TA1633394255
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KLASIFIKASI KEARSIPAN
BERBASIS WEB PADA PT. SINTECH BERKAH ABADI
Disusun Oleh :
NIM | : 1633394255 |
NAMA | : Yeni Candrah |
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA
KONSENTRASI ARTIFICIAL INFORMATICS
TA. 2019/2020
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KLASIFIKASI KEARSIPAN
BERBASIS WEB PADA PT. SINTECH BERKAH ABADI
Disusun Oleh:
NIM | : 1633394255 |
Nama | : Yeni Candrah |
Fakultas | : Sains dan Teknologi |
Program Pendidikan | : Diploma 3 |
Program Studi | : Teknik Informatika |
Konsentrasi | : Artificial Informatics |
Disahkan Oleh :
Tangerang, ……… 2020
Dekan Fakultas | Ketua Program Studi | ||||
Universitas Raharja | Program Studi Teknik Informatika | ||||
(Sugeng Santoso, M.Kom) | (Dedeh Supriyanti, S.Kom., M.T.I.) | ||||
NIP : 006095 | NIP :020001 |
Rektor | |||||
Universitas Raharja | |||||
(Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si) | |||||
NIP : 000603 |
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KLASIFIKASI KEARSIPAN
BERBASIS WEB PADA PT. SINTECH BERKAH ABADI
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1633394255
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Fakultas Sains dan Teknologi
Program Studi Teknik Informatika
Konsentrasi Artificial Informatika
Disetujui Oleh :
Tangerang, 21 Januari 2020
Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
( Sri Rahayu,S.T., MM. Si) |
(H.Haris,M.Kom)
| ||
NID : 08182 |
NID : 11017
|
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KLASIFIKASI KEARSIPAN
BERBASIS WEB PADA PT. SINTECH BERKAH ABADI
Disusun Oleh :
NIM |
: 1633394255
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Fakultas Sains dan Teknologi
Program Studi Teknik Informatika
Konsentrasi Artificial Informatics
TA. 2019/2020
Disetujui Penguji :
Tangerang, Febuari 2020
Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
(_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
NID : |
NID : |
NID :
|
UNIVERSITAS RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN TUGAS AKHIR
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KLASIFIKASI KEARSIPAN
BERBASIS WEB PADA PT. SINTECH BERKAH ABADI
Disusun Oleh :
NIM | : 1633394255 |
Nama | : Yeni Candrah |
Fakultas | : Sains dan Teknologi |
Program Pendidikan | : Diploma 3 |
Program Studi | : Teknik Informatika |
Konsentrasi | : Artificial Informatics |
Menyatakan bahwa Tugas Akhir ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Tugas Akhir yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Diploma baik di lingkungan Universitas Raharja maupun di Universitas lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, 21 Januari 2020 | |
Yeni Candrah | |
NIM. 1633394255 |
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAK
PT. Sintech Berkah Abadi adalah salah satu dari penyedia solusi perangkat lunak di pasar global, memberikan solusi bisnis dan berteknologi tinggi berbasis layanan untuk para pelanggan yang di seluruh Indonesia. Saat ini dalam hal pengarsipan data yang diakses masih menggunakan sistem manual dan belum terkomputerisasi, proses pencarian arsip cukup memakan waktu yang lama dan pembuatan laporannya masih menggunakan Microsoft Excel. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi klasifikasi kearsipan berbasis web agar mempermudah dalam mengelola manajemen file dengan baik. Dalam penelitian ini menggunakan metode pengumpulan data yaitu observasi, wawancara dan studi pustaka. Pada metode analisa sistem yang digunakan adalah analisa SWOT, metode perancangan yang digunakan adalah Extreme Programming (XP) dan Unified Modelling Language (UML) dan metode pengujian menggunakan metode Blackbox Testing. Hasil rancang bangun sistem dengan menggunakan sistem berbasis web dapat memudahkan pengguna dalam menginput data, menyimpan data, mencari data, dan membuat laporan arsip lebih akurat, sehingga pengarsipan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
Kata Kunci : Pengarsipan, Klasifikasi, Dokumen, Sistem
ABSTRACT
PT. Sintech Berkah Abadi is one of the providers of software solutions in the global market, providing business-based and high-tech solutions for customers throughout Indonesia. At present in terms of archiving data that is accessed is still using a manual system and not yet computerized, the process of searching for archives is quite time consuming and making reports still uses Microsoft Excel. This study aims to design a web-based archival classification information system to make it easier to manage file management properly. In this study using data collection methods namely observation, interviews and literature study. In the system analysis method used is the SWOT analysis, the design method used is Extreme Programming (XP) and Unified Modeling Language (UML) and the testing method uses the Blackbox Testing method. The results of the system design using a web-based system can facilitate users in inputting data, storing data, searching for data, and making more accurate archive reports, so that archiving can run effectively and efficiently.
Keywords: Archiving, Classification, Documents, System
Alhamdulillah segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT serta shalawat dalam salam penulis sampaikan tauladan kita Nabi Muhammad SAW yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KLASIFIKASI KEARSIPAN BERBASIS WEB PADA PT. SINTECH BERKAH ABADI”.
Tujuan penulisan laporan Tugas Akhir ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan Diploma 3, Program Studi Teknik Informatika pada Universitas Raharja.
Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak penulis tidak akan dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Oleh karena itu pada kesempatan yang singkat ini, izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
- Bapak Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si. selaku Rektor Universitas Raharja
- Bapak Sugeng Santoso, M.Kom. selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi.
- Ibu Dedeh Supriyanti, S.Kom., M.T.I. selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika D3.
- Ibu Sri Rahayu, ST., MM.Si sebagai Dosen Pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan dengan baik.
- H. Haris, M.Kom sebagai Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, masukan dan motivasi kepada penulis.
- Bapak Yasin, S.Kom, M.Kom selaku Stakeholder PT. Sintech Berkah Abadi yang telah memberikan kontribusi besar didalam lancarnya proses penelitian Tugas Akhir ini.
- Bapak dan Ibu Dosen serta Staff Universitas Raharja yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan dan motivasi kepada penulis.
- Ayah, Ibu dan Keluarga tercinta yang selalu memberikan dukungan serta doa, dukungan moril maupun materil sehingga Tugas Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
- Teman-teman HIMTIF yang selalu ada dan memberikan semangat.
- Tamami Musyaffa yang telah banyak membantu dan memberikan masukan, motivasi dan dorongan yang berarti bagi penulis.
- Nurul Priliasari yang telah banyak membantu dan memberikan masukan dan dorongan yang berarti bagi penulis.
- Teman-teman seperjuangan yang selalu ada dan memberikan semangat.
- 1 BAB I
- 2 BAB II
- 2.1 Teori Umum
- 2.2 Teori Khusus
- 2.2.1 Konsep Dasar Perancangan
- 2.2.2 Konsep Dasar Arsip
- 2.2.3 Definisi Pengarsipan
- 2.2.4 E-Arsip
- 2.2.4.1 Jenis-jenis Arsip
- 2.2.4.2 Manfaat Manajemen Arsip Elektronik
- 2.2.4.3 Keunggulan Arsip Elektronik
- 2.2.4.4 Konsep Klasifikasi Arsip
- 2.2.4.5 Unsur Klasifikasi
- 2.2.4.6 Konsep Dasar Unified Modeling Language (UML)
- 2.2.4.7 Langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML)
- 2.2.4.8 Jenis-jenis diagram UML (Unified Modeling Language)
- 2.2.5 Konsep Dasar Elisitasi
- 2.2.6 Konsep Dasar Framework
- 2.2.7 Konsep Dasar Extreme Programming
- 2.2.8 Konsep Dasar Analisis SWOT
- 2.2.9 Manfaat Analisis SWOT
- 2.2.10 Langkah-Langkah Analisis SWOT
- 2.2.11 Langkah-Langkah Analisis SWOT
- 2.2.12 Fungsi Analisis SWOT
- 2.2.13 Tujuan Analisis SWOT
- 2.2.14 Konsep Dasar Web
- 2.2.15 Konsep Dasar PHP
- 2.2.16 Konsep Dasar XAMPP
- 2.2.17 Konsep Basis Data MYSQL
- 2.2.18 Konsep Basis Data Bootstrap
- 2.2.19 Konsep Dasar Sublime Text
- 2.2.20 Konsep Dasar Black Box Testing
- 2.2.21 Literature Review
- 3 BAB III
- 3.1 Gambaran Umum Perusahaan
- 3.2 Tata Laksana Sistem Yang Berjalan
- 3.3 Analisa Sistem Berjalan
- 3.4 Konfigurasi Sistem Berjalan
- 3.5 Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)
- 3.6 Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)
- 3.7 Spesifikasi Hak Akses (Brainware)
- 3.8 Alternatif Pemecahan Masalah
- 3.9 User Requirement
- 3.10 Tata Laksana Sistem Yang Diusulkan
- 3.11 Rancangan Basis Data
- 3.12 Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)
- 3.13 Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)
- 3.14 Spesifikasi Hak Akses (Brainware)
- 3.15 Rancangan Prototype
- 3.16 Tampilan Prototype Login
- 3.17 Tampilan Prototype Menu Home
- 3.18 Tampilan Prototype Data
- 3.19 Tampilan Prototype Data Arsip
- 3.20 Tampilan Prototype Input Data Arsip
- 3.21 Tampilan Prototype Klasifikasi Arsip
- 3.22 Tampilan Prototype Input Klasifikasi Arsip
- 3.23 Tampilan Prototype Pertelaan Arsip
- 3.24 Tampilan Prototype Input Pertelaan Arsip
- 3.25 Tampilan Prototype Laporan Arsip
- 3.26 Rancangan Program
- 3.27 Tampilan Halam Login
- 3.28 Tampilan Menu Home
- 3.29 Tampilan Menu Data
- 3.30 Tampilan Data Arsip
- 3.31 Tampilan Input Data Arsip
- 3.32 Tampilan Klasifikasi Arsip
- 3.33 Tampilan Input Klasifikasi Arsip
- 3.34 Tampilan Pertelaan Arsip
- 3.35 Tampilan Input Pertelaan Arsip
- 3.36 Tampilan Laporan Arsip
- 3.37 Testing
- 3.38 BlackBox Testing
- 3.39 Implementasi
- 4 BAB IV
- 5 DAFTAR PUSTAKA
- Gambar 1. Simbol Use Case Diagram
- Gambar 2. Simbol Sequence Diagram
- Gambar 3. Simbol Activity Diagram
- Gambar 4. Simbol Class Diagram
- Gambar 2.1 Extreme Programming
- Gambar 2.2 SWOT
- Gambar 3.1 Struktur Organisasi
- Gambar 3.2 Use Case Diagram Kearsipan
- Gambar 3.3 Activity Diagram Kearsipan
- Gambar 3.4 Sequence Diagran Kearsipan
- Gambar 3.5 Use Case Diagram Yang Diusulan
- Gambar 3.6 Activity Diagram Usulan Login
- Gambar 3.7 Activity Diagram Usulan Menginput Data Arsip
- Gambar 3.8 Activity Diagram Usulan Membuat Data Klasifikasi
- Gambar 3.9 Activity Diagram Usulan Pertelaan Arsip
- Gambar 3.10 Activity Diagram Usulan Memusnahkan Arsip
- Gambar 3.11 Activity Diagram Usulan Mencari Arsip
- Gambar 3.12 Activity Diagram Usulan Laporan Arsip
- Gambar 3.13 Sequence Diagram Usulan
- Gambar 3.14 Class Diagram Usulan
- Gambar 3.15 Prototype Halaman Login
- Gambar 3.16 Prototype Menu Home
- Gambar 3.17 Prototype Data Kategori
- Gambar 3.18 Prototype Data Arsip
- Gambar 3.19 Prototype Input Data Arsip
- Gambar 3.20 Prototype Klasifikasi Arsip
- Gambar 3.21 Prototype Input Klasifikasi Arsip
- Gambar 3.22 Prototype Pertelaan Arsip
- Gambar 3.23 Prototype Input Pertelaan Arsip
- Gambar 3.24 Prototype Laporan Arsip
- Gambar 3.25 Tampilan Halaman Login
- Gambar 3.26 Tampilan Menu Home
- Gambar 3.27 Tampilan Data Kategori
- Gambar 3.28 Tampilan Input Data Perihal
- Gambar 3.29 Tampilan Data Arsip
- Gambar 3.30 Tampilan Input Data Arsip
- Gambar 3.31 Tampilan Klasifikasi Arsip
- Gambar 3.32 Tampilan Input Klasifikasi Arsip
- Gambar 3.33 Tampilan Pertelaan Arsip
- Gambar 3.34 Tampilan Input Pertelaan Arsip
- Gambar 3.35 Tampilan Laporan Arsip
- Tabel 3.1. Analisa SWOT
- Tabel 3.2. Requirement Elisitasi Tahap I
- Tabel 3.3 Requirement Elisitasi Tahap II
- Tabel 3.4 Requirement Elisitasi Tahap III
- Tabel 3.5. Requirement Elisitasi Final
- Tabel 3.6 Perbedaan Prosedur Sistem Berjalan dan Sistem Usulan
- Tabel 3.7 Tabel User
- Tabel 3.8 Tabel Arsip
- Tabel 3.9 Tabel Bagian
- Tabel 3.10 Tabel Kategori
- Tabel 3.11 Tabel Perihal
- Tabel 3.12 Tabel Klasifikasi
- Tabel 3.13 Tabel Pertelaan
- Tabel 3.14 Tabel Detail Pertelaan
- Tabel 3.15 Tabel SK Pertelaan
- Tabel 3.16 Tabel Blackbox Testing
- Tabel 3.17 Tabel Time Schedule
- Tabel 3.18 Tabel Estimasi Biaya
-
Apakah sistem informasi kearsipan pada PT. Sintech Berkah Abadi sudah efektif dan efisien?
-
Apakah dengan sistem yang baru dapat meminimalisir kekurangan- kekurangan pada Sistem Kearsipan yang berjalan di PT. Sintech Berkah Abadi?
-
Bagaimana cara mengatasi penumpukan data kertas agar lebih mudah dalam pencarian?
-
Untuk mengetahui proses Kearsipan yang berjalan saat ini pada PT. Sintech Berkah Abadi.
-
Menciptakan sistem kearsipan berbasis web yang mampu memenuhi kebutuhan internal perusahaan.
-
Untuk merancang sistem informasi kearsipan sehingga dapat bermanfaat dalam menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh setiap pengguna.
-
Memberikan solusi yang mampu mengatasi permasalahan proses kearsipan yang berjalan saat ini.
-
Mempermudah sistem kearsipan di PT. Sintech Berkah Abadi.
