Kp1211373334

ANALISA SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT. KARYA SARANA CIPTA MANDIRI

KULIAH KERJA PRAKTEK

OLEH:

1211373334 PRIHATINI WAHYUNINGTIYAS

AKADEMI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

TANGERANG

(2016/2017)

AKADEMI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(AMIK) RAHARJA

LEMBAR PENGESAHAN KULIAH KERJA PRAKTEK

 

ANALISA SISTEM INFORMASI SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN PADA

PT. KARYA SARANA CIPTA MANDIRI

 

Disusun Oleh :

NIM	: 1211373334
Nama	: Prihatini Wahyuningtiyas
Jenjang Studi	: Diploma 3
Jurusan	: Manajemen Informatika
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

 

Disahkan Oleh :

Tangerang,...Januari 2017

Ketua					Kepala Jurusan
AMIK RAHARJA					Jurusan Manajemen Informatika
(Drs.Po. Abas Sunarya, M.Si)					(Ruli Supriati, S.Kom)
NIP : ....					NIP : ....

AKADEMI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(AMIK) RAHARJA

LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING

 

ANALISA SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA

PT. KARYA SARANA CIPTA MANDIRI

 

Dibuat Oleh :

NIM	: 1211373334
Nama	: Prihatini Wahyuningtiyas

 

Diajukan guna melengkapi syarat untuk mengikuti Tugas Akhir Pada Jurusan manajemen Informatika AMIK Raharja Informatika

Jurusan Manajemen Informatika

Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

Tahun Akademik 2016/2017

 

Disetujui Oleh :

Tangerang,...Januari 2017

Dosen Pembimbing			Pembimbing Lapangan
( Nanang Ruhianah S.pd.I)			(Ucok)
NID : ....			NIP : ....

---

|

AKADEMI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

(AMIK) RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK

ANALISA SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN

PADA PT. KARYA SARANA CIPTA MANDIRI

Dibuat Oleh :

NIM	: 1211373334
Nama	: Prihatini Wahyuningtiyas
Jenjang Studi	: Diploma 3
Jurusan	: Manajemen Informatika
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Tugas Akhir baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.

Tangerang,...Januari 2017

(Prihatini Wahyuningtiyas)

NIM : 1211373334

 

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

PT. Karya Sarana Cipta Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak dibidang otomotif dan juga memperkerjakan cukup banyak karyawan. Sistem informasi penggajian karyawan yang berjalan saat ini prosesnya masih manual, mulai dari proses absensi yang masih berupa kertas, perhitungan rekap absensi dan perhitungan gaji dilakukan secara manual sehingga membutuhkan ketelitian dan waktu yang lama. Dan dalam bidang keuangan suatu sistem yang digunakan haruslah tepat karena guna menghindari kesalahan pencatatan / merekap gaji. Untuk itu maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi dalam rangka memberikan informasi kepada para karyawan dan pihak lainnya secara tepat cepat dan akurat. Hal-hal yang menyangkut proses penggajian dan laporan-laporan yang dihasilkan sebelumnya hanya disimpan dalam dokumen yang memungkinkan datanya hilang. Maka penulis berusaha untuk menganalisa permasalahan yang ada pada sistem penggajian tersebut dan mencari solusi dari permasalahan yang ada. Disarankan bahwa perlu diterapkannya sistem yang dapat membantu mempersingkat waktu pengolahan data penggajian, mengatasi masalah human error absensi, gaji dan menghasilkan laporan-laporan yang cepat dan akurat.

Kata Kunci: Analisa, Sistem Informasi, Penggajian Karyawan

ABSTRACT

PT. Karya Sarana Cipta Mandiri is a company engaged in automotive and also employs quite a lot of employees. Employee payroll information system currently running process is still manual, ranging from the attendance is still a paper, the calculation recap attendance and payroll calculation is done manually so that requires precision and a long time. And in finance a system used must be appropriate because in order to avoid recording errors / merekap salary. For that we need a computerized system in order to provide information to employees and other parties appropriately quickly and accurately. Matters concerning payroll processes and reports generated previously only stored in the document which allows the data is lost. The authors attempted to analyze the existing problems in the payroll system and find solutions to existing problems. It is suggested that the necessary implementation of the system that can help shorten the time of processing payroll data, address the problem of human error attendance, payroll and generate reports quickly and accurately.

