SI1511489342

      

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK ARSIP (E-ARSIP) SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR DENGAN METODE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

PADA DINAS KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA KOTA TANGERANG

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 1511489342
NAMA	: Randi Arianto

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

UNIVERSITAS RAHARJA

TA.2018/2019

---

UNIVERSITAS RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

      

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK ARSIP (E-ARSIP) SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR DENGAN METODE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

PADA DINAS KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA KOTA TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1511489342
Nama	: Randi Arianto
Fakultas	: Sains dan Teknologi
Program Pendidikan	: Strata Satu
Program Studi	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, 19 Juli 2019

Rektor					Kepala Program Studi
Universitas Raharja					Program Studi Sistem Informasi
(Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si.)					(Euis Sitinur Aisyah, M.Kom)
NIP : 00594					NIP : 078010

---

UNIVERSITAS RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

      

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK ARSIP (E-ARSIP) SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR DENGAN METODE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

PADA DINAS KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA KOTA TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM	: 1511489342
Nama	: Randi Arianto

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Fakultas Sains dan Teknologi

Program Studi Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, 19 Juli 2019

Pembimbing I					Pembimbing II
(Saryani, S.Kom,. M.TI)					(Harfizar, M.Kom)
NID : 08167					NID : 15028

---

UNIVERSITAS RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

      

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK ARSIP (E-ARSIP) SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR DENGAN METODE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

PADA DINAS KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA KOTA TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM	: 1511489342
Nama	: Randi Arianto

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Fakultas Sains dan Teknologi

Program Studi Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

TA. 2019/2020

Disetujui Penguji :

Tangerang, 19 Juli 2019

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

---

UNIVERSITAS RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

      

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK ARSIP (E-ARSIP) SURAT MASUK

DAN SURAT KELUAR DENGAN METODE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

PADA DINAS KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA KOTA TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1511489342
Nama	: Randi Arianto
Fakultas	: Sains dan Teknologi
Program Pendidikan	: Strata Satu
Program Studi	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik dilingkungan Universitas Raharja, maupun di Universitas lain, serta belum pernah dipublikasikan..

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar..

	Tangerang, 19 Juli 2019
	Randi Arianto
	NIM. 1511489342

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

---

ABSTRAKSI

Kemajuan teknologi informasi yang berbasis komputerisasi mampu memegang peranan penting sebagai alat bantu dalam pengarsipan dokumen seperti surat masuk dan surat keluar, pengolahan data, serta dapat membantu memecahkan masalah yang kecil sampai dengan masalah yang sangat kompleks. Pengarsipan merupakan cara penyimpanan atau pengaturan arsip secara tersusun dengan menyesuaikan abjad, numerik, huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem arsip surat masuk dan surat keluar pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang. Proses pegarsipan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini bersifat semi komputerisasi yaitu dengan buku agenda dan Microsoft Excel. Adapun kendala yang sering terjadi yaitu penomoran pada surat masuk dan surat keluar sering terjadi kesalahan seperti redudansi dalam penomoran yang terkadang tidak berurutan, serta dalam pencarian berkas membutuhkan waktu yang lama dan belum adanya ruang penyimanan yang aman, maka sering terjadi berkas hilang. Metode penelitian yang dilakukan dengan cara observasi, study pustaka, analisa (PIECES), Impelemtasi dan menganalisa prosedur pada sistem berjalan. Dari rancangan sistem yang telah dilakukan dapat membantu staff dalam proses pengarsipan, serta dalam pencarian berkas yang dibutuhkan bisa didapat dengan cepat, tepat dan akurat serta ruang penyimpanannyapun terjamin aman karena hanya staff saja yang dapat mengakses sistem tersebut.

Kata Kunci: Teknologi, sistem informasi, elektronik arsip, pengarsipan, suratmasuk, surat keluar.

ABSTRACT

The progress of computerized based information technology is able to play an important role as a tool in archiving documents such as incoming mail and outgoing mail, processing data, and can help solve small problems up to very complex problems. Archiving is a way of storing or arranging archives arranged by adjusting alphabetically, numerically, letters and numbers as the associated archive identity. This study aims to design an incoming and outgoing mail filing system at the Tangerang City Tourism and Culture Office. The process of filing incoming and outgoing letters that is currently running is semi-computerized, namely the agenda book and Microsoft Excel. The problems that often occur are numbering on incoming letters and outgoing mail errors often occur such as redundancy in numbering which is sometimes not sequential, and in file search requires a long time and there is no secure storage space, so files often disappear. The research method is carried out by observation, literature study, analysis (PIECES), implementation and analysis of procedures on the running system. From the system design that has been done can help staff in the filing process, as well as in searching for the files needed can be obtained quickly, precisely and accurately as well as guaranteed storage space because only staff can access the system.

Keywords: Technology, information systems, electronic archives, archiving, incoming mail outgoing mail.

---

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Segala puji dan syukur atas kehadirat Allah SWT serta kepada junjungan Nabi Besar Muhammad SAW karena dengan segala rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Skripsi ini sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Adapun judul penulisan Laporan Skripsi ini yang diambil adalah “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK ARSIP (E-ARSIP) SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DENGAN METODE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM PADA DINAS KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA KOTA TANGERANG”.

Tujuan penulisan Laporan Skripsi ini adalah sebagai syarat dalam menyelesaikan Program Pendidikan Strata 1 Program Studi Sistem Informasi pada Universitas Raharja. Penulis menyadari bahwa tanpa adanya bimbingan dan dorongan dari banyak pihak penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Pada kesempatan ini pula penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :

1. Bapak Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si. selaku Rektor Universitas Raharja.
2. Bapak Dr. Henderi, S.Kom., M.Kom. selaku Dekan Fakultas Universitas Raharja.
3. Orang Tua tercinta yang telah memberikan dukungan moril maupun materil serta doa untuk keberhasilan penelitian kepada Penulis.
4. Bapak Padeli, M.Kom. selaku Wakil Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Raharja.
5. Ibu Euis Sitinur Aisyah, M.Kom. selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi.
6. Ibu Saryani, S.kom. MTI. sebagai Dosen Pembimbing I yang telah memberikan bimbingan dan masukan kepada penulis sehingga Skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik.
7. Bapak Harfizar, M.Kom sebagai Dosen Pembimbing II yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan, masukan dan motivasi kepada penulis.
8. Ibu Dra. Cucu Suryani, M.Si selaku stakeholder yang telah memberikan kontribusi besar di dalam lancarnya proses penelitin skripsi ini.
9. Bapak dan Ibu Dosen serta Staff Universitas Raharja yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan dan motivasi kepada penulis.
10. Keluarga tercinta yang telah memberikan doa, dukungan moril maupun materil sehingga Skripsi ini apat terselesaikan dengan baik.
11. Teman - teman seperjuangan yang selalu ada dan memberikan semangat.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Laporan ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan. Akhir kata, penulis mengucapkan terimakasih atas perhatian dari pembaca dan semoga laporan penelitian skripsi ini dapat bermanfaat, khususnya bagi penulis dan umumnya bagi seluruh pembaca sekalian.

	Tangerang, 19 Juli 2019
	(Randi Arianto)
	NIM. 1511489342

---

---

DAFTAR TABEL Tabel 3.1. Analisa PIECES Tabel 3.2. Elisitasi tahap I Tabel 3.3. Elisitasi Tahap II Tabel 3.4. Elisitasi Tahap III Tabel 3.5. Draft Final Elisitasi Tabel 4.1. Sistem Yang Berjalan dan Sistem Yang Diusulkan Tabel 4.2. User Tabel 4.3. Surat Masuk Tabel 4.4. Surat Keluar Tabel 4.5. Disposisi Tabel 4.6. Pengujian Black Box Testing Tabel 4.7. Schedule Penelitian Tabel 4.8. Estisimasi Biaya

---

DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1. Logo Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang Gambar 3.2. Struktur Organisasi DISBUDPAR Gambar 3.3. Use Case Diagram Sistem Arsip Surat Masuk Gambar 3.4. Use Case Diagram Sistem Arsip Surat Keluar Gambar 3.5. Activity Diagram Sistem Arsip Surat Masuk Gambar 3.6. Activity Diagram Sistem Arsip Surat Keluar Gambar 3.7. Sequence Diagram Sistem Arsip Surat Masuk Gambar 3.8. Sequence Diagram Sistem Arsip Surat Keluar Gambar 4.1. Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan Gambar 4.2. Sequence Diagram Usulan Pada Admin Gambar 4.3. Sequence Diagram Usulan Pada Kasubag Umum Gambar 4.4. Sequence Diagram Usulan Pada Kepala Dinas Gambar 4.5. Activity Diagram Usulan Pada Admin Gambar 4.6. Activity Diagram Usulan Pada Kasubag Umum Gambar 4.7. Activity Diagram Usulan Pada Kepala Dinas Gambar 4.8. Class Diagram Sistem Yang Diusulkan Gambar 4.9. Tampilan Menu Login Gambar 4.10. Tampilan Menu Halaman Utama (Beranda) Gambar 4.11. Tampilan Menu Surat Masuk Gambar 4.12. Tampilan Menu Surat Keluar Gambar 4.13. Tampilan Menu Disposisi Gambar 4.14. Tampilan Tambah Surat Masuk Gambar 4.15. Tampilan Tambah Surat Keluar Gambar 4.16. Tampilan Laporan Surat Masuk Gambar 4.17. Tampilan Laporan Surat Keluar

---

DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN A : A.1. Surat Pengantar Observasi Skripsi A.2. Form Persetujuan dan Penugasan Pembimbing A.3. Kartu Bimbingan Skripsi A.4. Formulir Permohonan Penggantian Judul Skripsi A.5. Form Validasi Skripsi A.6. Kwitansi Pembayaran Raharja Career dan Sidang Skri A.7. Form Daftar Nilai A.8. Kartu Studi Tetap Final(KSTF) A.9. Validasi Sidang Akademik A.10. Sertifikat TOEFL A.11. Sertifikat Prospek A.12. Sertifikat IT Internasional A.13. Sertifikat IT Nasional A.14. Katalog Produk A.15. Ijazah SMK A.16. Curriculum Vitae(CV) A.17. Sertifikat Raharja Career A.18. Form Seminar Proposal Skripsi A.19. Form Final Presentasi Skripsi A.20. Form Pertemuan Stakeholder Skripsi LAMPIRAN B : B.1. Form Wawancara B.2. Surat Keterangan Observasi

---

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

---

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi dari tahun ke tahun yang berbasis komputerisasi selalu mengalami peningkatan yang sangat pesat. Banyaknya fasilitas yang memberi kemudahan dalam hal komputerisasi yang ditimbulkan oleh perkembangan teknologi informasi secara langsung berdampak kepada beberapa instansi pemerintahan, intansi pendidikan, organisasi dan perusahaan industri lainnya. Karena perkembangan teknologi informasi yang berbasis komputerisasi ini mampu memegang peranan penting sebagai alat bantu dalam pengarsipan dokumen seperti surat masuk dan surat keluar, pengolahan berkas, serta dapat membantu memecahkan masalah yang kecil sampai dengan masalah yang sangat kompleks ataupun dalam penunjang keputusan. Dalam penggunaan komputerisasi diantaranya adalah dapat memberikan data atau informasi yang handal, cepat, akurat, dan tepat waktu. Salah satu sumber informasi dalam instansi pemerintahan, intansi pendidikan, organisasi dan perusahaan industri yang paling berpengaruh keberadaannya adalah pengarsipan. Pengarsipan adalah cara penyimpanan atau penataan arsip secara tersusun dan sistematis dengan menyesuaikan abjad huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Arsip yaitu berkas / lembaran - lembaran suatu kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, instansi, organisasi, perusahaan maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam/sertifikat, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti untuk suatu tindakan dan penunjang keputusan.

Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang resmi berdiri pada tanggal 01 Desember 2016 berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 08 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah. Sebagai salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) teknis yang berada di bawah Pemerintahan Kota Tangerang, mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintah di bidang Kebudayaan, Pariwisata, Pertamanan dan Dekorasi Kota yang menjadi kewenangan Daerah dan tugas pembantuan yang diberikan pada Daerah sesuai dengan visi, misi dan program Walikota sebagaimana dijabarkan dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, serta fungsi dinas sebagai perumusan kebijakan teknis, penyelenggaraan, pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kebudayaan, pariwista, pertamanan dan dekorasi kota.

Berdasarkan Peraturan Walikota Tangerang Nomor 76 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang, Tugas Pokok Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang adalah membantu Walikota melaksanakan urusan pemerintahan di bidang Kebudayaan, Pariwisata, Pertamanan, Dekorasi Kota yang tujuan dan sasaran program Walikota sebagaimana dijabarkan dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, serta mengelola surat menyurat seperti surat masuk dan surat keluar yang ditujukan kepada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang ataupun kearsipan.

Proses arsip dalam kegiatan pengarsipan berkas surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang bersifat semi komputerisasi yaitu masih melakukan pencatatan dengan menggunakan buku agenda atau buku besar dan diinput dengan menggunakan Microsoft Excel. Masalah yang sering terjadi pada proses pengarsipan yaitu penomoran pada surat masuk dan surat keluar sering terjadi kesalahan seperti redudansi dalam penomoran agenda surat dan surat yang tidak berurutan, belum adanya ruang penyimpanan berkas yang baik dan aman serta belum adanya sistem yang saling terintegrasi. Sehingga surat-surat tersebut menjadi menumpuk dan tersebar tanpa menyesuaikan kelompok berkas yang ada, serta dalam proses pencarian berkas membutuhkan waktu yang cukup lama bahkan sering kali ada berkas yang terselip, rusak dan hilang. Selain itu dalam penginputan berkas masih menggunakan MS. Excel yang disimpan secara terpisah - pisah sehingga belum ada sebuah sistem yang saling terintegrasi untuk mengelola berkas dengan baik yang dapat memperoleh informasi secara mudah, handal, cepat, dan akurat.

Dengan demikian perlu diterapkan sistem informasi yang membantu atau mempermudah dalam penginputan berkas, penyimpanan berkas, dan pencarian berkas pada proses pengarsipan sehingga berkas yang akan dicari atau dibutuhkan bisa di peroleh secara mudah, cepat, dan akurat. Berdasarkan uraian di atas, penulis mencoba untuk merancang sebuah sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang yang dituangkan dalam penelitian skripsi dengan mengangkat judul “Perancangan Sistem Informasi Elektronik Arsip (E – Arsip) Surat Masuk Dan Surat Keluar Dengan Metode Document Management System Pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang”.

Rumusan Masalah

Proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang saat ini berjalan pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang bersifat semi komputerisasi. Proses pengarsipan yang begitu banyak membuat berkas menumpuk di rak-rak/lemari. Dalam penginputan berkas surat masuk dan surat keluar menggunakan buku agenda yang kemudian di input ke dalam MS. Excel yang dimana masih menimbulkan beberapa masalah seperti penomoran pada surat masuk dan surat keluar sering terjadi kesalahan seperti redudansi dalam penomoran agenda surat dan tidak berurutan, belum adanya ruang penyimpanan berkas yang baik dan aman serta belum adanya sistem yang saling terintegrasi satu sama lain. Sehingga surat-surat tersebut menjadi menumpuk dan tersebar tanpa menyesuaikan kelompok berkas yang ada, serta dalam proses pencarian berkas membutuhkan waktu yang cukup lama bahkan sering kali ada berkas yang terselip, rusak dan hilang. Berdasarkan dari uraian diatas maka penulis mengambil beberapa pokok permasalahan :

1. Apa saja kendala – kendala yang dihadapi pada proses arsip surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang?

2. Bagaimana klasifikasi penyimpanan arsip pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang?

3. Bagaimana sistem arsip surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang yang berjalan saat ini?

Ruang Lingkup Penelitian

Agar penelitian ini lebih terarah dan berjalan dengan baik kepada tujuan sehingga fokus terhadap sasaran penelitian dapat tercapai, maka perlu adanya ruang lingkup penelitian. Karena akses di Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang sangat terbatas penulis hanya menyajikan ruang lingkup penelitian yang berkaitan dengan proses penginputan, penyimpanan, pencarian, pembuatan surat dan pengarsipan dokumen seperti surat masuk dan surat keluar. Penelitian hanya dilakukan pada Sub Bagian Umum dan Tata Usaha Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Berikut ini adalah tujuan penelitian yang dibagi menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu tujuan operasional, tujuan fungsional dan tujuan individual.

1. Tujuan Operasional dari penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi dengan baik semua kebutuhan - kebutuhan dan kendala yang terkait dengan sistem arsip surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan saat ini pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang.

2. Tujuan Fungsional dari penelitian ini adalah agar hasil penelitian dapat dimanfaatkan dan digunakan oleh Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang sebagai acuan atau referensi khususnya di Sub Bagian Umum dan Tata Usaha pada proses arsip untuk mengambil keputusan yang berhubungan dengan informasi surat masuk dan surat keluar. Bahwa setelah dilakukannya penelitian ini sistem menjadi lebih baik sehingga para staff dapat bekerja lebih maksimal.

3. Tujuan individual dari penelitian ini adalah untuk mengasah ilmu pengetahuan yang sudah diperoleh dari akademik ataupun non akademik, pengalaman, pengenalan dan pengamatan sebuah sistem arsip surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang sehingga penulis melakukan penelitian ini untuk menyelesaikan laporan penelitian skripsi.

Manfaat Penelitian

Sedangkan manfaat dari penelitian dan penulisan skripsi ini antara lain:

1. Dapat memberikan konstribusi nyata berupa masukan atau gagasan kepada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang dalam bentuk informasi yang berguna dalam proses arsip surat masuk dan surat keluar.

2. Menambah wawasan pengetahuan mengenai Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang dan memberikan pengalaman dalam bersosialisasi di dunia kerja.

3. Dapat mengimplementasikan ilmu yang dipelajari dalam perkuliahan kepada permasalahan yang ada di Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang.

4. Penelitian yang dilakukan dapat membantu serta memudahkan para staff dalam melakukan penginputan, pencarian serta pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang.

Metode Penelitian

Dalam laporan penelitian skripsi ini, penulis menggunakan beberapa metode penelitian yang dapat membantu dalam pengumpulan data, analisa sistem, Perancangan sistem, dan Pengujian atau Testing yang dibutuhkan. Berikut metode penelitian yang digunakan, antara lain :

Metode Pengumpulan Data

1. Metode Observasi

   Pada metode obeservasi ini penulis melakukan pengamatan secara langsung prosedur yang sedang berjalan pada proses arsip surat masuk dan surat keluar di Sub Bagian Umum dan Tata Usaha guna memperoleh informasi yang dibutuhkan oleh penulis dan melakukan pencatatan secara sistematis terhadap objek yang diteliti. Observasi dilakukan di Jl. Komp. Pu Prosida, Mekarsari, Neglasari, Kota Tangerang, Banten 15129, Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang. Mulai dari tanggal 01 Maret sampai dengan 30 Maret 2019.

2. Metode Wawancara

   Pada metode wawancara ini penulis melakukan kegiatan tanya jawab dan diskusi secara langsung dengan orang-orang yang terlibat atau dengan pihak yang terkait mengenai informasi yang dibutuhkan dalam proses penelitian. Wawancara dilakukan kepada Ibu Neneng dan Ibu Cucu yang menjabat sebagai Staff Umum dan Tata Usaha. Penulis bertanya mengenai bagaimana sistem yang sedang berjalan saat ini dan apa kendala yang sering dihadapi dalam proses arsip tersebut.

3. Metode Studi Pustaka

   Pada metode studi pustaka ini penulis mempelajari, mengumpulkan, dan meringkas dari beberapa sumber (literature) seperti jurnal, skripsi, dan beberapa buku referensi yang terkait dengan penelitian skripsi, untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan serta sebagai bahan acuan oleh penulis dalam penyelesaian laporan penelitian skripsi.

Metode Analisa Sistem

Setelah dilakukannya proses pengumpulan data, selanjutnya penulis menggunakan metode analisa sistem. Pada metode analisa sistem, penulis mempelajari dan menganalisa sistem arsip surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan pada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang. Pada metode analisa sistem ini penulis menggunakan metode PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Service). penulis menggunakan metode analisa PIECES karena metode ini digunakan untuk mengetahui kinerja sistem yang berjalan dan mengidentifikasi kelemahan sistem agar menjadi acuan untuk perbaikan yang harus dibuat pada sistem yang akan dikembangkan untuk kedepannya.

