SI1111468894

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR

KECAMATAN SUKADIRI KABUPATEN TANGERANG

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM : 1111468894

NAMA : Asep Awaludin

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

2014/2015

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR

KECAMATAN SUKADIRI KABUPATEN TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1111468894
Nama	: Asep Awaludin
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: SISTEM INFORMASI
Konsentrasi	: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, Mei 2015

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Sistem Informasi
Ir. Untung Rahardja, M.T.I					Nur Azizah,M.Akt,M.Kom
NIP : 000594					NIP : 078010

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN SUKADIRI

KABUPATEN

Dibuat Oleh :

NIM	: 1111468894
Nama	: Asep Awaludin

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manejemen

Disetujui Oleh :

Tangerang, Mei 2015

Pembimbing I			Pembimbing II
( M.Roihan, M.T) ||   ||   || (ilamsyah, M.kom)
NID : 02007			NID : 14019

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN SUKADIRI

KABUPATEN

Dibuat Oleh :

NIM	: 1111468894
Nama	: Asep Awaludin

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manjemen

Tahun Akademik 2014/2015

Disetujui Penguji :

Tangerang, Mei 2015

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN SUKADIRI

KABUPATEN

Disusun Oleh :

NIM	: 1111468894
Nama	: Asep Awaludin
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, Mei 2015

(Asep Awaludin)

NIM : 1111468894

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Berkembangnya teknologi informasi khususnya di negarayang berkembang membuat informasi yang dibutuhkan semakin mudah untukdidapatkan, hal ini dapat dilihat dari meningkatnya dan berkembangnya kebutuhanmasyarakat, perusahaan dan juga instansi pemerintahan dalam mendapatkan datadan informasi . seperti halnya pada kantor Kecamatan Sukadiri KabupatenTangerang merupakan salah satu instansi pemerintahan dalam menjalankan rodapemerintahannya membutuhkan sistem informasi yang telah terkomputerisasi denganbaik. Sistem informasi yang dibutuhkan oleh kantor Kecamatan Sukadiri KabupatenTangerang yang dapat menangani pengolahan dan penyampaian informasi mengenaidata-data surat masuk dan surat keluar. Proses pendataan surat masuk dan suratkeluar yang berjalan saat ini masih dilakukan dengan cara-cara manual sepertipencatatan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan buku besar atau bukuagenda, sistem pendataan yang masih manual tersebut menyebabkan belum optimalnya dalam pencariandata surat yang diperlukan terutama jika surat-surat tersebut diperlukandikemudian hari dan juga untuk keperluan pengarsipan dokumentasi surat.Berdasarkan hal tersebut maka peneliti ingin mengusulkan penelitian denganjudul Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar yang diharapkannantinya akan menjadi sistem penyampaian informasi yang dapat memberikankemudahan dalam hal pengolahan surat menyurat bagi petugas bagian umum padakhususnya dalalm melakukan pengolahan dan juga penyimpanan data-data surat masuk dan surat keluar.

Kata Kunci : Surat masuk, surat keluar, pengolahan surat, Kecamatan Sukadiri.

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji syukurAlhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkanrahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikanSkripsi ini yang penulis sajikan dalam buku yang sederhana.

Adapun judul penulisan Laporan Srkripsi ini yang diambil adalah “

Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang”. </i> Tujuan penulisanLaporan Skripsi ini merupakan salah satu syarat yang harus di tempuh oleh mahasiswasebelum lulus dalam jenjang Sarjana jurusan Sistem Informasi pada PerguruanTinggi Raharja. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian (observasi), wawancara dan beberapa sumber literature yang mendukungLaporan Skripsi ini. Penulis menyadari tanpa bimbingan dan dorongan dari semuapihak, maka penulisan Laporan Skripsi ini tidak akan berjalan dengan lancar.Oleh karena itu, penulis menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yangtelah membantu dalam penyelesaian Laporan Skripsi ini, antara lain :

1.	Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku ketua STMIK Raharja.
2.	Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I STMIK Raharja.
3.	Nur Azizah, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
4.	M.roihan, S.Kom,selaku dosen pembimbing I yang telah membantu memberikan kritik, saran waktu dan masukan yang membangun dalam pembuatan Skripsi ini.
5.	Ilamsyah, M.Kom,selaku dosen pembimbing II yang telah membantumemberikan kritik, saran, waktu dan masukan yang membangun dalam pembuatan Skripsi ini.
6.	Bapak Camat yang telah memberikan ijin berkenaan dengan penelitian ini.
7.	Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
8.	Kedua orang tua tercinta, yang telah memberikan dukungan moril maupun materil serta do’a untuk keberhasilan penulis.
9.	Rekan-rekan teman seperjuangan () yang telah memberikan dukungan dan masukan yang berarti kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Skripsi ini.
10.	Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis.
11.	Seluruh Mahasiswa dan Mahasiswi Perguruan Tinggi Raharja yang tidak bisa disebutkan satu persatu.

Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan Skripsi ini belum sempurna dan masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun dalam penyusunan Skripsi ini sangat penulis harapkan.

Akhir kata penulis berharap Skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat di kemudian hari, Amien ya robbal alamien.

Tangerang, Mei 2015

( Asep Awaludin )

NIM: 1111468894

  -------------- 

</div>

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Elisitasi Tahap I

Tabel 3.2 Elisitasi Tahap II

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III

Tabel 3.4 Final Draft Elisitasi

Tabel 4.1 BlackBox Testing

Tabel 4.2 Identifikasi SWOT

Tabel 4.3 Analisis SWOT

Tabel 4.4 Pengujian Rencana Implementasi Program

Tabel 4.5 Etimasi Biaya

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.2 SWOT ANALYSIS

Gambar 3.1 StrukturOrganisasi SMAN 6 Tangerang.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Koperasi.

Gambar 3.3 Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan

Gambar 3.4 Activity Diagram Pembayaran Barang

Gambar 3.5 Sequence Diagram Pembayaran yang Berjalan

Gambar 4.1 Use Case Diagram diagram yang diusulkan

Gambar 4.3Activity Diagram yang diusulkan untuk admin

Gambar 4.4Activity Diagram yang Diusulkan untuk petugas

Gambar 4.5Sequence Diagram yang Diusulkan untuk Admin

Gambar 4.6Sequence Diagram yang diusulkan untuk petugas koperasi

Gambar 4.7 State Machine Diagram yang diusulkan untuk Admin

Gambar 4.8 State Machine Diagram yang diusulkan untuk petugas koperasi

Gambar 4.9Class Diagram yang diusulkan

[[]]

[[]]

[[]]

[[]]

[[]]

[[]]

BAB I

=

PENDAHULUAN

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pada era sekarang ini kemajuan zaman yang disertaidengan laju perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat, menggugahpara pelaku dunia untuk memanfaatkan perkembangan tersebut sebagai saranapengolahan data informasi secara cepat, tepat, dan sistematis.

Komputer adalah alat yang digunakan untuk mengolahdata dan informasi. Sistem informasi berbasis komputer terdiri dari serangkaiankomponen-komponen antara lain : perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software)dan manusia (brainware).Komponen-komponen ini saling berkoordinasi sehingga menghasilkan datainformasi. Informasi ini digunakan sebagai dasar dalam mengambilkeputuan-keputusan lebih terarah.

Salah satu sektor kehidupan manusia yang palingbanyak memanfaatkan sistem informasi adalah perkantoran, baik perkantoran yangberorientasi pemerintahan maupun nonpemerintahan. Pemanfaatan ini tidak hanya berfungsi sebagai sarana pendukunguntuk meningkatkan kinerja, maupun lebih dari merupakan sarana utama untukmemenangkan persaingan yang semakin kompetitif.

Namun padasaat ini, masih terdapat beberapa instansi pemerintahan proses pengelolaan data suratmenyuratnya masih menggunakan sistem data manual dalam pengerjaannya. Salahsatunya pada Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang yang hingga saat inimasih menggunakan sistem manual dalam proses arsip yang meliputi pendataan surat masukdan surat keluar.

Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar padaKantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang saat ini masih berjalan secaramanual, sehingga menyebabkan proses pendataan atau pencarian surat masuk maupunsurat keluar menjadi lambat. Seiring denganperkembangan teknologi dan informasi, dengan adanya sistem pendataan suratmasuk dan surat keluar yang sudah terkomputerisasi akan lebih memudahkanpegawai dalam melakukan kegiatan pengelolaan data surat.

