BAB I MAGICS

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam era globalisasi dan teknologi dewasa ini, penggunaan komputer sebagai salah satu alat teknologi informasi sangat dibutuhkan keberadaanya hampir disetiap aspek kehidupan. Manfaat Teknologi Informasi dan Komunikasi bagi kehidupan manusia dalam perkembangannya memiliki peran penting bagi kehidupan manusia. Keakuratan dan kehandalan menjadi kualitas informasi. Semakin akurat dan handal maka semakin informasi berkualitas. Informasi yang lengkap akan memberikan kepastian dan menghindarkan keraguan akan kebenaran informasi yang di sampaikan. Informasi dianggap relevan jika sesuai dengan kebutuhan pengambil keputusan, dan sesuai dengan lingkungan organisasi.

Kini untuk mengakses informasi dapat diperoleh tanpa mengenal jarak dan waktu, kapan saja dan dimana saja kita akan mampu memperoleh informasi yang kita butuhkan melalui bantuan teknologi. Ini merupakan salah satu pemecahan masalah atas kebutuhan informasi yang selama ini terbatas dengan jarak dan waktu. Dengan hadirnya teknologi tersebut para pengguna dan penyedia informasi dapat berinteraksi dengan baik, sehingga suatu organisasi juga dapat berkembang dengan cepat.

Perguruan Tinggi Raharja merupakan salah satu organisasi yang bergerak dibidang pendidikan Teknologi Informasi (TI) dan telah menerapkan teknologi sistem informasi tersebut. Seiring dengan kemajuan Perguruan Tinggi Raharja yang cukup pesat mengakibatkan semakin banyak pula minat masyarakat untuk bergabung menjadi Pribadi Raharja. Untuk itu, Perguruan Tinggi Raharja dituntut untuk membuat sistem baru. Pada prinsipnya, Perguruan Tinggi Raharja selalu berusaha untuk memberikan fasilitas yang optimal sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan zaman termasuk pelayanan terhadap mahasiswa yang yang menuntut ilmu di Perguruan Tinggi Raharja.

Perguruan Tinggi Raharja sebagai sarana pendidikan di bidang komputer menggunakan metode pembelajaran yang dinamakan iLearning. Dalam buku berjudul “iLearning an Effective Learning Method for Higher Education”, Untung Rahardja (2011) menjelaskan bahwa iLearning adalah sistem pembelajaran modern dan terbaru dalam dunia pendidikan yang berbasis 4B yaitu belajar, bermain, bekerja, dan berdoa.

Gambar 1.1 Architecture iLearning 4B.

Dalam dunia pendidikan, internet dimanfaatkan untuk proses belajar-mengajar melalui multimedia yang berbentuk video, gambar serta audio. Pembelajaran iLearning yang didukung sebuah multimedia sangat besar sekali manfaatnya. Dengan adanya multimedia proses belajar mengajar lebih menyenangkan, selain itu juga memudahkan mahasiswa dalam penyimpanan data-data berupa tugas atau dokumentasi pribadi.

Gambar 1.2 Perkembangan multimedia.

Pada gambar diatas terlihat bahwa perkembangan multimedia saat ini sangat diminati oleh kalangan masyarakat yang diharapkan untuk mempermudah dalam menggabungkan teks, suara, gambar, animasi, audio dan video. Seperti halnya dalam sistem pendokumentasian pada Perguruan Tinggi Raharja yang diharapkan untuk mempermudah dalam menyimpan dokumentasi berupa gambar, suara maupun video yang terpusat dan terstruktur. Dengan adanya sistem ini diharapkan nantinya bagi seluruh civitas akademik Raharja tidak kesulitan dalam menyimpan dokumentasi berupa image, video maupun audio. Dan diharapkan juga dengan adanya sistem ini, civitas akademik Raharja tidak kesulitan untuk mengakses dimanapun dan kapanpun, selain itu dapat memberikan informasi seputar kegiatan yang terdapat pada Perguruan Tinggi Raharja, serta digunakan untuk fasilitas dalam mengapresiasikan kekreatifitas seluruh Pribadi Raharja. Maka, berdasarkan latar belakang diatas, penulis mengambil judul tentang “Perancangan Multimedia Audio Gallery iLearning Community and Services (MAGICS) Dalam Mendukung Sistem Pendokumentasian Digital Pada Perguruan Tinggi Raharja”.

1.2 Rumusan Masalah

Setiap penelitian dimulai dari rumusan masalah yang dilanjutkan dengan pemecahan masalah. Rumusan masalah ini dikategorikan sebagai pertanyaan utama yang dicari dan yang akan dijawab melalui penelitian. Rumusan masalah itu muncul karena adanya gap (kesenjangan) antara (real life condition) kondisi realitas atau nyata dengan (future expected condition) kondisi yang nantinya diharapkan. Uraian rumusan masalah ini harus didukung dengan teori, survei, standar, dan juga data yang relevan.

