PERANCANGAN APLIKASI MANAJEMEN KOMPLAIN

CUSTOMER PADA DEPARTMEN CUSTOMER SERVICE PT.

DUTA ABADI PRIMANTARA TANGERANG

SKRIPSI

OLEH:

1222472388 EDI WIBOWO

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

KONSENTRASI SOFTWARE ENGINEERING

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

TANGERANG

(2016/2017)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN APLIKASI MANAJEMEN KOMPLAIN

CUSTOMER PADA DEPARTMEN CUSTOMER SERVICE

PT. DUTA ABADI PRIMANTARA TANGERANG

Disusun Oleh:

Disahkan Oleh :

Tangerang, 16 Januari 2017

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN APLIKASI MANAJEMEN KOMPLAIN

CUSTOMER PADA DEPARTMEN CUSTOMER SERVICE

PT. DUTA ABADI PRIMANTARA TANGERANG

Dibuat Oleh :

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Disetujui Oleh :

Tangerang, 16 Januari 2017

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN APLIKASI MANAJEMEN KOMPLAIN

CUSTOMER PADA DEPARTMEN CUSTOMER SERVICE

PT. DUTA ABADI PRIMANTARA TANGERANG

Dibuat Oleh :

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Teknik Informatika

Konsentrasi Software Engineering

Tahun Akademik 2016/2017

Disetujui Penguji :

Tangerang, Januari 2017

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

Saya yang bertandatangan di bawah ini,

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Pelayanan pengaduan pelanggan pada PT.Duta Abadi Primantara masih diproses secara manual dengan tulisan tangan yang dicatat dalam sebuah buku, meskipun dibantu dengan komputer akan tetapi masih menggunakan program aplikasi Microsoft Excel untuk perhitungannya dan dokumentasi laporan. Oleh karena itu diperlukan sistem yang dapat mengatur aktivitas dalam kegiatan pelayanan. Dengan adanya perancangan aplikasi ini diharapkan dapat membantu pengurus dalam pendataan Customer, peandataan pengaduan customer, pendataan petugas, mencatat kerusakan, biaya perbaikan, pendataan perbaikan, dan pembuatan laporan. Serta mempermudah petugas dalam mengetahui laporan pengaduan. Metodologi pengumpulan data menggunakan metode : interview yaitu dengan mengadakan tanya jawab langsung dengan bagian pelayanan. Observasi yaitu pengamatan langsung mengenai sistem pengaduan yang berjalan. Studi pustaka adalah pengumpulan data dengan mempelajari buku atau literatur-literatur mengenai sistem informasi. Desain sistem dan perancangan database yang digunakan mulai dari UML Diagram, Desain Input Output yang menghasilkan suatu database dan kelompok laporan yaitu Informasi data customer, informasi komplain pelanggan, informasi petugas, informasi perbaikan, dan informasi laporan komplain dan perbaikan. Dengan demikian diharapkan penyimpanan data menjadi terpusat dan keberadaan data akan selalu terkontrol dengan baik dari segi ketelitian dan validasi data dapat dipertanggungjawabkan sehingga informasi yang disajikan akan lebih cepat dan akurat.

Kata Kunci: Perancangan, Aplikasi, komplain,customer

ABSTRACT

ABSTRACT Customer service complaints on PT. DUTA Abadi Primantara still processed manually handwritten note in a book, though aided by computer but still use the Microsoft Excel application program for the calculation and reporting documentation. Therefore we need a system that can regulate the activity in service activities. With the design of this application is expected to assist the board in Customer data collection, customer complaint data collection, data collection clerk, noting the damage, repair costs, improvement of data collection, and report generation. And facilitate the officer in knowing complaint report. The methodology of data collection methods: interview, namely by holding a question and answer directly to the service department. Observation of direct observation of the complaint system is running. A literature study is collecting data by studying books or literature concerning information systems. System design and database design used ranging from UML Diagrams, Design Input Output resulting in a database and group report that details customer data, update customer complaints, information officers, repair information, and information reporting complaints and repairs. It is expected the data storage into a centralized and where the data will always be controlled in terms of both accuracy and data validation can be accounted for so that the information presented will be faster and more accurate.

