KP0914463104
ANALISA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
OLEH:
0914463104 INDRA A. ISKANDAR
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
RAHARJA
(2014/2015)
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
ANALISA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
PROYEK PADA CV GEMA PERSADA SOLUTION
Diajukanguna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Skripsi
pada Jurusan Sistem Informasi STMIK Raharja
Tangerang, 18 Mei 2015
| Dosen Pembimbing, | Pembimbing Lapangan, | |
|---|---|---|
| Ilamsyah, M.Kom | Hendri Gunawan |
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
| NIM | : | 0914463104 |
| Nama | : | Indra Achmad Iskandar |
| Jurusan | : | Sistem Informasi |
| Konsentrasi | : | Komputer ASkuntansi |
Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek inimerupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakantiruan, salinanatau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telahdipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatanSkripsi baik dilingkungan Perguruan Tinggi Raharja, maupun diperguruan tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuhkesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyatapernyataan di atas tidak benar.
Tangerang, 18 Mei 2015
(Indra A. Iskandar)
NIM : 0914463104
ABSTRAKSI
Proses pencatatan proyek pada CV Gema PersadaSolution dilakukan secara semi komputerisasi menggunakan software aplikasistandar berupa Microsoft Office Excel yang terpasang pada satu komputer lokal, sehinggaberdasarkan analisa dirasa perlu untuk membuat suatu sistem manajemen proyek berbasiswebsite yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pimpinan khususnya dalam halpenetapan jenis proyek, harga proyek, penginputan order proyek, kwitansipembayaran, dan laporan-laporan. Analisa yang dilakukan pada CV Gema PersadaSolution tersebut melalui dokumen-dokumen dan interview langsung dengan pihakyang terkait untuk memperoleh data-data yang akurat. Menu yang disajikandirancang secara tepat dan disesuaikan dengan keinginan pimpinan. Mulai dari penetapanjenis proyek, harga proyek, proses order proyek, sampai dengan output sehingga menghasilkanlaporan yang sesuai dengan teori pembukuan. Hal ini sangat mendukung kesiapanperusahaan apabila dikemudian hari berkembang dan menangani berbagai jenis proyek.Proses pencatatan yang masih dilakukan secara semi komputerisasi, membutuhkanwaktu yang lebih lama apabila dibandingkan dengan menggunakan teknologi komputer.
Kata Kunci : Manajemen Proyek, CV Gema Persada Solution, Website, Teknologi Komputer
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahim
Assalamu’alaikum Wr.Wb.
Alhamdulillah, segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan anugerah-Nya yang dilimpahkan kepada penulis, sehingga penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dapat terselesaikan dengan baik dan tepat pada waktunya.
Adapun judul laporan KKP ini adalah “ANALISA SISTEM INFORMASI MANAJEMENPROYEK PADA CV GEMA PERSADA SOLUTION”. Dalam penulisan laporan KKP ini, penulis juga menghadapi banyak kendala dan penulis menyadari bahwa laporan KKP ini masih memiliki banyak kekurangan, sehingga penulis mengharapkan saran maupun kritik yang bersifat membangun.
Pada kesempatan ini juga penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan penulisan laporan KKP ini, antara lain :
- Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I., selaku Ketua STMIK Raharja,
- Bapak Sugeng Santoso, selaku Pembantu Ketua Bidang Akademik,
- Ibu Nur Azizah, S.Kom., M.Akt selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi,
- Bapak Ilamsyah, M.Kom, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan banyak waktu, masukan dan motivasi kepada penulis sehingga laporan ini dapat terselesaikan dengan baik,
- Bapak Hendri Gunawan selaku Pemilik CV Gema Persada Solution yang telah bersedia membantu dan membimbing penulis sehingga laporan ini dapat terselesaikan dengan baik,
- Kepada seluruh rekan-rekan yang berada pada CV Gema Persada Solution, yang telah membantu penulis, sehingga laporan ini dapat terselesaikan dengan baik,
- Kepada Kedua Orang Tua, Adik-adikku, serta teman-temanku yang tiada henti memberikan doa serta dukungannya, atas semua kepercayaan yang diberikan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan laporan ini dengan baik,
- Untuk sahabat dan teman-teman seperjuangan di Perguruan Tinggi Raharja,
- Kepada semua Rekan-rekan Mahasiswa Raharja JurusanSistem Informasi, yang selalu memberikan motivasi, saran dan bantuannya kepadapenulis.
Akhir kata, Semoga Allah SWT memberikan balasan rahmat kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam pembuatan Laporan KKP ini.
Demikian, penulis sampaikan dengan harapan semoga Laporan KKP ini dapat berguna dan bermanfaat bagi semua pihak dan bagi penulis pada khususnya.
Wasalammualaikum Wr. Wb.
Tangerang, 18 Mei 2015
Penulis
Daftar isi
- 1 BAB I
- 2 BAB II
- 3 BAB III
- 3.1 3.1 Analisa Organisasi
- 3.2 3.2 KlasifikasiProyek
- 3.3 3.3 Analisa Kelebihan dan Kekurangan Sistem yang Berjalan
- 3.4 3.4 Analisa Permasalahan
- 3.5 3.5 Tata Laksana Sistem yang Berjalan
- 3.6 3.6 Analisis Sistem yang berjalan saatini pada Use Case Diagram : Analisa Sistem Manajemen Proyek.
- 3.7 3.7 Prosedur Administrasi
- 3.8 3.8 Masalah yang dihadapi.
- 4 BAB IV
- 5 DAFTAR PUSTAKA
- 6 LAMPIRAN
BAB I
1.1 Latar Belakang Masalah
Dalam kemajuan zaman dimana dunia usaha pun mengalami kemajuan yang sangat pesat,menyebabkan informasi yang semakin lama semakin dibutuhkan dan perlumendapatkan perhatian dalam penanganannya. Manajemen proyek yang baik merupakan sebuah hal penunjang,yang dapat mendukung setiap pekerjaan padasuatu perusahaan agar pekerjaan tersebut dapat terselesaikan sebagaimanamestinya.
Manajemenproyek adalah kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan danmengendalikan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan dalam waktu tertentudengan sumberdaya tertentu. Dalam mencapai tujuan tersebut, suatu proyekbiasanya mempunyai kegiatan yang berlangsung dalam kurun waktu tertentu denganhasil akhir tertentu. Proyek dapat dibagi-bagi menjadi sub-sub pekerjaan yang harusdiselesaikan dengan batas waktu tertentu untuk mencapai tujuan secarakeseluruhan. Setiap perusahaanakan mempunyai sistem manajemen proyek yang berbeda-beda, tergantung kepadakebutuhan perusahaan itu sendiri.
