BAB III ROOSTER

Dari widuri
Lompat ke: navigasi, cari

BAB III

PEMBAHASAN DAN ANALISA MASALAH

Daftar isi

3.1 Analisa Organisasi

3.1.1 Gambaran Umum Perguruan Tinggi Raharja

Dengan semakin maraknya perguruan tinggi di daerah Tangerang khususnya dalam bidang komputer ternyata hal tersebut masih belum bisa memenuhi kebutuhan masyarakat dalam memperoleh data secara terkomputerisasi di setiap bidang.

Dunia komputer dan alat-alat canggih serta otomatis lainnya dalam dunia perkantoran, baik instansi pemerintah maupun swasta sangat cepat sekali perkembangannya, sehingga selalu berubah setiap saat. Oleh karena itu Perguruan Tinggi Raharja dalam pendiriannya mempunyai misi untuk untuk ikut membantu program pemerintah dalam upaya mencerdaskan kehidupan bangsa Indonesia serta meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam menghadapi era globalisasi.

Telah menjadi tekad para pendiri Perguruan Tinggi ini untuk membantu pemerintah dan masyarakat kota Tangerang dalam pendiran Perguruan Tinggi Raharja yang di selenggarakan oleh Yayasan Nirwana Nusantara (YRI) yang didirikan pada tahun 2001 dan merupakan pendidikan yang terbaik dalam bidang pendidikan komputer.

3.1.2 Sejarah Singkat Perguruan Tinggi Raharja

Perguruan Tinggi Raharja bermula dari sebuah lembaga kursus komputer yang bernama LPPK (Lembaga Pendidikan dan Penelitian Komputer) Raharja yang terletak di Jl. Gatot Subroto km.2 Harmoni Mas Cimone Tangerang.

LPPK Raharja diresmikan pada tanggal 3 Januari 1994 oleh bapak walikota Tangerang Drs. H. Zakaria Mahmud, Raharja telah terdaftar pada Depdiknas Kotamadya Tangerang dengan nomor 201/PLSM/02.4/L.93. Lembaga inilah yang mempelopori penggunaan operating system windows dan aplikasinya diwilayah Tangerang dan sekitarnya, hal tersebut mendapat respon positif dan jumlah peminatnya pun meningkat pesat seiring dengan kerjasama yang di lakukan oleh lembaga ini dengan sekolah Lanjutan Tingkat Atas yang ada di Tangerang.

Karena semakin pesatnya perkembangan dan pertumbuhan akan komputerisasi dan meningkatnya peminat masyarakat Tangerang maka pada tanggal 24 Maret 1999 LPPK Raharja berkembang menjadi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Raharja Informatika yang diresmikan melalui surat keputusan Mentri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor: 56/D/O/1999 yang diserahkan langsung dari Bapak Prof. Dr. Udju D. Rusdi selaku Koordinator KOPERTIS wilayah IV Jawa Barat kepada ketua yayasan Nirwana Nusantara Ibu Kasarina Sudjono. Pada tanggal 2 Februari 2000 dengan menyelenggarakan jurusan Manajemen Informatika.

Pada tanggal 2 Februari 2000 AMIK Raharja Informatika menjadi satu-satunya perguruan tinggi yang menjalankan studi formal untuk program Diploma I (DI) dengan memberikan gelar Ahli Pratama dan Program Diploma II (DII) dengan memberikan gelar Ahli Muda dan Diploma III (DIII) dengan memberikan gelar Ahli Madya kepada lulusannya, sesuai dengan surat keputusan Koordinator Perguruan Tinggi Swasta wilayah IV Jawa Barat dengan Nomor 3024/004/KL/1999.

Kemudian pada tanggal 7 September 2000 sesuai dengan surat keputusan Direktur Jendral Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional Nomor 354/Dikti/Kep/2000 menambah 2 program yakni D3 Teknik Informatika dan D3 Komputer Akuntasi.

Kini AMIK Raharja Informatika mempunyai 3 (tiga) program studi Diploma III dengan jurusan Manajemen Informatika (MI), Teknik Informatika (TI), dan Komputer Akuntansi (KA) yang masing-masing jurusan memberikan gelar Ahli Madya (A.md), Ahli Muda (AM), Ahli Pratama (AP) kepada lulusannya.

Pada tanggal 20 Oktober 2000 dalam usahanya untuk meningkatkan mutu dan kualitas dari pada lulusan AMIK RAHARJA INFORMATIKA meningkatkan statusnya dengan membuka Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer (STMIK) RAHARJA. Dengan surat keputusan Nomor 42/01/YNN/PR/II/200. ketua Yayasan Nirwana Nusantara mengajukan permohonan pendirian STMIK RAHARJA kepada Mendiknas KOPERTIS Wilayah IV jawa barat dengan 3 (tiga) program studi SI Jurusan Sistem Informasi (SI), Teknik Informatika (TI), dan Sistem Komputer (SK), hal tersebut telah mendapat tanggapan dari Direktur Jendral Pendidikan Tinggi dengan surat keputusan Nomor 5706/D/T/2000. Tidak hanya sampai disini, dalam rangka meningkatkan mutu dan kualitas lulusan RAHARJA sesuai dengan Rencana Induk Pengembangan (RIP) Raharja, bahwa dalam kurun waktu tidak lebih dari 5 tahun sudah berdiri Universitas RAHARJA.

