SI1312476187
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR BAGIAN RESEPSIONIS BERBASIS
IME UNTUK MENINGKATAN KELANCARAN
Disusun Oleh :
NIM |
: 1312476187
|
NAMA |
JURUSAN SISTEM INFORMASI
KONSENTRASI BUSINESS INTELLIGENCE
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
TANGERANG
2016/2017
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PENGESAHAN SKRIPSI
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR BAGIAN RESEPSIONIS BERBASIS
IME UNTUK MENINGKATAN KELANCARAN
Disusun Oleh :
NIM |
: 1312476187
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Business Intelligence
|
Disahkan Oleh :
Tangerang, Februari 2017
Ketua |
Kepala Jurusan
| ||||
STMIK RAHARJA |
Jurusan Sistem Informasi
| ||||
(Ir. Untung Rahardja, M.T.I) |
(Nur Azizah, M.Akt., M.Kom)
| ||||
NIP : 99001 |
NIP : 10002
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN PEMBIMBING
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR BAGIAN RESEPSIONIS BERBASIS
IME UNTUK MENINGKATAN KELANCARAN
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1312476187
|
Nama |
Telah disetujui untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Business Intelligence
Disetujui Oleh :
Tangerang, Februari 2017
Pembimbing I |
Pembimbing II
| ||
(Ir. Qurotul Aini, S.Kom., M.T.I) |
(Untung Rahardja, M.T.I)
| ||
NID : 14012 |
NID : 99001
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR PERSETUJUAN DEWAN PENGUJI
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR BAGIAN RESEPSIONIS BERBASIS
IME UNTUK MENINGKATAN KELANCARAN
Dibuat Oleh :
NIM |
: 1312476187
|
Nama |
Disetujui setelah berhasil dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian
Komprehensif
Jurusan Sistem Informasi
Konsentrasi Business Intelligence
Tahun Akademik 2016/2017
Disetujui Penguji :
Tangerang, Februari 2017
Ketua Penguji |
Penguji I |
Penguji II
| ||
(_______________) |
(_______________) |
(_______________)
| ||
NID : |
NID : |
NID :
|
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
(STMIK) RAHARJA
LEMBAR KEASLIAN SKRIPSI
IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN SURAT KELUAR BAGIAN RESEPSIONIS BERBASIS
IME UNTUK MENINGKATAN KELANCARAN
Disusun Oleh :
NIM |
: 1312476187
|
Nama |
|
Jenjang Studi |
: Strata Satu
|
Jurusan |
: Sistem Informasi
|
Konsentrasi |
: Business Intelligence
|
Menyatakan bahwa Skripsi ini merupakan karya tulis saya sendiri dan bukan merupakan tiruan, salinan, atau duplikat dari Skripsi yang telah dipergunakan untuk mendapatkan gelar Sarjana Komputer baik di lingkungan Perguruan Tinggi Raharja maupun di Perguruan Tinggi lain, serta belum pernah dipublikasikan.
Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran dan rasa tanggung jawab, serta bersedia menerima sanksi jika pernyataan di atas tidak benar.
Tangerang, Februari 2017
NIM : 1312476187
|
)*Tandatangan dibubuhi materai 6.000;
ABSTRACT
Comingsoon
Keywords : Comingsoon,
ABSTRAK
Comingsoon .
Kata Kunci: Comingsoon.
Comingsoon
Comingsoon.
Comingsoon
- Bapak Ir. Untung Rahardja, M.T.I selaku Presiden Direktur Perguruan Tinggi Raharja juga sebagai Dosen Pembimbing II yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
- Bapak Sugeng Santoso, M.Kom. selaku Pembantu Ketua I Bidang Akademik STMIK Raharja.
- Ibu Qurotul Aini, S.Kom., M.T.I sebagai Dosen Pembimbing I yang telah berkenan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis.
- Ibu Nur Azizah, M.Akt.,M.Kom. selaku Kepala Jurusan Sistem Informasi.
- Bapak dan Ibu Dosen Perguruan Tinggi Raharja yang telah memberikan ilmu pengetahuan.
- Kedua orang tua dan saudara keluarga yang telah memberikan semangat dan juga dukungan, baik moril, materil maupun doa.
