SI1112469157

PERANCANGAN DASHBOARD INFORMATION SYSTEM

SEBAGAI FUNGSI CONTROL SURAT

PADA KECAMATAN CIKUPA

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 1112469157
NAMA	: IRA ANGGRAENI

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI BUSINESS INTELLIGENCE

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2014/2015

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN DASHBOARD INFORMATION SYSTEM

SEBAGAI FUNGSI CONTROL SURAT

PADA KECAMATAN CIKUPA

Disusun Oleh :

NIM	: 1112469157
Nama	: Ira Anggraeni
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Business Intelligence

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, Mei 2015

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Sistem Informasi
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)					(Nur Azizah, M.Akt, M.Kom)
NIP : 000594					NIP : 078010

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN DASHBOARD INFORMATION SYSTEM

SEBAGAI FUNGSI CONTROL SURAT

PADA KECAMATAN CIKUPA

Dibuat Oleh :

NIM	: 1112469157
Nama	: Ira Anggraeni

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Business Intelligence

Disetujui Oleh :

Tangerang,Mei 2015

Pembimbing I			Pembimbing II
(Padeli M.kom)			(Ary sulismawati M.kom)
NID : 03002			NID : 12013

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN DASHBOARD INFORMATION SYSTEM

SEBAGAI FUNGSI CONTROL SURAT

PADA KECAMATAN CIKUPA

Dibuat Oleh :

NIM	: 1112469157
Nama	: Ira Anggraeni

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Business Intelligence

Tahun Akademik 2014/2015

Disetujui Penguji :

Tangerang, 2015

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN DASHBOARD INFORMATION SYSTEM

SEBAGAI FUNGSI CONTROL SURAT

PADA KECAMATAN CIKUPA

Disusun Oleh :

NIM	: 1112469157
Nama	: Ira Anggraeni
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Business Intelligence

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Mei 2015

(Ira Anggraeni)

NIM : 1112469157

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Perkembangan teknologi komputer saat ini kian berkembang pesat terutama dalam dunia kerja. Komputer sudah mulai digunakan terutama pada kantor, penggunaan terbanyak adalah perusahaan dan lembaga pemerintahan maupun swasta. Namun hingga saat ini, masih terdapat beberapa instansi pemerintahan yang masih menggunakan sistem manual. Salah satunya pada Kantor Kecamatan Cikupa Kabupaten Tangerang yang seringkali menghadapi permasalahan dalam pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar. Laporan yang dihasilkan saat ini belum akurat, hal ini dikarenakan karena masih banyaknya kesalahan pada proses pencatatan data. Untuk membuat suatu sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar, dibutuhkan sebuah sistem yang memiliki tempat penyimpanan data yang baik. Berdasarkan permasalahan yang ada, maka peneliti mengusulkan sistem yang baru dalam melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar, serta mempunyai tempat penyimpanan data berbentuk Dashboard Information System. Pada penulisan ini diterangkan tahapan pengerjaan, mulai dari proses analisa, perencanaan, penggunaan metode pengembangan SDLC (System Development Life Cycle), serta perancangan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Sehingga diharapkan dengan adanya sistem yang baru tersebut dapat mengurangi terjadinya kesalahan pada proses pendataan surat masuk dan surat keluar, dan pengolahan data menjadi cepat dan efektif sehingga tidak memakan waktu yang lama pada saat pembuatan laporan, serta laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada. Selain itu sistem ini diharapkan dapat lebih menunjang kinerja/kegiatan pegawai dalam mengelola data surat agar lebih baik.

Kata Kunci: Surat, Pendataan Surat, Dashboard Information System

ABSTRACT

The development of computer technology currently developing rapidly growing especially in the world of work. The computer has already started is primarily used in offices, the use of most is the company and Government institutions and private. But up to now, there are still a few instances of Government that still use manual systems. One of them at the Office that Kecamatan Cikupa Tangerang Regency often face problems in the management of logging incoming mail and outgoing mail. The resulting report is currently accurate, this is due to the large number of errors because it is still in the process of recording data. To create a system of information on logging incoming mail and outgoing mail, it is a system that has a data storage is a good one. Based on the existing problems, the researchers propose a new system of doing logging incoming mail and outgoing mail, as well as having shaped the Dashboard data storage Information System. At this writing explained the stages of the work, ranging from process analysis, planning, use of methods development SDLC (System Development Life Cycle), as well as the design by using the programming language PHP and the MySQL database. So hopefully with the new system can reduce the occurrence of errors on the logging process incoming mail and outgoing mail, and processing data to be quickly and effectively so that it does not take a long time at the time of reporting, as well as reports produced according to the existing data. In addition the system is expected to further bolster performance/employee activities in letter to manage data better.

Keywords :

Mail, Logging Mail, Dashboard Information System

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim,

Assalamu’alaikum wr.wb.

Segala puji dan syukur kehadirat ALLAH SWT atas berkat rahmat dan anugerah-Nya serta senantiasa melimpahkan hidayahnya, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan Laporan Skripsi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Adapun judul Laporan Skripsi ini, adalah “PERANCANGAN DASHBOARD INFORMATION SYSTEM SEBAGAI FUNGSI CONTROL SURAT PADA KECAMATAN CIKUPA”.

