SI1111465712

RANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT

DI KANTOR KECAMATAN BATU CEPER

KOTA TANGERANG

SKRIPSI

Disusun Oleh :

NIM	: 1111465712
NAMA	: Yanti Kurnia Ningsih

JURUSAN SISTEM INFORMASI

KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

STMIK RAHARJA

TANGERANG

(2014)

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI

RANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT

DI KANTOR KECAMATAN BATU CEPER

KOTA TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1111465712
Nama	: Yanti Kurnia Ningsih
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Disahkan Oleh :

Tangerang, ..... 2014

Ketua					Kepala Jurusan
STMIK RAHARJA					Jurusan Sistem Informasi
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I)					(Maimunah, M.Kom)
NIP : 00594					NIP : 007002

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

RANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT

DI KANTOR KECAMATAN BATU CEPER

KOTA TANGERANG

Dibuat Oleh :

NIM	: 1111465712
Nama	: Yanti Kurnia Ningsih

 

Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Disetujui Oleh :

Tangerang,.... 2014

Pembimbing I			Pembimbing II
Dina Fitria Murad, M.Kom)			(Denny Andwiyan, S.T)
NID : 02026			NID : ....

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI

PENERAPAN PEDOMAN WIDURI UNTUK MENUNJANG

PENILAIAN SIDANG SKRIPSI DAN TUGAS AKHIR

PADA PERGURUAN TINGGI RAHARJA

Dibuat Oleh :

NIM	: 1111465712
Nama	: Yanti Kurnia Ningsih

Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian

Komprehensif

Jurusan Sistem Informasi

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2013/2014

Disetujui Penguji :

Tangerang, .... 2014

Ketua Penguji		Penguji I		Penguji II
(_______________)		(_______________)		(_______________)
NID :		NID :		NID :

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(STMIK) RAHARJA

 

LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI

RANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT

DI KANTOR KECAMATAN BATU CEPER

KOTA TANGERANG

Disusun Oleh :

NIM	: 1111465712
Nama	: Yanti Kurnia Ningsih
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

 

Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang, ..... 2014

(Yanti Kurnia Ningsih)

NIM : 1111465712

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Pada setiap organisasi baik swasta maupun pemerintah memerlukan kegiatan kearsipan.Mengingat begitu pentingnya perananpengarsipan maka untuk melaksanakan tugas kearsipan dengan baik dan benar perludiusahakan peningkatan dan menyempurnakannya secara optimal sehingga dapatberfungsi dengan baik, dalam membantu untuk mencapai tujuan yang telahditetapkan. Ketersediaan data dan informasi yang lengkap dan tepat akan menjadisuatu kebutuhan pokok dalam suatu organisasi. Demikian halnya pada Kantor KecamatanBatu Ceper Kota Tangerang, arsip yang berfungsi sebagai penunjang kelancaranpelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat atau mengambil suatukeputusan secara tepat dalam menghadapi suatu masalah yang ada pada KantorKecamatan Batu Ceper Kota Tangerang, terutama dalam bagian umum yaitu masihsederhananya cara pengarsipan dan proses kegiatan surat secara meluas, sehinggadalam mengerjakan pekerjaan diperlukan waktu yang cukup lama. Data yangterdistribusi dibanyak tempat dan menggunakan banyak form akan mengakibatkandata akan sulit diolah dengan baik, baik mulai dari proses pemilahan datasampai dengan pelaporannya. Hal ini menjadi kendala disaat pimpinan membutuhkandokumen atau data perusahaan. Data yangsudah diperoleh melalui analisa dan pengembangan digambarkan dalam bentukUML dengan menggunakan software visual paradigm for UML 6.4. Dengan menggunakan metodelogiSDLC (System Development Life Cycle) dengan beberapa tahap prosespengembangan sistem diantaranya perencanaan, analisis, desain, implementasi danperawatan sistem serta diharapkan aplikasi yang dibangun tidak hanya dapatmembantu permasalahan sistem namun juga dapat juga memecahkan masalah yangterjadi dengan memberikan kemudahan-kemudahan dalam pengolahan surat sehingga sistemakan berjalan dengan lebih baik."

Kata kunci : arsip, surat, sdlc, kecamatan batu ceper kota tangerang, pengolahan, UML

ABSTRACT

At every public and private organizations require archival activities. Given the importance of archiving the archives to carry out the task properly needs to beincreased and perfected it so that it can optimally function well, in helpingto achieve the goals set. The availability of data and information that iscomplete and right will be a basic requirement in an organization. Similarly,at the District Office Batu Beper Tangerang City, archive that serves as asupport for the smooth implementation of the basic tasks or take the lead inmaking the right decisions in the face of a problem that exists in the districtoffices in the Batu Ceper city of Tangerang, especially in the general sectionthat is still simple way of archiving and process letters widespread activity,so that in doing the work required considerable time. The data are distributedin many places and uses many forms would be difficult to result in the dataprocessed, either starting from the process of sorting through the datareporting. This is an obstacle when leaders need documents or corporate data.The data that have been obtained through the analysis and development isdescribed in the form of UML by using visual software paradigm for UML 6.4. Byusing the methodology SDLC (System Development Life Cycle) with several stagesof the system development process including planning, analysis, design, implementationand maintenance of systems and applications are expected to be built not onlycan help the problems of system but also can also solve the problem thatoccurred with provide ease- ease in processing the letter so that the systemwill work better."

Keywords: archives, letters, SDLC, flat rock city districts Tangerang, processing, UML

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan Laporan Skripsi ini.

Dalam penyusunan laporan skripsi ini penulis tentunya sangat menyadari adanya beberapa kekurangan. Baik dari segi materi maupun penulisan. Hal ini disebabkan karena keterbatasan kemampuan dan pengetahuan yang penulis miliki, sehingga penulis dengan senang hati menerima saran maupun kritik yang bersifat membangun dari yang lainnya.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak kantor Kecamatan Batu Ceper Kota Tangerang ataskesediaannya menerima penulis untuk melaksanakan Laporan Skripsi ini.

Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada pihak yang telah banyak membantu dalam menyelesaikan laporan Skripsi ini,terutama kepada :

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Ketua STMIK Raharja.
2. Bapak Drs. PO. Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
3. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua 1(PK1) STMIK Raharja.
4. Ibu Maimunah, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
5. Ibu Dina Fitria Murad., M.Kom selaku dosen pembimbing 1 yang telah memberikan ilmu serta bimbingannya dalam penyusunan laporan Skripsi ini.
6. Bapak Denny Andwiyan., S.T. selaku dosen pembimbing 2 yang telah memberikan ilmu serta bimbingannya dalam penyusunan laporan Skripsi ini.
7. Bapak Tarno selaku Kasubag Umum pada Kantor Kecamatan Batuceper Tangerang.
8. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan bekal ilmu pengetahuan.
9. Kedua orang tua yang telah memberikan dukungan semangat, baik secara moril maupun materil.
10. Teman – teman yang telah membantu dalam penyusunan Laporan Skripsi ini.
11. Thanks to someone special Ridwan Adipati atas waktu, bantuan dan semangat yang terus mengalir sampai selesai nya laporan Skripsi ini dengan tepat waktu.

Dapat disadari bahwa dalam penyajian dan penyusunan laporan Skripsi ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak kekurangannya. untuk itu kritik dan saran yang bersifat membangun akan penulis terima demi perbaikan dimasa yang akan datang.

Akhir kata, semoga laporan ini dapatbermanfaat bagi kami semua mahasiswa dan mahasiswi STMIK Raharja dan AMIK Raharja maupun para dosen yang membaca laporan ini khususnya.

	Tangerang, Juni2014
	Yanti Kurnia Ningsih
	NIM. 1111465712

DAFTAR SIMBOL

SIMBOL USE CASE DIAGRAM

SIMBOL CLASS DIAGRAM

SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pada setiap organisasi baik swasta maupun pemerintah memerlukan kegiatankearsipan. Mengingat begitu pentingnya peranan pengarsipan maka untuk melaksanakan tugas kearsipan dengan baik dan benar perlu diusahakan peningkatan dan menyempurnakannya secara optimal sehingga dapat berfungsi dengan baik, dalam membantu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Ketersediaan data dan informasi yang lengkap dan tepat akan menjadi suatu kebutuhan pokok dalam suatu organisasi.

BadanPemerintahan Kearsipan di Kantor Kecamatan Batu Ceper Kota Tangerang adalahsalah satu unit kerja yang merupakan tempat untuk menyimpan, mengelola,mengumpulkan, dan mengatur. Bahan pustaka secara sistematis dan digunakan olehpemakai sebagai sumber untuk mencari data. Pengarsipan di kecamatan jugamerupakan sebuah ruang dimana didalamnya terdapat banyak perihal yang disusunberdasarkan sistem yang sudah ditetapkan.

Dalam setiap organisasi saat ini pun, diharuskan untuk memanfaatkan teknologi yang ada. Sebuah kinerja dapat dilihat dari sejauhmana organisasi itu bisa memaksimalkannya, agar bisa dapat berfungsi dengan sebagai mestinya, kemudahan-kemudahan yang juga bisa membantu user dalam pekerjaannya.

Demikian halnya padaKantor Kecamatan Batu Ceper Kota Tangerang, arsip berfungsi sebagai penunjangkelancaran pelaksanaan tugas pokok bagi pimpinan dalam membuat atau mengambilsuatu keputusan secara tepat dalam menghadapi suatu masalah yang ada padaKantor Kecamatan Batu Ceper Kota Tangerang, terutama dalam bagian umum yaitumasih sederhananya cara pengarsipan dan proses kegiatan surat secara meluas,sehingga dalam mengerjakan pekerjaan diperlukan waktu yang lama. Data yangterdistribusi dibanyak tempat dan menggunakan banyak form mengakibatkan datasulit diolah dengan baik, mulai dari proses pemilahan data sampai denganpelaporannya.

Dengan demikianpenulis membuat laporan E-Document ini menyimpan sistem pengolahan data yangada pada kantor Kecamatan Batu Ceper Kota Tangerang. Berdasarkan paparanyang telah dijelaskan di atas maka penulis mengambil Judul Skripsi dengan judul"RANCANGAN SISTEM INFORMASI E-DOCUMENT DI KANTOR KECAMATAN BATU CEPER KOTA TANGERANG"

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut :

1. Apa saja yang menjadi kendala bagiKantor Kecamatan Batu Ceper dalam menangani permasalahan yang terjadi ?

2. Sistem apa yang tepat untuk membantupengolahan arsip ?

3. Solusi seperti apakah yang paling tepatbagi kantor kecamatan agar dapat mengelola pengarsipan baik serta memberikankemudahan bagi staf kecamatan dalam pengolahan arsip?

