SI1314475789

Dari widuri
Revisi per 20 Februari 2018 15.13 oleh Wahyuni (bicara | kontrib) (→‎Definisi SDLC (Software Development Life Cycle))


Lompat ke: navigasi, cari

 

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT BERBASIS WEB DALAM

MENINGKATKAN KINERJA PERUSAHAAN PADA PT BINTANG KUPU–KUPU

KOTA TANGERANG

 

SKRIPSI

 

Logo stmik raharja.jpg

 

Disusun Oleh:

NIM : 1314475789

NAMA : WAHYUNI

 

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI KOMPUTER AKUNTANSI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2017/2018)

 

 

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

 

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT BERBASIS WEB DALAM

MENINGKATKAN KINERJA PERUSAHAAN PADA PT BINTANG KUPU–KUPU

KOTA TANGERANG

 

 

Disusun Oleh:

NIM  : 1314475789
Nama  : Wahyuni
Jenjang Studi  : Strata Satu
Jurusan  : Sistem Informasi
Konsentrasi  : Komputer Akuntansi

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, 22 Januari 2018

Ketua         Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA         Jurusan Sistem Informasi
           
           
           
           
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)         (Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom)
NIP : 000594         NIP : 078010

 

 

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

 

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT BERBASIS WEB DALAM

MENINGKATKAN KINERJA PERUSAHAAN PADA PT BINTANG KUPU–KUPU

KOTA TANGERANG

 

 

Dibuat Oleh :

NIM  : 1314475789
Nama  : Wahyuni
Jenjang Studi  : Strata Satu
Jurusan  : Sistem Informasi
Konsentrasi  : Komputer Akuntansi

 

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Komputer Akuntansi

 

 

Disetujui Oleh :

Tangerang, 22 Januari 2018

Pembimbing I     Pembimbing II
       
       
       
       
(Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom)     (Ferry Sudarto, S.Kom,M.Pd)
NID : 078010     NID : 10001

 

 

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

 

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT BERBASIS WEB DALAM

MENINGKATKAN KINERJA PERUSAHAAN PADA PT BINTANG KUPU–KUPU

KOTA TANGERANG

 

 

Dibuat Oleh :

NIM  : 1314475789
Nama  : Wahyuni
Jenjang Studi  : Strata Satu
Jurusan  : Sistem Informasi
Konsentrasi  : Komputer Akuntansi

 

 

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Komputer Akuntansi

Tahun Akademik 2017/2018

 

Disetujui Penguji :

Tangerang, 22 Januari 2018

Ketua Penguji   Penguji I   Penguji II
         
         
         
         
(XXX)   (XXX)   (XXX)
NID : XXXX   NID : XXXX   NID : XXXX

 

 

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

 

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

 

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT BERBASIS WEB DALAM

MENINGKATKAN KINERJA PERUSAHAAN PADA PT BINTANG KUPU–KUPU

KOTA TANGERANG

 

Disusun Oleh:

NIM  : 1314475789
Nama  : Wahyuni
Jenjang Studi  : Strata Satu
Jurusan  : Sistem Informasi
Konsentrasi  : Komputer Akuntansi

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

 

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan di atas tidak benar.

Tangerang, 22 Januari 2018
Wahyuni
NIM. 1314475789

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

 


ABSTRAKSI

PT Bintang Kupu-kupu Tangerang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang industri farmasi yang memproduksi Obat Tradisional dari China. Karena pertumbuhan dokumen yang tinggi yang membutuhkan ruang penyimpanan yang cukup besar, sehingga mempengaruhi kinerja karena membutuhkan waktu yang lama dalam mencari dokumen yang sedang diproses atau disimpan, dokumen sering terselip, tercecer atau hilang, banyak terjadi duplikasi dokumen akibat fotocopy serta keamanan data dan informasi yang terdapat pada dokumen tersebut tidak terjamin karena rawan terhadap akses dari orang yang tidak berhak. Dengan permasalahan yang ada, maka peneliti merancang sistem informasi e-document untuk proses pengelolaan dokumen menjadi lebih efektif dan mempermudah department lain dalam mengakses dokumen yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan, sehingga pencarian dokumen lebih cepat dan meminimalisir kerusakan atau kehilangan dokumen. Metode pengumpulan data yang dilakukan yaitu wawancara, observasi dan studi pustaka. Metode analisa yang digunakan ialah balanced scorecard. Metode perancangan sistem menggunakan UML (Unified Modeling Language) yang diimplementasikan dalam bahasa pemrograman PHP dan Notepad++, pembuatan database pada MySQL. metode prototype evolutionary, dan metode pengujian sistem black box testing.

Kata Kunci : e-document, balanced scorecard, Quality Assurance, PHP.

ABSTRACT

PT Bintang Kupu-kupu Tangerang is a company engaged in the pharmaceutical industry that produce traditional medicine from China. Because of the high growth of the document so that it requires considerable storage space, thus affecting performance because it takes a long time in the search for documents that are being processed or stored, the document often tucked, scattered or lost, a lot of the duplication occurs due to a copy of the document as well as the security of the data and information contained in these documents is not guaranteed because it is vulnerable to access from people who are not entitled to. With the problems that exist, researchers designed the e-document information systems for document management processes to become more effective and facilitate the department another in accessing documents aimed at improving the company's performance, so search documents faster and minimize the damage to or loss of the documents. Method of data collection conducted i.e., interview, observation and study of the literature. Analysis method used is the balanced scorecard. A method of designing system using UML (Unified Modeling Language) that is implemented in the programming language PHP and the Notepad ++, creation of a database on MySQL. evolutionary prototype method, and the method of testing the system black box testing.

Keywords: e-document, the balanced scorecard, Quality Assurance, PHP.

KATA PENGANTAR

Puji syukur, peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya.

Laporan skripsi ini dibuat berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh peneliti pada PT Bintang Kupu-kupu Kota Tangerang, lebih tepatnya di bagian Departement Quality Assurance dengan judul “Perancangan Sistem Informasi E-Document berbasis web untuk meningkatkan kinerja perusahaan pada PT Bintang Kupu-Kupu Tangerang ”.

Keberhasilan laporan skripsi ini tidak terlepas dari semua pihak yang terkait dengan bantuan bimbingan, nasihat, motivasi dan dorongan moral, dengan segala kerendahan hati, peneliti ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya pada :

  1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Ketua STMIK Raharja.
  2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I (PUKET 1) Bidang Akademik STMIK Raharja.
  3. Ibu Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi STMIK Raharja.
  4. Ibu Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom selaku dosen pembimbing pertama yang telah membantu memberikan waktu, kritik dan saran yang membangun dalam pembuatan skripsi ini.
  5. Bapak Ferry Sudarto, S.Kom.,M.Pd selaku dosen pembimbing kedua yang telah membantu memberikan waktu, kritik dan saran yang membangun dalam pembuatan skripsi ini.
  6. Bapak dan ibu Dosen STMIK Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan yang bermanfaat kepada saya.
  7. Kepada Ayah, Ibu, dan keluarga tercinta yang memberikan motivasi serta selalu dorongan berupa doa, sehingga skripsi ini terselesaikan dengan baik.
  8. Kepada Ibu Suwandini selaku stakeholder dan seluruh pegawai di PT Bintang kupu-kupu yang telah bekerjasama dengan baik saat penelitian skripsi.
  9. Untuk sahabat dan teman-teman tercinta yang banyak memberikan dukungan serta doa dalam penyusunan skripsi ini.

Peneliti menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan laporan skripsi ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat dibutuhkan dalam laporan skripsi ini.

Akhir kata dari, peneliti berharap laporan skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat dijadikan bahan acuan yang bermanfaat di kemudian hari.

Tangerang, 10 Januari 2018
Wahyuni
NIM. 1314475789

Daftar isi

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Metode Analisa Balanced Scorecard

Tabel 3.2 ElisitasiTahap I

Tabel 3.3 ElisitasiTahap II

Tabel 3.4 ElisitasiTahap III

Tabel 3.5 ElisitasTahap Final

Tabel 4.1 Perbedaan sistem berjalan dengan ususlan

Tabel 4.2 Tabel Surat

Tabel 4.4 Detail Surat

Tabel 4.5 Riwayat Dokumen

Tabel 4.6 Laporan Dokumen


DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Karakteristik Sistem

Gambar 2.2 Prototype evolutinary

Gambar 3.1 Struktur Organisas PT BKK

Gambar 3.2 Usecase Diagram Sistem Berjalan

Gambar 3.3 Activity Diagram Sistem Berjalan

Gambar 3.4 Sequence Diagram Sistem Berjalan

Gambar 4.1 Use Case Diagram yang Diusulkan

Gambar 4.2 Activity Diagram yang diusulkan

Gambar 4.3 Activity Diagram Admin QA

Gambar 4.4 Activity Diagram Manager QA

Gambar 4.5 Activity Diagram Kepala Bagian Department

Gambar 4.6 Sequence Diagram Admin QA

Gambar 4.8 Sequence Diagram Manager QA

Gambar 4.9 Rancangan Layar Login

Gambar 4.14 Rancangan Layar Home untuk Admin

Gambar 4.15 Rancangan Layar Menu Jenis Dokumen

Gambar 4.16 Rancangan Layar Menu Kelola Dokumen

Gambar 4.17 Rancangan Layar Menu Tambah dokumen

Gambar 4.18 Rancangan Layar Menu Login manager QA

Gambar 4.19 Rancangan Layar Menu Laporan Dokumen

Gambar 4.19 Rancangan Layar Menu Laporan Dokumen

Gambar 4.20 Rancangan Layar Menu Laporan Dokumen

Gambar 4.21 Rancangan Layar Menu Halaman Data Manager

Gambar 4.22 Rancangan Layar Menu Daftar dokumen


DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL CLASS DIAGRAM


BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Setiap perusahaan swasta atau pemerintah memerlukan kegiatan kearsipan dalam pengelolaan dokumen, karena dokumen merupakan suatu asset yang sangat penting. dokumen merupakan salah satu penunjang keputusan dalam memecahkan masalah serta dapat meningkatkan kinerja perusahaan khususnya pada bagian Quality Assurance (QA) yang berperan penting dalam pengelolaan dokumen perusahaan.

PT Bintang Kupu-Kupu Tangerang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang Industri Farmasi yang memproduksi dan memasarkan Obat Tradisonal dari China. PT Bintang Kupu–kupu Tangerang khususnya Departement Quality Assurance (QA) dalam pengelolaan dokumen sering menjadi permasalahan yang cukup menyita waktu sehingga mempengaruhi kinerja Staff QA, dokumen sering terselip, tercecer atau hilang, banyak terjadi duplikasi dokumen akibat fotocopy, sulit memonitoring dokumen yang harus direvisi atau di update serta keamanan data dan informasi yang terdapat pada dokumen tersebut tidak terjamin karena rawan terhadap akses dari orang yang tidak berhak.

Proses pengelolaan dokumen PT Bintang Kupu-Kupu Tangerang masih dilakukan dengan cara pendataan per-dokumen dengan menggunakan Microsoft Excel dan Microsoft Word serta pendistribusian dokumen masih harus di fotocopy untuk didistribusikan kepada masing-masing departemen dan harus mencatat serah terima dokumen menggunakan logbook.

Melihat permasalahan dalam pengelolaan dokumen di atas serta adanya perkembangan teknologi informasi, perlu dibangun sistem yang terintegrasi untuk mengelola dokumen yang mencakup seluruh unit kerja dalam perusahaan bertujuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut, maka peneliti akan menyusun permasalahan ini dalam penelitian skripsi dengan judul Perancangan Sistem Informasi E-Document berbasis web untuk meningkatkan kinerja Perusahaan pada PT Bintang Kupu-Kupu Kota Tangerang, diharapkan sistem ini dapat membantu Departement Quality Assurance (QA) dalam pengelolaan dokumen perusahaan dengan adanya sistem e-document ini dapat meningkatkan kinerja Admin QA dan memudahkan departement untuk mengakses dokumen menggunakan sistem e-document ini.

Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang penelitian, maka dapat di rumuskan masalah ini sebagai berikut :

  1. Kendala apa saja yang dapat menghambat kinerja Staff QA dalam pengelolaan Dokumen?

  2. Bagaimana meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pencarian dan pengelolaan dokumen?

  3. Bagaimana pengaruh Sistem Pengelolaan Dokumen untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam pengelolaan dokumen?

Ruang Lingkup Penelitian

Dalam penelitian ini peneliti membatasi pada perancangan sistem pengelolaan dokumen ini, agar pembahasan menjadi terarah dan berjalan secara sistematis.

Untuk itu peneliti membatasi ruang lingkup penelitian sebagai berikut :

a. Obyek penelitian PT Bintang Kupu-kupu pada Departement Quality Assurance (QA).

b. Untuk merancang suatu sistem pengelolaan dokumen yang efektif dan efisien, maka dibutuhkan suatu sistem yang terintegrasi antar Departement (Produksi, Maintenance, Gudang, PPIC, R&D, QC).

c. Pengaruh sistem pengelolaan dokumen yang dirancang terhadap kinerja Staff QA.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan penelitian

Setiap penelitian tentunya mempunyai beberapa tujuan dan manfaat, berikut tujuan penelitian dalam Perancangan Sistem Informasi ini :

  1. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi departement QA dalam pengelolaan dokumen yang berpengaruh dalam kinerja Staff QA.

  2. Untuk mengetahui informasi bahwa penggunaan sistem pengelolaan dokumen secara efektif dan efisien dapat berpengaruh terhadap kinerja staff QA.

  3. Penelitian ini dapat dimanfaatkan sebagai bahan referensi atau pengetahuan dalam mengambil keputusan.

Manfaat Penelitian

Adapun Manfaat dari penelitian ini, antara lain:

  1. Menjadi solusi alternatif dalam pengelolaan dokumen sehingga dapat mendukung kinerja staff QA.

  2. Mengidentifikasikan permasalahan sistem dokumen pada departement Quality Assurance dan mengupayakan solusi yang tepat serta dijadikan bahan referensi unruk pembuatan sistem dokumen.

  3. Mengetahui seberapa besar pengaruh perancangan sistem yang dibuat terhadap kinerja perusahaan khususnya Staff QA dalam pengelolaan dokumen.

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif, dengan teknik penelitian sebagai berikut :

  1. Observasi

    2. Peneliti pernah bekerja di PT Bintang Kupu-Kupu selama 4 tahun maka peneliti melakukan pengamatan langsung selama bekerja dan dimulai bulan Oktober 2017 melakukan Observasi pada PT Bintang Kupu-Kupu untuk meminta data seperti Struktur Organisasi, Jobdesc Departement QA PT Bintang Kupu - Kupu dan mencatat list dokumen Internal dan Eksternal, untuk mengetahui kendala dalam pengelolaan dokumen.

  2. Wawancara / interview

    3. Peneliti mewawancarai Ibu Leidya Murdiani sebagai Manager QA PT Bintang Kupu-Kupu dan mengeluhkan terkait pengelolaan dokumen yang belum efisien contohnya pencarian dokumen kadang masih butuh waktu lama karena banyaknya dokumen yang tertumpuk di lemari dokumentasi dan serta adanya penggandaan penomoran dokumen atau dokumen yang berbeda namun dengan penomoran yang sama dikarenakan sulitnya memonitoring batas waktu atau expired date dokumen sehingga berpengaruh terhadap kinerja perusahaan terutama untuk Staff QA.

  3. Studi Pustaka

    4. Metode ini sangat strategis dalam penelitian ini karena untuk mencari referensi atau sumber-sumber dari buku-buku, jurnal-jurnal penelitian baik nasional maupun internasional yang ada yang berkaitan dengan penelitian ini.

Metode Analisa

Data-data yang diperoleh dari perusahaan kemudian diolah dan dianalisa. Dalam penelitian ini metode Analisa menggunakan metode Balanced Scorecard karena metode ini digunakan untuk memperbaiki sistem pengukuran kinerja metode ini juga merupakan suatu mekanisme sistem manajemen yang mampu menerjemahkan Visi & strategi perusahaan ke dalam tindakan nyata di lapangan.

Metode Perancangan

Peneliti menggunakan metode perancangan UML (Unified Modeling Language) bertujuan untuk Memodelkan suatu sistem dalam sebuah alur berupa gambar, memperjelas suatu flow atau alur sistem kemana arah system mulai dari awal hingga - akhir dalam suatu sistem yang akan dibuat Serta menggambarkan interaksi apa saja dan siapa saja yang terjadi dalam suatu sistem.

Metode Prototype

Metode Prototype yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode prototype evolutionary karena prototype ini membangun prototype yang sangat kuat dengan cara yang terstruktur dan terus menerus memperbaikinya. Prototype yang secara terus menerus di kembangkan hingga prototype tersebut memenuhi fungsi dan procedure yang di butuhkan oleh sistem.

Metode Testing

Peneliti menggunakan metode testing bertujuan untuk menganlisis suatu identitas sistem untuk mendeteksi, mengevaluasi kondisi dan fitur-fitur yang diinginkan dan mengetahui kualitas dari suatu sistem yang dilakukan untuk mengeliminasi kesalahan yang terjadi pada saat sistem diterapkan. Penelitian ini menggunakan metode Black Box dalam kegiatan testing karena metode Black Box dalam kegiatan testing karena metode Black Box dapat mengetahui apakah software yang dibuat dapat berjalan dengan baik sesuai dengan harapan atau tidak.

Sistematika Penulisan

Untuk mempermudah dan memahami dalam Penyusunan Skripsi ini, peneliti membagi ke dalam beberapa BAB sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab satu ini akan menjelaskan mengenai uraian secara umum mengenai Latar Belakang, Perumusan Masalah, Ruang Lingkup Penelitian, Tujuan dan Manfaat Penelitian, Metode Penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab dua berisi tentang definisi ilmu yang berkaitan dengan penelitian ini, berupa teori umum dan teori khusus serta dilengkapi dengan literature review yang berkaitan dengan penyusunan laporan skripsi.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Bab tiga berisi tentang gambaran umum PT Bintang Kupu - Kupu, sejarah singkat, visi dan misi, struktur organisasi serta wewenang dan tanggung jawab, tata laksana sistem yang berjalan, analisis sistem yang berjalan, permasalahan yang dihadapi dan alternatif pemecahan masalah, user requirement (elisitasi) yang terdiri dari tiga tahap elisitasi, yaitu elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, serta final draft elisitasi yang merupakan final elisitasi yang diusulkan, tata laksana sistem yang diusulkan, perancnangan procedural, perancangan database, perancangan prototype, black box testing, evaluasi, implementasi dari sistem yang dibuat dan estimasi biaya.

BAB IV RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Bab empat ini membahas tentang Rancangan sistem usulan, rancangan sistem basis data, flow chart sistem yang diusulkan, rancangan program, rancangan prototype, konfigurasi sistem usulan, testing, evaluasi, implementasi.

BAB V PENUTUP

Bab lima berisi tentang kesimpulan dan saran peneliti yang berkaitan dengan analisa sistem informasi e-Document setelah melakukan observasi pada perusahaan.

LAMPIRAN

DAFTAR PUSTAKA

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori umum

Konsep Dasar Sistem

Berikut ini adalah beberapa definisi sistem menurut beberapa ahli, diantaranya:

Azhar Susanto (2013:22) mengatakan dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, “Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik ataupun non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.

Suprihadi dalam Jurnal CCIT (2013:310) menjelaskan, “Sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan.”

Kadir (2014:61) menginformasikan, “Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan”. Jadi peneliti dapat menyimpulkan bahwa “sistem adalah seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya dengan tujuan yang sama.”

Definisi Sistem

Istilah Sistem sering dipergunakan untuk menggambarkan hubungan suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kata “Sistem” banyak digunakan dalam perbincangan, forum diskusi, dokumen ilmiah juga dalam banyak bidang sehingga makna beragam. Rusdiana dan Irfan (2014:29), berpendapat bahwa “Sistem adalah kumpulan dari beberapa bagian yang memiliki ketertarikan dan saling bekerja sama serta membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan dari sistem tersebut. Maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai tujuan dan sasaran dalam ruang lingkup yang sempit”.

Sementara Rafika, dkk dalam Jurnal CCIT Vol.8 No.3 (2015:2016) berpendapat bahwa “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran atau tujuan tertentu”.

Berdasarkan beberapa pengertian diatas mengenai sistem, dapat disimpulkan bahwa suatu sistem merupakan kumpulan bagian-bagian atau sub sistem-sub sistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan.

Karakteristik Sistem

Rusdiana dan Irfan (2014:35) berpendapat bahwa, sistem terdiri dari input, proses dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu, sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

  1. Komponen (components)

    2. Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusunan sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem disebut sebagai subsistem.

  2. Batas (Boundary)

    3. Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, sangat sulit untuk memberikan batasan scope tinjauan terhadap sistem.

  3. Lingkungan (environment)

    4. Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada diluar sistem lingkungan sistem yang dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem, sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan ditiadakan.

  4. Penghubung/antarmuka (interface)

    5. Penghubung/antarmuka merupakan sarana memungkinkan setiap komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antarkomponen dalam sistem. Penghubung/antarmuka merupakan sarana setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi.

  5. Masukan (input)

    6. Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukan ke dalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran (output) yang berguna.

  6. Pengolahan (processing)

    7. Pengolahan merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan output yang berguna bagi para pemakainya.

  7. Keluaran (output)

    8. Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.

  8. Sasaran (objectives) dan tujuan (goal)

    9. Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem.

  9. Kendali (Control)

    10. Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar tetap bekerja sesuai dengan peran dan fungsinya masing-masing.

  10. Umpan balik (feed back)

    11. Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (Control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpanan proses dalam sistem dan mengembalikannya pada kondisi normal.

Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antar satu komponen dengan komponen lain serta memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang yang diantaranya adalah : (Rahmat Taufiq, 2013:8)

  1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

    2. Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem produksi, dan sistem transportasi.

  2. Sistem dapat dipastikan dan Sistem yang tidak dapat dipastikan

    3. Sistem dapat dipastikan merupakan suatu sistem yang input proses dan outputnya sudah ditentukan sejak awal. Sudah dideskripsikan dengan jelas apa inputannya bagaimana cara prosesnya dan harapan yang menjadi outputnya seperti apa. Sedangkan sistem tidak dapat dipastikan atau sistem probabilistik merupakan sebuah sistem yang belum terdefinisi dengan jelas salah satu dari input-proses-output atau ketiganya belum terdefinisi dengan jelas.

  3. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)

    4. Sistem tertutup dan sistem terbuka yang membedakan adalah ada faktor-faktor yang mempengaruhi dari luar sistem atau tidak, jika tidak ada faktor-faktor yang mempengaruhi dari luar itu bisa disebut dengan sistem tertutup tapi jika ada pengaruh komponen dari luar disebut sistem terbuka.

  4. Sistem Manusia dan Sistem Mesin

    5. Sistem manusia dan sistem mesin merupakan sebuah klasifikasi sistem jika dipandang dari pelakunya. Pada zaman yang semakin global dan semuanya serba maju ini tidak semua sistem dikerjakan oleh manusia tapi beberapa sistem dikerjakan oleh mesin tergantung dari kebutuhannya. Sistem manusia adalah suatu sistem yang proses kerjanya dilakukan oleh manusia sebagai contoh pelaku sistem organisasi, sistem akademik yang masih manual, transaksi jual beli di pasar tradisional, dll. Adapun sistem mesin merupakan sebuah sistem yang proses kerjanya dilakukan oleh mesin, sebagai contoh sistem motor, mobil, mesin industri, dan lain-lain.

  5. Sistem Sederhana dan Sistem kompleks

    6. Sistem dilihat dari tingkat kekomplekan masalahnya dibagi menjadi dua yaitu sistem sederhana dan sistem kompleks. Sistem sederhana merupakan sistem yang sedikit subsistemnya dan komponen-komponennya pun sedikit. Adapun sistem kompleks adalah sistem yang banyak sub-sub sistemnya sehingga proses dari sistem itu sangat rumit.

