web karena banyak keuntungan yang diperoleh antara lain :

  1. Dapat menjalankan aplikasi berbasis web dimanapun kapan pun tanpa harus melakukan penginstalan.
  2. Dapat dijalankan pada sistem operasi apa pun.
  3. Tidak memerlukan spesifikasi komputer yang tinggi untuk dapat menggunakan aplikasi berbasis web.
  4. Terkait dengan isu lisensi (hak cipta), kita tidak memerlukan lisensi ketika menggunakan web-based application, sebab lisensi itu telah menjadi tanggung jawab dari web penyedia aplikasi.

Pada dasarnya aplikasi berbasis web belum familiar, untuk mengatasi hal tersebut penulis mengusulkan perlu diadakannya transfer of knowledge kepada para user atau biasa juga disebut sebagai training, sehingga user dapat beradaptasi dan dapat mengoperasikan sistem dengan baik dan benar. Berdasarkan analisa yang dilakukan, proses pengarsipan dokumen yang berjalan saat ini menghasilkan informasi yang relatif lama karena sistem pengolahan data dilakukan secara semi komputerisasi menggunakan Microsoft Excel, sehingga penulis memberikan solusi berupa perancangan aplikasi sistem pengarsipan dokumen agar dapat diketahui secara cepat informasi serta laporan yang dibutuhkan user serta pimpinan. Sistem informasi yang terkomputerisasi yang digunakan akan meningkatkan efisiensi kerja dan menghasilkan informasi yang akurat, relevan serta tepat waktu. Selain itu penulis akan membuat suatu program berbasis web yang dapat digunakan oleh user. Program tersebut akan menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh user.

Penggunaan sistem yang akan penulis rancang ini merupakan solusi yang tepat untuk mengatasi masalah-masalah tersebut. Perancangan sistem dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL untuk mengelola database arsip yang ada.

 

Pengguna Kebutuhan

Aplikasi sistem pengarsipan ini mempunyai peranan penting dalam menyediakan informasi bagi manajemen. Informasi yang didapat berguna sebagai dasar pengambilan keputusan. Pada sistem yang sedang berjalan ini, pelaksanaannya telah dikerjakan dengan semi komputerisasi dan belum mendapat hasil yang maksimal, dikarenakan tingkat keamanan sistem yang berjalan saat ini masih lemah, maka harus dilakukan pengecekan manual setiap kali akan digunakan.

 

User Requirement

  1. Requirement Elication Tahap I
  2. Elisitasi tahap I disusun berdasarkan hasil wawancara dengan seluruh perangkat manajemen. Berikut dilampirkan Diagram Elisitasi Tahap I

     

  3. Requirement Elication Tahap II
  4. Elisitasi tahap II dibentuk berdasarkan elisitasi tahap I yang kemudian diklasifikasikan melalui metode MDI. Terdapat beberapa requirement yang diberi option Inessential (I) dan harus dieliminasi. Semua requirement diatas diberi option I pada Elisitasi Tahap II sesuai dengan Tabel 3.2 karena sesuai dengan ruang lingkup penelitian yang tedapat pada bab sebelumnya.

     

  5. Requirement Elication Tahap III
  6. Berdasarkan elisitasi tahap II diatas, dibentuklah suatu elisitasi tahap III yang kemudian diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan option HML.

     

  7. Requirement Elication Final
  8. Requirement Elicitation Final merupakan bentuk akhir dari tahap– tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar pengembangan sistem yang akan dibentuk.

    Berikut saya lampirkan Diagram Final Draft Elisitasi.

 

BAB IV

 

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

 

Rancangan Sistem Usulan

Untuk menganalisa sistem yang diusulkan, pada penelitian ini digunakan software Visual Paradigm for UML 6.4. Enterprice Edition untuk menggambarkan Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, Class Diagram.

