APLIKASI SISTEM PENGELOLAAN SURAT IZIN KELUAR

KARYAWAN BERBASIS WEB PADA

PT. GAJAH PUTIH ELASTIC

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM : 1511489645

NAMA : LILY JUNIARTY

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

UNIVERSITAS RAHARJA

TANGERANG

2019/2020

UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

APLIKASI SISTEM PENGELOLAAN SURAT IZIN KELUAR

KARYAWAN BERBASIS WEB PADA

PT. GAJAH PUTIH ELASTIC

Disusun Oleh :

Disahkan Oleh :

Tangerang, Maret 2020

UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

APLIKASI SISTEM PENGELOLAAN SURAT IZIN KELUAR

KARYAWAN BERBASIS WEB PADA

PT. GAJAH PUTIH ELASTIC

Disusun Oleh :

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Fakultas Sains dan Teknologi

Program Studi Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2019/2020

Disetujui Oleh :

Tangerang, Januari 2020

UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

APLIKASI SISTEM PENGELOLAAN SURAT IZIN KELUAR

KARYAWAN BERBASIS WEB PADA

PT. GAJAH PUTIH ELASTIC

Disusun Oleh :

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Fakultas Sains dan Teknologi

Program Studi Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2019/2020

Disetujui Penguji :

Tangerang, Maret 2020

UNIVERSITAS RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

APLIKASI SISTEM PENGELOLAAN SURAT IZIN KELUAR

KARYAWAN BERBASIS WEB PADA

PT. GAJAH PUTIH ELASTIC

Disusun Oleh :

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Universitas Raharja maupun di Universitas lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Januari 2020

*Tandatangan dibubuhi materai 6.000

ABSTRAK

Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi berkembang sangat pesat pada era modern saat ini. Dengan adanya peranan teknologi informasi dan komunikasi ini dapat membantu dan mempermudah segala kegiatan atau aktivitas pekerjaan manusia baik itu dalam bidang pemerintahan, pendidikan, maupun dalam pekerjaan industri lainnya. Namun hingga saat ini masih ada beberapa kegiatan atau proses pekerjaan yang masih menggunakan cara atau sistem yang manual. Salah satunya yaitu pada proses pengelolaan surat perizinan keluar karyawan yang terdapat pada PT. Gajah Putih Elastic. Dalam proses pengelolaan surat perizinan keluar karyawan ini masih dilakukan secara konvensional dimana banyak sekali proses atau tahapan yang harus dilakukan oleh karyawan agar mendapatkan persetujuan untuk melakukan izin keluar perusahaan pada jam kerja tersebut. Adapun beberapa proses yang harus dilakukan dalam pengelolaan surat izin keluar ini diantaranya karyawan melakukan pengambilan form kepada pengawas, selanjutnya karyawan harus melakukan pengajuan izin kepada supervisor, menunggu pernyataan resmi dari supervisor terkait izin yang dilakukan, apabila pengajuan izin tersebut disetujui oleh supervisor kemudian karyawan menyerahkan form persetujuan tersebut kepada HRD, dan disinilah selanjutnya tugas HRD bekerja yaitu merekap data izin karyawan dan melaporkannya kepada direktur, setelah formpengajuan izin keluar tersebut diterima atau disetujui oleh pihak HRD kemudian memberikannya kepada satpam penjaga sebagai langkah terakhir. Dengan proses yang begitu panjang tersebut menyebabkan sistem yang berjalan kurang efektif dan efisien dan data pada form kurang terdokumentasi dengan baik. Maka dengan dilakukannya penelitian ini bertujuan untuk mengimplementasikan sebuah proses sistem yang baru yang berjalan secara terkomputerisasi dan modern sehingga dapat menciptakan suatu cara kerja yang efektif dan efisien khususnya dalam hal pengelolaan surat izin keluar oleh karyawan di PT. Gajah Putih Elastic. Berdasarkan permasalahan tersebut maka peneliti melakukan riset dan pengkajian tentang proses pengelolaan surat izin keluar karyawan dengan menggunakan beberapa metode penelitian yaitu diantaranya metode pengumpulan data melalui proses observasi, wawancara, dan studi pustaka, kemudian metode analisa dengan menggunakan analisa SWOT, metode perancangan sistemnya dengan menggunakan diagram UML yang didukung dengan sebuah aplikasi Visual Paradigm, serta metode pengujian sistem dengan menggunakan black box testing. Sehingga diharapkan dengan adanya suatu sistem yang baru tersebut dapat mempercepat proses perizinan karyawan serta dapat mempersingkat waktu pengelolaan surat izin keluar, mengurangi terjadinya kesalahan dalam hal pendataan, data karyawan dapat terdokumentasi dengan baik, efisien dan aman, serta laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada. Selain itu sistem yang baru ini juga dapat lebih menunjang kegiatan HRD dan karyawan dalam melakukan proses perizinan di PT. Gajah Putih Elastic.