Tujuan penulisan Laporan Skripsi ini merupakan salah satu syarat yang harus di tempuh oleh mahasiswa sebelum lulus dalam jenjang Sarjana jurusan Sistem Informasi pada Perguruan Tinggi Raharja. Penulis menyadari dengan sepenuh hati bahwa tersusunnya skripsi ini bukan hanya atas kemampuan dan usaha penulis semata, namun dengan adanya bimbingan serta dukungan dan bantuan berbagai pihak, oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada, antara lain :

1. Bapak Ir.Untung Rahardja,M.T.I., selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja,
2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom., selaku Pembantu Ketua Bidang Akademik STMIK Raharja,
3. Ibu Nur Azizah, M.Akt, M.Kom., selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi,
4. Bapak Padeli, M.Kom, selaku Dosen Pembimbing I yang telah memberikan banyak masukan, pengarahan dan motivasi kepada penulis dalam penyusunan laporan skripsi,
5. Ibu Ary Sulismawati M.Kom, selaku Dosen Pembimbing II yang telah bersedia membantu dan meluangkan waktu membimbing penyusunan skripsi, sehingga laporan ini dapat terselesaikan dengan baik,
6. Ibu Evah Hartati, SE., selaku Stakeholder dan pembimbing lapangan, serta staff pegawai pada Kecamatan Cikupa yang telah bersedia membantu dan membimbing penulis selama melakukan penelitian,
7. Kedua Orang Tua tercinta, yang tiada henti memanjatkan do’a serta memberikan dukungannya, “Semoga Allah SWT senantiasa memberikan limpahan rahmat kepada Beliau (Amin)”,
8. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang senantiasa memberikan masukan, ilmu pengetahuannya dan motivasi yang diberikan kepada penulis,
9. Untuk sahabatku : Ardiana Rahayu Kusumaningrum, Yessi Frecilia, Bayu Angga Prakoso, Ray Indra Taufik Wijaya, dan rekan teman-teman seperjuangan lainnya yang telah banyak membantu memberikan ide-ide dan inspirasi, serta masukan dan motivasi kepada penulis,
10. Segenap Staff dan Karyawan Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan pelayanan demi kelancaran penulisan Laporan Skripsi ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna.Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi.

Akhir kata, semoga ALLAH SWT memberikan balasan rahmat kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan Laporan Skripsi ini.Semoga Laporan Skripsi ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua pihak dan dapat menjadi bahan acuan di kemudian hari.

Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

	Tangerang,Mei 2015
	Ira Anggraeni
	NIM. 1112469157

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Perkembangan teknologi komputer saat ini kian berkembang pesat terutama dalam dunia kerja. Teknologi komputer sudah menjadi suatu kebutuhan yang sangat mendasar dalam membantu segala kegiatan operasional disegala bidang. Komputer sudah mulai digunakan terutama pada kantor, penggunaan terbanyak adalah perusahaan dan lembaga pemerintahan maupun swasta. Kegunaan komputer adalah untuk pengolahan data, yang bertujuan agar pengolahan lebih baik, teliti, tepat waktu dan menghemat tenaga, sehingga tercapai produktifitas kerja.

Dalam pengelolaan data surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Cikupa Kabupaten Tangerang yang dilakukan oleh Bagian Umum masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan data surat masuk dan surat keluar masih berjalan manual dan harus dicatat dan dibukukan dalam buku agenda surat masuk dan surat keluar, serta belum optimalnya sistem informasi mengenai surat masuk dan surat keluar, hal ini mengakibatkan informasi penyajian laporan menjadi terlambat. Oleh karena itu, untuk memudahkan dalam proses pengelolaan data dibutuhkan sebuah sistem informasi yang mudah dan cepat, sehingga dapat meningkatkan produktifitas kinerja pegawai.

Berdasarkan uraian latar belakang permasalahan tersebut, maka hal inilah yang melandasi penulis untuk melakukan penelitian dan mendokumentasikannya dalam sebuah Laporan Skripsi dengan judul : “ PERANCANGAN DASHBOARD INFORMATION SYSTEM SEBAGAI FUNGSI CONTROL SURAT PADA KECAMATAN CIKUPA ”.

Rumusan Masalah

Sebagaimana yang telah dijelaskan berdasarkan uraian di atas, maka ditarik beberapa pokok permasalahan sebagai berikut :

1. Bagaimana prosedur pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini pada Kecamatan Cikupa ?

2. Apa saja kendala-kendala yang dihadapi dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar ?

3. Bagaimana fungsi control secara terkomputerisasi dalam hal penanganan keluar dan masuknya surat pada Kecamatan Cikupa ?

Ruang Lingkup Penelitian

Karena luasnya permasalahan yang ada di dalam penelitian ini, maka penulis membatasi ruang lingkup hanya pada pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar, sampai pembuatan laporan pada Bagian Umum Kecamatan Cikupa.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini adalah :

A. Tujuan Operasional

1. Untuk mengetahui masalah apa saja yang muncul pada sistem pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Cikupa.

2. Untuk mengetahui apa saja kekurangan dan kelebihan dari sistem yang berjalan saat ini.

B. Tujuan Fungsional

1. Tersedianya sistem dan database yang dapat menyimpan data surat masuk dan surat keluar, sehingga data dapat tersimpan dengan baik.

2. Hasil penelitian dapat dimanfaatkan dan digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar menjadi lebih baik dan efektif.

C. Tujuan Individual

Penelitian ini dilakukan untuk menambah pengetahuan, pengalaman, pengenalan dan pengamatan sebuah sistem yang berjalan saat ini pada Kecamatan Cikupa sehingga penulis melakukan penelitian untuk menyelesaikan Skripsi.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi penulis maupun pihak Kecamatan Cikupa yaitu :

1. Mengenal lebih jauh mengenai situasi dan kondisi suatu sistem informasi yang ada pada Kantor Kecamatan Cikupa, khususnya pada pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

2. Agar mempermudah pegawai dalam proses pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar.

3. Hasil perancangan dan penerapan sistem ini diharapkan dapat membantu memperlancar proses pendataan surat sehingga dapat tercontrol dengan baik dan menjadi sebuah masukkan bagi Kecamatan Cikupa mengenai pembenahan sistem yang sedang berjalan saat ini.

Metode Penelitian

Dalam memperoleh data yang diperlukan dalam penelitian maka penulis menggunakan beberapa metode yang digunakan adalah sebagai berikut:

Metode Pengumpulan Data

1. Metode Observasi

   Merupakan suatu metode untuk mendapatkan data dengan melakukan pengamatan dan pelaksanaan pencatatan secara sistematis terhadap unsur-unsur yang diperlukan dengan cara langsung mengadakan penelitian di Kecamatan Cikupa.