-
Sebagai sarana informasi kearsipan yang dapat dilakukan dengan lebih efektif dan mudah serta ketersediaan data yang tersimpan dalam basis data.
- Metode Observasi
Observasi merupakan cara pengumpulan data dengan melakukan tinjauan langsung ke lapangan dengan melakukan pengamatan dan melaksanakan pencatatan sistematis terhadap unsur yang diteliti di PT. Sintech Berkah Abadi langsung kepada objek yang akan di teliti.
- Metode Wawancara (Interview)
Penulis mengambil data dan keterangan dengan cara mengadakan wawancara/interview secara langsung dengan orang yang terlibat dan pihak yang terkait dengan objek yang akan diperiksa atau sistem yang berjalan guna mendapatkan informasi yang lebih jelas.
- Studi Pustaka
Studi Pustaka adalah pengumpulan data dengan membaca serta mempelajari dokumen-dokumen, buku-buku cetak (pustaka) yang berhubungan dengan obyek penelitian agar mendapatkan teori atau konsep yang dapat digunakan sebagai landasan teori dan kerangka pemikiran dalam penulisan dan beberapa judul jurnal pada media internet yang berhubungan dengan literatur dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan Laporan Tugas Akhir ini masih banyak kekurangan dan kesalahan, baik dalam penulisan, penyajian ataupun isinya. Oleh karena itu, penulis senantiasa menerima kritik dan saran yang bersifat membangun agar dapat dijadikan acuan bagi penulis untuk dapat berkarya lebih baik lagi.
Akhir kata penulis berharap semoga tulisan ini dapat memberikan manfaat maupun inspirasi terhadap pembaca, khususnya bagi Mahasiswa / Mahasiswi Universitas Raharja.
Tangerang, 21 Januari 2020 | |
Yeni Candrah | |
NIM. 1633394255 |
Daftar isi
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR TABEL
DAFTAR SIMBOL
Simbol Use Case Diagram
Simbol Sequence Diaram
Simbol Activity Diagram
Simbol Class Diagram
BAB I
Latar Belakang
Pengarsipan adalah setiap catatan baik dalam bentuk teks yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat demi keperluan administrasi maupun kepentingan pembuktian nyata dari data tersebut. Pengarsipan dapat diartikan sebagai proses mengklasifikasi, menata dan menyimpan arsip agar arsip tersebut dapat cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Skema klasifikasi merupakan proses dimana arsip organisasi dapat dikelompokkan untuk memudahkan penataan berkas secara hierarki dan tidak tumpang tindih, karena skema klasifikasi dibentuk untuk melingkupi seluruh catatan organisasi.
Kehadiran teknologi dalam kegiatan perkantoran, membuat arsip elektronik semakin diperlukan oleh perusahaan. Selain sebagai bentuk aplikasi dari otomatis kantor, kegiatan perkantoran juga didukung untuk menjadi lebih efektif dan efisien. Sistem yang terkomputerisasi akan lebih mudah melakukan pencarian dan penyajian informasi yang dibutuhkan, sehingga lebih baik dari sebuah sistem yang dilakukan secara manual. Dalam hal ini sistem informasi komputer sangat diperlukan oleh PT. Sintech Berkah Abadi. PT. Sintech Berkah Abadi merupakan perusahaan yang bergerak pada bidang teknologi dan pengembangan. PT. Sintech Berkah Abadi menyediakan jasa konsultansi IT dan perawatan serta perbaikan. Saat ini sistem pengarsipan pada perusahaan tersebut belum berjalan dengan maksimal, sehingga pada saat berkas dibutuhkan proses pencarian berkas membutuhkan waktu lama bahkan sering kali ada berkas-berkas yang terselip, rusak dan hilang. Kearsipan pada PT. Sintech Berkah Abadi seharusnya memiliki basis data yang sudah tertata rapi dan dapat diakses oleh staf yang bersangkutan. Bedasarkan hal tersebut Perusahaan tersebut memerlukan informasi yang cepat dan akurat, karena sistem kearsipan memegang peran penting untuk perusahaan. Sehingga perlu adanya tindakan yang tepat agar permasalahan tersebut dapat diminimalisir.
Berdasarkan latar belakang yang dijabarkan diatas, penulis tertarik untuk membuat sebuah rancangan sistem kearsipan berbasis web untuk memudahkan staff dalam pengelolahan kearsipan. Maka dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini, penulis memberi judul yaitu “Perancangan Sistem Informasi Klasifikasi Kearsipan Berbasis Web Pada PT. Sintech Berkah Abadi”.
Rumusan Masalah
Ruang Lingkup
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini, sebagai berikut :
Manfaat Penelitian
Manfaat yang diharapkan dan dihasilkan dari penulisan penelitian ini, adalah :
Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan suatu rangkaian cara atau kegiatan pelaksana penelitian yang didasari oleh asumsi-asumsi dasar, pandangan-pandangan filosofi dan ideologis, pertanyaan dan isu-isu yang dihadapi. Suatu penelitian mempunyai rancangan penelitian tertentu. Rancangan ini menggambarkan prosedur atau langkah-langkah yang harus ditempuh, waktu penelitian, sumber data dan kondisi data dikumpulkan dan dengan cara bagaimana data tersebut dihimpun dan diolah untuk digunakan dalam pembuatan laporan. Dalam hal ini penulis menggunakan 4 (empat) Metode Penelitian yang meliputi Metode Pengumpulan Data, Metode Analisis, Metode Perancangan, Metode Pengujian
Metode Pengumpulan Data
Penelitian yang digunakan oleh penulis yaitu pengumpulan data yang dibutuhkan metode-metode sebagai berikut :
Metode Analisis
Metodologi Perancangan
Metode Pengujian (Testing)
Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode Blackbox Testing. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan fungsional software. Karena itu, uji coba Blackbox Testing memungkinkan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input atau data uji yang akan menguji fungsional atau output suatu program. Metode pengujian Blackbox Testing digunakan untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, antara lain fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan tampilan luar, kesalahan output, kesalahan dalam struktur data atau akses basis data eksternal dan kesalahan performa.
Sistematika Penulisan
Untuk memahami lebih jelas Laporan Tugas Akhir ini, penulisan mengelompokkan materi ini menjadi beberapa sub dengan sistematika penyampaiannya sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Berisikan tentang : Latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup, metodologi penelitian, metodologi pengumpulan data, metodologi analisis, metodologi perancangan, metodologi pengujian dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Berisi tentang : Konsep Dasar Sistem, Karakteristik Sistem, Klasifikasi Sistem, Konsep Dasar Informasi, Konsep Dasar Sistem Informasi, Konsep Dasar Analisis Sistem, Aanalisa SWOT, Konsep Dasar Elitasi, Black Box Testing, Konsep Dasar Unified Modeling Language, Konsep Dasar Arsip, XAMPP, Literature Review
BAB III PEMBAHASAN
Berisikan tentang : Gambaran Umum Perusahaan, Struktur Organisasi, Wewenang dan Tanggung Jawab, Masalah yang dihadapi, Analisis Proses, Tata laksana sistem yang berjalan, Konfigurasi Sistem Berjalan, Spesifikasi Basis Data dan Prototype sistem yang akan dibuat, serta implementasi sisitem yang diusulkan.
BAB IV PENUTUP
Berisikan tentang : Kesimpulan dan Saran yang dapat diberikan oleh penulis dari hasil penelitian yang dilakukan terhadap sistem yang sedang berjalan.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB II
Teori Umum
Konsep Dasar Sistem
-
Menurut Tohari dalam Rochman dan Yanti (2016:39)[1] “Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terkait, saling berinteraksi, dan saling tergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan”.
-
Menurut Julitta Dewayani dan Fitri Wahyuningsih (2016:11)[2] “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi perusahaan”.
-
Menurut Mulyadi (2016:4) [3] mendefinisikan, “Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang didalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.
-
Menurut Jogiyanto dalam Novita dan Novita (2015:2)[4] “Sistem adalah suatu grup dari elemen-elemen baik berbentuk fisik maupun bukan fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sistem”.
-
Menurut M.Thoha dkk (2015:78)[5] “Sistem adalah suatu grup dari elemen-elemen baik berbentuk fisik maupun bukan fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan, sasaran atau akhir dari sistem”.
Karakteristik Sistem
Dalam buku konsep sistem informasi, Hutahaean (2015:3-5)[6] Mengatakan bahwa “Supaya sistem itu dikatakan sistem yang baik, maka harus memiliki karakteristik". Karakteristik sistem tersebut diantaranya :
- Komponen Sistem (Components System)
Suatu sistem terdiri atas sejumlah komponen yang tentunya saling berinteraksi, artinya bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen dari sistem terdiri atas komponen-komponen yang berupa sub sistem atau bagian-bagian dari sistem.
- Batasan sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
- Lingkungan Luar Sistem (Environments System)
Lingkungan luar sistem (environment), di luar batas sistem yang dapat mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan bersifat menguntungkan yang harus terus dijaga serta yang merugikan yang harus dijaga dan dikendalikan, kalau tidak mengganggu kelangsungan hidup sistem.
- Penghubung sistem (Interface System)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lain melalui penghubung.
- Masukkan sistem (Input System)
Masukan adalah energi yang di masukan ke dalam sistem, yang dapat berupa perawatan (maintenace input), dan masukkan sinyal (signal input). Maintenace Input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi. Signal Input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
- Keluaran sistem (Output System)
Keluaran sistem adalah hasil energi yang diolah serta diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
- Pengolah Sistem (Processing System)
Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran.
- Sasaran Sistem(Objectives)
Suatu sistem pastinya mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem tentunya sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem serta keluaran yang akan dihasilkan oleh sistem.
Klasifikasi Sistem
Menurut Hutahaean (2015:6)[7] Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang. Adapun klasifikasi sistem dapat diuraikan sebagai berikut :
- Sistem Abstrak (Abstrack System) dan Sistem Fisik (Physical System)
Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologi. Sedangkan sistem fisik diartikan sebagai sistem yang nampak secara fisik sehingga setiap mahluk dapat melihatnya, misalnya sistem komputer.
- Sistem Alami (Natural System) dan Sistem Buatan (Human Made System)
Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem tata surya, sistem galaksi, sistem reproduksi dan lain-lain. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan yang melibatkan interaksi manusia, misalnya sistem akuntansi, sistem informasi, dan lain-lain.
- Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)
Sistem deterministik merupakan sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan, misalnya sistem komputer, adalah contoh sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem robabilistik merupakan sistem yang kondisi masa depanya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem manusia.
- Sistem Tertutup (Closed System). dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Lebih sepesifik dikenal juga yang disebut dengan sistem terotomasi, yang merupakan bagian dari sistem buatan manusia dan beriteraksi dengan kontrol oleh satu atau lebih komputer sebagai bagian dari sistem yang digunakan dalam masyarakat modern. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya, misalnya sistem kebudayaan manusia. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa danya campur tangan dari pihak luar. Secara teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
Konsep Dasar Informasi
Definisi Data
Menurut Iswandy (2015:73)[8] Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.
Definisi Informasi
Informasi berasal dari kata Perancis kuno infomacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa Latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”. Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam “pengetahuan yang dikomunukasikan” berikut definisi menurut para ahli :
-
Menurut Tohari dalam Rochman dan Yanti (2016:39) [9] “Informasi merupakan suatu aset penting bagi suatu institusi atau organisasi. Oleh karena itu, informasi harus berkualitas, dijaga, dan dipelihara dengan baik”.
-
Menurut Abidin dalam Sutopo, dkk (2016:24) [10] “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi berarti bagi penerimanya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidak pastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan”.
Kualitas Informasi
Menurut Sutabri yang dikutip oleh Muhamad Muslihudin dan Oktafianto (2016:10)[11] mengemukakan bahwa kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu:
- Informasi Harus Akurat (Accurate)
Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
- Tepat Waktu (Timelines)
Informasi yang sampai pada si penerima tidak boleh terlambat, informasi yang sudah using tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan.
- Relevan (relevance)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi untuk setiap orang, satu dengan lainnya adalah berbeda.
Nilai Informasi
-
Menurut Yakub dalam Nugraha (2015:4). [12]“Nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal yaitu, manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya”.
-
Menurut Suwardjono dalam Putri (2016:2430). [13] “Nilai informasi merupakan kemampuan informasi untuk meningkatkan pengetahuan dan keyakinan dalam pengambilan keputusan”.
-
Menurut Jeperson Hutapean (2015:12-13)[14] bahwa nilai informasi ditemtukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan lebih bernilai jika manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
-
Menurut M. Thoha dan Miyanto (2015:2) [15] “Sistem Informasi adalah sekumpulan prosedur yang terorganisir dan di jalankan guna dapat menyediakan informasi untuk menunjang atau mendukung organisasi. Sistem informasi mempunyai definisi berbeda menurut para ahli, namun secara umum, sistem informasi ialah kombinasi teknologi informasi serta aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu guna mendukung operasi dan manajemen”.
-
Menurut Pratama dalam Rochman dan Yanti (2016:2) [16] “Sistem informasi adalah gabungan dari perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), infrastruktur, dan sumber daya manusia (SDM) yang terlatih yang mana keempat komponen ini saling berkaitan untuk menciptakan sebuah sistem yang dapat mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat”.
-
Menurut Iswandy (2015:72), [17] “Sistem informasi merupakan suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan”.
- Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
- Blok Model (Model Block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
- Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang brguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua tingkatan manajemen.
- Blok Teknologi (Block Technology)
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga) bagian utama, yaitu teknisi (brainmare), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
- Blok Basis Data (Database Block)
Bagian data (database) merupakan data yang saling berkaitan satu dengan yang lain, tersimpan diperangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasika sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanan. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Manajemen Sistem).
- Blok kendali (Control Block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi seperti bencana alam, api, temperature, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisien, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan ditetapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat cepat langsung teratasi.
-
Menurut Dede Bachtiar dan Atikah (2015:72)[18] “Analisis sistem ialah langkah-langkah dalam melakukan analisa sistem yang tentunya akan dirancang, melakukan penelitian terhadap kebutuhan-kebutuhan sistem, serta pula apa saja kekurangannya”.
-
Menurut Sugihartono, T. (2018),[19]“Analisa sistem adalah panguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan”.
- Identify, yaitu proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi masalah. Hal yang dilakukan diantaranya sebagai berikut :
- Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. Hal ini dapat dilakukan dengan menganalisa cara kerja dari sistem bejalan. Hal yang dilakukan diantaranya :
- Analyze, yaitu melakuakan analisa terhadap sistem. Hal yang dilakukan diantaranya : :
- Report, yaitu membuat laporan dari hasil analisis yang telah dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Tujuan dari adanya laporan tersebut diantaranya :
Menurut Maimunah, dkk (2017)[20] menjelaskan bahwa, “Perancangan adalah setiap rancangan harus memenuhi kebutuhan penggunanya dan dapat berfungsi dengan baik, fungsi timbul sebagai akibat dari adanya kebutuhan manusia dalam usaha untuk mempertahankan serta mengembangkan hidup dan kehidupannya di alam semesta ini”.
