ANALISA DAN PERANCANGAN APLIKASI PENGOLAHAN ARSIP SURAT JALAN (PESAN) PADA PT. SUBUR SENTOSA
ANALISA DAN PERANCANGAN APLIKASI PENGOLAHAN ARSIP SURAT
JALAN (PESAN) PADA PT. SUBUR SENTOSA
Deddy Hidayat SKom., MKom, Ika Marhaeni, Prasetyo, Arnis Savitri
Program Study Sistem Informasi, STMIK Insan Pembangunan Bitung - Tangerang
Jl. Raya Serang Km 10 Bitung Tangerang, 15118 Telp. 59492836
Sistem Informasi STMIK Raharja Tangerang
Jl Jendral Sudirman No. 40, Modernland, Tangerang
Email : [email protected], [email protected], [email protected],
ABSTRAKS
PT. Subur Sentosa adalah perusahaan yang bergerak di bidang tekstil yang memproduksi barang setengah jadi berupa kain mentah yang di supplay ke beberapa perusahaan lain untuk diolah kembali menjadi barang jadi. Dalam proses penyuplaian barang tentunya akan ada transaksi serta bukti pengeluaran barang berupa surat jalan. Surat jalan ini merupakan hal yang harus disertakan dalam transaksi proses penyuplaian barang agar tidak terjadi hal-hal yang dapat merugikan salah satu pihak atau pun kedua belah pihak yang terlibat. Pada saat ini pengolahan arsip surat jalan pada PT.Subur Sentosa masih menggunakan cara kerja yang konvensional atau manual. Yaitu masih dengan menggunakan tulisan-tulisan tangan dan masih menggunakan form-form yang terbuat dari kertas, yang kemungkinan untuk rusak atau hilang cenderung lebih rentan. Hal ini tentunya dapat merugikan salah satu pihak atau pun kedua belah pihak yang terlibat dalam transaksi tersebut. Penulis akan melakukan analisa dan rancangan terhadap sistem pengolahan arsip surat jalan pada PT. Subur Sentosa mulai dari supplay barang sampai dengan tanda bukti pengiriman barang (barang telah diterima). Kami mengajukan aplikasi pengolahan arsip surat jalan yang berbasis web ini bertujuan untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal, efektif, efisien, dan keakuratan datanya.
Kata Kunci: arsip,surat, pengolahan
1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Kemajuan teknologi di era globalisasi ini memberikan pengaruh yang sangat besar pada dunia bisnis. Setiap organisasi atau perusahaan seperti halnya perusahaan baik manufacture ataupun home industry sangat membutuhkan sistem yang terkomputerisasi secara relevan, akurat, cepat, dan efisien. Ketersediaan informasi yang cepat dan akurat serta didukung dengan penerapan sistem yang optimal menjadi kelebihan tersendiri yang harus dimiliki oleh setiap perusahaan. Hal tersebut dapat menjadi ukuran sejauh mana kualitas dan kuantitas dari perusahaan tersebut. Dengan demikian keoptimalan serta tingkat kepuasan yang tinggi menjadi tujuan utama yang harus dicapai.
Penggunaan komputer dalam sistem informasi tidak lepas dari penyediaan sarana berupa software (perangkat lunak) dan hardware (perangkat keras) yang memiliki kecepatan proses yang memadai sebanding dengan tingkat pekerjaan, serta penyediaan brainware (manusia), user (pengguna) dan sumber daya manusia (SDM) yang menjalankan sistem tersebut agar peningkatan perbaikan sistem dapat digunakan oleh stakeholder.
PT. Subur Sentosa merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang manufacture. Sebagai perusahaan yang telah berdiri cukup lama dalam bidang tekstil. Pada dasarnya PT. Subur Sentosa harus memberikan pelayanan yang baik dalam bidang TI, dalam segala hal yang berhubungan dengan jalannya pekerjaan mulai dari sales order, purchasing, production, delivery order proses sampai dengan delivery dan arsip surat
Pada saat ini pengolahan arsip surat jalan pada PT.Subur Sentosa masih menggunakan cara kerja yang konvensional atau manual. Yaitu masih dengan menggunakan tulisan-tulisan tangan dan masih menggunakan form-form yang terbuat dari kertas, yang kemungkinan untuk rusak atau hilang cenderung lebih rentan. Hal ini tentunya dapat merugikan salah satu pihak atau pun pihak-pihak lain yang terlibat dalam transaksi tersebut. Oleh karena itu perlu adanya perubahan ke arah yang lebih baik.
