KP1211372939

ANALISA SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN

PADA PT. LABUAN MONODON

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

OLEH:

1211372939 LELA NURMAYA SARI

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

RAHARJA

TANGERANG

(2016/2017)

LEMBAR PERSETUJUAN

ANALISA SISTEM PENGGAJIAN KARYAWAN

PADA PT. LABUAN MONODON - JAKARTA UTARA

Diajukan guna melengkapi sebagian syarat untuk mengikuti Tugas Akhir pada Jurusan Manajemen Informatika Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen

AMIK Raharja Informatika Tahun Akademik 2016/2017.

Tangerang, 14 Juni 2017

Dosen Pembimbing

( Ruli Supriati, S.Kom., M.T.I )

NID. 08166

LEMBAR KEASLIAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Saya yang bertandatangan di bawah ini,

NIM	: 1211372939
Nama	: Lela Nurmaya Sari
Jenjang Studi	: Diploma Tiga
Jurusan	: Manajemen Informatika
Konsentrasi	: Sistem Informasi Manajemen

Menyatakan bahwa Kuliah Kerja Praktek ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan atau duplikat dari Kuliah Kerja Praktek yang telah dipergunakan untuk melanjutkan dalam pembuatan Skripsi baik dilingkungan AMIK Raharja Informatika, maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.

Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab serta bersedia menerima sanksi jika ternyata pernyataan diatas tidak benar.

	Tangerang, 14 Juni 2017
	Lela Nurmaya Sari
	NIM. 1211372939

ABSTRAKSI

Gaji yang didapatkan oleh setiap orang sudah pasti akan berbeda karena setiap keahlian pasti memiliki apresiasi yang berbeda. Perhitungan gaji harus dihitung dengan benar sehingga tidak terjadi kekeliruan. Proses penggajian karyawan pada PT. Labuan Monodon – Jakarta Utara walaupun sudah menggunakan komputer, tetapi belum menggunakan sistem yang dapat terintegrasi dengan data diri karyawan, pembuatan slip gaji dan laporan gaji. Data diri karyawan, pembuatan slip gaji dan laporan gaji masih menggunakan Microsoft Office Excel. Oleh karena itu, penulis berusaha untuk menganalisa permasalahan yang ada pada sistem penggajian yang ada di PT. Labuan Monodon. Metode penelitian yang dilakukan oleh penulis adalah metode kualitatif dengan teknik pengumpulan data berupa observasi, wawancara dan studi pustaka. Sistem penggajian karyawan yang sedang berjalan digambarkan dalam diagram UML untuk mendeskripsikan model sistem yang berjalan. Dengan adanya analisa penelitian ini diharapkan dapat digunakan sebagai acuan oleh PT. Labuan Monodon untuk memperbaiki sistem penggajian karyawan yang sudah ada. Disarankan perlu adanya aplikasi sistem penggajian yang terintegrasi dengan pencetakan slip gaji untuk menghemat waktu dalam pencetakan slip gaji.

Kata kunci : Analisa, Sistem Penggajian, Penggajian Karyawan

ABSTRACT

The salary earned by each person is definitely different because each skill must have different appreciation. The calculation of salary must be calculated correctly so that no mistakes are made. Employee payroll process at PT. Labuan Monodon - North Jakarta, although already using computers, but not yet using a system that can be integrated with employee personal data, making payroll and salary report. Employee self data, payroll slips and payroll reports still use Microsoft Office Excel. Therefore, the author tries to analyze the existing problems in the existing payroll system in PT. Labuan Monodon. The method of research conducted by the author is a qualitative method with data collection techniques in the form of observation, interview and literature study. Ongoing employee payroll systems are depicted in UML diagrams to describe the running system model. With this research analysis is expected to be used as a reference by PT. Labuan Monodon to improve existing employee payroll systems. . It is recommended to have an integrated payroll system application with paycheck printing to save time in printing pay slips.

Keywords: Analysis, Payroll System, Payroll Employee

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis penjatkan kehadirat Allah SWT yang atas berkat rahmat dan ridho-Nya, penulis dapat menyelesaikan laporan Kuliah Kerja Praktek dengan baik dan tepat pada waktunya.

Penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu syarat kurikulum perkuliahan dan mengikuti Tugas Akhir. Sebagai bahan penulisan, penulis memperoleh informasi dari hasil observasi dan studi pustaka untuk menyelesaikan laporan ini.