Metode Perancangan Sistem

Metode perancangan sistem yang digunakan oleh penulis yaitu metode Unified Modelling Language (UML) karena metode ini memodelkan secara visual yang berorientasi pada objek dan sekaligus menggambarkan alur dari sebuah sistem yang ada. Unified Modelling Language (UML) terdiri dari beberapa diagram yang dapat digunakan untuk menunjang pembuatan rancangan seperti Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, dan Class Diagram. Selain menggunakan Unified Modelling Language (UML), penulis pun menggunakan perancangan basis data dan spesifikasi data yang menggunakan beberapa software antara lain : MySQL pada PhpMyAdmin, XAMPP, Visual Paradigm, sublime text 3 dan PHP (Hypertext Prepocessor) sebagai Bahasa pemrograman inti dengan menerapkan Bootstrap (HTML, CSS, Javascript) sebagai Interface Website.

Metode Pengujian Sistem (Testing)

Pada metode pengujian sistem yang digunakan oleh penulis yaitu metode black box testing karena metode ini mempunyai peranan penting dalam menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi dan terminasi agar kemudian dapat diperbaiki untuk membuat sistem yang lebih baik untuk kedepannya. Maka dari itu, Black box testing dapat diartikan sebagai alat pengujian yang dapat dilakukan dengan mengamati hasil dari eksekusi dan mengetahui seberapa besar kesalahan yang timbulkan pada fungsi sistem yang di uji.

Sistematika Penulisan

Dalam menyusun laporan penelitian skripsi ini terbagi menjadi 5 (Lima) bab, masing masing bab tersebut saling berkaitan dan menjadi satu kesatuan yang disebut dengan Sistematika penulisan. Berikut penjelasan Bab I – Bab V dibawah ini :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan mengenai informasi umum yaitu latar belakang masalah, perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian yang digunakan, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisikan teori yang berupa pengertian dan definisi yang terbagi menjadi dua bagian yaitu teori umum dan teori khusus yang diambil dari kutipan buku, jurnal nasional, dan jurnal internasional yang berkaitan dengan penyusunan laporan penelitian skripsi serta literature review yang berhubungan dengan penelitian.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini berisikan analisa organisasi, gambaran umum perusahaan, sejarah singkat, struktur organisasi, penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, analisa sistem saat ini, permasalahan yang dihadapi, serta alternative pemecahan masalah, analisa proses, UML (Unified Modelling Language) sistem yang berjalan, serta elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, elisitasi tahap III, dan final draft elisitasi.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Bab ini menjelaskan analisa sistem yang diusulkan dengan menggunakan flowchart dan mind map dari sistem yang diimplementasikan, serta pembahasan secara detail final elisitasi yang ada di bab sebelumnya, di jabarkan secara satu persatu dengan menerapkan konsep sesudah adanya sistem yang diusulkan.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan analisa dan optimalisasi sistem berdasarkan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Perancangan Sistem

Definisi Perancangan Sistem

Menurut Yopie dan Ahmadi, dalam Jurnal IJNS Vol. 4 No. 1 (2015:3) , “Perancangan sistem merupakan tahap lanjutan setelah tahap analisis sistem, yang bertujuan untuk mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan fungsional mempersiapkan rancang bangun implementasi sistem baru, menggambarkan sistem baru, mengatur dan merencanakan elemen-elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh, serta mengkonfigurasikan perangkat-perangkat yang dibutuhkan dalam perancangan sistem baru.”

Menurut Rianti dan Pratama, dalam Jurnal RISTEKDIKTI (2016:52), “Perancangan sistem adalah merancang atau mendesain suatu sistem yang baik, yang isinya adalah langkah-langkah operasi dalam proses pengolahan data dan prosedur untuk medukung sistem operasi sistem.”

Menurut Mulyati dkk, dalam Jurnal ICIT (2018:119), “Perancangan sistem adalah termasuk bagaimana mengorganisasi sistem ke dalam subsistem-subsistem, perangkat keras, perangkat lunak serta prosedur-prosedur.”

Menurut Mulyati dkk, dalam Jurnal ICIT (2018:119), “perancangan merupakan spesifikasi umum dan terinci dari pemecahan masalah berbasis komputer yang telah dipilih selama tahap analisis.”

Menurut Maimunah dkk, dalam Jurnal CSRID (2016:26), “sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.”

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem yaitu membangun suatu sistem yang baru untuk mendukung operasi sistem yang baik, dengan dilakukannya tahapan analisis pada sistem sebelumnya.

Tujuan Perancangan Sistem

Tujuan Perancangan Sistem Menurut Iswandy, dalam Jurnal Teknoif (2015:72), Pada umumnya tujuan melakukan suatu perancangan sistem informasi adalah:

1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem informasi.

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli teknik lain yang terlibat.

3. Untuk mendukung pengolahan pelaporan manajemen dan mendukung perusahaan.

Tahapan Perancangan Sistem

Menurut McLeod yang dikutip oleh Al-fatta hanif dan Marco Robert, dalam Jurnal Telematika (2015:70), perancangan sistem merupakan sebuah penentuan proses data yang diperlukan oleh sistem baru, dan tahap-tahap dalam merancang sistem, meliputi:

1. Menyiapkan perancangan sistem secara rinci. Analisis bekerjasam dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru menggunakan peralatan tertentu.

2. Mengindentifikasi alternatife konfigurasi sistem. Anaisis harus mengindetifikasi konfigurasi peralatan komputer yang memberi hasil sesuai dengan yang diperlukan untuk menyelesaikan proses.

3. Mengevaluasi alternatife konfigurasi sistem. Analisis bekerjasama dengan manager untuk mengevaluasi alternatife.

4. Memilih konfigurasi terbaik.

5. Menyiapkan usulan implementasi.

6. Menyiapkan usulan penerapan yang member ringkasan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan dari dokumentasi perancangan.

7. Menyetujui dan menolak penerapan sistem.

---

Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Sutabri, dalam bukunya (2016:40), “Sistem Informasi Manajemen bukan merupakan hal baru, yang baru adalah komputerisasi. Sebelum ada komputer, teknik SIM telah ada untuk memberikan informasi kepada manajer sehingga dapat merencanakan serta mengandalikan operasi. Sistem Informasi Manajemen merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan.”

Definisi Sistem Informasi

Menurut Sutabri, dalam bukunya (2016:40), “Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan."

Menurut Pratama yang dikutip oleh Rochman dan Yanti, dalam Jurnal Sisfotek Global (2016:2), “Sistem informasi adalah gabungan dari perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), infrastruktur, dan sumber daya manusia (SDM) yang terlatih yang mana keempat komponen ini saling berkaitan untuk menciptakan sebuah sistem yang dapat mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat.”

Menurut Rahayu dkk, dalam jurnal SENSI (2018:3), “Sistem Informasi merupakan elemen-elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur untuk menciptakan dan membentuk aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan melakukan kontrol terhadap jalannya perusahaan.”

Menurut Sugeng Wahyudiono yang dikutip oleh Maulani dkk, dalam Jurnal ICIT (2018:157), “Sistem informasi adalah suatu sistem yang berhubungan dengan pengumpulan, penyimpanan dan pemrosesan data, baik yang dilakukan secara manual,maupun berbantuan computer, untuk menghasilkan informasi yang sangat berguna bagi proses pengambilan keputusan.”

Menurut Harfizar dkk, dalam Jurnal SENSI (2017:195), “Sistem informasi adalah komponen-komponen yang membentuk sistem yang menghasilkan suatu informasi yang berfungsi sebagai penyedia informasi atau laporan.”

Menurut Martono dkk, dalam Jurnal CICES (2017:73), “Sistem informasi adalah suatu sitem yang didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, sistem informasi adalah suatu sistem untuk pengolahan data/transaksi harian yang dilakukan dalam sebuah organisasi untuk pengambilan keputusan perusahaan di masa yang akan datang.

Komponen Sistem Informasi

Menurut Menurut Stair yang dikutip oleh Muslihudin dan Oktafianto, dalam bukunya (2016:12), menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut :

1. Perangkat Keras yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukkan data, memproses data dan keluaran data.

2. Perangkat Lunak yaitu program dan intruksi yang diberikan kekomputer.

3. Database yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa, sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.

4. Telekomunikasi yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama ke dalam suatu jaringan kerja yang efektif.

5. Manusia yaitu personel dari sistem informasi, meliputi manajer, analis, programmer, dan operator serta bertanggung jawab terhadap perawatan sistem.

Tujuan Sistem Informasi

Menurut F. Rangkuti yang dikutip oleh Nina Rahayu dkk, dalam jurnal Semnasteknomedia (2017:44) , Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi dari bentuk data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya :

1. Kegunaan (Usefulness) Sistem harus menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi di dalam organisasi.

2. Ekonomi (Economic) Semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengendalian, mesin-mesin harus menyumbang suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biaya yang dibutuhkan.

3. Keandalan (Realibility) Keluaran sistem harus mempunyai tingkatan ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir atau saat komponen mesin tidak beroperasi secara temporer.

4. Pelayanan Langganan (Customer Service) Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik atau ramah kepada para pelanggan. Sehingga sistem tersebut dapat diminati oleh para pelanggannya.

5. Kesederhanaan (Simplicity) Sistem harus cukup sederhana sehingga terstruktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya mudah diikuti.

6. Fleksibilitas (Fleksibility) Sistem harus cukup fleksibel untuk menangani perubahan-perubahan yang terjadi, kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi.

---

Konsep Dasar Analisa Sistem

Definisi Analisa Sistem

Menurut Bachtiar dan Atikah, dalam Jurnal SISFOTEK GLOBAL (2015:72), Mendefinisikan “Analisa sistem atau analisis sistem adalah adalah langkah-langkah melakukan analisa sistem yang akan dirancang, serta melakukan penelitian terhadap kebutuhan-kebutuhan sistem, dan apa saja kekurangannya.”

Menurut Rosa dan Shalahuddin yang dikutip oleh Agusli dkk, dalam jurnal SISFOTEK GLOBAL (2017:21),“Analisis sistem merupakan kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagaimana yang bagus dan tidak bagus, dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru.”

Menurut Muslihudin dan Oktafianto dalam bukunya (2016:27),“Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dan pengembangan sistem yang menjadi fondasi dalarn menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.”

Menurut Mulyani dalam bukunya (2016:38),“Analisis sistem merupakan suatu teknik penelitian terhadap sebuah sistem dengan menguraikan komponen-komponen pada sistem tersebut dengan tujuan untuk mempelajari komponen itu sendiri serta keterkaitainnya dengan komponen lain yang membentuk sistem sehingga didapat sebuah keputusan atau kesimpulan mengenai sistem tersebut, baik itu kelemahan ataupun kelebihan sistem.”

Menurut Jogiyanto yang dikutip oleh Lestari dkk, dalam jurnal TAM (Technology Aceptance Model) (2017:31) ,“Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dan dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan - permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan - perbaikannya.”

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, analisa sistem adalah suatu kegiatan dimana mempelajari dan mengidentifikasi kendala pada sistem yang ada, untuk dilakukan perbaikan kepada sistem yang baru.

Prinsip – Prinsip Analisa Sistem

Menurut Tyoso dalam bukunya (2016:18), Prinsip–Prinsip Analisis Sistem adalah:

1. Mendefinisikan masalah. Masalah yang akan dipecahkan dengan sistem diatur berkenan dengan lingkungan tempat sistem berinteraksi.

2. Menyatakan sasaran sistem. Tujuan umum dan khusus yang ingin dicapai yang berkaitan dengan keefektifan ditetapkan dan diumumkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

3. Menetapkan batasan sistem (system Boundaries). Pembatas antara sistem yang baru dengan lingkungannya harus diperinci, hubungan sistem (interface) yang berkaitan dengan masukan dan keluaran harus ditegaskan.

4. Menetapkan kendala sistem. Kendala pada sistem dan proses pengembangannya, seperti biaya dan jangka waktu untuk pengembangan sistem harus dipastikan.

5. Dekomposisi sistem. Sistem dipecah kedalam subsistem yang saling terkait dan berhubungan dengan lingkungannya. Hubungan antar subsistem ditentukan sehingga seorang analisis sistem mampu melihat sistem terinci. Subsistem yang berada pada tingkat bawahlah yang nantinya dirancang dan menjadi bagian sistem yang ditetapkan.

Tahap Analisa Sistem

Menurut Djahir dalam bukunya (2015:68), langkah-langkah dalam tahap analisis sistem adalah:

1. Mengumumkan Penelitian Sistem. Perusahaan menerapkan aplikasi komputer baru, manajemen mengambil langkah untuk memastikan kerjasama dari para pekerja. Perhatian mula–mula ditunjukan pada kekhawatiran pegawai mengenai cara komputer mempengaruhi kerja mereka.

2. Mengorganisasikan Tim Proyek. Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem yang dikumpulkan. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadi pemakai dan bukan spesialis informasi sebagai pemimpin proyek. Agar proyek berhasil, pemakai perlu berperan aktif dari pada hanya pasif.

3. Mendefinisikan Kebutuhan Informasi. Analisis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi, wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan, dan survei.

4. Mengidentifikasikan Kriteria Kinerja Sistem. Setelah kebutuhan informasi manajer didefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem.

5. Menyiapkan Usulan Rancangan. Analisis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan untuk meneruskan atau menghentikan untuk kedua kalinya. Disini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu termasuk di dalam usulan rancangan.

6. Menyetujui atau Menolak Rancangan Proyek. Manajer dan komite sistem mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkan kembali atau proyek ditinggalkan. Jika persetujuan diberikan, proyek akan maju ke tahap rancangan.

---

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Menurut Pattianakotta dkk, dalam Jurnal Teknik Elektro dan Komputer (2015:8), “Sistem adalah kumpulan dari unsur atau elemen-elemen yang saling berkaitan atau berinteraksi dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”

Menurut Arnold, Ross. D. & Jon P. Wade, dalam Jurnal “International Conference on Enterprise Information Systems – Procedia Computer Science (2015:675), “Sytems : Groups or combinations of interrelated interdependt or interacting elements forming collective entities”. (Sistem: sekumpulan kelompok atau kombinasi elemen independen atau interelasi saling terkait yang membentuk entitas kolektif)."

Menurut Dewayani dan Fitri, dalam Jurnal KOMPAK (2016:11), “Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur - prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi perusahaan.”

Menurut Sari dan Retno, dalam Jurnal Ilmiah Teknik Informatika (2017:66), “Sistem adalah serangkaian subsistem yang saling terkait dan tergantung satu sama lain, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sudah ditetapkan sebelumnya.”

Menurut Rahayu dkk, dalam Jurnal SENSI (2018:03), “Sistem adalah suatu himpunan suatu “benda” nyata atau abstrak yang terdiri dari bagian - bagian atau komponen - komponen yang saling berkaiatan, berhubungan, berketergantungan, saling mendukung yang secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu secara efisien dan efektif."

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, sistem adalah suatu kelompok elemen yang berkumpul dalam sebuah ruang lingkup yang saling terintegrasi satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu.

Karakteristik Sistem

Menurut Hutahaean dalam bukunya (2015:3), supaya sistem itu dikatakan sistem yang baik memiliki karakteristik yaitu :

1. Komponen : Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen– komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batasan Sistem (Boundary) : Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment) : Lingkungan luar sistem (Environment) adalah diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang harus tetap dijaga dan yang merugikan yang harus dijaga.

4. Penghubung Sistem (Interface) : Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsitem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsitem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukkan (input) untuk subsistem lain dari penghubung.

5. Masukan Sistem (Input) : Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem, yang dapat berupa perawatan (maintenance input), dan masukkan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Contoh dalam sistem computer program adalah maintenance input sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (Output) : Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh computer menghasilkan panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolahan Sistem : Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Sistem produksi akan mengolah bahan baku menjadi bahan jadi, sistem akuntansi akan mengolah data menjadi laporan-laporan keuangan.

8. Sasaran Sistem : Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

Klasifikasi Sistem

Menurut Hutahaean dalam bukunya (2015:3), Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Klasifikasi sistem sebagai:

   • Sistem abstrak (abstract system)

     Sistem abtrak adalah sistem yang berupa pemikiran-pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.

   • Sistem fisik (physical system)

     Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.

2. Klasifikasi sistem sebagai:

   • Sistem alamiyah (natural system)

     Sistem alamiyah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia.

   • Sistem buatan manusia (human made system)

     Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin (human machine system).

3. Klasifikasi sistem sebagai:

   • Sistem tertentu (deterministic system)

     Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, sebagai keluaran sistem yang dapat diramalkan.

   • Sistem tak tentu (probalistic system)

     Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.

4. Klasifikasi sistem sebagai:

   • Sistem tertutup (close system)

     Siste tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh dan tidak berhubungan dengan lingkungan luar, sistem bekerja otomatis tanpa ada turut campur lingkungan luar. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanya relatively closed system.

   • Sistem terbuka (open system)

     Sistem terbuka adlah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima input dan output dari lingkungan luar atau subsistem lainnya. Karena sistem terbuka terpengaruh lingkungan luar maka harus mempunyai pengendali yang baik.

Tujuan Sistem

Menurut Susanto yang dikutip oleh Parrangan dan Sifrid, dalam jurnal Accountability (2017:113), "Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Agar supaya target tersebut bisa tercapai, maka target atau sasaran tersebut harus diketahui terlebih dahulu ciri-ciri atau kriterianya. Upaya mencapai suatu sasaran tanpa mengetahui ciri-ciri atau kriteria dari sasaran tersebut kemungkinan besar sasaran tersebut tidak akan pernah tercapai. Ciri-ciri atau kriteria dapat juga digunakan sebagai tolak ukur dalam menilai suatu keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian."

Pelaku Sistem

Menurut Rusdiana dan Irfan dalam bukunya (2014:43), pelaku sistem terdiri atas tujuh kelompok, yaitu sebagai berikut :

1. Pemakai : Pada umumnya ada tiga jenis pemakai, yaitu operasional, pengawas, dan eksekutif.

2. Manajemen : Ada tiga jenis manajemen, yaitu manajemen pemakai yang bertugas menangani pemakaian ketika sistem baru diterapkan; manajemen sistem yang diterapkan dalam pengembangan sistem; manajemen umum yang terlibat dalam strategi perencanaan sistem dan sistem pendukung pengambilan keputusan.

3. Pemeriksa : Pemeriksa menentukan segala sesuatunya berdasarkan ukuran-ukuran standar yang dikembangkan dibanyak perusahaan sejenis.

4. Penganalisis Sistem

   Fungsi dari penganalisis sistem antara lain sebagai berikut:

   • Arkeolog : yaitu menelusuri cara sistem lama berjalan, sistem tersebut dijalankan, dan segala hal menyangkut sistem lama.

   • Inovator : yaitu membantu mengembangkan dan membuka wawasan pemakai bagi kemungkinan lain;

   • Mediator : yaitu menjalankan fungsi komunikasi dari semua level, antara lain pemakai, manajer, programmer, pemeriksa, dan pelaku sistem lain yang mungkin belum memiliki sikap dan cara pandang yang sama.

   • Pimpinan : yaitu penganalisis sistem harus personel yang berpengalaman dari programmer atau desainer. Selain itu, penganalisis sistem umumnya ditetapkan terlebih dahulu dalam suatu pekerjaan sebelum bekerja karena penanggung jawab pekerjaan menjadi porsi penganalisis sistem.

5. Pendesain Sistem : Pendesain sistem menerima hasil penganalisis sistem berupa kebutuhan pemakai yang tidak berorientasi pada teknologi tertentu, kemudian ditransformasikan ke desain arsitektur tingkat tinggi dan dapat diformulasikan oleh programmer.

6. Programmer : Setelah penganalisis sistem memberikan hasil kerjanya dan diolah oleh pendesain sistem, programmer dapat mulai bekerja.

7. Personal Pengoperasian : Pelaku ini bertugas dan bertanggung jawab di pusat komputer, misalnya jaringan, keamanan perangkat keras, keamanan perangkat lunak, pencetakan, dan back-up.

---

Konsep Dasar Informasi

Definisi Informasi

Menurut Lusyani dkk, dalam Jurnal CCIT (2015:80) , ”Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil sebuah keputusan.”

Menurut Marc dalam Journal of Information Literacy (2015:62), “Information may be defined as data that has meaning. Both data and information relate to knowledge, which can be defined as information regarded as true in its meaning, a sufficiency of which leads to understanding. The critical use of knowledge to make intelligent decisions might be called wisdom.” (Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang memiliki makna. Kedua data dan informasi berhubungan dengan pengetahuan, yang dapat didefinisikan sebagai informasi yang dianggap benar dalam maknanya, kecukupan yang mengarah pada pemahaman. Penggunaan pengetahuan yang kritis untuk membuat keputusan cerdas bisa disebut kebijaksanaan).