Sistem pendataan surat masuk dan surat keluarmerupakan salah satu usaha untuk membantu dan mempermudah pegawai dalammelakukan pengelolaan data surat, sehingga dapat lebih efektif dan efisien.Berdasarkan penjelasan permasalahan diatas maka penulis mengambil judulpenelitian “Perancangan Sistem InformasiSurat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Sukadiri KabupatenTangerang”.

Rumusan Masalah

Berdasarkanlatar belakang masalah pada KantorKecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang dan hasil observasi yang dilakukan olehpenulis mengangkatberbagai masalah yang ada dalam Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang diantaranya :

1. Bagaimanaproses pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan SukadiriKabupaten Tangerang yang sedang berjalansaat ini ?

2. Apakah proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini sudah memiliki tempat penyimpanandata yang efisien sehingga tidakakan terjadi kehilangandata ?

3. Bagaimanamembuat system pendataan surat masuk dan surat keluar yang dapat membantu pekerjaan pegawai dalam mendata surat masuk dansurat keluar pada Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang?

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Adapuntujuan dari penelitian ini :

1. Tujuan Operasional

   
   a.Untuk mengetahui masalah apa saja yang muncul pada sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Sukadiri KabupatenTangerang.
   b.Dapat mengetahui apa saja kekurangan dan kelebihan dari sistem suratmenyurat yang berjalan saat ini.
   c.Untuk mengetahui data surat masuk dan surat keluaryang disajikan dalam bentuk laporan untuk diserahkan ke Kantor Arsip Daerah.

2. Tujuan Fungsional

   
   Agartersedia sistem yang dapat menyimpan data surat masuk dan surat keluar sehinggadata-data tersebut dapat disimpan dengan baik.

3. Tujuan Individual

   
   a.Untuk mendapatkan gelar sarjana.
   b.Untuk menambah pengetahuan, pengalaman serta pengamatan sebuah sistemberjalan pada KantorKecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang, sehingga penulis melakukan penelitian untukmenyelesaikan Skripsi.

Manfaat Penelitian

Sedangkan manfaat yang diinginkan penulis dalam penulisan ini adalah

1. Manfaat Operasional

   
   Mempermudah pegawai dalam melakukan proses pendataansurat masuk dan surat keluar, sehingga proses tersebut terkontrol dengan baik.

2. Manfaat Fungsional

   
   a. Hasil dari penelitian yang penulis lakukan dapat dimaanfaatkan dandigunakan oleh Kantor KecamatanSukadiri Kabupaten Tangerang sebagai bahan referensi dasar untuk mengoptimalkan sistem pendataan suratmasuk dan surat keluar yang sudah berjalan.
   b. Terciptanya hasil pendataan yang baik, efektif dan efisien.

3. Manfaat Individual

   
   Menambah pengetahuan bagi penulis mengenai sistempendataan surat masuk dan surat keluar yang terdapat di kantor Kecamatansukadiri Kabupaten Tangerang dan dapat dijadikakan referensi pada penelitianselanjutnya.

Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup yang akan dibahas dalam laporan inimengenai proses pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor KecamatanSukadiri Kabupaten Tangerang, yang dalam hal ini penulis membatasi permasalahanyang akan dibahas yaitu mulai dari pendataan surat masuk dan surat keluarsampai dengan pembuatan laporan.

Metode Penelitian

Jenis Penelitian

Jenispenelitian yang penulis gunakan adalah metode deskripsi yaitu metode penelitianyang membahas, mengumpulkan dan menyajikan serta menganalisa data yangmemberikan gambaran yang cukup jelas atas permasalahan yang dibahas.

Metode Pengumpulan Data

Dalam pengumpulan data di lapangan penulis memperoleh data tersebut denganmetode-metode antara lain :

1. Metode Observasi (Observation Research)

Penulis melakukan pengamatan, untuk memperoleh informasi yangdibutuhkan oleh penulis.

2. MetodeWawancara (Interview)

   Wawancara dilakukan untuk menggali informasi yang berkaitan dengan sistem pendataan.

3. Metode Studi Pustaka (Library Research)

   Studi pustaka adalah metode untuk mendapatkaninformasi dan data dari beberapa sumber (literatur)atau buku yang diperlukan untuk kebutuhan penganalisaan dan perancangan sistembaru yang di usulkan.