Menurut Rosalina, dkk (2015:22) [21] mengatakan, “Perancangan merupakan pengembangan sistem dari sistem yang sudah ada atau sistem yang baru, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru. Tahap perancangan sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu:
- Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
- Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancangan desain yang lengkap kepada ahli-ahli teknis lainnya yang terlibat.
Menurut Sutarto dalam Latif dan Aditya (2015:24)[22] , “Arsip sebagai kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu, disimpan secara sistematis, dan dapat ditemukan kembali dengan cepat”.
Menurut G.R. Terry dalam Latif dan Aditya (2015:24) [23] ) “Kearsipan yaitu menempatkan kertas-kertas dalam penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditetapkan terlebih dulu sedemikian rupa, sehingga setiap kertas bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat”
Menurut Pontoh dan Arie (2016:24)[24] , “Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi”.
Menurut Normah (2018:42)[25] “Arsip elektronik adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data scan yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan ke dalam hard drive atau optical disk. Pemberian indeks elektronik untuk arsip electronik dapat memberikan informasi yang lengkap mengenai data dokumen, seperti penulis, nomor referensi, atau tanggal dibuatnya. Data dapat ditampilkan, dicetak, dibagi, dan disimpan secara komputerisasi, sehingga memberikan keuntungan besar karena membuat isi dokumen menjadi aktif”.
- Arsip menurut nilai atau kegunaannya:
- Arsip menurut fungsinya:
- Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.
- Pengindeksan yang fleksibel dan mudah di modifikasi berdasarkan prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
- Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan ditemukan nya dalam bentuk full text dokumen.
- Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya dapat melihat dilayar monitor atau print-nya tanpa dapat mengubah nya.
- Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.
- Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusak nya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.
- Manajemen pengawasan yang lebih mudah, cepat, dan lebih accountable menuju good governance.
- Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data kedalam media penyimpanan yang compatible.
- Proses pencarian dokumen lebih cepat, tanpa harus meninggalkan meja kerja.
- Arsip elektronik hanya dapat dilihat di layar monitor atau dicetak tanpa dapat mengubahnya, sehingga kemungkinan file akan hilang sangat kecil.
- Menggunakan media penyimpanan elektonik berbasis digital. Sehingga menghemat tempat penyimpanan dan dapat meminimalisir kerusakan dokumen.
- Dengan memanfaatkan teknologi internet. Berbagi dokumen dapat dilakukan secara mudah.
- Orang lain yang tidak mempunyai otoritas tidak dapat untuk mengaksesnya, karena keamanan terjaga, dengan protect atau password sesuai keinginan pengelolanya, maka mudah dalam melakukan recovery data, dengan cara memback-up data kedalam media penyimpanan yang compatible.
- Membantu dalam menentukan golongan dan tingkat masalah yang terkandung dalam arsip.
- Membantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip.
- Sebagai alat penataan dalam berkas/filling sistem.
- Membantu memberikan pelayanan secepat mungkin.
- Efisiensi waktu dan tenaga.
- Kelompok Informasi Arsip
- Kode Arsip
- Kode Huruf
- Kode Angka
- Kode102089, berarti:
Menurut Robby Yuli Endra, Usman Rizal dan Fenty Ariani (2017:24)[28] “UML merupakan salah satu salah satu pemodelan perangkat lunak yang saat ini paling banyak digunakan. UML adalah salah standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis dan desain, seta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek”.
Menurut Muhamad Yusup, Ary Budi Warsito, Moh. Iqbal Awi Makaram dalam jurnal CCIT Vol.8 No.2 (2015:29)[29] “UML (Unified Modelling Language) adalah himpunan struktur dan teknik untuk pemodelan desain program berorientasi objek (OOP) serta aplikasinya. UML adalah metodologi untuk mengembangkan sistem OOP dan seperangkat tool untuk mendukung pengembangan sistem tersebut”.
Menurut Munawar dalam Waspodo (2015:2) [30] “Unified Modelling Language (UML) adalah salah satu alat bantu yang sangat handal dalam dunia pengembangan sistem yang berorientasi objek. Hal ini di sebabkan karena UML menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembang sistem untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk yang baku, mudah di mengerti, serta di lengkapi dengan mekanisme yang efektif untuk berbagi (sharing) dan mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain.”.
- Buatlah daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.
- Petakan use case untuk setiap business process untuk mendefinisikan dengan cepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem, kemudian perhalus use case diagram dan dilengkapi dengan requirement, constraints dan catatan-catatan lain.
- Buatlah deployment diagram secara kasar untuk mendefinisikan arsitektur fisik sistem.
- Definisikan requirement lain non fungsional, security dan sebagainya yang juga harus disediankan oleh sistem.
- Bedasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram.
- Definisi obyek-obyek level atas package atau domain dan buatlah sequence atau collaboration untuk tiap jalur pekerja, jika sebuah use case memiliki kemungkinan alur normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masing-masing alur.
- Buatlah rancangan user interface model yang menyediakan antar muka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case.
- Berdasarkan model-model yang sudah ada, buatlah class diagram. Setiap package atau domain dipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baik jika untuk setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain.
- Setelah class diagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokkan class menjadi komponen-komponen karena itu buatlah component diagram pada tahap ini. Juga, definisikan test integrasi untuk setiap komponen meyakinkan ia bereaksi dengan baik.
- Perhalus deployment diagram yang sudah dibuat. Detailkan kemampuan dan requirement piranti lunak, sistem operasi, jaringan dan sebagainya. Petakan komponen ke dalam node.
- Mulailah membangun sistem. Ada dua pendekatan yang tepat digunakan :
Menurut Robby Yuli Endra, Usman Rizal dan Fenty Ariani (2017:24)[31] Use case atau diagram use case merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Secara kasar, use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada didalam sistem informasi dan oleh siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu.
Class Diagram Menurut Sri Rahayu (2017:111)[32] Class diagram merupakan diagram yang selalu ada di permodelan sistem berorientasi objek. Class diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diintansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class diagram menunjukkan hubungan antar class dalam sistem yang sedang dibangun dan bagaimana mereka saling berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan.
Sequence Diagram Menurut Sri Rahayu, Ilamsyah, Riena Eka Putri (2019:6-7)[33] Sequence diagram adalah alat pemodelan yang menggambarkan adanya rangkaian objek terintegrasi yang dibutuhkan oleh Sistem, agar relevan dengan kebutuhan user.
State Chart Diagram Digunakan untuk memodelkan behaviour objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek beralih dari satu state ke state yang lain.
Activity Diagram Menurut Lila Setiyani (2018:20)[34] Activity diagram merupakan diagram yang menggambarkan alur sequential dari aktivitas sebuah proses bisnis atau use case.
- Elisitasi Tahap I
- Elisitasi Tahap II
- Elisitasi Tahap III
- Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut :
- Final Draft Elisitasi
- Merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.
- Memiliki karakteristik yang fleksibel serta ringan untuk memudahkan dalam belajar, memodifikasi, dan juga mengintegrasikan Library and Helper.
- Menggunakan pola Model, View dan Controller (MVC) sehingga struktur kode yang dihasilkan lebih terstruktur dan memiliki standar yang jelas.
- Menghasilkan URL yang sangat ramah. Di CodeIgniter diminimalkan gunakan $ _GET serta diganti dengan URL.
- Model: Representasi database, termasuk tabel desain terhadap hubungan yang ada antar tabel. Fungsi utama dari model ini adalah untuk menangani data, mengambil data dari database, memasukkan data ke dalam database, manipulasi data melalui validasi data.
- View: View untuk membuat model data yang diberikan dan juga akan mengirimkan gerak atau aktivitas dari konsistensi tampilan data ke perubahan yang terjadi. Dengan mengelompokkan semua tampilan dan kode presentasi di satu tempat, akan memudahkan untuk mengubah tampilan tanpa mempengaruhi logika bisnis dan data.
- Controller: Controller mendefinisikan perilaku yang terjadi pada aplikasi, serta kemudian memetakannya ke dalam tindakan dari pengguna ke model. Pengontrol akan sangat erat kaitannya dengan View, karena setiap interaksi pengguna yang akan dilakukan akan ditunjukkan oleh View to a response oleh Controller. Di dalam controller akan ada metode yang akan merespon perilaku aplikasi.
- Planning (Perencanaan)
Tahapan ini dimulai dengan mendengarkan kumpulan kebutuhan aktifitas suatu sistem yang memungkinkan pengguna memahami proses bisnis untuk sistem dan mendapatkan gambaran yang jelas mengenai fitur utama, fungsionalitas dan keluaran yang diinginkan.
- Design (Perancangan)
Pada tahapan perancangan dilakukan pembuatan pemodelan sistem berdasarkan hasil analisa kebutuhan yang didapatkan. Selain itu dibuatkan juga pemodelan basis data untuk menggambarkan hubungan antar data.
- Coding(Pengkodean)
Tahapan ini merupakan implementasi dari perancangan model sistem yang telah dibuat kedalam kode program yang menghasilkan prototipe dari perangkat lunak.
- Testing (Pengujian)
Tahapan ini merupakan tahapan pengujian terhadap aplikasi yang sudah dibangun, pada tahapan ini ditentukan oleh pengguna sistem dan berfokus pada fitur dan fungsionalitas dari keseluruhan sistem kemudian ditinjau oleh pengguna sistem.
- Testing (Pengujian)
Tahapan ini merupakan tahapan pengujian terhadap aplikasi yang sudah dibangun, pada tahapan ini ditentukan oleh pengguna sistem dan berfokus pada fitur dan fungsionalitas dari keseluruhan sistem kemudian ditinjau oleh pengguna sistem.
- Kekuatan (Strengths)
Merupakan kondisi kekuatan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada, kekutan yang di analisis merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek konsep bisni situ sendiri, yaitu kekuatan apa saja yang dimiliki pariwisata, dengan mengetahui kekuatan, pariwisata dapat di kembangkan menjadi lebih tangguh hingga mampu bertahan dalam pasar dan mampu bersaing untuk perkembangan selanjutnya yang menyangkut pariwisata.
- Kelemahan(Weakness)
Merupakan kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi, proyek atau konsep bisnis yang ada, kelemahan yang di analisis, merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri, yaitu segala faktor yang tidak menguntunkan atau merugikan bagi pengembangan objek wisata.
- Peluang(Opportunities)
Merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang yang terjadi, kondisi yang tejadi merupakan peluang dari luar organisasi, proyek atau konsep bisnis, itu sendiri misalnya kompetitor kebijakan.
- Ancaman ( Threats )
Merupakan kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat dapat mengganggu organisasi, proyek atau konsep bisnis itu sendiri.
- Perusahaan harus memulai analisis SWOT dengan mendefinisikan bisnisnya.
- Perusahaan harus mengidentifikasikan peluang (opportunities) dan ancaman (threats).
- Perusahaan harus menentukan kunci sukses (key success factors) dari bisnis yang dijalankannya. Pengertian key success factors yaitu aktivitas atau daerah dimana perusahaan harus benar-benar ahli agar sukses pada bisnisnya dengan sepenuhnya mengekploitasi peluang yang tersedia dan melawan ancaman yang membahayakannya.
- Perusahaan harus melihat ke dalam pengevaluasian kemampuannya yang berhubungan dengan keahlian dan keunggulan yang ada pada organisasi yang memberikan kemampuan kepada perusahaan untuk berhasil dengan baik pada aktivitas dan daerah yang diidentifikasikan sebagai ,key success factors untuk bisnisnya.
- Selanjutnya perusahaan secara objektif membandingkan kemampuannya dengan key success factors. Perbandingan ini akan memberikan perusahaan perkiraan yang tepat tentang kekuatan (strengths) dan kelemahannya (weakness).
- Strategi SO (Strenght-Opportunity)
Strategi ini merupakan kekuatan internal perusahaan untuk meraih peluang-peluang yang ada diluar perusahaan.
- Strategi WO (Weakness-Opportunity)
Strategi ini bertujuan untuk memperkecil kelemahan-kelemahan internal perusahaan dengan memanfaatkan peluang-peluang eksternal.
- Strategi ST (Strenght-Threat)
Memulai strategi ini perusahaan berusaha untuk menghindari ancaman atau menggurangi dampak dari ancaman-ancaman eksternal.
- Strategi WT (Weakness-Threat)
Strategi ini didasarkan pada usaha memininalkan kelemahan-kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
-
Imasita, Andi Gunawan dan Hirman dalam jurnal sinsmat, September 2015, Halaman 196-204[57] yang berjudul “Pengembangan Model Pengelolaan Arsip (Surat) dan Dokumen Pemerintah Berbasis Web pada Kantor Pemerintah Kabupaten Sidrap Provinsi Sulawesi Selatan”, berupa: Pengembangan produk model pengelolaan arsip yang dapat membantu dalam penyajian arsip (surat) dan dokumen dengan cepat, tepat dan dapat diakses secara online oleh semua pegawai. Penelitian ini menggunakan metode waterfall, Kelebihan dari sistem ini adalah menyiapkan buku agenda secara online, memudahkan penemuan fisik arsip dengan cara cepat dan tepat, pencarian arsip dapat dilakukan berdasarkan asal surat, tanggal surat, tanggal terima/kirim, perihal surat, isi ringkas surat dan lain-lain, fisik arsip dapat ditemukan secara online, program ini menyiapkan menu print untuk mencetak arsip tersebut, sedangkan kekurangannya dalam sistem ini masih memiliki kekurangan yaitu rentan kebocoran data terhadap sistem yang berbasis online.
-
Penelitian yang dilakukan oleh Fauziah Latif dan Aditya Wirangga Pratama (2015) Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis, 3(1), 21-31.[58] yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (E-Arsip) Berbasis Microsoft Access Pada PT. Hi-Test”, berupa: Penggunaan sistem perancangan berbasis Microsoft access diharapkan dapat membantu bagian administrasi kantor untuk dapat mengelola arsip secara efektif dan efisien dengan menggunakan media elektronik dalam pengolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan dan akuratan invoice.