Keywords : Analysis, Information System, Employee Payroll

KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Penulis panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, sehingga penulis dapat menyusun dan menyelesaikan Laporan KKP(Kuliah Kerja Praktek) ini dengan baik, yang berjudul “ANALISA SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA PT. KARYA SARANA CIPTA MANDIRI”.

Tujuan dari penulisan laporan ini adalah untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh pihak akademik kepada mahasiswa dalam rangka penerapan ilmu pengetahuan selama kuliah dan digunakan guna melengkapi sebagian syarat akademik dalam melaksanakan Tugas Akhir pada STMIK Raharja jurusan manajemen informatika.

Laporan KKP(Kuliah Kerja Praktek) ini telah penulis susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan laporan ini. Untuk itu pada kesempatan yang singkat ini penulis ingin menyampaikan banyak terima kasih kepada :

1. Bapak Drs. Po. Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur AMIK Raharja.
2. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua 1 Bidang Akademik STMIK Raharja.
3. Ibu Rili Supriati, S.Kom selaku kepala jurusan Manajemen Sistem Informasi
4. Bapak Nanang Ruhianah S.pd.I selaku Dosen Pembimbing.
5. Bapak Ucok selaku pembimbing lapangan
6. Seluruh dosen Perguruan Tinggi Raharja
7. Kedua orang tua dan suami yang selalu mendukung dan memberi doa, semangat serta motivasi.
8. Sahabat-sahabat raharja yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah membantu dalam penyusunan laporan ini.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka penulis menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar penulis dapat memperbaiki laporan ini.

Akhir kata penulis berharap semoga laporan ini dapat memberikan informasi dan tambahan pengetahuan bagi pembaca.

	Tangerang, 14 januari 2017
	Prihatini Wahyuningtiyas
	NIM. 1211373334

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Karya Sarana Cipta Mandiri

Gambar 3.2 Analisa Sistem Penggajian Pegawai Usecase Diagram

Gambar 3.3 Analisa Sistem Penggajian Pegawai Activity Diagram

Gambar 3.4 Analisa Sistem Penggajian Pegawai Sequence Diagram

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Identifikasi SWOT

Tabel 3.2 Analisa SWOT

Tabel 3.3 Elisitasi Tahap I

Tabel 3.4 Elisitasi Tahap II

Tabel 3.5 Elisitasi Tahap III

Tabel 3.6 Final Draft Elisitasi

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Sering terjadinya keterlambatan dalam memproses gaji karyawan akibat penumpukan pemrosesan pembayaran gaji yang masih dilakukan secara manual, sehingga data harus diproses berulang kali dalam upaya menyusun laporan gaji karyawan.

Akibat dari banyaknya kompetitor dalam era globalisasi ini mengharuskan perusahaan – perusahaan untuk mengatasi masalah penggajian kepada karyawannya untuk mencegah berkurangnya produktivitas perusahaan dengan menggunakan sistem informasi penggajian yang terkomputerisasi.

PT. KARYA SARANA CIPTA MANDIRI adalah perusahaan yang bergerak dibidang perdagangan suku cadang sepeda motor dan battery mobil, dan juga memperkerjakan cukup banyak karyawan, sedangkan sistem penggajian karyawan yang digunakan masih secara manual. Dan dalam bidang keuangan suatu sistem yang digunakan haruslah tepat karena guna menghindari kesalahan pencatatan / merekap gaji. Untuk itu maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi dalam rangka memberikan informasi kepada para karyawan dan pihak lainnya secara tepat, cepat dan akurat. Oleh karena itu penulis membuat dan menyusun sistem ini dengan tujuan membantu PT. KARYA SARANA CIPTA MANDIRI dalam mengontrol dan mendukung keseluruhan aktifitas dan kinerja sumber daya manusia dengan harapan mempermudah perusahaan dalam memproses gaji karyawan dengan cepat, tepat dan akurat.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dan membuat laporan KKP yang berjudul “Analisa Sistem Informasi Penggajian Karyawan pada PT. KARYA SARANA CIPTA MANDIRI”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian dalam latar belakang diatas maka penulis menganalisa mengenai proses perhitungan penggajian karyawan pada PT. KARYA SARANA CIPTA MANDIRI, maka perumusan masalahnya adalah:

1. Bagaimana sistem informasi penggajian karyawan pada PT. KARYA SARANA CIPTA MANDIRI?

2. Apakah sistem informasi penggajian karyawan pada PT. KARYA SARANA CIPTA MANDIRI sudah berjalan dengan baik?

3. Kendala apa saja yang terjadi dan bagaimana cara menyelesaikannya?

Ruang Lingkup Penelitian

Dalam penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini, penulis hanya membahas tentang sistem penggajian yang cukup luas ini dan agar Laporan ini mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan dimulai dari proses rekap absen, proses perhitungan gaji, proses pembayaran gaji, proses pembuatan laporan.

