KP1111469176

ANALISA SISTEM PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR PADA KECAMATAN SEPATAN PEMERINTAH

KABUPATEN TANGERANG

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

OLEH:

1111469176 RETNO SETIANINGSIH

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

TANGERANG

(2014/2015)

LEMBAR PERSETUJUAN

ANALISA SISTEM PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR PADA KECAMATAN SEPATAN PEMERINTAH

KABUPATEN TANGERANG

Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Skripsi pada Jurusan Sistem Informasi Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

STMIK Raharja Tahun Akademik 2014/2015.

Tangerang, 29 Oktober 2014

Dosen Pembimbing

( Maimunah, M.Kom )

NID. 02012

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER

RAHARJA

LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Saya yang bertandatangan di bawah ini,

NIM	: 1111469176
Nama	: Retno Setianingsih
Jenjang Studi	: Strata Satu
Jurusan	: Sistem Informasi
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.

	Tangerang, 29 Oktober 2014
	Retno Setianingsih
	NIM. 1111469176

)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;

ABSTRAKSI

Suatu sistem komputerisasi pada zaman sekarang ini mencakup kesegala bidang. Setiap Organisasi atau Instansi sangat membutuhkan sistem komputerisasi yang akurat, cepat, dan efisien. Komputer mampu memegang peranan terpenting sebagai alat bantu dalam pengolahan data serta dapat memecahkan masalah yang kecil sampai dengan masalah yang sangat komplek sekalipun. Seperti halnya Kecamatan Sepatanseringkali menghadapi permasalahan pada sistem pendataan surat masuk dan surat. Sistem yang berjalan saat ini masih menggunakan sistem manual sehingga sistem tersebut belum efektif dan efisien. Laporan yang dihasilkan saat ini belum akurat, hal ini dikarenakan masih banyaknya kesalahan pada saat proses pencatatan data. Untuk membuat suatu sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar yang baik dibutuhkan sebuah sistem yang memiliki tempat penyimpanan data sehingga data yang ada tidak hilang dan proses pembuatan laporan tidak membutuhkan waktu yang lama. Berdasarkan masalah di atas maka peneliti mengusulkan sistem yang baru dalam melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar, sehingga diharapkan dengan adanya sistem yang baru tersebut dapat mengurangi terjadinya kesalahan pada saat memasukkan data, dan pengolahan data menjadi cepat sehingga pembuatan laporan tidak memakan waktu yang lama. Selain itu sistem ini diharapkan dapat lebih menunjang kegiatan admin dan pegawai dalam mengelola data surat agar lebih baik.

Kata Kunci: Surat Masuk , Surat Keluar, Pendataan

KATA PENGANTAR

Puji syukur alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan seribu jalan, sejuta langkah serta melimpahkan segala rahmat dan karunia-Nya, sehingga laporan Kuliah Kerja Praktek Penulis dapat berjalan dengan baik dan selesai dengan semestinya.

Penulisan laporan Kuliah KerjaPraktek ini disusun sebagai salah satu syarat guna melengkapi kurikulum perkuliahan dan mengikuti Skripsi. Sebagai bahan penulisan, Penulis memperoleh informasi berdasarkan hasil observasi dan studi pustaka dari berbagai sumber yang mendukung penulisan laporan ini.

Hati kecil ini pun menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak penyusunan laporan Kuliah Kerja Praktek ini tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Oleh karena itu pada kesempatan yang singkat ini, izinkanlah penulis menyampaikan selaksa pujian dan terimakasih kepada :

1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja dan juga sebagai Dosen Pembimbing yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
2. Bapak Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik Perguruan Tinggi Raharja.
3. Ibu Maimunah, M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi STMIK RAHARJA dan juga sebagai dosen pembimbing yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
4. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
5. Bapak Najamuddin, SE selaku pembimbing lapangan di Kecamatan Sepatan yang telah memberikan pengarahan dalam Laporan Kuliah Kerja Praktek ini.
6. Kedua orang tua dan keluarga yang telah memberikan doa serta dukungan moril dan materi sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini dengan baik.
7. Kepada teman-teman mahasiswa Raharja dan para sahabat khususnya Amanda Septiani dan Khusnul Khotimah yang selalu memberikan masukan dan saran yang sangat berguna bagi penulis.
8. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan KKP ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Laporan KKP ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.