-
Penelitian yang dilakukan Sri Rahayu, Syarah dan Dara Hana Wardani (2017) Jurnal Sensi 112[59] yang berjudul “Optimalisasi kartu kendali pada sistem informasi pendataan sutar masuk dan surat keluar”, berupa : Rancangan tampilan aplikasi dibuat dengan menggunakan Macromedia Dreamweaver dan program aplikasi PHP (Hypertext Preprocessor), dikoneksikan dengan database. Merancang aplikasi dengan program open source (PHP) akan mempermudah pengembangannya karena bisa dijalankan diberbagai platform. sistem yang dibangun sangat memudahkan pengolahan arsip surat masuk dan surat keluar, sehingga data lebih teratur.
-
Penelitian yang dilakukan Sambas Ali Muhidin, Hendri Winata dan Budi Santoso (2016) Jurnal Pendidikan Bisnis dan Manajemen, 2(3), 178-183.[60] yang berjudul “Pengelolaan Arsip Digital”, berupa: Dalam terminologi kearsipan, media elektronik dikelompokan sebagai arsip media baru. Salah satu bentuk penyimpanan arsip media baru adalah media digital. Media digital biasanya memerlukan alat bantu berupa komputer, karena tidak dapat dibaca secara langsung. Arsip yang disimpan dalam bentuk digital dapat berupa gambar, suara, video, tulisan atau lainnya yang dapat dijadikan sebuah data dalam bentuk biner (binary), dapat diolah dalam program komputer dan disimpan dalam media penyimpanan data digital.
-
Penelitian yang dilakukan Rizki Tri Wahyuni, Dhidik Prastiyanto, dan Eko Supraptono (2017) Jurnal Teknik Elektro 18-19[61]. yang berjudul “Penerapan Algoritma Cosine Similarity dan Pembobotan TF-IDF pada Sistem Klasifikasi Dokumen Skripsi”, berupa : Aplikasi ini dikembangkan dengan menggunakan metodologi model waterfall dan rancangan sistemnya menggunakan metode Metode TF-IDF menggabungkan dua konsep untuk perhitungan bobot, yaitu frekuensi kemunculan sebuah kata didalam sebuah dokumen tertentu dan inverse frekuensi dokumen yang mengandung kata tersebut.
-
Penelitian yang dilakukan oleh M. Amiruddi Saddam dan Helmi Ilham dalam Jurnal CCIT 2017.[62] Penelitian ini berjudul “Pengembangan Sistem Informasi Arsip Elektronik Pada PT. Lotte Chemical Titan Nusantara” Tujuan Penelitian adalah untuk mengembangkan sistem yang sudah ada untuk menunjang kelancaran kerja pada perusahaan dan untuk kenyamanan pengguna dan menyempurnakan alur sistem tersebut. Kelebihan : alur kerja sistem sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan dan keamanan data yang terjamin, sedangkan kekurangannya adalah tampilan sistem sangat tidak user friendly.
-
Penelitian ini dilakukan oleh Sri Rahayu, Ilamsyah dan Riena Eka Putri dalam Jurnal SIMIKA (2019)[63] yang berjudul “Rancangan Bangun Sistem Pengarsipan Data Jaminan Peserta (Studi Kasus BPJS Ketenagakerjaan Cikokol Tangerang)”, berupa : Penggunaan menggunakan sistem perancangan berbasis website dapat membantu bagian administrasi kantor untuk dapat mengelola arsip dengan mudah dan dapat menghasilkan laporan yang akurat dan real time.
-
Edo Pratama, Leon Andretti Abdillah dan Susan Dian Purnamasari (2015)[64], yang berjudul “Sistem Informasi Kearsipan Korespondensi Di Universitas Bina Darma”, terdiri: Era teknologi informasi mendukung pertumbuhan organisasi dalam membuat setiap pekerjaan dilakukan dengan mudah, cepat, dan akurat. Arsip adalah media yang digunakan oleh masing-masing lembaga, terutama lembaga pendidikan seperti yayasan atau universitas untuk penyimpanan, pengelompokan, organisasi, kontrol dan pemeliharaan berbagai catatan arsip dalam surat tertentu. Universitas Bina Darma memiliki 5 kategori arsip. Untuk menyelesaikan beberapa masalah yang terkait dengan surat korespondensi arcvhiving, penulis mengembangkan sistem informasi arsip korespondensi (CAIS) atau Arsip elektronik (e-Archive). Alasan dan tujuan dari penelitian ini adalah untuk membangun arsip sistem informasi yang lebih terstruktur dan terkomputerisasi untuk mempercepat pencarian data yang ada dan pembuatan surat masuk dan keluar serta dokumen yang diperlukan. Penelitian ini akan menggunakan metode First In First Serve (FIFS). Hasil penelitian yang diperoleh adalah bahwa administrasi membutuhkan sistem dalam mencari arsip yang ada dan pembuatan surat masuk dan keluar dan laporan arsip surat.
-
akije Zejnullahu dan Indrit Baholli (2017)[65], yang berjudul “Sistem Pengarsipan Dokumen Elektronik di Republik Kosovo- Evaluasi Faktor Keberhasilan- Desain-Reality Gap Analysis”, terdiri: Penggunaan Inovasi TIK dalam kegiatan sektor publik, yang disebut sebagai e-Government, telah membantu pemerintah meningkatkan layanan mereka kepada warga negara, bisnis, dan unit pemerintah dengan menjadikannya lebih kualitatif dan mudah diakses. Inisiatif e-Government di Kosovo diidentifikasi sebagai prioritas pemerintah pada 2008 dan sejak itu sejumlah proyek telah dilaksanakan, di antaranya adalah Sistem Pengarsipan Dokumen Elektronik (SEAD). Karena kegagalan sebagian atau seluruh implementasi proyek e-government adalah fenomena yang sangat sering terjadi di negara-negara berkembang, identifikasi faktor keberhasilan dan kegagalan proyek diperlukan untuk mengatasinya tepat waktu. Dalam penelitian ini dinilai tingkat keberhasilan implementasi SEAD dan diidentifikasi faktor kritis keberhasilan dan kegagalan sistem ini melalui tujuh dimensi ITPOSMO dengan menggunakan Desain Reality Gap Analysis. Dengan mengukur kesenjangan desain-realitas di tujuh dimensi, kami telah menilai keberhasilan implementasi SEAD, yang mencetak 18,05. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa jika tidak ada tindakan yang diambil untuk mengurangi ukuran kesenjangan, khususnya kesenjangan dalam dimensi "Proses" dan "Penetapan Staf dan Keterampilan", risiko proyek termasuk dalam kategori "Kegagalan Parsial". Temuan dari penelitian ini akan berfungsi untuk mengurangi risiko yang dapat mempengaruhi keberhasilan implementasi e-governance di Republik Kosovo, dan juga akan melayani peneliti lain dalam mengidentifikasi faktor kegagalan dan keberhasilan e-Government di negara-negara berkembang.
-
Made Pasek Agus Ariawan, Putu Bagus Indra Sukadiana Putra dan Putu Arya Mertasana (2017)[66], yang berjudul “Desain dan Analisis Sistem Informasi Manajemen Surat menggunakan Metode PIECES: Studi Kasus di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Udayana ”, terdiri: Informasi dibutuhkan oleh lembaga, perusahaan, organisasi, lembaga dan lingkungan yang tidak memiliki akses ke sistem. Mail adalah sarana komunikasi yang penting bagi agensi. Semakin cepat distribusi surat, semakin cepat informasi dapat diperoleh oleh orang atau lembaga. Meningkatnya jumlah surat masuk dan keluar menimbulkan beberapa masalah dalam manajemen surat. Dari tinjauan beberapa penelitian, dapat dikatakan bahwa sistem manajemen informasi dapat membantu menangani masalah yang dihadapi dalam pemrosesan data surat, pengarsipan surat, dan pencarian surat. Namun, ada beberapa kelemahan dalam penelitian, antara lain penelitian yang ditinjau tidak menjelaskan bagaimana sistem bekerja dalam distribusi surat, verifikasi, penandatanganan, klasifikasi, dan penentuan prioritas. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan merancang sistem informasi manajemen surat masuk dan keluar menggunakan analisis PIECES. Kelebihan dari sistem ini antara lain, dapat membantu komputerisasi data, proses distribusi surat bisa secara real time dengan pemberitahuan surat, data email yang masuk dapat diklasifikasikan menggunakan metode klasifikasi, surat keluar dapat dibuat menggunakan metode SPK dan penandatanganan surat dapat dilakukan dengan menggunakan sistem barcode.
- Meningkatakan kualitas SDM dalam pemanfaatan Teknologi Informasi
- Mengembangkan produk Teknologi Informasi yang berkualitas dan kompetitif.
- Menyajikan solusi yang tepat dan cermat dalam mengatasi permasalahan konsumen di bidang Teknologi Informasi
- Membantu memenuhi kebutuhan masyarakat (user/konsumen) dalam pembuatan dan pengembangan aplikasi bidang Teknologi Informasi.
- Menciptakan komitmen dan kepercayaan masyarakat (user/konsumen) secara konsisten dan berkesinambungan.
-
Komisaris
-
Direktur
-
Manager Marketing
-
Manager Finance
-
Manager Training
-
Manager Softwae
-
Manager Hardware
-
Manager Perencanaan
-
Manager HRD
-
Staff Administrasi
-
1System yang mencakup seluruh data kearsipan pada PT. Sintech Berkah Abadi.
-
2Actor yang melakukan kegiatan : Staff Administrasi dan Direktur
-
6Usecase yang dilakukan oleh actor.
-
1 Initial Node ,objek yang diawali.
-
2 decision node sebagai jembatan ya atau tidak mengambil keputusan.
-
1final state, objek yang diakhiri.
-
2 Actor yang melakukan kegiatan sebagai Staff Administrasi dan Direktur.
-
10Message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat Informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.
-
1lifeline antar muka yang saling berinteraksi.
-
1 boundary melakukan kegiatan penggambaran dari form.
-
1 control penghubung antara boundary dengan tabel
-
Nama Masukan : Arsip Dokumen
Fungsi : Sebagai alat bukti manajemen
Sumber : Petugas pengelola arsip
Media : Kertas dan Komputer
Distribusi : Diposisi Surat kepada unit terkait
Frekuensi : Setiap adanya data yang masuk
Keterangan : Berisi data arsip
-
Nama Masukan : Pengolahan arsip dokumen
Masukan : Data Arsip Dokumen
Keluaran : Laporan Data Arsip
Ringkasan Proses: Proses ini menginput pengelolaan data arsip, sortir dokumen, melakukan pembolongan dokumen, dokumen dimasukkan kedalam ordner.
-
Nama Keluaran : Laporan Data Arsip
Fungsi : Mencetak atau menampilkan laporan data arsip
Media : Kertas dan Komputer.
Frekuensi : Perbulan dan sesuai kebutuhan.
Format : Dalam bentuk laporan tabel.
Keterangan : Sebagai laporan data arsip.
-
Processor: Intel Core i5”
Monitor : 15.0”
Keyboard: Logitech USB
Mouse : Logitech USB
RAM : 4 GB
Hardisk: 100 GB
Printer : Laserjet
-
Windows 7
Ms. Excel 2007
Google Crome
-
Petugas yang berwenang.
-
Sistem pengarsipan dokumen yang berjalan saat ini masih dilakukan secara semi komputerisasi, karena belum adanya suatu sistem informasi yang dapat memudahkan dalam pengarsipan yang ada.
-
2. Kendala yang terjadi saat ini ada diproses pencarian dokumen yang dibutuhkan, pada proses ini membuat staff kesusahan sehingga cukup memakan waktu lama karena harus mencari dokumen pada tumpukan dokumen yang lainnya. Kemudian diproses penyimpanannya, terkadang ada beberapa lampiran dokumen yang terselip, rusak dan bahkan hilang.
-
Membuat sistem berbasis website untuk Pengelolan Arsip Dokumen atau Arsip Digital yang teritegrasi secara komputerisasi. Hal ini berguna saat dokumen dibutuhkan karena proses pencarian dokumen dengan waktu singkat.
-
Harus ada tempat penyimpanan arsip digital sehingga arsip dokumen dapat tersimpan dengan baik dan teratur karena arsip dokumen dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggung jawaban menajemen.
-
Dapat memberikan informasi data kearsipan secara akurat dan up to date sehingga informasi data lebih relevan sesuai dengan dibutuhkan.
-
Staff Administrasi
-
2Actor yang melakukan kegiatan : Staff Administrasi dan Direktur.
-
16 Usecase yang dilakukan oleh actor.
-
1Initial Node , objek yang diawali.
-
4Action , state dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
-
1decision nodesebagai jembatan ya atau tidak mengambil keputusan.
-
1Initial Node , objek yang diawali.
-
16 Action , state dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
-
2fork node, kegiatan yang dilakukan secara paralel.
-
1decision node sebagai jembatan ya atau tidak mengambil keputusan.
-
1final state untuk mengakhiri kegiatan.
-
1Initial Node , objek yang diawali.
-
3Action, state dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
-
1final state, objek yang diakhiri.
-
1Initial Node, objek yang diawali.
-
7Action, state dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
-
2fork, kegiatan yang dilakukan secara paralel.>
-
1 final state, objek yang diakhiri.
-
1 Initial Node, objek yang diawali.
-
3Action, state dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
-
1decision nodesebagai jembatan ya atau tidak mengambil keputusan.
-
1final state , objek yang diakhiri.
-
1Initial Node, objek yang diawali.
-
4Action, state dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
-
1decision nodesebagai jembatan ya atau tidak mengambil keputusan.
-
1final state, objek yang diakhiri.
-
1 Initial Node, objek yang diawali.
-
4Action, state dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
-
1 final state , objek yang diakhiri.
-
2Aktoryang melakukan kegiatan sebagai Staff Administrasi dan Direktur.
-
20messagespesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat Informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.
-
6lifelineantar muka yang saling berinteraksi.
- Nama Tabel : User
- Nama Tabel : Arsip
- Nama Tabel : Bagian
- Nama Tabel : Kategori
- Nama Tabel : Perihal
- Nama tabel : Klasifikasi
- Nama Tabel : Pertelaan
- Nama Tabel : Detail Pertelaan
- Nama Tabel : sk_pertelaan
-
Processor: Intel Core i5”
Monitor : 14””
Keyboard: Logitech USB
Mouse : Logitech USB
RAM : 4 GB
Hardisk: 1000 GB
Printer : Laserjet
-
Windows 7
Visual Studio Code
Balsaiq Mockups 3
XAMPP Version : 1.8.3
MySQL
Web Browser
-
Petugas yang berwenang.
- Dengan Adanya sistem pengarsipan yang terkomputerisasi dapat memudahkan pengguna dalam menyimpan data, mencari data, dan membuat laporan arsip lebih akurat, sehingga pengarsipan dapat berjalan dengan efektif dan efisien.