Keywords: Design, Applications, complaints, customer

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahirabbil’aalamin.

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadiran Allah SWT sebagai ucapan terima kasih penulis atas karunia dan petunjuk serta membimbing penulis dari awal hingga dapat menyusun dan menyelesaikan laporan Skripsi ini, dengan judul “PERANCANGAN APLIKASI MANAJEMEN KOMPLAIN CUSTOMER PADA DEPARTMEN CUSTOMER SERVICE PT. DUTA ABADI PRIMANTARA TANGERANG”

Tujuan pembuatan laporan Skripsi ini adalah untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) di Perguruan Tinggi Raharja. Sebagai bahan penulisan, data dikumpulkan berdasarkan hasil observasi, wawancara, dan sumber literature yang mendukung penulisan ini.

Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan banyak pihak, maka penulis tidak akan dapat menyelesaikan Skripsi ini dengan baik dan tepat waktu. Oleh karena itu, penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini, antara lain :

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku selaku Ketua STMIK RAHARJA.
2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I Bidang AkademikSTMIK Raharja.
3. Bapak Junaidi, M.Kom selaku Kepala Jurusan Teknik Informatika.
4. 4. Bapak Haerudin, S.Kom.,MM. selaku Dosen pembimbing I saya yang telah berkenan meluangkan waktu, pikiran dan tenaganya untuk membantu serta memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
5. Bapak Sendy Zul Friandi, S.Kom, selaku Dosen pembimbing II saya yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
6. Ibu Henny Mardiana, selaku Manager Customer Srvice dan juga pembimbing lapangan yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
7. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis selama menjalani perkuliahan di Perguruan Tinggi Raharja dan ilmu tersebut dapat diimplementasikan oleh penulis dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini.
8. Kedua orang tua dan adik yang telah memberikan bantuan moral, materi, semangat maupun doa untuk keberhasilan kepada penulis dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini.
9. Sahabat-sahabat tercinta, Feri Hariyanto, Nuraeni, Novi Damaiyanti, Elsa Juliana, Lina Juliana, Satrio Gunawan Yulianto, Tri Wulansari Imam Setyo, Marlinis Siregar dan yang tidak bisa disebutkan satu persatu, sebagai teman yang saling membantu selama penelitan dan perkuliahan ini.
10. Serta semua pihak yang tidak dapat peneliti sebutkan satu-persatu yang telah ikut membantu dalam penyusunan laporan Skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan laporan Skripsi ini masih banyak kekurangan dan kesalahan, baik dalam penulisan, penyajian ataupun isinya. Oleh karena itu, penulis senantiasa menerima kritik dan saran yang bersifat membangun agar dapat dijadikan acuan bagi penulis untuk menyempurnakannya dimasa yang akan datang.

Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih atas perhatian dari pembaca. Semoga Tuhan Yang Maha Esa senantiasa memberikan rahmat-Nya kepada kita semua. Dan semoga laporan Skripsi ini dapat bermanfaat, khususnya bagi penulis dan umumnya bagi seluruh pembaca sekalian.

BAB I

Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi telah sangat memberi andil dalam ilmu pengetahuan dan informasi dalam skala global. Dampak dari kemajuan teknologi menyebabkan bertambah besarnya daya saing antara perusahaan khususnya dalam kelompok industrinya adalah perusahaan dibidang Furniture yang belum tercakup dalam kelompok. sehingga untuk dapat mempertahankan customer perusahaan harus membuat strategi jitu untuk memenuhi kepuasan customer.

Pemantauan dan pengukuran terhadap kepuasan customer telah menjadi hal yang sangat esensial bagi setiap perusahaan. Hal ini dikarenakan langkah tersebut dapat memberikan umpan balik dan masukan bagi keperluan pengembangan dan implementasi strategi peningkatan kepuasan customer. Pada prinsipnya kepuasan customer itu dapat diukur dengan berbagai macam metode dan teknik.

