PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG

KABUPATEN TANGERANG

SKRIPSI

OLEH:

1222473921 Reza zulian pramana

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

KONSENTRASI SOFTWARE ENGINEERING

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

TANGERANG

(2015/2016)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG

KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh:

Disahkan Oleh :

Tangerang, 23 Juni 2016

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG

KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Disetujui Oleh :

Tangerang, 20 Januari 2016

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG

KABUPATEN TANGERANG

Dibuat Oleh :

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Tahun Akademik 2015/2016

Disetujui Penguji :

Tangerang, 29 September 2016

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

Saya yang bertandatangan di bawah ini,

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Sejalan dengan kemajuan zaman dengan disertai laju perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat, komputer tidak hanya digunakan sebagai alat pemrosesan data tetapi juga berfungsi sebagai sarana pengolahan data informasi secara cepat, tepat, dan sistematis. Saat ini sistem pengarsipan data surat masuk dan surat keluar yang di terapkan pada kantor kecamatan rajeg kabupaten tangerang masih belum menggunakan sistem terkomputerisasi. Dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan data surat masuk dan surat keluar masih harus di catat dan dibukukan menggunakan buku besar yang masih memungkinkan terjadinya kesalahan dalam pemasukan data. Berdasarkan masalah diatas maka peneliti menganalisis kendala-kendala yang ada dengan Metode Analisis SWOT untuk melihat dari segi faktor internal maupun eksternal dan dengan Metode PIECES yang dapat menganalisis dari sistem lama ke sistem yang baru. Setelah menganalisis secara keseluruhan penulis mengusulkan sistem pengarsipan data surat masuk dan surat keluar berbasis web yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data. Sehingga adanya sistem baru dapat mengurangi kesalahan pada saat memasukan data serta mengolah data menjadi cepat dan laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada. Oleh karena itu, dengan adanya sistem pengarsipan data surat masuk dan surat keluar berbasis ini di harapkan akan menjadi lebih baik serta semua data yang diolah tersimpan lebih terjamin dan terpelihara, selain itu dapat menghemat waktu dalam kinerjanya, karena sistem komputer dapat melakukan pekerjaan yang cepat, tepat, akurat, dan data yang dihasilkan adalah data yang benar-benar valid.

Kata Kunci: Pengarsipan Data, Surat Masuk, Surat Keluar

ABSTRACT

In line with the progress the days of with accompanied growth rate the science and technology at rapidly, the computer does not only used as an instrument data processing but also function as a means of data processing information quickly, right, and systematic.Now the system for data a letter in and a letter out in apply the office kecamatan rajeg tangerang still still not use computerized system.In data processing a letter in and a letter out on sub-district office rajeg still have some disadvantages of them, in file recording a letter in and a letter out still have to be in note and dibukukan use the ledger that it is still possible error flags in of entering the file. Based on problems above then the researcher analyze the constraints that have been exists with the method of analysis training to see in terms of factors internal and external and with the methods pieces that able to analyze of out-of-date systems to the new system .Having analyzed overall writer proposed system for data a letter in and a letter out web-based that serves as the data storage .And therefore this the new system can reduce a mistake while admit data and process data being fast and the reports that produced in accordance with the data that is. Hence , with the system for data a letter in and a letter out based in expect it to be be better and all the data process is be more secured their shells , in addition are saving the time in its performance , because of the system a computer can do the work which fast , right , accurate , and data generated is the data is valid .

Keywords: inbox, outgoing mail, data processing.

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’aalamin.

Segala puji bagi Allah SWT juga junjungan kita Rasulullah SAW yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penyusunan laporan Skripsi yang berjudul .“PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG KABUPATEN TANGERANG”.

Tujuan dari pembuatan Skripsi ini adalah sebagai salah satu persyaratan menyelesaikan program pendidikan Strata Satu (S1) Jurusan Teknik Informatika di Sekolah Tinggi Manajemen dan Ilmu Komputer Raharja Tangerang. Dalam penyusunan laporan Skripsi penulis menyadari jika tanpa bimbingan dan dorongan dari setiap pihak, maka Skripsi ini tidak akan terwujud dan selesai tepat waktu.

Penulis berharap karya tulis ini dapat memberikan informasi yang bermanfaat dan tambahan pengetahuan bagi para pembaca umumnya serta mahasiswa khususnya. Dan semoga karya tulis ini dapat menjadi bahan perbandingan dalam periode selanjutnya dan dapat menjadi suatu karya ilmiah yang baik.