Menurut Hidayat dkk, dalam jurnal SENSI (2016: 186), “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, informasi disebut juga data yang diproses atau data yang memiliki arti.”

Menurut Harfizar dkk, dalam Jurnal SENSI (2017: 192), “Informasi adalah fakta yang telah diolah dengan cara tertentu yang menggambarkan suatu kejadian nyata untuk diolah agar dapat dipahami dan digunakan dalam pengambilan suatu keputusan.”

Menurut Mulyati dkk, dalam Jurnal ICIT (2018:119), “Informasi adalah suatu pertambahan dalam ilmu pengetahuan yang menyumbangkan kepada konsep kerangka kerja yang umum dan fakta-fakta yang diketahui.”

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, informasi adalah serangkaian data yang telah diproses memiliki nilai tambah untuk kepentingan individu ataupun kelompok yang digunakan untuk pengambilan keputusan di masa yang akan datang.

Jenis – Jenis Informasi

Menurut Lusyani dkk, dalam Jurnal CCIT (2015:80) , Informasi dalam manajemen diklasifikasikan berdasarkan aspek-aspek, yang diantaranya adalah :

1. Informasi berdasarkan persyaratan. Suatu Informasi harus memenuhi persyaratan sebagaimana dibutuhkan oleh manajer dalam rangka pengambilan keputusan yang harus segera dilakukan.

2. Informasi berdasarkan dimensi waktu dibagi menjadi dua, yaitu :

   • Informasi masa lalu : Informasi jenis ini adalah mengenai peristiwa lampau yang meskipun jarang di pergunakan, namun dalam penyimpanan pada data storage perlu disusun secara rapi dan teratur.

   • Informasi masa kini : Dari istilahnya sendiri adalah jelas bahwa makna dari informasi masa kini ialah informasi mengenai peristiwa-peristiwa yang terjadi sekarang.

Struktur Informasi

Menurut Bambang Hartono yang dikutip oleh Harfizar dkk, dalam Jurnal SENSI (2017: 192), Struktur Informasi adalah hubungan antar data (antar-record), yang dapat berupa hubungan Hierarkis atau hubungan asosiatif :

1. Hubungan Hierarkis adalah hubungan berjenjang yang bersifat “atasan-bawahan”. Contoh: record tentang gaji atau record tentang hutang seorang karyawan merupakan “bawahan” dari record tentang karyawan tersebut.

2. Hubungan Asosiatif adalah hubungan antar data (antar-record)hal yang terjadi karena kesesama isi atau nilai dari data (record) tersebut. Misalnya kesamaan dalam hal tempat kerja.

Kualitas Informasi

Menurut Hadi dalam Jurnal Sistem dan Informatika (2016:4), Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 hal, yaitu :

1. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan - kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya.

3. Relevan Informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.

Nilai Informasi

Menurut Sutabri yang dikutip oleh Rusdiana dan Irfan, dalam bukunya (2014:77), dihubungkan dengan effectiveness dan cost benefit sehingga nilai informasi didasarkan pada sepuluh sifat sebagai berikut :

1. Mudah diperoleh Yaitu mudah dan cepatnya informasi dapat diperoleh.

2. Luas dan lengkap Yaitu volume dan keluaran informasi.

3. Ketelitian Yaitu bebas dari kesalahan.

4. Kecocokan Yaitu informasi memiliki hubungan dengan masalah yang dihadapi.

5. Ketepatan waktu Informasi teredia pada saat dibutuhkan.

6. Kejelasan Yaitu informasi yang ada sangat jelas dan dimengerti oleh pemakai.

7. Keluwesan Yaitu informasi dapat disesuaikan oleh beberapa pengguna dalam pengambilan keputusan.

8. Dapat dibuktikan Yaitu pemakai informasi dapat menguji keluaran informasi dan sampai pada kesimpulan sama.

9. Tidak ada prasangka Yaitu informasi tidak dapat diubah untuk mendapatkan keputusan yang telah dipertimbangkan sebelumnya.

10. Dapat diukur Yaitu keputusan dihasilkan dari informasi formal.

Karakteristik Informasi

Menurut Rusdiana dan Irfan, dalam bukunya (2014:91),karakteristik informasi yang baik yaitu sebagai berikut:

1. Information must be pertinent. Artinya, informasi harus berhubungan. Pernyataan informasi harus berhubungan dengan urusan dan masalah yang penting bagi penerima informasi (orang yang membutuhkan informasi).

2. Information must be accurate. Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak memiliki bias atau menyesatkan. Informasi yang dihasilkan harus mencerminkan maksudnya. Keakuratan informasi bergantung pada keadaan.

3. Information must be timely. Informasi harus ada ketika dibutuhkan. Informasi yang dating pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang telah usang tidak akan mempunyai nilai karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.

4. Relevan. Artinya, informasi mempunyai manfaat untuk pemakainya.

Manfaat Informasi

Menurut Sutanta yang dikutip oleh Rusdiana dan Irfan, dalam bukunya (2014:87), Informasi dikatakan bernilai apabila dapat memberikan manfaat kepada para pengguna. Adapun manfaat dari informasi yaitu sebagai berikut :

1. Menambah pengetahuan. Adanya informasi akan menambah pengetahuan bagi penerima yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan yang mendukung proses pengambilan keputusan.

2. Mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Informasi akan mengurangi ketidakpastian karena hal-hal yang akan terjadi dapat diketahui sebelumnya, sehingga dapat menghindari keraguan pada saat pengambilan keputusan.

3. Mengurangi risiko kegagalan. Adanya informasi akan risiko kegagalan dapat diantisipasi dengan baik sehingga kegagalan dapat dikurangi dengan pengambilan keputusan yang tepat.

4. Mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan akan menghasilkan keputusan yang lebih terarah.

5. Memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan untuk menentukan pencapaian, sasaran serta tujuan.

Dengan demikian, informasi akan memberikan standar, aturan, ukuran, dan keputusan yang lebih terarah untuk mencapai sasaran serta tujuan yang telah ditetapkan secara lebih baik berdasarkan informasi yang diperoleh.

---

Konsep Dasar Data

Definisi Data

Menurut Iswandy, dalam Jurnal Teknoif (2015:73), “Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwujud suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.”

Menurut Nithya dan Lakshmipriya, dalam International Journal of Computer Science Trends and Technology (2015:82), “Data are any facts, numbers, or text that can be processed by a computer. Today, organizations are accumulating vast and growing amounts of data in different formats and different database”. Data adalah fakta, angka, atau teks yang bisa diproses oleh komputer. Pada saat ini, organisasi mengumpulkan data dalam jumlah besar dan terus bertambah dalam berbagai format dan basis data yang berbeda.

Menurut Aris dkk, dalam Jurnal SENSI (2016:74),“Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda, dan orang yang betul – betul ada dan terjadi.”

Menurut Kanal dan Raman, dalam International Journal of Computer Science and Information Technologies (2016:2167), “Data is an important driving force in paving the way for an optimized business approach irrespective of the size of the organization”.(Data merupakan kekuatan pendorong penting dalam membuka jalan cara untuk pendekatan bisnis yang dioptimalkan terlepas dari ukuran organisasi).

Menurut Pamungkas, dalam bukunya (2017:1) ,“Data merupakan nilai yang merepresentasikan deskripsi dari suatu objek atau kejadian. Informasi merupakan hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.”

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, Data adalah serangkaian peristiwa atau fakta yang belum memiliki arti apabila belum diolah dan belum tentu bisa dijadikan sebagai acuar dalam menunjang keputusan.

Pengolahan Data

Menurut Jogiyanto yang dikutip oleh Arman, dalam Jurnal Edik Informatika (2016:162), “pengolahan (processing) adalah proses data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles)”.

Menurut Yakub yang dikutip oleh Maulani dkk, dalam Jurnal ICIT (2016:3), “Sistem Informasi dalam organisasi biasanya terdiri atas berbagai metode pengelolaan data.” Metode pengolahan data terdiri dari :

1. Metode manual, merupakan pengelolaan data yang semua operasi data dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat.

2. Metode electromechanical, yang merupakan pengolahan data dengan menggabungkan semua orang dan mesin.

3. Metode punched card equipment, merupakan pengelolaan data yang menggunakan semua alat yang disebut sistem merekam unit (unit record system).

4. Metode electronic computer, merupakan pengolahan data dengan menggunakan komputerisasi.

Metode Pengumpulan Data

Menurut Hutahaean dalam bukunya (2015:8), metode pengumpulan data ada 4 yaitu :

1. Melalui pengamatan sendiri secara langsung,

2. Melalui wawancara,

3. Melalui perkiraan korepondensi, dan

4. Melalui daftar pertanyaan.

Klasifikasi Data

Menurut Rusdiana dan Irfan, dalam bukunya (2014:71), data dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Berdasarkan Sifat Data

   • Data kuantitatif (quantitative data) yaitu data dalam bentuk angka atau bilangan. Contoh: dari 997 nelayan di kecamatan A, 354 orang adalah nelayan penuh, 455 orang adalah nelayan sambilan utama, dan 168 orang adalah nelayan sambilan bukan utama;

   • Data kualitatif (qualitative data) yaitu data bukan dalam bentuk penjumlahan atau angka, melainkan dalam bentuk pernyataan dan atau kategori. Contoh: Kondisi tempat pelelangan ikan di Desa Ulo-Ulo Kabupaten Luwu Sulawesi Selatan sangat buruk.

2. Berdasarkan Sumber Data

   • Data internal yaitu data yang berasal dari dalam organisasi atau data asli, data yang diperoleh dari observasi yang dilakukan langsung oleh peneliti atau bukan dari hasil pengamatan atau karya orang lain. Data internal sering disebut sebagai data primer (primary data).

   • Data eksternal yaitu data yang berasal dari luar organisasi atau institusi, atau data hasil observasi orang lain.

3. Berdasarkan Cara Memperolehnya

   • Data Primer yaitu data yang dikumpulkan langsung oleh peneliti atau diperoleh dari sumber pertama dan datanya belum diolah.

   • Data Sekunder yaitu data yang diperoleh dari pihak kedua yang mengumpulkan data tersebut. Data sekunder biasanya telah diolah atau diatur sedemikian rupa oleh pengumpulnya.

4. Bedasarakan Cakupan Pengumpulnya

   • Data Sensus yaitu data yang diperoleh dari populasi.

   • Data Sampel yaitu data yang diperoleh dari sampel.

5. Berdasarkan Dinamika Data

   • data statis yaitu data yang dalam jangka waktu lama tidak akan mengalami perubahan.

   • data semi dinamis yaitu data yang dalam waktu kemungkinan mengalami perubahan; sedikit mengalami perubahan.

   • data dinamis yaitu data yang menurut waktu akan mengalami perubahan.

6. Berdasarkan Skala Pengukurannya

   Berdasarkan skala pengukurannya, dikenal data nominal, data orinal, data internal, dan data rasio.

Teori Khusus

Konsep Dasar Arsip

Definisi Arsip Dan Arsip Elektronik

Menurut Mirmani, dalam Modul Pengantar Kearsipan (2015:1.6), “Secara etimologis (asal usul kata), arsip berasal dari istilah Yunani, arche, yang berarti perantara. Arti ini kemudian mengalami perkembangan sehingga mencakup juga jabatan, fungsi atau kekuasaan. Perubahan selanjutnya menghasilkan istilah archeon yang berarti tempat menyimpan warkat atau Balai Kota. Setelah itu, kata archeon juga mengalami perubahan yang kemudian kita kenal dengan istilah arsip atau archives (bahasa Inggris). Arsip adalah dokumen yang diciptakan atau diterima dan diakumulasikan oleh seorang atau organisasi dalam rangka menjalankan pekerjaannya, dan dipelihara karena nilai guna berkelanjutannya”.

Menurut Sutarto yang dikutip oleh Latif dan Aditya, dalam Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis (2015:24), “Arsip sebagai kumpulan warkat yang memiliki kegunaan tertentu, disimpan secara sistematis, dan dapat ditemukan kembali dengan cepat.”

Menurut Aziz dan Rinda, dalam Jurnal Algoritma (2015:2), “Arsip adalah kumpulan surat-surat yag disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara cepat ditemukan kembali.”

Menurut Normah yang dikutip oleh Irawan dkk, dalam Jurnal Teknologi Informasi (2018:76),“Arsip merupakan hal yang paling utama dan mendasar yang harus diperhatikan dalam segala jenis kegiatan administrasi, manajemen dalam suatu organisasi dikarenakan arsip merupakan data informasi yang tersimpan mengenai segala hal yang kita kerjakan dalam rutinitas harian.”

Menurut Rusmawati dkk, dalam jurnal Administrasi Negara (2019: 8487),“Arsip merupakan rekaman kegiatan baik tertulis, file, bergambar maupun media yang berisi ulasan informasi terkait suatu peristiwa yang digunakan untuk membantu ingatan serta dapat dijadikan sebagai pedoman dalam rangka melaksanakan kegiatan pemerintah serta dalam kehidupan berbangsa."

Menurut Rachma, dalam Jurnal Administrasi Perkantoran (2015:2),“Arsip elektronik merupakan informasi yang direkam dan disimpan dalam media elektronik dengan wujud digital.”

Menurut NARA (National Archieves and Record Administration) yang dikutip oleh Rachma, dalam Jurnal Administrasi Perkantoran (2015:3) ,“Arsip elektronik adalah arsip-arsip yang tersimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya mesin komputer yang dapat memprosesnya."

Menurut Pontoh dan Arie (2016:24),“Arsip Elektronik atau sering disebut juga arsip digital merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik. Proses konversi arsip dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik disebut alih media. Proses alih media menggunakan perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner kecepatan tinggi.”

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, pengarsipan adalah cara penyimpanan atau pengaturan arsip secara logis dan sistematis dengan menyesuaikan abjad, nomor, dan huruf sebagai identitas arsip yang terkait. Arsip adalah kumpulan berkas kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh suatu lembaga, instansi, organisasi, perusahaan maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.

Tujuan Penyimpanan Arsip

Menurut Haryadi yang dikutip oleh Latif dan Aditya, dalam Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis (2015:24),“Tujuan penyimpanan arsip adalah sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai keterangan; memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau; memberikan keterangan vital, sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.”

Jenis – Jenis Arsip

Menurut Latif dan Aditya, dalam Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis (2015:24) , Bentuk arsip beragam dan dapat dibedakan beberapa jenis arsip, yaitu :

1. Arsip menurut nilai atau kegunaannya :

   • Arsip bernilai informasi.

   • Arsip bernilai administrasi

   • Arsip bernilai sejarah

2. Arsip menurut fungsinya:

   • Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

   • Arsip statis yaitu arsip yang udah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari hari-hari.

Manfaat Manajemen Arsip Elektronik

Menurut Latif dan Aditya, dalam Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan Manajemen Bisnis (2015:24) , Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonik yang mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasi-kan manajemen arsip elektronik diantaranya adalah :

1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa meninggalkan meja kerja.

2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah di modifikasi berdasarkan prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.

3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci maupun nama file dan ditemukan nya dalam bentuk full text dokumen.

4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya dapat melihat dilayar monitor atau print-nya tanpa dapat mengubahnya.

5. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas.

6. Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.

7. Manajemen pengawasan yang lebih mudah, cepat, dan lebih accountable menuju good governance.

8. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data kedalam media penyimpanan yang compatible.

---

Konsep Dasar Surat

Definisi Surat

Menurut Prawono dan Anton, dalam Jurnal Informatika (2015:27), “surat adalah informasi tertulus yang dapat diperguanakan sebagai alat komunikasi tulisan yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus yang berlaku untuk surat menyurat.”

Menurut Asriel dkk, dalam bukunya (2016:104), “Surat dapat didefinisikan dalam arti sempit dan luas. Secara sempit, Surat adalah suatu sarana penyampaian pesan secara tertulis dari komunikator kepada komunikan untuk tujuan tertentu. Sedangkan dalam arti luasnya Surat adalah sarana komunikasi tertulis yang mencakup formulir yang sudah diisi, surat – surat berharga, dokumen, dan sesuatu yang mengandung informasi serta dapat digunakan untuk memperlancar komunikasi.

Menurut Ayu, dalam Jurnal Sistem Dan Informatika (2017:102), “Surat merupakan bagian yang sangat penting bagi organisasi atau instansi, karena surat dapat digunakan sebagai alat komunikasi secara tertulis dan juga dapat digunakan sebagai sumber informasi bagi organisasi atau instansi.”

Menurut Haryanto dan Anwar, dalam Jurnal Teknik Informatika (2018:3), “surat adalah sehelai kertas atau lebih yang memuat suatu alat penyampaian informasi atau keterangan - keterangan, keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya secara tertulis dari satu pihak kepihak lainnya, yang sangat erat hubungannya dengan aktivitas manusia.”

Menurut Rahman dkk, dalam Jurnal IKRA-ITH Informatika (2019: 5), “Surat merupakan suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara tertulis oleh satu pihak kepada pihak lain.”

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, Surat adalah suatu alat komunikasi yang berfungsi untuk memberikan informasi secara tertulis yang memuat keterangan seperti pernyataan, pemberitahuan dan permintaan oleh satu pihak ke pihak yang saling berhubungan.

Definisi Surat Masuk

Menurut Prawono dan Anton, dalam Jurnal Informatika (2015:26), ”Surat masuk merupakan semua jenis surat yang diterima dari perusahaan atau organisasi lain maupun perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat).”

Menurut Masykur dan Ibnu, dalam Jurnal IJNS (2015:2), “Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).”

Menurut Sharipuddin dan Ahmad, dalam Jurnal Ilmiah Media Sisfo (2018: 1077), “Surat masuk adalah suatu alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari satu pihak kepada pihak yang lain.”

Menurut Rahman dkk, dalam Jurnal IKRA-ITH Informatika (2019:5), “Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi).”

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu pihak, suatu instansi atau suatu perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.

Definisi Surat Keluar

Menurut Prawono dan Anton, dalam Jurnal Informatika (2015:26),”Surat keluar merupakan surat yang dibuat oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk ditujukan atau dikirim kepada perusahaan atau organisasi pemerintahan maupun perorangan.”

Menurut Masykur dan Ibnu, dalam Jurnal IJNS (2015:3), “Surat Keluar adalah surat yang akan dikeluarkan oleh organisasi /instansi yang ditujukan ke organisasi lain diluar organisasi itu sendiri."

Menurut Sharipuddin dan Ahmad, dalam Jurnal Ilmiah Media Sisfo (2018: 1077), “Surat keluar adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim melalui pos atau kurir”.

Menurut Rahman dkk, dalam Jurnal IKRA-ITH Informatika (2019:5), ”Surat Keluar adalah surat yang akan dikeluarkan oleh organisasi/instansi yang ditujukan ke organisasi lain diluar organisasi itu sendiri.”

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan atau dibuat oleh suatu organisasi maupun perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Fungsi Surat

Menurut Rahman dkk, dalam Jurnal IKRA-ITH Informatika (2019:5), Secara umum, surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi yang bersifat resmi atau formal. Akan tetapi, secara khusus surat dinas berfungsi sebagai berikut :

1. Sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.

2. Sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dilihat lagi jika diperlukan.

3. Sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi.

4. Sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.

5. Sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjutnya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis, dan administratif.

Jenis – Jenis Surat

Menurut Bratawidjaja yang dikutip oleh Rahman dkk, dalam Jurnal IKRA-ITH Informatika (2019:5), Surat memiliki tiga belas varian. Adapun klasifikasinya ialah sebagai berikut :

1. Surat Undangan Dinas. Surat undangan dinas berisi permohonan kepada suatu instansi atau perorangan agar menghadiri sebuah pertemuan.

2. Surat Kuasa. Surat kuasa dibuat ketika yang berkepentingan tidak bisa datang atau berhadapan langsung dengan pihak lain.

3. Surat Pengantar. Surat pengantar adalah surat dinas yang berfungsi untuk mengantarkan sesuatu (orang atau barang) dari pihak tertentu kepada pihak lain.

4. Surat Perintah. Surat perintah berisikan tugas dan perintah dari atasan terhadap bawahannya untuk melaksanakan sesuatu yang diinginkannya.

5. Surat Edaran. Surat edaran merupakan surat dinas yang diedarkan agar berita dinas atau pesan yang diedarkan diketahui oleh anggota atau orang-orang tertentu.

6. Surat Keputusan. Surat keputusan adalah surat dinas yang berisikan pernyataan untuk memberikan suatu keputusan sesuai dengan bunyi keputusan tersebut.

7. Surat Keterangan. Surat keterangan adalah surat dinas yang isinya memberikan keterangan mengenai suatu hal agar pihak yang bersangkutan tidak timbul keraguan.