- Dengan adanya sistem yang baru dapat meminimalisir kekurangan yang ada pada sistem sebelumnya sehingga terciptalah sistem informasi yang lebih akurat dan update tanpa harus memerlukan waktu yang lama untuk pencarian arsip yang sering diminta sewaktu-waktu dan mampu mengatasi permasalahan manajemen file.
- Sistem ini dibuat menggunakan basis data sehingga hilangnya penumpukan data yang menggunakan kertas serta pencarian informasi lebih cepat pada saat dibutuhkan dalam pembuatan laporan yang lebih akurat.
- Perlu dilakukan pemeliharaan sistem ini secara berkala agar dapat menjaga keamanan data arsip dokumen.
- Perlunya penambahan pada fitur laporan arsip tidak hanya laporan perbulan atau pertahun tetapi diperlukam laporan berdasarkan bagian dan kategori arsip sehingga dapat diketahui jumlah arsip yang masuk sesuai bagian dan kategori.
- Perlunya pengembangan sistem yang lebih lanjut sesuai kebutuhan yang diinginkan di masa yang akan datang seperti penambahan fitur yang mendukung agar sistem dapat digunakan lebih optimal.
- 4. Dimasa yang akan datang, diharapkan bagi mahasiswa atau peneliti yang akan mengambil judul penelitian yang sama untuk dapat mengembangkan sistem ini menjadi sebuah sistem yang canggih dan lebih baik dari sebelumnya.
- ↑ Rochman, A., & Hardiyanti, Y. (2016). Rancangan Sistem Informasi Penerimaan Barang Jadi Pada PT Shyang Yao Fung Dengan Metodologi Berorientasi Objek. JURNAL SISFOTEK GLOBAL, 6(1).39.
- ↑ Dewayani, J., & Wahyuningsih, F. (2016). Sistem Informasi Monitoring Persediaan Spareparts Motor Dengan Menggunakan Metode FIFO Pada Toko Adil Jaya Motor Semarang. JURNAL ILMIAH KOMPUTERISASI AKUNTANSI, 9(1). 11.
- ↑ Mulyadi (2016:4) Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
- ↑ Novita, R., & Sari, N. (2015). Sistem Informasi Penjualan Pupuk Berbasis E-Commerce. Jurnal Teknoif, 3(2). 2.
- ↑ Thoha, M., Holillullah, H., & Dwiyatno, S. (2015). Aplikasi Pengadaan Kebutuhan Bahan Baku di Premix Section Pada PT. Charoen Pokphand Indonesia. Prosisko: Jurnal Pengembangan Riset dan Observasi Sistem Komputer, 2(1).
- ↑ Hutahaean, J. (2015). Konsep sistem informasi. Deepublish.
- ↑ Hutahaean (2015:6) Hutahean, Jeperseon. 2015.Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha 4. Ilmu.
- ↑ Iswandy, E. (2015). Sistem Penunjang Keputusan Untuk Menentukan Penerimaan Dana Santunan Sosial Anak Nagari Dan Penyalurannya Bagi Mahasiswa Dan Pelajar Kurang Mampu Di Kenagarian Barung–Barung Balantai Timur.Jurnal Teknoif, 3(2). 73.
- ↑ Rochman, A., & Hardiyanti, Y. (2016). Rancangan Sistem Informasi Penerimaan Barang Jadi Pada PT Shyang Yao Fung Dengan Metodologi Berorientasi Objek. JURNAL SISFOTEK GLOBAL, 6(1).39.
- ↑ Sutopo, P., Cahyadi, D., & Arifin, Z. (2017). Sistem Informasi Eksekutif Sebaran Penjualan Kendaraan Bermotor Roda 2 di Kalimantan Timur Berbasis Web. 24.
- ↑ Muslihudin, M. (2016). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Menggunakan Model Terstruktur Dan UML. Penerbit Andi
- ↑ Yakub dalam Nugraha (2015:4) Nurgaha, Tana. 2015. “Sistem Informasi Penjualan Perlengkapan Olahraga di NQ Sport Fashion”. Bandung: Elib Unikom Universitas Komputer Indonesia Bandung Tahun 2015.
- ↑ Putri, A. P., & Taufik, T. (2016). Pengaruh Sistem Pengendalian Intern, Sistem Informasi Akuntansi, dan Kompetensi Pejabat Penatausahaan Keuangan terhadap Nilai Informasi Pelaporan Keuangan Daerah (Studi pada Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Rokan Hilir). Jurnal Online Mahasiswa (JOM) Bidang Ilmu Ekonomi, 3(1), 2429-2443.
- ↑ Hutahaean (2015:6) Hutahean, Jeperseon. 2015.Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha 4. Ilmu.
- ↑ Thoha, M., & Miyanto, M. (2015). Analisis dan Perancangan Sistem Reservasi Hotel D’Griya Serang. PROSISKO: Jurnal Pengembangan Riset dan Observasi Sistem Komputer, 2(2).
- ↑ Rochman, A., & Hardiyanti, Y. (2016). Rancangan Sistem Informasi Penerimaan Barang Jadi Pada PT Shyang Yao Fung Dengan Metodologi Berorientasi Objek. JURNAL SISFOTEK GLOBAL, 6(1). 2.
- ↑ Iswandy, E. (2015). Sistem Penunjang Keputusan Untuk Menentukan Penerimaan Dana Santunan Sosial Anak Nagari Dan Penyalurannya Bagi Mahasiswa Dan Pelajar Kurang Mampu Di Kenagarian Barung–Barung Balantai Timur. Jurnal Teknoif, 3(2). 72.
- ↑ Bachtiar, D., & Atikah, A. (2015). Sistem Informasi Dashboard Kependudukan di Kelurahan Manis Jaya Kota Tangerang. JURNAL SISFOTEK GLOBAL, 5(1).
- ↑ Sugihartono, T. (2018). Implementasi Sistem Pendukung Keputusan Penerima Bantuan Rumah Tidak Layak Huni Berbasis Web. Jurnal Sisfokom (Sistem Informasi dan Komputer), 7(1), 52-56.
- ↑ Maimunah, M., Manalu, D. E., & Kusuma, D. B. (2017). Perancangan Prototype Visual Pada Bagian Desain Sebagai Media Informasi Dan Promosi Pada PT. Silindafin. SEMNASTEKNOMEDIA ONLINE, 5(1), 4-6..
- ↑ Kausar, A., Sutiawan, Y. F., & Rosalina, V. (2015). Perancangan Video Company Profile Kota Serang Dengan Teknik Editing Menggunakan Adobe Premier Pro CS 5. PROSISKO: Jurnal Pengembangan Riset dan Observasi Sistem Komputer, 2(1).
- ↑ Latifah, F., & Pratama, A. W. (2015). Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (e-Arsip) Berbasis Microsoft Access pada PT Hi-Test. Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis, 3(1), 21-31.
- ↑ Pontoh, G. R., & Lumenta, A. S. (2016). Arsip Digital Dokumen Kontrak Berbasis Web Pada PT. Abdi Pratama Perkasa. Jurnal Teknik Elektro dan Komputer, 5(4), 24-33.
- ↑ Pontoh, G. R., & Lumenta, A. S. (2016). Arsip Digital Dokumen Kontrak Berbasis Web Pada PT. Abdi Pratama Perkasa. Jurnal Teknik Elektro dan Komputer, 5(4), 24-33.
- ↑ Hendrawan, N., & Liwang, R. (2018). Rancang Bangun Aplikasi Elentronik Arsip (E-ARSIP) Tanam Perkebunan Untuk Mengukur Tingkat Produktivitas Petani Berbasis Web (Studi Kasus Dinas Pertanian Kabupaten Buton Tengah). Jurnal Informatika, 7(2).
- ↑ Latifah, F., & Pratama, A. W. (2015). Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (e-Arsip) Berbasis Microsoft Access pada PT Hi-Test. Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis, 3(1), 21-31.
- ↑ Rifauddin, M. (2016). Pengelolaan arsip elektronik berbasis teknologi. Khizanah al-Hikmah: Jurnal Ilmu Perpustakaan, Informasi, dan Kearsipan, 4(2), 168-178.
- ↑ Endra, R. Y., Rizal, U., & Ariani, F. (2017). E-Arsip Berbasis Image Archives Management Process Model Untuk Meningkatkan Efektifitas Pengelolaan Arsip. EXPLORE, 7(1).
- ↑ Warsito, A. B., Yusup, M., & Makaram, M. I. A. (2015). Perancangan SIS+ Menggunakan Metode YII Framework Pada Perguruan Tinggi Raharja. CCIT Journal, 8(2), 29. .
- ↑ Waspodo, B., Fajar, A. N., & Prayitno, N. H. (2015). Sistem informasi pelayanan izin mendirikan bangunan dan peruntukan penggunaan tanah pada badan penanaman modal dan pelayanan perizinan kabupaten sumedang. STUDIA INFORMATIKA: JURNAL SISTEM INFORMASI, 8(2)..
- ↑ Endra, R. Y., Rizal, U., & Ariani, F. (2017). E-Arsip Berbasis Image Archives Management Process Model Untuk Meningkatkan Efektifitas Pengelolaan Arsip. EXPLORE, 7(1).
- ↑ Rahayu, S., Syarah, S., & Wardani, D. H. (2017). Optimalisasi Kartu Kendali Pada Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar. SENSI Journal, 3(1), 111-112. (http://ejournal.raharja.ac.id/index.php/icit/article/view/752) .
- ↑ Rahayu, S., Ilamsyah, I., & Putri, R. E. (2019). Rancang Bangun Sistem Pengarsipan Data Jaminan Peserta (Studi Kasus BPJS Ketenagakerjaan Cikokol Tangerang). Jurnal Sistem Informasi dan Informatika, 2(2), 1-12. (http://ejournal.lppm-unbaja.ac.id/index.php/jsii/article/view/584).
- ↑ Setiyani, Lila. 2018. Perancangan Sistem Informasi Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) di Balai Besar Pelatihan Kesehatan Ciloto. Karawang: Jurnal Interkom Vol. 13 No. 1.
- ↑ Hanafri, M. I., Mustafa, S. M., & Hidayat, A. (2017). Proses Perakitan Trafo Dengan Menggunakan Animasi Multimedia. JURNAL SISFOTEK GLOBAL, 7(1). ISSN : 2088 – 1762.
- ↑ Bachtiar, D., & Atikah, A. (2015). Sistem Informasi Dashboard Kependudukan di Kelurahan Manis Jaya Kota Tangerang. JURNAL SISFOTEK GLOBAL, 5(1).
- ↑ Destiningrum, Mara, and Qadhli Jafar Adrian. "Sistem Informasi Penjadwalan Dokter Berbassis Web Dengan Menggunakan Framework Codeigniter (Studi Kasus: Rumah Sakit Yukum Medical Centre)." Jurnal Teknoinfo 11, no. 2 (2017): 30-37., 5(1).
- ↑ Heriyanto, Bisan Dwi, Ilham Aji Kurniawan, and Irfan Taufik. "Sistem Aplikasi Perpustakaan Berbasis Web Menggunakan Framework Codeigniter pada SMAS Islamic Centre." Sisfotenika 7, no. 2 (2017): 187-196..
- ↑ Carolina, I., & Supriyatna, A. (2019). Penerapan Metode Extreme Programming Dalam Perancangan Aplikasi Perhitungan Kuota Sks Mengajar Dosen. IKRA-ITH INFORMATIKA: Jurnal Komputer dan Informatika, 3(1), 106-113.
- ↑ Suarto, E. (2017). Pengembangan Objek Wisata Berbasis Analisis Swot. Jurnal Spasial, 3(1).
- ↑ Astuti, P. T. (2017). Strategi pengembangan mitra dhuafa lenteng agung pada pola grameen bank ditinjau dari analisis swot (Bachelor's thesis, Jakarta: Fakultas Ekonomi dan Bisnis UIN Syarif Hidayatullah Jakarta).
- ↑ Raharjo, Y. A. (2017). Penerapan Analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) Sebagai Dasar Strategi Besaing Pada Batik Gres Tenan (Doctoral dissertation, Universitas Sebelas Maret).
- ↑ Raharjo, Y. A. (2017). Penerapan Analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) Sebagai Dasar Strategi Besaing Pada Batik Gres Tenan (Doctoral dissertation, Universitas Sebelas Maret).
- ↑ Raharjo, Y. A. (2017). Penerapan Analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) Sebagai Dasar Strategi Besaing Pada Batik Gres Tenan (Doctoral dissertation, Universitas Sebelas Maret).
- ↑ Raharjo, Y. A. (2017). Penerapan Analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) Sebagai Dasar Strategi Besaing Pada Batik Gres Tenan</i> (Doctoral dissertation, Universitas Sebelas Maret).
- ↑ Faruq, F., Hernawati, E., & Kusuma, G. P. (2017). Aplikasi Imformasi Akademik Di Smpn 2 Baleendah Berbasis Web. eProceedings of Applied Science, 3(3).
- ↑ , Palit, R. V., Rindengan, Y. D., & Lumenta, A. S. (2015). Rancangan Sistem Informasi Keuangan Gereja Berbasis Web Di Jemaat GMIM Bukit Moria Malalayang. Jurnal Teknik Elektro dan Komputer, 4(7), 1-7.
- ↑ Palit, R. V., Rindengan, Y. D., & Lumenta, A. S. (2015). Rancangan Sistem Informasi Keuangan Gereja Berbasis Web Di Jemaat GMIM Bukit Moria Malalayang. Jurnal Teknik Elektro dan Komputer, 4(7), 1-7.
- ↑ Wicaksono, T. A., & Fauzi, M. A. (2015). System Inventory Control Pada Laboratorium Komputer SMK Muhammadiyah Kajen Berbasis Web Dengan Framework Codeigniter. Jurnal Surya Informatika, 1(1).
- ↑ Agusvianto, H. (2017). Sistem Informasi Inventori Gudang Untuk Mengontrol Persediaan Barang Pada Gudang Studi Kasus: PT. Alaisys Sidoarjo. Journal Of Information Engineering and Educational Technology, 1(1), 40-46.
- ↑ Rahardja, U., Tiara, K., & Erviani, M. I. (2016). Optimalisasi Viewboard Rhjfox Berbasis Bootstrap sebagai Sistem Penunjang Keputusan. Technomedia Journal, 1(1), 50-64.
- ↑ Pramasari, N. K. A., Kartiko, B. H., & Feoh, G. (2017). Rancang Bangun Aplikasi Tracer Medical Record File Berbasis Hypertext Preprocessor Di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Wangaya Kota Denpasar. Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer, 3(1).