Dalam proses penjualan barang dagang kepada Customer yang cukup banyak tetapi hal ini tidak diikuti dengan proses penanganan komplain yang memadai, sistem pengukuran tingkat kepuasan customer pada PT Duta Abadi primantara masih belum terkomputerisasi secara utuh. Aktivitas – aktivitas yang dilakukan masih banyak melibatkan form quetioner dalam pencatatan. Peranan komputer dalam menunjang kinerja yang sedang berjalan hanya dijadikan sebagai alat penyimpanan data sehingga kinerja dari komputer tidak terpakai secara optimal.

sistem pengukuran tingkat kepuasan customer pada PT Duta Abadi Primantara masih memiliki beberapa kendala antaranya form quetioner banyak yang tidak terisi oleh customer, form questioner keselip atau hilang pada saat akan diakumulasikan. Dan menggunakan rumus – rumus yang sulit dalam penghitungannya.

Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi tersebut diharapkan dapat membantu pegawai bagian terkait untuk melaksanakan proses penjualan dengan baik dan menghasilkan data yang mudah di akses oleh user.

Berdasarkan paparan yang telah dijelaskan di atas maka penulis mengambil judul skripsi dengan judul “ PERANCANGAN APLIKASI MANAJEMEN KOMPLAIN CUSTOMER PADA DEPARTMEN CUSTOMER SERVICE PT DUTA ABADI PRIMANTARA TANGERANG ”

Rumusan Masalah

Dari latar belakang tersebut maka penulis dapat merumuskan perumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana proses sistem Penanganan Komplain Pelanggan yang sedang berjalan saat ini pada PT DUTA ABADI PRIMANTARA TANGERANG ?
2. Apa kendala atau permasalahan pada sistem Penanganan Komplain ?
3. Bagaimana cara membuat perancangan aplikasi penangan komplain customer yang lebih efektif dan efesien?
4. Sistem seperti apakah yang dapat menjadi solusi masalah-masalah dalam penanganan Komplain tersebut ?

Ruang Lingkup

Ruang lingkup yang akan di bahas dalam penulisan skripsi ini hanyalah sebatas Perancangan aplikasi penanganan komplain customer yaitu bagian Customer service menerima konfirmasi dari customer mengenai komplain, Bagian CS mencatat komplain, bagian CS mengkonfirmasikan ke customer untuk jadwal survey ke lokasi customer, bagian CS mengkoordinasikan ke bagian quality control (QC) untuk menjadwalkan survey ke pelanggasan, CS mengkonfirmasikan ke customer hasil analisa dari bagian QC, CS melakukan pengambilan keputusan dan membuat laporan.

Tujuan dan Manfaat

Tujuan

Tujuan penelitian menguraikan secara tegas dan jelas tujuan yang dilaksanaka peneliti di objek penelitian yang dipilih untuk objek penelitian. Tujuan penelitian berkaitan erat dengan rumusan masalah yang ditetapkan dan jawabannya terletak pada kesimpulan penelitian. Adanya tujuan penelitian adalah untuk menentukan arah dari suatu penelitian. Tujuan merinci apa saja yang ingin diketahui, sehingga jika permasalahan sudah terjawab maka tujuan penelitian sudah tercapai. Dan dalam menentukan tujuan penelitian juga harus disesuaikan dengan rumusan masalah yang ada. Dari uraian di atas penulis mempunyai beberapa tujuan antara lain:

1. Tujuan Operasional

1. Untuk menganalisa proses sistem penanganan komplain yang sedang berjalan saat ini pada PT. Duta Abadi Primantara
2. Untuk mengetahui kebutuhan user terhadap penanganan komplain usaha yang sedang berjalan saat ini pada PT. Duta Abadi Primantara
3. Untuk membuat perancangan Aplikasi penanganan komplain yang efektif dan efesian
4. Membuat sebuah sistem yang dapat membantu serta memudahkan dalam menagani komplain, sebagai dasar pengambilan keputusan.