Dengan latar belakang inilah penulis ingin melakukan penelitian tentang sistem pengolahan arsip surat jalan yang sedang berjalan pada PT.Subur Sentosa. Metode penelitian menggunakan metode observasi, wawancara dengan stakeholder, dan juga dengan studi pustaka. Tujuan penulis dalam penelitian ini adalah mengetahui sistem yang berjalan beserta kelemahan dan kelebihannya serta memberikan solusi pada PT.Subur Sentosa agar dalam pengolahan arsip surat jalan tidak lagi menggunakan cara kerja yang manual tetapi menggunakan cara kerja yang terstruktur atau terkomputerisasi.
1.2 Masalah
Berdasarkan latar belakang dan berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis, maka dapat diuraikan beberapa permasalahan yang dihadapi, antara lain:
1. Bagaimanakah sistem pengolahan arsip surat jalan pada PT. Subur Sentosa yang berjalan?
2. Bagaimana kelebihan dan kekurangan sistem yang sedang berjalan pada PT. Subur Sentosa?
3. Bagaimana sistem laporan dalam sistem pengolahan data arsip pada PT. Subur Sentosa?
4. Apakah kendala pengoperasian sistem pengolahan arsip yang berjalan?
5. Bagaimana alternatif mengoptimalisasikan sistem pengolahan arsip di PT. Subur Sentosa?
2. TEORI
2.1 Definisi
Analisa sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran yang sedang berjalan, merancang atau mengganti output yang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain ( bisa jadi lebih sederhana dan interatif ) atau melakukan beberapa perbaikan serupa.
(Donni Juni Priansa, 2013:157) “Kata arsip dalam bahasa Indonesia disebut dengan “archief” dalam bahasa Belanda. Dalam bahasa Inggris disebut dengan “archieve”. Dalam bahasa latin, arsip disebut dengan “archivum”, atau “archium”. Sedangkan dalam bahasa Yunani disebut dengan “arche” yang berarti permulaan. Kata “arche” dalam bahasa Yunani berkembang menjadi kata “archia” yang berarti catatan, yang kemudian berkembang lagi menjadi kata “arsipcheton” yang berarti Gedung Pemerintahan. International Standards Organization (ISO) menyatakan bahwa arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktifitas (ISO/DIS15489). The Georgia Archeves (2004) menyatakan bahwa arsip dapat berasal dari berbagai bentuk, yaitu semua dokumen, kertas, surat, peta, buku (kecuali buku yang dikelola perpustakaan), microfilm, magnetic tape, atau bahan lain tanpa menghiraukan bentuk fisiknya dibuat atau diterima menurut undang-undang."
(Y.S Marjo, 2009:10 ) mengatakan bahwa “Surat Jalan Pengiriman Barang / Surat Pengantar Barang ini merupakan alat yang digunakan sebagai bukti pengiriman suatu barang. Surat pengantar barang ini juga merupakan surat yang menjelaskan informasi barang yang dikirim. Seperti nama-nama barang apa saja yang dikirim, jumlahnya, satuan dan keterangan barang.”
2.2 Literature Review
a) Penelitian dilakukan oleh Chitra Ayu Thresna Dewi (2010) STMIK RAHARJA yang berjudul “Analisa Sistem Tata Kelola Dokumen ISO Berbasis Web “. Dalam laporan ini penulis membahas sistem tata kelola dokumen ISO yang digunakan di Perguruan Tinggi saat ini telah menggunakan komputer, namun belum terintegrasi. Oleh karena itu diperlukan sistem informasi tata kelola dokumen ISO untuk memudahkan pengelolaan dokumen ISO. Pembahasan ini tentu ada kaitannya dalam pembahasan pengolahan arsip yang berbasis web.