Pada saat ini, Perguruan Tinggi Raharja pun telah meningkatkan mutu dan kualitasnya melalui sertifikat Akreditasi, diantaranya yaitu sebagai berikut:

  1. Pada tanggal 5 April 2006 dengan sertifikat Akreditasi Nomor 00117/Ak-1-DIII-03/DFXMEI/IV/2002 yang berisi Badan Akreditasi nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program studi Diploma III Manajemen Informatika di AMIK Raharja Informatika Terakreditasi B.
  2. Pada tanggal 4 Mei 2006 dengan Sertifikat Akreditasi Nomor 08479/Ak-X-SI-001/CAGTLF/V/2006 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa studi Strata 1 Teknik Informatika di STMIK Raharja terakreditasi B.
  3. Pada tanggal 11 Mei 2006 dengan Sertifikat Akreditasi Nomor 08523/Ak-X-S1-002/CAGSIM/V/2006 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program studi Strata 1 Sistem Informasi di STMIK Raharja terakreditasi B.
  4. Pada tanggal 3 Agustus 2007 dengan Sertifikat Akreditasi Nomor 006/BAN-PT/AK-VIII/DPI-III/2007 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program studi Diploma III Manajemen Informatika di AMIK Raharja Informatika terakreditasi B.
  5. Pada tanggal 25 Agustus 2007 dengan Sertifikat Akreditasi Nomor 019/BAN-PT/AK-X/SI/VIII/2007 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program Strata 1 Sistem Komputer di STMIK Raharja terakreditasi B.
  6. Pada tanggal 29 Desember 2007 sesuai surat keputusan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dengan Nomor 017/BAN-PT/AK-VII/Dpl-III/XII/2007 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program studi Diploma III Teknik Informatika di AMIK Raharja Informatika dengan terakreditasi B.
  7. Pada tanggal 18 Januari 2008 sesuai surat Keputusan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dengan Nomor 019/BAN-PT/AK-VII/Dpl-III/I/2008 yang berisi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi menyatakan bahwa program studi Diploma Tiga Komputerisasi Akuntansi di AMIK Raharja Informatika terakreditasi A.
  8. Pada tanggal 08 Juli 2011 sesuai surat Keputusan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dengan Nomor 010/BAN-PT/Ak-XIV/S1/VII/2011, menyatakan bahwa Program Studi Sarjana Teknik Informatika, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Raharja, Tangerang terakreditasi B.
  9. Pada tanggal 23 September 2011 sesuai surat Keputusan oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT) dengan Nomor 025/BAN-PT/Ak-XIV/S1/IX/2011, menyatakan bahwa Program Studi Sarjana Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Raharja, Tangerang terakreditasi B.

1. Jurusan / Program Studi pada STMIK Raharja

3.1.JPG


2. Jurusan / Program Studi pada AMIK Raharja Informatika

3.2.JPG

3.1.3 Visi, Misi dan Tujuan Perguruan Tinggi Raharja

1. Visi Perguruan Tinggi Raharja

Visi Perguruan Tinggi Raharja adalah menjadi perguruan tinggi swasta yang secara berkesinambungan meningkatkan kualitas pendidikannya, memberikan pelayanan dalam menciptakan sumber daya manusia yang tangguh, memiliki daya saing tinggi dalam era kompetisi globalisasi, terutama dibidang teknologi informasi dan komputer. Menjadikan pribadi raharja sebagai sumber daya manusia terampil dan ahli, mampu bersaing dalam dunia bisnis maupun non bisnis, menghasilakan tenaga intelektual dan professional, serta mampu berkembang dalam cakrawala yang lebih luas.

2. Misi Perguruan Tinggi Raharja

1. Menyelenggarakan pendidikan komputer (Sistem Informasi, Teknik Informatika dan Sistem Komputer) yang menghasilkan lulusan bermoral, terampil, dan kreatif serta memiliki daya saing tinggi di bidang ilmu pengetahuan dan teknologi informasi.

2. Menyelenggarakan program-program penelitian dan pengembangan guna menghasilkan keterkaitan dan relevansi seluruh kegiatan akademis dengan kebutuhan pembangunan sosial-ekonomi dan industri Indonesia, serta mengantisipasi semakin maraknya globalisasi kehidupan masyarakat.

3. Melaksanakan dan mengembangkan program-program pengabdian kepada masyarakat melalui inovasi di bidang ilmu pengetahuan, teknologi dan seni yang bermanfaat bagi kemajuan bangsa Indonesia, khususnya ilmu pengetahuan dan teknologi informasi.

3. Tujuan Perguruan Tinggi Raharja

1. Menghasilkan lulusan yang memiliki kemampuan akademik dan dapat menerapkan, mengembangkan serta memperluas informatika dan komputer secara profesional.