Ruang Lingkup

Agar dalam pembahasan ini menjadi lebih terarah danberjalan dengan sempurna, maka penulis akan membatasinya pada ruang lingkuppenelitian, yaitu : Karena akses di kecamatan sangat terbatas ,maka penulishanya menyajikan proses penyimpanan surat masuk dan surat keluar seperti suratketerangan kelahiran, surat keterangan kematian, surat keterangan domisili,surat keterangan pindah dan lain sebagainya.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian adalah urutan – urutan yang menguraikan secara lengkap maksud atau tujuan yang akan dicapai dari penelitian yang dilakukan.

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian yang dilakukan adalah sebagaiberikut:

1. Untuk mengetahui kendala apa saja yang menjadi permasalahan pada proses pengarsipan data di kantor kecamatan.

2. Untuk merancang E-Document agar dapat membantu membuat sistem informasi yang diharapkan sesuai kebutuhan kantor kecamatan.

3. Untuk mengolah pengarsipan agar sesuai dengan kebutuhan kantor kecamatan inginkan serta dapat dipahami oleh pihak kecamatan.

Manfaat Penelitian

1. Untuk mengetahui kendala apa saja yang menjadi permasalahan pada proses pengarsipan data di kantor kecamatan.

2. Untuk merancang E-Document agar dapat membantu membuat sistem informasi yang diharapkan sesuai kebutuhan kantor kecamatan.

3. Untuk mengolah pengarsipan agar sesuai dengan kebutuhan kantor kecamatan inginkan serta dapat dipahami oleh pihak kecamatan

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

1. Metode Observasi

Adalahmetode yang dilakukan penulis untuk mendapatkan data sehingga diperolehpemahaman proses penelitian dengan cara mendatangi objek penelitian secaralangsung ke kantor Kecamatan Batuceper Kota Tangerang yang beralamat di Jl.Daan Mogot No.138,Tangerang.Pada metode observasi ini cara mendapatkan suatu data dengan jalan pengamatandan melaksanakan pencatatan-pencatatan secara sistematis dengan lebih mendetaillagi terhadap apa yang ingin diteliti, serta menyusun arsip yang ingindirapihkan secara rinci dengan mendata keseluruhan pengarsipan di kecamatan danbagaimana cara memberikan pelayanan yang baik.

2. Metode Wawancara (Interview)

Adalah suatu metode untuk mendapatkan data langsungkepada yang bersangkutan mengenai data suatu hal dengan cara wawancara atautanya jawab terhadap pihak – pihak yang terkait kepada Kasubag Umum yaitu Bapak Sutarno.

3. Studi Kepustakaan

Penelitian yang dilakukan untuk mendapatkan informasiyang terkait dengan permasalahan yang akan diteliti penulis mendapatkan datadengan cara membaca buku–buku atau literature–literatureyang ada dan melalui sumber–sumber dari kepustakaan yang berhubungan dengansistem kepustakaan, merangkum dan mengutip data sebagai acuan penulis

Metode Pengembangan Sistem

Analisa terhadap pengembangan sistem dilakukan dengan metode System Development Life Cycle (SDLC) dengan tahapan sebagai berikut:

1. Planning

Pada tahapan ini penulis membuatrencana awal termasuk time schedule yang melingkupi dalam penulisan laporan serta hasil yang di targetkan selama melakukan analisa ini.

2. Analysis

Analisa data merupakan hasil temuan yangsudah di teliti. Analisis sistem yang dilakukan penulis menggunakan: Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategisyang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses),peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyekatau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT(strengths, weaknesses, opportunities, dan threats).

3. Design

Perancangan yang di gunakan dalamskripsi ini menggunakan program Visual Paradigm for UML Enterprise Edition Ver.6.4 untuk menampilkan use case diagram, activity diagram, sequence diagram, danclass diagram yaitu pengembangan piranti lunak berbasis “objek oriented”, dalamhal pembuatan sistem ini peneliti menggunakan Macromedia Dreamweaver CS5sebagai penulisan listing program PHP dan MySQL sebagai database.

4. Implementation

Pada bagian ini sebuahaplikasi yang sudah disiapkan akan diimplementasikan ke sistem yang berjalandan melihat hasilnya. Dalam metode pengujian yang dipakai yaitu Black box Testing. Black-box testing adalah metode pengujian perangkat lunak yang tesfungsionalitas dari aplikasi yang bertentangan dengan struktur internal ataukerja.

5. Maintenance

Setelah aplikasiberhasil di implementasi dengan baik maka perawatan sistem tetap harusdijalankan agar sistem dapat terus dikembangkan.

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan ini, makamateri-materi yang tertera pada penelitian ini dikelompokkan menjadi beberapasub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I: PENDAHULUAN

Bab ini membahas antara lain yaitu latar belakang,rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat penelitian serta metodologiyang digunakan.

BAB II: LANDASAN TEORI

Bab ini berisikantentang definisi ilmu yang berkaitan dengan permasalahan pada penelitiantersebut, seperti landasan teori yang membahas tentang konsepdasar sistem, definisi sistem, karakteristik sistem,literaturereview serta membahas teori-teori pendukung lainnya pada laporan ini.

BAB III: ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab iniberisikan tentang gambaran umum Kantor kecamatan batu ceper kota tangerang,Sejarah singkat Kantor kecamatan batu ceper kota tangerang sertaanalisis sistem yang berjalan yang dapat digunakan dan diusulkan, seperti UML (Unified Modeling Language) yang meliputiUse Case Diagram, Sequence Diagram, Activity Diagram, Class Diagram, Elisitasi tahap I, II,III dan Draf Final.

BAB IV: PERANCANGAN SISTEM YANG DI USULKAN DAN DI IMPLEMENTASI

Pada bab ini berisikan tentang ide-ide prosedure yang baru, diagram rancangan sistem menggunakan UML (Use case diagram, Activity diagram,Sequence diagram dan State diagram), rancangan basis data menggunakan class diagram, rancangan prototype/tampilan, implementasi sistemyang diusulkan.

BAB V: PENUTUP

Bab ini berisikan tentang kesimpulan dan saran – saranyang diberikan penulis sebagai tindak lanjut yang diperlukan untuk melakukangeneralisasi perbaikan dimasa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

TEORI UMUM

KONSEP DASAR SISTEM

1. Definisi Sistem

Definisi sistem yang mempunyai beberapapandangan para ahli, yaitu:

Menurut Jogiyanto HM (2009:34), “Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”.

Menurut Yakub (2012:1), "Sistem informasi adalah sebuah jaringan yangbekerja dari prosedur yang berhubungan, terkumpul bersama untuk melakukan suatutujuan tertentu".

Menurut Mustakini (2009:34), memberikan definisi bahwa sebuah Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen “Sistem dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu”.

2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem memiliki karakteristikatau sifat-sifat tertentu, yaitu:

Jogiyanto HM

a. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponenyang saling berinteraksi atau subsistem-subsistem.

b. Batasan Sistem

Daerah yang membatasi antara suatusistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan Luar Sistem

Suatu sistem yang berasal di luarbatas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

d. Penghubung Sistem

Sebagai media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

e. Masukan Sistem

Merupakan suatu energiyang masuk dari lingkungan luar ke dalam sistem sehingga menyebabkan sistembekerja.

f. Keluaran Sistem

Merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

g. Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

h. Tujuan (Goal) Sistem

Merupakan suatu sistem pastimempunyai tujuan atau sasaran. Jika suatu saat sistem tidak mempunyai sasaran,maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudutpandang diantaranya adalah sebagai berikut : Jogiyanto HM (2009:53)

a) Sistem abstrak (abstract system) dan sistemfisik (physical system) Sistemabstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampaksecara fisik, misalnya sistem teologi yaitu sistem yang berupapemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dnegan Tuhan.Sedangkan sistem fisikmerupakan sistem yang ada secara fisik.Misalnya sistem komputer

b) Sistem alamiah (natural system) dan Sistembuatan manusia (human made system) Sistemalamiah adalah sisem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia.Misalnya sistem perputaran bumi. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistemyang dirancang oleh manusia yang melibatkan interaksi antara manusiadengan mesin disebut dnegan man machine system.

c) Sistemtertentu (deterministic system) danSistem tidak tentu (probabilistic system)Sistemtertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi.Interaksidiantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaransistem dapat diramalkan.Sedangkan Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisimasa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

d) Sistem tertutup (Closed System) dan Sistem terbuka (Open System) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidakberhubungan dan tidak berpengaruh dengan lingkungan luarnya, Sistem ini bekejasecara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Sistem inimasukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yanglainnya. Berdasarkan klasifikasi sistem diatas penulis menyimpulkan bahwa suatuklasifikasi sistem merupakan sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yangtidak tampak serta tidak berhubungan dengan lingkungan luarnya dan memilikisistem alamiah serta sistem buatan manusia.

Konsep Dasar Informasi

1. Definisi Informasi

Menurut Jogiyanto HM (2009:36),“Informasi adalah data yang di olah menjadi bentuk yang berguna bagipemakainya”.

2. Jenis–jenis Informasi

MenurutJogiyanto HM (2009:68), Sistem Informasi dapat menyediakan tiga macam tipeinformasi, masing-masing mempunyai arti yang berbeda, yaitu:

a. Informasi Pengumpulan Data (ScorekeepingInformation)

Merupakan informasi yang berupa akumulasiatau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan.

b. InformasiPengarahan Perhatian (Attention DirectingInformation)

Merupakan informasi untuk membantumanajemen memusatkan perhatian pada masalah masalah yang menyimpang.

c. Informasi Pemecahan Masalah (Problem Solving Information)

Merupakan informasi untuk membantumanager atas mengambil keputusan memecahkan pemasalahan yang di hadapinya.

3. Karakteristik Informasi

MenurutJogiyanto HM (2009:70), untuk setiap tingkatan manajemen dengan kegiatanyang berbeda, dibutuhkan informasi dengan karakteristik. Karakteristikinformasi misalnya kepadatan pada informasi, luas informasi, frekuensiinformasi, schedule informasi, waktu informasi, akses informasi dan sumberinformasi.