 

Prosedur Sistem Usulan

A. Kasi ( Kepala Seksi )

  1. Kasi ( Kepala Seksi ) melakukan login sistem.
  2. Sistem menampilkan menu Kasi ( Kepala Seksi ).
  3. Kasi ( Kepala Seksi ) dapat melihat kode klasifikasi dan kode pokok.
  4. Kasi ( Kepala Seksi ) dapat mengecek Roll O’pack yang tersedia.
  5. Kasi ( Kepala Seksi ) melakukan penginputan arsip masuk pada menu input arsip masuk.
  6. Kasi ( Kepala Seksi ) dapat melihat arsip yang masuk pada laporan arsip masuk.

B. Kepala Kantor

  1. Kepala kantor melakukan login sistem.
  2. Sistem akan menampilkan menu kepala kantor.
  3. Kepala kantor dapat melihat kode klasifikasi dan kode pokok.
  4. Kepala kantor dapat mengecek Qty Roll O’pack yang tersedia.
  5. Kepala kantor dapat melihat data arsip yang masuk pada laporan arsip masuk.

 

Rancangan Sistem Yang Diusulkan pada Use Case Diagram Kasi(Kepala Seksi)

Gambar 4.1. Use Case Diagram yang Diusulkan pada Kasi (Kepala Seksi)

 

Keterangan :

a. 1 (satu) system yang merupakan rancangan usulan proses sistem pada Kasi (Kepala Seksi)

b. 1 (satu) actor, yaitu Kasi (Kepala Seksi) yang dapat melakukan kegiatan administrasi arsip masuk.

c. 11 (sebelas) use case yang dilakukan yaitu, Login untuk masuk ke menu Kasi (Kepala Seksi) dan Kasi (Kepala Seksi) dapat memilih menu yang ada seperti input arsip masuk, data arsip masuk, cari arsip, kode klasifikasi, kode pokok, data arsip, qty roll o’pack, laporan arsip masuk serta menu logout.

 

Rancangan Sistem yang Diusulkan pada Use Case Diagram Kepala Kantor

Gambar 4.2. Use Case Diagram yang Diusulkan pada Kepala Kantor

 

Keterangan :

a. 1 (satu) system yang merupakan rancangan usulan proses sistem pada Kepala Kantor

b. 1 (satu) actor, yaitu Kepala Kantor yang dapat melihat laporan arsip serta menu yang dapat diakses oleh pimpinan menyangkut arsip masuk.

c. 9 (sembilan) use case yang dilakukan yaitu, Login untuk masuk ke menu Kepala Kantor dan dapat memilih menu yang ada seperti cari arsip, kode klasifikasi, kode pokok, data arsip, qty roll o’pack, laporan arsip masuk serta menu logout.

 

Activity Diagram Yang Diusulkan

1. Activity Diagram pada Kasi (Kepala Seksi)

Gambar 4.3. Activity Diagram yang Diusulkan pada Kasi (Kepala Seksi)

 

Keterangan :

a. 1 (satu) initial node dimana objek memulai kegiatan.

b. 1 (satu) actor yang dapat melakukan kegiatan yaitu Kasi (Kepala Seksi).

c. 25 (dua puluh lima) action state yang berawal dari login, jika gagal maka akan kembali ke login, jika memang benar akan masuk pada halaman utama, yang berisi input arsip masuk, data arsip masuk, cari arsip, kode klasifikasi, kode pokok, data arsip, qty roll o’pack, laporan arsip masuk dan logout.

d. 1 (satu) final node yang merupakan akhir dari kegiatan Kasi (Kepala Seksi).

 

2. Activity Diagram pada Kepala Kantor

Gambar 4.4. Activity Diagram yang Diusulkan pada Kepala Kantor

Keterangan :

a. 1 (satu) initial node dimana objek memulai kegiatan.

b. 1 (satu) actor yang dapat melakukan kegiatan yaitu Kepala Kantor.

c. 17 (tujuh belas) action state yang berawal dari login, jika gagal maka akan kembali ke login, jika memang benar akan masuk pada halaman utama, yang berisi cari arsip, kode klasifikasi, kode pokok, data arsip, qty roll o’pack, laporan arsip masuk dan logout.

d. 1 (satu) final node yang merupakan akhir dari kegiatan Kepala Kantor.

