SI1311477545
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN E-DOCUMENT SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KANTOR PBB DAN BPHTB
KOTA TANGERANG
NIM |
: 1311477545
|
NAMA |
JURUSAN SISTEM INFORMASI
KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(2015/2016)
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN E-DOCUMENT SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KANTOR PBB DAN BPHTB
KOTA TANGERANG
Disusun Oleh:
NIM |
: 1311477545
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: SISTEM INFORMASI
|
Konsentrasi |
: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
|
Disahkan Oleh:
Tangerang, 23 Juni 2016
| Ketua |
Kepala Jurusan
| ||||
| STMIK RAHARJA |
Sistem Informasi
| ||||
| (Ir. Untung Rahardja, M.T.I) |
(Nur Azizah,M.Akt.,M.Kom.)
| ||||
| NIP: 000594 |
NIP: 001405
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN E-DOCUMENT SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KANTOR PBB DAN BPHTB
KOTA TANGERANG
Dibuat Oleh:
NIM |
: 1311477545
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Jurusan SISTEM INFORMASI
Konsentrasi SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Disetujui Oleh:
Tangerang, 23 Juni 2016
| Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
| [Bayu Pramono S.Kom] |
[Meta Amalya Dewi, M.Kom]
| ||
| NID: 14023 |
NID: 05065
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN E-DOCUMENT SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KANTOR PBB DAN BPHTB
KOTA TANGERANG
Dibuat Oleh:
NIM |
: 1311477545
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian
Komprehensif
Jurusan SISTEM INFORMASI
Konsentrasi SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Tahun Akademik 2015/2016
Disetujui Penguji:
Tangerang, Januari 2016
| Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
| (_______) |
(_______) |
(_______)
| ||
| NID: |
NID: |
NID:
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN E-DOCUMENT SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB DI KANTOR PBB DAN BPHTB
KOTA TANGERANG
Disusun Oleh:
NIM |
: 1311477545
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: SISTEM INFORMASI
|
Konsentrasi |
: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
|
Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, Januari 2016
| NIM: 1311477545
|
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKSI
Sistem Informasi dan Teknologi pada zaman saat ini telah dipergunakan dalam berbagai bidang. Dalam setiap organisasi Instansi Perkantoran sangat membutuhkan suatu sistem yang dapat membantu dalam pekerjaan dari setiap rangkaian organisasi tersebut, yang bisa membuat pekerjaan menjadi cepat, dan efisien. Sebuah komputer mampu memegang peran penting dalam pengolahan data serta dapat menyelesaikan masalah yang kecilo maupun masalah yang komplek. Kantor PBB dan BPHTB Kota Tangerang sering kali mengalami masalah dalam pendataan sistem surat masuk dan surat keluar sehingga membuat kinerja menjadi sedikit lebih mengulang waktu dan tidak efisien. Sistem yang berjalan saat ini masih menggunakan Ms.Excel dan manual sehingga sistem tersebut belum dapat membantu dalam sistem pekerjaan pendataan surat masuk dan surat keluar karna tidak optimal. Laporan yang dihasilkan saat ini belum akurat dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar dikarenakan masih adanya kesalahan atau pengulangan data saat pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Membuat suatu sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang baik dan dapat dipergunakan dengan nyaman, maka dibutuhkan sebuah sistem yang memiliki tempat penyimpanan data yang baik sehingga saat pengarsipan surat masuk dan surat keluar tidak membutuhkan waktu yang lama. Dari beberapa masalah yang ada di atas maka peneliti mengusulkan sistem yang baru yang dapat membatu kinerja saat pengarsipan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan aplikasi semua sistem tersebut mempunyai fungsi untuk tempat penyimpanan data. Sehingga dapat diharapkan dengan adanya sistem yang baru dapat membantu dalam pengolahan data dengan cepat sehingga pengarsipan tidak memakan waktu yang lama dan pengarsipan yang dihasilkan menjadi lebih baik dan keamanan lebih kuat. Sistem saat ini diharapkan dapat lebih menunjang kegiatan admin dalam pengolahan surat masuk dan surat keluar menjadi lebih baik.
Kata kunci : Sistem, Informasi, Surat Masuk, Surat Keluar.
ABSTRACT
Information Systems and Technology in the current era has been used in various fields. In any organization Office Agencies urgently need a system that can help in the work of each set of the organization, which can make the job quickly and efficiently. A computer is able to play an important role in data processing and can solve problems that kecilo and complex problem. The UN Office and BPHTB Kota Tangerang often run into problems in the data collection system of incoming and outgoing mail so as to make a repeat performance becomes a little more time and inefficient. The current system is still using manual Ms.Excel and so the system is not able to assist in the data collection system of incoming and outgoing mail because we are not optimal. Reports generated at this time has not been accurate in archiving incoming and outgoing mail is still due to error or repetition of data when archiving incoming and outgoing mail. Creating a data collection system incoming and outgoing mail is good and can be used comfortably, it needed a system that has a good data storage so that when archiving incoming and outgoing mail does not require a long time. From some of the problems that exist above the researchers propose a new system that can petrify performance when archiving incoming and outgoing mail application using all of these systems have a function for data storage. So it can be expected that with the new system can help in processing data quickly so that archiving does not take a long time and archiving produced better and stronger security. The current system is expected to further support the admin in processing incoming and outgoing mail for the better.
Keywords: System, Information, Inbox, Outgoing Mail.
Bismilahirrahmanirrahim,
Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah mencurahkan nikmat hidup dan sehat serta senantiasa melimpahkan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan tugas akhir Skripsi ini dengan baik dan benar.
Adapun yang menjadi judul dalam penyusunan Skripsi ini adalah “Rancangan Sistem Informasi Manajemen E-Document Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web Di Kantor PBB dan BPHTB Kota Tangerang”. Penulis telah berusaha untuk melakukan dengan sebaik-baiknya namun diyakini masih terdapat kekurangan. Untuk itu, dengan segala kerendahan hati penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca dengan melengkapi dan menyempurnakan Laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini.
Selama melakukan Tugas Akhir (Skripsi) ini banyak bimbingan dan dukungan yang diberikan berbagai pihak, sebagai Laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih secara tulus dan ikhlas, khususnya kepada :
Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I., selaku Ketua STMIK Raharja.