4. Kualitas Informasi

Informasi mempunyai tiga kualitasinformasi, antara lain: Jogiyanto HM (2009:37)

1. Accurate(Akurat)

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dantidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelasmencerminkan maksudnya.

2. Timeline(Tepat waktu)

Informasi yang datang pada penerimatidak boleh terlambat, karena informasi merupakan landasan didalam pengambilankeputusan.

3. Relevance(Relevan)

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaatuntuk pemakainya, dimana relevansi informasi untuk tiap-tiap individu berbedatergantung pada penerima yang membutuhkan

5. Nilai Informasi

Menurut Sutarman (2012:14),Nilai Informasi ditentukan dalam lima hal yaitu:Memperoleh pemahaman serta manfaat dari sebuah nilai informasi, mendapatkansuatu pengalaman, suatu pembelajarn yang terakumulasi didalam pemecahan masalahtertentu, mengekstrak inplikasi kritis dan merefleksikan suatu pengalaman masalalu yang memberikan ilmu pengetahuan yang tinggi, informasi dapat dikatanmempunyai nilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan biaya untukmendapatkannya.

Konsep Dasar Data dan Informasi

1. Definisi Data

Menurut Agus Mulyanto, (2009:1) “Data didefinisikan dengan dunia nyata mewakili suatu objek sepertikehidupan, manusia, konsep dan sebagainya, yang di dibentuk bisa dalam sebuah angka,gambar, simbol dan lainnya. Data merupakan sesuatu yang belum bisa diolah untuk menghasilkan sebuah makna."

2. Bentuk Data

Data dapat dibentuk menjadi 5, antara lain sebagai berikut: Yakub (2012 : 5)

a. Teks

Teks merupakan sederatan huruf, angka, dansimbol-simbol yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secaraindividual misalnya, artikel, koran, majalah, dan lain-lain.

b. Data yang terformat

Data yang terhormat merupakan data dengan suatu format tertentu, misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, dannilai mata uang.

c. Citra (Image)

Citra (Image) merupakan data dalam bentuk gambar, citra dapat berupa grafik, foto, hasil rontsen, dan tandatangan.

d. Audio

Audio merupakan data dalam bentuk suara misalnya, instrument musik, suara orang, suara binatang, detak jantung, danlain-lain.

e. Video

Video merupakan data dalam bentuk gambar yang bergerak dan dilengkapi dengan suara misalnya, suatu kejadian danaktivitas-aktivitas dalam bentuk film.

3. Meta Data

Menurut Yakub (2012:6), meta data adalah data yang menjelaskan tentang data yang lainnya.

4. Sumber Data

Menurut Yakub (2012:6), data dapat diperoleh dari berbagai sumber untuk memperolehnya. Sumber data diklasifikasikan sebagai sumber data internal,sumber data personal, dan sumber data eksternal.

a. Data Internal

Data internal sumbernya adalah orang, produk, layanan, dan proses. Data internal umumnya disimpan dalam basis data perusahaan dan biasanya dapat diakses.

b. Data Personal

Sumber data personal bukan hanya berupa fakta, tetapi dapat juga mencakup konsep, pemikiran dan opini.

c. Data Eksternal

Sumber data eksternal dimulai dari basisdata komersial hingga sensor dan satelit. Data ini tersedia di compact disk, flashdisk atau media lainnya dalam bentuk film, suara, gambar, atlas, dan televisi.

4. Hirarki Data

Hirarki data dapat diorganisasikan menjadi beberapa level, antara lain sebagai berikut: Yakub (2012:6) )

a. Elemen Data

Elemen data adalah satuan data terkecilyang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Istilah laindari elemen data dalam basis data relasional adalah field, kolom, item, dan atribut.

b. Record

Record adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah lain dari record dalam basis datarelasional adalah baris atau tupel.

c. File

File adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang atribut sama, namun berbeda isinya. Istilah lain dari file dalam basis data relasional adalah berkas, tabel, dan relasi. Informasi tanpa adanya data maka informasi tersebut tidak akan terbentuk. Begitu pentingnya peranan data dalam terjadinya suatu informasi yang berkualitas. Keakuratan data sangat mempengaruhi terhadap keluaran informasi yang akan terbentuk.

Konsep Dasar Sistem Informasi

1. Definisi Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto HM (2009:36) “Sistem informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakainya”.

Menurut Agus Mulyanto, (2009:29)”Sistem informasi merupakan suatu komponen yang terdiridari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses,menyimpan, menganilisi, dan menyebarkan informasi untuk suatu tujuan”.

(Menurut Sutabri, 2012:46), Sistem informasi adalah sebuah sistem dimana didalam suatu organisasi yang mtertentu dengan laporan yang di butuhkan.

Berdasarkan dari definisi sistem informasi seperti di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi adalah sistem yang ada pada teknologiinformasi yang digunakan oleh manusia dalam mengambil suatu keputusan yang dikumpulkan dan dianalisa untuk mendapatkaninformasi agar tujuannya tercapai dalam mengambil keputusan.

2. Komponen Sistem Informasi

Sistem Informasi mempunyai enam buah komponen : Jogiyanto HM (2009:39)

a) Komponen Masukan (input)

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi.

b) Komponen Model

Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model-model tertentu.

c) Komponen Keluaran (output)

Produk dari sistem informasi adalah output berupa informasiyang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d) Komponen Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam sistem informasi. Tanpa adanya teknologi yang tak mendukung, maka sistem informasi tidak akan dapat menghasilkan informasi tepat pada waktunya.

e) Komponen Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasiya.

f) Komponen Kendali

Beberapa pengendalian perlu direncanakan dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2. Tujuan Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto H.M. (2009:36). Tujuan sistem informasi terdiri dariKegunaan (Usefulness), Ekonomi (Economic), Keandalan (Realibility),Pelayanan Langganan (Customer Service), Kesederhanaan (Simplicity),dan Fleksibilitas (Fleksibility).

a) Kegunaan (Usefulness)

Sistem harus menghasilkan informasi yang akurat, tepat waktu, dan relevan untuk pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi di dalam organisasi.

b) Ekonomi (Economic)

Semua bagiankomponen sistem termasuk laporan-laporan, pengendalian-pengendalian,mesin-mesin harus menyumbang suatu nilai manfaat setidak-tidaknya sebesar biayayang dibutuhkan.

c) Keandalan (Realibility)

Keluaran sistem harus mempunyai tingkatan ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif bahkan pada waktu komponen manusia tidak hadir atau saat komponen mesin tidak beroperasi secara temporer.

d) Pelayan Langganan (Customer Service)

Sistem harus memberikan pelayanan dengan baik atau ramah kepada para customer. Sehingga sistem dapat diminati oleh para customer.

e) Kesederhanaan (Simplicity)

Sistem haruscukup sederhana sehingga terstruktur dan operasinya dapat dengan mudahdimengerti dan prosedurnya mudah diikuti.

f) Fleksibilitas (Fleksibility)

Sistem harus cukup fleksibel untuk menangani perubahan-perubahan yang terjadi, kepentingannya cukup beralasan dalam kondisi dimana sistem beroperasi atau dalam kebutuhan yang diwajibkan oleh organisasi.

Konsep Dasar Analisa Sistem

1. Definisi Analisa Sistem

Menurut Agus Mulyanto (2009:125), Analisa sistem dari teori sistem umum yang sebagai landasan konseptual yang juga mempunyai tujuan untuk memperbaiki berbagai fungsi di dala sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan, merancang/mengganti output yang sedang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan input yang lain (biasa jadi lebih sederhana dan lebih interatif) atau melakukan perbaikan serupa.

2. Tahap-tahap Analisa Sistem

Menurut Mustakini (2008:435), tahap-tahap analisa sistem terdiri dari beberapa kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

1. Studi Pendahuluan

Kegiatan awal dari analisa sistem adalah studi awal atau studi pendahuluan tentang jenis, ruang lingkup, dan pemahaman awal dari proyek.

2. Studi Kelayakan

Studi kelayakan terdiri dari lima macam kelayakan disebut dengan TELOS.

3. Mehmahamisistem yang ada

Memahami sistem yang ada dapat dilakukan dengan melakukan penelitian untuk mendapatkan data tentang sistem yang ada. Penelittian dapat dilakukan dengn langkah sebaga berikut:

a. Menentukan jenis penelitiannya.

b. Merencanakan jadwal penelitian.

c. Membuat penugasan penelitian.

d. Melakukan hasil penelitian.

e. Mengumpulkan hasil penelitian.

4. Mengidentifikasi permasalahan dan kenutuhan informasi pemakai mengidentifikasi masalah di sistem yang lama agar dapat diperbaiki di sistem yang baru. Mengidentifikasi masalah dilakukan dengan mencari penyebab masalahnya.

5. Menganalisa hasil penelitian

Menganalisa hasil penelitian terdiri dari menganalisa kelemahan sistem yang lama dan menganlisa kebutuhan informasi pemakai.

Teori Khusus

Pengertian E-Document

Menururt Nobel Kurniadi ,(diakses pada tanggal 13 april 2014 di (http://itpoltek.wordpress.com/2012/03/13/e-document-electronic-document/)“E-Document (Electronic Document) adalah suatu konten elektronik yang berupaprogram atau file komputer yang membutuhkan media elektronik atau teknologielektronik display untuk bisa menggunakan, membaca atau melihatnya.

Konsep dasar UML (Uniefied Modelling Language)

1. Definisi Uniefied Modelling Language (UML)

Menurut Widodo(2011:11), Unified Modeling Language(UML) adalah bahasa permodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang berparadigma (berorientasi objek). Pemodelan (modeling) sesungguhnya digunakan untuk penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudahdipelajari dan dipahami.

Menurut Padeli dkk dalam jurnal CCIT (2008:70), “UML (Unified Modeling Language) adalah salah satu alat bantu yang sangat handal dalambidang pengembangan yang berorientasi objek. Hal ini disebabkan karena uml menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan pengembangan sistem untuk membuat cetakcetak biru atas visi mereka dalam bentuk baku.