	Tangerang, 29 Oktober 2014
	Retno Setianingsih
	NIM. 1111469176

DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1. Struktur Organisasi

Gambar 3.2. Use Case Diagram Surat Masuk

Gambar 3.3. Use Case Diagram Surat Keluar

Gambar 3.4. Activity Diagram Surat Masuk

Gambar 3.5. Activity Diagram Surat Keluar

Gambar 3.6. Sequence Diagram Surat Masuk danSurat Keluar

DAFTAR SIMBOL

DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Pengamatan menunjukkan bahwa masyarakat dunia,termasuk Indonesia diperkirakan akan terus mengalami perkembangan yang sangat pesat di dalam bidang komputer yang mengalami kemajuan pesat dari tahun ke tahun sehingga sasaran yang diinginkan tercapai. Komputer sudah mulai digunakan terutama pada kantor, penggunaan terbanyak adalah untuk pengolahan data, yang tujuan pengolahan dengan baik, teliti, tepat waktu dan menghemat tenaga, sehingga tercapai produktifitas kerja.

Komputer adalah suatu alat elektronik untuk mengolah data yang digunakan oleh instansi-instansi pemerintah maupun swasta, penggunaan komputer ini harus sesuai dengan kebutuhan organisasi yang memakainya, baik software maupun hardwarenya agar komputer dapat dimanfaatkan sebaik mungkin. Disamping itu komputer mempunyai kegunaan dalam mendeteksi kesalahan data yang diolah dan dapat melakukan pekerjaan di luar kemampuan manusia sehingga keterlambatan suatu pekerjaan dapat dihindari.

Dalam pengolahan data surat masuk dan surat keluar pada Kecamatan Sepatan yang dilakukan oleh Tata Usaha masih memiliki beberapa kekurangan diantaranya, dalam pencatatan data surat masuk dan surat keluar masih harus dicatat dan dibukukan dalam pembuatan surat masuk dan surat keluar, hal ini mengakibatkan informasi yang disajikan terlambat. Selain itu proses pengolahan datanya masih manual dan belum menggunakan suatu program aplikasi. Dengan demikian perlu diterapkan sistem terkomputerisasi pada Kecamatan Sepatan, dalam pembuatan laporan yang cepat dan tepat.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, penulis mencoba membuat suatu sistem pendataan surat masuk dan surat keluar untuk tugas kuliah kerja praktek (KKP) dengan judul “ANALISA SISTEM PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KECAMATAN SEPATAN PEMERINTAH KABUPATEN TANGERANG”.

Rumusan Masalah

Sebagai mana yang telah di jelaskan di atas bahwa permasalahan pada penelitian ini adalah masih kurang efektifnya proses pembuatan laporan surat masuk dan masuk keluar pada Kecamatan Sepatan.

Berdasarkan dari uraian diatas maka penulis mengambil beberapa pokok permasalahan :

1. Bagaimanasistem pendataan surat masuk dan surat keluar yang berjalan saat ini padaKecamatan Sepatan?

2. Apakahlaporan yang dihasilkan datanya sudah efektif dan efisien?

3. Bagaimanamerancang sistem informasi laporan surat menyurat pada Kecamatan Sepatan?

Tujuan dan Manfaat Penelitian

Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah :

1. Tujuan operasional

Tujuan Operasional dari penelitian ini adalah Untuk mengetahui apakah database sistem informasi yang berjalan sekarang khususnya pendataan surat masuk dan surat keluar pada Sub Bagian Tata Usaha Kecamatan Sepatan telah terintegrasi dan tertata dengan baik.

2. Tujuan fungsional

Tujuan fungsional dari penelitian ini yaitu dapat menambah wawasan dan sumber informasi serta memperluas pengetahuan bagi penulis sendiri.

3. Tujuan individual

Tujuan Individual adalah untuk menambah pengetahuan dan wawasan penulis untuk memenuhi syarat kelulusan yang telah ditentukan oleh akademik dan syarat pengambilan Skripsi yang diambil setelah laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini terselesaikan.

Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah :

1. Penulis dapat mengenal lebih jauh mengenai situasi dan kondisi suatu sistem informasi yang ada di Kantor Kecamatan, khususnya sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kecamatan Sepatan.

2. Menciptakan sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar di kantor kecamatan sepatan.

2. Dapat menjadi sebuah masukan bagi kantor kecamatan mengenai pembenahan sistem yang sedang berjalan saat ini.

Ruang Lingkup

Ruang lingkup penelitian ini hanya dibatasi pada analisa sistem surat masuk dan surat keluar sampai dengan pembuatan laporan pada Kecamatan Sepatan. Pendataan surat masuk dan surat keluar ini dapat memberikan kemudahan pada proses pendataan surat masuk dan surat keluar kepada masyarakat khususnya masyarakat kecamatan.

Metode Penelitian

Dalam mendapatkan data yang diperlukan dalampenelitian, penulis menggunakan metode sebagai berikut :

1.Metode Observasi (Pengamatan)

Metode untuk mendapatkan data dengan melakukanpengamatan secara langsung ke tempat dilakukannya suatu penelitian sertamenganalisis terhadap unsur-unsur yang diteliti secara sistematis.

2.Metode Wawancara

Metode yang dilakukan melalui pembicaraan denganpihak-pihak yang terkait sebagai sumber data dan informasi.

3.Metode Studi Pustaka

Metode untuk mendapatkan data dengan mempelajari unsur-unsur objek yang berhubungan dengan Kuliah Kerja Praktek (KKP), dan membaca buku-buku perpustakaan yang berkaitan dengan sistem yang berjalan.

Sistematika Penulisan

Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini berisi tentang penjelasan dan uraian secara teoritis yang menguraikan penelitian-penelitian mengenai definisi ilmu yang berkaitan dengan penyusunan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP)

BAB III PEMBAHASAN

Bab ini berisi tentang gambaran umum Kecamatan Sepatan, sejarah berdirinya Kecamatan Sepatan, struktur organisasi, tugas dan wewenang, batasan sistem, analisis kebutuhan sistem, tata laksana sistem berjalan, analisis dan pemecahan masalah serta perancangan sistem

BAB IV PENUTUP

Bab ini berisi tentang kesimpulan hasil penelitian Kuliah Kerja Praktek (KKP) dan juga saran-saran yang diberikan sebagai tindak lanjut yang diperlukan untuk melakukan generalisasi perbaikan di masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR LAMPIRAN

BAB II

LANDASAN TEORI

Untuk mendukung pembuatan laporan ini, maka perlu dikemukakan hal-hal atau teori-teori yang berkaitan dengan permasalahan dan ruang lingkup pembahasan sebagai landasan dalam pembuatan laporan ini.

Teori Umum

Konsep Dasar Sistem

1. Definisi Sistem

Berikut ini beberapa pengertian tentang sistem menurut beberapa ahli yang dijabarkan dibawah ini.

Menurut Tata Sutabri (2012:22), sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi dalam sistem tersebut.

Menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub (2012:1), Menurut Jogiyanto dalam bukunya Yakub, “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu”.

Berdasarkan beberapa pendapat yang diatas dapat penulis tarik kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan.

Teori Khusus

1. Definisi Dreamweaver

Isi Paragraf

1. Definisi MySql

Isi Paragraf

Study Pustaka (Literature Review)

Banyak penelitian yang sebelumnya dilakukan mengenai penerimaan mahasiswa baru secara online dan penelitian lain yang berkaitan. Dalam upaya mengembangkan dan menyempurnakan penerimaan mahasiswa baru secara online ini perlu dilakukan studi pustaka (literature review) sebagai salah satu dari penerapan metode penelitian yang akan dilakukan. Diantaranya yaitu:

1. Penelitian ini dilakukan oleh Anastasia Mude pada tahun 2009 yang berjudul "Analisa Sistem Informasi Penilaian KKP/TA/SKRIPSI Berbasis Web Pada Perguruan Tinggi Raharja". Penelitian ini membahas sistem yang daoat mengolah nilai KKP/TA/SKRIPSI dengan cepat dan akurat. Hal ini dikarenakan Sistem Informasi Penilaian KKP/TA/SKRIPSI yang berjalan belum terkomputerisasisecfara optimal.Dengan adanya hal tersebut maka diperlukan suatu sistem untuk memudahkan dan mempercepat keluar masuknya informasi.