CV Gema Persada Solutionmerupakan salah satu perusahaan jasa pembuatan weblog, website dan toko online yang memanfaatkan sumber kode terbukaatau opensource dari wordpress, joomla & openchart. Selain itu, untuk melengkapi dan mendukung layananutamanya yaitu jasa pembuatanweblog, website dan toko online, CV Gema PersadaSolution pun membuka layanan jasa lainnya, seperti jasa web administrator, web maintenance, dan SEO internet marketing dengan mengoptimalkan pencarian terhadapsuatu website atau keywords tertentu padamesin pencari ternama seperti google dan yahoo.
Berdasarkan pembahasan di atas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitianagar proses penginputan pesanan, pengelolaan dan pengerjaan berbagai jenis proyektersebut dapat berjalan dengan sebagaimana mestinya sesuai dengan keinginan danwaktu yang telah ditetapkan. Dengan memperhatikan uraian tersebut, maka KuliahKerja Praktek ini diberi judul: “ANALISASISTEM INFORMASI MANAJEMEN PROYEK PADA CV GEMA PERSADA SOLUTION”.
Karena prosesmanajemen proyeksangatlah penting dilakukan untuk mengetahui dan memproses antrian proyek yang ada, membedakan antara suatu jenisproyek dengan proyek lainnya, selain itu diharapkan dapat memudahkanperusahaan untuk memberikan penilaian kerja terhadap setiap karyawan yang terlibat dalam proyek tersebut.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian dan latar belakang di atasmaka penulis menetapkan perumusan masalah yang timbul pada objek penelitianyaitu :
- Bagaimanakah proses sistem manajemen proyek yang sedang berjalan saat ini pada CV Gema Persada Solution?
- Manajemen proyek dilakukan dengan menggunakan pencatatan secara manual, sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan.
- Proses pencarian berdasarkan jenis proyek, proyek yang akan dikerjakan, sedang dikerjakan, ataupun yang telah selesai dikerjakan memakan waktu yang lama sehingga pembuatan laporan tidak tepat waktu.
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.3.1 Tujuan Penelitian
Disini penulis bermaksud mengadakan suatupenelitian yang mana penelitian tersebut tentunya mempunyai tujuan yang mungkindapat dikelompokkan menjadi (3) tiga karakter yaitu :
Tujuan Operasional
Tujuan operasionalnya adalah untuk meneliti danmengetahui bagaimana proses yang sedang berjalan dalam menangani atau mengelola proyek yang ada pada CVGema Persada Solution.
Tujuan Fungsional
Pada tujuan ini penelitiberharap hasil penelitian dapat dimanfaatkan oleh suatu lembaga ataupun pihakmanapun baik sebagai informasi maupun sebagai dasar untuk mengambil langkahsuatu kebijaksanaan
Tujuan Individual
- Memenuhi syarat untuk mengikuti skripsi.
- Untuk mengetahui sistem manajemen proyek yang sedang berjalan pada CV Gema Persada Solution
- Baris isiMenambah wawasan dan pengetahuan bagi penulis.
1.3.2 Manfaat Penelitian
Adapun kegunaan dari hasil penelitian yangdilakukan adalah sebagai berikut :
- Sebagai bahan perbaikan dan dapat memberikan manfaat bagi sistem manajemen proyek yang sudah ada
- Menghasilkan peninjauan yang sempurna terhadap sistem yang berjalan guna meningkatkan mutu dan pelayanan terhadap pemakai sistem tersebut.
1.4 Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup yang akan diteliti dan dibahasseputar sistemmanajemen proyek padaCV Gema Persada Solution meliputi proses penginputan pesanan proyek,pengelolaan dan pengerjaan berbagai jenis proyek tersebut berdasarkan urutanpesanannya, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dengan sebagaimana mestinyasesuai dengan kesepakatan dan waktu yang telah ditetapkan bersama, sertamemudahkan dalam hal pembuatan laporan untuk pimpinan.
1.5 Metodologi Penelitian
Penelitian yang akan digunakan oleh penelitiyaitu pengumpulan data yang dibutuhkan dengan cara teknik-teknik sebagaiberikut :
- Observasi.
- Wawancara/Interview
- Metode Studi Pustaka
1.6 Sistematika Penelitian
Untuk memahami lebih jelas lagi laporan kuliah kerja praktek ini, maka penulis mengelompokkan menjadi bab dengan sistem penyampaian laporan yang terbagi sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pada bab ini berisi laporan latar belakang masalah, tujuan dan kegunaan penelitian, perumusan masalah, metodologi penelitian yang digunakan dan sistematika penulisan
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini menerangkan teori-teori yang berkaitan dengan sistem, definisi sistem, konsep dasar informasi, konsep sistem informasi, konsep dasar organisasi sistem, teori perancangan sistem, teori basis data, dan definisi-definisi yang berkaitan dengan Sistem Manajemen Proyek.
BAB III PEMBAHASAN
Pada bab ini berisi tentang gambaran sejarah CV Gema Persada Solution, struktur organisasi, penjelasan wewenang pada masing-masing bagian dan jabatan, analisa batasan sistem, analisa kebutuhan sistem, analisa kontrol, analisis kelebihan dan kekurangan sistem yang berjalan, analisa perangkat sistem, analisa permasalahan, serta alternatif pemecahan masalah.
BAB III PENUTUP
Pada bab ini berisi tentang berbagai kesimpulan dan saran berdasarkan ini bahasan yang dikemukakan dalam pembahasan sebelumnya.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB II
2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1 Definisi Sistem
Berikut adalah definisi sistem menurut beberapa ahli, di antaranya :
- Menurut Oemar Hamalik dalam buku Pengelolaan Sistem Informasi (1993:19), sistem adalah suatu keseluruhan atau totalitas yang terdiri dari bagian-bagian atau sub-sub sistem atau komponen yang saling berinteraksi satu sama lain dan dengan keseluruhan itu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
- Menurut Edhy Sutanta sistem adalah sekumpulan hal atau kegiatan atau elemen atau subsistem yang saling bekerja sama atau yang dihubungkan dengan cara-cara tertentu sehingga membentuk satu kesatuan untuk melaksanakan suatu fungsi guna mencapai suatu tujuan. (Sistem Informasi Manajemen 2003:4)
- Menurut Jogianto Sistem mengandung dua pengertian yaitu didefinisikan dengan pendekatan prosedur yaitu kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. (Jogiyanto 2008 : 34).