8. Surat Perintah Kerja. Surat perintah kerja merupakan surat dinas yang memerintahkan untuk melaksanakan suatu pekerjaan sesuai dengan yang tertera didalam surat perintah tersebut.

9. Surat Tugas. Surat tugas merupakan surat dinas yang berisi penugasan dari atasan yang harus dilakukan oleh staff atau bawahannya.

10. Surat Instruksi. Surat instruksi merupakan surat dinas yang memuat petunjuk-petunjuk secara teknis dan terperinci tentang semua yang harus dilakukan dalam rangka pelaksanaan suatu ketetapan.

11. Surat Pengumuman. Surat pengumuman merupakan surat dinas yang berisi pemberitahuan suatu hal yang ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umum dan kepada pihak-pihak yang terlihat dalam isi atau perihal yang dicakup dalam pengumuman tersebut.

12. Surat Nota Dinas. Surat nota dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang digunakan antar pejabat atau unit organisasi dilingkungan intern dinas yang bersifat meminta penjelasan atau keputusan.

13. Surat Memorandum. Memorandum adalah salah satu alat komunikasi di lingkungan dinas yang sifat penyampaiannya tidak resmi (lugas).

Definisi Disposisi Surat

Menurut Irawan, dalam Jurnal Jusikom (2018:48), “Disposisi adalah pendapat seorang pejabat terkait dengan urusan yang termuat dalam suatu dinas ataupun yang telah tertulis dalam surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus. Disposisi meliputi kemauan, keinginan dan kecenderungan para pelaku kebijakan untuk melaksanakan kebijakan secara sungguh-sungguh sehingga apa yang menjadi tujuan kebijakan dapat tercapai. Disposisi akan muncul diantara para pelaku kebijakan manakala akan menguntungkan bagi organisasinya dan dirinya pribadi. Proses disposisi ini memerlukan pengetahuan, pemahaman dan pendalaman terhadap kebijakan yang kemudian akan timbul sikap menerima, acuh tak acuh bahkan menolak terhadap kebijakan."

Menurut kamus besar Bahasa Indonesia yang dikutip oleh Saragih dan Romanus dalam Jurnal MEANS (2018:63), “Disposisi dari sudut pandang administrasi berarti pendapat seseorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat, yang langsung di tuliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus. Melihat defenisi tersebut jelas sekali bahwa disposisi haruslah memberikan informasi yang jelas berupa instruksi, petunjuk dan arahan dari pejabat lebih tinggi apa yang harus dilakukan kepada bawahannya.”

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, Disposisi adalah suatu catatan atau kebijakan dari pimpinan terhadap surat yang diterima untuk ditindak lanjuti sebagai penyelesaian surat tersebut. Catatan tersebut bisa berupa instruksi, tanggapan dan saran.

---

Konsep Dasar Document Management System (DMS)

Definisi Document Management System (DMS)

Menurut Riandi (2016) , “Document Management System (DMS) merupakan sebuah sistem komputer yang digunakan untuk menyimpan dan mengakses kembali file elektronik”. DMS sering dimanfaatkan untuk menyimpan dokumen aset, dokumen imaging, mengatur sistem alur kerja dan mengelola catatan manajemen."

Menurut Mufid, dalam Tugas Akhir (2018:6), “Document Management System (DMS) adalah salah satu contoh penerapan dari teknologi informasi yang digunakan untuk melakukan kegiatan surat menyurat dimulai dari membuat surat, mendistribusikan surat, hingga sampai menerima surat dalam bentuk elektronik.”

Menurut Gustiana dkk, dalam Jurnal Pengembangan IT JPIT (2018:225) , "Sistem manajemen dokumen atau Document Management System (DMS) adalah pengelolaan dokumen secara elektronik yang diterapkan pada suatu organisasi."

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, Document Management System (DMS) adalah istilah tempat penyimpanan dan pengolahan dokumen yang dipindahkan secara elektronik seperti hasil dari scanner yang ubah menjadi file pdf, image dan lain – lain.

Siklus Document Management System (DMS)

Menurut Gustiana dkk, dalam Jurnal Pengembangan IT JPIT (2018:226), Siklus Document Management System yang akan diterapkan pada aplikasi yaitu :

1. Metadata  : Metadata yaitu identitas suatu dokumen, dimana dalam buku - buku perpustakaan diperlukan untuk mempermudah pencarian. Contoh metadata buku adalah tanggal, judul, penulis, penerbit, tahun terbit dan lain-lain.

2. Capture: Dimana dokumen masih yang masih berbentuk buku, maka diperlukan proses konversi dari gambar kedalam teks digital.

3. Indexing : Index dokumen ini digunakan untuk melacak, pengklasifikasian yang dilakukan melalui metadata atau kata yang diekstrak dari isi dokumen. Fungsi utama dari indexing sendiri untuk mendukung pengambilan dokumen (retrieval). Pembuatan index topology diperlukan untuk melakukan pengambilan cepat (rapid retrieval).

4. Storage : Menyimpan dokumen elektronik. Dimana mencakup pengelolaan dokumen seperti: Di mana mereka disimpan, disusun berdasarkan kategori, dan perpindahan dokumen dari satu media penyimpanan ke media penyimpanan lainnya.

5. Retrieval : Pengambilan dokumen dari storage, dimana saat dokumen itu dibutuhkan. Pengambilan suatu dokumen dilakukan dengan menetukan indeks yang unik atau indeks dasar melalui pencarian pengguna, jika indeks cocok dengan metadata dari dokumen yang dituju maka dokumen tersebut dapat diambil.

6. Distribusi : Distribusi dokumen harus memiliki format yang tidak dengan mudah diubah. Dokumen yang di distribusi harus melewati validasi terlebih dahulu.

7. Security : Kemanan dokumen dipegang penuh oleh admin, dimana keamanan tersebut meliputi, pengunggahan, validasi, distribusi, dan pencetakan dokumen. Penciptaan PDF merupakan elemen penting untuk mencegah perubahan atau penggunaan yang tidak diinginkan.

8. Workflow : Merupakan alur kerja dari document management system yang diterapkan pada suatu instansi, mencakup alur pengunggahan, validasi, pengambilan, pencetakan, dan distribusi dokumen.

9. Kolaborasi : Kolaborasi dalam document management system. Dalam bentuk dasarnya, colabortive DMS harus memungkinkan dokumen diakses dan diambil oleh pengguna yang diizinkan (authorized user).

10. Versioning : Merupakan log akses dari buku yang diambil dan dilakukan pengguna, agar tetap terus terjaga keamanannya.

11. Searching: Mencari dokumen dan berkas menggunakan atribut atau pencarian teks lengkap (full text search). Dokumen dapat dicari menggunakan berbagai atribut dan isi dokumen.

12. Integrasi : Mengintegrasikan document management system dengan aplikasi lainnya dengan tujuan memperbaiki proses bisnis yang ada.

13. Validasi : Validasi ini meliputi approving, pengecekan metadata, dan tipe dokumen yang dilakukan oleh admin.

14. Publishing : Publishing disini melibatkan public viewing hanya dapat diakses oleh fakultas ilmu komputer, authorize dalam pengambilan dokumen, printing dan approving dokumen yang diunggah oleh pengguna.

---

Konsep Dasar UML (Unified Modeling Language)

Definisi UML (Unified Modeling Language)

Menurut Munawir dikutip oleh Syafriadi (2015:22) , “Unified Modelling Language (UML) adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, menvisualisaikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. Unified Modelling Language (UML) dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivar jacobson. Proses pemodelan data menggambarkan keseluruhan proses bisnis yang akan dilakukan oleh sebuah sistem. Salah satu pemodelan data adalah UML (Unified Modeling Language).”

Menurut Maimunah dkk, dalam Jurnal CSRID (2016:27), “UML (Unified Modelling Language) adalah perangkat lunak yang berparadigma “berorientasi objek”. Pemodelan (modelling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah dipelajari dan dipahami.”

Menurut Onu dan Umeakuka, dalam International Journal of Computer Applications Technology and Research (2016:506), “A UML is a standard modeling Language to model thereal world in the fieldof software engineering. A UML diagramis a partial graphical viewof a model of a system under design, implementation, or already in existence. UML diagram is made up of graphical elements, UML nodes connected with edges ( flows) that represent elements system model. The UML model of the system might also contain other documentation such as use cases written as texts”. UML adalah Bahasa pemodelan standar untuk memodelkan dunia di bidang rekayasa perangkat lunak. Diagram UML adalah pandangan sebagian grafis dari model sistem yang sedang dirancang, diimplementasikan, atau sudah ada. Diagram UML terdiri dari elemen-elemen grafis, simpul-simpul UML terhubung dengan (aliran) yang mewakili elemen model sistem. Model UML sistem mungkin juga mengandung dokumentasi lain seperti use case yang ditulis sebagai teks.”

Menurut Wijaya, dalam Jurnal CCIT (2017:37), “UML Merupakan sebuah standar bahasa pemodelan yang digunakan untuk menggambarkan sebuah sistem informasi yang akan dibangun. UML dapat bersifat platform-independent atau platform-spesific tergantung pada pilihan perancangan sistem.”

Menurut Triyono dkk, dalam Jurnal SENSI (2018:23), “Unified Modelling Language (UML) adalah himpunan struktur dan teknik untuk pemodelan desain program berorientasi objek (OOP) serta aplikasinya. UML adalah metodologi untuk mengembangkan sistem OOP dan sekelompok perangkat tool untuk mendukung pengembangan sistem tersebut.”

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, Unified Modelling Language(UML) adalah suatu pemodelan yang menjabarkan sebuah sistem yang akan dikembangkan berbasis object oriented menjadi suatu bentuk visual sehingga dapat mudah dipahami alur dari sistem tersebut.

Tujuan UML (Unified Modelling Language)

Menurut Anasari dkk, dalam Jurnal Informatika Mulawarman (2015:13), UML (Unified Modelling Language) mempunyai tujuan sebagai berikut:

1. Memberikan model yang siap pakai, bahasa pemodelan visual yang ekspresif untuk mengembangkan dan saling menukar model dengan mudah dan dimengerti secara umum.

2. Memberikan bahasa pemodelan yang bebas dari berbagai bahasa pemograman dan proses rekayasa.

3. Menyatukan praktek-praktek terbaik yang terdapat dalam pemodelan.

Diagram UML (Unified Modelling Language)

Menurut Syukron dan Hasan, dalam Jurnal Bianglala Informatika (2015:30), jenis-jenis Diagram UML (Unified Modelling Language) terdiri dari :

1. Use Case Diagram yaitu mendeskripsikan interaksi tipical antara para pengguna sistem dengan sistem itu sendiri, dengan member sebuah narasi tentang bagaimana sistem tersebut digunakan

2. Activity Diagram yaitu teknik untuk menggambarkan logika procedural, proses bisnis dan proses kerja. Dalam beberapa hal, diagram ini memainkan peran mirip sebuah diagram air, tetapi perbedaan prinsip antara diagram ini dan notasi diagram alir adalah diagram ini mendukung behavior pararel.

3. Class Diagram yaitu menggambarkan jenis dalam sistem dan berbagai jenis hubungan statis yang ada diantara mereka. Class Diagram juga menunjukkan sifat-sifat dan operasi dari sebuah kelas dan kendala yang berlaku untuk cara objek yang terhubung.

4. Sequence Diagram yaitu menggambarkan interaksi antara objek didalam dan di sekitar sistem berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence Diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau langkah-langkah yang dilakukan sebagai respons dari sebuah event untuk menghasilkan output tertentu.

5. Component Diagram yaitu digunakan untuk menggambarkan organisasi dari sistem dan ketergantungan dari komponen perangkat lunak dalam sistem. Dapat juga digunakan untuk menunjukkan bagaimana kode program dibagi menjadi modul-modul atau komponen.

6. Deployment Diagram yaitu mendeskripsikan arsitektur fisik dalam node untuk perangkat lunak dalam sistem. Komponen perangkat lunak, processor dan peralatan lain yang membangun arsitektur sistem secara run-time.

---

Konsep Dasar Analisis PIECES

Definisi PIECES

Menurut Priyanto dan Fanji, dalam Jurnal IIJNS (2017:42), “Analisa PIECES merupakan analisis yang digunakan untuk menganalisa tentang kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan dari sistem lama dan sistem baru yang dibuat.”

Menurut asbar dan Mochamad, dalam Jurnal Visioner & Strategis (2017:40), “Analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Services) merupakan teknik untuk mengidentifikasi dan memecahkan permasalahan yang terjadi”. Analisis PIECES mengidentifikasikan masalah utama dari suatu sistem serta memberikan solusi dari permasalahan tersebut. Analisis PIECES terdiri dari :

1. Performance (Kinerja atau Kehandalan) Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Kinerja pun dapat diukur berdasarkan volume pekerjaan, pangsa pasar yang diraih, atau citra perusahaan.

2. Information (Informasi) Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem informasi dalam menghasilakn informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk mrnyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Kurangnya informasi yang relevan dalam mengambil keputusan merupakan situasi yang membutuhkan peningkatan informasi.

3. Economy (Ekonomi) Ekonomi merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan dasar bagi kebanyakan manajer yaitu biaya atau rupiah. Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya.

4. Control (Kontrol atau Keamanan) Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan.

5. Efficiency (Efisiensi) Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebnayak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin.

6. Services (Pelayanan) Kualitas pelayanan sistem dikatakan buruk apabila sistem tidak menghasilkan produk yang akurat, sistem tidak menghasilkan produk yang konsisten, sistem tidak mudah digunakan dan sistem tidak fleksibel.

---

Konsep Dasar PHP (Hypertext Pre-processor)

Definisi PHP (Hypertext Pre-processor)

Menurut Sri Rahayu dkk, dalam Jurnal CCIT (2015: 53),“PHP adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis”.

Menurut Supono dan Virdiandry, dalam bukunya (2016:3),"(PHP : Hypertext Preprocessor) adalah suatu bahasa pemrograman yang digunakan untuk menerjemahkan baris kode program menjadi kode mesin yang dapat dimengerti oleh komputer yang bersifat server-side yang dapat ditambahkan ke dalam HTML."

Menurut M.A Ansari dkk, dalam Journal Internasional IJIR (2017:246) ,“The PHP is a progamming language which allows web developers to create dynamic content which interacts with databases. PHP is basically used for developing web based software applications. PHP can be deployed on most web servers on almost every operating system and platform for free of cost”.(PHP adalah bahasa pemograman yang memungkinkan pengembang web membuat konten dinamis yang berinteraksi dengan database PHP pada dasarnya digunakan untuk mengembangkan aplikasi perangkat lunak berbasis web. PHP bisa disebarkan di sebagaian besar server web di hampir setiap sistem operasi dan platform bebas biaya.

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, PHP adalah salah satu bahasa pemograman yang menjabarkan kode kode program HTML yang dimengerti oleh komputer dalam membuat halaman Web.

---

Konsep Dasar MySQL

Definisi MySQL

Menurut Maimunah dkk, dalam Jurnal CERITA (2017:39)“MySQL adalah DBMS yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi dari general public license (GPL), dimana setiap orang bebas untuk menggunakanya tetapi tidak boleh untuk dijadikan program induk turunan bersifat close source (komersial). Beberapa keunggulan dari MySQL.

1. Portability : dapat berjalan stabil pada berbagai system operasi, diantaranya windows, linux, FreeBSD, Mac OS Xserver, solaris, dan asigma.

2. Open source : didistribusikan secara gratis dibawah lisensidari general public licensedimana setiap orang bebas untuk menggunakanya tetapi tidak boleh menggunakan MySQL untuk dijadikan induk turunan yang bersifat close source(komersial).

3. Multi user : dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan.

4. Performance tuning : mempunyai kecepatan yang tinggi dalam menangani quer.

5. Column types : memiliki tipe data yang sangat komplik.

6. Commanddan function : memiliki operator dan fungsi penuh yang mendukung selectdan wheredalam query.

7. Security : memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti tingkat subnet mask, hostname, privilege user dengan system perijinan yang mendetailserta password yang ter-enkripsi.

8. Scalabilitydan limits : mampu menangani basis data dalam jumlah besar.

9. Localization : dapat mendeteksi pesan kesalahan (error code) pada klien dengan menggunakan lebih dari 20 bahasa.

10. Connectivity : dapat melakukan koneksi dengan klien menggunakan protocol TCP/IP, Unix Socket, Named pipes.

11. Interface : memiliki antarmuka terhadap berbagai aplikasi dan bahasa pemprograman dengan menggunakan fungsi API.

12. Clients dan tools : dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat digunakan untuk administrasi basis data sekaligus dokumen petunjuk online.

13. Struktur table : memiliki struktur table yang lebih fleksibel dalam menangani alter table dibandingkan dengan postgre SQL dan oracle.

---

Konsep Dasar XAMPP

Definisi XAMPP

Menurut Soer dan Wahyudi, dalam Jurnal SIGMA (2015:42), “XAMPP adalah Program aplikasi server yang berdiri sendiri (localhost) yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL Database dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemograman PHP dan Perl.”

Menurut Siregar dan Faisal, dalam Jurnal JIMP (2017:65), “XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl.”

---

Konsep Dasar Database

Definisi Database

Menurut Warsito dkk, dalam Jurnal CCIT (2015:29) , “Database adalah Struktur penyimpanan data untuk menambah, mengakses dan memproses data yang disimpan dalam sebuah database komputer, diperlukan sistem manajemen database seperti MySQL Server.”

Menurut Sutopo dkk, dalam Jurnal Informatika Mulawarman (2016:25), “Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena berfungsi sebagai basis data penyedia informasi bagi pemakainya. Sistem basis data adalah sustu informasi yang mengintergrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan dengan yang lainnya dan untuk membuatnya tersedia beberapa aplikasi yang bermacam-macam suatu sistem organisasi.”

Menurut Budi Raharjo yang dikutip oleh Agusli dkk, dalam Jurnal SISFOTEK GLOBAL (2017:22) , “Database adalah kumpulan data yang terintegrasi dan diatur sedemikian rupa sehingga data tersebut dapat dimanipulasi, diambil dan dicari secara cepat.”

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, Database adalah sebuah ruang penyimpanan berupa tabel – tabel yang berisikan data – data dalam sebuah sistem yang saling terintegrasi satu sama lain.

---

Konsep Dasar Website

Definisi Website

Menurut Ariyani dkk, dalam International Journal of Science and Research (USR) (2015:380), “Website is a location on the internet which presents a collection of information with respect to the profile of the site owner”. (Website adalah lokasi di internet yang menyajikan kumpulan informasi berkenaan dengan profil pemilik situs)."

Menurut Raharja dkk, dalam Jurnal CCIT (2015:246), “Website adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang terangkum dalam sebuah domain atau subdomain, yang tempatnya berda di dalam World Wide Web (WWW) di dalam internet.”

Menurut Zufria dan M. Hasan Azhari, dalam Jurnal Sistem Informasi (2017:52), “Website adalah sekumpulan halaman informasi yang disediakan melalui jalur internet sehingga bisa diakses di seluruh dunia selama terkoneksi dengan jaringan internet. Website merupakan sebuah komponen yang terdiri dari teks, gambar, suara animasi sehingga menjadi media informasi yang menarik untuk dikunjungi oleh orang lain maka dari makna itu, bisa kita pahami bahwa definisi website secara sederhana adalah informasi apa saja yang bisa diakses dengan menggunakan koneksi jaringan internet”.

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, Website adalah serangkaian halaman yang memuat banyak informasi yang bisa diakses oleh siapapun dengan koneksi jaringan internet.

Jenis – Jenis Website

Menurut Arief yang dikutip oleh Rahardja dkk, dalam Jurnal CCIT (2015:249), ditinjau dari aspek content atau isi, web dapat dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu web statis dan web dinamis. Selain dari sisi content atau isi, web statis dan web dinamis dapat dilihat dari aspek teknologi yang digunakan untuk membuat jenis web tersebut. Adapun jenis-jenis web :

1. Web statis adalah web yang isinya atau content tidak berubah-ubah. Maksudnya adalah isi dari dokumen web tersebut tidak dapat diubah secara cepat dan mudah. Ini karena teknologi yang digunakan untuk membuat dokumen web ini tidak memungkinkan dilakukan perubahan isi atau data. Teknologi yang digunakan untuk web statis adalah jenis client side scripting seperti HTML, Cascading Style Sheet (CSS). Perubahan isi atau data halaman web statis hanya dapat dilakukan dengan cara mengubah langsung isinya pada file mentah web tersebut.

2. Web dinamis adalah jenis web yang content atau isinya dapat berubahubah setiap saat. Web yang banyak menampilkan animasi flash belum tentu termasuk web dinamis karena dinamis atau berubah-ubah isinya tidak sama dengan animasi. Untuk melakukan perubahan data, user cukup mengubahnya langsung secara online di internet melalui halaman control panel atau administrasi yang biasanya telah disediakan untuk user administrator sepanjang user tersebut memiliki hak akses yang sesuai.