Kata Kunci : Pengelolaan, Surat Izin Keluar, Pendataan

ABSTRACT

The development of information and communication technology is developing very rapidly in the current modern era. With the role of information and communication technology this can help and facilitate all activities or activities of human work both in the fields of government, education, and in other industrial work. But until now there are still some activities or work processes that still use manual methods or systems. One of them is in the process of managing outgoing employee licensing documents found at PT. Gajah Putih Elastic. In the process of managing employee leave permits, this is still done conventionally, where there are a lot of processes or stages that must be carried out by employees in order to obtain approval to leave the company during business hours. The several processes that must be carried out in managing this exit permit include the employee taking the form to the supervisor, then the employee must submit a permit to the supervisor, waiting for an official statement from the supervisor regarding the permission made, if the permit application is approved by the supervisor then the employee submits the form approval to HRD, and hereinafter the task of HRD to work is to recap the employee permit data and report it to the director, after the exit permit application form is received or approved by the HRD then give it to the security guard as a final step. With such a long process that causes the system to run less effective and efficient and the data on the form is not well documented. So by doing this research aims to implement a new system process that runs computerized and modern so as to create an effective and efficient way of working, especially in terms of managing outgoing permits by employees at PT. Gajah Putih Elastic. Based on these problems, the researchers conducted research and studies on the process of managing employee exit permits using several research methods including methods of data collection through the process of observation, interviews, and literature studies, then the method of analysis using SWOT analysis, system design methods using diagrams UML is supported by a Visual Paradigm application, and system testing methods using black box testing. So it is expected that with the existence of a new system that can accelerate the process of employee licensing and can shorten the time management of exit permits, reduce errors in data collection, employee data can be well documented, efficient and safe, and reports generated in accordance with existing data . Besides this new system can also further support the activities of HRD and employees in conducting the licensing process at PT. Gajah Putih Elastic.

Keywords: Management, Exit Permit, Data Collection

Puji syukur senantiasa penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan beribu jalan serta melimpahkan segala rahmat dan karunia-Nya, sehingga penulisan laporan Skripsi ini dapat berjalan dengan baik dan selesai dengan semestinya.

Tujuan dari pembuatan Skripsi ini adalah sebagai salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 pada UNIVERSITAS RAHARJA.

Hati kecil ini pun menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak penyusunan laporan Skripsi ini tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu, pada kesempatan yang singkat ini izinkanlah penulis menyampaikan selaksa pujian dan terimakasih kepada :

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan Skripsi ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun agar dapat dijadikan acuan bagi penulis untuk menyempurnakannya. Akhir kata, penulis ucapkan terima kasih dan semoga laporan Skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan seluruh pembaca.

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1. Produk – Produk Produsi PT Gajah Putih Elastic

Gambar 3.2. Struktur Organisasi

Gambar 3.3. Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan

Gambar 3.4. Sequence Diagram Sistem Yang Berjalan

Gambar 4.5. Activity Diagram Sistem Yang Berjalan

Gambar 4.1. Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.2. ActivityDiagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.3. Sequence Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.4. Class Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.5. Halaman Login Aplikasi