- ↑ Pramasari, N. K. A., Kartiko, B. H., & Feoh, G. (2017). Rancang Bangun Aplikasi Tracer Medical Record File Berbasis Hypertext Preprocessor Di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Wangaya Kota Denpasar. Jurnal Teknologi Informasi dan Komputer, 3(1).
- ↑ Soelistio, Adi Tri, Tody Ariefianto Wibowo, and Agus Ganda Permana. "Aplikasi Sistem Informasi Geografis (Sig) Untuk Pengelolaan Padi Di Pulau Jawa Berbasis Web." eProceedings of Applied Science 1, no. 1 (2015).
- ↑ Mustaqbal, M. S., Firdaus, R. F., & Rahmadi, H. (2016). Pengujian Aplikasi Menggunakan Black Box Testing Boundary Value Analysis (Studi Kasus: Aplikasi Prediksi Kelulusan SMNPTN). Jurnal Ilmiah Teknologi Informasi Terapan, 1(3). 31-36.
- ↑ Mustaqbal, M. S., Firdaus, R. F., & Rahmadi, H. (2016). Pengujian Aplikasi Menggunakan Black Box Testing Boundary Value Analysis (Studi Kasus: Aplikasi Prediksi Kelulusan SMNPTN). Jurnal Ilmiah Teknologi Informasi Terapan, 1(3). 31-36.
- ↑ Gunawan, A. (2015). Pengembangan Model Pengelolaan Arsip (Surat) dan Dokumen Pemerintah Berbasis Web pada Kantor Pemerintah Kabupaten Sidrap Provinsi Sulawesi Selatan. Sainsmat, 4(2). 196-204.
- ↑ Latifah, F., & Pratama, A. W. (2015). Perancangan Sistem Informasi Manajemen Arsip Elektronik (e-Arsip) Berbasis Microsoft Access pada PT Hi-Test. Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis, 3(1), 21-31.
- ↑ Rahayu, S., Syarah, S., & Wardani, D. H. (2017). Optimalisasi Kartu Kendali Pada Sistem Informasi Pendataan Surat Masuk Dan Surat Keluar. SENSI Journal, 3(1), 111-112. (http://ejournal.raharja.ac.id/index.php/icit/article/view/752)
- ↑ Muhidin, S. A., Winata, H., & Santoso, B. (2016). Pengelolaan Arsip Digital. JPBM (Jurnal Pendidikan Bisnis dan Manajemen), 2(3), 178-183.
- ↑ Wahyuni, R. T., Prastiyanto, D., & Supraptono, E. (2017). Penerapan Algoritma Cosine Similarity dan Pembobotan TF-IDF pada Sistem Klasifikasi Dokumen Skripsi. Jurnal Teknik Elektro, 9(1), 18-23.
- ↑ Saddam, Helmi Ilham dan M. Amiruddin. 2017. “Pengembangan Sistem Informasi Arsip Elektronik Pada PT. Lotte Chemical Titan Nusantara”. Jurnal Seminar Multi Disiplin Ilmu ISSN: 2598-4969 Vol.1 Edisi November 2017.
- ↑ Rahayu, S., Ilamsyah, I., & Putri, R. E. (2019). Rancang Bangun Sistem Pengarsipan Data Jaminan Peserta (Studi Kasus BPJS Ketenagakerjaan Cikokol Tangerang). Jurnal Sistem Informasi dan Informatika, 2(2), 1-12. (http://ejournal.lppm-unbaja.ac.id/index.php/jsii/article/view/584)
- ↑ Pratama, E., Abdillah, L. A., & Purnamasari, S. D. (2015, February). Correspondence archival information systems in bina darma university. In The 4th ICIBA 2015, International Conference on Information Technology and Engineering Application (Vol. 4). Pusat Penerbitan dan Percetan Universitas Bina Darma (PPP-UBD) Press.
- ↑ Zejnullahu, F., & Baholli, I. (2017). System for Electronic Archiving of Document in Republic of Kosovo: An Evaluation of Success Factors-Design-Reality Gap Analysis. Mediterranean Journal of Social Sciences, 8(1), 347-352.
- ↑ Ariawan, P. A., Putra, I. S., & Mertasana, P. A. Design and Analysis of Mail Management Information System using PIECES Method: A Case Study at Faculty of Mathematics and Natural Sciences of Udayana University. International Journal of Engineering and Emerging Technology, 2(2), 25-30.
Konsep Dasar Sistem Informasi
Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada pengguna organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara dimana orang berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis. Berikut definisi menurut para ahli :
Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, ke enam blok tersebut masing-masing berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu-kesatuan untuk menapai sasaran.
Konsep Dasar Analisis Sistem
Tahap analisis merupakan tahap yang penting dan bersifat kritis, karena apabila dalam tahap ini terdapat kesalahan akan menyebabkan kesalahan pada tahap-tahapan yang akan dilakukan selanjutnya. Berikut definisi analisis menurut pakar :
Tahap-tahap Analisa Sistem
Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting. Karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan pada tahap berikutnya. Pada tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh seorang analis sistem diantaranya sebagai berikut :
a. Mengidentifikasi penyebab masalah.
b. Mengidentifikasi titik keputusan.
c. Mengidentifikasi personil-personil kunci.
a. Menentukan jenis penelitian.
b. Merencanakan jadwal penelitian.
c. Mengatur jadwal penelitian.
d. Mengatur jadwal observasi.
e. Membuat agenda wawancara.
f. Mengumpulkan hasil penelitian.
a. Menganalisis kelemahan sistem.
b. Menganalisis kebutuhan informasi bagi manajemen (pemakai).
a. Sebagai laporan bahwa proses analisis telah selesai dilakukan.
b. Meluruskan kesalahan-kesalahan mengenai apa yang telah ditemukan dalam proses analisis yang tidak sesuai menurut manajemen.
c. Meminta persetujuan kepada manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya.
Teori Khusus
Konsep Dasar Perancangan
Definisi Perancangan
Berikut di bawah in merupakan definisi perancangan menurut para ahli:
Konsep Dasar Arsip
Definisi Pengarsipan
E-Arsip
Jenis-jenis Arsip
Bentuk arsip beragam dan dapat dibedakan beberapa jenis arsip, yaitu:
a. Arsip bernilai informasi
b. Arsip bernilai administrasi
c. Arsip bernilai sejarah.
a. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
b. Arsip statis yaitu arsip yang udah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari hari-hari.
Manfaat Manajemen Arsip Elektronik
Menurut Tatif dan Aditya (2015:24)[26]), Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonik yang mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasi-kan manajemen arsip elektronik diantaranya adalah:
Keunggulan Arsip Elektronik
Menurut Machsun Rifauddin (2016:77)[27]), kelebihan dari sistem arsip elektronik adalah sebagai berikut:
Konsep Klasifikasi Arsip
Klasifikasi pemberkasan (filling classification), atau skema klasifikasi (classification scheme) adalah penggolongan atau pengelompokkan arsip menurut urusan atau masalah sacara logis, kronologis, dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi pencipta dan merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan, dan penemuan kembali arsip. Adapun dalam Keputusan Kepala ANRI Nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip disebutkan bahwa klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
Kegunaan pola klasfikasi yaitu:
Unsur Klasifikasi
Dalam rangka menyusun klasifikasi arsip, ada beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan yaitu:
a. Unsur Fungsi: yaitu penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan inventarisasi kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh suatu organisasi. (missal : dilihat dari uraian tugas unit atau pegawai).
b. Unsur Struktur Organisasi: yaitu penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan struktur atau bagan organisasi yang ada.
c. Unsur Masalah: yaitu penyusunan Pola Klasifikasi Arsip berdasarkan masalah yang terdapat di kantor organisas bersangkutan.
Kode arsip adalah tanda pengenal urusan arsip dari klasifikasi sebagai penuntun ke tempat arsipnya, pada umumnya berbentuk angka, huruf, atau keduanya. Setiap surat yang akan diberkaskan diberi kode klasifikasi terlebih dahulu sesuai dengan kode klasifikasi.
Guna kode arsip:
a. Untuk membedakan urusan/masalah yang satu dengan urusan/masalah lain dalam berbagai jenjang klasifikasi arsip.
b. Merupakan saran untuk memberkaskan arsip dan menentukan letak penyimpan, serta penemuannya kembali.
Pada dasarny a ada 3 (tiga) unsur kode, yaitu:
a. Satuan Huruf (Huruf Tunggal)
- Kepegawaian : Kode A
- Keuangan : Kode B
- Materiill : Kode C
b. Huruf Ganda
- Kepegawaian : Kode AA
- Keuangan : Kode AB
- Materiil : Kode BB
c. Kumpulan Huruf
- Kepegawaian : Kode ABA
- Keuangan : Kode ABC
- Materiil : Kode ABC
d. Singkatan
- Kepegawaian : Kode Kepeg
- Keuangan : Kode Keu
- Materiil : Kode Mat
a. Urutan angka: 1 sampai dengan tak terbatas.
- Kepegawaian : Kode 1
- Keuangan : Kode 2
- Materiil : Kode 3
b. Gabungan Angka, umumnya terdiri dari dua angka.
- 11
- 12
- 13
- 21
- 22
- 23
c. Angka Duplex, ialah kumpulan kesatuan angka, yang masing-masing dipisahkan dengan garis miring, atau garis datar (-), atau titik (.) atau koma (,).
- 01-10-90
- 01.10.90
- 01/10/90
- 01,10,90
d. Desimal, yaitu menggunakan sistem persepuluhan. Dasar sistem desimal ini, adalah bahwa setiap main subject, sub subject dan sub-sub subject dapat dikembangkan sampai dengan sepuluh bagian
- 351 Kepegawaian
- 351.1 Pengadaan
- 351.2 Pengangkatan dan Mutasi
- 351.3Kedudukan
- Dan seterusnya.
e. Digit (Terminal Digit), Deretan angka yang pada umumnya diuraikan ke dalam tiga bagian dan masing-masing bagian menunjukkan tempat penyimpanan.
- 000-99 : Kepegawaian
- 100-199 : Keuangan
- 200-299 : Materiil
f. Satuan Angka atau Angka Blok, beberapa angka, sampai batas tertentu digunakan untuk satu masalah pokok tertentu.
- A.1
- B.2
- AAB 11
g. Gabungan Huruf dan Angka, Untuk pemberian kode pada arsp, dapat atau boleh saja menggabungkan antara angka dan huruf sesuai dengan uraian yang ada.
- A.1
- B.2
- AAB 11
- Kepeg. 10
- dan lain-lain
Konsep Dasar Unified Modeling Language (UML)
Langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML)
Langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML) sebagai berikut :
a. Pendekatan use case dengan mengassign setiap use case kepada tim pengembang tertentu untuk mengembangkan unit kode yang lengkap dengan test.
b. Pendekatan komponen yaitu mengassign setiap komponen kepada tim pengembang tertentu.
Jenis-jenis diagram UML (Unified Modeling Language)
Berikut ini adalah definisi mengenai diagram UML :
Konsep Dasar Elisitasi
Definisi Elisitasi
Menurut Sommervile dalam Muhammad Iqbal Hanafri dkk (2017:7) [35] mengemukakan bahwa Elisitasi kebutuhan adalah sekumpulan aktifitas yang ditunujukan untuk menemukan kebutuhan suatu sistem melalui komunikasi dengan pelanggan, pengguna sistem, dan pihak lain yang memiliki kepentingan dalam pengembangan sistem.
Tahapan Elisitasi
Menurut Dede Bachtiar dan Atikah (2015:74)[36] elisitasi dilakukan tiga tahap yaitu sebagai berikut :
Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.
Merupakan hasil pengklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.
a. “M” pada MDI itu artinya Mandatory (penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.
b. “D” pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembuatan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.
c. “I” pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebut bukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.
a. T artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara/teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.
b. O artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.
c. E artinya Economy, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.
Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yakni :
a. High (H) : sulit untuk dikerjakan, karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal, sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.
b. Middle (M) : mampu untuk dikerjakan.
c. Low (L) : mudah untuk dikerjakan.
Konsep Dasar Framework
Definisi Framework
Menurut Mara Destiningrum dan Qadhli Jafar Adrian (2017:32) [37] Framework adalah :“ kumpulan intruksi-intruksi yang dikumpulkan dalam class dan function-function dengan fungsi masing-masing untuk memudahkan developer dalam memanggilnya tanpa harus menuliskan syntax program yang sama berulang-ulang serta dapat menghemat waktu”.
Definisi CodeIgniter
Menurut Bisan Dwi Heriyanto, Ilham Aji Kurniawan, Irfan Taufik (2017:188) [38]Mengatakan CodeIgniter ialah framework aplikasi web yang tentunya bersifat open source, digunakan guna membangun aplikasi PHP yang dinamis. Tujuan utamanya ialah untuk membantu pengembangan pengembang CodeIgniter, mengerjakan aplikasi lebih cepat daripada menulis semua kode dari nol”.
Karakteristik CodeIgniter adalah sebagai berikut:
Struktur kerja CodeIgniter, dari browser yang akan berinteraksi via controller. Kemudian controller akan menerima serta membalas semua permintaan dari browser. Untuk data, controller akan meminta model dan juga untuk pengontrol user interface atau template akan meminta untuk melihat. Bila browser meminta halaman web maka router akan menemukan controller yang seharusnya menangani permintaan tersebut. Nantinya akan digunakan controller untuk mengakses data serta tampilan model untuk menampilkan data. MVC digunakan untuk memisahkan akses data dan logika bisnis dari presentasi data dan interaksi pengguna. Pemisahan dilakukan agar setiap perubahan dalam logika presentasi atau logika bisnis tidak berpengaruh satu sama lain sangat kompleks. Solusi pemisahan MVC diharapkan dapat meningkatkan fleksibilitas dan usabilitas aplikasi. Arsitektur MVC memisahkan aplikasi menjadi tiga bagian, yaitu Model, View dan controller.
Konsep Dasar Extreme Programming
Definisi Extreme Programming
Menurut Supriyatna, A. (2018)[39] “Extreme Programming (XP) merupakan sebuah proses rekayasa perangkat lunak yang cenderung menggunakan pendekatan berorientasi objek dan sasaran dari metode ini adalah tim yang dibentuk dalam skala kecil sampai medium serta metode ini juga sesuai jika tim dihadapkan dengan requirement yang tidak jelas maupun terjadi perubahan–perubahan requirement yang sangat cepat”.