Dalam hal ini, sesuai dengan latar belakang penelitian yang telah diuraikan pada 1.1 , penelitian ini secara jelas berkaitan dengan dokumentasi pada Perguruan Tinggi. Beberapa hal akan dikemukakan dan dijelaskan tentang pendokumentasian yang ada pada sistem administrasi perguruan tinggi. Disini akan diberikan contoh tentang pendokumentasian yang saat ini berjalan, serta adanya masalah masalah yang terjadi pada pendokumentasian. Selanjutnya, akan dinyatakan dan dijelaskan mengapa masalah ini penting dan menarik untuk dipecahkan. Dinilai juga dari kerugian yang akan muncul akibat masalah ini tidak terpecahkan, atau keuntungan yang akan didapatkan akibat masalah ini terpecahkan. Studi elisitasi akan dilakukan dalam rangka pembuktian dan inventarisasi terhadap masalah masalah yang muncul pada pendokumentasian ini. Melalui literature review juga akan dibuktikan bahwa belum ada solusi jawaban yang tepat atau pemecahan masalah yang memuaskan atas penelitian yang akan dilakukan ini. Observasi lapangan melalui studi survei menggunakan iSur juga dilakukan demi mengukuhkan akar permasalahan dari pendokumentasian ini.

Berdasarkan pedoman pedoman rumusan masalah yang telah disebut diatas, ditimbulkan uraian rumusan masalah sebagai berikut:

1.2.1 Bagaimana sistem pendokumentasian pada Perguruan Tinggi Raharja saat ini ?

Pada dasarnya Perguruan Tinggi Raharja telah memiliki sistem pendokumentasian sebagai media penyimpanan dokumentasi informasi kegiatan seputar kampus hanya berupa gambar. Namun sistem tersebut hanya ditujukan untuk staff Perguruan Tinggi Raharja, sehingga hanya segelintir mahasiswa dan mahasiswi Perguruan Tinggi Raharja yang mengetahui dan mengaksesnya sebagai sarana untuk mendapatkan informasi tentang kegiatan kampus yang up to date, sehingga banyak mahasiswa dan mahasiswi yang tidak mengetahui jadwal kegiatan kampus terkini.

1.2.2 Apakah sistem pendokumentasian pada Perguruan Tinggi Raharja sudah efektif?

Masalah yang muncul dari sistem yang berjalan ini adalah mahasiswa harus mencari alamat website Perguruan Tinggi yang hanya dapat dilakukan dengan menggunakan server lokal. Sehingga pengaksesan pencarian dokumentasi hanya melalui jaringan kampus dan hanya bisa di akses di lingkungan kampus saja, mahasiswa harus datang ke kampus untuk dapat mengakses website ini. Sehingga untuk mengakses sistem ini, waktunya terbatas yaitu hanya dilakukan pada saat kuliah saja. Maka pencarian tersebut memerlukan waktu yang cukup lama. Hal ini memunculkan rasa ketidakpuasan mahasiswa terhadap sistem berjalan.

1.2.3 Bagaimana sistem pendokumentasian yang efektif pada Perguruan Tinggi Raharja ?

Sistem yang bersifat efektif yaitu sistem yang sudah bersifat online, yang dapat diakses dimana pun dan kapan pun. Karena itu sistem yang diusulkan harus memiliki kriteria tersebut. Hal tersebut bertujuan untuk dapat mempublikasikan dokumentasi kepada masyarakat luas dan tidak hanya civitas akademik Raharja yang dapat mengakses nya.

1.3.1 Tujuan Penelitian

Tujuan merupakan arah dari suatu penelitian. Tujuan penelitian harus disesuaikan dengan rumusan masalah. Bila permasalahan mempertanyakan hal-hal yang belum diketahui, maka tujuan merinci apa saja yang ingin diketahui, sehingga jika permasalahan sudah terjawab maka tujuan penelitian sudah tercapai. Dalam beberapa penelitian dimana permasalahannya sangat sederhana terlihat bahwa tujuan sepertinya merupakan pengulangan dari rumusan masalah, hanya saja rumusan masalah dinyatakan dengan pertanyaan, sedangkan tujuan dituangkan dalam bentuk pernyataan yang bisaanya diawali dengan kata ingin mengetahui.