  6. Sistem yang bisa beradaptasi dan Sistem tidak bisa beradaptasi

    7. Sistem yang bisa berdaptasi terhadap lingkungannya merupakan sebuah sistem yang mampu bertahan dengan adanya perubahan lingkungan. Sedangkan sistem yang tidak bisa beradaptasi dengan lingkungan merupakan sebuah sistem yang tidak mampu bertahan jika terjadi perubahan lingkungan.

  7. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Mode System)

    8. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Contohnya sistem tata surya. Sistem buatan manusia adalah sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine system. Contohnya Sistem Telekomunikasi.

  8. Sistem Sementara dan Sistem Selamanya

    9. Sistem sementara dan sistem selamanya merupakan klasifikasi sistem jika dilihat dari pemakainya. Sistem sementara merupakan sebuah sistem yang dibangun dan digunakan untuk waktu sementara waktu sebagai contoh sistem pemilihan presiden, setelah proses pemilihan presiden sudah tidak dipakai lagi dan untuk pemilihan lima tahun mendatang kemungkinan sudah dibuat sistem pemilihan presiden yang baru. Sedangkan sistem selamanya merupakan sistem yang dipakai untuk jangka panjang atau digunakan selamanya, misalnya sistem pencernaan.

Konsep Dasar Data dan Informasi

Definisi Data

Data menurut Kadir (2013:44) berpendapat bahwa “Data adalah sebuah penjabaran mengenai benda, kejadian, aktivitas, transaksi, yang tidak memiliki makna dan tidak berpengaruh kepada penggunanya”.

Menurut Rusdiana dan Irfan (2014:71) berpendapat bahwa “Data adalah fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti sehubungan dengan kenyataan, simbol-simbol, gambar-gambar, angka-angka, huruf atau symbol yang menunjukan suatu ide, objek, kondisi, atau situasi lainnya, yang didapat melalui suatu observasi atau secara data diartikan sebagai keterangan tentang sesuatu”.

Yanto (2016:12) berpendapat bahwa “Data merupakan informasi yang disimpan dalam suatu struktur tertentu yang terintegrasi”. Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa data adalah suatu fakta atau pendapat yang masih dalam keadaan mentah yang akan diolah menjadi informasi.

Definisi Informasi

Aliev (2013)[1] dalam International Journal of Information Technology & Decision Making berpendapat bahwa “Real information concerning a decision maker's behavior and environment is imperfect, qualitative, and, as a result, often described in natural language”. Menurut Rusdiana dan Irfan (2014:75) berpendapat bahwa “Informasi adalah suatu data atau objek yang diproses terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga dapat tersusun dan terklasifikasi dengan baik sehingga memiliki arti bagi penerimanya, yang selanjutnya menjadi pengetahuan bagi penerima tentang suatu hal tertentu yang membantu pengambilan keputusan secara tepat”. Sementara Hidayat, dkk dalam jurnal SENSI Vol.2 No.2 (2016:186) berpendapat bahwa “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya, informasi disebut juga data yang diproses atau data yang memiliki arti”.

Dari ketiga definisi ditas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan digunakan untuk pengambilan keputusan.

Kualitas Informasi

Kualitas informasi mempengaruhi nilai dari suatu informasi, kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) pilar, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat waktu (timeliness), dan relevan (relevance). Berikut penjelasan mengenai hal tersebut : (Sutabri, 2012:33)

  1. Akuransi (Accurancy)

    2. Ketidak akuratan sebuah informasi dapat terjdi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan, kesengajaan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut.

  2. Tepat Waktu (Timeliness)

    3. Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data harus yang terbaru (up to date). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.

  3. Relevansi (Relevancy)

    4. Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya.

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Terdapat berbagai macam pengertian sistem informasi menurut beberapa ahli, diantaranya Menurut Indrajani (2014:3) berpendapat bahwa “Sistem Informasi adalah kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, Software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data, yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi”. Sementara Krismiaji (2016:201) dalam Ilamsyah, dkk Jurnal SENSI Vol.2 No.2 berpendapat bahwa “Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk menggumpulkan, memasukkan dan mengolah serta menyimpan data dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem informasi adalah data yang dikumpulkan kemudian diolah menjadi sebuah kesatuan informasi yang berharga bagi yang menerimanya.

Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu-kesatuan untuk mencapai sasaran. komponen-komponen itu terdiri dari: (Sutabri, 2014:41)

  1. Blok Masukan (Input Block)

    2. Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini ternasuk netode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

  2. Blok Model (Model Block)

    3. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

  3. Blok Keluaran (Output Block)

    4. Blok keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.

  4. Blok Teknologi (Technology Block)

    5. Blok Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

  5. Blok Basis Data (Database Block)

    6. Basis data (Database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Hal berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System).

  6. Blok Kendali (Controls Block)

    7. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Tujuan Sistem Informasi

Cushiag berpendapat bahwa tujuan sistem informasi adalah kegunaan (usefulness), ekonomi (economy), keandalan (reability), pelayanan pelanggan (customer service), kesederhanaan (simplicity), fleksibilitas (flexibility).

  1. Kegunaan (Usefulness)

    2. Sistem harus menghasilkan informasi yang tepat waktu dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi didalam organisasi.

  2. Ekonomi (Economic)

    3. Semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengendalian, mesin-mesin harus menyumbang suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biaya yang dibutuhkan.

  3. Kehandalan (Realibility)

    4. Keluaran sistem harus mempunyai tingkatan ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir atau saat komponen mesin tidak beroperasi secara temporer.

  4. Pelayanan Langganan (Customer Service)

    5. Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik atau ramah kepada para pelanggan. Sehingga memberi rasa kepuasan pada pelanggan.

  5. Kesederhanaan (Simplicity)

    6. Sistem harus cukup sederhana, sehingga terstruktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya mudah diikuti.

  6. Fleksibilitas (Flexibility)

    7. Sistem harus cukup fleksibel, untuk menangani perubahan-perubahan yang terjadi kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi.

Konsep Dasar Perancangan Sistem

Definisi Perancangan Sistem

Terdapat beberapa pengertian perancangan sistem menurut beberapa ahli, diantaranya Haerudin, dkk dalam jurnal CCIT Vol.7 No.1 (2013:117) berpendapat bahwa “Perancangan sistem merupakan tahap selanjutnya setelah analisa sistem, mendapatkan gambaran dengan jelas tentang apa yang dikerjakan pada analisa sistem, maka dilanjutkan dengan memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Perancangan sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perancangan untuk elemen-elemen komputer yang akan menggunakan sistem yaitu pemilihan peralatan dan program komputer untuk sistem yang baru”.

Sementara Verzello and Reuter dalam Darmawan (2013:227) berpendapat bahwa “Perancangan Sistem adalah tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi: menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk”. Sedangkan Menurut Yoori Koo dalam International journal of Design (2016:49-65)[2] “Designers can be part of the development of a socially responsible business system by providing a sustainable perspective and way to understand production and consumption of products and services. Design’s response to social responsibility, in parallel with business’s response, has reflected the great activist movements. Indeed, it has been a recurring theme; with designers addressing issues relating to social responsibility. As it became recognised that designers can directly and indirectly influence the environmental and social performance of products and service as well as the way in which new processes, services and products are delivered”.

Berdasarkan beberapa definisi diatas, maka dapat disimpulkan perancangan sistem adalah merancang atau mendesain suatu sistem yang baik, yang isinya adalah langka-langkah operasi dalam proses pengolahan data dan prosedur untuk mendukung operasi sistem.

Tahapan Perancangan Sistem

Menurut Sutabri (2012:225) berpendapat bahwa tahap rancangan sistem dibagi menjadi 2 (dua) bagian, dianttaranya :

  1. Rancangan sistem secara umum

    2. Memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru.

  2. Rancangan sistem secara rinci

    3. Dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem.

Tujuan Perancangan Sistem

Haerudin, dkk dalam jurnal CCIT Vol.7 No.1 (2013:117) berpendapat bahwa tujuan yang hendak dicapai dari tahap perancangan sistem mempunyai maksud atau tujuan utama, yaitu sebagai berikut :

a. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem (user).

b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan menghasilkan rancangan bangun yang lengkap kepada pemrograman komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat dalam pengembangan atau pembuatan sistem.

Konsep Dasar Internet

Menurut Dhani dalam Sudaryono, dkk jurnal CCIT Vol.7 No.1 (2013:97), berpendapat bahwa Internet adalah suatu media informasi komputer global yang dikatakan sebagai teknologi tercanggih saat ini, dengan internet setiap orang dapat melakukan aktivitas yang berhubungan dengan komunikasi informasi data.

Teori Khusus

Konsep Dasar E-Document

Definisi E-Document

Febriadi (2014:2) mengatakan “E-Document adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan, dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail) telegram, teleks, telecopy, atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode, akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami.”

Nobel Kurniadi (2013) berpendapat bahwa, “E-Document (Electronic Document) adalah suatu konten elektronik yang berupa program atau file komputer yang membutuhkan media elektronik atau teknologi elektronik display untuk bisa menggunakan, membaca atau melihatnya.” Terciptanya suatu e-document tidak terlalu rumit, dokumen asli, kertas atau hard document dijadikan file komputer dengan cara scanning kemudian data ini dipilih mana yang penting atau kurang penting klasifikasi ini disebut sistem verification, selanjutnya dilakukan proses index, yaitu pengelompokan daftar isi yang bertujuan untuk memudahkan pencarian data. Dalam indexing dilakukan kategorisasi berupa tipe dokument, tanggal, nama pembuat serta kata kunci. Sistem indexing bisa dilakukan dengan metode manual atau otomatis.

Adapun kelebihan e-document dibandingkan dokumen biasa adalah:

  1. Paperless (ramah lingkungan).

  2. E-Document tidak men ggunakan kertas dengan demikian penghematan kertas terjadi yang mana kertas juga berasal dari sumber daya alam.

  3. Penghematan waktu dengan adanya e-document untuk mencari suatu informasi yang ada dalam sebuah dokumen bisa lebih cepat.

  4. E-Document lebih mudah disebarkan atau dibagikan.

  5. Selain itu e-document lebih aman disimpan dengan menggunakan metode elektronic signature.

Pengendalian Dokumen

Anonimus (2012:14) mengatakan, “Pengendalian dokumen sangat penting, karena tanpa prosedur pengendalian dokumen ini sangatlah mustahil menjalankan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 secara efektif dan efisien”. Yang termasuk pengendalian dokumen yang diminta oleh sistem manajemen mutu termasuk diantaranya catatan atau rekaman bukti aktifitas proses sesuai persyaratan pengendalian catatan mutu. Adapun tujuan pengendalian dokumen adalah :

  1. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.

  2. Meninjau, memperbarui, dan menyetujui ulang dokumen.

  3. Memastikan perubahan dan status revisi terbaru dari dokumen terindentifikasi dengan jelas.

  4. Memastikan versi yang berlaku tersedia di tempat kerja.

  5. Memastikan dokumen dapat dibaca dan mudah dikenali.

  6. Memastikan dokumen yang berasal dari luar dan ditentukan oleh perusahaan untuk perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu dapat teridentifikasi dan distribusinya dikendalikan.

  7. Mencegah terpakainya dokumen yang sudah kadaluwarsa dan memberikannya identifikasi yang jelas apabila dokumen tersebut disimpan untuk maksud tertentu.

Konsep Dasar Quality Assurance

Definisi Quality Assurance

Menurut Ray Tricker (2014:8)[3] dalam bukunya yang berjudul ISO 9001:20015 For Small Businesses "That part of quality management focussed on providing confidence that quality requirements are fulfilled. In other words, all those planned and systematic actions necessary to provide adequate confidence that a product or service will satisfy given requirements for quality." Artinya : “Bagian manajemen mutu tersebut berfokus untuk memberikan keyakinan bahwa persyaratan kualitas terpenuhi. Dengan kata lain, semua tindakan terencana dan sistematis yang diperlukan untuk memberikan kepercayaan yang memadai bahwa suatu produk atau layanan akan memenuhi persyaratan kualitas yang diberikan.”

Konsep Dasar Database

Definisi Database

Sutarman (2012:15) mengatakan, “Database sekumpulan file yang saling berhubungan dan terorganisasi atau kumpulan record-record yang menyimpan data dan hubungan diantaranya.”