 

Sequence Diagram Yang Diusulkan

1. Sequence Diagram pada Kasi (Kepala Seksi)

Gambar 4.5. Sequence Diagram yang Diusulkan pada Kasi (Kepala Seksi)

Keterangan :

a. 1 (satu) Actor yang melakukan kegiatan arsip yaitu Kasi (Kepala Seksi).

b. 6 (Enam) Lifeline yaitu login, Halaman Utama, Arsip, Roll O’Pack, Laporan, Logout.

c. 14 Message antara lain melakukan login dengan membuka browser terlebih dahulu, verifikasi, konfirmasi password dan username salah, menuju halaman utama, lihat kode klasifikasi arsip, lihat kode pokok arsip, input arsip masuk, lihat data arsip masuk, cari arsip, lihat data arsip, lihat roll o’pack, lihat laporan arsip masuk, dan logout.

 

2. Sequence Diagram pada Kepala Kantor

Gambar 4.6. Sequence Diagram yang Diusulkan pada Kepala Kantor

Keterangan :

a. 1 (satu) Actor yang melakukan kegiatan yaitu Kepala Kantor.

b. 6 (enam) Lifeline yaitu login, Halaman Utama, Arsip, Roll O’Pack, Laporan, Logout

c. 12 (dua belas) Message antara lain melakukan login dengan membuka browser terlebih dahulu, verifikasi, konfirmasi password dan username salah, menuju halaman utama, lihat kode klasifikasi arsip, lihat kode pokok arsip, cari arsip, lihat data arsip, lihat roll o’pack, lihat laporan arsip masuk, dan logout.

 

Rancangan Sistem Yang Diusulkan Pada State Machine Diagram

1. State Machine Diagram pada Kasi (Kepala Seksi)

Gambar 4.7 State Machine Diagram yang Diusulkan pada Kasi (Kepala Seksi)

Keterangan :

a. 1 Initial Pseudo State, sebagai awal objek.

b. 26 State yang berjalan

c. 31 Transition

d. 1 Final State, objek yang diakhiri

 

2. State Mechine Diagram pada Kepala Kantor

Gambar 4.8 State Machine Diagram yang Diusulkan pada Kepala Kantor

Keterangan :

a. 1 Initial Pseudo State, sebagai awal objek

b. 21 State yang berjalan

c. 26 Transition

d. 1 Final State, objek yang diakhiri.

 

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan Dan Sistem Usulan

Tabel 4.1 Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan Dan Sistem Usulan

 

Rancangan Basis Data

Pada bab ini menjelaskan secara terperinci rancangan-rancangan yang diusulkan pada bagian basis data yang merupakan penjabaran diagram-diagram diatas

 

Class Diagram Sistem Yang Diusulkan

Class Diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstalisasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class menggambarkan keadaan suatu objek, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut.

Gambar 4.9 Class Diagram yang diusulkan

Berdasarkan gambar 4.9. Class Diagram yang diusulkan terdapat :

a. 5 (lima) class, himpunan dari objek-objek yang berbagai atribut serta operasi yang sama diantanya login, kode_klasifikasi, kode_pokok, rollopack, dan arsip_masuk

b. 3 (tiga) multiciply, hubungan antara objek satu dengan objek yang lainnya yang mempunyai nilai.

 

Spesifikasi Basis Data (Database)

Spesifikasi database merupakan desain basis data yang dianggap telah normal. Desain database menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, panjang record, dan struktur. Spesifikasi database yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut :

1. Nama File : Arsip_Masuk

Media : Hard disk

Isi : id_arsip + no_arsip + uraian + id_kodepokok + id_roll + tahun + gambar + asli + copy + keterangan_masuk + kecamatan + desa + foto + tgl_masuk

Primary Key : id_arsip

Panjang Record : 267

Tabel 4.2 Tabel Arsip Masuk

 

2. Nama File : Tabel Login

Media : Hard disk

Isi : id_user

Primary Key : Id¬_user + nama_pegawai + nip + username + password + level

Panjang Record : 89

Tabel 4.3 Tabel Login

 

2. Nama File : Kode_klasifikasi

Media : Hard disk

Isi : id_kodeklasifikasi + kode_klasifikasi + keterangan_klasifikasi

Primary Key : id_kodeklasifikasi

Panjang Record : 64

Tabel 4.4 Tabel Kode Klasifikasi

 

