KP1114468705

Dari widuri
Lompat ke: navigasi, cari

ANALISA SISTEM INFORMASI

PENGGAJIAN PEGAWAI

PADA SMK SAKTI SCHOOL

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK


Logo stmik raharja.jpg


OLEH:

1114468705 ELIZA NUR AMALIAH


SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

TANGERANG

(2014/2015)

LEMBAR PERSETUJUAN


ANALISA SISTEM INFORMASI

PENGGAJIAN PEGAWAI

PADA SMK SAKTI SCHOOL


Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Skripsi pada Jurusan Sistem Informasi Konsentrasi Komputer Akuntansi

STMIK Raharja Tahun Akademik 2014/2015.


Tangerang, 15 Desember 2014


Dosen Pembimbing


( Abdul Hayat,M.T.I )

NID. 07133


SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA


LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Saya yang bertandatangan di bawah ini,

NIM
: 1114468705
Nama
Jenjang Studi
: Strata Satu
Jurusan
: Sistem Informasi
Konsentrasi
: Komputer Akuntansi

Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, 15 Desember 2014
Eliza Nur Amaliah
NIM. 1114468705

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

SMK Sakti School merupakan sebuah lembaga pendidikan yang bernaung dalam Yayasan Pelita Sakti Indonesia. Sistem informasi penggajian pegawai yang berjalan saat ini prosesnya masih manual dan hanya terkomputerisasi dengan Microsoft Excel, mulai dari proses absensi yang masih berupa kertas, perhitungan rekap absensi dan perhitungan gaji dilakukan secara manual sehingga membutuhkan ketelitian yang tinggi dan waktu yang lama. Hal-hal yang menyangkut proses penggajian dan laporan-laporan yang dihasilkan hanya disimpan dalam dokumen yang kemungkinan datanya hilang. Maka penulis berusaha untuk menganalisa permasalahan yang ada pada sistem penggajian tersebut dan mencari solusi dari permasalahan yang ada. Metode penelitian yang penulis lakukan adalah metode analisis, kepustakaan, dan UML untuk mendeskripsikan model sistem yang sedang berjalan. Dengan dihasilkannya sebuah analisa sistem penggajian ini dapat dijadikan dasar perbaikan sistem yang dapat memaksimalkan pekerjaan. Disarankan bahwa perlu diterapkannya sistem yang dapat membantu mempersingkat waktu pengolahan data penggajian, mengatasi masalah human error absensi, gaji dan menghasilkan laporan-laporan yang cepat dan akurat.

Kata Kunci: Analisa, Sistem Informasi, Penggajian Pegawai

ABSTRACT

SMK Sakti School is an educational institution that is ruled by the Yayasan Sakti Indonesia. Employee payroll information system currently running process is still manual and computerized only with Microsoft Excel, ranging from the attendance is still a paper, the calculation recap attendance and payroll calculation is done manually and thus require high precision and a long time. Matters relating to payroll processing and reports generated only stored in the document that the possibility of missing data. The authors attempted to analyze the existing problems in the payroll system and find solutions to problems that exist. Methods of research by the author is the method of analysis, literature, and UML to describe the model of the system is running. With the analysis produces a payroll system can be used as the basis of system improvements that can maximize the work. It is suggested that the necessary implementation of the system that can help shorten the processing time payroll data, to overcome the problem of human error attendance, payroll and generate reports quickly and accuratly.

Keywords : Analysis, Information System, Employee Payroll

KATA PENGANTAR

Dengan Mengucapkan puji dan syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT atas ridho dan rahmat-Nya penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Laporan KKP (Kuliah Kerja Praktek) ini dengan baik, yang berjudul “Analisa Sistem Informasi Penggajian Pegawai pada SMK Sakti School”.

Tujuan dari penulisan laporan ini adalah untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh pihak akademik kepada mahasiswa dalam rangka penerapan ilmu, pengetahuan selama kuliah dan digunakan guna melengkapi sebagian syarat akademik dalam melaksanakan Skripsi pada STMIK Raharja Jurusan Sistem Informasi.

Dalam penyusunan Laporan KKP (Kuliah Kerja Praktek) , penulis banyak menerima bantuan dan dorongan baik secara moril maupun materil dari semua pihak. Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan tersebut, laporan ini tidak akan dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Maka pada kesempatan ini penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

  1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
  2. Bapak Drs. PO. Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
  3. Ibu Maimunah, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
  4. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
  5. Bapak Abdul Hayat, M. T. I selaku dosen pembimbing yang membantu dalam penyusunan laporan Kuliah Kerja Praktek.
  6. Bapak Firmansyah, S.Pd selaku pembimbing lapangan.
  7. Kepada ayah dan ibu tercinta yang selalu mendukung dan terus menerus memberikan doa, semangat serta motivasi bagi penulis.
  8. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu penyusunan laporan ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan KKP ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Laporan KKP ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.

Tangerang, 15 Desember 2014
Eliza Nur Amaliah
NIM. 1114468705

Daftar isi

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Elisitasi Tahap I

Tabel 3.2. Elisitasi Tahap II

Tabel 3.3. Elisitasi Tahap III

Tabel 3.4. Final Draft Elisitasi

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1. Struktur Organisasi SMK Sakti School

Gambar 3.2. Analisa Sistem Penggajian Pegawai Usecase Diagram

Gambar 3.3. Analisa Sistem Penggajian Pegawai Aktivity Diagram

Gambar 3.4. Analisa Sistem Penggajian Pegawai Sequence Diagram


DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

Daftar Simbol Use Case Diagram.png

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

Daftar Simbol Activity Diagram.png

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

Daftar Simbol Sequence Diagram.png

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pada era globalisasi saat ini, perkembangan sistem teknologi sangat pesat antara lain dengan adanya teknologi berbasis komputer. Pada awalnya komputer dibuat sebagai alat bantu hitung, seiring berkembangnya zaman komputer berkembang dari hanya sekedar alat bantu hitung menjadi suatu kebutuhan yang harus dipenuhi.

Dengan adanya perkembangan teknologi yang telah dicapai saat ini, maka dapat diketahui sumber utamanya yaitu sumber teknologi yang cepat dan akurat. Komputer merupakan salah satu teknologi yang saat ini banyak digunakan untuk membantu permasalahan yang sering dihadapi oleh suatu organisasi atau perusahaan. Cara kerja komputer yang praktis dan cepat dapat menghasilkan informasi yang akurat karena tingkat ketelitiannya yang tinggi membuat komputer memegang peranan penting bagi manusia.

SMK Sakti School merupakan sebuah lembaga pendidikan yang bernaung dalam Yayasan Pelita Sakti Indonesia. SMK Sakti School yang beralamat di Jalan As-Sholihin Candulan No.14 Cipondoh Tangerang. Saat ini SMK Sakti School menyelenggarakan pendidikan dengan program keahlian (jurusan): Multimedia, Teknik Komoputer dan Jaringan, Administrasi Perkantoran dan Akuntansi.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan, sistem informasi penggajian yang berjalan saat ini telah sesuai prosedur yang berlaku namun prosesnya masih dilakukan secara manual. Diawali dengan pencatatan absensi mengajar yang dicatat pada daftar absensi yang masih dalam berbentuk kertas, yang kemungkinan dokumennya dapat hilang atau rusak sebelum dibuat rekap absensi. Selanjutnya mulai membuat rekap absensi yang dihitung secara manual dari daftar absensi dan kemudian memindahkannya ke Microsoft Excel. Perhitungan gaji dimulai setelah pembuatan rekap absensi selesai, yang masih dihitung secara manual kemudian memidahkannya ke Microsoft Excel untuk dibuatkan laporan penggajian.