2. Metode Wawancara

   Metode wawancara yang dilakukan adalah melalui pembicaraan lewat pihak-pihak yang terkait sebagai sumber data dan informasi. Salah satunya kepada Ibu Evah Hartati, SE. Dengan dasar pertimbangan dan persetujuan dari pihak tersebut khususnya dalam sistem pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar.

3. Metode Studi Pustaka

   Metode untuk mendapatkan data dengan mempelajari unsur-unsur objek yang berhubungan dengan penelitian skripsi, serta jurnal dan membaca buku-buku perpustakaan yang berkaitan dengan sistem yang berjalan, serta digunakan untuk membantu penganalisaan dan perancangan yang akan dilakukan.

4. Metode Dokumen

   Penulis melakukan pengambilan data melalui dokumen tertulis dari instansi. Dokumen diperlukan untuk mendukung kelengkapan data yang lain.

Metode Analisa

Analisa merupakan suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal didalam mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan.

Analisa sistem yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah teknik SWOT (Strenght Weakness Opportunity Threat ), Analisis SWOT digunakan untuk memperoleh pandangan dasar mengenai strategi yang diperlukan dalam mencapai suatu tujuan tertentu, dalam hal ini pengkajian tentang upaya-upaya apa saja yang dapat dijadikan solusi alternatif dalam pengelolaan dan pengembangan sistem.

Metode Pengembangan/Perancangan

Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini yaitu metode SDLC (System Development Life Cycle) dengan tahapan sebagai berikut :

1. Perencanaan (Planning)

   Tahap perencanaan adalah tahap awal pengembangan sistem yang mendefinisikan perkiraan kebutuhan-kebutuhan sumber daya, seperti : perangkat fisik, metode dan anggaran yang sifatnya masih umum. Dalam tahap ini juga dilakukan langkah-langkah berupa: mendefinisikan masalah, menentukan tujuan sistem, mengidentifikasi kendala-kendala sistem dan membuat studi kelayakan.

2. Analisis (Analysis)

   Tahap analisis merupakan tahap penelitian atas sistem yang berjalan dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru dengan menggunakan tools atau alat bantu UML (Unified Modeling Language) dengan software visual paradigmn yaitu sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar, menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistem pengembangan piranti lunak berbasis “OO” (Object Orientied) melalui tahap : Use Case Diagram, Sequence Diagram, dan Activity Diagram yang dilakukan melalui 4 (empat) tahap, yaitu: (1) Survey terhadap sistem yang berjalan, (2) Analisa terhadap temuan survey, (3) Identifikasi kebutuhan informasi dengan menggunakan alat bantu elisitasi melalui 4 (empat) tahapan, yaitu tahap 1 (satu) mencakup semua kebutuhan sistem, tahap 2 (dua) melakukan pengelompokkan kebutuhan dengan metode MDI (Mandatory, Desirable, Inessential) selanjutnya tahap 3 (tiga) dengan TOE (Technical, Operational dan Economic) serta tahap final, (4) Identifikasi persyaratan sistem. Hasil analisa kemudian dibuat laporan untuk masukan dalam perancangan sistem yang diusulkan.

3. Rancangan (Design)

   Tahap Design yaitu tahap dalam menentukan proses data yang diperlukan oleh sistem baru dengan tujuan memenuhi kebutuhan user dengan alat bantu UML dengan software visual paradigmn Use Case Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, Statechart Diagram dan Activity Diagram. Proses design akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data dengan menggunakan MySQL, arsitektur perangkat lunak, representasi interface dengan menggunakan Dreamweaver CS5, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirement. Dokumen inilah yang akan digunakan programmer untuk melakukan aktivitas pembuatan sistemnya. Langkah-langkah yang dilakukan adalah : menyiapkan rancangan sistem yang rinci, mengidentifikasi alternatif konfigurasi sistem dan menyiapkan usulan implementasi.

4. Implementasi (Implementation)

   Tahap implementasi adalah tahap dimana rancangan sistem yang dibentuk menjadi suatu kode (program) yang siap untuk dioperasikan. Langkah-langkahnya yaitu : menyiapkan fasilitas fisik dan personil, dan melakukan simulasi.

5. Pemeliharaan (Maintenance)

   Setelah melakukan implementasi terhadap sistem baru, tahap berikutnya yang perlu dilakukan adalah pemakaian atau penggunaan, audit sistem, penjagaan, perbaikan dan pengembangan sistem.

Perancangan Dashboard Information System Sebagai Fungsi Control Surat Pada Kecamatan Cikupa menggunakan beberapa software dalam perancangannya, antara lain :

a. PHP, merupakan bahasa pemrograman yang akan dipakai.

b. MySQL, merupakan database yang akan digunakan.

c. Adobe Dreamweaver CS5, merupakan software yang digunakan untuk men-design web yang akan dibuat.

d. Visual Paradigm for UML 6.4 Enterprise Edition, merupakan software yang akan digunakan untuk men-design dan membuat suatu model diagram.

Metode Testing

Dalam skripsi ini metode pengujian yang digunakan yaitu Blackbox Testing. Blackbox testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan fungsional software, karena itu uji coba Blackbox memungkinkan pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input atau data uji yang akan menguji fungsional dan output suatu program. Metode pengujian blackbox digunakan untuk menemukan kesalahan dalam beberapa kategori, antara lain fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan tampilan luar, kesalahan output, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal , kesalahan performa.

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan Skripsi ini, maka penulis mengelompokkan materi laporan ini menjadi beberapa sub dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini merupakan pendahuluan yang akan membahas latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi tentang teori-teori dasar atau umum dan teori-teori khusus yang berkaitan sesuai dengan penelitian dan beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Bab ini berisi tentang gambaran umum instansi, sejarah singkat, struktur organisasi, tugas dan tanggung jawab, tata laksana sistem yang berjalan, analisa sistem yang berjalan, konfigurasi sistem yang berjalan, permasalahan yang dihadapi dan alternatif pemecahan masalah, dan user requirement yang terdiri dari 4 (empat) tahap elisitasi, yakni elisitasi tahap I, elisitasi tahap II, elisitasi tahap III, serta final draft elisitasi yang merupakan final elisitasi yang diusulkan.

