SI1322477024

APLIKASI SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN

PADA SMA ISLAMIC CENTRE

BERBASIS WEB

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 1322477024
NAMA	: ARI FEBRIANSYAH

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

KONSENTRASI SOFTWARE ENGINEERING

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2016/2017

 

---

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

APLIKASI SISTEM PENGAARSIPAN DOKUMEN

PADA SMA ISLAMIC CENTRE

BERBASIS WEB

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 1322477024
Nama	: ARI FEBRIANSYAH
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Teknik Informatika
Konsentrasi	: Software Engineering

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, 24 Juli 2017

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Teknik Informatika
(Ir. Untung Raharja, M.TI.,M.M)					(Junaidi, M.Kom)
NIP : 99001					NIP : 05062

 

---

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

APLIKASI SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN

PADA SMA ISLAMIC CENTRE

BERBASIS WEB

Dibuat Oleh :

NIM	: 1322477024
Nama	: ARI FEBRIANSYAH

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Tahun Akademik 2017/2018

Disetujui Oleh :

Tangerang, 12 Januari 2018

Pembimbing I			Pembimbing II
(Dedy Iskandar, S.Kom., M.T.I)			(Sutrisno, M.Kom)
NID : 05060			NID : 10020

 

---

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

APLIKASI SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN

PADA SMA ISLAMIC CENTRE

BERBASIS WEB

Dibuat Oleh :

NIM	: 1322477024
Nama	: ARI FEBRIANSYAH

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Tahun Akademik 2016/2017

Disetujui Penguji :

Tangerang, 12 Januari 2018

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

 

---

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

Yang bertanda tangan di bawah ini,

NIM	: 1322477024
Nama	: ARI FEBRIANSYAH
Jurusan	: Teknik Informatika
Konsentrasi	: Software Engineering

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.

	Tangerang, 12 JANUARI 2018
	ARI FEBRIANSYAH
	NIM. 1322477024

*Tandatangan dibubuhi materai 6.000

 

---

ABSTRAKSI

Pengarsipan dokumen adalah suatu proses penyimpanan dokumen yang dilakukan oleh suatu instansi terkait dan dapat dipahami bahwa arsip terdapat data ataupun informasi yang dibutuhkan oleh setiap orang ataupun sekelompok orang untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi, dan pekerjaan didalam suatu instansi, begitu juga pada sekolah SMA Islamic Centre dimana pengarsipan dokumen sangan dibutuhkan untuk menyimpan data data sekolah, dan pengarsipan dokumen pada SMA Islamic Centre pada saat ini masih menyimpan dokumen didalam lemari lalu mencatat dokumen yang masuk didalam buku arsip, penyimpanan yang dilakukan membuat data sulit ditemukan dan sering hilangnya atau rusaknya dokumen, untuk itu aplikasi web dapat menjadi solusi untuk permasalahan pengarsipan dokumen, tujuan menggunakan aplikasi web adalah untuk membuat pengarsipan dokumen yang lebih baik dalam penyimpanan dokumen. Dalam penelitian ini menggunakan beberapa metode pengumpulan data seperti observasi, wawancara, dan studi pustaka, metode analisa seperti analisa SWOT, metode rancangan UML dan prototype, dan metode pengujian blackbox testing. Diharapkan dengan dibuatnya aplikasi pengarsipan dokumen berbasis web ini dapat membantu pihak sekolah dalam pengarsipan dokumen.

Kata Kunci: Pengarsipan, Sistem, dokumen, web aplikasi.

ABSTRACT

Document archiving is a document retention process performed by a related agency and it is understood that the archive contains data or information needed by every person or group of people for the purpose of execution of tasks, functions and work within an agency, as well as at SMA Islamic Center where document archiving is required to store school data, and document archiving at SMA Islamic Center currently keeps documents in the cabinet and records documents that are included in the archive, the storage made makes it difficult to find and often the loss or destruction of documents, to that web application can be a solution to the problem of archiving documents, the purpose of using web applications is to make better document archiving in document storage. In this research using several data collection methods such as observation, interview, and literature study, analytical methods such as SWOT analysis, UML design method and prototype, and blackbox testing testing methods. It is expected that with the creation of web-based document archiving applications can help the school in filing documents.

Keywords : archiving, system, documents, web applications.

 

---

KATA PENGANTAR

 

Dengan mengucap puji syukur kehadirat Allah SWT, atas segala rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan dan menyusun Laporan Skripsi dengan judul “APLIKASI SISTEM PENGARSIPAN DOKUMEN PADA SMA ISLAMIC CENTRE BERBASIS WEB”.

Tujuan dari pembuatan Skripsi ini sebagai salah satu syarat menyelesaikan program pendidikan Strata Satu (S1) Jurusan Teknik Informatika di Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer Raharja Tangerang. Dalam penyusunan laporan Skripsi penulis menyadari jika tanpa bimbingan dan dorongan dari setiap pihak, maka Skripsi ini tidak akan terwujud dan selesai tepat waktu.

Penulis berharap karya tulis ini dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan tambahan pengetahuan bagi para pembaca umumnya serta mahasiswa khususnya. Dan semoga karya tulis ini dapat menjadi bahan perbandingan dalam periode selanjutnya dan dapat menjadi suatu karya ilmiah yang baik.

Pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I.,M.M, selaku Ketua STMIK Raharja.

2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom.,, selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik STMIK RAHARJA.

3. Bapak Junaidi, M.Kom, selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika STMIK RAHARJA.

4. Bapak Dedy Iskandar, S.Kom., M.T.I. dan Sutrisno, M.Kom. selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu, pikiran dan tenaganya untuk membantu dalam pembuatan laporan skripsi ini dan memberikan bimbingan serta pengarahan kepada penulis.

5. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah banyak membantu dan membimbing serta memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis selama perkuliahan.

6. Bapak James Mirza selaku stakeholder, yang sudah banyak membantu dan membimbing penulis untuk menyelesaikan penyusunan laporan skripsi ini.

7. Yang tercinta Bapak, Ibu, kakak, dan adik penulis, yang telah memberikan dukungan moril maupun materil serta do’a umtuk keberhasilan penulis.

8. 8. Sahabat-sahabat penulis di grup Software Engineering, Velir, warung batak, RPL 2 family dan seluruh teman-teman yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa terima kasih karena telah banyak membantu dalam menyusun laporan ini.

Dalam penyusunan laporan ini, penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan sehingga memerlukan banyak perbaikan dan penyempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun untuk kesempurnaan laporan ini. Semoga Allah SWT. senantiasa menyertai langkah kita semua dalam meraih cita-cita menuju kesuksesan, Amin.

	Tangerang, 12 Januari 2018
	Ari Febriansyah
	NIM. 1322477024

 

 

---

 

 

 

---

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Analisis SWOT

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap I

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap II

Tabel 3.4 Elisitasi Tahap III

Tabel 3.5 Final Draft Elisitasi

Tabel 4.1 Use Case Glossary

Tabel 4.2 Actor Glossary

Tabel 4.3 Struktur Tabel upload_data

Tabel 4.4 Struktur Tabel users

Tabel 4.16 Black Box testing

Tabel 4.17 Schedule Implementasi

Tabel 4.18 Estimasi Biaya

 

---

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 multiple selection

Gambar 2.2 find in project

Gambar 2.3 go to line

Gambar 2.4 package control and theme

Gambar 2.5 xampp

Gambar 3.1 struktur organisasi

Gambar 3.2 Use Case Diagram sistem yang berjalan

Gambar 3.3 Activity Diagram sistem yang berjalan

Gambar 3.4 Sequence Diagram sistem yang berjalan

Gambar 4.1 use case diagram pengarsipan dokumen

Gambar 4.2 activity diagram pengarsipan dokumen

Gambar 4.3 activity diagram data user

Gambar 4.4 activity diagram laporan upload dokumen

Gambar 4.5 sequence diagram pengarsipan dokumen

Gambar 4.6 sequence diagram data user

Gambar 4.7 sequence diagram laporan upload dokumen

Gambar 4.8 class diagram pengarsipan dokumen

Gambar 4.9 Prototype halaman utama

Gambar 4.10 Prototype halaman login

Gambar 4.11 Prototype halaman register

Gambar 4.12 Prototype halaman halaman utama admin

Gambar 4.13 Prototype halaman halaman utama user

Gambar 4.14 Prototype halaman data user

Gambar 4.15 Prototype halaman laporan upload dokumen

---

DAFTAR SIMBOL

Gambar 1: Simbol Use Case Diagram

Gambar 2: Simbol Activity Diagram

Gambar 3: Simbol Sequence Diagram

Gambar 4: Simbol Class Diagram

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Di era yang semakin maju menuntut manusia untuk menciptakan teknologi yang makin canggih, praktis, efektif dan efisien. Begitu pula dalam kemajuan teknologi disektor pemerintah dan swasta Untuk dapat mengolah manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Dalam sebuah perusahaan/organisasi arsip digunakan untuk membantu dalam penyediaan informasi. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip di sebuah organisasi benar-benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam organisasi. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut diperlukan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien dengan cara memahami masalah apa yang terkandung di dalam arsip. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila waktu arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali.