2. Isi Literature

Oleh karena itu, untuk menindaklanjuti penelitian sebelumnya seperti yang dikemukakan diatas, maka dilakukan penelitian untuk Judul Kuliah Kerja Praktek.

BAB III

PEMBAHASAN

Gambaran Umum Perguruan Tinggi Raharja

Sejarah Singkat Perguruan Tinggi Raharja

Perguruan Tinggi Raharja bermula dari sebuah lembaga kursus komputer yang bernama LPPK (Lembaga Pendidikan dan Penelitian Komputer) Raharja yang terletak di Jl. Gatot Subroto km.2 Harmoni Mas Cimone Tangerang.LPPK Raharja diresmikan pada tanggal 3 Januari 1994 oleh bapak walikota Tangerang Drs. H. Zakaria Mahmud, Raharja telah terdaftar pada Depdiknas Kotamadya Tangerang dengan nomor 201/PLSM/02.4/L.93. Lembaga inilah yang mempelopori penggunaan operating system windows dan aplikasinya diwilayah Tangerang dan sekitarnya, hal tersebut mendapat respon positif dan jumlah peminatnya pun meningkat pesat seiring dengan kerjasama yang di lakukan oleh lembaga ini dengan sekolah Lanjutan Tingkat Atas yang ada di Tangerang.

Karena semakin pesatnya perkembangan dan pertumbuhan akan komputerisasi dan meningkatnya peminat masyarakat Tangerang maka pada tanggal 24 Maret 1999 LPPK Raharja berkembang menjadi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Raharja Informatika yang diresmikan melalui surat keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor: 56/D/O/1999 yang diserahkan langsung dari Bapak Prof. Dr. Udju D. Rusdi selaku Koordinator KOPERTIS wilayah IV Jawa Barat kepada ketua yayasan Nirwana Nusantara Ibu Kasarina Sudjono. Pada tanggal 2 Februari 2000 dengan menyelenggarakan jurusan Manajemen Informatika.

Pada tanggal 2 Februari 2000 AMIK Raharja Informatika menjadi satu-satunya perguruan tinggi yang menjalankan studi formal untuk program Diploma I (DI) dengan memberikan gelar Ahli Pratama dan Program Diploma II (DII) dengan memberikan gelar Ahli Muda dan Diploma III (DIII) dengan memberikan gelar Ahli Madya kepada lulusannya, sesuai dengan surat keputusan Koordinator Perguruan Tinggi Swasta wilayah IV Jawa Barat dengan Nomor 3024/004/KL/1999.

Kemudian pada tanggal 7 September 2000 sesuai dengan surat keputusan Direktur Jendral Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Nomor 354/Dikti/Kep/2000 menambah 2 program yakni D3 Teknik Informatika dan D3 Komputer Akuntasi.

Kini AMIK Raharja Informatika mempunyai 3 (tiga) program studi Diploma III dengan jurusan Manajemen Informatika (MI), Teknik Informatika (TI), dan Komputer Akuntansi (KA) yang masing-masing jurusan memberikan gelar Ahli Madya (A.md), Ahli Muda (AM), Ahli Pratama (AP) kepada lulusannya.

Pada tanggal 20 Oktober 2000 dalam usahanya untuk meningkatkan mutu dan kualitas dari pada lulusan AMIK RAHARJA INFORMATIKA meningkatkan statusnya dengan membuka Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) RAHARJA. Dengan surat keputusan Nomor 42/01/YNN/PR/II/200. ketua Yayasan Nirwana Nusantara mengajukan permohonan pendirian STMIK RAHARJA kepada Mendiknas KOPERTIS Wilayah IV jawa barat dengan 3 (tiga) program studi SI Jurusan Sistem Informasi (SI), Teknik Informatika(TI), dan Sistem Komputer (SK), hal tersebut telah mendapat tanggapan dari Direktur Jendral Pendidikan Tinggi dengan surat keputusan Nomor 5706/D/T/2000. Tidak hanya sampai disini, dalam rangka meningkatkan mutu dan kualitas lulusan RAHARJA sesuai dengan Rencana Induk Pengembangan (RIP) Raharja, bahwa dalam kurun waktu tidak lebih dari 5 tahun sudah berdiri Universitas RAHARJA.