Tangerang, Februari 2017 | |
Novita Heriyani | |
NIM. 1312476187 |
Daftar isi
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1. Jurusan atau Program Studi pada STMIK Raharja
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. 10 Pillar IT Perguruan Tinggi Raharja
DAFTAR SIMBOL
DAFTAR SIMBOL HIPO
DAFTAR SIMBOL UML
BAB I
Latar Belakang
BAB II
Teori Umum
BAB III
BAB IV
Rancangan Sistem Yang Diusulkan
Prosedur Sistem Yang Diusulkan
Berdasarkan analisis serta penelitian yang dilakukan di dalam sebuah sistem yang berjalan saat ini di Perguruan Tinggi Raharja yaitu dengan belum adanya web resepsionis, maka tahap selanjutnya adalah membahas mengenai sistem usulan. Adapun sistem yang akan diusulkan bagi staf resepsionis yaitu dengan mengubah proses penyampaian informasi pelayanan. Dimana Staf atau Dosen akan mendapatkan informasi yang lebih mudah dan real time. Berdasarkan kebutuhan-kebutuhan sistem tersebut maka perlu adanya tindak lanjut untuk merancang sistem yang bertujuan sebagai penyempurnaan sistem yang lama. Dan dalam menganalisa usulan prosedur yang baru dalam penelitian ini menggunakan usecase, activity, squens,dan diagram HIPO (Hirarchy Plus Input Process Output) dan rancangan prototype.
Use Case Diagram Yang Diusulkan
Dapat di jelaskan pada gambar 4.1. adalah use case yang di usulkan pada Perguruan Tinggi Raharja terdiri dari 2 actor, yaitu : Resepsionis Dan Pemilik juga memiliki 7 behavior atau kebiasaan diantaranya yaitu :
Prosedur Login Resepsionis
Use case : Login iMe Resepsionis
Actor : Staf Resepsionis
Skenario : Staf resepsionis akes resepsionis.ilearning.me, setelah itu lakukan login sso dengan Rinfo. Lalu masuk ke halaman awal resepsionis dan langsung menginput data surat masuk di dalam form surat masuk.
Activity Diagram Yang Diusulkan
Dapat dijelaskan Gambar 4.2. diatas Activity diagram yang diusulkan, yaitu sebagai berikut :
1 (satu) initial node sebagai objek yang di awali.
7 (tujuh) activity sebagai state dari sistem yang mencerminkan sebuah eksekusi dari suatu aksi diantaranya, yaitu : Staf resepsionis akses resepsionis.ilearning.me lalu login dengan sso. Setelah itu sistem akan menampilkan halaman awal resepsionis.
1 (satu) initial final node yang merupakan aktifitas akhir kegiatan
Sequence Diagram Yang Diusulkan
Gambar 4.3. Sequence Diagram yang berjalan diatas menggambarkan sequence diagram yang berjalan, yaitu sebagai berikut :
3 (tiga) actor yang melakukan kegiatan, yaitu Admin.
1 (satu) boundary class yang menggambarkan sebuah penggambaran dari penginputan data.
5 (lima) Lifeline yaitu sistem resepsionis. Message yang menggambarkan pengiriman pesan, yaitu :
- Menyerahkan barang
- Akses iMe Resepsionis
- Login Rinfo pada iMe Resepsionis
- Isi data form surat masuk
- Mendapatkan email surat masuk
- Pemilik menerima barang
- Isi Form penerimaan surat
- Mendapatkan email notifikasi penerimaan surat
- Resepsionis mendapatkan data keseluruhan
Rancangan Program
Menurut Praptingsih (2010:3)[1] , "HIPO (Hierarchy Plus Input Process Output) adalah alat bantu yang digunakan untuk membuat spesifikasi program yang merupakan struktur yang berisi diagram dimana didalam program ini berisi input yang diproses dan menghasilkan output".
Dalam membuat sistem Resepsionis maka dibutuhkan rancangan program yang akan menjelaskan penggunaan dari sistem tersebut. Rancangan program yang digunakan pada sistem yang akan diusulkan yaitu menggunakan HIPO (Hirarchy Plus Input Process Output). Spesifikasi program akan menjelaskan mengenai cara penggunaan aplikasi program yang diusulkan, seperti yang tertera pada gambar berikut ini:
Berikut ini merupakan spesifiikasi program, yaitu:
Menu Login
Fungsi program: Untuk Masuk Kedalam Website Resepsionis
Hak Akses: Admin dan User
Proses Program: Masuk ke iLearning.me, Arahkan kursor ke menu login, Dan pilih resepsionis pada dashboardHalaman Utama
Nama Program : Halaman Utama.
