Andri

Analisa Prosedur Sistem yang Berjalan

Untuk menganalisa sistem berjalan, penelitian ini menggunakan program Unified Modelling Language (UML) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini.

Use Case Diagram Sistem yang Berjalan

Gambar 3.4 Use Case Diagram

Berdasarkan gambar 3.4 Use Case Diagram di atas terdapat :

Nama Usecase  : Membuat daftar Permintaan

1. Actor  : Admin cabang
2. Keterangan  : Adminisistrasi cabang membuat daftar permintaan cleaning equipment dan chemical dengan menggunakan form material requisition cleaning consumable.

Nama Usecase  : Memeriksa daftar Permintaan

1. Actor  : Logistik, admin cabang
2. Keterangan  : Logistik memeriksa daftar permintaan material requisition cleaning consumable yang minta

Nama Usecase  : Memberikan daftar Permintaan

1. Actor  : Logistik, Gudang
2. Keterangan  : logistik memberikan daftar material requisition cleaning consumable pada bagian gudang.

Nama Usecase  : Memeriksa stok

1. Actor  : Gudang
2. Keterangan  : gudang memeriksa stok cleaning equipment dan chemical untuk di distribusikan.

Nama Usecase  : Menyiapkan material request

1. Actor  : Gudang
2. Keterangan  : gudang menyiapkan cleaning equipment dan chemical untuk di distribusikan.

Nama Usecase  : Membuat Surat jalan

1. Actor  : Logistik, Admin Cabang
2. Keterangan  : logistik menyiapkan surat jalan mengenai material request yang akan di distribusikan pada setiap cabang.

Nama Usecase  : Mengirim permintaan

1. Actor  : Logistik, Admin Cabang
2. Keterangan  : logistik mengirim permintaan cleaning equipment dan chemical pada setiap cabang

Nama Usecase  : Cheking barang

1. Actor  : Admin Cabang
2. Keterangan  : Administrasi cabang menerima pengiriman cleaning equipment dan chemical yang dikirim oleh bagian logistik, kemudian Administrasi cabang memeriksa kembali barang yang diterima sudah sesuai dengan daftar material requisition cleaning consumable atau belum.

Nama Usecase  : Membuat laporan untuk logistik

1. Actor  : Admin Cabang, Logistik
2. Keterangan  : Administrasi cabang membuat laporan kembali penerimaan kepada bagian logistik

Sistem yang Berjalan pada Activity Diagram

Gambar 3.5 Activity Diagram

Berdasarkan gambar 3.3 Activity diagram yang ada terdapat:

1. Satu initial node, sebagai objek yang mengawali kegiatan dalam sistem.
2. Tiga aktor yang melakukan aktifitas dalam proses permintaan barang
3. Tiga belas aktifitas yang dilakukan oleh aktor.
4. Satu final state objek yang menandakan aktifitas telah selesai.

Metode Analisa PIECES

Tahapan analisis terhadap suatu sistem atau aplikasi dilakukan sebelum tahapan perancangan dilakukan. Tujuan diterapkannya analisis terhadap suatu sistem adalah untuk mengetahui alasan mengapa sistem tersebut diperlukan, merumuskan kebutuhan-kebutuhan dari sistem tersebut untuk mereduksi sumber daya yang berlebih serta membantu merencanakan penjadwalan pembentukan sistem, meminimalisir distorsi-distorsi yang mungkin terdapat di dalam sistem tersebut sehingga fungsi yang terdapat di dalam sistem tersebut bekerja secara optimal. Metode analisa yang digunakan peneliti disini adalah menggunakan metode PIECES yaitu :

1. Performance (kinerja), Performance atau kinerja merupakan suatu analisis terhadap kemampuan sistem dan menyelesaikan tugas dengan baik.

Tabel 3.2. Hasil Analisa Kerja

1. Information (informasi), Informasi merupakan komoditas terpenting bagi seorang pengguna akhir pada suatu sistem dalam pengambilan keputusan. Dengan sistem informasi yang baik maka akan menghasilkan informasi yang bermanfaat serta dapat mendukung dalam menanggapi masalah dan peluang yang ada.