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. (Edhy Sutanta, Sistem Informasi Manajemen, 2003 : 4-6) antara lain :
- Mempunyai komponen
- Mempunyai Batasan
- Mempunyai Lingkungan
- Memiliki Penghubung
- Mempunyai Masukan
- Mempunyai Pengolahan
- Mempunyai Keluaran
- Mempunyai Sasaran
- Mempunyai Kendali
- Mempunyai Umpan Balik
2.1.3 Kriteria Sistem Yang Baik
Kriteria sistem yang baik antara lain :
- Kegunaan, sistem harus menghasilkan informasi yang tepat pada waktunya, relevan untuk proses pengambilan keputusan manajemen dan personil operasi didalam organisasi
- Ekonomis, Semua bagian dari sistem termasuk laporan-laporan, pengawasan dan lain-lain harus menyumbangkan suatu nilai tambah sekurang-kurangnya sebesar nilai tersebut
- Keandalan, Keluaran (output) sistem harus memiliki tingkat ketelitian yang tinggi dan sistem itu sendiri harus mampu beroperasi secara efektif dan efisien
- Kapasitas, Sistem harus mempunyai kapasitas yang memadai untuk menangani periode-periode operasi puncak seperti saat operasi normal
- Kesederhanaan, Sistem harus cukup sederhana sehingga struktur dan operasinya dapat dengan mudah dimengerti dan prosedurnya pun harus dapat diikuti dengan mudah pula
- Fleksibelitas, Sistem harus cukup fleksibilitas untuk menampung perubahan yang akan muncul sewaktu-waktu
2.2 Konsep Dasar Informasi
2.2.1 Definisi Informasi
Informasi ibarat darah yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi sehingga informasi ini sangat penting didalam organisasi. Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut :# Informasi adalah semua hal yang diperlukan dalamproses pembuatan keputusan, misalnya pengetahuan, fakta, data, angka, dansebagainya. Informasi bermakna bagi pimpinan untuk membuat keputusan atau untukmempengaruhi tingkah laku. (Oemar Hamalik, 1993 : 20)
- Menurut Leitel dan Davisdalam bukunya “accountung informationsystem” menjelaskan bahwainformasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna danserta lebih berarti bagi yang menerimanya
2.2.2 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi (quality ofinformation) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate),tepat pada waktunya (timelines) dan relevan (relevance)
2.2.3 Nilai Informasi
Nilai dari informasi (value of information)ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatuinformasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan denganbiaya mendapatkannya. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkansuatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untukmemperolehnya, karena sebagian informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihakdi dalam suatu perusahaan. Sebagian informasi tidak dapat ditaksir persiskeuntungannya dengan nilai satuan uang, tetapi dapat ditaksir nilaiefektivitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan nilaianalisis cost atau cost benefit
2.2.4 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah yangbelum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolahmelalui suatu model untuk dihasilkan informasi.
Pihak tertentu kemudian menerima informasitersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berartimenghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali.Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatumodel dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklusinformasi (information cycle).
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Manusia hidup di duniayang penuh dengan sistem, dan apa yang kita lihat di sekelilingkita adalah kumpulan dari sistem – sistem. (Jogianto : 2008 : 34).
2.3.1 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasimempunyai enam buah komponen, yaitu komponen masukan (input), komponen model, komponen keluaran (output), komponen teknologi, komponen basis data dan komponenkontrol atau pengendalian. (Jogianto : 2008 : 42 – 52)
Sebagai suatu sistem, keenam komponen ini harus ada bersama – sama dan membentuk satu kesatuan. Jikasatu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak dapatmelaksanakan fungsinya.
Berikut adalahpenjelasan dari komponen sistem informasi, yaitu :
- Komponen Masukan
- Komponen Model
- Komponen Keluaran
- Komponen Teknologi
- Komponen Basis Data
- Komponen Pengendalian
2.3.2 Pengertian Manajemen
Manajemen adalahsuatu seni, ilmu dan proses dalam melaksanakan aktivitas-aktivitasnya sepertipengorganisasian, perencanaan, penyusunan dan pengawasan kerja denganmemanfaatkan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan yang telahditetapkan. Definisi manajemenmenurut beberapa ahli juga bermacam-macam, antara lain :
- Menurut Koont dan O’donnel yangpendapatnya di kutip oleh SoewarnoHadayaningrat dalam buku PengantarStudi Ilmu Administrasi dan Manajemen (1996:19), mendefinisikanmanajemen yaitu sebagai berikut: Managementis getting things done through and with people (manajemen berhubungan dengan pencapaiantujuan yang dilakukan melalui dan dengan orang lain).
- Menurut Stoner J.A.P, manajemenadalah proses dalam membuat perencanaan, pengorganisasian, mengendalikan danmemimpin berbagai usaha dari anggota organisasi dan menggunakan semua sumberdaya organisasi untuk mencapai sasaran.
- Menururt Edhy Sutantadalam buku Sistem Informasi Manajemen (2003:17), mengemukakan pengertian lainmengenai manajemen, yaitu : Manajemen dapat diartikan sebagai prosesmemanfaatkan berbagai sumberdaya yang tersedia untuk mencapai suatu tujuan.
2.3.3 Pengertian Proyek
Proyekadalah sebuah kegiatan pekerjaan yang dilaksanakan atasdasar permintaan dari seseorang atau kelompok pemilik pekerjaan atau pemesanyang ingin mencapai suatu tujuan tertentu dan pekerjaan dilaksanakan oleh pelaksana pekerjaanyang ditunjuk untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut sesuai dengan keinginandari pada pemilik atau pemesan pekerjaan.
2.3.4 Manajemen Proyek
Manajemen Proyek merupakan suatu usahamerencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengendalikan dan mengawasi sumberdaya organisasi yang dimiliki perusahaan sehingga mencapai sasaran dan tujuan dalam jangka waktu yangtelah ditetapkan.
2.4 UML
2.4.1 Definisi UML
Menurut Martin Fowler (2004) “Unified Modeling Language (UML) dapatdidefinisikan sebagai keluarga notasi grafis yang di dukung oleh meta-modeltunggal, yang membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak,khususnya sistem yang dibangun menggunakan program berorientasi objek (OO)”
Menurut Henderi (2005) “UnifiedModeling Language (UML) adalahbahasa yang telah menjadi standard untuk visualisasi, menetapkan, membangun danmendokumentasikan artifak suatu sistem perangkat lunak”.
Menurut informatika.web.id (2013) “UnifiedModeling Language (UML) merupakan salah satu alat bantu yang dapatdigunakan dalam bahasa pemograman yang berorientasi objek, saat ini UML akanmulai menjadi standar masa depan bagi industri pengembangan sistem/perangkatlunak yang berorientasi objek”
Berdasarkan beberapapendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa “unifiedmodeling language (uml) adalahsebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar untuk menvisualisasikan,menspesifikasikan, membangun dan pendokumentasian dari sebuah sistempengembangan perangkat lunak berbasis OO(Object Oriented)”
2.4.2 Langkah-langkah Penggunaan UML
Menurut Martin fowler (2004) “Langkah-langkah penggunaan unified modeling language (uml) sebagai berikut :
- Buatlah daftar business process dari level tertinggi untuk mendefinisikan aktivitas dan proses yang mungkin muncul.# Petakan use case untuk setiap business process untuk mendefinisikandengan tepat fungsional yang harus disediakan oleh sistem, kemudian perhalus use case diagram dan lengkapi dengan requirement,constraints dan catatan-catatan lain# Buatlah deployment diagram secara kasar untukmendefinisikan arsitektur fisik sistem
- Definisikan requirement lain non fungsional, security dan sebagainya yang juga harus disediakanoleh sistem# Berdasarkan usecase diagram, mulailah membuat activitydiagram
- Definisikan obyek-obyeklevel atas package atau domain dan buatlah sequence dan/atau collaborationutuk tiap alir pekerjaan, jika sebuah usecase memiliki kemungkinan alir normal dan error, buat lagi satu diagram untuk masing-masing alir
- Buatlah rancangan userinterface model yang menyediakan antamuka bagi pengguna untuk menjalankan skenario use case.
