SISTEM APLIKASI MAINTENANCE DATA PELANGGAN

PADA PT GEMANUSA SENTRA TEKNOLOGI

TUGAS AKHIR

Disusun Oleh :

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

KONSENTRASI SYSTEM ARCHITECTURE

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER RAHARJA

AMIK RAHARJA

TANGERANG

2017/2018

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

RAHARJA INFORMATIKA

LEMBAR PENGESAHAN TUGAS AKHIR

SISTEM APLIKASI MAINTENANCE DATA PELANGGAN

PADA PT GEMANUSA SENTRA TEKNOLOGI

Disusun Oleh :

Disahkan Oleh :

Tangerang, ... Desember 2017

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

RAHARJA INFORMATIKA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

SISTEM APLIKASI MAINTENANCE DATA PELANGGAN

PADA PT GEMANUSA SENTRA TEKNOLOGI

Dibuat Oleh :

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi System Architecture

Disetujui Oleh :

Tangerang, Januari 2017

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

RAHARJA INFORMATIKA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

SISTEM APLIKASI MAINTENANCE DATA PELANGGAN

PADA PT GEMANUSA SENTRA TEKNOLOGI

Dibuat Oleh :

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi System Architecture

Tahun Akademik 2017/2018

Disetujui Penguji :

Tangerang, Maret 2017

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

RAHARJA INFORMATIKA

LEMBAR KEASLIAN TUGAS AKHIR

SISTEM APLIKASI MAINTENANCE DATA PELANGGAN

PADA PT PT GEMANUSA SENTRA TEKNOLOGI

BAB I

PENDAHULUAN

Penggunaan teknologi informasi dalam dunia industri semakin berkembang, terutama informasi dengan jaringan internet. Bukan hanya karena mudahnya persebaran informasi, tetapi dengan memanfaatkan jaringan, pengaksesan data maupun informasi dapat dengan leluasa dilakukan. Jaringan internet juga mampu mencakup wilayah yang luas, sehingga dapat menjadi alternatif bagi perusahaan yang telah memiliki jaringan usaha yang besar, salah satunya dari segi pelanggan.

PT Gemanusa Sentra Teknologi adalah perusahaan yang memiliki produk utama berupa queuing system atau sistem antrian, dengan pelanggan yaitu Telkomsel (Grapari) dan Garuda Indonesia yang tersebar luas di seluruh Indonesia.

Selain cakupan pelanggan yang tersebar luas, perusahaan juga memiliki jumlah pelanggan yang tidak sedikit. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah sistem yang mampu memberikan informasi pelanggan dengan akses yang mudah.

Pada sistem pemeliharaan data yang saat ini berjalan, pencatatan belum dilakukan dengan baik dan rutin. Pencatatan yang dilakukan hanya terbatas pada informasi umum pelanggan seperti lokasi, dan bukan alamat lengkap. Pencatatan informasi lain seperti tanggal maintenance sistem dan detail service yang diberikan kepada pelanggan dilakukan secara terpisah-pisah dan tidak terstruktur. Dengan pencatatan yang belum terstuktur ini menyebabkan beberapa masalah, diantaranya adalah ketika teknisi maupun marketing yang berhubungan langsung dengan pelanggan tidak memiliki informasi akurat dan update berkaitan dengan customer sehingga menghambat service yang seharusnya bisa diberikan dengan cepat. Selain itu ada juga kemungkinan data berserakan bahkan hilang.

Dengan adanya sebuah sistem pemeliharaan data pelanggan, maka akan diketahui history transaksi pelanggan, sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan tepat terhadap customer, untuk menjadikan sistem antrian yang digunakan oleh pelanggan, berjalan lebih optimal.

Aplikasi maintenance ini juga dapat digunakan sebagai sarana pemuasan pelanggan. Perusahaan dapat memanfaatkan laporan yang ada agar tetap menjalin hubungan dengan customer, yaitu dengan melakukan pendataan dan menghubungi customer secara berkala.

Berdasarkan latar belakang tersebut maka penulis membuat sebuah analisa dan perancangan yang akan dikaji dalam bentuk laporan ilmiah yang sistematis dengan judul “Sistem Aplikasi Pemeliharaan Data Pelanggan pada PT Gemanusa Sentra Teknologi”.

Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat dirumuskan masalah, sebagai berikut:

1. Bagaimana pemeliharaan data pelanggan yang saat ini diterapkan oleh PT Gemanusa Sentra Teknologi?

2. Bagaimana sistem pemeliharaan data pelanggan yang efektif diterapkan pada PT Gemanusa?

3. Bagaimana merancang sistem maintenance data pada PT Gemanusa?

Untuk mendapatkan hasil penelitian yang akurat, maka diperlukan adanya batasan. Adapun ruang lingkup yang akan dibahas dalam laporan Tugas Akhir ini meliputi:

1. Sistem mampu menampilkan data pelanggan, termasuk histori transaksi antara pelanggan dengan perusahaan.

2. Sistem terbatas pada perawatan data pelanggan. Bukan perawatan sistem yang dipakai oleh pelanggan.

3. Hasil analisa kebutuhan yang didapat akan dibuat menjadi rancangan sistem.

Tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Terciptanya sebuah sistem maintenance data pelanggan yang lebih efektif.

2. Memudahkan PT Gemanusa Sentra Teknologi dalam melakukan pemeliharaan data pelanggan.

3. Sebagai media untuk meningkatkan kualitas pelayanan dan kepuasan pelanggan.

4. Menambah pengetahuan, pengalaman, dan pemahaman mengenai sistem secara umum dan secara khususnya sistem maintenance data customer pada PT Gemanusa Sentra Teknologi.

Adapun manfaat dari penulisan ini yaitu:

1. Memberikan pengalaman dan kesempatan bagi penulis untuk menerapkan ilmu yang telah didapat selama menempuh pendidikan di Perguruan Tinggi.

2. Memudahkan perusahaan memperoleh dan mengelola data customer sehingga informasi dapat diperoleh dengan cepat dan akurat.

3. Menjadi sarana bagi perusahaan untuk memberikan pelayanan pelanggan yang lebih baik.

4. Menjadi sumber referensi bagi mahasiswa dan penelitian sejenis di masa yang akan datang agar dapat memperoleh hasil yang lebih baik.

Metode yang penulis gunakan untuk mengumpulkan data dalam pembuatan Tugas Akhir ini adalah :

1. Metode Observasi.

Yaitu teknik pengumpulan data dengan cara mendatangi dan melakukan pengamatan pada objek yang dijadikan penelitian untuk mengetahui sistem yang dibutuhkan.

2. Metode Wawancara

Yaitu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab dengan perusahaan maupun pihak yang berhubungan langsung dengan penelitian yang dilakukan.

3. Studi Pustaka

Yaitu dengan mencari dan mengumpulkan bahan-bahan materi yang bersumber dari buku-buku yang berkaitan dengan permasalahan dalam laporan ini. Serta dengan melakukan literature review yang bersumber dari jurnal dan tesis.

Analisa sistem yang digunakan yaitu metode SWOT, yaitu dengan menganalisa kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), kesempatan (oppurtunities), dan ancaman (threats) yang secara sistematis dapat membantu mengidentifikasi faktor eksternal (O dan T) maupun internal (S dan W) perusahaan.

Metode Perancangan yang penulis menggunakan perancangan berbasis objek dengan alat bantu UML (Unified Modeling Language) yang merupakan standar indusstri dalam visualisasi, perancangan, dan dokumentasi perangkat lunak. Dengan mengunakan beberapa diagram yaitu use case diagram, activity diagram, sequence diagram, dan class diagram.

Pada tahap implementasi, rancangan sistem yang telah dibuat dituangkan ke dalam bentuk kode-kode program. Pada tahap ini alat dan tools yang penulis gunakan adalah Adobe DreamWeaver CS5, XAMPP, PHPMyAdmin, PHP, HTML, dan JavaScript.

Metode Pengujian yang penulis gunakan adalah Black Box Testing, yaitu uji coba yang berfokus pada keperluan software. Uji coba Blackbox dilakukan dengan membandingkan apakah hasil program sudah sesuai dengan yang diharapkan, untuk mencari kesalahan fungsi dari program.

Untuk memahami lebih jelas mengenai laporan Tugas Akhir (TA) ini penulis telah mengelompokkan laporan ini berdasarkan beberapa bab utama dengan sistematika sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, metode penelitian, dan sitematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI

Berisi tentang teori-teori dan definisi-definisi yang berkaitan dengan judul laporan Tugas Akhir yang diambil dari kutipan buku yang mendukung isi laporan TA dan beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.
BAB III PEMBAHASAN

Berisi tentang analisa PT Gemanusa Sentra Teknologi, sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, permasalahan yang dijadikan objek penelitian, analisa proses, dan alternatif sistem yang diusulkan, serta pengembangan dan implementasinya.
BAB IV PENUTUP

Berisi tentang kesimpulan dari pembahasan dan hasil penelitian serta saran-saran untuk pengoptimalan sistem.
DAFTAR PUSTAKA

Berisi daftar sumber studi pustaka sebagai referensi penyusunan laporan Tugas Akhir.
DAFTAR LAMPIRAN

Berisi lampiran-lampiran untuk melengkapi laporan Tugas Akhir.