2. Nama File : Kode_pokok

Media : Hard disk

Isi : id_kodepokok + kode_pokok + keterangan_pokok + id_kodeklasifikasi

Primary Key : id_kodepokok

Panjang Record : 50

Tabel 4.5 Tabel Kode Pokok

 

2. Nama File : Rollopack

Media : Hard disk

Isi : id_roll + no_roll + no_lemari + no_lajur + no_box + id_kodeklasifikasi + qty

Primary Key : id_roll

Panjang Record : 41

Tabel 4.6 rollopack

 

Rancangan Tampilan sistem yang diusulkan

Tampilan Menu Login Kasi ( Kepala Seksi ) dan Kepala Kantor

Gambar 4.10 Tampilan Login Kasi (Kepala Seksi) dan Kepala Kantor

Keterangan :

Tampilan diatas akan muncul jika user telah masuk ke web browser dan ingin melakukan login sistem. Tampilan diatas digunakan oleh Kasi ( Kepala Seksi ) serta Kepala Kantor.

 

Tampilan Menu User name atau Password salah

Gambar 4.11 Tampilan Username atau Password Salah

Keterangan :

Jika Kasi (Kepala Seksi) ataupun Kepala Kantor salah username atau password maka akan menampilkan tampilan seperti diatas. Maka user harus melakukan verifikasi username dan password agar bisa masuk kedalam sistem.

 

Tampilan Prototype Menu Home pada Kasi (Kepala Seksi)

Gambar 4.12 Tampilan Menu Home pada Kasi (Kepala Seksi)

Keterangan:

  1. Input arsip masuk dilakukan untuk arsip yang datang ke kantor arsip
  2. Data arsip masuk menampilkan data – data arsip yang sudah input
  3. Bukti pembayaran dikeluarkan apabila Customer membayar iuran
  4. Edit arsip masuk dilakukan jika ada kesalahan dalam penginputan data arsip masuk
  5. Cari Arsip dilakukan untuk mencari data arsip
  6. Kode klasifikasi dilakukan untuk menampilkan data kode klasifikasi
  7. Kode pokok dilakukan untuk menampilkan data kode pokok
  8. Qty Roll O Pack dilakukan untuk Menampilkan qty yang ada di roll o pack
  9. Laporan arsip masuk dilakukan untuk manampilkan laporan arsip masuk yang sudah di input

 

Tampilah Menu Home pada Kepala Kantor

Gambar 4.13 Tampilan Menu Home pada Kepala Kantor

 

Keterangan :

  1. Input arsip masuk dilakukan untuk arsip yang datang ke kantor arsip
  2. Data arsip masuk menampilkan data – data arsip yang sudah input
  3. Cari Arsip dilakukan untuk mencari data arsip
  4. Kode klasifikasi dilakukan untuk menampilkan data kode klasifikasi
  5. Kode pokok dilakukan untuk menampilkan data kode pokok
  6. Qty Roll O Pack dilakukan untuk Menampilkan qty yang ada di roll o pack
  7. Laporan arsip masuk dilakukan untuk manampilkan laporan arsip masuk yang sudah di input

Tampilan Menu Kode Klasifikasi

Gambar 4.14 Tampilan Menu Kode Klasifikasi

 

Keterangan :

Tampilan diatas akan muncul jika Kasi memilih menu kode klasifikasi , dan akan menampilkann data – data kode klasifikasi

 

Tampilan Menu Kode Pokok

Gambar 4.15 Tampilan Menu Kode Pokok

 

Keterangan :

Tampilan diatas akan muncul jika Kasi memilih menu kode pokok, dan akan menampilkann data – data kode pokok

 

Tampilan Menu Input Arsip Masuk

Gambar 4.16 Tampilan Menu Input Arsip Masuk

 

Keterangan :

Tampilan diatas akan muncul jika Kasi memilih menu input arsip masuk, menu tersebut digunakan untuk penambahan data arsip baru serta sfesifikasi keseluruhan data arsip,kemudian data yang telah diinput akan secara otomatis masuk ke menu data arsip

 

Tampilan Menu Data Arsip Masuk

Gambar 4.17 Tampilan Menu Data Arsip Masuk

 

Keterangan :

Tampilan diatas akan muncul jika admin memilih data arsip masuk, yang dihasilkan dari input arsip masuk, sehingga menghasilkan data arsip masuk secara lengkap.