Tabel 3.3. Hasil Analisa Informasi

1. Economy (ekonomi), Sistem yang ada saat ini masih membutuhkan biaya, dilihat dari segi ekonomisnya sistem yang ada saat ini masih mengeluarkan biaya yang tidak sedikit setiap akan melakukan pencatatan data aset, sehingga sistem yang sedang berjalan saat ini masih kurang ekonomis.

Tabel 3.4. Hasil Analisa Ekonomi

1. Control (kontrol) Pengendalian dalam sistem sangat diperlukan, yaitu digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi.

Tabel 3.5. Hasil Analisa Kontrol

1. Effisiency (efisiensi) Terdapat perbedaan antara efisiensi dengan ekonomis. Ekonomis berkaitan dengan sesedikit mungkin jumlah sumber daya yang digunakan sehingga menghasilkan keuntungan, sedangkan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan dengan sebaik dan sehemat mungkin dengan pemborosan/biaya yang paling minimum.

Tabel 3.6. Hasil Analisa Efisiensi.

1. Service (pelayanan) Pelayanan yang diberikan sangat mendukung dalam peningkatan profit atau laba bagi perusahaan.

Tabel 3.7. Hasil Analisa Pelayanan

3.6 permasalahan yang dihadapi, Analisa Kebutuhan sistem, dan alternatif pemecahan masalah.

3.6.1 Permasalahan yang dihadapi

   Berdsarkan hasil analisa yang dilakukan maka dapat diambil kesimpulan:

1. Sistem belum terkomputerisasi dan belum maksimal dikarenakan masih menggunakan sistem manual seperti mencatat permintaan cleaning equipment.
2. Proses pengajuan permintaan alat terhadap Logistik sering terjadi keterlambatan, sering terjadi kesalahan menentukan,kemungkinan form permintaan Material menghilang atau tercecer.
3. Terjadinya penumpukan material karena lemahnya sistem konrol membuat tidak diketahuinya persediaan yang ada pada setiap cabang.
4. Proses pengolahan data untuk menyajikan laporan bulanan membutuhkan waktu yang lama.

   1. Analisa kebutuhan

Berdasarkan hasil penelitian, sistem yang berjalan masih belum optimal dan memerlukan waktu yang cukup lama. Terjadi ketidak tepatan data dan pencarian cukup lama pada data yang ada, sehingga membuat proses nya kurang efektif. Oleh karena itu dibutuhkan sistem yang terkomputerisasi yang dapat mengurangi kendala-kendala tersebut sehingga mengoptimalkan dan mempermudah sistem permintaan material dan pengiriman material serta bisa memonitoring penggunaan material di setiap cabangnya.

Sistem yang baik mampu meningkatkan kualitas kinerja seseorang, maka kebutuhan sistem yang diharapkan antara lain:

1. Sistem mempermudah dalam pencarian suatu data.
2. Sistem mempermudah dalam penginputan data.
3. Dibutuhkan sistem terkomputerisasi yang disusun secara sistematis sehingga mempermudah dan mempercepat user dalam memonitoring penggunaan dan membuat permintaan material.
4. Tampilan yang dihasilkan sederhana dan cukup menarik sehingga mempermudah user.

   1. Alternatif pemecahan masalah

Berdasarkan analisa terhadap sistem yang berjalan, dapat diambil kesimpulan bahwa perlu diadakan pengembangan sistem atas kekurangan dan kebutuhan sistem dengan melakukan analisa terhadap alternatif pemecahan masalah antara lain:

1. Membangun suatu sistem berbasis web yang dapat menghasilkan data-data dan informasi yang lebih akurat, cepat dan informatif, juga meningkatkan kinerja yang optimal, dilakukan secara terkomputerisasi juga dapat mengurangi penggunaan atau penyimpanan kertas yang berlebihan
2. Membangun aplikasi dekstop agar dapat mempermudah User membuat laporan.