Pada saat ini, Perguruan Tinggi Raharja pun telah meningkatkan mutu dan kualitasnya melalui sertifikat Akreditasi, diantaranya yaitu sebagai berikut:

1. Pada tanggal 5 April 2006 dengan sertifikat Akreditasi Nomor 00117/Ak-1-DIII-03/DFXMEI/IV/2002 yang berisi Badan Akreditasi nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program studi Diploma III Manajemen Informatika di AMIK Raharja Informatika Terakreditasi A.
2. Pada tanggal 4 Mei 2006 dengan Sertifikat Akreditasi Nomor 08479/Ak-X-SI-001/CAGTLF/V/2006 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa studi Strata 1 Teknik Informatika di STMIK Raharja terakreditasi B.
3. Pada tanggal 11 Mei 2006 dengan Sertifikat Akreditasi Nomor 08523/Ak-X-S1-002/CAGSIM/V/2006 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program studi Strata 1 Sistem Informasi di STMIK Raharja terakreditasi B.
4. Pada tanggal 3 Agustus 2007 dengan Sertifikat Akreditasi Nomor 006/BAN-PT/AK-VIII/DPI-III/2007 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program studi Diploma III Manajemen Informatika di AMIK Raharja Informatika terakreditasi B.
5. Pada tanggal 25 Agustus 2007 dengan Sertifikat Akreditasi Nomor 019/BAN-PT/AK-X/SI/VIII/2007 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program Strata 1 Sistem Komputer di STMIK Raharja terakreditasi B.
6. Pada tanggal 29 Desember 2007 sesuai surat keputusan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dengan Nomor 017/BAN-PT/AK-VII/Dpl-III/XII/2007 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program studi Diploma III Teknik Informatika di AMIK Raharja Informatika dengan terakreditasi B.
7. Pada tanggal 18 Januari 2008 sesuai surat Keputusan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dengan Nomor 019/BAN-PT/AK-VII/Dpl-III/I/2008 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program studi Diploma Tiga Komputerisasi Akuntansi di AMIK Raharja Informatika terakreditasi A.
8. Pada tanggal 08 Juli 2011 sesuai surat Keputusan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dengan Nomor 010/BAN-PT/Ak-XIV/S1/VII/2011, menyatakan bahwa Program Studi Sarjana Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Raharja, Tangerang terakreditasi B.
9. Pada tanggal 23 September 2011 sesuai surat Keputusan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dengan Nomor 025/BAN-PT/Ak-XIV/S1/IX/2011, menyatakan bahwa Program Studi Sarjana Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Raharja, Tangerang terakreditasi B.

1. Jurusan / Program Studi pada STMIK Raharja

Gambar 3.1.Jurusan atau Program Studi pada STMIK Raharja

2. Jurusan / Program Studi pada AMIK Raharja Informatika

Gambar 3.2. Jurusan atau Program Studi pada AMIK Raharja

Struktur Organisasi

Sebuah organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu sktruktur organisasi yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian dan penyatuan usaha untuk menunjukkan kerangka – kerangka hubungan diantara fungsi, bagian – bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab. Serta untuk menunjukkan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu oragnisasi.Sama halnya dengan Perguruan Tinggi Raharja yang mempunyai struktur organisasi manajemen sebagai berikut.

Gambar 3.3. Stuktur Organisasi Perguruan Tinggi Raharja

Tugas dan Tanggung Jawab

Seperti halnya di dalam sebuah perusahaan, Perguruan Tinggi Raharja di dalam manajemen akademiknya terdapat bagian-bagian yang mempunyai tugas dan kewajiban dalam menyelesaikan semua pekerjaannya.

Berikut adalah wewenang serta tanggung jawab bagian-bagian yang ada pada Perguruan Tinggi Raharja, yaitu sebagai berikut :

1. Presiden Direktur

Wewenang :

1. Menyelenggarakan program kerja yang berpedoman pada visi, misi, fungsi dan tujuan pendirian Perguruan Tinggi Raharja.
2. Menyelenggarakan kegiatan dan pengembangan pendidikan, penelitian serta pengabdian pada masyarakat.
3. Menyelenggarakan kegiatan pengembangan administrasi.
4. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang menunjang terwujudnya Tri Darma Perguruan Tinggi.