Bapak Drs. Po Abas Sunarya, M. Si., selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
Bapak Sugeng Santoso, M.Kom., selaku pembantu Ketua I STMIK Raharja.
Ibu Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom., selaku kajur Sistem Informasi STMIK Raharja.
Ibu Meta Amalya Dewi, M.Kom, Selaku Dosen Pembimbing I Tugas Akhir (Sripsi).
Bapak Bayu Pramono, S.Kom, Selaku Dosen Pembimbing II Tugas Akhir (Skripsi).
Ilah Komariah, Selaku Stakeholder di Kantor PBB dan BPHTB Kota Tangerang.
Bapak Aen
Papah dan Mamah tercinta yang selalu mendidik dan mendoakan, memotivasi baik berupa moril atau materil keberhasilan kepada penulis.
Elma Permatasari, Eka Fahreza Sepdianto, Ria Utami, yang telah senantiasa membantu penulis untuk menyelesaikan Laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini dengan baik.
Teman-teman dan semua pihak yang sudah rela meluangkan waktu untuk membantu dan memberikan saran kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini dengan baik.
Dalam penulisan Laporan Tugas Akhir (Skripsi) ini penulis menyadari masih banyak kekurangan karena keterbatasan pengetahuan yang penulis miliki. Maka dari itu kritik dan saran demi perbaikan dimasa depan.
| Tangerang, Juni 2016 | |
| ADIS LENA KUSUMA RATNA | |
| NIM. 1311477545 |
Daftar isi
- 1 BAB I
- 2 BAB II
BAB I
Latar Belakang Masalah
Teknologi informasi dan komunikasi di era globalisasi ini semakin pesat dan semakin canggih, dengan kemajuan teknologi yang sangat pesat semua lembaga atau lembaga instansi perusahaan akan membutuhkan teknologi yang terkomputerisasi untuk mempermudah dan mempercepat proses pekerjaan agar tidak membutuhkan banyak biaya dan waktu yang terpakai, secara akurat dan efisien.
Komputer merupakan suatu alat elektronik untuk mengolah data yang digunakan oleh instansi-instansi pemerintahan maupun swasta. Penggunaan komputer ini harus sesuai dengan kebutuhan organisasi yang memakainya. Baik software maupun hardware agar dimanfaatkan sebaik mungkin. Disamping itu komputer mempunyai banyak kegunaan yang dapat dimanfaatkan untuk mendeteksi kesalahan data yang diolah dan dapat melakukan pekerjaan di luar kemampuan manusia sehingga mengurangi banyaknya waktu yang terbuang sia-sia saat melakukan pekerjaan.
Menurut undang-undang ayat 32 tahun 2004 tentang pemerintahan daerah yang diarahkan untuk mempercepat terwujudnya kesejahteraan masyarakat melalui peningkatan pelayanan dalam bidang pemberdayaan, dan peran serta masyarakat dalam melakukan peran serta undang-undang tersebut yang ada dalam Peraturan Daerah Kota Tangerang, Kantor PBB Kota Tangerang sebagai salah satu instansi pemerintahan memiliki volume yang cukup tinggi dalam penerimaan surat masuk dan surat keluar. Sistem surat masuk dan surat keluar merupakan suatu upaya untuk membantu dalam mendapatkan sebuah informasi dan mempermudah pegawai dalam melakukan pengolahan dan mengarsipkan data surat masuk atau surat keluar. Berdasarkan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor PBB Kota Tangerang yang dilakukan oleh bagian instansi masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan data surat masuk dan surat keluar harus dimasukan dalam Microsoft Excel, hal ini mengakibatkan dalam pencarian surat atau pengarsipan surat menjadi lambat yang sehingga saat pengarsipan nomer surat keluar sering terjadinya nomor ganda sehingga harus merombak ulang nomor surat ditanggal sebelumnya, saat adanya surat masuk harus melalui proses disposisi Ketua Dinas yang akan diperoses oleh bagian umum untuk melakukan pencatatan ulang ke dalam komputer untuk diteruskan kepada tujuan sebenarnya. Selain itu pendataannya dilakukan dengan konvensional menggunakan suatu program aplikasi spread sheet sederhana, sedangkan kegiatan surat menyurat itu pekerjaan yang penting di Kantor PBB Kota Tangerang. Dengan demikian diperlukannya suatu sistem yang dapat membantu kegiatan dalam pendataan surat masuk dan surat keluar, sehingga dapat dilakukan dengan baik dan benar.
Sehingga sangat dibutuhkan sistem komputerisasi sebagai alat pengolahan data yang dapat meningkatkan produktifitas pegawai sehingga dapat di capai efesiensi tenaga dan waktu dalam pengolahan data.
Berdasarkan permasalahan di atas, maka penulis menjadikan permasalahan ini sebagai objek penelitian Skripsi dengan Judul “Rancangan Sistem Informasi Manajemen E-Document Surat Masuk dan Surat Keluar Berbasis Web Di Kantor PBB dan BPHTB Kota Tangerang”
Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas dan pengamatan yang telah dilakukan oleh penulis, maka rumusan masalah penelitian ini sebagai berikut :
Bagaimana prosedur surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini di Kantor PBB Kota Tangerang ?
Apakah sistem yang berjalan saat ini sudah optimal dalam memenuhi informasi yang dibutuhkan ?
Bagaimana merancang sistem E-Document dalam pendataan surat masuk dan surat keluar agar dapat meningkatkan kinerja pegawai pada Kantor PBB Kota Tangerang ?
Ruang Lingkup
Agar dalam pembuatan yang lebih terarah dan berjalan dengan sangat baik maka diperlukan sebuah ruang lingkup penelitian. Ruang lingkup penelitian ini mulai dari pendataan surat masuk dan surat keluar sampai dengan membuat laporan tahunan.
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian berkaitan erat dengan rumusan masalah nyang ditetapkan dan jawabannya terletak pada kesimpulan penelitian . adanya tujuan dilakukannya penelitian untuk menentukan sebuah arah pada penelitian. Tujuan merinci apa saja yang harus diketahui, sehingga jika permasalahan sudah terjawab maka tujuan penelitian sudah tercapai dengan sesuai tujuan, adapun tujuan penelitian ini, antara lain :
Untuk mengetahui prosedur pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar pada Kantor PBB Kota Tangerang.