Adapun tahapan pembangunan aplikasi web dengan XP adalah sebagai berikut:
Konsep Dasar Analisis SWOT
Definisi Analisa SWOT
Menurut Freddy dalam Suarto (2016:53-54)[40] Analisis SWOT merupakan salah satu metode mengembangkan kondisi dan mengevaluasi suatu masalah, proyek atau konsep bisnis yang berdasarkankan faktor internal (dalam) dan faktor eksternal (luar yaitu strengths, weakness, opportunities dan threats, metode ini paling sering di gunakan dalam metode evaluasi bisnis untuk mencari strategi yang akan di lakukan analisis SWOT hanya mengambarkan situasi yang terjadi bukan hanya memecahkan masalah.
Analisis SWOT terdiri dari empat faktor yaitu :
Manfaat Analisis SWOT
Menurut Astuti (2017:62) [41] Analisis SWOT bisa bermanfaat apabila telah jelas ditentukan, dalam jenis apa perusahaan beroperasi dan lain-lainnya. Dari hasil analisis akan memetakan posisi perusahaan terhadap lingkungannya dan menyediakan pilihan strategi umum yang sesuai serta dijadikan dasar dalam menetapkan sasaran-sasaran perusahaan dalam waktu 3-5 tahun kedepan untuk memenuhi kebutuhan dan harapan dari stakeholder
Langkah-Langkah Analisis SWOT
Menurut Arfianti dan Anwar (2017:287)[42]langkah langkah dalam melakukan analisis SWOT pada suatu perusahaan sebagai berikut:
Langkah-Langkah Analisis SWOT
Menurut Arfianti dan Anwar (2017:287)[43] adalah alat yang digunakan untuk menyusun faktor-faktor strategis perusahaan. Matriks SWOT terdiri dari empat strategi yaitu:
Fungsi Analisis SWOT
Menurut Raharjo (2017:13) [44] Analisis SWOT yang dilakukan oleh organisasi mempunyai tujuan yaitu untuk mengkaji dan menambah kekuatan (Strength), mengurangi kelemahan (weakness), memperluas peluang (opportunities) dan mengeliminasi ancaman (threat) dari luar.
Tujuan Analisis SWOT
Menurut Raharjo (2017:13) [45] Analisis SWOT yang dilakukan oleh organisasi mempunyai tujuan yaitu untuk mengkaji dan menambah kekuatan (strength), mengurangi kelemahan (weakness), memperluas peluang (opportunities), dan mengeliminasi ancaman dari luar (threat).
Konsep Dasar Web
Definisi Web
Menurut Faishal Faruq dalam jurnalnya (2017) [46] XAMPP merupakan tool yang menyediakan paket perangkat lunak ke dalam satu buah paket. Dengan menginstall XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis untuk anda atau auto konfigurasi.
Konsep Dasar PHP
Definisi PHP
Menurut Palit, dkk (2015:3)[47] PHP adalah bahasa pemrograman yang digunakan secara luas untuk penanganan pembuatan dan pengembangan sebuah web dan bisa digunakan pada HTML. PHP merupakan singkatan dari “PHP : Hypertext Preprocessor”, dan merupakan bahasa yang disertakan dalam dokumen HTML, sekaligus bekerja di sisi server (server-side HTML-embedded scripting). Artinya sintaks dan perintah yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan pada halaman HTML biasa, sehingga script-nya tak tampak disisi client. PHP dirancangan untuk dapat bekerja sama dengan basis data server dan dibuat sedemikian rupa sehingga pembuatan dokumen HTML yang dapat mengakses basis data menjadi begitu mudah. Tujuan dari bahasa scripting ini adalah untuk membuat aplikasi di mana aplikasi tersebut yang dibangun oleh PHP pada umumnya akan memberikan hasil pada web browser, tetapi prosesnya secara keseluruhan dijalankan di server.
Konsep Dasar XAMPP
Definisi XAMPP
Menurut Palit, dkk (2015:3)[48] XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. Untuk “blueprint” software sebelum coding dimulai. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti 2 aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software.
Konsep Basis Data MYSQL
Definisi Basis Data
Menurut Abdul Kadir Fauzi dan Titits (2015:26)[49],“Basis Data (database) adalah suatu data yang saling terkait sehingga memudahkan aktifitas untuk memperoleh informasi. Basis data dimaksudkan untuk mengatasi problem pada sistem yang memakai pendekatan berbasis berkas”.
Definisi Basis MYSQL
Menurut Agus vianto dalam jurnal JIEET (2017:41)[50] MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem sistem manajemen yang pada basis basis data yang relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis. Setiap setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basis basis dan data data yang telah ada sebelumnya; SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah inti konsep pengoperasian basis data, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data data, yang memungkinkan pada pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.
Konsep Basis Data Bootstrap
Definisi Bootstrap
Menurut Snig Bhaumik dalam Rahardja, dkk (2016:62)[51] Bootstrap is a frontend framework for faster and easier web development in the new standard of the mobilefirst philosophy. It uses HTML, CSS, and JavaScript. In August 2010, Twitter released Bootstrap as open source. Dapat disimpulkan bahwa Bootstrap merupakan produk Twitter yang digunakan sebagai frontend framework yang menggunakan HTML, CSS, dan JavaScript sebagai fondasinya.
Definisi HTML
Menurut Sidik dalam Pramatasari dan Bambang (2017:327-328)[52] HTML (Hypertext Markup Language) yaitu salah satu bahasa scripting yang dapat menghasilkan halaman website sehingga halaman tersebut dapat diakses pada setiap komputer pengakses (client). Dokumen HTML merupakan dokumen yang disajikan dalam browser web surfer. Dokumen ini umumnya berisi informasi ataupun interface aplikasi dalam internet.
Definisi CSS
Menurut Suyanto dalam Pramatasari dan Bambang (2017:328)[53] CSS (Cascading Style Sheets) banyak digunakan untuk memperluas kemampuan HTML dalam memformat dokumen web atau untuk mempercantik tampilan bahkan untuk memposisikan dan layouting halaman web. Dengan mendefinisikan suatu style sekali saja maka style itu akan digunakan berulang kali.
Konsep Dasar Sublime Text
Definisi Sublime Text
Menurut Adi Tri Soelistio dalam jurnalnya (2015:723)[54] “Sublime Text adalah editor teks yang dirancang untuk mengolah potongan-potongan kode, plugin dan markup. Tetapi Sublime Text juga dapat digunakan untuk menulis artikel dan mengetik dalam prosa normal. Keunggulan Sublime Text terletak pada kualitas dan kuantitas fitur-fiturnya seperti blok multitempat, kursor banyak, dan pengolahan split”.
Konsep Dasar Black Box Testing
Definisi Black Box Testing
Menurut Khan dalam Mustaqbal, dkk (2015:33)[55] “Black-Box Testing merupakan pengujian yang berfokus pada spesifikasi fungsional dari perangkat lunak, tester dapat mendefinisikan kumpulan kondisi input dan melakukan pengetesan pada spesifikasi fungsional program”.
Metode Black Box Testing
Menurut Mustaqbal (2015:34)[56] Saat ini terdapat banyak metode atau teknik untuk melaksanakan Black Box Testing, antara lain:
a. Equivalence Partitioning
b. Boundary Value Analysis/Limit Testing
c. Comparison Testing
d. Sample Testing
e. Robustness Testing
f. Behavior Testing
g. Requirement Testing
h. Performance Testing
i. Uji Ketahanan (Endurance Testing)
j. Uji Sebab-Akibat (Cause-Effect Relationship Testing)
Literature Review
Berikut ini adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam laporan ini, antara lain:
BAB III
Gambaran Umum Perusahaan
Sejarah Singkat PT. Sintech Berkah Abadi
Profile
Nama : PT. Sintech Berkah Abadi
Status Perusahaan : Pusat
Alamat : Jl. HR. Rasuna Said Kelurahan Pakojan Rt/Rw. 005/001 No. 76 Kecamatan Pinang, Kota Tangerang, Provinsi Bnaten, 15142
No. Telepon : 081383451482
Email : [email protected] | [email protected]
Visi dan Misi
Visi
Misi
Struktur Organisasi
Wewenang dan Tanggung Jawab
Pada PT. Sintech Berkah Abadi terdapat bagian-bagian yang memiliki tugas dan wewenang dalam menyelesaikan semua pekerjaan. Adapun tugas dan wewenangnya sebagai berikut :
Tugas dan Wewenang :
a. Melakukan pengawasan atas jalannya usaha pada perusahaan dagang tersebut.
b. Memberikan nasihat kepada direktur dalam melaksanakan pengurusan perusahaan
c. Melakukan pelaksanaan dari setiap kebijaksanaan yang telah digariskan atau dikeluarkan.
d. Dewan komisaris dapat diamanatkan dalam anggaran dasar untuk melaksanakan tugas-tugas tertentu.
e. Mengetahui segala kebijakan dan tindakan yang telah dan akan dijalankan oleh direktur.
Tugas dan Wewenang :
a. Membuat rencana pengembangan dan usaha perusahaan dalam jangka pendek dan panjang.
b. Memberikan laporan pertanggungjawaban kepada rapat umum pemegang saham.
c. Menetapkan pencapaian tujuan untuk jangka panjang
d. Menunjukan, mengangkat dan memberhentikan kepala bagian
e. Menandatangani permintaan pengeluaran kas yang jumlahnya besar dan sifatnya penting.
f. Mengawasi serta mengurus kekayaan perusahaan.
g. Berwenang untuk menegur bawahan apabila melanggar tata tertib perusahaan.
Tugas dan Wewenang :
a. Menentukan strategi pemasaran yang efektif.
b. Menjalin hubungan dengan pelanggan khususnya dan menerima complain pelanggan.
c. Menjalin hubungan, dan kerja sama yang baik di dalam intern perusahaan baik bagian Marketing maupun dengan bagian lain.
d. Menciptakan kenyamanan dalam bekerja dibagian marketing
e. Berwenang untuk melakukan koordinasi dengan bagian lain sehubungan dengan pelaksanaan fungsi kerja di bagian Marketing.
f. Berwenang melakukan langkah-langkah tindak lanjut dan penyelesaian terhadap keluhan dari pelanggan.
g. Berwenang untuk menegur bawahan apabila melanggar tata tertib perusahaan.
Tugas dan Wewenang :
a. Mengkoordinasi pengadilan kegiatan Akuntansi Manajemen, Keuangan, Sistem Informasi Keuangan.
b. Mengevaluasi dan menyampaikan laporan keuangan (neraca, laporan laba/rugi, laporan arus kas) yang auditable secara berkala beserta perinciannya (bulanan, triwulan maupun akhir tahun) sesuai dengan kebijakan akuntansi direksi.
c. Mengevaluasi kajian kelayakan investasi dalam surat-surat berharga, akuisisi, merger dan privatisasi.
d. Mengusulkan sistem dan prosedur akuntansi dan keuangan yang memadai untuk pengembangan sistem informasi & keuangan dan bentuk-bentuk pelaporan.
e. Melakukan perubahan bentuk laporan keuangan.
f. Menerima atau menolak permintaan pembayaran dari unit kerja.
g. Melakukan perubahan bentuk laporan keuangan.
h. Menyusun dan merevisi sasaran mutu dan prosedur mutu unit kerja.
i. Berwenang untuk menegur bawahan apabila melanggar tata tertib perusahaan.
Tugas dan Wewenang :
a. Mengukur kebutuhan training yang relevan untuk karyawan baik untuk level individu atau level organisasi, berkonsultasi dengan kepala-kepala tiap departemen, termasuk metode-metode penilaian dan sistem pengukuran diperlukan.
b. Selalu mengetahui informasi terkini tentang keterampilan keterampilan dan level kualifikasi yang relevan yang diperlukan oleh karyawan untuk tetap mempunyai kinerja yang efektif dan menginformasikan ke setiap orang tentang persyaratan dan informasi yang terkait dengan hal tersebut ke organisasi secara tepat.
c. Mendesain program training dan kursus-kursus dan kurikulum yang di perlukan untuk memenuhi kebutuhan pelatihan atau mengatur terlaksanakan kegiatan ini dengan melibatkan penyedia jasa dari luar perusahaan.
d. Mengidentifikasi, memilih dan mengatur lembaga pelatihan dan akreditasi eksternal, para agensi serta penyedia-penyedia jasa training untuk melaksanakan training yang diperlukan sesuai dengan standar yang sudah ditentukan.
e. Mengorganisir tempat pelaksanaan pelatihan, logistic, pengangkutan, pemondokan seperti yang diperlukan untuk mencapai pengadaan dan pelaksanaan pelatihan secara efisisen.
f. Merencanakan dan melaksanakan kursus latihan secara pribadi sebagai supplement (tambahan) dari training yang disediakan secara external maupun internal oleh pihak lain.
Tugas dan Wewenang :
a. Bekerja dalam meneliti sebuah masalah
b. Merencanakan solusi terhadap masalah yang ada
c. Merekomendasikan software dan sistem yang dibutuhkan.
d. Mengkordinir pengembangan untuk memenuhi kebutuhan bisnis atau kebutuhan lainnya.
e. Merencanakan aliran sistem dari bawah ke atas.
f. Berinteraksi dengan pelanggan untuk belajar dan mendokumentasikan kebutuhan yang nantinya akan digunakan untuk membuat Business Requirement Document.
g. Menuliskan kebutuhan teknis dari fase kritis.
h. Berinteraksi dengan designer untuk memahami keterbatasan perangkat lunak.
i. Membantu programmer selama pengembangan sistem, seperti menyediakan use case, flowchart, atau bahkan design database .
j. Melakukan pengujian sistem.
Tugas dan Wewenang :
a. Mensupervisi maintenance jaringan network perusahaan beserta hardware pendukungnya.
Tugas dan Wewenang :
a. Membuat perencanaan untuk setiap kegiatan rutin perusahaan.
Tugas dan Wewenang :
a. Merencanakan dan mengkordinasikan tenaga kerja perusahaan yang hanya memperkerjakan karyawan yang berbakat.
b. Menjadi penghubung antara manajemen dengan karyawannya
c. Melakukan pelayanan karyawan
d. Memberi masukan pada manajer mengenai kebijakan perusahaan, seperti kesempatan yang sama pada karyawan atau apabila terjadi pelecehan seksual.
e. Mengkordinir dan mengawasi pekerjaan para pegawai khusus dan staf pendukung
f. Mengawasi proses prekrutan, wawancara kerja, seleksi, dan penempatan karyawan baru.
g. Menangani isu-isu ketenagakerjaan, seperti memediasi pertikiaian dan mengarahkan prosedur kedisiplinan.
Tugas dan Wewenang :
a. Melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh pegawai, untuk memastikan ketersedian ruangan kerja dan peralatan kantor bagi setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan.
b. Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruh karyawan.
c. Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan tercapainya kualitas target kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi kepada atasan.
