SI1111468894
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR
KECAMATAN SUKADIRI KABUPATEN TANGERANG
Disusun Oleh :
JURUSAN SISTEM INFORMASI
KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
TANGERANG
2014/2015
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR
KECAMATAN SUKADIRI KABUPATEN TANGERANG
Disusun Oleh :
NIM |
: 1111468894
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: SISTEM INFORMASI
|
Konsentrasi |
: SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
|
Disahkan Oleh :
Tangerang, Mei 2015
| Ketua |
Kepala Jurusan
| ||||
| STMIK RAHARJA |
Jurusan Sistem Informasi
| ||||
| Ir. Untung Rahardja, M.T.I |
Nur Azizah,M.Akt,M.Kom
| ||||
| NIP : 000594 |
NIP : 078010
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN SUKADIRI
KABUPATEN
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1111468894
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manejemen
Disetujui Oleh :
Tangerang, Mei 2015
| Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
| (
M.Roihan, M.T) || || || (ilamsyah, M.kom)
| |||
| NID : 02007 |
NID : 14019
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN SUKADIRI
KABUPATEN
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1111468894
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian
Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manjemen
Tahun Akademik 2014/2015
Disetujui Penguji :
Tangerang, Mei 2015
| Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
| (_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
| NID : |
NID : |
NID :
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN
SURAT KELUAR PADA KANTOR KECAMATAN SUKADIRI
KABUPATEN
Disusun Oleh :
NIM |
: 1111468894
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, Mei 2015
| NIM : 1111468894
|
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKSI
Berkembangnya teknologi informasi khususnya di negarayang berkembang membuat informasi yang dibutuhkan semakin mudah untukdidapatkan, hal ini dapat dilihat dari meningkatnya dan berkembangnya kebutuhanmasyarakat, perusahaan dan juga instansi pemerintahan dalam mendapatkan datadan informasi . seperti halnya pada kantor Kecamatan Sukadiri KabupatenTangerang merupakan salah satu instansi pemerintahan dalam menjalankan rodapemerintahannya membutuhkan sistem informasi yang telah terkomputerisasi denganbaik. Sistem informasi yang dibutuhkan oleh kantor Kecamatan Sukadiri KabupatenTangerang yang dapat menangani pengolahan dan penyampaian informasi mengenaidata-data surat masuk dan surat keluar. Proses pendataan surat masuk dan suratkeluar yang berjalan saat ini masih dilakukan dengan cara-cara manual sepertipencatatan surat masuk dan surat keluar masih menggunakan buku besar atau bukuagenda, sistem pendataan yang masih manual tersebut menyebabkan belum optimalnya dalam pencariandata surat yang diperlukan terutama jika surat-surat tersebut diperlukandikemudian hari dan juga untuk keperluan pengarsipan dokumentasi surat.Berdasarkan hal tersebut maka peneliti ingin mengusulkan penelitian denganjudul Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar yang diharapkannantinya akan menjadi sistem penyampaian informasi yang dapat memberikankemudahan dalam hal pengolahan surat menyurat bagi petugas bagian umum padakhususnya dalalm melakukan pengolahan dan juga penyimpanan data-data surat masuk dan surat keluar.
Kata Kunci : Surat masuk, surat keluar, pengolahan surat, Kecamatan Sukadiri.
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.
Puji syukurAlhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkanrahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikanSkripsi ini yang penulis sajikan dalam buku yang sederhana.