---

Konsep Dasar Sublime Text

Definisi Sublime Text

Menurut Tri dkk, dalam jurnal e-Proceeding of Applied Science (2015:723), “Sublime Text adalah editor teks yang dirancang untuk mengolah potongan-potongan kode, plugin, dan markup. Tetapi sublime text juga dapat digunakan untuk menulis artikel dan mengetik dalam prosa normal keunggulan sublime text terletak pada kualitas dan kuantitas fitur-fiturnya seperti blok multi tempat, kursor banyak, dan pengolahan split.”

Menurut Lestari dkk, dalam Seminar Nasional Era Industri (2018:143), “Sublime text adalah teks editor berbasis Python, sebuah teks editor yang elegan, kaya fitur, cross platform, mudah dan simpel yang cukup terkenal di kalangan developer (pengembang), penulis dan desainer."

---

Konsep Dasar Black Box Testing

Definisi Black Box Testing

Menurut Aisyah dkk., dalam Jurnal SENSI (2016:177), “Black Box Testing adalah metodelogi uji coba yang memfokuskan pada keperluan fungsional perangkat lunak. pengujian blackbox berusaha menemukan fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database ekstrenal, kesalahan kinerja dan inisialisasi dan kesalahan terminasi.”

Menurut Kermite dkk, dalam Journal Of Information System (2017:19) , “Black Box Testing yaitu pengujian kebutuhan dan hanya berfokuskan kepada fungsional perangkat lunak atau program. Pengujian ini dilakukan untuk meyakinkan semua input dan output yang dihasilkan juga tepat dan berjalan dengan baik. Dengan kata lain, metode pengujian black box adalah untuk mengetes hubungan antar program dalam sebuah sistem."

Menurut Martono dkk, dalam Jurnal SENSI (2018:11) , “Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada fungsional software. Karena itu ujicoba blackbox memungkinkan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi, dan terminasi”."

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, Black Box Testing adalah Suatu pengujian atau uji coba pada funsional software yang dimana bertujuan untuk memastikan bahwa program sudah berjalan dengan baik atau belum.

Kelebihan dan Kelemahan Black Box Testing

Menurut Kermite dkk, dalam Journal Of Information System (2017:19), ) kelebihan dan kekurangan Black Box Testing adalah :

1. Kelebihan

   • Perincian aplikasi dapat ditentukan awal, dan pengujian dapat dilakukan berdasarkan perincian spesifikasi aplikasi tersebut.

   • Dapat dipakai untuk menilai konsistensi suaru aplikasi dan tidak perlu melihat kode program secara detail.

2. Kekurangan

   • Apabila keperluan perangkat lunak yang dikembangkan tidak begitu jelas, pembuatan dokumentasi yang tepat akan sedikit sulit.

   • Pengguna akan merasa kurang yakin dengan perangkat lunak yang diuji apakah lolos dalam standar pengujian.

---

Konsep Dasar Elisitasi

Definisi Elisitasi

Menurut Sunarya dkk, dalam Jurnal Innovative Creative and Information Technology (ICIT) (2015:3) “Elisitasi adalah rancangan yang dibuat berdasarkan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.”

Menurut Amrullah dkk, dalam Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia (2016:27) “Elisitasi merupakan rancangan dibuat berdasarkan sistem yang baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.”

Menurut Sofiana, dalam Jurnal Informatika Universitas Pamulang (2017:2) “Elisitasi merupakan rancangan yang dibuat berdasarkan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.”

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, Elisitasi adalah Suatu rancangan yang berisikan aktivitas / kegiatan berdasarkan sistem yang diingin oleh pihak dari manajemen yang terkait.

Tahapan Elisitasi

Menurut Amrullah dkk, dalam Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Multimedia (2016:27),Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui 4 (empat) tahap, sebagai berikut :

1. Elisitasi Tahap I. Berisi seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.

2. Elisitasi Tahap II. Merupakan hasil prngklasifikasian dari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi.

   • M” pada MDI itu artinya Mandatory (penting). Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

   • “D” pada MDI itu artinya Desirable Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.

   • “I” pada MDI itu artinya Inessential Maksudnya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.

3. Elisitasi Tahap III. Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE, yaitu sebagai berikut :

   • “T” artinya Technical Maksudnya bagaimana tata cara/teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.

   • “O” artinya Operational Maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirement tersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.

   • “E” artinya Economy Maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.

   Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu:

   • High(H) yaitu sulit untuk dikerjakan, karena teknik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.

   • Middle (M) yaitu mampu untuk dikerjakan.

   • Low(L) yaitu mudah untuk dikerjakan.

4. Final draft elisitasi, merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikembangkan.

---

Konsep Dasar Literature Review

Definisi Literature Review

Menurut Ariawan dan Sri, dalam Jurnal Sisfotek Global (2015:62),“Literature review adalah mempelajari teori-teori dan mencari informasi yang berhubungan dengan permasalahan sesuai dengan judul penelitian ini.”

Menurut Maulani dkk, dalam Jurnal CCIT (2016:231) , “Studi Pustaka (Literature Review) diantaranya untuk mengidentifikasikan kesenjangan (identify gaps),menghindari pembuatan ulang (reinventing the wheel), mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan, meneruskan penelitian sebelumnya, serta mengetahui orang lain yang spesialisasi dan area penelitiannya sama di bidang ini.”

Menurut Azizah dkk, dalam Jurnal SENSI (2017:185), “Literature adalah kesusasteraan atau kepustakaan, sedangkan review adalah suatu tindakan meninjau, memeriksa kembali suatu hal yang telah dikerjakan sebelumnya sehingga dalam literature review dapat disimpulkan sebagai suatu tindakan memeriksa dan meninjau kembali suatu kepustakaan. Dalam upaya mengembangkan dan menyempurnakan pengembangan ini perlu dilakukan study pustaka (literature review) sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang dilakukan.”

Berdasarkan dari beberapa kutipan di atas maka dapat disimpulkan bahwa, mempelajari dan meringkas dari beberapa sumber seperti jurnal, skripsi, buku dan beberapa buku referensi yang terkait dengan penelitian untuk mendapatkan data dan informasi yang dibutuhkan serta sebagai bahan acuan dalam penulisan.

Literature Review

Berikut ini adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam laporan skripsi ini, antara lain :

1. Penelitian yang dilakukan oleh Joko Agus Prawono tahun 2015, berjudul “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Di Stmik Aub Surakarta”. Penelitian ini dilakukan bertujuan untuk pencatatan surat masuk dan disposisi dibuat dengan desain dan tata letak serta urutan memasukan data yang sudah diatur sedemikian rupa sehingga operator dalam menggunakan sistem ini dengan mudah. Nomor surat keluar dengan format yang berlaku di STMIK AUB Surakarta sudah dibuat otomatis setelah pengguna memilih klasifikasi surat sehingga pengguna tidak perlu lagi melihat buku panduan surat dan nomor agenda. Sistem yang dibuat dapat menghasilkan daftar klasifikasi surat, laporan surat masuk dan keluar yang dapat dibuat dalam bulanan, tahunan maupun periode tertentu serta surat keluar yang memanfaatkan format dalam Ms.Word sehingga fleksibel dalam perubahan format surat.

2. Penelitian yang dilakukan oleh Garry Rendra Ivan Pontoh, Arie S.M. Lumenta, ST., MT tahun 2016 , berjudul “Arsip Digital Dokumen Kontrak Berbasis Web Pada PT. Abdi Pratama Perkasa”. Penelitian ini bertujuan untuk untuk membantu karyawan PT. Abdi Pratama Perkasa dalam pengarsipan dokumen kontrak perusahaan. Aplikasi Arsip Digital Dokumen Kontrak Berbasi Web ini dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP. Penulis mengembangkan aplikasi ini dengan menggunakan metodologi waterfall.

3. Penelitian yang dilakukan oleh Kurniawan, Vivi Sahfitri, dan A. Mutatkin Bakti tahun 2017, berjudul “Desain Dan Implementasi Aplikasi Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web”. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan membangun aplikasi pengarsipan surat masuk dan keluar yang dapat digunakan untuk membantu dan meningkatkan kinerja di bidang administrasi. Kegiatan penelitian dilakukan secara bertahap dimulai dari kegiatan pengumpulan data hingga menghasilkan aplikasi. Hasil dari penelitian ini adalah aplikasi pengarsipan surat masuk dan keluar sebagai alat dalam meningkatkan efisiensi, akurasi dan keamanan dokumen arsip dan dapat lebih mudah melakukan pengarsipan surat masuk dan surat keluar serta pencarian arsip surat masuk dan keluar.

4. Penelitian yang dilakukan oleh Christian Situmorang, Abdul Sani Sembiring, dan Riswan Limbong pada tahun 2018 , berjudul “Perancangan Aplikasi Arsip Digital Pencarian Surat Masuk Dan Surat Keluar Dengan Metode Aho-Corasick Pada Poltekkes Kemenkes Ri Medan”. Penelitian ini dilakukan bertujuan untuk mengolah data surat masuk dan surat keluar secara efektif dan efisien serta mendukung proses pencarian data surat masuk dan surat keluar secara cepat dan tepat. Untuk melakukan proses pencarian data surat masuk dan surat keluar pada aplikasi arsip digital yang akan dirancang, maka penulis menerapkan algoritma Aho-Corasick yang merupakan sebuah algoritma pencocokan string multi pattern.

5. Penelitian yang dilakukan oleh Ade Suryadi dan Yuli Siti Zulaikhah tahun 2019, berjudul “Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall”. Penelitian ini dilakukan bertujuan supaya sistem informasi arsip surat pada Kantor Desa Karangrau dapat mengurangi terjadinya kesulitan serta waktu yang dihabiskan untuk proses pencarian data-data surat, dan memperbaiki manajemen dari pengarsipan surat yang sudah ada. Sistem informasi arsip surat ini dibuat dengan menggunakan PHP Hypertext Prepocessor (PHP) dan MySQL untuk pengolahan basis datanya. Yang dihasillkan dari penelitian ini adalah menghasilkan sistem informasi yang dapat mengelola surat masuk dan surat keluar sesuai alur yang ditetapkan, dan dapat menyelesaikan masalah yang ada saat ini.

6. Penelitian yang dilakukan oleh Park Taeyeon dan Sinn Donghee, dalam Journal of Korean Society of Archives and Records Management 2016 ,berjudul “Evaluation of Open-source Software for Participatory Digital Archives: Understanding System Requirements for No Gun Ri Digital Archives”. Penelitian ini dilakukan bertujuan untuk untuk menemukan sistem arsip digital untuk No Gun Ri, penelitian ini menganalisis perangkat lunak sumber terbuka berdasarkan identifikasi fungsi dan persyaratan untuk arsip digital partisipatif. Mengetahui perincian sistem digital, penelitian ini dibahas bagaimana konten untuk memori sosial dapat disimpan dan digunakan dalam sistem digital.

7. Penelitian yang dilakukan oleh Maria Tamboukou, dalam The european Journal of life Writing 2017, berjudul “Reassembling Documents of Life in the Archive”. Penelitian ini dilakukan bertujuan untuk penciptaan kumpulan arsip dari penelitian dengan dokumen kehidupan yang ditulis oleh penjahit Perancis, yang masih aktif dalam lingkaran feminis dari gerakan sosialis romantis dari abad ke-19. Penulis berpendapat bahwa sebagai peneliti kita perlu menjadi lebih peka dan menjaga terhadap kehidupan dokumen yang bekerja dengan kita; sederhananya: kita tidak dapat terlibat dengan dokumen kehidupan sambil mengabaikan kehidupan dokumen dalam arsip dan seterusnya.

8. Penelitian yang dilakukan oleh Arif Wahyu Wirawan, Cicilia Dyah Sulistyaningrum Indrawati, dan Andre N. Rahmanto, dalam Journal Proceedings Education and Language International Conference 2017 , berjudul “The Development Of Digital Learning Based On Microsoft Access Subjects Archives To Improve Student Learning Outcomes In Office Administration At Vocational High School 3 Surakarta”. Penelitian ini dilakukan bertujuan untuk untuk mengetahui pembelajaran berbasis media digital Microsoft Access pada mata pelajaran arsip dalam upaya meningkatkan hasil belajar administrasi kantor siswa SMK Negeri 3 Surakarta. Salah satu solusi untuk meningkatkan daya serap siswa dalam pembelajaran pengarsipan menekankan pada kemampuan menerapkan konsep dasar pengarsipan untuk menciptakan proses pembukuan yang baik adalah merancang pengembangan media pembelajaran dan meningkatkan kemampuan berpikir dalam proses pendidikan adalah seperangkat keterampilan yang dapat dikembangkan melalui proses pembelajaran.

9. Penelitian yang dilakukan oleh Aleksander Gelfand, dalam Journal of Western Archives 2018, berjudul “Web Archives for the Analog Archivist: Using Webpages Archived by the Internet Archive to Improve Processing and Description”. Penelitian ini menjelaskan tentang menggabungkan penggunaan Mesin Wayback Internet Archive ke dalam alur kerja mereka, arsiparis yang bekerja terutama dengan rekaman analog dapat meningkatkan kemampuan mereka dalam tugas - tugas seperti itu pembangunan rencana pemrosesan, pembuatan deskripsi historis yang lebih akurat untuk menemukan bantuan, dan berpotensi dapat memberikan layanan referensi yang lebih baik kepada pelanggan mereka.

10. Penelitian yang dilakukan oleh Eveline Vlassenroot, Sally Chambers, Emmanuel Di Pretoro, Friedel Geeraert, Gerald Haesendonck, Alejandra Michel, dan Peter Mechant, dalam International Journal of Digital Humanities 2019, berjudul “Web archives as a data resource for digital scholars”. Penelitian ini bertujuan untuk memberikan analisis eksplorasi lanskap web kegiatan pengarsipan di Eropa. Penelitian ini juga dapat menawarkan beberapa wawasan bermanfaat tentang aspek teknis arsip, hukum arsip, dan kebijakan terkait pengarsipan web di Eropa. Akhirnya, makalah ini bisa berfungsi sebagai batu loncatan untuk penelitian yang lebih luas dan kualitatif.

BAB III

PEMBAHASAN

Tinjauan Umum Instansi

Sejarah Singkat Instansi

Gambar 3.1. Logo Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang

Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang resmi berdiri pada tanggal 1 Desember 2016 berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 8 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah. Sebagai salah satu Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) teknis yang berada di bawah Pemerintahan Kota Tangerang, mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintah di bidang Kebudayaan, Pariwisata, Pertamanan dan Dekorasi Kota yang menjadi kewenangan Daerah dan tugas pembantuan yang diberikan pada Daerah sesuai dengan visi, misi dan program Walikota sebagaimana dijabarkan dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, serta fungsi dinas sebagai perumusan kebijakan teknis, penyelenggaraan, pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kebudayaan, pariwista, pertamanan dan dekorasi kota.

Berdasarkan Peraturan Walikota Tangerang Nomor 76 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Kebudayaan dan Pariwisata, Tugas Pokok Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang adalah membantu Walikota melaksanakan urusan pemerintahan di bidang Kebudayaan, Pariwisata, Pertamanan, Dekorasi Kota yang tujuan dan sasaran program Walikota sebagaimana dijabarkan dalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, serta mengelola surat menyurat seperti surat masuk dan surat keluar yang ditujukan kepada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang ataupun kearsipan.

Terkait dengan tugas dan fungsinya, Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang berwenang untuk mengeluarkan izin-izin bidang pariwisata meliputi Izin Usaha Pariwisata untuk travel agent dan lainnya, mengurus Izin Tetap Usaha Pariwisata (ITUP), Tanda Daftar Usaha Pariwisata atau TDUP meliputi surat Tanda Daftar Usaha Jasa Perjalanan Wisata, Tanda Daftar Usaha Penyedia Akomodasi, Tanda daftar Usaha Kawasan Pariwisata, dan lainnya. Selain izin-izin bidang pariwisata, Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang juga memiliki wewenang dalam mengeluarkan izin terkait bidang kebudayaan seperti kegiatan kebudayaan, alih fungsi bagunan bersejarah dan lainnya.

---

Visi dan Misi

Berikut Visi dan Misi Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang yang telah ditetapkan sebagai berikut.

Visi Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang

1. “Terwujudnya Kota Tangerang Sebagai Kota Budaya Dan Wisata Yang Indah, Hijau Dan Nyaman Berlandaskan Akhlakul Karimah "

2. Handal: Mempunyai keunggulan dan memenuhi aspek kebudayaan, kenyamanan, kepariwisataan, Ketamanan, keselamatan dan keamanan dalam kesejahteraan Kota Tangerang.

3. Berdaya Saing: Efektif, efisien, berkualitas, ramah lingkungan, berkelanjutan, Sumber Daya Manusia yang profesional, mandiri dan produktif;

4. Nilai Tambah: Dapat memberikan nilai tambah bagi masyarakat baik secara langsung maupun tidak langsung.

Misi Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang

1. Mewujudkan tata pemerintahan yang baik, akuntabel, dan transparan dalam bidang Kebudayaan, Pariwisata, Pertamanan dan Dekorasi Kota didukung dengan struktur birokrasi yang berintegritas, kompeten, dan profesional.

2. Meningkatkan perlindungan, pengembangan dan pemanfaatan kebudayaan dan kesenian.

3. Meningkatkan pemasaran melalui kemitraan dan kerjasama budaya dan pariwisata dengan pemangku kepentingan dan/atau Kab/kota lain.

4. Meningkatkan destinasi pariwisata kota yang berdaya saing tinggi baik pada tingkat regional, nasional maupun internasional.

5. Mewujudkan pembangunan taman dan dekorasi kota yang berwawasan lingkungan, bersih, sehat, dan nyaman.

---

Fungsi Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang

1. Perumusan kebijakan teknis pelaksanaan urusan di bidang Kebudayaan, Pariwisata dan Pertamanan.

2. Pelaksanaan kebijakan sesuai dengan bidang Kebudayaan, Pariwisata dan Pertamanan.

3. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang Kebudayaan, Pariwisata dan Pertamanan.

4. Pelaksanaan administrasi Dinas sesuai dengan bidang Kebudayaan, Pariwisata dan Pertamanan.

5. Pengelolaan UPT dan pelaksanaan tugas lain yang diberikan Walikota sesuai dengan lingkup tugas dan fungsinya.

---

Tujuan dan Sasaran

Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang memiliki tujuan dan sasaran sebagai berikut :

1. Meningkatkan pemanfaatan, pengembangan dan Pelestarian nilai-nilai budaya, tradisi, kesenian, dan benda-benda bersejarah di daerah Kota Tangerang.

2. Meningkatkan kinerja penyelenggaraan pemerintahan yang baik, bersih, transparan, inovatif, dan akuntabel (good governance) dalam bidang kebudayaan, pariwisata, pertamanan dan dekorasi Kota Tangerang.

3. Meningkatnya pelestarian nilai-nilai budaya, tradisi, kesenian, dan benda-benda bersejarah di daerah Kota Tangerang.

4. Meningkatkan daya saing pariwisata menuju daerah tujuan wisata terkemuka di provinsi Banten.

5. Meningkatkan perlindungan, pengembangan dan pemanfaatan kebudayaan dan kesenian.

---

Susunan Organisasi

Penataan Organisasi Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang memiliki susunan sebagai berikut:

1. Kepala Dinas;

2. Sekretariat, membawahkan :

   • Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;

   • Sub Bagian Perencanaan; dan

   • Sub Bagian Keuangan;

3. Bidang Kebudayaan, membawahkan :

   • Seksi Sejarah dan Pelestarian Budaya;

   • Seksi Pembinaan Kesenian dan Perfilman;

4. Bidang Pariwisata membawahkan :

   • Seksi Promosi dan Destinasi Pariwisata;

   • Seksi Pengembangan Potensi Pariwisata;

   • Seksi Pengawasan dan Pengendalian;

5. Bidang Pertamanan dan Dekorasi Kota membawahkan :

   • Seksi Pembangunan, Pemeliharaan dan Pemanfaatan Taman;

   • Seksi Dekorasi Kota dan Reklame;

   • Seksi Perencanaan Teknis Pertamanan dan Dekorasi Kota

---

Struktur Organisasi Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang

Gambar 3.2. Struktur Organisasi DISBUDPAR

---

Tugas dan Tanggung Jawab

Seperti halnya dengan sebuah instansi lainnya, unit arsip terdapat bagian-bagian yang mempunyai wewenang serta tanggung jawab dalam menyelesaikan semua pekerjaannya. Berikut adalah wewenang serta tanggung jawab bagian-bagian yang ada pada unit arsip yaitu sebagai berikut :

1. Kepala Dinas

   Tugas dan Tanggung Jawab :

   • Pembinaan umum berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan.