Kemudian rekap absensi dan laporan penggajian dicetak dan diserahkan ke ketua yayasan untuk diperiksa dan mendapat persetujuan. Proses penggajian tersebut dirasakan membutuhkan ketelitian dan waktu yang lama dalam pelaksanaanya sehingga pembayaran gaji pun menjadi lama.

Oleh karena itu lembaga pendidikan juga sangat membutuhkan sistem penggajihan yang tersusun rapi dan teratur agar menghasilkan informasi yang lebih cepat dan akurat dalam menetapkan gaji pegawai. Selain itu, sistem penggajian yang baik juga dapat menghindari keterlambatan dan kesalahan dalam perhitungan gaji serta mempermudah pembuatan laporan penggajian.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dan membuat laporan KKP yang berjudul “Analisa Sistem Informasi Penggajian Pegawai pada SMK Sakti School”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian dalam latar belakang diatas maka penulis menganalisa mengenai proses perhitungan penggajian pegawai pada SMK Sakti School, maka perumusan masalahnya adalah:

  1. Bagaimana sistem informasi penggajian pegawai di SMK Sakti School?

  2. Apakah sistem informasi penggajian pegawai di SMK Sakti School sudah berjalan dengan baik?

  3. Kendala apa saja yang terjadi dan bagaimana cara menyelesaikannya?

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Dalam penelitian haruslah memiliki tujuan, agar penelitian ini sesuai dengan keinginan. Penulis mengelompokkan beberapa tujuan penelitian, yaitu sebagai berikut:

1. Tujuan operasional

Untuk mengetahui bagaimana sistem yang sedang berjalan dan masalah apa saja yang ada dalam proses penggajian pegawai pada SMK Sakti School.

2. Tujuan fungsional

Agar hasil penelitian ini dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh pegawai di SMK Sakti School sebagai referensi dasar untuk mengambil solusi dari permasalahan yang ada dengan cepat dan akurat.

3. Tujuan individual

a. Untuk melengkapi persyaratan pencapaian jenjang Strata Satu dalam bidang ilmu komputer pada jurusan Sistem Informasi di STMIK Raharja.

b. Untuk menambah pengalaman dan memberikan gambaran mengenai dunia kerja yang sesungguhnya kepada penulis.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Manfaat Operational

Hasil laporan ini diharapkan dapat menjadi saran atau masukan yang dapat dipergunakan oleh SMK Sakti School sebagai pertimbangan atas langkah-langkah sistem yang sedang dijalankan oleh SMK Sakti School dalam mengelola penggajian pegawai.

2. Manfaat Fungsional

Dengan dihasilkannya sebuah rancangan sistem penggajian pegawai ini dapat dijadikan dasar perbaikan sistem yang sedang berjalan pada saat ini dan dapat membantu memudahkan pekerjaan di SMK Sakti School untuk pembuatan laporan penggajihan pegawai secara cepat perhitungannya dan efisien dalam penggunaa waktu penyelesainnya.

2. Manfaat Individual

Sebagai referensi untuk penelitian Skripsi dan dapat mengembangkan sistem menjadi lebih baik lagi dan lebih bermafaat.

Ruang Lingkup Penelitian

Agar dalam penulisan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini tidak terlalu luas pembahasannya, maka penulis membuat ruang lingkup penelitian yaitu mengenai sistem penggajian pegawai mulai dari proses absensi pegawai, rekap absensi, perhitungan gaji pegawai, laporan penggajian pegawai sampai dengan pembuatan slip gaji.

Metode Penelitian

Adapun metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah sebagai berikut:

1. Metode Observasi (Observation Research)

Yaitu pengumpulan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung di lapangan kerja yang bertempat di SMK Sakti School yang beralamat di Jl. As-Sholihin Candulan No.14 Cipondoh Tangerang, observasi dilakukan guna melihat langsung proses kerja yang sedang berjalan.

2. Metode Wawancara (Interview Research)

Penulis melakukan sesi tanya jawab terhadap narasumber yaitu kepada Kepala Yayasan sebagai narasumber tentang berdirinya sekolah dan Staff Tata Usaha sebagai narasumber pengambilan data-data yang dibutuhkan dalam melakukan penelitian terhadap sistem dan mengetahui alur kerja yang terjadi dalam sekolah tersebut, khususnya dalam sistem penggajian pegawai di SMK Sakti School.

3.Metode Studi Pustaka (Library Research)

Mencari referensi yang dapat dijadikan panduan dalam penyusunan laporan KKP (Kuliah Kerja Praktek), yang bersumber dari berbagai buku analisa guna mendapatkan gambaran secara teoritis yang berkaitan dengan penulisan laporan KKP (Kuliah Kerja Praktek) ini.

Sumber Data

Dalam penyusunan laporan ini, penulis menggunakan jenis dan sumber data sebagai berikut:

1. Sumber Data Primer

Adalah sumber yang diproleh secara langsung dari SMK Sakti School baik melalu observasi maupun wawancara.

2. Sumber Data Sekunder

Adalah data yang dikumpulkan oleh penulis dengan mempelajari buku-buku mengenai analisa dan sumber-sumber data lainnya yang berkaitan dengan objek-objek penelitian yang dipilih.

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan teori yang berupa pengertian dan definisi yang diambil dari kutipan buku yang berkaitan dengan penyusunan laporan skripsi serta beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.

BAB III PEMBAHASAN

Bab ini berisikan gambaran dan sejarah singkat Perguruan Tinggi Raharja, struktur organisasi, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, analisa proses, UML (Unified Modelling Language) sistem yang berjalan, serta alternatif pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan analisa dan optimalisasi sistem berdasarkan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Untuk mendukung pembuatan laporan ini, maka perlu dikemukakan hal-hal atau teori-teori yang berkaitan dengan permasalahan dan ruang lingkup pembahasan sebagai landasan dalam pembuatan laporan ini.

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Berikut ini beberapa pengertian tentang sistem menurut beberapa ahli yang dijabarkan dibawah ini.

Menurut Tata Sutabri (2012:6)[1], bahwa “Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

Menurut Yakub (2012:1)[2], bahwa “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu”.

Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berinteraksi, berhubungandan bekerja sama untuk mencapai satu tujuan.

Karakteristik Sistem

1. Komponen sistem (components). Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat-sifat sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu sehingga mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat dapat mempunyai sistem yang lebih besaryang disebut supra sistem.

2. Batasan sistem (boundary). Ruang lingkup merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sustem lain atau sistem dengan lingkungannya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu-kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.

3. Lingkungan luar sistem (environment).Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem. Lingkungan kuar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat pula merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi bagi sistem tersebut, yang dengan demikian lingkungan luar tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (interface). Media yang menghubungkan sistem dengan subsustem lain yang disebut dengan penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu sub sistem ke subsistem lainnya. Keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem yang lain dengan melewati penghubung. Dengan demikian terjadi suatu integrasi yang membentuk satu-kesatuan.

5. Masukan Sistem (input). Energi yang dimasukan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Sebagai contoh di dalam suatu unit computer, “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer. Sementara “data” adalah signal input yang akan diolah menjadi informasi.

6. Keluaran sistem (output). Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Sperti contoh sistem informasi, keluaran yang dihasilkan adalah informasi, di mana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang merupakan input bagi subsistem lainnya.

7. Pengolah Sistem (processing). Suatu sistem dapat mempunyai proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkanoleh pihak manajemen.

