Pengguna:Hendi
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK
PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI
SKK MIGAS
Disusun Oleh :
NIM |
: 1211473844
|
NAMA |
JURUSAN SISTEM INFORMASI
KONSENTRASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
TANGERANG
2016/2017
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK
PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI
SKK MIGAS
Disusun Oleh :
NIM |
: 1211473844
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Disahkan Oleh :
Tangerang, Januari 2017
Ketua |
Kepala Jurusan
| ||||
STMIK RAHARJA |
Jurusan Sistem Informasi
| ||||
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I) |
(Nur Azizah, M.Akt, M.Kom)
| ||||
NIP : 000594 |
NIP : 078010
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK
PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI
SKK MIGAS
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1211473844
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Sistem Informasi Manajemen
Disetujui Oleh :
Tangerang, Januari 2017
Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
(Nasril Sany, S.Kom) |
(Mulyati, S.E., M.M., M.Pd.)
| ||
NID : 08190 |
NID : 11003
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK
PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI
SKK MIGAS
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1211473844
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian
Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Sistem Informasi Manajemen
Tahun Akademik 2016/2017
Disetujui Penguji :
Tangerang, Januari 2017
Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
(_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
NID : |
NID : |
NID :
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK
PADA DIVISI PENGELOLAAN RANTAI SUPLAI
SKK MIGAS
Saya yang bertanda tangan dibawah ini,
NIM |
: 1211473844
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Sistem Informasi Manajemen
|
Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan diatas tidak benar.
Tangerang, Januari 2017
NIM : 1211473844
|
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRAKS
Pengelolaan surat dalam suatu organisasi memegang peranan penting dalam proses administrasi. Dalam hal ini sistem tata persuratan menjadi salah satu faktor yang berpengaruh dalam pengelolaan surat pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas, sehingga sangat diharapkan proses pengelolaan surat dapat dilakukan dengan lebih baik, cepat, dan mudah. Dengan adanya sistem informasi surat masuk dapat mengurangi penggunaan waktu yang cukup lama dalam pengarsipan surat dan disposisi, mengurangi penggunaan kertas, memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pencatatan, mempercepat proses pencarian surat, memudahkan pengontrolan disposisi surat, serta mudah dalam penggunaan. Perancangan sistem informasi ini juga memudahkan proses komunikasi data antar bagian serta pembuatan laporan yang selalu diupdate dan bisa dilihat berdasarkan laporan bulanan maupun tahunan. Perancangan sistem informasi surat masuk ini dibuat dengan menggunakan tools seperti PHPMyAdmin, MySQL sebagai database dan Xampp sebagai servernya. Hasil dari penelitian ini adalah Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas, dan dapat disimpulkan bahwa dalam perancangan sistem informasi ini memberikan banyak kemudahan dalam proses pengelolaan surat.
Kata Kunci: Sistem Informasi Surat Masuk, PHPMyAdmin, MySQL, Xampp Server
ABSTRACT
Mail management in an organization has important role in administration process. In this case, mail management system became one of the influence factors in mail management SKK Migas, Supply Chain Management Division. So it would be expected to be better, faster and easier to do. With the information system of registration letters, it could be less time in archiving and dispositioning, less papers, minimize the possibility of errors in recording, speed up the process of finding a letter, permits control of the disposition of the letter, and easy to use. This information system design also eases the process of data communication between departments and preparing report which always updated and can checking by monthly reports or annual reports. This information system design were build by using tools such as PHPMyAdmin, MySQL as database and Xampp as the server. The result of this research is designing mail management information system for incoming letters at SKK Migas, Supply Chain Management Division, and can be concluded that this information system design provides many use in processing mail management.
Keywords: Information System of Registration Letters, PHPMyAdmin, MySQL, Xampp Server
Puji syukur Alhamdulillah, penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan Skripsi ini yang penulis sajikan dalam buku yang sederhana. Adapun judul penulisan Skripsi ini yang diambil adalah “Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk Pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas”. Tujuan penulisan Skripsi ini merupakan salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja, Cikokol Tangerang. Sebagai bahan penulisan, penulis mengambil data berdasarkan hasil observasi, wawancara, survei serta studi pustaka yang mendukung penulisan ini. Dalam penyusunan Skripsi ini, penulis banyak dibantu oleh berbagai pihak, baik berupa dorongan moril maupun materil, serta bimbingan dan semangat yang diberikan kepada penulis. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan semua pihak, maka penulis tidak akan dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian Skripsi ini, antara lain :
1. Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I., selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja,
2. Bapak Drs. Po. Abas Sunarya, M.Si., selaku Direktur Perguruan Tinggi Raharja.
3. Bapak Sugeng Santoso, M.Kom selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik Perguruan Tinggi Raharja.
4. Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
5. Bapak Nasril Sany, S.Kom selaku Dosen Pembimbing I Skripsi.
6. Ibu Mulyati, SE.,MM.,M.Kom selaku Dosen Pembimbing II Skripsi.
7. Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
8. Kedua orang tua, dan saudara keluarga yang telah memberikan dukungan, baik moril, materil maupun doa untuk keberhasilan kepada penulis.