Di SMA Islamic centre (iscen) yang merupakan salah satu penyedia layanan dibidang pendidikan, dalam penyimpanan dokumen baik surat dan dokumen lainnya masih dilakukan secara manual yang dikerjakan oleh sekretaris. Sekretaris menyimpan dokumen dalam sebuah lemari arsip, Oleh karena itu penyimpanan arsip secara fisik menimbulkan kendala dalam proses pencarian dan memerlukan ruangan pengolah dan penyimpan yang sangat besar mengingat banyaknya jumlah dokumen yang dibuat dan diterima oleh SMA Islamic centre, maka pencarian dokumen akan memakan waktu dan tenaga.

Dengan adanya masalah yang telah sebutkan di atas, SMA Islamic centre dirasa perlu untuk merubah cara penyimpanan arsip dokumen yang saat ini mereka gunakan yaitu metode manual menjadi metode manajemen pengarsipan dokumen yang terkomputerisasi.

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut, adapun masalah yang timbul sebagai berikut:

1. Bagaimana proses penyimpanan dokumen pada SMA Islamic centre saat ini Apakah proses penyimpanan yang berjalan saat ini sudah berjalan dengan baik?
2. Bagaimana para staf mencari berkas arsip yang sudah lama?
3. Bagaimana membuat aplikasi pengarsipan dokumen yang baik agar dokumen lebih tertata?

Ruang Lingkup Penelitian

Berdasarkan penulisan penelitian ini, maka penulisan membatasi ruang lingkup penelitian sebagai barikut:

1. Pengarsipan dokumen yang terorganisir dengan baik
2. Pembuatan sistem untuk setiap jenis jenis dokumen

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Berdasarkan batasan masalah di atas, maka tujuan dalam pembuatan aplikasi ini adalah sebagai berikut:

1. Mempermudah melakukan pengarsipan dokumen.
2. Mempermudah pencarian dokumen yang sesuai dengan jenis dokumen.
3. Meningkatkan keakuratan dalam penempatan dokumen.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:

1. Dapat mengetahui semua data dokumen setiap periodenya.
2. Dapat mempermudah mencari dokumen atau pengarsipan kembali
3. Mengetahui kapan dokumen diupload

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:

Agar terciptanya tujuan dan manfaat yang diinginkan, perlu dilakukan serangkaian kegiatan penelitian dalam upaya memperoleh data dan teori – teori yang tepat dan akurat. Metode yang digunakan untuk memperoleh data dan keterangan dalam penyusunan ini adalah sebagai berikut:

1. Metode observasi (Observation)
   

   Penelitian melakukan pengamatan secara langsung di bagian pengarsipan dokumen pada SMA islamic centre kota tangerang metode ini dilakukan untuk mendapatkan data dan informasi yang akurat mengenai sistem pengarsipan di SMA islamic centre

2. Metode wawancara (Interview)
   

   Yaitu penulisan melakukan proses wawancara langsung dengan bagian yang bersangkutan untuk tanya jawab perihal pengarsipan yang berjalan saat ini, sehingga memahami akan hal yang diteliti sesuai dengan permasalahan penelitian. Proses tanya jawab ini dilakukan langsung kepada stakeholder di SMA islamic centre kota tangerang sebagai penanggung jawab keakuratan data atau informasi yang di perlukan.

3. Metode Studi Pustaka
   

   Peneliti mencari referensi yang dijadikan panduan dalam penyusunan laporan skripsi, yang bersumber dari berbagai buku dan data-data yang relevan guna penganalisaan yang dilakukan peneliti berkaitan dengan judul penulisan laporan skripsi.

Metode Analisis

Analisa data merupakan salah satu langkah penting dalam rangka memperoleh temuan hasil penelitian. Melalui analisa data, kita dapat memperoleh temuan ilmiah, bila dianalisa dengan teknik-teknik yang tepat. Analisa sistem dilakukan menggunakan metode analisa SWOT (strengths, weakness, opportunities, threats), kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), kesempatan (opportunities), dan yang menjadi ancaman (threats). Analisa SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilih berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT.

Metode Perancangan

Dalam merancang sistem yang akan dibuat, metode perancangan yang digunakan adalah Unified Modelling Language (UML), dimana diagram UML yang digunakan adalah Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram, untuk mengambarkan suatu rancangan sistem yang ingin dibangun, pembuatan database dan pembuatan program yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan stakeholder yang terangkum pada elisitasi. Sedangkan bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP serta database yang digunakan MySQL.

Metode Pengujian

Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Blackbox Testing. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba blackbox memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program.

Metode pengujian blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi, dan terminasi.

Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah dan memperjelas dalam pembahasan masalah pada penulisan tugas akhir ini, penulis menyusun tugas akhir dengan sistematika penulisan sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas mengenai informasi umum dari akar permasalahan yang ada, diantaranya latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian, lokasi penelitian, dan sistematika penelitian.

BAB II LANDASAN TEORI DAN LITERATURE

Bab ini menjelaskan tentang teori – teori dasar atau umum dan teori – teori khusus yang berkaitan dengan analisa serta permasalahan yang dibahas pada bagian sistem yang sedang berjalan, konsep dasar elisitasi dan literature review.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Dalam bab ini akan menjelaskan tentang gambaran umum SMA Islamic Centre yang terdiri dari sejarah singkat, struktur organisasi, dan tugas serta tanggung jawab. Tata laksana sistem yang berjalan yang terdiri dari prosedur sistem yang berjalan, rancangan prosedur sistem yang berjalan. Analisa sistem yang berjalan yang terdiri dari Analisa SWOT. Kemudian permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, dan elisitasi.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Dalam bab ini, peneliti menguraikan sistem yang akan diusulkan, pada usecase diagram, activity diagram, sequence diagram, class diagram, struktur tampilan, dan rancangan prototype.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini diuraikan mengenai kesimpulan dari bab-bab sebelumnya serta saran-saran yang berguna bagi perkembangan sistem yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Landasan teori merupakan teori yang saling berkesinambungan dengan penelitian. Sehingga teori-teori ini mampu menjelaskan maksud dari penelitian yang sedang dijalankan. Disamping itu untuk membuat karya ilmiah menjadi relevan dengan apa yang tengah dibahas.

Teori Umum

Konsep Dasar aplikasi

Definisi aplikasi

Menurut Eka Noviansyah dalam Satriya (2013:13) Aplikasi adalah penggunaan dan penerapan suatu konsep yang menjadi suatu pokok pembahasan. Aplikasi dapat diartikan juga sebagai program komputer yang dibuat untuk menolong manusia dalam melakukan tugas tertentu. Aplikasi software yang direncanakan untuk suatu tugas khusus dapat diberikan menjadi dua jenis, yaitu:.

1. Aplikasi software spesialis, program dengan dokumentasi tergabung yang dijalankan untuk menjalankan tugas tertentu.
2. Aplikasi software paket, suatu program dengan dokumentasi tergabung yang di rancang untuk.

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Manurut M.Thoha dkk didalam jurnal prosisko vol.2 no.1 (2015:78) sistem berasal dari bahasa latin (sistema) dan bahasa yunani (sustema) adalah satu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energy untuk mencapai suatu tujuan, istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set etitas yang berinteraksi, dimana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Menurut Agus Ramdhani Nugraha dalam jurnal teknik informatika vol.4 no.1 (2016:32) suatu sistem dapat di definisikan sebagai satu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Didalam suatu sistem biasanya terdapat prosedur-prosedur yang saling berhubungan untuk menyelesaikan masalah guna mencapai tujuan tertentu procedure yang salingberhubungan untuk menyelesaikanmasalah guna mencapai tujuan tertentu.

Menurut Rohmat Taufiq. (2013:2) "sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem abstrak maupun fisik yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu". Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa "sistem adalah kumpulan dari bagian komponen dan elemen yang saling berkaitan dan berinteraksi untuk dapat mencapai suatu tujuan tertentu".

Karakteristik Sistem

Menurut Jeperson Hutahaean. (2015:3-5) "mengatakan bahwa supaya sistem itu dikatakan sistem yang baik harus memiliki beberapa karateristrik, karakteristik sistem adalah sebagai berikut ini:".

1. Komponen Sistem (Components System)
   Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan Sistem (Boundary System)
   Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment System)
   Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara, lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface System)
   Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem atau interface, penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem lain melalui penghubung tersebut, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input System)
   Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal Input). Contoh: di dalam suatu unit sistem komputer program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan "data" adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Pengolahan Sistem (Processing System)
   Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukkan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.

7. Keluaran Sistem (Output System)
   Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, keluaran ini merupakan masukkan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi, informasi ini dapat digunakan sebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal yang menjadi input bagi subsistem lain.

8. Sasaran (Objective) atau Tujuan (Goals)
   Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic, jika suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Klasifikasi Sistem

H. A. Rusdiana dan Moch. Irfan dalam buku sistem informasi manajemen (2014:42-43) berpendapat bahwa sistem dapat dibagi menjadi beberapa klasifikasi dari beberapa sudut pandang, yaitu:

1. Sistem abstrak dan sistem fisik

Sistem Abstrak Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi dan sebagainya.

2. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem Alamiyah Sistem alamiah adalah yang terjadi melalui proses alam, bukan dibuat oleh manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem Buatan Manusia Sistem informasi akuntansi merupakan contoh dari (man machine sistem) karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

3. Sistem tertentu dan sistem tidak tertentu

Sistem Tertentu Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem tertutup dan sistem terbuka

Sistem Tertutup Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed system. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem lainnya. Karena sistem bersifat terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, suatu sistem harus mempunyai sistem pengendalian yang baik.