BAB IV HASIL PENELITIAN

Bab ini menjelaskan deskripsi sesudahnya final elisitasi yang diusulkan, rancangan sistem usulan, rancangan basis data, rancangan program, rancangan prototype, konfigurasi sistem usulan, testing, evaluasi, implementasi, serta estimasi biaya yang dijabarkan secara rinci.

BAB V PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan dari hasil analisa penelitian yang telah dilakukan dan saran terhadap sistem yang diusulkan agar dapat bermanfaat dan permasalahan yang dihadapi dapat terselesaikan dengan baik serta untuk pengembangan sistem lebih lanjut di masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

1. Definisi Sistem

Berikut ini beberapa pengertian tentang sistem menurut beberapa ahli yang dijabarkan dibawah ini.

Menurut Tata Sutabri (2012:22), sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi dalam sistem tersebut.

Menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub (2012:1), Menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub, “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang diatas dapat penulis tarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan.

Teori Khusus

1. Definisi

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Kecamatan Cikupa

Kecamatan merupakan salah satu perangkat daerah kota sebagai pelaksana teknis kewilayahan yang mempunyai wilayah kerja tertentu dan dipimpin oleh Camat yang dibentuk berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2008 tentang Kecamatan dan Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang pembagian urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Daerah Kabupaten / Kota.

Kecamatan Cikupa merupakan unsur pelaksana Bidang Pemerintahan, Pembangunan dan Kemasyarakatan, dipimpin oleh Camat yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Kecamatan Cikupa mempunyai tugas melaksanakan kewenangan otonomi daerah berdasarkan azas otonomi dan tugas pembantuan yang diberikan oleh Pemerintah Kabupaten Tangerang. Tugas pokok dan fungsi Kecamatan Cikupa mengacu pada Peraturan Bupati Tangerang Nomor 61 Tahun 2010 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Kecamatan Kabupaten Tangerang.

Sejarah Singkat Kecamatan Cikupa

Kantor Kecamatan Cikupa berdiri sejak Tahun 1961, Kecamatan Cikupa terletak di bagian tengah Kabupaten Tangerang dan merupakan pintu gerbang utama menuju kawasan Pemerintahan Kabupaten Tangerang di Tigaraksa. Terdapat beberapa kawasan industri, pertokoan, dan perumahan yang kian pesat hampir disebagian besar wilayah cikupa.

Letaknya yang cukup strategis di apit oleh kecamatan-kecamatan sentra industri kabupaten tangerang yaitu Pasar Kemis di sebelah Utara, Curug di sebelah Timur, dan Kecamatan Balaraja di sebelah Barat membuat Cikupa menjadi kawasan yang potensial bagi pengembangan kawasan perumahan, industri, serta sektor jasa dan perdagangan. Lokasi Kecamatan Cikupa berada di Jalan Raya Serang Km.15 Desa Talagasari, letaknya sangat dekat dengan lokasi pasar Desa Cikupa.

Berdasarkan sejarah Kecamatan Cikupa terdapat Visi, Misi, Data Umum, Luas dan Batas Wilayah, serta Kondisi Geografis sebagai berikut :

1. Visi

Visi yang ditetapkan mencerminkan gambaran peran dan kondisi yang ingin diwujudkan oleh Kecamatan Cikupa di masa depan. Berdasarkan makna tersebut dansesuai dengan Visi Pemerintah Kabupaten Tangerang Tahun 2013-2018, maka Visi Kecamatan Cikupa 2013 – 2018 adalah:

“Terwujudnya Kecamatan Cikupa menjadi Kawasan SEHAT (Spiritual, Education, Health, Agriculture, Trading and Industry) dan berwawasan lingkungan menuju Tangerang Gemilang”

2. Misi

Misi adalah rumusan umum mengenai upaya-upaya yang akan dilaksanakan dan diwujudkan agar tujuan dapat terlaksana dan berhasil dengan baik sesuai dengan Visi yang telah ditetapkan. Berdasarkan tugas pokok dan fungsi serta dilandasi oleh Visi, maka Misi Kecamatan Cikupa Tahun 2013 – 2018 adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan nilai-nilai agama dan fasilitasi peran masyarakat dalam pembangunan sosial kemasyarakatan.

2. Meningkatkan fasilitasi dan angka partisipasi peran masyarakat di bidang pendidikan.

3. Meningkatkan fasilitasi pembangunan di bidang kesehatan.

4. Meningkatkan angka kecukupan ketahanan pangan melalui fasilitasi pemberdayaan sumber daya pertanian, dan keanekaragaman pangan.

5. Meningkatkan pertumbuhan ekonomi melalui fasilitasi penataan sarana dan pengelolaan tempat perdagangan dan industri serta pengembangan usaha mikro kecil menengah.

3. Data Umum

Kecamatan Cikupa terdiri dari 12 Desa yaitu Budimulya, Bojong, Cikupa, Dukuh, BitungJaya, Sukadamai, Pasirjaya, Pasir Gadung, Talagasari, Talaga, Sukanegara, dan Cibadak. Serta Kecamatan Cikupa terbagi menjadi 2 Kelurahan yaitu :

1. Kelurahan Sukamulya

2. Kelurahan Bunder



Gambar 3.1 Grafik Presentase Luas Wilayah berdasarkan Desa/Kelurahan di Kecamatan Cikupa

4. Luas dan Batas Wilayah

1. Luas Kecamatan  : 43,407 km2

2. Batas Wilayah  :

a. Sebelah Utara berbatasan dengan Kecamatan Pasar Kemis dan SindangJaya.

b. Sebelah Timur berbatasan dengan Kecamatan Curug dan Kota Tangerang.

c. Sebelah Selatan berbatasan dengan Kecamatan Panongan.

d. Sebelah Barat berbatasan dengan Kecamatan Balaraja dan Kecamatan Tigaraksa.