Tanggung Jawab :

1. Pemimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga edukatif, mahasiswa, tenaga administrasi dan terhadap lingkungan.

2. Direktur

Wewenang:

1. Merupakan wakil presiden direktur.
2. membantu presiden direktur dalam berbagai kegiatan.

3.Pembantu (Bidang Akademik)

Wewenang :

1. Menjalankan program kebijaksanaan akademik.
2. Mengawasi dan membina serta mengembangkan program studi sesuai kebijaksanaan yang telah digariskan.
3. Membina dan mengembangkan kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
4. Mengadakan afiliasi.
5. Membina dan mengembangkan kelembagaan.

Tanggung Jawab :

1. Membantu ketua dalam memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

4.Pembantu Direktur II (Administrasi)

Wewenang :

1. Melaksanakan dan mengelola seluruh kegiatan administrasi dan keuangan.
2. Membina dan mengembangkan kepegawaian.
3. Mengadakan sarana dan prasarana kepegawaian.

Tanggung Jawab :

1. Membantu ketua dalam pelaksanaan kegiatan dibidang keuangan dan administrasi.

5. Pembantu Direktur III (Bidang Kemahasiswaan)

Wewenang :

1. Membina kegiatan kemahasiswaan.
2. Membina kehidupan mahasiswa dalam kampus sehingga dapat mengembangkan penalaran.
3. Membina dan mengawasi kegiatan lembaga mahasiswa serta unit kegiatan khusus akademik.

Tanggung Jawab :

1. Membantu ketua dalam pelaksanaan kegiatan dibidang kemahasiswaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa.

6.Asisten Direktur Akademik

Wewenang :

1. Mengusulkan kepada Direktur atas prosedur pelaksanaan proses belajar mengajar.
2. Mengusulkan kepada Direktur tentang kenaikan honor staff binaannya.
3. Mengusulkan kepada Direktur tentang pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.
4. Memberikan kebijakan pelaksanaan layanan pada bidangnya.
5. Mengusulkan kepada Direktur tentang unit layanan baru yang dibutuhkan.
6. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan.
7. Mengusulkan kepada Direktur tentang pengangkatan dan pemberhentian dosen.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas penyusunan JRS yang efektif dan efisien, pengimplementasian pelaksanaan proses belajar mengajar, kemajuan kualitas pelayanan akademik yang berkesinambungan, dan kelancaran proses belajar mengajar.

7. Kepala Jurusan

Wewenang:

1. Mengusulkan kepada Assisten Direktur Akademik tentang perubahan mata kuliah dan materi kuliah yang dianggap telah kadaluarsa bahkan perubahan kurikulum jurusan.
2. Mengusulkan kepada Asisten Direktur Akademik tentang kenaikan honor dosen binaannya.
3. Mengusulkan kepada Asisten Direktur Akademik tentang pengadaan seminar, pelatihan, penambahan kelas perkuliahan pengangkatan dosen baru dan pemberhentian dosen.
4. Memberikan kebijakan administratif Akademik seperti cuti kuliah, perpindahan jurusan, ujian susulan, dan pembukaan semester pendek.
5. Mengusulkan kepada Asisten Direktur Akademik tentang pembukaan peminatan/konsentrasi baru dalam jurusannya.
6. Memberikan sanksi Akademik kepada mahasiswa yang melanggar tata tertib Perguruan Tinggi Raharja.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas penyusunan dan pengimplementasian kurikulum, SAP dan bahan ajar, monitoring kehadiran dosen dalam perkuliahan, jam konsultasi dan tugas-tugas yang disampaikan ke dosen, terlaksananya penelitian, seminar, pembinaan prestasi akademik mahasiswa dan peningkatan jumlah mahasiswa dalam jurusannya.