Metode Analisa

Pada penelitian ini digunakan teknik analisis berupa pendekatan Object OrientedAnalysis (OOA) atau analisis berorientasi obyek dengan UML. Proses analisisdilakukan terhadap hasil tahapan pengumplan data dengan wawancara, observasi,dan studi pustaka untuk mendapatkan spesifikasi kebutuhan sistem yang akandikembangkan. Pada proses analisis, teknik analisis yang dilakukanadalah :

1. Analisa Pengguna
   Dilakukan analisis terhadapuser-user yang akan menggunakan aplikasi dan juga fungsi-fungsi apa saja yang bisa didapatkan oleh masing-masing user.
Analisis kebutuhan Fungsional
Pemodelan kebutuhan fungsional untukmenggambarkan fungsi sistem dan pengguna yang terlibat serta fungsi- fungsi apasaja yang bisa didapatkan oleh masing-masing pengguna dimodelkan dengan UseCase Diagram.
2. Analisis perilaku sistem
   Pada tahapan ini, dilakukan analisisperilaku sistem yang dikembangkan dan dimodelkan dengan Activity Diagramdan Sequence Diagram. Activity Diagram untuk memodelkan proses usecase yang berjalan di dalam sistem, sedangkan sequence diagram untukmemodelkan pengiriman pesan (message) antar object dankronologinya.
3. Analisis
   sistem berjalan saat ini.

Metode Perancangan

Dalam Skripsi ini metode perancangan yang digunakan adalahprogram Visual Paradigmfor UML Enterprise Edition Ver. 6.4 untuk menggambarkan Use Case Diagram, Activity Diagram, SequenceDiagram, Dan Class Diagram yaitu pengembangan piranti lunak berbasis “objekoriented”, dalam hal pembuatan sistem ini peneliti menggunakan MacromediaDreamweaver CS6 sebagai penulisan listing program PHP dan MySQL sebagaidatabase.

Metode Testing

Dalam skripsi inimetode pengujian yang digunakan yaitu BlackboxTesting. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan padakeperluan software. Karena itu ujicoba Blackbox Testing menggunakanpengembangan software untuk membuathimpunan kondisi input yang akanmelatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian blackbox berusaha untuk menemukankesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atauhilang, kesalahan interface,kesalahan dalam struktur data atau akses databaseeksternal, ksalahan performa, kesalahan inisialisasi,dan terminasi.

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Laporan Skripsi ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab inimerupakan pendahuluan yang akan membahas latar belakang, rumusan masalah,tujuan penelitian dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematikapenulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini berisi beberapa definisi yang sesuai denganpenelitian dan beberapa literature reviewyang berhubungan dengan penelitian.

BAB III Pembahasan

Pada bab ini berisikan analisaorganisasi, gambaran umum perusahaan, sejarah singkat, struktur organisasi,penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, analisasystem saat ini, permasalahan yangdihadapi, serta alternatif pemecahan masalah. ini, permasalahan yang dihadapi,serta alternatif pemecahan masalah.

BAB IV Rancangan Sistem Yang Di Usulkan

Padabab ini merupakan penjabaran hasil rancanagan yang diusulkan, yang menerangkantentang : usulan system yang akandigambarkan dengan diagram rancangan sistem berupa UML(Unified Modelling Language), rancangan basis data, rancanganprogram yang dibuat, rancangan prototypeyang menggambarkan rancangan sistem yang diusulkan, konfigurasi sistem yangdiusulkan, testing yang digunakan, evaluasi sistem yang dibuat, implementasisistem, serta estimasi biaya yangberisi rincian biaya sistem yang nantinya akan diaplikasikan ke dalamperusahaan atau masyarakat.

BAB V PENUTUP

Padabab ini merupakan bab penutup berisikan kesimpulan dari hasil analisapenelitian dan saran yang dapat penulis berikan agar permasalahan-permasalahnyang dihadapi dapat terselesaikan dengan baik dari hasil laporan Skripsi ini

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

1.Definisi Sistem

menarik kesimpulan bahwa “suatu sistem pada dasarnya adalahsekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsibersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

Norman L. Enger dalam bukunya menyatakan,suatu sistem dapat terdiri dari atas kegiatan-kegiatan yang berhubungan gunamencapai tujuan-tujuan perusahaan seperti pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi, Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen ataukomponennya mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yangsaling berinteraksi untuk mencapai sautu tujuan tertentu”.