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Tujuan dari penulisan ini adalah :

1. Untuk mengetahui bagaimana sistem yang sedang berjalan

2. Apakah sistem sudah berjalan dengan baik atau belum

3. Menyelesaikan kendala yang terjadi

Manfaat Penelitian

Manfaat penulisan ini adalah :

1. Diharapkan dapat bermanfaat bagi PT. KARYA SARANA CIPTA MANDIRI agar dapat memproses dan memberikan gaji karyawan tepat pada waktunya

2. Menghasilkan suatu informasi penggajian yang cepat, tepat dan akurat dalam membantu dan memudahkan user untuk memproses penggajian.

Metode Penelitian

Metode Pengumpulan Data

Untuk memperoleh data atau informasi yang diperlukan dalam penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini, penulis menggunakan beberapa metode yang penulis gunakan, yaitu :

1. Metode Wawancara
   Adalah Secara langsung berinterasi dan melakukan Tanya jawab dengan pihak-pihak PT. Karya Sarana Cipta Mandiri yang berhubungan langsung dengan masalah yang diteliti.

2. Metode Observasi
   Penulis mengamati secara langsung terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan di PT. Karya Sarana Cipta Mandiri agar dapat mengetahui setiap proses yang dikerjakan oleh para karyawan.

3. Metode Studi Pustaka
   Metode Studi Pustaka adalah Mencari referensi yang dapat dijadikan panduan dalam penyusunan laporan KKP (Kuliah Kerja Praktek), yang bersumber dari berbagai buku analisa guna mendapatkan gambaran secara teoritis yang berkaitan dengan penulisan laporan KKP (Kuliah Kerja Praktek) ini.

Metode Analisa

Pada metode analisa ini, metode yang digunakan yaitu analisa SWOT (Strengths, Weakness, Opportunities, Threats) sebagai upaya untuk membantu dalam mengidentifikasi faktor luar (eksternal) dan faktor dalam (internal) perusahaan secara sistematis dalam usaha penyusunan suatu rencana yang matang untuk mencapai tujuan dengan baik untuk jangka pendek maupun jangka panjang.

Sistematikan Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

1. BAB I: PENDAHULUAN
   Berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, dan sistematika penulisan.

2. BAB II: LANDASAN TEORI
   Bab ini berisikan teori yang berupa pengertian dan definisi yang diambil dari kutipan buku yang berkaitan dengan penyusunan laporan Tugas Akhir serta beberapa literature review yang berhubungan dengan penelitian.

3. BAB III: PEMBAHASAN
   Bab ini berisikan gambaran dan sejarah singkat Perguruan Tinggi Raharja, struktur organisasi, permasalahan yang dihadapi, alternatif pemecahan masalah, analisa proses, UML (Unified Modelling Language) sistem yang berjalan, serta alternatif pemecahan masalah.

4. BAB IV: PENUTUP
   Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan analisa sistem berdasarkan yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya.

5. BAB V: PENUTUP
   Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang berkaitan dengan analisa dan optimalisasi sistem berdasarkan yang telah diuraikan bab-bab sebelumnya.

6. DAFTAR PUSTAKA

7. DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

Definsi Sistem

Terdapat beberapa pendapat pandangan menurut para ahli mengenai definisi sistem, diantaranya :

1. Menurut jogiyanto H.M (2009:2), “Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berhubungan, berkumpul bersama-sama melakukan semua kegiatan untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
2. Menurut Yustianti (2012:5), “Sistem adalah kumpulan elemen elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama”.
3. Menurut sutarman (2012:13), “Sistem dapat didefinisikan dengan mengumpulkan, menyimpan, menganalisis, menyebarkan informasi untuk tujuan tertentu”. Seperti sistem lainnya, sebuah sistem informasi terdiri atas input (data, instruksi) dan output (laporan, kalkulasi).
4. Sementara Abdul Kadir (20011:2) berpendapat bahwa “Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan”.