 

Tampilan Menu Edit Data Arsip Masuk

Gambar 4.18 Tampilan Menu Edit Data Arsip Masuk

Keterangan :

Tampilan diatas akan muncul jika Kasi memilih menu edit arsip masuk yang dapat menambah, menghapus, dan mengedit data arsip masuk tersebut.

 

Tampilan Menu Cari Arsip

Gambar 4.19 Tampilan Menu Cari Arsip

 

Keterangan :

Tampilan menu diatas akan muncul jika Kasi mau mencari data arsip berdasarkan nomor arsip, berdasarkan wilayah, berdasarkan uraian, dan berdasarkan tahun arsip.

 

Tampilan Menu Qty Roll O’Pack

Gambar 4.20 Tampilan Menu Qty Roll O’Pack

 

Rancangan Kontrol Sistem yang Diusulkan

1. Kontrol input

Rancangan kontrol input terdapat pada menu input Kepala Kasi atau user, yaitu nama dan username harus dalam bentuk huruf dan password berupa huruf ataupun angka. Selain itu setiap input tidak boleh ada yang kosong, apabila ada data yang kosong maka akan muncul pesan “silahkan lengkapi data”.

2. Kontrol Proses

Rancangan kontrol proses antara lain terdapat pada menu login, yaitu apabila username dan password salah maka akan muncul pesan “username atau password anda salah”.

3. Kontrol Output

Rancangan kontrol output antara lain terdapat pada form laporan arsip masuk, sehingga user dapat mengetahui jumlah serta jenis arsip apa saja yang telah diterima dikantor arsip.

 

Rancangan Tenaga Kerja Sistem Yang Diusulkan

Setelah melakukan perancangan terhadap sistem yang baru, maka perlu tenaga kerja yang kompeten dalam pengolahan dan penggunaan sistem baru agar dapat memungkinkan berkembangnya kontrol yang baik dari segi penerimaan arsip, penyusunan, serta menghasilkan laporan yang baik. Pengoprasian program atau aplikasi ini dapat dilakukan oleh Kasi (Kepala Seksi) Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang.

Spesifikasi Perangkat Keras Dan Perangkat Lunak

Adapun perangkat keras (hardware) yang digunakan dalam pembuatan program aplikasi juga perangkat lunak (software) yang digunakan sebagai penunjang dari peralatan komputer yang akan digunakan sebagai penghubung dalam instruksi yang diinginkan agar komputer diusulkan dalam rancangan sistem ini adalah :

Gambar 4.21 Spesifikasi Perangkat Keras Dan Perangkat Lunak

 

Black Box Testing

Table 4.6 Black Box Testing

 

Black Box Testing

Tampilan Login Kasi, Kepala Kantor

Gambar 4.22. Tampilan Login

 

Keterangan:

Tampilan diatas adalah tampilan login user yang akan muncul apabila user telah masuk kedalam browser. Dari masing-masing user tersebut harus mengisi username beserta password untuk masuk kedalam sistem, tampilan login diatas dapat diakses oleh bagian Kasi, Kepala Kantor.

TampilanUser name atau Password salah

 

Gambar 4.23. Tampilan User Name atau Passwod salah

Keterangan:

Jika Kasi, Kepala Kantor salah memasukan username atau password maka akan menampilkan tampilan seperti diatas, dan user diharuskan melakukan verifikasi username dan password agar bisa masuk kedalam sistem.

 

Tampilan Home Kasi

 

Gambar 4.24. Tampilan Home Pada Kasi (Kepala Seksi)

Tampilan diatas merupakan tampilan home pada Kasi, logo perusahaan serta nama perusahaan yang berada tepat di kiri atas halaman utama.

 

Tampilan Input Arsip Masuk

 

Gambar 4.25. Tampilan Input arsip masuk

Keterangan :

Tampilan diatas merupakan tampilan yang berada pada Kasi, menu ini dapat digunakan oleh Kasi apabila Kasi melakukan proses input arsip masuk.