9. Mulia Hartati dan Mikhaila Faza Alfatunisa selaku istri dan anak tercinta yang selalu memberikan dukungan, doa dan semangat kepada penulis.
10. Rekan-rekan satu angkatan di Perguruan Tinggi Raharja.
11. Pimpinan, Pekerja, dan rekan-rekan Penunjang di Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas yang telah memberikan dukungan kepada penulis.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun, penulis harapkan sebagai pemicu untuk dapat berkarya lebih baik lagi. Semoga Skripsi ini bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan.
Tangerang, Januari 2017 | |
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL USE CASE DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM
DAFTAR SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM
Simbol Class Diagram
DAFTAR TABEL
Table 3.1 Analisis SWOT
Table 3.2 Elisitasi Tahap I
Tabel 3.3 Elisitasi Tahap II
Tabel 3.4 Elisitasi Tahap III
Tabel 3.5 Final Draft Elisitasi
Tabel 4.1 Tabel Form Input Surat Masuk
Tabel 4.2 Tabel Admin
Tabel 4.3 Tabel Disposisi
Tabel 4.4 Tabel Pegawai
Tabel 4.5 Schedule Implementasi
Tabel 4.6 Estimasi Biaya
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Divisi Pengelolaan Rantai Suplai
Gambar 3.2 Use Case Diagram
Gambar 3.3 Activity Diagram
Gambar 3.4 Sequence Diagram
Gambar 4.1 Use Case Diagram yang Diusulkan
Gambar 4.2 Activity Diagram yang Diusulkan
Gambar 4.3 Sequence Diagram yang Diusulkan
Gambar 4.4 Class Diagram yang Diusulkan
Gambar 4.5 Prototype Layar Menu Login
Gambar 4.6 Prototype Halaman Input Surat Masuk
Gambar 4.7 Prototype Tabel Surat Masuk
Gambar 4.8 Prototype Disposisi Kepala Divisi
Gambar 4.9 Prototype Disposisi Kepala Dinas
Gambar 4.10 Prototype Disposisi Kepala Subdinas
Gambar 4.11 Prototype Disposisi Catatan Staf
Gambar 4.12 Prototype Daftar Pegawai
Gambar 4.13 Prototype Menu Pencarian
Gambar 4.14 Prototype Laporan / Rekapitulasi
Gambar 4.15 Tampilan Layar Menu Login
Gambar 4.16 Tampilan Halaman Input Surat Masuk
Gambar 4.17 Tampilan Tabel Surat Masuk
Gambar 4.18 Tampilan Disposisi Kepala Divisi
Gambar 4.19 Tampilan Disposisi Kepala Dinas
Gambar 4.20 Tampilan Disposisi Kepala Subdinas
Gambar 4.21 Tampilan Disposisi Catatan Staf
Gambar 4.22 Tampilan Daftar Pegawai
Gambar 4.23 Tampilan Menu Pencarian
Gambar 4.24 Tampilan Laporan / Rekapotulasi
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Di era yang semakin maju menuntut manusia untuk menciptakan teknologi yang makin canggih, praktis, efektif, dan efisiensi. Begitu pula dalam kemajuan teknologi disektor pemerintah dan swasta untuk dapat mengolah manajemen diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Dalam sebuah perusahaan arsip digunakan untuk membantu dalam penyediaan informasi. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi perusahaan, maka beradaan arsip di sebuah perusahaan benar-benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil di dalam perusahaan. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Sistem Penyimpanan arsip dikatakan baik apabila waktu arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali.
Pada saat ini, beberapa instansi pemerintahan masih menggunakan sistem manual dalam menyelesaikan dan mempermudah pekerjaan. Salah satunya pada kantor Satuan Kerja Khusus Pelaksana Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi (SKK Migas) khususnya pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai yang masih menggunakan sistem manual dalam proses kearsipan yang meliputi pendataan surat masuk.