Untuk mengurangi beberapa kendala yang dihadapi saat pengarsipan surat masuk dan surat keluar maka dibuat sistem yang dapat mempersingkat waktu kinerja agar lebih mudah dalam memenuhi informasi yang dibutuhkan.
Membuat sistem E-Document surat masuk dan surat keluar yang mampu meningkatkan kinerja pegawai pada Kantor PBB Kota Tangerang.
Manfaat Penelitian
Adapun Manfaat dari penelitian ini antara lain :
Dapat mengetahui mengenai situasi dan kondisi suatu sistem informasi yang ada di Kantor PBB Kota Tangerang, khususnya pada pendataan arsip surat masuk dan surat keluar.
Terdentifikasinya kendala-kendala pada pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang menghasilakan pendataan surat masuk dan surat keluar yang akurat, cepat dan efektif.
Dapat menghasilkan suatu E-Document yang dapat menunjang kinerja pegawai di Kantor PBB Kota Tangerang.
Metodologi Penelitian
Berikut metode penelitian yang digunakan oleh penulis dalam pembuatan Skripsi menggunakan metode sebagai berikut :
Metode Pengumpulan Data
Metode yang digunakan adalah metode dengan cara mengumpulkan dan menggambarkan data mengenai keadaan secara langsung dari lapangan yang lebih tepatnya objek tempat penelitian untuk mendapatkan data yang relevan. oleh karena itu penulis dalam pembuatan laporan Skripsi menggunakan metode sebagai berikut :
Metode Observasi
Metode Observasi (pengamatan langsung) penulis melakukan tersebut untuk mendapatkan data dan hasil dengan cara mengamati langsung dan pencatatan secara sistematis terhadap data-data apa saja yang diperlukan oleh Kantor PBB Kota Tangerang.
Metode Wawancara
Metode ini dilakukan dengan cara melakukan wawancara langsung dengan metode tanya jawab kepada beberapa narasumber seperti pegawai terpenting di Kantor PBB Kota Tangerang secara langsung agar memperoleh data yang lebih detail. Penulis juga melakukan wawancara langsung kepada pegawai /staff bagian pengarsipan surat masuk dan surat keluar biasanya yang berjalan saat ini, apa saja kekurangan dari saat pendataan surat masuk dan surat keluar pegawai, bagaimana solusi untuk memperbaiki sistem tersebut serta melakukan perkuat data sebelumnya saat pengamatan secara langsung.
Literature Review
Metode ini melakukan proses studi pustaka dengan melihat refrensi pendukung dengan dokumen-dokumen yang diperlukan. Menganalisa data yang didapatkan berupa dokumen yang digunakan dalam proses dan mengolah sebuah data untuk menjadi data yang lebih akurat sebagai sumber informasi yang cepat dan tepat. Sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan yang akan datang jika terdapat permasalahan yang sama.
Metode Perancangan Data
Metode perancangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode SDLC (System Development Life Cycle), yang merupakan suatu keseluruhan dari sebuah peroses perubahan sistem dapat berupa perubahan sistem, metode ini memiliki 5 tahapan, yaitu :
Perancangan (Planning)
Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya, eperti : perangkat fisik, metode dan anggaran yang sifatnya masih umum. Didalam tahapan ini juga dapat dilakakukan langkah-langkah berupa : Mendefinisikan masalah, Menentukan tujuan sistem, mengindentifikasi kendala-kendala sistem dan studi kelayakan.
Analisis (Analysis)
Pada metode ini penulis menggunakan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats) dan PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Analisis SWOT adalah suatu metode yang digunakan untuk melakukan melihat suatu kondisi pada Kantor PBB Kota Tangerang baik secara internal maupun secara eksternal yang kemudian akan dijadikan sebuah indikator untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan acaman terhadap Kantor PBB Kota Tangerang, sehingga dapat membuat terbentuknya penyampaian informasi secara efektif dan efisien. Untuk mengetahui sebuah masalah maka dari itu dilakukan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). Dari analisis ini biasanya dapat dilihat beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya yang muncul dipermukaan bukan sebuah masalah utama, tetapi hanya sebuah gejala dari masalah utama. Tahapan analisis ini merupakan tahap penelitian yang sistem berjalan dengan tujuan merancang sebuah sistem yang baru dengan menggunakan tools atau alat batu UML (Unifed Modelling Language) dengan Software visual paradigm yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan sebuah grafik atau gambar, menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasikan dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OO” (Object Orientied) melalui tahap : Use Case Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram yang dilakukan melalui 4 (empat) tahap, yaitu :
Survey terhadap sistem yang berjalan,
Analisa terhadap temuan survey,
Identifikasi kebutuhan informasi dengan menggunakan sebuah alat bantu elisitasi melalui 4 (empat) tahapan, yaotu tahap 1 (satu) mencangkup semua kebutuhan sistem, tahap 2 (dua) melakukan pengelompokan kebutuhan dengan metode MDI (Mandatory, Desirable, Inessential) selanjutnya tahap 3 (tiga) dengan TOE (Technical, Operational, dan Economic) serta tahap final.
Identifikasi persyaratan sistem, hasil analisa kemudian dibuat sebagai laporan untuk masuk dalam perancangan sebuah data sistem yang diusulkan.
Desain (Design)
Metode ini adalah tahapan desain yaitu menentukan prosesan data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan user dengan alat bantu UML dengan Software Visual Paradigma yaitu Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, Statechart Diagram dan Activity Diagram. Sebuah perose desain ini akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat akan diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus kepada sebuah : struktur data dengan menggunakan MySQL, arsitektur perangkat lunak, presentasi interface dengan menggunakan Dreamweaver CS5, dan detail (algoritma) procedural, dengan pembuatan database yang digunakan adalah sebuah program aplikasi XAMPP 1.7.1 yang sudah mencakup Apache, PHP dan MySQL. Sebagai sebuah aplikasi browsing yang dipakai penulis menggunakan Google Chrome. Tahapan ini akan menghasilkan sebuah dokumen yang disbut Software Requirement. Dokumen ini lah yang akan digunakan progremer untuk melakukan sebuah aktivitas dalam sebuah pembuatan sistemnya. Konfigurasi sistem dan menyampaikan usulan implementasi.
