Pengguna:Julijatmiko

Dari widuri
Lompat ke: navigasi, cari

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah

Bisnis sewa apartemen di Jakarta saat ini sangat banyak, hal ini di sadari oleh setiap pemilik apartemen sehingga mereka berlomba-lomba untuk melakukan terobosan agar bisnis yang dijalankannya dapat bersaing dan terserap di segmen pasar Jakarta. Sebagai kota bisnis dengan tingkat pertumbuhan dan lalu-lintas ekonomi yang cukup tinggi hal ini menjadikan bisnis persewaan apartemen sangat menjanjikan.

Perusahaan harus bisa membuat suatu sistem informasi yang bisa menunjang kinerja perusahaan sehingga dapat menciptakan kesetiaan pelanggan terhadap perusahaan. Salah satu cara yang bisa membuat kesetiaan pelanggan terhadap perusahaan adalah dengan memudahkan akses untuk menyewa apartemen, seperti yang kita ketahui di jaman modern yang serba canggih ini pelanggan menginginkan segala sesuatu yang praktis dan cepat.

Pelayanan yang baik terhadap pelanggan menjadi syarat mutlak supaya pelanggan tetap setia terhadap perusahaan. Solusi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan adalah mengadakan Sistem Kelola Apartemen Secara Online. Sistem online dipilih karena dapat menjangkau dari sisi pelanggan maupun pemilik apartemen.

Kondisi saat ini untuk mendapatkan pasilitas penyewaan apartement pelanggan lebih banyak yang datang secara langsung untuk menyewa apartemen dan terkadang pelanggan harus kecewa karena unit telah tersewa oleh pelanggan lain yang datang lebih cepat. Sistem yang baru ini diharapkan dapat memberikan informasi unit seakurat mungkin sehingga semua pelanggan dapat memesan apartemen kapan saja.

Berdasarkan informasi dan isu yang ada saya melakukan KKP dengan Judul Analisa Sistem Sewa Apartemen CV.Booking Apartemen Jakarta .

BAB III

PEMBAHASAN

Gambaran Umum CV.Booking Apartemen

Apartemen adalah sebuah tempat tinggal vertikal yang banyak menjadi pilihan masyarakat modern saat ini karena biasanya berlokasi di tengah kota dan pusat bisnis sehingga para pekerja dan pemilik bisnis banyak memilih apartemen sebagai tempat tinggal agar lebih efisien dalam beraktifitas. Selain itu biasanya di sekitar apartemen terdapat sarana transportasi dan area komersil yang cukup lengkap sehingga semua kebutuhan bisa terpenuhi dengan mudah.

CV.Booking Apartemen yang berlokasi di Gedung Pacific Place,Lantai 11, Jl. Jendral Sudirman Kav. 52-53, Senayan, Kebayoran Baru, Daerah Khusus Ibukota Jakarta. Perusahaan ini berdiri pada tahun 2013 dan menawarkan solusi mudah untuk sewa apartemen bagi para pekerja yang ingin tinggal di apartemen dengan biaya yang terjangkau sebagai alternatif menginap di hotel.

Perusahaan berhasil mengembangkan bisnis sewa apartemen ke area jabodetabek hingga bandung dengan menjalin kerjasama kepada mitra ,pemilik apartemen , dan agen perjalanan. Dengan adanya tambahan unit apartemen di beberapa lokasi membuat CV.Booking apartemen semakin diminati konsumen.

Visi dan Misi Perusahaan

Visi

  1. Menjadi agen sewa apartemen terbesar,terbaik dan terlengkap di Indonesia.
  2. Menguasai pasar sewa apartemen seluruh Indonesia.

Misi

  1. Dapat memberi pelayanan prima kepada konsumen dan unit yang terbaik
  2. Mengakomodir kebutuhan apartemen dengan biaya yang terjangkau
  3. Membantu pemilik apartemen dan agen lain dalam memasarkan apartemen
  4. Memberi kesempatan pada karyawan untuk mengembangkan potensi dalam bisnis sewa apartemen.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme formal dimana organisasi tersebut dikelola. Struktur organisasi menunjukan kerangka dan susunan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi, bagian atau posisi, maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam setiap organisasi. Struktur mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi dalam pembuatan keuputusan dan ukuran satuan kerja.