Pada kesempatan ini penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar besarnya kepada:

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku selaku Ketua STMIK RAHARJA.
2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I Bidang AkademikSTMIK Raharja.
3. Bapak Junaidi, M.Kom selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika.
4. Ibu Maimunah, M.Kom selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu , pikiran dan tenaganya untuk membantu dan memberikan bimbingan kepada penulis dalam menganalisis laporan Skripsi ini.
5. Bapak Ilamsyah, M.Kom, sebagai dosen Pembimbing II yang telah membantu, membimbing dan membina dalam pembuatan laporan Skripsi ini.
6. Para Dosen STMIK Raharja yang telah banyak membantu dan membimbing serta memberikan ilmu pengethuanya kepada penulis selama perkuliahan.
7. Bapak Ahmad Yoni.S.IP sebagai stakeholder yang telah membantu dalam memberikan data-data dan membimbing penulis dalam menyelesaikan Laporan Skripsi.
8. Kepada Orang Tua yang selama ini telah setia memberikan dorongan semangat, perhatian, dan doa.
9. Rekan-rekan grup upin-ipin (Achmad Khoirul Padli, Aditya Giyantono, Agus Gunawan, Andreas Persadaan Haloho, Bagus An Arif, Diar Eka Purnama, Diki Arif Rahman, Dona Listyanto, Dewa Made Cahyadi Yudistira, Jaka Prima Maulana, Nur Irfan).

Dalam penyusunan laporan ini, penulis menyadari masih terdapat kekurangan-kekurangan serta kelemahan-kelemahan, untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik dari seluruh pihak untuk menyempurnakan penyusunan laporan ini. Semoga Allah SWT. senantiasa menyertai langkah kita semua dalam meraih cita-cita menuju kesuksesan, Amin.

BAB I

Latar Belakang

Sejalan dengan kemajuan zaman dengan disertai laju perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat, mengubah para pelaku dunia untuk memanfaatkan perkembangan tersebut sebagai sarana pengolahan data informasi secara cepat, tepat, dan sistematis.

Kebutuhan akan suatu sistem informasi terkomputerisasi pada zaman sekarang ini mencakup kesegala bidang. Perkembangan dunia teknologi informasi memungkinkan setiap individu maupun instansi dan perusahaan mengaktualkan dirinya untuk berkembang dengan kondisi yang ada. Salah satu sektor kehidupan manusia yang paling banyak memanfaatkan sistem informasi adalah perkantoran baik perkantoran yang berorientasi pemerintahan maupun non-pemerintahan. Pemanfaatan ini tidak hanya berfungsi sebagai sarana pendukung untuk meningkatkan kinerja, maupun lebih dari merupakan sarana utama untuk memenangkan persaingan yang semakin kompetitif.

Dengan adanya sistem terkomputerisasi yang baik, maka kegiatan sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang dapat dikatakan masih kurang efektif dan efisien. Semua proses masih belum menggunakan sistem komputerisasi, diantaranya dokumentasi surat masuk dan surat keluar hanya berupa penulisan di buku besar, sering mengalami kesulitan dalam pencarian data-data lama dan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pencarian data-data tersebut, selain itu adanya masalah yang di hadapi dalam membuat laporan surat masuk dan surat keluar, Mudah hilang dan rusaknya dokumen, serta membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pembuatan surat keluar maupun disposisi.

Berdasarkan permasalahan-permasalahan di atas penulis mengambil judul penelitian “PERANCANGAN SISTEM PENGARSIPAN DATA SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR BERBASIS WEB PADA KANTOR KECAMATAN RAJEG KABUPATEN TANGERANG”.

Perumusan Masalah

Pada Sistem Informasi Pengolahan Data Suarat Masuk dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang sering kali menghadapi permasalahan, berdasarkan latar belakang diatas, mengidentifikasi permasalahan sebagai berikut:

1. Bagaimana sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang saat ini?
2. Apakah proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini sudah memiliki tempat penyimpanan data yang efisien sehingga tidak akan terjadi kehilangan data?
3. Sistem seperti apakah yang dapat menjadi solusi masalah-masalah dalam penginputan data surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang?

Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian yang akan dibahas dalam laporan ini mengenai proses pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang, yang dalam hal ini penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas yaitu mulai dari pendataan surat masuk dan surat keluar sampai dengan pembuatan laporan.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian diatas meliputi, diantara lain:

1. Mengetahui bagaimana sistem pengolahan data surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan pada Kantor Kecamatan Rajeg.
2. Mengetahui masalah apa saja yang muncul pada sistem pendatan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang.
3. Membangun sebuah sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang lebih optimal pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang..