2. Menghasilkan lulusan yang mampu mengadakan penelitian dalam bidang informatika dan komputer, yang hasilnya dapat diimplementasikan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat di lapangan.

3. Menghasilkan lulusan yang mampu mengabdikan pengetahuan dan keterampilannya dalam bidang informatika dan komputer secara profesional kepada masyarakat.

3.1.4 Wewenang dan Tanggung Jawab

3.1.1. Ruang Lingkup Perguruan Tinggi Raharja

Ruang lingkup untuk menganalisa sistem kuota dosen pembimbing adalah pada sistem manajemen pelayanan dan administrasi pada divisi akademik (administrasi dosen dan Kepala Jurusan), divisi Operasi (penjadwalan perkuliahan, administrasi mahasiswa dan layanan informasi mahasiswa), Keuangan dan Pengadaan (administrasi keuangan mahasiswa, dan pengadaan barang).

3.1.2. Struktur Organisasi

Sebuah organisasi atau perusahaan harus mempunyai suatu sktruktur organisasi yang digunakan untuk memudahkan pengkoordinasian dan penyatuan usaha untuk menunjukkan kerangka – kerangka hubungan diantara fungsi, bagian – bagian maupun tugas dan wewenang serta tanggung jawab. Serta untuk menunjukkan rantai (garis) perintah dan perangkapan fungsi yang diperlukan dalam suatu oragnisasi.Sama halnya dengan Perguruan Tinggi Raharja yang mempunyai struktur organisasi manajemen sebagai berikut.

3.1.1. Wewenang dan Tanggung Jawab Tiap Departemen

Seperti halnya di dalam sebuah perusahaan, Perguruan Tinggi Raharja di dalam manajemen akademiknya terdapat bagian-bagian yang mempunyai tugas dan kewajiban dalam menyelesaikan semua pekerjaannya.

Berikut adalah wewenang serta tanggung jawab bagian-bagian yang ada pada Perguruan Tinggi Raharja, yaitu sebagai berikut :

1. Presiden Direktur

Wewenang :

  1. Menyelenggarakan program kerja yang berpedoman pada visi, misi, fungsi dan tujuan pendirian Perguruan Tinggi Raharja.
  2. Menyelenggarakan kegiatan dan pengembangan pendidikan, penelitian serta pengabdian pada masyarakat.
  3. Menyelenggarakan kegiatan pengembangan administrasi.
  4. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang menunjang terwujudnya Tri Darma Perguruan Tinggi.

Tanggung Jawab :

Memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga edukatif, mahasiswa, tenaga administrasi dan terhadap lingkungan.

2. Direktur

Wewenang :

  1. Merupakan wakil presiden direktur
  2. Ikut membantu presiden direktur dalam berbagai kegiatan

3. Pembantu Direktur I (Bidang Akademik)

Wewenang :

  1. Menjalankan program kebijaksanaan akademik.
  2. Mengawasi dan membina serta mengembangkan program studi sesuai kebijaksanaan yang telah digariskan.
  3. Membina dan mengembangkan kegiatan penelitian dan pengabdian pada masyarakat.
  4. Mengadakan afiliasi.
  5. Membina dan mengembangkan kelembagaan.

Tanggung jawab :

Membantu ketua dalam memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat.

4. PembantuDirekturII (BidangAdministrasiUmum)

Wewenang :

  1. Melaksanakan dan mengelola seluruh kegiatan administrasi dan keuangan.
  2. Membina dan mengembangkan kepegawaian.
  3. Mengadakan sarana dan prasarana kepegawaian.

Tanggung jawab :

Membantu ketua dalam pelaksanaan kegiatan dibidang keuangan dan administrasi.

5. PembantuDirekturIII (BidangKemahasiswaan)

Wewenang :

  1. Membina kegiatan kemahasiswaan.
  2. Membina kehidupan mahasiswa dalam kampus sehingga dapat mengembangkan penalaran.
  3. Membina dan mengawasi kegiatan lembaga mahasiswa serta unit kegiatan khusus akademik.

Tanggung jawab :

Membantu ketua dalam pelaksanaan kegiatan dibidang kemahasiswaan serta pelayanan kesejahteraan mahasiswa.

6. AsistenDirekturAkademik

Wewenang :

  1. Mengusulkan kepada Direktur atas prosedur pelaksanaan proses belajar mengajar.
  2. Mengusulkan kepada Direktur tentang kenaikan honor staff binaannya.
  3. Mengusulkan kepada Direktur tentang pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.
  4. Memberikan kebijakan pelaksanaan layanan pada bidangnya.
  5. Mengusulkan kepada Direktur tentang unit layanan baru yang dibutuhkan.
  6. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan.
  7. Mengusulkan kepada Direktur tentang pengangkatan dan pemberhentian dosen.

Tanggung jawab :

Bertanggung jawab atas penyusunan JRS yang efektif dan efisien, pengimplementasian pelaksanaan proses belajar mengajar, kemajuan kualitas pelayanan akademik yang berkesinambungan, dan kelancaran proses belajar mengajar.