Adapun judul penulisan Laporan Srkripsi ini yang diambil adalah “
Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang”. </i> Tujuan penulisanLaporan Skripsi ini merupakan salah satu syarat yang harus di tempuh oleh mahasiswasebelum lulus dalam jenjang Sarjana jurusan Sistem Informasi pada PerguruanTinggi Raharja. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian (observasi), wawancara dan beberapa sumber literature yang mendukungLaporan Skripsi ini. Penulis menyadari tanpa bimbingan dan dorongan dari semuapihak, maka penulisan Laporan Skripsi ini tidak akan berjalan dengan lancar.Oleh karena itu, penulis menyampaikan terima kasih kepada pihak-pihak yangtelah membantu dalam penyelesaian Laporan Skripsi ini, antara lain :
| 1. | Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku ketua STMIK Raharja. |
| 2. | Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I STMIK Raharja. |
| 3. | Nur Azizah, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi. |
| 4. | M.roihan, S.Kom,selaku dosen pembimbing I yang telah membantu memberikan kritik, saran waktu dan masukan yang membangun dalam pembuatan Skripsi ini. |
| 5. | Ilamsyah, M.Kom,selaku dosen pembimbing II yang telah membantumemberikan kritik, saran, waktu dan masukan yang membangun dalam pembuatan Skripsi ini. |
| 6. | Bapak Camat yang telah memberikan ijin berkenaan dengan penelitian ini. |
| 7. | Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis. |
| 8. | Kedua orang tua tercinta, yang telah memberikan dukungan moril maupun materil serta do’a untuk keberhasilan penulis. |
| 9. | Rekan-rekan teman seperjuangan () yang telah memberikan dukungan dan masukan yang berarti kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Skripsi ini. |
| 10. | Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuannya kepada penulis. |
| 11. | Seluruh Mahasiswa dan Mahasiswi Perguruan Tinggi Raharja yang tidak bisa disebutkan satu persatu. |
Penulis menyadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan Skripsi ini belum sempurna dan masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran yang bersifat membangun dalam penyusunan Skripsi ini sangat penulis harapkan.
Akhir kata penulis berharap Skripsi ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca dan dapat menjadi bahan acuan yang bermanfaat di kemudian hari, Amien ya robbal alamien.
Tangerang, Mei 2015
( Asep Awaludin )
NIM: 1111468894
</div>
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
[[]]
[[]]
[[]]
[[]]
[[]]
[[]]
Daftar isi
BAB I
Latar Belakang
Pada era sekarang ini kemajuan zaman yang disertaidengan laju perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat, menggugahpara pelaku dunia untuk memanfaatkan perkembangan tersebut sebagai saranapengolahan data informasi secara cepat, tepat, dan sistematis.
Komputer adalah alat yang digunakan untuk mengolahdata dan informasi. Sistem informasi berbasis komputer terdiri dari serangkaiankomponen-komponen antara lain : perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software)dan manusia (brainware).Komponen-komponen ini saling berkoordinasi sehingga menghasilkan datainformasi. Informasi ini digunakan sebagai dasar dalam mengambilkeputuan-keputusan lebih terarah.
Salah satu sektor kehidupan manusia yang palingbanyak memanfaatkan sistem informasi adalah perkantoran, baik perkantoran yangberorientasi pemerintahan maupun nonpemerintahan. Pemanfaatan ini tidak hanya berfungsi sebagai sarana pendukunguntuk meningkatkan kinerja, maupun lebih dari merupakan sarana utama untukmemenangkan persaingan yang semakin kompetitif.
Namun padasaat ini, masih terdapat beberapa instansi pemerintahan proses pengelolaan data suratmenyuratnya masih menggunakan sistem data manual dalam pengerjaannya. Salahsatunya pada Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang yang hingga saat inimasih menggunakan sistem manual dalam proses arsip yang meliputi pendataan surat masukdan surat keluar.
Sistem pendataan surat masuk dan surat keluar padaKantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang saat ini masih berjalan secaramanual, sehingga menyebabkan proses pendataan atau pencarian surat masuk maupunsurat keluar menjadi lambat. Seiring denganperkembangan teknologi dan informasi, dengan adanya sistem pendataan suratmasuk dan surat keluar yang sudah terkomputerisasi akan lebih memudahkanpegawai dalam melakukan kegiatan pengelolaan data surat.
Sistem pendataan surat masuk dan surat keluarmerupakan salah satu usaha untuk membantu dan mempermudah pegawai dalammelakukan pengelolaan data surat, sehingga dapat lebih efektif dan efisien.Berdasarkan penjelasan permasalahan diatas maka penulis mengambil judulpenelitian “Perancangan Sistem InformasiSurat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Kecamatan Sukadiri KabupatenTangerang”.