Tujuan Sistem

Menurut Taufiq (2013:5) “tujuan sistem merupakan sasaran atau hasil yang diinginkan. Manusia, tumbuhan, hewan, organisasi, lembaga dan lain sebagainya pasti memiliki tujuan yang bermanfaat minimal bagi dia sendiri atau bagi lingkungan”. Tujuan sangantlah penting karena tanpa tujuan yang jelas segala sesuatu pasti akan hancur dan berantakan tapi dengan tujuan yang jelas akan lebih besar kemungkinan akan tercapai sasarannya.

Begitu juga sistem yang baik adalah sistem yang memiliki tujuan yang jelas dan terukur yang memungkinkan untuk dicapai dan memiliki langkah – langkah yang terstruktur untuk mencapainya. Dengan tujuan yang jelas dan terukur serta menggunakan langkah – langkah terstruktur kemungkinan besar sistem itu akan tercapai tujuannya sesuai dengan apa yang telah menjadi tujuannya.

Konsep dasar perancangan sistem

Dalam jurnal momentum Sophan Sopian vol.16 (2014:35)  "perancangan sistem didefinisikan oleh robert j.verzello atau jhon ruler iii dalam bukunya data processing : system and concept, yaitu : tahap setelah analisis dan siklus pengembangan sistem adalah pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi yaitu : suatu sistem dibentuk”.

Menurut George M.Scott dalam bukunya yang berjudul principles of management information system, dalam nur Laila (2011:46) yaitu : “rancangan sistem untuk menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan tahapan ini meyangkut mengkonfigurasikan komponen-komponen dari perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan “.dengan demikian rancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut :

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.

2. Pendefinisian dari kebutuhankebutuhan fungsional.

3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.

Menggambarkan bagaimana sistem dibentuk dapat berupa penggambaran, perancangan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.Termasuk untuk mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

Konsep Dasar arsip

Definisi arsip

Dalam penelitian Hapsari (2014: 41), secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani arche yang berarti “permulaan”, menjadi ta archia selanjutnya menjadi archeon yang berarti “gedung pemerintahan”, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi archivium. (pengantar kearsipan sebagai sistem, arsip nasional ri, hal 2). Menurut undang-undang no.7 tahun 1971 dalam penelitian hapsari (2014: 41) sebagai berikut:

1. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Sedangkan menurut peraturan pemerintah republik indonesia no.34 tahun 1979 dalam penelitian Hapsari (2014: 41), antara lain:

1. Arsip merupakan kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan.
2. Arsip merupakan gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
3. Arsip merupakan organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

Arsip menurut kamus besar bahasa Indonesia (KBBI) arsip adalah suatu dokumen yang bisa berupa tertulis, lisan dan gambar dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Fungsi arsip

Fungsi arsip dibagi menjadi dua yaitu :

1. Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaran kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

Dilihat dari kegunaan, arsip dinamis dibagi menjadi dua arsip:

a. Arsip aktif
adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukann dan digunakan dalam pelaksanaan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah.

b. Arsip inaktif
adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus digunakan dalam penyelenggaran administrasi sehari-hari dikelola oleh pusat arsip.

c. Arsip statis
adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaran kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

Definisi dokumen

Menurut kamus besar bahasa Indonesia (KBBI) dokumen adalah suatu surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian) atau juga bias berupa barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos, dan berupa gambar dalam film, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan

Teori Khusus

Konsep Dasar Website

Pengartian Web

Website menurut Kurniawan (2001). Dalam primaditya (2013:5) "adalah kumpulan dari halaman-halaman situs, yang biasanya terangkum dalam sebuah domain atau subdomain, yang tempatnya berada di dalam world wide web (www) di internet. Sebuah halaman web adalah dokumen yang ditulis dalam format html (hyper text markup language), yang hampir selalu bias diakses melalui http, yaitu protokol yang menyampaikan informasi dari server website untuk ditampilkan kepada para pemakai melalui web browser. Semua publikasi dari website-website tersebut dapat membentuk sebuah jaringan informasi yang sangat besar

Browser Web

Menurut kurniawan (2001) dalam primaditya (2013:5) "browser web adalah software yang digunakan untuk menampilkan informasi dari server web. Software ini kini telah dikembangkan dengan menggunakan grafis user interface, sehingga pemakai dapat dengan mudah melakukan ‘point’ dan ‘click’ untuk pindah antar dokumen. Browser adalah program komputer yang difungsikan untuk mengakses layanan web. Setelah ada koneksi dengan internet, pengguna dapat mengunjungi alamat situs web yang ingin dituju melalui sistem ini.

Jendela web browser akan menampilkan halaman web tujuan, jika susunan alamat yang dituju sudah benar. Melalui web browser, dapat dipindah ke halaman web lain, menelusuri informasi, atau menyimpan informasi yang tersaji dalam suatu situs web. Web browser yang populer dan banyak digunakan dewasa ini antara lain internet explorer, netscape navigator, opera, dan mozzila firefox.

Konsep Dasar Analisa Swot

Definisi Analisa Swot

Menurut Ciarmiello, A. Didalam jurnal internasional “swot analysis and stakeholder engagement for comparative evaluation of hybrid molecular imaging modalities” (2016:271) "analisis swot adalah alat keputusan mendukung dirancang untuk menggabungkan internal (kekuatan dan kelemahan) dan eksternal (peluang dan ancaman) faktor dalam perencanaan perubahan organisasi atau teknologi. Analisis swot tidak hanya dikhususkan untuk organisasi yang mencari laba, tetapi juga dapat digunakan dalam setiap proses pengambilan keputusan di mana tujuan yang diusulkan jelas.

PHP : hypertext preprocessor

Menurut Sibero dalam buku karya Supono dan Vidiandry P. (2016:3)  php (personal home page) adalah pemrograman (interpreter) adalah proses penerjemahan baris sumber menjadi kode mesin yang dimengerti komputer secara langsung pada saat baris kode dijalankan".

Menurut kustiyaningsih dalam buku karya Supono dan Vidiandry P. (2016:3)  php (atau resminya php: hypertext preprocessor) adalah skrip bersifat server side yang ditambahkan ke dalam html. Php sendiri merupakan singkatan dari personal home page tools. Skrip ini akan membuat suatu aplikasi dapat diintegrasikan ke dalam html sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis, namun menjadi bersifat dinamis. Sifat server side berarti pengerjaan kode program dilakukan di server, baru kemudian hasilnya dikirimkan ke browser".

Konsep dasar uml (unified modelling language)

Definisi uml

Menurut Alim, y. Dkk (2012:30)  unified modelling language (uml) adalah bahasa standar yang digunakan untuk menulis blue print perangkat lunak. Uml dapat digunakan untuk memvisualisasi, menspesifikasikan, membangun, dan mendokumentasikan artifak dari sistem perangkat lunak".

jenis-jenis diagram uml

Diagram uml (unified modelling languange) dapat dibagi menjadi beberapa diagram yang masing – masing memiliki keunikan dan karakteristiknya sendiri dalam menggambarkan, memodelkan dan menjelaskan suatu sistem. Pembagian diagram tersebut dapat dilihat di bawah ini :

1. Usecase diagram

Menurut Murad, D.F (2013:57) "diagram use case adalah diagram yang bersifat status yang memperlihatkan himpunan usecase dan aktor-aktor (suatu jenis khusus dari kelas). Diagram ini memiliki 2 .fungsi, yaitu mendefinisikan fitur apa yang harus disediakan oleh sistem dan menyatakan sifat sistem dari sudut pandang user".

2. Activity diagram

Menurut Murad, D.F (2013:55) activity diagrammerupakan diagram yang bersifat dinamis. Activity diagram adalah tipe khusus dari diagram state yang memperlihatkan aliran dari suatu aktifitas ke aktifitas lainnya dalam suatu sistem dan berfungsi untuk menganalisa proses". Menurut Vidia, D. Dkk (2013:20)  activity diagram dibuat berdasarkan aliran dasar dan aliran alternatif pada skenario use case diagram. Pada activity diagram digambarkan interaksi antara aktor pada usecase diagram dengan sistem.

3. sequence diagram

Menurut Murad, D.F (2013:21) sequence diagram dibuat berdasarkan activity diagram dan class diagram. Sequence diagram menggambarkan aliran pesan yang terjadi antar kelas yang dideskripsikan pada class diagram dengan menggunakan operasi yang dimiliki kelas tersebut. Untuk aliran pesan, sequence diagram merujuk pada alur sistem activity diagram yang telah dibuat sebelumnya". Menurut Wijayanto, T. Dkk (2013:35)  sequence diagram dibuat berdasarkan activity diagram dan class diagram yang telah dibuat, maka digambarkan sequence diagram yang menggambarkan aliran pesan yang terjadi antar kelas dengan menggunakan operasi yang dimiliki kelas tersebut".

4. Class Diagram

Menurut Vidia, D. Dkk (2013:21) class diagram dibuat berdasarkan use case diagram dan activity diagram". Menurut Wijayanto, T. Dkk (2013:33)   class diagram dibuat berdasarkan usecase diagram dan activity diagram yang telah dibuat, maka dapat diperoleh kelas-kelas yang digunakan dalam sistem".