7. KepalaJurusan

Wewenang :

  1. Mengusulkan kepada Assisten Direktur Akademik tentang perubahan mata kuliah dan materi kuliah yang dianggap telah kadaluarsa bahkan perubahan kurikulum jurusan.
  2. Mengusulkan kepada Asisten Direktur Akademik tentang kenaikan honor dosen binaannya.
  3. Mengusulkan kepada Asisten Direktur Akademik tentang pengadaan seminar, pelatihan, penambahan kelas perkuliahan pengangkatan dosen baru dan pemberhentian dosen.
  4. Memberikan kebijakan administratif Akademik seperti cuti kuliah, perpindahan jurusan, ujian susulan, dan pembukaan semester pendek.
  5. Mengusulkan kepada Asisten Direktur Akademik tentang pembukaan peminatan/konsentrasi baru dalam jurusannya.
  6. Memberikan sanksi Akademik kepada mahasiswa yang melanggar tata tertib Perguruan Tinggi Raharja.

Tanggung jawab :

Bertanggung jawab atas penyusunan dan pengimplementasian kurikulum, SAP dan bahan ajar, monitoring kehadiran dosen dalam perkuliahan, jam konsultasi dan tugas-tugas yang disampaikan ke dosen, terlaksananya penelitian, seminar, pembinaan prestasi akademik mahasiswa dan peningkatan jumlah mahasiswa dalam jurusannya.

8. AsistenDirekturFinansial

Wewenang :

  1. Mengusulkan kepada Direktur atas prosedur pembuatan budget pada setiap bagian dan pelaksanaan pemakaian dana.
  2. Mengusulkan kepada Direktur tentang kenaikan honor, pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.
  3. Memberikan kebijakan pelaksanaan layanan pada bidangnya dan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan.

Tanggung jawab :

  1. Bertanggung jawab atas penyusunan budgeting pada setiap bagian, dan tersedianya dana atas budget yang telah disetujui.
  2. Bertanggung jawab atas kemajuan kualitas pendanaan aktifitas yang berkesinambungan.
  3. Bertanggung jawab atas kelancaran proses belajar mengajar.

9. Layanan KeuanganMahasiswa(LKM)

Wewenang :

  1. Mengusulkan prosedur layanan keuangan kepada Asisten Direktur Finansial
  2. Mengusulkan tentang unit baru yang dibutuhkan kepada Asisiten Direktur Finansial.

Tanggung Jawab :

  1. Bertanggung jawab atas kelancaran proses penerimaan keuangan mahasiswa
  2. Bertanggung jawab atas penagihan tunggakan mahasiswa.

10. Asisten Direktur Operasional (ADO)

Wewenang :

  1. Mengusulkan kepada Direktur atas prosedur pelaksanaan pelayanan proses belajar mengajar
  2. Mengusulkan kepada Direktur tentang kenaikan honor staff binaannya.
  3. Mengusulkan kepada Direktur tentang pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.
  4. Memberikan kebijaksanaan pelaksanaan layanan pada bidangnya.
  5. Mengusulkan kepada Direktur tentang unit layanan baru yang dibutuhkan.
  6. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan.

Tanggung Jawab  :

  1. Bertanggung jawab atas penyusunan kalender akademik tahunan.
  2. Bertanggung jawab atas pengimplementasian pelaksanaan dan kualitas pelayanan yang berkesinambungan pada bidangnya.
  3. Bertanggung jawab atas kelancaran proses belajar mengajar.

11. Registrasi PerkuliahandanUjian(RPU)

Bagian registrasi perkuliahan dan ujian terdiri dari dua bagian antara lain:

  1. Layanan Registrasi Mahasiswa (LRM)

Wewenang :

  1. Berwenang memberikan kebijakan yang berhubungan dengan proses registrasi mahasiswa.
  2. Memberikan kebijakan pelaksanaan layanan pada bidangnya.
  3. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang melanggar tata tertib karyawan
  4. Mengusulkan kepada ADO untuk pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.

Tanggung Jawab :

  1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan registrasi POM mulai dari persiapan hingga pada penutupan setiap semesternya.
  2. Bertanggung jawab atas pelaksanaan registrasi batal tambah dan jumlah mahasiswa yang melakukan POM.
  3. Bertanggung jawab atas seluruh informasi mengenai registrasi mahasiswa.

 

2. PerkuliahandanUjian (PU)

Wewenang :

  1. Mengusulkan kepada ADO atas prosedur pelaksanaan pelayanan proses belajar mengajar serta kebijakan yang diambil.
  2. Mengusulkan kepada ADO tentang pengangkatan dan pemberhentian staff binaannya.
  3. Memberikan sanksi kepada staff binaannya yang dianggap telah melanggar tata tertib karyawan.
  4. Mengusulkan kepada kepala jurusan untuk kelas perkuliahan yang dapat dibuka.

Tanggung Jawab :

Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan pendokumentasian perkuliahan dan ujian.