Sedangkan Ladjamudin (2013:129) berpendapat bahwa, “Database adalah sekumpulan data store (bisa dalam jumlah yang sangat besar) yang tersimpan dalam magnetic disk, optical disk, magnetic drum, atau media penyimpanan sekunder lainya.

Dari pengertian diatas peneliti menyimpulkan Database adalah sekumpulan file yang saling berhubungan yang menyimpan data dan tersimpan dalam sebuah media penyimpanan.

Pengguna Database

Berdasarkan cara berinteraksi dengan sistem, pengguna basis data dibedakan sebagai berikut (Anhar, 2016:20),

  1. Database Administrator adalah orang yang mendefinisikan basis data, mengatur hak-hak akses, melakukan perawatan dan koreksi terhadap basis data.

  2. Programmer Aplikasi adalah pengguna yang berinteraksi dengan basis data, dengan membuat antarmuka yang digunakan untuk manipulasi basis data.

  3. Sophisticated User. Pengguna yang ahli, maksudnya adalah pengguna yang mengakses langsung ke mesin basis data menggunakan bahasa non-prosedural.

  4. Specialized User. Pengguna yang mempunyai keahlian dibidang tertentu, maksudnya adalah penggguna ini memakai basis data untuk membangun program aplikasi sesuai bidang keahliannya.

  5. Naveuser. Pengguna yang memiliki pengetahuan komputasi dan basis data secara terbatas. Pengguna ini berinteraksi dengan basis data melalui program aplikasi yang sudah disediakan.

Manfaat Database

Manfaat pengguna database bisa disimpulkan sebagai berikut :

  1. Keakuratan (accuarancy), dengan menggunakan database keakuratan dari informasi yang didapat jauh lebih tinggi jika dibandingkan dengan manual atau tanpa basis data.

  2. Kerangkapan data (redudans), bisa dikurangi, basis data yang dirancang sudah didesain seminimal mungkin terjadinya reudansi daya.

  3. Kecepatan (speed), kecepatan pemrosesan (simpan, ubah, hapus, tampil).

  4. Standarisasi Data, standarisasi table yang ada didalam database bisa diterapkan untuk memudahkan pengembangan database yang sudah ada.

  5. Efisiensi Ruang Penyimpanan (space), ruang yang dibutuhkan untuk melakukan penyimpanan jauh lebih efisien, karena seluruh berkas yang ada dikemas dan disimpan dalam komputer.

  6. Keamanan (security), untuk memberikan keamanan yang maksimal, programmer bisa mendesain sistem keamanan dan menentukan siapa saja penggunanya.

  7. Kebersamaan Pemakai (sharebility), dengan berbasis komputer dan jaringan maka database bisa digunakan secara bersama-sama sesuai hak akses dalam waktu yang bersamaan.

  8. Perbedaan kebutuhan dapat diseimbangkan, setiap pengguna pasti membutuhkan data atau informasi yang berbeda dan itu bisa diatur agar database tidak terlalu berat waktu diakses oleh banyak pengguna.

Istilah-istilah dalam Database

Adapun istilah-istilah yang ada didalam database, yaitu:

  1. Table

    2. Table adalah suatu kumpulan data dalam record-record yang disatukan.

  2. Field

    3. Field adalah jenis atau tipe data dari suatu item data beserta batasan nilainya.

  3. Record

    4. Record adalah kumpulan field-field yang disatukan dalam satu baris.

Untuk dapat mengelola data didalam database diperlukan bahasa yang dimengerti oleh pengguna dan database yang dikelola. SQL (Structure Query Language) merupakan bahasa yang telah distandarisasi dan digunakan dalam pengolahan semua database yang ada. Di dalam SQL terdapat 3 (tiga) sub bahasa, yaitu :

  1. DDL (Data Definition Language), yang digunakan untuk membangun objek-objek dalam database seperti table dan index.

  2. DML (Data Manipulation Language), yang digunakan untuk menambah, mencari, mengubah, dan menghapus baris dan table.

  3. DLC (Data Control Language), yang digunakan untuk menangani masalah security dalam database. Ketiga sub bahasa ini dapat diakses setelah database dipanggil.

Konsep Dasar Elisitasi

Definisi Elisitasi

Menurut Rini dalam jurnal Sisfotex Global Vol.6 No.1 (2016:64), menyatakan bahwa, “Elisitasi adalah sekumpulan aktifitas yang ditunjukan untuk menemukan kebutuhan suatu sistem melalui komunikasi dengan pelanggan, pengguna sistem, dan pihak lain yang memiliki kepentingan dalam pengembangan sistem.”

Menurut Prasmono dalam jurnal LPP Unindra Vol.7 No.2 (2014:166), menyatakan bahwa, “Elisitasi adalah suatu metode untuk analisa kebutuhan dalam rekayasa perangkat lunak.” Elisitasi adalah sekumpulan aktifitas yang ditujukan untuk menemukan kebutuhan suatu sistem baru melalui komunikasi pelanggan dan pihak yang memiliki kepentingan dalam pengembangan sistem.

Menurut Rini dalam jurnal Sisfotex Vol.6 No.1 (2016:64), “Elisitasi adalah pengumpulan kebutuhan aktifitas awal dalam rekayasa kebutuhan (Requirement Engineering). Sebelum kebutuhan dapat dianalisis, dimodelkan, atau ditetapkan, kebutuhan dikumpulkan melalui proses elisitasi”.

Berdasarkan beberapa pendapat diatas peneliti menyimpulkan bahwa elisitasi adalah metode yang didapat melalui proses wawancara kepada client untuk menemukan kebutuhan sistem yang akan dibangun.

Tahapan Elisitasi

Prasmono dalam Jurnal LPP Unindra Vol.7 No.2, 2014:166 Elisitasi berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihak manajemen terkait dan disanggupi oleh peneliti untuk dieksekusi. Elisitasi didapat melalui metode wawancara dan dilakukan melalui tiga tahap, yaitu :

  1. Elisitasi Tahap I

    2. Berisi seluruh rancangan sistem yang baru diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui wawancara.

  2. Elisitasi Tahap II

    3. Merupakan hasil mengklasifikasikan dari elisitasi tahap I, berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untuk memisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem baru dengan rancangan yng disanggupi oleh peneliti untuk dieksekusi.

    a. M pada MDI itu artinya Mandatory. Artinya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

    b. D pada MDI ini artinya Desirable. Artinya requirement tersebut tidak terlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi, jika requirement tersebut digunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih sempurna.

    c. I pada MDI itu artinya Inessential. Artinya requirement tersebut bukanlah bagan dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

  3. Elisitasi Tahap III

    4. Merupakan hasil penyusunan dari elisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yang option I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisa diklasifikasikan kembali melalui TOE, yaitu sebagai berikut:

    a. T artinya Technical. Artinya bagaimana tata cara atau teknik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.

    b. O artinya Operational, Artinya bagaimana tata cara pengguna requirement tersebut dalam sistem yag dikembangkan.

    c. E artinya Economy, Artinya berapakan biaya yang diperlukan guna membangun requirement tersebut didalam sistem.

    Metode TOE tersebut dibagi kembali menjadi beberapa option, yaitu :

    a. High (H) : sulit untuk dikerjakan, karena teknik pembuatan dan pemakainya sulit, serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus di eliminasi.

    b. Middle (M) : mampu untuk dikerjakan.

    c. Low (L) : mudah dikerjakan.

  4. Final Draft Elisitasi

    5. Merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasarpembuatan suatu sistem yang dikembangkan.

Konsep Dasar SDLC (Software Development Life Cycle)

Definisi SDLC (Software Development Life Cycle)

Sukamto dan Shalahuddin (2013:13) mengatakan, “SDLC (Software Development Life Cycle) adalah proses mengembangkan atau mengubah suatu system perangkat lunak dengan menggunakan model-model dan metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak”.

Sukamto dan Shalahuddin (2013:28) menginformasikan, “Model SDLC air terjun (water fall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linier) atau alur hidup klasik (classic life cycle)”. Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sekuensial atau terurut dimulai dari :

  1. Analisis kebutuhan perangkat lunak

  2. Desain perangkat lunak

  3. Pembuatan kode program

  4. Pengujian

  5. Pendukung (support) atau pemeliharaan (maintenance)

Tahapan-Tahapan SDLC (Software Development Life Cycle)

Adapun tahapan-tahapan dalam SDLC (Software Development Life Cycle) adalah sebagai berikut:

  1. Perencanaan Sistem (System Planning)

    2. Lebih menekankan pada aspek studi kelayakan pengembangan sistem (feasibility study). Aktivitas-aktivitas yang ada meliputi:

    a. Pembentukan dan konsolidasi tim pengembang.

    b. Mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup pengembangan.

    c. Mengidentifikasi apakah masalah-masalah yang ada bisa diselesaikan melalui pengembangan sistem.

    d. Menentukan dan evaluasi strategi yang akan digunakan dalam pengembangan sistem.

    e. Penentuan prioritas teknologi dan pemilihan aplikasi.

  2. Analisis Sistem (System Analysis)

    3. Analisa sistem adalah tahap di mana dilakukan beberapa aktivitas berikut:

    a. Melakukan studi literatur untuk menemukan suatu kasus yang bisa ditangani oleh sistem.

    b. Brainstorming dalam tim pengembang mengenai kasus mana yang paling tepat dimodelkan dengan sistem.

    c. Mengklasifikasikan masalah, peluang, dan solusi yang mungkin diterapkan untuk kasus tersebut.

    d. Analisa kebutuhan pada sistem dan membuat batasan sistem.

    e. Mendefinisikan kebutuhan sistem.

  3. Perancangan Sistem (System Design)

    4. Pada tahap ini, features dan operasi-operasi pada sistem dideskripsikan secara detail. Aktivitas-aktivitas yang dilakukan adalah:

    a. Menganalisa interaksi obyek dan fungsi pada sistem.

    b. Menganalisa data dan membuat skema database.

    c. Merancang user interface.

  4. Implementasi Sistem (System Implementation)

    5. Tahap berikutnya adalah implementasi yaitu mengimplementasikan rancangan dari tahap-tahap sebelumnya dan melakukan uji coba. Dalam implementasi, dilakukan aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

    a. Pembuatan database sesuai skema rancangan.

    b. Pembuatan aplikasi berdasarkan desain sistem.

    c. Pengujian dan perbaikan aplikasi (debugging).

  5. Pemeliharaan Sistem (System Maintenance).

    6. Dilakukan oleh admin yang ditunjuk untuk menjaga sistem tetap mampu beroperasi secara benar melalui kemampuan sistem dalam mengadaptasikan diri sesuai dengan kebutuhan.

Konsep Dasar OOAD (Object Oriented Analysis and Design)

Definisi OOAD (Object Oriented Analysis and Design)

Menurut Edy Irwansyah dan Jurike V. Moniaga dalam bukunya yang berjudul Pengantar Teknologi Informasi (2014:263) “Object Oriented Analysis and Design adalah pendekatan yang digunakan ketika mengembangkan sistem menentukan teknik yang digunakan dari seseorang programmer dalam mendesign sebuah solusi.”

Konsep Dasar UML (Unified Modelling Language)

Definisi UML (Unified Modelling Language)

Berikut ini adalah beberapa pengertian dari UML (Unified Modelling Language), diantaranya :

Alim (2012:30) mengatakan, “Unified Modeling Language (UML) adalah bahasa standar yang digunakan untuk menulis blueprint perangkat lunak. UML dapat digunakan untuk memvisualisasi, menspesifikasikan, membangun, dan mendokumentasikan artifak dari sistem perangkat lunak”.

Rosa dan Shalahuddin (2013:13) menginformasikan, “UML (Unified Modelling Language) adalah salah standar bahasa yang banyak digunakan didunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisa & desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemograman berorientasi objek”.

K. P. Jayant, Renu Garg, Vinod Kumar, Prof. Ajaya Rana dalam International Journal of Advanced Research in Computer Science and Software Engeneering February, 2014, pp. 148-153 ISSN : 2277128X Vol.2, Isue.2 mengatakan, “The UML is a visual modelling language and used for visualize, specify, contrucy and document the artifacts of a software system”. (UML adalah bahasa visual pemodelan dan digunakan untuk visualisasikan, menentukan, membangun, dan artefak dari mendokumentasikan sistem perangkat lunak).