   • Pembinaan teknis di bidang pariwisata, Seni, Budaya, Pemuda dan Olahraga.

   • Pelaksanaan pembinaan urusan Sekretariat Dinas Pariwisata, Seni, Budaya, Pemuda dan Olahraga.

   • Pembinaan sumber daya manusia dan pembinaan penyuluhan Pariwisata, Seni, Budaya, Pemuda dan Olahraga.

   • Pembinaan dan pengembangan usaha jasa pembinaan Pariwisata, Seni, Budaya, Pemuda dan Olahraga.

   • Pembinaan terhadap Unit Pelaksana Teknis Dinas dalam lingkup tugasnya.

   • Pembinaan fasilitas untuk pengembangan kerja sama antar Kabupaten/ Kota, antar Provinsi dan antar Negara di bidang Pariwisata, Seni, Budaya, Pemuda dan Olahraga.

   • Penyusunan dan pembinaan program pembangunan Pariwisata, Seni, Budaya, Pemuda dan Olahraga, serta penetapan tata ruang Pariwisata, Seni, Budaya, Pemuda dan Olahraga.

2. Sekretariat

   Tugas dan Tanggung Jawab :

   • Penatausahaan urusan umum.

   • Penatausahaan urusan kepegawaian.

   • Penatausahaan urusan keuangan.

   • Pengoordinasian dalam penyusunan perencanaan Dinas.

   • Pengkoordinasian dalam pembangunan dan pengembangan e-government dan

   • Pengoordinasian pelaksanaan tugas Bidang- Bidang dan UPT-UPT di lingkungan Dinas.

3. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

   Tugas dan Tanggung Jawab :

   • Melakukan penyusunan program dan rencana kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

   • Melakukan pengelolaan urusan surat-menyurat/tata naskah Dinas.

   • Melakukan pengelolaan urusan rumah tangga, perpustakaan, kearsipan, keprotokolan, dan kehumasan Dinas.

   • Melakukan pembinaan dan pengembangan pegawai Dinas sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

   • Melakukan pelayanan administrasi kepegawaian Dinas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

   • Melakukan fasilitasi penilaian prestasi kerja pegawai Dinas sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

   • Melakukan fasilitasi pemrosesan penetapan angka kredit jabatan fungsional di lingkungan Dinas.

   • Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dan melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya.

4. Sub Bagian Keuangan

   Tugas dan Tanggung Jawab :

   • Melakukan penyusunan program dan rencana kegiatan Sub Bagian Keuangan.

   • Melakukan pembinaan penatausahaan keuangan Dinas.

   • Melakukan penatausahaan anggaran Dinas sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

   • Melakukan pengelolaan kas Dinas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

   • Melakukan penatausahaan pendapatan yang berasal dari retribusi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

   • Melakukan pelayanan lainnya di bidang keuangan Dinas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

   • Menyimpan bukti-bukti transaksi keuangan sebagai bahan penyusunan laporan pertanggungjawaban keuangan Dinas.

   • Melakukan penyusunan laporan keuangan Dinas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5. Sub Bagian Perencanaan

   Tugas dan Tanggung Jawab :

   • Melakukan penyusunan program dan rencana kegiatan Sub Bagian Perencanaan.

   • Melakukan pengoordinasian penyusunan rencana program dan kegiatan Dinas; meliputi Rencana Strategis (Renstra); Rencana Kerja (Renja); Indikator Kinerja Utama (IKU); Rencana Kerja dan Anggaran (RKA), dan Penetapan Kinerja (PK).

   • Melakukan pengumpulan dan pengadministrasian usulan RKA/RKPA dari Bidang Bina Program dan unit-unit kerja lainnya di lingkungan Dinas.

   • Melakukan penyusunan RKA/RKPA dan DPA/DPPA Dinas berdasarkan usulan dari Bidang Bina Program dan unit-unit kerja lainnya di lingkungan Dinas.

   • Melakukan pembinaan administrasi perencanaan di lingkungan Dinas.

   • Melakukan kegiatan monitoring, evaluasi, dan pelaporan terhadap realisasi atau pelaksanaan program dan kegiatan Dinas.

   • Melakukan koordinasi dengan unit-unit kerja di lingkungan Dinas dalam rangka penyiapan bahan-bahan untuk menyusun Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) Dinas dan laporan kedinasan lainnya.

   • Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan Sub Bagian Perencanaan dan melaksanakan tugas lain sesuai dengan bidang tugasnya.

6. Bidang Kebudayaan

   Tugas dan Tanggung Jawab :

   • Penyelenggaraan kegiatan pemanfaatan serta pengembangan potensi nilai-nilai budaya, tradisi, kesenian, dan benda-benda bersejarah di Daerah.

   • Penyelenggaraan upaya-upaya pelestarian nilai-nilai budaya, tradisi, kesenian, dan benda-benda bersejarah di Daerah.

   • Penyelenggaraan pengelolaan serta upaya-upaya pengembangan, pengawasan, dan pengendalian penggunaan prasarana dan sarana kesenian milik pemerintah Daerah.

   • Penyelenggaraan pembinaan dan pengawasan perfilman dan pelaporan.

7. Seksi Sejarah dan Pelestarian Budaya

   Tugas dan Tanggung Jawab :

   • Melakukan penyiapan bahan-bahan yang diperlukan dalam rangka penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan pelestarian benda-benda bersejarah serta pelestarian dan pengembangan nilai-nilai budaya dan tradisi masyarakat.

   • Melakukan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan pelestarian benda-benda bersejarah serta pelestarian dan pengembangan nilai-nilai budaya dan tradisi masyarakat.

   • Melakukan kegiatan pemahaman dan kajian sejarah nasional, sejarah wilayah, sejarah lokal dan sejarah kebudayaan.

   • Melakukan kegiatan inventarisasi sejarah, dokumentasi sumber sejarah dan publikasi sejarah, serta penyebarluasan informasi sejarah lokal.

   • Melakukan pengkajian serta penulisan sejarah daerah.

   • Melakukan pengkajian dan pengembangan potensi nilai-nilai budaya, tradisi, dan benda-benda bersejarah di Daerah untuk dapat dijadikan asset wisata.

   • Melakukan pembinaan dalam rangka meningkatkan apresiasi masyarakat terhadap nilai-nilai budaya, tradisi, dan benda-benda bersejarah di Daerah.

   • Melakukan pendataan dan pendokumentasian terhadap benda-benda serta bangunan-bangunan yang memiliki nilai sejarah di Daerah.

8. Seksi Pembinaan Kesenian dan Perfilman

   Tugas dan Tanggung Jawab :

   • Melakukan penyiapan bahan-bahan yang diperlukan dalam rangka penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan pemanfaatan, pengembangan, dan pelestarian kesenian serta pembinaan dan pengawasan perfilman di Daerah.

   • Melakukan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan pemanfaatan, pengembangan, dan pelestarian kesenian serta pembinaan dan pengawasan perfilman di Daerah.

   • Melakukan pengkajian dan pengembangan potensi kesenian tradisional di daerah untuk dapat dijadikan aset wisata.

   • Melaksanakan kebijakan nasional/provinsi dan menyiapkan bahanbahan dalam rangka penetapan kebijakan Kota yang mengatur peningkatan apresiasi seni tradisional dan non tradisional, serta dalam rangka perlindungan, pengembangan dan pemanfaatan kesenian.

   • Melakukan pembinaan dalam rangka meningkatkan apresiasi masyarakat terhadap kesenian tradisional dan non tradisional.

   • Melakukan pendataan dan pendokumentasian terhadap kesenian tradisional yang hampir punah.

   • Melakukan pengkajian dalam rangka revitalisasi kesenian tradisional.

   • Melakukan perumusan konsep dan melaksanakan upaya-upaya perlindungan bagi kesenian tradisional.

9. Bidang Pariwisata

   Tugas dan Tanggung Jawab :

   • Promosi dan pengembangan destinasi pariwisata.

   • Pengembangan potensi pariwisata.

   • Pengawasan dan pengendalian di bidang kepariwisataan dan pelaporan.

10. Seksi Promosi dan Destinasi Pariwisata

    Tugas dan Tanggung Jawab :

    • Melakukan penyusunan rencana kegiatan Seksi Promosi dan Destinasi Pariwisata berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Dinas.

    • Melakukan penyiapan bahan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan promosi dan pengembangan destinasi pariwisata.

    • Melakukan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan promosi dan pengembangan destinasi pariwisata.

    • Melakukan koordinasi, pembangunan dan pengembangan sistem informasi pariwisata.

    • Melakukan penyiapan bahan dalam rangka penyediaan informasi pariwisata ke pusat pelayanan informasi pariwisata Provinsi Banten dan/atau Pemerintah Pusat.

    • Melakukan koordinasi dan pembentukan pusat pelayanan informasi pariwisata skala Kota.

    • Melakukan pelayanan informasi mengenai atraksi wisata, daya tarik wisata, tempat rekreasi dan hiburan umum, akomodasi, bar, rumah makan, biro perjalanan wisata, aneka jasa pariwisata serta sarana wisata lainnya di Daerah.

    • Melakukan upaya-upaya peningkatan sarana publikasi dan promosi pariwisata.

11. Seksi Pengembangan Potensi Pariwisata

    Tugas dan Tanggung Jawab :

    • Melakukan penyusunan rencana kegiatan Seksi Pengembangan Potensi Pariwisata berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Dinas.

    • Melakukan penyiapan bahan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan pengembangan potensi pariwisata.

    • Melakukan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan pengembangan potensi pariwisata.

    • Melakukan koordinasi dan penyusunan Rencana Induk Pengembangan Pariwisata (RIPP) Daerah.

    • Melaksanakan kebijakan nasional dan provinsi serta penetapan kebijakan dalam pembinaan usaha dan penyelenggaraan usaha pariwisata skala Kota.

    • Melakukan penelitian dan inventarisasi data mengenai potensi Daerah di bidang atraksi wisata, daya tarik wisata, serta tempat rekreasi dan hiburan umum.

    • Melakukan pengkajian dan penyusunan rencana dalam rangka pengembangan potensi pariwisata Daerah.

    • Melakukan pembinaan dan upaya-upaya pengembangan potensi Pariwisata Daerah.

12. Seksi Pengawasan dan Pengendalian

    Tugas dan Tanggung Jawab :

    • Melakukan penyusunan rencana kegiatan Seksi Pengawasan dan Pengendalian berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Dinas.

    • Melakukan penyiapan bahan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan Peraturan Daerah dan peraturan perundang-undangan lainnya di bidang sarana dan obyek wisata serta sumber daya manusia kepariwisataan.

    • Melakukan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan Peraturan Daerah dan peraturan perundang-undangan lainnya di bidang sarana dan obyek wisata serta sumber daya manusia kepariwisataan.

    • Melakukan pendataan terhadap perijinan di bidang sarana dan obyek wisata serta sumber daya manusia kepariwisataan.

    • Melakukan penghimpunan dan pengarsipan tembusan surat-surat perijinan di bidang sarana dan obyek wisata serta sumber daya manusia kepariwisataan yang dikeluarkan oleh Perangkat Daerah yang membidangi pelayanan terpadu satu pintu.

    • Melakukan pemantauan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan atraksi wisata, daya tarik wisata, serta tempat rekreasi dan hiburan umum.

    • Melakukan pemantauan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan kegiatan di bidang akomodasi, bar, rumah makan, biro perjalanan wisata, aneka jasa pariwisata, serta sarana wisata lainnya.

    • Melakukan peneguran terhadap para pengusaha di bidang akomodasi, bar, rumah makan, biro perjalanan wisata, aneka jasa pariwisata, serta sarana wisata lainnya yang melanggar ketentuan-ketentuan yang berlaku.

13. Bidang Pertamanan dan Dekorasi Kota

    Tugas dan Tanggung Jawab :

    • Penyelenggaraan pembangunan taman, hutan kota dan dekorasi kota.

    • Penyelenggaraan pemeliharaan taman, hutan kota dan dekorasi kota.

    • Pembinaan pemanfaatan fasilitas sosial taman dan hutan kota.

    • Penyelenggaraan pengawasan, pembinaan dan pengendalian reklame.

    • Penyelenggaraan pembangunan dan pemeliharaan penerangan taman dan hutan kota dan pelaporan.

14. Seksi Pembangunan, Pemeliharaan dan Pemanfaatan Taman

    Tugas dan Tanggung Jawab :

    • Melakukan penyusunan rencana kegiatan Seksi Pembangunan, Pemeliharaan dan Pemanfaatan Taman berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Dinas.

    • Melakukan penyiapan bahan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan pembangunan, pemeliharaan penerangan taman dan hutan kota, pemanfaatan taman dan hutan kota.

    • Melakukan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan pembangunan, pemeliharaan penerangan taman dan hutan kota, pemanfaatan taman dan hutan kota.

    • Melakukan koordinasi dan penyiapan lahan yang akan dijadikan taman dan hutan kota.

    • Melakukan koordinasi, pembangunan dan pemeliharaan sarana dan prasarana penerangan taman, hutan kota.

    • Melakukan pengadaan lampu-lampu taman, dan hutan kota.

    • Melakukan pengelolaan peralatan yang dipergunakan dalam pembangunan instalasi penerangan taman dan hutan kota.

    • Melakukan pengadaan bahan, tanaman dan satwa yang diperlukan dalam pembangunan taman dan hutan kota.

15. Seksi Dekorasi Kota dan Reklame

    Tugas dan Tanggung Jawab :

    • Melakukan penyusunan rencana kegiatan Seksi Dekorasi Kota dan Reklame berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Dinas.

    • Melakukan penyiapan bahan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan pembangunan dan pemeliharaan dekorasi kota serta pengawasan, pembinaan dan pengendalian reklame.

    • Melakukan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan pembangunan dan pemeliharaan dekorasi kota serta pengawasan, pembinaan dan pengendalian reklame.

    • Melakukan koordinasi dan penyiapan lahan yang akan dibuat atau ditempatkan dekorasi kota.

    • Melakukan pengadaan bahan yang diperlukan dalam pembuatan dekorasi kota.

    • Melakukan pengendalian dan pengawasan atas pelaksanaan kegiatan pembuatan atau penempatan dekorasi kota.

    • Melakukan pemeliharaan, perbaikan dan pemugaran dekorasi kota.

    • Melakukan perawatan peralatan-peralatan yang digunakan dalam pembuatan dan pemeliharaan dekorasi kota.

16. Seksi Perencanaan Teknis Pertamanan

    Tugas dan Tanggung Jawab :

    • Melakukan penyusunan rencana kegiatan Seksi Perencanaan Teknis Pertamanan berdasarkan tugas, permasalahan dan regulasi sebagai bahan penyusunan Rencana Strategis serta Rencana Kerja dan Anggaran Dinas.

    • Melakukan penyiapan bahan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan perencanaan teknis pertamanan, dekorasi kota dan reklame.

    • Melakukan penyusunan konsep kebijakan, pedoman dan petunjuk teknis yang berkaitan dengan perencanaan teknis pertamanan, dekorasi kota dan reklame.

    • Melakukan pendataan dan inventarisasi terhadap taman, hutan kota, dekorasi kota dan reklame.

    • Melakukan analisis serta perencanaan kebutuhan taman, hutan kota dan dekorasi kota.

    • Melakukan pengkajian serta pemilihan lokasi taman, hutan kota dan dekorasi kota.

    • Melakukan penyusunan rencana teknis pembangunan taman dan hutan kota beserta estimasi biaya yang diperlukan.

    • Melakukan pembuatan desain taman, hutan kota dan dekorasi kota.

Tata Laksana Sistem yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Proses arsip surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini dilakukan secara semi komputerisasi yaitu dicatat di sebuah buku agenda pendataan surat masuk dan surat keluar dan di input ke dalam komputer. Pada penelitian ini terdiri dari beberapa prosedur, adapun prosedur kegiatan sistem yang berjalan adalah sebagai berikut :

1. Sistem Pengarsipan Surat Masuk

   • Semua surat masuk yang dikirim ke Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang akan diterima langsung oleh Humas.

   • Staff Humas akan mencatat surat masuk ke dalam buku agenda harian yang berisi tanggal surat masuk, perihal surat dan pengirim.

   • Kemudian Staff Humas memberikan berkas surat masuk tersebut ke bagian Kasubag Umum.

   • Surat yang diterima oleh Kasubag Umum akan di catat ke dalam buku kendali masuk

   • Kemudian Kasubag Umum melampiri lembar disposisi kedalam berkas surat masuk dan memberikan berkas surat masuk serta membawa buku kendali masuk ke Sekretariat.

   • Setelah itu Sekretariat menerima berkas surat masuk, mengecek kebenaran alamat surat masuk dan menandatangani dibuku kendali masuk bahwa surat telah diterima oleh pihak Sekretariat.

   • Sekretariat menyerahkan berkas surat masuk kepada Kepala Dinas untuk dilakukan disposisi.

   • Kepala Dinas melakukan disposisi dan menandatangani dilembar disposisi bahwa surat akan ditindak lanjuti kepada yang bersangkutan.

   • Setelah dilakukan disposisi oleh Kepala Dinas, berkas surat masuk dikembalikan kepada Sekretariat.

   • Sekretariat menyerahkan Berkas surat masuk untuk dilakukan pendistribusian surat oleh Kasubag Umum.

   • Kasubag Umum melakukan pendistribusian / menyampaikan surat ke bidang yang sesuai tertera pada lembar disposisi.

   • Kemudian berkas surat masuk dari Kepala Dinas yang sudah selesai diproses langsung diinput ke dalam ms.excel dan diarsipkan berdasarkan sifat dan tanggal surat oleh Kasubag Umum.

   
   

2. Sistem Pengarsipan Surat Keluar

   • Semua surat keluar yang di buat oleh bagian Kasubag Umum diperintahkan langsung oleh Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang melalui Sekretariat.

   • Pada proses surat keluar ini Sekretariat menentukan konsep surat yang akan di buat oleh Kasubag Umum.

   • Setelah menentukan konsep surat, lalu Kasubag Umum membuat surat keluar yang berisikan tanggal pembuatan surat, perihal surat, isi surat, pengirim, penerima, dan jenis surat yang telah diarahkan sebelumnya oleh Sekretariat.

   • Kemudian surat keluar yang telah dibuat oleh Kasubag Umum diserahkan kepada Sekretariat.

   • Sekretariat melakukan pengecekan terhadap surat keluar yang dibuat oleh Kasubag Umum.

   • Setelah melakukan pengecekan, Sekretariat menyerahkan surat keluar kepada Kepala Dinas.

   • Kepala Dinas menyetujui dan menandatangani surat keluar yang dibuat oleh Kasubag Umum.

   • Setelah disetujui, Sekretariat menyerahkan kembali surat keluar kepada Kasubag Umum yang sebelumnya sudah disetujui dan ditandatangani oleh Kepala Dinas.

   • Kemudian surat keluar diberi cap dinas, nomor surat dan di gandakan/copy oleh Kasubag Umum. Surat keluar yang sudah selesai diproses langsung diinput ke dalam ms.excel, dan dicatat kedalam buku agenda.

   • Copyan surat keluar yang telah bernomor dan berstempel cap dinas akan disimpan dan diarsipkan berdasarkan sifat dan tanggal surat oleh Kasubag Umum.

   • Kasubag Umum menyerahkan surat keluar ke Humas untuk dilakukan pengiriman kepada alamat yang tertera pada surat tersebut.

---

Rancangan Prosedur Sistem Yang Berjalan

Untuk penelitian sistem arsip Surat Masuk dan Surat Keluar Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang yang sedang berjalan, penelitian ini menggunakan program Unified Modelling Language (UML) untuk menggambarkan prosedur dan alur proses yang berjalan saat ini.

Analisa Sistem pada Use Case Diagram

Pada penelitian ini menggunakan Use Case Diagram untuk menggambarkan prosedur dan alur proses yang berjalan saat ini, sebagai berikut :

1. Sistem Pengarsipan Surat Masuk

   

   Gambar 3.3. Use Case Diagram Sistem Arsip Surat Masuk

   
   

   Berdasarkan gambar 3.3 Use Case Diagram Arsip Sistem Surat Masuk yang berjalan saat ini yaitu terdapat :

   • Satu sistem yang mencakup seluruh kegiatan sistem Arsip surat masuk.

   • 4 (Empat) actor yang melakukan kegiatan diantaranya: Humas, Kasubag Umum, Sekretariat dan Kepala Dinas.