Database sebagai kumpulan data dari penempatan tenaga kerja yang saling terkait dan mempengaruhi sesuai dengan tingkat kepentingannya sehingga data tersebut terintegrasi dan independence. (Aris Martono, 2009:307 )

Berdasarkan pendapat yang dijabarkan diatas dapatdiambil kesimpulan bahwa Unified Modeling Language (UML) adalahsebuah bahasa yang merupakan sebuah gambar, untuk di spesifikasikan berdasarkandokumentasi dari sebuah sistem untuk mengembangkan perangkat lunak berbasis OOP (Object Oriented Programming).

2. Langkah-langkah penggunaan Unified Modeling Language (UML)

Langkah-langkah dalam penggunaan Unified ModelingLanguage (UML)sebagai berikut :

a) Buatlah daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.

b) Petakan use case untuk tiap businessprocess untuk mendefinisikan dengan tepat fungsionalitas yang harusdisediakan oleh sistem. Kemudian perhalus usecase diagram dam lengkapi dengan requirement,constraints dan catatan-catatan lain.

c) Buatlah deployment diagram secara kasar untuk mendefinisikan arsitektur fisik sistem.

d) Definisikan requirement lain (non-fungsional, security dan sebagainya) yang juga harus disediakan oleh sistem.

e) Berdasarkan use case diagram, mulailah membuat activity diagram.

f) Definisikan objek-objek level atas (package atau domain) dan buatlah sequence dan/atau collaboration diagram untuk tiap alir pekerjaan. Jika sebuah use case memiliki kemungkinan alir normal dan error, buatlah satu diagram untuk masing-masing alir.

g) Buatlah rancangan user interface model yangmenyediakan antar muka bagi pengguna untuk menjalankan scenario use case.

h) Berdasarkan model-model yang sudah ada,buatlah class diagram. Setiap package atau domain dipecah menjadi hirarki classlengkap dengan atribut dan metodenya. Akan tetapi lebih baik jika setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksi dengan class lain.

i) Setelah class diagram dibuat, kita dapat melihat kemungkinan pengelompokan class menjadi komponen-komponen. Karenaitu buatlah component diagram padatahap ini. Juga, definisikan tes integrasi untuk setiap komponen menyakinkan iaberinteraksi dengan baik.

j) Perhalus deployment diagram yang sudah dibuat. Detilkan kemampuan dan requirement piranti lunak, sistemoperasi, jaringan, dan sebagainya. Petakan komponen ke dalam node.

k) Mulailah membangun sistem. Ada duapendekatan yang dapat digunakan :

1) Pendekatan use case, dengan meng-assign setiapuse case kepada tim pengembang tertentu untuk mengembangkan unit code yanglengkap dengan tes.

2) Pendekatan komponen, yaitu meng-assign setiap komponen kepada tim pengembang tertentu.

3. Bangunan dasar Metodologi Unified Modeling Language (UML)

Menurut Adi Nugroho (2009:117),, Bangunan dasar metodologi UML menggunakan tiga bangunan dasar untukmendeskripsikan sistem/perangkat lunak yang akan dikembangkan, yaitu :

1. Sesuatu (things)

Ada 4 (empat) things dalam Unified Modeling Language (UML), yaitu:

a) Structural things

Merupakan bagian yang relatif statis dalam model Unified Modeling Language (UML). Bagian yang relatif statis dapat berupa elemen-elemen yang bersifat fisik maupun konseptual.

b) Behavioral things

Merupakan bagian yang dinamis pada model Unified Modeling Language (UML), biasanya merupakan kata kerja dari model Unified Modeling Language (UML), yang mencerminkan perilaku sepanjang ruang dan waktu.

c) Grouping things

Merupakan bagian pengorganisasi dalamUnified Modeling Language (UML). Dalam penggambaran model yangrumit kadang diperlukan penggambaran paket yang menyederhanakan model.Paket-paket ini kemudian dapat didekomposisi lebih lanjut. Paket berguna bagipengelompokkan sesuatu, misalnya model-model dan subsistem-subsistem.

d) Annotational things

Merupakan bagian yang memperjelas model Unified Modeling Language (UML) dan dapat berupa komentar-komentar yang menjelaskan fungsi serta ciri-ciri setiap elemen dalam model Unified Modeling Language (UML).

2. Relasi (Relationship)

Ada 4 (empat) macam relationship dalam Unified Modeling Language (UML), yaitu:

a) Ketergantungan

Merupakan hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantungpadanya elemen yang tidak mandiri (dependent).

b) Asosiasi

Merupakan apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya, bagaimana hubungan suatu objek dengan objek lainnya. Suatubentuk asosiasi adalah agregasi yang menampilkan hubungan suatu objek denganbagian-bagiannya.

c) Generalisasi

Merupakan hubungan dimana objek anak(descendent) berbagi perilaku dan struktur data dari objek yang adadiatasnya objek induk (ancestor). Arah dari atas ke bawah dari objekinduk ke objek anak dinamakan spesialisasi, sedangkan arah berlawanansebaliknya dari arah bawah ke atas dinamakan generalisasi.

d) Realisasi

Merupakan operasi yang benar-benar dilakukan oleh suatu objek.

4. Konsep Pemodelan Menggunakan UML (Unified Modeling Language)

Pemodelan menggunakan Unified Modeling Language (UML) merupakan metode pemodelan yang berorientasi objek dan berbasis visual.Karenanya pemodelan menggunakan UML merupakan pemodelan objek yang fokus pada pendefinisian struktur statis dan pemodelan sistem informasi yang dinamis daripada mendefinisikan data dan model proses yang tujuannya adalah pengembangan tradisional, UML menawarkan diagram yang dikelompokkan menjadi lima perspektif berbeda untuk memodelkan suatu sistem. Seperti satu set blue print yang digunakan untuk membangun sebuah rumah.

5. Jenis-jenis Diagram UML (Unified Modeling Language)

Menurut Padeli (2008:5)[9], Berikut ini adalah definisi mengenai 5 diagram UML:

a. Use Case Diagram

Use case adalah adalah deksripsifungsi dari sebuah sistem dari perspektif pengguna. Use case bekerjadengan cara mendeskripsikan tipikal interaksi antara pengguna sebuah sistem(aktor) dengan sistemnya sendiri melalui sebuah cerita bagaimana sebuah sistemdipakai.Use case diagram secara grafis menggambarkan interaksi antara sistem, sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain use case diagram secara grafismendeskripsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna(user) mengharapkan interaksi dengan sistem itu. Use case secaranaratif digunakan untuk secara tekstual menggambarkan sekuensi langkah-langkahdari setiap interaksi.

b. Class Diagram

Class diagram adalah Class yang menggambarkan keadaan (atribut/property) suatu sistem, sekaligus menawarkan pelayanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metode/fungsi).Menggambarkan struktur objectsistem. Diagram ini menunjukkan class object yang menyusun sistem danjuga hubungan antara class object tersebut.

c. Sequence Diagram

Secara grafis menggambarkan bagaimana objek berinteraksi dengan satu sama lain melalui pesan pada sekuensi sebuah use case atau operasi.

d. State Chart Diagram

Digunakan untuk memodelkan behaviourobjek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objekberbagai keadaan yang dapat diasumsikan oleh objek dan event-event(kejadian) yang menyebabkan objek beralih dari satu state ke stateyang lain.

e. Activity Diagram

Secara grafis digunakan untukmenggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis maupun use case.Activity diagram dapat juga digunakan untuk memodelkan action yangakan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi, dan memodelkan hasil dari actiontersebut.

Analisa SWOT

1. Definisi Analisa SWOT

Menurut Rangkuti (2011:64),“SWOT adalah dengan menggabungkan berbagai indikator yang terdapat dalamkekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman”.

Dari definisi yang dijabarkan, makadapat ditarik kesimpulan bahwa SWOTadalah gabungan strategi atau indikator yang dimulai dengan pemantauan,perubahan dan lingkungan baik eksternal maupun internal sehingga dapat memahaminya.

2. Tipe-tipe Strategi SWOT

Menurut Rangkuti (2011:64),Matriks Threats – Opportunities – Weakness – Strenghts (TOWS) merupakanpenggabungan berbagai strategi atau indikator yang membantu manajermengembangkan empat tipe strategi : kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman.Model penggabungannya menggunakan TOWS matriks. Namun tidak semua rencanastrategi yang disusun dari TOWS matriks ini digunakan seluruhnya. Strategi yangdipilih adalah strategi yang dapat memecahkan isu strategi perusahaan.

S-O strategi adalah strategi yangdisusun dengan cara menggunakan semua kekuatan untuk merebut peluang.

a. W-O strategi adalahstrategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkanpeluang yang ada.

b. S-T strategi adalahstrategi yang disusun dengan cara menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman.

c. W-T strategi adalahstrategi yang disusun dengan cara meminimalkan kelemahan untuk menghindariancaman.

Konsep Dasar Adobe Dreamweaver

1. Definisi Adobe Dreamweaver

Dreamweaver adalah sebuah HTML editor profesional untuk mendesain web secara visual dan mengelola situs atau halaman web.

Dreamwaver merupakan software aplikasi yang digunakan sebagai HTML editor profesionaluntuk mendesain web secara visual,aplikasi ini juga yang biasa dikenal dengan istilah WYSIWYG (What You See What You Get) , yangintinya adalah bahwa user tidak harusberurusan dengan tag-tag HTML untuk membuat sebuah situs. Selain itu, Dreamwaver juga memberikan keleluasaankepada user untuk menggunakannyasebagai media penulisan bahasa pemrograman web.Dengan kemampuan fasilitas yang optimal dalam jendela desain membuat programini memberikan kemudahan untuk mendesain webmeskipun untuk para web designerpemula sekalipun (Madcom, 2010:1).

Dikutip dari Jurnal CCIT, menurut Untung Raharja dkk “Macromedia Dreamweaver yaitu sebuah program web editor yang dapat digunakan untuk membuat dan mendesain web tanpa harus menuliskan tag-tag HTMLsatu persatu, Dreamweaver jugamemliki kemampuan untuk mendukung pemrograman Server Side dan Client Side. (Rahardja dkk, 2009:214).

Versi terbaru dari AdobeDreamweaver CS5 adalah Dreamweaver CS5.Pada versi yang terbaru ini, Dreamweaver digunakan tidak hanya untuk desainsaja, teai juga dapat dipergunakan untuk menyunting kode serta membuat aplikasiweb. Dengan dreamweaver CS5 anda bisa menggunakan berbagai bahasa pemrograman web, antara lain: JSP, PHP, ASP, XML,dan Coldfusion.