Berdasarkan beberapa alternatif pemecahan masalah di atas penulis melakukan suatu kajian untuk permasalahan maka perlu dibangun aplikasi sistem yang berbasis web karena banyak keuntungan yang diperoleh antara lain:

1. Dapat menjalankan aplikasi berbasis web di manapun kapan pun tanpa harus melakukan penginstalan.
2. Dapa dijalankan pada sistem operasi mana pun.
3. Tidak memerlukan spesifikasi komputer yang tinggi untuk dapat menggunakan aplikasi berbasis web.
4. Terkait dengan isu lisensi (hak cipta), kita tidak memerlukan lisensi ketika menggunakan web-based application, sebab lisensi itu sudah menjadi tanggung jawab dari web penyedia aplikasi.

3.7 User Requirement

3.7.1 Elisitasi Tahap I

Menurut Hidayati dalam Guritno dkk. (2011:302), “elisitasi tahap I merupakan seluruh rancangan sistem baru yang diusulkan oleh pihak manajemen terkait melalui proses wawancara”. Elisitasi tahap 1 untuk Perancangan Sistem Monitoring Inventory Control Cleaning Equipment dan Chemical pada PT Explore Global Solution adalah sebagai berikut:

Elisitasi Tahap I
Functional
Analisa Kebutuhan
No	Saya ingin sistem dapat :
1	Menampilkan menu halaman utama
2	Menampilkan menu home
3	Menampilkan logo perusahaan
4	Menampilkan nama perusahaan
5	Menampilkan Slogan Perusahaan
6	Menampilkan menu data barang
7	Menampilkan menu data permintaan
8	Menampilkan Menu Report
9	Menu data penggunaan material
10	Menu grafik Area
11	Mempunyai fasilitas add, edit dan delete data barang
12	Mempunyai fasilitas approve, edit dan delete data permintaan
13	Mempunyai fasilitas warning notifikasi
14	Menampilkan Menu Grafik
15	Mempunyai fasilitas add, edit dan delete data Grafik Gudang
16	Mempunyai fasilitas add, edit dan delete data Grafik Area
17	Menampilkan list data permintaan area
18	Menampilkan tanggal
19	Menampilkan nama user
20	Menampilkan menu view laporan
21	Menampilkan data alat rusak
22	Menampilkan menu Barang Masuk Pada Area
23	Mempunyai fasilitas add, edit dan delete data penggunaan material setiap cabang
24	Menyediakan back up data
25	Menampilkan data chemical yang tidak terpakai
Non Functional
No	Saya ingin sistem dapat :
1	Login sistem dengan mengisi username dan password
2	Menampilkan menu logout
3	Manggunakan jaringan local ataupun internet
4	Dapat diakses oleh user sesuai kapasitasnya
5	Membutuhkan kinerja yang singkat pada proses sistemnya dan memberikan informasi yang tepat bagi user

Tabel 3.8 Elisitasi Tahap 1

3.7.2 Elisitasi Tahap II

Elistasi Tahap II dibentuk berdasarkan Elistasi Tahap I yang kemudian diklasifikasikan lagi dengan menggunakan metode MDI (Mandatory, Desirable, Inessential).Berikut penjelasan dari beberapa requirement yang diberi opsi Inessential (I) dan harus dieliminiasi.

Tabel 3.9 Elisitasi Tahap II

Keterangan:

M  : Mandatory (Yang diperlukan)

D  : Desirable (Yang diinginkan)

I  : Inessential (Yang tidak mutlak diinginkan)

3.7.3 Elisitasi Tahap III

Berdasarkan Elisitasi Tahap II di atas, dibentuklah Elisitasi Tahap III yang diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE (Technical, Operational, Economic) dengan opsi LMH (Low, Medium, High), seperti ditampilkan pada tabel berikut:

Tabel 3.10 Elisitasi Tahap III

Keterangan:

T: Technical O: Operational E: Economi

H: Hight M: Middle L: Low

'3.7.4 Final Draft Elisitasi

Final draft elisitasi merupakan bentuk akhir dari tahapan elisitasi yang dapat dijadikan acuan dan dasar pengembangan sistem yang akan dibentuk. Berdasarkan Elisitasi Tahap III di atas, dihasilkan requirement final draft seperti ditampilkan pada tabel berikut:

Tabel 3.11 Final Draft Elisitasi

Contributors

SI1311475656