   • Terdapat 13 (Tiga Belas) yang biasa dilakukan oleh actor-actor yaitu Menerima dan Mencatat Surat Masuk Di Buku Agenda Harian, Memberikan Berkas Surat Masuk, Surat Masuk Dicatat Kedalam Buku Kendali, Melampiri Lembar Disposisi Di Berkas Surat Masuk, Memberikan Berkas Surat Masuk Serta Membawa Buku Kendali Masuk, Menerima Berkas Surat Masuk Dan Mengecek Kebenaran Alamat Surat Masuk, Menandatangani Dibuku Kendali Masuk, Menyerahkan Berkas Surat Masuk, Melakukan Disposisi Dan Menandatangani Dilembar Disposisi, Berkas Surat Masuk Dikembalikan, Menyerahkan Berkas Surat Masuk, Pendistribusian / Penyampaian Surat, dan Berkas Surat Masuk Diinput Ke Dalam Ms.Excel Dan Diarsipkan.

   
   

2. Sistem Pengarsipan Surat Keluar

   

   Gambar 3.4. Use Case Diagram Sistem Arsip Surat Keluar

   
   

   Berdasarkan gambar 3.4 Use Case Diagram Arsip Sistem Surat Keluar yang berjalan saat ini yaitu terdapat :

   • Satu sistem yang mencakup seluruh kegiatan Sistem Arsip Surat Keluar.

   • 4 (Empat) actor yang melakukan kegiatan diantaranya: Kepala Dinas, Sekretariat, Kasubag Umum, dan Humas.

   • 13 (Tiga Belas) use case dan 2 (dua) include yang biasa dilakukan oleh actor-actor yaitu Merintahkan Untuk Membuat Surat Keluar, Menentukan Konsep Surat Keluar, Membuat Surat Keluar, Menyerahkan Surat Keluar Yang Telah Dibuat, Melakukan Pengecekan Terhadap Surat Keluar, Dilanjutkan Ke Proses Selanjutnya, Akan Dikembalikan Dan Dibuat Ulang, Menyerahkan Surat Keluar, Menyetujui Dan Menandatangani Surat Keluar, Menyerahkan Kembali Surat Keluar, Surat Keluar Diberi Cap Dinas, Nomor Surat Dan Di Gandakan, Surat Keluar Langsung Diinput Ke Dalam Ms.excel Dan Di Catat Dibuku Agenda, Surat Keluar Disimpan Dan Diarsipkan, Menyerahkan Surat Keluar, Melakukan Pengiriman Surat Keluar.

Analisa Sistem pada Activity Diagram

Activity Diagram berfungsi untuk menggambarkan rangkaian aliran aktifitas sistem yang berjalan baik digunakan untuk menggambarkan proses bisnis maupun use case serta dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi.

1. Sistem Pengarsipan Surat Masuk

   

   Gambar 3.5. Activity Diagram Sistem Arsip Surat Masuk

   
   

   Berdasarkan Gambar Activity Diagram Arsip Surat Masuk diatas terdapat :

   • Terdapat 4 (Empat) Vertikal Swimlane yang melakukan aktivitas di dalam sistem yang sudah berjalan yaitu: Humas, Kasubag Umum, Sekretariat dan Kepala Dinas

   • Terdapat 1 (Satu) Initial Node sebagai awal untuk memulai sistem yang berjalan dan 1 (Satu) Activity Final Node untuk mengakhiri sistem yang berjalan.

   • Terdapat 14 (Empat Belas) Action State yang menjelaskan suatu kegiatan yaitu Menerima dan Mencatat Surat Masuk Di Buku Agenda Harian, Memberikan Berkas Surat Masuk, Mencatat Surat Masuk Kedalam Buku Kendali, Melampiri Lembar Disposisi Di Berkas Surat Masuk, Memberikan Berkas Surat Masuk Serta Membawa Buku Kendali Masuk, Menerima Berkas Surat Masuk, Mengecek Kebenaran Alamat Surat Masuk, Menandatangani Dibuku Kendali Masuk, Menyerahkan Berkas Surat Masuk, Melakukan Disposisi Dan Menandatangani Dilembar Disposisi, Berkas Surat Masuk Dikembalikan, Menyerahkan Berkas Surat Masuk, Pendistribusian / Penyampaian Surat, Berkas Surat Masuk Diinput Ke Dalam Ms.Excel Dan Diarsipkan.

   
   

2. Sistem Pengarsipan Surat Keluar

   

   Gambar 3.6. Activity Diagram Sistem Arsip Surat Keluar

   
   

   Berdasarkan Gambar Activity Diagram Pengarsipan Surat Keluar diatas terdapat :

   • Terdapat 4 (Empat) Vertikal Swimlane yang melakukan aktivitas di dalam sistem yang sudah berjalan yaitu: Kepala Dinas, Sekretariat, Kasubag Umum, dan Humas.

   • Terdapat 1 (Satu) Initial Node sebagai awal untuk memulai sistem yang berjalan dan 1 (Satu) Activity Final Node untuk mengakhiri sistem yang berjalan.

   • Terdapat 16 (Enam Belas) Action State dan 1 (Satu)Decision Node yang menjelaskan suatu kegiatan yaitu Merintahkan Untuk Membuat Surat Keluar, Menentukan Konsep Surat Keluar, Membuat Surat Keluar, Menyerahkan Surat Keluar Yang Telah Dibuat, Melakukan Pengecekan Terhadap Surat Keluar, Dikembalikan Dan Dibuat Ulang Apabila Ditolak, Dilanjutkan Apabila Diterima, Menyerahkan Surat Keluar, Menyetujui Dan Menandatangani Surat Keluar, Menyerahkan Kembali Surat Keluar, Surat Keluar Diberi Cap Dinas Dan Nomor Surat, Menggandakan Surat Keluar, Surat Keluar Diinput Ke Ms.excel Dan Di Catat Dibuku Agenda, Surat Keluar Disimpan Dan Diarsipkan, Menyerahkan Surat Keluar, Melakukan Pengiriman Surat Keluar.

Analisa Sistem Pada Sequence Diagram

Pada penelitian ini menggunakan Sequence Diagram yang berfungsi untuk mendeskripsikan bagaimana entitas dalam system berinteraksi, termasuk pesan yang digunakan saat interaksi.

1. Sistem Pengarsipan Surat Masuk

   

   Gambar 3.7 Sequence Diagram Sistem Arsip Surat Masuk

   
   

   Berdasarkan Gambar Sequence Diagram Sistem Arsip Surat Masuk diatas terdapat :

   • Terdapat 4 (Empat) actor yang melakukan kegiatan diantaranya: Humas, Kasubag Umum, Sekretariat dan Kepala Dinas.

   • Terdapat 5 (Lima) Life Line yaitu Surat Masuk, Buku Kendali, Disposisi, Komputer dan Arsip

   • Terdapat 17 (Tujuh Belas) Massage yang merupakan urutan kegiatan Sistem Arsip Surat Keluar yaitu Menerima dan Mencatat Surat Masuk, Memberikan Berkas Surat Masuk, Mencatat Surat Masuk, Melampiri Lembar Disposisi, Memberikan Berkas Surat Masuk, Membawa Buku Kendali Masuk, Menerima Berkas Surat Masuk, Mengecek Kebenaran Alamat, Menandatangani Dibuku Kendali, Menyerahkan Berkas Surat Masuk, Melakukan Disposisi, Menandatangani Dilembar Disposisi, Berkas Surat Masuk Dikembalikan, Menyerahkan Berkas Surat Masuk, Pendistribusian / Penyampaian Surat, Mengiinput Berkas Surat Masuk, Berkas Surat Masuk Diarsipkan.

   
   

2. Sistem Pengarsipan Surat Keluar

   

   Gambar 3.8 Sequence Diagram Sistem Arsip Surat Keluar

   
   

   Berdasarkan Gambar Sequence Diagram Sistem Arsip Surat Keluar diatas terdapat :

   • Terdapat 4 (Empat) actor yang melakukan kegiatan diantaranya: Kepala Dinas, Sekretariat, Kasubag Umum dan Humas.

   • Terdapat 5 (Lima) Life Line yaitu Surat Keluar, Buku Agenda, Komputer, Arsip dan Pengiriman.

   • Terdapat 15 (Lima Belas) Massage yang merupakan urutan kegiatan Sistem Arsip Surat Keluar yaitu Merintahkan Untuk Membuat Surat Keluar, Menentukan Konsep Surat Keluar, Membuat Surat Keluar, Menyerahkan Surat Keluar Yang Telah Dibuat, Melakukan Pengecekan Terhadap Surat Keluar, Menyerahkan Surat Keluar, Menyetujui Dan Menandatangani Surat Keluar, Menyerahkan Kembali Surat Keluar, Surat Keluar Diberi Cap Dinas dan Nomor Surat, Surat Keluar Di Gandakan, Mengiinput Surat Keluar, Mencatat Surat Keluar, Surat Keluar Disimpan Dan Diarsipkan, Menyerahkan Surat Keluar, Melakukan Pengiriman Surat Keluar.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa PIECES

Pada metode analisa ini penulis mempelajari dan menganalisa sistem Arsip surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang. Dari hasil analisa yang didapat penulis menggunakan Analisa PIECES yaitu (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency and Service).

Tabel 3.1 Analisa PIECES

---

Analisa Masukan

Nama Masukan : Buku Agenda untuk tanda terima surat masuk dan membuat laporan surat keluar.
Fungsi : Sebagai data surat masuk dan surat keluar sebelum di masukan ke ms. Excel. Data tersebut untuk menjelaskan identitas surat masuk dan surat keluar.
Sumber : Bagian Kasubag Umum
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap menerima surat masuk dan membuat surat keluar (Selama jam kerja)
Keterangan : Berisi Nomor surat, Tanggal Penerimaan dan Pembuatan, Darimana Surat Tersebut Berasal, Perihal Surat, Jenis Surat, Status Surat, dan Kategori.

---

Analisa Proses

Nama Proses : Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar
Masukan : Daftar Data Surat Masuk dan Surat Keluar
Keluaran : Laporan Pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar
Ringkasan Proses: Laporan pendataan Surat Masuk dan Surat Keluar merupakan hasil akhir dari proses pendataan surat yang kemudian di asrsipkan dengan cara dicatat di buku agenda dan di input ke dalam Ms.Excel oleh Staff Tata Usaha.

---

Analisa Keluaran

Nama Keluaran : Laporan Akhir (Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar)
Fungsi : Sebagai tempat penyimpanan surat surat yang telah dilakukan beberapa proses agar terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
Media  : Kertas
Distribusi : Surat - surat disimpan oleh Kasubag Umum
Frekuensi : Selama Jam Kerja
Deskripsi :Laporan data surat masuk dan surat keluar dilanjutkan dengan proses pengarsipan. Sehingga kedua hal tersebut merupakan suatu hal yang berkesinambungan dimana laporan surat masuk dan surat keluar memuat data - data rahasia, biasa dan penting maka dari itu dibuat proses pengarsipan.

Konfigurasi Sistem yang Berjalan

Spesifikasi Hardware

Di dalam membuat analisa untuk penulisan laporan skripsi, penulis menggunakan perangkat dengan konfigurasi minimal sebagai berikut:

1. Processor : AMD E1-1200 APU Radeon (tm) HD Graphics 1.40 GHz

2. Monitor : TOSHIBA

3. Mouse : Logitech B100

4. Keyboard : TOSHIBA Desktop Keyboard

5. RAM : 4 GB

6. Printer : HP

---

Spesifikasi Software

1. Microsoft Windows 7 Ultimate 32-bit

2. Microsoft Office 2007

3. Visual Paradigm 6.4 Enterprise Edition

---

Hak Akses (Brainware)

Mengoperasikan atau mengolah surat masuk dan surat keluar yang dibutukan hanya dapat dilakukan oleh Kasubag Umum.

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan yang dihadapi

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, maka permasalahan yang dihadapi diantaranya:

1. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, sistem yang berjalan untuk arsip surat masuk dan surat keluar pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang besifat semi komputerisasi yaitu setiap surat masuk dan surat keluar harus dicatat dalam buku agenda yang kemudian di input ke MS.Excel, maka sistem belum berjalan secara maksimal karena masih ada kegiatan pencatatan dan pemberian nomor secara manual. Penyimpanan berkas surat masuk dan surat keluar yang masih disimpan di rak-rak/lemari dan pengarsipan pun cukup banyak sehingga surat-surat tersebut menjadi menumpuk, tersebar ataupun hilang, serta belum adanya data yang saling terintegrasi, hal ini menyebabkan proses pengarsipan dapat terhambat karena tidak didapatkan secara cepat surat - surat yang diperlukan, oleh karena itu diperlukan perancangan sistem agar sistem menjadi terkomputerisasi dan saling terintegrasi sehingga akan diperoleh sistem yang cepat, tepat, dan akurat dalam pengambilan keputusan.

2. Analisa pada sistem yang berjalan pada saat melakukan klasifikasi surat masuk dan surat keluar hanya dibedakan berdasarkan jenis surat dan nomor surat. Dalam melakukan klasifikasi surat masuk dan surat keluar masih sering terjadinya redudansi / pengulangan data pada saat penomoran dan tertibannya data (Throwing). Dalam melakukan klasifikasi surat masuk dan surat keluar sebaiknya dapat di kelompokan dengan baik yaitu berdasarkan tanggal surat, perihal surat, sifat dan tujuan surat jadi pada saat melakukan pengarsipan dapat tersusun dengan rapih, apabila dibutuhkan sewaktu waktu surat dapat diperoleh dengan cepat dan akurat.

3. Sistem yang berjalan saat ini pada proses Arsip surat masuk dan surat keluar terdapat duplikasi perkerjaan, karena pembuatan Surat Masuk dan Surat Keluar yang masih sendiri-sendiri sehingga berkas menumpuk di rak-rak / lemari Bagian Kasubag Umum. Berkas surat masuk dan surat keluar tidak tersimpan dalam suatu sistem sehingga kurang aman dalam penyimpanan dan berkas dapat hilang ketika dibutuhkan. Kemudian tidak adanya suatu sistem untuk menyimpan data sehabis proses pengarsipan, sehingga tidak adanya data untuk melihat riwayat surat masuk dan surat keluar sebelumnya karena proses pencarian arsip yang masih dilakukan dengan cara melihat nomor surat yang memerlukan waktu cukup lama sehingga sering terjadi keterlambatan dalam penyajian informasi dan proses pengambilan keputusan.

---

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah melakukan penelitian dan observasi bagaimana sistem yang berjalan, perlu adanya suatu sistem yang baru yang lebih baik untuk dapat mempermudah pekerjaan dan mencari informasi untuk pengambilan keputusan di masa yang akan datang. Arsip surat masuk dan surat keluar yang semi komputerisasi yaitu masih dicatat di buku agenda dan diinput menggunakan Ms. Excel. Maka dari itu perlu adanya sistem yang berbasis Electronic Arsip agar dapat mempermudah dalam menghasilkan informasi mengenai surat masuk dan surat keluar. Sistem yang berbasis Electronic Arsip ini tentunya dapat memberikan dampak yang besar mengenai informasi yang akurat dan tidak akan terjadi pengulangan data yang sama pada setiap berkas atau pada berkas berikutnya, dapat mengklasifikasikan surat berdasarkan nomor surat, perihal surat, sifat dan dapat menyimpan berkas dengan baik, supaya membantu untuk membuat keputusan dengan cepat di kemudian hari.

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I merupakan daftar yang diperoleh dari hasil pengumpulan data dari lapangan yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara. Dan berikut adalah tabel Elisitasi Tahap I.

Tabel 3.2 Elisitasi tahap I

---

Elisitasi Tahap II

Elisitasi tahap II dibentuk berdasarkan Elisitasi tahap I yang kemudian diklasifikasikan lagi dengan menggunakan metode MDI.

• M = Mandatory (yang wajib digunakan)

• D = Desirable (yang diinginkan)

• I = Inessential (yang tidak penting digunakan)

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap II

---

Elisitasi Tahap III

Berdasarkan Elisitasi Tahap II di atas, dibetuklah Elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan metode TOE dengan opsi HML. Requirement yang opsinya High (H) harus deliminasi. Berikut adalah requirement tersebut :

Keterangan :

• T = Technical

• O = Operational

• E = Economic

• H = High

• M = Middle

• L = Low

Tabel 3.4 Elisitasi Tahap III

---

Final Draft Elisitasi

Final Draft Elisitasi merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan digunakan. Hasil dari wawancara dan observasi pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang meminta untuk draft final elisitasi seperti berikut :

Tabel 3.5 Draft Final Elisitasi

BAB IV

HASIL PENELITIAN

Rancangan Sistem Yang Diusulkan

Prosedur Sistem Usulan

Setelah dilakukannya observasi dan analisa dalam sistem arsip surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang, maka penulis akan membuat prosedur sistem usulan yang bertujuan untuk mengembangkan sistem arsip surat masuk dan surat keluar yang pada sebelumnya banyak mengalami kendala seperti pencarian berkas kembali membutuhkan waktu yang lama, belum adanya ruang penyimpanan yang terjamin keamannnya dan pengiinputan berkas masih dilakukan pencatatan kedalam buku agenda yang mengakibatkan terjadinya redudansi berkas atau pengulangan data. Berikut beberapa prosedur usulan yang telah diusulkan oleh penulis dalam sistem arsip surat masuk dan surat keluar pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang :

1. Pengelola (Admin)

   • Dapat melakukan login sebagai admin

   • Dapat Masuk ke halaman utama

   • Mengelola data master seperti menambahkan data user (nama, nip, jabatan, password)

   • Mengelola data transaksi surat masuk dan surat keluar seperti menambahkan (sifat surat, klasifikasi surat dan kode arsip)

   • Dapat menampilkan / melihat riwayat pengguna (user)

   • Dapat melakukan Logout

2. Kasubag Umum (User)

   • Dapat melakukan login dengan menggunakan NIP

   • Dapat Masuk ke halaman utama

   • Melakukan penginputan surat masuk dan disposisi

   • Melakukan penginputan surat keluar

   • Dapat mengedit dan menghapus surat masuk dan surat keluar

   • Dapat melihat dan mencetak laporan surat masuk dan surat keluar

   • Dapat mengedit data user dimenu profil

   • Dapat melakukan Logout

3. Kepala Dinas(User)

   • Dapat melakukan login dengan menggunakan NIP

   • Dapat Masuk ke halaman utama

   • Dapat melihat dan mencari daftar surat masuk dan surat keluar yang telah diarsipkan

   • Dapat melihat dan mencetak laporan surat masuk dan surat keluar yang telah diarsipkan

   • Dapat melihat / mengontrol riwayat pengguna (user)

   • Dapat melakukan Logout

---

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Dari penelitian yang telah dilakukan penulis mencoba menggambarkan alur sistem usulan dengan menggunakan Use Case Diagram. Berikut adalah Use Case Diagram dalam sistem arsip surat masuk dan surat keluar pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang :

Gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Berdasarkan gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar yang diusulkan yaitu terdapat :

• 1 (Satu) sistem yang mencakup seluruh kegiatan Sistem Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar.

• 3 (Tiga) actor yang melakukan kegiatan diantaranya: Admin, Kasubag Umum, dan Kepala Dinas.

• 13 (Tiga Belas) use case dan 11 (Sebelas) include yang biasa dilakukan oleh actor-actor yaitu Login, Menu Halaman Utama, Data Master (Nama, Pegawai, NIP, Jabatan, dan Password), Data Transaksi (Surat Masuk dan Surat Keluar), Input Surat Masuk dan Disposisi, Input Surat Keluar, Menghapus Dan Mengedit Surat Masuk Dan Surat Keluar, Mencetak Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar, Mengedit Data User, Mencari Daftar Surat Masuk dan Surat Keluar, Mencetak Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar, Menampilkan Riwayat Pengguna, Logout.

Berdasarkan Gambar 4.1 diatas dapat dideskripsikan Usecase yang diusulkan sebagai berikut :

1. Usecase : Login

Actor :Admin, Kasubag Umum dan Kepala Dinas

Scenario : Admin, Kasubag Umum dan Kepala Dinas melakukan login sesuai dengan username dan password yang sudah ada.

2. Use case : Menu Halaman Utama

Actor: Admin, Kasubag Umum dan Kepala Dinas

Scenario: Admin, Kasubag Umum dan Kepala Dinas melakukan login sesuai dengan username dan password yang sudah ada.