Rumusan Masalah
Berdasarkanlatar belakang masalah pada KantorKecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang dan hasil observasi yang dilakukan olehpenulis mengangkatberbagai masalah yang ada dalam Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang diantaranya :
-
Bagaimanaproses pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan SukadiriKabupaten Tangerang yang sedang berjalansaat ini ?
-
Apakah proses pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini sudah memiliki tempat penyimpanandata yang efisien sehingga tidakakan terjadi kehilangandata ?
-
Bagaimanamembuat system pendataan surat masuk dan surat keluar yang dapat membantu pekerjaan pegawai dalam mendata surat masuk dansurat keluar pada Kantor Kecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang?
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Adapuntujuan dari penelitian ini :
Tujuan Operasional
a.Untuk mengetahui masalah apa saja yang muncul pada sistem pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Sukadiri KabupatenTangerang.
b.Dapat mengetahui apa saja kekurangan dan kelebihan dari sistem suratmenyurat yang berjalan saat ini.
c.Untuk mengetahui data surat masuk dan surat keluaryang disajikan dalam bentuk laporan untuk diserahkan ke Kantor Arsip Daerah.Tujuan Fungsional
Agartersedia sistem yang dapat menyimpan data surat masuk dan surat keluar sehinggadata-data tersebut dapat disimpan dengan baik.Tujuan Individual
a.Untuk mendapatkan gelar sarjana.
b.Untuk menambah pengetahuan, pengalaman serta pengamatan sebuah sistemberjalan pada KantorKecamatan Sukadiri Kabupaten Tangerang, sehingga penulis melakukan penelitian untukmenyelesaikan Skripsi.
Manfaat Penelitian
Sedangkan manfaat yang diinginkan penulis dalam penulisan ini adalah
-
Manfaat Operasional
Mempermudah pegawai dalam melakukan proses pendataansurat masuk dan surat keluar, sehingga proses tersebut terkontrol dengan baik. -
Manfaat Fungsional
a. Hasil dari penelitian yang penulis lakukan dapat dimaanfaatkan dandigunakan oleh Kantor KecamatanSukadiri Kabupaten Tangerang sebagai bahan referensi dasar untuk mengoptimalkan sistem pendataan suratmasuk dan surat keluar yang sudah berjalan.
b. Terciptanya hasil pendataan yang baik, efektif dan efisien. -
Manfaat Individual
Menambah pengetahuan bagi penulis mengenai sistempendataan surat masuk dan surat keluar yang terdapat di kantor Kecamatansukadiri Kabupaten Tangerang dan dapat dijadikakan referensi pada penelitianselanjutnya.
Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup yang akan dibahas dalam laporan inimengenai proses pendataan surat masuk dan surat keluar pada Kantor KecamatanSukadiri Kabupaten Tangerang, yang dalam hal ini penulis membatasi permasalahanyang akan dibahas yaitu mulai dari pendataan surat masuk dan surat keluarsampai dengan pembuatan laporan.
Metode Penelitian
Jenis Penelitian
Jenispenelitian yang penulis gunakan adalah metode deskripsi yaitu metode penelitianyang membahas, mengumpulkan dan menyajikan serta menganalisa data yangmemberikan gambaran yang cukup jelas atas permasalahan yang dibahas.
Metode Pengumpulan Data
Dalam pengumpulan data di lapangan penulis memperoleh data tersebut denganmetode-metode antara lain :
Metode Observasi (Observation Research)
-
MetodeWawancara (Interview)
Wawancaradilakukan untuk menggali informasi yang berkaitan dengan sistem pendataan dantransaksi CV. Mayida, dan Wawancara dilakukan terhadap pihak-pihak yang terkaityaitu, staff administrasi CV. Mayida.
-
Metode Studi Pustaka (Library Research)
Studi pustaka adalah metode untuk mendapatkaninformasi dan data dari beberapa sumber (literatur)atau buku yang diperlukan untuk kebutuhan penganalisaan dan perancangan sistembaru yang di usulkan.
Penulis melakukan pengamatan pada CV. Mayida, untuk memperoleh informasi yangdibutuhkan oleh penulis.