Pengarsiapan surat masuk yang dikelola oleh petugas loket pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai sangat sulit dicari jika dibutuhkan. Untuk pengarsipan petugas loket mencatat surat masuk dalam bentuk Microsoft Excel yang suatu saat masih bisa diubah atau diganti isi dari data tersebut sehingga data tidak lagi akurat dan menjadikan sistem pencarian data belum optimal.
Berdasarkan permasalahan yang sudah dijelaskan di atas maka penulis mengambil judul “Perancangan Sistem Informasi Surat Masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas”.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai dan hasil observasi yang dilakukan oleh penulis mengangkat berbagai masalah yang ada dalam loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai di antaranya :
- Bagaimana sistem pendataan surat masuk pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai berjalan saat ini?
- Apakah sistem pendataan surat masuk pada loket Divisi Pengelolaan Rantai Suplai mempunyai tempat penyimpanan data sehingga tidak akan terjadi kehilangan data?
- Bagaimana membuat sistem pendataan surat masuk yang dapat membantu pekerjaan pegawai dalam mendata surat masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai?
Ruang Lingkup
Untuk membatasi ruang lingkup penelitian ini, maka penelitian ini hanya membahas seputar pendataan surat masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai dengan alur sebagai berikut:
- Petugas Loket
- Sekretaris
- Kepala Divisi
- Kepala Dinas
- Kepala Subdinas
- Staf
Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu :
- Tujuan Operasional
- Untuk mengetahui sistem informasi pendataan surat masuk yang berjalan saat ini pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai.
- Agar tersedia sistem yang dapat menyimpan data surat masuk sehingga data tersebut dapat dikelola dengan baik.
- Untuk dapat membantu pekerjaan pegawai dalam mendata surat masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai.
- Untuk mengetahui sistem informasi pendataan surat masuk yang berjalan saat ini pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai.
- Tujuan Fungsional
Untuk meningkatkan kinerja sistem pendataan surat masuk menjadi lebih baik, perancangan ini diharapkan dapat dijadikan bahan acuan dalam mengambil suatu keputusan oleh Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas. - Tujuan Individual
Untuk menambah pengetahuan dan wawasan penulis untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom) untuk jenjang S1 di Perguruan Tinggi Raharja.
Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat mempunyai berbagai manfaat, antara lain sebagai berikut:
- Menambah pengetahuan bagi penulis mengenai pendataan surat masuk yang terdapat pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai.
- Menciptakan efektifitas serta efisiensi kinerja pegawai Divisi Pengelolaan Rantai Suplai.
Metode Penelitian
Untuk mendapatkan data yang diperlukan dalam penelitian tersebut maka, penulis mengumpulkan beberapat metode sebagai berikut :
Metode Pengumpulan Data
- Metode Observasi (Pengamatan)
Pada metode ini penulis melakukan pengamatan langsung ke tempat dilakukannya suatu penelitian yaitu pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas yang beralamat di Gedung Wisma Mulia, Jalan Jenderal Gatot Subroto No. 42, Jakarta Selatan serta menganalisis terhadap unsur-unsur yang diteliti secara sistematis. - Metode Wawancara
Metode di mana peneliti memberikan pertanyaan kepada pihak-pihak yang terkait yaitu kepada Bapak Djoko Budiyanto selaku Kepala Subdinas Pengadaan 1B tentang permasalahan yang ada, dengan melakukan tanya jawab terhadap pihak-pihak yang terkait tersebut untuk mendapatkan data. - Metode Studi Pustaka
Selain melakukan observasi penulis juga melakukan pencarian data dengan cara studi pustaka dalam metode ini penulis berusaha untuk melengkapi data-data yang diperoleh dengan membaca dan mempelajari dari buku-buku dan data-data yang relevan dalam pemilihan judul yang penulis ajukan. Buku serta data tersebut digunakan penulis untuk membantu penganalisaan dan perancangan yang dilakukan.
Metode Analisis Sistem
Metode dalam penelitian ini menggunakan analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunity, Threats). Analisis SWOT ini merupakan metode yang digunakan untuk melihat kondisi perusahaan baik internal maupun eksternal yang kemudian dijadikan indicator untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman terhadap perusahaan sehingga dapat membantu manajer dalam pembuatan keputusan (strategi pelayanan). Selain itu metode elisitasi digunakan untuk menentukan sub-menu dari sistem yang akan dirancang.
Metode Perancangan
- Rancangan Model
Di dalam perancangan ini, mengusulkan metode SDLC dengan menggunakan rancangan model berorientasi objek dengan menggunakan UML (Unified Modeling Language). - Pemrograman
Pemrograman yang digunakan adalah PHP, dimana PHP ini merupakan bahasa yang dikembangkan untuk Aplikasi web. - Database
Database yang digunakan adalah MySQL. MySQL merupakan sebuah perangkat lunak sistem manajemen basis data SQL (database management system).
