Pengguna:Hendi
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK
PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI
SKK MIGAS
Disusun Oleh :
NIM |
: 1211473844
|
NAMA |
JURUSAN SISTEM INFORMASI
KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
TANGERANG
2016/2017
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK
PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI
SKK MIGAS
Disusun Oleh :
NIM |
: 1211473844
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Disahkan Oleh :
Tangerang, Januari 2017
Ketua |
Kepala Jurusan
| ||||
STMIK RAHARJA |
Jurusan Sistem Informasi
| ||||
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I) |
(Nur Azizah, M.Akt, M.Kom)
| ||||
NIP : 000594 |
NIP : 078010
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK
PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI
SKK MIGAS
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1211473844
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Sistem Informasi Manajemen
Disetujui Oleh :
Tangerang, Januari 2017
Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
(Nasril Sany, S.Kom) |
(Mulyati, S.E., M.M., M.Pd.)
| ||
NID : 08190 |
NID : 11003
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK
PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI
SKK MIGAS
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1211473844
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian
Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Tahun Akademik 2016/2017
Disetujui Penguji :
Tangerang, Januari 2017
Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
(_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
NID : |
NID : |
NID :
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK
PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI
SKK MIGAS
Saya yang bertanda tangan dibawah ini,
NIM |
: 1211473844
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, Januari 2017
NIM : 1211473844
|
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKS
Pengelolaan surat dalam suatu organisasi memegang peranan penting dalam proses administrasi. Dalam hal ini sistem tata persuratan menjadi salah satu faktor yang berpengaruh dalam pengelolaan surat pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas, sehingga sangat diharapkan proses pengelolaan surat dapat dilakukan dengan lebih baik, cepat, dan mudah. Dengan adanya sistem informasi surat masuk dapat mengurangi penggunaan waktu yang cukup lama dalam pengarsipan surat dan disposisi, mengurangi penggunaan kertas, memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mempercepat proses pencarian surat, memudahkan pengontrolan disposisi surat, serta mudah dalam penggunaan. Perancangan sistem informasi ini juga memudahkan proses komunikasi data antar bagian serta pembuatan laporan yang selalu diupdate dan bisa dilihat berdasarkan laporan bulanan maupun tahunan. Perancangan sistem informasi surat masuk ini dibuat dengan menggunakan tools seperti PHPMyAdmin, MySQL sebagai database dan Xampp sebagai servernya. Hasil dari penelitian ini adalah Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas, dan dapat disimpulkan bahwa dalam perancangan sistem informasi ini memberikan banyak kemudahan dalam proses pengelolaan surat.
Kata Kunci: Sistem Informasi Surat Masuk, PHPMyAdmin, MySQL, Xampp Server
ABSTRACT
Mail management in an organization has important role in administration process. In this case, mail management system became one of the influence factors in mail management SKK Migas, Supply Chain Management Division. So it would be expected to be better, faster and easier to do. With the information system of registration letters, it could be less time in archiving and dispositioning, less papers, minimize the possibility of errors in recording, speed up the process of finding a letter, permits control of the disposition of the letter, and easy to use. This information system design also eases the process of data communication between departments and preparing report which always updated and can checking by monthly reports or annual reports. This information system design were build by using tools such as PHPMyAdmin, MySQL as database and Xampp as the server. The result of this research is designing mail management information system for incoming letters at SKK Migas, Supply Chain Management Division, and can be concluded that this information system design provides many use in processing mail management.
Keywords: Information System of Registration Letters, PHPMyAdmin, MySQL, Xampp Server
Puji syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini yang penulis sajikan dalam buku yang sederhana. Adapun judul penulisan Skripsi ini yang diambil adalah “Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas”. Tujuan penulisan Skripsi ini merupakan salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja, Cikokol Tangerang. Sebagai bahan penulisan, penulis mengambil data berdasarkan hasil observasi, wawancara, survei serta studi pustaka yang mendukung penulisan ini. Dalam penyusunan Skripsi ini, penulis banyak dibantu oleh berbagai pihak, baik berupa dorongan moril maupun materil, serta bimbingan dan semangat yang diberikan kepada penulis. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan semua pihak, maka penulis tidak akan dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Skripsi ini, antara lain :
1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I., selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja,
2. Bapak Drs. Po. Abas Sunarya, M.Si., selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
3. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik Perguruan Tinggi Raharja.
4. Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
5. Bapak Nasril Sany, S.Kom selaku Dosen Pembimbing I Skripsi.
6. Ibu Mulyati, SE.,MM.,M.Kom selaku Dosen Pembimbing II Skripsi.
7. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
8. Kedua orang tua, dan saudara keluarga yang telah memberikan dukungan, baik moril, materil maupun doa untuk keberhasilan kepada penulis.
9. Mulia Hartati dan Mikhaila Faza Alfatunisa selaku istri dan anak tercinta yang selalu memberikan dukungan, doa dan semangat kepada penulis.
10. Rekan-rekan satu angkatan di Perguruan Tinggi Raharja.
11. Pimpinan, Pekerja, dan rekan-rekan Penunjang di Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas yang telah memberikan dukungan kepada penulis.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Skripsi ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.
Tangerang, Januari 2017 | |
Daftar isi
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM
Simbol Class Diagram
DAFTAR TABEL
Table 3.1 Analisis SWOT
Table 3.2 Elisitasi Tahap I
Tabel 3.3 Elisitasi Tahap II
Tabel 3.4 Elisitasi Tahap III
Tabel 3.5 Final Draft Elisitasi
Tabel 4.1 Tabel Form Input Surat Masuk
Tabel 4.2 Tabel Admin
Tabel 4.3 Tabel Disposisi
Tabel 4.4 Tabel Pegawai
Tabel 4.5 Schedule Implementasi
Tabel 4.6 Estimasi Biaya
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Divisi Pengelolaan Rantai Suplai
Gambar 3.2 Use Case Diagram
Gambar 3.3 Activity Diagram
Gambar 3.4 Sequence Diagram
Gambar 4.1 Use Case Diagram yang Diusulkan
Gambar 4.2 Activity Diagram yang Diusulkan
Gambar 4.3 Sequence Diagram yang Diusulkan
Gambar 4.4 Class Diagram yang Diusulkan
Gambar 4.5 Prototype Layar Menu Login
Gambar 4.6 Prototype Halaman Input Surat Masuk
Gambar 4.7 Prototype Tabel Surat Masuk
Gambar 4.8 Prototype Disposisi Kepala Divisi
Gambar 4.9 Prototype Disposisi Kepala Dinas
Gambar 4.10 Prototype Disposisi Kepala Subdinas
Gambar 4.11 Prototype Disposisi Catatan Staf
Gambar 4.12 Prototype Daftar Pegawai
Gambar 4.13 Prototype Menu Pencarian
Gambar 4.14 Prototype Laporan / Rekapitulasi
Gambar 4.15 Tampilan Layar Menu Login
Gambar 4.16 Tampilan Halaman Input Surat Masuk
Gambar 4.17 Tampilan Tabel Surat Masuk
Gambar 4.18 Tampilan Disposisi Kepala Divisi
Gambar 4.19 Tampilan Disposisi Kepala Dinas
Gambar 4.20 Tampilan Disposisi Kepala Subdinas
Gambar 4.21 Tampilan Disposisi Catatan Staf
Gambar 4.22 Tampilan Daftar Pegawai
Gambar 4.23 Tampilan Menu Pencarian
Gambar 4.24 Tampilan Laporan / Rekapotulasi
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Di era yang semakin maju menuntut manusia untuk menciptakan teknologi yang makin canggih, praktis, efektif, dan efisiensi. Begitu pula dalam kemajuan teknologi disektor pemerintah dan swasta untuk dapat mengolah manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Dalam sebuah perusahaan arsip digunakan untuk membantu dalam penyediaan informasi. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi perusahaan, maka beradaan arsip di sebuah perusahaan benar-benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil di dalam perusahaan. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Sistem Penyimpanan arsip dikatakan baik apabila waktu arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali.