Berdasarkan pendapat yang telah dikemukakan oleh para ahli, peneliti dapat menarik kesimpulan bahwa “UML (Unified Modelling Language) adalah bahasa pemrograman yang banyak digunakan dalam pembuatan program yang berorientasi objek.”

Diagram-Diagram UML (Unified Modelling Language)

Menurut Rosa A.S dan M. Shalahudin (2014:140), Berikut ini adalah diagram UML, yaitu :

  1. Use Case Diagram

    2. Use Case Diagram secara grafis menggambarkan, interaksi secara sistem, sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain, use case diagram secara grafis mendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dalam cara apa pengguna (user) mengharapkan interaksi dengan sistem itu.

  2. Class Diagram

    3. Menggambarkan struktur objek sistem. Diagram ini menunjukkan class diagram yang menyusun sistem dan hubungan antara class object tersebut.

  3. Sequence Diagram

    4. Secara grafis menggambarkan bagaimana objek berinteraksi satu sama lain, melalui pesan pada sekuensi sebuah use case atau operasi.

  4. State Chart Diagram

    5. Digunakan untuk memodelkan behaviour object khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event (kejadian) yang menyebabkan objek dari satu state ke state yang lain.

  5. Activity Diagram

    6. Secara grafis untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis maupun use case. Activity diagram dapat juga digunakan untuk memodelkan aksi (action) yg dilakukan saat operasi di eksekusi, dan memodelkan hasil dari action tersebut.

Notepad++

Pratama (2015:23) mengatakan notepad++ yaitu “Program aplikasi pengembang yang berguna untuk mengedit teks dan skrip kode pemrograman”. Bahasa pemograman yang digunakan oleh peneliti dalam merancang sistem menggunakan PHP. Perangkat lunak komputer ini memiliki kelebihan pada peningkatan kemampuan sebuah program text editor, lebih dari sekedar program Notepad bawaan Windows. Notepad++ bisa mengenal tag dan kode dalam berbagai bahasa pemrograman. Fitur pencarian tingkat lanjut dan pengeditan teks sangat membantu tugas seorang programmer atau developer dalam menyelesaikan skrip kode programnya. Program Notepad++ banyak diaplikasikan dan digunakan oleh kalangan pengguna komputer di bidang pemrograman aplikasi desktop dan web. Notepad++ merupakan software gratis (opensource), yang dapat dijalankan di sistem operasi Win2K, Windows XP, Vista, dan Windows 7.

Konsep Dasar Prototype

Definisi Prototype

Darmawan (2013:229) mengatakan, "Prototype adalah suatu versi dari sebuah sistem potensial yang memberikan ide bagi para pengembang dan calon pengguna, bagaimana sistem akan berfungsi dalam bentuk yang telah selesai."

Berdasarkan definisi prototype di atas, maka dapat disimpulkan prototype adalah model atau simulasi dari semua aspek produk sesungguhnya yang akan dikembangkan, bagian dari produk yang mengekspresikan logika maupun fisik antar muka eksternal yang ditampilkan.

Jenis-Jenis Prototype

Darmawan (2013:230) mengatakan, terdapat dua jenis prototype, yaitu :

  1. Prototype Evolutioner (Evolutionary Prototype)

    2. Evolutionary Prototype terus menerus disempurnakan sampai memiliki seluruh fungsional yang dibutuhkan pengguna dari sistem yang baru. Prototype ini kemudian dilanjutkan produksi. Jadi satu evolutioner prototype akan menjadi sistem aktual.

  2. Prototipe Persyaratan (Requirement Prototype)

    3. Dikembangkan sebagai satu cara untuk mendefenisikan persyaratan-persyaratan fungsional dari sistem baru ketika pengguna tidak mampu mengungkapkan apa yang mereka inginkan.

Pengembangan evolutionary prototype menunjukkan empat langkah dalam pembuatannya. Empat langkah tersebut adalah:

  1. Mengidentifikasi kebutuhan pengguna pengembang mewawancarai pengguna untuk mendapatkan ide mengenai apa yang diminta dari sistem.

  2. Membuat satu prototype pengembang mempergunakan satu alat prototipe atau lebih untuk membuat prototype.

  3. Menentukan apakah prototype dapat diterima.

    4. Pengembang mendemonstrasikan prototype kepada para pengguna untuk mengetahui apakah telah memberikan hasil yang memuaskan. Jika sudah, langkah empat akan diambil, jika tidak prototipe direvisi dengan mengulang kembali langkah satu, dua, tiga, dengan pemahaman yang lebih baik mengenai kebutuhan pengguna.

  4. Menggunakan prototype menjadi sistem produksi tiga langkah pertama sama dengan langkah yang diambil dalam membuat evolutionary prototype.

Langkah – langkah berikutnya adalah sebagai berikut :

a. Membuat kode sistem baru: pengembangan menggunakan prototype sebagai dasar untuk pengodean sistem yang baru.

b. Menguji sistem baru, pengembangan menguji sistem.

c. Menentukan apakah sistem yang baru dapat diterima. Pengguna memberitahukan pada pengembangan apakah sistem dapat diterima.

d. Membuat sistem baru menjadi sistem produksi.

Konsep Dasar Web

Definisi Web

Andika dan Dewanto jurnal informatika Vol.2 No.2 (2013:62) mengatakan, “WEB (World Wide Web) adalah sistem yang saling terkait menggunakan dokumen Hypertext yang diakses melalui jaringan internet. Sebuah halaman web yang berisi teks, gambar, video, dan file multimedia lainnya hanya dapat diakses menggunakan web”.

Sidik dan Husni (2012:1) menginformasikan, “WEB adalah ruang informasi dalam internet, dengan menggunakan teknologi hypertext, pemakai dituntun untuk menemukan informasi dengan mengikuti link yang disediakan dalam dokumen web yang ditampilkan dalam browser web”.

Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan, “Web adalah sistem yang terhubung langsung dengan jaringan internet yang berguna untuk memberikan informasi seperti teks, gambar, video, dan file multimedia lainnya.

Konsep Dasar PHP (Hypertext Preprocessor)

Definisi PHP (Hypertext Preprocessor)

Nugroho (2013:153) mengatakan, “PHP kepanjangan dari Hypertext Preprocessor itu bahasa pemrograman berbasis web. Jadi, PHP itu adalah bahasa program yang digunakan untuk membuat aplikasi berbasis web (website, blog, atau aplikasi web).”

Kadir (2013:120) berpendapat bahwa, “PHP merupakan bahasa pemrograman yang ditujukan untuk membuat aplikasi web. Ditinjau dari pemrosesannya, PHP tergolong berbasis server side. Artinya, pemrosesan dilakukan di server.”

Sedangkan Sidik (2014:4) menjelaskan, “PHP merupakan secara umum dikenal sebagai bahasa pemrograman script yang membuat dokumen HTML secara on the fly yang dieksekusi di server web, dokumen HTML yang dihasilkan dari suatu aplikasi bukan dokumen HTML yang dibuat dengan menggunakan editor teks atau editor HTML.”

Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan PHP adalah bahasa pemrograman yang digunakan untuk pembuatan dan pengembangan web dan bisa digunakan bersamaan dengan HTML.

Konsep Dasar XAMPP

Definisi Xampp

Sutanto (2014:72) menyatakan bahwa, “XAMPP merupakan singkatan dari X (empat operasi apapun), Apache, MySQL, PHP, dan Perl. XAMPP merupakan tools yang menyediakan paket perangkat lunak ke dalam satu buah paket. Dalam paketnya sudah terdapat Apache (Web Server), MySQL (database), PHP (server side scriping), Perl, FTP server, PhpMyAdmin dan berbagai pustaka bantu lainnya.

Yudhanto dkk (2014:11) berpendapat bahwa, XAMPP merupakan paket PHP dan MySQL berbasis opensource yang ada saat ini merupakan andalan para programmer PHP dalam melakukan programming dan melakukan testing hasil programnya”.

Dalam jurnal ilmiah DASI Vol.16 No.1 Maret (2015:30) menyatakan XAMPP adalah sebuah perangkat lunak yang didalamnya sudah tersedia database server MySQL. XAMPP merupakan perangkat lunak yang mudah digunakan, gratis dan mendukung instalasi di Linux dan Windows.

Berdasar beberapa pendapat diatas peneliti dapat menarik kesimpulan bahwa, XAMPP adalah paket triad program berbasis web yaitu Apache, PHP dan database MySQL yang dengan menginstal XAMPP maka kita tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual, XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis.

Konsep Dasar MySQL

Definisi MySQL

Menurut Sutanto (2014:73), menyatakan bahwa, “MySQL disebut juga SQL kepanjangan dari structured Query Language. SQL merupakan bahasa terstruktur yang khusus digunakan untuk mengolah database. MySQL juga bersifat open source dan at relational yang artinya data-data yang dikelola dalam database akan diletakkan pada beberapa tabel yang terpisah sehingga manipulasi data akan menjadi lebih cepat.”

Sedangkan menurut Hendry (2015:1), menyatakan bahwa, “MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basis data relasional yang didistrbusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (Genarl Punlic License). Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersil.”

Anisya (2013:15) mengatakan, “MySQL adalah suatu perangkat lunak database relasi (Relational Database Management System atau DBMS), seperti halnya ORACLE, POSTGRESQL, MSSQL, dan sebagainya. SQL merupakan singkatan dari Structure Query Language, didefinisikan sebagai suatu sintaks perintah-perintah tertentu atau bahasa program yang digunakan untuk mengelola suatu database. Jadi MySQL adalah softwarenya dan SQL adalah bahasa perintahnya”.

Dikutip Maudi dkk dalam Jurnal Geodesi Undip Vol. 3 No. 3 (2014:102) berpendapat bahwa, “MySQL adalah sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL yang multithread, multi-user, dengan sekitar 6 juta instalasi di seluruh dunia. MySQL adalah implementasi dari manajemen basis data relasional (RDBMS)".

Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan MySQL adalah perangkat lunak untuk mengelola database.

Konsep Dasar Black Box Testing

Definisi Black Box Testing

Agustiar Budiman (2012:4) berpendapat bahwa “pengujian black box merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunak dan kemudian keluaran dari perangkat lunak diuji apakah telah sesuai dengan yang diharapkan”.

Rizky (2011:264) mengatakan, “Black Box Testing adalah tipe testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya.”

Shivani Archarya dan Vidhi Pandya (ISSN-2277-1956 Vol.2) menjelaskan, “Black Box Testing is a software testing techniques in which functionality of the software undertest (SUT) is tested without looking at the internal code structure.”

Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa pengujian blackbox merupakan metode pengujian pada sistem untuk mengetahui kinerja perangkat lunak sistem.

Keuntungan Black Box Testing

Beberapa keuntungan yang diperoleh dari jenis black box testing antara lain :

  1. Anggota tim tester tidak harus dari seseorang yang memiliki kemampuan teknis di bidang pemrograman.

  2. Kesalahan dari perangkat lunak ataupun bug seringkali ditemukan oleh komponen tester yang berasal dari pengguna.

  3. Hasil dari blackbox testing dapat memperjelas kontradiksi ataupun keracunan yang mungkin timbul dari eksekusi sebuah perangkat lunak.

  4. Proses testing dapat dilakukan lebih cepat dibandingkan white box testing.

Konsep Dasar Literature Review

Definisi Literature Review

Mulyandi (2013:17-153) berpendapat bahwa “Penelitian sebelumnya literature review merupakan survey literature tentang penemuan-penemuan yang dilakukan oleh peneliti sebelumnya (empirical fiding) yang berhubungan dengan topik penelitian”.

Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa literature review adalah penelitian terdahulu yang sejenis yang kemudian dijadikan sumber referensi sebagai pembanding untuk penelitian.

Literature adalah kesusasteraan atau kepustakaan, sedangkan review adalah suatu tindakan meninjau, memeriksa kembali suatu hal yang telah dikerjakan sebelumnya sehingga dalam literature review dapat disimpulkan sebagai suatu tindakan memeriksa dan meninjau kembali suatu kepustakaan.