BAB II

LANDASAN TEORI

1. Perangkat lunak perusahaan
2. Perangkat lunak infrastruktur perusahaan
3. Perangkat lunak informasi kerja
4. Perangkat lunak media dan hiburan
5. Perangkat lunak pendidikan
6. Perangkat lunak pengembangan media
7. Perangkat lunak rekayasa produk

Menurut Hartono (2013:9), “Sistem adalah suatu himpunan dari berbagai bagian atau elemen, yang saling berhubungan secara terorganisasi berdasarkan fungsi-fungsinya, menjadi satu kesatuan”.

Menurut Hutahaean (2014:2), menyatakan bahwa “sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan kegiatan atau untuk melakukan sasaran yang tertentu”.

Berdasarkan beberapa definisi di atas diambil kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan dari berbagai prosedur terstruktur yang saling berkaitan melakukan tugasnya untuk mencapai tujuan tujuan tertentu.

Menurut Jeperson Hutahaean (2014:3) sebuah sistem mempunyai karakteristik mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah :

1. Komponen

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinterasi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Komponen sistem terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan Luar Sistem (environment) adalah diluar batasan dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang harus tetap dijaga dan yang merugikan yang harus dijaga dan dikendalikan, kalau tidak akan menggangu kelangsungkan hidup dari sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukkan (input) untuk subsistem lain melalui penghubung.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa perawatan (maintenace input) dan masukkan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroprasi. Signal input adalah energi yang di proses untuk didapatkan keluaran, contoh dalam sistem komputer program adalah maintenance input sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (output)

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh komputer menghasilkan panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolah Sistem

Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. Sistem produksi akan mengolah bahan baku menjadi bahan jadi, sistem akuntansi akan mengolah data menjadi laporan-laporan keuangan.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

Yan (2015:183) menyatakan bahwa, “A maintenance concept can be defined as the set of various maintenance intervention, which can be classified into four categories: corrective or breakdown maintenance, scheduled maintenance, preventive maintenance, and condition-based or predictive maintenance.”

Dalam buku yang sama Yan (2015:186) juga menyimpulkan bahwa tujuan dari perawatan adalah untuk memaksimalkan performa dari peralatan produksi, dan juga untuk mencegah kegagalan untuk meminimalkan kerugian produksi dan meningkatkan keandalan sistem.

Maintenance dalam bahasa Indonesia berarti perawatan atau pemeliharaan. Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat disimpulkan bahwa perawatan dalam keempat kategori yang telah disebutkan adalah sebuah usaha untuk meningkatkan dan memaksimalkan kualitas dari suatu sistem.

Definisi data menurut Tata Sutabri (2016:23) adalah “Data merupakan bahan mentah untuk diolah, yang hasilnya kemudian menjadi informasi”.

Sedangkan Rusdiana (2014:71) menyatakan bahwa “Data adalah fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti sehubungan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, angka-angka, huruf atau simbol yang menunjukkan suatu ide, objek, kondisi, atau situasi dan lainnya, yang didapatkan melalui suatu observasi atau secara data diartikan sebagai keterangan tentang sesuatu”.

Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa data adalah fakta yang menunjukkan kondisi atau situasi yang didapatkan melalui suatu cara tertentu yang bersifat mentah untuk kemudian diolah menjadi informasi.

Setelah adanya penjabaran mengenai definisi data, secara umum dapat diambil kesimpulan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah.

Sebagaimana yang diungkapkan Hutahean (2014:9), Fungsi utama dari informasi yaitu : menambah pengetahuan atau mengurangi ketidak pastian pemakai informasi, karena informasi berguna memberikan gambaran tentang suatu permasalahan sehingga pengambil keputusan dapat menentukan keputusan lebih cepat, informasi juga memberikan standard, aturan maupun indicator bagi pengambil keputusan.

Berdasarkan definisi di atas maka dapat diambil kesimpulan bahwa informasi adalah data yang telah diolah yang akan memiliki nilai jika informasi tersebut disampaikan kepada orang yang tepat.

Nilai Informasi

Menurut Lipursari dalam Jurnal STIE Semarang Vol. 5 No. 1 (2013:29), “Sebagian besar informasi tidak dapat persis ditafsir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditafsir nilai efektivitasnya. Nilai informasi ini didasarkan atas 10 (sepuluh) sifat yaitu:

a. Mudah diperoleh

Sifat ini menunjukkan mudahnya dan cepatnya informasi dapat diperoleh. Kecepatan memperoleh dapat diukur, misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, berapa nilainya bagi pemakai informasi sulit mengukurnya.

b. Luas dan Lengkap

Sifat ini menunjukkan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifat ini sangat kabur dan karena itu sulit mengukurnya.