Definisi Sublime text

Menurut Faridl (2015:3)  sublime text editor adalah editor teks untuk berbagai bahasa pemograman termasuk pemograman php. Sublime text editor merupakan editor text lintas-platform dengan python application programming interface (api). Sublime text editor juga mendukung banyak bahasa pemrograman dan bahasa markup, dan fungsinya dapat ditambah dengan plugin, dan sublime text editor tanpa lisensi perangkat lunak.

Sublime text editor pertama kali dirilis pada tanggal 18 januari 2008, dan sekarang versi sublime text editor sudah mencapai versi 3 yang dirilis pada tanggal 29 januari 2013. Sublime text mendukung operation system seperti linux, mac os x, dan juga windows. Sangat banyak fitur yang tersedia pada sublime text editor diantarnya minimap, membuka script secara side by side, bracket highlight sehingga tidak bingung mencari pasangannya, kode snippets, drag and drop direktori ke sidebar terasa mirip dengan textmate untuk mac os. Keunggulan menggunakan sublime text adalah sebagai berikut :

Multiple selection (seleksi banyak)

Mempunyai fungsi untuk membuat perubahan pada sebuah kode pada waktu yang sama dan dalam baris yang berbeda. Multiple selection ini juga merupakan salah satu fitur unggulan dari sublime text 3. Kita dapat meletakkan kursor pada kode yang akan di ubah/edit, lalu tekan ctrl+klik atau blok kode yang akan diubah kemudian ctrl+d setelah itu kita dapat merubah kode secara bersamaan.

Gambar 2.1: multiple selection

find in project (cari didalam proyek)

Fitur ini kita dapat mencari dan membuka file di dalam sebuah project dengan cepat dan mudah. Hanya dengan menekan ctrl+p anda dapat mencari file yang diinginkan.

Gambar 2.2: find in project

Go to line

Fungsi ini memungkinkan untuk langsung lompat ke baris kode yang diinginkan. Hanya dengan menekan ctrl+p : lalu masukkan baris berapa yang anda ingin kan

Gambar 2.3: go to line

Package control and themes

Fungsi ini memungkinkan kita untuk mengganti dan meng custom tema dari sublime text itu sendiri seperti mengganti warna font, warna background, dan masih banyak lagi

Gambar 2.3: Package control and themes

Command pallete

Command pallete mempunyai fungsi yang berguna untuk mengakses file shortcut dengan mudah. Untuk mencari file tersebut kita dapat tekan ctrl+shift+p, kemudian cari perintah yang kita inginkan.

Distraction free mode

Fitur ini mempunyai fungsi untuk merubah tampilan layar menjadi penuh dengan menekan shift + f11. Fitur ini sangat dibutuhkan ketika pengguna ingin fokus pada pekerjaan yang sedang dikerjakannya.

Plugin api switch

Sublime text mempunyai keunggulan dengan plugin yang berbasis python plugin api. Teks editor ini juga mempunyai plugin yang sangat beragam, dan ini dapat memudahkan pengguna dalam mengembangkan software nya.

Drag and drop

Dalam teks editor ini pengguna dapat menyeret dan melepas file teks ke dalam editor yang akan membuka tab baru secara otomatis.

Split editing

Di dalam fitur ini pengguna dapat mengedit file secara berdampingan dengan klik file->new menu into file.

Multi platform

Sublime text juga mempunyai keunggulan dalam berbagai platform. Sublime text sendiri sudah tersedia dalam berbagai platform sistem operasi, yaitu windows, linux, dan mac os.

Definisi Xampp

Menurut kartini (2013)  "xampp ialah perangkat lunak bebas yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan campuran dari beberapa program. Yang mempunyai fungsi sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri dari program mysql database, apache http server, dan penerjemah ditulis dalam bahasa pemrograman php dan perl Nama xampp merupakan singkatan dari x (empat sistem operasi), apache, mysql, php dan perl. Program ini tersedia di bawah gnu general public license dan bebas, adalah mudah untuk menggunakan web server yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. Jika ingin mendapatkan xampp dapat mendownload langsung dari situs resminya.".

Gambar 2.5: xampp

Pengertian, komponen dan fungsi xampp lengkap dengan penjelasannya bagian xampp penting memahami xampp : htdoc adalah folder di mana anda meletakkan file yang akan dijalankan, seperti file php, html dan script lainnya. Phpmyadmin adalah bagian untuk mengelola database mysql yang dikomputer. Untuk membukanya, membuka browser dan ketik alamat http://localhost/ php myadmin, halaman php myadmin akan muncul.

Control panel yang berfungsi untuk mengelola layanan (service) xampp. Seperti stop service (berhenti), atau start (mulai). Komponen xampp xampp 1.8.3 untuk windows, termasuk :

Apache 2.4.4, mysql 6.5.11, php 5.5.0, phpmyadmin 4.0.4, filezilla ftp server 0.9.41, tomcat 7.0.41 (with mod_proxy_ajp as connector), strawberry perl 5.16.3.1 portabel, xampp control panel 3.2.1 (dari hackattack142), xampp 1.8.3 untuk linux, termasuk : Apache 2.4.4, mysql 6.5.11, php 5.5.0, phpmyadmin 4.0.4, openssl 1.0.1e xampp untuk solaris xampp untuk mac os x

Xampp adalah singkatan yang setiap huruf adalah :

X : program ini dapat dijalankan di banyak sistem operasi, seperti windows, linux, mac os, dan solaris.

A:apache, server aplikasi web. Apache tugas utama adalah untuk menghasilkan halaman web yang benar kepada pengguna terhadap kode php yang sudah dituliskan oleh pembuat halaman web. Jika perlu kode php juga berdasarkan yang tertulis, dapat database diakses dulu (misalnya mysql) untuk mendukung halaman web yang dihasilkan.

M : mysql, server aplikasi database. Pertumbuhannya disebut sql singkatan dari structured query language. Sql merupakan bahasa terstruktur yang difungsikan untuk mengolah database. Mysql dapat digunakan untuk membuat dan mengelola database dan isinya. Bisa juga memanfaatkan mysql guna untuk menambahkan, mengubah, dan menghapus data dalam database.

P : php, bahasa pemrograman web. Bahasa pemrograman php adalah bahasa pemrograman untuk membuat web yang server-side scripting. Php digunakan untuk membuat halaman web dinamis. Sistem manajemen database yang sering digunakan dengan php adalah mysql. Namun php juga mendukung pengelolaan sistem database oracle, microsoft access, interbase, d-base, postgresql, dan sebagainya.

P : perl, bahasa pemrograman untuk semua tujuan, pertama kali dikembangkan oleh Larry Wall, mesin unix. Perl dirilis pertama kali tanggal 18 desember 1987 yang ditandai dengan keluarnya perl 1. Pada versi-versi selanjutnya, perl juga tersedia untuk berbagai sistem operasi unix (sunos, linux, bsd, hp-ux), juga tersedia untuk sistem operasi seperti dos, windows, powerpc, beos, vms, ebcdic, dan pocketpc.

Konsep Dasar Literature Review

Definisi Literature Review

Menurut Mulyandi et all (2013:17-153) berpendapat bahwa “penelitian sebelumnya literature review merupakan survey literature tentang penemuan-penemuan yang dilakukan oleh peneliti sebelumnya (empirical fiding) yang berhubungan dengan topik penelitian.

Literature Review

Berikut ini adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam laporan ini, antara lain:

1. Penelitian yang dilakukan oleh Mira Sri Mulyowati (2013) penelitian yang dilakukan oleh mira sri mulyowati, ”aplikasi pengelolaan arsip surat di kantor perpustakaan dan arsip daerah pekalongan berbasis internet”. Aplikasi ini dikembangkan dengan menggunakan metodologi model waterfall, tahapannya sebagai berikut : tahap analisa dan pengumpulan data, tahap sistem dan software desain, tahap implementasi dan unit pengujian, tahap integrasi dan pengujian sistem. Tahapan tersebut menggunakan alat - alat pengembangan sistem, antara lain : unified modelling language (uml), perancangan basis data (database design), desain input output aplikasi pengelolaan surat masuk dan keluar berbasis intranet yang akan menghasilkan output: penginputan surat masuk dan keluar dan pencarian surat. Dengan menggunakan aplikasi pengelolaan arsip surat berbasis intranet, akan membantu dalam penginputan dan pencarian data surat.  
2. Penelitian ini dilakukan oleh Muhamad Hatta (2014) penelitian yang dilakukan oleh muhamad hatta dengan judul “aplikasi sistem pengarsipan dokumen pada kantor arsip daerah kabupaten tangerang”. Sistem ini diusulkan untuk memperbaiki kekurangan yang ada pada sistem yang sedang berjalan dimana sistem belum menyediakan informasi pengarsipan yang dibutuhkan dengan cepat. Proses pengarsipan yang diusulkan menggunakan sistem terpusat sehingga memberikan solusi berupa perancangan aplikasi sistem pengarsipan dokumen agar dapat diketahui secara cepat informasi serta laporan yang dibutuhkan user serta pimpinan. Sistem informasi yang terkomputerisasi yang digunakan akan meningkatkan efisiensi kerja dan menghasilkan informasi yang akurat, relevan serta tepat waktu. Selain itu suatu perancangan sistem program berbasis web yang dapat digunakan oleh user. Program tersebut akan menampilkan informasi yang dibutuhkan oleh user. 
3. Penelitian ini dilakukan oleh Srininang Hadrajati (2013) penelitian yang dilakukan oleh Srininang Hadrajati dengan judul “penerapan string matching pada aplikasi e-arsip berbasis web di jurusan teknik elektro fakultas teknik universitas negeri gorontalo”. Penelitian ini membahas tentang metode pencocokan string (string matching) yang merupakan bagian dalam proses pencarian, string memegang peranan penting untuk mendapatkan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi lebih cepat. Tehnik pencarian data dilakukan dengan mencocokan pola-pola string sehingga mendekati pola atau pattern dari string atau data yang dicari. Dengan menerapkan metode ini data-data yang diinputkan menghasilkan output yang lebih cepat dan valid, sehingga dapat memberikan kualitas layanan administrasi kearsipan menjadi lebih baik dan efisien.  
4. Penelitian yang dilakuakan oleh Ginting Suginta (2013). Penelitian yang dilakuakan oleh ginting suginta, “perancangan sistem informasi manajemen surat-menyurat pada sekretariat umum tni al (setumal)”. Metode penelitian ini menggunakan model waterfall dan rancangan sistemnya menggunakan metode konseptual uml (unified modelling language) serta untuk hasil evaluasi rancangan sistem menggunakan model tam (technology acceptance model). Hasil evaluasi metode tam menunjukkan bahwa dalam kegiatan pengelolaan surat-menyurat di lingkungan setumal, membutuhkan suatu sistem informasi manajemen yang mampu menjawab permasalahan-permasalahan yang ada dan mampu memberikan informasi kepada pimpinan tni al dalam pengambilan keputusan. Kebutuhan tersebut dapat diatasi dengan menerapkan sistem informasi manajemen yang dirancang pada penulisan ini. 
5. Penelitian yang dilakukan oleh Okki Agus Hariawan (2016) penelitian yang dilakukan okki agus hariawan berjudul “perancangan sistem informasi data arsip pajak kendaraan bermotor pada unit pelaksana teknis samsat cikokol kota tangerang”. Sistem pengarsipan data yang digunakan di upt samsat cikokol kota tangerang menggunakan semi komputerisasi yaitu penyimpanan data dan pembuatan laporan menggunakan microsoft excel sehingga memakan waktu yang lama dalam penyajian informasi laporan arsip pajak kendaraan bermotor. Guna mengatasi permasalahan ini, penulis melalui skripsi ini bertujuan untuk membuat sistem yang dapat mencari data arsip dan pembuatan laporan agar lebih cepat dan aman. 
6. Penelitian yang dilakukan oleh Mazen J.Al Shobaki, Samy S. Abu Naser, Mohammed Khair I. Kassab dalam jurnal international journal of engineering and information sistems (ijeais) dengan judul “the reality of the application of electronic document management sistem in governmental institutions an empirical study on the palestinian pension agency” penelitian ini menjelaskan mengenai penerapan sistem manajemen dokumen elektronik di lembaga pemerintahan palestina studi kasus pada 65 karyawan di jalur gaza dan 43 di tepi barat, studi tersebut menemukan sekelompok rekomendasi, termasuk: kebutuhan untuk fokus pada pembentukan manajemen umum dokumen elektronik dalam struktur organisasi yang menangani semua proses teknis di dalamnya mengandung secara ilmiah orang yang berkualifikasi di bidang pengelolaan dokumen elektronik. Kebutuhannya adalah untuk perhatian dalam mengembangkan rencana strategis, kebijakan dan mekanisme tindakan yang sepadan dengan sistem manajemen dokumen elektronik 
7. Penelitian yang dilakukan oleh Fakije Zejnullahu dan Indrit Baholli dalam jurnal mediterranean journal of social sciences dengan judul “sistem for electronic archiving of document in republic of kosovo- an evaluation of success factors- design-reality gap analysis” penelitian ini menjelaskan tentang penggunaan inovasi tik dalam kegiatan sektor publik, yang disebut e-government, telah membantu pemerintah memperbaiki layanan mereka kepada warga negara, bisnis dan unit pemerintah dengan membuatnya lebih kualitatif dan mudah diakses. Inisiatif e-government di kosovo diidentifikasi sebagai prioritas pemerintah pada tahun 2008 dan sejak saat itu sejumlah proyek telah dilaksanakan, di antaranya adalah sistem pengarsipan dokumen elektronik (sead). Karena sebagian atau keseluruhan kegagalan pelaksanaan proyek e-government merupakan fenomena yang sangat sering terjadi di negara-negara berkembang, identifikasi faktor keberhasilan dan kegagalan proyek diperlukan untuk mengatasinya tepat waktu. Dalam penelitian ini dinilai tingkat keberhasilan implementasi sead dan diidentifikasi faktor keberhasilan dan kegagalan kritis sistem ini melalui tujuh dimensi itposmo dengan menggunakan design reality gap analysis. Dengan mengukur gap disain-reality di tujuh dimensi, kami telah menilai keberhasilan implementasi sead, yang mencetak 18,05. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa jika tidak ada tindakan yang dilakukan untuk mengurangi ukuran kesenjangan, khususnya kesenjangan dalam dimensi "proses" dan "kepegawaian dan keterampilan", risiko proyek termasuk dalam kategori "kegagalan parsial". Temuan dari penelitian ini akan mengurangi risiko yang dapat mempengaruhi keberhasilan penerapan e-governance di republik kosovo, dan juga akan melayani peneliti lain dalam mengidentifikasi faktor kegagalan dan keberhasilan e-government di negara-negara berkembang. 
8. Penelitian yang dilakukan oleh Wei Zuo, Xingguo Zeng, Zhoubin Zhang, Liang Geng, Chunlai Li dalam jurnal geophysical research abstracts dengan judul “data archiving and serving sistem implementation in clep’s gras core sistem” mereka menjelaskan tentang the ground research and applications sistem (gras) adalah satu dari lima sistem dari china's lunar exploration project (clep), bertanggung jawab untuk akuisisi, pemrosesan, pengelolaan dan aplikasi data, dan juga merupakan pusat kendali operasi selama operasi in-orbit dan payload satelit. Chang'e-1, chang'e-2 dan chang'e-3 telah mengumpulkan data eksplorasi lunar yang melimpah. Tujuan dari pekerjaan ini adalah untuk mempresentasikan implementasinya pengarsipan data dan penyajian dalam perangkat lunak core gras core milik clep.
9. Penelitian yang dilakukan oleh Hee-June Kim, Hyun-Joo Lee, Ji-Yeon Shin, Kyeong-Hyeon Park, Seung-Gi Min, And Hee-Soo Kyung dalam jurnal journal of orthopaedic surgery dengan judul preoperative planning using the picture archiving and communication sistem technique in high tibial osteotomy penelitian ini menjelaskan tentang picture archiving and communication sistem (pacs) atau dalam bahasa indonesia metode pengarsipan dan komunikasi gambar, dimaksudkan untuk memudahkan para dokter untuk perencanaan pra operasi mengunakan teknik (pacs) analisa dilakukan kepada 27 pasien yang akan menjalani operasi lutut dengan mengunakan metode (pacs)
10. Penelitian yang dilakukan oleh Miguel Costa, Daniel Gomes, Mário J. Silva dalam jurnal international journal on digital libraries dengan judul the evolution of web archiving penelitian ini menjelaskan tentang arsip web menyimpan informasi yang dipublikasikan di web atau digital dari publikasi cetak. Sebagian besar informasi ini unik dan berharga secara historis. Namun, kurangnya pengetahuan tentang status global inisiatif pengarsipan web menghambat peningkatan mereka. Meskipun ini mengindikasikan bahwa pengarsipan web berupaya untuk terus berkembang dalam melestarikan informasi digital, namun hasil lain yang disajikan di seluruh makalah ini meningkatkan kekhawatiran seperti sedikit data arsip dibandingkan dengan jumlah data yang dipublikasikan secara online.

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambar Umum SMA Islamic Centre

Sejarah Singkat SMA Islamic Centre

SMA Islamic Centre Kota Tangerangs semula bernama SMA Al Mahmud yang didirikan pada tahun 1997. SMA Al Mahmud bernaung dibawah Yayasan Al Mahmud dan mendapatkan ijin operasional dari Kanwil Depdiknas Provinsi Jawa Barat sesuai dengan SK Nomor : 324/102.1.Kep/OT/1996, tanggal 27 Mei 1996. Tepatnya pada tanggal 5 Agustus 1999 SMA Al Mahmud berubah nama menjadi SMA Islamic Centre.

Hal ini sejalan dengan Akta Notaris Yayasan Islamic Centre dan diperkuat dengan Surat Pengukuhan Kanwil Depdiknas Provinsi Jawa Barat Nomor : 253/102.07/g/OT/1999 tanggal 8 Oktober 1999 tentang pengalihan pengelolaan SMA Al Mahmud dari Yayasan Al Mahmud ke Yayasan Islamic Centre sampai dengan masa sekarang ini.