8. Sasaran (objectives). Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, makan operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Klasifikasi Sistem

Menurut Yakub (2012:4)[2]bahwa Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang. Klasifikasi sistem tersebut diantaranya:

1. Sistem tak tentu (probabilistic system), adalah suatu sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat di prediksi karena mengandung unsur probabilitas. Sistem arisan merupakan contoh probabilistic system karena sistem arisan tidak dapat di prediksi dengan pasti.

2. Sistem abstrak (abstract system), adalah sistem yang berupa pemikiran ato ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem teologia yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dengan Tuhan merupakan contoh abstrac system.

3. Sistem fisik (physichal system), adalah sistem yang ada secara fisik. Sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi, sistem sekolah, dan sistem transportasi merupakan contoh phisical system.

4. Sistem tertentu (deterministic system), adalah sistem yang beroprasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, interaksi antar bagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Sistem komputer sudah diperogramkan, merupakan contoh deterministic system.

5. Sistem tertutup (closed system), sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sistem ini tidak berintraksi dan tidak dipengaruhi dengan lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung yang terisolasi.

Sistem terbuka (open system), adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungandan dipengaruhi oleh lingkungan. Sistem perdagangan merupakan contoh open system, karena dapat dipengaruhi oleh lingkungan.

Konsep Dasar Data dan Informasi

Definisi Data

Menurut Sutarman (2012:3) [3], “Data adalah fakta dari sesuatu pernyataan yang berasal dari kenyataan, di mana pernyataan tersebut merupakan hasil pengukuran atau pengamatan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan darinya”.

Menurut Situmorang (2010:1)[4], “Data adalah things known or assumed, yang berarti bahwa data sesuatu yang diketahui atau dianggap”.

Dari pendapat yang dikemukakan di atas dapat disimpulkan bahwa data adalah fakta dari sesuatu, kejadian, aktifitas dan transaksi yang dicatat, diklasifikasikan dan disimpan berupa angka, tulisan, gambar, suara ataupun tokoh namun belum diolah dalam bentuk yang dapat dimengerti.

Bentuk Data

Menurut Yakub (2012:5)[2], data dapat dibentuk menjadi 5, antara lainsebagai berikut:

1. Teks

Teks adalah sederatan huruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara individual misalnya, artikel, koran, majalah, dan lain-lain.

2. Data yang terformat

Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.

3. Citra (Image)

Citra atau Image adalah data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa grafik, foto, hasil rontsen, dan tanda tangan.

4. Audio

Audio adalah data dalam bentuk suara misalnya, instrument musik, suara orang, suara binatang, detak jantung, dan lain-lain.

5. Video

Video adalah data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dalam bentuk film.

Sumber Data

Menurut Yakub (2012:6)[2], Sumber data dapat diperoleh dari berbagai sumber untuk memperolehnya. Sumber data diklasifikasikan sebagai sumber data internal, sumber data personal, dan sumber data eksternal.

1. Data Internal

Data internal sumbernya adalah orang, produk, layanan, dan proses.Data internal umumnya disimpan dalam basis data perusahaan dan biasanya dapat diakses.

2. Data Personal

Sumber data personal bukan hanya berupa fakta, tetapi dapat juga mencakup konsep, pemikiran dan opini.

3. Data Eksternal

Sumber data ekternal dimulai dari basis data komersial hingga sensor dan satelit.Data ini tersedia di compact disk, flashdisk atau media lainnya dalam bentuk film, suara gambar, atlas, dan televisi.

Hirarki Data

Menurut Yakub (2012:6)[2], Hirarki data dapat diorganisasikan menjadi beberapa level, antara lain sebagai berikut:

1. Elemen Data

Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Istilah lain dari elemen data dalam basis data telasional adalah field, kolom, item, dan atribut.

2. Record

Record adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah lain dari rekaman dalam basis data relasional adalah baris atau tupel.

3. File

File adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang atribut sama, namun berbeda isinya. Istilah lain dari file dalam basis data relasional adalah berkas, tabel, dan relasi.

Definisi Informasi

Menurut Sutarman (2012:14)[3], “Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima”.

Menurut McLeod dalam Yakub (2012:8)[2], “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya”.

Berdasarkan pendapat para ahli yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang meiliki nilai tambah bagi pengguna, dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung sumber informasi.

Kualitas Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:33)[1], kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal, yaitu:

1. Akurat(accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi mungkin banyak mengalami gangguan (noise) yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.

2. Tepat waktu (timeliness)

Informasi yang sampaikepada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akanmempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan suatu landasan di dalampengambilankeputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.Dewasa ini informasi bernilai mahal karena harus cepat dikirim dan didapat sehingga memerlukan teknologi mutahir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkannya.

3. Relevan (relevance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.Relevansi informasi untuk setiap orang berbeda.Menyampaikan informasi tentang penyebab kerusakan pada mesin produksi kepada akuntan perusahaan tentunya kurang relevan.Akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi disampaikan untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi akan sangan relevan untuk seorang akuntan perusahaan.

Nilai Informasi

Menurut Sutarman (2012:14)[3], Nilai dari informasi ditentukan oleh lima hal yaitu:

1.Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.

2. Untuk mendapatkan pengalaman.

3. Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.

4. Untuk mengekstrak inplikasi kritis dan merfleksikan pengalaman masa lampau yang menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan yang sama yang dilakukan oleh manajer lain sebelumnya.

5. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:38)[1], bahwa “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu”.

Menurut O’brian dalam Yakub (2012:16)[2], bahwa “sistem informasi (information system) merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi”.

Komponen Sistem Informasi

Menurut Yakub (2012:20)[2], bahwa Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen atau elemen. Komponen sistem informasi disebut dengan istilah blok bangunan (building block). Komponen sistem informasi tersebut terdiri dari blok masukan (input block). Blok model (meodel block). Blok keluaran (output block). Blok teknologi (technology block). Dan basis data (database block).

1. Blok Masukan (Input Block),input memiliki data yang masuk ke dalam sistem informasi. juga metode-metode untuk menangkap data yang dimasukkan.

2. Blok Model (Model Block), blok ini terdiri dari kombinasi prosedur logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data.

3. Blok Keluaran (Output Block), produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technology Block), blok teknologi digunakan untuk menerima input,menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dari sistem secara keseluruhan. Terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

5.Blok basis Data (Database Block), Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak (software) untuk memanipulasinya. Basis data diakses atau dimanipulasinya.

Analisa Sistem

Menurut Apriyanti (2012:16), bahwa “Analisa sistem adalah orang yang menganalisa dan mengembangkan sistem untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan, dan menetukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem yang diharapkan dapat diusulkan alternatif perbaikan sistem tersebut”.

Tahapan analisa dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.Tahapan analisa merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di tahap ini dapat menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Maka dapat diketahui bahwa tujuan dari analisa sistem adalah sebagai berikut:

1. Memahami kerja sistem yang ada.

2. Menentukan kelemahan-kelemahan sistem yang lama selanjutnya diusulkan perbaikannya.

3. Mengidentifikasikan masalah-masalah kebutukan pemakai (user) dengan mempelajari bentuk formulir dan laporan-laporan yang telah dihasilkan oleh sistem yang sedang berjalan.

UML (Unified Modelling Languange)

Definisi UML (Unified Modelling Languange)

Menurut Widodo, (2011:6)[5], “UML (Unified Modelling Language) adalah bahasa pemodelan standar yang memiliki sintak dan semantik”.

Menurut Nugroho (2010:6)[6], bahwa “UML(Unified Modelling Language) adalah ‘bahasa’ pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma ‘berorientasi objek’. Pemodelan sesunguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan para ahli di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa Unified Modelling Language (UML)adalah sebuah bahasa pemodelan atau gambar untuk menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem.