b) Penelitian oleh Eva Yepriliyanti STMIK Raharja (2012) berjudul “ Analisa Sistem Informasi Pengolahan Data Pemberdayaan ZIS pada Kanwil Kementerian Agama DKI “. Dari pembahasannya dapat memberikan referensi penulis dalam pemahaman tentang pengolahan data yang dibutuhkan juga dalam pengolahan arsip.
c) Penelitian ole Yunus Surya Hamdani (2010) STMIK RAHARJA dengan judul “Analisa Perancangan Sistem Informasi Berbasis Web pada CV. Hexacomm “. Dalam laporan ini penulis membahas tentang sistem informasi berbasis web yang mana sangat dibutuhkan pemahamannya dalam penyusunan laporan Kuliah Kerja Praktek yang penulis susun.
d) Penelitian oleh Wahyudin (2008) STMIK RAHARJA dengan judul “Analisa Sistem Informasi Administrasi Arsip Siswa-Siswi SMPN 1 Rancabungur “. Disini penulis lebih memperdalam pemahaman tentang kearsipan.
3. PEMBAHASAN
3.1 Analisa Sistem
Sistem pengolahan arsip surat jalan pada PT. Subur Sentosa yang sedang berjalan pada saat ini masih belum bisa dikatakan terstruktur atau terkomputerisasi dalam implementasinya. Hal ini dikarenakan proses yang berjalan masih menggunakan cara-cara yang konvensional atau manual. Seperti dalam penginputan surat jalan masih menggunakan teknik pencatatan (catat tangan), yang tentunya memerlukan banyak sekali peralatan-peralatan yang dibutuhkan agar proses berjalan dengan lancar. Kemudian dalam proses pengarsipan, masih menggunakan outner-outner untuk menyimpan dokumen-dokumen ataupun surat jalan tanpa adanya pemback-up an untuk data-data. Hal ini tentunya akan merugikan jika data-data penting tidak di back-up, seperti misalkan data hilang.
Adapun sistem yang sedang berjalan pada PT. Subur Sentosa saat ini adalah:
a) Purchasing membuat atau membuka PO untuk order barang untuk Supplier
b) Supplier mengirimkan barang yang disertai pula dengan surat jalan melalui kurir yang dipercaya untuk mengirimkan barang pesanan.
c) Lalu kurir mengirimkan barang kepada Gudang.
d) Gudang menerima barang dan surat jalan yang nantinya sebelum surat jalan diinput oleh Admin Gudang, terlebih dahulu harus dipastikan agar item barang dan jumlah barang sesuai dengan surat jalan.
e) Admin Gudang menginput, mengarsip Surat Jalan, dan membuat Laporan Penerimaan Barang.
f) Purchasing menerima Laporan Penerimaan Barang dari Admin Gudang untuk selanjutnya digunakan untuk proses penagihan kepada Supplier.
Gambar 1. Use Case Diagram Sistem berjalan
Berdasarkan gambar 1. Use Case Diagram yang berjalan diatas terdapat :
a. 1 (satu) Sistem yang mencakup seluruh kegiatan dari pemesanan barang sampai dengan pengarsipan surat jalan.
b. 5 (lima) Actor yang melakukan kegiatan diantaranya : Purchasing, Supplier, Kurir, Gudang, dan Adm Gudang.
c. 10 (sepuluh) Use Case yang dilakukan diantaranya :Buat PO, Kirim Barang, Surat Jalan, Terima Barang, Cek Barang,Transaksi, Input, Arsip, Laporan, Penagihan.
Gambar 2. Sequence Diagram Sistem berjalan
Berdasarkan gambar 2. Sequence Diagram yang berjalan diatas terdapat :
a. 5 (lima) aktor yang melakukan kegiatan yaitu Purchasing, Supplier, Kurir, Gudang, dan Adm.Gudang.
b. 12 (dua belas) message spesifikasi dari komunikasi antar objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi. Kegiatan yang biasa dilakukan oleh actor.
c. 5 (lima) lifeline yang dilakukan, diantaranya yaitu PO, Surat Jalan, Barnang, Input, dan Arsip.