5. Kondisi Geografis

1. Ketinggian tanah dari permukaan laut  : 30-67 meter

2. Topografi (dataran rendah,tinggi,pantai)  : Dataran rendah

3. Suhu udara rata-rata  : 230C-330C

Struktur Organisasi

Struktur Organisasi Kecamatan Cikupa berdasarkan peraturan Bupati Tangerang Nomor 61 Tahun 210 tentang tugas pokok, fungsi dan tata kerja Kecamatan terdiri dari : Camat, Sekretaris Camat, Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan, Seksi Pemerintahan, Seksi Ketentraman dan Ketertiban, Seksi Kesejahteraan Sosial, Seksi Pengembangan Perekonomian, Seksi Pembangunan.

Struktur Organisasi Kecamatan Cikupa seperti pada gambar 3.2

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Kecamatan Cikupa

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Camat :

Camat mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab yaitu memimpin, mengatur, mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan penyelenggaraan tugas kecamatan dalam lingkup urusan-urusan pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, ekonomi dan pembangunan, serta kemasyarakatan. Penetapan kebijakan teknis dalam rangka penyelenggaraan tugas kecamatan dalam lingkup urusan-urusan tata pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, ekonomi dan pembangunan serta pemberdayaan masyarakat.

2. Sekretaris Kecamatan :

Sekretaris Kecamatan mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu membantu camat dalam melaksanakan tugas penyelenggaraan pemerintahan meliputi urusan ketatausahaan, rumah tangga, umum dan kepegawaian, perencanaan dan keuangan, kegiatan seksi pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, pembangunan, pengembangan ekonomi dan kesejahteraan sosial. Pelaksanaan perencanaan dan perumusan bahan kebijakan program kerja berkaitan dengan bidang umum dan kepegawaian serta perencanaan dan keuangan.

3. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian :

Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu merencanakan, melaksanakan, pengawasan dan pengendalian urusan surat menyurat dan kearsipan, penyusunan rencana kebutuhan, serta pengelolaan administrasi kepegawaian. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penganalisisan data kegiatan umum dan kepegawaian, pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait kegiatan umum dan kepegawaian, pelaksanaan pengelolaan kegiatan ketatausahaan meliputi, surat menyurat, pengetikan, penggandaan, pengiriman dan pengarsipan, serta pelaporan kegiatan umum dan kepegawaian.

4. Sub Bagian Perencanaan Dan Keuangan :

Sub Bagian Perencanaan dan Keuangan mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian yang meliputi inventarisasi dan identifikasi data, perumusan dan penyusunan program serta evaluasi kegiatan rencana anggaran belanja kecamatan, pembukuan, perhitungan anggaran dan verifikasi serta pengurusan keuangan kecamatan. Pelaksanaan penyusunan laporan neraca keuangan, pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait dengan kegiatan perencanaan dan keuangan.

5. Seksi Pemerintahan :

Seksi Pemerintahan mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian kegiatan dibidang pemerintahan yang meliputi pembinaan penyelenggaraan pemerintahan desa dan kelurahan, pemerintahan umum, kependudukan, catatan sipil dan pemberdayaan masyarakat. Pengolahan data dan informasi kependudukan kecamatan, pelaksanaan pendataan penduduk dan pendatang serta laporan data kependudukan, pelaksanaan dan pelaporan Jumlah KTP dan KK yang diterbitkan, pelaksanaan pengesahan surat keterangan Kelahiran, Kematian dan Perkawinan.

6. Seksi Ketentraman Dan Ketertiban :

Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu merencanakan, melaksanakan, koordinasi, pengawasan, dan pengendalian kegiatan dibidang ketentraman dan ketertiban umum. Pelaksanaan koordinasi penanganan pemakaman gelandang/orang tidak di kenal, pembinaan kerukunan hidup antar umat beragama skala kecamatan, pembinaan Linmas, membantu pengendalian gangguan dan ketertiban, serta pemberian ijin penata ruang/toko untuk ibadah sesuai perundang-undangan yang berlaku.

7. Seksi Kesejahteraan Sosial :

Seksi Kesejahteraan Sosial mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian dibidang kesejahteraan sosial yang meliputi pendidikan, kesehatan, pemuda, olahraga, kebudayaan dan pariwisata serta keluarga berencana, tenaga kerja dan transmigrasi. Pelaksanaan pendataan jumlah keluarga miskin (Gakin) beserta anggota, pelaksanaan pemberian rekomendasi keluarga tidak mampu untuk kepentingan pendidikan, pelayanan kesehatan di rumah sakit, pelaksanaan rekomendasi izin pendirian operasional yayasan sosial, organisasi sosial dan panti asuhan.

8. Seksi Pengembangan Perekonomian :

Seksi Pengembangan Ekonomi mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu merencanakan, melaksanakan pembinaan, koordinasi, pengawasan dan pengendalian dibidang pengembangan ekonomi yang meliputi industri, perdagangan, pertanian, peternakan, perikanan, koperasi, usaha kecil dan menengah dan lingkungan hidup. Pelaksanaan pemberian rekomendasi atas surat ijin tempat usaha, rekomendasi surat ijin tempat perdagangan, pelaksanaan pembinaan usaha perdagangan dan usaha koperasi, pelaksanaan ketahanan pangan masyarakat, pelaksanaan gerakan perlindungan tanaman pangan, serta pelaksanaan pendataan dan pelaporan lahan kritis.