Testing dan Implementasi (Testing and Implementation)
Pada metode testing dan implementasi ini, penulis mengajukan pengujian menggunakan Blackbox Testing berusaha untuk menemukan sebuah kesalahan dalam beberapa kategori, diantara fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface, keslahan dalam struktur data atau akses database eksternal, dan kesalahan dalam performa. Oleh karena itu, penulis menggunakan sebuah metode pengujian Blackbox Testing sehingga dapat diketahui apakah sistem dapat diharapkan oleh stakeholder. Tahap implementasi adalah tahapan dimana rancangan sebuah sistem yang dibentuk menjadi satu kode (program) yang siap untuk dioprasikan, audit sistem, penjagaan, perbaikan dan pengembangan sistem.
Pemeliharaan (Maintenance)
Setelah melakukan metode implementasi terhadap sistem baru, maka tahapan berikutnya yang diperlukan dilakukan adalah pemakaian penggunaan audit sistem, penjagaan, perbaikan dan pengembangan sistem.
Sistematika Penulisan
Untuk mempermudah dalam memahami lebih jelas tentang penulisan sebuah penelitian ini, maka penulis mengelompokkan materi penulisan menjadi lima bab yang masing-masing saling berkaitan satu sama lainnya. Sehingga tulisan ini menjadi suatu kesatuan yang utuh, kelima bab tersebut, yaitu :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penulisan Skripsi ini.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi tentang teori yang diambil dari beberapa kutipan buku, yang berupa pengertian dan definisi. Bab ini juga menjelaskna teori umum (konsep dasaar system, konsep dasar system informasi, konsep dasar analisis system, konsep dasar database), teori khusus dan definisi lainya yang berkaitan dengan analisis system serta definisi pendukung lain seperti UML (Unifed Modelling Language) dan Literature Review.
BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN
Pada bab ini berisikan gambaran tentang sejarah Kantor PBB Kota Tangerang, struktur organisasi, penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, prosedur sistem yang berjalan, analisis sistem berjalan, analisis piranti sistem, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, tata laksana sistem yang berjalan saat ini menggunakan metode UML yang terdiri dari Use Case Diagram dan Activity Diagram. Pada bab ini juga dibahs permasalahan yang dihadapi serta alternative pemecahan masalah dan juga user requirement yang digambarkan melalui elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, elisitasi tahap III dan final draft elisitasi.
BAB IV PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Pada bab ini akan menjelaskan mengenai sistem yang akan diajukan. Perancangan sistem akan dijelaskan dalam prosedur usulan sistem, tata laksana sistem yang akan diusulkan menggunakan UML, rancangan basis data, rancangan tampilan sistem yang diusulkan, konfigurasi sistem usulan, implementasi yang diusulkan dan pengujian blackbox. Uraian dari rancangan sistem yang diharapkan akan menjadi pertimbangan untuk mengganti sistem yang telah berjalan saat ini.
BAB V PENUTUP
Pada bab ini berisi tentang kesimpulan terhadap rumusan masalah, kesimpulan pada tujuan dan manfaat penelitian, kesimpulan terhadap metode penelitian, sasaran yang merupakan tindak lanjut yang lebih baik dari pemecahan masalah yang sudah dituangkan dalam perancangan sistem informasi atau hasil penelitian serta kesan-kesan yang dirasakan oleh mahasiswa selama menjalankan proses skripsi ditempat penelitian yang bersangkutan.
DAFTAR PUSTAKA
Daftar pustaka ini berisikan studi pustaka yang digunakan sebagai refrensi untuk menyusun laporan skripsi.
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Lampiran ini merupakan daftar yang memuat keseluruhan lampiran yang melengkapi laporan.
BAB II
Teori Umum
Konsep Dasar Sistem
Definisi Sistem
Menurut Sutarman (2012:2:12), “Sistem merupakan seperangkat unsur-unsur yang terkait dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dan dengan lingkungannya”.
Karakteristik Sistem
Menurut Sutabri (2012;20), “Sebuah sistem mempunyai sebuah karakteristik sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem”. Adapun karakteristik yang dimaksud sebagai berikut :
Komponen Ssitem (Components )
Batas Sistem ( Boundary System )
Lingkup Luar Sistem ( Environment System )
Penghubung sistem ( Interface System )
Masukan Sistem ( Input System )
Pengolahan Sistem ( Processing System )
Keluaran Sistem ( Output System )
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi. Artinya saling bekerjasama dalam membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkup luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan juga dapat bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalua tidak, maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut.
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem, penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lain melalui tersebut. dengan demikian, dapat terjadi suatu integrase sistem yang membentuk suatu kesatuan.
Energy yang dimasukan kedalam sistem disebut dengan masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan ( Maintenance Input ) dan sinyal ( Signal Input ), Maintenance Input adalah energi yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroprasi. Signal Input adalah energi yang diperoses untuk mendapatkan keluaran. Contoh, didalam suatu unit sistem komputer, program adalah Maintenance Input yang digunakan untuk mengoprasikan komputernya dan data adalah Signal Input yang diolah menjadi informasi.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjaadi keluaran, contohnya adalah sistem akutansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
Hasil energi diolah dan diklarifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi, informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsistem lain.
Klasifikasi Sistem
Sistem merupakan suatu bentuk integrase antara suatu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi dalam sistem tersebut. oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya (Sutabri,2012:22) :
Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)
Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)
Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System)
Sistem abstrak berupa sistem yang pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut dengan human machine sistem. Misalnya sistem informasi berbasis komputer.
Sistem tertentu adalah sistem yang beroprasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Sebagai contoh adalah hasil pertandingan sepak bola. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depan tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya kematian seseorang.
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak di luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup. Contohnya adalah sistem adat masyarakat Baduy. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Misalnya sistem musyawarah.
Tujuan Sistem
Menurut Taufiq (2013:5), “Tujuan sistem merupakan sasaran atau hasil yang diinginkan. Manusia, tumbuhan, hewan organisasi, lembaga dan lain sebagainya pasti memiliki tujuan yang bermanfaat minimal bagi diri sendiri atau bagi lingkungan”.