- Berdasarkan model-modelyang sudah ada, buatlah class diagram.Setiap package atau domian dipecah menjadi hirarki class lengkap dengan atribut dan metodenya. Akan lebih baikjika untuk setiap class dibuat unit test untuk menguji fungsionalitas class dan interaksidengan class lain
- Setelah class diagram dibuat, kita dapat melihatkemungkinan pengelompokkan classmenjadi komponen-komponen karena itu buatlah component diagram pada tahap ini. Juga, definisikan test integrasi untuk setiap komponenmeyakinkan ia bereaksi dengan baik.
2.4.3 Fokus UML
Menurut Adi (2005)“Dalam kerangka spesifikasi, unifiedmodeling language (uml) menyediakan model-model yang tepat, tidak menduaarti (ambigu) serta lengkap”.Secara khusus, unified modeling language(uml) menspesifikasikan langkah-langkah penting dalampengambilan keputusan analisis, perancangan serta implementasi dalam sistemyang sangat bernuansa perangkat lunak (softwareintensive system). Dalam hal ini, unified modeling language (uml) bukanlahmerupakan bahasa pemprograman tetapi model-model yang tercipta berhubunganlangsung dengan berbagai macam bahasa pemprograman, sehingga adalah mungkinmelakukan pemetaan (mapping) langsungdari model-model yang dibuat dengan unifiedmodeling language (uml) dengan bahasa-bahasa pemprograman berorientasiobyek, seperti Java, Borland Delphi,Visual Basic, C++, dan lain-lain
Pemetaan (mapping)unified modeling language (uml) bersifat dua arah yaitu :
- Generasi kode bahasa pemprograman tertentu dari unified modeling language (uml) forward engineering
- Generasi kode belum sesuai dengan kebutuhan danharapan pengguna, pengembang dapat melakukan langkah balik bersifat iterative dari implementasi ke unified modeling language (uml) hinggadidapat sistem/peranti lunak yang sesuai dengan harapan pengguna dan pengembang”.
2.4.4 Bangun Dasar Metodologi UML
Menurut Adi (2005)“Bangunan dasar metodologi unifiedmodeling language (uml) menggunakan tiga bangunan dasar untukmendeskripsikan sistem/perangkat lunak yang akan dikembangkan yaitu Structural things, Behavioral things, Grouping things, Annotational things.
Structural things Merupakan bagian yang relatif statis dalam modelunified modeling language (uml).Bagian yang relatif statis dapat berupa elemen-elemen yang bersifat fisikmaupun konseptual. Behavoral Thing Merupakan bagian yangdinamis pada model unified modelinglanguage (uml), biasanya merupakan kata kerja dari model unified modeling language (uml), yangmencerminkan perilaku sepanjang ruang dan waktu. Sedangkan bagian pengorganisasidalam unified modeling language (uml). Dalampenggambaran model yang rumit kadang diperlukan penggambaran paket yang menyederhanakanmodel. Paket-paket ini kemudian dapat didekomposisi lebih lanjut. Paket bergunabagi pengelompokkan sesuatu, misalnya model-model dan subsistem-subsistem disebut Grouping Think, dan Annotational things merupakan bagian yang memperjelas model unified modeling language (uml) dandapat berupa komentar-komentar yang menjelaskan fungsi serta ciri-ciri setiapelemen dalam model unified modelinglanguage (uml)
2.5 Devinisi Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah perpaduan antara konsep manajemen klasik(fungsional) dengan konsep pendekatan contingency(situasional) menghasilkan sebuah konsep pengelolaan yang dianggap dapatmengakomodasi kepentingan pengelolaan kegiatan yang bersifat dinamis. (AlfianMalik, 2010). Manajemen proyek adalah merencanakan,mengorganisasi, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untukmencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. (Imam Soeharto, 1999). Sedangkan menuru Abrar Husen
manajemen proyek suatu ilmu pengetahuan tentangseni memimpin organisasi seperti kegiatan perencanaan, pengorganisasian,pelaksanaan dan pengendalian sumber daya dalam mencapai tujuan yang efektif danefisien2.5.1 Manajemen Proyek Teknologi Informasi
Proyek tidak dapat dilakukan dengan caramengisolasi diri. Proyek harus dilakukan dalam organisasi yang luas. Manajer proyek membutuhkan system thinking yaitu menggunakan sudutpandang yang menyeluruh mengenai proyek yang dikerjakannya dan memahamibagaimana kaitannya dengan organisasi secara luas. Proyek haruslah dilakukanuntuk mendukung/memenuhi kebutuhan dari bisnis. Menurut Cathy Schwalble (2006) Systemapproach adalah pendekatan analitis dan menyeluruh untuk menyelesaikan masalahyang kompleks. Ada tiga bagian dalam systemapproach, yaitu :
- System philosophy, yaitu memandang segala hal sebagai suatu sistem
- System analysis, yaitu penekatan pemecahan masalah
- System management, mengarahkan isu bisnis, teknologi dan organisasi dalam merubah sistem
System approachdigunakan oleh manajer proyek untuk mengerjakan proyek agar sesuai dengantuntutan organisasi, bisnis dan memenuhi ekspektasi stakeholder. Three-spheremodel untuk manajemen sistem meliputi aspek bisnis, organisasi danteknologi. Sebuah proyek harus meliputi ketiga aspek tersebut untuk dapatmencapai keberhasilan.
Menurut CathySchwalble (2006), proyek akan berhasil dengan baik pada kultur organisasidengan karakteristik identitas anggota, penekanan pada grup, integrasi unit,toleransi resiko, kriteria penghargaan, toleransi konflik, fokus pada open-system yang semuanya telah umum danseimbang dengan karakteristik lainnya
Salah satu faktor utama suksesnya manajemnproyek adalah adanya komitmen dari manajemen puncak karena manajemen puncakdapat membantu manajer proyek memberikan sumber daya yang memadai, memberikanpersetujuan untuk suatu proyek yang unik dan sensitif terhadap waktu,memperoleh hubungan kerjasama dengan semua orang di organisasi dan denganbimbingan manajemen puncak seorang manajer proyek dapat belajar bagaimanamenjadi pemimpin yang lebih baik.