 

Tampilan Menu Data Arsip Masuk

 

Gambar 4.26. Tampilan data arsip masuk

Keterangan :

Tampilan diatas merupakan tampilan yang terdapat pada menu kasi, yaitu data arsip masuk yang dihasilkan dari input arsip masuk.

 

Tampilan Menu pencarian arsip

 

Gambar 4.27. Tampilan Menu pencarian arsip

Keterangan :

Tampilan diatas merupakan tampilan pencarian data arsip berdasarkan nomor arsip, wilayah, uraian, dan berdasarkan tahun arsip

 

Rancangan Biaya yang diusulkan

Biaya penelitian penulis rinci sesuai kebutuhan penelitian antara lain :

 

Tabel 4.7 Rancangan Biaya

 

Rancangan Waktu

1. Pembuatan Proposal

Pada tahap ini dilakukan pembutan latar belakang masalah, tujuan, manfaat dan juga perumusan masalah secara garis besar sebagai acuan awal penelitian, dilakukan alam rentang waktu satu minggu.

2. Pembuatan Data dan Studi Pustaka

Proses pengumpulan data digunakan sebagai bahan perancangan sistem, sehingga data-data dapat dirangkum sesuai dengan kebutuhan dan dapat dianalisa yang kemudian dibuat program sistemnya, pada pelaksanaannya membutuhkan waktu satu minggu untuk melakukan pengumpulan data.

3. Seminar Proposal

Proses presentasi proposal yang telah dibuat berdasarkan data-data yang telah diperoleh, dilakukan selama satu minggu.

4. Analisis Data

Melakukan pengkajian terhadap data – data yang telah diperoleh, dilakukan selama dua minggu.

5. Desain Sistem

Perancangan sistem merupakan penerapan dari suatu hasil analisa yang telah dilakukan oleh seorang analis terhadap data yang dianalisanya, sehingga menghasilkan suatu rancangan sistem program yang mudah dipahami oleh seorang pembuat program. Perancangan sistem berlangsung selama dua minggu.

6. Pembuatan Program

Pembuatan program adalah kegiatan menulis kode program yang akan dieksekusi oleh user. Pembuatan program berlangsung selama Sembilan minggu.

7. Testing Program

Pengujian program dilakukan untuk mengetahui kesalahan-kesalahan yang ada, dan untuk memastikan kebenaran dalam penulisan kode program ke dalam komputer. Pengujian program berlangsung selama dua minggu pada perusahaan yang bersangkutan.

8. Pelatihan User

Pelatihan terhadap user, admin maupun tenaga kerja yang terkait dengan program yang telah dibuat selama satu minggu.

9. Implementasi Program

Setelah kelayakan program telah diketahui, maka langkah selanjutnya dilakukan implementasi program pada perusahaan terkait. Implementasi program berlangsung selama dua minggu.

10. Dokumentasi

Proses perekaman terhadap kegiatan yang dilakukan, berlangsung sejak awal selama enam minggu berawal pada dimulainya kegiatan yaitu pembuatan proposal hingga program diimplementasai pada pihak stakeholder.

 

Time Schedule

 

Tabel 4.8. Jadwal Kegiatan

 

BAB V

 

PENUTUP

 

Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan observasi yang telah dilakukan pada sistem pengarsipan dokumen pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang, maka peneliti dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :

  1. Sistem pengarsipan dokumen yang berjalan pada Kantor Arsip Kabupaten Tangerang dilakukan dengan semi komputerisasi menggunakan aplikasi Microsoft Excel dimulai dari penyimpanan data hingga menghasilkan sebuah laporan. Meskipun berjalan baik, namun hal ini menyebabkan laporan terkendala waktu dikarenakan dengan sistem yang ada saat ini belum terintegrasi antar bagian atau divisi yang saling berkaitan dan membutuhkan laporan yang cepat dan akurat. Sehingga untuk saat ini sistem yang berjalan masih belum memenuhi kebutuhan user.
  2. Sistem yang berjalan saat ini dirasa masih kurang efektif dan efisien, dikarenakan masih memerlukan banyak proses dalam pembuatan laporan. Serta laporan yang diperlukan masih menggunakan sistem manual dengan cara email.
  3. Dengan merancang sebuah apikasi sistem pengarsipan dokumen yang terkomputerisasi, sehingga dapat mempermudah user dalam penyajian laporan yang dibutuhkan, sehingga proses pengambilan keputusan tidak memakan waktu yang lama.