Pada saat ini, beberapa instansi pemerintahan masih menggunakan sistem manual dalam menyelesaikan dan mempermudah pekerjaan. Salah satunya pada kantor Satuan Kerja Khusus Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi (SKK Migas) khususnya pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai yang masih menggunakan sistem manual dalam proses kearsipan yang meliputi pendataan surat masuk.
Pengarsiapan surat masuk yang dikelola oleh petugas loket pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai sangat sulit dicari jika dibutuhkan. Untuk pengarsipan petugas loket mencatat surat masuk dalam bentuk Microsoft Excel yang suatu saat masih bisa diubah atau diganti isi dari data tersebut sehingga data tidak lagi akurat dan menjadikan sistem pencarian data belum optimal.
Berdasarkan permasalahan yang sudah dijelaskan di atas maka penulis mengambil judul “Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas”.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai dan hasil observasi yang dilakukan oleh penulis mengangkat berbagai masalah yang ada dalam loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai di antaranya :
- Bagaimana sistem pendataan surat masuk pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai berjalan saat ini?
- Apakah sistem pendataan surat masuk pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai mempunyai tempat penyimpanan data sehingga tidak akan terjadi kehilangan data?
- Bagaimana membuat sistem pendataan surat masuk yang dapat membantu pekerjaan pegawai dalam mendata surat masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai?
Ruang Lingkup
Untuk membatasi ruang lingkup penelitian ini, maka penelitian ini hanya membahas seputar pendataan surat masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai dengan alur sebagai berikut:
- Petugas Loket
- Sekretaris
- Kepala Divisi
- Kepala Dinas
- Kepala Subdinas
- Staf
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu :
- Tujuan Operasional
- Untuk mengetahui sistem informasi pendataan surat masuk yang berjalan saat ini pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai.
- Agar tersedia sistem yang dapat menyimpan data surat masuk sehingga data tersebut dapat dikelola dengan baik.
- Untuk dapat membantu pekerjaan pegawai dalam mendata surat masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai.
- Untuk mengetahui sistem informasi pendataan surat masuk yang berjalan saat ini pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai.
- Tujuan Fungsional
Untuk meningkatkan kinerja sistem pendataan surat masuk menjadi lebih baik, perancangan ini diharapkan dapat dijadikan bahan acuan dalam mengambil suatu keputusan oleh Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas. - Tujuan Individual
Untuk menambah pengetahuan dan wawasan penulis untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja.Manfaat Penelitian
-
Penelitian ini diharapkan dapat mempunyai berbagai manfaat, antara lain sebagai berikut :
- Menambah pengetahuan bagi penulis mengenai pendataan surat masuk yang terdapat pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai.
- Menciptakan efektifitas serta efisiensi kinerja pegawai Divisi Pengelolaan Rantai Suplai.
Metode Penelitian
Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian tersebut maka, penulis mengumpulkan beberapat metode sebagai berikut :
Metode Pengumpulan Data
- Metode Observasi (Pengamatan)
Pada metode ini penulis melakukan pengamatan langsung ke tempat dilakukannya suatu penelitian yaitu pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas yang beralamat di Gedung Wisma Mulia, Jalan Jenderal Gatot Subroto No. 42, Jakarta Selatan serta menganalisis terhadap unsur-unsur yang diteliti secara sistematis. - Metode Wawancara
Metode di mana peneliti memberikan pertanyaan kepada pihak-pihak yang terkait yaitu kepada Bapak Djoko Budiyanto selaku Kepala Subdinas Pengadaan 1B tentang permasalahan yang ada, dengan melakukan tanya jawab terhadap pihak-pihak yang terkait tersebut untuk mendapatkan data. - Metode Studi Pustaka
Selain melakukan observasi penulis juga melakukan pencarian data dengan cara studi pustaka dalam metode ini penulis berusaha untuk melengkapi data-data yang diperoleh dengan membaca dan mempelajari dari buku-buku dan data-data yang relevan dalam pemilihan judul yang penulis ajukan. Buku serta data tersebut digunakan penulis untuk membantu penganalisaan dan perancangan yang dilakukan.
- Menambah pengetahuan bagi penulis mengenai pendataan surat masuk yang terdapat pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai.
- Tujuan Operasional