3. Use Case: Data Master

Actor: Admin

Scenario : Admin mengelola data master berupa (Nama, Pegawai, NIP, Jabatan, dan Password)

4. Use Case: Data Transaksi

Actor: Admin

Scenario: Admin mengelola data Transaksi berupa (Surat Masuk dan Surat Keluar)

5. Use case: Input Surat Masuk dan Disposisi

Actor: : Kasubag Umum

Scenario: Kasubag Umum menginput Surat Masuk dan Disposisi.

6. Use case: Input Surat Keluar

Actor: Kasubag Umum

Scenario: : Kasubag Umum menginput Surat Keluar

7. Use case: Menghapus Dan Mengedit Surat Masuk Dan Surat Keluar

Actor: Kasubag Umum

Scenario: Kasubag dapat Menghapus Dan Mengedit Surat Masuk Dan Surat Keluar

8. Use case: Mencetak Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

Actor: Kasubag Umum

Scenario: Kasubag Umum Mencetak Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

9. Use case: Mengedit Data User

Actor: Kasubag Umum

Scenario: Kasubag Umum Dapat Mengedit Data User

10. Use case: Mencari Daftar Surat Masuk dan Surat Keluar

Actor: Kepala Dinas

Scenario: Kepala Dinas Dapat Mencari Daftar Surat Masuk dan Surat Keluar

11. Use case: Mencetak Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

Actor: Kepala Dinas

Scenario: Kepala Dinas Dapat Mencetak Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

12. Use case: Menampilkan Riwayat Pengguna

Actor: Admin dan Kepala Dinas

Scenario: Admin dan Kepala Dinas Dapat Menampilkan Riwayat Pengguna

13. Use case: Melakukan Logout

Actor: Admin, Kasubag Umum dan Kepala Dinas

Scenario: Admin, Kasubag Umum dan Kepala Dinas Dapat Melakukan Logout

---

Sequence Diagram Sistem Yang Diusulkan

Dari penelitian yang telah dilakukan penulis mencoba menggambarkan alur sistem usulan dengan menggunakan Sequence Diagram. Berikut adalah Sequence Diagram dalam sistem arsip surat masuk dan surat keluar pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang :

1. Sequence Diagram Usulan Pada Admin

   

   Gambar 4.2 Sequence Diagram Usulan Pada Admin

   
   

   Berdasarkan Gambar Sequence Diagram Usulan Pada Admin diatas terdapat :

   • Terdapat 1 (Satu) actor yang melakukan kegiatan diantaranya: Admin.

   • Terdapat 3 (Tiga) Boundary Lifeline, 1 (Satu) Control Lifeline, dan 1 (satu) Entity Lifeline yaitu Halaman Login, Halaman Utama, Control Data, Database, Halaman Logout.

   • Terdapat 8 (Delapan) Massage yang merupakan urutan kegiatan sistem usulan pada admin yaitu input username password, create user, insert data user, include data user, back halaman utama, create data transaksi, include data transaksi, logout.

2. Sequence Diagram Usulan Pada Kasubag Umum

   

   Gambar 4.3 Sequence Diagram Usulan Pada Kasubag Umum

   
   

   Berdasarkan Gambar Sequence Diagram Usulan Pada Kasubag Umum diatas terdapat :

   • Terdapat 1 (Satu) actor yang melakukan kegiatan diantaranya: Kasubag Umum.

   • Terdapat 3 (Tiga) Boundary Lifeline, 1 (Satu) Control Lifeline, dan 1 (satu) Entity Lifeline yaitu Halaman Login, Halaman Utama, Control Data, Database, Halaman Logout.

   • Terdapat 11 (Sebelas) Massage yang merupakan urutan kegiatan sistem usulan pada admin yaitu input username password, View halaman utama, input data surat masuk dan disposisi, simpan data surat masuk, update data surat masuk, kembali halaman utama, input data surat keluar, simpan data surat keluar, update data surat keluar, logout, kembali halaman utama.

3. Sequence Diagram Usulan Pada Kepala Dinas

   

   Gambar 4.4 Sequence Diagram Usulan Pada Kepala Dinas

   
   

   Berdasarkan Gambar Sequence Diagram Usulan Pada Kepala Dinas diatas terdapat :

   • Terdapat 1 (Satu) actor yang melakukan kegiatan diantaranya: Kepala Dinas..

   • Terdapat 3 (Tiga) Boundary Lifeline, 1 (Satu) Control Lifeline, dan 1 (satu) Entity Lifeline yaitu Halaman Login, Halaman Utama, Control Data, Laporan, Halaman Logout.

   • Terdapat 9 (Sembilan) Massage yang merupakan urutan kegiatan sistem usulan pada Kasubag Umum yaitu input username password, view halaman utama, view data surat masuk, kembali halaman utama, view data surat keluar, view surat masuk dan surat keluar, cetak surat masuk dan surat keluar, logout, kembali halaman login.

---

Activity Diagram Sistem Yang Diusulkan

Dari penelitian yang telah dilakukan penulis mencoba menggambarkan alur sistem usulan dengan menggunakan Activity Diagram. Berikut adalah Activity Diagram dalam sistem arsip surat masuk dan surat keluar pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang :

1. Activity Diagram Usulan Pada Admin

   

   Gambar 4.5 Activity Diagram Usulan Pada Admin

   
   

   Berdasarkan Gambar Activity Diagram Usulan Pada Admin diatas terdapat :

   • Terdapat 1 (Satu) Initial Node sebagai awal untuk memulai sistem yang berjalan dan 1 (Satu) Activity Final Node untuk mengakhiri sistem yang berjalan.

   • Terdapat 2 (Dua) Fork Node bertujuan untuk memecahkan action.

   • Terdapat 9 (Sembilan) Action State yang menjelaskan suatu kegiatan yaitu Melakukan Login, Masuk Ke Halaman Utama, Kelola Data Master, Menambahkan Data User (Pengguna), Kelola Data Transaksi, Surat Masuk, Surat Keluar, Riwayat Pengguna, Melakukan Logout.

2. Activity Diagram Usulan Pada Kasubag Umum

   

   Gambar 4.6 Activity Diagram Usulan Pada Kasubag Umum

   
   

   Berdasarkan Gambar Activity Diagram Usulan Pada Kasubag Umum diatas terdapat :

   • Terdapat 1 (Satu) Initial Node sebagai awal untuk memulai sistem yang berjalan dan 1 (Satu) Activity Final Node untuk mengakhiri sistem yang berjalan.

   • Terdapat 3 (Tiga) Fork Node bertujuan untuk memecahkan action.

   • Terdapat 10 (Sepuluh) Action State yang menjelaskan suatu kegiatan yaitu Melakukan Login, Masuk Ke Halaman Utama, Menginput Surat Masuk dan Disposisi, Menginput Surat Keluar, Dapat Menghapus Dan Mengedit Surat Masuk, Dapat Menghapus Dan Mengedit Surat Keluar, Laporan (Cetak Surat Masuk dan Cetak Surat Keluar), Melakukan Logout.

3. Activity Diagram Usulan Pada Kepala Dinas

   

   Gambar 4.7 Activity Diagram Usulan Pada Kepala Dinas

   
   

   Berdasarkan Gambar Activity Diagram Usulan Pada Kepala Dinas diatas terdapat :

   • Terdapat 1 (Satu) Initial Node sebagai awal untuk memulai sistem yang berjalan dan 1 (Satu) Activity Final Node untuk mengakhiri sistem yang berjalan.

   • Terdapat 3 (Tiga) Fork Node bertujuan untuk memecahkan action.

   • Terdapat 9 (Sembilan) Action State yang menjelaskan suatu kegiatan yaitu Melakukan Login, Masuk Ke Halaman Utama, Dapat Melihat Dan Mencari Daftar Surat Masuk, Dapat Melihat Dan Mencari Daftar Surat Keluar, Laporan (Lihat dan Cetak Surat Masuk dan Lihat dan Cetak Surat Keluar), Menampilkan / Melihat Riwayat Pengguna, Melakukan Logout.

---

Class Diagram Sistem Yang Diusulkan

Dari penelitian yang telah dilakukan penulis mencoba menggambarkan alur sistem usulan dengan menggunakan Class Diagram. Berikut adalah Class Diagram dalam sistem arsip surat masuk dan surat keluar pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang :

Gambar 4.8 Class Diagram Sistem Yang Diusulkan

Berdasarkan gambar 4.8 Class Diagram Sistem Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar yang diusulkan yaitu terdapat:

• Terdapat 4 (Empat) Class yaitu tabel user, surat_masuk, disposisi, surat_keluar.

• Terdapat 4 (Empat) Association, yaitu bertujuan untuk merelasikan atau menghubungkan antar class satu sama lain.

---

Perbedaan Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Berdasarkan dari penelitian yang telah dilakukan, Penulis mencoba menggambarkan perbedaan sistem yang sedang bejalan dan sistem yang diusulkan pada Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Tangerang dalam tabel dibawah ini. Berikut tabel perbedaan sistem yang sedang bejalan dan sistem yang diusulkan :

Tabel 4.1 Sistem Yang Berjalan dan Sistem Yang Diusulkan

Rancangan Basis Data

Spesifikasi Basis Data

1. Nama File : user
   Media : Hardisk
   Isi : (id_user, username, password, nama, level)
   Panjang record : 80
   Primary key : id_user
   

   

   Tabel 4.2 User

2. Nama File : surat_masuk
   Media : Hardisk
   Isi : (id_surat, no_surat, kode_arsip, tanggal_surat, pengirim, sifat_surat, diposisi, perihal, diinput_oleh, tanggal_input, file)
   Panjang record : 240
   Primary key : id_surat
   

   

   Tabel 4.3 Surat Masuk

3. Nama File : surat_keluar
   Media : Hardisk
   Isi : (id_surat, no_surat, surat, tanggal_surat, tujuan, sifat_surat, perihal, kode_arsip, diinput_oleh, tanggal_input, file)
   Panjang record : 335
   Primary key : id_surat
   

   

   Tabel 4.4 Surat Keluar

4. Nama File : disposisi
   Media : Hardisk
   Isi : (id_ disposisi, tujuan, isi_ disposisi, sifat, batas_waktu, catatan)
   Panjang record : 155
   Primary key : id_ disposisi
   

   

   Tabel 4.5 Disposisi

Rancangan Program Yang Diusulkan

Tampilan Menu Login

Gambar 4.9 Tampilan Menu Login

Berdasarkan pada gambar diatas, menjelaskan tentang tampilan pada menu login yang dimana hanya terdapat 3 hak akses yaitu Admin, Kasubag Umum dan Kepala Dinas. Gambar diatas terdapat kolom Username, Password dan Tombol Login. Pada saat melakukan login masing-masing user dibedakan berdasarkan NIP jabatan pekerjaanya.

---

Tampilan Menu Halaman Utama (Beranda)

Gambar 4.10 Tampilan Menu Halaman Utama (Beranda)

Berdasarkan pada gambar diatas, menjelaskan tentang tampilan pada halaman utama (Beranda). Setelah melakukan login, user langsung masuk ke halaman utama (beranda). Pada halaman utama (beranda) terdapat beberapa icon yang ada di sebelah kiri seperti : beranda, surat masuk, surat keluar, disposisi dan pengguna. Pada halaman ini juga terdapat logo dari Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Tangerang (DISBUDPAR), serta terdapat juga keterangan jumlah banyaknya dari surat dan disposisi yang telah di input dan dilengkapi juga dengan fitur search engine yang memudahkan proses pada pencarian surat yang dibutuhkan.

---

Tampilan Menu Surat Masuk

Gambar 4.11 Tampilan Menu Surat Masuk

Berdasarkan pada gambar diatas, menjelaskan tentang tampilan pada menu surat masuk masuk yang dimana setelah user menekan icon surat masuk yang berada disebelah kiri pada tampilan halaman utama (beranda) sebelumnya.Tampilan surat masuk ini terdapat beberapa daftar surat masuk yang telah diinput berdasarkan kode arsip, nomor surat, tanggal surat, pengirim, sifat surat, disposisi, perihal, diinput oleh dan tanggal inputnya.

---

Tampilan Menu Surat Keluar

Gambar 4.12 Tampilan Menu Surat Keluar

Berdasarkan pada gambar diatas, menjelaskan tentang tampilan pada menu surat keluar yang dimana memuat untuk daftar surat keluar saja. Pada tampilan ini user dapat menginput atau menambahkan surat keluar yang berdasarkan surat, nomor surat, tanggal surat, tujuan, sifat surat, perihal, kode arsip, diinput oleh dan tanggal inputnya. Pada halaman ini, user juga dapat menginput dan menambahkan surat keluar dengan menekan tombol button “Tambah” yang berwarna merah.

---

Tampilan Menu Disposisi

Gambar 4.13 Tampilan Menu Disposisi

Berdasarkan pada gambar diatas, menjelaskan tentang tampilan pada menu disposisi ini user hanya bisa menginput surat masuk yang telah di disposisikan oleh kepala dinas yang berdasarkan disposisi, kepada, catatan, lampiran file, serta tombol button “Simpan” dan ”Batal”.

---

Tampilan Tambah Surat Masuk

Gambar 4.14 Tampilan Tambah Surat Masuk

Berdasarkan pada gambar diatas, menjelaskan tentang tampilan pada tambah surat masuk user dapat menekan tombol button “Tambah” pada halaman surat masuk sebelumnya, user akan masuk ke halaman tampilan tambah surat masuk yang berupa kode arsip, no surat, tanggal surat, pengirim, sifat surat, disposisi, perihal, diinput oleh, tanggal input, lampiran file serta ada tombol button “simpan” dan “batal”.

---

Tampilan Tambah Surat Keluar

Gambar 4.15 Tampilan Tambah Surat Keluar

Berdasarkan pada gambar diatas, menjelaskan tentang tampilan pada tambah surat Kelua. Pada tampilan selanjutnya apabila user menekan tombol button “Tambah” pada tampilan surat keluar maka user akan masuk ke tampilan seperti gambar diatas yaitu Tampilan Tambah Surat Keluar. Di halaman ini user hanya menginput surat keluar dengan mudah berdasarkan surat , nomor surat, tanggal surat, tujuan, sifat surat, perihal, kode arsip, diinput oleh dan tanggal inputnya serta ada tombol button “simpan” dan “batal”.

---

Tampilan Laporan Surat Masuk

Gambar 4.16 Tampilan Laporan Surat Masuk

Berdasarkan pada gambar diatas, menjelaskan tentang tampilan pada laporan surat masuk yang dimana laporan tersebut dapat berfungsi untuk menunjukan data berkas surat masuk kepada kepala dinas. Dari laporan diatas dapat mengetahui waktu surat diinput dan nama penginput surat (User).

---

Tampilan Laporan Surat Keluar

Gambar 4.17 Tampilan Laporan Surat Keluar

Berdasarkan pada gambar diatas, menjelaskan tentang tampilan pada laporan surat keluar yang dimana memuat untuk daftar surat keluar saja. Pada laporan ini berfungsi untuk menunjukan atau memperlihatkan data berkas surat keluar kepada kepala dinas. Dari laporan diatas dapat mengetahui waktu surat diinput dan nama penginput surat (User).

Black Box Testing

Berdasarkan dari penelitian yang telah dilakukan, Penulis mencoba untuk menguji sistem dengan cara mengamati, menjabarkan hasil fungsional dari perangkat lunak dan memastikan bahwa sistem yang dibuat berjalan dengan baik atau sesuai yang diharapkan yaitu dengan Metode Black Box Testing.

Tabel 4.6 Pengujian Black Box Testing

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras (Hardware) yang diusulkan dalam rancangan sistem ini adalah :

• Processor  : AMD A8-7600

• Monitor  : HP Pavillion 20 2212d

• Mouse  : Logitech

• Keyboard  : Standart

• Hardisk  : 500 GB

• RAM  : 4 GB

• Printer  : Canon inkjet iP 1800 series

---

Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)

Berdasarkan Perangkat lunak (software) yang diusulkan dalam rancangan sistem ini yaitu :

• Sistem Operasi (Windows 7)

• Microseft Office 2017

• XAMPP

• PHP

• Sublime Text

• Aplikasi Browser (Google Chrome)

---

Hak Akses (Brainware)

Berdasakan dari penelitian yang telah diusulkan. Penulis memberikan 3 Hak akses (Brainware) pada sistem arsip surat masuk dan surat keluar :

• Admin

• Kasubag Umum

• Kepala Dinas

Schedule Penelitian

Berdasarkan penelitian yang telah berlangsung, Penulis mencoba untuk membuat tabel Schedule Penelitian. Schedule Penelitian adalah suatu susunan proses / jadwal pembuatan sistem guna mewujudkan kinerja sistem yang lebih baik. Berikut adalah Schedule Penelitian yang telah dibuat :

Tabel 4.7 Schedule Penelitian

Estimasi Biaya

Berdasarkan dari segi estisimasi biaya penelitian yang telah berlangsung, Penulis mencoba untuk membuat daftar rincian biaya selama penelitian berlangsung guna untuk keperluan dalam menyelesaikan penulisan dan penelitian yang telah diiusulkan. Berikut adalah estimasi biaya yang telah dibuat :

Tabel 4.8 Estisimasi Biaya

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan dari penelitian yang telah dilakukan dengan menggunakan beberapa metode penelitian, maka dapat disimpulkan beberapa hal mengenai penelitian sistem informasi arsip surat masuk dan surat keluar pada Dinas Kebudayaan Dan Pariwisata Kota Tangerang. Ada pun beberapa kesimpulan sebagai berikut:

1. Sistem Arsip surat masuk dan surat keluar bersifat semi komputerisasi yaitu diinput kedalam Ms.Excel yang sebelumnya masih dicatat dibuku agenda secara manual. Banyak kendala yang dihadapi pada sistem yang berjalan yaitu penomoran yang masih manual dalam mengisi laporan surat masuk dan surat keluar sering terjadi redudansi data ataupun ada nomor yang tertumpuk. Berkas yang diperlukan harus dicari satu per satu, karena tidak dapat menarik data yang telah diinput secara lebih spesifik. Sehingga terdapat hambatan dalam membutuhkan informasi berkas karena tidak dapat mencari data secara cepat,tepat dan akurat.

2. Belum adanya ruang penyimpanan yang terjamin dan terintegrasi satu sama lain, sehingga sulit dalam menemukan berkas dan masih sering terjadinya kehilangan data. Kemudian Penyimpanan berkas surat masuk dan surat keluar yang masih disimpan di rak-rak/lemari dan pengarsipan pun cukup banyak sehingga surat-surat tersebut menjadi menumpuk dan tersebar, serta belum ada berkas yang saling terintegrasi, hal ini menyebabkan proses arsip dapat terhambat karena tidak didapatkan secara cepat data-data yang diperlukan, tidak adanya klasifikasi surat berdasarkan nomor surat, perihal surat dan jenis surat. Hal tersebut perlu diklasifikasikan karena berdampak dalam pencarian berkas.

3. Pada proses arsip surat masuk dan surat keluar belum adanya suatu sistem yang terintegrasi untuk menginput berkas sehingga berkas hanya tersimpan dalam bentuk fisik, tentunya kurang aman dalam penyimpanan berkas, dapat terjadi kehilangan berkas dan harus di cari satu-persatu ketika dibutuhkan. Kemudian tidak adanya suatu sistem untuk menyimpan berkas sehabis proses pengarsipan, sehingga tidak adanya data untuk melihat riwayat surat masuk dan surat keluar.

Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas dapat disampaikan saran dengan harapan dapat bermanfaat dan dipertimbangkan usulan-usulan yang berikan. Adapun saran-saran tersebut adalah sebagai berikut :

1. Perlu adanya suatu sistem informasi berbasis komputerisasi secara web agar dapat membantu pekerjaan Kasubag Umum dalam menghasilkan informasi yang tepat, cepat, akurat, sehingga dapat berguna untuk pengambilan keputusan. Data berkas sebaiknya dapat terintegrasi dengan baik sehingga dapat dengan mudah jika melakukan pemilihan dan pencarian terhadap data yang diperlukan.

2. Data berkas yang diinput harus diklasifikasi berdasarkan nomor urut surat, perihal surat dan jenis surat, karena berpengaruh terhadap proses pencarian berkas untuk dapat membedakan berkas berkas yang ada.

3. Berkas sebaiknya disimpan dalam suatu sistem, sehingga dapat dengan mudah dicari ketika sedang dibutuhkan, riwayat berkas juga sebaiknya di input dalam sistem seperti nomor surat, perihal dan tanggal surat. Maka dari itu perlu adanya sistem keamanan data yang dapat diperbarui agar mengelola surat masuk dan surat keluar dengan database yang sudah terintegrasi dapat diakses lebih efektif dan akurat, data juga tersimpan dengan baik di dalam database, sehingga tidak adanya berkas yang hilang dan tertumpuk (redudansi).

DAFTAR PUSTAKA