9. Seksi Pembangunan :

Seksi Pembangunan mempunyai tugas dan tanggung jawab yaitu merencanakan, melaksanakan koordinasi, pengawasan dan pengendalian dibidang pembangunan yang meliputi bina marga dan pengairan, tata ruang bangunan dan permukiman, kebersihan, pertamanan dan pemakaman. Pelaksanaan penetapan jalan desa dan jembatan yang harus dipelihara, pelaksanaan pengawasan terhadap bangunan pemerintahan dan pembangunan rumah tinggal, pelaksanaan pengawasan, memantau dan mengawasi terhadap setiap kegiatan yang berkaitan dengan pengunaan tanah perkebunan terlantar, tanah negara bebas dan tanah timbul, serta pelaksanaan pembuatan rekomendasi ijin pemasangan bilbord, spanduk, poster, pamplet, umbul-umbul yang bersekala besar (diatas 1 meter).

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan Saat Ini

Urutan prosedur ini berisikan urutan proses surat masuk, surat keluar, serta pembuatan laporan.

1. Prosedur Surat Masuk

Surat yang masuk diterima oleh Bagian Umum, kemudian mencatatnya dibuku agenda surat masuk dan dicatat di kartu penerus disposisi, setelah dicatat bagian umum memberikan surat beserta disposisinya kepada Camat, kemudian Camat mengecek surat dan memberikan instruksi ke Sekretaris Camat, kemudian Sekretaris Camat menginstruksikan perihal disposisi dari Camat ke Bagian Umum, kemudian bagian umum mendistribusikan surat sesuai tujuan.

2. Prosedur Surat Keluar

Bagian Umum membuat surat keluar, kemudian memberikan surat kepada Camat untuk memperoleh persetujuan dan surat ditandatangani, setelah Camat menandatangani surat keluar, kemudian surat diberikan kembali ke Bagian Umum, dan Bagian Umum mencatatnya dibuku agenda surat keluar, setelah dicatat dibuku agenda, Bagian Umum mengarsipkan surat kemudian mengirim surat tersebut sesuai tujuan.

3. Prosedur Pembuatan Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar

Bagian Umum membuat laporan surat masuk dan surat keluar kemudian diserahkan kepada kepala Bagian Umum, setelah itu kepala Bagian Umum memberikan laporan surat masuk dan surat keluar kepada Kepala Kantor Kecamatan.

Sistem Yang Berjalan Saat Ini

Untuk menganalisa sistem berjalan, penelitian ini menggunakan program Unified Modelling Language (UML) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini, sebagai berikut :

1. Use Case Diagram Pendataan Surat Masuk

Use Case Diagram pendataan surat masuk seperti pada gambar 3.3

Gambar 3.3 Use Case Diagram Pendataan Surat Masuk

Berdasarkan gambar 3.3 Sistem yang berjalan pada saat ini terdapat :

1. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat masuk.
2. 4 actor yang melakukan kegiatan, diantaranya Pengirim Surat, Bagian Umum, Camat, Sekretaris Camat.
3. 9 use case diantaranya : memberikan surat, mencatat di buku agenda, mencatat di kartu penerus disposisi, memberikan surat dan disposisinya, cek surat, memberikan instruksi, menginstruksikan perihal disposisi dari camat, mendistribusikan surat sesuai tujuan, surat diarsipkan.

2. Use Case Diagram Pendataan Surat Keluar

Use Case Diagram pendataan surat keluar seperti pada gambar 3.4

Gambar 3.4 Use Case Diagram Pendataan Surat Keluar

Berdasarkan gambar 3.4 Sistem yang berjalan pada saat ini terdapat :

1. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan pendataan surat keluar.
2. 3 actor yang melakukan kegiatan, diantaranya Bagian Umum, Camat, Penerima Surat.
3. 8 use case yang diantaranya membuat surat keluar, memberikan surat keluar, cek surat dan tanda tangan, memberikan surat, mencatat di buku agenda, surat diarsipkan, surat dikirim, menerima surat.

3. Activity Diagram Surat Masuk

Activity Diagram Surat Masuk seperti pada gambar 3.5

Gambar 3.5 Activity Diagram Untuk Surat Masuk

Berdasarkan gambar 3.5 Sistem yang berjalan pada saat ini terdapat :

1. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan.
2. 9 Action dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi, meliputi : memberikan surat, mencatat di buku agenda, mencatat di kartu penerus disposisi, memberikan surat dan disposisinya, cek surat, memberikan instruksi, menginstruksikan perihal disposisi dari Camat, mendistribusikan surat sesuai tujuan, surat diarsipkan.
3. 4 vertical swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut.
4. 1 final node untuk mengakhiri kegiatan.

4. Activity Diagram Surat Keluar

Activity Diagram Surat Keluar seperti pada gambar 3.6

Gambar 3.6 Activity Diagram Untuk Surat Keluar

Berdasarkan gambar 3.6 Sistem yang berjalan pada saat ini terdapat :

1. 1 Initial Node untuk memulai kegiatan.
2. 10 Action dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi, meliputi : membuat surat keluar, memberikan surat keluar, menerima surat, cek surat, acc surat, memberikan surat, mencatat di buku agenda, surat diarsipkan, mengirim surat, menerima surat.
3. 1 Decision Node yang mencerminkan sebagai pilihan eksekusi, yaitu : cek surat.
4. 3 vertical swimlane untuk membedakan aktor-aktor yang melakukan kegiatan tersebut.
5. 1 final node untuk mengakhiri kegiatan.

5. Sequence Diagram Surat Masuk

Sequence Diagram seperti pada gambar 3.7

Gambar 3.7 Sequence Diagram Untuk Surat Masuk

Berdasarkan gambar 3.7 Sistem yang berjalan pada saat ini terdapat :

1. 4 Actor diantaranya Pengirim Surat, Bagian Umum, Camat, Sekretaris Camat.
2. 4 Lifeline diantaranya Surat Masuk, Buku Agenda, Kartu Disposisi, Arsip.
3. 17 Messagge diantaranya mengirimkan surat, menerima surat, mencatat dibuku agenda, mencatat dikartu disposisi, selesai mencatat, memberikan surat, dan disposisinya, menerima surat dan disposisi, mengecek surat, dan disposisi, selesai mengecek, memberikan disposisi dan instruksi, menerima instruksi, menginstruksikan, menerima instruksi, mendistribusikan surat sesuai tujuan, mengarsipkan surat.