Tata Laksana Sistem Yang Berjalan
Use Case Diagram Sistem Berjalan
Berdasarkan gambar Use Case Diagram diatas terdapat :
Activity Diagram Sistem Berjalan
Berdasarkan gambar Activity Diagram diatas terdapat :
Sequence Diagram Sistem Berjalan
Berdasarkan Gambar Sequence Diagram diatas terdapat :
Analisa Sistem Berjalan
Metode Analisa Sistem
Berdasarkan sistem yang berjalan di PT. Sintech Berkah Abadi, penulis melakukan penelitian analisa. Analisa ini digunakan untuk mencari strategi dengan menggunakan metode analisa SWOT yaitu, kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), peluang (opportunities) dan ancaman (threats).
Analisa SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan faktor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi (strengths), kelemahan dan faktor-faktor negatif dari internal (weakness), peluang atau kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal (opportunities) dan ancaman atau resiko yang dipengaruhi oleh faktor eksternal organisasi (threats).
Berdasarkan faktor di atas, maka dilakukan analisa untuk mencari strategi dengan menggunakan kekuatan yang ada untuk memanfaatkan peluang yang tersedia (strategi S-O) serta menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman yang ada (strategi S-T). Selain itu dianalisis pula strategi untuk mengurangi kelemahan yang dimiliki dalam meraih peluang yang ada (strategi W-O) maupun mengatasi ancaman yang ada (strategi W-T).
Tabel 3.1 Analisa SWOT
Metode Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran
Analisa Masukan
Analisa masukan merupakan suatu analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap seluruh data yang merupakan masukan (input) sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri.
Analisa Proses
Analisa proses merupakan analisa atau penguraian masalah yang yang dilakukan terhadap proses sebagai suatu hasil respek baik karena adanya data input. Didalam proses inilah seluruh data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada.
Analisa Keluaran
Analisa keluaran merupakan analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari semua proses yang terjadi mulai dari penginputan data sampai proses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada serta melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi sebuah kesalahan atau data kurang lengkap.
Konfigurasi Sistem Berjalan
Pada konfigurasi sistem ini, berisi tentang spesifikasi perangkat keras (hardware), spesifikasi perangkat lunak (software) dan hak akses (brainware) yang digunakan pada perusahaan tersebut.
Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)
Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)
Spesifikasi Hak Akses (Brainware)
Permasalahan Yang Dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah
Permasalahan yang Dihadapi
Berdasarkan analisa yang telah dilakukan, masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut:
Alternatif Pemecahan Masalah
Setelah mengamati dan meneliti dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem berjalan, penulis mengusulkan alternatif pemecahan dari masalah yang dihadapi yaitu :
User Requirement
Requirement Elisitasi Tahap I
Tabel 3.2 Requirement Elisitasi Tahap I
Requirement Elisitasi Tahap II
Tabel 3.3 Requirement Elisitasi Tahap II
Keterangan :
M (Mandatory) : Penting atau dibutuhkan
D (Desirable) : Diinginkan tapi tidak terlalu penting
I (Inessential) : Di luar sistem atau di eliminasi
Requirement Elisitasi Tahap III
Keterangan :
T : Technical
O : Operational
E : Economy
L : Low
M : Medium
H : High
Requirement Elisitasi Final
Tata Laksana Sistem Yang Diusulkan
Setelah mengadakan analisa dan penelitian sistem yang sedang berjalan, maka selanjutnya akan dibahas mengenai rancangan usulan sistem yang akan dibangun. Ada beberapa usulan prosedur yang bertujuan untuk mengoptimalkan fungsi penyimpanan arsip yang sedang berjalan saat ini, yaitu merubah proses penyimpanan yang saat ini masih manual menjadi terkomputerisasi berbasis web. Selain itu meningkatkan fungsi pencarian dokumen yang selama ini membutuhkan waktu cukup lama, menjadi lebih cepat.
Berdasarkan perubahan sistem penyimpanan arsip dan setelah kebutuhan-kebutuhan sistem yang baru telah ditentukan, maka langkah-langkah berikutnya yaitu perancangan atau desain sistem usulan yang bertujuan untuk menyempurnakan sistem yang lama dengan memberi gambaran atau pandangan yang jelas menurut proses desain sistem dari awal hingga akhir penelitian. Dalam menganalisa usulan prosedur yang baru pada penelitian ini digunakan program Visual Paradigm for UML Enterprise Edition Ver. 16.0 untuk menggambarkan use case diagram, activity diagram, sequence diagram dan class diagram.
Prosedur Sistem Yang Diusulan
a. Melakukan login sistem.
b. Menampilkan menu home.
c. Mengevaluasi kajian kelayakan investasi dalam surat-surat berharga, akuisisi, merger dan privatisasi.
c. Melakukan tambah, cari, edit dan hapus data.
f. Menerima atau menolak permintaan pembayaran dari unit kerja.
d. Melakukan klasifikasi arsip.
e. Melakukan pertelaan arsip.
f. Melakukan cetak laporan.
g. Melakukan logout.
Rancangan Sistem Yang Diusulan
Rancangan sistem yang diusulkan ini akan digambarkan pada sebuah diagram, dalam membuat diagram penulis menggunakan program UML (Unified Modelling Language). Diagram yang digunakan dalam menggambarkan sistem yang akan diusulkan antara lain Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram.
Usecase Diagram Sistem yang Diusulkan
Gambar 3.5 Usecase Diagram User Usulan
Berdasarkan gambar Usecase Diagram diatas terdapat:
1System yang mencakup seluruh data kearsipan pada PT. Sintech Berkah Abadi.
Activity Diagram Sistem yang Diusulkan
Gambar 3.6 Activity Diagram Usulan Login
Berdasarkan gambar Activity Diagram diatas terdapat:
1 final state , objek yang diakhiri.
Gambar 3.7 Activity Diagram Usulan Menginput Data Arsip
Berdasarkan gambar Activity Diagram diatas terdapat:
Gambar 3.8 Activity Diagram Usulan Membuat Data Klasifikasi
Berdasarkan gambar Activity Diagram diatas terdapat:
Gambar 3.9 Activity Diagram Usulan Pertelaan Arsip
Berdasarkan gambar Activity Diagram diatas terdapat:
Gambar 3.10 Activity Diagram Usulan Memusnahkan Arsip
Berdasarkan gambar Activity Diagram diatas terdapat:
Gambar 3.11 Activity Diagram Usulan Mencari Arsip
Berdasarkan gambar Activity Diagram diatas terdapat:
Gambar 3.12 Activity Diagram Usulan Laporan Arsip
Berdasarkan Activity Diagram diatas terdapat:
Gambar 3.13 Sequence Diagram Usulan
Berdasarkan gambar Sequence Diagram diatas terdapat:
Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan
Berikut ini adalah hasil dari analisis mengenai sistem yang sedang berjalan dan sistem yang akan diusulkan berdasarkan rekomendasi dari masalah-masalah yang terjadi pada sistem yang berjalan saat ini.
Tabel 3.6 Perbedaan Prosedur Sistem Berjalan dan Sistem Usulan
Rancangan Basis Data
Class Diagram
Tabel-tabel pada database digambarkan menggunakan Class Diagram sebagai berikut:
Gambar 3.14 Class Diagram Usulan
Spesifikasi Basis Data
Spesifikasi basis data merupakan desain basis data yang dianggap telah normal. Desain basis data menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi yang disimpan, primary key, dan panjang record. Spesifikasi database yang digunakan dalam sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut :
Media : Hard disk
Isi : id_user + username + password
Primary Key : id_user
Panjang Record : 56
Tabel 3.7 Tabel User
Media : Hard disk
Isi : no_arsip + nam_arsip + bagian + kategori + perihal + tanggal + rak + status
Primary Key : no_arsip
Panjang Record : 130
Tabel 3.8 Tabel Arsip
Media : Hard disk
Isi : id_bagian + bagian
Primary Key : id_bagian
Panjang Record : 26
Tabel 3.9 Tabel Bagian
Media : Hard disk
Isi : id_kategori + kategori
Primary Key : id_kategori
Panjang Record : 26
'Tabel 3.10 Tabel Kategor
Media : Hard disk
Isi : id_perihal + perihal
Primary Key : id_perihal
Panjang Record : 26
'Tabel 3.11 Tabel Perihal
Media : Hard disk
Isi : kode_klasifikasi + no_arsip + id_bagian + id_kategori + id_perihal
Primary Key : kode_klasifikasi
Panjang Record : 73
Tabel 3.12 Tabel Klasifikasi
Media : Hard disk
Isi : no_registrasi + nama + email + kursus + tanggal no_pertelaan + no_arsip + tanggal + keterangan
Primary Key : no_pertelaan
Panjang Record : 56
Tabel 3.13 Tabel Pertelaan
Media : Hard disk
Isi : id_detail_pertelaan + no_arsip + tanggal + keterangan
Primary Key : id_sk
Panjang Record : 56
Tabel 3.14 Tabel Detail Pertelaan
Media : Harddisk
Isi : id_sk_pertelaan + tanggal + keterangan
Primary Key : id_sk
Panjang Record : 36
Tabel 3.15 Tabel SK Pertelaan
Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)
Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)
Spesifikasi Hak Akses (Brainware)
Rancangan Prototype
Tahap ini merupakan gambaran mengenai rancangan bangun yang lengkap terhadap para pengguna dan website yang diteliti, dan juga sebagai pemenuhan kebutuhan dari pada para pengguna sistem. Berikut ini adalah prototype atau tampilan dari perancangan sistem informasi kearsipan pada PT. Sintech Berkah Abadi yang akan dibuat, yaitu:
Tampilan Prototype Login
Gambar 3.15 Prototype Halaman Login
Tampilan Prototype Menu Home
Gambar 3.16 Prototype Menu Home
Tampilan Prototype Data
Gambar 3.17 Prototype Kategori
Tampilan Prototype Data Arsip
Gambar 3.18 Prototype Data Arsip
Tampilan Prototype Input Data Arsip
Gambar 3.19 Prototype Input Data Arsip
Tampilan Prototype Klasifikasi Arsip
Gambar 3.20 Prototype Klasifikasi Arsip
Tampilan Prototype Input Klasifikasi Arsip
Gambar 3.21 Prototype Input Klasifikasi Arsip
Tampilan Prototype Pertelaan Arsip
Gambar 3.22 Prototype Pertelaan Arsip
Tampilan Prototype Input Pertelaan Arsip
Gambar 3.23 Prototype Input Pertelaan Arsip
Tampilan Prototype Laporan Arsip
Gambar 3.24 Prototype Laporan Arsip
Rancangan Program
Tampilan Halam Login
Halaman Login berisi textbox username dan password yang digunakan admin untuk masuk kedalam sistem.
Gambar 3.25 Tampilan Halaman Login
Tampilan Menu Home
Tampilan menu home berisi tampilan saat admin telah melakukan login.
Gambar 3.26 Tampilan Menu Home
Tampilan Menu Data
Tampilan menu data saat admin memilih menu kategori maka sistem akan menampilkan data Kategori.
Gambar 3.27 Tampilan Data Kategori
Tampilan Data Arsip
Tampilan menu data arsip saat admin memilih menu HRD maka sistem akan menampilkan data HRD.
Gambar 3.28 Tampilan Data Arsip
Tampilan Input Data Arsip
Tampilan input data arsip saat admin memilih proses tambah maka akan menampilkan form untuk menginputkan data arsip.
Gambar 3.29 Tampilan Input Data Arsip
Tampilan Klasifikasi Arsip
Tampilan menu klasifikasi arsip saat admin memilih menu klasifikasi maka sistem akan menampilkan data klasifikasi.
Gambar 3.30 Tampilan Klasifikasi Arsip
Tampilan Input Klasifikasi Arsip
Tampilan input klasifikasi arsip saat admin memilih proses tambah maka akan menampilkan form input klasifikasi.
Gambar 3.31 Tampilan Input Klasifikasi Arsip
Tampilan Pertelaan Arsip
Tampilan menu pertelaan arsip saat admin memilih menu pertelaan maka sistem akan menampilkan data pertelaan.
Gambar 3.32 Tampilan Pertelaan Arsip
Tampilan Input Pertelaan Arsip
Tampilan input pertelaan arsip saat admin memilih proses tambah maka akan menampilkan form input pertelaan.
Gambar 3.33 Tampilan Input Pertelaan Arsip
Tampilan Laporan Arsip
Tampilan menu laporan arsip saat admin memilih menu laporan maka sistem akan menampilkan data laporan arsip.
Gambar 3.34 Tampilan Laporan Arsip
Testing
Metode Implementasi
Implementasi program perancangan sistem informasi arsip digital ini dilakukan dengan menggunakan metode Blackbox Testing. Metode Blackbox Testing merupakan pengujian program yang mengutamakan pengujian terhadap kebutuhan fungsi dari suatu program. Tujuan dari metode Blackbox Testing ini adalah untuk menemukan kesalahan fungsi pada program.
Pengujian dengan metode Blackbox Testing dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program. Input tersebut kemudian di proses sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya untuk melihat apakah program aplikasi dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan dan sesuai pula dengan fungsi dasar dari program tersebut. Apabila dari input yang diberikan, proses dapat menghasilkan output yang sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka program yang dibuat sudah benar, tetapi apabila output yang dihasilkan tidak sesuai dengan kebutuhan fungsionalnya, maka masih terdapat kesalahan pada program tersebut dan selanjutnya dilakukan penelusuran perbaikan untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi.
BlackBox Testing
Pengujian adalah tahap lanjutan setelah menganalisa, dan merancang sistem, dalam hal ini digunakan metode black box testing untuk pengujian terhadap sistem. Tujuam dari pengujian ini tentunya untuk meminimalisir error ataupun bug yang nantinya akan terdapat pada sistem, namun black box sistem adalah pengujian guna menguji fungsionalitas sistem :
Tabel 3.16 Tabel Blackbox Testing
Implementasi
Time Schedule
Schedule yang dibuat oleh penulis merupakan schedule penulis dalam mengumpulkan data, menganalisis, merancang sistem yang akan diusulkan, membuat program, testing dan evaluasi program di tempat observasi atau tempat riset. Berikut adalah schedule yang dilakukan oleh penulis :
Tabel 3.17 Tabel Time Schedule
Estimasi Biaya
Tabel 3.18 Tabel Estimasi Biaya
BAB IV
KESIMPULAN
Bedasarkan Analisa yang dilakukan dapat disimpulkan sebagai berikut :
Saran
Dalam kesempatan ini penulis mencoba memberikan masukan atau saran yang mungkin dapat bermanfaat untuk pengembangan penulis selanjutnya sebagai berikut :
DAFTAR PUSTAKA