Definisi Diagram UML (Unified Modelling Languange)

Menurut Widodo dan Heriawati (2011:10)[5], bahwa beberapa literature menyebutkan bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram, yang lain menyebutkan delapan karena ada beberapa diagram yang digabung, misanya diagram komunikasi, diagram urutan dan diagram pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi. Namun demikian model-model itu dapat dikelompokkan berdasarkan sifatnya yaitu statis atau dinamis. Jenis diagram itu antara lain:

1. Diagram kelas. Bersifat statis, Diagram ini memperlihatkan himpunan kelas-kelas, antarmuka-antarmuka, kolaborasi-kolaborasi, serta relasi-relasi. Diagram ini umum dijumpai pada pemodelan sistem berorientasi objek. Meskipun bersifat statis, sering pula diagram kelas memuat kelas-kelas aktif.

2. Diagram paket (Package Diagram). Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan kumpulan kelas-kelas, merupakan bagian dari diagram komponen.

3.Diagram use case. Bersifat statis. Diagram ini memperlihatkan himpunan use case dan actor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini terutama sangat penting untuk mengorganisasi dan memodelkan perilaku suatu sistem yang dibutuhkan serta diharapkan pengguna.

4. Diagram interaksi dan sequence;; (urutan). Bersifat dinamis. Diagram urutan adalah iterasiksi yang menekannkan pada pengiriman pesan dalam suatu waktu tertentu.

5. Diagram komunikasi (communication diagram). Bersifat dinamis. Diagram sebagai pengganti diagram kolaborasi UML 1.4 yang menekankan organisasi struktural dari objek-objek yang menerima serta mengirim pesan.

6. Diagram statechart(statechart diagram). Bersifat dinamis. Diagram status memperlihatkan keadaan-keadaan pada sistem, memuat status (state), transisi, kejadian serta aktivitas. Diagram ini terutama penting untuk memperlihatkan sifat dinamis dari antar muka (interface), kelas, kolaborasi, dan terutama paling penting pada pemodelan sistem-sistem yang relatif.

7. Diagram aktivitas (activity diagram). Bersifat dinamis. Diagram aktivitas adalah tipe khusus dari diagram status yang memperlihatkan aliran dari suatu aktivitas ke aktivitas lainnya dalam suatu sistem. Diagram ini terutama penting dalam pemodelan fungsi-fungsi suatu sistem dan memberi tekanan pada aliran kendali antar objek.

8. Diagram komponen (component diagram). Bersifat statis. Diagram komponen ini memperlihatkan organisasi serta kebergantungan sistem/perangkat lunak pada komponen-komponen yang telah ada sebelumnya. Diagram ini berhubungan dengan diagram kelas dimana komponen secara tipikal dipetakan ke dalam satu atau lebih kelas-kelas antarmuka-antarmuka serta kolaborasi-kolaborasi.

9. Diagram deployment (deployment diagram). Bersifat statis. Diagram inimemperlihatkan konfigurasi saat aplikasi dijalankan (run-time). Memuat simpul-simpul beserta komponen-komponen yang di dalamnya. Diagram deployment berhubungan erat.

Kesimpulan diagram ini tidak mutlak harus digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, semuanya dibuat sesuai kebutuhan. Pada UML dimungkinkan kita menggunakan diagram-diagram lainnya (misalnya data flow diagram, entityrelationship diagram, dan sebagainya).

Teori Khusus

Definisi Absensi

Absensi adalah suatu yang digunakan untuk macatat waktu yang telah ditentukan oleh bagian administrasi sebagai bukti bahwa hadir atau tidaknya seseorang. (Tri Novia,2010:15)

Jenis-jenis Absensi

Kita mengenal beberapa jenis absensi. Yang membedakan jenis-jenis absensi adalah cara penggunaannya dan tingkat daya gunanya secara umum jenis-jenis absensi dapat dikelompokkan menjadi dua (Yulita. 2011:88), yaitu:

1. Absensi Manual

Absensi manual adalah cara pengantrian kehadiran dengan cara menggunakan pena (tanda tangan).

2. Absensi Non Manual (dengan menggunakan alat)

Absensi non manual adalah cara pengantrian kehadiran dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, bias menggunakan kartu dan barcode, finger print ataupun dengan menggunakan nip dan sebagainya.

Definisi Pegawai

Pegawai atau karyawan adalah golongan masyarakat, yang melakukan penghidupanya dengan bekerja dalam kesatuan organisasi, baik kesatuan pemerintahan, maupun kesatuan kerja swasta. (Soedaryono: 2010)[7]

Pegawai merupakan kelompok atau anggota disuatu organisasi dan melakasanakan pekerjaaan yang telah ditetapkan dan merupakan pekerjaan yang melaksanakan kegiatan-kegiatan rutin untuk mencapai hasil kerja yang diinginkan sesuai dengan apa yang akan dicapai.

Konsep Dasar Gaji dan Upah

Definisi Gaji

Menurut Soemarso (2010: 307)[8], gaji didefiniskan sebagai berikut “Gaji adalah imbalan kepada pegawai yang diberikan atas tugas-tugas administrasi dan pimpinan yang jumlahnya biasanya tetap secara bulanan”.

“Undang-undang Nomor 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan mengatakan gaji/upah adalah hak-hak pekerja/buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai bentuk imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan atau peraturan perundang-udangan, termasuk tunjangan bagi pekerja/buruh dan keluarganya atas suatu pekerjaan atau jasa yang telah atau akan dilakuakan”.

Mardi (2011 : 107) mengemukakan bahawa “Gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak yang diberikan oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai”.

Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa gaji merupakan suatu kompensasi yang dibayarkan oleh perusahaan kepada pegawai sebagai balas jasa atau kinerja yang telah diberikan terhadap perusahaan. Kompensasi tersebut biasanya diberikan bulanan kepada pegawai.

Definisi Upah

Diana dan Setiawati (2011 : 174) mendefinisikan upah adalah upah diberikan atas dasar kinerja harian, biasanya praktek ini ditemukan pada pabrik. Upah adakalanya juga didasarkan pada unit produk yang dihasilkan. Upah dibagi menjadi beberapa tipe, diantaranya yaitu:

1. Upah Harian

Adalah upah yang dibayarkan pemberi kerja kepada pekerja yang telah melakukan pekerjaan yang dihitung secara harian atau berdasarkan tingkat kehadiran. Upah harian dibayarkan hanya kepada pekerja dengan status perjanjian kerja hari lepas.

2. Upah Borongan

Adalah upah yang dibayarkan kepada pemberi kerja kepada pekerja yang telah melakukan paekerjaan secara borongan atau berdasarkan volume pekerjaan satuan hasil kerja atau pekerjaan yang bergantung pada cuaca atau pekerjaan yang bersifat musiman.

3. Upah Tetap

Adalah upah yang diterima pekerja/buruh secara tetap atas suatu pekerjaan yang telah dilakukan secara tetap. Upah tetap ini diterima secara tetap dan tidak terkait dengan tunjangan tidak tetap, upah lembur dan lainnya.

4. Upah Tidak Tetap

Adalah tidak tetapnya upah yang diterima pekerja tersebut akibat dari volume pekerjaan yang tidak stabil.

Menurut sumarso (2010 : 307)[8], bahwa “Upah adalah imbalan keapada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan kekuatan fisik dan biasanya jumlahnya ditetapkan secara harian, satuan atau borongan.”