Menurut Lili Tanti dalam JurnalCCIT Vol.3 No.2 (2010:208), “Analisa secara umum merupakan tahap dari daurhidup pengembangan perangkat lunak pengajar. Salah satu tahap yang bertujuanuntuk memahami keperluan pembelajaran dan mengembangkan permintaan-permintaan”.

Karakteristik Sistem

Menurut (Tata Sutabri, 2012:17),suatu sistem mempunyai karakteristik tersendiri diantaranya Komponen (component), Batas sistem (boundary), Lingkungan luar (environment), Penghubung (interface), Masukan (input), Keluaran (output), Pengolahan (processing), Sasaran atau tujuan (goal), Strategi (strategy) antara lain:

1. Komponen Sistem (component), yaitu kumpulan subsistem-subsistem yang saling berinteraksi atau dengan yanglainnya serta melakukan kerja sama antar subsistem tersebut. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yangsaling berinteraksi, yang artinya yang saling bekerja sama membentuk satukesatuan. Komponen tersebut dapat berupasuatu bentuk subsistem. Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yangmenjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi suatu sistem secara keseluruhan. Suatusistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut dengan “SupraSistem”.
2. Batasan Sistem (boundary) yaitu ruang lingkup sistem, merupakan suatu daerah yang membatasi antarakomponen atau subsistem yang lain, yang membatasi suatu sistem dengan sistemlain atau sistem yang berasal dari lingkungan luarnya.
3. Lingkungan Luar Sistem (environment) yaitu lingkungan luar dari suatu sistem apapun diluar batas dari sistem yangmempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat merugikansistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dandengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luaryang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggukelangsungan hidup dari sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (interface), merupakan suatu media yang menghubungkan antara subsistem yang satu dengan yanglainnnya sehingga antar subsistem dapat saling bekerja sama. Melalui penghubungini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistemyang lainnya.
5. Masukan Sistem (input),yaitu sesuatu yang berasal dari subsistem yang digunakan sebagai data masukanyang selanjutnya dimasukan dalam suatu sistem agar dapat menghasilkan suatukeluaran yang berguna (diinginkan). Masukan dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistemtersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untukmenghasilkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (output), adalah hasil proses dari suatu masukan yang telah dilakukan proses di dalamnya sehingga menghasilkansebuah informasi yang berguna untuk setiap tingkatan yang ada. Keluaran dapatmerupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada Supra Sistem.
7. Pengolahan Sistem (processing),yaitu suatu proses yang akan merubah suatu masukan menjadi suatu keluaran.Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan merubah masukan menjadikeluaran, sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini mengelola data transaksimenjadi laporan yang dibutuhkan oleh semua pihak manajemen.
8. Sasaran (objective)atau tujuan (goal), suatu sistem mempunyai sasaran atau tujuan, kalausistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak ada. Suatu sistem dikatakanberhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh padamasukan dan keluaran yang dihasilkan.
9. Strategi (strategy), merupakan cara-cara yang digunakan dari mulai adanya input, pemrosesan hingga akhirnya terbentuk output, dan untukmencapai sasaran yang diinginkan diperlukan suatu strategi agar sasarantersebut dapat tercapai.

Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa karakteristikSistem adalah kumpulan dari sub-subsistem yang mempunyai suatu tujuan (goal), dimana untuk mencapai tujuantersebut harus memiliki strategy yaitu dengan masukan sistem (input), proses(processing) dan keluaran sistem (output) yang objective.

Kualifikasi Informasi

Menurut Tata Sutabri (2012:22), sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudutpandang, di antaranya :

1. Sistemabstrak dan sistem fisik
   

   Sistem abstrak adalahsistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tempak secara fisik,misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antaramanusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secarafisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, si merupakan contoh human machine sistem karenamenyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

2. Sistemdeterministik dan sistem probabilistik
   

   Sistem yang beroperasidengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministik. Sistem komputeradalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkanprogram-program komputer yang dijalankan. Sedangkan sistem yang bersifatprobabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksikarena mengandung unsur probabilistik.

3. Sistemterbuka dan sistem tertutup
   

   Sistem tertutupmerupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkunganluarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar.Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan oleh lingkunganluarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistemlainnya.

Konsep Dasar Data dan Informasi

Definisi Data

Menurut Sutarman (2012:3) “Data adalah fakta dari sesuatu pernyataan yang berasal dari kenyataan, di mana pernyataantersebut merupakan hasil pengukuran atau pengamatan. Data dapat berupaangka-angka, huruf-huruf, simbol-simbol khusus, atau gabungan darinya”.