Gambar 3. Activity Diagram Sistem berjalan
Berdasarkan gambar 3. Activity Diagram yang berjalan diatas terdapat :
a. 1 (satu) Initial Node, objek yang diawali.
b. 5 (lima) aktor yang melakukan kegiatan, diantaranya : Membuat PO, Menerima, Buat Faktur, Buat Surat Jalan, Mengirim Barang & Surat Jalan, Menerima Barang & Surat Jalan, Memberikan Surat Jalan, Menginput dan Mengarsip Surat Jalan, Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB), Menerima Laporan Penerimaan Barang (LPB).
3.2 Pengembangan Sistem
Gambar 4. Menu Utama
Aplikasi PESAN ( Pengolahan Arsip Surat Jalan)
Menu Utama terdiri dari HOME, About Us, Service dan Contact. HOME dan About Us berisi kata kata sambutan dan oraganisasi dari PT. Subur Sentosa. Sementara untuk menu Service merupakan menu transaksi untuk menginput surat jalan masuk dan keluar dengan tampilan seperti gambar 5 di bawah ini. Dalam Menu utama juga terdapat fasilitas Login yang diperuntukan bagi admin surat jalan dan pihak manajemen yang ingin mengetahui status surat jalan.
Gambar 5. Menu Transaksi Aplikasi PESAN ( Pengolahan Arsip Surat Jalan)
Menu Transaksi atau Service dimaksudkan untuk menginput data-data surat jalan baik yang masuk maupun yang keluar. Dalam menu ini juga terdapat pilihan untuk melihat laporan surat jalan baik laporan rekap maupun laporan berdasarkan tanggal.
Gambar 6. Menu Print Out Surat Jalan Aplikasi PESAN ( Pengolahan Arsip Surat Jalan)
Dalam pembuatan surat jalan ini dibuat dalam rangkap 3 yaitu :
a. Lembar pertama untuk bukti transaksi bahwa barang telah diserahkan dan akan digunakan untuk pembukuan dibagian akutansi.
b. Lembar kedua ditujukan untuk untuk pembeli atau penerima barang
c. Lembar ketiga untuk arsip bagi perusahaan yang mengeluarkannya.
4. KESIMPULAN
Sistem Pengolahan Arsip Surat Jalan pada PT.Subur Sentosa belum menjadi sebuah sistem yang utuh dan baku serta tidak ada kelompok kerja khusus yang menangani tentang Pengolahan Arsip Surat Jalan ini. Oleh karena itu proses yang berjalan masih berbentuk urutan prosedur yang tidak baku sehingga dapat terjadi kerancuan terhadap sistemnya.
Sistem laporan dalam sistem pengolahan data arsip di PT. Subur Sentosa adalah dengan memberikan langsung bayangan surat jalan asli dan form bukti penerimaan barang kepada Purchasing yang untuk selanjutnya akan digunakan untuk proses penagihan terhadap barang. Dalam hal ini, tidak menutup kemungkinan laporan penerimaan barang tidak sampai kepada Purchasing karena berbagai hal yang diakibatkan oleh kelalaian ataupun kecerobohan dari man power itu sendiri.
Alternatif yang penulis ajukan dalam mengoptimalisasikan sistem pengolahan arsip surat jalan di PT. Subur Sentosa adalah diantanya yaitu dengan menggunakan suatu sistem yang tentunya berbasis web untuk mendukung proses pengolahan arsip surat jalan ini. Sistem yang dibuat harus berbasis web dikarenakan pada saat ini semua proses di dalam suatu perusahaan dituntut harus cepat dan tentunya efisien dalam waktu. Karena dengan berbasis web, semua pihak atau departemen yang berkaitan dapat langsung mengakses sistem tanpa memerlukan waktu yang lama. Dengan penggunaan fasilitas web dirasa sangat membantu sekali dalam menunjang kemajuan suatu perusahaan.
PUSTAKA
Garnida, Agus. 2013. “Manajemen Perkantoran”. Bandung : Alfabeta.
Henderi. 2008. Unified Modeling Language.
Heriawati, PrabowoPudjoWidodo. 2011. “Menggunakan UML”. Bandung: Informatika.
Kadir, Abdul. 2008. “Tuntunan praktis: Belajar Database menggunakan MySQL”, Yogyakarta: Andi Offset.