Dengan demikian upah dapat disimpulkan sebagai kompensasi yang dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.

Penelitian Sebelumnya (Literature Review)

Menurut Apriyanti (2012:32) , literature review adalah survey tentang penemuan-penemuan yang dilakukan oleh peneliti sebelumnya yang berhubungan dengan topik penelitian.

Berikut ini adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam KKP (Kerja Kuliah Praktek) ini, antara lain:

  1. Penelitian yang dijalankan oleh Tera Siapadila [2012][9]

  2. Penelitian yang dijalankan oleh Tera Siapadila yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Honorer Berbasis Web pada PT Muliapark Tangerang”, pada tahun 2012. Pada perancangan sistem penggajian ini sistem yang dibuat hanya sampai pada laporan penggajian saja seharusnya disertai dengan pembuatan slip gaji agar sistem tersebut benar-benar pada tujuan yang maksimal.

  3. Penelitian yang dijalankan oleh Evi Nurkhotimah [2011][10]

  4. Penelitian yang dijalankan oleh Evi Nurkhotimah yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Penggajian Guru pada SMK Negeri 2 Kabupaten Tangerang Menggunakan Visual Basic 6.0” pada tahun 2011. Pada perancangan sistem penggajian ini masih menggunakan Visual Basic 6.0 yang berarti hanya bisa diakses pada bendahara saja seharusnya menggunakan sistem berbasis web yang dapat diakses oleh guru untuk bisa melihat gaji yang didapat dalam satu bulan.

  5. Penelitian yang dijalankan oleh Fahrul Azmi [2013][11]

  6. Penelitian yang dijalankan oleh Fahrul Azmi yang berjudul”Perancangan Sistem Informasi Penggajian Berbasis Web pada PT Fitrafood International pada tahun 2013. Pada sistem penggajian ini tidak ada proses pembuatan rekap absensi, hanya perhitungan gaji saja dan jumlah absensi pegawai di masukkan secara manual ke dalam sistem perhitungan gaji seharusnya sistem tersebut disertai dengan sistem rekap absensi agar dalam proses perhitungan tidak perlu lagi memasukkan jumlah absensi pegawai.

  7. Penelitian yang dijalankan oleh Elvi Selviana [2013][12]

  8. Penelitian yang dijalankan oleh Evi Selviana yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Penggajian Pegawai Berbasis Web pada Kelurahan Cikokol Kota Tangerang” pada tahun 2013. Sistem penggajian ini hanya menghitung gaji pegawai saja seharusnya lebih efektif lagi jika disertai dengan rekap absesnsi sehingga otomatis masuk ke dalam sistem perhitungan gaji dan tidak perlu memasukkan jumlah absensi pegawai lagi.

  9. Penelitian yang dijalankan oleh Serly Dwi Lestari [2012][13]

  10. Penelitian yang dijalankan oleh Serly Dwi Lestari yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan pada Upt Pendidikan Kec.Jambe Kab.Tangerang” pada tahun 2012. Pada perancangan sistem ini hanya bisa diakses oleh staff keuangan dan bendahara saja seharusnya sistem tersebut dapat diakses juga oleh kepala UPT untuk bisa melihat laporan penggajian.

  11. Penelitian yang dijalankan oleh Nurmalasari [2012][14]

  12. Penelitian yang dijalankan oleh Nurmalasari yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Penggajian Berbasis Web pada PT Megastar Home Shopping pada tahun 2012. Sistem penggajian yang diusulkan ini baru sebatas desktop aplikasi web seharusnya aplikasi penggajian tersebut diharapkan bisa secara online agar mudah diakses dimana saja dan kapan saja.

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum

Sejarah Singkat SMK Sakti School

Pendidikan Nasional bertujuan mencerdaskan kehidupan bangsa dan mengembangkan manusia Indonesia seutuhnya yaitu manusia beriman, bertaqwa terhdap Tuhan Yang Maha Esa dan berbudi pekerti luhur, memiliki pengetahuan dan keterampilan, sehat jasmani dan rohani, kepribadian yang mantap dan mandiri, serta rasa tanggung jawab kemasyarakatan dan kebangsaan. Pendidikan Nasional juga harus mampu menumbuhkan jiwa patriotis dan rasa kesetia kawanan sosial .

Yayasan Pendidikan Pendidikan Pelita Sakti Indonesia berlokasi di Jalan As-Sholihin Candulan No.14 Cipondoh Tangerang. Yayasan Pendidikan Pelita Sakti Indonesia didirikan pada tanggal 25 Juli 2008 dan telah disahkan dihadapan notaris pada tanggal 19 Oktober 2008 dengan akta notaris nomor AHU – 6814.AH.01.04. Tahun 2008.

Yayasan Pendidikan Pendidikan Pelita Sakti Indonesia, sebagaimana tercantum dalam anggaran dasar, bergerak dalam bidang keagamaan, sosial dan kemanusiaan. Wujud dari anggaran dasar tersebut Yayasan Pendidikan Pendidikan Pelita Sakti Indonesia berupaya turut berpartisipasi dalam pembentukan pribadi manusia Indonesia yang memiliki keunggulan. Keunggulan dalam aqidah yang lurus, akhlak yang mulia, ibadah yang tekun dan istiqomah, serta kompetensi pribadi dalam membangun bangsa. Berdasarkan hal tersebut, maka Yayasan Pendidikan Pelita Sakti Indonesia mendirikan dan menyelenggarakan pendidikan formal, diantaranya jenjang Sekolah Menengah Kejuruan.

Visi dan Misi

  1. Visi: Menjadikan SMK Sakti School menjadi sekolah terbaik dan sekolah terjangkau pilihan masyarakat yang berkompeten serta berakhlaqulkarimah.

  2. Misi:

  3. a. Meningkatkan keterampilan siswa pada setiap program keahlian sesuai dengan perkembangan dunia usaha dan dunia industry.

    b. Mewujudkan proses belajar mengajar melalui Competency Base Training dengan berstandar pada kopentensi keahlian.

    c. Yang berorientasi pada program masing-masing mengembangkan program keahlian yang merupakan tuntutan pasar kerja serta menanamkan budaya kerja dan wirausaha.

    d. Membenruk sikap dan prilaku santun serta berbudi luhur berbasis IPTEK dan IMTAQ dengan menjunjung tinggi nilai-nilai bangsa.

    e. Mengkondisikan lingkungan sekolah yang sehat, bersih, aman dan nyaman.

    Struktur Organisasi


    Gambar 3.1 Stuktur Organisasi SMK Sakti School

    Tugas Pokok Organisasi

    a. Kepala Sekolah

    1. Sebagai penyelenggara kegiatan pendidikan.
    2. Pembina kesiswaan
    3. Pelaksana bimbingan dan penilaian guru dan tenaga pendidikan lainnya.
    4. Penyelenggara administrasi sekolah meliputi administrasi ketenagaan, keuangan, kesiswaan, perlengkapan dan kurikulum.
    5. Pelaksana hubungan sekolah dengan lingkungan atau masyarakat sekitar sekolah.

    b. Komite Sekolah

    1. Menyampaikan aspirasi para wali murid pada rapat dengan pihak sekolah.
    2. Mengawasi jalannya pelaksanaan kegiatan proses beljar mengajar.
    3. Merencanakan program pembangunan dan kegiatan proses belajar mengajar.
    4. Mengawasi pengeluaran keuangan sekolah.
    5. Sebagai penengah antara phak sekolah dengan orang tua murid.