Konsep Dasar Data
Definisi Data
Menurut Sutarman (2012:13), “Data adalah fakta dari sesuatu pernyataan yang berasal dari kenyataan, di mana pernyataan tersebut merupakan hasil pengukuran atau pengamatan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan darinya”.
Menurut Sutabri (2012:1), “Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata”.
Menurut Suprihadi et all dalam Jurnal CCIT (2013:310), “Data adalah sekumpulan keterangan atau bukti mengenai sesuatu kenyataan yang masih mentah, yang masih berdiri sendiri, belum diorganisasikan, dan belum di olah”.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa Data adalah suatu fakta yang menggambarkan kejadian-kejadian nyata.
Definisi Klasifikasi Data
Menurut Sutabri (2012:12), “Data itu sendiri dapat diklasifikasikan menurut jenis, sifat, dan sumber”. Mengenai penjelasan klasifikasi data tersebut akan diurai dibawah ini :
Klasifikasi data menurut jenis data, yaitu :
Data Hitung (Enumeration atau Counting Data) adalah hasil penghitungan atau jumlah tertentu. Yang termasuk data hitung adalah presentase dari suatu jumlah tertentu.
Data Ukur (Measurement Data) adalah data yang menunjukan ukuran mengenai nilai sesuatu. Angka yang ditunjukan alat barometer atau thermometer adalah hasil proses pengukuran.
Klasifikasi data menurut sifat data, yaitu :
Data Kuantitatif (Quantitative Data) adalah data mengenai penggolongan dalam hubungannya dengan penjumlahan.
Data Kualitatif (Qualitative Data) adalah data mengenai penggolongan dengan hubungannya dengan kualitas atau sifat sesuatu. Penggolongan fakultas-fakultas pada universitas negri menjadi fakultas exacta dan fakultas non-exacta merupakan pemisahan menurut sifatnya.
Klasifikasi data menurut sumber data, yaitu :
Data internal adalah data asli, artinya data sebagai observasi yang dilakukan sendiri, bukan data hasil karya orang lain.
Data external adalah data hasil observasi orang lain. Seseorang boleh saja menggunakan data untuk suatu keperluan, meskipun data tersebut hasil kerja orang lain. Data ini terdiri dari 2 (dua) jenis.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa. Klasifikasi data adalah data yang diklasifikasi menjadi beberapa macam data berdasarkan jenis data, sifat data, dan sumber data.
Pengolahan Data
Menurut Sutabri (2012:6), pengolahan data dapat diuraikan seperti dibawah ini, yaitu :
Penyimpanan data (Data Strorage) meliputi pekerjaan pengumpulan (filling), pencarian (searching), dan pemeliharaan (maintenance). Data disimpan dalam suatu tempat yang lazim dinamakan “file”. File dapat berbentuk map, ordner, disket, tape, hard disk, dan lain sebagainya. Jadi, file diartikan sebagai suatu susunan data yang berbentuk dari sejumlah catatan (record) yang berhubungan satu sama lain (sejenis) mengenai suatu bidang dalam suatu unit usaha. Untuk memperoleh kemudahan dalam pencarian data (searching) di dalam file maka file dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu : file induk dan file transaksi.
Penanganan Data (Data Handling) meliputi berbagai kegiatan seperti : pemeriksaan, perbandingan, pemeliharaan, peringkasan, dan penggunaan. Pemeriksaan data mencangkup pengecekan data yang muncul pada berbagai daftar yang berkaitan atau yang datang dari berbagai sumber, untuk mengetahui perbedaan atau ketidak sesuaian, pemeriksaan ini dilakukan dengan kegiatan pemeliharaan file (file maintenance). Penggunaan data (data manipulation) merupakan kegiatan untuk menghasilkan informasi.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa pengolahan data adalah sekumpulan beberapa file yang diolah dengan melalui tahap pemeriksaan, perbandingan, pemilihan, peringkasan dan penggunaan untuk memperoleh kemudahan dalam pencarian data.
Konsep Dasar Informasi
Definisi Informasi
Menurut sutabri (2012:38), “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan oleh pihak luar tertentu”.
Menurut Maimunah et all dalam Jurnal CCIT (2012:57), “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan”.
Menurut Sutarman (2012:14), “Informasi adalah sebagai sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima”.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa Informasi adalah sekumpulan data yang diolah dan mempunyai arti bagi penerima.
Kualitas Informasi
Kualitas informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat waktu, dan relevan. Penjelasan tentang kualitas informasi tersebut dipaparkan di bawah ini menurut Tata sutabri (2012:43) :
Akurat (Accurate)
Tepat Waktu (Timelines)
Relevan (Relevance)
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena biasanya dari dari sumber informasi sampai penerima informasi ada kemungkinan terjadi penggunaan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
Informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usung tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan suatu landasan dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berakibat fatal bagi organisasi.
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakaian, dimana relevansi informasi untuk tiap-tiap individu berbeda tergantung pada yang menerima dan yang membutuhkan. Nilai informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa Kualitas Informasi adalah informasi yang di dalam terdapat keakuratan data.
Nilai Informasi
Menurut Sutabri (2012:38), “Nilai informasi ditentukan dari 2 (dua) hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectivess atau cost benefit. Nilai informasi ini didasarkan atas 10 (sepuluh) sifat, yaitu :
Mudah diperoleh
Luas dan Lengkap
Ketelitian
Kecocokan
Ketepatan waktu
Kejelasan
Keluwesan
Dapat dibuktikan
Tidak ada prasangka
Dapat diukur
Sifat ini menunjukan informasi dapat diperoleh dengan cepat dan mudah. Kecepatan memperoleh dapat diukur, misalnya 1 menit versus 24 jam. Akan tetapi, beberapa nilainya bagi pemakai informasi sulit mengukurnya.
Sifat ini menunjukan lengkapnya isi informasi. Hal ini tidak berarti hanya mengenai volumenya, tetapi juga mengenai keluaran informasinya. Sifat ini sangat kabur, karena itu sulit mengukurnya.
Sifat ini menunjukan minimnya kesalahan dalam informasi. Dalam berhubungan dengan volume data yang besar biasanya terjadi dua jenis kesalahan, yaitu kesalahan pencatatan dan kesalahan perhitungan.