Dari berbagai definisi sistem bisa disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik abstrak maupun fisik yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.Dari berbagai definisi sistem bisa disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik abstrak maupun fisik yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Karakteristik Sistem

1. Komponen Sistem (Components System)
   Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk sub sistem . Setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses suatu sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut “Supra Sistem”.
2. Batas Sistem (Boundary)
   Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment System)
   Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara. Lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan. Kalau tidak, maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem tersebut. Dan lingkungan luar yang menguntungan merupakan energi bagi sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (Interface System)
   Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem atau interface. Penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistem melalui penghubung tersebut. Dengan demikian, dapat terjadi suatu intergrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem (Input System)
   Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input). Contoh, di dalam suatu unit sistem computer. “Program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Pengolahan Sistem (Processing System)
   Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain. Contoh, sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi. Informasi ini dapat digunakan sebagai masukan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal lain yang menjadi input bagi subsistem lain.
7. Keluaran Sistem (Output System)
   Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Contoh, sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran (Objectives)
   Suatu Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

Konsep Dasar Analisa

Menurut Apriyanti, bahwa “Analisa sistem adalah orang yang menganalisa dan mengembangkan sistem untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan, dan menetukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem yang diharapkan dapat diusulkan alternatif perbaikan sistem tersebut”.

Menurut Henderi dkk (2011:322), “Tahap analisa sistem adalah tahap penguraian dari suatu sistem yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat dibuat rancangan sistem yang baru sesuai dengan kebutuhan”.

Tahapan analisa dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.Tahapan analisa merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di tahap ini dapat menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Maka dapat diketahui bahwa tujuan dari analisa sistem adalah sebagai berikut:

1. Memahami kerja sistem yang ada.

2. Menentukan kelemahan-kelemahan sistem yang lama selanjutnya diusulkan perbaikannya.

3. Mengidentifikasikan masalah-masalah kebutukan pemakai (user) dengan mempelajari bentuk formulir dan laporan-laporan yang telah dihasilkan oleh sistem yang sedang berjalan.

Konsep Dasar Informasi

Definisi Informasi

1. Menurut Maimunah dkk dalam Jurnal CCIT Vol.5 No.3 (2012:57), “Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil suatu keputusan”.
2. Menurut Tata Sutabri (2012:38), “Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan yang diperlukan oleh pihak luar tertentu”.
3. Menurut Sutarman (2012:14), “Informasi adalah sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai arti bagi si penerima".
4. Menurut McLeod dalam Yakub (2012:8) bahwa “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya”.

Berdasarkan definisi diatas maka dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk data yang lebih berguna dan di interprestasikan untuk digunakan dalam mengambil keputusan.

Jenis-jenis Informasi

1. Informasi berdasarkan fungsi adalah informasi berdasarkan materi dan kegunaan informasi. Informasi jenis ini antara lain adalah informasi yang menambah pengetahuan dan informasi yang mengajari pembaca (Informasi edukatif). informasi yang menambah pengetahuan, misalnya, peristiwa-peristiwa bencana alam, pembangunan daerah, kegiatan selebritis, dan sebagainya. Informasi edukatif contohnya tulisan teknik belajar yang jitu, tips berbicara di depan umum, cara jitu menjadi programmer komputer, dan sebagainya.

2. Informasi berdasarkan format penyajian adalah informasi berdasarkan bentuk penyajian informasi. Informasi jenis ini, antara lain berupa foto, karikatur, lukisan abstrak, dan tulisan teks.

3. Informasi berdasarkan lokasi peristiwa adalah informasi berdasarkan lokasi peristiwa berlangsung, yaitu informasi dari dalam negeri dan informasi dari luar negeri.

4. Informasi berdasarkan bidang kehidupan adalah informasi berdasarkan bidang-bidang kehidupan yang ada, misalnya pendidikan, olahraga, musik, sastra, budaya, dan iptek.

Teori Khusus

Definisi Absensi

Absensi adalah suatu yang digunakan untuk macatat waktu yang telah ditentukan oleh bagian administrasi sebagai bukti bahwa hadir atau tidaknya seseorang.

Yang membedakan jenis-jenis absensi adalah cara penggunaannya dan tingkat daya gunanya secara umum jenis-jenis absensi dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu:

1. Absensi Manual
   Absensi manual adalah cara pengantrian kehadiran dengan cara menggunakan pena (tanda tangan).

2. Absensi Non Manual (dengan menggunakan alat)
   Absensi non manual adalah cara pengantrian kehadiran dengan menggunakan sistem terkomputerisasi, bias menggunakan kartu dan barcode, finger print ataupun dengan menggunakan nip dan sebagainya.