Gambar 4.6. Halaman Utama HRD

Gambar 4.7. Halaman Registrasi Karyawan HRD

Gambar 4.8. Halaman izin Karyawan HRD

Gambar 4.9. Halaman Laporan HRD

Gambar 4.10. Halaman Utama Staff

Gambar 4.11. Halaman Pengajuan Izin Staff

Gambar 4.12. Halaman Utama Supervisor

Gambar 4.13. List Izin Karyawan Pada SPV

Gambar 4.14. Halaman Utama Security

Gambar 4.15. Halaman Login

Gambar 4.16. Halaman Utama HRD

Gambar 4.17. Halaman Tambah Pegawai

Gambar 4.18. Halaman Registrasi Pegawai

Gambar 4.19. Halaman Tambah Bagian Pegawai

Gambar 4.20. Halaman Bagian Pegawai

Gambar 4.21. Halaman List Izin Karyawan HRD

Gambar 4.22. Halaman Laporan Izin

Gambar 4.23. Halaman Utama Saff

Gambar 4.24. Halaman Pengajuan Izin Staff

Gambar 4.25. Halaman Utama Suervisior

Gambar 4.26. Halaman List Izin Karyawan SPV

Gambar 4.27. Halaman Security

Gambar 4.28. Halaman Utama Admin

Gambar 4.29. Halaman Backup Admin

Gambar 4.30. Halaman Restore Admin

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1. Tabel SWOT

Tabel 3.2. Tabel Matriks SWOT

Tabel 3.3. Elisitasi Tahap I

Tabel 3.4. Elisitasi Tahap II

Tabel 3.5 Elisitasi Tahap III

Tabel 3.6 Final Draft Elisitasi

Tabel 4.1. Perbedaan Antara Sistem Berjalan Dan Sistem Usulan

Tabel 4.2. Tabel User

Tabel 4.3. Tabel Pengajuan

Tabel 4.4. Tabel Bagian

Tabel 4.5. Tabel Login Aplikasi

Tabel 4.6. Tabel Testing Aplikasi

Tabel 4.7. Schedule Time

Tabel 4.8. Estimasi Biaya

DAFTAR SIMBOL

Daftar Simbol Use Case Diagram

Daftar Simbol Activity Diagram

Daftar Simbol Sequence Diagram

Daftar Simbol Class Diagram

Perkembangan dunia teknologi informasi yang ada saat ini meningkat dengan cepat, maka dari itu bagi suatu perusahaan hal ini merupakan suatu keharusan untuk memanfaatkan peranan teknologi informasi sebagai basis pengolahan data agar mampu untuk mengikuti arus perkembangan informasi di era globalisasi saat ini.

Teknologi komputer yang berkembang begitu pesat saat ini dapat digunakan untuk mendukung pembangunan dan pengembangan sistem informasi guna memanfaatkan teknologi informasi pada era globalisasi saat ini. Begitu pula hal nya dengan perusahaan-perusahaan yang ingin mengembangkan serta memajukan perencanaan usahanya dan ingin mencapai target kesuksesan yang menjadi tujuannya maka harus mengikuti perkembangan teknologi informasi dengan menggunakan alat pendukung pengolah data yaitu komputer. Dengan hadirnya komputer sebagai alat pengolahan data maka informasi yang dibutuhkan dari berbagai bidang dan sumber dalam suatu perusahaan dapat dikomputerisasikan.

Pada saat ini pemanfaatan teknologi informasi yang berbasis komputer sangat dibutuhkan dalam perkembangan dunia bisnis dan industri untuk mempercepat serta mempermudah suatu proses pekerjaan terutama dalam hal pendataan, pembuatan serta penyampaian informasi yang cepat dan akurat. Di samping itu proses pengolahan informasi juga penting untuk menjadikan atau menghasilkan informasi tersebut lebih berguna. Namun hal tersebut tidak dapat dipungkiri bahwa fenomena atau cara tersebut masih banyak perusahaan-perusahaan yang kurang memanfaatkan atau mengefektifkan penggunaan teknologi informasi berbasis komputer sebagai alat yang dapat digunakan guna mendukung pengembangan kemajuan perusahaan mereka.