Bahasa Yang Digunakan dalam Sebuah Web

1. Definisi HTML

Menurut Sutarman (2012:163). “HTML (HypertextMarkup Language) adalah bahasa standar yang digunakan untuk pembuatanhalaman web atau word wide web, dengan hypertext dan informasi lain yang akanditampilkan pada halaman web. Dokumen hypertext bisa berisi teks, gambar, dantipe informasi lain seperti data file, audio, video, dan program executeable”.

Berdasarkan pendapat para ahli yang di atas, dapatdiambil kesimpulan bahwa HTML adalah bahasa yang sangat tepat untuk dipakai menampilkan informasi pada sebuah halaman web,karena HTML menampilkan informasi dalam bentuk hypertext dan juga mendukung sekumpulan perintah yang dapat digunakan untuk mengatur tampilnya informasi tersebut, sesuai dengan namanya, bahasa ini menggunakan tanda (markup) untuk menandai perintah-perintahnya.

2. Definisi PHP

Menurut Anhar (2010:3), “PHPsingkatan dari Hypertext Preprocessor yaitu bahasa pemrograman web server-side yang bersifat open source”. merupakanscript yang terintegrasi dengan HTML dan berada pada server (Server Side HTML Embedded Scripting).”(Anhar, 2010:3). “PHP adalah Script yang digunakan untuk membuat halaman website yang dinamis.” (Anhar, 2010:3).

3. Definisi Database

Database merupakan sekumpulantabel-tabel yang berisi data dan merupakan kumpulan field atau kolom.” (Anhar, 2010:45), Sedangkan Menurut Untung Rahardja dkk dalam jurnal CCIT(2009:238) ”Database adalah kumpulan fakta-fakta sebagai respresentasi daridunia nyata yang saling berhubungan dan mempunyai arti tertentu.”

Konsep Dasar Elisitasi

1. Definisi Elisitasi

MenurutGuritno, Sudaryono, dan Untung Rahardja (2011:302), “Elisitasi(elicitation) berisi usulan rancangan sistem baru yang diinginkan oleh pihakmanajemen terkait dan disanggupi oleh penulis untuk dieksekusi”.

Menurut Nugroho (2010:10), Akuisisi informasi dari seseorang ataukelompok dengan cara yang tidak mengungkapkan maksud dari wawancara ataupercakapan. Sebuah teknik pengumpulan intelijen sumber manusia, umumnyaterbuka.

Berdasarkanbeberapa pendapat yang dikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwaelisitasi adalah usulan rancangan sistem baru yang diinginkan.

2. Jenis-jenis Elisitasi

Menurut Guritno, Sudaryono danUntung Rahardja (2011:302), Elisitasi didapat melalui metode wawancara dandilakukan melalui tiga tahap, yaitu sebagai berikut:

1. Elisitasi Tahap I

Berisi seluruh rancangan sistem baruyang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara.

2. Elisitasi Tahap II

Merupakan hasil pengklasifikasiandari elisitasi tahap I berdasarkan metode MDI. Metode MDI ini bertujuan untukmemisahkan antara rancangan sistem yang penting dan harus ada pada sistem barudengan rancangan yang disanggupi untuk dieksekusi.

a. “M” pada MDI itu artinya Mandatory. Maksudnya requirement tersebut harus ada dan tidak boleh dihilangkan pada saat membuat sistem baru.

b. “D” pada MDI itu artinya Desirable. Maksudnya requirement tersebut tidakterlalu penting dan boleh dihilangkan. Tetapi jika requirement tersebutdigunakan dalam pembentukan sistem, akan membuat sistem tersebut lebih perfect.

c. “I”pada MDI itu artinya Inessential. Maksudnya bahwa requirement tersebutbukanlah bagian dari sistem yang dibahas dan merupakan bagian dari luar sistem.

3. Elisitasi Tahap III

Merupakan hasil penyusutan darielisitasi tahap II dengan cara mengeliminasi semua requirement yangoptionnya I pada metode MDI. Selanjutnya semua requirement yang tersisadiklasifikasikan kembali melalui metode TOE.

a. “T” artinya Technical, maksudnya bagaimana tata cara / tehnik pembuatan requirement tersebut dalam sistem yang diusulkan.

b. “O” artinya Operational, maksudnya bagaimana tata cara penggunaan requirementtersebut dalam sistem yang akan dikembangkan.

c. “E” artinya Ekonomi, maksudnya berapakah biaya yang diperlukan guna membangunrequirement tersebut di dalam sistem.

Metode TOE tersebut dibagi kembalimenjadi beberapa option, yaitu sebagai berikut:

a. High (H) : Sulit untuk dikerjakan,karena tehnik pembuatan dan pemakaiannya sulit serta biayanya mahal. Sehingga requirement tersebut harus dieliminasi.

b. Middle (M) : Mampu untuk dikerjakan.

c. Low (L) : Mudah untuk dikerjakan.

4. FinalDraft Elisitasi Final draft merupakan hasil akhir yang dicapaidari suatu proses elisitasi yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan suatusistem yang akan dikembangkan.

Definisi Pengujian Sistem

1. DefinisiPengujian Black Box

Dikutip dari diakses pada tanggal 15 juni 2014. Black box testing adalah pengujian yangdilakukan hanya mengamati hasil eksekusi melalui data uji dan memeriksafungsional dari perangkat lunak. Jadi di analogikan seperti kamu melihat suatukotak hitam, kamu hanya bisa melihat penampilan luarnya saja, tanpa tau ada apadibalik bungkus hitam nya. Sama seperti pengujian Black box, mengevaluasi hanyadari tampilan luarnya (interface)fungsionalitasnya. Tanpa mengetahui apa sesungguhnya yang terjadi dalam proseslengkapnya.

a. Kelebihan Black Box

- Dapat memilih subset test secaraefektif dan efisien.

- Dapat menemukan cacat

- Memaksimalkan tersting investmen

b. Kelemahan Black Box

- Tester belum sepenuhnya yakin apakahperangkat lunak tersebut benar-benar lulus uji.

Konsep Dasar Literature Review

1. Definisi Literature Review

Menurut (Suryo dkk, 2010:86)[15], Tugas tama lain “Tujuan Pustaka” adalah menganalisasecara kritis pustaka penelitian yang ada saat ini. Tinjauan pustaka tersebutperlu dilakukan secara ketat dan harus mengandung keseimbangan antara uraiandeskriptif dan analisa secara kritis. Identifikasi kekuatan dan kelemahanpustaka tersebut dengan menelaah hasil atau temuan penelitian tersebut,metodelogi yang digunakan, serta bagaimana hasil tempat tersebut dibandingkanpenelitian atau publikasi lainnya.

2. Jenis-JenisPenelitian Yang digunakan

Jenis Penelitian Berdasarkan Fungsinya

Secara umum penelitian mempunyai duafungsi utama, yaitu mengembangkan ilmu pengetahuan dan memperbaiki praktik.

a. PenelitianDasar Penelitiandasar (basic research) disebut pula penelitian murni (pure research)atau penelitian pokok (fundamental research). Penelitian ini diarahkanpada pengujian teori dengan hanya sedikit atau bahkan tanpa menghubungkanhasilnya untuk kepentingan praktik.

b. Penelitian Terapan Penelitian terapan (applied research) berkenaan dengan kenyataan-kenyataan praktis, yaitu penerapan danpengembangan pengetahuan yang dihasilkan oleh penelitian dasar dalam kehidupan nyata.

c. Penelitian Evaluasi Penelitianevaluasi (evaluation research) fokus pada suatu kegiatan dalam unit (site)tertentu. Kegiatan tersebut dapat berbentuk program, proses, ataupun hasilkerja; sedangkan unit dapat berupa tempat, organisasi, ataupun lembaga.

LiteratureReview

Sebagai salah satu dari metode penerapan yang dilakukan dan kolerasi yang searah,diantaranya sebagai berikut:

1. Penelitian yang dilakukan oleh Yayah Ratnasari (2009) penelitian telah dilakukan di STMIK RAHARJA dengan judul “Perancangan Sistem Pengendalian Dokumen Pada Biro Kendali Mutu di Perguruan Tinggi Raharja”. Sistem yang digunakan pada penelitiantersebut yaitu dengan menggunakan bahasa pemrograman Web Server Apache, PHP,dan menggunakan database MySQL, tujuannya agar menghasilkan suatu informasiyang lebih jelas dan baik. Penulis mengambil kesamaan pada penelitian ini yaitupenyusunan dokumen yang disusun rapi, serta dari software pendukung dalampembuatan sebuah sistem.

2. Penelitianyang dilakukan oleh Aini Aliyah (2011) penelitian telah dilakukan di DinasPendidikan Kabupaten Tangerang dengan judul “ Perancangan dan ImplementasiSistem Informasi Kearsipan Surat Masuk-Keluar Pada Bagian Umum di Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang Berbasis Web” Sistem yang digunakan padapenelitian tersebut yaitu dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan Mysql.Keunggulan yang bisa di lihat ialah lebih efisien saat mengolah semua arsiptermasuk melakukan pencatatan ,penyortiran ,dan pencarian tidak harus membukafile yang ada di dalam map arsip kekurangan dalam sistem ini ialah kosakata databaseyang tidak berurutan sehingga membuat admin lebih sulit mencari data untuk diubah.

3. Penelitian yang dilakukan oleh Mesiana Pasaribu (2013) penelitian telah dilakukan di Fiznet.netTangerang dengan judul “Rancangan Sistem Informasi Kearsipan Pada Fiznet.netTangerang” sebuah aplikasi yang di gunakan dengan menggunakan aplikasi berbasis web dan membangun database dengan menggunakan MySQL. Kekurangan dalam aplikasi ini belum ada user yangmenjalankan serta mengelola aplikasi ini dengan baik.

4. Penelitian yang dilakukan oleh Tartib Wardana (2013) dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Kearsipan SMA N 11 Purworejo” masalah yang sering terjadi ialah tidak adanya fasilitasyang memenuhi untuk menyimpan data-data dokumen sehingga membutuhkan waktu yanglama dalam proses kerja para guru. Kekurangan Sistem masihbersifat stand alone ,sehingga hanya pada satu komputer yang dapatmengelola sistem, di harapkan dapat dikembangkan menjadi client server .Kelebihan dari sistem disini ialah Sistemsangat user friendly dan sesuai dengan kebutuhan user. Hasil akhir dari aplikasi yang dibangunsudah di implementasikan dan berjalan dengan baik, namun tetap masihmembutuhkan kontrol terhadap sistem dan pengembangan sesuai dengan kebutuhan user.