Sifat ini menunjukan seberapa baik keluaran informasi dalam hubungan dalam permintaan para pemakai. Isi informasi harus ada hubungannyadengan masalah yang sedang dihadapi. Semua keluaran lainnya tidak berguna tetapi mahal mempersiapkannya, sifat ini sulit mengukurnya.
Menunjukan taka da keterlambatan jika ada yang sedang ingin mendapatkan informasi. Masukan, pengolahan, dan pelaporan keluhan kepada pemakai biasanya tepat waktu. Dalam beberapa hal, ketepatan waktu dapat diukur. Misalnya berapa banyak penjualan data dengan memberikan tanggapan segera kepada permintaan langganan mengenai tersedianya barang-barang inventaris.
Sifat ini menunjukan keluaran informasi yang bebas dari istilah-istilah yang tidak jelas
Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer / pimpinan pada saat pengambilan keputusan.
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas dan sumber yang indah.
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.
Berdasarkan penjelasan nilai informasi di atas, bahwa suatu informasi dapat bernilai baik apabila informasi tersebut dapat memberikan informasi yang dapat dibuktikan dan mudah untuk didapatkan, dimengerti serta tidak menimbulkan keraguan adanya kesalahan informasi.
Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik sebuah kesimpulan bahwa nilai informasi adalah sebuah informasi yang mudah diperoleh, informasi jelas dan dapat dibuktikan.
Konsep Dasar Sistem Informasi
Definisi Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012:29), “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diinterprestasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.
Menurut Amin (2012:72), “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerima dan digunakan untuk mengambil keputusan”.
Berdasarkan pendapat yang dikemukan di atas dapat ditarik kesimpulan informasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu.
Fungsi Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012:12), fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil data yang sudah diolah menjadi sebuah keputusan. Akan tetapi, dalam kebanyakan pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam pilihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberi suatu kemungkinan faktor resiko pada tingkat-tingkat pendapatan yang berbeda.
Nilai Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012:37), nilai informasi ditentukan oleh 2 (dua) hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaat lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectivess atau cost benefit. Nilai informasi ini didasarkan atas 10 (sepuluh) sifat, yaitu:
Mudah di peroleh
Luas dan Lengkap
Ketelitian
Kecocokan
Ketepatan waktu
Kejelasan
Keluwesan
Dapat dibuktikan
Tidak ada prasangka
Dapat diukur
Informasi memperoleh nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi yang tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan.
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk mengambil keputusan.
Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/using. Karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.
Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi.
Nilai informasi semakin sempurna apabila memeiliki flaksibilitas tinggi. Flaksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan.
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas dan sumber yang indah.
Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi.
Berdasarkan penjelasan nilai informasi di atas, bahwa suatu informasi dapat bernilai baik apabila informasi tersebut dapat memberikan informasi yang dapat dibuktikan dan mudah untuk didapatkan, dimengerti serta tidak menimbulkan keraguan adanya kesalahan informasi.
Kualitas Informasi
Menurut Sutabri (2012:41), “Kualitas suatu informasi tergantung dari Tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat waktu, dan relevan. Penjelasan tentang kualitas informasi tersebut yaitu :
Relevan (Relevance)
Tepat Waktu (Timeline)
Akurat (Accuracy)
Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya dan relevansi informasi untuk tiap-tiap orang akan berbeda-beda.
Informasi yang datang ke penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah using tidak akan mempunyai nilai guna lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalampengambilan keputusan.
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi ke penerima kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merusak sistem informasi.
Konsep Dasar Sistem Informasi
Definisi Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012:46), “Suatu di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
Sutarman (2012:13) berpendapat, “Sistem Informasi adalah sistem dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan, informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data,instruksi) dan output (laporan,kalkulasi)”.
Berdasarkan pendapat yang dikemukan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari pengumpulan, pemasukan, pemrosesan data, penyimpanan, pengolahan, pengendalian dan pelaporan sehingga tercapai sebuah informasi yang mendukung pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi untuk dapat mencapai sasaran dan tujuannya”.
Komponen Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012:46), “Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (Building Block), yang terdiri dari beberapa masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok bangunan tersebut masing-masing saling berinteraksi satu sama lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran”.
Klasifikasi Sistem Informasi
Menurut Sutabri (2012:48), “Sistem informasi dibentuk sesuai dengan kebutuhan organisasi atau instansi masing-masing. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan. Klasifikasi sistem informasi tersebut sebagai berikut :
Sistem informasi berdasarkan level organisasi atau instansi.
Sistem informasi berdasrkan manajemen.
Sistem informasi berdasarkan fungsionalisme bisnis.
Tujuan Sistem Informasi
Menurut Mustakini (2010:13), “Tujuan sistem informasi adalah menghasilkan informasi (Information) dari bentuk data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Tujuan sistem informasi terdiri kegunaan (Usefulness), Ekonomi (Economic), Keandalan (Reliability), Pelayanan Langganan (Customer Service), Kesederhanaan (Simplicity), dan Fleksibilitas (Flexibility).
Metode Penelitian
Tahapan Pengumpulan Data
Menurut Rapina (2011:15), teknik pengumpulan data, yaitu :
Studi Lapangan
Observasi
Wawancara
Dokumentasi
Studi Keputusan
Yaitu penelitian yang dilakukan secara langsung pada perusahaan yang bersangkutan untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan, dengan cara :
Observasi merupakan suatu teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data dengan cara melakukan pengamatan secara langsung ke tempat yang dijadikan objek penelitian.
Wawancara merupakan salah satu teknik untuk mengumpulkan data dengan cara menanyakan secara langsung kepada pihak yang berkaitan dengan penelitian.
Dokumentasi adalah suatu teknik pengumpulan data dengan cara mengumpulkan semua hal yang diperlukan yang dapat menunjang keberhasilan penelitian.
Yaitu mencari dan mengumpulkan bahan berhubungan dengan masalah yang diteliti untuk memperoleh data sekunder dengan membaca, mempelajari, dan mendalami literature-literatur yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
Tahapan Analisa Sistem
Menurut Murad (2013:51), “Tahap analisis merupakantahap dalam mencari informasi sebanyak-banyaknya mengenai sistem yang diteliti dengan melakukan metode-metode pengumpulan data sehingga ditemukan kelebihan dan kekurangan sistem serta user requirement. Selain itu, tahap ini juga dilakukan untuk mencari pemecahan masalah dan menganalisa bagaimana sistem akan dibangun untuk memecahkan masalah pada sistem sebelumnya.