Definisi Pegawai

Menurut Henderi dkk (2010), “Pegawai atau karyawan adalah golongan masyarakat, yang melakukan penghidupanya dengan bekerja dalam kesatuan organisasi, baik kesatuan pemerintah maupun kesatuan kerja swasta”.

Dan menurut Robbins pengertian pegawai adalah “orang pribadi yang bekerja pada pemberi kerja, baik sebagai pegawai tetap atau tidak, berdasarkan kesepakatan kerja baik tertulis maupun tidak tertulis, untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan atau kegiatan tertentu yang ditetapkan oleh pemberi kerja”.

Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa pegawai adalah seseorang yang bekerja pada suatu kesatuan organisasi, baik sebagai pegawai tetap maupun tidak untuk memenuhi kebutuhan hidupnya”.

Konsep Dasar Gaji

Menurut Soemarso (2010: 307), “gaji didefiniskan sebagai berikut “Gaji adalah imbalan kepada pegawai yang diberikan atas tugas-tugas administrasi dan pimpinan yang jumlahnya biasanya tetap secara bulanan”.

Penelitian Sebelumnya (Literature Revie)

Menurut Guritno, Sudaryono, Untung Rahardja (2011:86), “Literature Review dalam suatu penelitian adalah mengetahui apakah para peneliti lain telah menemukan jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan penelitian yang kita rumuskan. Jika dapat menemukan jawaban pertanyaan penelitian tersebut dalam berbagai pustaka atau laporan hasil penelitian yang paling aktual, maka kita tidak perlu melakukan penelitian yang sama”.

Berikut ini adalah penelitian yang telah dilakukan dan memiliki korelasi yang searah dengan penelitian yang akan dibahas dalam KKP (Kerja Kuliah Praktek) ini, antara lain:

1. Penelitian yang dijalankan oleh Fahrul Azmi [2013]
   Penelitian yang dijalankan oleh Fahrul Azmi yang berjudul”Perancangan Sistem Informasi Penggajian Berbasis Web pada PT Fitrafood International pada tahun 2013. Pada sistem penggajian ini tidak ada proses pembuatan rekap absensi, hanya perhitungan gaji saja dan jumlah absensi pegawai di masukkan secara manual ke dalam sistem perhitungan gaji seharusnya sistem tersebut disertai dengan sistem rekap absensi agar dalam proses perhitungan tidak perlu lagi memasukkan jumlah absensi pegawai.

2. Penelitian yang dijalankan oleh Elvi Selviana [2013]
   Penelitian yang dijalankan oleh Evi Selviana yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Penggajian Pegawai Berbasis Web pada Kelurahan Cikokol Kota Tangerang” pada tahun 2013. Sistem penggajian ini hanya menghitung gaji pegawai saja seharusnya lebih efektif lagi jika disertai dengan rekap absesnsi sehingga otomatis masuk ke dalam sistem perhitungan gaji dan tidak perlu memasukkan jumlah absensi pegawai lagi.

3. Penelitian yang dijalankan oleh Tera Siapadila [2012][
   Penelitian yang dijalankan oleh Tera Siapadila yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Honorer Berbasis Web pada PT Muliapark Tangerang”, pada tahun 2012. Pada perancangan sistem penggajian ini sistem yang dibuat hanya sampai pada laporan penggajian saja seharusnya disertai dengan pembuatan slip gaji agar sistem tersebut benar-benar pada tujuan yang maksimal.

BAB III

PEMBAHASAN

Gambaran Umum Perusahaan

Saat ini perkembangan komputer semakin cepat, komputer menjadi alat bantu untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam mengerjakan atau menyelesaikan suatu pekerjaan. Dalam suatu perusahaan penggunaan komputer menjadi suatu kebutuhan yang sangat menunjang dalam proses pengolahan data, sehingga informasi yang dihasilkan dalam proses pengolahan data dapat disajikan dengan cepat. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan Praktek Kerja Lapangan untuk pembuatan Kuliah Kerja Praktek ini, yaitu sebagai berikut:

Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Karya Sarana Cipta Mandiri atau lebih dikenal dengan sebutan KSCM adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan suku cadang sepeda motor dan battery mobil. berdiri sejak 14 juni 2003 sampai dengan saat ini. Perusahaan yang berlokasi di JL. KH. Hasyim Ashari No.20, Cipondoh-Tangerang ini juga memberikan pelayanan dan pembinaan terhadap kalangan masyarakat pemakai produk yang dipasarkan (khususnya provinsi banten) dan memberikan pembinaan melalui training dan kegiatan-kegiatan promosi dilapangan bersama institusi-institusi dalam memberikan pengetahuan kepada masyarakat(pelajar, komunitas bikers, mekanik, masyarakat pinggiran kota/pesisir, dll).