Meurut John J. Longkutoy dalam Tata Sutabri (2012:2) “Data adalah suatu istilah majemuk yang berarti fakta atau bagian dari faktayang mengandung arti yang di hubungkan dengan kenyataan, simbol-simbol yangmenunjukkan suatu ide, objek, kondisi atau situasi dan lain-lain.

Menurut Mc Leod dalam bukunya Yakub (Yakub, 2012:5) “Data adalah deskripsi kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakta (fact) dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai”. Data dapat berbentuk nilai yang terformat, teks,citra, audio, dan video.

1. Teks,
   adalah sederetan huruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidaktergantung pada masing masing itemsecara individual misalnya, artikel koran, majalah dan lain-lain.
2. Data
   yang terformat, adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya data yangmenyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.
3. Citra
   (image), adalah data dalam bentukgambar, citra dapat berupa, grafik, foto, dan tanda tangan.
4. Audio,
   adalah data dalam bentuk suara misalnya, instrumen musik, suara orang, suarabinatang, detak jantung, dan lain-lain.
5. Video,
   adalah data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suaramisalnya, suatu kejadian dan aktivitas-aktivitas dalam bentuk film.

 

Bentuk Data

Menurut Yakub (2012:5), data dapat dibentuk menjadi 5, antara lain sebagai berikut:</div>

1. Teks
   

   Teks adalah sederatanhuruf, angka, dan simbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung padamasing-masing item secara individual misalnya, artikel, koran, majalah, danlain-lain.

2. Data yang terformat
   

   Datayang terformat adalah data dengan suatu format tertentu, misalnya, data yangmenyatakan tanggal atau jam, dan nilai mata uang.

3. <Citra (Image)
   

   Citra atau Image adalahdata dalam bentuk gambar, citra dapat berupa grafik, foto, hasil rontsen, dantanda tangan.

4. Audio
   Audio adalah data dalambentuk suara misalnya, instrument musik, suara orang, suara binatang, detakjantung, dan lain-lain.</p>

</li>

Video

Video adalah data dalam bentukgambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian danaktivitas-aktivitas dalam bentuk film.

</ol>

Meta Data

Menurut Adi Nugrohoyang dikutip dari Yakub (2012:6), “meta data adalah data yang menjelaskantentang data lainnya”.

Hiraki Data

Menurut Yakub (2012:6),Hirarki data dapat diorganisasikan menjadi beberapa level, antara lain sebagaiberikut:

1. Elemen Data
   
   Elemen data adalahsatuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yangbermakna. Istilah lain dari elemen data dalam basis data relasional adalah field, kolom, item, dan atribut.
2. Record
   
   Record adalah gabungansejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah lain dari rekaman dalam basisdata relasional adalah baris atau tupel.
3. File
   
   File adalah kumpulan recordsejenis yang mempunyai panjang atribut sama, namun berbeda isinya. Istilahlain dari file dalam basis data relasional adalah berkas, tabel, danrelasi.

Definisi Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam dalamtubuh suatu organisasi. Sehingga informasi merupakan salah satu bentuk sumberdaya utama dalam suatu organisasi yang digunakan oleh manajer untukmengendalikan perusahaan untuk mencapai tujuan.

MenurutTata Sutabri (2012:29), ”Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan ataudiinterprestasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”.

Menurut Maemunah dkk dalam jurnal CCIT (Maemunah dkk,2012:284), “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yanglebih berarti bagi penerimanya, dan bermanfaat dalam mengambil suatukeputusan”. Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan datadalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berati bagi penerimanya yangmenggambarkan suatu kejadian-kejadian (event)yang nyata (fact) yang digunakanuntuk pengambilan keputusan.

MenurutPrahasta dalam Endah dan Eny (2013:14-12), “Informasi adalah data yang diolahmenjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi para penerimanya”.

Menurut Mc Leod yang dikutip dariYakub (2012:8), “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebihberguna bagi penerimanya”.

Berdasarkan pendapat para ahli yang dikemukakan di atas dapat ditarikkesimpulan bahwa informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentukyang berarti bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saatini atau mendukung sumber informasi.