5. Penelitian yang dijalankan oleh Dwi Astuti (2009) penelitian ini tentang perancanganSistem Komputerisasi Peminjaman dan Pengembalian Buku Pada Perpustakaan Umum Cikokol Tangerang. Sistem ini dibuat untuk mempermudah dalam penyimpanadata-data perpustakaan yang penting, dikarenakan pencatatannya masihmenggunakan buku dan lemari arsip sehingga kemungkinan hilang dan rusaknya datasangat besar. Maka dibuat suatu sistem dengan menggunakan Visual Basic.Kesamaan yang terdapat dalam penelititan yang dilakukan penulis yaitu terdapat pada tujuan dari pembuatan Sistem Informasi yang lebih baik dalam proses penyimpanan data-data, serta meminimalkan terjadinya kehilangan atau kerusakan data.

6.Penelitian yang dilakukan oleh Nursi’ahWulandari (2009) yang berjudul Sistem Informasi Kearsipan pada SMP Negeri 1Polokarto kabupaten Sukoharjo. Sistem Informasi yang diusulkan ini menggunakanbahasa pemrograman Borland Delphi 1.0, dengan database MySQL Server. Hubunganpenelitian yang dilakukan dengan penulis yaitu memiliki kesamaan dalam prosessistem yang akan dibuat dan database yang digunakan.

Berdasarkan hasil literature review yang dilakukan peneliti, dapat disimpulkan bahwapenelitian yang berjudul “Perancangandan Implementasi Sistem Informasi Kearsipan Surat Masuk-Keluar Pada Bagian Umumdi Dinas Pendidikan Kabupaten Tangerang Berbasis Web” memiliki persamaanterhadap penelitian yang sudah ada yaitu pada penelitian yang dilakukan oleh Aini Aliyah.

BAB III

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Gambaran Umum Perusahaan

Berpijak pada upaya untuk melaksanakan amanat peraturanperundang – undangan dan memenuhi kebutuhan akan perencanaan pembangunan daerahmaka Pemerintah kota Tangerang telah menetapkan Peraturan Daerah Nomer 2 Tahun2008 tentang Sistem Perencanaan Pembanguna Daerah dan Peraturan WalikotaTangerang tentang petunjuk Teknis dan Pelaksanaan Penyusunan DokumenPerencanaan Pembangunan Daerah yang pada prinsipnya mengatur lingkup, dantahapan mekanisme penyusunan dan penetapan rencana serta pengendalian dan evaluasipelaksanaan pembanguna daerah. Dalam konteks perencanaan pembangunan jangkamenengah, Pemerintah Kota Tangerang dan seluruh komponen pelaku pembangunan diKota Tangerang mengemban amanat untuk menyusun, melaksanakan, mengendalikan danmengevaluasi pelaksanaan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD)Kota Tangerang sebagai bagian dari perencanaan pembangunan nasional danProvinsi Banten. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) adalahdokumen perencanaan pembangunan daerah yang memuat visi, misi, dan programprioritas walikota serta memuat strategi pembangunan daerah, kebijakan umum dankerangka ekonomi makro disertai dengan rencana kerja dalam kerangka regulasidan kerangka pendanaan yang bersifat indikatif yang penyusunannya berpedomanpada RPJPD dan memperhatikan RPJMD Provinsi Banten dan RPJM Nasional.

Sejalan dengan proses penyusunan RPJMD Kota Tangerangmaka seluruh Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) Kota Tangerang melaksanakanpenyusunan Rencana Startegis (Renstra) SKPD. Rencana Strategis (Renstra) SKPDmerupakan dokumen perencanaan SKPD yang memuat visi, misi, strategi, kebijakan,program dan kegiatan SKPD yang bersifat indikatif yang disusun sesuai dengantugas dan fungsi SKPD serta berpedoman kepada RPJMD. Proses penyusunan danpenetapan Renstra SKPD sebagai suatu proses yang sejalan dan timbal balikdengan penyusunan dan penetapan RPJM Daerah sebagaimana diamanatkan dalamPeraturan Daerah Nomor 2 Tahun 2008tentang sistem Perencanaan PembangunanDaerah dimana tahapan – tahapan pokoknya dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Kepala Bappeda menyiapkan rancangan awal RPJMD(Pasal 13 Ayat 1);

2. Kepala SKPD menyiapkan rancangan Renstra SKPDsesuai dengan tugas pokok dan fungsinya dengan berpedoman pada rancangan awalRPJM Daerah (Pasal 13 Ayat 2);

3. Kepala Bappeda menyusun rancangan RPJMD denganmenggunakan rancangan Renstra SKPD (Pasal 14);

4. Kepala SKPD menyusun rancangan akhir Renstra SKPDberdasarkan rancangan akhir RPJMD (Pasal 16 Ayat 3);

5. RPJMD ditetapkan dengan peraturan daerah palinglambat 6 (enam) bulan setelah walikota dilantik (Pasal 17 ayat 1);

6. Renstra SKPD ditetapkan dengan Keputusan KepalaSKPD paling lambat 1 (satu) bulan setelah ditetapkannya RPJMD dan diserahkankepada Bappeda (Pasal 17 Ayat 2);

Kecamatan Batuceper merupakan salah satu perangkat daerahkota sebagai pelaksanaan teknis kewilayahan yang mempunyai wilayah kerjatertentu yang terbentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi Kecamatan danKelurahan. Berdasarkan kebijakan tersebut, Kecamatan Batuceper memegang peranyang strategis dalam pelayanan kepada masyarakat dan penyelenggaraan tugas umumpemerintahan

Sejarah Singkat

Seiring denganditerapkannya Undang – Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang SistemPerencanaan Pembangunan Nasional dan undang – Undang Nomor 32 Tahun 2004tentang Pemerintahan daerah menandai lahirnya paradigma baru perencanaanpembangunan yang lebih memberikan keleluasaan dan kewenangan kepada daerah untukmerencanakan dan melaksanakan pembangunan daerah sesuai dengan kebutuhan dankarakteristiknya guna meningkatkan kesejahteraan masyarakatnya. Dalam konteksperencanaan pembangunan daerah sebagaimana diamanatkan oleh peraturan perundang– undangan tersebut dan peraturan pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentangTahapan, Tata Cara Penyusunan, Pengendalian Dan evaluasi Pelaksanaan RencanaPembangunan Daerah, perencanaan pembanguna daerah merupakan satu kesatuan dalamsistem perencanaan pembangunan nasional yang meliputi : Rencana PembangunanJangka Panjang Daerah (RPJPD), Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah(RPJMD) dan rencana Kerja Pemerintah daerah (RKPD) dengan tetap menjaminterciptanya keterpaduan dan keberlanjutan pembangunan baik antardaerah, antarruang,antarwaktu maupun antarfungsi pemerintahan.

1. VISI dan MISI Kantor Kecamatan Batu Ceper

A. VisiKantor Kecamatan Batu Ceper

a) Mengedepankan profesionalisme yang dilandasi oleh tatanilai sosial dan norma akhlak mulia dalam penyelenggaraan tata kelolaPemerintah kecamatan yang baik untuk mewujudkan pembangunan yang parsitipatifdan kondisi kecamatan yang aman, nyaman, dan tertib.

b)Mengedepankan profesionalisme yang dilandasi oleh tatanilai dan norma akhlak mulia dalam pelayanan prima (terpadu, cepat akurat,bersahabat dan terjangkau) terhadap masyarakat.

B. MisiKantor Kecamatan Batu Ceper

a) Meningkatkan tata kelola pemerintahan danpembangunan

b) Meningkatkan tata kelola pelayananmasyarakat

Struktur Organisasi

Sebuah Organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatustruktur organisasi yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian danpenyatuan usaha, untuk menunjukkan kerangka-kerangka hubungan di antara fungsi,bagian-bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab. Serta untuk menunjukan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yangdiperlukan dalam suatu organisasi.

Sama halnya dengan Kantor Kecamatan Batuceper Kota Tangerang , pada tahun 2013/2014 yang mempunyai strukturorganisasi sebagai berikut :

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

Tugas dan Tanggung Jawab

1. Camat

Camatmempunyai tugas pokok memimpin, mengatur, mengkoordinasikan dan mengendalikankegiatan penyelenggaraan tugas Kecamatan dalam lingkup urusan-urusanpemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, ekonomi dan pembangunan, sertakemasyarakatan sesuai dengan visi dan misi Walikota sebagaimana terjabarkandalam Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah.

2. Sekretariat

Sekretariatdipimpin oleh seorang Sekretaris Camat yang mempunyai tugas pokok membantuCamat dalam pengkoordinasian pelaksanaan kebijakan penyelenggaraankewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan oleh Walikota dantugas-tugas umum pemerintahan serta menyelenggarakan pelayanan administratif dibidang.umum, kepegawaian, keuangan, dan perencanaan

3. SubBagian Umum Dan Kepegawaian

Sub Bagian Umum Dan Kepegawaian dipimpin oleh seorangKepala Sub Bagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas danfungsi Sekretariat di bidang.administrasi umum dan administrasi kepegawaian.

4. Sub.BagianKeuangan

Sub BagianKeuangan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian yang mempunyai tugas pokokmelaksanakan sebagian tugas dan fungsi Sekretariat di bidang.administrasikeuangan.

5. SubBagian Perencanaan

Sub Bagian Perencanaan dipimpin oleh seorang KepalaSub Bagian yang mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas dan fungsiSekretariat di bidang.perencanaan.

6. SeksiTata Pemerintahan

Seksi Tata Pemerintahan dipimpin oleh seorang KepalaSeksi yang mempunyai tugas pokok membantu Camat dalam penyelenggaraankewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan.

7. SeksiPemberdayaan Masyarakat

Seksi Pemberdayaan Masyarakat dipimpinoleh seorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokok membantu Camat dalampenyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan olehWalikota dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan pemberdayaanmasyarakat.