Tetapi bila permasalahannya relatif komplek, permasalahan ini menjadi lebih jelas terjawab bila disusun sebuah tujuan penelitian yang lebih tegas yang memberikan arah bagi pelaksanaan penelitian. Misalnya, bila rumusan masalah mempertanyakan bagaimanakah penerapan model pembelajaran kontekstual pada pokok bahasan pecahan, maka jelas akan banyak penafsiran tentang jawaban yang diinginkan dari pertanyaan ini, sehingga perumusan tujuannya harus lebih tegas, misalnya ingin mengetahui langkah-langkah dalam menerapkan model pembelajaran kontekstual pada pokok bahasan pemecahan, atau ingin mengetahui bagaimanakah efek penerapan model pembelajaran kontekstual pada pokok bahasan pemecahan terhadap hasil belajar.

Tujuan penelitian yang menguraikan secara tegas dan jelas tujuan dilaksanakan penelitian di objek penelitian yang dipilih tersebut untuk objek penelitian atau organisasi. Tujuan penelitian berkaitan erat dengan rumusan masalah yang ditetapkan dan jawabannya terletak pada kesimpulan penelitian. Tujuan penelitian dijabarkan, biasanya menggunakan kata-kata kerja pembuka antara lain: menemukan, menjelaskan, menganalisis, menguraikan, menilai, menguji, membandingkan, menemukan hubungan antara, memperoleh data atau pengetahuan atau keterangan tentang peneliti.

Beberapa sifat yang harus dipenuhi sehingga tujuan penelitian dikatakan Baik yaitu: Spesifik, terbatas, dapat diukur, dan dapat diperiksa dengan melihat hasil penelitian.

Tujuan dari sistem ini yaitu memudahkan dalam mendukung sistem pendokumentasian kampus pada Perguruan Tinggi Raharja saat ini. Karena MAGICS merupakan sebuah sistem pendokumentasian sebagai media penyimpanan file berupa gambar, suara maupun video yang disajikan dalam bentuk website secara online pada Perguruan Tinggi Raharja.

Tujuan operasional dari penelitian ini adalah untuk mengetahui masalah-masalah apa saja yang timbul pada sistem pendokumentasian seputar kegiatan kampus yang berjalan saat ini.

Tujuan Fungsional dari penelitian ini yaitu agar hasil dari penelitian dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh instansi sebagai referensi dasar untuk mengambil kebijakan yang berhubungan dengan informasi kegiatan akademik Perguruan Tinggi Raharja.

Tujuan Individual adalah untuk menambah ilmu pengetahuan, pengalaman, pengenalan dan pengamatan sebuah sistem pendokumentasian pada Perguruan Tinggi Raharja sehingga penulis melakukan penelitian untuk menyelesaikan Tugas Akhir/Skripsi.

Mengimplementasikan sistem pendokumentasian kampus di Perguruan Tinggi Raharja dengan mengoptimalkan sistem pendokumentasian MAGICS sebagai media file sharing dalam mendukung kegiatan kampus maupun pembelajaran iLearning.

1.3.2 Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian merupakan dampak dari tercapainya tujuan dan terjawabnya rumusan masalah secara akurat. Manfaat penelitian harus dapat dibedakan antara manfaat teoritis dan manfaat praktisnya. Karena skripsi selalu dibuat dengan dukungan beberapa kajian teoritis dan temuan sebelumnya, maka akan mempunyai manfaat teoritis. Manfaat teoritis baik bagi penulis maupun pembaca karya ilmiah tersebut. Sedangkan manfaat praktisnya tergantung pada bentuk penelitian yang dilakukan, terutama untuk penelitian evaluasi dan eksperimen. Dalam penulisan laporan Skripsi ini dikemukakan beberapa manfaat, yaitu :

1. Dapat mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan informasi yang diperlukan untuk meningkatkan iLearning di Perguruan Tinggi Raharja.

2. Meningkatkan keefektifan dan keefisienan media penyimpanan kampus terkini di Perguruan Tinggi Raharja.

3. Dengan adanya sistem pendokumentasian yang secara online, maka diharapkan seluruh civitas akademik Perguruan Tinggi Raharja dapat memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat. Selain itu dapat melakukan proses penyimpanan dokemntasi dimanapun dan kapanpun dengan sistem pendokumentasian yang dapat diakses secara online.

1.4 Ruang Lingkup

Pengertian dari ruang lingkup adalah batasan. Ruang lingkup juga dapat dikemukakan pada bagian variabel-variabel yang diteliti, populasi atau subjek penelitian, dan lokasi penelitian. Penggambaran ruang lingkup dapat kita nilai dari data karakteristik responden perlu dilakukan untuk memperoleh gambaran yang komprehensif tentang bagaimana keadaan responden penelitian kita, yang boleh jadi diperlukan untuk melihat data hasil pengukuran variabel-variabel yang diteliti. Untuk mempermudah penulisan laporan ini dan agar lebih terarah dan berjalan dengan baik, maka perlu kiranya dibuat suatu batasan masalah.