Komitmen yang baik dari organisasi sangatdibutuhkan dalam manajemen proyek. Jika suatu organisasi memiliki prilakunegatif terhadap TI misalnya maka akan sangat sulit untuk mencapai keberhasilandalam proyek TI. Adanya manajemen di posisi puncak akan membantu suksesnya proyek TI dan memasukanorang non TI dalam proyek TI jugadapat menghasilkan komitmen yang lebih baik terhadap proyek TI. Standar dalamorganisasi juga harus diperhatikan oleh menejer proyek. Standar dan acuan dapatmembantu menejer proyek menjadi lebih efektif.
2.5.2 tatap-tahap Proyek Dan Daur Hidup Proyek
Menurut CathySchwalble (2006) suatu daur hidupproyek (project the life cycle)adalah kumpulan dari project phase. Project phase tradisional terdiri dari concept, development, implementation,dan close out. Proyek sering kalimenghasilkan produk yang mana mengikuti lifecycle. Phase-phase project life cycle, yaitu :
- Initiation, pada tahap ini, lingkup proyek didefinisikandengan pendekatan untuk bisa men-deliverhasil yang diinginkan. Beberapa metodologi yang biasa digunakan dalam tahap iniadalah project charter, business plan,project framework or overview, business case justification, and milestonesreviews
- Planing, tahap kedua melakukan identifikasi secara detilserta penugasan bagi setiap pekerjaan sampai pada proyek berakhir. Didalamtahap ini juga dilakukan analisa resiko serta mendefinisikan kriteria-kriteriasuksesnya suatu proyek yang dijalankan.
- Executing and controlling, mengeksekusi proyek meliputi pengambilantindakan seperlunya untuk memastikan bahwa aktivitas dalam project plan telah lengkap, termasuk juga berbagai pekerjaan yangdiperlukan untuk memperkenalkan hardware,software, dan prosedur baru hinga pada tahap pengoperasian yang normal.
- Monitoring and controlling, Proses pengukuran kemajuan proyek berdasartujuan yang telah ditetapkan, melihat deviasi dari project plan dan melakukan tindakan koreksi untuk menyesuaikankemajuan yang dicapai dengan project plantersebut. Output-nya berupa performance reports dan revisi terhadap project plan
- Clousure, meliputi penerimaan oleh stakeholder dan customerterhadap produk atau layanan akhir.Kalaupun proyek tidak terselesaikan maka secara formal tetap harus ditutup dengan tujuan untuk perefleksian danmengetahui apa yang dapat diambil sebagai pelajaran untuk mngembangkan proyeklain dimasa depan. Output dari prosesini adalah dokumen proyek dan pelajaran yang telah dipelajari yang merupakanbagian dari aset proses organisasi. Selain itu juga termasuk laporan akhir danpresentasi untuk sponsor dan manajemensenior.
2.6 Literatur Review
2.6.1 Definisi Literatur Review
Literature review dilakukan oleh peneliti untuk mengetahuilandasan awal dan sebagai pendukung bagi kegiatan penelitian yang akandilakukan oleh peneliti sehingga dapat menghindari pengulangan penelitian yangsama dan dapat melakukan pengembangan ketingkat yang lebih tinggi dalam rangkamenyempurnakan atau melengkapi penelitian yang sudah ada sebelumnya.
- Penelitian yangdilakukan oleh Agit Satrio yang berjudul “Analisa Sistem Informasi Pelayanan Jasa Bubut Pada CV. Labib Bubut”.Penelitian ini membahas mengenai sistempelayanan customer dan pendataan databaseyang dibutuhkan untuk bagian pelayanan jasa yang mana seiring dengan meningkatnya pemesananterhadap layanan jasa maka dibutuhkan suatu sistem jaringan komputer untukmenunjukan kinerja seluruh karyawan dalam memenuhi permintaan customer. Maka, dengan diimplementasikannya sistem tersebut, diharapkan dapat menunjang dan mempermudah semuapihak yang ada pada CV. Labib Bubut Tangerang dalam hal pelayanan customer, pengaksesan database, dan menjaga keamannan database tersebut.
- Penelitian yangdilakukan oleh Avicenna Rezayang berjudul “Sistem Informasi ManajemenProyek Pada PT. AnugrahPertiwi Kontrindo Palembang”.Penelitian ini membahas mengenai sistem yang berjalan pada perusahaan Contactor and Supplier yang khusus bergerak di bidang jasakontruksi. Dalam menjalankan aktifias perusahaan agar berjalan dengan lancartentunya harus didukung dengan sistem berbasis desktop yang mampu mendukungoperasional perusahaan, sehingga dapat mempermudah manajer dalam mengevaluasiinformasi mengenai biaya upah pegawai, biaya bahan, pemasukan perusahaan dariproyek tersebut, dan penyimpanan data proyek yang nantinya akan disimpan dandijadikan sebagai laporan untuk membantu didalam pengambilan keputusan
- Penelitian yangdilakukan oleh Safei Muslim yang berjudul “Analisis dan PerancanganAplikasi Manajemen Proyek Pada Amoebasystem Sleman”. Permintaan terhadap berbagai aplikasi di pasaransemakin meningkat, maka perusahaan TI pun dalam mengelola pesanan proyekharuslah dibantu oleh aplikasi sehingga pengelolaannya semakin mudah. Kendalayang sering dihadapi dalam bidang usaha pembangunan aplikasi umumnya dalampengelolaan tugas-tugas terkait pembagian tugas terhadap karyawan serta layananterhadap customer. Pembagian tugastersebut harus sesuai dengan tingkat kemampuan calon pelaksana tugas. Kemudiantugas-tugas tersebut dimasukan kedalam aplikasi sehingga manajer mudah dalammemonitoring setiap tugas. Ketika kegiatan monitoringberjalan lancar maka dapat dipastikan proyek-proyek dikerjakan akan tepatpada waktunya.
- Penelitian yang dilakukan oleh Dewi Rosmala (2010)berjudul “Pengembangan Aplikasi Perkiraan Biaya Proyek IT Dengan MenggunakanMetode Cocomo”. Membahas tentang parameter keberhasilan dan perhitungan biayadari sebuah proyek perangkat lunak dengan mengidentifikasi alasan-alasan yangmenyebabkan kegagalan proyek perangkat lunak. Untuk keperluan tersebut, proyekperangkat lunak diklasifikasikan kedalam tiga tipe resolusi yaitu resolusi tipe1 untuk proyek sukses, resolusi tipe 2 untuk proyek challenged, dan resolusitipe 3 untuk proyek yang gagal. Aspek yang paling penting dari penelitian yangdilakukan ini adalah untuk menemukan sebab-sebab kegagalan dari suatu proyek.