2. Tujuan Fungsional

1. Membantu dalam memperoleh hasil kepuasan customer lebih cepat
2. Sebagai tolak ukur akan suatu produk pada PT Duta Abadi Primantara .
3. Tujuan Individual
4. Guna memenuhi syarat untuk Skripsi pada program Teknik Informatika
5. Menambah wawasan dan ilmu pengetahuan penulis
6. Melatih kreativitas penulis agar tanggap terhadap lingkungan sekitar.
7. Memnuhi salah satu syarat untuk melakukan skripsi.

Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian merupakan dampak dari tercapainya tujuan dan terjawabnya rumusan masalah secara akurat.

Manfaat yang diharapkan pada penelitian ini adalah :

1. Bagi Penulis

Untuk mengembangkan pola berfikir ilmiah dan meningkatkan daya fikir intelektual yang diperoleh selama mengikuti perkuliahan maupun magang serta memenuhi salah satu syarat untuk melaksanakan skripsi.

2. Bagi Lembaga atau Perusahaan

a. Mendapatkan informasi yang akurat dari proses sistem penanganan komplain yang sedang berjalan saat ini pada PT. Duta Abadi Primantara

b. Dapat teridentifikasinya kebutuhan user terhadap Aplikasi penanganan komplain yang akan dirancang.

c. Terciptanya sebuah rancangan aplikasi penanganan Komplain yang menghasilkan informasi yang akurat

d. Terciptanya sebuah rancangan aplikasi penanganan Komplain yang dapat membantu serta memudahkan dalam menagani komplain, sebagai dasar pengambilan keputusan.

3. Bagi STMIK Raharja

Hasil dari penelitian ini dapat berguna sebagai salah satu acuan penulisan penelitian sejenis bagi para mahasiswa STMIK Raharja.

Metodologi Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Dalam hal ini metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah metode dengan cara mengumpulkan data dan mengobservasi secara langsung dari sumber lapangan atau tepatnya yang menjadi objek penelitian untuk mendapatkan data secara yang akurat. Teknik pengumpulan data yang penulis lakukan dalam mencari dan mengumpulkan data serta mengolah informasi yang diperlukan menggunakan beberapa metode sebagai berikut:

Metode Observasi (Observasi Research)

Dalam metode ini penulis melakukan observasi sebagai sumber informasi terhadap data pada PT. Duta Abadi Primantara yang belokasi di Jl Galeong Raya no 7 Margasari tangerang, yang ada di devisi customer service selama 3 bulan, agar penulis bisa mendapatkan data yang diinginkan, yaitu berupa tata cara penanganan complain customer beserta kendala-kendala yang dihadapi sistem yang ada saat ini di PT. Duta Abadi Primantara

Metode Wawancara (Interview Research)

Selain metode observasi sebagai informasi penulis juga melakukan interview/wawancara langsung kepada Henny Mariana selaku Manager customer service dan Pimpinan yang berhubungan untuk mengetahui apa saja kesulitan seputar penanganan komplain .

Metode Kepustakaan (Library Research)

Adalah metode memperoleh data dengan cara membaca dan mempelajari Artikel yang berkaitan dengan permasalahan system infomasi akuntansi dan menejemen piutang,dan browsing internet, sebagai referensi untuk pembuatan aplikasi yang memudahkan untuk penulis kembangkan

Metode Analisa dan Perancangan Sistem

Metode Analisa

Pada metode analisis ini penulis menggunakan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats) dan PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services). Analisis SWOT adalah suatu metode yang digunakan untuk melihat kondisi perusahaan baik internal maupun eksternal yang kemudian dijadikan indikator untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman terhadap PT. Duta Abadi Primantara, sehingga dapat membantu terbentuknya penyampaian informasi secara akurat.

Metode Perancangan

Dalam Skripsi ini metode perancangan yang digunakan yaitu menggunakan program Visual Paradigm for UML Enterprise Edition Versi 6.4 untuk menggambarkan use case diagram, activity diagram dan sequence diagram. Dalam pembuatan sistem ini penulis menggunakan Macromedia Dreamweaver CS6 untuk desain interface aplikasinya, sebagai penulisan listing program di PHP dan MySQL sebagai database.