Tidak lupa penulis juga menghaturkan terima kasih yang sebanyak-banyaknya kepada :

1. Bapak Dr. Po. Abas Sunarya, M.Si selaku Direktur AMIK Raharja Informatika.
2. Bapak Padeli, M.Kom selaku pembantu Direktur I (Pudir I) pada AMIK Raharja Informatika.
3. Ibu Ruli Supriati S.Kom., M.T.I selaku Kepala Jurusan Manajemen Informatika dan juga sebagai pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
4. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
5. Bapak Robert Erizo Kusnadi, selaku pimpinan PT. Labuan Monodon.
6. Kedua orang tua, suami, anak, kakak dan saudara keluarga yang telah memberikan dukungan, baik moril, materil maupun doa untuk keberhasilan kepada penulis.
7. Rekan-rekan PT. Labuan Monodon, khususnya Bpk. Vincentius Hilman, Bpk. Bowo Priyanto, Bpk. Lukas Gunawan, Bpk. Roy Asmono, Ibu Hernawati Sitinjak, Dini Salamah, yang telah memberikan motivasi dan masukan untuk laporan Kuliah Kerja Praktek ini.

Penulis menyadari masih banyak kekurangan yang terdapat dalam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek ini. Oleh karena itu, penulis berharap kritik dan saran yang membangun untuk laporan ini. Semoga laporan Kuliah Kerja Praktek ini dapat bermanfaat bagi yang membutuhkan.

	Tangerang, 14 Juni 2017
	Lela Nurmaya Sari
	NIM. 1211372939

DAFTAR GAMBAR

1. Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Labuan Monodon
2. Gambar 3.2 Use Case Diagram
3. Gambar 3.3 Sequence Diagram
4. Gambar 3.4 Activity Diagram

DAFTAR SIMBOL

Daftar Simbol Use Case Diagram

Daftar Simbol Sequence Diagram

Daftar Simbol Activity Diagram

DAFTAR LAMPIRAN

LAMPIRAN A

A.1. Form Penggantian Judul

A.2. Kartu Bimbingan

A.3. Kartu Study Tetap Final (KSTF)

A.4. Form Validasi Kuliah Kerja Praktek (KKP)

A.5. Kwitansi Pembayaran Kuliah Kerja Praktek (KKP)

A.6. Daftar Mata Kuliah Yang Belum Diambil

A.7. Daftar Nilai

A.8. Sertifikat TOEFL

A.9. Sertifikat Prospek

A.10. Sertifikat IT Nasional dan Internasional

A.11. Curriculum Vitae (CV)

LAMPIRAN B

B.1. Surat Keterangan/Survey dari perusahaan

B.2. Form Wawancara

LAMPIRAN C

C.1. Daftar Gaji Karyawan

C.2. Form Tunjangan Kesehatan Karyawan

C.3. Rekap Absensi

C.4. Daftar Piutang Karyawan

C.5. Slip Gaji

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Gaji yang didapatkan oleh setiap orang sudah pasti akan berbeda karena setiap keahlian pasti memiliki apresiasi yang berbeda apalagi untuk beberapa latar belakang pendidikan yang berbeda.

Dalam perhitungan gaji, juga akan ada hal lain yang masuk seperti perhitungan uang lembur, uang makan, tunjangan pengobatan, tunjangan Pph pasal 21, tunjangan BPJS Kesehatan, dan tunjangan BPJS Ketenagakerjaan. Ini semua harus dihitung dengan benar sehingga tidak terjadi kekeliruan yang mengakibatkan rasa kecewa karyawan yang menganggap perusahaan tidak adil dalam memberikan gaji.

Setiap perusahaan yang seharusnya sudah memiliki sistem penggajian yang matang terkadang malah tidak memiliki sistem apapun dan hanya berdasarkan cara hitung manual.

PT. Labuan Monodon adalah salah satu perusahaan budidaya udang yang memiliki kantor pusat di Jakarta Utara dan lahan tambak di Sukabumi, mempunyai lebih dari 100 orang karyawan yang ada di kantor pusat dan kantor tambak, masih menggunakan sistem penggajian secara manual. Perhitungan gaji, pembuatan slip gaji dan data karyawan masih dibuat secara manual menggunakan Microsoft Excel 2007. Hal ini memicu terjadinya kesalahan ketik mengingat tidak sedikit karyawan yang ada di PT. Labuan Monodon.

Berdasarkan latar belakang di atas, maka penulis mencoba melakukan analisa terhadap sistem penggajian yang berjalan pada PT. Labuan Monodon – Jakarta Utara dan penulis mencoba menuangkan dalam sebuah laporan berjudul “Analisa Sistem Penggajian Karyawan PT. Labuan Monodon – Jakarta Utara”.

Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan beberapa masalah yang akan dibahas dalam laporan penelitian ini, antara lain :

1. Apakah sistem penggajian di PT. Labuan Monodon sudah optimal?
2. Bagaimana proses alur dari sistem penggajian di PT. Labuan Monodon?

Ruang Lingkup

Untuk mempermudah dalam pembuatan laporan penelitian ini, maka ruang lingkup laporan ini dibatasi hanya dengan menganalisa alur proses penggajian karyawan pada PT. Labuan Monodon saja.