SMA Islamic Centre yang sekarang berlokasi di Jl. Ciujung Raya No. 4 Perumnas I Kota Tangerang memiliki sarana dan prasarana antara lain :

1. Ruang Belajar
2. 1 Ruang Lab. Komputer
3. 1 Ruang Lab. Bahasa
4. 1 Ruang Tata Usaha (TU)
5. 3 Ruang Lab. IPA (Fisika, Kimia, Biologi)
6. 1 Ruang Guru
7. 1 Ruang kepala Sekolah
8. Lapangan Olah Raga
9. 1 Ruang Perpustakaan
10. 1 Ruang PMR & UKS
11. 1 Ruang Tamu

Jumlah tenaga pendidik dan kependidikan sebanyak 24 orang, Yang terdiri dari :

1. Guru 33 orang
2. Tata Usaha (TU) 5 orang
3. Tenaga Kependidikan 4 orang
4. Petugas Kebersihan 5 orang
5. Petugas Keamanan 1 orang

Jumlah peserta didik sebanyak 202 siswa, yang terbagi menjadi 13 Rombel terdiri dari 2 (dua) program study yaitu IPA dan IPS.

Visi, Misi dan Tujuan SMA Islamic Centre Kota Tangerang

Visi SMA Islamic Centre Kota Tangerang

Visi SMA Islamic Centre Kota Tangerang yaitu : "Cerdas, Terampil, Disiplin, Berkarakter, dan Berakhlakul Karimah".

Misi SMA Islamic Centre Kota Tangerang

Dalam rangka mencapai visi yang digariskan, SMA Islamic Centre senantiasa akan berupaya untuk melaksanakan misinya sebagai berikut :

1. Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif dengan menerapkan pendekatan saintifik disertai upaya-upaya perbaikan secara terus-menerus (Cerdas).
2. Memberikan pelayanan prima dan menumbuhkan semangat belajar yang tinggi sehingga di dalam diri setiap peserta didik tumbuh motivasi untuk belajar sepanjang hayat (Cerdas).
3. Melatih dengan tekun untuk meningkatkan keterampilan peserta didik (Terampil).
4. Menumbuhkan sikap dan prilaku kepatuhan peserta didik terhadap tata tertib sekolah (Disiplin).
5. Meningkatkatkan kemampuan peserta didik dalam mengadakan hubungan timbal balik dengan lingkungan/budaya sekitar (Berkarakter).
6. Menumbuh kembangkan nilai-nilai luhur dan semangat juang melalui pengkajian keteladanan para tokoh (Berkarakter).
7. Menumbuhkan sikap dan prilaku mulia melalui pengkajian nilai-nilai keagamaan. (Berakhlakul Karimah)

Tujuan SMA Islamic Centre Kota Tangerang

Dari Visi dan Misi tersebut adapun tujuan yang ingin dicapai oleh SMA Islamic Centre, antara lain sebagai berikut :

1. Meningkatkan kedisiplinan kejujuran, kreatifitas, inovasi, keuletan, dan ketekunan siswa dalam belajar.
2. Membekali peserta didik pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan dan sesuai dengan potensinya untuk melanjutkan kejenjang yang lebih tinggi.
3. Membekali peserta didik pengetahuan dan keterampilan serta teknologi yang diperlukan oleh masyarakat sekitar.
4. Membekali peserta didik agar mempunyai semangat juang dan sikap kerja keras untuk mengejar ketertinggalan.
5. Mempersiapkan peserta didik agar menjadi pribadi yang mempunyai semangat yang tinggi untuk belajar secara mandiri.
6. Membekali peserta didik agar menjadi pribadi yang menyayangi dan dapat beradaptasi dengan lingkungan dan budaya sekitar.
7. Mempersiapkan peserta didik yang memahami budaya bangsa dan mengikuti keteladanan para pendiri bangsa dan tokoh bangsa
8. Mempersiapkan peserta didik yang beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa serta berakhlak mulia.

Struktur Organisasi SMA Islamic Centre Kota Tangerang

Struktur organisasi sangat penting bagi sebuah organisasi manapun karena untuk menunjukan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi, bagian-bagian manapun tugas, wewenag dan tanggung jawab masing masing yang berbeda-beda dalam suatu organisasi, yang merupakan suatu keseharusan bagi suatu lembaga organisasi. Strukur organisasi pada SMA Islamic Centre disusun secara bertahap sesuai dengan kondisi dan dengan memperhatikan efektifitas dan efesiensi pengguanaan tenga, untuk menunjang lancarnya pelaksanaan pengelolaan sekolah diperlukan adanya kelompok kerja ini pada dasarnya membantu kepala sekolah dalam pelaksanaan tugas, mengelola sekolah ke arah yang di harapkan berdasarkan kurikulum dan tujuan pendidikan seperti yang terlihat pada gambar struktur organisasi di bawah ini :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMA Islamic Centre Kota Tangerang

tugas dan Tanggung Jawab

tugas dan tanggung jawab sekolah adalah hak dari organisasi sekolah untuk memerintah orang lain untuk melakukan di sertai pertanggung jawaban dari organisasi sekolah dalam mengambil keputusan agar tujuan dapat tercapai.

Berikut ini adalah pembagian wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi sekolah :

1. Kepala Sekolah

    tugas dan tanggung jawab :

1. Menjabarkan, melaksanakan dan mengembangkan pembelajaran Kurikulum / Program.
2. Mengembangkan SDM.
3. Melakukan pengawasan dan supervisi tenaga pendidik dan kependidikan.
4. Melakukan hubungan kerjasama dengan pihak luar.
5. Merencanakan, Mengelola dan mempertanggungjawabkan keuangan.
6. Mengangkat dan menetapkan personal struktur organisasi.
7. Menetapkan program kerja sekolah.
8. Mengesahkan Perubahan kebijakan mutu organisasi.
9. Melegalisasi dokumen organisasi.
10. Memutuskan mutasi siswa.
11. Menerbitkan dokumen yang dikeluarkan sekolah.
12. Memberi penghargaan dan sanksi.
13. Memberi penilaian kinerja pendidik dan kependidikan.

2. Wakil Kepala Sekolah

    tugas dan tanggung jawab :

1. Menyusun program kerja bidang kurikulum/program.
2. Mengkoordinasikan pelaksanaan dan pengembangan kurikulum/program.
3. Mengkoordinasikan psb (penerimaan siswa baru).
4. Mengkoordinasikan pelaksanaan masa orientasi peserta didik (mos).
5. Menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana.
6. Mengatur dan menyelenggarakan hubungan sekolan dengan orang tua / wali siswa.
7. Membina pengembangan hubungan antara sekolah dengan lembaga-lembaga pemerintah, dunia usaha, dunia industri, dan lembaga sosial lainnya.

3. Guru

    tugas dan tanggung jawab :

1. Mengetahui tugas pokoknya yaitu memberikan pelajaran sesuai dengan bidang studi.
2. Mengevaluasi hasil pekerjaannya.
3. Mewakili orang tua siswa di kelas.
4. Mengetahui tugas-tugas yang diberikan kepada siswa dan memeriksa hasil tugas itu untuk dinilai.
5. Memperhatikan prilaku dan kerajinan siswa dikelas sebagai bahan laporan kepada kepala sekolah, wali kelas, dan guru bp.

4. Siswa (administrasi)

    tugas dan tanggung jawab :

1. Menuntut ilmu sebaik-baiknya.
2. Mempertanggung jawabkan hasil pembelajarannya.
3. Mematuhi peraturan yang sudah ditetapkan oleh pihak sekolah

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Adapun prosedur dari sistem yang berjalan yaitu sebagai berikut:

Staff tu menerima dokumen dari kurikulum lalu Staff tu menyimpan dokumen di folder yang sesuai dengan jenis dokumen, disimpan lagi folder tadi di holder lalu disimpan didalam lemari arsip setelah itu dilakukan pencatatan di buku arsip, pencata seperti nama dokumen, tgl terima dokumen dan jenis dokumen.

1. Use Case Diagram

Gambar 3.2 Use Case Diagram sistem yang berjalan

Berdasarkan Gambar 3.2 use case diagram sistem yang berjalan diatas terdapat:

1. 1 system yang mencakup seluruh pengolahan data.
2. 2 actor yang melakukan kegiatan yaitu: Staff tu dan kurikulum
3. 5 use case yang dilakukan diantaranya: kurikulum memberikan dokumen ke staff tu, menyimpan dokumen ke dalam folder, meletakan folder kedalam holder, holder disimpan kedalam lemari,membuat laporan penerimaan dokumen didalam buku arsip.

2. Activity Diagram

Gambar 3.3 Activity Diagram sistem yang berjalan

Berdasarkan Gambar 3.3 Activity Diagram sistem yang berjalan diatas terdapat:

1. 1 initial node yang merupakan mengawali kegiatan.
2. 2 Swimlame yaitu Staff Administrasi dan Nasabah
3. 5 action state dari sistem yang mencerminkan eksekusi satu aksi
4. 1 final node yang merupakan akhir kegiatan

3. Sequence Diagram

Gambar 3.4 Sequence Diagram sistem yang berjalan

Berdasarkan gambar 3.4 sequance diagram pengarsipan dokumen yang berjalan saat ini terdapat :

1. 2 actor yang melakukan kegiatan, yaitu : Staff Administrasi dan Nasabah.
2. 4 lifeline yaitu : folder, holder, lemari arsip, laporan penerimaan dokumen
3. 5 message, message spesifikasi di antaranya: memberikan dokumen, menyimpan ke dalam folder, meyimpan kedalam holder, disimpan ke lemari arsip, membuat laporan penerimaan dokumen.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa Sistem

Tabel 3.1 Analisa SWOT

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

Analisa sistem terbagi menjadi beberapa bagian yaitu:

1. Analisa Masukan

Analisa masukan adalah penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian aka nada hasil dari sebuah proses itu sendiri.