Menurut Sutabri (2012:220), “Proses analisis sistem dalam pengembangan sistem informasi merupakan suatu prosedur yang dilakukan untuk pemeriksaan masalah dan penyusunan alternative pemecahan masalah yang timbul serta membuat spesifikasi sistem yang baru atau sistem yang akan diusulkan dan dimodifikasi. Adapun tujuan utama dari tahap analisis sistem ini adalah sebagai berikut :
memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi-fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan atau instansi.
Membantu para pengambil keputusan, yaitu para pemimpin, untuk mendapatkan bahan perbandingan sebagai tolak ukur hasil yang telah dicapai.
Mengevaluasi sistem-sistem yang telah ada dan berjalan saat ini, baik pengolahan data maupun pembuatan laporannya.
Merumuskan tujuan-tujuan yang ingin dicapai berupa pola pengolahan data dan pembuatan laporan yang baru.
Menyusun suatu tahapan rencana pengembangan sistem dan perencanaan serta perumusan langkah dan kebijaksanaan.
Selama tahap analisis sistem, analis sistem terus bekerja sama dengan manajer, dan komite pengarah terlibat dalam titik yang penting. Adapun langkah-langkah yang harus dilakukan pada tahap analisis sistem adalah sebagai berikut :
Mengumumkan penelitian sistem
Mengorganisasikan tim proyek
Mendefinisikan kebutuhan informasi
Mendefinisikan kriteria kinerja sistem
Menyiapkan usulan rancangan
Menyetujui atau menolak rancangan proyek
Ketika perusahaan atau instansi menerapkan aplikasi komputer baru manajemen mengambil langkah untuk memastikan kerjasama dari para pekerja. Perhatian mula-mula ditunjukan pada kekhawatiran pegawai mengenai cara komputer mempengaruhi kerja mereka.
Tim proyek yang akan melakukan penelitian sistem dikumpulkan. Banyak perusahaan mempunyai kebijakan menjadi pemakai dan bukan spesialis informasi sebagai pemimpin proyek. Agar proyek berhasil, pemakai perlu berperan aktif dari pada hanya pasif.
Analisis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai kegiatan pengumpulan informasi, wawancara perorangan, pengamatan, pencarian catatan, dan survey.
Setelah kebutuhan informasi manajer didefinisikan, langkah selanjutnya adalah menspesifikasikan secara tepat apa yang harus dicapai oleh sistem, yaitu kriteria kinerja sistem.
Analisis sistem memberikan kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan untuk meneruskan atau menghentikan untuk kedua kalinya. Disini manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan itu termasuk di dalam usulan rancangan.
Manajer dan komite sistem mengevaluasi usulan rancangan dan menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak. Dalam beberapa kasus, tim mungkin diminta melakukan analisis lain dan menyerahkan kembali atau proyek mungkin ditinggalkan. Jika persetujuan diberikan, proyek akan maju ke tahap rancangan.
Tahapan Perancangan Sistem
Perancangan sistem (design system) merupakan tahap selanjutnya setelah analisa sistem agar mendapatkan gambaran dengan jelas tentang apa yang akan dikerjakan pada tahap analisa sistem, maka dilanjutkan dengan bagaimana mebentuk sistem tersebut.
Menurut Humisar Hasugia (2012:2), “Desain atau perancangan adalah tahapan dimana dimulai analisa mengenai bentuk input sistem, rancangan database, output sistem dan skema alur kerja program”.
Menurut Siti Aisyah (2011:197), “Pada metode analisis sistem dan perancangan menggunakan metode yang dikenal dengan nama System Development Life Cycle (SDLC)”.
Perancangan sistem adalah suatu fase dimana diperlukan suatu keahlian perancangan untuk elemen komputer yang akan menggunakan sistem tersebut yaitu pemilihan peralatan dan program komputer untuk sistem yang baru.
Tahapan Implementasi Sistem
Menurut Murad (2013:52), “Tahap ini merupakan dalam pengimplementasikan sistem yang sudah dirancang dan dilakukan pengujian secara unit, agar dapat mengetahui kesalahan-kesalahan yang terdapat dalam sistem dan segera dilakukan perbaikan”.
Nasution (2012:118) mengemukakan, “Implementasi atau pengujian adalah tahapan dimana software yang telah selesai dikembangkan dilakukan pengujian dengan metode blackbox agar semua komponen sistem apakah sesuai dengan analisis kebutuhan pada awal perancangan”.
Menurut Sutabri (2012:229), setelah sistem dianalisa dan dirancang dengan menggunakan teknologi yang sudah diseleksi dan dipilih maka tiba saatnya bagi sistem tersebut untuk diimplementasikan. Adapun tujuan utama dari tahap implementasi sistem ini adalah sebagai berikut :
Pengkajian mengenai rangkaian sistem, perangkat lunak, dan perangkat keras dalam bentuk sistem jaringan informasi terpusat agar dapat diperoleh sebuah bangunan atau arsitektur sistem informasi.
Melakukan uji coba perangkat lunak sistem sebagai pengolah data sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.
Konsep Dasar SWOT
Definisi SWOT
Menurut Rangkuti (2011:199), “Penelitian menentukan bahwa kinerja perusahaan dapat ditentukan oleh kombinasi factor internal dan external. Factor tersebut harus dipertimbangkan dalam analisis SWOT. SWOT adalah singkatan dari lingkungan internal strengths dan weakness serta lingkungan external opportunities dan threats yang dihadapi dunia bisnis. Analisa SWOT membandingkan antara factor external peluang (opportunitirs) dan ancaman (thereats) dengan factor internal kekuatan (strengths) dan kelemahan (weaknesses)”.
Menurut Siti Ainiyah (2015:252), “SWOT adalah singkatan dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang) dan threats (ancaman), dimana SWOT ini dijadikan sebagai suatu model dalam menganalisis suatu organisasi yang berorientasi profit dengan tujuan utama untuk mengetahui keadaan organisasi tersebut secara lebih komprehensif.