Tujuan dan Manfaat

Tujuan

Tujuan penulisan menyangkut sasaran yang ingin dicapai. Antara tujuan penulisan dan rumusan masalah tidak bisa dipisahkan. Jumlah tujuan penulisan sama dengan rumusan masalah.

Jadi, tujuan penulisan laporan penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui apakah sistem penggajian karyawan pada PT. Labuan Monodon sudah optimal.
2. Untuk mengetahui proses alur dari sistem penggajian karyawan pada PT. Labuan Monodon.

Manfaat

Manfaat penulisan penting dilakukan agar pembaca mengetahui bahwa masalah yang diteliti atau ditulis penting diketahui pembaca. Di samping itu, memberikan keyakinan kepada pihak peneliti/penulis bahwa masalah yang dipilih dan layak untuk diketahui.

Adapun manfaat penulisan laporan penelitian ini adalah :

1. Pengembangan ilmu yang berguna untuk penulis sebagai mahasiswa agar memenuhi salah satu syarat kurikulum perkuliahan.
2. Dapat digunakan sebagai acuan oleh PT. Labuan Monodon untuk memperbaiki sistem penggajian karyawan yang sudah ada.

Metode Penelitian

Metode ialah kerangka kerja untuk melakukan suatu tindakan, atau suatu kerangka berpikir untuk menyusun suatu gagasan yang terarah dan terkait dengan maksud dan tujuan. Metode penelitian yang dipilih berhubungan erat dengan prosedur, alat, serta desain penelitian yang digunakan.

Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif, yaitu prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati

Metode Pengumpulan Data

Untuk mengumpulkan data dari sampel penelitian, penulis menggunakan metode wawancara, pengamatan (observasi) dan studi pustaka.

1. Pengamatan (Observasi)
   

   Pengamatan (observasi) adalah metode pengumpulan data di mana penulis mencatat informasi mengenai sistem penggajian karyawan pada PT. Labuan Monodon yang terletak di Rukan Nusantara, Jl. Danau Sunter Barat Blok A1 No. 15-16 sebagaimana yang disaksikan selama penelitian.

2. Wawancara
   

   Wawancara adalah bentuk komunikasi langsung antara peneliti dengan responden. Penulis berkomunikasi secara langsung dalam bentuk tanya-jawab dalam hubungan tatap muka dengan Bpk. Vincentius Hilman selaku Office Support sehingga gerak dan mimik responden merupakan pola media yang melengkapi kata-kata secara verbal.

3. Studi Pustaka
   

   Studi kepustakaan merupakan suatu pengumpulan data dan informasi dari berbagai sumber, seperti buku yang memuat berbagai ragam kajian teori yang berhubungan dengan analisa sistem penggajian karyawan, browsing di Internet, dan contoh Laporan Kuliah Kerja Praktek yang disimpan di website widuri.

Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan laporan penelitian ini adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi gambaran secara global dari penelitian yang terdiri dari latar belakang penelitian, rumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini terdapat landasan teori dan literature review yang menjadi pendekatan dan acuan dalam membahas atau meneliti konsep dasar sistem peralatan pendukung (Tools System) yang digunakan.

BAB III ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Dalam bab ini penulis menggambarkan secara umum tentang perusahaan yang terdiri dari sejarah perusahaan, struktur organisasi perusahaan, tugas dan tanggung jawab masing-masing divisi berdasarkan struktur organisasi, tata laksana, analisa dan konfigurasi sistem yang berjalan yang digambarkan dengan Unified Modelling Language, permasalahan yang dihadapi dan alternatif pemecahan masalah serta user requirement.

BAB IV PENUTUP

Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang diambil berdasarkan pembahasan dan hasil penelitian yang dibahas pada bab sebelumnya.

BAB II

LANDASAN TEORI

Konsep Dasar Sistem

Dalam mendefinisikan suatu sistem, terdapat dua pendekatan yaitu pendekatan yang menekankan pada elemen atau komponennya.

Definisi Sistem

Pengertian sistem menurut para ahli antara lain :

1. Menurut Mohamad Subhan (2012:8), “Suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel - variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem juga merupakan kumpulan elemen – elemen saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan”.
2. Pengertian Sistem Menurut Azhar Susanto (2013:22), “Sistem adalah kumpulan/group dari subsistem/bagian/komponen apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu”.
3. Menurut Rudy Tantra (2012:1), “Sistem adalah entitas atau satuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem (sistem yang lebih kecil) yang saling terhubung dan terkait untuk mencapai suatu tujuan”.

Dengan demikian sistem adalah kumpulan komponen - komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.