1. Visi Perusahaan
   “menjadi distributor suku cadang sepeda motor, battery mobil dan battery sepeda motor terkemuka melalui upaya inovasi produk dan kemitraan strategik.”

2. Misi Perusahaan
   Peran serta KSCM di wilayah provinsi banten dengan produk-produk yang dipasarkan secara berkesinambungan telah menumbuhkan keyakinan masyarakat pemakai sepeda motor saat ini. Hal tersebut seiring dengan misi perusahaan yang didasari:
   • Komitmen secara konsisten.
   • Selaras dan sigap dalam memenuhi kebutuhan jaringan.
   • Cepat dalam pelayanan distribusi.
   • Mutu yang dipasarkan terjamin.

Struktur Organisasi Perusahaan

Dibentuknya perusahaan ini telah ditetapkan beberapa struktur divisi dalam menunjang operasional perusahaan. Divisi tersebut terbagi sebagai berikut:

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Karya Sarana Cipta Mandiri

Tugas dan Tanggung Jawab

Dalam struktur organisasi perusahaan masing-masing jabatan mempunyai tanggung jawab dan wewenang yang berbeda sesuai bidang keahliannya, Adapun tugas dari tiap-tiap divisi adalah sebagai berikut :

1. Dewan Komisaris
   Bertugas mengawasi pengurusan perusahaan yang dilakukan oleh Direksi serta memberikan nasihat berkenaan dengan kebijakan Diteksi dalam menjalankan perusahaan.

2. Direktur
   Bertugas sebagai koordinator, komunikator, pengambil keputusan, pemimpin, pengelola dan eksekutor dalam menjalankan dan memimpin perusahaan.

3. Wakil Direktur
   Bertugas membantu direktur dalam tugas-tugasnya.

4. Audit Internal
   Bertugas untuk melakukan pemeriksaan terhadap sistem yang sudah direncanakan agar berjalan dengan baik.

5. General Manager Sales(GM Sales)
   Bertugas mengelola dan mengkoordinasikan semua hal yang berkaitan dengan jalannya roda perusahaan agar target tercapai dengan baik.

6. Kepala Bagian Pembelian
   Bertugas untuk menyediakan bahan baku yang diminta oleh bagian perencanaan sesuai dengan kebutuhan order.

7. General Manager Accounting(GM Accounting)
   Bertugas dalam merencanakan, mengarahkan, memonitor dan mengevaluasi sistem kerja akunting untuk pengelolaan data keuangan dan neraca Rugi - Laba perusahaan.

8. Manager Personalia
   Bertugas mengatur hal-hal yang berkaitan dengan karyawan dan hal-hal yang berhubungan dengan pihak luar terhadap perusahaan.

Tata Laksana Sistem yang Berjalan

Prosedur Sistem Berjalan

Pada Analisa ini terdiri dari beberapa prosedur, diantaranya adalah:

1. Waktu Hadir Karyawan
   Jam kerja senin-sabtu
   • Senin-jumat pukul 08.00-17.00
   • Sabtu pukul 08.00-14.00
   Setiap hari karyawan harus mencatat waktu kehadiran sebanyak 2 (dua) kali yaitu pada saat masuk kerja dan pulang kerja.

2. Gaji Pokok
   Setiap karyawan akan memperoleh gaji pokok sebesar Rp. 3.500.000,-.

3. Tunjangan
   a. Uang Makan
   Uang makan diberikan sebesar Rp.15.000,- (lima belas ribu) per hari. Uang makan hanya diberikan jika karyawan masuk kerja. Jika karyawan tidak masuk kerja atau libur maka tidak berhak mendapatkan tunjangan ini. Jumlah kehadiran karyawan akan diakumulasikan pada akhir bulan dan pembayaran tunjangan ini dilakukan bersamaan dengan pembayaran gaji setiap bulannya.
   b. Tunjangan Trasportasi
   Uang transportasi diberikan sebesar Rp.15.000,- (lima belas ribu) per hari. Uang transportasi hanya diberikan jika karyawan masuk kerja. Jika karyawan tidak masuk kerja atau libur maka tidak berhak mendapatkan tunjangan ini. Jumlah kehadiran karyawan akan diakumulasikan pada akhir bulan dan pembayaran tunjangan ini dilakukan bersamaan dengan pembayaran gaji setiap bulannya.
   c. Tunjangan Kesehatan
   Tunjangan kesehatan diberikan sebesar Rp. 205.000,- (dua ratus lima ribu rupiah) per bulan.