    c. Tata Usaha

    1. Penyusunan laporan program kerja Tata Usaha.
    2. Pengolah keuangan sekolah.
    3. Pengurusan administrasi ketenagaan dan siswa.
    4. Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha dan guru.
    5. Penyusunan laporan kegiatan pengurus tata usaha sekolah.
    6. Penyusunan perlengkapan.
    7. Penyusunan laporan pemasukan keuangan sekolah perbulan.
    8. Penyusunan dan penyajian data atau statistik sekolah.

    d. Kurikulum

    1. Menyusun program dan jadwal kegiatan pelajaran.
    2. Menyusun pembagian tugas mengajar.
    3. Menyusun jadwal evaluasi.
    4. Menyusun program pelaksana UAS/UAN dan kenaikan kelas.
    5. Menyusun personil wali kelas dan guru piket.
    6. Membimbing dan mengarahkan penyusun program pengajaran.
    7. Menyusun laporan hasil kegiatan belajar dalam mencapai target kurikulum dan daya serap siswa semesternya.
    8. Pembentukan panitia penerimaan siswa baru.

    e. Kesiswaan

    1. Menyusun program pembinaan kesiswaan bersama Pembina OSIS.
    2. Mengkoordinasikan pelaksanaan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa / OSIS dalam rangka menegakkan disiplin dan tata tertib sekolah.
    3. Mengkoordinasikan pelaksanaan kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban, kerindangan dan kesehatan.
    4. Mengkoordinasikan, pengarahan dalam pembinaan pengurusan OSIS dalam berorganisasi.
    5. Mengkoordinasikan pelaksanaan pemilihan siswa-siswa teladan.
    6. Mengevaluasi pelaksanaan pembinaan siswa-siswi.
    7. Menyusun laporan kegiatan kesiswaan secara berkala.

    f. Humas

    1. Sebagai pihak penghubung dari sekolah dengan pihak luar sekolah.

    g. Wali Kelas

    1. Sebagai pihak penghubung dari sekolah dengan pihak luar sekolah.
    2. Penyusunan atau pembuatan statistik bulanan siswa perkelas.
    3. Penyelenggara administrasi kelas yang meliputi:

      a. Denah tempat duduk siswa

      b. Papan absen siswa

      c. Daftar pelajaran kelas

      d. Buku piket kelas

      e. Buku absensi siswa

      f. Buku kegiatan pembelajaran / buku kelas

    4. Buku kegiatan pembelajaran / buku kelas.
    5. Pendataan alamat siswa.
    6. Pencatatan daftar nilai siswa.
    7. Pembuatan cacatan khusus tentang siswa.

    h. Guru

    1. Guru bertanggung jawab dalam pelaksanaan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien.
    2. Membuat program pengajaran.
    3. Membuat persiapan pengajaran.
    4. Melaksanakan kegiatan belajar mengajar.
    5. Membuat soal-soal tes dan melaksanakan evaluasi hasil belajar siswa.
    6. Menganalisa dan mengembangkan setiap bidang pelajaran yang menajadi tanggung jawab.
    7. Meneliti daftar hadir siswa sebelum mulai pengajaran.
    8. Membuat dan menyusun lembaran kerja guru dan siswa.
    9. Membuat catatan permasalahan siswa untuk dikoordinasikan dengan wali kelas.
    10. Mengisi agenda kelas setiap selesai memberikan pengajaran.
    11. Membuat laporan pencapaian target kurikulum dan daya serap setiap bidang pengajaran yang menjadi tanggung jawab serta hasil penilaian untuk diserahkan kepada wali kelas.

    i. Siswa

    1. Mengikuti peraturan yang berlaku di SMK Sakti School.
    2. Siswa dating ke SMK Sakti School 15 menit sebelum kelas dimulai.
    3. Mengikuti pelajaran disetiap mata pelajaran.


    Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

    Prosedur Sistem Berjalan

    Pada analisa ini terdiri beberapa prosedur diantaranya adalah:

    Isi Paragraf

    1. Waktu Hadir Pegawai

    2. Hari dan jam kerja yang diberlakukan dalam sekolah yaitu:

      a. Untuk staf, senin sampai jumat: 07:30-16:00.

      b. Untuk guru sesuai waktu mengajar.

      Setiap hari staf harus mencatat waktu kehadiran sebanyak 2 (dua) kali yaitu pada saat masuk kerja dan pulang kerja. Staf melakukan absensi dengan mengisi daftar absensi, sedangkan guru mencatat waktu kehadirannya pada saat ingin mengajar dengan mengisi daftar absesnsi khusus untuk guru yang diawasi oleh guru piket.

    3. Gaji Pokok

    4. Setiap guru akan mendapatkan gaji pokok sesuai dengan jumlah waktu mengajar dan dihitung untuk periode satu bulan. Gaji pokok sebesar Rp.10.000,- (sepuluh ribu) per jam mengajar dan bersifat tetap, walaupun sedang libur kegiatan belajar mengajar (KBM) guru akan tetap mendapatkannya.

    5. Tunjangan

    6. a. Tunjangan Jabatan

      Pegawai yang mendapatkan tunjangan jabatan adalah pegawai yang memiliki jabatan tertentu.

      b. Tunjangan Transportasi

      Uang transportasi diberikan sebesar Rp.10.000,- (sepuluh ribu) per hari. Tunjangan transportasi hanya diberikan jika guru masuk mengajar. Jika guru tidak masuk mengajar atau KBM sedang libur maka tidak berhak mendapatkan tunjangan ini. Jumlah kehadiran guru akan diakumulasikan pada akhir bulan dan pembayaran tunjangan ini dilakukan bersamaan dengan pembayaran gaji setiap bulannya.

      c. Tunjangan Guru Piket

      Setiap guru yang mendapatkan tugas menjadi guru piket akan mendapatkan tunjangan sebesar Rp.17000,- (tujuh belas ribu) per hari. Biasanya yang bertugas sebagai guru piket merupakan guru yang tidak ada waktu mengajar dihari tersebut dan setiap harinya hanya satu guru piket. Pada periode satu minggu KBM (kegiatan belajar mengajar) terdapat enam guru piket sudah ditetapkan bertugas untuk periode satu tahun akademik. Jumlah hari guru piket akan diakumulasikan pada akhir bulan dan pembayaran tunjangan ini dilakukan bersamaan dengan pembayaran gaji setiap bulannya.

      Setiap tanggal 25 dibulan berikutnya, bendahara mulai membuat rekap absensi yang dihitung secara manual dari daftar absensi dan kemudian memindahkannya ke Ms.Excel. pada tanggal 29 bendahara harus melengkapi rekap absensi. Perhitungan gaji dimulai setelah pembuatan rekap absensi selesai, dan masih dihitung secara manual kemudian memindahkannya ke Ms.Excel untuk dibuatkan laporan penggajihan. Setiap tanggal 3 bendahara harus sudah selesai membuat laporan penggajihan. Kemudian rekap absensi dan laporan penggajihan dicetak dan diserahkan ke ketua yayasan untuk diperikasa dan mendapat persetujuan. Setelah disetujui baru dibuatkan slip gaji. Pembayaran gaji setiap tanggal 5 dan diberikan secara tunai.

    Rancangan Sistem Yang Berjalan

    Dibawah ini usecase diagram, activity diagram dan sequence diagram adalah sebagi berikut:

    1. Use Case Diagram


    Gambar 3.2. Use Case Diagram

    Berdasarkan gambar 3.2. Use Case Diagram diatas terdapat :

    1. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan penggajian pegawai pada SMK Sakti School

    2. 3 actor melakukan kegiatan, diantaranya: Tata Usaha, Pegawai dan Ketua Yayasan.