Metode Prototipe

Pada metode ini, aplikasi penangan komplain customer PT. Duta Abadi Primantara Tangerang menggunakan beberapa software dalam mendukung perancangannya salah satunya yaitu Prototype. Prototype merupakan aplikasi software yang digunakan untuk membuat desain pada pembuatan program. Alasan mengapa penulis menggunakan metode prototype pada penelitian Skripsi ini, karena penulis ingin memberikan gambaran yang jelas terhadap sistem yang akan dibuat oleh penulis

Metode Testing

Dalam pembuatan skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu black box testing. Black box testing adalah tipe testing yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya. Karena itu uji coba black box memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian black box berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi, dan terminasi.

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan ini serta mempermudah dalam membaca dan mengikuti aturan penulisan yang ada, maka laporan Skripsi ini dibagi menjadi beberapa sub bab yang secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut:

DAFTAR PUSTAKA
Daftar pustaka ini berisi studi pustaka yang digunakan sebagai referensi untuk menyusun laporan ini.

LAMPIRAN
Lampiran ini merupakan daftar yang memuat keseluruhan lampiran-lampiran yang melengkapi laporan sebagai lampiran.

BAB II

Teori Umum

Konsep Dasar Perancangan

Definisi Perancangan Sistem

Berikut ini adalah beberapa definisi Perancangan sistem menurut beberapa ahli, di antaranya:

Menurut Al-Jufri (2011:141), ^[1], “Rancangan Sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru”.

Verzello/John Reuter III dalam Darmawan (2013:227), ^[2], ,“Perancangan Sistem adalah tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi: menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk”.

Berdasarkan beberapa pendapat di atas mengenai perancangan sistem dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem merupakan tahap lanjutan dari proses menganalisa sistem.

Tahapan Perancangan Sistem

Berikut ini adalah beberapa definisi Perancangan sistem menurut beberapa ahli, di antaranya:

Menurut Mahdiana (2011:37), ^[3], “Tahap Perancangan Sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang diusulkan.”

Menurut Sutabri (2012:225), ^[4], tahap rancangan sistem dibagi menjadi 2 (dua) bagian, yaitu :

a. Rancangan sistem secara umum

Memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru.

b. Rancangan sistem secara rinci

Dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem.

Tujuan Perancangan Sistem

Menurut Darmawan (2013:228), ^[5], “Tahap Perancangan Sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem baru yang diusulkan.”

1. Untuk memenuhi kebutuhan pemakai sistem.

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap pada pemrograman komputer dan ahli-ahli teknik yang terlihat (lebih condong pada desain sistem yang terperinci).

Konsep Dasar Perancangan

Karakteristik Sistem

Menurut Kadir (2014:61), ^[6], “Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan.”

Menurut Sutarman (2012:13), ^[7], “Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama”.

Menurut Suprihadi dalam Jurnal CCIT (2013:310), ^[8], “Sistem adalah sekumpulan unsur atau elemen yang saling berkaitan dan saling mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan”.

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan di atas mengenai sistem, dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan berinteraksi serta saling bergantung satu sama lainnya untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Definisi Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012:20), ^[4], sebuah sistem adalah input, proses, dan output. Hal ini merupkan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.Selain itu, sebuah sistem memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem”. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut:

1. Komponen Sistem (Component), komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan Sistem (Boundary), ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

2. Batasan Sistem (Boundary), ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

2. Batasan Sistem (Boundary), ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment), bentuk apapun yang ada diluar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

4. Penghubung (Interface), media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsitem lain melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input), energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).

6. Keluaran Sistem (Output), hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini dapat mennjadi masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsitem lain.

7. Pengolah Sistem (Process), suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

8. Sasaran (Objectives) dan Tujuan (Goal), suatu sistem mempunyai tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

9. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya. Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

Definisi Sistem

Menurut Tata Sutabri (2012:22), ^[4],Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya

1. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.Misalnya sistem teologi, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan.Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, dan sistem persediaan barang.

2. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.Sistem buatan manusia adalah sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut human machine system.Misalnya sistem informasi berbasis komputer.

3. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System) Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi.Sebagai contoh adalah hasil pertadingan sepak bola.Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya kematian seseorang.

4. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System) Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak di luarnya.Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi pada kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup. Contohnya adalah sistem adat masyarakat Baduy. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Misalnya sistem musyawarah

Konsep Dasar Data dan Informasi

Definisi Data

Menurut Supriyadi dkk dalam Jurna CCIT (2013:310), ^[9], Data merupakan sekumpulan keterangan atau bukti mengenai sesuatu kenyataan yang masih mentah, masih berdiri sendiri, belum diorganisasikan dan belum diolah.”

Menurut McLeod dalam bukunya Yakub (Yakub,2012: 5), ^[10], “ Data adalah deskripsi kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai”. Data dapat berbentuk nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.

1. Teks, adalah sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung pada masing masing item secara individual misalnya, artikel koran, majalah dan lain-lain.

2. Data yang terformat, adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya data yang menyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.

3. Citra (image), adalah data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa, grafik, foto, hasil ronsten, dan tanda tangan.

4. Audio, adalah data dalam bentuk suara misalnya, instrumen musik, suara orang, suara binatang, detak jantung, dan lain-lain.

5. Video, adalah data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dalam bentuk film

Definisi Informasi

Menurut Darmawan (2012:2), ^[5] “Informasi adalah sejumlah data yang sudah diolah atau proses melalui prosedur pengolahan data dalam rangka menguji tingkat kebenarannya, keterpakaiannya sesuai dengan kebutuhan”.

Menurut Sutarman (2012:14), ^[7] “Informasi adalah sebagai sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi sipenerima”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa “Informasi adalah fakta yang telah diolah dengan cara tertentu dan mempunyai arti berguna bagi penerimanya, atau menggambarkan suatu kejadian nyata yang dapat dipahami dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan, sekarang maupun untuk masa depan.”

Definisi Informasi

Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula.

Menurut Sutarman (2013:14), ^[7] Nilai dari informasi ditentukan oleh 5 (lima) hal yaitu :

1. Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat.

2. Untuk mendapatkan pengalaman.

3. Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diduplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu.

4. Untuk mengekstrak implikasi kritis dan merefleksikan pengalamn masa lampau yang menyediakan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini bisa menghindari seseorang manajer dari membuat kesalahan yang sama dilakukan oleh manajer lain.

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. (Agus Mulyanto, 2011:247).

Kualitas Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:41), ^[4] kualitas suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal, yaitu :

a. Akurat (Accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

b. Tepat Waktu (Timeline)

c. Informasi yang datang pada si penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan.

d. Relevan (Relevance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya

Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi Sistem Informasi

Terdapat berbagai macam pengertian sistem informasi menurut beberapa ahli, diantaranya sebagai berikut :

Menurut Taufiq (2013:17), ^[11] “Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk menyelesaikan masalah tertentu dengan cara mengolah data dengan alat yang namanya komputer sehingga memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna”.

Menurut Sutarman (2012:13), ^[7] "Sistem informasi adalah sistem yang dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, memperoses, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi)".

Menurut Sutabri (2012:46), ^[4] Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Menurut Mendelson dalam Guritno yang dikutip dari buku IT Research (2011:31), “Para ahli menganggap bahwa sistem informasi adalah disiplin ilmu lain yang lebih fundamental dan merupakan disiplin acuan (reference discipline)".

Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa “Sistem informasi adalah sebuah sistem yang terdiri dari pengumpulan, pemasukan, pemrosesan data, penyimpanan, pengolahan, pengendalian dan pelaporan sehingga menyelesaikan masalah dan mengolahnya menjadi bermanfaat bagi yang memerlukannya

Definisi Sistem Informasi

Tata Sutabri (2012:47) ^[4] mengemukakan bahwa “Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (Building Block), yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok bangunan tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran”. Blok bangunan itu terdiri dari:

a. Blok Masukan (Input Block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

b. Blok Model (Model Block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi terdiri dari teknisi (Humanware atau Brainware), perangkat lunak (Software) dan perangkat keras (Hardware).

e. Blok Basis Data (Database Block)

Basis data (Database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).

f. Blok Kendali (Controls Block)

Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Klasifikasi Sistem Informasi

Sistem informasi dapat dibentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing.Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masing-masing organisasi. Klasifikasi sistem informasi tersebut sebagai berikut :

1. Sistem nformasi berdasarkan level organisasi

Dikelompokkan menjadi level operasional, level fungsional dan level manajerial.