Metode Pengujian
Dalam Skripsi ini metode pengujian yang digunakan adalah Black Box Testing. Black Box Testing merupakan metode uji coba yang memfokuskan pada keperluan software. Oleh karena itu, uji coba Black Box memungkinkan Pengembangan software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Metode pengujian Black Box berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa katagori, diantaranya: fungsi-fungsi yang salah atau hilang, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan performa, kesalahan inisialisasi dan terminasi.
Sistematika Penulisan
Untuk memahami lebih jelas laporan ini, maka materi-materi yang tertera pada Skripsi ini dikelompokkan menjadi beberapa sub bab dengan sistematika penyampaian sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini merupakan pendahuluan yang akan membahas latar belakang masalah, rumusan masalah, ruang lingkup penelitian, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang definisi-definisi, penjelasan dan uraian secara teoritis yang menguraikan penelitian-penelitian mengenai definisi ilmu yang berkaitan dengan penyusunan Skripsi.
BAB III PEMBAHASAN DAN ANALISA MASALAH
Bab ini berisi tentang gambaran umum, sejarah berdirinya, struktur organisasi, tugas dan wewenang, tata laksana sistem yang berjalan, serta membahas konfigurasi sistem yang digunakan untuk pendataan surat masuk pada Divisi Pengelolaan Rantai Suplai SKK Migas.
BAB IV PERANCANGAN SISTEM DAN IMPLEMENTASI
Bab ini menjelaskan analisa sistem yang diusulkan dengan menggunakan flowchart dan mind map dari sistem yang diimplementasikan, serta pembahasan secara detail final elisitasi yang ada dibab sebelumnya, dijabarkan secara satu persatu dengan menerapkan konsep sesudah adanya sistem yang diusulkan.
BAB V PENUTUP
Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran hasil penelitian Skripsi sebagai tindak lanjut yang diperlukan untuk melakukan generalisasi perbaikan di masa yang akan datang.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB II
LANDASAN TEORI
Teori Umum
Konsep Dasar Perancangan Sistem
Definisi Perancangan Sistem
Menurut Siti Aisyah dan Nawang Kalbuana dalam jurnal CCIT (2011:203)[1], “Pada metode analisa sistem dan perancangan yang menggunakan metode yang dikenal dengan nama System Develoment Life Cycle (SDLC). SDLC merupakan metodelogi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan dari usaha analisa dan desain”.
Menurut Verzello atau John Reuter III dalam Darmawan (2013:227)[2], “Perancangan Sistem adalah tahap setelah analisa dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi: “menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk”.
Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa perancangan sistem adalah proses dan tahapan penentuan dari sebuah sistem baru atau pengembangan sistem.
Tahap-tahap Perancangan Sistem
Menurut Al Jufri (2013:141)[3], langkah-langkah tahap perancangan sistem yaitu:
- Menyiapkan rancangan sistem yang terinci
- Diagram arus data (data flow diagram)
- Diagram hubungan entitas (entity relathionship diagram)
- Kamus data (data dictionary)
- Flowchart
- Modul hubungan objek
- Spesifikasi kelas
- Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigursi sistem
- Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem
- Memilih konfigurasi terbaik
- Menyiapkan usulan penerapan
- Menyetujui atau menolak penerapan sistem
Analis bekerjasama dengan pemakai dan mendokumentasikan rancangan sistem baru dengan alat-alat yang dijelaskan dengan modul teknis. Beberapa alat memudahkan analis untuk menyiapkan dokumentasi secara top down, dimulai dengan gambaran besar dan secara bertahap mengarah lebih rinci. Pendekatan top down ini merupakan ciri rancangan terstruktur (structured design), yaitu rancangan bergerak dari tingkat sistem ke tingkat subsistem. Alat-alat dokumentasi yang popular yaitu:
Analis mengidentifikasikan konfigurasi, bukan merek atau model peralatan komputer yang akan memberikan hasil yang terbaik bagi sistem dalam menyelesaikan pemrosesan.
Analis bekerjasama dengan manager mengevaluasi berbagai alternatif. Alternatif yang dipilih adalah alternatif yang paling memungkinkan subsistem memenuhi kriteria kinerja, dengan kendala-kendala yang ada.
Analis mengevaluasi semua konfigurasi subsistem dan menyesuaikan kombinasi peralatan sehingga semua subsistem menjadi satu konfigurasi tunggal. Setelah selesai analis membuat rekomendasi kepada manager untuk disetujui. Bila manager menyetujui konfigurasi tersebut, persetujuan selanjutnya dilakukan oleh MIS.