Karakteristik Sistem

Agar sistem dikatakan sistem yang baik, maka sistem harus memiliki karakteristik :

1. Komponen
   

   Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem terdiri dari komponen yang berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.

2. Batasan sistem (boundary)
   

   Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan luar sistem (environment)
   

   Lingkungan luar sistem (environment) adalah di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan yang harus tetap dijaga dan yang merugikan yang harus dijaga dan dikendalikan, kalau tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung sistem (interface)
   

   Penguhubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem lain. Keluaran (output) dari subsistem akan menjadi masukkan (input) untuk subsistem lain melalui penghubung.

5. Masukkan sistem (input)
   

   Masukkan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa perawatan (maintenance input), dan masukkan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Contoh dalam sistem komputer program adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran sistem (output)
   

   Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh komputer menghasilkan panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolah sistem
   

   Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran. Sistem produksi akan mengolah bahan baku menjadi bahan jadi, sistem akuntansi akan mengolah data menjadi laporan-laporan keuangan.

8. Sasaran sistem
   

   Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan input yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem.

Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa sudut pandang :

Klasifikasi sistem sebagai :

1. Sistem abstrak (abstract system)
   

   Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran-pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.

2. Sistem fisik (physical system)
   

   Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.

Sistem diklasifikasikan sebagai :

1. Sistem alamiah (natural system)
   

   Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.

2. Sistem buatan manusia (human made system)
   

   Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin (human machine system).

Sistem diklasifikasikan sebagai :

1. Sistem tertentu (deterministic system)
   

   Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, sebagai keluaran sistem yang dapat diramalkan.

2. Sistem tak tentu (probabilistic system)
   

   Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.

Sistem diklasifikasikan sebagai :

1. Sistem tertutup (closed system)
   

   Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh dengan lingkungan luar, sistem bekerja otomatis tanpa ada turut campur lingkungan luar. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanya relatively closed system.

2. Sistem terbuka (open system)
   

   Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima input dan output dari lingkungan luar atau subsistem lainnya. Karena sistem terbuka terpengaruh lingkungan luar maka harus mempunyai pengendali yang baik.

Konsep Dasar Informasi

Definisi Data

Menurut Sugiyono (2012:5), “Data ialah bahan mentah yang perlu diolah sehingga menghasilkan informasi atau keterangan, baik kualitatif maupun kuantitatif yang menunjukkan fakta sehingga dapat memberi manfaat bagi peneliti atau member gambaran kepada peneliti tentang kondisi atau suatu keadaan”.

Metode pengumpulan data dapat dilakukan melalui, antara lain :

1. Pengamatan sendiri secara langsung
2. Wawancara
3. Perkiraan korespondensi
4. Melalui daftar pertanyaan

Menurut Sutarman (2012:14), “Pengolahan Data adalah proses perhitungan/transformasi data input menjadi informasi yang mudah dimengerti ataupun sesuai dengan yang diinginkan”. Ada 8 (delapan) unsur pokok pengolahan data, yaitu :

1. Membaca
2. Menulis, mengetik
3. Mencatat atau mencetak
4. Menyortir
5. Menyampaikan atau memindahkan
6. Menghitung
7. Membandingkan
8. Menyimpan

Definisi Informasi

Menurut Ais Zakiyudin (2012:10), “Informasi merupakan satu sumber daya yang sangat diperlukan dalam suatu organisasi. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.”

Fungsi utama informasi yaitu menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian memakai informasi, karena informasi berguna memberikan gambaran tentang suatu permasalahan sehingga pengambil keputusan dapat menentukan keputusan lebih cepat. Informasi juga memberikan standar, aturan maupun indikator bagi pengambil keputusan.

Kegunaan informasi tergantung pada :

1. Tujuan si penerima, bila tujuannya untuk memberi bantuan, maka informasi itu harus membantu si penerima dalam apa yang ia usahakan untuk memperolehnya.
2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data. Inti dan pentingnya informasi harus dipertahankan.
3. Waktu. Apakah informasi itu masih up to date.
4. Ruang dan tempat. Apakah informasi itu tersedia dalam ruangan dan tempat yang tepat.
5. Bentuk. Dapatkan informasi itu digunakan secara efektif. Apakah informasi itu menunjukkan hubungan-hubungan yang diperlukan, bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen. Dan apakah informasi itu menekankan situasi-situasi yang ada hubungannya.
6. Semantik. Apakah hubungan antara kata-kata dan arti yang diinginkan cukup jelas. Apakah ada kemungkinan salah tafsir.

Siklus Informasi

Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan model proses yang tertentu. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, kemudian penerima menerima informasi tersebut, yang berarti menghasilkan keputusan dan melakukan tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut kemudian ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya yang disebut siklus informasi (information cycle). Siklus ini juga disebut dengan siklus pengolahan data (data processing cycle).

Contributors

Lela Nurmaya