Macintosh HD:Users:Miko:Dropbox:KKP:MIKO:struktur organisasi.png

Gambar 3.1 - Struktur Organisasi CV.Booking Apartemen

Tugas dan Tanggung Jawab

  1. Komisaris Utama

Komisaris Utama bisa seorang yang memiliki perusahaan atau memiliki wewenang penuh terhadap.

  1. Direktur

Direktur adalah seseorang yang ditunjuk untuk memimpin Perusahaan. Direktur dapat seseorang yang memiliki perusahaan tersebut atau orang profesional yang ditunjuk oleh pemilik usaha untuk menjalankan dan memimpin perseroan terbatas.

Tugas dan Tanggung Jawab Direktur:

  1. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
  2. Memilih, menetapkan, mengawasi tugas dari karyawan dan kepala bagian.
  3. Menyetujui anggaran perusahaan.
  4. Accounting

Mengawasi, mengontrol dan membuat laporan keuangan perusahaan agar alur keuangan tetap sehat

  1. Manager

Seorang yang bertanggung jawab mengelola jalannya operasional perusahaan

  1. Marketing

Seorang yang bertanggung jawab memasarkan produk perusahaan dan menjalin kerjasama dengan para investor.

  1. Staff

Seorang yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan sesuai bagian dan jobdesk masing-masing.

Analisis Batasan Sistem

Batasan sistem yang akan dibahas adalah tentang sistem penyewaan unit apartemen yang ditangani oleh Manager Operasional yang sistemnya masih menggunakan program komputer standart (Microsoft Excel) dan pembuatan laporan belum akurat dan sesuai, prosesnya meliputi pembuatan dan input data penyewaan secara manual.

Metode Analisa Sistem

Analisis terhadap proses system sewa apartemen menggunakan SWOT analisis untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan serta peluang dan ancaman terhadap perusahaan, juga menggunakan PIECES untuk mengetahui kinerja system yang digunakan dalam menjalankan proses bisnis.

Metode Analisis SWOT

Setelah melakukan identifikasi pada kekuatan , kelemahan dan juga ancaman yang ada bagi perusahaan, maka selanjutnya adalah menggunakan informasi tersebut untuk melakukan analisa sistem yang berjalan dengan menggunakan metode analisa SWOT.


SWOT.jpg

Tabel 3.1 – Tabel matriks analisa SWOT

Metode analisa PIECES

Hasil analisa PIECES terhadap sistem yang berjalan adalah sebagai berikut:

  1. Performance ( Kinerja )

Analisa kerja pada sistem yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut :

Macintosh HD:Users:Miko:Dropbox:KKP:MIKO:MATERI DAN GAMBAR:Workbook3-page-001.jpg

Tabel 3.2 - Hasil analisa kinerja

  1. Information ( Informasi )

Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen dan user dapat melakukan langkah selanjutnya. Dengan sistem informasi yang baik maka akan menghasilkan informasi yang bermanfaat serta dapat mendukung dalam menanggapi masalah dan peluang yang ada.

Macintosh HD:Users:Miko:Dropbox:KKP:MIKO:MATERI DAN GAMBAR:PIECES:informasi.jpeg

Tabel 3.3 – Hasil Analisa Informasi


  1. Economy ( Ekonomi )

Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat, akan tetapi dilihat dari sistem yang berjalan saat ini masih membutuhkan biaya yang tidak sedikit untuk melakukan pencatatan aktifitas pendapatan sewa, sehingga sistem pengelolaan pendapatan sewa saat ini masih kurang ekonomis.

Macintosh HD:Users:Miko:Dropbox:KKP:MIKO:MATERI DAN GAMBAR:PIECES:economy.jpeg

Tabel 3.4 – Hasil Analisa Ekonomi

  1. Control ( Kontrol )

Pengendaalian dalam sistem sangat diperlukan untuk meningkatkan kinerja sistem.