8. Asisten Direktur Finansial

Wewenang:

1. Mengusulkan kepada Direktur atas prosedur pembuatan budget pada setiap bagian dan pelaksanaan pemakaian dana.
2. Mengusulkan kepada Direktur tentang kenaikan honor, pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.
3. Memberikan kebijakan pelaksanaan layanan pada bidangnya dan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas penyusunan budgeting pada setiap bagian, dan tersedianya dana atas budget yang telah disetujui.
2. Bertanggung jawab atas kemajuan kualitas pendanaan aktifitas yang berkesinambungan.
3. Bertanggung jawab atas kelancaran proses belajar mengajar.

9. Layanan Keuangan Mahasiswa(LKM)

Wewenang:

1. Mengusulkan prosedur layanan keuangan kepada Asisten Direktur Finansial
2. Mengusulkan tentang unit baru yang dibutuhkan kepada Asisiten Direktur Finansial.

Tanggung Jawab:

1. Bertanggung jawab atas kelancaran proses penerimaan keuangan mahasiswa
2. Bertanggung jawab atas penagihan tunggakan mahasiswa.

10. Asisten Direktur Operasional(ADO)

Wewenang :

1. Mengusulkan kepada Direktur atas prosedur pelaksanaan pelayanan proses belajar mengajar
2. Mengusulkan kepada Direktur tentang kenaikan honor staff binaannya.
3. Mengusulkan kepada Direktur tentang pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.
4. Memberikan kebijaksanaan pelaksanaan layanan pada bidangnya.
5. Mengusulkan kepada Direktur tentang unit layanan baru yang dibutuhkan.
6. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas penyusunan kalender akademik tahunan.
2. Bertanggung jawab atas pengimplementasian pelaksanaan dan kualitas pelayanan yang berkesinambungan pada bidangnya.
3. Bertanggung jawab atas kelancaran proses belajar mengajar.

11. Registrasi Perkuliahan dan Ujian(RPU)

Bagian registrasi perkuliahan dan ujian terdiri dari dua bagian antara lain:

A. Layanan Registrasi Mahasiswa (LRM)

Wewenang :

1. Berwenang memberikan kebijakan yang berhubungan dengan proses registrasi mahasiswa.
2. Memberikan kebijakan pelaksanaan layanan pada bidangnya
3. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan
4. Mengusulkan kepada ADO untuk pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.

Tanggung Jawab:

1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan registrasi POM mulai dari persiapan hingga pada penutupan setiap semesternya.
2. Bertanggung jawab atas pelaksanaan registrasi batal tambah dan jumlah mahasiswa yang melakukan POM.
3. Bertanggung jawab atas seluruh informasi mengenai registrasi mahasiswa.

B. Perkuliahan dan Ujian (PU)

Wewenang :

1. Mengusulkan kepada ADO atas prosedur pelaksanaan pelayanan proses belajar mengajar serta kebijakan yang diambil.
2. Mengusulkan kepada ADO tentang pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.
3. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang dianggap telah melanggar tata tertib karyawan.
4. Mengusulkan kepada kepala jurusan untuk kelas perkuliahan yang dapat dibuka.

Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pendokumentasian perkuliahan dan ujian.

Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Prosedur Sistem Berjalan

Isi Paragraf

Rancangan Sistem Yang Berjalan

Untuk menganalisa sistem berjalan, penelitian ini menggunakan program Unified Modelling Language (UML) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini.

1. Analisa sistem yang berjalan pada Use Case Diagram

Gambar 3.4. Use Case Diagram

Berdasarkan gambar 3.4. Use Case Diagram diatas terdapat :

....

2.Analisa Sistem Pada Activity Diagram

Gambar 3.5. Activity Diagram

Berdasarkan gambar 3.5. Activity Diagram diatas terdapat :

a. ....

3.Analisa Sistem Pada Sequence Diagram

Gambar 3.6. Sequence Diagram

Berdasarkan gambar 3.6. Sequence Diagram diatas terdapat :

a)...

Permasalahan yang dihadapi dan Alternatif Pemecahan Masalah

1. Permasalahan yang dihadapi

2. Alternatif Pemecahan Masalah

BAB IV

PENUTUP

Kesimpulan

Isi Kesimpulan

Saran

Isi Saran

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran A:

A.1.Surat Pengantar KKP

Lampiran B:

B.1. Penilaian Objectif iDu

Contributors

Admin, Retno.setianingsih