3.1.5 Arti Nama Raharja

Raharja. Kata ini diinspirasikan dari motto kota dan kabupaten Tangerang, yaitu “Bhakti Karya Adhi Kerta Raharja” dan “Setya Karya Kerta Raharja” yang berarti “kesejahteraan” yang dalam arti luasnya adalah keinginan dan niat para pendiri untuk membantu pemerintah ikut serta dalam membangun masyarakat yang sejahtera melalui penguasaan dibidang teknologi informasi dan komputer. Sedangkan Raharja sendiri memiliki motto “Get The Better Future By Computer Science” (memaih sukses yang gemilang dengan ilmu komputer).

3.1.6 Arti Green Campus

Green Campus, yang berarti Kampus Hijau memiliki makna yang luas “Green” atau dengan sebutan “Green Leaves” sering diartikan dengan masih hijau generasi muda Indonesia adalah bibit-bibit unggul yang masih hijau dan green campus berpotensi melahirkan generasi pribadi yang matang dan berguna bagi bangsa dan Negara. “Green” dalam konteks “Green Power” berarti kekuatan financial. Green Campus sebagai kampus yang dapat memberikan power untuk menipang seluruh aktifitas perkuliahan bertujuan menciptakan pribadi raharja yang dapat mandiri secara financial (financially independent).

3.1.7 Struktur Organisasi

Struktur organisasi.JPG

Gambar 3.1 Stuktur Organisasi Perguruan Tinggi Raharja

1.JPG

3.2. Analisa Sistem Berjalan

Proses dalam sistem media informasi mahasiswa maupun dosen yang berjalan saat ini telah menggunakan komputer, namun sistem yang ada belum terintegrasi dan sebagian proses masih dikerjakan secara manual dengan menggunakan server dalam. Adapun penjelasan lebih rinci mengenai sistem yang sedang berjalan terdapat pada Unified Modelling Language (UML).

3.3. Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

3.3.1.Prosedur Sistem Yang Berjalan

Mahasiswa/i dan dosen yang ingin membuat data pribadi yaitu harus membuat website dengan mengaplikasikan script-script untuk membuat layout tampilan, lalu di publish dalam server lokal Raharja, yang hanya bisa di akses di lingkungan kampus saja. Selain menggunakan media website, data tersebut menggunakan Raharja Multimedia Edutainment (RME).

3.3.2.Use Case Diagram Sistem Yang Berjalan

Untuk menganalisa sistem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan program Visual Paradigm for UML 6.4. Enterprise Edition untuk menggambarkan use case diagram, activity diagram dan sequence diagram.

USE CASE.JPG

Gambar 3.3 Use Case Sistem Pelayanan Kampus


Berdasarkan Gambar 3.3. Use Case Diagram Sistem Pelayanan Kampus


1. Use Case : Keluhan Actor : User dan Teknik Deskripsi : a) User menelepon kebagian Teknik kampus. b) User meminta pelayanan secara langsung atau face to face dengan bagian teknik.


2. Use Case : Proses Actor : User dan Teknik Deskripsi : a) Teknik memproses keluhan user. b) Teknik menganalisa masalah. c) Teknik menyiapkan penyelesaian masalah. 3. Use Case : Penanganan Actor : User dan Teknik Deskripsi  : Teknik langsung melakukan penanganan ke bagian yang terkait. 4. Use Case : Konfirmasi Actor : User dan Teknik Deskripsi  : Teknik melakukan konfirmasi kepada user bahwa proses pelayanan telah selesai.

3.3.3.Activity Diagram Sistem yang Berjalan

Activity Diagram ini untuk menggambarkan rangkaian aliran aktifitas baik proses bisnis maupun use case. Dapat juga digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi, dan memodelkan hasil dari action tersebut.

ACTIVITY.JPG

Gambar 3.4 Activity Diagram Sistem Pelayanan Kampus

Berdasarkan Gambar 3.4. Activity Diagram sistem pelayanan terdapat : 1. Initial Node, sebagai objek yang diawali 2. 4 Action yang mencerminkan eksekusi dari sistem penerimaan calon mahasiswa baru, yaitu pergi ke objek marketing kampus. 3. Final State, sebagai objek yang diakhiri

</P>

3.3.4.Sequence Diagram Sistem yang Berjalan

Dari keterangan di atas dapat digambarkan dengan sequence diagram mengenai informasi system yang berjalan saat ini, sehingga dengan diagram ini dapat menggambarkan pergerakan sebuah objek dan pesan yang terjadi di dalam sistem penyampaian informasi.

SEQUNCE.JPG

Gambar 3.5 Sequence Berjalan Pelayanan

Berdasarkan Gambar 3.5. Sequence Diagram Pelayanan terdapat : 1. 2 Actor yang melakukan kegiatan, yaitu user dan teknik 2. 2 Boundary LifeLine yaitu proses dari kegiatan pelayanan kampus.