Langkah Langkah Literature Review

Metode Literature Review ini dilakukan untuk menunjang metode observasi yang telah dilakukan. Pengumpulan informasi yang dibutuhkan dalam mencari referensi-referensi yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan. Dalam melakukan kajian literature review ini, langkah-langkah yang harus dilakukan (menurut Suryo dkk, 2015:138) dalam jurnal CCIT Vol.8 No.3 adalah sebagai berikut :

  1. Mengidentifikasi kesenjangan (identify gaps) dari penelitian ini.

  2. Menghindari membuat ulang (reinventing the wheel) sehingga banyak menghemat waktu dan juga menghindari kesalahan-kesalahan yang pernah dilakukan oleh orang lain.

  3. Mengidentifikasikan metode yang pernah dilakukan dan yang relevan terhadap penelitian ini.

  4. Meneruskan capaian penelitian sebelumnya sehingga dengan adanya studi pustaka ini, penelitian yang akan dilakukan dapat dibangun di atas platform pengetahuan atau ide yang sudah ada.

  5. Untuk mengetahui orang lain yang spesialis dan mengerjakan di area penelitian yang sama, sehingga dapat terjaring dalam komunitas yang dapat memb eri kontribusi sumber daya yang berharga.

Studi Pustaka (Literature Review)

Sebagai salah satu dari metode penerapan yang dilakukan dan kolerasi yang searah, diantaranya sebagai berikut:

Tabel 2.1 Literature Review

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Sejarah Singkat Perusahaan

PT Bintang Kupu–Kupu merupakan perusahaan yang bergerak dibidang industry farmasi yang memproduksi dan memasarkan obat–obat herbal dari China yang terletak di Jl. Gatot Subroto km 5,5 Jatiuwung Tangerang. PT. BKK adalah perusahaan farmasi yang inovatif yang berfokus pada obat-obatan alami, menggabungkan esensi alam dengan ketepatan teknologi maju, yang beroperasi dengan kemampuan global.

Mengikuti standar internasional Good Manufacturing Process (GMP), perusahaan bertanggung jawab untuk memproses berbagai bahan baku, produksi yang efisien dengan pengawasan dan pengendalian kualitas yang ketat, sampai pada obat-obatan tertutup hampa udara yang dikemas secara higienis untuk penggunaan konsumen. Produk BKK terdiversifikasi bervariasi dari bubuk, tablet, kapsul, cairan, dan pil, seperti: Tay Pin San (Obat sakit Perut), Ma Poh (Obat Tampek), Hau Fung San (Obat Sakit Tenggorokan), Apricot (Obat Batuk), Chi Chung Sui, Liu Shen Sui, Bintare (Obat Diare), Wou Kim Pills, So Hop Pills, Po Loong Pills, Keng Hong San.

Visi dan Misi PT Bintang Kupu – Kupu

Visi

Menjadi Perusahaan Obat Tradisional yang terkemuka dan terpercaya dengan Produk yang berkualitas.

Misi

Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat melalui penyediaan obat yang bermutu, terdistribusi luas dan merata serta dengan harga yang terjangkau.

Struktur Organisasi Perusahaan

Sebuah organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu sktruktur organisasi yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian dan penyatuan usaha untuk menunjukkan kerangka – kerangka hubungan diantara fungsi, bagian – bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab. Serta untuk menunjukkan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu oragnisasi.Sama halnya dengan PT Bintang Kupu - Kupu yang mempunyai struktur organisasi manajemen sebagai berikut.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Bintang Kupu – Kupu

Tugas dan Tanggung Jawab

Berikut Tugas dan Wewenang pada Struktur Organisasi department Quality Assurance pada PT Bintang Kupu – Kupu :

  1. Manager Quality Assurance (QA)

    2. Tugas dan Tanggung Jawab :

    a. Bertanggung jawab terhadap kepastian mutu semua Produk PT Bintang Kupu–Kupu.

    b. Bertanggung jawab dalam menyiapkan, memeriksa dan menetapkan Prosedur–prosedur, Pengawasan Mutu, Program Validasi, dan Prosedur–prosedur dalam pelaksanaan CPOTB

    c. Bertanggung jawab atas Pelaksanaan Manajemen Resiko Mutu di PT Bintang Kupu–Kupu.

    d. Membuat Laporan berkala tentang perkembangan mutu produk kepada pimpinan

    Wewenang:

    a. Berwenang mengusulkan perubahan untuk perbaikan Prosedur yang berlaku.

    b. Berwenang memberikan pertimbangan pengambilan keputusan/Instruksi meluluskan/ menolak pengolahan/ pembuatan.

    c. Menyelenggarakan pemutakhiran baik dokumen, Protap, Instruksi kerja serta validasi untuk menyempurnakan tata kerja perusahaan sesuai prinsip kerja.

  2. Supervisor Quality Assurance (QA)

    3. a. Mengecek Dokumen Catatan Pengelolaan Batch

    b. Realease Produk yang sudah lolos pengecekan

    c. Melakukan Validasi Produk

    d. Melakukan audit internal bulanan

    e. Membuat Sertifikat Produk Jadi

  3. Administrasi QA

    4. a. Mengajukan form perubahan dokumen

    b. Rekaputulasi catatan pemusnahan bahan baku dan produk jadi

    c. Memeriksa dokumen pemusnahan dokumen

    d. Kelola dokumen yang diterima dari departement

    e. Identifikasi dokumen per versi atau per departement

    f. Pengecekan dokumen aktif dan tidak aktif

    g. Memberikan laporan pengelolaan dokumen ke Manager QA

    h. Distribusi dokumen atau SOP perusahaan baru ataupun revisi

Tata laksana Sistem yang berjalan

Prosedur Sistem yang berjalan

Prosedur sistem pengelolaan dokumen yang berjalan saat ini pada PT Bintang Kupu-kupu dijabarkan melalui proses, yaitu:

a. Prosedur pengelolaan dokumen atau revisi dokumen: Kepala bagian per-Departement (Produksi, QC, R&D, Maintenance, Gudang, HRD membuat membuat dokumen baru atau revisi pada dokumen sebelumnya ke Departement Quality Assurance. Admin QA memeriksa dokumen atau memeriksa kelengkapan dokumen.

b. Prosedur Pengelolaan dokumen: Setelah memeriksa kelengkapan dokumen tersebut Admin QA mengidentifikasi dokumen termasuk internal atau eksternal sesuai departement dan mencatat perubahan dokumen di Log Book. Pendataan dokumen untuk dokumen baru, perubahan atau revisi setelah itu memberikan dokumen ke Manager QA untuk diperiksa dan ditandatangani.

c. Prosedur Pengesahan dokumen: Setelah Manager QA memeriksa dokumen dan Approve dokumen, Staff QA memberikan kembali ke kepala bagian Departement yang mengajukan untuk di tandatangi.

d. Prosedur Distribusi Dokumen: Setelah dokumen disahkan, staff QA memberikan stampel dan tanggal berlaku dokumen. Lalu dokumen di fotocopy dan diberikan stampel untuk dokumen duplikat yang akan diberikan ke kepala bagian departement. Staff QA akan mendistribusikan dokumen yang telah dibuat atau direvisi dan ditandatangani ke bagian atau unit terkait. Kepala bagian kemudian mengisi form pendistribusian dokumen. Lalu Staff QA mengisi form daftar penarikan dokumen, dan melakukan penarikan dokumen yang lama pada bagian atau unit terkait.

e. Dokumen yang asli disimpan di Departement QA, sedangkan dokumen yang telah difotocopy didistribusikan ke bagian atau unit terkait. Setelah itu Kepala bagian terkait menandatangani form distribusi dokumen.

Rancangan Prosedur Sistem yang Berjalan

Rancangan prosedur sistem yang berjalan digambarkan dengan menggunakan program Unified Modelling Language (UML) dan beberapa diagram yang digunakan diantaranya use case diagram, sequence diagram dan activity diagram.

Use Case Diagram

Use case diagram akan menggambarkan kebiasaan yang terjadi dalam pendataan terhadap pendaftar yang berjalan saat ini. Use case diagram dilihat pada gambar 3.2 berikut.

Gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan

Berdasarkan gambar 3.2.Use Case Diagram yang berjalan saat ini terdapat:

  1. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan yang sedang berjalan.

  2. 4 Actor dalam yang melakukan kegiatan yang sedang berjalan, yaitu : Kepala bagian departement, Staff QA, Manager QA, dan Direktur.

  3. 11 Use Case yang dilakukan oleh actor tersebut :

a. Nama use case : Memberikan Dokumen

Aktor : Kepala Bagian Departement

Skenario : Kepala Bagian Departemen memberikan dokumen baru atau revisi ke staff QA

b. Nama use case : Memeriksa Dokumen

Aktor : Staff QA

Skenario : Admin QA memeriksa dokumen atau dokumen revisi yang diberikan oleh kepala bagian departement

c. Nama use case : Cek Kelengkapan dokumen

Aktor : Staff QA

Skenario : Staff QA mengecek kelengkapan dokumen, menyesuaikan dokumen jika ada lampiran

d. Nama use case : Cek kelengkapan dokumen

Aktor : Staff QA

Skenario : Setelah dokumen diterima Staff QA memeriksa kelengkapan dokumen seperti lampiran dokumen dan memberikan penomoran dokumen

e. Nama use case : Identifikasi Dokumen

Aktor : Staff QA

Skenario : QA mengidentifikasi dokumen internal atau eksternal

f. Nama use case : Internal atau Eksternal

Aktor : Staff QA

Skenario : Setelah di indentifikasi lalu dikelompokan kedalam dokumen internal atau eksternal

g. Nama use case : Pencatatan dokumen ke log book

Aktor : Staff QA

Skenario : Setelah diidentifikasi dokumen termasuk internal dan eksternal staff QA melakukan pencatatan dokumen ke logbook

h. Nama use case : Menyerahkan dokumen

Aktor : Staff QA

Skenario : Staff QA menyerahkan dokumen ke Manager QA dan Direktur untuk diperiksa dan ditandatangani

i. Nama use case : Memeriksa dan menganalisa dokumen

Aktor : Manager QA dan Direktur

Skenario  :Setelah memeriksa dan menganalisa dokumen diperiksa dan dianalisa apakah sudah sesuai atau belum

j. Nama use case : Distribusi Dokumen

Aktor : Staff QA & kepala bagian departement

Skenario : Setelah pengesahan dokumen dan staff QA stampel dokumen, fotocopy staff QA distribusi dokumen ke bagian terkait.

Analisa Sistem Berjalan pada Activity Diagram

Gambar 3.3 Activity Diagram Sistem Berjalan

Berdasarkan Gambar 3.3 Activity Diagram yang berjalan saat ini terdapat:

  1. 1 (satu) Initial Node

  2. 4 Swimeline Vertical : Staff QA, Manager QA, Kepala Bagian Departement, Direktur

  3. 19 (Sembilan belas) Action, meliputi:

    4. a. Memberikan Dokumen baru/revisi

    b. Menerima Dokumen

    c. Memeriksa Dokumen

    d. Cek kelengkapan dokumen

    e. Tinjau ulang/leengkapi dokumen

    g. Identifikasi dokumen

    h. Pencatatan histori dokumen pada log book

    i. Memeriksa dan menganalisa dokumen

    j. Approval dokumen

    k. Menyerahkan dokumen

    l. Memeriksa dan menganalisa dokumen

    m. Approval dokumen

    n. Menyerahkan dokumen

    o. Menerima dokumen yang sudah ditandatangi

    p. Distribusi dokumen yang sudah disahkan

    q. Menyerahkan dokumen

    r. Menerima dokumen yang sudah disahkan

    s. Menandatangi dokumen yang sudah diperiksa

    t. Penarikan dokumen yang lama

  4. 1 (satu) Decision Node

  5. 1 (satu) Activity Final Node.