Analisa Masukan

Nama masukan : arsip dokumen sekolah

Fungsi    : data arsip dokumen baru

Sumber    : kurikulum

Frekuensi    : setiap ada dokumen baru

2. Analisa Proses

Analisa proses adalah penguraian masalah yang dilakukan pada analisa masukan

Nama Proses : pengolahan arsip dokumen sekolah

Masukan    : data arsip dokumen sekolah

keluaran   : laporan data arsip dokumen sekolah

Ringkasan proses    : staff tu membuat laporan pengarsipan dokumen sekolah dan disimpan dalam berangkas dokumen sekolah

3. Analisa Keluaran

Analisa keluaran adalah output dari analisa proses berdasarkan analisa masukan

Nama keluaran : laporan data arsip dokumen sekolah

Fungsi    : untuk mendapatkan informasi mengenai arsip dokumen yang ada

Sumber   : staff tu

Media     : buku

Frekuensi   : setiap ada dokumen baru yang diterima

Keterangan  : berisi informasi dokumen sekolah

Permasalahan Yang Dihadapi Dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan Yang Dihadapi

Seringnya dokumen tidak ditemukan atau hilang pada saat dibutuhkan karena penyimpanan masih disimpan dalam lemari arsip, dan terkadang ada beberapa dokumen yang dibiarkan saja tertumpuk disudut ruangan karena tidak muatnya lemari arsip. lamanya proses pencarian dokumen didalam lemari arsip membuat staff tu kesusahan, dan pembuatan pencatatan dokumen arsip baru masih menggunakan buku sebagai media pencatatan.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah meneliti dan mengamati dari permasalahan yang dihadapi, maka peneliti mengusulkan atau membuat aplikasi pengarsipan dokumen sebagai alternative penecahan masalah, karena berdasarkan faktor masalah yang ada, aplikasi pengarsipan dokumen tepat untuk solusi masalah tersebut. Dengan aplikasi pengarsipan dokumen ini setiap dokumen dapat di simpan dengan baik dan tertata lebih rapih, pencarian dokumen lama akan lebih mudah dibandingkan dengan sistem sebelumnya.

User Requirement (Kebutuhan Pengguna)

User Requirement merupakan kemampuan software yang hendak dibangun dari sudut pandang user.

Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I merupakan daftar kebutuhan yang diperoleh dari hasil pengumpulan data pada saat observasi dan wawancara. Berikut adalah lampiran elisitasi tahap I :

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap I

Functional
Analisa Kebutuhan
Saya ingin sistem dapat
No	Uraian
1.	Terdapat fasilitas login dengan menggunakan username dan password
2.	Terdapat fasilitas peringatan jika password salah
3.	Terdapat fasilitas menu utama
4.	Terdapat logo sekolah
5.	Terdapat visi dan misi sekolah
6.	Terdapat laporan user upload
7.	Terdapat laporan user download
8.	Terdapat nama sekolah
9.	Terdapat fasilitas pencarian
10.	Terdapat menu berdasarkan jenis dokumen
11.	Terdapat tanggal upload dokumen
12.	Database menggunakan mysql
13.	Bahasa pemrograman menggunakan php
14.	Aplikasi berjalan berbasis web
15.	Terdapat menu logout
Non Functional
Saya ingin sistem dapat
1.	Sistem bersifat mudah dipahami (user friendly)
2.	Mampu berjalan di semua web browser
3.	Memiliki tampilan yang responsive

Elisitasi Tahap II

Merupakan hasil pengklasifikasian dari elitisasi tahap I berdasarkan metode MDI metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan yang disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi. Berikut lampiran elisitasi tahap II yang telah dibuat:

Table 3.3 Elisitasi tahap II

No	Functional	M	D	I
	Saya ingin sistem dapat
1.	Terdapat fasilitas login dengan menggunakan username dan password	v
2.	Terdapat fasilitas peringatan jika password salah	v
3.	Terdapat fasilitas menu utama	v
4.	Terdapat logo sekolah	v
5.	Terdapat nama sekolah	v
6.	Terdapat visi dan misi sekolah		v
7.	Terdapat laporan user upload		v
8.	Terdapat laporan user download	v
9.	Terdapat fasilitas pencarian	v
10.	Terdapat menu berdasarkan jenis dokumen		v
11.	Terdapat tanggal upload dokumen	v
12.	Database menggunakan mysql			v
13.	Bahasa pemrograman menggunakan php		v
14.	Aplikasi berjalan berbasis web			v
15.	Terdapat menu logout	v
No	Non Functional	M	D	I
	Saya ingin sistem dapat
1.	Sistem bersifat mudah dipahami (user friendly)	v
2.	Mampu berjalan di semua web browser	v
3.	Memiliki tampilan yang responsive	v

Keterangan :

M = Mandatory (yang diinginkan)

D = Desirable (diperlukan)

I = Inessential (yang tidak mutlak diinginkan)

Elisitasi Tahap III

Merupakan hasil penyusutan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang optionnya I pada metode MDI. Selajuntnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui metode TOE. Berikut lampiran elisitasi tahap III yang telah dibuat

Tabel 3.4 Elisitasi Tahap III

No	Functional	T			O			E
	Saya ingin sistem dapat	L	M	H	L	M	H	L	M	H
1.	Terdapat fasilitas login dengan menggunakan username dan password	√			√			√
2.	Terdapat fasilitas peringatan jika password salah	√			√			√
3.	Terdapat fasilitas menu utama		√			√			√
4.	Terdapat logo sekolah	√			√			√
5.	Terdapat nama sekolah		√			√			√
6.	Terdapat fasilitas pencarian		√			√			√
7.	Terdapat menu berdasarkan jenis dokumen		√			√			√
8.	Terdapat tanggal upload dokumen		√			√			√
9.	Terdapat laporan user upload		√			√			√
10.	Database menggunakan mysql		√			√			√
11.	Bahasa pemrograman menggunakan php	√			√			√
12.	Aplikasi berjalan berbasis web		√			√			√
13.	Terdapat menu logout		√			√			√
No	Non Functional	T			O			E
	Saya ingin sistem dapat	L	M	H	L	M	H	L	M	H
1.	Sistem bersifat mudah dipahami (user friendly)		√			√			√
2.	Mampu berjalan di semua web browser		√			√			√
3.	Memiliki tampilan yang responsive		√			√			√

 

 

Keterangan :

T = Technical

O = Operational

E = Economic

L = Low

M = Middle

H = High

Final Draft Elisitasi

Merupakan hasil akhir yang dicapai dari proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem. Berikut lampiran final draft elisitasi yang telah dibuat :

Tabel 3.5 Final Draft Elisitasi

Functional
Analisa Kebutuhan
No	Saya ingin sistem dapat
1.	Terdapat fasilitas login dengan menggunakan username dan password
2.	Terdapat fasilitas peringatan jika password salah
3.	Terdapat fasilitas menu utama
4.	Terdapat logo sekolah
5.	Terdapat nama sekolah
6.	Terdapat fasilitas pencarian
7.	Terdapat menu berdasarkan jenis dokumen
8.	Terdapat tanggal upload dokumen
9.	Terdapat laporan user upload
10.	Database menggunakan mysql
11.	Bahasa pemrograman menggunakan php
12.	Aplikasi berjalan berbasis web
13.	Terdapat menu logout
Non Functional
Saya ingin sistem dapat
1.	Sistem bersifat mudah dipahami (user friendly)
2.	Mampu berjalan di semua web browser
3.	Memiliki tampilan yang responsive

BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Prosedur Sistem Usulan

Setelah melakukan analisa terhadap sistem pengarsipan dokumen yang berjalan pada SMK Islamic Centre, pada bab ini penulis akan membahas mengenai sistem yang diusulkan berdasarkan observasi yang telah dilakukan sebelumnya yaitu data dokumen masih disimpan dilemari arsip dan beresiko hilang atau rusaknya dokumen, terdapat dokumen yang tidak tertampung dan hanya diletakkan disudut ruangan atau diatas lemari arsip, karena beberapa faktor yang sudah dijelaskan pada BAB sebelumnya. Sistem yang diusulkan untuk memperbaiki masalah dalam pengarsipan dokumen adalah merubah yang semula dengan menyimpan dokumen di lemari arsip dengan menyimpan dokumen dikomputer menggunakan aplikasi pengarsipan dokumen.

Maka berikutnya adalah rancangan atau sistem usulan yang bertujuan untuk menunjang sistem yang lama dengan memberi gambaran melalui proses rancangan sistem dari awal hingga akhir penelitian.

Rancangan Sistem Yang Diusulkan Pada Use Case Diagram

Gambar 4.1 Use Case Diagram

Berdasarkan Gambar 4.1 diatas, rancangan use case diagram terdiri dari :

1. Satu sistem yang merupakan rancangan usulan proses sistem pengarsipan dokumennotifikasi jatuh tempo.
2. Empat actor yaitu stafftu, admin, user, kepala sekolah.
3. Empar use case yaitu pengarsipan dokumen, mengatur data user, laporan upload dokumen, laporan download dokumen

Use Case Glossary

Use Case Glossary yaitu menjelaskan deskripsi secara singkat use case yang sudah ditentukan (biasanya berupa tujuan).