6. Sequence Diagram Surat Keluar

Sequence Diagram seperti pada gambar 3.8

Gambar 3.8 Sequence Diagram Untuk Surat Keluar

Berdasarkan gambar 3.8 Sistem yang berjalan pada saat ini terdapat :

1. 3 Actor diantaranya Bagian Umum, Camat, Penerima Surat.
2. 3 Lifeline diantaranya Surat Keluar, Buku Agenda, Arsip.
3. 11 Messagge diantaranya membuat surat keluar, memberikan surat keluar, menerima surat keluar, mengecek dan menandatangani surat keluar, memberikan surat keluar yang sudah ditandatangani, mencatat surat dibuku agenda, selesai mencatat, mengarsipkan surat, selesai mengarsipkan surat, mengirim surat, menerima surat.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa Sistem

Metode analisa sistem yang digunakan adalah metode OOAD yaitu analisa dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML). sistem yang berjalan terdiri dari use case, activity dan sequence diagram.

Gambar 3.9 Unified Modeling Language (UML)

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

1. Analisa Masukan

Analisa masukan adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan terhadap semua data atau informasi yang berfungsi sebagai data input sehingga menghasilkan proses dan kemudian akan ada hasil dari sebuah proses itu sendiri.Nama Masukan  : Surat Masuk dan Surat KeluarFungsi  : Sebagai bukti pendataan surat masuk dan surat keluarSumber  : Petugas pendataan surat masuk dan surat keluarKeterangan  : Berisi daftar surat masuk dan surat keluar

2. Analisa Proses

Analisa proses adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada proses sebagai suatu hasil respek balik karena adanya data input. Di dalam proses inilah semua data atau informasi yang masuk akan diolah dengan menggunakan pengolahan sistem yang ada. Ketika ada surat yang masuk maka Bagian Umum mencatat dibuku agenda dan mencatat di kartu penerus disposisi, kemudian menyerahkan surat ke penerima surat, kemudian mendistribusikan surat dan mengarsipkan surat dan ketika membuat surat keluar Bagian Umum menyerahkan kepada kepala kecamatan untuk ditanda tangani, setelah ditanda tangani surat diserahkan kembali untuk dikirim kemudian Bagian Umum mengarsipkan surat.Nama Proses  : Pendataan surat masuk dan surat keluarMasukan  : Form_pendataan surat masuk dan surat keluar Keluaran  : Laporan pendataan surat masuk dan surat keluar Ringkasan Proses : Proses ini menginput pendataan surat masuk dan surat keluar dari buku agenda.Adapun penjelasan lebih rinci mengenai Analisa Proses yang sedang berjalan digambarkan dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML).

3. Analisa Keluaran

Analisa keluaran adalah analisa atau penguraian masalah yang dilakukan pada hasil dari keseluruhan proses yang terjadi dari mulai penginputan data sampai terjadi proses pengolahan data melalui sistem pengolahan data yang ada, dan juga melalui proses pengecekan kembali data-data yang ada bila terjadi kesalahan atau data kurang lengkap. Meliputi :

1. Laporan pendataan surat masuk

   Berupa laporan pendataan surat yang masuk, yang dikumpulkan selama satu bulan.

2. Laporan pendataan surat keluar

   Berupa laporan pendataan surat yang keluar, yang dikumpulkan selama satu bulan.

Konfigurasi Sistem Berjalan

1. Spesifikasi Perangkat Keras Hardware

1. Processor  : Pentium IV
2. Hardisk  : 160 GB
3. Monitor  : LCD
4. RAM  : 2 GB
5. Keyboard  : Standard
6. Mouse  : Optik
7. Printer  : Canon Pixma ip2770

2. Spesifikasi Perangkat Lunak Software

1. Windows 2007/ Seven
2. Microsoft Office 2007

3. Hak Akses Brainware

Untuk mengoperasikan hanya dapat dilakukan oleh Bagian Umum.

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan Yang Dihadapi

Masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang terjadi pada Bagian Umum Kecamatan Cikupa masih menggunakan cara manual untuk pengelolaan pendataan surat.

2. Dalam penyimpanan data-data masih kurang efektif dan kurang tertata dengan baik karena tidak adanya tempat penyimpanan data yang terintegrasi, sehingga masih sering terjadinya kehilangan data.

3. Membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan laporan surat masuk dan surat keluar, sehingga dibutuhkan suatu sistem aplikasi yang terkomputerisasi.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah mengamati dan menganalisis dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistem yang berjalan, Penulis mengusulkan beberapa alternatif pemecahan dari permasalahan yang dihadapi, antara lain :

1. Membuat sistem pengelolaan data surat masuk dan surat keluar yang mudah di operasikan, cepat, tepat, dan akurat.

2. Membangun aplikasi yang bersifat terbuka dan bisa dilihat dan diakses oleh pegawai.

3. Mempunyai tempat penyimpanan data yang aman sehingga mencegah data-data yang ada tidak akan hilang, serta mempunyai sistem informasi pengukuran data surat.

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap I merupakan daftar yang disusun berdasarkan hasil dengan cara observasi dan wawancara penulis dengan stakeholder mengenai seluruh rancangan sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Umum Kecamatan Cikupa. Berikut lampiran Elisitasi Tahap I yang telah dibuat :

Tabel 3.1. Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap II dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudian diklasifikasikan melalui metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential (I) dan harus dieliminasi :

Tabel 3.2. Elisitasi Tahap II

Keterangan :

M (Mandatory) : Dibutuhkan/penting

D (Desirable) : Diinginkan/tidak terlalu penting

I (Inessential) : Diluar sistem/dieliminasi

BAB IV

HASIL PENELITIAN

BAB V

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang telah dilakukan maka didapatkan beberapa kesimpulan, sebagai berikut :

1. Pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini pada Bagian Umum di Kecamatan Cikupa masih dilakukan secara manual, hal ini mengakibatkan informasi yang disajikan terlambat, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk pencarian data dan pembuatan laporan.