Manfaat Penelitian

1. Menganalisa permasalahan dan kendala-kendala yang ada..
2. Mempermudah Pegawai dalam melakukan proses pendataan surat masuk dan keluar, sehingga proses tersebut dapat terkontrol dengan baik.
3. Menambah pengetahuan bagi penulis serta mengimplementasikan dan pengembangan kemampuan yang dimiliki.

Metode Penelitian

Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penulisan laporan Skripsi, peneliti menggunakan beberapa metode yang digunakan, adapun metode yang digunakan adalah sebagai berikut :

Metode Pengumpulan Data

Adapun metode yang digunakan dalam pengumpulan data sebagai berikut :

Metode Pengamatan (Observation)

Melakukan tinjauan langsung ke Kantor Kecamatan Rajeg, untuk mengamati sistem yang berjalan saat ini, guna mendapatkan data secara langsung pada objek yang diteliti sebagai bahan untuk menulis laporan Skripsi.

Metode Wawancara (Interview)

Metode ini dilakukan dengan cara melakukan tanya jawab dengan bagian Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang khusus menangani pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Rajeg Kabupaten Tangerang sebagai sumber data dan informasi. Metode ini dilakukan bertujuan untuk memperoleh data yang lebih detail serta memperkuat data sebelumnya, saat melakukan pengamatan secara langsung.

Metode Studi Kepustakaan

Selain melakukan observasi penulis juga melakukan pencarian data dengan cara studi pustaka dalam metode ini penulis berusaha untuk melengkapi data-data yang diperoleh dari beberapa sumber (Literature) seperti buku, internet, jurnal dan lain sebagainya yang berkaitan dengan penelitian sebagai bahan referensi dalam penyusunan laporan Skripsi.

Metode Analisa

Analisis merupakan suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal di dalam mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan. Analisis sistem yang digunakan penulis penelitian ini adalah teknik SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat), Analisis SWOT digunakan untuk memperoleh pandangan dasar mengenai strategi yang diperlukan dalam mencapai suatu tujuan tertentu, dalam hal ini pengkajian tentang upaya apa saja yang dapat dijadikan solusi alternatif dalam pengolahan dan pengembangan sistem. Selain itu teknik analisis lainnya adalah PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency), dengan melakukan Analisis PIECES akan didapatkan masalah utama dan dapat melakukan peningkatan dari sistem yang lama.

Metode Perancangan

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan metode rancangan berorientasi objek dengan beberapa tahapan pembuatan 4 (empat) macam diagram UML (Unified Modelling Language) melalui tahapan pembuatan dengan menggunakan : Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram. dengan menggunakan Visual Paradigm 10.0 kemudian pembuatan database dan pembuatan program yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan stakeholder yang terangkum dalam elisitasi. Bahasa pemograman yang digunakan adalah PHP serta database yang digunakan menggunakan Mysql.

Metode Pengujian

Dalam Skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Blackbox Testing. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Karena itu uji coba Blackbox Testing menggunakan pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian Blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi dan terminasi.

Sistematika Penulisan

<p style="text-indent: 3em"Sistematika penulisan ini dibuat untuk memberikan gambaran yang diteliti pada laporan ini pada setiap bab, adapun sistematika penulisan adalah sebagai berikut :</p>

DAFTAR PUSTAKA
Daftar pustaka ini berisi studi pustaka yang digunakan sebagai referensi untuk menyusun laporan ini.

LAMPIRAN
Lampiran ini merupakan daftar yang memuat keseluruhan lampiran-lampiran yang melengkapi laporan sebagai lampiran.

BAB II

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definisi Sistem

Sebuah sistem yang tepat guna akan memberikan dampak yang positif bagi suatu perusahaan dalam pencapaian sasaran serta tujuan perusahaan. Sistem terdapat beberapa pandangan menurut para ahli, diantaranya:

Menurut Sutarman (2012:13)^[1], “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama”.

Yakub (2012:1)^[2], “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau tujuan tertentu”.

DAFTAR PUSTAKA

1. ↑ Sutarman. 2012. “Buku Pengantar Teknologi Informasi”. Jakarta: Bumi Aksara. Bumi Aksara.
2. ↑ Yakub. 2012. “Pengantar Sistem Informasi”,Yogyakarta: Graha Ilmu.. Graha Ilmu.

Contributors

Jaka Prima Maulana, Reza zulian pramana