 

Saran

Saran yang di berikan oleh penulis untuk permasalahan yang di atas adalah sebagai berikut:

  1. Untuk memaksimalkan aplikasi sistem yang telah dirancang diperlukan adanya pelatihan kepada pegawai yang terkait atau user yang akan menggunakan program tersebut agar lebih dimengerti dan familiar.
  2. Aplikasi yang dirancangpun masih dalam tahap Local Area Network (LAN), sehingga hak akses masih terbatas pada kegiatan-kegiatan yang menyangkut administrator maupun stakeholder terkait. Kedepan dapat dikembangkan lagi yang dapat terkoneksi langsung dengan pusat.
  3. Perlu meningkatkan ketelitian dari user agar dapat meminimalisasi human error agar informasi yang dihasilkan akurat, relevan dan tepat waktu.

 

Kesan

  1. Sangat luar biasa dalam penyusunan skripsi ini, banyak kesan, pengalaman, ilmu, dan cara bersosialisasi semua saya dapat selama penyusunan skripsi di STMIK Raharja ini.
  2. Terimakasih kepada dosen pembimbing 1 saya bapak Junaidi, M. Kom selama pembuatan skripsi saya ini, bapak selalu dapat menyempatkan waktu dan selalu siap membimbing dan memotivasi saya lebih baik lagi.
  3. Terimakasih kepada dosen pembimbing 2 saya pak Dedy Iskandar, S. Kom selama pembuatan skripsi saya ini, bapak memberi masukan dan arahan selama saya menyusun skripsi.
  4. Terimakasih kepada pihak Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang atas kerja sama yang diberikan kepada saya, semoga skripsi saya ini dapat berguna di Kantor Arsip Daerah Kabupaten Tangerang.

 