2. Belum memiliki penyimpanan data surat yang aman, sehingga dapat memungkinkan terjadinya kehilangan data.

Kesimpulan Terhadap Rumusan Masalah

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dijabarkan pada BAB I, maka penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini pada Bagian Umum di Kecamatan Cikupa masih dilakukan secara manual dengan proses pencatatannya masih menggunakan buku, sehingga sering terjadi kehilangan data dan proses pengolahan data surat belum berjalan efektif dikarenakan belum terkomputerisasi. Dampak lain adalah memakan waktu lama dalam penyajian/pembuatan laporan.

2. Kendala-kendala pada pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar adalah prosesnya masih manual dan menggunakan buku agenda surat masuk dan surat keluar baik dalam proses pencatatan data surat, pencarian data surat masuk dan surat keluar, dan dalam mengarsipkan suratnya dilakukan dengan mencatat menggunakan buku besar, serta dalam pembuatan laporannya memakan waktu lama.

3. Dengan pembuatan program aplikasi yang menggunakan PHP dan database MySQL sebagai tempat penyimpanan data serta informasi data surat berbentuk dashboard sebagai fungsi control surat, maka pencarian data surat masuk dan surat keluar, pembuatan laporan dapat dengan mudah dilakukan tanpa harus membuka buku yang diarsipkan.

Kesimpulan Terhadap Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Kesimpulan Terhadap Tujuan Penelitian

   a. Mengetahui masalah-masalah, kekurangan, dan kelebihan pada sistem yang berjalan saat ini, serta dapat memberi masukan agar mengurangi kesalahan dan masalah pada pendataan surat masuk dan surat keluar.

   b. Dengan merancang dan mengimplementasikan sistem yang dapat memaksimalkan proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Cikupa.

   c. Menambah pengetahuan, pengalaman, pengenalan dan pengamatan dari sistem yang berjalan saat ini pada Kantor Kecamatan Cikupa, serta dapat menghasilkan informasi yang akurat sesuai dengan kebutuhannya.

2. Kesimpulan Terhadap Manfaat Penelitian

   a. Dengan adanya sistem komputerisasi, maka sangat mendukung dan membantu memperlancar proses pengelolaan pendataan surat masuk dan surat keluar secara efektif dan efisien.

   b. Dengan adanya sistem komputerisasi, diharapkan dapat mempermudah pegawai dalam melakukan proses pendataan surat masuk dan surat keluar, sehingga proses pendataan dan penyajian informasinya dapat tercontrol dan berjalan dengan baik.

   c. Dengan adanya sistem komputerisasi, Penelitian ini diharapkan menjadi sebuah masukkan bagi Kecamatan Cikupa mengenai pembenahan sistem yang berjalan saat ini.

Kesimpulan terhadap metode penelitian

Berdasarkan metode penelitian yang penulis lakukan, maka dapat disimpulkan :

1. Penulis melakukan metode pengumpulan data dalam penelitian ini, dimana penulis melakukan observasi langsung untuk menganalisa unsur-unsur yang di teliti, selain itu penulis juga melakukan wawancara langsung kepada pegawai atau stakeholder yang bernama Ibu Evah Hartati, SE untuk mendapatkan data dan informasi yang dapat dipertanggung jawabkan oleh orang yang bersangkutan langsung dengan instansi, dan penulis juga memperoleh sumber dari beberapa literature seperti buku penelitian skripsi, jurnal, internet, dan lain sebagainya.

2. Penulis menggunakan metode analisa SWOT (Strenght Weakness Opportunity Threat) dalam penelitian ini, analisis SWOT digunakan untuk memperoleh pandangan dasar mengenai strategi yang diperlukan dalam mencapai suatu tujuan tertentu, dalam hal ini pengkajian tentang upaya-upaya apa saja yang dapat dijadikan solusi alternatif dalam pembangunan, pengelolaan dan pengembangan sistem pada Kecamatan Cikupa.

3. Penulis menggunakan metode pengembangan sistem dalam penelitian ini yaitu dengan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle).

4. Perancangan Dashboard Information System Sebagai Fungsi Control Surat Pada Kecamatan Cikupa menggunakan beberapa software dalam perancangannya, antara lain :

   a. PHP, merupakan bahasa pemrograman yang dipakai.

   b. MySQL, merupakan database yang digunakan.

   c. Adobe Dreamweaver CS5, merupakan software yang digunakan untuk men-design web yang dibuat.

   d. Visual Paradigm for UML 6.4 Enterprise Edition, merupakan software yang digunakan untuk men-design dan membuat suatu model diagram.

5. Metode pengujian yang penulis gunakan dalam penelitian ini yaitu Black Box Testing. Black Box Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software.

Saran

Setelah memberikan kesimpulan mengenai sistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan dan sistem yang dibangun, maka agar dapat dicapai hasil yang optimal untuk mengatasi permasalahan yang ada, maka saran dan pendapat penulis adalah sebagai berikut :

1. Mengganti sistem yang sedang berjalan dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, karena dengan menggunakan sistem terkomputerisasi tersebut akan menjadi efektif dan efisien sehingga dapat mengurangi masalah terjadinya kehilangan data.

2. Apabila sistem yang baru sudah berjalan, maka perlu diperhatikan dan dilakukan evaluasi secara berkala terhadap sistem, untuk selanjutnya diadakan perbaikan sesuai dengan perubahan dan perkembangan instansi tersebut.

3. Dimasa yang akan datang, diharapkan bagi mahasiswa/peneliti yang mengambil judul penelitian yang sama untuk dapat mengembangkan sistem ini menjadi jauh lebih baik.

DAFTAR LAMPIRAN

Contributors

Admin, Ira Anggraeni, Nova