Macintosh HD:Users:Miko:Dropbox:KKP:MIKO:MATERI DAN GAMBAR:PIECES:kontrol-sistem.jpeg

Tabel 3.5 – Hasil Analisa Kontrol

  1. Effisiency ( Efisiensi )

Efisiensi dibutuhkan untuk menghilangkan biaya yang tidak seharusnya keluar.

Macintosh HD:Users:Miko:Dropbox:KKP:MIKO:MATERI DAN GAMBAR:PIECES:efisiensi.jpeg

Tabel 3.6 – Hasil Analisa Efisiensi

  1. Service ( Pelayanan )

Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen, user, dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi.

Macintosh HD:Users:Miko:Dropbox:KKP:MIKO:MATERI DAN GAMBAR:PIECES:service.jpeg

Tabel 3.7 – Hasil Analisa Pelayanan

Analisa Prosedur Sistem Yang Berjalan

Prosedur sistem sewa apartemen yang berjalan pada CV.Booking Apartemen ini adalah :

  1. Customer menghubungi bagian marketing atau datang ke kantor reservasi untuk menanyakan unit yang tersedia dan harga sewa.
  2. Bagian marketing menunjukan unit yang tersedia kepada customer.
  3. Jika Customer setuju dengan harga dan unit yang di tawarkan maka Customer akan datang ke bagian operasional untuk menyelesaikan pembayaran.
  4. Bagian operasional membuatkan nota dan memberikan kunci kepada customer .
  5. Bagian operasional membuat catatan tanggal masuk dan mendata customer dalam buku laporan harian dan mengetik kembali kedalam komputer menggunakan Microsoft Excel.

Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan

Sebuah Use Case mempresentasikan sebuah interaksi antara aktor dengan sistem. Use Case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari sebuah sistem.

463x365px

Gambar 3.2 – Use case sistem yang berjalan

Berdasarkan gambar 3.1 use case diagram sistem yang berjalan saat ini terdapat ;

  1. 1 ( satu ) sistem yang mencakup proses sewa apartemen pada CV.Booking Apartemen
  2. 4 ( empat ) aktor yang melakukan kegiatan, yaitu ; Customer, Marketing, Operasional, Finance
  3. 8 ( Delapan ) use case yang bisa dilakukan olek aktor tersebut diantaranya ; penawaran harga, melihat unit, deal harga, , penyerahan kunci, pendataan customer, pembuatan nota, pembuatan laporan oleh finance.

Sistem Yang Berjalan Pada Activity Diagram

Berikut adalah activity diagram pada sistem sewa apartemen CV.Booking Apartemen ;

Gagal membuat miniatur: Berkas tak ditemukan
       Gambar 3.3 – Activity Diagram Sistem Penyerahan Kunci

Activity diagram proses penyerahan kunci pada sistem yang berjalan saat ini adalah sebagai berikut ;

  1. 1 ( satu ) initial node sebagai mulainya aktivitas.
  2. 11 ( sebelas ) activity sebagai state aksi dari sistem diantaranya adalah : customer mendatangi bagian marketing untuk melihat unit dan marketing memberikan harga penawaran hingga terjadi kesepakatan harga, kemudian kembali ke bagian operasional untuk membayar biaya sewa dan menerima nota pembayaran disertai penyerahan kunci kepada customer.Bagian operasional juga mencatat kedalam laporan harian dan finance menyusun laporan bulanan.
  3. 3 ( tiga ) final node yang merupakan akhir dari sebuah activity sistem antara lain : deal harga,penyerahan kunci dan pembuatan laporan

Sistem Yang Berjalan Pada Sequence Diagram

Sequnce Diagram sistem yang berjalan pada sistem sewa apartemen adalah sebagai berikut :

436x130px 

       Gambar 3.4 – Sequence diagram sistem sewa apartemen

Pada sequence diagram diatas menggambarkan proses bagaimana sistem sewa saat ini berjalan. Penjelasanya sebagai berikut :

  1. 4 ( empat ) aktor melakukan kegiatan.
  2. 3 ( tiga ) Lifeline menggambarkan obyek antarmuka saling berkaitan.
  3. 8 (delapan ) Messages yang memuat informasi yang sedang terjadi antara lain adalah unit yang dilihat customer sudah sesuai dan harga telah disetujui dengan bagian marketing, kemudian diikuti pembayaran dan diakhiri penyerahan laporan sewa harian kepada bagian finance.