Tabel 4.1 Use Case Glossary

Actor Glossary

Actor Glossary yaitu menjelaskan siapa actor tersebut serta apa tujuan actor tersebut terhadap sistem.

Tabel 4.2 Actor Glossary

Activity diagram yang diusulkan

Activity diagram untuk pengarsipan dokumen yang diusulkan

Gambar 4.2 activity diagram pengarsipan dokumen

Berdasarkan Gambar 4.2 diatas, rancangan activity diagram terdiri dari :

1. Satu initial node, sebagai objek yang diawali
2. tujuh action state yang menggambarkan dari suatu aksi
3. Satu final node yang merupakan akhir dari kegiatan

Activity diagram untuk data user

Gambar 4.3 activity diagram data user

Berdasarkan Gambar 4.3 diatas, rancangan activity diagram terdiri dari :

1. Satu initial node, sebagai objek yang diawali
2. Lima action state yang menggambarkan dari suatu aksi
3. Satu final node yang merupakan akhir dari kegiatan

Actifity diagram untuk laporan upload dokumen

Gambar 4.4 activity diagram laporan upload dokumen

Dalam activity diagram untuk user yang dijelaskan diatas dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Satu initial node, sebagai objek yang diawali
2. Lima action state yang menggambarkan dari suatu aksi
3. Satu final node yang merupakan akhir dari kegiatan

sequence diagram yang diusulkan

Rancangan sistem yang diusulkan pada sequence diagram

Gambar 4.5 sequence diagram pengarsipan dokumen

Dalam sequence yang di atas terdapat beberapa komponen yaitu:

1. dua actor
2. tiga lifeline: login, menu utama admin, tambah dokumen
3. lima message yang terdapat informasi tentang aktifitas apa saja yang terjadi dan kegiatan apa saja yang dilakukan oleh actor tersebut

Rancangan sistem data user yang diusulkan pada sequence diagram

Gambar 4.6 sequence diagram pengarsipan dokumen

Dalam sequence yang di atas terdapat beberapa komponen yaitu:

1. Satu actor
2. tiga lifeline: login, halaman utama admin, data user
3. empat message yang terdapat informasi tentang aktifitas apa saja yang terjadi dan kegiatan apa saja yang dilakukan oleh actor tersebut

Rancangan sistem laporan upload dokumen yang diusulkan pada sequence diagram

Gambar 4.7 sequence diagram laporan upload dokumen

Dalam sequence yang diatas terdapat beberapa komponen yaitu:

1. Satu actor
2. tiga lifeline: login, halaman utama admin, laporan upload dokumen
3. empat message yang terdapat informasi tentang aktifitas apa saja yang terjadi dan kegiatan apa saja yang dilakukan oleh actor tersebut

Rancangan Sistem Yang Diusulkan Pada Class Diagram

Class diagram pengarsipan dokumen

Gambar 4.8 class diagram pengarsipan dokumen

Rancangan Basis Data

Spesifikasi basis data pengarsipan dokumen

Spesifikasi basis data menjelaskan tentang media penyimpanan yang dipergunakan, isi yang ditersimpan, primary key, dan panjang record. Spesifikasi basis data yang dipergunakan dalam sistem yang akan dibuat adalah sebagai berikut :

1.	Nama File	: upload_data
	Media	: harddisk
	Isi	: (file_name+file_size+filetype+category+username+dir+tanggal_upload)
	Panjang Record	: 290 karakter
	Primary Key	: file_name

Table 4.3 Struktur tabel upload_data

2.	Nama File	:users
	Media	:Harddisk
	Isi	:(id+username+password)
	Panjang Record	:62 karakter

table 4.4 struktur table users

Rancangan Prototype

1. Rancangan halaman utama

Gambar 4.9 Prototype halaman utama

2. Rancangan halaman login

Gambar 4.10 Prototype halaman login

3. Rancangan halaman register

Gambar 4.11 Prototype halaman register

4. Rancangan halaman utama admin'

Gambar 4.12 Prototype halaman halaman utama admin

5. Rancangan halaman utama user

Gambar 4.13 Prototype halaman halaman utama user

6. Rancangan halaman tambah dokumen

Gambar 4.14 Prototype halaman halaman tambah dokumen

7. Rancangan halaman data user

Gambar 4.15 Prototype halaman data user

8. Rancangan halaman laporan upload dokumen

Gambar 4.16 Prototype halaman laporan upload dokumen

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Hardware

Perangkat keras atau hardware minimal yang disarankan peneliti agar sistem ini dapat berjalan dengan baik adalah sebagai berikut:

1. Personal Komputer

1. Processor : Intel Core i3
2. Monitor  : LCD 14 inci
3. RAM   : 2 GB
4. mouse  : optikal standar
5. keyboard   : usb
6. Harddisk  : 500 GB

2. Modem GSM

Aplikasi Yang Digunakan

Perangkat lunak atau software minimal yang disarankan peneliti untuk sistem ini agar dapat berjalan dengan baik adalah sebagai berikut:

1. Sistem Operasi “Windows 10 ”
2. Xampp / Apache & Mysql
3. Google Chrome
4. Sublime Text

Hak Akses

Hak akses dalam sistem ini yang diusulkan untuk mengoperasikan dan mengolah data hanya dapat dilakukan oleh Staff tu selaku admin dalam sistem ini.

Testing

Blackbox Testing merupakan metode pengujian program yang mengutamakan kebutuhan fungsi dari program itu sendiri. Dalam metode blackbox testing dalam metode ini menemukan kesalahan fungsi dari suatu program merupakan tujuan utama dari blackbox testing.

Metode blackbox testing hanya mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksa fungsionalitas dari sebuah program tanpa melihat dan mengetahui yang terjadi dalam prosesnya, melainkan hanya berupa input dan output.

Tabel 4.4 Pengujian Black Box

Evaluasi

Setelah melakukan pengujian terhadap program dengan metode blackbox testing yang dilakukan dengan cara memeberikan sejumlah input pada program seperti pengujian login, tambah dokumen.jika ketika penginputan yang diberikan tidak lengkap atau sesuai maka sistem akan memberikan pemberitahuan berupa pesan sehingga membantu pengguna dalam mengetahui letak kesalahan saat penginputan. Dari pengujian yang sudah dilakukan menggunakan metode blackbox testing seluruh sistem berjalan dengan baik.

Schedule Implementasi

Perancangan sistem yang diusulkan diperkirakan memakan waktu kurang lebih 3 bulan, berikut adalah kegiatan yang dilakukan antara lain

Table 4.5 schedule implementasi

Estimasi Biaya

Table 4.6 Estimasi biaya

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang telah dilaksanakan, maka penulis dapat menyimpulkan beberapa hal sebagai berikut:

1. Dalam penyimpanan arsip yang berjalan saat ini pada SMA Islamic Centre masih bersifat manual dengan hanya menyimpan dokumen atau surat didalam lemari penyimpanan, maka dibuatlah suatu sistem yang terkomputerisasi.
2. Pencarian masih manual dengan mencari didalam lemari arsip, dimana setiap arsip dipisah pisah dengan menggunakan binder sesuai dengan jenis suratnya
3. Dalam mempermudah pengarsipan dokumen dan pencarian dokumen akan lebih maksimal dengan web aplikasi, dengan merancang sistem pengarsipan yang baru diharapkan dapat mempermudah dalam pengarsipan dokumen dan pencarian dokumen lama maupun baru

Saran

<p style="text-align:justify;text-indent:0.5in;line-height:2;">Saran yang dapat diberikan penulis untuk memaksimalkan aplikasi pengarsipan dokumen berbasis web di SMA Islamic Centre, maka penulis memberikan beberapa saran yaitu:

1. Diperlukannya pelatihan terhadap user untuk menjalankan sistem yang dibangun, pelatihan ini diharapkan dapat membantu user untuk dalam pengoperasian program
2. Perlunya pemeliharaan secara berkala pada sistem komputer dan aplikasi pengarsipan dokumen, hal ini dilakukan untuk meminimalisir kerusakan yang sewaktu waktu bias terjadi
3. Perlunya sosialisasi terhadap para staff sekolah terhadap aplikasi pengarsipan dokumen agar mereka mengetahui terhadap perubahan sistem pengarsipan dokumen yang baru.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A : [1]

A.1. Surat Pengantar Skripsi

A.2. Kartu Bimbingan Skripsi

A.3. Kartu Study Tetap Final (KSTF)

A.4. Form Validasi Skripsi

A.5. Kwitansi Pembayaran Skripsi

A.6. Kwitansi Pembayaran Raharja Career

A.7. Kwitansi Pembayaran Sidang Komprehensif

A.8. Daftar Nilai

A.9. Validasi Sidang Akademik

A.10. Formulir Pendaftaran Sidang Skripsi

A.11. Formulir Seminar Proposal

A.12. Formulir Pertemuan Stakeholder Skripsi

A.13. Undangan Stakeholder

A.14. Sertifikat TOEFL

A.15. Sertifikat Prospek

A.16. Sertifikat IT Internasional

A.17. Sertifikat IT Nasional

A.18. Curriculum Vitae (CV)

LAMPIRAN B : []

B.1. Daftar Wawancara

B.2. Surat Keterangan Observasi Skripsi

B.3. Katalog Produk

B.4. Slide Presentasi

Contributors

Ari febriansyah