3.4. Konfigurasi Sistem

Di dalam membuat analisa program untuk penulisan laporan Skripsi, penulis menggunakan komputer dengan konfigurasi minimal sebagai berikut:

1.Spesifikasi Hardware

  • Processor : Intel (R) Atom (TM) CPU N570
  • Monitor : 14”
  • Mouse  : Standard Optic
  • RAM  : 2,00 GB
  • Hardisk : 160 GB
  • Printer : Epson Type E90

2. Aplikasi yang digunakan

  • Microsoft Office 2007
  • Microsoft Word 2007
  • Adobe Dreamweaver CS5
  • Adobe Photoshop CS3
  • AAA Logo 2008

3.5. Permasalahan yang dihadapi

3.5.1.Analisa Permasalahan

Berdasarkan analisa yang dilakukan peneliti, sistem pelayanan kepada seluruh civitas akademik pada Perguruan Tinggi Raharja yang berjalan saat ini, ada beberapa masalah yang dihadapi dalam menjalankan sistem yang sedang berjalan seperti : 1. Belum tersedia sistem pelayanan civitas akademik pada Perguruan Tinggi Raharja yang khusus secara online melalui internet. 2. Permintaan jasa layanan dilakukan secara manual, sehingga civitas akademik pada Perguruan Tinggi Raharja yang bersangkutan harus mendatangi ke bagian yang terkait tersebut. Namun berbeda pada sis-tem online dengan meggunakan ROOSTER, dapat melakukan permin-taan jasa layanan melalui internet dengan mengakses alamat website ROOSTER tersebut.

3.5.2.Analisa Kebutuhan

Dari hasil analisa penelitian sebelumnya, penulis dapat menyimpulkan bahwa kebutuhan dari sistem yang sedang berjalan adalah belum adanya sistem baru yang dapat menggantikan sistem yang ada, misalnya dengan menggunakan sistem ujian yang berbasis online yang lebih baik, yang akan digunakan untuk meningkatkan efisiensi ujian. Selain itu, dengan penerapan sistem pelayanan berbasis online pada sistem ujian online untuk para Pribadi Raharja akan memberikan kemudahan serta kebutuhan akan informasi mengenai perguruan tinggi lebih cepat, tepat dan memberikan kepuasan terhadap mahasiswa yang sedang menempuh pendidikan di Perguruan Tinggi Raharja.

3.5.3.Proses Pencapaian

Berdasarkan penelitian dari analisa kekurangan dan kebutuhan perihal pelayanan kampus di Perguruan Tinggi Raharja saat ini, sistem yang berjalan belum dapat diimplementasikan secara efisien sehingga memberikan alternative pemecahan masalahnya dengan cara : 1. Meningkatnya dashboard statistik kualitas pelayanan. 2. Dapat memaksimalkan media informasi perihal penyampaian kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh kampus ter-update, sehingga seluruh civitas akademik dapat mengaksesnya dengan mudah melalui pelayanan yang terintegrasi secara online.

3.5.4.Usulan Prosedur yang Baru

Untuk menganalisa sistem yang diusulkan, pada penelitian ini digunakan aplikasi tools Blueprint untuk menggambarkan diagram rancangan sistem.

Blueprintt.JPG

Gambar 3.6 User Requirement menggunakan aplikasi BluePrint

3.5.5 Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap i.JPG
Elisitasi tahap i 2.JPG

3.5.6 Elisitasi Tahap II

Elisitasi Tahap II dibentuk berdasarkan Elisitasi Tahap I yang kemudian diklasifikasikan lagi dengan menggunakan metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential (I) dan harus dieliminasi:

E t 2.JPG
E t 2 1.JPG
E t 2 3.JPG
E t 2 4.JPG


3.5.7 Elisitasi Tahap III

Berdasarkan Elisitasi Tahap II di atas, dibentuklah Elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan opsi LMH.

E t 3.JPG
E t 3 1.JPG

3.5.8 Final Draft Elisitasi

Final Draft Elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahap-tahap elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar untuk membangun sistem pelayanan kampus ROOSTER. Berdasarkan Elisitasi Tahap III di atas, dihasilkan requirement final draft yang diharapkan dapat mempermudah penulis dalam membuat suatu sistem informasi sistem pelayanan kampus ROOSTER pada Perguruan Tinggi Raharja melalui sistem tiket yang secara online.

Final Draft Elisitasi

Gagal membuat miniatur: Berkas tak ditemukan

Tabel 3.6 Final Draft Elisitasi

3.5.9 Final Elisitasi Yang Diusulkan

Pembahasan detail functional final elisitasi di jabarkan secara satu persatu dengan menerapkan konsep sebelum adanya sistem yang diusulkan, adalah sebagai berikut :

1. Functional Analisa Kebutuhan

1) “Menampilkan logo yang lebih mencerminkan manfaat ROOSTER pada kampus”

Deskripsi sebelumnya :

Pada sistem pelayanan sebelumnya tidak ada identitas berupa icon pelayanan pada sistem yang memiliki fungsi sebagai identitas dari sistem pelayanan tersebut. Sebuah icon pelayanan dapat mewakili sebuah website dan mengandung banyak arti di-dalamnya. Seperti mengandung perihal filosofi, visi, misi dan se-bagainya. Karena tidak memiliki sebuah icon atau logo, sehingga tidak mencerminkan filosofi dari sistem pelayanan tersebut.