c. Ketelitian

Sifat ini berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan keluaran informasi. Dalam hubungannya dengan volume data yang besar biasanya dua jenis kesalahan, yakni kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.

d. Kecocokan

Sifat ini menunjukkan betapa baik keluaran informasi dalam hubungannya dengan permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannya dengan masalah yang sedang dihadapi. Semua keluaran lainnya tidak berguna, tetapi mahal mempersiapkannya. Sifat ini sulit mengukurnya.

e. Ketepatan Waktu

Sifat ini berhubungan dengan waktu yang dilalui yang lebih pendek dari pada siklus untuk mendapatkan informasi. Masukan, pengolahan, dan pelaporan keluaran kepada para pemakai biasanya tepat waktu. Dalam beberapa hal, ketepatan waktu dapat diukur.

f. Kejelasan

Sifat ini menunjukkan tingkat keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas. Membetulkan laporan dapat memakan biaya yang besar.

g. Keluwesan

Sifat ini berhubungan dengan dapat disesuaikannya keluaran informasi tidak hanya dengan lebih dari satu keputusan tetapi juga dengan lebih dari seorang pengambil keputusan. Sifat ini sulit diukur, tetapi dalam banyak hal dapat diberikan nilai yang dapat diukur.

h. Dapat dibuktikan

Sifat ini menunjukkan kemampuan beberapa pemakai informasi untuk menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan yang sama.

i. Tidak Ada Prasangka

Sifat ini berhubungan dengan tidak adanya keinginan untuk mengubah informasi guna mendapatkan kesimpulan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.

j. Dapat diukur

Sifat ini menunjukkan hakikat-hakikat informasi dihasilkan dari sistem informasi formal.

Komponen-komponen Infromasi

Menurut Taufiq (2013:5), sebuah informasi bisa bermanfaat dan bisa memberikan pemahaman bagi orang yang menggunakannya, jika informasi tersebut memenuhi atau mengandung salah satu komponen dasarnya.

Menurut Taufiq (2013:5), apabila di analasis berdasarkan pendekatan information system, pada dasarnya ada sekitar 6(enam) komponen yang ada. Adapun ke enam komponen atau jenis informasi tersebut di bagi seperti berikut :

1. Boot Information

Yaitu komponen akar bagian dari informasi yang berada pada tahapan awal keluaran sebagai proses pengolahan data. Misalnya yang terkait ke dalam komponen awal ini adalah informasi yang disampaikan oleh pihak pertama.

2. Bar of Information

Merupakan komponen diumpamakan batangnya dalam suatu informasi, yaitu jenis informasi yang disajikan dan memerlukan informasi lain sebagai pendukung sehingga informasi awal tadi bisa dipahami. Contohnya jika anda membaca headline dalam sebuah surat kabar, maka untuk memahami lebih jauh tentunya harus membaca informasi selanjutnya, sehingga maksud dari informasi yang ada pada headline tadi bisa dipahami secara utuh dan lebih jelas dalam informasi yang diperoleh.

3. Branch of Information

Yaitu komponen yang bisa untuk dipahami jika informasi sebelumnya telah dipahami. Sebagai contoh adalah informasi yang merupakan penjelasan keyword yang telah ditulis sebelumnya, atau dalam ilmu eksakta seperti matematika bentuknya adalah hasil dari sebuah uraian langkah-langkah penyelesaian soal dengan rumus-rumus yang panjang, misalnya dapat ditunjukan berupa petunjuk lanjutan dalam mengerjakan atau melakukan sesuatu hal.

4. Stick of Information

yaitu komponen informasi yang lebih sederhana dari cabang-cabang informasi, pada dasarnya informasi ini merupakan informasi pengayaan pengetahuan. Kedudukannya bersifat pelengkap (supplement) terhadap informasi lain. Sebagai contoh informasi yang muncul ketika seseorang telah mampu mengambil kebijakan/keputusan dalam menyelesaikan suatu proses kegiatan, maka untuk menyempurnakan ia memperoleh informasi-informasi pengembangan dari keterampilan yang sudah ia miliki tersebut.

5. Bud of Information

Yaitu komponen-komponen informasi yang sifatnya semi mikro, tetapi keberadannya sangat penting sehingga di masa yang akan datang dalam jangka waktu panjang informasi ini akan berkembang dan dicari, serta ditunggu oleh pengguna informasi sesuai kebutuhannya yang nantinya ingin dicapai.

6. Leaf of Information

Yaitu komponen informasi yang merupakan informasi pelindung, lebih mampu menjelaskan kondisi dan situasi ketika sebuah informasi itu muncul. Biasanya informasi ini berhubungan dengan informasi mengenai kebutuhan pokok.

Contributors

Agus salim saputra, Ysn