Rancangan Sistem Berjalan

Dibawah ini usecase diagram, activity diagram dan sequence diagram adalah sebagi berikut:

1. Use Case Diagram
   Berdasarkan gambar 3.2 Use Case Diagram diatas terdapat:
   1. 1 sistem yang mencakup seluruh kegiatan penggajian karyawan pada PT. Karya Sarana Cipta Mandiri.
   2. 3 actor melakukan kegiatan, diantaranya: Bagian Keuangan, karyawan dan Dewan Komisaris.
   3. 6 use case yang biasa dilakukan oleh actor-actor tersebut, diantaranya: membuat daftar absensi, menginput daftar absensi, membuat rekap absensi, menghitung gaji, membuat laporan penggajian dan mencetak slip gaji.

2. Activity Diagram
   Berdasarkan Gambar 3.3 Activity Diagram diatas terdapat:
   1. 1 initial Node, objek yang diawali.
   2. 8 Actin State dari sistem yang mencerminkan eksekusi dari suatu aksi.
   3. 1 Decision Node, aliran yang menentukan pilihan eksekusi.
   4. 1 Final State objek yang diakhiri.

3. Sequence Diagran
   Berdasarkan Gambar 3.4 Sequence Diagram diatas terdapat:
   1. 1 Actor melakukan kegiatannya yaitu Bagian Keuangan.
   2. 4 Participant (objek) diantanranya: Karyawan, Absensi, Gaji dan Ketua Dewan Komisaris.
   3. 9 Message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.
   4. 1 Alt Combined Fragment, sebagai pilihan.

Analisa Sistem Yang Berjalan

Metode Analisa Sistem

Pada metode ini penulis mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi instansi. Analisa ini didasarkan pada hubungan atau interaksi antara unsur-unsur internal, yaitu kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness), terhadap unsur-unsur eksternal yaitu peluang (opportunities) dan ancaman (treats).

Berdasarkan identifikasi faktor di atas, maka dilakukan analisis untuk mencari strategi dengan menggunakan kekuatan yang ada untuk memanfaatkan peluang yang tersedia (strategi S-O) serta menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman yang ada (strategi S-T). Selain itu dianalisis pula strategi untuk mengurangi kelemahan yang dimiliki dalam meraih peluang yang ada (strategi W-O) maupun mengatasi ancaman yang ada (strategi W-T). Pemetaan strategi S-O,W-O, S-T dan W-T dapat dinilai pada tabel dibawah ini :

Analisa Masukan, Analisa Proses, Analisa Keluaran

1. Analisa Masukan
   Nama Masukan : Rekap Absensi
   Fungsi  : Sebagai bukti kehadiran pegawai
   Sumber : Bagian Keuangan
   Media : Kertas
   Frekuensi : Setiap Bulan
   Format : Format data masukan berbentuk kolom
   Keterangan  : Berisi data hadir pegawai berdasarkan periode tertentu

2. Analisa Proses
   Nama Modul (proses): Perhitungan gaji
   Masukan : Laporan absensi
   Keluaran  : Laporan penggajian pegawai
   Ringkasan Proses : Pada proses ini dibuat daftar perhitungan gaji berdasarkan rekap absensi pegawai.

3. Analisa Keluaran
   a. Nama Keluaran : Laporan penggajian
   Fungsi : Mencetak atau menampilkan data perhitungan gaji pegawai
   Media : Kertas
   Rangkap : 2 (satu) lembar
   Distribusi : Lembar 1 (satu) untuk bagian bagian Keuangan, Lembar 2 (dua) untuk Dewan Komisaris
   Keterangan : Laporan penggajian diberikan ke Dewan Komisaris untuk diperiksa dan mendapatkan persetujuan.
   b. Nama Keluaran : Slip gaji pegawai
   Fungsi : Mencetak atau menampilkan gaji pegawai
   Media : Kertas
   Rangkap : 2 (dua) lembar
   Distribus : Lembar 1 (putih) untuk karyawan, Lembar 2 (merah muda) untuk bagian Keuangan.