Metode Analisa
Pada penelitian ini digunakan teknik analisis berupa pendekatan Object OrientedAnalysis (OOA) atau analisis berorientasi obyek dengan UML. Proses analisisdilakukan terhadap hasil tahapan pengumplan data dengan wawancara, observasi,dan studi pustaka untuk mendapatkan spesifikasi kebutuhan sistem yang akandikembangkan. Pada proses analisis, teknik analisis yang dilakukanadalah :
-
Analisa Pengguna
Dilakukan analisis terhadapuser-user yang akan menggunakan aplikasi dan juga fungsi-fungsi apa saja yang bisa didapatkan oleh masing-masing user.
Analisis kebutuhan Fungsional - Analisis perilaku sistem
Pada tahapan ini, dilakukan analisisperilaku sistem yang dikembangkan dan dimodelkan dengan Activity Diagramdan Sequence Diagram. Activity Diagram untuk memodelkan proses usecase yang berjalan di dalam sistem, sedangkan sequence diagram untukmemodelkan pengiriman pesan (message) antar object dankronologinya. - Analisis
sistem berjalan saat ini.
Pemodelan kebutuhan fungsional untukmenggambarkan fungsi sistem dan pengguna yang terlibat serta fungsi- fungsi apasaja yang bisa didapatkan oleh masing-masing pengguna dimodelkan dengan UseCase Diagram.
Metode Perancangan
Dalam Skripsi ini metode perancangan yang digunakan adalahprogram Visual Paradigmfor UML Enterprise Edition Ver. 6.4 untuk menggambarkan Use Case Diagram, Activity Diagram, SequenceDiagram, Dan Class Diagram yaitu pengembangan piranti lunak berbasis “objekoriented”, dalam hal pembuatan sistem ini peneliti menggunakan MacromediaDreamweaver CS6 sebagai penulisan listing program PHP dan MySQL sebagaidatabase.
Metode Testing
Dalam skripsi inimetode pengujian yang digunakan yaitu BlackboxTesting. Blackbox Testing adalah metode uji coba yang memfokuskan padakeperluan software. Karena itu ujicoba Blackbox Testing menggunakanpengembangan software untuk membuathimpunan kondisi input yang akanmelatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian blackbox berusaha untuk menemukankesalahan dalam beberapa kategori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atauhilang, kesalahan interface,kesalahan dalam struktur data atau akses databaseeksternal, ksalahan performa, kesalahan inisialisasi,dan terminasi.
Sistematika Penulisan
Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Laporan Skripsi ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab inimerupakan pendahuluan yang akan membahas latar belakang, rumusan masalah,tujuan penelitian dan manfaat penelitian, metodologi penelitian dan sistematikapenulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini berisi beberapa definisi yang sesuai denganpenelitian dan beberapa literature reviewyang berhubungan dengan penelitian.
BAB III Pembahasan
Pada bab ini berisikan analisaorganisasi, gambaran umum perusahaan, sejarah singkat, struktur organisasi,penjelasan tentang wewenang dan tanggung jawab, analisasystem saat ini, permasalahan yangdihadapi, serta alternatif pemecahan masalah. ini, permasalahan yang dihadapi,serta alternatif pemecahan masalah.
BAB IV Rancangan Sistem Yang Di Usulkan
Padabab ini merupakan penjabaran hasil rancanagan yang diusulkan, yang menerangkantentang : usulan system yang akandigambarkan dengan diagram rancangan sistem berupa UML(Unified Modelling Language), rancangan basis data, rancanganprogram yang dibuat, rancangan prototypeyang menggambarkan rancangan sistem yang diusulkan, konfigurasi sistem yangdiusulkan, testing yang digunakan, evaluasi sistem yang dibuat, implementasisistem, serta estimasi biaya yangberisi rincian biaya sistem yang nantinya akan diaplikasikan ke dalamperusahaan atau masyarakat.
BAB V PENUTUP
Padabab ini merupakan bab penutup berisikan kesimpulan dari hasil analisapenelitian dan saran yang dapat penulis berikan agar permasalahan-permasalahnyang dihadapi dapat terselesaikan dengan baik dari hasil laporan Skripsi ini
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR LAMPIRAN
DAFTAR PUSTAKA