    3. 6 use case yang biasa dilakukan oleh actor-actor tersebut, diantaranya: membuat daftar absensi, menginput daftar absensi, membuat rekap absensi, menghitung gaji, membuat laporan penggajian dan mencetak slip gaji.

    2. Activity Diagram


    Gambar 3.3. Activity Diagram


    Berdasarkan gambar 3.3. Activity Diagram diatas terdapat :

    1. 1 initial Node, objek yang diawali.

    2. 8 Actin State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.

    3. 1 Decision Node, aliran yang menentukan pilihan eksekusi.

    4. 1 Final State objek yang diakhiri.

    3. Sequence Diagram

    Gambar 3.4. Sequence Diagram

    Berdasarkan gambar 3.4. Sequence Diagram diatas terdapat :

    1. 1 Actor melakukan kegiatannya yaitu Tata Usaha.

    2. 4 Participant (objek) diantanranya: Pegawai, Absensi, Gaji dan Ketua Yayasan.

    3. 9 Message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.

    4. 1 Alt Combined Fragment, sebagai pilihan.

    Analisa Sistem Yang Berjalan

    Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

    1. Analisa Masukan

    2. Nama Masukan  : Rekap Absensi

      Fungsi  : Sebagai bukti kehadiran pegawai

      Sumber  : Bendahara

      Media  : Kertas

      Frekuensi  : Setiap Bulan

      Keterangan  : Berisi data hadir pegawai berdasarkan periode tertentu

    3. Analisa Proses

    4. Nama Modul (proses)  : Perhitungan gaji

      Masukan  : Laporan absensi

      Keluaran  : Laporan penggajian pegawai

      Ringkasan Proses  : Pada proses ini dibuat daftar perhitungan gaji berdasarkan rekap absensi pegawai.

    5. Analisa Keluaran

    6. a. Nama Keluaran  : Laporan penggajian

      Fungsi  : Mencetak atau menampilkan data perhitungan gaji pegawai

      Media  : Kertas

      Rangkap  : 1 (satu) lembar

      Distribusi  : Lembar 1 (satu) , untuk bagian Tata Usaha Lembar 2 (dua), untuk Kepala Sekolah Lembar 3 (dua) , untuk Ketua Yayasan

      Keterangan  : Laporan penggajian diberikan ke ketua yayasan untuk diperiksa dan mendapatkan persetujuan.

      b. Nama Keluaran  : Slip gaji pegawai

      Fungsi  : Mencetak atau menampilkan gaji pegawai

      Media  : Kertas

      Rangkap  : 2 (dua) lembar

      Distribusi  : Lembar 1 (putih), untuk pegawai Lembar 2 (merah muda), untuk bagian tata usaha.

    Konfigurasi Sistem yang Berjalan

    1. Spesifikasi Hardware

    2. a. Processor  : Core 2 Duo

      b. Monitor  : LCD

      c. Mouse  : Logitech USB

      d. Keyboard  : Logitech USB

      e. RAM  : 2 GB

      f. Hardisk  : 250 GB

      g. Printer  : Laser


    3. Spesifikasi Software

    4. Microsoft Office 2007

    5. Hak Akses (Brainware)

    6. a. Tata Usaha

      b. Ketua Yayasan

    Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

    Permasalahan yang dihadapi

    Berdasarkan analisa yang dilakukan, maka permsalahan yang dihadapi diantaranya adalah:

    1. Proses perhitungan absensi untuk pembuatan rekap absensi masih manual sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama dan sering terjadi keterlambatan.

    2. Proses perhitungan gaji dilakukan secara manual yang kemungkinan dapat menyebabkan salah hitung gaji atau human error sehingga akurasi data masih rendah.

    3. Pembuatan rekap absensi, proses perhitungan gaji, pembuatan laporan penggajian dan pembuatan slip gaji masih bersifat manual sehingga membutuhkan ketelitian yang tinggi dalam transaksi penggajian dan membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses perhitungan absensi dan gaji.

    Alternatif Pemecahan Masalah

    Setelah meneliti dan mengamati dari permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan, agar memudahkan setiap orang yang membutuhkan informasi penggajian maka diperlukan sistem yang terkomputerisasi berbasis web. Adapun alternatif pemecahan masalah yang penulis usulkan adalah sebagai berikut:

    1. Perhitungan absensi dan pembuatan rekap absensi sudah terotomatisasi dengan sistem dan tersimpan kedalam database.

    2. Perhitungan gaji dan pembuatan laporan penggajian sudah terotomatisasi sistem.

    3. Proses laporan ke ketua yayasan dapat dicocokkan dengan data yang ada pada sistem.

    4. Pembuatan format slip gaji sudah terotomatisasi sistem.

    5. Pegawai dapat melihat rekap absensi dan slip gaji.

    User Requirement

    Elisitasi Tahap 1

    Functional

    No

    Analisa Kebutuhan
    Saya ingin sistem dapat

    1

    Menampilkan menu Home

    2

    Menampilkan sejarah sekolah

    3

    Menampilkan menu profil sekolah

    4

    Menampilkan menu visi dan misi sekolah

    5

    Menampilkan struktur organisasi

    6

    Menampilkan menu login

    7

    Menampilkan data user

    8

    Menampilkan data jurusan

    9

    Menampilkan data jabatan

    10

    Menampilkan data honor

    11

    Menampilkan data pegawai

    12

    Menammpilkan input data pegawai

    13

    Menampilkan data waktu mengajar

    14

    Menampilkan menu rekap absensi

    15

    Menampilkan input rekap absensi

    16

    Menampilkan menu penggajian

    17

    Menampilkan laporan absensi pegawai

    18

    Menampilkan laporan penggajian pegawai

    19

    Menampilkan slip gaji

    20

    Menampilkan menu print laporan absensi pegawai

    21

    Menampilkan menu print laporan penggajian

    22

    Menampilkan menu print slip gaji

    23

    Menyediakan fasilitas pencarian

    24

    Menyediakan tools ubah

    25

    Menyediakan tools tambah

    26

    Menyediakan tools hapus

    27

    Menyediakan tools simpan

    28

    Menyediakan fasilitas kembali
    Non Functional
    NoSaya ingin sistem dapat

    1

    Menggunakan database mysql

    2

    Menggunakan pemograman PHP dan HTML

    3

    Tampilan interface yang menarik dan lebih user friendly sehinggalebih mudah digunakan oleh user

    4

    Menghasilkan informasi yang akurat

    Tabel 3.1 Elisitasi tahap I



    Elisitasi Tahap 2

    Functional

    M

    D

    I

    No.

    Analisa Kebutuhan
    Saya ingin sistem dapat

    1

    Menampilkan menu Home

    2

    Menampilkan sejarah sekolah  

    3

    Menampilkan menu profil sekolah

    4

    Menampilkan menu visi dan misi sekolah

    5

    Menampilkan struktur organisasi

     

    6

    Menampilkan menu login

    7

    Menampilkan data user

    8

    Menampilkan data jurusan  

    9

    Menampilkan data jabatan  

    10

    Menampilkan data honor

    11

    Menampilkan data pegawai  

    12

    Menammpilkan input data pegawai

    13

    Menampilkan data waktu mengajar  

    14

    Menampilkan menu rekap absensi  

    15

    Menampilkan input rekap absensi  

    16

    Menampilkan menu penggajian 

    17

    Menampilkan laporan absensi pegawai  

    18

    Menampilkan laporan penggajian pegawai  

    19

    Menampilkan slip gaji  

    20

    Menampilkan menu print laporan absensi pegawai  

    21

    Menampilkan menu print laporan penggajian  

    22

    Menampilkan menu print slip gaji  

    23

    Menyediakan fasilitas pencarian  

    24

    Menyediakan tools tambah  

    25

    Menyediakan tools ubah  

    26

    Menyediakan tools hapus  

    27

    Menyediakan tools simpan  

    28

    Menyediakan fasilitas kembali  
    Non Functional

    No.