Analisa Kontrol Sistem Yang Berjalan

Permasalahan pada sistem yang berjalan disebabkan oelh kurangnya pengontrolan dalam setiap input data yang mengakibatkan data tidak valid. Kontrol output pada laporan bulanan sudah berjalan namun sering terjadi kesalahan.

Analisa Waktu dan Tenaga Kerja

Berdasarkan penelitian yang dilakukan penulis, waktu yang dibutuhkan untuk proses penginputan sebagai berikut :

  1. Penginputan data customer selama 3 menit
  2. Penginputan sewa apartemen selama 3 menit
  3. Proses pengecekan unit siap untuk disewa 5 menit
  4. Proses pembuatan nota pembayaran selama 2 menit

Konfigurasi Sistem Yang Berjalan

Spesifikasi Perangkat Keras ( Hardware )

  1. Processor  : Intel Pentium Dual Core E5700@3ghz
  2. Monitor  : LCD Monitor 19”
  3. Mouse  : USB Mouse
  4. Keyboard  : Keyboard USB
  5. Ram  : 4GB DDR3
  6. Printer  : Epson 3 in 1

Spesifikasi Perangkat Lunak ( Software )

  1. Microsoft Office 2007

Hak Akses ( Brainware )

  1. Bagian Keuangan
  2. Direktur Operasional
  3. Customer

Permasalahan dan Pemecahan Masalah

Analisa Kelemahan Sistem

Terdapat beberapa kekurangan sistem yang berjalan diantaranya sebagai berikut :

  1. Pengolahan data masih manual dengan microsoft excel 2007
  2. Terjadi proses berulang
  3. Sistem yang berjalan kurang sistematis karena customer harus melihat unit secara langsung hanya untuk memastikan kondisi unit.
  4. Pembayaran yang diterima lebih sering berupa tunai sehingga rawan penyimpangan
  5. Tidak dikelolanya web secara aktif.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah meneliti permasalahan yang dihadapi pada sistem sewa apartemen di CV.Booking Apartemen penulis mengusulkan beberapa alternatif pemecahan masalah antara lain ;

  1. Web di kelola secara profesional oleh admin website secara berkala sehingga customer bisa dapat langsung ditangani ketika ingin menyewa apartemen.
  2. Penambahan fitur tanya jawab melalui web semacam fitur chat supaya customer yang akan menyewa apartemen dapat mendapatkan info yang cepat dan akurat tanpa harus datang secara langsung.
  3. Melakukan Promo untuk website yang sudah ada untuk memperkenalkan website dan menyampaikan pesan bahwa melalui pesan online lebih mudah dan praktis.
  4. Penambahan Modul pada website untuk database customer agar semua penyewa bisa diarahkan langsung ke apartemen yang sesuai.
  5. Penambahan Modul laporan untuk bagian finance untuk menghindari proses yang berulang dan duplikasi data.
  6. Penambahan Modul untuk catatan sewa harian berupa aplikasi desktop berbasis web untuk meminimalisasi penggunaan buku dan alat tulis.

Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, maka dapat di rumuskan permasalahan yaitu bagaimana Sistem Online dapat di implementasikan untuk menyewa apartemen dapat di lakukan dari mana saja secara cepat dan mudah.

Ruang Lingkup

Untuk mempermudah penulisan laporan kuliah kerja praktek ini dan agar lebih terarah dan berjalan dengan baik, maka perlu dibuat batasan masalah. Adapun penulis membatasi ruang lingkup yang di bahas dan di analisa yaitu seputar pengelolaan sewa apartemen yang meliputi :

  1. Pendataan customer yang sudah ada
  2. Proses update unit ke dalam web
  3. Proses pemesanan secara online
  4. Proses pembayaran secara online
  5. Proses notifikasi sistem terhadap pesanan
  6. Proses laporan pesanan unit
  7. Laporan setiap bulanan


Tujuan dan manfaat penelitian

Tujuan penelitian

Tujuan penelitian adalah untuk mementukan arah penelitian yang berkaitan erat dengan rumusan masalah yang ditetapkan dan jawabanya terletak pada kesimpulan penelitian. Adanya tujuan penelitian adalah untuk menentukan arah suatu penelitian.