- Penelitian yang dilakukan oleh Zulmeta, Rolly(2012) dengan judul “Sistem Informasi Manajemen Proyek Perangkat Lunak PadaSITECH IT Center Kudus”. Penelitian ini membahas mengenai suatu sisteminformasi manajemen untuk memudahkan dalam proses pengontrolan (monitoring), pengerjaan proyekperangkat lunak, penjadwalan agar pelaksanaan tugas lebih terorganisir, sertakemudahan dalam berkomunikasi antar anggota tim proyek dengan menggunakanfasilitas chatting.
- Penelitian yang dilakukan oleh Febrilian Samopa dengan judul “PengembanganAplikasi Manajemen Proyek Perangkat Lunak Berbasis Spring : Modul Core Systemdan Manajemen Source Code”. Manajemen proyek merupakan hal yang berperangkeberhasilan suatu proyek tetapi selalu ada faktor yang mempengaruhi dalamkeberhasilan proyek tersebut, seperti : ketepatan analisa, pembuatan laporan,pengelolaan resiko dan komunikasi antar tim proyek. Selain itu di dalamaplikasi sebelumnya terdapat bug yangtidak tertangani dengan cepat, sehingga menyebabkan terhambatnya pengerjaansuatu proyek piranti lunak. Mengacu dari permasalahan diatas diajukan solusiberupa sistem manajemen proyek baru berbasis Spring. Modul komunikasi dan bugtracker yang terdapat pada aplikasi manajemen proyek ini terdiri daribeberapa komponen seperti bug tracker, recent activity, file sharing, news andchatting. Komponen tersebut dibangun dan diintegrasikan dengan menggunakanteknologi spring sehingga komunikasiantara tim proyek serta penanganan bugdapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat selain itu manajemen proyek dapatberjalan dengan efektif.
BAB III
3.1 Analisa Organisasi
3.1.1 Gambaran Umum CV Gema Persada Solution
CV Gema Persada Solution berdiri pada tanggal 16 Maret2013,beralamat di Jl. Raya STPICurug, KM. 3,5 Kec. Curug Kab. Tangerang – Banten. Merupakan perusahaan jasa pembuatan weblog, website, dantoko online yang memanfaatkan sumber kode terbuka atau opensource dari provider wordpress, joomla, openchart, blogspot, danlain-lain. Selain itu, untuk melengkapi layanan utamanyayaitu jasa pembuatan website,weblog dan toko online, CV Gema Persada Solution juga membukalayanan jasa pendukung lainnya, seperti jasa web administrator, web maintenance, dan SEO internet marketing dengan mengoptimalkan pencarian terhadapsuatu keywords tertentu pada sebuah weblog dan website
3.1.2 Sejarah Singkat CV Gema Persada Solution
Lima belas tahun yang lalu masyarakat hanya mengenalbrosur cetakan sebagai salah satu media promosi produk atau jasa yang ditawarkan.Berbagai perusahaan, sekolah, yayasan, restoran, hotel, artis, bahkan tokohpublik sekalipun, dikenal dari mulut ke mulut, dari koran, radio dan televisi. Seiringdengan perkembangan zaman, selain menggunakan media promosi yang disebutkantadi, masyarakat pun mulai mengenal dan menggunakan media promosimenggunkan internet dengan memanfaatkan media jejaring sosial dan website. Ketersediaanmedia promosi online pada suatu organisasi atau perusahaan sangatlah pentingkarena informasi tersebut akan tersebar secara cepat dengan jangkauan yang sangat luas sehinga dapat dibaca oleh siapapun, kapanpun dandari manapun melalui jaringan internet.
Penyebaran suatu informasiyang cepat telah menjadi sesuatu hal yang sangat dibutuhkan, baik oleh para pelakuusaha, organisasi, maupun perseorangan. Berdasarkan kebutuhan masyarakat tersebut,maka CV Gema Persada Solution hadir menawarkan jasa pembuatan website, weblog dan toko online serta membantu seluruhcustomer melakukan promosi dan pemasaran secara online kepada masyarakat luas secara cepat namun dengan harga yang sangat terjangkau.
3.1.3 Visi dan Misi CV Gema Persada Solution
Adapun visi CV Gema Persada Solution adalah “Menjadiperusahaan jasa pembuatan weblog,website dan toko online yang terpercaya dan dapat diandalkan serta selalu dapat memberikan solusi terhadapkebutuhan media promosi danmarketing online bagi siapa saja yang membutuhkannya”. Sedangkan Misi CV Gema Persada Solution adalah seperti berikut :
- Menyediakan layanan konsultasi gratis tentang rencana pembuatan website, media promosi online, dan SEO internet marketing.
- Menjadi partner bisnis terpercaya di berbagai perusahaan dalam hal pengelolaan dan pengoptimalan website perusahaan serta search engine optimization (SEO).
- Memberikan pelayanan dan hasil yang profesional dengan harga yang rasional.
3.1.4 Tujuan CV Gema Persada Solution
CV Gema Persada Solution adalah perusahaan jasa pembuatan weblog, website dan toko online yang didirkan dengan tujuan untuk menawarkanjasa pembuatan weblog dan website dan dapat dijadikan sebagai solusi untuk memenuhi kebutuhan media promosisecara online bagi siapapun untuk meningkatkan citra, brand, dan profesionalitasusaha atau perusahaan yang dimilikinya agar semakin dikenal oleh seluruh masyarakat dengan waktu yangcepat. Layanan yang tersedia pada CV Gema Persada Solution, diantaranya :
- Jasa pembuatan website CMS
- Jasa pembuatan weblog
- Search engine optimization (seo) dan internet marketing
Sasaran yang akan dituju adalah Target Offline dan online.
Target offline adalah konsumen yang belum memiliki website dan belum memiliki akun web ataublog di dunia maya contohnya UKM, sekolah, perusahaan baru dan berkembanghingga para individu yang membutuhkan media promosi dan informasi secara online. Sementara target online
adalah konsumen yang telah memiliki akun blogyang masih gratis/free dimana akuntersebut disediakan oleh website-website yang ingin mendapatkan pengikut yangbanyak sehingga dapat menaikkan nilai jual perusahaan yang bersangkutan. Contohnyaseperti : kaskus.com, blogger.com, blogspot.com, blogsome.com,indonetwork, dan lain-lain. Mengajak mereka untuk melakukan upgrade dari sistembawaan ke sistem yang lebih profesional dan fiturlengkap tetapi dengan harga yang terjangkau.