Analisa Sistem Berjalan pada Squence Diagram

Gambar 3.4 Sequence Diagram Sistem Berjalan

Berdasarkan gambar 3.4 Sequence Diagram yang berjalan saat ini terdapat :

Dapat di jelaskan pada gambar 3.4 Sequence Diagram di atas bahwa kepala bagian departement memberikan dokumen baru atau dokumen yang mau direvisi ke bagian departement QA, lalu staff QA menerima dokumen dan memeriksa kelengkapan dokumen, setelah lengkap staff QA menyerahkan dokumen ke Manager QA dan Direktur untuk diperiksa dan dianalisa lalu ditandatangi dan diserahkan kembali ke staff QA dan memberikan dokumen ke kepala bagian untuk ditandatangi, setelah itu dokumen distampel dan difotocopy dan didistribusikan ke departement terkait dan apabila dokumen itu revisi dokumen lama ditarik oleh staff QA.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa Balance Scorecard

Metode analisa yang peneliti gunakan untuk menggambarkan sistem yang berjalan pada sistem Pengelolaan dokumen PT Bintang kupu-kupu yaitu Balanced Scorecard. Berikut adalah penggambaran metode analisa pada pada PT Bintang kupu-kupu yaitu:

a. Perspektif Finance

Terwujudnya tanggung jawab ekonomi melalui penerapan pengetahuan manajemen dalam pengolahan bisnis dan peningkatan produktivitas yang dikuasai personil.

b. Perspektif Customer

Terwujudnya tanggung jawab sosial sehingga perusahaan dikenal secara luas sebagai perusahaan yang akrab dengan lingkungan.

c. Perspektif Internal/Bussines Process

Terwujudnya pelipatgandaan kinerja seluruh personil perusahaan melalui implementasi.

d. Persepktif Learning and Growth

Terwujudnya keunggulan jangka penjang perusahaan lingkungan bisnis global melalui pengembangan dan pemfokusan potensi sumber daya manusia.

Tabel 3.1 Penentuan Sasaran Strategi menurut Balanced Scorecard

  1. Perspektif finansial

    2. Bagaimana kita berorientasi pada para pemegang saham.

    a. Return On Invesment (ROI), untuk mengetahui tingkat pengembalian dari Investasi yang dilakukan perusahaan :

    ROI = Laba Bersih x 100 %

    Total Aset

    b. Net Profit Margin (meraih laba bersih), menunjukan besarnya kemampuan perusahaan dalam meraih laba dari penjualan bersih perusahaan.

  2. Perspektif Pelanggan

    3. Bagaimana kita bisa menjadi supplier utama yang paling bernilai bagi para Customer.

    a. Retensi pelanggan, untuk mengukur seberapa besar perusahan berhasil mempertahankan hubungan baik dengan pelanggan

    Retensi pelanggan = Jumlah Pelanggan x 100 %

    Total Order

    b. Akuisisi Pelanggan, untuk mengetahui kemampuan perusahaan dalam menarik pelanggan baru, indikatornya dengan melihat jumlah pelanggan setiap tahun.

    Akuisisi Pelanggan = Jumlah pelanggan baru x 100 %

    Jumlah Pelanggan

    c. Kepuasan pelanggan, untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan dapat diukur dari jumlah keluhan

    Number Of Complain = Jumlah keluhan pelanggan X 100 %

    Jumlah Pelanggan

  3. Perspektif Proses, Bisnis Internal

    4. Proses bisnis apa saja yang terbaik yang harus kita lakukan, dalam jangka panjang maupun jangka pendek untuk mencapai tujuan finansial dan kepuasan perusahaan.

    1. Process Time, untuk mengetahui efisiensi waktu yang digunakan penyedia layanan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan & sekaligus berpengaruh terhadap kepuasan pelanggan.

    Procces Time = Rata-rata Layanan X 100 %

    Jumlah Jam kerja

    2. Inovasi, dilihat dari terobosan apa yang dilakukan perusahaan untuk meningkatkan kualitas pelayanan.

  4. Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran

    5. Bagaimana kita dapat meningkatkan dan menciptakan value secara terus menerus, terutama dalam hubungannya dengan kemampuan dan motivasi karyawan. Dalam Balanced Scorecard, keempat persektif tersebut menjadi satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan. Keempat perspektif tersebut juga merupakan indikator pengukuran kinerja yang saling melengkapi dan saling memiliki hubungan sebab akibat.

  1. Retensi karyawan, ukuran yang digunakan dengan membandingkan antara jumlah pegawai selama periode waktu tertentu dengan jumlah pegawai yang dikeluarkan selama periode waktu tertentu.

    2. Retensi Karyawan = Jumlah karyawan yang keluar X 100 %

    Jumlah Karyawan

  2. Produktivitas karyawan, ukuran yang digunakan dengan membandingkan antara jumlah jam kerja dengan jumlah layanan/karyawan

    3. Produktivitas karyawan = Jumlah Karyawan X 100 %

    Total Jam Kerja

  3. Karyawan training, indikator yang pengukurannya bertujuan untuk meningkatkan kualitas Sumber Daya Manusia.

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

  1. Analisa masukan

    2. a. Dokumen Internal

    b. Dokumen Eksternal

  2. Analisa proses

    3. a. Penomoran Dokumen

    b. Identifikasi Dokumen

  3. Analisa keluaran

    4. a. Distribusi Dokumen

    b. Laporan pengelolaan dokumen

Konfigurasi Sistem Yang Berjalan

Spesifikasi Perangkat Keras (Hardware)

Adapun konfigurasi yang digunakan pada sistem pengeloaan dokumen pada PT Bintang Kupu – Kupu adalah sebagai berikut :

a. Processor : Intel Pentium CPU 6630

b. Monitor : LCD Monitor 19 “

c. RAM : 2 GB

d. Hardisk : 500 GB

e. Mouse : Standar

f. Keyboard : Standar

g. Printer : Cannon

Spesifikasi Perangkat Lunak (Software)

Adapun konfigurasi sistem software yang digunakan dalam sistem pengelolaan dokumen adalah sebagai berikut :

a. Microsoft Word

b. Microsoft Excel

c. Log book

Hak Akses (Brainware)

a. Admin QA

b. Manager QA

c. Kepala Bagian Departemen

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan sistem yang sedang berjalan, terdapat beberapa rumusan masalah yaitu:

  1. Sistem pengelolaan dokumen yang sedang berjalan saat ini pada PT Bintang kupu-kupu sering terjadinya dokumen sering terselip, tercecer atau hilang, banyak terjadi duplikasi dokumen akibat fotocopy, sulit memonitoring dokumen yang harus direvisi atau di update serta keamanan data dan informasi yang terdapat pada dokumen tersebut tidak terjamin karena rawan terhadap akses dari orang yang tidak berhak.

  2. Dalam Pengelolaan dokumen masih manual untuk pencatatan history dokumen masih menggunakan Log book untuk serah terima dokumen ke departement lain.

  3. Karena pertumbuhan dokumen semakin tinggi mengakibatkan penumpukan dokumen pada lemari arsip sehingga sulit dalam memonitoring arus dokumen yang berpengaruh dalam kinerja Quality Assurance.

Setelah mengamati beberapa permasalahan yang terjadi di dalam sistem yang berjalan pada perusahaan, peneliti mempunyai alternative pemecahan masalah yang di hadapi pada sistem yang berjalan sebagai berikut:

a. Membuat sistem pengelolaan dokumen yang terkomputerisasi dan terintegrasi dengan departement lain untuk meminimalisir kendala dalam distribusi dokumen.

b. Membuat sistem yang memudahkan departement dalam pengaksesan melalui e-document tanpa harus meminta kembali ke bagian departemen QA.

c. Membuat E-document untuk meningkatkan kinerja Departement Qualty Assuarance dalam pengeolaan dokumen.

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap I yang disusun berdasarkan hasil wawancara dan analisa pada bagian dan pihak yang mempunyai hubungan langsung dengan sistem yang akan dikembangkan. Dalam hal ini wawancara dilakukan terhadap penilaian kinerja organisasi mengenai sistem yang diusulkan.

Berikut ini lampiran Elisitasi Tahap I yang telah dibuat:

Tabel 3.2

Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap II dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudian diklasifikasikan lagi dengan menggunakan metode MDI. Sesuai dengan ruang lingkup penelitian yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya, maka semua requirement yang diberi opsi inessential (I) harus dieliminasi:

Keterangan:

M = Mandatory : Penting

D = Desirable : Tidak Terlalu Penting

I = Inessential : Tidak Mutlak Ada (dieliminasi)

Tabel 3.3

Elisitasi Tahap III

Berdasarkan Elisitasi Tahap II diatas, dibentuklah Elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan opsi HML. Requirement yang opsinya High (H) dikolom TOE harus dieliminasi.

Keterangan :

T = Technical H = High

O = Operational M = Middle

E = Economic L = Low

Tabel 3.4

Final Draft Elisitasi

Final Draft Elisitasi merupakan hasil akhir yang dicapai dari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatu sistem yang akan dikerjakan.

Tabel 3.5

BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Rancangan Sistem Usulan

Prosedur Sistem Usulan

Setelah melakukan analisis dan penelitian pada sistem yang sedang berjalan pada rancangan sistem pengelolaan dokumen, maka selanjutnya akan dibahas mengenai rancangan usulan sistem yang akan peneliti dibangun. Ada beberapa usulan dari peneliti yang bertujuan untuk mengoptimalkan fungsi rancangan pengelolaan dokumen yang sedang berjalan saat ini, yaitu merubah sistem pengolahan dokumen yang semula dilakukan secara semi komputerisasi menjadi sistem rancangan E-Document yang terkomputerisasi dan berbasis web. Perancangan atau desain sistem usulan yang bertujuan mempermudah dalam pengelolaan dokumen dan pangaksesan dokumen serta dapat meningkatkan kinerja perusahaan.

Dalam menganalisis usulan prosedur yang baru pada penelitian ini digunakan program Visual Paradigm for UML Enterprise Edition Ver. 8 untuk menggambarkan use case diagram, activity diagram, sequence diagram, class diagram.

Diagram Perancangan Sistem

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Gambar 4.1 Use Case Diagram Sistem yang Diusulkan

Berdasarkan gambar 4.1 Use Case Diagram yang diusulkan terdapat:

a. Usecase : Login

Aktor : Staff QA, Manager QA, direktur dan kepala bagian Dept

Skenario : Staff QA, Manager QA, direktur dan kepala bagian Dept melakuan Login

b. Usecase : Home

Aktor :Staff QA, Manager QA, Direktur dan Pegawai Departement

Skenario : Staff QA, Manager QA, Direktur dan Pegawai menu home pada sistem.

c. Usecase : Menu Data Admin

Actor : Admin QA

Scenario : Admin dapat mengubah data/password pada menu Admin

Activity Diagram Yang Diusulkan

Berikut merupakan activity diagram yang menggambarkan alur aktivitas sistem pengelolaan dokumen yang dirancang, yakni :

Activity Diagram Yang Diusulkan untuk Admin QA

Gambar 4.2 Activity Diagram sistem yang diusulkan

Berdasarkan gambar 4.2 terdapat penjelasan sebaga i berikut :

  1. 1 (Satu) Initial Node, Objek yang diawali

  2. 13 (Tiga belas) Action yang menggambarkan eksekusi kegiatan pengelolaan dokumen

  3. 1 (Satu) Decision, untuk menyatakan keputusan “gagal” atau “berhasil”

  4. 1 (Satu) Activity Final Node, objek yang diakhiri

A. Activity Diagram Yang Diusulkan untuk Manager QA

Gambar 4.3 Activity Diagram sistem yang diusulkan

Berdasarkan gambar 4.3 terdapat penjelasan sebagai berikut :

a. 1 (Satu) Initial Node, Objek yang diawali

b. 11 (sebelas) Action yang menggambarkan eksekusi kegiatan pengelolaan dokumen untuk Manager QA

c. 1 (Satu) Decision, untuk menyatakan keputusan “gagal” atau “berhasil”

d. 1 (Satu) Activity Final Node, objek yang diakhiri

B. Activity Diagram Yang Diusulkan untuk kepala bagian Dept

Gambar 4.4 Activity Diagram sistem yang diusulkan Kepala Bagian Dept

Berdasarkan gambar 4.4 terdapat penjelasan sebagai berikut  :

a. 1 (Satu) Initial Node, Objek yang diawali

b. 4 (empat) Action yang menggambarkan eksekusi kegiatan menampilkan surat/dokumen untuk Kepala bagian dept

c. 1 (Satu) Activity Final Node, objek yang diakhiri

Sequence Diagram Yang Diusulkan

Berikut merupakan Sequence Diagram yang menggambarkan alur aktivitas sistem pengelolaan dokumen yang dirancang, yakni :

A. Sequence Diagram yang diusulkan untuk Admin QA

Gambar 4.5 Sequence Diagram yang diusulkan

Berdasarkan gambar 4.5 terdapat penjelasan sebagai berikut  :

  1. 1 (Satu) Actor melakukan kegiatan pengelolaan dokumen yaitu Admin QA

  2. 7 (Tujuh) Message yang saling terhubung.