2) “Mengkreasi tampilan web dengan menggunakan favicon”

Terdapat suatu permasalahan pada sistem pelayanan ROOSTER yang telah diajukan oleh salah seorang costumer. Permasalahannya yaitu bahwa pada sistem pelayanan ROOSTER tidak terdapat favicon pada tab browser. Sumber permasalahan itu yaitu :

FAVICON.jpg

Gambar 3.7 Email Keluhan Costumer

Berdasarkan isi email keluhan yang disampaikan oleh costumer diatas, bahwa permasalahannya yaitu pada saat membuka sebuah browser. Kemudian pada saat yang bersamaan membuka banyak tab, sehingga terjadi kesulitan untuk membedakan sebuah website yang tidak mempunyai sebuah favicon diantara banyaknya tab pada sebuah browser yang dibuka.

Hal ini tentunya menimbulkan ketidaknyamanan pada seorang costumer, maka dari itu diperlukan sebuah favicon untuk mewakili sistem pelayanan ROOSTER.

3) “Mengedit template email”

Deskripsi sebelumnya :

Pada sistem pelayanan ROOSTER setiap kegiatan pelayanan ticketing online selalu disertai dengan email notification disetiap proses kegiatannya. Namun terdapat suatu permasalahan pada sistem pelayanan ROOSTER yang disampaikan oleh seorang costumer yaitu bahwa email notification ROOSTER masih menggunakan bahasa inggris dalam isi email tersebut.

EMAIL BHS INGGRIS.jpg

Gambar 3.8 Email Keluhan Perihal Email notification

Dari keluhan tersebut dapat disimpulkan bahwa permasalahan terletak pada email notification, bahwa isi dari email notification tersebut masih dalam bahasa inggris. Perihal email notification pada ROOSTER sangatlah penting, karena setiap proses dalam kegiatan pelayanan ROOSTER menggunakan email notification untuk mendukung proses kegiatan pelayanan. Seperti dalam pembuatan tiket, penanganan tiket atau operator menjawab pertanyaan costumer dan kegiatan pelayanan ROOSTER yang lainnya. Sehingga dengan adanya email notification proses pelayanan dapat berjalan dengan optimal dan terstruktur.

4) “Penentuan batasan hak akses bagi operator”

Deskripsi sebelumnya :

Pada sistem pelayanan sebelumnya tidak ada batasan hak akses antara operator dan admin. Sehingga tidak ada perbedaan antara tampilan sistem pelayanan seorang admin dan operator. Hal ini dapat menyebabkan ketidak sinkronan dalam hal pengelolaan sistem pelayanan. Jika hak akses antara seorang admin dan operator sama, dapat membuat pengelolaan sistem pelayanan menjadi berantakan. Sehingga batasan hak akses antara seorang admin dan operator sangatlah penting.

5) “Penghapusan tiket tidak dapat dilakukan oleh operator”

Deskripsi sebelumnya :

Pada sistem pelayanan sebelumnya tidak ada batasan hak akses bagi operator. Sehingga penghapusan tiket dapat dilakukan tidak hanya oleh admin saja. Hal ini tentunya dapat membuat sistem pelayanan tidak baik, jika ada seorang yang sengaja menghapus sebuah tiket pelayanan yang tidak seharusnya dihapus. Dapat menyebabkan sebuah kekacauan dalam kegiatan pelayanan, kemudian dapat berakibat pada kualitas sistem pelayanan maupun kualitas pelayanan yang diberikan.

6) “Perubahan bahasa inggris pada halaman home ke bahasa Indonesia”

Deskripsi sebelumnya :

Pada halaman home sistem pelayanan sebelumnya, kata-kata yang digunakan masih dalam bahasa inggris. Hal ini tentunya membuat ketidaknyamanan terhadap costumer yang mengalami kesulitan dalam pemahaman. Disamping itu sudah seharunya sebuah sistem pelayanan harus menggunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh orang lain, sehingga tidak menimbulkan kesulitan. Maka dapat disimpulkan bahwa perubahan dari bahasa inggris ke bahasa Indonesia sangatalah penting dan harus dilakukan.

7) “Penghilangan field telepon pada new ticket”

Deskripsi sebelumnya :

Pada halaman new ticket terdapat field telepon, yang digu-nakan untuk mengisi field tersebut dengan nomor telepon costu-mer. Namun hal ini tidak optimal, karena sistem pelayanan ROOSTER menggunakan email notification maka field tersebut tidak ada gunanya. Setiap proses kegiatan pelayanan pada sistem pelayanan ROOSTER akan disertai dengan sebuah email, yang dinamakan dengan email notification. Maka penghilangan field telepon ini dianjurkan untuk dilakukan untuk membuat proses pembuatan tiket berjalan dengan optimal dan baik.