8. SeksiKetentraman Dan Ketertiban Umum

Seksi Ketentraman Dan Ketertiban Umum dipimpin olehseorang Kepala Seksi yang mempunyai tugas pokok membantu Camat dalampenyelenggaraan kewenangan-kewenangan pemerintahan yang telah dilimpahkan olehWalikota dan tugas-tugas umum pemerintahan dalam lingkup urusan ketentraman danketertiban umum.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Yang Berjalan

Untukmenganalisa sistem yang berjalan pada saat ini, pada penelitian ini menggunakanUML (Unified Modeling Language) untuk menggambarkan proses dan proseduryang berjalan saat ini, sebagai berikut :

1. ProsedurPengolahan Surat Masuk (Kelahiran)

Proses surat yang menangani suratkelahiran termasuk adanya warga baru yang akan masuk wilayah tersebut harussegera di daftarkan.

2. ProsedurPengelolaan Surat Keluar (kematian)

Prosessurat yang menangani kematian penduduk harus di data agar bisa dikendalikansupaya ketika ada warga baru yang masuk masih bisa terkendali.

Usecase Diagram Bagian PengarsipanSurat Masuk-Keluar

Gambar3.2 Use Case Diagram

Berdasarkan gambar 3.2 Use Case Diagram yangberjalan terdapat beberapa penjelasan :

a. 1 Sistem yang menjelaskan seluruh kegiatan Sistem Pengarsipan Surat Masuk-Keluarpada Kantor Kecamatan Batu Ceper Kota Tangerang.

b. 4 actor yang melakukan kegiatan, yaituSub bagian umum, Sekcam, Camat dan sie.

c. 7 Use Case yang menunjukkan fungsi sistem,yaitu menerima surat masuk, mengelola surat masuk, disposisi surat, acc surat,acc disposisi, pengiriman surat keluar. UseCase ini memilik 4 fungsi include yaitu mengelola surat, sortirsurat, acc surat dan acc disposisi.

Analisa Sistem yang Berjalan

Metode Analisa Sistem

1. Analisa SWOT

Analisa SWOT dilakukanberdasarkan kekuatan dan faktor positif yang berasal dari internal organisasi,untuk mengurangi kelemahan dari faktor internal tersebut, peluang ataukesempatan yang ada dari faktor eksternal dapat mempertahankan kekuatan sambilmengurangi kekuarangan dan ancaman yang dipengaruhi oleh faktor eksternalorganisasi.

Analisisuntuk mencari strategi menggunakan kekuatan dan memanfaatkan peluang yang ada (strategi S-O) serta menggunakankekuatan yang ada untuk menghindari ancaman (strategi S-T). Selain itu dapatdianalisis juga strategi untuk mengurangi kelemahan untuk mecapai peluang yangada (strategi W-O) serta mengatasi ancaman atau resiko yang akan terjadi nanti(strategi W-T). Berikut tabel strategi S-O, W-O, S-T dan W-T dapat dilihat padatabel 3.3 di bawah ini :

Tabel 3.3 Faktor Strategi Internal

Tabel 3.4 Faktor Startegi Eksternal

Tabel3.5 Strategi SWOT

Analisa Batasan Sistem

Adapun analisa yangdilakukan lebih memprioritaskan kepada pengembangan sistem informasipengarsipan di kantor kecamatan batu ceper kota tangerang. Mulai dari proses pembuatan surat kelahiran (masuk) dan kematian (keluar) ke kantor kecamatan batu ceper sampai kepada realisasi dari surat tersebut dan pelaporannya kepada pimpinankecamatan.

Analisa Kekurangan Sistem Yang Berjalan

Berdasarkan hasil pengamatan dan diskusi dengan beberapa bagian yang dilakukan penulisterhadap sistem yang berjalan di Kecamatan Batu Ceper Kota Tangerang, terdapatbeberapa kekurangan sistem yang berjalan diantaranya sebagai berikut :

a. Penyimpanan data-data surat yang belumbisa terkontrol sesuai keinginan.

b. Belum adanya sistem informasi yangmemudahkan para pegawai untuk menghemat waktu dalam pencarian arsip.

c. Mengelola surat masih dengan carasederhana.

Analisa Kontrol Sistem

Kontrol terhadap sebuah sistem sangat dibutuhkanagar sistem dapat berjalan dengan baik. Pengaturan yang ada belum cukup untukmengontrol alurnya sistem sebagai mestinya. Saat ini pengamatan sistemdilakukan oleh pimpinan yaitu camat dengan melakukan pengecekan terhadaplaporan. Terkadang lambatnya pembuatan laporan di pengaruhi dengan kontrol yangdilakukuan. Usulan dengan adanya orang yang setiap saat melakukan kontrolsistem by sistem supaya secara otomatis sistem akan terkontrol sesuai denganbaik dengan melakukan pemisahan hak akses terhadap sistem yang sudah ada.

Analisa Prosedur

Berdasarkandari pengamatan yang dilakukan penulis, prosedur yang berjalan saat ini masihbelum efektif sehingga kurangnya kontrol dapat mempengaruhi hasil kerja kantor.Dari kurangnya alat penyimpanan pada arsip sehingga tidak tersusunnya secarabaik data arsip-arsip yang penting. Hal tersebut dapat menyebabkan pihak-pihakyang tidak mempunyai kepentingan dapat sangat mudah mengakses seluruh dataarsip penting .

Analisa Kebutuhan Sistem

Berdasarkan hasil analisa dari beberapa bagian dapatdiambil kesimpulan bahwasannya yang dibutuhkan kecamatan ini lebih di utamakanadanya sebuah media yang dapat membantu menyimpan data-data surat dengan amandan baik termasuk kontrol terhadap suat yang keluar masuk dari dan kecamatansampai kepada realisasi surat tersebut. Sehingga seluruh kegiatan KecamatanBatu Ceper dapat berjalan dengan baik.

Konfigurasi Sistem Yang Berjalan

1. SpesifikasiHardware

1. Processor  : Intel Pentium IV

2. Monitor  : “Samsung ”

3. Mouse

4. Ram  : 512 MB

5. Harddisk  : 80 GB

6. Keyboard  : PS/2 Standard Keyboard

2. SpesifikasiSoftware

1. Microsoft Office Word 2007

2. Microsoft Office Excel 2007

3. HakAkses (Brainware)

1. Subag Umum & Kepegawaian

2. SekCam

3. Camat

Permasalahan Yang Dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

1. MasalahYang Dihadapi

Berdasarkananalisa yang dilakukan, adanya Sistem E-Document pada SuBag Umum Kecamatan Batu Ceper KotaTangerang saat ini sudah baik. Tetapi secepatnya dengan perkembangan xaman makakebutuhan informasi akan hal tersebut masih memerlukan pengembangan lebih luaslagi hingga mencapai sistem yang mumpuni dan handal berfungsi semaksimalmungkin untuk memberi informasi secara akurat di Kecamatan Batu Ceper KotaTangerang.

Olehsebab itu permasalahan yang dihadapi adalah sebagai berikut :

a. Memakanwaktu yang lama dalam pencarian data

b. Diperlukanketelitian pegawai dalam pencatatan data

2. AlternatifPemecahan Masalah

Setelahmengamati dan menganalisa dari beberapa permasalahan yang terjadi pada sistemyang berjalan, terdapat beberapa alternatif pemecahan dari permasalahan yangdihadapi, anatara lain sebagai berikut :

1. Harusbisa memahami sebuah aplikasi

2. Memberikanhak login kepada bagian umum untuk menangani proses pengolahan data

User Requirement

Untuk mengetahuikebutuhan yang ada pada sistem terhadap aplikasi yang akan dirancang olehpenulis dengan mengunakan elisitasi sebagai media dalam memenuhi kebutuhan tersebut.

Elisitasi Tahap I

Elisitasitahap I berdasarkan hasil dari wawancara pada bagian kasubag Umum, berikutadalah lampiran Diagram Elisitasi Tahap I :

Tabel 3.6 Diagram Elisistasi Tahap I

Elisitasi Tahap II

Elisitassi Tahap II dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudiandiklasifikasikan melalui Metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential (I) dan harus dieliminasi :

Tabel 3.7 Diagram Elisistasi Tahap II

Keterangan:

1. M = Mandatory (yang diinginkan)

2. D = Desirable (diperlukan)

3. I = Inessential (yang tidak mutlak diinginkan)

Elisitasi Tahap III

Berdasarkan Elisitasi Tahap II diatas, dibuatlah Elisitasi Tahap III yangdiklasifikasikan kembai dengan menggunakan metode TOE dengan opsi HML. Terdapatrequirement yang opsinya High (H) dan harus dieliminasi. Berikutadalah requirement tersebut :

Tabel 3.7 Diagram Elisistasi Tahap III

Keterangan:

1. T = Technical

2. O = Operational

3. E = Economic

4. L = Low

5. M = Middle

6. H = High

7. I = Inessential (yang tidak mutlak diinginkan)

Final Draft Elisitasi

Final draft elisitasi merupakanbentuk akhir dari tahap – tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasarpengembangan sistem yang akan dibentuk. Berdasarkan Elisitasi tahap III diatas,menghasilkan requirement yang dapatmembantu penulis dalam membuat sistem pengarsipan pada Kecamatan Batu CeperKota Tangerang. Berikut penulis lampirkan Diagram Final Draft Elisitasi.

Final Draft Elisitasi

BAB IV

RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

RancanganSistem Usulan

Prosedur Sistem Usulan

Berdasarkan analisayang berjalan, maka diketahui sistem yang sedang dijalankan saat ini belumsepenuhnya memenuhi kebutuhan didalam pengolahan data dan memperoleh informasiuntuk pihak kecamatan. Untuk itu keperluan akan dalam mengolah data menjadi halyang sangat diharapkan.

Sistem yang telah diusulkan adalah sistem yangdidapat dan proses analisa pada sistem yang lama, yang bertujuan untukmemperbaiki kekurangan atau kelemahan pada sistem yang lama. Maka itudiharapkan dengan adanya rancangan usulan yang akan dapat mendukung kinerjadalam pengolahan data dan informasi akan lebih baik secara cepat, tepat, danakurat. Untuk menganalisa sistem yang diusulkan, pada analisa ini menggunakan program Visual Paradigm for UML 6.4. untuk menggambarkan alur Use Case Diagram, Class Diagram, SequenceDiagram, Statechart Diagram dan ActivityDiagram.

Use Case Diagram Sistem Yang Diusulkan

Untukmengetahui sistem yang akan diusulkan, pada analisa ini penulis menggunakanprogram Visual Paradigm for UML 6.4. untuk menggambarkan Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, Class Diagram dan Statechart Diagram.