Konfigurasi Sistem Yang Berjalan

1. Spesifikasi Hardware
   a. Processor : Pentium IV 2,60 Ghz
   b. Monitor : LCD 17”LG
   c. Mouse : Optical
   d. Keyboard : PS2
   e. RAM : 1 GB
   f. Harddisk : 40 GB
   g. Printer : Inkjet

2. Spesifikasi Software
   Microsoft Office 2007

3. Hak Askses(Brainware)
   a. Petugas yang berwenang
   b. Dewan Komisaris

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

Permasalahan yang dihadapi

Berdasarkan analisa yang dilakukan, maka permasalahan yang dihadapi diantaranya adalah:

1. Proses perhitungan absensi untuk pembuatan rekap absensi masih manual sehingga sering terjadi keterlambatan.
2. Proses perhitungan gaji dilakukan secara manual yang kemungkinan dapat menyebabkan salah hitung gaji sehingga akurasi data masih rendah.
3. Pembuatan rekap absensi, proses perhitungan gaji, pembuatan laporan penggajian dan pembuatan slip gaji masih bersifat manual sehingga membutuhkan ketelitian yang tinggi dan membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses perhitungan absensi dan gaji.

Alternatif Pemecahan Masalah

Setelah meneliti dan mengamati dari permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan, agar memudahkan setiap orang yang membutuhkan informasi penggajian maka diperlukan sistem yang terkomputerisasi. Adapun alternatif pemecahan masalah yang penulis usulkan adalah sebagai berikut:

1. Perhitungan absensi dan pembuatan rekap absensi sudah terotomatisasi dengan sistem dan tersimpan kedalam database.

2. Perhitungan gaji dan pembuatan laporan penggajian sudah terotomatisasi sistem.

3. Proses laporan ke Direktur dapat dicocokkan dengan data yang ada pada sistem.

4. 4. Pembuatan format slip gaji sudah terotomatisasi sistem.

User Requirement

Elisitasi Tahap I

Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap III

Final Draft Elisitasi

BAB IV

PENUTUP

Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisa dan perumusan masalah yang telah dilakukan, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa:

1. Sistem yang berjalan sudah sesuai prosedur namun prosesnya masih dilakukan secara manual, diawali dengan pencatatan absensi hadir yang dicatat pada daftar absensi yang masih dalam berbentuk kertas, yang kemungkinan dokumennya dapat hilang atau rusak sebelum dibuat rekap absensi. Selanjutnya mulai membuat rekap absensi yang dihitung secara manual dari daftar absensi dan kemudian memindahkannya ke Microsoft Excel untuk dibuatkan laporan penggajian.

2. Sistem yang berjalan saat ini belum berjalan dengan baik karena proses perhitungan gaji masih dilakukan secara manual yang kemungkinan dapat menyebabkan salah hitung gaji sehingga akurasi data masih rendah.

3. Menggunakan waktu yang lebih lama yang menyebabkan keterlambatan dalam proses penggajian dan keterlambatan pembayaran gaji sehingga kurang efisien.

Saran

selama penulis melakukan riset, maka kami mencoba mengemukakan saran bahwa sistem penggajian di PT. Karya Sarana Cipta Mandiri masih yang harus ditingkatkan lagi dalam sistem penggajian tersebut seperti :

1. Agar dalam perhitungan penggajian karyawan tidak terjadi kesalahan maka harus lebih ditingkatkan lagi dalam sistem komputernya.

2. Dalam pemberian uang gaji sebaiknya melalui bank, agar mempermudah perusahaan dan karyawan dalam pemberian gaji karyawan.

3. Apabila terdapat kekurangan pada sistem yang sedang diusulkan, hendaknya dicatat oleh user atau orang yang bersangkutan dengan sistem ini, hal ini ditunjukan untuk perbaikan sistem agar menjadi lebih sempurna.

Kesan

Kuliah Kerja Praktek (KKP) di suatu perusahaan memberikan banyak kesan, diantaranya:

1. Sambutan dari pihak perusahaan yang sangat ramah dan baik.

2. menambah pengalaman, ilmu dan pengetahuan.

3. Menambah teman di lingkungan baru.

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

=

DAFTAR PUSTAKA

=

Contributors

Prihatini wahyuningtiyas