Kualitas Informasi

Menurut (Mardi 2011:13),kualitas dari informasi(quality ofinformation) ditentukan oleh beberapa hal, diantaranya :

1. Relevan (relevancy), dalam hal ini informasi yang diterimaharus memberikan manfaat bagi pemiliknya.
2. Akurat (accurate), yaitu berarti informasi harus bebas darikesalahan – kesalahan dan memenuhi syarat-syarat berikut :
• Completennes
• Correctness
• security
3. Tepat waktu (timelines), informasi harus diberikan pada waktu yang tepat.
4. Ekonomis (economy), informasi harus memiliki nilai ekonomi pada saat diberikan.
5. Efisien (efficiency), informasi harus efisien dalam memperolehnya.
6. Dapat dipercaya (reliability), informasi yang didapatkan oleh pemakai harus dapat dipercaya.

Berdasarkan pengertian Kualitas Informasi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa kualitas informasi dapat dikatakanberkualitas apabila informasi tersebut dapat bermanfaat (relevan), tepat waktu, ekonomis efisien dan dapat dipercaya.

 

Nilai Informasi

Menurut (Gordon B. Davisdalam Sutarman, 2012:14), Nilai Informasi dikatakan sempurna apabila perbedaanantara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimalmenggunakan informasi yang sempurnadapat dinyatakan dengan jelas. :

Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang Sepuluh (10) sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut

1. Kemudahan Dalam Memperoleh
   Informasi memperoleh nilaiyang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yangpenting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh.
2. Sifat luas dan kelengkapannya
   Informasi mempunyai nilaiyang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi yang tidak lengkap menjaditidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik.
3. Ketelitian (Accurancy)
   Informasi mempunyai nilaiyang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasimenjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahanpengambilan keputusan.
4. Kecocokan dengan pengguna (Relevance)
   Informasi mempunyai nilaiyang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasiberharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhanpenggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk mengambil keputusan.
5. Ketepatan Waktu
   Informasi mempunyai nilaiyang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasiberharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karenatidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan.
6. Kejelasan (Clarity)
   Informasi yang jelas akanmeningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan formatinformasi.
7. Fleksibelitas/Keluwesannya
   Nilai informasi semakin sempurna apabilamemiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh paramanajer / pimpinan pada saat pengambilan keputusan.
8. Dapat Dibuktikan
   Nilai informasi semakin sempurna apabilainformasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya.Kebenaran informasi bergantung pada validitas dan sumber yang indah.
9. Tidak ada prasangka
   Nilai informasi semakinsempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguanadanya kesalahan informasi.
10. Dapat diukur
    Informasi untuk pengambilan keputusan harusnya dapat diukur agar dapatmencapai nilai yang sempurna. Berdasarkan penjelasan nilai informasi diatas dapat diambil

kesimpulan bahwa suatu informasi dapat bernilai baik apabilainformasi tersebut dapat memberikan informasi yang dapat dibuktikan dan mudahuntuk didapatkan, dimengerti serta tidak menimbulkan keraguan adanya kesalahaninformasi.

 

Mutu Informasi

Menurut (Gordon B. Davis dalam Sutarman, 2012:14),kesalahan informasi adalah antara laindisebabkan oleh hal-hal sebagai berikut :

1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.
2. Tidak dapat mengikutiprosedur pengolahan yang benar.
3. Hilang/tidak terolahnyasebagian data.
4. Pemeriksaan/pencatatandata yang salah.
5. Dokumen induk yangsalah.
6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan (misal : kesalahan program aplikasi computer yang digunakan).
7. Kesalahan yang dilakukansecara sengaja.
   Penyebab kesalahantersebut dapat diatasi dengan cara-cara sebagai berikut :
• Kontrol sistem untukmenemukan kesalahan.
• Pemeriksaan internal dan eksternal.
• Penambahan batas ketelitian data.
• Instruksi dari pemakai yang terprogram secara baik dan dapat menilai adanya kesalahan-kesalahan yangmungkin terjadi.

Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwainformasi dikatakan bermutu apabila tidak ada kesalahan dalam pengolahan datamisalnya hilang data, kesalahan yang disengaja ataupun yang tidak disengaja.

BAB III

PEMBAHASAN

BAB IV

RANCANGAN YANG DIUSULKAN

BAB V

PENUTUP

DAFTAR LAMPIRAN

Contributors

Asep Awaludin