Adapun ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan Laporan Skripsi ini, yaitu hanya pada lingkup seputar kegiatan akademik yang ada pada Perguruan Tinggi Raharja. Ruang lingkup yang dibahas dalam laporan ini mengenai bagaimana proses penyimpanan dokumentasi tentang kegiatan kampus dan sebagai wadah untuk kekreatifitasan mahasiswa serta tempat file sharing berupa gambar, suara maupun video melalui media pendokumentasian secara online.

Maka dari itu, lingkup media pendokumentasian secara online ini terdapat dalam MAGICS. Dalam MAGICS terdapat lingkup untuk proses pengunggahan dan pengunduhan video. Selain itu terdapat pula lingkup untuk proses file sharing (berbagi file) berupa image, audio dan video.

MAGICS itu sendiri memiliki nilai lingkup dalam mengasah kreatifitas para Pribadi Raharja dengan cara menampilkan aksi-aksi yang di lakukannya dan mempublikasikannya melalui MAGICS. Ruang lingkup MAGICS tidak hanya media publikasi yang bersifat entertainment atau hiburan, namun bersifat education atau pendidikan. Dikatakan demikian karena MAGICS memiliki beberapa tutorial yang mendukung pembelajaran para mahasiswa Raharja.

Lingkup brainware dalam MAGICS yang bias mengakses aplikasi ini yaitu hanya member yang mempunyai akun MAGISC. Sebelumnya untuk mempunyai akun MAGICS, member harus melakukan registrasi terlebih dahulu dengan menggunakan email raharja.co.

1.5 Metode Penelitian

Dalam penyusunan Laporan Skripsi ini, metode penelitian yang digunakan penulis yaitu dengan cara mengumpulkan dan menggambarkan data mengenai keadaan secara langsung dari atau tepatnya yang menjadi objek penelitian untuk mendapatkan data secara relevan. Teknik pengumpulan data yang penulis lakukan dalam mencari dan mengumpulkan data serta mengolah informasi yang diperlukan menggunakan beberapa metode sebagai berikut :

1.5.1 Metode Pengumpulan Data

1. Metode Pengamatan (Observasi Research)

Merupakan cara pengumpulan data dimana peneliti tidak memiliki kendali sama sekali terhadap pemunculan respon objek yang diamati, kecuali dalam menentukan faktor yang diamati dan memeriksa ketelitian data. Penelitian dilaksanakan langsung ke Perguruan Tinggi Raharja yang menjadi lokasi penelitian guna memperoleh data dan keterangan.

2. Metode Survei

Metode pengumpulan data melalui aplikasi iSur (iLearning Survey) kepada Pribadi Raharja dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan perihal penggunaan sistem yang berjalan. Survei ini dilakukan secara online untuk memudahkan kegiatan survei dalam mendapatkan informasi yang lebih akurat dan data yang tersimpan tidak akan hilang

3. Metode Pustaka (Library Research)

Adalah metode untuk mendapatkan informasi dan data dari beberapa sumber (literature) atau buku yang diperlukan untuk kebutuhan penganalisaan dan perancangan sistem baru yang di usulkan.

4. Metode Studi Elisitasi

Elisitasi merupakan rancangan yang dibuat berdasarkan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap, yaitu elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, elisitasi tahap III, dan final draft elisitasi.

1.5.2 Sumber Data

Dalam penyusunan laporan ini, penulis menggunakan jenis dan sumber data sebagai berikut:

1. Sumber data primer

Adalah data yang diperoleh secara langsung dari Perguruan Tinggi, baik melalui observasi maupun melalui pengumpulan data.

2. Sumber data sekunder

Adalah data yang dikumpulkan oleh penulis dengan mempelajari buku-buku, dan sumber-sumber data lainnya yang berkaitan dengan objek penelitian yang dipilih.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Laporan Skripsi ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan teori yang berupa pengertian dan definisi yang diambil dari kutipan buku yang berkaitan dengan penyusunan Laporan Skripsi.

BAB III : PEMBAHASAN

Bab ini berisikan gambaran dan sejarah singkat Perguruan Tinggi Raharja, struktur organisasi, pembahasan tugas dan wewenang, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, analisa proses, UML (Unified Modelling Language) sistem yang berjalan, serta elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, elisitasi tahap III, dan final draft elisitasi.

BAB IV : RANCANGAN SISTEM DAN IMPLEMENTASI

Bab ini menjelaskan analisa sistem yang diusulkan dengan menggunakan flowchart dan mind map dari sistem yang diimplementasikan, serta pembahasan secara detail final elisitasi yang ada di bab sebelumnya, di jabarkan secara satu persatu dengan menerapkan konsep sesudah adanya sistem yang diusulkan.

BAB V : PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan analisa dan optimalisasi sistem berdasarkan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

Contributors

Linda, Nofia, UntungRahardja