Bagi perusahaan yang bergerak dalam komoditas karet elastic khususnya bidang industri kain pita ini, PT. Gajah Putih Elastic sangat mengutamakan kebutuhan para pegawainya. Artinya pegawai yang menginginkan hak nya seperti hal nya cuti kerja dan izin merupakan bidang yang dimasukkan dalam kegiatan olah data pada PT. Gajah Putih Elastic ini. Meskipun penerapan teknologi komputer sudah dimanfaatkan pada PT. Gajah Putih Elastic pada beberapa divisi atau departemen namun tidak halnya pada proses pengelolaan surat izin keluar karyawan yang masih dikelola dengan sistem atau cara yang konvensional melalui media sebuah form. Dimana karyawan melakukan pengambilan form kepada pengawas, selanjutnya karyawan harus melakukan pengajuan izin kepada supervisor, menunggu pernyataan resmi dari supervisor terkait izin yang dilakukan, apabila pengajuan izin tersebut disetujui oleh supervisor kemudian karyawan menyerahkan form persetujuan tersebut kepada HRD, dan disinilah selanjutnya tugas HRD bekerja yaitu merekap data izin karyawan dan melaporkannya kepada direktur, setelah form pengajuan izin keluar tersebut diterima atau disetujui oleh pihak HRD kemudian memberikannya kepada satpam penjaga sebagai langkah terakhir. Dengan proses yang panjang tersebut mengakibatkan waktu yang ada menjadi terkuras sehingga menjadi sangat tidak efektif dan efisien karena pihak HRD harus mendata atau menginput kembali data tersebut ke dalam sistem komputer.

Hal-hal tersebut di atas dapat dihindarkan dengan memanfaatkan dan menerapkan suatu sistem pengelolaan surat izin keluar untuk karyawan dengan menggunakan aplikasi komputer yang berbasis website. Hal ini perlu dilakukan agar dapat menyajikan informasi data yang akurat dan real time untuk dijadikan sebagai laporan akhir atau bulanan dan dengan diterapkannya sistem yang terkomputerisasi ini HRD atau Direktur dapat mengakases data dan informasi secara cepat, efiesien dan akurat. Kecepatan dan ketepatan dalam mendapatkan suatu informasi dapat didukung oleh sistem komputerisasi yang dapat memudahkan dalam pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan atau dokumentasi data suatu instansi atau departemen dalam perusahaan tersebut.

Aplikasi sistem pengelolaan surat izin keluar karyawan ini sangat penting guna mendukung kegiatan operasional suatu perusahaan kaitannya dalam pemenuhan kebutuhan atau hak-hak para karyawan di PT. Gajah Putih Elastic. Aplikasi sistem informasi pengelolaan surat izin keluar karyawan yang dijalankan dengan sistem terkomputerisasi ini diharapkan dapat mempersingkat atau bahkan mempercepat proses pengelolaan surat izin keluar yang dilakukan oleh karyawan, pihak supervisor, maupun pihak HRD dalam menyelesaikan suatu pekerjaannya selain itu dengan diterapkannya sistem yang terkomputerisasi ini dapat dihasilkan data yang akurat dengan waktu yang lebih cepat atau real time.

Berdasarkan uraian permasalahan di atas maka penulis akan melakukan analisa lebih lanjut dan menyeluruh yang dituangkan dalam bentuk laporan skripsi ini dengan judul “APLIKASI SISTEM PENGELOLAAN SURAT IZIN KELUAR KARYAWAN BERBASIS WEB PADA PT. GAJAH PUTIH ELASTIC”.

Masalah-masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini, yaitu :

Di dalam penulisan laporan skripsi ini, penulis membahas tentang sistem aplikasi pengelolaan surat izin keluar karyawan pada PT. Gajah Putih Elastic yang berbasis web dan diterapkan secara terkomputerisasi. Mengingat pembahasan dalam hal permohonan dan pendataan perizinan karyawan ini cukup luas dan agar laporan skripsi ini dapat mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan meliputi permohonan perizinan keluar karyawan kepada supervisor, permohonan perizinan keluar karyawan kepada departemen HR, serta laporan persetujuan dari pihak direktur perusahaan.

Agar penelitian dapat dilaksanakan dengan baik dan tepat, tentunya harus ada tujuan-tujuan yanng jelas, yang telah ditetapkan sebuah pelaksanaan penelitian tersebut. Adapun tujuan penelitian ini sebagai berikut :

Adapun manfaat yang diharapkan dan dihasilkan dari penelitian ini adalah:

Contributors

Lily Lilay