Fungsi : Untuk menampilkan menu-menu yang ada pada program.
Proses : Pada Halaman Utama terdapat 8 (delapan) menu pilihan yaitu;Login
Nama Program: Login
Fungsi: Untuk menampilkan menu login bagi user
Proses:Pada menu utama, arahkan kursor ke menu login.FAQ
Nama Program: FAQ Fungsi: Untuk menampilkan halaman FAQ bagi member
Proses: Pada menu utama, arahkan kursor ke menu FAQ.Form Surat Masuk
Nama Program: Form Surat Masuk
Fungsi: Untuk mengisi data surat masuk
Proses: Pada menu utama, arahkan kursor ke menu form surat masuk.Form Penerimaan Surat
Nama Program: Form Penerimaan Surat
Fungsi: Untuk mengisi data Penerimaan Surat
Proses: Pada menu utama, arahkan kursor ke menu form penerimaan suratData
Nama Program: Data
Fungsi: Untuk melihat seluruh hasil inputan data surat masuk dan penerimaan surat
Proses: Pada menu utama, arahkan kursor ke menu FAQ.
Rancangan Prototype
Tahapan ini akan menggambarkan tentang rancangan bangun sistem sebagai pemenuhan kebutuhan dari pengguna sistem. Berikut ini merupakan prototype atau desain tampilan dari sistem yang akan dirancang, yaitu diantaranya:
Prototype Halaman Utama
Prototype Login SSO
Prototype Dashboard
Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa prototype halaman awal seperti user (Pribadi Raharja) masuk ke dalam halaman resepsionis.ilearning.me
Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa prototype halaman login dirancang agar setiap admin bisa beraktifitas.
Dari gambar di atas dapat dijelaskan bahwa prototype halaman login dirancang seperti user (staf resepsionis) dapat masuk ke halam dashboard.
Strategi
Strategi merupakan cara untuk mencapai sebuah tujuan tertentu yang bersifat kuantitatif demi menentukan berapa luas pencapaian yang akan dicapai dalam menyelesaikan sebuah permasalahan atau memecahkan permasalahan tersebut. Pembahasan strategi ini pun dimaksudkan untuk menjabarkan apa yang dilakukan secara keseluruhan dengan menetapkan satu per satu detil dari final elisitasi untuk dijadikan bukti pencapaian yang telah dilakukan. Dibawah ini merupakan bukti dari setiap detil pencapaian dari hasil final elisitasi.
Strategi 1: Menampilkan logo Resepsionis
Dalam sebuah sistem baru diperlukan adanya sebuah Logo yang fungsinya sebagai ciri khas sistem tersebut.
Pembuktian berupa gambar dari hasil pencapaian strategi yang telah dijalankan dan sudah mendapatkan 10 komentar.
Strategi 2: Sistem Memiliki Fitur Subscriber
Pada halaman utama sistem terdapat kolom subscribe, yang berguna untuk staff resepsionis dan dosen untuk mendapatkan notifikasi melalui email jika ada postingan terbaru pada sistem.
Pembuktian berupa gambar dari hasil pencapaian strategi yang telah dijalankan.
Strategi 3: Menampilkan Jumlah Visitor
Strategy nomor 3 yang ada pada final draft elisitasi nomor 3 pada bagian functional adalah adanya sebuah counter atau perhitungan jumlah pengunjung yang mengunjungi resepsionis menjadi sebuah informasi yang dapat dijasikan sebagai suatu capaian di dalam sebuah sistem. Target dari diimplementasikannya Visitor Counting ini adalah sebanyak 150 Visitor.
Pembuktian berupa gambar dari hasil pencapaian strategi yang telah dijalankan.
Strategi 4: Terdapat menu FAQ
FAQ berisikan tutorial atau artikel yang bersangkutan dengan sistem.
Pembuktian berupa gambar dari hasil pencapaian strategi yang telah dikerjakan dan sudah terdapat 3 FAQ.
Strategy 5: Terdapat Menu Data Yang Menampilkan Sub Menu Data Penerimaan Surat Dengan Total Surat 20 Yang Terdistribusi.
Berisikan Menu Data Yang Menampilkan Sub Menu Data Penerimaan Surat yang bersangkutan dengan sistem.
Pembuktian berupa gambar dari hasil pencapaian strategi yang telah dikerjakan dan sudah terdapat 20 surat yang terdistribusi.
Strategy 6: Terdapat 3 Sorcurt
berisikan Menu Data Yang Menampilkan Sub Menu Data Penerimaan Surat yang bersangkutan dengan sistem.