Dalam penulisan laporan ini, penulis membagi tujuan dalam (3) tiga kriteria yaitu:

  1. Tujuan Operasional

Tujuan operasional dari penelitian ini yaitu :

  1. Mengetahui kehandalan sistem sewa apartemen sedang berjalan
  2. Mengetahui jalannya alur sewa melalui online
  3. Mengetahui kendala customer saat memesan secara online
  4. Mengetahui apakah laporan sewa dapat dibuat secara cepat dan akurat.
  5. Tujuan fungsional
  6. Mampu menganalisa sistem sewa apartemen yang sedang berjalan
  7. Mampu menganalisa proses pembuatan laporan sewa apartemen pada CV.Booking Apartemen
  8. Tujuan Individual
  9. Menerapkan ilmu pengetahuan yang di peroleh di bangku kuliah pada dunia kerja
  10. Menambah pengalaman secara langsung bagi penulis,agar siap menghadapi dunia kerja nyata
  11. Sebagai syarat penulis untuk melanjutkan dan membuat Skripsi

Manfaat Penelitian

Adapun Manfaat dari penelitian ini adalah :

  1. Menerapkan ilmu yang diperoleh selama belajar di perguruan tinggi raharja dengan membuat laporan secara sistematis.
  2. Untuk mendapatkan informasi yang akurat dan hasil yang efektif serta efisien dari sewa apartemen di CV.Booking Apartemen.
  3. Mengetahui kendala-kendala pada sistem sewa apartemen pada CV.Booking Apartemen.

Metode Penelitian

Dalam tahap pengumpulan data, peneliti berusaha melakukanya secara bertahap, sistematis dan data-data yang dikumpulkan adalah data yang relevan serta lengkap untuk menunjang penelitian yang dilakukan. Untuk mencapai tujuan penelitian ini, peneliti melakukan teknik pengumpulan data sebagai berikut:

  1. Observasi Lapangan

Mengumpulkan data yang bersifat langsung terkait dengan sistem reservasi apartemen pada CV.Booking Apartemen. Pengamatan langsung ke lapangan mengenai kegiatan admin yang berhubungan dengan masalah yan sedang di teliti.

  1. Wawancara ( Interview )

Penelitian yang dilakukan secara langsung dengan pertanyaan-pertanyaan atau tanya jawab kepada Pelanggan dan pengelola web.

  1. Studi Keputakaan / Literatur Review

Setelah mengetahui garis besar permasalahan, maka peneliti melakukan studi pustaka untuk mengumpulkan data tentang pemecahan masalah dan penelitian kepustakaan dengan memanfaatkan buku-buku yang di dapat selama perkuliahan,menggunakan buku-buku atau makalah yang berhubungan dengan penelitian.

Sistematika Penulisan

Penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek ini di kelompokkan menjadi sub-sub bab dengan sistematika penyampaiannya sebagai berikut  :

BAB I PENDAHULUAN

Berisi tentang latar belakangan, Perumusan masalah, tujuan dan manfaat penulisan, ruang lingkup, metode penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Berisi tentang definisi yang berkaitan dengan judul penelitian seperti analisa, sistem informasi, diagram arus data dan sistem reservasi apartemen.

BAB III PEMBAHASAN

Pada bab ini membahas tentang sejarah pengembangan Web dan analisa sistem yang sedang berjalan.




BAB IV PENUTUP

Berisi tentang kesimpulan dan saran yang dapat diberikan dari penelitian yang dilakukan terhadap sistem tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Diperoleh dari "https://widuri.raharja.info/index.php?title=Pengguna:Julijatmiko&oldid=232105"