3.1.5 Struktur Organisasi CV Gema Persada Solution
CV Gema Persada Solution membentuk strukturorganisasi yang mengidentifikasikan tugas dan tanggungjawab setiap posisipekerjaan serta alur hubungan antara posisi tersebut serta saling melengkapi.Struktur organisasi berdampak pada efesiensi dan efektivitas dalam menghasilkanproduk/jasa dan pada akhirnya akan berdampak pada nilai perusahaan. <a href: img src:https://lh3.googleusercontent.com/J-kaowfm6jJbYDEtiMevyD0BEF1n9Xdu84GqeMC55g=w287-h207-p-no></a>
3.1.6 Tanggung Jawab dan Wewenang
Pemimpin mempunyai tugas dan tanggung jawab atas kemajuan dan perkembangan CV Gema Persada Solution. Menawarkan visi dan imajinasi di tingkat manajemen tertinggi, memimpin rapat umum, mengambil keputusan, menjalankan tanggung jawab, mengkoordinasikan peningkatan mutu pelayanan,penelitian, pengabdian dan kerja sama dengan berbagai pihak, bertanggung jawab atas semua proses bisnisperusahaan. Sementara Bagian administrasi mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
- Mengurus dokumentasi dan surat-surat seperti surat perjanjian kerjasama proyek, proposal penawaranproyek, serta hal yang berkaitan dengan keuangan perusahaan.
- Menerima dan mencatat pesanan proyek yang disampaikan melalui lembar formulir pesanan yang dibawaoleh staff marketing offline di lapangan
- Menerima, mencatat dan menerbitkan kwitansi pembayaran uang muka proyek, pelunasan pembayaran proyek
- Menyampaikan pesanan berbagai jenis proyek (online dan offline) kepada bagian site builder untuk selanjutnya diproses
- Mengirim dan menerima email promosi dan penawaran kerjasama dari pihak lain.
- Membuat laporan proyek dan keuangan.
Bagian Marketing mempunyai tugas dantanggung jawab sebagai berikut :
- Melayani setiap customer, baik customer yang datang langsung ke kantor ataupun berkomunikasimelalui jaringan telepon
- Memperkenalkan perusahanaan dan service yang dimiliki perusahaan kepada masyarakat melalui berbagai cara dan media.
- Melakukan pemasaran secara online dan offline untuk meningkatkan pendapatan perusahaan
- Mencatat pesananproyek yang dilakukan secara offline melalui lembar formulir pesanan, untukselanjutnya diserahkan kepada bagian administrasi
- Mengumpulkan data prospek klien baru
Bagian site builder mempunyai tugas dantanggung jawab sebagai berikut :
- Menerima dan mengerjakanpesanan proyek, berdasarkan data pesananproyek yang diterima dari bagian administrasi.
- Memberikan laporan kepada bagian administrasi mengenai proyek yang sedang dan yang telahselesai dikerjakan.
- Bertanggung jawab kepada pimpinan terhadap hasil proyek
3.2 KlasifikasiProyek
3.2.1 Macam-macam Proyek yang Dikerjakan
Adapun klasifikasi jenis proyek yang dikerjakan pada CV Gema Persada Solution diantaranya :
- Jenis Proyek Website CMS
- Jenis Proyek Blog
- Jenis Proyek Internet Marketing
3.3 Analisa Kelebihan dan Kekurangan Sistem yang Berjalan
3.3.1 Kelebihan Sistem
Kelebihan sistem manajemenproyek yang berjalan pada CV Gema Persada Solution saat ini yaitu sistem ini tidak membutuhkan biaya yangbesar, karena menggunakan aplikasi komputer berupa Microsoft Office Excel 2007
3.3.2 Kekurangan Sistem
- Penggunaan aplikasi Microsoft Office Excel 2007 belum dapatdigunakan secara optimal, sehingga dirasa lambat dalam mendistribusikan informasi yangtelah diolah dan tingkat efisiensi yang diharapkan sulit untuk tercapai.
- Sistem tidak dapatmembuat penjadwalan pengerjaan proyek secara otomatis sehingga sering kalipenyelesaian proyek menjadi tidak tepat waktu
- Sistem tidak dapat melakukan proses pengontrolan(monitoring), pengerjaan proyek perangkatlunak dan penjadwalan pelaksanaan tugas tidak dapat terorganisir dengan baik
- Pencarian data dan pembuatanlaporan-laporan yang diperlukan membutuhkan waktu yang lama, sehingga pengambilankeputusan menjadi tidak tepat waktu
3.4 Analisa Permasalahan
3.4.1 Analisa Proses
Proses pengelolaan data-data proyek pada CV GemaPersada Solution memang masih dilakukan secara semi komputerisasi. Akan tetapi sistem tersebut masihdapat menghasilkan laporan yang dibutuhkan oleh pimpinan. Hanya saja, kendala yang masih dihadapi adalahproses pemesanan proyek yang dilakukan secara offline dirasa tidak efisien, penjadwalanwaktu mulai dan berakhirnya proyek tidak dapat dilakukan secara otomatis, tidakdapat mengetahui secara pasti seberapa besarkah progress proyek yang sedang dikerjakan, pembuatan kwitansi masihditulis manual, sehingga pembuatan laporan proyek dan keuangan yang akandigunakan sebagai bahan evaluasi kerja dan pengambilan keputusan dimasa yangakan datang menjadi tidak tepat waktu. Adapunpenjelasan lebih rinci mengenai proses manajemen proyek pada CV Gema Persada Solution digambarkan dengan menggunakan UnifiedModeling Language (UML)
3.5 Tata Laksana Sistem yang Berjalan
Untukmenganalisis sistem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan program Visual Paradigm for UML 6.4 EnterpriseEdition untuk menggambarkan usecase diagram, dan actifity diagram.
3.6 Analisis Sistem yang berjalan saatini pada Use Case Diagram : Analisa Sistem Manajemen Proyek.
3.6.1 Use Case Diagram Proses Manajemen Proyek yang Berjalan
Berdasarkan gambar 3.2. UseCase Diagram yang berjalan pada saat ini terdapat :
- Customer melakukan pemesanan proyek melalui bg. Marketing offline, bg. marketing offline mencatat data pesanan tersebut ke dalam lembar formulirpesanan proyek. Selanjutnya data pesanantersebut diserahkan oleh bg. marketing offline kepada bg. administrasi, customer melakukan pembayaran downpayment 50% kepada bg. administrasi atau dapat juga dilakukan melalui bg. Marketing offline, kemudian bg. administrasi mengirim data pesananproyek tersebut kepada bg. site builderuntuk diproses, ketika pesanan proyek tersebut telah selesai dikerjakan, makabg. site builder memberikan informasikepada customer untuk me-review dan melakukan uji coba sistem yang dipesannya,jika ditemukan bug/error pada sistem tersebut maka bg. sitebuilder akan memperbaikinya, namun jika proyek sudah sesuai dengan pesananmaka customer melakukan pelunasanpembayaran kepada bg. administrasi, selanjutnya bg. site builder akan menyerahkan proyek dan dokumen-dokumen yang berkaitandengan sistem kepada customer sepertiusername, password, manual book,bukti posting, kwitansi, dan lain sebagainya. Proses yang terakhir adalah bg. administrasimenyimpan data proyek tersebut untuk diolah kembali menjadi sebuah laporanproyek dam keuangan yang akan diberikan kepada Pimpinan.