Gambar4.1 Use Case Diagram yang diusulkan

Berdasarkan Gambar 4.1 Use Case Diagram :

1. 1 system yang mencakup seluruh sistem laporan surat kependudukan di KecamatanBatu Ceper Kota Tangerang.

2. 2 Actor yangmelakukan kegiatan, diantaranya Admin dan Anggota.

3. 2 Include

Pada Use Case ini, anggota hanya bisamelakukan Login, mengecek laporan dan logout karena pada extend home dikendalikan oleh admin.

ActivityDiagram yang diusulkan untuk surat

Gambar4.2 ActivityDiagram sistem yang diusulkan untuk Surat

1. 1 Initial node, sebagai awal mulanya objek

2. 10 Action

3. 1 DecisionNode, untuk mengambil suatu keputusan

4. 1 Final node, sebagai final pada objek

Activity Diagram sistem yang diusulkan untuk Laporan

Gambar4.4 ActivityDiagram sistem yang diusulkan untuk Laporan

1. 1 Initial node, sebagai awal mulanya objek

2. 1 DecisionNode, untuk mengambil suatu keputusan

3. 1 Final node, sebagai final pada objek

Activity Diagram sistem yang diusulkan untuk Perubahan Penduduk

Gambar4.3 Activity Diagram sistem yang diusulkan untuk Perubahan Penduduk

1. 1 Initial node, sebagaiawal mulanya objek

2. 3 Action

3. 1 DecisionNode, untuk mengambil suatukeputusan

4. 1 Final node, sebagai final pada objek

Activity Diagram sistem yang diusulkan untuk Data Master

Gambar4.5 Activity Diagram sistem yang diusulkan untuk Data Master

1. 1 Initial node, sebagaiawal mulanya objek

2. 7 Action

3. 1 DecisionNode, untuk mengambil suatukeputusan

4. 1 Final node, sebagai final pada objek

State Diagram

Gambar4.6 State Diagram

1. 1 Initial Pseudo State, sebagaiawal mulanya objek

2. 15 State sebagai suatu objek.

3. 1 Decision node yaitu sebagai pilihan ya atau tidak

Analisa Sistem Yang Diusulkan Pada Class Diagram

Gambar 4.7. ClassDiagram sistem yangdiusulkan

1. 5 Class, yangmemiliki himpunan dari objek yang berbagi atribut serta operasi yang sama

2. 5 Association,hubungan antara objek satu dengan objek lainnya yang mempunyai nilai.

Sequence Diagram Yang Diusulkan

Gambar 4.8 SequenceDiagram yang diusulkan

Perbedaan Prosedur Antara Sistem Berjalan dan Sistem Usulan

Rancangan Basis Data

Spesifikasi database merupakan desain basis data yang dianggap telah normal.

Spesifikasi Basis Data

Desain database menjelaskan media penyimpanan yang digunakan, isi yangharus disimpan, primary key, panjang record, dan struktur. Spesifikasidatabase yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut: .

1. Nama Tabel  : det_keluarga

Media  :Harddisk

Isi  : (id_keluarga + no_ktp)

Organisasi File  :index

Primary Key  :id_keluarga

Panjang Record  :40

2. Nama Tabel  : keluarga

Media  :Harddisk

Isi  : (Id_keluarga + Kepala_keluarga + alamat + dusun + rt + rw+ ekonomi)

Organisasi File  :index

Primary Key  :id_keluarga

Panjang Record  :174

3. Nama Tabel  : mutasi_keluarga

Media  :Harddisk

Isi  : (id_mutasi + id_warga + jenis_mutasi + tanggal + keterangan)

Organisasi File  :index

Primary Key  :id_mutasi

Panjang Record  :102

4. Nama Tabel  : surat

Media  :Harddisk

Isi  : (id_surat+ jenis_surat + no_surat + nama_surat + tanggal + isi_surat + tanda_tangan + id_warga+ nama_warga)

Organisasi File  :index

Primary Key  :id_mutasi

Panjang Record  :290

5. Nama Tabel  : warga

Media  :Harddisk

Isi  :(no_ktp + nama+ agama + t_lahir + tgl_lahir+ j_kel + gol_darah + w_negara + pendidikan + pekerjaan + s_nikah + status)

Organisasi File  :index

Primary Key  : no_ktp

Panjang Record  : 192

Rancangan Tampilan Program

Padatahap ini merupakan gambaran yang jelas mengenai alur yang lengkap seorang admin yangditeliti, juga sebagai pemenuhan kebutuhan dari pada para pengguna sistem.

Tampilan Sistem yang Diusulkan

Tampilan Halaman Login

Gambar 4.7 Halaman Login

Tampilan ini merupakan halamanlogin bagi Admin. Login diberikan sesuai hak akses yang diberikan olehkecamatan.

Tampilan Menu Home

Gambar 4.8 Menu Home

Pada halaman ini merupakan akses utama admin. Hak akses bagi adminjuga ditentukan oleh kecamatan.

Tampilan Menu Pilih Surat

Gambar 4.9 Menu Pilih Surat

Pada tampilan ini admin bertugas membuat surat sepertisurat keterangan, surat keterangan pindah, surat keterangan, adat istiadat,surat keterangan domisili, surat keterangan usaha, surat keterangan lainnya,surat kelahiran dan surat kematian.

Tampilan Menu Buat Surat

Gambar 4.10 Menu Buat Surat

Halaman ini digunakan untuk pembuatan surat olehadmin.

Konfigurasi Sistem Usulan

Spesifikasi Hardware

Untuk mengimplementasikan sistem inidengan baik penulis mengklasifikasikannya sebagai berikut :

1. Processor : dual core, 2.6 GHz

2. Monitor : SVGA 14”

3. Mouse

4. Ram  : 1 GB

5. Harddisk  : 250 GB

6. Keyboard  : PS/2 Standard Keyboard

Apliksi yang Digunakan

1. Microsoft Office Word 2007

2. Office 2007

Hak Akses

1. Subag Umum & Kepegawaian

2. SekCam

3. Camat

Testing Pengujian Dengan BlackBox

Tabel 4.7. Pengujian Black Box

Berdasarkan Tabel 4.7. pengujian di lakukandengan metode testing menggunakan BlackBox pada metode ini dilakukan dengan menguji form login, dan hasilnya ketika admin salah memasukkan user atau password sistem akan menampilkan pesan kesalahan, lalu di lanjutkanlagi dengan pengujian pencarian data penduduk berdasarkan nama, sistem akanmenampilkan beberapa nama jika admin mencari berdasarkan nama saja setelah itupada pengujian entri warga.

Rancangan Prototype

Gambar 4.11 Rancangan prototype

Rancangan Implementasi

Setelah sistem selesai di analisa dan sudahdiimplementasikan. Pada tahap ini terdiri dari beberapa kegiatan sistem yang dilakukan sebelum sistem ini benar-benardijalankan. Kegiatan yang harus dilakukan antara lain :

a. Tahap Pengumpulan data

Pada proses ini sistem membuatrancangan untuk menyimpan dan mengumpulkan data, sehingga data yang diperlukandapat di rancang sistem programnya.

b. Analisa sistem

Analisa sistem adalah suatukegiatan yang dilakukan oleh orang dalam analisanya untuk diketahui kebenarannyaagar mencapai suatu tujuan

c. Perancangan sistem

Perancangan sistem ini adalah suatuanalisa yang telah di analisis oleh analis nya untuk menghasilkan program yangmudah di pahami oleh pembuatnya.

c. Perancangan sistem

Perancangan sistem ini adalah suatuanalisa yang telah di analisis oleh analis nya untuk menghasilkan program yangmudah di pahami oleh pembuatnya.

d. Pembuatan program

Pembuat program Pembuatan programadalah kegiatan menulis kode program yang akan dieksekusi oleh komputer sesuaidengan yang dibutuhkan oleh user.

e. Testing program

Testing program dilakukan untukmengetahui kesalahan kesalahan yang ada. Dan untuk memastikan kebenaran dalampenulisan kode program kedalam komputer.

f. Evaluasi program

Evaluasi program, kegiatan ini dilakukan setelah tes program,tujuannya untuk mengetahui kesalahan serta kekurangan pada program yang telahdibuat.

g. Perbaikan program

Perbaikan program ialah penguranganatau penambahan pada tahap tahap tertentu yang tidak diperlukan, agar programbenar-benar dapat berjalan optimal sesuai dengan kebutuhan user.

h. Pelatihan

Pelatihan, terhadap pegawai harusditerapkan untuk memahami sebuah sistem agar segera diimplementasikan.

i. Dokumentasi

Pengarsipan file yang tersusunsesuai prosedur sangat membantu memudahkan pencarian data jika terdapat kesalahan nanti atau kehilangan data.

Time Schedule

Etimasi Biaya

1. Wawancara Rp. 200.000,-

2. Observasi Rp. 300.000,-

3. Study Pustaka Rp. 200.000,-

4. Pengumpulan Data Rp. 200.000,-

5. ProsesAnalisis Rp. 300.000,-

6. Transportasi Rp. 300.000,-

7. Pembuatan Laporan Rp. 200.000,-

8. Dokumen Rp. 300.000,-+

9. Total Rp. 2.000.000,-

BAB V

Kesimpulan

Setelah sistem sudah berhasildiimplementasikan dengan cukup baik makan akan dapat disimpulkan beberapa halsebagai berikut :

1. Kurangnya penggunaan teknologi informasidi kecamatan batu ceper karena lebih seringnya menggunakan denganpencatatan yang sederhana oleh sebab ituteknologi informasi kurang diperhatikan.

2. Secara organisasi langkah yang sudahditempuh kecamatan untuk mengatasi kendala yang ada diantaranya adalahmenyimpan arsip dokumen disebuah lemari khusus arsip dengan harapan semua suratpenting tersimpan baik.

3. Peningkatanteknologi informasi dikecamatan tersebut guna mendapatkan kemudahan memperolehdata secara cepat, akurat dan efisien.

Saran

1. Melakukan maintenance program secaraberkala agar program tersebut dapatdigunakan secara maksimal.

2. Melakukan pelatihan terhadap user baruuntuk program ini ketika terjadi pemutasian pegawai di kecamatan.

3. Melakukan development program setiapterjadi kebutuhan lebih dalam pelaksanannya.

DAFTAR PUSTAKA

Contributors

Admin, Yanti Kurnia N