Analis menyiapkan usulan penerapan (implementation proposal) yang mengikhtisarkan tugas-tugas penerapan yang harus dilakukan, keuntungan yang diharapkan, dan biayanya.
Keputusan untuk terus pada tahap penerapan sangatlah penting, karena usaha ini akan sangat meningkatkan jumlah orang yang terlibat. Jika keuntungan yang diharapkan dari sistem melebihi biayanya, maka penerapan akan disetujui.
Tujuan Perancangan Sistem
Menurut Darmawan (2013:228)[2], tahap perancangan atau desain sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu untuk:
- Memenuhi kebutuhan pemakai sistem.
- Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap pada pemograman komputer dan ahli-ahli teknis yang terlibat (lebih condong pada desain sistem yang terperinci).
Kedua tujuan ini lebih berfokus pada rancangan atau desain sistem yang terinci yaitu pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap yang nantinya digunakan untuk pembuatan program komputernya.
Implementasi Sistem
Menurut Murad dkk dalam Jurnal CCIT Vol-4 (2013:52)[4], mendefinisikan “Tahap ini merupakan tahapan dalam pengimplementasikan sistem yang sudah dirancang dan dilakukan pengujian secara unit, agar dapat mengetahui kesalahan-kesalahan yang terdapat dalam sistem dan segera dilakukan perbaikan”, sedangkan menurut Tata Sutabri (2012:229)[5], mendefinisikan “Setelah sistem dianalisis dan dirangcang dengan menggunakan teknologi yang sudah diseleksi dan dipilih maka tiba saatnya bagi sistem tersebut untuk diimplementasikan”. Adapun tujuan utama dari tahap implementasi sistem ini adalah sebagai berikut:
- Pengkajian mengenai rangkaian sistem, perangkat lunak, dan perangkat keras dalam bentuk sistem jaringan informasi terpusat agar dapat diperoleh sebuah bangunan atau arsitektur sistem informasi.
- Melakukan uji coba perangkat lunak sistem sebagai pengolah data sekaligus penyaji informasi yang dibutuhkan.
Konsep Dasar Sistem
Definisi Sistem
Suatu sistem merupakan kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem terdapat beberapa pandangan menurut para ahli, diantaranya:
Menurut Tata Sutabri (2012:16)[5], mendefinisikan “suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satu sama lain, dan terpadu”.
Menurut Gordon B. Davis dalam buku Tata Sutabri (2012:17)[5], menyatakan “sistem bisa berupa abstrak atau fisis. Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling bergantung. Sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan”.
Sementara, menurut Churchman dalam Rochmawati Daud (2014:18)[6], sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem merupakan rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan saling berpengaruh satu sama lain yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan tertentu.
Karakteristik Sistem
Menurut Tata Sutabri (2012:20)[5], Model umum sebuah sistem adalah input, process, output, hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran.
Selain itu, sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :
- Komponen Sistem (Components)
- Batasan Sistem (Boundary)
- Lingkugan Luar Sistem (Environment)
- Penghubung Sistem (Interface)
- Masukan Sistem (Input)
- Keluaran Sistem (Output)
- Pengolahan Sistem (Proses)
- Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem, setiap subsistem memiliki sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan, suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar atau sering disebut “supra sistem”.
Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antar sistem dengan sistem yang lain atau sistem dengan lingkungan luarnya, batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan.
Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem tersebut disebut lingkungan luar sistem, lingkungan luar sistem ini dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Dengan demikian, lingkungan luar tersebut harus tetap dijaga dan dipelihara, lingkungan luar yang merugikan harus dikendalikan, jika tidak akan mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.
Media yang menghubungkan sistem dengan subsistem lain disebut penghubung sistem atau interface, penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lain. Bentuk keluaran dari satu subsistem akan menjadi masukan untuk subsistemlain melalui penghubung tersebut, dengan demikian dapat terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk suatu kesatuan.
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukkan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal Input). Contoh, di dalam suatu unit sistem komputer “program” adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan “data” adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
Hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna, keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain seperti sistem informasi. Keluaran yang dihasilkan adalah informasi, informasi ini dapat digunakan sebagai masukkan untuk pengambilan keputusan atau hal-hal yang menjadi input bagi subsistem lain.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran, contohnya adalah sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen.
Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic, jika suatu sistem tidak memiliki sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
Kesalahan pengutipan: Tag <ref>
ditemukan, tapi tag <references/>
tidak ditemukan