- Lima actor yangmelakukan kegiatan diantaranya : customer, bagian marketing offline, bagian administrasi, bagian site builder, dan Pimpinan CV GemaPersada Solution.
ini pada Activity Diagram : Analisa Sistem Manajemen Proyek pada CV
Gema Persada Solution3.7 Prosedur Administrasi
CV Gema PersadaSolution mempunyai proseduradministrasi dan pelayananterhadap setiap customer yang telah ditentukan, yaitu :
- Pengisian Formulir Pesanan Proyek
Customer akan mengisi formulir pemesanan proyek melalui bagianmarketing offline. Lalu bagian marketing offline tersebut akan mengkonfirmasi ulang terkait data isianpemesanan proyek tersebut, mulai dari data pemesan proyek, jenis proyek yangdipilih, harga proyek, lama waktu pengerjaan proyek, hal tersebut dilakukan untuk meminimalisir terjadinya kesalahan pencatatan data
- Pencatatan Data Proyek Pesanan
Bagian marketing offline akan menyerahkan formulirpesanan proyek kepada bagian administrasi agar data pesanan proyek tersebut diinput ke dalam aplikasi pengelolaan proyek berupa microsoft office excel 2007atau 2010.
- Pembayaran Uang Muka (down payment)
Customer membayar uang mukaatau down payment sebagai tanda jadiproyek pesanannya sebesar 50% darinilai proyek yang disepakati bersama. Pembayaran uang muka dilakukan melalui bagian administrasi. Bagian administrasimencatatnya ke dalam kwitansi ( tanda terima ) 2 rangkap dimana 1 lembarnya untuk bagianadministrasi dan 1 lembar lagi untuk customer
- Perngerjaan dan Penyelesaian
Bagian site builder akan mengerjakan danmenyelesaiakan proyek sesuai dengan data yang diterima dari bagian administrasi
- Pelunasan Pembayaran
Customer diharuskan melunasi pembayaran setelah proyekpesanannya diselesaikan oleh bagian sitebuilder sebelum username dan password sistem diserahkan kepadapemesan proyek (customer)
- Pembuatan Laporan
Laporan proyek dan keuangan dibuat oleh bagian administrasi secara manualdengan cara menulis ulang semua transaksi satu per satu ke dalam buku laporan.Pimpinan akan menerima dan memeriksa laporantersebut untuk dijadikansebagai pertimbangan pengambilan keputusan dimasa depan
3.8 Masalah yang dihadapi.
Setelah melihat, mempelajari dan bertanya tentang sistem yang sedang berjalan di CV Gema Persada Solution masalah yang sering terjadi adalah :
- Kesalahan pencatatan tanggal transaksi padakwitansi, masalah kwitansi yang usang, rusak atau bahkan hilang karena waktudan kesibukan kerja
- Proses pencarian data proyek membutuhkan waktu cukup lama
- Sering kali terjadi kesalahan pencatatan tanggal mulai dan berakhirnya suatu proyek karena tidak memiliki sistem penjadwalan proyek secara otomatis
- Sistem laporan yang berjalan belum memiliki database yang jelas, dengandemikian sistem dianggap kurang efisien, sehingga mengakibatkan banyaknyatumpukan kertas, terjadisalah menjumlahkan pemasukan dalam sebulan serta kesalahan pengetikan nominal uang yang dapat meruikan perusahaan
BAB IV
4.1 Kesimpulan
Berdasarkanhasil analisa dan perumusan masalah yang telah dilakukan di CV Gema Persada Solution, makapenulis dapat menyimpulkan bahwa :
- Proses pemesananproyek oleh customer yang dilakukanmelalui bagian marketing offlinedirasa tidak efisien, selain itu pengelolaan proyek yang ada pada CV Gema Persada Solution masih dilakukansecara semi komputerisasi, sehingga penjadwalan waktu mulai dan berakhirnya proyek tidakdapat dilakukan secara otomatis, tidak dapat mengetahui secara pasti seberapabesarkah progress proyek yang sedangdikerjakan, pembuatan kwitansi masih ditulis manual, sehingga memungkinkanterjadinya kesalahan pencatatan serta pembuatan laporan proyek dan keuangan yang akandigunakan sebagai bahan evaluasi kerja dan pengambilan keputusan dimasa yangakan datang menjadi tidak tepat waktu
- Sistem yang berjalan pada CV Gema Persada Solution tidak dapat melakukan proses pengontrolan(monitoring), pengerjaan proyek perangkat lunak dan penjadwalan pelaksanaantugas tidak dapat terorganisir dengan baik sehingga sering kali penyelesaian proyek menjadi tidak tepatwaktu
- Pencarian data dan pembuatan laporan-laporan yang diperlukan membutuhkan waktu yang lama,sehingga pengambilan keputusan menjadi lamban
4.2 Saran
Untukmenanggulangi permasalahan dan mencapai hasil yang baik, maka saran danpendapat yang penulis kemukakan adalah :
- Penulis menyarankan agar CV Gema Persada Solution menggunakan sistem yang terkomputerisasi agar dalam proses pemesanan proyek khususnya yang dilakukansecara offline dapat dilakukan secaralebihcepat danmudah daripada sistem yang digunakan pada CV Gema Persada Solution saat ini
- Bagian marketing offline sebaiknya memiliki username dan password sistem untuk meng-inputdata pesanan customer sehinggapekerjaan akan lebih efektif dan efisien serta hasil yang dicapai dapat maksimal
- Dikarenakan sistem ini menyangkut banyak data maka disarankan menggunakan spesifikasiperangkat keras (Hardware) ataupunperangkat lunak (Software) yangsesuai dalam penggunaannya.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
- Lampiran Kartu Study Tetap
- Lampiran Formulir Pengajuan Judul
- LampiranFormulir Seminar Proposal
- LampiranFormulir Materi Proposal dan Penilaian Pembimbing
- LampiranSertifikat Fotocopy Seminar Unified Modeling Language (UML)
- LampiranSertifikat Fotocopy Seminar Document Object Model (DOM)
- LampiranSertifikat Fotocopy Seminar Data Mart Query (DMQ)
- LampiranSertifikat Fotocopy Seminar Nasional Web Hacking & Security
- LampiranSertifikat Fotocopy Seminar Nasional Hacking Motivation for Security
- LampiranSertifikat Fotocopy Seminar Nasional Desktop Hacking & Security
- LampiranSertifikat Fotocopy Seminar Nasional Network Hacking & Security
- LampiranSertifikat Fotocopy Seminar Internasional System Application and Product in Data Processing (SAP).
- LampiranSertifikat Fotocopy TOEFL
- LampiranSertifikat Fotocopy Prospek
- LampiranKartu Bimbingan KKP
- LampiranKwitansi Pembayaran Bimbingan KKP
- LampiranValidasi
- LampiranSurat KeteranganKKP
- LampiranKwitansi CV Gema Persada Solution
- LampiranSurat Keterangan Dari CVGema Persada Solution