Berdasarkan pendapat yang dikemukan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis SWOT menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman yang dihadapi oleh perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki.
Tujuan Analisis SWOT
Menurut Rangkuti (2011:197), “Tujuan analisa SWOT yaitu membandingkan antara factor external peluang dan ancaman dengan factor internal kekuatan dan kelemahan sehingga dari analisis tersebut dapat diambil suatu keputusan stgrategi suatu organisasi”.
Namun tidak semua strategi yang disusun dari matriks SWOT digunakan seluruhnya. Strategi yang dipilih adalah strategi yang dapat memecahkan isu strategi perusahaan :
S-O strategies adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan semua kekuatan untuk merebut peluang.
W-O strategies adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang yang ada.
S-T strategies adalah strategi yang disusun dengan cara menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman.
W-T strategies adalah strategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk menghindari ancaman.
Manfaat Analisis SWOT
Menurut Siti Ainiyah (2915:289), Banyak manfaat bila kita melakukan analisa masalah secara SWOT yaitu Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Treats sebelum diambil keputusan untuk dibandingkan dengan pengambilan keputusan tanpa mempertimbangkan dan melakukan analisa masalah, manfaatnya adalah :
Dapat diambil tindakan manajemen yang tepat sesuai dengan kondisi.
Untuk membuat rekomendasi.
Informasi lebih akurat.
Untuk mengurangi resiko akibat dilakukannya keputusan yang berkali-kali (double decision).
Menjawab hal yang bersifat intutif atas keputusan yang bersifat emosional.
Konsep Dasar PIECES
Definisi PIECES
Meurut James Wetherbe (2012), PIECES adalah untuk mengkoreksi atau memperbaiki sistem informasi bagi pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Berikut ini daftar indentifikasi masalah yang sesuai dengan yang sedang dihadapi oleh organisasi.
Performance
Information
Economics
Control
Efficiency
Service
Produksi – jumlah kerja selama periode waktu tertentu. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang jumlah kerja yang dibutuhkan untuk melakukan serangkaian kerja tertentu dalam satuan orang jam, orang hari, atau orang bulan. Misalnya : untuk memproses berkas yang masuk kepada organisasi dibutuhkan berapa orang jam? Kemudian hal ini dianalisis apakah hasil kerja yang demikian ini sudah bagus atau perlu ada peningkatan kerja. Waktu respon – penundaan rata-rata antara transaksi atau permintaan dengan respon ke transaksi atau permintaan tersebut. Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang waktu respons yang terjadi ketika ada suatu transaksi yang masuk hingga transaksi tersebut direspons untuk diproses. Penundaan ini bisa jadi karena antrian dalam proses transaksi-transaksi sebelumnya.
Kurangnya informasi, kurangnya informasi yang diperlukan, kurangnya informasi yang relevan - 3 hal yang telah disebutkan itu bersumber pada kurangnya informasi bagaimanapun bentuknya. Pada bagian ini dideskripsikan pada situasi saat tentang kurangnya informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, baik itu dalam jumlah, informasi maupun dalam hal macam informasinya. Terlalu banyak informasi (kelebihan informasi) – yang dimaksud terlalu banyak informasi disini adalah banyaknya informasi yang berserakan belum terkumpul, belum terformat, dan masih tercampurnya antara informasi yang relevan dan yang tidak relevan dengan masalah yang harus diambil keputusannya, sehingga memerlukan waktu yang lebih lama untuk memilih dan memilih informasi yang relevan. Informasi tidak dalam format yang berguna – adalah bahwa informasi sudah tersedia, hanya saja bentuk dan format nya tidak sesuai dengan yang dibutuhkan sehingga mempersulit pembaca informasi tersebut dan memerlukan waktu yang lebih lama untuk memahami dan memanfaatkan informasi tersebut. Informasi tidak akurat – adalah bahwa informasi tersebut tidak sesuai dengan keadaan yang sebenarnya, beserta dengan penyebab-penyebab nya tidak akurat. Informasi sulit diproduksi - adalah bahwa informasi tersebut tidak mudah dalam proses produksinya diantaranya data yang tidak lengkap baik dalam jumlah maupun macamnya. Informasi yang tidak tepat waktunya untuk penggunaan selanjutnya - adalah bahwa informasi tersebut datang tidak pada waktu yang tepat, baik dalam hal waktu datang nya ataupun situasi yang terjadi ketika informasi tersebut datang.
Biaya tidak diketahui Biaya tidak dapat dilacak sumber Biaya terlalu tinggi Secara umum keuntungan- keuntungan yang didapat ketika menerapkan sistem informasi, selain yang tersebut di bawah ini masih ada lagi keuntungan–keuntungan yang lain yang secara lebih lengkap diidentifikasikan. Sehingga pada bagian ini dideskripsikan manfaat yang akan didapatkan ketika menerapkan teknologi informasi atau sistem informasi dalam menjalankan proses bisnis nya.
Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang kendali terhadap aliran data dan informasi ketika keamanan atau kendali terlihat lemah sehingga data dan informasi rentan terhadap pemanfaatan kepada pihak-pihak yang tidak berwenang. Juga ketika keamanan atau kendali terhadap aliran data dan informasi terlalu ketat sehingga sistem jadi terbebani oleh prosedur keamanan atau kendali tersebut dan juga mengganggu keamanan dan kenyamanan para pengguna dan pengambil manfaat data dan informasi yang dihasilkan oleh sistem tersebut.
Dimana data yang berlebihan di inputkan dan diproses juga informasi yang dihasilkan secara berlebihan akan membuat sistem tidak akan efisien dalam penggunaan sumber daya. Sumber daya dapat berupa sumber daya prosesor, memori, ruang penyimpanan, listrik, personil, dll.
Pada bagian ini dideskripsikan situasi saat ini tentang layanan yang disediakan oleh sistem yang berjalan saat ini. Rincian kelemahan layanan data sistem telah teridentifikasi dibawah ini, berikut ini kelemahan layanan sistem yang teridentifikasi : Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten Sistem menghasilkan produk yang tidak dapat dipercaya Sistem tidak mudah dipelajari Sistem tidak mudah digunakan Sistem tidak fleksibel terhadap situasi baru yang tidak umum Sistem tidak terkompatible dengan sistem yang lain.