Kadir, Abdul. 2009. “Dasar perancangan & Implementasi”, Yogyakarta: Andi Offset.
Kadir, Abdul. 2010. “Dasar Pemograman Web Dinamis Menggunakan Php”. Yoyakarta: Andi Offset.
Kustiyahningsih, Yeni. 2011. “Pemrograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan PHP & MySQL”. Jakarta: GrahaIlmu.
Ladjamudin, Al-Bahra Bin. 2008. “Konsep Sistem Informasi”. Jakarta:STMIK Muhammadiyah.
Laudon, Kenneth C dan Laudon, C, Jane. 2008. “SistemInformasi Manajemen”. Edisi Ke-10, Cetakan Ke-1. Jakarta : Salemba Empat.
MartonoAris, Padeli, Fitria Dina Murad. (2009). “PengembanganSistem Database PenempatanTenagaKerjaBerbasis Web” 2(3), 307.Jurnal CCIT. Tangerang.
Milician. 2012. “Dreamweaver CS3 Basic”. USA: University Florida.
Mulyanto, Agus. 2009. “Sistem Informasi Konsep & Aplikasi”. Yogyakarta: Pustaka Pelajar,
Murad. 2010. “MetodeStruktur UML”. Bandung: Informatika.
Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2008. “MetodePenelitianSistemInformasi”. Yogyakarta :Andi Offset
Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2009. “SistemInformasiTeknologi”, Yogyakarta: Andi Offset
Nugroho, Adi. 2010. “RekayasaPerangkatLunakBerorientasiObjekdenganmetode USDP”. Yogyakarta: Andi Offset.
Nugroho, Adi.2009. “Rekayasa Peerangkat Lunak Menggunakan UML&Java”.Yogyakarta: Andi Offset.
Priansa, Juni. 2013. “Manajemen Perkantoran”.Bandung: Alfabeta.
PriyantoDuwi. 2009. “BelajarMudah Internet; Browsing, Download-Upload, E-mail, Chatting, mailing list, Friendster, Blog, dan Facebook”. Yogyakarta: Mediakom.
Puspitasari A, Heni. 2011. “Pemrograman Web Database dengan PHP &MySQL”. Jakarta: Skripta.
Rahardja Untung.Ir. 2009. “Jurnal CCIT”. Tangerang.
Situmorang. 2010. “BukuAnalisis Data”. Medan: KatalogDalamTerbitan (KDT).
Sutabri, Tata. 2012. “Analisis Sistem Informasi”. Yogyakarta: CV Andi Offset.
Sutarman. 2012. “BukuPengantarTeknologiInformasi”. Jakarta: BumiAksara.
WahanaKomputer. 2010. “MembuatAplikasi Client Server dengan Visual Basic 2008”. Yogyakarta: Andi Offset.
Widodo, PrabowoPudjo. 2011 “Menggunakan UML”. Bandung: Informatika.
Biodata:
Deddy Hidayat, Memperoleh gelar MKom di Universitas Budi Luhur, Tahun 2011. Saat ini bekerja di perusahaan Media & Information Technology Provider di Tangerang dan sebagai pengajar di STMIK Insan Pembangunan Bitung, Tangerang.
Ika Marhaeni, Mahasiswa program sarjana di STMIK Raharja jurusan Sistem Informasi konsentrasi Sistem Informasi Manajemen angkatan 2010. Saat ini sebagai mahasiswa aktif tingkat akhir yang sedang menempuh Skripsi.
Arnis Savitri, Mahasiswa program sarjana di STMIK Raharja jurusan Sistem Informasi konsentrasi Sistem Informasi Manajemen angkatan 2011. Saat ini sebagai mahasiswa aktif tingkat akhir yang sedang menempuh Skripsi.
Prasetyo, Mahasiswa program sarjana di STMIK Raharja jurusan sistem informasi konsentrasi Sistem Informasi Manajemen angkatan 2012. Saat ini sebagai mahasiswa aktif tingkat akhir yang sedang menempuh Skripsi
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2012 (SENTIKA 2012)
Yogyakarta, 10 Maret 2012