    Saya ingin sistem dapat

    1

    Menggunakan database mysql

    2

    Menggunakan pemograman PHP dan HTML

    3

    Tampilan interface yang menarik dan lebih user friendly sehingga lebih mudah digunakan oleh user

    4

    Menghasilkan informasi yang akurat

    Tabel 3.2 Elisitasi tahap II

    Final Draft Elisitasi

    Functional

    No.

    Analisa Kebutuhan
    Saya ingin sistem dapat

    1

    Menampiilkan menu home

    2

    Menampilkan menu profil sekolah

    3

    Menampilkan menu visi dan misi sekolah

    4

    Menampilkan menu login

    5

    Menampilkan data user

    6

    Menampilkan data jurusan

    7

    Menampilkan data jabatan

    8

    Menampilkan data honor

    9

    Menampilkan data pegawai

    10

    Menampilkan input data pegawai

    11

    Menampilkan data waktu mengajar

    12

    Menampilkan menu rekap absensi

    13

    Menampilkan input rekap absensi

    14

    Menampilkan menu penggajian

    15

    Menampilkan laporan absensi pegawai

    16

    Menampilkan laporan penggajian pegawai

    17

    Menampilkan slip gaji

    18

    Menampilkan menu print laporan absensi pegawai

    19

    Menampilkan menu print laporan penggajian

    20

    Menampilkan menu print slip gaji

    21

    Menyediakan fasilitas pencarian

    22

    Menyediakan tools tambah

    23

    Menyediakan tools ubah

    24

    Menyediakan tools hapus

    25

    Menyediakan tools simpan

    26

    Menyediakan fasilitas kembali
    Non Functional

    No.

    Saya ingin sistem dapat

    1

    Menggunakan database mysql

    2

    Menggunakan pemograman PHP dan HTML

    3

    Tampilan interface yang menarik dan lebih user friendly sehingga lebih mudah digunakan oleh user

    4

    Menghasilkan informasi yang akurat

    Penyusun

     


    (Eliza Nur Amaliah)

    Tabel 3.4 Final Draft Elisitasi

    BAB IV

    PENUTUP

    Kesimpulan

    Berdasarkan hasil analisa dan perumusan masalah yang telah dilakukan, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa:

    1. Sistem yang berjalan sudah sesuai prosedur namun prosesnya masih dilakukan secara manual, diawali dengan pencatatan absensi mengajar yang dicatat pada daftar absensi yang masih dalam berbentuk kertas, yang kemungkinan dokumennya dapat hilang atau rusak sebelum dibuat rekap absensi. Selanjutnya mulai membuat rekap absensi yang dihitung secara manual dari daftar absensi dan kemudian memindahkannya ke Microsoft Excel. Perhitungan gaji dimulai setelah pembuatan rekap absensi selesai, yang masih dihitung secara manual kemudian memidahkannya ke Microsoft Excel untuk dibuatkan laporan penggajian.

    2. Sistem yang berjalan saat ini belum berjalan dengan baik karena proses perhitungan gaji dilakukan secara manual yang kemungkinan dapat menyebabkan salah hitung gaji atau human error sehingga akurasi data masih rendah.

    3. Menggunakan waktu yang lebih lama yang menyebabkan keterlambatan dalam proses penggajian dan keterlambatan pembayaran gaji.

    Saran

    Adapun saran yang diberikan untuk memaksimalkan sistem penggajian pegawai yang sedang berjalan pada SMK Sakti School adalah perlu adanya sistem berbasis web yang dapat digunakan oleh siapa saja yang sudah diberikan hak akses. Kelebihan dibuatnya sistem berbasis web diantaranya sebagai berikut:

    1. Mengurangi tingkat kesalahan perhitungan absensi dan gaji.

    2. Membantu penyusunan rekap absensi dan laporan penggajian.

    3. Mencegah terjadinya redundancy data dan mencegah hilangnya data-data karena banyaknya transaksi penggajian yang dilakukan.

    4. Mengurangi biaya yang disebabkan penyediaan media penyimpanan yang masih berupa kertas.

    5. Mempercepat waktu perhitungan absensi dan gaji.

    6. Menghasilkan informasi yang akurat dan memberikan kemudahan dalam operasional sistem.

    DAFTAR PUSTAKA

    1. 1,0 1,1 1,2 Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi
    2. 2,0 2,1 2,2 2,3 2,4 2,5 2,6 2,7 Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu
    3. 3,0 3,1 3,2 Sutarman. 2012. Buku Pengantar Teknologi Informasi. Jakarta: Bumi Aksara
    4. Situmorang. 2010. Buku Analisis Data. Medan: Katalog Dalam Terbitan (KTD)
    5. 5,0 5,1 Widodo, dkk. 2011. Menggunakan UML. Bandung: Informatika
    6. Nugroho, Adi. 2010. Rekayasa Perangkat Lunak Berorientasi Objek dengan Metode USDP. Yogyakarta: Andi Offset
    7. Sudaryono. 2010. Jurnal CCIT .Tangerang: STMIK Raharja
    8. 8,0 8,1 Sumarso. 2010. Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi kelima. Jakarta: Penerbit Salemba Empat
    9. Siapadila, Tera. 2013. Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Honorer Berbasis Web pada PT Pyramid Muliapark. Tangerang: STMIK Raharja
    10. Nurkhotimah, Evi. 2011. Perancangan Sistem Informasi Penggajian Guru pada SMK Negeri 2 Kabupaten Tangerang Menggunakan Visual Basic 6.0. Tangerang: STMIK Raharja
    11. Azmi, Fahrul. 2013. Perancangan Sistem Penggajian Berbasis Web pada PT Fitrafood International. Tangerang: STMIK Raharja
    12. Selviana, Evi. 2013. Perancangan Sistem Informasi Penggajian Pegawai Berbasis Web pada Kelurahan Cikokol Kota Tangerang:STMIK Raharja
    13. Lestari, Dwi Serly. 2012. Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan pada Upt Pendidikan Kec.Jambe Kab.Tangerang: STMIK Raharja
    14. Nurmalasari. 2012. Perancangan Sistem Informasi Penggajian Berbasis Web pada PT Megastar Home Shopping.Tangerang:STMIK Raharja

    DAFTAR LAMPIRAN

    Lampiran A:

    A.1. Surat Penugasan Kerja
    A.2. Form Penggantian Judul
    A.3. Kartu Bimbingan
    A.4. Kartu Study Tetap Final (KSTF)
    A.5. Form Validasi Kuliah Kerja Praktek (KKP)
    A.6. Kwitansi Pembayaran Kuliah Kerja Praktek (KKP)
    A.7. Daftar Mata Kuliah Yang Belum Diambil
    A.8. Daftar Nilai
    A.9. Formulir Seminar Proposal
    A.10. Serfitikat TOEFL
    A.11. Serfitikat Prospek
    A.12. Serfitikat IT Nasional
    A.13. Curriculum Vitae (CV)

    Lampiran B:

    B.1. Bukti Observasi
    B.2. Bukti Wawancara

    Lampiran C:

    C.1. Rekapitulasi Absensi
    C.2. Slip Gaji

Contributors

Admin, Eliza nur amaliah