Daftar Pustaka

  1. 1,0 1,1 1,2 1,3 1,4 1,5 1,6 Yakub.2012. Pengantar Sistem Informasi”, Graha Ilmu.Yogyakarta.
  2. 2,0 2,1 2,2 Goal.2008.Perancangan Sistem Informasi Lanjutan dengan Pendekatan Bisnis Pakar. Jakarta: Kepustakaan Populer Gramedia.
  3. 3,0 3,1 3,2 Jogiyanto, 2009. “Definisi Database”. Bandung.
  4. 4,0 4,1 4,2 Raharja, Untung.Ir,dkk,“Jurnal CCIT”, Perguruan Tinggi Raharja, Tangerang. 2012
  5. 5,0 5,1 5,2 Mulyanto Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep Dan Aplikasi. Yogyakarta : Pustaka Pelajar.
  6. Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2008. Sistem Teknologi Informasi. Andi. Yogyakarta.
  7. Nugroho, Andi. 2010. Analisis Perancangan Sistem Informasi Dengan Metodologi Berorientasi Object. Bandung : Informatika.
  8. 8,0 8,1 Wahana Komputer. 2010. Shourtcourse SQL Server 2008 Express. Yogyakarta : Andi.
  9. Raharja, Untung.Ir,dkk,“Jurnal CCIT”, Perguruan Tinggi Raharja, Tangerang. 2012
  10. Henderi, Maimunah, Randy Andrian. 2011. Desain Aplikasi E-Learning Sebagai Media Pembelajaran Artificial Informatics. Journal CCIT, 4 (3), 231-241.
  11. Petter John, 2009. “Kriteria Database”. Jawa Tengah
  12. 12,0 12,1 Rangkuti,Freddy. 2011. SWOT Balanced Scorecard: Teknik Menyusun Strategi Korporat yang Efektif plus Cara Mengelola Kinerja dan Risiko. Jakarta: PT Gramedia PustakaUtama
  13. Risza,Suyatno. 2010. Masa Depan Perkebunan Kelapa Sawit Indonesia : ManajemenPerkebunan, Manajemen Proyek Perkebunan, Teknologi Irigasi Perkebunan.Yogyakarta: Kanisius
  14. Hendro.2011.”dasar kewirausahaan.Jakarta:Erlangga
  15. Dewi,Meta Amalia dan Henderi. 2011. Perencanaan Strategik SI/TI Pemerintah KotaTangerang Dalam Mewujudkan E-Goverment. Tangerang: Jurnal CCIT. Vol.5,No.1-September 2011
  16. Turban, 2011. Strategic Planning for Information Systems, Jakarta
  17. E. Porterya, Michael. 2011. “Value Chain”. Bandung: Informatika.
  18. Budiman, Agustiar. 2012. "Pengujian Perangkat Lunak dengan Metode Black Box Pada Proses Pra Registrasi User Via Website”, Makalah, halaman: 4.
  19. 19,0 19,1 19,2 19,3 Nugroho, Adi. 2010. Analisis Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Object. Bandung: Informatika
  20. Padeli, Henderi, Suyatno. 2008. Membangun (E-Procurement) Pengadaan Barang dan Jasa Dengan Prinsip Good Corporate Governance dengan Visual UML. Journal CCIT Vol-2 No.1 – September 2008
  21. Mambrasar, Yusuf N & Erik Iman. 2008. Membuat Web Server Dengan Winsock. Andi: Yogyakarta
  22. Setyaji, Jarot. 2010. Buku Pintar Menguasai Komputer dan laptop. Jakarta: Mediakita
  23. 23,0 23,1 Hidayat, Rahmat. 2010. Cara Praktis Membangun Website Gratis. Jakarta: Elex Media Komputindo
  24. Anhar, 2010. Panduan Menguasai PHP dan MySQL Secara Otodidak. Jakarta: Mediakita
  25. 25,0 25,1 25,2 Anhar, 2010. Panduan Menguasai PHP dan MySQL Secara Otodidak. Jakarta: Mediakita
  26. Oktavian, Diar Puji. 2010. Menjadi Programmer jempolan menggunakan PHP. Yogyakarta: Mediakom
  27. Hidayat, Rahmat. 2010. Cara Praktis Membangun Website Gratis. Jakarta: Elex Media Komputindo
  28. Haydir, Moh.Doni. 2012. Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Kontraktor Air Bersih Pada PT. Metito Indonesia Berbasis Web. Laporan Skripsi : Raharja
  29. Amalia, Lili. 2014. Aplikasi Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web pada Puskesmas Jurumudi Baru. Laporan Skripsi : Raharja
  30. Andriyanto, Jerry Kusuma. 2009. Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Merchant pada PT. Bank CIMB Niaga, Tbk. Laporan Skripsi : Raharja

 




DAFTAR LAMPIRAN

 


Kartu Bimbingan Skripsi Perguruan Tinggi Raharja [1][2][3][4]

Formulir Seminar Proposal Skripsi [5][6]

Formulir Pertemuan Stakeholder Skripsi [7][8]

Formulir Final Persentasi Skripsi [9][10]

Surat Keterangan Observasi / Penelitihan Skripsi [11]

Formulir Permohonan Penggantian Judul [12]

Formulir Validasi Skripsi & Kwitansi [13][14][15][16][17]

Surat Keterangan Implementasi dari Stakeholder [18]

Surat Keterangan Observasi Penelitian [19]

Surat Keterangan Hibah [20]

Foto Copy Sartifikat Prospek [21]

Foto Copy Sartifikat TOEFL REC [22][23]

Foto Copy Sartifikat Internasional [24][25]

Foto Copy Sartifikat Seminar IT [26][27][28][29][30][31][32]

Form Wawancara [33][34][35]

Foto Copy KSTF [36]

Elisitasi Tahap I, II, III & Final [37][38][39][40][41][42][43][44][45]

Slide Presentasi Skripsi []

Katalog Produk&Daftar Riwayat Hidup [G A M B A R]

 

Contributors

Admin, Muhamad Hatta