2. Sistem informasi berdasarkan aktifitas manajemen

Dikelompokkan menjadi sistem informasi perbankan, sistem informasi akademik, sistem informasi kesehatan, sistem informasi asuransi dan sistem informasi perhotelan.

3. Sistem informasi berdasarkan fungsionalitas bisnis

Dikelompokkan menjadi sistem informasi akuntansi, sistem informasi keuangan, sistem informasi manufaktur, sistem informasi pemasaran dan sistem informasi sumber daya manusia.

Tujuan Sistem Informasi

Tujuan dari sistem informasi adalah menghasilkan informasi (Information) dari bentuk data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. (Mustakini, 2010:13).

Tujuan sistem informasi terdiri dari Kegunaan (Usefulness), Ekonomi (Economic), Keandalan (Realibility), Pelayanan Langganan (Customer Service), Kesederhanaan (Simplicity), dan Fleksibilitas (Fleksibility).

1. Kegunaan (Usefulness)

Sistem harus menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi di dalam organisasi.

2. Ekonomi (Economic)

Semua bagian komponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengendalian, mesin-mesin harus menyumbang suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biaya yang dibutuhkan

3. Keandalan (Realibility)

Keluaran sistem harus mempunyai tingkatan ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir atau saat komponen mesin tidak beroperasi secara temporer.

4. Pelayanan Langganan (Customer Service)

Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik atau ramah kepada para pelanggan. Sehingga sistem tersebut dapat diminati oleh para pelanggannya.

5. Kesederhanaan (Simplicity)

Sistem harus cukup sederhana sehingga terstruktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya mudah diikuti.

6. Fleksibilitas (Fleksibility)

Sistem harus cukup fleksibel untuk menangani perubahan-perubahan yang terjadi, kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

1. ↑ Al-Jufri, Hamid. 2011 . "Sistem Infromasi Manajemen Pendidikan". Jakarta : PT. Smart Grafika.
2. ↑ Verzello/John Reuter III dalam Darmawan 2013.
3. ↑ Mahdiana, Deni. 2011. "Analisa dan Rancangan Sistem Informasi Pengadaan Barang dengan Metodologi Berorientasi Obyek Studi Kasus PT. Liga Indonesia". Jakarta : FTI Universitas Budi Luhur.
4. ↑ ^{4,0 4,1 4,2 4,3 4,4 4,5} Sutabri, Tata. 2012. "Konsep Dasar Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.". Jakarta : FTI Universitas Budi Luhur.
5. ↑ ^{5,0 5,1} Darmawan,Deni. 2013. "Sistem Informasi Manajemen". Bandung: PT. Remaja Rosdakarya Offset.
6. ↑ Kadir. 2014.
7. ↑ ^{7,0 7,1 7,2 7,3} Sutarman.”Buku Pengantar Teknologi Informasi”. 2012. Bumi Aksara. Jakarta.
8. ↑ Supriyadi.2013. "Rancang Bangun Sistem Jejaring Klaster Berbasis Web Menggunakan Metode Model View Controller. Vol.6 No.3 - Mei 2013 ISSN: 1978-8282 STMIK Raharja".
9. ↑ Supriyadi.2013. "Rancang Bangun Sistem Jejaring Klaster Berbasis Web Menggunakan Metode Model View Controller. Vol.6 No.3 - Mei 2013 ISSN: 1978-8282 STMIK Raharja".
10. ↑ Yakub. 2012. "Pengantar Sistem Informasi". Yogyakarta: Graha Ilmu.
11. ↑ Taufiq.2013.

Contributors

Reza zulian pramana, Siti Nurhayati