Pembuktian berupa gambar dari hasil pencapaian strategi yang telah dikerjakan dan sudah terdapat 20 surat yang terdistribusi.
Strategy 7: Mengirim Notifikasi Email Pada Saat Penerimaan Surat
Strategi nomo 7 yang ada pada final draf telisitasi nomor 7 pada bagian functional adalah dalam pengimplementasian Rinfo Form sebagai media input data penerimaan surat.
Pembuktian tercapainya strategi nomor 7 yang terdapat pada final draft elisitasi nomor 7 bagian functional adalah dengan memanfaatkan FormEmailer Resepsionis dapat memberikan email notifikasi kepada customer pada saat Admin melakukan submit Total email notifikasi yang diberikan memiliki jumlah yang sama dengan total request yang masuk.
Strategy 8: Menampilkan Viewboard Dalam Bentuk Grafik
Pada strategi 8 yang terdapat pada final draft elisitasi nomor 8 bagian functional adalah hal yang ingin dicapai yaitu sistem dapat menampilkan data surat masuk pada Viewboard resepsionis.
Pembuktian tercapainya strategi nomor 8 pada final draft elisitasi bagian functional adalah yaitu sistem dapat menampilkan data surat masuk pada Viewboard.
Strategy 9: Menerapkan Rinfo Form sebagai media penginputan surat masuk.
Strategy nomor 9 yang terdapat pada final draft elisitasi nomor 9 bagian functional.
Pemanfaatan Rinfo Form sebagai media penginputan data surat masuk dapat meningkatkan kecepatan dan ketepatan terhadap sebuah inputan data yang masuk Dalam impelentasinya sudah diterapkan sebanyak 2 (dua) buah Form
Strategy 11: Mengirimkan Mailchimp Ke 200 Rinfo
Strategy nomor 11 yang ada pada final draft elisitasi nomor 11 pada bagian non fungsional, telah mengirimkan mailchimp kepada 200 pengguna Rinfo.
Pembuktian ini berupa gambar dari hasil pencapaian yang telah dikerjakan.
Strategy 12: Memiliki 2 Video Tutorial
Strategy nomor 12 yang ada pada final draft elisitasi nomor 12 pada bagian non fungsional, Memiliki tutorial video guna mempermudah staf resepsionis dalam menggunakan web resepsionis
Pembuktian ini berupa gambar dari hasil pencapaian yang telah dikerjakan dan sudah terdapat 2 tutorial video
13. .Strategy 13: Terdapat 2 Artikel Tutorial iRan
Strategy nomor 13 yang ada pada final draft elisitasi nomor 13 pada bagian non fungsionaltutorial artikel tentunya sangat di perlukan bagi staf resepsionis, guna mempermudah staf resepsionis dalam menggunakan web resepsionis.
Pembuktian ini berupa gambar dari hasil pencapaian yang telah dikerjakan dan sudah terdapat 2 Artikel iRan
Strategy 14: Mendapatkan pertanyaan resepsionis pada iDuHelp! Sebanyak 3 customers
Strategy 15 : Memiliki 25 Subcriber
Strategy nomor 5 yang ada pada final draft elisitasi nomor 5 pada bagian non fungsional, Subcriber tentunya sangat di perlukan bagi sebuah website, agar user yang melakukan subcribe mendapatkan notifikasi pada saat ada postingan terbaru di website resepsionis.
Pembuktian ini berupa gambar dari hasil pencapaian yang telah dikerjakan dan sudah terdapat 25 subcriber
Testing
Metode Implementasi
Menurut Rizky (2011:237), “Testing adalah sebuah proses yang diejawantahkan sebagai siklus hidup dan merupakan bagian dari proses rekayasa perangkat lunak secara terintegrasi demi memastikan kualitas dari perangkat lunak secara terpenuhi kebutuhan teknis yang telah disepakati dari awal”
BlackBox Testing
Login SSO (Single Sign On)
Menu Subcribe
Pengujian ini bertujuan untuk menguji keabsahan Pribadi Raharja dalam melakukan proses login. Pengujian login dilakukan dengan skenario sebagai berikut:
Pengujian ini bertujuan untuk menguji fitur subscribe dalam melakukan proses subscribe. Pengujian subscribe dilakukan dengan skenario sebagai berikut:
Evaluasi
Setelah dilakukan pengujian berdasarkan tahapan testing melalui blackbox dengan memberikan beberapa input pada beberapa menu dan submenu. Maka jika input data tidak lengkap sistem akan menampilkan pesan serta menyampaikan pesan yang sangat membantu admin jika terjadi kesalahan.