  3. 6 (Enam) Lifeline yang saling berinteraksi.

B. Sequence Diagram yang diusulkan untuk Manager QA

Gambar 4.6 Sequence Diagram yang sedang berjalan

Berdasarkan gambar 4.6 Sequence Diagram yang berjalan saat ini terdapat:

  1. 1 (Satu) Actor melakukan kegiatan pengelolaan dokumen yaitu Manager

  2. 6 (Enam) Message yang saling terhubung.

  3. 5 (Lima) Lifeline yang saling berinteraksi.

C. Sequence Diagram yang diusulkan untuk Direktur

Gambar 4.7 Sequence Diagram yang sedang berjalan

Berdasarkan gambar 4.7 Sequence Diagram yang berjalan saat ini terdapat:

  1. 1 (Satu) Actor melakukan kegiatan pengelolaan dokumen yaitu Manager

  2. 2 (Dua) Message yang saling terhubung.

  3. 2 (Dua) Lifeline yang saling berinteraksi.

Perbedaan Antara Sistem Yang Berjalan Dengan Sistem Yang Diusulkan

Tabel 4.1 Perbedaan Antara Sistem Yang Berjalan Dengan Sistem Yang Diusulkan

Rancangan Basis Data

Spesifikasi Basis Data

Nama Tabel : Surat

Media : Harddisk

Isi :no_surat + tgl_surat+ tujuan + keterangan + perihal + isi + file

Primary key : no_surat

Foreign key : -

Panjang Record : 380

Tabel 4.2 Surat

Nama Tabel : jenis_surat

Media : Harddisk

Isi : id_jenis+nm_jenis+status

Primary key : id_jenis

Foreign key : -

Panjang Record : 14

Tabel 4.3 Jenis Dokumen

Nama Tabel : detail_surat

Media : Harddisk

Isi : no_surat + id_jenis + jml_surat

Primary key : id_surat

Foreign key : id_jenis

Panjang Record : 265

Tabel 4.4 detail_surat

Rancangan Prototype Sistem Informasi E-Document

Dalam sistem informasi e-document yang diusulkan, peneliti merancang beberapa menu yang dapat diakses oleh Tiga user yaitu: admin, staff QA, Manager QA dan Kepala Bagian Department. Berikut merupakan rancangan tampilan sistem e-document pada PT Bintang kupu kota Tangerang:

Rancangan Layar Login

Menampilkan Menu Login Admin QA

Gambar 4.8 Rancangan login Admin QA

(Sumber ilustrasi menggunakan aplikasi Balsamic Mockup 3)

Rancangan Layar Menu Home untuk Admin

Halaman ini berfungsi untuk menampilkan beberapa menu pendukung sistem E-Document pada PT. Bintang kupu-Kupu

Gambar 4.9 Rancangan layar menu home untuk admin

(Sumber ilustrasi menggunakan aplikasi Balsamic Mockup 3)

Rancangan Layar Menu Jenis Dokumen

Halaman ini berfungsi untuk menampilkan jenis dokumen

Gambar 4.10 Rancangan layar sub menu data staf untuk admin

(Sumber ilustrasi menggunakan aplikasi Balsamic Mockup 3)

Rancangan Layar Menu Kelola Dokumen

Menu ini berfungsi untuk menu kelola dokumen untuk admin QA

Gambar 4.11 Rancangan layar menu tambah alat untuk admin

(Sumber ilustrasi menggunakan aplikasi Balsamic Mockup 3)

Rancangan Layar Menu Tambah Dokumen

Gambar 4.12 Rancangan layar menu kerusakan untuk admin

(Sumber ilustrasi menggunakan aplikasi Balsamic Mockup 3)

Rancangan Layar Menu Login Manager QA

Menampilkan Menu Login Manager QA

Gambar 4.13 Rancangan layar menu Manager QA

(Sumber ilustrasi menggunakan aplikasi Balsamic mockup 3)

Rancangan Layar Menu Laporan Dokumen

Gambar 4.14 Rancangan layar menu Laporan Dokumen

(Sumber ilustrasi menggunakan aplikasi Balsamic mockup 3)

Tampilan Sistem yang Diusulkan

Berikut merupakan tampilan sistem E-document yang diusulkan:

Tampilan Halaman Login

Dalam halaman login untuk Admin QA atau Manager QA

Gambar 4.15 tampilan menu Login

Tampilan Halaman home

Gambar 4.16 tampilan menu home

Tampilan Halaman Data Admin

Pada menu tampilan admin terdapat data admin dan digunakan juga untuk ubah Password

Gambar 4.17 tampilan menu Admin

Tampilan Halaman Jenis Dokumen

Gambar 4.18 tampilan menu Jenis Dokumen

Tampilan Halaman Jenis Dokumen

Gambar 4.19 tampilan menu Jenis Dokumen

Tampilan Halaman Tambah Jenis Dokumen

Gambar 4.20 tampilan menu Tambah Jenis Dokumen

Tampilan Halaman Tambah Dokumen

Gambar 4.21 tampilan menu Tambah Dokumen

Tampilan Halaman Tambah Dokumen

Gambar 4.22 tampilan menu Tambah Dokumen

Tampilan Halaman Laporan Dokumen

Gambar 4.23 tampilan menu Tambah Dokumen

Tampilan Halaman Data Manager QA

Gambar 4.24 tampilan menu Data Manager

Tampilan Halaman Data dokumen untuk Kepala Bagian Departement

Gambar 4.25 Tampilan Halaman Data dokumen untuk Kepala Bagian Departemen

Blackbox Testing

Dalam skripsi ini, pengujian dilakukan dengan menggunakan metode Black Box Testing. Black Box Testing merupakan metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba Black box memungkinkan pengembangan software untuk mengetahui kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian Black Box berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang dan kesalahan dalam struktur data. Adapun pengujian sistem menggunakan metode Blackbox Testing sebagai-berikut:

Evaluasi

Setelah dilakukan pengujian dengan metode blackbox testing yang dilakukan dengan cara memberikan sejumlah input pada program seperti contoh pengujian pada login yang menggunakan username dan password. Jika login tidak lengkap dalam memasukkan username dan password maka sistem akan menampilkan pesan “tidak boleh ada field yang kosong”.

Jadwal Penelitian

Berikut merupakan jadwal penelitian yang meliputi kegiatan persiapan, pelaksanaan, dan penyusunan laporan penelitian yang memberikan rincian kegiatan dan jadwal pelaksanaan kegiatan.

Tabel 4.5 Jadwal Kegiatan Penelitian

Estimasi Biaya

Selama menjalani penelitian, diperlukan sejumlah biaya yang diperlukan dalam melakukan penelitian ini. Adapun biaya tersebut terlampir pada table 4.9.3 di bawah ini.

Tabel 4.6 Estimasi Biaya

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut:

  1. Pada pengelolaan dokumen PT Bintang kupu-kupu dokumen sering terselip, tercecer atau hilang, banyak terjadi duplikasi dokumen akibat fotocopy, sulit memonitoring dokumen yang harus direvisi atau di update, dan serah terima dokumen ke departement masih menggunakan log book.

  2. Dalam pengelolaan data bagian Quality Assurance masih membutuhkan waktu lama dalam pencarian dokumen sehingga mempengaruhi kinerja Admin QA.

  3. Membuat sebuah sistem pengelolaan dokumen yang terintegrasi berbasis web Bahasa pemograman php dalam pembuatan sistem pengelolaan dokumen, dimana kegiatan penginputan dokumen dari awal hingga distribusi dokumen dilakukan secara online bertujuan untuk memberikan informasi yang di butuhkan secara cepat dan akurat demi kelancaran dalam kegiatan pengelolaan dokumen pada PT Bintang Kupu-kupu.

Saran

Dari kesimpulan diatas maka timbulah suatu saran yang diharapkan bermanfaat bagi pengembangan sistem informasi yang ada. Berikut beberapa saran dari peneliti:

  1. Apabila sistem yang di rancang sudah berjalan, maka perlu di evaluasi secara berkala agar dapat diadakan perbaikan sesuai dengan perubahan dan pengembangan prosedur pada perusahaan serta dilakukan maintenance pada sistem.

  2. Kedepannya diharapkan bagi peneliti yang mengambil judul yang sama, dapat mengembangkan sistem serta menjadikan sistem lebih baik dari sistem sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA

  1. ↑ Aliev, Rafik A. 2013. Behavioral Decision Making With Combined States Under Imperfect Information. International Journal of Information Technology & Decision Making. Canada: University of Alberta. Vol.12 No. 3-May 2013. http://www.worldscientific.com/doi/abs/10.1142/S0219622013500235. Diakses pada 31 Oktober 2016.
  2. ↑ Koo, Yoori. (2016:49-65). The Role of Designers in Integrating Societal Value in the Product and Service Development Processes. Hongik University, Seoul Republic of Korea: International journal of Design
  3. ↑ Tricker, R., 2016. ISO 9001:2015 for Small Businesses, Routledge.


DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A

  1. Kartu bimbingan dengan Pembimbing I Skripsi

  2. Kartu bimbingan dengan Pembimbing II Skripsi

  3. Kartu Study Tetap (KSTF)

  4. Form Validasi Skripsi

  5. Validasi Sidang Akademik

  6. Lembar Persetujuan dan Penugasan Pembimbing

  7. Kwitansi Pembayaran Bimbingan Skripsi

  8. Kwitansi Pembayaran Validasi Skripsi

  9. Kwitansi Pembayaran Sidang

  10. Kwitansi Raharja Career

  11. Daftar mata kuliah yang belum diambil

  12. Daftar Nilai

  13. Formulir Seminar Proposal Skripsi

  14. Formulir Permohonan Pergantian Judul Skripsi

  15. Formulir Pertemuan Stake Holder

  16. Kurikulum mata kuliah

  17. Sertifikat TOEFL

  18. Sertifikat PROSPEK

  19. Sertifikat IT Internasional

    20. a. Sertifikat Internasional Seminar Mobile Game Development Tahun 2015

  20. Sertifikat-sertifikat IT Nasional

    21. a. Seminar Opini WTP BP RI Atas Laporan Keuangan Sektor Public Menjadi Salah Satu Indikator Terwijudnya Good Governnance Tahun 2015

    b. Seminar Peran Akuntansi Dalam Dunia Bisnis tahun 2017

    c. Seminar Perkembangan Teknologi Programming Dalam Era Big Data tahun 2017

    d. Seminar Perandan Pengaruh Teknologi Dalam Masyarakat Kekinian

    e. Seminar Security Concept & Live Demo tahun 2014

    f. Seminar Enhancing Application tahun 2013

    g. Seminar Naional LP3M Tahun 2016

    h. Seminar Peran dan Pengaruh Teknologi informasi masyarakat kekinian dalam Sosial Budaya tahun 2017

  21. Surat Penerbitan Dokumen

  22. Hibah

  23. Curriculum Vitae (CV)

  24. Surat Pengantar Skripsi

Lampiran B

  1. Surat Penugasan dari Perusahaan

  2. Surat Keterangan Implementasi Program

  3. Form Observasi

  4. Form Wawancara

  5. Surat Keterangan Implementasi Program

Lampiran C

  1. Form Permintaan Barang dari Warehouse

  2. Form Penawaran dari Supplier Ke Purchasing

  3. Form Pengorderan dari Purchasing ke Supplier

  4. Surat Jalan Pengiriman Barang dari Supplier

  5. Invoice Penagihan dari Supplier

  6. Bukti Pelunasan Invoice Penagihan ke Supplier

Contributors

Wahyuni

Diperoleh dari "https://widuri.raharja.info/index.php?title=SI1314475789&oldid=301033"