8) “Pemilihan help topic untuk memudahkan penanganan tiket ROOSTER”

Deskripsi sebelumnya :

Pemilihan help topic dilakukan pada saat pembuatan tiket oleh seorang operator. Dengan melakukan Pemilihan help topic pada saat pembuatan tiket dapat mempermudah tiket tersebut ter-salur ke departemen dan operator yang bersangkutan. Sehingga tiket pelayanan tersebut dapat ditangani oleh operator yang tepat dan dalam bidang yang tepat pula. Yang kemudian hal ini akan memberikan kemudahan dalam penanganan tiket atau menjawab pertanyaan costumer. Maka dapat disimpulkan bahwa pembuatan help topic ini sangat diperlukan untuk mempermudah dalam pe-nanganan tiket pelayanan.

9) “Penanganan menu checking status tiket”

Deskripsi sebelumnya :

Menu checking status tiket pada sistem pelayanan ROOSTER, digunakan untuk melakukan pengecekan atas per-kembangan dari permintaan pelayanan yang telah diajukan oleh seorang costumer. Sehingga costumer dapat mengetahui sudah sampai mana permintaan pelayanannya ditangani. Costumer juga dapat memberikan komentar atau tanggapan atas jawaban yang diberikan oleh operator melalui menu checking status tiket ini.

10) “Penanganan masalah login”

Deskripsi sebelumnya :

Terdapat suatu permasalahan pada sistem pelayanan ROOSTER yang telah diajukan oleh operator ROOSTER. Permasalahannya yaitu bahwa terjadi kesulitan saat operator ROOSTER melakukan login pada halaman http://rooster.raharja.info/scp/.

Halaman login.jpg

Gambar 3.9 Halaman Login ROOSTER

Permasalahan ini dikemukakan melalui email Pribadi Raharja pada alamat http://raharja.co:9998/Login.aspx, berikut merupakan screen shot email yang dikirim oleh operator ROOSTER :

Masalah login.jpg

Gambar 3.10 Email Complain Dari Operator ROOSTER

Kesulitannya yaitu saat operator ROOSTER ingin melakukan login dengan menggunakan device modem milik pribadi, sering terjadi kegagalan saat melakukan login.


2. Non Functional Analisa Kebutuhan

Pembahasan detail non functional final elisitasi di jabarkan secara satu persatu dengan menerapkan konsep sebelum adanya sistem yang diusulkan, adalah sebagai berikut :

1) “Minimal terdapat 10 operator yang menjalankan ROOSTER”

Deskripsi sebelumnya :

Operator BEFORE.JPG

Gambar 3.11 List Operator ROOSTER

Suatu sistem pelayanan harus terdapat operator yang menangani setiap permintaan pelayanan sesuai dengan bidang yang bersangkutan dari setiap pertanyaan costumer. Namun pada sistem pelayanan sebelumnya, operator yang bertugas jumlahnya sedikit. Sehingga hal ini menyebabkan ketidakoptimalan dalam proses kegiatanan pelayanan. Maka dari itu dibutuhkan operator-operator yang berkompeten dalam bidanganya masing-masing.

2) “Minimal terdapat 100 kegiatan ticket”

Deskripsi sebelumnya :

Kegiatan tiket BEFORE.JPG

Gambar 3.12 List Ticket

Pada sistem pelayanan ROOSTER kegiatan tiket berarti kegiatan pelayanan. Dengan adanya kegiatan tiket maka sedang terjadi kegiatan pelayanan, setiap pelayanan yang diajukan oleh seorang costumer akan diberikan tiket pelayanan dan tentunya nomor tiket. Maka dengan adanya kegiatan tiket dapat disimpulkan bahwa kegiatan pelayanan sedang berlangsung.

3) “Ada petunjuk penggunaan ROOSTER minimal 5”

Deskripsi sebelumnya :

Setiap suatu sistem pelayanan pasti terdapat prosedur yang berbeda-beda dari sistem pelayanan yang lainnya. Maka dari itu sangat diperlukan adanya petunjuk penggujiaan sistem pelayanan. Untuk memudahkan baik itu costumer maupun operator dalam melakukan kegiatan pelayanan.

4) “Maksimal penanganan 48 jam”

Deskripsi sebelumnya :

Setiap suatu pelayanan harus terdapat batas waktu penanganan, hal ini dilakukan untuk membuat suatu pelayanan menjadi teratur dan sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan. Jika proses pelayanan membutuhkan waktu yang cukup lama dalam penyelesaiannya, seakan-akan pelayanan tersebut tidak ditangani atau terabaikan. Karena tidak adanya batas waktu penanganan, sehingga dapat disimpulkan perlu adanya batas waktu penanganan pada sistem pelayanan ROOSTER.

5) “Terdapat pemilihan departemen untuk masing-masing penanganan tiket minimal 1”

Deskripsi sebelumnya :

Pada sistem pelayanan ROOSTER pemilihan departemen dilakukan pada saat pembuatan tiket oleh operator. Dengan me-lakukan pemilihan departemen dapat memberikan kemudahan dalam penanganan tiket, karena tiket pelayanan tersebut akan langsung tertuju ke departemen dan operator yang terkait sesuai dengan pertanyaan costumer.

Contributors

Ari Asmawati, Linda, Santikaa