Kemudian akan di proses sesuai kebutuhan fungsional sehingga dapat menghasilkan output yang sesuai dengan yang diinginkan oleh mahasiswa/i maupun dosen tersebut.
Konfigurasi Sistem Yang Diusulkan
Spesifikasi Hardware
Perangkat keras yang dibutuhkan oleh sistem yaitu berupa unit personal komputer, smartphone, serta iPad. Selain itu, perangkat keras yang diusulkan ini dibuat berdasarkan kebutuhan sistem yang akan digunakan oleh brainware dalam mengakses sistem di masa yang akan datang. Berikut ini konfigurasi sistem perangkat keras yang dibutuhkan:
Processor : Minimal 2.6 GHz
Monitor : Minimal VGA
RAM : Minimal 1 GB
Modem USB : Minimal Kecepatan 14.4 Mbps
Hardisk : Minimal 320 GB HDD
Spesifikasi Software
Perangkat lunak yaitu penunjang dari peralatan komputer yang akan digunakan dalam menghubungkan instruksi-instruksi yang diinginkan oleh brainware saat mengakses sistem agar dapat menghasilkan informasi yang diharapkan.Berikut ini konfigurasi sistem perangkat lunak yang dibutuhkan:
Operasi sistem yang digunakan bisa berupa Windows, Linux, MacOS, iOS, dan Android.
Browser Google Chrome, Safari, Opera Mini, UC Browser dan Mozila Firefox.
Wifi.
Hak Akses (Brainware)
Dalam sistem yang diusulkan yaitu pada resepsionis ini harus memiliki user untuk menjalankan sistem tersebut. Maka dari penjelasan tersebut, user yang dapat mengaksesresepsionis ini terdiri dari:
PIC Resepsionis
User (Staff Resepsionis)
Subcriber.
Implementasi
Schedule Implementasi
Pada tahap ini dibutuhkan rencana implementasi yang berguna dalam pelaksanaan langkah-langkah kegiatan penerapannya. Langkah-langkah yang dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem yang direncanakan ini dalam bentuk time table yaitu sebagai berikut:
Estimasi Biaya
Dalam penelitian ini tentu dibutuhkan biaya kebutuhan administrasi. Biaya tersebut terangkum dalam tabel berikut:
BAB V
Kesimpulan
Kesimpulan yang didapatkan dari rumusan masalah terhadap sistem yang telah dibuat sebelumnya. Berdasarkan rumusan masalah yang ada, didapatkan kesimpulan yaitu :
Pada Perguruan Tinggi Raharja mempunyai fasilitas website untuk mencatat surat masuk dan surat keluar secara online, dengan begitu adanya website Resepsionis mempermudahkan para staf dalam menginput surat masuk dan surat keluar dan data tersimpan secara online.
Setelah adanya sistem informasi resepsionis tentunnya memudahkan para staf reseprionis untuk input penerimaan surat dan melihat surat keluar.
Dengan mengunjungi resepsionis.ilearning.me staf lain dapat mengecek laporan surat masuk dan keluar secara online.
Saran
Berdasarkan hasil penelitian, selanjutnya peneliti dapat memberikan beberapa saran berupa masukan yang dituju kepada obyek penelitian dan untuk penelitian selanjutnya.
Perlu adanya pengembangan pada sistem resepsionis sehingga sistem yang sudah berjalan saat ini mampu berjalan dengan lebih baik.
Untuk mengetahui tingkat kebutuhan sistem resepsionis pada staf-staf dalam implementasi sistem, perlu adanya penyuluhan lebih, supaya para staf-staf mudah memahami sistem resepsionis.
Dengan adanya sistem resepsionis diharapkan mampu memudahkan para staf resepsionis untuk menginput data berupa data surat masukan dan dan data surat keluar menjadi lebih optimal.
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR PUSTAKA
- ↑ Praptiningsih. Yulia Eka. 2012. Aplikasi Penyewaan Ruangan PT. Simaeru Indonesia Raya Dengan Visual Basic 6.0. Depok: Universitas Gunadarma, UG Jurnal Vol. 6 No. 01, 2012. Semiawan, Conny. 2010. Metode Penelitian Kualitatif. Jakarta: Grasindo.